Leitfaden zur Prozessdokumentation mit ViFlow

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Leitfaden zur
Prozessdokumentation
mit ViFlow
Multimedia Kontor Hamburg GmbH · Saarlandstraße 30 · 22303 Hamburg · www.mmkh.de
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Leitfaden zur Benutzung von ViFlow
Status:
Version 1
Erstellung:
MMKH GmbH, Matthias Schubert ([email protected])
Saarlandstraße 30, 22303 Hamburg
Stand:
12.08.2014
Hinweis
ViFlow, basierend auf Microsoft Office Visio®, ist ein Produkt der
ViCon GmbH mit Sitz in Hannover. Für die in diesem
abgebildeten Screenshots und Masken wurde die Zustimmung
der Firma ViCon GmbH eingeholt.
Dieser Leitfaden ist für den internen Gebrauch vorgesehen und
erhebt nicht den Anspruch das umfangeiche Nutzerhandbuch zu
ViFlow zu ersetzen, sondern stellt vielmehr einen schnellen
Einstieg in das Arbeiten mit ViFlow dar.
Multimedia Kontor Hamburg GmbH · Saarlandstr. 30 · 22303 Hamburg · www.mmkh.de
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Inhaltsverzeichnis
1
2
Einführung ....................................................................................................................................... 5
1.1
Warum ViFlow und nicht Visio? .............................................................................................. 5
1.2
Wozu Prozessdokumentation?................................................................................................ 5
1.3
Vorgehen zur Prozessmodellierung......................................................................................... 6
Erste Schritte ................................................................................................................................... 7
2.1
Eine neue Datenbank anlegen................................................................................................. 7
2.2
Die Standard-Oberfläche von ViFlow ...................................................................................... 9
2.3
Die „Erweiterte“-Oberfläche von ViFlow .............................................................................. 11
2.3.1
ViFlow-optimiertes Menü deaktivieren ........................................................................ 11
2.3.2
Entwicklertools – der Zeichnungsexplorer .................................................................... 12
2.4
3
Einstellmöglichkeiten ............................................................................................................ 15
2.4.1
Schablonen Auswahl (Shapes) ....................................................................................... 15
2.4.2
Anlegen eigener Shapes – Corporate Design ................................................................ 15
Der erste Prozess ........................................................................................................................... 19
3.1
Was ist ein Prozess? .............................................................................................................. 19
3.2
Erstellung von Prozessen ....................................................................................................... 19
3.2.1
Variante 1 ...................................................................................................................... 19
3.2.2
Variante 2, die Erstellung über das Menü ..................................................................... 20
3.2.3
Variante 3, über die Prozessliste ................................................................................... 21
3.3
Eigenschaften von Prozessen bearbeiten ............................................................................. 21
3.3.1
Modellart festlegen ....................................................................................................... 21
3.3.2
Prozessart festlegen ...................................................................................................... 23
3.3.3
Beteiligte festlegen........................................................................................................ 23
3.3.4
Beteiligungsarten festlegen ........................................................................................... 25
4
Prozesse nachträglich bearbeiten ................................................................................................. 26
5
Weitere Prozesse anlegen ............................................................................................................. 26
6
Prozesse verbinden ....................................................................................................................... 26
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7
8
9
6.1
Warum Prozesse verbinden? ................................................................................................ 26
6.2
Arten von Verbindern ............................................................................................................ 26
6.3
Weitere Eigenschaften von Verbindern ................................................................................ 28
6.4
Datenpfeile ............................................................................................................................ 30
6.5
Datenarten festlegen............................................................................................................. 33
6.6
Konnektoren .......................................................................................................................... 33
Bereiche ......................................................................................................................................... 35
7.1
Bereiche in ViFlow ................................................................................................................. 35
7.2
Bereiche anlegen und gliedern.............................................................................................. 36
7.3
Bereichsarten festlegen......................................................................................................... 37
7.4
Erstellung von Organigrammen............................................................................................. 38
Unterprozesse ............................................................................................................................... 39
8.1
Warum Unterprozesse benötigt werden .............................................................................. 39
8.2
Einfügen von Unterprozessen ............................................................................................... 39
8.3
Ändern und Hinzufügen von Datenarten, Mitarbeitern und Bereichsarten ......................... 40
Webexport..................................................................................................................................... 41
9.1
Prozessdokumentation veröffentlichen ................................................................................ 41
10 Konventionen in der Benennung der Prozesse ............................................................................. 46
11 Abbildungsverzeichnis ................................................................................................................... 50
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1 Einführung
ViFlow ist ein Programm zur grafischen Darstellung und Visualisierung von Geschäftsprozessen. Diese
Darstellung kann im Sinne eines Wissensmanagements zur Dokumentation der eigenen
Geschäftsprozesse dienen oder für den weiteren Verlauf als Grundlage für eine Prozessoptimierung,
Vereinheitlichung, Effizienzsteigerung oder prozessorientiertes Qualitätsmanagement (ISO
9001:2008) herangezogen werden.
