TOP-Kennzahlen im Einkauf

BME-Umfrage
TOP-Kennzahlen im Einkauf
Durchschnitts- und Best-in-Class-Werte
Leseprobe
Kennzahlen zu:
• Kosten des Einkaufs
• Einkaufsorganisation
• Lieferantenmanagement
Inhaltsverzeichnis
Danksagung ............................................................................................................................................................. 3
Vorwort ................................................................................................................................................................... 4
Rückblick auf die wirtschaftliche Entwicklung 2012 ............................................................................................... 5
Einkaufskennzahlen richtig verstehen .................................................................................................................... 7
Auswahl der Best-in-Class-Unternehmen: Methodik ............................................................................................. 8
Best in Class - Kernaussagen 2013 ........................................................................................................................ 10
Teilnehmer 2013 ................................................................................................................................................... 14
Organisation & Mitarbeiterstruktur im Einkauf .................................................................................................... 15
Beschaffungsstruktur ............................................................................................................................................ 16
Beschaffungsstrategie ........................................................................................................................................... 17
Early Involvement ................................................................................................................................................. 17
Lieferantenbewertung .......................................................................................................................................... 18
Vereinbarung des Zahlungsziels ............................................................................................................................ 20
Rechnungsprüfung ................................................................................................................................................ 20
Durchlaufzeit ......................................................................................................................................................... 22
Einkaufskennzahlen
Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz .......................................................................................................... 23
Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen .............................................................................................. 25
Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz .............................................................................................................. 27
Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf ...................................................................................... 29
Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang ................................................................................................................... 31
Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer ...................................................................................................... 33
Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. € Einkaufsvolumen .......................................................................................... 35
Kennzahl 8: Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen ....................................................................... 37
Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge ................................................................................... 39
Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf ............................................................................ 41
Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetauschreibungen und Online-Auktionen......................................... 43
Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen ................................................................................................ 45
Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen ............................................................................................. 47
Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung ...................................................................... 49
Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen ................................................................................ 51
Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung ................... 53
Kennzahl 17: Kostenveränderung ......................................................................................................................... 55
Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung ............................................................................................ 57
Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer .................................................................................................................... 59
Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant ............................................................................................................. 61
Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen .......................................................................... 63
Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung ...................................................................................................... 65
Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel....................................................................................................... 67
Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto ......................................................................................................... 69
Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung ................................................................................................................... 71
