34-35_Kosten unter Kontrolle

DOKUMENTENMANAGEMENT
Kosten unter Kontrolle
Plan-Management verhindert Verzögerungen und Fehler
Nach Angaben des Bauherren-Schutzbundes e.V. waren im Jahr 2003 27 % der Bauschäden an Ein- und Zweifamilienhäusern auf mangelhafte Bauleitung, Baukoordinierung
oder Bauüberwachung zurückzuführen. Die Schäden und Mängel am Bau werden Expertenmeinungen zufolge weiter zunehmen. Legt man Angaben des letzten Bauqualitätsberichts
zugrunde, sind es 2,8 bis 3 % der Bausumme. Das hätte im Jahr 2000 8,2 Mrd. 7 entsprochen. Einer der Fehler: Veraltete Pläne sorgen für Verzögerungen oder falsch verlegte
Leitungen. Dabei gibt es Lösungen für ein effizientes Dokumentenmanagement.
Foto: Baywobau Baubetreuung GmbH
Karteikarten gegen OnlineDatenbank ausgetauscht
Dipl.-Ing. Günter Mattis ist Geschäftsführer der Baywobau und Leiter des
Plan-Teams
„Der finanzielle Verlust entsteht entweder durch fehlerhafte Bauausführung oder durch
Stillstand auf der Baustelle“,
berichtet Dennis Peterka. Er ist
Geschäftsführer der Münchner
CDS Copy & Digital Druck GmbH
und Experte für Planmanagement. „Auf einer Großbaustelle,
die pro Tag 100.000 bis 250.000 8
verschlingt, geht der Schaden
durch Verzögerungen schnell in
die Millionen”, schätzt er. Trotz
dieser Erfahrungen und dem gegenwärtigen Zwang zum „immer
schneller, immer besser“ wird
das Thema Planmanagement in
der Bauindustrie offenbar noch
nicht ernst genommen. Und
damit auch nicht die darin liegenden Rationalisierungs- und
Einsparpotentiale.
34
1/2005
Gegen den Strom schwimmt die in
München ansässige Baywo-bau Baubetreuung GmbH. Sie wickelt im Jahr ein Bauvolumen von mehreren Millionen Euro ab
und will sich dabei eine Fehlerquote von
3 % nicht leisten. Um ein möglichst
genaues Planmanagement zu garantieren,
setzten ihre Mitarbeiter bis vor kurzem ein
seit mehr als 30 Jahren bewährtes Karteikartensystem ein. Es dokumentierte,
wer wann welchen Plan erhalten hatte.
Plankopien wurden dafür jeweils auf das
Genaueste mit Ausfertigungsnummern versehen. Die Pflege dieses Systems mussten
die Mitarbeiter zusätzlich zu ihrem normalen Tagesgeschäft übernehmen. „Jeder
Bearbeiter, der Pläne benötigte, musste
diese selbst mit Nummern versehen und
im Karteikartensystem indexieren. Das war
teilweise wirklich zeitaufwendig, weil sich
die entsprechenden Ablagen an einem
zentralen Ort befanden und die Mitarbeiter
mehrfach hin und her laufen mussten“,
berichtet Günter Mattis. Der gelernte Architekt und Diplom-Ingenieur ist Geschäftsführer der Baywobau Baubetreuung GmbH
und Leiter des Planteams.
Die Ausfertigung von Plankopien war also
sehr umständlich: Wurde beispielsweise
ein Plansatz zu je 30 Plänen fünfmal benötigt, musste er fünfmal kopiert werden. Danach musste auf allen 150 Plankopien die
jeweilige fortlaufende Ausfertigungsnummer
eingetragen und auf der dazugehörigen
Karteikarte der Zweck der Ausfertigung
vermerkt werden, an wen wann welche Kopie
mit welcher Ausfertigungsnummer verschickt wurde. Zeitweise war ein Mitarbeiter nur für die Kopiertätigkeit angestellt.
Vor knapp zwei Jahren hat die Baywobau
ihren Mitarbeitern die langwierige Indexierungsarbeit abgenommen: „Wir haben
2003 beschlossen, unser System vollständig elektronisch abzubilden“, erklärt Mattis.
Das Unternehmen beauftragte den Reprografie-Partner CDS Copy & Digital Druck
GmbH, eine Lösung zu entwickeln. „Wir
haben die Plan-Daten durch Vervielfältigungsaufträge früher schon im Scanner
gehabt, und die Dateien lagen auch bei uns.
