Die Betriebsdatenerfassung

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Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Fertigungsorganisation
Handlungsansatz 8
Betriebsdatenerfassung
Abschnitt 8.1
Datenerfassung
Wird die tatsächlich benötigte Zeit aufgeschrieben
und den richtigen Arbeitsvorgängen an den richtigen
Kostenstellen zugeordnet?
Teil 1: Definition der Zeitarten
Zur Information der Mitarbeiter sollte an den Arbeitsplätzen eine Liste vorhanden sein, in der
die möglichen Tätigkeiten und ihre Zuordnung auf die gültigen Arbeitsvorgänge und/oder Zeitarten dargestellt sind. Damit wird verhindert, daß außerplanmäßige Arbeiten am Auftrag oder an
den Maschinen allgemein dem falschen Konto zugeschrieben werden.
Parallel dazu muß allen Mitarbeitern die Wichtigkeit der Tageszettelaufschreibungen verdeutlicht werden. Der TAZ ist kein Instrument zur Kontrolle der Leistungsfähigkeit einer Person,
sondern ein Hilfsmittel zur Bestimmung des Auftragsergebnisses, zum Erkennen von Schwachstellen im betrieblichen Ablauf beziehungsweise Problemen bei Materialien und Auftragsschwierigkeiten.
Werden die Mitarbeiter der Technik umfassend über den Zweck der Aufschreibungen informiert,
ist auch die Motivation zum korrekten Ausfüllen vorhanden.
Selbstverständlich sollte sein, die tatsächlich aufgewendeten Zeiten für die einzelnen Tätigkeiten
aufzuschreiben. Denn nur durch die Kenntnis der echten Zeiten und Leistungen erhalten die
zuständigen Mitarbeiter der Technik und der Verwaltung die Informationen, die sie zum Erkennen von Trends in der Leistungsfähigkeit, beim Auftreten von Fehlern und Fehlerursachen usw.
benötigen. Davon profitiert natürlich auch die Nachkalkulation und die Aktualisierung des Leistungskatalogs wird sicherer. Fehler werden weitgehend ausgeschlossen. Es ist niemandem geholfen, wenn auf den Tagsarbeitszetteln irgendwelche Fantasieleistungen oder -zeiten stehen, die
ein völlig falsches Bild vermitteln. Dies gilt für Verschiebungen nach oben und unten.
Darüber hinaus ist die Einführung der 0,1-Stunden-Takte zu forcieren. Bei immer komfortableren Maschinen und Geräten werden die Zeiten für einen Arbeitsgang immer kürzer. Dem sollte
mit kleineren Aufschreibungstakten Rechnung getragen werden. Die vielfach noch üblichen 0,25
Stunden (oder noch antiquierter: ¼, ½ Stunde usw.) müssen der Vergangenheit angehören.
Folgende Zeitarten sind im Tageszettel enthalten:
IRD e.V.
8.1 – 01 1
Fertigungszeiten
Auftragsfix
Dazu gehören alle Arbeitsvorgänge, die einmal pro Auftrag anfallen.
Beispiele: Auftragsübergabe oder Maschine einrichten.
Auftragsvariabel
Darunter sind mengenabhängige Arbeitsvorgänge zu verstehen.
Beispiele: Texterfassung oder Fortlauf.
Auftragsbedingte
Unterbrechungen
Arbeitsvorgänge, die durch besondere Anforderungen des Auftrags oder
des Kunden verursacht werden. Beispiele: Warten auf den Kunden,
Warten auf Trocknung bei Kleinauflagen zum Umschlagen.
Störungen und Unterbrechungen
Hilfszeiten
Dies sind Unterbrechungen eines Arbeitsvorgangs, die nicht oder nur in
losem Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe stehen, die aber zur Beseitigung von Fehlern oder zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft notwendig sind beziehungsweise, um den Auftrag in der geforderten Art und
Weise zu fertigen.
Die kleinsten Zeiteinheiten zur Aufschreibung betragen in Abhängigkeit
der betriebsspezifischen Arbeitsabläufe in den verschiedenen Fertigungsstufen zum Beispiel 0,1 oder 0,2 Stunden. Treten mehrere gleichartige
Arbeitsunterbrechungen in kurzen Abständen hintereinander auf, sind
diese zusammengefaßt als Summe aufzuschreiben (zum Beispiel mehrere Rückfragen während der Auftragsdurchführung). Dadurch kann der
Aufwand für das Ausfüllen des Tageszettels reduziert werden. Dazu
kommen alle Wartezeiten, die vom Betrieb oder seinen Zulieferern verursacht wurden.
Verteilzeiten
Zeiten, die kürzer sind als die vereinbarten kleinsten Zeiteinheiten (0,1
beziehungsweise 0,2 Stunden), sind Verteilzeiten und sind als Prozentsatz in den Fertigungszeiten enthalten. Sonst gilt die gleiche Definition
wie bei den Hilfszeiten. Wichtig ist dies nur beim Vergleich mit externen
Zeitwerten, zum Beispiel mit IRD-Tabellen, oder bei der Erstellung
eigener Leistungstabellen auf der Basis von betrieblichen Zeitstudien.
Ausfallzeiten
Betriebsversammlungen, Arztbesuche, Tätigkeiten für den und im Betriebsrat, Zeiten ohne Arbeit (wenn kein Anschlußauftrag vorhanden ist),
Großreparaturen über vier Stunden sowie zeitliche Aufwendungen für
die Ausbildung von Mitarbeitern.
Im folgenden werden Beispiele für Arbeitsvorgangsschlüssel dargestellt. Die Beispiele umfassen
jeweils Fertigungszeiten, Hilfszeiten und Ausfallzeiten.
8.1 – 01 2
Praxisbeiträge zum IRD-Modell
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.1
Datenerfassung
Teil 2: Beispiel zur Vorstufe
Arbeitsvorgang/Zeitart
Tätigkeiten
Fertigungszeiten
Digitale Datenübernahme
(incl. Ausgabeservice)
Durchsicht und ggf. Besprechung der Auftragsunterlagen;
Sicherungskopie der Daten erstellen;
Schriften laden;
Öffnen und Prüfung der Datei;
Bildintegration;
Datenkonvertierung;
Ausgabeparameter einstellen und Ausgabe starten;
Datei und Programm schließen;
Ausführen von Korrekturen;
Auftragsunterlagen zusammenstellen.
Texterfassung
Programm öffnen;
Erfassen von Zeichen;
Erfassen von Codierungen (Absatzformatnamen und
Schriftformatierungen);
Speichern;
Programm schließen;
Bildverarbeitung (Bilderfassung
und Bildbearbeitung)
Bilderfassung:
Vorbereitung der Vorlage;
Einstellen der Scanparameter;
Scannen;
Scankontrolle;
Entnehmen der Vorlage;
Bildbearbeitung:
Öffnen der Datei;
IRD e.V.
8.1 – 02 1
Tätigkeiten
Durchführen von Gradationskorrekturen, Retuschen,
Ton- und Farbwertkorrekturen, Motivfreistellungen,
Vektorisierungen;
Speichern;
Seitengestaltung
Manuskriptauszeichnung;
Programm öffnen;
Texterfassung;
Textbearbeitung (z. B. Unterschneidungen);
Seitengestaltung (Layout und Umbruch erstellen);
Bildintegration;
Speichern;
Prüfung
Durchführen von Erst- und Folgeprüfungen;
Anzeichnen der Fehlerstellen;
Digitale Bogenmontage
Durchsicht und ggf. Besprechung der
Auftragsunterlagen;
Programm öffnen;
Aufruf und Kontrolle der Stand- und Falzbogen;
Einlesen der Seiten;
Eingeben der Ausschießparameter;
Starten des Ausschießberechnung;
Speichern;
8.1 – 02 2
Störungen
Diese gliedern sich in zwei Gruppen:
1. Verteilzeiten (nicht planbar) werden nicht gesondert erfaßt
Beispiele:
Nachfragen zum Auftrag oder zu allgemeinen Informationen, Materialbeschaffung usw.
Zu den Verteilzeiten gehören auch persönliche Verrichtungen wie private Gespräche,
Zigarettenpausen.
2. Hilfszeiten (planbar und nicht planbar) werden generell erfaßt
Beispiele:
Organisatorische Wartezeiten;
Warten auf Daten, auf Informationen, auf Verantwortliche zur Entscheidung bei Problemen;
Warten auf Anschlußauftrag (der Auftrag ist im Haus, aber noch nicht in der Technik,
aus welchen Gründen auch immer);
Auftragsübergreifende Datenorganisation
(zum Beispiel Pflege der Bilddatenbank);
Materialwechsel am Ausgabegerät;
Bedienung der Entwicklungsmaschine;
Tests und Programmentwicklung;
Reparaturen bis vier Stunden Dauer;
Aufräum- und Reinigungsarbeiten, soweit unter 4 Stunden Dauer.