Impressum
BME e.V. ................................................................................................................................................................ 73
Ansprechpartner ................................................................................................................................................... 73
Herausgeber .......................................................................................................................................................... 73
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 2
Danksagung
Im Namen des BME e.V. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung „TOPKennzahlen im Einkauf“ teilnahmen, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren
die Umfrageergebnisse bezogen. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns
stets eine große Hilfe.
Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises
„TOP-Kennzahlen im Einkauf“ für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung.
Holger Wiegand, Sourcing Operations Manager Europe,
3M Deutschland GmbH
Andreas Lienesch, Controlling Einkauf und Logistik,
Big Dutchman AG
Thomas Schöne, Einkaufsleiter,
Big Dutchman International GmbH
Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management,
Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG
Ralf Sommer, Leiter Supply Support,
Infraserv GmbH & Co. Höchst KG
Marcus Urbach, Leiter Einkauf,
InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG
Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement,
KfW Bankengruppe
Andreas Priesing, Einkauf,
Miele & Cie. KG
Guido Bader, Konzerneinkauf/ Einkaufsplanung und Kennzahlen,
RWE Service GmbH
Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management,
Mitglied der Geschäftsleitung,
TRILUX GmbH & Co. KG
Sonja Brepols, Purchasing Controller,
Zentis GmbH & Co. KG
Mischa Miller, Leiter SCM Datenmanagement und Reporting,
ZF Friedrichshafen AG
Christian Salfer, Einkauf Produktionsmaterial,
ZF Friedrichshafen AG
Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement!
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 3
Vorwort
Wir freuen uns, Ihnen die siebte Ausgabe der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ präsentieren zu können.
Wieder beteiligten sich rund 200 Firmen vom Mittelstand bis hin zu DAX-30-Unternehmen aus allen
Branchengruppen an der Erhebung. Dies versetzt den BME in die Lage, valide Aussagen – auch über
Jahre hinweg – über die Leistung und den Stellenwert der Beschaffungsabteilungen in deutschen
Unternehmen zu treffen. Mit den TOP-Kennzahlen ist ein anerkannter Standard zur Messung der
Effizienz und Effektivität des Einkaufs in Deutschland und benachbarten Ländern entstanden.
2012 war ein Jahr der Konsolidierung im Einkauf. Im Vergleich zu den Vorjahren, welche durch starke
Effizienzverbesserungen geprägt waren, sind in der aktuellen Periode nur noch leichte
Kostensenkungen zu verzeichnen. Gleichzeitig wurde aber in vielen Unternehmen versäumt, den
strategischen Einkauf auszubauen. Die operativen Tätigkeiten überwiegen im Einkauf nach wie vor,
2012 waren hierfür 60 Prozent des Personals gebunden. Dies bedeutet, dass vielerorts noch an der
Kostenschraube gedreht wird, anstatt in den Einkauf zu investieren, um deutlich höhere und
nachhaltigere Einsparpotenziale zu generieren.
Trendsetter für eine Änderung sind die Best-in-Class-Unternehmen. Hier sind bis zu 80 Prozent der
Vorgänge von der Bedarfsauslösung bis zur Bestellung automatisiert. Entsprechend positiv sind auch
die Erhöhungen des Wertbeitrags des Einkaufs zum Unternehmenserfolg. Beispielsweise konnte sich
der Einkaufserfolg bei Entwicklungs-, Dienstleistungs- oder Investitionsprojekten durch frühzeitige
Einbindung des Einkaufs um drei bis fünf Prozent erhöhen.
Erneut aufgreifen möchten wir die Liefertermin- und Qualitätstreue der Lieferanten. Jede fünfte
Lieferung erfolgt nicht termingerecht und drei Prozent aller Beschaffungsgüter sind mangelhaft.
Diese Werte haben sich seit 2007 nicht wesentlich verbessert, was bedeutet, dass
Optimierungspotenziale zwar seit Jahren bekannt sind, jedoch nicht aktiv angegangen werden!
Neu ist, dass der Einkauf die Rechnungsprüfung für sich wiederentdeckt hat. Kein Wunder, denn
beim näheren Hinsehen lassen sich hier oft Kostensenkungen im zweistelligen Prozentbereich
erkennen. Die wichtigsten Hebel hierfür sind neben Prozessvereinfachungen und Automatisierung
das Outsourcen dieser Tätigkeiten.
Dies sind nur einige exemplarische Beispiele, wie sie die Kennzahlen anwenden können, um im TOPManagement die Sinne für den Einkauf zu schärfen und ihn als strategische Unternehmensgröße zu
etablieren. Nutzen Sie gezielt externes Benchmarking um Veränderungsprozesse in Ihrem
Unternehmen voranzutreiben!
Dr. Holger Hildebrandt
Volkmar Klein
Hauptgeschäftsführer BME e.V.
Bereichsleiter BME-Benchmark-Services
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 4
Einkaufskennzahlen richtig verstehen
Bei der Interpretation der Kennzahlen ist sehr wichtig, diese nicht isoliert, sondern in Zusammenhang
miteinander zu betrachten. Nicht zuletzt fließen bei der Leistungsbewertung des Einkaufs die
Faktoren mit ein, die außerhalb seines Wirkungskreises liegen, seien es externe Markteinflüsse sowie
Absatz- oder Produktionsplanungen. Andererseits können einige strukturelle Verschiebungen zur
„Verbesserung“ der einen Werte und gleichzeitig zur „Verschlechterung“ der anderen führen.
Deshalb empfehlen wir, die Kennzahlen stets im Kontext Ihrer Einkaufsstrategie und
Unternehmensziele zu verstehen.
 Keine isolierte Betrachtung einzelner Werte
 Festlegung der Vergleichspartner
 Festlegung der Hauptkennzahlen
 Berücksichtigung der Unternehmensstruktur/Prozesse und der Markteinflüsse
 Die Aussagekraft der Ergebnisse nimmt zu, wenn man die Durchschnittswerte den
Best-in-Class-Werten gegenüberstellt
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 7
Die Auswahl der Vergleichspartner
Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner
Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen
Unternehmen. Für die Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin ausschlaggebend, dass diese nicht
einzeln, sondern als komplexes System betrachtet werden.
Die Umfrageergebnisse sind in folgenden Auswertungen erhältlich:

