Prüfbericht Fabasoft EGovSuite Version 4

Transcrição

Prüfbericht
Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem
DOMEA®-Konzept
für Fabasoft® eGov-Suite Version 4
der Fabasoft® D Software GmbH
aus 60314 Frankfurt am Main
21. Oktober 2002
Prüfbericht
Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung
nach dem DOMEA®-Konzept
Inhalt
1
Zusammenfassung............................................................................................. 4
1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren ........................................................... 4
1.1.1 Ergebnis der Prüfung............................................................................... 4
1.1.2 Zertifizierungsverfahren ........................................................................... 4
1.2. Kerninformationen über das Unternehmen........................................................... 5
1.3. Kerninformationen über die evaluierte Lösung ..................................................... 6
1.4. Gesamteindruck ................................................................................................... 6
1.5. Hauptgruppe 2: IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur ............................. 9
1.5.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien ...................................................... 9
1.5.2 AG 5: Elektronischer Aktenplan ............................................................... 10
1.5.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer ..... 11
1.5.4 AG 7: Adressverwaltung .......................................................................... 12
1.5.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und
Umschreiben............................................................................................ 12
1.5.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen ....................... 13
1.5.7 AG 10: Verschlagwortung, Verweise ....................................................... 14
1.5.8 AG 11: Barcode ....................................................................................... 15
1.6. Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands................................. 17
1.6.1 AG 12: Elektronischer Aktenbestand ....................................................... 17
1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen................................................................... 18
1.6.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von
Metadaten................................................................................................ 20
1.6.4 AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format ............... 21
1.7. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung ................................................................. 22
1.7.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge ................. 22
1.7.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge ..................... 23
1.7.3 AG 18: Zeichnungsverfahren ................................................................... 24
1.7.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen................................... 25
1.7.5 AG 20: Medien- und Systembruch........................................................... 26
1.7.6 AG 21: Versionsverwaltung ..................................................................... 29
1.7.7 AG 22: Web-Client................................................................................... 30
1.8. Hauptgruppe 5: Elektronischer Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche ...... 32
1.8.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch ......................................................... 32
1.8.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches .................. 33
1.8.3 AG 25: Recherche ................................................................................... 34
1.8.4 AG 26: Informations- und Wissensmanagement ..................................... 36
Seite 2
Prüfbericht
1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung................................................. 37
1.9.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen .................................................................. 37
1.9.2 AG 28: Weglegesachen........................................................................... 37
1.9.3 AG 29: Aussonderung ............................................................................. 38
1.10. Hauptgruppe 7: Hilfe, Handbuch, Schulung ......................................................... 39
1.10.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe.................................... 39
1.10.2 AG 31: Handbuch und Schulung ............................................................. 40
1.11. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung.......................................... 42
1.11.1 AG 32: Integrationstiefe der Administration und
Administrationsaufwand........................................................................... 42
1.11.2 AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation............................................... 42
1.11.3 AG 34: Vertreterregelung......................................................................... 44
1.11.4 AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen ........................................... 45
1.11.5 AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken ........................ 46
1.11.6 AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des
Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens ..................................... 46
1.11.7 AG 38: Aktenplan..................................................................................... 47
1.11.8 AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen............................. 47
1.12. Hauptgruppe 9: Systemtechnische Anforderungen .............................................. 48
1.12.1 AG 40: Plattformen und Integrationstiefe................................................. 48
1.12.2 AG 41: Integration von Fachverfahren..................................................... 49
1.12.3 AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen........................................... 50
1.12.4 AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten ........................... 50
1.12.5 AG 44: Skalierbarkeit............................................................................... 51
1.12.6 AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit ............................................................ 51
1.12.7 AG 46: Speicherung und Datensicherung ............................................... 52
Seite 3
Prüfbericht
1
Zusammenfassung
1.1.
Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren
1.1.1 Ergebnis der Prüfung
Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle
der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung „Fabasoft® eGov-Suite Version 4“ der Firma Fabasoft® aus 60314
Frankfurt am Main zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA®-Anforderungskatalogs in der Version 1.2. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA®-konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am 07. Oktober 2002 ausgestellt und gilt
für die o. g. Produktversion sowie die benannte Version des DOMEA®-Anforderungskatalogs.
1.1.2 Zertifizierungsverfahren
Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile:
•
Vorprüfung durch die KBSt
•
Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige
Prüfstelle
•
Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch
eine Präsentation
Vorprüfung durch die KBSt
Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden
Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt
prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer
stufenweisen Nutzung, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher
Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA®-Anforderungskatalog, den er schriftlich beantwortet.
Bewertung der schriftlichen Unterlagen
Die schriftliche Beantwortung des DOMEA®-Anforderungskatalogs wird durch eine
unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der
Anforderungen sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Haupt-
Seite 4
Prüfbericht
gruppe beträgt 60 %. Die Hauptgruppe 1 „System- und Unternehmensdarstellung“
wird nicht bewertet.
Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation
Dem Antragssteller wird ein Präsentationsszenario vorgegeben, durch das die Bewertung der schriftlichen Unterlagen überprüft und ggf. korrigiert wird. Das Präsentationsszenario gibt ein Musterorganigramm sowie definierte Nutzer und Zugriffsrechte
vor. Anhand typischer behördlicher Abläufe wird die Lösung praktisch geprüft und
bewertet. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen
blieben, werden in der Präsentation geklärt.
Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen
durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen.
Lösungen, die nach dieser erneuten Bewertung in allen Hauptgruppen (mit Ausnahme der Hauptgruppe 1 vgl. oben) mindestens einen Erfüllungsgrad von 60 %
aufweisen, werden von der KBSt als DOMEA®-konzeptkonform zertifiziert.
1.2.
Kerninformationen über das Unternehmen
Firmendarstellung
•
Hauptsitz der Fabasoft Gruppe:
Fabasoft AG
Karl-Leitl-Straße 1
A-4040 Linz/Puchenau
•
Deutsche Niederlassung:
Fabasoft D Software GmbH
Hanauer Landstraße 135-137
D-60314 Frankfurt/Main
•
Die Fabasoft® eGov-Suite ist Eigentum der Fabasoft AG.
•
Der Vertrieb der Lösung erfolgt durch die Fabasoft D Software GmbH selbst
und über dafür autorisierte Partner:
DataPec GmbH
Wilhelm-Schickard-Straße 7
Seite 5
Prüfbericht
D-72124 Pliezhausen
UNISYS Deutschland (Frankfurt) GmbH
Am Unisys-Park 1
D-65843 Sulzbach/Taunus
1.3.
Kerninformationen über die evaluierte Lösung
Produktdarstellung
•
Fabasoft® eGov-Suite
•
Version 4
•
enthaltene Komponenten: Workflow Managament, Dokumentenmanagement,
Archivierung und Content Managament, Citizen Relationship Management, Management Informationsfunktionalitäten (inkl. Data Warehouse), Systemintegrations- und Schnittstelleninfrastruktur
1.4.
Gesamteindruck
Die Fabasoft® eGov-Suite wird clientseitig standardmäßig als Web-Client ausgeliefert,
der die volle Funktionalität des Win32-Bit Clients bereitstellt.
Die Fabasoft® eGov-Suite ist ein insgesamt mächtiges Produkt, dass vor allem durch
das umfassende Berechtigungskonzept in Form von Access Control Lists (ACL)
komplexe Möglichkeiten in der Abbildung von organisatorischen und rechtlichen Vorgaben besitzt. Diese Komplexität stellt zum Teil aber hohe Anforderungen an die Bedienbarkeit des Systems.
