Anrufbeantworter (analog, digital)

Bedienungsanleitung
Anrufbeantworter für analoge Telefone Alcatel 4400
Inhaltsverzeichnis
1
2
2.1
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
4
4.1
5
5.1
Version 05/05 A
Einleitung
Erstaktivierung des Anrufbeantworters
Erläuterungen der einzelnen Schritte zur Erstaktivierung
Anrufbeantworter ein- und ausschalten
Anrufbeantworter einschalten
Anrufumleitung sofort auf den Anrufbeantworter
Anrufumleitung bei besetzt auf den Anrufbeantworter
Anrufumleitung nach Zeit auf den Anrufbeantworter
Anrufumleitung nach Zeit/besetzt auf den Anrufbeantworter
Anrufbeantworter ausschalten
Bearbeiten empfangener Nachrichten
Erläuterungen der einzelnen Schritte zum Anhören einer Nachricht
Persönliche Begrüßungsansage einrichten
Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen
Anrufbeantworteransage
Individuelle Urlaubsansage (Hinweisfunktion)
Individuelle Urlaubsansage einrichten
Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen
Urlaubsansage
Individuelle Urlaubsansage löschen
Erläuterung der einzelnen Schritte zum Löschen einer individuellen
Urlaubsansage
Menüebenen
6
6.1
6.2
6.3
6.4
7
2
3
3
5
6
6
6
6
7
7
7
8
9
10
11
13
13
14
15
15
16
1
Einleitung
Dataport hat für Sie einen Anrufbeantworter eingerichtet! Ihr persönlicher
Anrufbeantworter ist Bestandteil der Telefonanlage und kann über Ihr Telefon
"fernbedient" werden.
Wie Sie im Laufe des Umgangs mit dem Anrufbeantworter feststellen werden, sind
die Funktionen und Möglichkeiten sehr vielseitig. Diese Bedienungsanleitung soll
Ihnen den Umgang mit dem Anrufbeantworter erleichtern und enthält daher nur die
wichtigsten Informationen. Die gesprochene Bedienerführung unterstützt Sie bei
der Bedienung des Anrufbeantworters zu jedem Menüpunkt.
Für Erläuterungen der einzelnen Funktionen werden in dieser Bedienungsanleitung
Kennziffern benutzt (z.B. Kennziffer 2 für „Nachricht senden“).
2
Erstaktivierung des Anrufbeantworters
Aus Sicherheitsgründen ist es notwendig, die Erstaktivierung des Anrufbeantworters
vorzunehmen.
Die Erstaktivierung ist einmal erforderlich, muss jedoch sorgfältig Schritt für Schritt
bis zum Ende der Prozedur durchgeführt werden.
Ohne die Erstaktivierung sind die in den Kapiteln 4-6 beschriebenen
Anrufbeantworter-Leistungsmerkmale, wie z.B. das „Anhören empfangener
Nachrichten“ nicht möglich!
3
Folgende Schritte sind erforderlich:
• Hörer abheben und 9
9 drücken.
• Als vorläufiges Kennwort die eigene Rufnummer eingeben
x x x x
(bei 3-stelliger Rufnummer die 0 als 4. Ziffer wählen)
• Neues Kennwort eingeben (4 – 15 stellig) und mit der # Taste bestätigen
• Hinweis: Das Kennwort wird vom Anrufbeantworter wiederholt. Bitte
überprüfen Sie das Kennwort und prägen es sich gut ein.
• Vor- und Nachnamen aufsprechen und mit der # Taste bestätigen.
• Zur Bestätigung nochmals die
# Taste drücken.
• Standardansage auswählen (Taste 1 drücken)
• Hörer auflegen
4
2.1 Erläuterungen der einzelnen Schritte zur Erstaktivierung
Vorwahl „Anrufbeantworter“
Drücken Sie die Tasten 9
9 um Ihren Anrufbeantworter anzurufen, warten die
Ansage ab und geben Ihre Rufnummer ein. (Die eigene Rufnummer ist das
vorläufige Kennwort. Bei 3-stelliger Rufnummer geben Sie als 4. Ziffer eine 0 ein.)
Die Bedienerführung fordert Sie jetzt auf ein neues Kennwort einzugeben. Schließen
Sie die Eingabe mit der Taste # ab.