Ausfallzeiten
siehe Teil 1
8.1 – 02 3
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.1
Datenerfassung
Teil 3: Beispiel zum Bogenoffsetdruck
Tätigkeiten
Fertigungszeiten
Einrichten Grundform
(direkte Rüstzeit)
Plattenwechsel entsprechend der Farbigkeit des Auftrags;
die dazu notwendigen Farbwechsel inklusive
Nachwaschen bei Farbwechsel von dunkel auf hell;
Formatwechsel in den meisten aller Fälle;
Einpassen und Farbestellen;
Einrichten Wechselform
(direkte Rüstzeit)
Plattenwechsel im Satz oder Folgeform;
Einpassen und Farbestellen;
Zusätzliche kunden- und
auftragsbedingten Zeiten
(indirekte Rüstzeit)
Warten auf Trocknung bei Auflagen bis _____ Bogen;
Warten auf Kunden zum Abstimmen;
Abstimmen durch den Kunden;
zusätzliche Aufgaben, z. B. Farbwechsel beim
Abstimmen;
Farbemischen nach Rezept oder neu nach Muster;
kundenbezogenes Abdecken der Platten, z. B. bei
Änderungen;
Fortdruck/-lauf
Laufzeit, in Abhängigkeit von den Auftragskriterien
(z. B. Material, Auflage, Schwierigkeit usw.) inklusive der
Fertigungsnebenzeiten wie Stapelwechsel und
Gummituchwaschen bzw. anderen Reinigungsarbeiten, die
planbar sind und in regelmäßigen Abständen
(Waschintervallen) vorkommen;
IRD e.V.
8.1 – 03 1
Störungen
1. Verteilzeiten (nicht planbar), werden nicht gesondert erfaßt
Unterbrechungen des Arbeitsvorgangs, die nicht oder nur in losem Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe stehen, die aber zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft notwendig sind – oder um
den Auftrag in der geforderten Art und Weise zu ermöglichen – und in der Summe nicht länger
dauern als ca. 12 Minuten (= 0,2 Stunden);
Beispiele: Nachfragen zum Auftrag oder zu allgemeinen Informationen, Materialbeschaffung
usw.; kleinere Plattenkorrekturen;
Zu den Verteilzeiten gehören auch persönliche Verrichtungen wie private Gespräche, Zigarettenpausen.
Dies hat nichts damit zu tun, daß diese Unterbrechungen in Zeiten gelegt werden sollten, in denen die Maschine produziert, um unnötige Wartezeiten zu vermeiden. Zur Aufschreibungsmethodik gehört aber das Notieren auch der über 0,2 Stunden liegenden persönlichen Zeiten, um
das oben erwähnte Ergebnis nicht zu verfälschen.
2. Hilfszeiten (planbar und nicht planbar), werden generell erfaßt
Gleiche Definition wie bei den Verteilzeiten, nur mit dem Unterschied, daß es um Zeiten größer
als 0,2 Stunden geht. In diesen Fällen sind die angefallenen Zeiten lang genug, daß der Mitarbeiter diese auf dem Tagesarbeitszettel vermerken kann.
Dazu kommen alle Wartezeiten, die vom Betrieb oder seinen Zulieferern verursacht wurden:
Organisatorische Wartzeiten;
Warten auf Material, auf Platten, auf Informationen, auf Verantwortliche zur Entscheidung bei
Problemen;
Warten auf Anschlußauftrag (der Auftrag ist im Haus, aber noch nicht druckreif, aus welchen
Gründen auch immer);
Reparaturen bis vier Stunden Dauer;
größere Plattenkorrekturen;
regelmäßige Wartungsintervalle mit Reinigungsarbeiten und Austausch von Verschleißteilen,
soweit unter 4 Stunden Dauer;
persönliche Verrichtungen über 0,2 Stunden.
An- und Auslauf
Der An- und Auslauf (planbare Hilfszeit) insgesamt gilt der Betriebsbereitschaft der Maschinen
und Systeme. Er umfaßt alle planbaren Tätigkeiten wie Schmieren, Ölen, die Aufwärmphase am
Morgen inklusive Vorlauf bis zum Zählerstellen, die täglichen kurzen Reinigungsarbeiten sowie
die ausführlicheren am Freitag Abend. Enthalten sind nicht die menschlichen Anlaufschwierigkeiten und Gespräche am Montagmorgen.
Ausfallzeiten
siehe Teil 1
8.1 – 03 2
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.2
Prüfung und Eingabe bei elektronischer Erfassung
Haben wir ein durchgängiges Konzept für die Umstellung
auf ein elektronisches Datenerfassungssysteme?
Die Frage nach der Konzeption ist in zweierlei Hinsicht von Bedeutung.
Zum einen muß man sich klar darüber werden, daß sich mit der elektronischen Betriebsdatenerfassung die bis dato vorzufindenden Informationsverarbeitungsprozesse sehr verändern. Das
zeigt sich ganz deutlich, wenn man den herkömmlichen Ablauf dem der „neuen“ Informationstechnik gegenüberstellt und beide miteinander vergleicht:
Ablauf mit elektronisch unterstützter BDE
Zeitversetzte, manuelle Erfassung der Betriebsdaten
auf Tageszettel durch den Mitarbeiter
Permanente manuelle, halbautomatische oder automatische Datenerfassung durch Abfrage der Daten an
den Erfassungsstationen
➪
herkömmlicher Ablauf mit “Tageszettel“
➪
➪
➪
Weitergabe der Tageszettel an die Buchhaltung zur
Eingabe in die EDV
➪
➪
Zeitversetzte Rückfragen der Buchhaltung bei Unklarheit über die betreffende Kontrollinstanz und/oder
direkt mit dem betreffenden Mitarbeiter
Wahlweises, lückenloses Protokollieren der Fehleingaben und Korrekturläufe sowie (Vor-)Bearbeiten der
Daten entsprechend den Anforderungen des Empfängers
➪
Eingabe der Betriebsdaten in die EDV; Kontrolle der
Daten auf Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität
Je nach Verbindung zu anderen Rechnern sofortige
umfangreiche Plausibilitätskontrollen und Aufforderung zu weiterer/erneuter Dateneigabe an der Erfassungsstation
➪
Gegebenenfalls Ergänzen/Berichtigen der Daten durch
die Kontrollinstanz, Rückfrage oder Rückgabe an den
betreffenden Mitarbeiter
Sukzessive Weitergabe der erfaßten Daten an Sammelstationen (Rechner) über ein Netzwerk
➪
Manuelle Kontrolle der Daten auf Vollständigkeit und
Richtigkeit
➪
Zeitpunktorientierte Weitergabe der Tageszettel an
eine (Vor-)Kontrollinstanz
Zeitunabhängiger Abruf definierter Daten von einem
berechtigten Rechner bzw. sukzessives Senden von
relevanten Daten an einen definierten Empfänger
(Terminstelle, Einkauf, Qualitätssicherung, Buchhaltung usw.)
➪
Gegebenenfalls Berichtigen/Korrigieren der Daten
möglich
IRD e.V.
8.1 – 04 1
Mit der elektronisch unterstützten BDE vollzieht sich der Wandel in der Kommunikation und
der Informationstechnologie in der Weise, daß eine unmittelbare Erfassung, Verarbeitung und
Auswertung der Betriebsdaten ermöglicht wird.
Der Trend zur arbeitsplatznahen Datenerfassung wird technologisch durch die Entwicklung
„intelligenter“ Terminals, Maschinenleitstände und lokaler Netzwerke unterstützt. Terminals mit
einer vergleichbaren Intelligenz wie ein PC ermöglichen, zentral verwaltete Auftragsdaten an
bestimmte Arbeitsplätze zu leiten, die Daten vor Ort zu bearbeiten, direkt zu prüfen und anschließend wieder abspeichern zu können. Das erhöht die Sicherheit der betrieblichen Kommunikation, die durch die lokalen Netzwerke zudem wesentlich direkter und schneller werden kann.
Zum andern ist für eine erfolgreiche Umsetzung von Betriebsdaten-Erfassungs-Vorhaben die
Beschäftigung mit den Daten von großer Bedeutung. Man muß sich frühzeitig entscheiden, ob
ein integriertes Datenerfassungs-Konzept angestrebt wird und welche Daten erfaßt werden sollen. Das ist erforderlich, um überhaupt die Anforderungen an das Erfassungssystem stellen zu
können. Das ist vor allem aber deshalb notwendig, weil je nach Konzeption unterschiedliche
Funktionen einbezogen werden müssen.