1.1 Warum ViFlow und nicht Visio?
Eine grafische Darstellung kann auch in Visio durchgeführt werden, allerdings bietet Visio nicht die
Möglichkeit die für den Prozess benötigten Dokumente zu hinterlegen, auch kann ein Mitarbeiter
einem Prozess zugewiesen, Prozessverantwortliche zu definiert werden. Zudem werden die
Prozessschritte, Daten und Bereiche in einer relationalen Datenbank abgelegt, so dass auf dieser
Basis Suchen und Auswertungen zu den jeweiligen Prozessen durchgeführt werden können.
Für diesen Leitfaden wurde ViFlow Professional in der Version 4.5 verwendet. Bei anderen
Versionsnummern oder Programmpaketen kann sich die Darstellung der einzelnen Fenster
unterscheiden. Weiterhin wurden die Standard-Shapes für die Prozesse verwendet, die nicht
skalierbar sind.
1.2 Wozu Prozessdokumentation?
Geschäftsprozesse und Organisationsabläufe können nur dann erfolgreich gestaltet werden, wenn
sie strukturiert, visualisiert und allen Handelnden leicht und verständlich zugänglich gemacht
werden. Unter Prozess versteht man die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge
(Unterprozesse) innerhalb eines Systems. So werden mittels eines Prozesses Informationen, Daten,
Dienstleistungen usw. zu neuen Formen transformiert, gespeichert oder transportiert. Die
Leistungsprozesse von Hochschulen liegen in den Bereichen Studium und Lehre, Forschung sowie
Weiterbildung. Im Rahmen des Qualitätsmanagement an Hochschulen liegt der erste Schritt der
Prozessoptimierung in der Beschreibung/Dokumentation ablaufender Prozesse für eine IstAufnahme. Damit sollen die Prozesse transparenter, leichter abzurufen und zu bedienen sein.
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1.3 Vorgehen zur Prozessmodellierung
Vor Beginn der Prozessaufnahme/ -dokumentation werden die an den Prozessen beteiligten
Personen und Gruppen und deren „Prozessverantwortliche“ definiert. Besonders wichtig ist es
hierbei Schnittstellen zu ermitteln und die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Bereichen zu
beschreiben. Für die Erhebung der Prozesse hat sich die Durchführung von Interviews mit den
Prozessverantwortlichen/ Prozessdurchführenden als sehr effektives und effizientes Vorgehen
herausgestellt, das mit Hilfe eines systematischen Fragenkatalogs gestützt wird. Folgende
Kernfragen sollten bei der Prozessanalyse beantwortet werden:
-
Wer ist verantwortlich für den Prozess?
Was ist der Auslöser des Prozesses?
Was sind die Inputs (Informationen, Daten…) des Prozesses?
Wie wird der Prozess abgewickelt (Tätigkeit)?
Welche Dokumente sind bei der Durchführung relevant?
Wer mit Wem (Mitwirkungen und Verantwortlichkeiten)?
Was sind die Ergebnisse (Outputs) des Prozesses?
Welche Prozessziele sind festgelegt?
Wie wird der Prozess wirksam verbessert bzw. werden Korrekturmaßnahmen festgelegt und
überwacht?