Hinweis: Das Kennwort wird vom Anrufbeantworter wiederholt. Bitte überprüfen Sie
das Kennwort und prägen Sie es sich gut ein. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht
möglich, ein vergessenes Kennwort auszulesen. In so einem Fall muss der
Anrufbeantworter komplett gelöscht und neu konfiguriert werden.
Sie werden nun von der Bedienerführung aufgefordert Ihren Namen aufzusprechen
und die Aufnahme mit der Taste # abzuschließen. (Der gesprochene Name wird
wiedergegeben, wenn Ihnen ein Anrufer eine Nachricht hinterlassen möchte und Sie
noch keine individuelle Anrufbeantworteransage aktiviert haben.)
Sie haben die Möglichkeit sich Ihre Ansage nochmals anzuhören und ggf. neu
aufzunehmen. Wenn Sie mit Ihrer Ansage zufrieden sind, bestätigen Sie nochmals
mit der Taste # .
Um die Erstaktivierung so kurz wie möglich zu halten, empfehlen wir die nun
angebotene Standard-Begrüßung zu wählen (Taste 1 drücken).
Zum Beenden Hörer auflegen.
5
3
Anrufbeantworter ein- und ausschalten
3.1 Anrufbeantworter einschalten
Sie schalten den Anrufbeantworter ein, indem Sie eine Anrufumleitung einlegen:
Sobald Ihr Anrufbeantworter eine Nachricht empfangen hat, werden Sie akustisch
darauf aufmerksam gemacht.
Wenn Sie den Hörer abheben, hören Sie statt des Wähltons die Ansage: „Nachricht
liegt vor“. Sie können das Telefon trotzdem wie gewohnt weiterbenutzen.
3.2 Anrufumleitung sofort auf den Anrufbeantworter
Hörer abnehmen, *
4 1 9
9 eingeben, Quittungston abwarten und Hörer
auflegen.
Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton
signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt.
3.3 Anrufumleitung bei besetzt auf den Anrufbeantworter
Hörer abnehmen, *
4 2 9 9 eingeben, Quittungston abwarten und Hörer
auflegen.
Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton
signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Die Anrufumleitung ist nur bei besetzter
Nebenstelle aktiv.
6
3.4 Anrufumleitung nach Zeit auf den Anrufbeantworter
Hörer abnehmen, *
4 3 9 9 eingeben, Quittungston abwarten und Hörer
auflegen.
Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton
signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Anrufe, die nach 15 Sekunden nicht
abgefragt wurden, werden umgeleitet.
3.5 Anrufumleitung nach Zeit/besetzt auf den Anrufbeantworter
Hörer abnehmen, *
4 4 9 9 eingeben, Quittungston abwarten und Hörer
auflegen.
Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton
signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Die Anrufumleitung ist bei besetzter
Nebenstelle aktiv oder bei Anrufen, die nach 15 Sekunden nicht abgefragt wurden.
3.6 Anrufbeantworter ausschalten
Hörer abnehmen, Sonderwählton abwarten, *
4
0 drücken, Quittungston
abwarten und Hörer auflegen.
7
4
Bearbeiten empfangener Nachrichten
Folgende Schritte sind erforderlich:
•
Hörer abheben und die Tasten
9 9 drücken
•
Kennwort eingeben
x x x x
•
Die neuen Nachrichten werden automatisch angesagt
•
8
...Nachricht löschen
7
...Nachricht wiederholen
0 4
...weiterblättern
#
Hörer auflegen
4.1 Erläuterungen der einzelnen Schritte zum Anhören einer Nachricht
Anfangsprozedur
Hörer abheben, die Tasten 9
x x x x
9 drücken, Kennwort eingeben
.
Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter
haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Empfangspostfach.
Empfangspostfach „Anrufbeantworter“
Bei neu eingegangenen Nachrichten kommen Sie direkt in Ihr Empfangspostfach.
Die neuen Nachrichten werden dann automatisch der Reihe nach angesagt. Sie
haben im Empfangspostfach folgende Möglichkeiten:
mit „ # “ überspringen Sie die aktuelle Nachricht,
mit „ 1 “ springen Sie 10 Sekunden innerhalb der Nachricht zurück,
mit „ 2 “ können Sie das Abspielen stoppen/weiterführen,
mit „ 3 “ springen Sie 10 Sekunden innerhalb der Nachricht voran,
mit „ 5 “ erhalten Sie Informationen zum Absender,
mit „ 04 “ wird Ihnen die Nachricht wiederholt.
