whistle blowing (denuncia) - iGuide

CAPITAL HUMANO
WHISTLE BLOWING (DENUNCIA)
1. Introdução
A Grindrod Limited está comprometida com os mais elevados padrões de conduta ética, moral e condução legal da
actividade. O comportamento empresarial ético é da responsabilidade de cada pessoa no grupo Grindrod e reflecte-se
não só no nosso relacionamento uns com os outros, mas também com nossos clientes, fornecedores, accionistas e
outros parceiros. O Código de Ética da Grindrod e as políticas corporativas relacionadas são um componente-chave do
seu compromisso com os elevados padrões de ética empresarial e pessoal na condução dos seus negócios.
Em linha com este compromisso, esperamos que os trabalhadores e outras pessoas com quem lidamos, que tenham
sérias preocupações quanto a qualquer aspecto do trabalho do Grupo, para se apresentarem e comunicarem estas
preocupações através dos canais apropriados fornecidos pelo grupo Grindrod, sem qualquer preocupação ou medo de
vitimização. Reconhece-se que, sempre que possível, e sem prejuízo de outras disposições legais, os assuntos relatados
prossigam numa base confidencial.
Todos os trabalhadores da Grindrod são fortemente encorajados a reportar as suas preocupações através dos canais
normais da actividade, que podem incluir, por exemplo, supervisores imediatos, representantes dos recursos humanos,
os oficiais de ligação de fraude, auditoria interna ou altos representantes da administração.
A introdução da Linha de Ética da Grindrod é um mecanismo complementar de informação através do qual pode
levantar preocupações se, por algum motivo, você estiver desconfortável com o uso dos canais normais da actividade
ou insatisfeito com a resposta dos canais normais da actividade. O sistema está disponível para uso por todos os
trabalhadores e empreiteiros da Grindrod.
O objectivo desta Política de Whistle Blowing é reforçar o Código de Ética e oferecer garantias a todos os trabalhadores,
fornecedores e outros parceiros da Grindrod que serão protegidos de qualquer acção penal ou contra a vitimização
resultante de quaisquer assuntos legais relatados através de qualquer dos canais de reporte providenciados pela
Grindrod.
2. Afirmação e Cumprimento da Lei de Divulgações Protegidas
A Grindrod subscreve os princípios e normas da Lei de Divulgações Protegidas, a Lei 26 de 2000, que entrou em vigor
em 16 de Fevereiro de 2001, e, a fim de reafirmar a nossa conformidade com a Lei, a Grindrod:
•
Assegurará a protecção dos trabalhadores que submeterem divulgações de boa-fé e usarem os canais de comunicação adequados providenciados pela Grindrod
•
Fará todos os esforços para criar uma cultura que irá facilitar a divulgação de informações pelos trabalhadores, relativas a conduta criminal antiética ou irregular e outras no local de trabalho, de forma responsável,
fornecendo orientações claras para a divulgação de tais informações e protecção contra represálias como resultado da divulgação
•
Promoverá a tolerância zero em relação a qualquer acto criminal e outra conduta antiética ou irregular
na Grindrod.
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3. Objectivos e Âmbito
3.1 Esta Política de Whistle Blowing destina-se a fornecer orientação geral para a comunicação de preocupações e para incentivar ainda mais, e permitir que o pessoal levante preocupações na Grindrod, em vez de negligenciar o problema ou relatar essas preocupações através de canais inapropriados.
3.2 Para além disso, esta Política de Whistle Blowing visa:
3.3
•
Destacar os vários canais disponíveis para os trabalhadores da Grindrod levantarem preocupações e
receberem retorno de assuntos reportados e de qualquer acção tomada pela administração ao tratar
dos assuntos reportados
•
Reassegurará aos trabalhadores que serão protegidos de represálias ou vitimização devidas a divulgações feitas em boa-fé.
Existem procedimentos para permitir que os trabalhadores apresentem queixas relativas ao seu próprio emprego, o que não será substituído por esta política e, portanto, os mecanismos disponíveis através desta política não devem ser usados como uma avenida para voltar a reportar questões que já foram abordadas através dos procedimentos de queixas ou reclamações. Esta política destina-se a responder às preocupações que se inserem fora do âmbito de procedimentos de queixa, que, embora não exaustivo, inclui o seguinte:
•
•
Avaliar o que é um delito ou uma violação da Lei de Divulgações relativamente a erros de justiça.
Riscos para a Saúde e Segurança, incluindo riscos para o público bem como para os outros trabalhadores. Danos ao meio ambiente.