Bei den Funktionalitäten zur IT-gestützten Schriftgutverwaltung in der Fabasoft® eGov-Suite tragen vor allem die gute Unterstützung des Benutzers bei der Erfassung von Objekten und ihren Metadaten und die vielseitigen Recherchemöglichkeiten auf allen Objektebenen zum positiven Gesamtbild bei.
Der Aufbau des elektronischen Aktenbestands wird von der Fabasoft® eGov-Suite
u. a. durch die umfassenden Verwaltungsmöglichkeiten elektronischer Dokumente,
die Funktionalitäten zum Scannen, Viewen und zur Konvertierung von Bearbeitungsformaten unterstützt.
Die Funktionalitäten der elektronischen Vorgangsbearbeitung wie das systemgestützte Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang sind
Seite 6
Prüfbericht
umfangreich. Im Bereich des Medien- und Systembruchs sind jedoch Teile ergonomisch verbesserungsfähig.
Der elektronische Schreibtisch in der Fabasoft® eGov-Suite als Schnittstelle zum Benutzer entspricht hervorragend den Anforderungen des DOMEA®-Konzepts. Hierbei
sind vor allem die vielseitigen Möglichkeiten der benutzerdefinierten Einstellungen zu
nennen.
Die Archivierung und Aussonderung von elektronischem Schriftgut wird in der Fabasoft® eGov-Suite unterstützt. Einige Teilbereiche in dem systemgestützten Aussonderungsvorgang sind jedoch funktional und ergonomisch verbesserungsfähig.
Im Bereich Handbuch und Systemschulung bietet die Fabasoft® eGov-Suite verwaltungsspezifische und benutzerdefinierte Unterstützung. Das Hilfesystem weist in einigen Funktionalitäten wie der kontextsensitiven Hilfe Schwächen auf.
Die Möglichkeiten zur Administration und Parametrisierung im Rahmen der Fabasoft® eGov-Suite sind umfangreich. Hierbei bietet vor allem der Bereich Zugriffsprofile
und -rechte komplexe Verwaltungsmöglichkeiten. Bei den Funktionalitäten der Vertreterregelungen ist die Fabasoft® eGov-Suite ergonomisch verbesserungsfähig.
Die systemtechnischen Anforderungen werden von der Fabasoft® eGov-Suite in vollem Umfang erfüllt. Die Fabasoft® eGov-Suite konzentriert sich mit ihrem Produktangebot bezüglich der hardware- und softwaretechnischen Voraussetzungen vorwiegend auf die Produkte von Microsoft® und Oracle®.
Prüfergebnis
Übersicht: Erfüllungsgrad der Anforderungen der einzelnen Hauptgruppen1
HG 2 „IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur“:
hervorragend
HG 3 „Aufbau des elektronischen Aktenbestands“:
in vollem Umfang
HG 4 „Vorgangsbearbeitung“:
befriedigend
HG 5 „El. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche“:
hervorragend
HG 6 „Archivierung und Aussonderung“:
im Allgemeinen
HG 7 „Hilfe, Handbuch, Schulung“:
befriedigend
HG 8 „Administration und Parametrisierung“:
in vollem Umfang
Seite 7
Prüfbericht
HG 9 „Systemtechnische Anforderungen“:
in vollem Umfang
Die Hauptgruppe 1 ist nicht Bestandteil der Prüfung.
1
Es werden folgende Erfüllungsgrade unterschieden : im Allgemeinen, befriedigend, in vollem Umfang, hervorragend.
Seite 8
Prüfbericht
1.5.
Hauptgruppe 2: IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur
Ziele der IT-gestützten Schriftgutverwaltung/Registratur sind der Nachweis von
Schriftgut und das Erfassen aller geforderten Metainformationen sowie die Unterstützung der Wiedervorlage und Recherche. In dieser ersten Stufe werden die Objekte
der Vorgangsbearbeitung lediglich mit ihren Metainformationen erfasst und verwaltet.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden hervorragend erfüllt.
1.5.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien
Die Anforderungsgruppe prüft die Eigenschaften der in der Lösung angebotenen Objekte der Schriftgutverwaltung (Akte, Vorgang, Dokument und ggf. andere) und die
Möglichkeiten der Verknüpfung dieser Objekte zu Objektstrukturen.
Bewertung:
Die Verwaltung von Papierakten, Hybridakten und elektronischen Akten wird von Fabasoft® eGov-Suite Version 4 überzeugend unterstützt. Die Objekthierarchie in Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist mindestens dreistufig. Neben Akten und Vorgängen
können weitere Container-Objekte angelegt werden. Zur Akte können Vorgänge,
Teilakten und Bände mit gleichen Geschäftszeichen zusammengefasst werden. Vorgänge können in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 bei Dringlichkeit besonders gekennzeichnet werden.
Dokumente können dem Container-Objekt (Akte, Vorgang etc.) per Drag & Drop oder
manuell zugeordnet werden oder direkt aus diesem heraus angelegt werden.
Die Metadatenmasken sind ergonomisch anschaulich aufgebaut und umfassen alle in
den Anforderungen genannten Felder. Metadaten können arbeitsteilig erfasst werden.
Die Masken sind flexibel erweiterbar. Metadaten können bei einander zugeordneten
Objekten übernommen werden. Die Metadaten sind wahlweise editierbar; die Übernahme ist parametrisierbar.
Seite 9
Prüfbericht
Abbildung 1: Erfassung Eingangsdokument
1.5.2 AG 5: Elektronischer Aktenplan
Die Anforderungsgruppe befasst sich mit der Darstellung und Nutzung eines elektronischen Aktenplanes innerhalb des vorgestellten Systems. Die Nutzbarkeit von Teilaktenplänen sowie eine mögliche hierarchieübergreifende Suche werden als Kernanforderungen überprüft.
Bewertung:
Die Verwendung und Verwaltung von elektronischen Aktenplänen in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist überzeugend gelöst. Die parallele Verwendung von
Teilaktenplänen wird gleichfalls unterstützt. Eine Suche nach Aktenplaneinträgen oder nach textueller Beschreibung ist möglich.
Seite 10
Prüfbericht
Abbildung 2: Aktenplan Navigation und Metadaten
1.5.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer
Die Bildung von eindeutigen Kennzeichen der Objekte spielt in der behördlichen
Schriftgutverwaltung eine zentrale Rolle. Die Anforderungsgruppe prüft die Möglichkeiten der Abbildung von diesen Kennzeichen (z. B. Aktenzeichenbildung).
Bewertung:
Fabasoft® eGov-Suite Version 4 realisiert die Bildung von eindeutigen Zeichen für alle
Objekte (Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen und Dokumentnummern) überzeugend.
Jede Akte wird eindeutig mit einem Geschäftszeichen identifiziert und entspricht dem
vorgegebenen Aufbau (Kürzel der aktenführenden Organisationseinheit, Aktenplankennzeichen, feste und freie Ableitungen, laufende Nummer der Sachakte, Sondersachaktenzeichen). Die Vergabe des Geschäftszeichens kann manuell und systemgestützt erfolgen und wird plausibilisiert.
Jeder Vorgang wird eindeutig mit einem Vorgangskennzeichen identifiziert und entspricht dem vorgegebenen Aufbau (Geschäftszeichen, laufende Nummer des Vorgangs). Die Vergabe des Vorgangskennzeichens kann manuell, systemunterstützt
und automatisch erfolgen. Bei manuellen Eingaben ist die Eindeutigkeit gewährleistet.
Seite 11
Prüfbericht
Bei systemunterstützter Eingabe sind in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 Auswahllisten hinterlegt.
Ein Dokument wird mit einer Dokumentennummer (lfd. Nummer plus Zeitkomponente) identifiziert. Die Vergabe der Nummer erfolgt automatisch oder manuell und
kann parametrisiert werden. Die Eindeutigkeit bei manueller Vergabe ist in Fabasoft® eGov-Suite Version 4 gewährleistet.
Auch alle übrigen Objekte sind in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 über ein unifizierendes Kennzeichen zu identifizieren.
1.5.4 AG 7: Adressverwaltung
In der Anforderungsgruppe wird ermittelt, in welchem Zusammenhang das Adressverzeichnis in der Anwendung genutzt werden kann. Ebenso soll der Antragsteller
Auskunft über Integrations- und Synchronisationsmöglichkeiten mit externen Adressverzeichnissen geben. Neben einer Minimalforderung an Aufbau und Inhalt eines Adressfeldes werden Funktionalitäten wie die Zuordnung von Adressen zu Verteilern
und das Anlegen von individuellen Verzeichnissen geprüft.
Bewertung:
Die Unterstützung der Adressverwaltung ist innerhalb von Fabasoft® eGov-Suite Version 4 umfassend und ergonomisch umgesetzt. Es existiert ein Adressverzeichnis,
das als allgemeines oder als Einsendeverzeichnis definiert werden kann. Ein Abgleich mit bestehenden Adressverzeichnissen oder eine Übernahme aus diesen ist
möglich. Das Adressverzeichnis kann direkt aus der Erfassung der Metainformationen aufgerufen und der Einsender/Adressat kann aus dem Adressverzeichnis ausgewählt und in die Metainformationen übernommen werden.
Der geforderte Mindestmetadatensatz des DOMEA®-Konzepts ist erfüllt und die Adressfelder können behördenspezifisch erweitert bzw. eingeschränkt werden. Adressen können Verteilern zugeordnet werden, diese sind durch den Benutzer in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 definierbar. Persönliche und öffentliche Adressverzeichnisse können eingerichtet werden. Fabasoft® eGov-Suite Version 4 stellt eine
Schnittstelle zu X.500 zur Verfügung und es können andere Adressierungssysteme
projektspezifisch integriert werden.
1.5.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben
Fälschlich im Vorgangsbearbeitungssystem angelegte Objekte müssen kontrolliert
gelöscht werden können. Darüber hinaus machen insbesondere organisatorische
Seite 12
Prüfbericht
Änderungen einer Behörde die Umbenennung u. U. großer Teile des Aktenbestands
notwendig. Die entsprechenden Möglichkeiten werden geprüft.
Bewertung:
Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ermöglicht mittels eines Verwaltungswerkzeuges das
Löschen und Umstrukturieren des Aktenbestands sowie das Umschreiben von Objekten durch überzeugendes Vorgehen. Container-Objekte können einzeln oder global durch den Benutzer umgeschrieben werden. Bei der Umschreibung eines übergeordneten Objekts werden alle untergeordneten Objekte automatisch mit umgeschrieben.
Das mächtige Berechtigungskonzept von Fabasoft® eGov-Suite Version 4 gewährleistet jederzeit die organisatorischen und rechtlichen Anforderungen einer Behörde
an das Löschen und Umstrukturieren des Aktenbestands sowie das Umschreiben von
Objekten. Der Benutzer hat die Möglichkeit, öffentliche Objekte zum Löschen zu
kennzeichnen. Öffentliche Objekte und Akten können nur mit Löschberechtigung gelöscht werden. Zum Löschen gekennzeichnete Objekte sind durch andere Benutzer
nicht recherchierbar. Private, noch nicht öffentliche Objekte können vom Ersteller ohne Einschränkung gelöscht werden. Eine kontrollierte Abgabe der Objekte und der
Federführung ist mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 möglich, die Abgabe wird
protokolliert.
Eine Ex- und Import-Schnittstelle ist mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 realisiert.
Der Ex- und Import wird protokolliert. XML, TXT und DB-Formate werden als Austauschformate unterstützt. Der Austausch kann dateiorientiert oder per WEB erfolgen.
Eine Reorganisation physikalischer Datenbestände erfolgt.
1.5.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen
Das Produkt soll einen bestimmten Mindestdatensatz als Verbleibsnachweis erfassen