9
Nach Abhören der Nachricht haben Sie folgende Möglichkeiten:
mit „ 4 “ wird Ihnen die Nachricht wiederholt,
mit „ 5 “ erhalten Sie Informationen zum Absender,
mit „ 6 “ können Sie einem internen Anrufer eine Kopie der Nachricht senden,
mit „ 7 “ löschen Sie die aktuelle Nachricht,
mit „ 8 “ können Sie einem internen Anrufer eine Antwort senden,
mit „ 9 “ können Sie die Nachricht speichern.
5
Persönliche Begrüßungsansage einrichten
Um Ihren Anrufbeantworter etwas persönlicher zu gestalten können Sie auf die
System-Standardansage verzichten und statt dessen eine individuelle, persönliche
Anrufbeantworter-Ansage aufsprechen.
Folgende Schritte sind erforderlich:
•
Hörer abheben und die Tasten
9 9 drücken
•
Kennwort eingeben
x x x x
•
Hören Sie ggf. eingegangene Nachrichten ab und warten Sie, bis Sie zum
Hauptmenü gelangt sind
10
4 3
Menü für persönliche Begrüßung
1 2 1
•
Individuelle Anrufbeantworteransage aufsprechen
•
Aufnahme abschließen und speichern
•
Hörer auflegen
•
Anrufumleitung auf Anrufbeantworter einschalten (siehe Kapitel 3)
•
Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen
# #
5.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen
Anrufbeantworteransage
Anfangsprozedur
Hörer abheben, die Tasten 9
x x x x
9 drücken, Kennwort eingeben
.
Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter
haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Hauptmenü oder im
Empfangspostfach.
Um das Empfangspostfach zu überspringen, drücken Sie * während der ersten
Nachricht. Sie gelangen dann ins Hauptmenü.
Menü „persönliche Begrüßung“
Eine der vielen Möglichkeiten im Anrufbeantwortermenü ist die Funktion
„persönliche Begrüßung“. Die gesprochene Bedienerführung weist Sie auf alle
Funktionen hin.
Drücken Sie nacheinander 4
3 1 2 1 .
11
Bitte sprechen Sie die individuelle Anrufbeantworteransage nach dem Signalton auf
und schließen Sie mit der # ab.
Um die aufgesprochene individuelle Anrufbeantworteransage zu speichern die #
drücken.
Um die aufgesprochene individuelle Anrufbeantworteransage zu löschen *
drücken. Die gesprochene Bedienerführung fordert Sie dann zum erneuten
Aufsprechen auf.
Um die aufgesprochene individuelle Anrufbeantworteransage zu hören
1
drücken.
Hinweis: Sie brauchen nicht jedesmal abzuwarten, bis die gesprochene
Bedienerführung Sie zur Eingabe auffordert, bzw. zu warten bis sie anfängt zu
reden. Sie können die Zifferntasten und Sonderzeichentasten auch zügig
nacheinander betätigen.
Zum Verlassen des Anrufbeantworters legen Sie den Hörer auf.
12
6
Individuelle Urlaubsansage (Hinweisfunktion)
6.1 Individuelle Urlaubsansage einrichten
Wenn Sie beabsichtigen, für längere Zeit in Urlaub zu gehen, dann sollten Sie
vorher eine individuelle Urlaubsansage einrichten. Die Anrufenden hören dann nur
Ihre Urlaubsansage, können aber keine Nachricht aufsprechen.
Folgende Schritte sind erforderlich:
•
Hörer abheben und die Tasten
9 9 drücken
•
Kennwort eingeben
x x x x
•
Hören Sie ggf. eingegangene Nachrichten ab und warten Sie, bis Sie zum
Hauptmenü gelangt sind
4 3 2
•
Menü für persönliche individuelle Urlaubsansage
•
Urlaubsansage aufsprechen
•
Aufnahme abschließen und speichern
•
Hörer auflegen
•
Anrufumleitung auf Anrufbeantworter einschalten (siehe Kapitel 3)
•
Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen
# #
13
6.2 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen
Urlaubsansage
Anfangsprozedur
Hörer abheben, die Tasten 9
x x x x
9 drücken, Kennwort eingeben
.
Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter
haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Hauptmenü oder im
Empfangspostfach.