•
O uso não autorizado e o abuso dos recursos da Grindrod. Possíveis fraudes e corrupção.
•
Abuso sexual ou físico. Outra conduta antiética.
•
Não cumprimento grave dos padrões profissionais adequados
•
•
Abuso de poder ou uso dos poderes e autoridade da Grindrod para qualquer uso não autorizado
ou benefício pessoal
Violação deliberada das políticas e / ou procedimentos da Grindrod.
4. Agir d Boa-Fé
Os utilizadores da Linha de Ética da Grindrod devem agir de boa-fé e não devem fazer acusações falsas ao relatar
quaisquer preocupações. A boa-fé é quando uma revelação é feita sem malícia ou em consideração de benefício pessoal
e o queixoso tem uma base razoável para acreditar que o relatório seja verdade. Qualquer trabalhador que consciente ou
inconscientemente faça afirmações falsas ou enganosas, ou divulgações que não sejam de boa-fé, pode estar sujeito a
acção disciplinar, após o que a sanção máxima será aplicada ao trabalhador.
5. Canais de Relatório
5.1 De modo a permanecer em cumprimento da Lei Sul Africana de Divulgações Protegidas, a Grindrod:
•
Garantirá a protecção dos trabalhadores que divulgarem em boa-fé, usando os canais adequados providenciados pela Grindrod.
5.2 Como primeiro passo, os trabalhadores deverão apresentar as suas preocupações ao seu director imediato ou ao seu superior. Isso depende, no entanto, da seriedade e sensibilidade das questões envolvidas e de quem é suspeito da má conduta.
5.3 Se o funcionário, por qualquer razão, se sentir desconfortável para usar os canais normais de actividade, deve entrar em contacto com a Linha de Ética da Grindrod.
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5.4 As preocupações podem ser apresentadas verbalmente ou por escrito. Os trabalhadores que desejarem fazer um relatório escrito devem usar o formato seguinte:
•
A fundamentação e o historial da preocupação (dando as datas relevantes)
•
A razão de estar particularmente preocupado com a situação
•
A medida em que testemunhou pessoalmente ou viveu o problema (fornecer prova documentada
quando possível)
Embora não seja de esperar que prove para além de qualquer dúvida razoável a verdade de uma alegação, você terá de
demonstrar à pessoa contactada que existem motivos razoáveis para a sua preocupação.
6. Salvaguardas – Assédio e Vitimização
A Grindrod está comprometida com as boas práticas e padrões elevados e quer ser solidária com os trabalhadores.
A Grindrod reconhece que a decisão de relatar uma preocupação pode ser difícil e está, portanto, comprometida em
garantir que o trabalhador seja protegido por uma divulgação feita em boa-fé.
A retaliação por qualquer funcionário do grupo Grindrod, directa ou indirectamente, contra qualquer pessoa que, de boafé, submeta uma divulgação ou ajude os responsáveis a investigar as alegações, não será tolerada.
Nenhum funcionário sofrerá perseguição, retaliação ou consequências adversas de trabalho como resultado da
submissão de boa-fé de sua divulgação. Qualquer funcionário do Grupo Grindrod que retaliar contra uma pessoa que
tenha apresentado uma divulgação em conformidade com esta política de boa-fé, estará sujeito a acção disciplinar.
7. Definição de Divulgação
A divulgação é uma preocupação relatada que foi apresentada por um funcionário, empreiteiro ou parceiro externo,
agindo de boa-fé, usando a Linha de Ética da Grindrod. Não inclui questões ou preocupações levantadas pelos
funcionários através dos canais normais de actividade, de forma aberta e não-confidencial. Todos os relatórios de
divulgação serão tratados com confidencialidade.
Para melhorar a confidencialidade do sistema, a Grindrod optou por terceirizar a gestão da Linha de Ética da Grindrod
e seleccionou e contratou um provedor externo especialista independente, nomeadamente a Deloitte Tip-offs
Anonymous. As divulgações serão tratadas num ambiente seguro pela Deloitte Tip-offs Anonymous por pessoal com
formação profissional.
8. Reporte e Registo de Divulgações
Os utilizadores da Linha de Ética da Grindrod podem reportar as suas divulgações usando qualquer dos meios de
comunicação seguintes:
•
Uso de um número de Chamada Grátis dedicado que é
•
África do Sul & Namíbia - 0800 213 118 o
•
Maputo - 800 359 359 (Moçambique)
•
Singapura - 1800 530 5541
•
Uso de um endereço de e-mail único que é [email protected]
•
Endereço Postal Grátis: Endereço Grátis KZN 138, Umhlanga Rocks, 4320
•
Fax Grátis: 0800 00 77 88 (somente AS e Namíbia)
•
Fax internacional: +27 31 560 7395
•
Acesso ao website Tip-offs Anonymous da Deloitte que é www.tip-offs.com
•
Envio de uma SMS para o 32840 ao custo de R1,00 por SMS (somente AS).