Soll die BDE Daten für die Kostenträger- und Kostenstellenrechnung bereitstellen, sind die
Fertigungszeiten sowie die Hilfs- und Ausfallzeiten zu erfassen. Oder: Will der Verkauf jederzeit den Kunden über den Stand seines Auftrags informieren können, ist die elektronische Arbeitsfortschrittsüberwachung anzustreben. Hierbei müßte nicht nur der Verkauf, sondern auch
die Terminstelle eingebunden werden, weil gerade sie entscheidend von einer EDV-unterstützten
Fortschrittskontrolle profitieren würde. Weitere Beispiele für den Einsatz und den Nutzten einer
Betriebsdatenerfassung zeigt die Übersicht auf der nächsten Seite.
Die Ziele der Betriebsdatenerfassung ergeben sich aus den Anforderungen der Datenempfänger.
Diese müssen mit Verbrauchsdaten aus dem Betrieb versorgt werden, damit sie ihre spezifischen
Aufgaben (noch besser als bis dato) leisten können. Sie werden dazu in die Lage versetzt, wenn
die Versorgung mit genauen, zeitnahen und fehlerfreien Daten gewährleistet werden kann.
Der erste Schritt in einem BDE-Projekt ist immer die Zieldefinition. Danach werden das organisatorische Umfeld, die vorhandene EDV und die betrieblichen Abläufe einbezogen sowie die
Anforderungen in einem Lastenheft zusammengetragen. Dann erfolgt die Auswahl des geeigneten Anbieters sowie die Umwandlung des Anforderungskatalogs in das Pflichtenheft des BDESystems (Vertragsbestandteil).
8.1 – 04 2
8.1 – 04 3
Qualitätsplanung
Materialplanung
Leistungsgestaltung
Investitionsplanung
Arbeitsplanung (im Sinne
von Produktionsplanung)
Quelle: Handbuch zur Ergebnissteuerung, Bundesverband Druck Wiesbaden, 1989
Fehlerarten
Fehleranzahl
Fehlerorte
erfaßte Meßwerte
Fehleranalyse/-bewertung
Qualitätsregelkarte
•
•
•
•
Materialverfolgung
Lagersteuerung
Materialbewegung
Materialbestände
Halb- und Fertigwaren
Restposten
Palettenbewegung
Qualitätsdaten
Leistungskontrolle
Schwachstellenanalyse
•
•
•
•
•
•
Arbeitssteuerung
Terminsteuerung
Personaleinsatz
produktive Zeiten
Gut-Mengen und Makulatur
Arbeitsplatz/Maschinennutzung
Reparaturen
Fehlerarten
•
•
•
•
•
•
Qualitätsmanagement
• Prozeßdaten
• Auftragsstati
• Störungen
Einkauf
Produktion
BDE
Terminsteuerung
Anwendungsmöglichkeiten der BDE
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.1
Datenerfassung
Teil 4: Beispiele zur Weiterverarbeitung
Schneiden von Akzidenzaufträgen
Tätigkeiten
Einrichten
(direkte Rüstzeit)
Erstellen des Programms beziehungsweise Programm
einlesen; Probeschnitt
Fertigung
Schneiden in Abhängigkeit von den Auftragskriterien wie
Material, Format, Auflage, Schnittzahl usw.) inklusive der
Fertigungsnebenzeiten wie Stapelwechsel; zu beachten ist
hierbei besonders der Personaleinsatz bei der Bedienung
des Rüttlers.
Kleinmengen
z. B. bis 500 Bogen
Ohne Programm, Einstellung nur mit Skala;
Zeitaufschreibung nach tatsächlichem Aufwand für das
Schneiden, ohne Trennung in Einrichten und Fertigung
Störungen
1. Verteilzeiten (nicht planbar), werden nicht extra erfaßt
Unterbrechungen des Arbeitsvorgangs, die nicht oder nur
in losem Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe stehen,
die aber zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft notwendig
sind, oder um den Auftrag in der geforderten Art und
Weise zu ermöglichen und in der Summe nicht länger
dauern als zirka sechs Minuten (= 0,10 Stunden)
Beispiele: Nachfragen zum Auftrag oder zu allgemeinen
Informationen, Materialbeschaffung usw.
Praxisbeiträge
IRD e.V.
zum IRD-Modell
8.1 – 05 1
Dies hat nichts damit zu tun, daß diese Unterbrechungen
in sonstige Zeiten gelegt werden sollten. An solchen überwiegend manuell beeinflußten Arbeitsplätzen ist dies aber
nur bedingt möglich. Zur Aufschreibungsmethodik gehört
auch das Notieren der über 0,10 Stunden liegenden persönlichen Zeiten, um das oben erwähnte Ergebnis nicht zu
verfälschen.
2. Hilfszeiten (planbar und nicht planbar),
werden generell erfaßt.
Gleiche Definition wie bei den Verteilzeiten, nur mit dem
Unterschied, daß es um Zeiten größer als 0,10 Stunden
geht. In diesen Fällen sind die angefallenen Zeiten lang
genug, daß der Mitarbeiterdiese auf dem Tagesarbeitszettel vermerken kann.
Dazu kommen alle Wartezeiten, die vom Betrieb oder
seinen Zulieferern verursacht wurden:
• Organisatorische Wartzeiten;
• Warten auf Material, auf Informationen, auf Verantwortliche zur Entscheidung bei Problemen;
• Warten auf Anschlußauftrag (der Auftrag ist im Haus,
aber noch nicht produktionsreif, aus welchen Gründen
auch immer);
• Reparaturen bis vier Stunden Dauer;
• Messerwechsel;
• regelmäßige Wartungsintervalle mit Reinigungsarbeiten
und Austausch von Verschleißteilen, soweit unter vier
Stunden Dauer;
• persönliche Verrichtungen über 0,10 Stunden.
An- und Auslauf
Der An- und Auslauf (planbare Hilfszeit) insgesamt gilt
der Betriebsbereitschaft der Maschinen und Systeme. Er
umfaßt alle planbaren Tätigkeiten wie Schmieren, Ölen,
die täglichen kurzen Reinigungsarbeiten, sowie die ausführlicheren am Freitag Abend. Enthalten sind nicht die
menschlichen Anlaufschwierigkeiten und Gespräche am
Montagmorgen.
Ausfallzeiten
Betriebsversammlungen, Arztbesuche, Tätigkeiten für den
und im Betriebsrat, Zeiten ohne Arbeit (wenn kein Anschlußauftrag vorhanden ist), Großreparaturen über vier
Stunden sowie zeitliche Aufwendungen für die Ausbildung von Mitarbeitern.
8.1 – 05 2
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.1
Datenerfassung
Teil 5: Beispiele zur Weiterverarbeitung
Falzmaschine
Tätigkeiten
Einrichten
Falzartwechsel, Formatwechsel, Papierdickenwechsel,
Signatur-(direkte Rüstzeit)wechsel, Probelauf
Fortlauf
Fortlauf in Abhängigkeit von den Auftragskriterien wie
Einlauflänge, Material, Falzart, Auflage usw. inklusive
der planbaren Fertigungsnebenzeiten (Stapelwechsel,
Verpacken)
Störungen
1. Verteilzeiten (nicht planbar), werden nicht extra erfaßt
Unterbrechungen des Arbeitsvorgangs, die nicht oder nur
in losem Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe stehen,
die aber zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft notwendig
sind, oder um den Auftrag in der geforderten Art und
Weise zu ermöglichen und in der Summe nicht länger
dauern als zirka sechs Minuten (= 0,10 Stunden)
Beispiele: Nachfragen zum Auftrag oder zu allgemeinen
Informationen, Materialbeschaffung, Papierlaufstörungen
in der Maschine usw.
Dies hat nichts damit zu tun, daß diese Unterbrechungen
in Fortlauf-, Warte- oder sonstige Unterbrechungszeiten
gelegt werden sollten. Zur Aufschreibungsmethodik gehört aber das Notieren auch der über 0,10 Stunden liegenden persönlichen Zeiten, um das oben erwähnte Ergebnis
nicht zu verfälschen.
Praxisbeiträge
IRD e.V.
zum IRD-Modell
8.1 – 06 1
2. Hilfszeiten (planbar und nicht planbar),
werden generell erfaßt.
Gleiche Definition wie bei den Verteilzeiten, nur mit dem
Unterschied, daß es um Zeiten größer als 0,10 Stunden
geht. In diesen Fällen sind die angefallenen Zeiten lang
genug, daß der Mitarbeiter diese auf dem Tagesarbeitszettel vermerken kann.