Deshalb hatten wir hausintern sowieso
schon eine Archiv-Struktur aufgebaut. Der
Vorschlag der Baywobau, ein elektronisches
Plan-Managementsystem aufzubauen, kam
für uns gerade recht“, erinnert sich Peterka.
Bei der Deutschen Bahn
abgeschaut
Auf der Suche nach einer passenden Datenbank stieß CDS auf eine große SoftwareFirma, die seit 1999 ein Archivierungsprogramm bei der Deutschen Bahn im
Einsatz hat. Damit werden alle zu den
Fahrzeugen gehörenden Dokumente wie
Im Web-Archiv wird neben einer Planliste (oben links)
und dem Plan die Plot-Verwendungsliste (rechts)
angezeigt. Hier kann nachgelesen werden, welcher
Plan für welchen Verwendungszweck wann ausgedruckt wurde
Zeichnungen und Stücklisten verwaltet –
insgesamt fast eine Million Dateien. Auf
der Basis dieses Programms entwickelte
die Software-Firma in Zusammenarbeit mit
der Baywobau und CDS das Web-Archiv:
Ein internetbasiertes Dokumentenmanagementsystem, mittels dessen die Mitarbeiter der Baywobau von ihrem Computer
aus Pläne verwalten und Plankopien in
Auftrag geben können.
„In das Web-Archiv werden Pläne eingestellt, die vorher von mir freigegeben wurden. Mitarbeiter, die einen Plan benötigen, können dann von ihrem Computer aus
den Druck des Planes anstoßen. Der Auftrag
kommt bei CDS an und wird von einem
Mitarbeiter vor Ort an einen freien Plotter
weitergeleitet“, beschreibt Mattis die
Funktionsweise des Systems. „Wenn eine
Kopie angefertigt wird, stehen Empfänger,
Datum und Ausfertigungsnummer automatisch auf dem Lieferschein. Dieser wird
automatisch beigelegt, falls Pläne versendet werden müssen“, freut er sich. Jeder
Lieferschein wird aber auch zur Dokumentierung bzw. Rückverfolgbarkeit bei der
Baywobau aufbewahrt.
Sind die Pläne fertig, kommt der CDS-eigene Kurier: Er stellt die Pläne entweder
dem Mitarbeiter zu, der den Plot angestoßen hat, oder gleich dem vom Mitarbeiter
zugewiesenen Empfänger.
Transparente Planhistorie
Da die Indexierung automatisch erfolgt,
kann es nicht passieren, dass Ausfertigungsnummern doppelt oder gar nicht existieren. Dies ist besonders wichtig, damit später nachvollzogen werden kann, wer wann
welchen Plan erhalten hat.
Ein großes Problem in der Bauindustrie ist
laut CDS-Geschäftsführer Dennis Peterka,
dass bei später gewünschten Änderungen
am Bau Pläne häufig nicht mehr auffindbar sind. Dieses Problem wird durch das
Web-Archiv gelöst: Nach Abschluss eines
Bauvorhabens erhält der Bauträger eine
CD mit allen Plänen. Damit entfällt auch
Foto: CDS Copy & Digital Druck GmbH
DOKUMENTENMANAGEMENT
die raum- und geldzehrende Aufbewahrung
von Plänen auf Papier.
„Der größte Vorteil am Web-Archiv ist,
dass das Plotten und der Versand des
Planes an den Empfänger im Service inbegriffen sind. Das heißt, wir benötigen für
die Plankopien keinen extra Repro-Dienstleister und auch keinen Kurierdienst
mehr“, konstatiert Mattis zufrieden. „Die
Transparenz der Planhistorie verbessert
sich erheblich. Es kann nicht mehr passieren, dass ein alter Plan ausgedruckt wird
und in der Plot-Verwendungsliste ist eindeutig aufgeführt, was mit einem Plan
passiert ist. Es ist ein großer Zeit- und
Personalgewinn“, kommentiert er den
Einsatz des Web-Archivs abschließend.
Bisher können nur Pläne mittels des WebArchivs verwaltet werden. CDS arbeitet
aber bereits daran, dass auch Dokumente
aus dem Schriftverkehr sowie Verträge
darin abbildbar sind.
Die Geschäftsführer von CDS: Dennis
Peterka (links) und Mike Riegler
CDS Copy & Digital Druck GmbH
Mike Riegler
81543 München
E-Mail: [email protected]
Internet: www.cdsdigital.de
BAYWOBAU
Baubetreuung GmbH
Alexander Holzer
80469 München
E-Mail: [email protected]
Internet: www.baywobau.de
35
1/2005