Wichtig ist, dass man sich im ersten Interview auf die Standardabläufe und Kernprozesse
konzentriert, um diese von anderen Prozessen und Sonderfällen abgrenzen zu können. Anhand der
protokollierten Antworten erfolgt die Visualisierung der aufgenommenen Prozesse. Nach der
Erstaufnahme der Prozesse, sollte die Ist-Aufnahme in einer Nachbesprechung überprüft werden. An
dieser Stelle besteht zudem die Möglichkeit, bereits Verbesserungspotenziale aufzudecken bzw. zu
erkennen. Die grafische Darstellung der Prozesse wird zum Schluss mit erläuternden Texten in Form
von Prozessbeschreibungen, hinterlegten Dokumentenvorlagen usw. ergänzt.
Nach der erfolgten Ist-Analyse und einem Ist-Soll-Abgleich, kann die Erarbeitung neuer Prozesse
stattfinden. Hierbei ist die grafische Darstellung eine wertvolle Hilfe, um Veränderungen, Varianten,
Komplexität, Schnittstellen, und ideale Abläufe darzustellen und Veränderungen sofort sichtbar zu
machen. Ansätze für neue Prozesse können sein:
-
Eliminieren überflüssiger Prozesse bzw. Unterprozesse
Änderung der Prozessreihenfolge
Hinzufügen fehlender Prozesse bzw. Unterprozesse
Integration/Zusammenlegung von Prozessschritten
Automatisierung (Datenverarbeitung, Workflow) von Prozessen
Beschleunigen von Prozessen
Parallelisieren von Prozessen
Nach der finalen Version sollte eine Überprüfung/ Review der Prozesse in einem vorab festgelegten
zeitlichen Rahmen durchgeführt werden, um eventuelle Anpassungen vorzunehmen.
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2 Erste Schritte
ViFlow wird durch einen Doppelklick auf das ViFlow Symbol auf dem Desktop gestartet. Alternativ
kann das Programm auch über das Startmenü aufgerufen werden. Nachdem ViFlow erfolgreich
gestartet wurde, erscheint das Fenster aus Abbildung 1. Hier gibt es die Möglichkeit auf eine schon
vorhandene
Datenbank
zu
zugreifen,
oder
eine
neue
Datenbank
anzulegen.
Durch einen Linksklick auf Prozessdatenbank öffnen wird ein Dateiauswahlfenster angezeigt. Hier ist
der Speicherort der Datenbank zu auszuwählen.
Abbildung 1 - Begrüßungsbildschirm von ViFlow
Wird die Option Neue Prozessdatenbank erstellen gewählt, öffnet sich ein neuer Dialog (Abbildung 2),
um die nötigen Informationen zu erfragen.
2.1 Eine neue Datenbank anlegen
Nachdem „Neue Prozessdatenbank erstellen“ angeklickt wurde, ist das Fenster aus Abbildung 2 zu
sehen. Zuerst kann der Speicherort der Datenbank angepasst werden. Standardmäßig ist der Pfad auf
„C:\Dokumente und Einstellungen\benutzername \Eigene Dateien\ViFlow\“ eingestellt. Durch das
Symbol rechts neben dem Pfad kann ein neuer Speicherort ausgewählt werden.
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Danach muss ein Name für die Datenbank vergeben werden, sonst wird der Name „Neue
Datenbank“ genutzt. Bei den Vorlagen wird Standard gewählt. Mit einem Klick auf OK am unteren
Rand des Fensters wird eine neue, leere Datenbank mit dem gewählten Namen am angegebenen
Speicherort erstellt.
Abbildung 2 - Anlegen einer neuen Datenbank in ViFlow
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2.2 Die Standard-Oberfläche von ViFlow
In Abbildung 3 ist nun die Oberfläche von ViFlow mit dem ersten Prozess zu sehen. Dieser erste
Prozess wird immer angelegt, und hat auch immer den Namen „Mein erster Prozess“. Im Folgenden
werden einige der verschiedenen Einstellmöglichkeiten von ViFlow aufgezeigt und erläutert.
Abbildung 3 - Eine neue Datenbank mit dem ersten Prozess
1. ViFlow Menü.
2. Prozesse: Hier sind alle Prozesse aufgelistet, inklusive aller Unterprozesse.
3. Daten: Hier werden alle Daten angezeigt, die vom Benutzer angelegt wurden. Zu den Daten
zählt man in ViFlow Formulare, Arbeitsanweisungen, Formblätter oder sonstige Schriftstücke
die für einen Prozess benötigt werden. Die Benennung der Abschnitte kann angepasst
werden.