Dazu kommen alle Wartezeiten, die vom Betrieb oder
seinen Zulieferern verursacht wurden, zum Beispiel:
• Organisatorische Wartzeiten;
• Warten auf Material, auf Informationen, auf Verantwortliche zur Entscheidung bei Problemen;
• Warten auf Anschlußauftrag (der Auftrag ist im Haus,
aber noch nicht produktionsreif, aus welchen Gründen
auch immer);
• Reparaturen bis vier Stunden Dauer;
• Werkzeugwechsel aufgrund von Verschleiß
(Falzmesser, Walzen usw.);
• regelmäßige Wartungsintervalle mit Reinigungsarbeiten
und Austausch von Verschleißteilen, soweit unter vier
Stunden Dauer;
• persönliche Verrichtungen über 0,10 Stunden.
An- und Auslauf
Der An- und Auslauf (planbare Hilfszeit) insgesamt gilt
der Betriebsbereitschaft der Maschinen und Systeme. Er
umfaßt alle planbaren Tätigkeiten wie Schmieren, Ölen,
sowie die täglichen und wöchentlichen Reinigungsarbeiten
(z. B. Leimaggregat).
Ausfallzeiten
Betriebsversammlungen, Arztbesuche, Tätigkeiten für den
und im Betriebsrat, Zeiten ohne Arbeit (wenn kein Anschlußauftrag vorhanden ist), Großreparaturen über vier
Stunden sowie zeitliche Aufwendungen für die Ausbildung von Mitarbeitern.
8.1 – 06 2
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.1
Prüfung und Eingabe der Tagesarbeitszettel
Grundsätzliches zu den einzelnen Fragen
Teil 1: Anforderungen an die Tagesarbeitszettel
Trotz überwiegendem Einsatz von EDV – auch in kleineren Unternehmen – ist der Tagesarbeitszettel zur Erfassung der geleisteten und teilweise auch der zu bezahlenden Stunden der am meisten verwendete Datenbeleg für die Eingabe in das EDV-System.
Der Datenanfall in der Produktion ist durch die technologische Entwicklung, gestiegene Produktivität, kürzere Durchlaufzeiten und niedrigere Auflagenhöhen eher mehr als weniger geworden.
Aus diesem Grund sind an die Eintragungen, Prüfung und Eingabe der Daten qualifiziertere
Anforderungen zu stellen, um eine sinnvolle und wirtschaftliche Nutzung der wichtigen Informationen aus der Technik zu gewährleisten:
(1) Die Eintragungen der tatsächlich benötigten Zeiten und Mengen sowie die Art der Leistungen müssen nach jedem eingegebenen Arbeitsvorgang erfolgen.
(2) Die Tagesarbeitszettel sollen zum Ende einer jeden Schicht bzw. Arbeitszeit abgegeben
werden.
(3) Durch kurze Stichproben sollen Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit vor bzw. mit dem
Absignieren durch den jeweiligen Vorgesetzten geprüft werden. Er kennt die Mitarbeiter und
den Tagesablauf, so dass offensichtliche „Fehler“ oder Abweichungen bereits korrigiert
werden können
(4) Spätestens am nächsten Arbeitstag werden die Daten in das EDV-System eingegeben.
(5) Durch die im System hinterlegten Werte des Leistungskataloges sollen die Eingaben auf ihre
Plausibilität geprüft werden. Bei Abweichungen über die jeweils festgelegten Toleranzgrenzen werden diese Fehler zwecks Abklärung und eventueller Berichtigung ausgedruckt.
Dies ist auch für die Beurteilung und Kontrolle der gleichzeitig mit erfassten Hilfszeiten und
Ausfallzeiten von Bedeutung. Auf der Grundlage des geplanten Nutzungsgrades lassen sich
Richtwerte für einzelne Hilfszeitarten hinterlegen, zumindest für die in Häufigkeit und zeitlicher Höhe vermeidbaren bzw. beeinflussbaren Hilfsstunden.
(6) Für bestimmte Kostenstellen bzw. Maschinen mit den Kriterien Kapitalintensivität, EngpassSituation, Leistungsträger, Störanfälligkeit empfiehlt es sich, täglich eine verdichtete Leistungsstatistik vom Vortag und kumuliert seit Monatsanfang ausdrucken zu lassen. Bei größeren, über eine längere Zeit laufende Aufträgen sollte eine wöchentliche oder kürzere
selektierte Auftragsabrechnung ausgewählter Kostenstellen mit Gegenüberstellung zur Auftragskalkulation erfolgen, um rechtzeitig erforderliche Maßnahmen treffen zu können.
Ziel: Durch eine straff organisierte Abwicklung der Leistungsrechnung ist die betriebliche Zeitwirtschaft in den Griff zu bekommen, da die Leistungen die Kosten und letztendlich die Wirtschaftlichkeit bestimmen.
Praxisbeiträge
IRD e.V.
zum IRD-Modell
8.1 – 07 1
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.1
Prüfung und Eingabe der Tagesarbeitszettel
Grundsätzliches zu den einzelnen Fragen
Teil 2: Zusammenhänge und Beeinflussbarkeit der Daten
Um das Verständnis und die Akzeptanz für die Bedeutung der Leistungsrechnung in der Produktion zu erhalten, müssen für die einzelnen Mitarbeiter und deren verantwortliche Vorgesetzten
nicht nur Klarheit über die betriebswirtschaftlichen Begriffe
Fertigungs-, Hilfs- und Ausfallzeiten sowie
Nutzungs- und Beschäftigungsgrad,
sondern auch über deren Zusammenhänge und über die Beeinflussbarkeit der Daten durch die
Qualität der Eintragungen auf dem Tagesarbeitszettel bzw. den Datenbelegen bestehen.
Die nachstehende Abbildung „Beeinflussbarkeit der Daten“ soll die Zusammenhänge und deren
Auswirkungen auf die Relationen zwischen den
produktiven Zeiten (Fertigungszeiten)
und den unproduktiven Zeiten (Hilfszeiten)
aufzeigen.
Leistungserfassung
Ursachen
Leistungen
Nutzungsgrad
Betriebsabrechnungsbogen/Kostenstellenrechnung
Stundensatz
Nachkalkulation/
Kostenträgerrechnung
Weniger Fertigungszeiten,
mehr Hilfszeiten
Höher
Niedriger
Höher
Besser
Mehr Fertigungszeiten,
weniger Hilfszeiten
Niedriger
Höher
Niedriger
Schlechter
Tatsächliche Fertigungszeiten werden zwischen
zwei und mehr Aufträgen
verschoben
Höher bzw. niedriger,
wenn unterschiedliche
Einflussgrößen vorliegen
Unverändert
Unverändert
Besser bzw. schlechter;
Abweichungen durch
Gegenüberstellung mit
Kalkulation sichtbar
Tatsächliche Fertigungszeiten werden innerhalb
eines Auftrags zwischen
Einrichten und Laufzeit
verschoben
Höher bzw. niedriger bei
Einrichten oder Laufzeit
Unverändert
Unverändert
Unverändert;
Abweichungen durch
Gegenüberstellung mit
Kalkulation sichtbar
Auftragsergebnis
Beeinflussbarkeit der Daten
Praxisbeiträge
IRD e.V.
zum IRD-Modell
8.1 – 08 1
Erläuterungen:
Die Fertigungszeiten bestehen aus Rüsten (Einrichten) und Ausführungszeit (Laufzeit). Sie fallen
bei der Herstellung eines Auftrags an und belasten ihn zeitund damit kostenmäßig direkt. Soweit die tatsächlich angefallenen Zeiten nicht die kalkulierten übersteigen, besteht eine verkaufbare Leistung.
Die Hilfszeiten tragen nur indirekt zum Auftragsfortschritt bei, sie dienen zur Erhaltung der
Betriebsbereitschaft sowie zur Beseitigung von Störungen und Mängeln. Sie sind überwiegend
im Anfall, in Häufigkeit und Zeitdauer von der jeweiligen Kostenstelle selbst beeinflussbar.
Organisationsbedingte Wartezeiten unterliegen „externen“ Einflüssen.
Der Nutzungsgrad zeigt die wirtschaftliche Nutzung der Arbeitszeit einer Kostenstelle bzw.
Maschine auf und wird wie folgt ermittelt:
Fertigungszeit × 100
=
%
Fertigungs- und Hilfszeit (= Arbeitszeit)
Der Stundensatz – auch Kostensatz genannt – einer Fertigungs-Kostenstelle wird je Abrechnungsperiode – wie Monat, Quartal oder Jahr – ermittelt:
Fertigungskosten × 100
=
DEM/EUR je Stunde
Fertigungsstunden
Die noch fehlenden Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten – VV-Kosten – werden durch
einen Prozent-Zuschlag und einem Festbetrag oder Prozesskostensatz je Auftrag ermittelt.
Ziel:
Die Mitarbeiter und deren Vorgesetzte (Schicht- und Abteilungsleiter) sind von Zeit zu Zeit über
die Aufgabe und Bedeutung der Tagesarbeitszettel oder andere Datenbelege durch Schulung oder
Unterweisung zu informieren. Dazu gehört natürlich auch, dass sie laufend über die Ergebnisse
der Datenauswertung informiert werden.