und führen können. Weiterhin werden Wiedervorlagefunktionalitäten überprüft. Eine
besondere Bedeutung haben die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten für einen
Wiedervorlagetermin.
Bewertung:
Der Verbleib kann in Fabasoft® eGov-Suite Version 4 für alle Objekte nachgewiesen
werden. Eine übersichtliche Listendarstellung wird über Active Report gewährleistet.
Die Eingabe eines Verbleibs kann manuell oder systemgestützt erfolgen, jedoch ist
Seite 13
Prüfbericht
die Auswahl von Systemnutzern über den Organisationsbaum ergonomisch verbesserungsbedürftig.
Abbildung 3: Erfassungsmaske Verbleib nachweisen
Die manuellen Verbleibsnachweise werden mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4
historisiert. Wiedervorlagen können mit den vorgegebenen Angaben (Wiedervorlagetermin, Bemerkung und Bearbeiter) definiert werden. Fristen können lt. Aussage
der Firma Fabasoft® nach Konfiguration umgerechnet werden. Nichtarbeitstage werden berücksichtigt. Als Wiedervorlagetermine können alle geforderten Varianten
(Wiedervorlagedatum, Wiedervorlagefrist, feste sich wiederholende Wiedervorlagetage und -fristen) umgesetzt werden.
Abbildung 4: Erfassungsmaske Wiedervorlage
1.5.7 AG 10: Verschlagwortung, Verweise
Die Möglichkeiten zur Vergabe von Schlagwörtern sowie die Flexibilität der Schlagwortkataloge werden geprüft. Darüber hinaus werden die Möglichkeiten beleuchtet,
zwischen Objekten Verweise anlegen zu können.
Seite 14
Prüfbericht
Bewertung:
Eine Verschlagwortung ist mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 über einen zentralen Schlagwortkatalog möglich. Dieser ist durch die Nutzer jederzeit erweiterbar, die
Anzahl der Schlagworte ist nicht begrenzt. Eine hierarchische Gliederung ist möglich.
Es besteht keine terminologische Kontrolle. Schlagwortkataloge können importiert
werden.
Verweise können nicht beliebig zwischen allen Objekten angelegt werden: Referenzen sind nur auf Aktenebene möglich.
Abbildung 5: Schlagwortkatalog
1.5.8 AG 11: Barcode
In einem Barcode sollen ausgewählte Metainformationen von Dokumenten erfasst
und übertragen werden können. Hierdurch unterstützte Funktionalitäten wie Verbleibsnachweis und Zuordnung werden ebenso überprüft wie die unterstützten Hardwaresysteme.
Bewertung:
Es werden alle Barcodelesegeräte von Kofax Ascent Capture unterstützt. Weitere
Barcodelesegeräte sind in die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 projektbezogen integrierbar. Der Barcode besteht aus einem Strichcode und einer alphanumerischen
„Übersetzung“. Barcode-Etiketten können zum Indizieren der Dokumente beim Stapelscannen genutzt werden. Der Ausdruck des Barcodes ist abhängig vom jeweiligen
integrierten Textverarbeitungsprogramm (Serienbrieffunktionalität).
Seite 15
Prüfbericht
Die Dokumentnummer, das Vorgangskennzeichen, das Geschäftszeichen und die
unifizierenden Kennzeichen anderer Objekte können als Barcode in der Fabasoft®
eGov-Suite Version 4 auf Endlosetiketten oder einzeln mit fortlaufender Nummer ausgedruckt und auf den Papiereingängen aufgebracht werden.
Der Barcode kann zur Standortverfolgung bei Papierdokumenten (Zuordnung von
Metadaten und Image) und optional zur Standortverfolgung von Vorgängen, Akten
und anderen Objekten genutzt werden. Bei einem bereits in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 registrierten Papierdokument wird beim Scannen das Image automatisch den erfassten Metainformationen des Dokuments und ggf. dem entsprechenden
Vorgang bzw. der entsprechenden Akte zugeordnet.
Seite 16
Prüfbericht
1.6.
Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands
Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind zahlreiche Funktionalitäten zur
Verfügung zu stellen. Scannen und Viewen sind zentrale Teile der Prozesskette und
ergonomisch und leistungsfähig umzusetzen. Weitere wichtige Funktionalitäten sind
die effiziente Integration von Vorlagen und das automatisierte Einfügen von Metadaten.
Ebenso sind die Möglichkeiten der OCR-Wandlung und verfügbare Konvertierungsmöglichkeiten darzustellen.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt.
1.6.1 AG 12: Elektronischer Aktenbestand
Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind Funktionen zum Erstellen, Viewen, Import, Export, Check out/Check in und Replikation zur Verfügung zu stellen.
Bewertung:
Elektronische Dokumente beliebiger Formate werden in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 verwaltet. Die geforderten Funktionen stehen zur Verfügung.
Elektronische Dokumente können aus Fabasoft® eGov-Suite Version 4 heraus erstellt
werden. Nach Beendigung der Arbeit im Bürokommunikationswerkzeug (z. B. Textverarbeitung, E-Mail-System) kann der Benutzer dieses wahlweise aktiv lassen oder
schließen. Mehrere Dokumente können mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 Parallel zum Druck ausgewählt und gemeinsam gedruckt werden, ein zentraler Druck ist
von jedem Arbeitsplatz möglich.
Es können elektronische Dokumente beliebiger Formate durch den Benutzer in das
Vorgangsbearbeitungssystem importiert werden. Der Dokumenttyp ist variabel definierbar. Beim Mailimport ist eine Auswahl der Ablageart (z. B. nur Mailtext oder nur
Anlagen) durch den Benutzer nicht möglich, sondern nur im Rahmen des Customizings konfigurierbar. Metadaten der Mail werden nicht automatisch übernommen.
Elektronische Dokumente können aus Fabasoft® eGov-Suite Version 4 exportiert,
gemailt und gefaxt werden. Beim Mailen eines Dokuments ist eine automatische Übernahme des Betreffs des Dokuments in die Betreffszeile der E-Mail nicht möglich.
Check in-/Check out-Funktion sind in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 vorhanden.
Zugriffsrechte, Versionierung, Schreibschutz etc. werden dabei berücksichtigt. Der
Benutzer muss manuell wählen, ob er Objekte auschecken oder lokal als Kopie speiSeite 17
Prüfbericht
chern möchte. Er wird hierbei nicht von Automatismen unterstützt. Die im Vorgangsbearbeitungssystem verbleibenden Referenzen der ausgecheckten Dokumente und
Container-Objekte können (mit besonderer Berechtigung) freigegeben werden. Wurde ein ausgechecktes Objekt freigegeben und im System verändert, wird der eincheckende Benutzer beim Check in auf Konflikte bei gleichzeitiger Änderung des ausgecheckten Objekts und des geänderten Objekts hingewiesen.
Für die mobile Vorgangsbearbeitung wird eine eigene Bedienoberfläche zur Verfügung gestellt (Win32-Client), wobei leichte Einschränkungen im Funktionsumfang bestehen (z. B. Vergabe fortlaufender Nummern erst nach „Wieder-Check in“). Dokumente und Containerobjekte können für die mobile Vorgangsbearbeitung und die
Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten repliziert werden. Während eines
Check outs werden Dokumente nicht repliziert. Die Replikation erfolgt nach „WiederCheck in“.
Abbildung 6: Mobilbox
1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen
Die Einzelschritte beim Scannen und Erfassen sind näher zu beschreiben. Der Antragsteller erteilt Auskunft über Nachscanverfahren, unterstützte Formate und Trennmöglichkeiten. Für den Viewer sind Funktionen für Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten zu beschreiben.
Seite 18
Prüfbericht
Bewertung:
Sowohl das bedarfsbezogene Scannen einzelner Seiten als auch ein „Scan-Massengeschäft“ werden von Fabasoft® eGov-Suite Version 4 unterstützt. Gescannte Dokumente werden in allen angegebenen Formaten (TIFF 6.0, CCITT/TSS Gruppe 4-Format) gespeichert. Multipage-TIFF wird unterstützt. Weitere Formate stehen in Abhängigkeit der integrierten Software zur Verfügung. Die Trennung mehrseitiger Dokumente durch Trennblatt und Barcode sowie gezieltes Kopieren und Löschen einzelner
Seiten ist je nach integrierter Scansoftware gegeben.
Das gescannte Dokument kann über einen Viewer angezeigt werden. Alle Funktionen
zum Anzeigen (z. B. Rotieren, Zoomen, Blättern, Scrollen und Thumb Nails) werden
unterstützt. Zusätzliche Funktionen (z. B. farbliches Hervorheben) sind in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 vorhanden.
Die geforderten Mindestfunktionen zum Bearbeiten von Dokumenten wie Textmarker,
Unterstreichen und Stempeln werden unterstützt. Die Notizzettelfunktion ist nicht realisiert. Original und Layer befinden sich auf verschiedenen Ebenen mit unterschiedlichen Bearbeitungsrechten. Stempeleinträge können zentral administriert werden. Als
weitere Funktionen werden u. a. das Hervorheben bzw. Überdecken von Textbereichen unterstützt.
Beim bedarfsbezogenen Scannen von Altbeständen kann das Image den bereits im
System gespeicherten Metainformationen zugeordnet werden.
Das "Massengeschäft" bei der Posteingangserfassung mit separaten Scan- und Indizierungsarbeitsplätzen wird unterstützt. Eine automatische Verteilung der Posteingänge ist mittels automatisch aus dem Dokument ausgelesenen Metadaten aufgrund
von Mustererkennung und Formularvorlagen möglich. Die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ermöglicht ein schnelles Sichten großer Mengen von Eingangspost. Jedoch werden einzelne Schritte des arbeitsteiligen Erfassens und Scannens im Massengeschäft nicht unterstützt (z. B. Lassofunktion, direktes Übernehmen von Textteilen in die Metadaten durch Kopieren). Ein Ersatz und Nachscannen von fehlerhaften
oder fehlenden Seiten ist, mit ergonomischen Schwächen, möglich.
Seite 19
Prüfbericht
Abbildung 7: Scannen von Einzeldokumenten
1.6.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten
Das Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet verschiedene Dokumentenvorlagen
(Briefbögen, Fax u. ä.). Die im System erfassten Metadaten sollen selektiv in die Dokumente eingefügt werden können.
Bewertung:
Die Verwaltung von Dokumentvorlagen wird unterstützt. Behördeninterne Dokumentvorlagen werden integriert. Beim Erstellen eines Dokuments mit der Fabasoft® eGovSuite Version 4 kann eine Dokumentvorlage ausgewählt werden. Die Anwendungssoftware wird mit der ausgewählten Dokumentvorlage geöffnet. Es erfolgt eine automatische Übernahme (über Standard-Schnittstellen oder Formate) der Metadaten.
Der Barcode kann mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 in Dokumente automatisch
eingefügt werden (vgl. AG 11). Änderungen in den Metadaten werden bei entsprechender Voreinstellung (Konfiguration) in das Dokument übernommen. Der Abgleich
erfolgt unidirektional. Für einen bidirektionalen Abgleich ist zusätzlicher Programmieraufwand notwendig.
Alle Adressfelder können in Dokumente eingemischt werden. Im Rahmen des
Customizings können zusätzliche Benutzerdaten zur Übernahme generiert werden.
Seite 20
Prüfbericht
Adresseinträge können wahlweise als Adressverteiler oder als Serienbrief eingemischt werden. Das Einfügen von Meta-, Benutzerdaten, Adressfeldern u. a. kann