4. Bereiche: Auflistung aller Bereiche, die angelegt wurden. Unter Bereiche werden Personen,
Abteilungen und andere Organisationsstrukturen verwaltet.
5. Schablone: Hier finden sich alle Symbole, die auf das Arbeitsblatt gezogen werden können.
Weitere Schablonen können bei Bedarf angezeigt werden.
6. Visio Menü: Über das Visio Menü kann z.B. das aktuelle Arbeitsblatt gespeichert werden.
7. Arbeitsblatt: Das aktuelle Arbeitsblatt auf dem Prozesse, Bereiche und Verbinder platziert
werden können.
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Je nach verwendeter Version des Microsoft Office –Pakets und Visio orientiert sich der
Arbeitsbereich der Software ViFlow an der jeweiligen Oberfläche von Microsoft Visio. Im
nachfolgenden sehen Sie eine Beispielansicht der Standardoberfläche von ViFlow 4.5 mit Microsoft
Office 2010:
Abbildung 4 - Standardoberfläche ViFlow 4.5 mit MS Office 2010
Standardmäßig wird in ViFlow ein optimiertes Layout für Microsoft Visio angezeigt, das einen
Großteil der vorhandenen Menüs ausblendet.
Abbildung 5 - optimiertes ViFlow-Layout in Visio
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2.3 Die „Erweiterte“-Oberfläche von ViFlow
2.3.1
ViFlow-optimiertes Menü deaktivieren
In der erweiterten Oberfläche wird das komplette Layout von Visio ohne Optimierung für ViFlow
angezeigt. Um das erweiterte Menü einzublenden, gehen Sie wie folgt vor:
ViFlow-Menü: Extras > Optionen
Abbildung 6 - ViFlow-Menü Extras
Nach dieser Auswahl öffnet sich ein weiteres Fenster. Wählen Sie in der linken Spalte den
Menüpunkt Prozessgrafik aus (1), im Anzeigenbereich rechts erscheinen die Einstellmöglichkeiten für
das Menü Prozessgrafik (2). Entfernen Sie dort den Haken im Eintrag Optimiertes ViFlow-Layout in
Visio verwenden (3). Bestätigen Sie den Vorgang mit OK.
2
1
3
Abbildung 7 - Prozessgrafik Optionen
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2.3.2
Entwicklertools – der Zeichnungsexplorer
Die mit ViFlow modellierten Prozessgrafiken können in ein Webmodell überführt werden (html), so
dass diese online im Intra- oder Internet auf dafür vorgesehenen Webservern veröffentlicht werden
können. In seltenen Fällen werden einzelne Grafiken sehr klein dargestellt. Grund hierfür ist zumeist,
dass ein Element (Shape, Konnektor, Datenpfeil) weit außerhalb des Zeichnungsbereiches liegt:
Abbildung 8 - Datenpfeil außerhalb des Zeichnungsblatts
Die Software ViFlow nimmt dieses Element bei der Generierung des Webmodells mit in die
Umsetzung auf, wodurch die Darstellungen insgesamt kleiner skaliert werden, ähnlich der oben
stehenden Grafik. Um solche Elemente einfacher zu identifizieren und aufzudecken, kann der
Zeichnungsexplorer als Unterstützung herangezogen werden. Hierzu muss Visio im Entwicklermodus
ausgeführt werden. Wählen Sie hierzu das Visio-Menü Datei > Optionen aus (siehe nachfolgende
Grafik)
Abbildung 9 - Visio-Menü Datei
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Es öffnet sich ein Fenster zu den Visio-Optionen. Den Bereich Erweitert auswählen (1) und unter
Allgemein (2) den Haken zur Aktivierung von Im Entwicklermodus ausführen setzen (3) und die
Eingaben mit OK bestätigen.
1
3
2
Abbildung 10 - Visio-Optionen
Der Zeichnungsexplorer kann nicht direkt durch ViFlow aufgerufen werden. Hierzu ist es notwendig,
Visio als eigene Anwendung zu starten und die Entwicklertools auch im separat gestarteten
Programm Visio aktiviert sind.