Nur so ist eine funktionsfähige und aussagekräftige Leistungsrechnung als elementare Grundlage
für eine kosten- und leistungsgerechte Kalkulation und Auftragsabrechnung (Nachkalkulation)
zur Planung, Steuerung und Kontrolle der betrieblichen Leistungsfähigkeit gewährleistet.
8.1 – 08 2
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.3
Auswertung durch Betriebsabrechnung und Controlling
Werden Nachbeserungsarbeiten aufgrund von
Fehlleistungen gesondert ausgewiesen?
Grundsätzliches
Nacharbeiten (Fehlleistungen) fallen während oder nach der Auftragsausführung an und verursachen Mehrkosten, die über den normal notwendigen und damit kalkulierten (verkaufbaren) Zeitund Kostenaufwand liegen. Bei diesen Mehrkosten ist zu unterscheiden nach Nacharbeiten, die
betriebsbedingt sind und Zusatzleistungen, die kundenbedingt sind.
Die Nacharbeiten sind intern verursachte Kosten für Fehlleistungen in Folge Aus- oder Nachbesserungen, um die gewünschte bzw. erforderliche Qualität zu erreichen. Bei den Zusatzleistungen
dagegen handelt es sich um durch den Kunden verursachte Kosten, die zusätzlich zu dem vereinbarten Auftrag anfallen und daher an den Kunden weiterberechnet werden sollen (müssen). Dazu
gehören vor allem
•
•
•
•
Kundenkorrekturen,
nachträgliche Änderungen während der Produktion,
Warten auf Abstimmung durch den Kunden,
Überstunden, Nacht- und Wochenendarbeit bei kurzfristige Terminstellung (Schnellschuss).
Erfassung und Weiterberechnung dieser Zusatzleistungen werden im Handlungsansatz 3, Abschnitt 3.10 „Wird kurzfristig fakturiert“ ausführlich behandelt.
Wie schon erwähnt, fallen Nacharbeiten vor oder nach der Auslieferung eines Auftrags an.
Durch laufende, wirtschaftliche Überwachung und vor allem Eigenkontrolle sollten Fehlleistungen so weit wie möglich eingeschränkt werden. Leistungen und Qualität entstehen zum gleichen
Zeitpunkt der Herstellung, sie bilden quasi eine untrennbare Einheit. Mit anderen Worten, Qualität kann nicht nachträglich in ein Produkt hineingeprüft werden. Daher sollen Fehler und offensichtliche Mängel vor der Auslieferung intern festgestellt werden, um Nachbesserungen und eine
weitgehend Schadenbegrenzung zu ermöglichen.
Dagegen führen Fehler oder Mängel, die erst durch den Kunden festgestellt werden, zu Reklamationen mit der Folge von Nacharbeiten oder sogar Ersatzlieferungen. Dadurch sollen die Qualitätsanforderungen am fehlerhaften Produkt noch nachträglich erfüllt werden. Eine Ausnahme
hierbei sind die verfahrensbedingten Korrekturen bei der Text- und Bildherstellung, die als auftragsbedingte Kosten kalkuliert und so normal abgerechnet werden.
Praxisbeiträge
IRD e.V.
zum IRD-Modell
8.3 – 01 1
Die am häufigsten vorkommenden Nacharbeiten sind:
•
•
•
•
•
•
zweite oder mehr Korrekturen bei der Text- und Bildherstellung,
Ersatz für Fehlaufnahmen sowie Fehlplatten und -zylindern,
dadurch bedingtes zusätzliches Einrichten (Rüsten).
Ergänzen der Auflagen in Druck und Verarbeitung,
Ausbesserungen,
Einzelsortierungen.
Erfassung und Verrechnung der Kosten
Nacharbeiten werden in der Regel von mehreren Kostenstellen erbracht und verursachen zusätzlich Kosten an Fertigungsmaterial und Fremdarbeit. Nacharbeiten sind nicht absatzbestimmende
Eigenleistungen und erbringen daher keine Erlöse. Die Kosten für diese Fehlleistungen sollen
nicht dem Auftrag zugeordnet werden, bei dem sie angefallen sind. Die zufällig aufgetretenen
Fehler (Kosten) würden sonst zu einer verzerrten Aussage über das Ergebnis eines Kostenträgers
oder über die Deckungsbeiträge der Produktgruppen führen. Aus diesem Grund sind diese Fehlleistungen auf einem zusätzlichen Kostenträger „Nacharbeit zu Auftragsnummer .......................“
zu erfassen und verursachungsgerecht zu Vollkosten ohne VV-Zuschlag zu verrechnen.
Die Stundensätze der Vor- und Nachkalkulation werden wie bisher mit einem kalkulatorischen
Fertigungswagnis belastet, das auf den Erfahrungswerten der Vergangenheit, möglichst differenziert nach Kostenstellen(gruppen) oder Fertigungsstufen, basiert. Abweichungen zwischen kalkulatorisch verrechneten und tatsächlich angefallenen Fertigungswagnis (Fehlleistungen) werden
in den proportionalen Gemeinkosten bei der Ermittlung des Betriebsergebnisses der Periode
berücksichtigt.
Allerdings kann es aus Gründen einer wirtschaftlicheren Abrechnung opportun sein, für weitere
Korrekturen bei der Text- und Bildherstellung sowie Druckformherstellung die Zeiten über spezielle Arbeitsvorgangsnummern erfassen zu lassen und „unter dem Strich“ nach dem Auftragsergebnis statistisch für die periodischen Abgleichungen mit dem kalkulatorisch verrechneten Wagnis und auch für die weitere Auswertung bei der Fehleranalyse auszuweisen.
Analyse der Fehler und Mängel
Damit die Ursachen und Gründe wiederholt auftretender Fehlleistungen erkannt und Folgemaßnahmen getroffen werden können, ist nicht nur die gesonderte und vollständige Erfassung und
Verrechnung der dafür angefallenen Kosten, sondern noch vielmehr die unterschiedlichen Fehlermerkmale mit ihren Ursachen, Häufigkeit und Kosten von Bedeutung. Daher sind die laufend
gesammelten Daten statistisch aufzubereiten und gezielt auszuwerten nach:
Fehlerquelle:
Fehlerursache:
Fehlerart:
Produktgruppe:
Fehlerort:
Fehlerkosten:
8.3 – 01 2
Wo ist der Fehler entstanden?
Wodurch und wer hat sie verursacht?
Welches Merkmal hat der Fehler?
Bei welchem Auftrag und welcher Erzeugnisart?
Wo ist der Fehler (sichtbar) aufgetreten?
Wie hoch sind die dafür angefallenen Kosten?
Mit Hilfe der ABC-Analyse lassen sich die Schwerpunkte und Prioritäten für die zu treffenden
Maßnahmen erkennen, sowohl hinsichtlich der Häufigkeit der aufgetretenen Fehlerarten als auch
der Höhe der am meisten verursachten Kosten. Mängel und Schwachstellen im Unternehmen
werden dadurch deutlich sichtbar und Ansatzpunkte für eine gezielte und effiziente Verbesserung
der erforderlichen Qualität zur Existenzsicherung aufgezeigt.
Schwerwiegende und umfangreiche Nacharbeiten sind unmittelbar bei Anfall zu untersuchen und
aufzuklären, während die statistisch gesammelten Einzelfälle monatlich oder vierteljährlich –
fallweise sogar in Teamarbeit auszuwerden und gemeinsam Lösungsvorschläge zu erarbeiten
sind.
8.3 – 01 3
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.3
Werden die Auftragsabrechnungen analysiert?
Teil 1: Durchführung der Analyse
In der betrieblichen Praxis werden viele Daten erfasst, aber immer noch zu wenig und vor allem
nicht systematisch und konsequent genug ausgewertet und analysiert. Das gilt im besonderen
Maße für abgerechnete Aufträge, wenn nur eine Zahl als Auftragsergebnis ermittelt wird: „was
unter dem Strich steht“.
Dabei ist die Auftragsabrechnung die betriebliche Fundgrube für die eigenen Stärken und
Schwächen, um Ursachen zu erkennen und Fehler abzustellen. Bei einer gleichen Betrachtung
der Auftragsergebnisse allein bleiben die unterschiedlichen Einflussfaktoren unbekannt, folglich
können auch nicht die erforderlichen Maßnahmen getroffen werden.
Um diese Faktoren sichtbar zu machen, ist das Auftragsergebnis in Teilergebnisse aufzuspalten.
Durch Gegenüberstellung der Auftragskalkulation mit der Auftragsabrechnung werden die Abweichungen ermittelt. Dadurch wird die Auftragsabrechnung zum Bestandteil eines aussagefähigen Kontroll- und Steuerungsinstruments. Das Auftragsergebnis lässt sich wie folgt untergliedern:
IRD e.V.