Durchschnittswerte
Die aktuellen Umfrageergebnisse zeigen, dass in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen
teilweise erhebliche Unterschiede vorliegen. Deshalb wurden neben dem Durchschnitt aller
Teilnehmer die Mittelwerte in jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen gebildet.

Best-in-Class-Werte
Stellen Profile real existierender Unternehmen dar, deren Einkaufskosten im Verhältnis zu ihrem
Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen
bestehen) am geringsten sind.
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen
Einkaufsorganisation

Einkaufsvolumen je
Mitarbeiter im Einkauf

Kosten je Bestellung

Anzahl Bestellungen je
Einkäufer

Verteilung der
Gesamtkosten der
Einkaufsfunktion
Einkaufsprozess
Beschaffungsstruktur

Durch Einkauf
verantwortetes
Einkaufsvolumen
 Abrufquote aus
Rahmenverträgen und
Katalogen

Einkaufsvolumen über
langfristige Verträge
 Aktive Lieferanten je

Liefertermintreue

Reklamationsquote
 Artikelanzahl je Mio. €
Einkaufsvolumen
Mio. € Einkaufsvolumen
 Kostenveränderung
Wie im vergangenen Jahr wurden hier zunächst je zehn Unternehmen pro Branchengruppe und
Umsatzklasse ausgewählt, welche abschließend mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen nochmals
geprüft wurden:
-
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen
Kosten je Bestellvorgang
Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf
Liefertermintreue der Lieferanten zu allen Lieferungen
Reklamationsquote aller Lieferungen
Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge
Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen
Abrufquote aus Rahmenverträgen (Kontrakt/Katalog).
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 8
Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die Best-in-Class-Werte. Insgesamt wurden hier 23
Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion) und 25
(Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar.
Der praktische Nutzen einer solchen Aufstellung besteht in der Möglichkeit, Rückschlüsse zu
ziehen, was die Best-in-Class-Unternehmen zu solchen gemacht hat: Wie sind ihre Prozesse
organisiert, was genau machen sie anders bzw. besser?
Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der Best-in-Class-Werte nimmt zu, wenn diese den
aktuellen Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung).
Kennzahl 2
Einkaufskosten in % zum Einkaufsvolumen, Branchenvergleich
Branchen
Metall-, Elektround Kunststoffindustrie, Maschinenbau
Energie, Versorgung, GöR
Dienstleister
Chemie, Bio, Pharma
KFZ-Industrie und Systemzulieferer
Ø
Best
in Class
delta
Best in Class
und ø
1,91
1,47
1,23
1,13
1,50
0,69
1,03
0,79
0,57
0,94
-64%
-30%
-36%
-49%
-37%
Einkaufskosten in % zum Einkaufsvolumen, Umsatzvergleich
Umsatzklassen
Ø
Best
in Class
delta
Best in Class
und ø
< 50 Mio. €
50-200 Mio. €
200-500 Mio. €
500-5000 Mio. e
> 5000 Mio. €
2,61
2,08
1,55
1,16
1,12
2,10
0,88
0,66
0,71
0,72
-20%
-57%
-57%
-39%
-35%
Das Verständnis von Wirkungszusammenhängen in einem Kennzahlensystem ist von besonderer
Relevanz. Die isolierte Betrachtung von Kennzahlen führt meist zu „neutralen“ Aussagen; es besteht
die Gefahr von Fehlinterpretationen. Die Betrachtung von Wirkungszusammenhängen hilft
Problemursachen zu erkennen und durch Kennzahlen zu belegen. Nach der Feststellung der
Ursachen können differenziertere Aussagen getroffen, Maßnahmen und ggf. neue Zielwerte
festgelegt werden.
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 9
Best in Class 2013 – Kernaussagen
Nach dem Krisenjahr 2009, als die meisten Kennzahlen um zirka fünf Prozent schlechter
abgeschnitten haben als 2008, wurde dies 2010 wieder aufgeholt, so dass die wichtigsten Werte
sogar das Niveau von 2008 übertroffen haben. Diese Entwicklung hat sich 2011 fortgesetzt:
besonders spürbare Verbesserungen ließen sich beim Automatisierungsgrad sowie bei Bestellkosten
feststellen. 2012 ließ die Dynamik nach. Im Vergleich zu vergangenen Jahren, welche durch starke
Effizienzsteigerungen geprägt waren, sind in der aktuellen Periode (Geschäftsjahr 2012) nur noch
moderate Verbesserungen zu verzeichnen, wobei einige Werte sogar leicht rückläufig sind.
Was kennzeichnet die Best-in-Class-Unternehmen?

Zielsetzung: Die Einkaufsstrategie ist im Kontext der Unternehmensziele klar definiert. Der
Schwerpunkt liegt nicht alleine auf dem Kostenfaktor! Die Versorgungssicherheit und das
nachhaltige Wachstum sind bei der Wertbeitragsmessung entscheidend. Dabei ist die
hybride Organisationsform in Verbindung mit Projekteinkauf und Warengruppenmanagement im Vormarsch. Auffällig ist auch, dass die Best-in-Class- Unternehmen nur noch
ein Drittel ihrer Personalressourcen für das operative Tagesgeschäft einsetzen.