Unter dem Menü Entwicklertools findet sich der Eintrag Zeichnungsexplorer. Dieser ist durch Haken
setzen auszuwählen.
Abbildung 11 - Visio Entwicklertools – Zeichnungsexplorer
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Im Anschluss kann Visio geschlossen werden, ViFlow muss einmal neu gestartet werden. Nach dem
Neustart von ViFlow wird der Zeichnungsexplorer angezeigt.
Abbildung 12 - Zeichnungsexplorer
Unter Vordergrundblätter > Name des Prozesses > Shapes kann man nun die einzelnen Elemente der
Prozessgrafik anklicken, diese werden jeweils im Arbeitsbereich hervorgehoben. Falsch platzierte
Elemente können so leicht identifiziert und entfernt werden.
Abbildung 13 – Zeichnungsexplorer
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2.4 Einstellmöglichkeiten
2.4.1
Schablonen Auswahl (Shapes)
Da in der Standardschablone nur Shapes vorhanden sind, die nicht skaliert, also in der Größe
verändert werden können, gibt es noch einen zweiten Satz von Shapes, die skalierbar sind. Dies ist
besonders dann wichtig, wenn die Namen von Prozessen länger sind. Auch wird keine automatische
Silbentrennung vorgenommen. Wenn die Silbentrennung von Hand vorgenommen wird, so wird
diese Trennung als Prozessname verwendet (Silben-trennung)! Der Prozess wird somit nicht
gefunden, wenn z.B. nach dem Wort „Silbentrennung“ gesucht wird, da der Prozess den Namen
„Silben-trennung“ trägt. Es empfiehlt sich daher die Prozessnamen auszuschreiben, ohne eingefügte
Silbentrennung. Um die erweitere Schablone zu öffnen muss der ViFlow Menüpunkt Grafik
ausgewählt werden, danach der Punkt ViFlow-Schablonen öffnen. Hier hat man die Wahl zwischen
den verschiedenen Schablonen wählen: Einfach, Erweitert, oder Beide.
Abbildung 14 - Erweiterte Schablone öffnen
2.4.2
Anlegen eigener Shapes – Corporate Design
ViFlow bietet die Möglichkeit eigene Shapes zu konfigurieren und zu erstellen. Hierzu wählt man
unter Shapes > Weitere Shapes > Neue Schablone (Metrisch) aus.
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Abbildung 15 - Neue Schablone anlegen
Ziehen Sie nun diejenigen Elemente (Shapes) auf das Zeichenblatt, die angepasst werden sollen.
Abbildung 16 - Eigene Shapes erstellen – Schritt1
Nehmen Sie nun die vorgesehenen Änderungen vor. Dies können zum Beispiel sein:
-
Einstellen der in der Hochschule bzw. im Unternehmen verwendeten Schriftart
Einstellen der passenden Schriftgröße
Ändern der Rahmenbreite
Anpassen der Farben
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Damit die Änderungen wirksam werden, müssen die nun veränderten Shapes in den Bereich der neu
angelegten Schablone gezogen werden.
Abbildung 17 - Erstellung eigener Shapes – Schritt 2
Danach können die soeben neu angelegten „Master-Shape“ noch entsprechend benannt werden,
z.B. Shape Prozess und Shape Verzweigung.
Abbildung 18 - Benennung der Shapes
Nach der Überarbeitung der Shapes wird neben dem Schablonennamen bereits das Symbol zum
Abspeichern der Änderungen angezeigt. Durch das Klicken des Symbols gelangt man in den Dialog
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Speichern unter. Die Schablone kann nun unter einem eigenen Namen abgespeichert werden, dieser
erscheint im Anschluss ebenfalls in der Auflistung der Schablonen.
Abbildung 19 - Schablonenname
Die Schablonen können dann, einmal abgespeichert, ebenfalls mit anderen Bearbeitern der
Prozessgrafiken/ Prozessmodellierern ausgetauscht werden, so dass alle die für das Corporate Design
angepasste Vorlage verwenden.
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3 Der erste Prozess
3.1 Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist verkürzt dargestellt eine Abfolge von Einzelhandlungen, die nacheinander ausgeführt
werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Jeder Prozess sollte Eingangs- und Ausgangsergebnisse
haben (Verbinder zu einem anderen Prozess), Ausnahmen stellen hier Prozesse am Anfang und am
Ende einer Prozesskette dar.