8.3 – 02 1
Auftragsergebnis (Ist)
Erlösschmälerungsabweichung
Ergebnisabweichungen
Leistungsergebnis
Verkaufsergebnis
-Zeit-/Mengenabweichungen
-Auftragsergebnis (Soll)
-Fremdleistungsabweichung
-Nicht weiterberechnete Kosten
-Materialverbrauchsabweichung
-Mehrlieferungsergebnis
-Verfahrensabweichung
-Vertriebskostenabweichung
-Ausbringungsmengenabweichung
-Sonstige Abweichungen
Anmerkung: Die Erlösschmälerungen durch Skonti, Gutschriften für Mängelrügen sowie Zahlungsausfälle werden nach den neuen Richtlinien „Kosten- und Leistungsrechnung Druckindustrie“ des BVDM nicht mehr als Kalkulatorische Kosten behandelt, sondern zusätzlich zu den
Selbstkosten kalkuliert. Damit ist eine inhaltliche Übereinstimmung mit der Finanzbuchhaltung
bis auf die zeitlichen Abgrenzungen gegeben.
Die einzelnen Teilergebnisse werden wie folgt ermittelt:
Auftragsergebnis (Ist)
AE
Saldo aus den bei der Ausführung eines Auftrages verursachten Selbstkosten und dem erzielten
Nettoerlös. der Auftragsabrechnung
Erlösschmälerungsabweichung
EA
Abweichung ist abhängig von der Veränderung
beim Nettoerlös
Leistungsergebnis
LE
Summe der Abweichungen zwischen den kalkulierten und den angefallenen Kosten des Auftrages sowie die Auswirkung von Über- oder Unterlieferung der Auftragsmenge auf den Nettoerlös
Das Leistungsergebnis als Summe aller nachstehend genannten Einzelabweichungen spiegelt die quantitative
und qualitative Leistungsfähigkeit der Produktion wieder.
8.3 – 02 2
Zeit-/Mengenabweichung
ZM
Wertmäßige Abweichung zwischen kalkulierten
und angefallenen Fertigungsstunden bzw. der
Mengen bei prozessorientierten Arbeitsvorgängen zu Stückkosten.
Materialverbrauchsabweichung
MA
Wertmäßige Abweichung zwischen kalkuliertem
und tatsächlichem Verbrauch an Fertigungsmaterial und
Fremdleistungsabweichung
FA
Fremden Arbeiten.
Verfahrensabweichung
VA
Differenz zwischen den kalkulierten Kosten des
geplanten und des tatsächlichen Arbeitsvorganges oder zwischen den Kosten der Eigen- und
Fremdleistung.
Vertriebskostenabweichung
VK
Wertmäßige Abweichung zwischen kalkulierten
und angefallenen Vertriebseinzelkosten und
Vertriebsgemeinkosten (bei direkter Verrechnung).
Ausbringungsabweichung
AA
Überlieferung oder Unterlieferung der Auftragsmenge (=Bestellmenge plus Zugabe für geplante
Überlieferung). Die Bewertung erfolgt mit dem
dafür vereinbarten Verkaufspreis.
Sonstige Abweichungen
SA
Sonstige Abweichungen können sein: Nicht kalkulierte Arbeitsvorgänge, Materialarten, Vertriebseinzelkosten oder direkt zurechenbare
Vertriebsgemeinkosten. (Prozesskosten)
Verkaufsergebnis
VE
Differenz zwischen den gesamten Ergebnisabweichungen und betrieblichem Leistungsergebnis oder die Summe der nachstehend aufgeführten Einzelabweichungen. Das Verkaufsergebnis
ermöglicht Rückschlüsse auf die Marktsituation
und die Leistungsfähigkeit des Verkaufs.
Auftragsergebnis (Soll)
VP
Differenz zwischen den kalkulierten Selbstkosten
und dem Nettoerlös basierend auf dem vereinbarten Verkaufspreis der Auftragskalkulation
8.3 – 02 3
Nicht weiterberechnete Kosten
NK
Die vom Verkauf an den Kunden nicht weiterberechneten Zusatzleistungen für auftragsbedingte
Wartezeiten (auf Abstimmen oder bei Änderungen) sowie für kundenbedingte Korrekturen,
Andrucke und Änderungen. Dazu gehören auch
nicht berechnete Sondereinzelkosten der Fertigung (Schicht- und Überstunden-Zuschläge) und
des Vertriebes (Lagerkosten).
Mehrlieferungsergebnis
ME
Die Menge, die zusätzlich zur Bestellmenge und
dem kalkulierten Zuschuss als Zugabe für eine
geplante Mehrlieferung in die Produktion geht
und an den Kunden ausgeliefert werden kann.
Sie ist mit den anteiligen auflagenfixen Proportionalkosten der Auftragskalkulation zu bewerten,
wenn diese Mehrlieferung nicht nur zu den sogenannten Fortdruckkosten berechnet wird.
8.3 – 02 4
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.3
Teil 2: Voraussetzungen für die Aufspaltung des Auftragsergebnisses
Damit eine analytische Auswertung der einzelnen Aufträge mit Hilfe der Auftragsabrechnung
vorgenommen werden kann, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
(1) Zeitwert- bzw. Stückkostenkalkulation bei nur mengenabhängigen Arbeitsvorgängen,
(2) weitgehend vollständige und richtige Datenerfassung der Leistungen (Fertigungsstunden)
und Mengen. Für die lückenlose Erfassung des Materialverbrauchs sind entsprechende
Materialscheine erforderlich,
(3) gleiche Bewertung der Kostensätze in Auftragskalkulation und Auftragsabrechnung zu Plankosten,
(4) Festlegung des Zuschusses in der Auftragskalkulation und Erfassung des Ausschusses in der
Auftragsabrechnung,
(5) die Auftragskalkulation basiert stets auf den erhaltenen Auftragsunterlagen und -vorlagen,
damit ein aussagefähiger Vergleich zwischen Kalkulation und Auftragsabrechnung möglich
ist,
(6) eine Zugabe für eine geplante Mehrlieferung ist bei den auflagenabhängigen Positionen entsprechend zu berücksichtigen; Bestellmenge plus Zugabe für Mehrlieferung
=Auftragsmenge,
(7) für Periodika oder Standardaufträge wird die Auftragskalkulation je nach Menge und
Umfang sowie Ausführungsart aus der vorhandenen Standard-Kalkulation abgeleitet.
Neben den Verlustaufträgen sollten auch Gewinnaufträge mit untersucht werden; denn neben
den verlustverursachenden Schwachstellen sind auch die gewinnbringenden Stärken des Unternehmens sichtbar zu machen, um sie für die Verkaufspolitik und für Investitionsentscheidungen
nutzen zu können.
Anstoß für eine Auftragsanalyse sollte nicht nur der Gewinn oder Verlust eines einzelnen Auftrages sein, da die Ursachen oft durch auftragsbedingte Faktoren beeinflusst werden, die keinen
Rückschluss auf strukturelle Stärken und Schwächen des Unternehmens zulassen. Aus diesem
Grund sind von Zeit zu Zeit Schwerpunktanalysen zusätzlich durchzuführen, die sich auf bestimmte Kunden, Erzeugnisgruppen oder Produktionsbereiche – wie Textherstellung, Bildherstellung oder Weiterverarbeitung – beziehen.
IRD e.V.
8.3 – 03 1
Bei sporadischen Einzelanalysen ist es wichtig, dass die Untersuchungen kurzfristig nach erfolgter Produktion beziehungsweise Produktionsstufe vorgenommen werden; denn sonst besteht die
Gefahr, dass sich die zuständigen Mitarbeiter nicht mehr an Besonderheiten bei der Auftragsausführung erinnern können.
In der Praxis hat sich bewährt, die Analyse von Aufträgen anhand folgender Unterlagen durchführen zu lassen:
(1) Angebotskalkulation
(2) Auftragskalkulation
(3) Auftragsabrechnung (Kostenträgereinzelrechnung)
(4) Auftragstasche
(5) Andrucke, Druckmuster
(6) wenn noch greifbar: Manuskripte, Vorlagen, Layout.
Wenn die Auftragsabrechnung einen Soll-Ist-Vergleich mit Ausweis der Abweichungen nicht
oder nur teilweise zulässt, empfiehlt sich die Gestaltung eines besonderen Auswertungsblattes,
wie nachstehend dargestellt.