Geringe Transaktionskosten durch höhere Automatisierungsquote: Während im
Durchschnitt noch jede zweite Bestellung manuell generiert wird, nehmen die Best in Class
nur jeden dritten Vorgang in die Hand. Durch Einführung standardisierter Prozesse konnten
sie ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken.

Besseres Lieferantenmanagement: über 90 Prozent der Best-in-Class-Unternehmen führen
regelmäßig Lieferantenbewertungen durch, auch das Klassifizieren nach ABC-Schema ist ein
Muss. In vergangenen Jahren konnte dadurch eine Reduzierung des Lieferantenstammes
erreicht werden. Auch die Liefertermintreue und Reklamationsquote fallen um 10 bis 20
Prozent besser aus als beim Durchschnitt.

Frühzeitige Einbindung des Einkaufs in den Beschaffungsprozess: Trotz eines erhöhten
Aufwandes/ Kosten seitens Einkaufs lassen sich am Ende fast doppelt so hohe
Einsparpotenziale realisieren (siehe Kennzahl 25: Kostenvermeidung).

Regelmäßiges Controlling und externes Benchmarking: gut zwei Drittel der Best-in-ClassUnternehmen nehmen regelmäßig an der Erhebung teil. In vergangenen Jahren konnten Sie
sich einen deutlichen Vorsprung verschaffen: die Schere zwischen den Best in Class und dem
Durchschnitt ist deutlich auseinandergegangen.
Die Ergebnisse der vorliegenden Auswertung zeigen, dass die Best-in-Class-Unternehmen bei fast
allen Hauptkennzahlen ca. 30 Prozent besser (in einzelnen Fällen sogar bis zu 50 Prozent) als der
Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und Effizienz der
Einkaufsabteilungen einen höheren Stellenwert bei vielen Unternehmen gewonnen haben.
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 10
Kennzahl 2
Durchschnittswerte
BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen, %
Branchenvergleich
3,00
2,50
1,91
2,00
1,57
1,50
1,47
1,50
1,23
1,13
1,00
0,50
0,00
Alle Teilnehmer
Metall-, Elektround Kunststoffindustrie,
Maschinenbau
Energie, Versorgung, GöR
Dienstleister
Chemie, Bio, Pharma
KFZ-Industrie und
Systemzulieferer
BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen, %
Umsatzvergleich
3,00
2,61
2,50
2,08
2,00
1,57
1,55
1,50
1,16
1,12
1,00
0,50
0,00
Alle Teilnehmer
< 50 Mio. €
50-200 Mio. €
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
200-500 Mio. €
500-5000 Mio. €
> 5000 Mio. €
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 11
Kennzahl 2
Best-in-Class-Werte
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 12
Kennzahl 2
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen
Formel
Beschreibung
Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T€ x 100
Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T€
Einheit
Prozent
Parameterdefinition
Gesamtkosten der
Einkaufsabteilung
Alle direkten und indirekten Kosten,
die für die Durchführung der
Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle
Einkauf anfallen inkl. Personalkosten,
IT-/Systemkosten. Ohne
Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung
etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von
Lagerhütern, gebrauchten Maschinen
etc. (siehe auch Kennzahl 14:
Verteilung der Gesamtkosten).
Durch EK verantwortetes
Einkaufsvolumen
In der Berichtperiode fakturiertes
Bestellvolumen (Rechnungsvolumen),
das in der Verantwortung des Einkaufs
liegt und direkt dem Einkauf
zuzuordnen ist.
Kategorie
Prozesse/Kosten
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
TOP-Kennzahlen im Einkauf | 13
Anforderungsformular
Fax-Antwort an +49 (0)69 30838-199
TOP-Kennzahlen im Einkauf 2013
Durchschnittswerte
Best-in-Class-Werte
 BME-Mitglieder: 1.280,- € zzgl. MwSt
 BME-Mitglieder: 1.680,- € zzgl. MwSt.
 Nicht-BME-Mitglieder:
 Nicht-BME-Mitglieder:
Anrede:  Frau  Herr
Name:
Vorname:
Funktion:
Firma:
Adresse:
E-Mail:
Tel.:
Fax:
BME-Mitgliedsnummer:
Branche:
Umsatz (in Mio. €):
Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl):
Hiermit fordern wir verbindlich die „TOP-Kennzahlen im Einkauf 2013“ an.
Datum und Unterschrift:
Ansprechpartner
Volkmar Klein
Bereichsleiter BME-Benchmark-Services
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME)
Bolongarostraße 82, 65929 Frankfurt
Tel.: 069 30838-301
Fax: 069 30838-199
E-Mail: [email protected]
1.280,- € zzgl. MwSt
1.680,- € zzgl. MwSt.