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As divulgações serão recebidas pela Deloitte Tip-offs Anonymous, a provedora de serviços externa, e os relatórios serão
preparados para informar os seguintes indivíduos autorizados:
Detalhes
Cargo
Nomeado 1
Director de Auditoria Interna do Grupo
Nomeado 2
Director de Risco e Auditoria Interna do Grupo
Nomeado 3
Secretário do Grupo
Nomeado 4
Director Financeiro do Grupo
Nomeado 5
Presidente do Conselho Fiscal
Em circunstâncias normais, todos os relatórios serão enviados aos Nomeado 1, Nomeado 2 e Nomeado 3 como
recipientes principais.
Contudo, foi definido ainda um processo de escalonamento para certas circunstâncias, como segue:
•
Se os nomeados 1, 2 e 3 estiverem implicados, o relatório será escalonado para o Nomeado 4.
•
Nomeado 5 deve ser contactado no caso de uma divulgação em particular disser respeito ou envolver o Nomeado 4.
Os relatórios incluirão apenas as informações apresentadas objectivamente que estejam em relação directa com o
âmbito de qualquer investigação realizada para verificação dos factos alegados.
Todos os relatórios fornecidos ao pessoal de divulgação, como indicado acima, eliminarão qualquer elemento que possa
identificar o trabalhador que fizer uma divulgação. Isto significa que o trabalhador irá permanecer totalmente anónimo se
escolher usar esta opção.
No entanto, a identidade do trabalhador será fornecida à Grindrod se a seguinte condição for satisfeita:
•
Se o trabalhador tiver dado consentimento verbal à Deloitte Tip-offs Anonymous, a provedora de serviços externa,
para comunicar a sua identidade à Grindrod.
9. Como a Grindrod Responderá
9.1 O Plano de Resposta à Fraude trata de como a Grindrod abordará ou responderá às questões relatadas, seja através de mecanismos de comunicação internos ou através da Linha de Ética da Grindrod, que é enfatizada
a seguir:
9.1.1
A Grindrod responderá a todas as divulgações que forem feitas
9.1.2
A Grindrod garantirá a protecção dos trabalhadores se a divulgação for feita em boa-fé
9.1.3
A fim de proteger os indivíduos e os acusados de delitos ou possível má conduta, serão feitas investigações iniciais para decidir se uma investigação é apropriada e, em caso afirmativo, que forma deverá tomar
9.1.4
9.1.5
Quando uma investigação for adequada, os assuntos levantados serão:
•
Investigados internamente pela administração, auditoria interna ou através de processo disciplinar, ou
•
Referidos para um provedor de serviços externo independente com a perícia e a experiência necessárias para tratar do tipo de divulgação feita. Isto será revisto caso a caso.
Algumas das preocupações podem ser resolvidas por acção acordada, sem a necessidade de investigações formais. Se for necessária uma acção urgente, será executada antes de quaisquer investigações serem feitas
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9.1.6
A investigação e a sua duração dependerão da natureza dos assuntos levantados, das dificuldades envolvidas e da clareza das informações fornecidas. Se necessário, serão procuradas mais informações do indivíduo, se tal for possível
9.1.7
As investigações serão tratadas de forma confidencial e não serão divulgadas ou discutidas com quaisquer pessoas que não sejam aquelas com o direito legítimo a essas informações. O retorno apropriado será fornecido para o soprador do apito através da linha de ética.
10. O Oficial Responsável
O Secretário do Grupo tem a responsabilidade global de manter e implementar esta política.
O Director de Risco e Auditoria Interna do Grupo mantém um registo das preocupações e resultados (mas de uma forma
que não ponha em perigo a sua confidencialidade) e apresentará um relatório, quando necessário, ao DE e ao Conselho
Fiscal.
11. Consciencialização
Para que a Política seja sustentável, será apoiada por uma educação estruturada, comunicação e programa de
consciencialização como parte da estratégia mais ampla de gestão de risco de fraude da Grindrod.
12. Detalhes de Contacto
Os pedidos de mais informações deverão ser enviados ao Secretário do Grupo.
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