8.3 – 03 2
Analyse der Auftragsabwicklung
Datum:
Menge
Auftragsnummer:
Kunde:
Erzeugnis:
Produktgruppe:
Bestellmenge:
Zugabe für Mehrlieferung
Auftragsmenge:
Auslieferungsmenge
Über-/Unterlieferung:
Erstauflage-Nachdruck mit/ohne Änderungen
Auftragskalkulation
Position
1
1 Textherstellung
2 Bildherstellung
3 Kundenkorrektur
4 Druckformherstellung
5 Vorstufe (1 bis 4)
6 Druck
7 Verarbeitung
8 Fertigungskosten (5 bis 7)
9 davon: Proportionalkosten
10
Fixkosten
11 Fremdleistungskosten
12 Fertigungs- und
Fremdleistungskosten (8+11)
13 Gemeinkostenzuschlag AV/TL
14 Gemeinkostenzuschlag
Verwaltung
15 Verwaltungskosten (13+14)
16 Materialkosten Vorstufe
17
Druck
18
Verarbeitung
19 Materialeinzelkosten (16-18)
Material
21 Materialkosten (19+20)
22 Herstellkosten (12,15,21)
23 Vertriebseinzelkosten
Vertrieb
25 Vertriebskosten (23+24)
26 Selbstkosten (22+25)
27 Bruttoerlös (Verkaufserlös)
28 Erlösschmälerungen (von 27)
29 Nettoerlös
30 Auftragsergebnis (29÷26)
Stunden/
Menge
2
Betrag
3
%
100
+
-
Auftragsabrechnung
Abweichungen
Stunden/
Menge
4
Betrag
Betrag
5
6
Art
7
-
FA
-
EUR +
%
EUR +
%
-
EUR +
%
MA
-
EUR +
%
VK
AA
EA
%
AE
8.3 – 03 3
31 Zeit- /Mengenabweichung,
Pos. 1 bis 4+ 6 +7
ZM
32 Fremdleistungsabweihung
Pos. 11
FA
33Materialverbrauchsabweichung
Pos. 16 bis 18
MA
34Verfahrensabweichung
Pos. 1 bis 7
VA
35 Vertriebskostenabweichung
Pos. 25
VK
36 Auslieferungsmengenabweichung
(Über/Unterlieferung)
37 Sonstige Abweichungen
Pos. 27
AA
Pos.
SA
38 Leistungsergebnis
39 Auftragsergebnis (Soll)
40 Nicht weiterberechnete Kosten
LE
Pos. 30/Spalte 3 (Auftragskalkulation)
Pos.
AE
NK
41 Mehrlieferungsergebnis
ME
42 Verkaufsergebnis
VE
43 Erlösschmälerungsabweichung
Pos. 28
EA
44 Auftragsergebnis (Ist)
Pos. 30/Spalte 5 (Auftragsabrechnung)
AE
Zu den in den Zeilen 13,14,20 und 24 aufgeführten Gemeinkostenzuschlägen ist anzumerken,
dass diese jeweils aus Festbeträgen je Auftrag in Euro und Prozentsätzen (für die restlichen
Gemeinkosten basierend auf den Fertigungskosten in Pos. 8) bestehen. Bei einer bereits vorhandenen integrierten, prozessorientierten Kalkulation werden die Festbeträge je Auftrag durch
individuelle Prozesskosten je Mengeneinheit (Auftrag, Materialpositionen, Paletten/Rollen,
Auslieferung oder km. Entfernung) ersetzt, wie sie im „Handbuch Prozesskostenrechnung
Druckindustrie“ ausführlich und beispielhaft behandelt werden.
8.3 – 03 4
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.3
Teil 3: Auswertung der Analyse
Der Vordruck „Analyse der Auftragsabwicklung“ zeigt, dass das Auftragsergebnis allein nicht
die nötige Aussagekraft haben kann. Erst durch die Aufspaltung in einzelne Teilergebnisse werden die Ursachen für die Abweichungen sichtbar und führen so zu Ansatzpunkten für betriebliche Verbesserungen.
Damit die Schwerpunkte der betrieblichen Schwachstellen bei der Auftragsabwicklung erkannt
werden können, sollten die Ergebnisse der Auftragsanalyse in Fehlerursachenlisten festgehalten
werden. Um eine Fehlergewichtung zusätzlich vorzunehmen, können die für die einzelnen Abweichungen ermittelten Beträge erfasst und mittels einer ABC-Analyse ausgewertet werden.
Dazu ist noch anzumerken, dass nicht bei jedem Auftrag so ausführlich auszuwerten ist. Je nach
Betriebsgröße sowie Anzahl und Wert der Aufträge ist fallweise zu entscheiden. Auch hier gilt:
nur so viel wie nötig, aber nicht so viel wie möglich!
IRD e.V.
8.3 – 04 1
8.3 – 04 2
Verkauf
Kalkulation
Arbeitsvorbereitung
AuftragsTerminbearbeitung stelle
Ausführung
Produktion
Maschine
Material
Anzahl
100
%
Gesamt
Monat\Quartal\Jahr...................................
Anmerkung: Erlösschmälerungsabweichung ist durch die Auslieferungsmengenabweichung bedingt und daher nicht auswertbar; der Prozentsatz ist in
Auftragskalkulation und Auftragsabrechnung gleich hoch.
Verkaufsergebnis
Gesamtanzahl
Nicht weiterberechnete Kosten
Leistungsergebnis
Ausbringungsmengenabweichung
Vertriebskostenabweichung
Art der Abweichungen
Zeit/Mengenabweichungen
Fehlerursachen
Fehlerursachenliste Auftragsabwicklung (Strichliste der Fehlerhäufigkeiten)
8.3 – 04 3
wie bei Zeit-/
Mengenabweichungen
Kalkulation:
Rechenfehler
falsche Materialart
falsche Mengenbestimmung
(Schätzungsfehler)
Zeitwerte nicht aktualisiert
Auftragsbearbeitung:
mangelhafte Vorbereitung, Anweisungen,
Unterlagen
Terminstelle:
Auftragsunterbrechung
wie bei Zeit/Mengenabweichungen
Maschine:
mangelhafte Wartung und Instandhaltung
Überalterung
nicht geprüftes Material
verwendet,
mangelhafter Zustand,
falsche Materialart,
zu „billiges“ Material
Bedienung:
mangelnde Qualifikation
unzureichende Einarbeitung
Wiederholung von Arbeitsvorgängen
(Fehlaufnahmen, Fehlbelichtungen;
zweiter und weitere Andrucke,
falsche Codierungen)
Zeit/Mengenabweichungen fehlende bzw. unvollständig
Kalkulation:
ausgefüllte Anfrage-Vordrucke, falscher Arbeitsvorgang
Auftragsunterbrechungen infol- falscher Zeitwert
ge Kundenforderung
falsche
Mengenberechnungen
nicht kalkulierte, aber
weiterberechnete kundenbedingte Kosten für
Korrekturen, Änderungen
u.ä.
Produktion
Material
Arbeitsvorbereitung
AusführungMaschine
Verkauf
Art der Abweichung
Fehlerursachen
Zur Unterstützung der betrieblichen Schwachstellenforschung sind die in der Praxis anzutreffenden Fehlerursachen nach der Art der Abweichungen
aufgeführt. Da die auftrags- und kundenbedingten Gegebenheiten unterschiedlich sind, kann diese Auflistung keinen Anspruch auf Vollständigkeit
erheben.
Fehlerursachen in der Auftragsabwicklung
8.3 – 04 4
Terminzusage ohne Rücksprache mit Terminstelle
Kalkulation:
Unterschätzung der Auftragsschwierigkeit
falscher Verfahrensweg
Vergessene oder verspätete
Materialbereitstellung
Terminstelle:
Fehldisposition
Ausbringungsmengenabweichung
Auftragsunterbrechung infolge
Terminzusage ohne vorherige
Abstimmung mit Terminstelle
Auftragsunterbrechung (en)
infolge Kundenforderung
Nicht- Einhalten des festgelegten Versandweges und bzw.