dynamisch erfolgen. Mittels Z.d.A-Verfügung oder anderer Verfügungen können dynamische Einträge automatisch in statische umgewandelt werden. Der Benutzer kann
im Vorfeld für Verfügungen festlegen, ob die aktuellen Daten statisch oder dynamisch
in das Dokument übernommen werden sollen.
Es können Serienbriefe erstellt und verwaltet und verschiedene Datenquellen eingebunden werden. Die Ablage von Serienbriefen erfolgt durch Zuordnung eines Verteilers im jeweiligen Dokument.
1.6.4 AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format
Im Zuge der OCR Wandlung werden (gescannte) Image-Dokumente oder definierte
Bereiche in Textdokumente gewandelt. Hierzu sind systemtechnische Automatismen,
Arbeitsschritte und die verfügbaren Konvertierungsmöglichkeiten zu erläutern.
Bewertung:
Mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 können NCI-Dokumente programmtechnisch
oder durch den Benutzer angestoßen OCR-gewandelt werden. Das Dokument kann
mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 als unveränderbares Image (NCI) und als CIDokument gespeichert werden. CI-Dokumente können in NCI-Dokumente konvertiert
werden. Die Konvertierung kann automatisiert und durch den Benutzer bezogen auf
ein Einzeldokument oder eine Menge von Dokumenten erfolgen.
In der Imagevorlage können durch die integrierte Software einzelne Bereiche (Adresse, Betreff, Datum etc.) definiert werden. Diese werden beim Scannen des Dokuments automatisch OCR-gewandelt und in definierte Metadatenfelder eingefügt
(Formularerkennung). Weitere Automatismen können durch zusätzlichen Programmieraufwand realisiert werden. Eine Lassofunktion (OCR-Wandlung einzelner, manuell ausgewählter Bereiche im gescannten Dokument) ist nicht möglich.
Seite 21
Prüfbericht
1.7.
Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung
Bei der stufenweisen Einführung erfolgt in der dritten Stufe auch das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang ausschließlich systemunterstützt. Die Hauptgruppe dient der Überprüfung der Möglichkeiten zur Abbildung von
behördlichen Geschäftsprozessen sowie der gängigen Verfügungen im Rahmen des
behördlichen Geschäftsgangs.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt.
1.7.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge
Insbesondere die ministerielle Arbeit ist geprägt durch nicht vorhersagbare, ad hoc zu
definierende Laufwege (unstrukturierte Prozesse). In dieser Anforderungsgruppe stehen die Anforderungen für die Laufwegsdefinition entsprechender Vorgänge im Mittelpunkt.
Bewertung:
Eine parallele und sequentielle Anordnung von Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen in ad hoc Laufwegen ist mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4
möglich. Objekte können als Kopie oder Original weitergeleitet werden. Die Kopie
wird hierbei als eigenständiges neues Geschäftsobjekt definiert, deren Metadaten
zum Teil aus den Werten des Originals kopiert werden.
Die Laufwegserfassung in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 erfolgt über Dialoge
oder den grafischen Editor. Als Bearbeitungsstationen können Bearbeiter, Organisationseinheit und Rollen definiert werden. Zur Spezifizierung der Bearbeitungsstationen sind z. B. Name, Stellenzeichen und weitere Merkmale möglich.
Bei der Auswahl von Mitarbeitern und Organisationseinheiten sind nur Suchmöglichkeiten in Form von Drop-Down-Menüs und Suchabfragen gegeben. Es ist keine Navigation in einem Organisationsbaum möglich. Die Laufwegsdefinition kann vom Bearbeiter in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 gespeichert werden. Die Speicherung
mehrerer verschiedener Laufwege sowie deren Änderung ist uneingeschränkt möglich.
Dem im Laufweg definierten Bearbeiter werden Objekte automatisch vorgelegt. Der
Bearbeiter wird besonders darauf hingewiesen. Der jeweils aktuelle Bearbeiter kann
zusätzliche Bearbeitungsschritte einfügen. Nur der Federführende kann die zukünftigen Bearbeitungsschritte ändern oder löschen. Zu zukünftigen Bearbeitungsschritten
Seite 22
Prüfbericht
und/oder Bearbeitungsstationen können vom jeweils aktuellen Bearbeiter Geschäftsgangvermerke mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 angelegt werden, die beim
Fortsetzen des Laufwegs nicht verändert oder gelöscht werden können. Ebenso können vom aktuellen Bearbeiter Notizen / Hinweise angelegt werden; sie besitzen informellen Charakter und können gelöscht werden.
Bei Termin- bzw. Fristüberschreitung gibt die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 einen
Hinweis an den aktuellen Bearbeiter. Weitere Optionen sind möglich, z. B. Hinweise
an andere Bearbeiter im Rahmen von Prozessen oder über E-Mail. Objekte können
vor einem Wiedervorlagetermin wieder in Bearbeitung genommen werden. Sie werden im Arbeitsvorrat des Bearbeiters abgelegt. Hierin kann nach einem Wiedervorlagedatum recherchiert werden.
Abbildung 8: Verfügung
1.7.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge
Für die Bearbeitungsunterstützung sind die Definitionsmöglichkeiten unterschiedlicher
Laufwege und die Spezifikationsmöglichkeiten angesteuerter Bearbeitungsstationen
darzustellen. Weitere Kriterien sind die grafische Darstellbarkeit von Prozessen, die
Integrationsmöglichkeiten von Unterprozessen und Programmen sowie die Protokollierung von Änderungen im Prozessmodell.
Bewertung:
Der Bearbeiter kann beim Anlegen eines Vorgangs (oder später) auswählen, ob er
einen unstrukturierten Vorgang oder durch Auswahl eines Vorgangstyps einen strukturierten Vorgang bearbeiten will. In Abhängigkeit vom Vorgangstyp können die Metadaten des Vorgangs erweitert werden. Die Bedienoberfläche zum Bearbeiten strukturierter Vorgänge und die Darstellung der Protokoll- und Bearbeitungsinformationen
sind identisch mit der von unstrukturierten Vorgängen. Bei jeder Prozessaktivität kann
der Benutzer weitere Bearbeitungsschritte ad hoc einfügen.
Seite 23
Prüfbericht
Die Bearbeitungsstationen Bearbeiter, Organisationseinheit und Rollen können definiert werden. Die geforderten Spezifizierungen der Bearbeitungsstationen (Name,
Stellenzeichen etc.) sind möglich.
Innerhalb des Prozesses können Unterprozesse, Funktionen, Client- und Serverprogramme gestartet werden. Mögliche Schnittstellen sind hierbei u. a. API. Änderungen
im Prozessmodell werden über historische Versionen protokolliert. Die Konsistenz
von sich in Bearbeitung befindlichen Instanzen ist gewährleistet.
Fabasoft® eGov-Suite Version 4 bietet Werkzeuge zur grafischen Unterstützung der
Prozessmodellierung. Die Ergebnisse auch anderer grafischer Modellierungswerkzeuge können übernommen werden.
Abbildung 9: Grafische Laufwegsdarstellung
1.7.3 AG 18: Zeichnungsverfahren
Die Mit- und Schlusszeichnung von Vorgängen unterliegen vorgegebenen Regeln,
die sich u. a. aus der GGO ergeben. Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Realisierung von Mit- und Schlusszeichnung im System.
Bewertung:
Die Zeichnungsverfahren werden in Fabasoft® eGov-Suite Version 4 in Mitzeichnung
und Schlusszeichnung differenziert. Eine „Einsichtsbemerkung“ kann hierbei einzel-
Seite 24
Prüfbericht
dokumentbezogen erfolgen. Der Mitzeichnende hat die geforderten Reaktionsmöglichkeiten Mitzeichnung, Ablehnung, Unzuständigkeit. Es besteht die Möglichkeit zur
Eingabe von Änderungswünschen, Vorbehalten, Ablehnungsgründen etc.
Das Mitzeichnungsverfahren kann durch den Initiator abgebrochen werden. Ein bereits laufender einzelner Mitzeichnungsschritt wird hierbei nicht sofort, sondern erst
nach Durchführung des einzelnen aktiven Mitzeichnungsschrittes abgebrochen. Eine
Information an die Beteiligten erfolgt in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 nicht
standardmäßig, sondern muss im Rahmen des Customizings festgelegt werden.
Nach der Ablehnung einer Mitzeichnung kann das Mitzeichnungsverfahren wahlweise
durch den Benutzer (entsprechend Voreinstellung) abgebrochen oder weitergeführt
werden. Mitzeichnung und Schlusszeichnung sind wahlweise mit einem dem Login
entsprechenden Passwort, mit einer digitalen Signatur (ggf. mit Chipkarte) oder auch
ohne Passwort möglich. Die Art der Zeichnung kann im Rahmen des Customizings
festgelegt werden.
Insgesamt weist die Ergonomie des Zeichnungsverfahrens der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 aber Schwächen auf.
Abbildung 10: Schlusszeichnung
1.7.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen
Zu den Anforderungen zählen die Protokollierung der Erstellung von Objekten, des
Laufwegs mit zugehörigen Angaben und der Ausführung bestimmter Funktionen. Um
Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Anzeigen durch den Benutzer konfigurierbar sein.
Seite 25
Prüfbericht
Bewertung:
Das Erstellen von Objekten in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 wird manipulationssicher, automatisch mit Datum und Bearbeitername protokolliert. Alle erforderlichen Angaben (Bezeichnung der Verfügung, Name des Bearbeiters etc.) werden protokolliert. Eine tabellarische Darstellung ist möglich. Der abgearbeitete Laufweg, der
aktuelle Bearbeitungsschritt mit dem aktuellen Bearbeiter bzw. Ablageort und der zukünftige Laufweg können in einer Ansicht eingesehen werden.
Die wichtigen Funktionen der Umschreibung, der Zuordnung von Objekten zu Containerobjekten und der Entnahme von Objekten aus Containerobjekten werden protokolliert und jede Veränderung von Metadaten bzw. die Ausführung bestimmter Tätigkeiten ist bei einem Geschäftsobjekt für berechtigte Nutzer einsehbar. Eine Ein- und
Ausblende-Option für Bearbeitungs- und Protokollinformationen ist gegeben.
Abbildung 11: Bearbeitungsinformation
1.7.5 AG 20: Medien- und Systembruch
Die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung verläuft i. d. R. sukzessive
innerhalb einer Behörde. Damit ist die Notwendigkeit gegeben, Organisationseinheiten, die nicht mit dem System arbeiten sowie ggf. Externe, geregelt und nachvollziehbar in die Prozesse einbeziehen zu können.
Seite 26
Prüfbericht
Bewertung:
Der elektronische Vorgang kann für die Dauer des Medienbruchs in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 persistent gesperrt werden. Ein Lesezugriff ist dann nur
für berechtigte Nutzer möglich. Der Medienbruch wird von zentraler Stelle (z. B. Poststelle) initiiert, nicht vom eigentlichen Bearbeiter und kann auch nur durch den „Medienbruchinitiator“ im Sinne der technischen Durchführung des Medienbruchs freigegeben werden.
In der Vorgangshistorie können Laufwege, die außerhalb des Systems abgearbeitet
wurden, durch einen festzulegenden Nutzer nachgewiesen werden. Während des
Medienbruchs erfolgte Zeichnungsvermerke und Kenntnisnahmen können in das
System nachträglich manuell übernommen werden.