3.2
Erstellung von Prozessen
Um einen Prozess zu erstellen gibt es verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden aufgezeigt
werden.
3.2.1
Variante 1
- Prozesssymbol aus den Shapes auf das Arbeitsblatt ziehen
Abbildung 20 - Prozesssymbol in der Schablone
-
Es öffnet sich ein Fenster mit den Eigenschaften des Prozesses
Bei 1. Ist eine kurze Beschreibung des Prozesses einzutragen. Unter 2. kann eine längere
Beschreibung eingetragen werden.
Bei den Anmerkungen können zusätzliche Informationen hinterlegt werden, z.B. eine
Beschreibung der Handlung, die in diesem Prozess zu berücksichtigen ist.
Mit einem Klick auf OK wird der Prozess angelegt.
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Abbildung 21 - Eigenschaften des neu erstellten Prozesses
Der Prozess muss, sofern er beim Anlegen nicht schon auf die richtige Position gezogen wurde, noch
richtig positioniert werden.
3.2.2
Variante 2, die Erstellung über das Menü
Abbildung 22: Anlegen eines neuen Prozesses über das ViFlow Menü
Über den Menüpunkt Prozess im ViFlow Menü den Punkt Neu wählen. Die übrigen Schritte sind
analog zu denen in Möglichkeit 1.
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3.2.3
Variante 3, über die Prozessliste
Abbildung 23 - Anlegen eines neuen Prozesses über die Prozessliste
Mit einem Rechtsklick in die Prozessliste öffnet sich ein Kontextmenü, hier Neu auswählen. Die
übrigen Schritte sind analog zu denen in Variante 1. Zum Schluss muss der Prozess noch auf das
Arbeitsblatt gezogen werden.
3.3 Eigenschaften von Prozessen bearbeiten
Neben den bereits erwähnten Pflichtfeldern zur Kurz- und Langbeschreibung von Prozessen und dem
fakultativen Anmerkungsfeld, bestehen noch weitere Möglichkeiten wichtige Informationen an
einzelnen Prozessschritten zu hinterlegen. Diese Informationen können dann in der Webansicht
angezeigt oder in einem Report über ViFlow Reporter mit ausgegeben werden.
3.3.1
Modellart festlegen
Im BPM unterscheidet man zumindest drei Arten von Prozessen (in ViFlow Modellarten genannt):
-
Führungsprozesse
Kernprozesse
Support- oder Unterstützungsprozesse
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ViFlow bietet ebenfalls die Möglichkeit diese Zuweisung vorzunehmen. Bei der Anlage eines neuen
Prozesses findet sich im unteren Teil der Registerkarte Allgemein das Feld Modellart. Hier kann die
entsprechende Zuordnung vorgenommen werden (Abbildung 24).
Abbildung 24 – Modellart festlegen
Diese Liste ist als eine Art Basisliste zu verstehen, die vom Anwender bzw. selbst erweitert und
verändert werden kann. Unter dem ViFlow-Menü Bearbeiten > Prozesslisten > Modellarten lassen
sich diese Änderungen vornehmen.
Abbildung 25 - Modellarten definieren
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3.3.2
Prozessart festlegen
Unter der Registerkarte Prozessarten kann festgelegt werden, welcher Art der Prozess ist, d.h. (wie in
der nachfolgenden Abbildung 26) ein manueller Prozess, maschineller Prozess etc.
Zu beachten ist, dass der Haken im Kontrollkästchen Nur zugeordnete Einträge anzeigen deaktiviert
wird. Die Auswahl erfolgt dann über einfaches Anklicken des gewünschten Eintrags, die Auswahl
kann über die rechte Maustaste auch wieder aufgehoben werden.
Abbildung 26 - Prozessarten auswählen
Prozessarten dienen u.a. als Filter in Berichten, die mit dem ViFlow Reporter stellt werden.
3.3.3
Beteiligte festlegen
Unter der Registerkarte Beteiligte kann man für jeden einzelnen Prozessschritt die beteiligten
Personen/ Rollen/ Stellen und deren Beteiligungsart am Prozess festlegen. Die Zuweisung kann auf
zwei unterschiedlichen Wegen erfolgen:
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-
Beteiligte per Drag & Drop aus dem Feld Bereiche in das Feld Beteiligte in den Prozessdetails
ziehen.