oder der Versandart
Kalkulation:
Vergessen des Zuschusses für einzelne Arbeitsvorgänge
falsche Zuschuss-Sätze
Terminstelle:
Nicht Einhalten des zugesagten Termins führte
zu Teillieferungen und
bzw. oder zu anderen
Versandarten
Vertriebskostenabweichung Fehlende bzw. unvollständig
Kalkulation:
ausgefüllte Anfrage- Vordrucke falsche VertriebskostenScheinbare Mehrkosten bei
art
Provision, Frachten infolge
falsche Kostenermittlung
echter Überlieferung aus nicht
verbrauchtem, kalkulierten
Ausschuss
Bedienung:
mangelnde Qualifikation
unzureichende Einarbeitung
Wiederholung von Arbeitsvorgängen
Wie bei Zeit-/ Mengenabweichungen
Bedienung:
Materialschwierigkeiten
Kapazitätsausfall infolge Urlaub oder Krankheit
Maschine:
Kapazitätsausfall durch Maschinenschaden
Qualitätsanforderungen sind nicht erfüllbar, daher
Einsatz anderer Maschinen oder Vergabe von Fremdarbeit erforderlich
8.3 – 04 5
Negatives Ergebnis:
Erstauftrag, Prestigeauftrag,
Unterbeschäftigung, „schwacher Verkäufer“, Unterschreitung des Preislimits
Terminstelle:
Fehldisposition
von der Kalkulation abweichende Festlegung
des Zuschusses
Terminstelle:
Kalkulation:
Vergessen von
Arbeitsvorgängen
Vergessen von
Materialarten
Vergessen der Vertriebseinzelkosten
Fehlende sachliche
und rechnerische
Kontrolle der
Kalkulation
Maschine:
mangelnde Wartung und Instandhaltung
Überalterung (Toleranzüberschreitung)
8.3 – 04 6
Nicht weiterberechnete
Kosten
Kunde verweigert (teilweise)
Abnahme der geplanten Mehrlieferung
Verkaufspreis für zusätzliche
Mehrlieferung unter den auftragsveränderlichen Kosten
Serviceleistung:
Erstauftrag
Hauptkunde
Anpassung an Konkurrenzverhalten
„schwacher Verkäufer“
zusätzliche Mehrlieferung ohne vorherige
Rücksprache mit Verkauf
festgelegt
Bedienung:
Kalkulation:
Arbeitsvorgang vergesfehlerhafte Auftragsausführung
sen,
Material .vergessen“
Terminstelle:
Terminüberschreitung
infolge Fehldisposition,
bzw. nicht rechtzeitige Information des Verkaufs
fehlerhaftes, minderwertiges Kundenmaterial
Praxisbeiträge
zum IRD-Modell der
kundenorientierten
Handlungsansatz 8
Abschnitt 8.3
Teil 4: Auftragsabrechnung in der Deckungsbeitragsrechnung
Unternehmen, die in der Angebotsphase die Preisbildung sowohl auf der Basis von Vollkosten
als auch Deckungsbeiträgen vornehmen oder vorzunehmen beabsichtigen, müssen ihr Kalkulationssystem zu einer Parallelkalkulation ausbauen.
In der Vollkostenrechnung werden additiv sämtliche Kosten verrechnet, während in der
DB-Rechnung retrograd vorerst nur ein Teil der anfallenden Kosten, die beschäftigungsabhängigen (variablen) Proportionalkosten, und anschließend schrittweise die kostenstellenfixen Fertigungsgemeinkosten und die Sekundärkosten, die Umlagekosten, belastet werden.
Dieses Kalkulationsverfahren vereint in sich die Vorteile der Vollkostenrechnung als auch der
DB-Rechnung. Die Vollkostenrechnung ist nicht so für dispositive, planerische Aufgaben geeignet, dafür aber als Richtwert für die Festlegung von Angebotspreisen und für die Verkaufsverhandlungen.
Die Parallelkalkulation erscheint als ein arbeitsaufwendiges Verfahren, kann aber mit Hilfe der
EDV wirtschaftlich realisiert werden. Nähere Ausführungen dazu sind in den KLR Druckindustrie des BVDM in den Abschnitten IV und VI enthalten.
Die Auftragsabrechnung in der Deckungsbeitragsrechnung erfolgt im Prinzip wie in der Vollkostenrechnung. Aus der Parallelkalkulation wird die Ermittlung des Deckungsbeitrages und des
Nettoergebnisses für die Auftragskalkulation abgeleitet und der entsprechend aufgebauten Auftragsabrechnung gegenübergestellt, wie der folgende Vordruck zeigt. Mengen und Kostenabweichungen bleiben unbeachtet. Der Schwerpunkt der Analyse liegt in der Veränderung bei den
Überschüssen und Deckungsbeiträgen sowie deren Auswirkungen auf das Nettoergebnis, ob die
periodisch vorgegebenen Soll – Deckungsbeiträge erwirtschaftet werden konnten oder nicht.
Nicht gedeckte Fixkosten sind durch erzielte Gewinne bei anderen Aufträgen wieder auszugleichen, um den betrieblich geplanten Gewinn nicht zu gefährden. Es ist auch hier zweckmäßig,
diese Auswertungsergebnisse nach Kunden, Produktgruppen und Verkaufsteams zeitlich zu verdichten und auszuwerten
IRD e.V.
8.3 – 05 1
Soll- Ist– Vergleich der Auftragsabwicklung in der Deckungsbeitragsrechnung
Auftragsnummer:
Erzeugnis:
Datum:
Kunde:
Produktgruppe:
Position
AuftragsAuftragsAbweiKalkulation
Abrechnung
chungen
Betrag
Betrag
Betrag
1
2
1 Angebotserlös
3
4
-
-
Erläuterungen
5
±Überlieferung/
2 Auftragsmenge/
Auslieferungsmenge
Unterlieferung
3 Verkaufserlös (Bruttoerlös)
4 Erlösschmälerungen...% von (3)
±Überlieferung
5 Nettoerlös (3÷4)
Unterlieferung
6 Vertriebseinzelkosten
7 Verkaufsüberschuss (5÷ 6)
±Mengen-/
Kostenabweichungen
±Kosten/Verfahrensabweichungen
8 Materialeinzelkosten
9 Fremdleistungseinzelkosten
10 Produktionsüberschuss (7÷8/9)
Zeit-/Mengen-/
Verfahrensabweichungen
11 Proportionalkosten Vorstufe
12
Druck
13
Verarbeitung
14 Proportionalkosten Fertigung (11 -13)
15 Deckungsbeitrag 10 ÷ 14
16 Fixe Fertigungskosten
-
Die Fixkosten
17 Fixe Gemeinkostenzuschläge AV/TL
-
18
Verwaltung
-
19
Material
-
20
Vertrieb
-
der Auftragskalkulation
sind identisch
in derAuftragsabrechnung
21 Fixe Gemeinkosten (16 bis 20)
SollDeckungsbeiträge
22 Nettoergebnis (15÷21)
Abgeleitet aus „Kosten- und Leistungsrechnung Druckindustrie“
8.3 – 05 2
Erläuterung der Abweichungen
Angebotserlös ist eine fiktive Größe in der Angebotsphase und nimmt daher keinen direkten Einfluss auf das Nettoergebnis der Auftragsabrechnung. Die Differenz zwischen Verkaufspreis und
Angebotspreis spiegelt die eigene Verkaufsleistung und die Marktsituation wieder.
Ausbringungsmengenabweichung durch Über- oder Unterlieferung der Auftragsmenge
(=Bestellmenge + Zugabe für geplante Überlieferung) und Auslieferungsmenge.
Verkaufserlös (Bruttoerlös)
Die Auftragsabrechnung erfasst die realisierte Ausbringungsmenge und die dafür in Rechnung
gestellten Bruttoerlöse. Die Mengenabweichungen zeigen die wirtschaftliche Differenz zwischen
kalkuliertem Zuschuss und verursachtem Ausschuss (Makulatur) auf.
Erlösschmälerungen
Die Differenz sind die bewerteten Mengenabweichungen unter (2); der betriebliche zu ermittelnde Prozentsatz (für Skonti, Zahlungsausfälle und Mängelrügen) ist in Auftragskalkulation
und -abrechnung gleich. Der Prozentsatz kann nach Kunden (-gruppen) oder Erzeugnisgruppen
unterschiedlich festgelegt werden
Vertriebseinzelkosten
Abweichungen treten auf durch Ausbringungsmengen und veränderte Vertriebsarten bzw.
-wege (wie Eigen- oder Fremdleistungen).
Materialeinzelkosten
Abweichungen sind mengen- und/oder kostenbedingt, verfahrensbedingte Abweichungen können zusätzlich auftreten.
Fremdleistungseinzelkosten
Abweichungen sind verfahrens- und/oder kostenbedingt, auch durch Veränderungen zwischen
Eigen- und Fremdleistungen.
Proportionalkosten der Fertigung
Die Kostenbewertung erfolgt in der Auftragsabrechnung zu gleichen Plankostensätzen, die durch
den erfassten Zeit- und Mengenverbrauch zu bewerteten Verbrauchs- und Verfahrensabweichungen führen.
Fixe Gemeinkosten
Diese Soll- Deckungsbeiträge werden in gleicher Höhe aus der Auftragskalkulation übernommen, so dass es keine Abweichungen gibt.
Nettoergebnis ist die Differenz zwischen dem Ist- Deckungsbeitrag (15) und den erforderlichen
Soll- Deckungsbeiträgen (21); das Nettoergebnis zeigt auf, ob und wie der abgerechnete Auftrag
die anteilig zugeordneten Fixkosten decken konnte und durch welche einzelnen Abweichungen
das Soll- Nettoergebnis der Auftragskalkulation beeinflusst wurde.
8.3 – 05 3

Die Betriebsdatenerfassung

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