Die Art der Weiterleitung (Papier - Fax oder Bote -, per E-Fax oder per E-Mail) eines
Objektes mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 kann der Benutzer auswählen. Das
System prüft jedoch nicht, ob es sich bei den adressierten Personen um Nutzer des
Vorgangsbearbeitungssystems handelt. Darüber hinaus macht das System keine
Vorschläge, welches die günstigste Weiterleitungsart ist. Es ist nur eine manuelle
Weiterleitung des Medienbruchs an eine zentrale Stelle möglich, die den Medienbruch durchführt und für den Reimport verantwortlich ist.
Die Metainformationen der Akten und Vorgänge können als Vorgangs- bzw. Aktenvorblätter ausgedruckt werden. Alle Dokumente einer Akte bzw. eines Vorgangs können mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 über eine Funktion ausgedruckt werden.
Die Selektion der einzelnen Dokumente ist nicht erforderlich. Dokumente verschiedener Vorgänge können jedoch nicht zu einem gemeinsamen Medienbruchvorgang zusammengefasst werden, um Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, es ist ein Sammelausdruck aus mehreren Vorgängen möglich.
Um die behördenübergreifende elektronische Weiterleitung und Registrierung von
Dokumenten zu vereinfachen, definiert der Anforderungskatalog einen Übergabesatz
von Metadaten, der in Fabasoft® eGov-Suite Version 4 abgebildet ist, und dessen
Umfang projektspezifisch verändert werden kann. Dieser Metadatensatz kann als separate Datei mit dem elektronischen Dokument importiert werden, wobei es keine automatische Verbindung zwischen Meta- und Primärinformationen beim Import bzw.
beim Erstellen gibt. Der Export und der Mailversand des elektronischen Dokuments
und des Metadatensatzes als separate Datei wird nur projektspezifisch realisiert. Die
Seite 27
Prüfbericht
Ergänzung von behördenspezifischen Metainformationen bei der Erfassung ist im
Rahmen des Customizings möglich.
Seite 28
Prüfbericht
Abbildung 12: Medienübergang
1.7.6 AG 21: Versionsverwaltung
Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Verfolgbarkeit und Nachweisführung von Änderungen an Dokumenten. Hierzu soll durch den Antragsteller das jeweilige Konzept
der Versionsverwaltung erläutert werden. Betroffen sind neben Änderungen im Dokument auch die zugehörigen Metadaten. Bewertet wird zusätzlich die Ergonomie der
Versionsverwaltung.
Bewertung:
Sowohl Änderungen in Dokumenten (Primärinformationen) als auch in den Metadaten
können als Versionen verwaltet werden. Beim Anlegen einer neuen Version werden
die Versionsnummer, das Erstellungsdatum der Version und der Name des Erstellers
der Version gespeichert. Vorangegangene Versionen werden gegen Änderungen
geschützt.
Änderungen im Dokument (Primärinformationen) können durch Anlegen einer neuen
Version in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 protokolliert werden. Das Anlegen einer neuen Version ist auch manuell möglich. Beim Wechsel des Bearbeiters und bei
Seite 29
Prüfbericht
Anfügen von elektronischen Unterschriften wird automatisch eine neue Version angelegt. Ein Versionsvergleich und eine Versionsverwaltung sind möglich.
Änderungen in den Metainformationen einer Akte, eines Vorgangs und/oder eines
Dokuments können optional versioniert werden. Die Versionierung kann aber nicht
auf die Änderung ausgewählter Metadaten beschränkt werden.
Die Ergonomie der Versionsverwaltung der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 weist
Schwächen auf.
Abbildung 13: Versionsübersicht
1.7.7 AG 22: Web-Client
Insbesondere zur schrittweisen Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung
kommt dem Recherchezugriff auf den elektronischen Aktenbestand über Web-Technologie eine besondere Bedeutung zu. Der Funktionsumfang des Web-Client wird in
dieser Anforderungsgruppe überprüft.
Bewertung:
Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist eine webbasierte Lösung. Als Prüfungsgrundlage
wurde ausschließlich der Web-Client vorgestellt. Die Fabasoft® eGov-Suite Version 4
unterstützt die Browser Internet Explorer (ab Version 5.5) und Linux/Mozilla. Alle Stufen des DOMEA®-Konzepts werden über den Web-Client realisiert. Der Funktionsumfang des Windows-Clients ist identisch zum Web-Client.
Die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 unterstützt die Publikation von Dokumenten im
Intranet/Internet durch ein behördenspezifisches CMS (Content Management System), das im Leistungsumfang enthalten ist.
Seite 30
Prüfbericht
Die Login-Mechanismen werden mittels Passwort und Benutzerkennung umgesetzt.
Weitere Optionen wie Single-Sign-On oder Chipkartenauthentisierung sind in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 vorhanden.
Alle Stufen der Digitalen Signatur können in die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 integriert werden. Ein Alternativmechanismus für externe Nutzer mit Kennwort und eingeschränktem Zugriff auf Daten wird durch die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 angeboten.
Seite 31
Prüfbericht
1.8.
Hauptgruppe 5: Elektronischer Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche
Der elektronische Schreibtisch stellt die Schnittstelle zum Benutzer dar. So sind insbesondere eine benutzerdefinierte, speicherbare Konfiguration sowie strukturierbare
Ablagen wichtig. Zur Suche innerhalb definierbarer Bereiche sind komplexe, individualisierte Recherchemöglichkeiten bereitzustellen. Das Vorgangsbearbeitungssystem
soll die Rolle eines Enablers für ein Informations- und Wissensmanagement übernehmen. Das zugrundeliegende Lösungskonzept soll vom Antragsteller dargestellt
werden.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden hervorragend erfüllt.
1.8.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch
Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass eine Konfigurierbarkeit der Anzeige der
Metadaten der Objekte durch den Bearbeiter möglich ist. Weiterhin werden die Persistenz der benutzerspezifischen Konfiguration und Kriterien bzgl. der Benutzerfreundlichkeit abgefragt.
Bewertung:
Der elektronische Schreibtisch in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 erfüllt die ergonomischen Anforderungen an Übersichtlichkeit, Handhabbarkeit, intuitive Verständlichkeit u. ä. in hohem Maße. Der elektronische Schreibtisch ermöglicht optional eine
gleichzeitige und übersichtliche Darstellung von auf den Schreibtisch geleiteten Container-Objekten und Posteingängen sowie sonstiger Objekte. Die benutzerspezifischen Einstellungen des elektronischen Schreibtisches können arbeitsplatzunabhängig gespeichert werden. Es ist für den Benutzer jederzeit leicht erkennbar, auf welcher Ebene der Objekthierarchie innerhalb der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 er
sich befindet. Das Navigieren zwischen den unterschiedlichen Objekthierarchien ist
benutzerfreundlich möglich. Auf der Dokumentebene kann innerhalb des Vorgangs
das Hauptdokument besonders gekennzeichnet werden. Auf neu eingegangene Objekte wird der Benutzer besonders hingewiesen. Der Benutzer kann sich neben der
Anzeige der Dokumente eines Vorgangs auch alle Dokumente innerhalb der Akte
chronologisch ohne Berücksichtigung des Vorgangszusammenhangs anzeigen lassen.
Seite 32
Prüfbericht
Abbildung 14: Portal Bearbeiter
1.8.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches
Über die ohnehin vorgegebene Ablagestruktur in Akte, Vorgang, Dokument werden in
dieser Anforderungsgruppe die Möglichkeiten zur Definition weitere z. B. persönlicher
Ablagen oder Projektgruppenablagen geprüft.
Bewertung:
Die Objekte können in einer Ablagestruktur (z. B. Referatsablage, Ablage Projektgruppe) abgelegt werden. Die Ablagestruktur kann mehrstufig hierarchisch gegliedert
werden. Die Einrichtung einer allgemeinen Ablage („Schwarzes Brett“) ist möglich.
Projektgruppenarbeit wird durch die Einrichtung von Gruppenablagen unterstützt.
Neben öffentlichen Ablagen kann der Bearbeiter persönliche Ablagen einrichten, diese sind individuell strukturierbar.
Objekte können in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 als Original, als Referenz und
als Kopie abgelegt werden. Originale und Kopien sind jeweils eigenständige Objekte.
Referenzen stellen einen Verweis auf das Original dar und sind optisch vom Original
nicht zu unterscheiden.
Seite 33
Prüfbericht
Abbildung 15: Ablagestruktur
1.8.3 AG 25: Recherche
Recherchemöglichkeiten umfassen die Suche nach Metadaten, Verbleib, Verfügungen/Bearbeitungsschritten oder Wiedervorlagen. Eine Volltextsuche und das zugehörige Suchverfahren mit seinen Funktionalitäten sind darzustellen. Dies betrifft Suchkriterien bei Eingabe in eine Suchmaske und die Definition des Suchbereiches ebenso wie die Möglichkeit der späteren Einengung einer Treffermenge und der persönlichen Konfiguration der Anzeige des Suchergebnisses. Überprüft wird an dieser
Stelle der direkte Aufruf eines Objektes aus der Treffermenge sowie die Möglichkeit
der Definition von Standardauswertungen.
Bewertung:
Bei der Recherche mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 werden alle geforderten
Möglichkeiten (Teilsuche, logische Verknüpfung von Suchkriterien, Vergleichsoperatoren, Angabe eines Zeitraums bei Datumsfeldern und phonetische Suche) bereitgestellt.
Recherchiert (strukturierte Recherche) werden kann nach allen Metadaten der registrierten Objekte, nach dem aktuellen Verbleib des Objekts (aktuelle Bearbeitungsstation) und nach Objekten mit einer bestimmten Verfügung bzw. einem Bearbeitungsschritt. Recherchiert werden kann außerdem nach Wiedervorlagen für ein bestimmtes
Datum, einen bestimmten Zeitraum oder einen bestimmten Bearbeiter. Wiedervorzulegende Objekte können direkt aus der Trefferliste aufgerufen werden. In Dokumenten (Primärinformationen) kann eine Volltextsuche durchgeführt werden. Eine se-
Seite 34
Prüfbericht
quentielle Verknüpfung einer Volltextrecherche mit einer Suche in den Metainformationen ist möglich.
Das Suchergebnis wird als Trefferquote und als Trefferliste dargestellt. Die Treffermenge kann durch eine erneute Suche in der Ergebnismenge weiter eingeschränkt
werden (die zweite Suche erfolgt ausschließlich in dem Datenbestand der ersten
Trefferliste). Trefferlisten können gespeichert und gedruckt werden. Aus der Trefferliste können die Objekte unmittelbar geöffnet und, sofern Zugriffsrechte bestehen,
auch bearbeitet werden. In allen Suchwerkzeugen sind die Trefferlisten und der Aufruf eines Treffers einheitlich gestaltet. Die Zugriffsrechte gelten für alle Suchwerkzeuge innerhalb der Fabasoft® eGov-Suite Version 4. Einander über- und untergeordnete Objekte können unmittelbar ohne Recherche aus dem aktuellen Objekt aufgerufen werden.
Suchkriterien können gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut zur Recherche verwendet werden. Die geforderten Standardauswertungen (Aktenbestandsverzeichnis, Posteingangsbuch, Verzeichnisse der Aussonderung) sind vordefiniert.