Um das Empfangspostfach zu überspringen, drücken Sie * während der ersten
Nachricht. Sie gelangen dann ins Hauptmenü.
Menü „individuelle Urlaubsansage“
Eine der vielen Möglichkeiten im Anrufbeantwortermenü ist die Funktion
„individuelle Urlaubsansage“. Die gesprochene Bedienerführung weist Sie auf alle
Funktionen hin.
Drücken Sie nacheinander 4
3 2 .
Bitte sprechen Sie die individuelle Urlaubsansage nach dem Signalton auf und
schließen Sie mit # ab.
Um die aufgesprochene individuelle Urlaubsansage zu speichern # drücken.
Um die aufgesprochene individuelle Urlaubsansage zu löschen
*
drücken. Die
gesprochene Bedienerführung fordert Sie dann zum erneuten Aufsprechen auf.
Um die aufgesprochene Urlaubsansage zu hören
1 drücken. Sie erhalten einen
Hinweis, dass Ihr Anrufbeantworter eine Ansage für längere Abwesenheit aktiviert
hat. Zum Verlassen des Anrufbeantworters legen Sie den Hörer auf.
14
6.3 Individuelle Urlaubsansage löschen
Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, können Sie mit dieser Prozedur die
Urlaubsansage löschen. Gleichzeitig wird Ihre alte Anrufbeantworteransage (egal ob
Standardansage oder persönliche Ansage) reaktiviert.
•
Hörer abheben und die Tasten
9 9 drücken
•
Kennwort eingeben
x x x x
•
Urlaubsansage löschen
2
•
Hörer auflegen
6.4 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Löschen einer individuellen
Urlaubsansage
Anfangsprozedur
Hörer abheben, die Tasten 9
x x x x
9 drücken, Kennwort eingeben
.
Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter
haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Hauptmenü oder im
Empfangspostfach.
Nach der Anfangsprozedur werden Sie gefragt ob Sie die individuelle
Urlaubsansage löschen möchten.
15
Um die individuelle Urlaubsansage zu löschen und die normale Ansage zu aktivieren
drücken Sie bitte
2 .
Zum Verlassen des Anrufbeantworters legen Sie den Hörer wieder auf.
7
Menüebenen
Am Ende der Nachricht
Während der Wiedergabe
Überspringen der Nachricht
#
10 Sekunden zurück
1
Stopp/Weiterführen
2
10 Sekunden voran
3
Informationen zum Absender
5
Nachricht wiederholen
04
Nachricht wiederholen
4
Informationen zum Absender
5
Kopie der Nachricht senden
6
Löschen der Nachricht
7
Antwort senden
8
Anrufen des Absenders
88
Nachricht speichern
9
Absenden
Hauptmenü
Nachricht senden
Nachrichten abrufen
1
Nachrichten senden
2
Nachricht aufnehmen
Nachrichten auffinden
3
(Übermittlungsbestätigung)
Persönliche Optionen
4
Neustart
5
Ende
*
Speichern
#
Nachricht anhören
1
Empfängernummer
eingeben
Persönlich
1
Dringend
2
Empfangsbestätigung
3
Später übermitteln
4
#
Weitere Empfänger eingeben
oder
Abschließen
*
Übermittlungsoptionen
Benachrichtigung
Nachricht bei Abhören
1
Nachricht bei nicht Abhören 2
Empfänger
Empfängerlisten
Empfängernummer
eingeben
Persönliche Optionen
Verwaltungsoptionen
Übermittlung Ein/Aus
1
Kennwort ändern
1
Verwaltungsoptionen
2
Empfängerlisten
2
Menüebenen
3
Aufnahme von Begrüßungen 3
Übermittlungspläne
16
4
Datum/Uhrzeit
4
Erstellen
1
Bearbeiten
2
Löschen
3
Namen
4
Menüebenen
Standardanleitung
1
Detaillierte Anleitung
2
Kurzanleitung
3
Dataport
Anstalt des öffentlichen Rechts
Altenholzer Straße 10-14
D-24161 Altenholz
Telefon 0431 3295-0
Telefax 0431 3295-6410
E-Mail: [email protected]
Niederlassungen
Billstraße 82
D-20539 Hamburg
Telefon 040 42846-0
Weidestraße 122c
D-22083 Hamburg
Telefon 040 42846-0