Abbildung 27 - Beteiligte per Drag & Drop festlegen
-
Durch das Entfernen des Hakens Nur zugeordnete Einträge anzeigen werden alle verfügbaren
Bereiche zur Auswahl angezeigt.
Abbildung 28 - Beteiligte durch Auswahl festlegen
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3.3.4
Beteiligungsarten festlegen
Den zum Prozess zugeordneten beteiligten Personen und Rollen kann ebenfalls in der Registerkarte
Beteiligte eine Beteiligungsart zugewiesen werden. Die Zuordnung Beteiligungsarten zu Beteiligten
erlaubt die Möglichkeit mit dem ViFlow Reporter Zuständigkeitsmatrizen (RACI-Chart) automatisch
erstellen zu lassen und auszuwerten.
Abbildung 29 - Beteiligungsart festlegen
Die Beteiligungsarten können frei unter dem Menüpunkt Bearbeiten > Prozesslisten >
Beteiligungsarten festgelegt und verändert werden.
Abbildung 30 - Beteiligungsarten definieren
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4 Prozesse nachträglich bearbeiten
Um Daten an einem Prozess nachträglich zu verändern, muss dieser durch einen Doppelklick in der
Prozessliste ausgewählt werden. Es öffnet sich wieder das Fenster mit den Prozesseigenschaften.
Nun können die Daten verändert oder neu hinzugefügt werden. Mit einem Klick auf OK werden die
Daten aktualisiert.
5 Weitere Prozesse anlegen
Um weitere Prozesse anzulegen sind die Schritte aus 3.2 Erstellung von Prozessen zu wiederholen.
Eine korrekte Positionierung ist beim Erstellen noch zu vernachlässigen. Die Reihenfolge des Ablaufes
dagegen sollte weitestgehend eingehalten werden.
6 Prozesse verbinden
6.1 Warum Prozesse verbinden?
Damit die Prozesse einen logischen Ablauf bilden, müssen diese noch durch Pfeile verbunden
werden. Diese Pfeile heißen in ViFlow Verbinder. Des Weiteren können Verbinder als Daten
interpretiert werden, die von einem Prozess zum nächsten weitergereicht werden.
6.2 Arten von Verbindern
Bei den Verbindern gibt es zwei unterschiedliche Darstellungsarten in ViFlow: die geraden und die
gekrümmten Verbinder (Standard Verbinder). Der Unterschied zwischen den beiden ist nur die Art
und Weise, wie sie auf dem Arbeitsblatt dargestellt werden: als direkte Linie (geraden), oder eine
Linie mit Kurven (gekrümmten). Die gekrümmten Verbinder können noch entsprechend den eigenen
Bedürfnissen angepasst werden, damit die Verbindungslinie nicht durch andere Prozesse verläuft.
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Um mit einem Verbinder zwei Prozesse mit einander zu verbinden gibt es zwei Möglichkeiten:
I: über das Visio Menü (vgl. Abbildung 31)
Abbildung 31 - Verbinder Symbol im Visio Menü
Sobald auf das Symbol geklickt wurde, werden rote Klebepunkte an den Prozessen sichtbar. Um nun
Prozesse mit einander zu verbinden klickt man mit der linken Maustaste einen dieser Klebepunkte an
und zieht die Verbindung mit gedrückter linker Maustaste zu einem anderen Klebepunkt. II: über das
Schablonen Fenster. Hier zieht man das Datensymbol auf das Arbeitsblatt. Nun müssen noch die
Start- und Endpunkte des Verbinders an die entsprechenden Prozesse angehängt werden.
Abbildung 32 - Verbinder Shape in der Schablone
Die beiden Prozesse sind mit einander verbunden.