Weitere Standardauswertungen können durch den Benutzer definiert und gestaltet
werden. Die Ergebnislisten sind wahlweise anzeigbar, druckbar und als Datei exportierbar. Der Suchbereich kann durch den Benutzer auf einen Organisationsbereich
eingeschränkt und erweitert werden (die Suche wird ausschließlich auf den ausgewählten Datenbereich beschränkt). Im Falle eines integrierten elektronischen Archivs
kann dieses wahlweise in die Recherche einbezogen werden, unabhängig von den
eingesetzten physikalischen Speichermedien.
Die Realisierung der Recherche in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist ergonomisch gut.
Seite 35
Prüfbericht
Abbildung 16: Suchmaske Vorgang
1.8.4 AG 26: Informations- und Wissensmanagement
Informations- und Wissensmanagement (IWM) ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen
des E-Government. Funktionalitäten zur automatisierten Klassifikation von Inhalten
sowie zur „intelligenten“ Suche im Aktenbestand und auch ggf. über den Aktenbestand des Vorgangsbearbeitungssystems hinaus werden in dieser Anforderungsgruppe geprüft.
Bewertung:
Eine Klassifizierung von Dokumenten ist in Fabasoft® eGov-Suite Version 4 realisiert.
Mittels intelligenter Klassifizierungsmechanismen in Kombination mit klassischen Zuordnungsmechanismen werden Dokumente innerhalb eines lernenden Systems von
der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 z. B. zu Informationsprofilen oder virtuellen Ablagestrukturen gruppiert. Die Integration in das Vorgangsbearbeitungssystem (z. B.
durch Anstoßen eines automatisierten Workflows oder einer automatisierten Postverteilung) ist möglich.
Das Einbeziehen von Informationen außerhalb des elektronischen Aktenbestands ist
möglich. Das System stellt gegenüber der strukturierten Recherche in den Metadaten
und der Volltextrecherche erweiterte Recherchemöglichkeiten auf dem elektronischen
Aktenbestand und über externe Quellen zur Verfügung.
Es ist keine Fremdsoftware für die Klassifikation von Dokumenten, die Dokumentsuche u. a. erforderlich, da Kofax Ascent Capture diese Funktionen bereitstellt und Bestandteil der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist.
Seite 36
Prüfbericht
1.9.
Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung
Das DOMEA®-Konzept befasst sich in einem wesentlichen Aspekt mit der Verwaltung
des „lebenden“ Schriftguts. Unabhängig davon ist es wichtig, dass die DOMEA®-zertifizierten Systeme auch grundlegende Anforderungen, die sich aus dem Konzept des
Bundesarchivs zur Aussonderung elektronischer Akten ergeben, erfüllen.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im Allgemeinen erfüllt.
1.9.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist soll der Akte und zugeordneten Vorgängen und Dokumenten
als Metainformation zugeordnet werden können. Hierfür ist die Möglichkeit der Vordefinition von editierbaren Fristen im Aktenplan vorgesehen. Neben dem Zeitpunkt
der Anlage einer Akte sind weitere Daten im Lebenszyklus der Akte für die Festlegung der Aufbewahrungsfrist vorgesehen.
Bewertung:
Es können Aufbewahrungsfristen als Metainformation zur Akte gespeichert werden.
Die Aufbewahrungsfrist der Akte gilt in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 auch für
die zur Akte zugeordneten Dokumente und Vorgänge. Für Dokumente und Vorgänge
können jedoch auch abweichende Aufbewahrungsfristen definiert werden. Aufbewahrungsfristen können im Aktenplan vordefiniert oder zur einzelnen Akte erfasst werden.
Im Aktenplan erfasste Aufbewahrungsfristen werden beim Anlegen der Akte in die
Metainformationen editierbar übertragen.
Die Festlegung der Aufbewahrungsfrist kann zu jedem der genannten Zeitpunkte (Anlage der Akte, mit der Z.d.A.-Verfügung zum Vorgang bzw. zu Dokumenten, in periodischen Kontrollläufen, in Kontrollläufen bei Bedarf, vor dem Zurücklegen in die Altregistratur) in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 erfolgen.
1.9.2 AG 28: Weglegesachen
Teile des behördlichen Schriftguts, deren Inhalt keine Aktenrelevanz haben, werden
nach einer bestimmten Frist (i. d. R. ein Jahr) vernichtet. Die Möglichkeit zur Markierung solcher sog. Weglegesachen sowie zur automatisierten Löschung werden geprüft.
Bewertung:
Elektronische Weglegesachen werden in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 nicht
automatisch nach einer administrierbaren Frist vernichtet. Die Vernichtung erfolgt in
Seite 37
Prüfbericht
einem manuellen Schritt. Weglegesachen können in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 als solche gekennzeichnet bzw. zu diesem Zweck in bestimmten Ablagen abgelegt werden. Weglegesachen werden nicht in die elektronische Altregistratur
übernommen.
1.9.3 AG 29: Aussonderung
Es ist das Aussonderungskonzept des Antragstellers mit Referenz auf den vierstufigen Aussonderungsprozess elektronischer Akten darzustellen. Hierbei ist das durch
RegR beschriebene Verfahren zu unterstützen. Die zugehörigen verfügbaren Metadaten sind mit den Dokumenten zu speichern. Die Anforderungen an den Aussonderungsvorgang werden durch eine zu spezifizierende Reorganisation der Speichermedien ergänzt.
Bewertung:
Die Anforderungen des vierstufigen Aussonderungsprozesses des Konzepts zur Aussonderung elektronischer Akten (Band 40 KBSt-Schriftenreihe) werden zum Teil von
der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 erfüllt. Es findet keine automatische Vernichtung
nicht anzubietenden Schriftguts statt. Die an die Archivbehörde zu übergebenden Metainformationen werden standardmäßig nur im XML-Format generiert (nach dem
Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten ist eine Übergabe der Metainformationen im ASCII-Format vorgesehen). Im Rahmen der Vorkonfiguration können die
Metadaten auch in Papierform generiert werden. Dokumente werden mit ihren zugehörigen Metadaten gespeichert, jedoch werden auszusondernde Vorgänge und Dokumente nicht mit sämtlichen durch das Konzept zur Aussonderung elektronischer
Akten spezifizierten Metainformationen ausgesondert. Das Aussonderungsdatum ergibt sich aus dem Datum der letzten Z.d.A.-Verfügung zuzüglich der festgelegten
Aufbewahrungsdauer der Akte.
In der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist die Reorganisation der Speichermedien Teil
des Betriebskonzeptes und wird projektspezifisch für die jeweilige Behörde angepasst. Hierbei werden u. a. die Bereiche Backup/Restore, Verfügbarkeit und die Überwachung von Antwortzeiten berücksichtigt.
Seite 38
Prüfbericht
1.10. Hauptgruppe 7: Hilfe, Handbuch, Schulung
Die Nutzung des Systems soll durch die Bereitstellung von Hilfe- und Erläuterungstexten sowie einer Online-Hilfe unterstützt werden. Diese sollen sich maßgeblich an
Nutzeranforderungen orientieren. Ebenso ist für das Gesamtsystem ein nutzerspezifisch strukturiertes Benutzerhandbuch bereitzustellen. Verwaltungsspezifische Schulungsunterlagen und Inhouse-Schulungen vervollständigen den Support durch den
Antragsteller.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt.
1.10.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe
Die Hilfe- und Erläuterungstexte sollten komfortabel an organisatorische, funktionale
oder nutzergruppenspezifische Besonderheiten angepasst werden können. Die Online-Hilfe muss in allen Anwendungssituationen verfügbar sein, um dem Benutzer auf
Anforderung praktische Hilfestellung zu geben.
Bewertung:
Das System der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 verfügt über ein Hilfesystem, das die
wesentlichen Teilsysteme, Komponenten und Module unterstützt. In Hilfetexten wird
eine verwaltungsspezifische Terminologie verwendet. Sie sind allgemein verständlich
formuliert. Für die Schaltflächen der Symbolleisten wird eine Quick-Info angezeigt.
Der Benutzer kann entweder über Stichworte oder über Hyperlinks navigieren.
Es bestehen Möglichkeiten zur Anpassung von Hilfe- bzw. Erläuterungstexten im
Rahmen des Customizings.
Seite 39
Prüfbericht
Abbildung 17: Use Case Online
1.10.2 AG 31: Handbuch und Schulung
Für das System wird ein umfassendes Benutzerhandbuch gefordert, dessen nutzerspezifischer Aufbau erläutert werden soll. Ergänzend sollen verwaltungsspezifische
Unterlagen sowie Schulungen des Antragstellers angeboten werden. Der voraussichtliche Schulungsaufwand sowie die Unterstützung von CBTs (Computer Based
Trainings) sind durch den Antragsteller nachzuweisen.
Bewertung:
Für das Gesamtsystem der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 wird ein Benutzerhandbuch bereitgestellt, dessen Inhalt nutzergruppenspezifisch (Posteingangsstelle, Registratur, Bearbeiter, Führungskräfte, Administration) angepasst ist. Es sind systemtechnische Dokumentationen vorhanden. Die ergonomische Darstellung ist nicht überzeugend gelöst.
Es sind verwaltungsspezifische Schulungsunterlagen vorhanden. In Abhängigkeit der
Grundkenntnisse der Systemnutzer sind für die Schulung der Endbenutzer ein halber
Seite 40
Prüfbericht
Tag bis max. 2 Tage vorgesehen. Im Bereich der Administration kann je nach späterem Aufgabenumfang von zwei oder mehr Wochen Schulungsdauer ausgegangen
werden. Die Firma Fabasoft® führt eigene (Inhouse-)Schulungen für das System
durch und bietet für die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 WBTs (Web Based Trainings) an.
Seite 41
Prüfbericht
1.11. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung
Ein Vorgangsbearbeitungssystem muss als ein behördenweit nutzbares System über
ein durchdachtes Konzept zur Administration und Parametrisierung verfügen, das der
Behörde die Pflege des Systems und die tägliche Aktualisierung von Nutzern, Organisationseinheiten, Zugriffsrechten etc. flexibel und einfach ermöglicht. Entsprechende Funktionalitäten werden in dieser Hauptgruppe geprüft. Ziel ist es dabei, eine
Behörde möglichst unabhängig vom Lösungsanbieter hinsichtlich des laufenden Betriebs sowie der Anpassung des Systems an sich ändernde Bedürfnisse der Behörde
zu machen.
1.11.1 AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand
Die Administration des Vorgangsbearbeitungssystems soll für die Behörde von einer
zentralen Stelle aus möglich sein. Die Anforderungsgruppe prüft Funktionalitäten, die
auf die Integrationstiefe der Administration und den Administrationsaufwand abzielen.
Bewertung:
In der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 werden Benutzer, Zugriffsrechte und Zugriffsprofile als Access Control Lists (ACL) an zentraler Stelle einheitlich für alle Teilsysteme und Komponenten verwaltet.
Sämtliche behördenspezifische Einstellungen und Anpassungen wie z. B. Konfiguration, Masken, Listen, Zugriffsberechtigungen, Daten u. ä. bleiben bei Releasewechseln im Sinne der Aufwärtskompatibilität erhalten, wenn dieses im Rahmen des
Customizings für den Releasewechsel definiert wurde.
Nach der Erstadministration und -konfiguration kann die laufende Administration und
Konfiguration für wesentliche Funktionen unabhängig vom Tagesbetrieb durchgeführt
und erst zu einem festgelegten Zeitpunkt aktiviert werden.
1.11.2 AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation ist grafisch zu hinterlegen. Hierbei soll eine Über- und Unterordnung von Organisationseinheiten, eine Zuweisung von Merkmalen zu Mitarbeitern
und Organisationseinheiten gewährleistet sein. Weiterhin sind administrative Funktionalitäten wie Änderung der Aufbauorganisation, Deaktivierung von Mitarbeitern, Einrichtung von Projektgruppen und die Übernahme von Merkmalen aus Verzeichnisdiensten darzustellen.
Seite 42
Prüfbericht
Bewertung:
Die Aufbauorganisation wird in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 mit den geforderten Merkmalen (Struktureinheit, Organisation, Stelle, Person, Rolle) beschrieben.
Die Aufbauorganisation wird durch Organisationseinheiten und Mitarbeiter/Stellen in
einem Organisationsbaum dargestellt. Der Organisationsbaum enthält noch zusätzliche Funktionsobjekte, ist jedoch nicht in allen Fällen übersichtlich dargestellt. Die hierarchische Über- und Unterordnung von Organisationseinheiten und Mitarbeitern ist
aus der Darstellung der Aufbauorganisation ersichtlich. Organisationseinheiten und
Mitarbeiter können mit den genannten Merkmalen (Nachname, Vorname, Anrede, Titel, Dienstbezeichnung etc.) erfasst werden.
Die Administration in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 bietet die Möglichkeiten der
Umbenennung von Organisationseinheiten, des Wechsels der übergeordneten Organisationseinheit, der Neubildung bzw. Auflösung von Organisationseinheiten mit Aufgabenübertragung sowie dem Einfügen bzw. Entfernen von Hierarchieebenen.
Mitarbeiter, die nicht mehr als Benutzer des Systems zugelassen sind, werden inaktiv
gesetzt und können sich nicht mehr am System anmelden. Aktivitäten inaktiver Benutzer können auf definierte Stellvertreter manuell oder automatisch überschrieben
werden.
Flexible, zeitlich befristete Formen der Zusammenarbeit sind durch die Einrichtung
von Projektgruppen möglich. Ein Mitarbeiter kann mehreren Projektgruppen zugeteilt
und als solcher im Geschäftsgang beteiligt werden.
Die Merkmale aus Verzeichnisdiensten können über LDAP übernommen bzw. verwaltet werden. Es werden von der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 sowohl X.500konforme Verzeichnisdienste als auch MS Active Directory unterstützt.
Seite 43
Prüfbericht
Abbildung 18: Organisationseinheitsdaten
1.11.3 AG 34: Vertreterregelung
Die Lösung muss ein geeignetes Konzept zur Vertretung von Mitarbeitern aufweisen,
mit dem der Zugriff auf Daten eines Mitarbeiters in bekannten und unvorhersehbaren
Fällen durch Vertreter möglich ist.
Bewertung:
Die Vertreterregelung ist in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 rollenbasiert realisiert, daher sind differenzierte Regelungen möglich, jedoch ist das Handling für den
Vertreter ergonomisch ungünstig gelöst.
Für einen Bearbeiter können mehrere Vertreter angegeben werden und ein Bearbeiter kann mehrere Mitarbeiter vertreten. Die Vertretung kann im Regelfall nur aktiviert
werden, wenn der zu vertretende Mitarbeiter nicht am System angemeldet ist. Für
ausgewählte Mitarbeiter kann in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ein Sonderrecht
vergeben werden, das auch die Vertretung ermöglicht, wenn der Mitarbeiter am System angemeldet ist. Standardmäßig kann eine Aktivierung der Vertretung durch den
zu Vertretenden oder andere berechtigte Nutzer erfolgen. Die Aktivierung der Vertretung durch den Stellvertreter ist im Standardprodukt nicht vorgesehen, kann jedoch
im Rahmen des Customizings konfiguriert werden. Die Ausführung einzelner Funktio-
Seite 44
Prüfbericht
nen bei aktivierter Vertretung ist aus den Protokollinformationen in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ersichtlich.
1.11.4 AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen
Für das beschriebene System ist darzustellen, wie der Zugriff Unberechtigter systemseitig verhindert wird. In diesem Zusammenhang ist das Prinzip der Definition von
Zugriffsrechten, Zugriffsprofilen und Rollen zu erläutern. Ein definierter Bestand an
Rechten ist als Standard zu erfüllen, die Vergabe dieser Rechte kann auf mehreren
Ebenen erfolgen. Weitere Kriterien sind die Differenzierbarkeit der Rechtevergabe unterstützt durch Zugriffsprofile u.ä. sowie der Schutz persönlicher Dokumente.
Bewertung:
In der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist kein direkter Zugriff auf Systemressourcen
bzw. Verfahrensfunktionen möglich.
Das systemspezifische Prinzip der Definition von Zugriffsrechten, Zugriffsprofilen und
Rollen in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist mächtig, schlüssig und tauglich für
den praktischen Einsatz, bedingt aber eine komplexe Administration. Die Zugriffsrechte der Benutzer auf Daten können in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 differenziert geregelt werden. Die Zugriffsrechte können objekt-, ablage-, funktions-, organisations- und hierarchiebezogen bzw. rollenabhängig vergeben werden. Der Zugriff
kann sowohl bis auf Feldebene als auch für bestimmte Teilaktenpläne differenziert
werden. Die Zugriffsrechte können sich in Abhängigkeit von bestimmten Prozessaktivitäten (Verfügungen, Bearbeitungsschritte, Bearbeitungsstatus) ändern. Spezifische
Zugriffsrechte können in Zugriffsprofilen zusammengefasst und Rollen und/oder Benutzern zugeordnet werden.
Für Akten, Vorgänge, Dokumente und andere Objekte, die sich in allgemeinen Ablagen und auf den elektronischen Schreibtischen anderer Benutzer befinden, ist in der
Fabasoft® eGov-Suite Version 4 gewährleistet, dass jeweils nur ein Benutzer das Objekt schreibend öffnen kann. Dies wird dadurch sichergestellt, dass Objekte nur einmal physisch im System vorhanden sind und sonst referenziert werden. Persönliche
Dokumente sind gegen den Zugriff anderer Benutzer geschützt. Auf Benutzer, die
nach ihrem Rechteprofil keinen Zugriff auf bestimmte Objekte besitzen, kann das
Zugriffsrecht durch Weiterleiten des Objekts übertragen werden.
Seite 45
Prüfbericht
1.11.5 AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken
Im Rahmen der Parametrisierung ist eine möglichst einfache Modifikation der Datenstruktur und der Erfassungs- und Suchmasken zu gewährleisten, um Anpassungserfordernissen ohne weitreichende Programmeingriffe entsprechen zu können.
Bewertung:
Die Feldbezeichnungen in den Erfassungs- und Suchmasken in der Fabasoft® eGovSuite Version 4 können durch Verwaltungsmitarbeiter der spezifischen Terminologie
der Behörde angepasst werden. Eine einmal geänderte Feldbezeichnung wird automatisch in allen Erfassungs- und Suchmasken sowie Listen (Arbeitskorb, Trefferlisten
etc.) geändert. Die Vorbelegung von Feldern sowie feldbezogene Auswahllisten sind
änderbar und erweiterbar. Die Anpassung erfolgt werkzeuggestützt. Nicht benötigte
Felder können ausgeblendet werden. Die Maske wird dabei dynamisch angepasst.
Über den Standardmetadatensatz hinaus sind freie Felder unterschiedlicher Feldtypen vorhanden, die behördenspezifisch verwendet werden können. Die Anzahl der
Datenfelder und die Feldlänge, die ohne Programmieraufwand hinzugefügt werden
können, ist in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 unbegrenzt.
1.11.6 AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und
Geschäftszeichens
Die Syntax unifizierender Kennzeichen ist abzubilden. Hierbei soll eine Konfiguration
durch die Behörde möglich sein. Im Falle einer stationären Erfassung sind Nummernkreise für die automatische Vergabe von Dokumentennummern zu vergeben.
Bewertung:
Die Syntax des Geschäftszeichens, des Vorgangskennzeichens, der Dokumentnummer und anderer unifizierender Kennzeichen von Objekten kann in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 abgebildet werden. Das unifizierende Kennzeichen kann
baukastenartig aus verschiedenen Komponenten wie Aktenplankennzeichen, Kennzeichen für Organisationseinheiten, festen und freien Ableitungen und Nummernkreisen zusammengesetzt werden.
Für die Erfassung an Einzelarbeitsplätzen (z. B. bei der mobilen Vorgangsbearbeitung) werden keine Nummernkreise für die automatische Vergabe der Dokumentnummer vergeben.
Seite 46
Prüfbericht
1.11.7 AG 38: Aktenplan
Zentrales Ordnungsmittel der behördlichen Schriftgutverwaltung ist der Aktenplan.
Dieser muss elektronisch verfügbar und komfortabel änderbar sein.
Bewertung:
Der Aktenplan als Ordnungsmittel der behördlichen Schriftgutverwaltung kann durch
die Behörde geändert, gelöscht und erweitert werden. Bei der Erfassung wird die
Eindeutigkeit des Aktenplankennzeichens gewährleistet. Auch die Verwaltung von
Teilaktenplänen wird von der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 unterstützt. Teilaktenpläne können hierbei bestimmten Organisationseinheiten zugeordnet werden.
Ein elektronisch vorliegender Aktenplan kann in die Fabasoft® eGov-Suite Version 4
importiert werden. Beim Import wird die Eindeutigkeit des Aktenplankennzeichens
ebenfalls gewährleistet und ein Hinweis auf doppelte Aktenplankennzeichen gegeben. Importierbar in die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 sind z. B. folgende Standardformate: MS Word, MS Excel, MS Access, CSV-Dateien, TXT-Dateien, XML sowie andere Datenbanken über ODBC und COLD. Ein Export des Aktenplans kann
aus der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 per XML oder TXT-Datei realisiert werden
(Schnittstellen: ODBC, OLEDB).
1.11.8 AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen
Definierte Verfügungen und Ablagestrukturen sollen durch die Behörde geändert und
erweitert werden können. Ebenso ist die Möglichkeit der Hinterlegung von behördenspezifischen Dokumentenvorlagen zu schaffen. Der Prozess der Erstellung, Hinterlegung und Einbindung solcher Vorlagen ist durch den Antragsteller zu beschreiben.
Bewertung:
Verfügungen können in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 behördenspezifisch im
Rahmen der Administration durch die Behörde geändert und erweitert werden. Den
Verfügungen liegt ein Prozessmodell zugrunde. Auch die Ablagestruktur kann behördenspezifisch im Rahmen der Administration festgelegt werden.
Dokumentvorlagen beliebiger Formate können in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4
hinterlegt werden. Die Vorlagen werden hierbei zentral hinterlegt. Die Metadaten
werden mittels Textmarken, Serienbrieffunktionalität, OLE-Links oder Active Reporting eingefügt.
Seite 47
Prüfbericht
1.12. Hauptgruppe 9: Systemtechnische Anforderungen
Die Unterstützung von Standards und Quasistandards bzgl. Server-Hardware, Betriebssystemen, Datenbanken, Netzwerkprotokollen, Integration von Fremdanwendungen und Fachverfahren etc. werden überprüft. Eine wesentliche Bedeutung hat
die Unterstützung von Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten. Weiterhin ist
die Skalierbarkeit des Systems, ASP-Planung sowie ein Lösungskonzept zur Speicherung und Datensicherung durch den Antragsteller nachzuweisen.
1.12.1 AG 40: Plattformen und Integrationstiefe
Die Anforderungsgruppe hinterfragt sowohl die systemtechnischen Grundlagen der
Lösung als auch Möglichkeiten der Einbindung externer Programme sowie die Authentifizierung des Nutzers am System.
Bewertung:
Von der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 werden als Server-Hardwareplattformen und
-Betriebssysteme nur MS Windows NT und 2000 unterstützt. Für den Web-Client
werden Client-Systeme unterstützt, auf denen der Internet Explorer (ab Version 5)
oder der Netscape Navigator Browser (ab Version 4) lauffähig ist. Ferner werden die
Client-Betriebssysteme Microsoft® Windows® 98, Microsoft® Windows® ME, Microsoft®
Windows® NT 4.0 und Microsoft® Windows® 2000 für den Win32-Client unterstützt.
Lauffähige Datenbanken in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 sind Oracle® (ab
Version 8i) und Microsoft® SQL Server (ab Version 7.0). Als Netzwerkprotokoll wird
TCP/IP unterstützt sowie als Netzwerkbetriebssysteme Microsoft® Windows® NT bzw.
Microsoft® Windows® 2000.
Die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 unterstützt die Standards und Schnittstellen
WfMC, SAP® ArchiveLink®, DCOM, MAPI, X.400, LDAP, CORBA, ODBC und
OLE/OLE2 bzw. OLE/COM. Die Leitlinien der Norm ISO 15489-1 für die Verwaltung
von Schriftgut werden erfüllt.
Es können die folgenden Standard-Softwareprodukte in ihren aktuellen bzw. gängigen Versionen ohne Integrationsaufwand in die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 integriert werden: Microsoft® Office Professional, Microsoft® Outlook, Microsoft® Exchange, Microsoft® Active Directory® sowie SAP®-Module oder M1® der Firma Mach®.
Seite 48
Prüfbericht
In der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist konfigurierbar, ob sich der Benutzer gesondert im System anmelden muss oder eine Verknüpfung der Anmeldeprozedur und
Übernahme der Anmeldedaten vom Betriebssystem oder einer anderen Anwendung
erfolgt. Zur Authentifizierung am System können des weiteren beliebige Standardsignaturprodukte eingebunden werden, so dass alle Stufen der elektronischen Signatur
nach dem deutschen Signaturgesetz integrierbar sind.
1.12.2 AG 41: Integration von Fachverfahren
Es sind die Möglichkeiten der Integration von Fachverfahren bzw. des Austauschs
von Daten(-sätzen) und Metadaten nachzuweisen und hinsichtlich der unterstützten
Schnittstellen und Datenbanken zu spezifizieren. Ebenso ist ein Konzept für die Administration von Zugriffsrechten im System und den Fachverfahren sowie den Aufruf
des entsprechenden Verfahrens aus dem System heraus darzustellen.
Bewertung:
In der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 stehen Mechanismen zur Integration von
Fachverfahren bzw. zum Austausch von Daten und zur Speicherung von Fachverfahrensdokumenten zur Verfügung. Die Standardschnittstellen (z. B. ODBC) zur Übergabe von Metadaten und Dokumenten werden unterstützt. Seitens des Fachverfahrens werden z. B. Oracle® und Microsoft® SQL-Server in aktuellen bzw. gängigen Versionen unterstützt. Die Integration kann ohne zusätzliche Kosten für eine Fremdsoftware realisiert werden.
Die Zugriffsrechte für das integrierte Fachverfahren werden hierfür in einem definierten Benutzerkontext gesondert definiert. Der Zugriff aus dem Fachverfahren auf Daten der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 wird für den authentisierten Benutzer überprüft. Das Fachverfahren kann bei entsprechender Konfiguration die Zugriffsrechte
innerhalb der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 lesen.
Aus dem Fachverfahren kann das zugehörige Objekt in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 aufgerufen werden. Aus dem Objekt heraus kann gleichzeitig der zugehörige Datensatz im Fachverfahren aufgerufen werden. Die Daten und andere Parameter aus Fachverfahren, die als Datenbank-Datensätze vorliegen, können in die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 übernommen werden. Die Meta-, Bearbeitungs- und
Protokolldaten und andere Parameter können gleichzeitig an das Fachverfahren übergeben werden. Die Übernahme erfolgt hierbei dynamisch. Dokumente, die im
Seite 49
Prüfbericht
Fachverfahren erstellt werden, können in der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 abgelegt werden.
Der Aufruf des Fachverfahrens ist dahingehend administrierbar, dass das Fachverfahren durch den Benutzer und/oder automatisiert durch die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 aufgerufen werden kann.
1.12.3 AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen
In der Regel existieren bei Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems in einer
Behörde Altdatenbestände aus „Vorläufererfassungssystemen“ beliebigen Formats.
Diese müssen komfortabel migriert werden können. Dazu gehören z. B. Aktenbestandsverzeichnisse, Schlagwortkataloge, Adressverzeichnisse u. ä.
Bewertung:
Es können als Alt-Datenbestände u. a. Schlagwortkataloge, Stichwortverzeichnisse,
Aktenpläne, Adressverzeichnisse, Verteilerlisten etc. mit Hilfe eines COLD-Moduls
oder eines vergleichbaren Werkzeugs in die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 importiert werden. Plausibilitätsprüfungen können beim Import berücksichtigt werden und
die Importvorgänge werden protokolliert. Importfehler können nachträglich bearbeitet
werden.
1.12.4 AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten
Im Zusammenhang des dezentralen Einsatzes des Systems ist das allgemeine Konzept zu erläutern. Ergänzend ist die Möglichkeit einer zentralen Sicht auf dezentrale
Bestände, eines Datenabgleichs, der Einrichtung von lokalen Speichermedien und
die standortbezogene und standortunabhängige Administration zu erläutern.
Bewertung:
Die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ermöglich eine verteilte Vorgangsbearbeitung
basierend auf der Web-Plattform. Darüber hinaus ist mittels eigenständiger Fabasoft®-Domänen eine lokale Verteilung der Primärdaten möglich. Eine zentrale Sicht
auf die dezentralen Datenbestände kann benutzerabhängig realisiert werden.
Es existieren für die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 Replikationsmechanismen, um
verteilte Datenbestände miteinander abzugleichen.
Cache-Server und Jukeboxen können mit der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 an lokalen Standorten für Dokumente eingerichtet werden.
Seite 50
Prüfbericht
Eine standortbezogene und eine standortübergreifende Administration des Systems
ist für alle Systemkomponenten möglich.
Die Telearbeit wird von der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 unterstützt, hierbei ist eine Verschlüsselung der zu übertragenden Daten möglich.
1.12.5 AG 44: Skalierbarkeit
Mit Blick auf eine schrittweise Einführung des Systems von der Posteingangsstelle
über die Registratur bis zur sukzessiven Einbeziehung aller Organisationseinheiten
muss das System organisatorisch skaliert werden können. Darüber hinaus muss das
System auch im Hinblick auf die Einbindung von Clients, Servern, etc. technisch skalierbar sein, um beliebige Anzahlen von Nutzern ohne Performanzverlust einbinden
zu können.
Bewertung:
Die Einführung der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 nach den Stufen des DOMEA®Einführungskonzeptes (IT-gestützte Schriftgutverwaltung, Aufbau des elektronischen
Aktenbestands, integrierte Vorgangsbearbeitung) ist möglich.
Die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ist hardwareseitig skalierbar. Einzelne Arbeitsplätze und Server können hierbei erweitert werden. Es können weitere Maschinen in
den Gesamtzellenverband integriert werden und die Ausweitung des Systems und
der Speicherkapazität ist realisierbar. Des weiteren besteht die Möglichkeit, den Applikationsserver als Serverfarm zu realisieren.
1.12.6 AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit
Die momentanen Möglichkeiten und die strategische Fortentwicklung des Produktes
hinsichtlich ASP sollen beschrieben werden. Weiter sind Lösungskonzepte für die parallele Verwaltung von Daten und Dokumenten verschiedener Behörden darzustellen.
Bewertung:
ASP (Application Service Providing) wird durch die skalierbare Architektur und den
Browser als Client-Plattform von der Fabasoft® eGov-Suite Version 4 unterstützt. Das
System kann zur parallelen Verwaltung von Daten und Dokumenten verschiedener
Behörden (Mandantenfähigkeit) eingesetzt werden. Mandanten sind bzgl. ihrer
Zugriffsrechte voneinander getrennt. Die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 ermöglicht
auch das Zurückführen von verteilten Lösungen zu einen zentralen Installation auf
dem Mandantenkonzept.
Seite 51
Prüfbericht
1.12.7 AG 46: Speicherung und Datensicherung
Die Speicherung aller Informationen bildet die gesicherte Grundlage eines Vorgangsbearbeitungssystems. Die Anforderungsgruppe hinterfragt die notwendigen bzw.
möglichen Speichermedien, die Verfügbarkeit, Möglichkeiten zur Verschlüsselung
sowie Mechanismen und konzeptionelle Ansätze zur Ausfallsicherheit.
Bewertung:
Die Fabasoft® eGov-Suite Version 4 legt strukturierte Daten in den standardisierten
Datenbanksystemen Oracle® oder Microsoft® SQL-Server ab und unterstützt so alle
Speichermedien, für welche diese Datenbanken verfügbar sind. Unstrukturierte Daten
werden in einem Microsoft® NT-Filesystem abgelegt.
Die Verfügbarkeit von strukturierten Daten obliegt der verwendeten Datenbank. Unstrukturierte Inhalte werden in finale Formate (z. B. TIFF, PDF, HTML) konvertiert und
so auch bei Versions- oder Speichertechnologiewechsel verfügbar gehalten.
Die gängigen Verschlüsselungsverfahren werden mit den verwendeten Datenbanken
bzw. dem Microsoft® Windows® 2000 Dateisystem realisiert. Zudem können die Verschlüsselungsfunktionalitäten von Signaturkarten genutzt werden.
Seite 52

Prüfbericht Fabasoft EGovSuite Version 4

Transcrição

Documentos relacionados

Readme Fabasoft Folio

CHECKLISTE FÜR DIE FOLGEZERTIFIZIERUNG

Anbieterübersicht Dokumentmanagementsystem ECM Systeme

SPI Fabasoft app.test

LKT 81T Kurzbericht.p65

Zertifikat Nr - Zertifizierung Bau

Auflistung vorhandener Zulassungen und Genehmigungen

Klassische IEC-Maschine ist ungeeignet

nachhaltigkeitsprogramm - nachhaltigkeit.dzbank.de

Orientalischer Tanz mit - Janas orientalische Seiten