Abbildung 33 - Zwei durch einen Verbinder verbundene Prozesse
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6.3 Weitere Eigenschaften von Verbindern
Abbildung 34 - Eigenschaften eines neu erstellten Verbinders
Unter 6.1 wurde schon darauf hingewiesen, dass Verbinder auch als Daten, die zwischen zwei
Prozessen übermittelt werden, interpretiert werden können. Dazu ist es sinnvoll eine Beschriftung
am Verbinder anzubringen. Die Eigenschaften werden durch einen Doppelklick auf den Verbinder
aufgerufen. In Abbildung 13 ist zu sehen, dass das Eingabefeld für den Kurztext leer ist und keine
weiteren Felder zur Verfügung stehen, in denen man Eintragungen vornehmen könnte. Dies ändert
sich, sobald eine Beschreibung oder ein Name in das Feld Kurztext eingegeben wurde.
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Abbildung 35 - Allgemeine Eigenschaften eines Verbinders
Die Bezeichnung, die beim Kurztext eingegeben wurde, erscheint genauso als Name für den
Verbinder auf dem Arbeitsblatt (vgl. Abbildung 35und Abbildung 36).
Abbildung 36 - Bezeichnung eines Verbinders
In Abbildung 35 ist neben den schon aus den Prozessen bekannten Feldern auch die Datenart zu
sehen. Hier kann angegeben werden, was für eine Art von Daten zwischen den beiden Prozessen
ausgetauscht wird, z.B. ein Formular oder ein Bericht. Die angezeigten Datenarten sind die gleichen,
wie sie auch schon in Abbildung 3, am linken Rand in der Mitte zu sehen sind.
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Abbildung 37 - Eigenschaften des Verbinders
Da zwar manchmal eine Beschriftung an einem Verbinder gewünscht ist, diese aber keine Daten
darstellen, bietet ViFlow die Möglichkeit einen alternativen Text als Beschriftung anzugeben. Dies ist
besonders bei Verzweigungen sinnvoll, da auch der alternative Text mit einem Kurztext kombiniert
werden kann.
6.4 Datenpfeile
In ViFlow ist es möglich aus Verbindern Datenpfeile zu erstellen, d.h. dass der Verbinder nicht nur
eine vorher vergebene Beschriftung aufweist, sondern dass dieser auch mit tatsächlichen Daten bzw.
Dokumenten verknüpft wird. Hierzu gibt es zwei Vorgehensweisen.
Zum einen kann man den Verbinder in der Grafik selbst auswählen und das Menü zu den
Eigenschaften öffnet sich. Hier können u.a. auf der Registerkarte Allgemein der Kurz- und Langtext
des Verbinders eingetragen werden. Zusätzlich kann in der Zeile Hyperlink der Pfad zu einem
Dokument hinterlegt werden. Diese Angaben werden dann bei der Erstellung des Webmodells mit
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übernommen, durch Anklicken des Datenpfeils in der html-Darstellung dann das referenzierte
Dokument geöffnet.
Ergänzend muss angemerkt werden, dass nicht die verlinkten Dateien nicht als solche direkt in die
ViFlow-Datenbank mit aufgenommen werden, sondern hier lediglich der Pfad bzw. Link zum
Dokument. Sollen die Dokumente ebenfalls für weitere Personen aus dem Webmodell heraus
zugänglich sein, so müssen diese ebenfalls Zugang- bzw. Zugriffsberechtigungen zum Speicherort der
Unterlagen haben, z.B. ein gemeinsames Netzlaufwerk, etc.
Abbildung 38 - Eingabe des Hyperlinks
Ein weiterer Weg ist, dass man die zu referenzierenden Daten und Dokumente direkt aus dem
Speicherort bzw. –verzeichnis in ViFlow zieht. Das Programm erstellt so automatisch die
entsprechende Menge an Datenpfeilen inklusive der entsprechenden Hyperlinks/ Verknüpfungen.
Die gewünschten Dokumente werden markiert und per Drag & Drop in den Bereich Daten gezogen,
hier Berichte, in dem diese kategorisiert werden sollen (Abbildung 39).
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Abbildung 39 - Datenpfeile per Drag & Drop
Danach werden die eben eingebundenen Dokumente als Datenpfeile dargestellt. Durch die
zusätzliche Anzeige eines rekursiven kleineren Pfeils in Blau ist erkennbar, dass mit diesem Verbinder
eine Datei verknüpft ist.
Abbildung 40 - Übersicht der Datenpfeile
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6.5 Datenarten festlegen
Daten lassen sich verschiedenen Datenarten zuordnen, so dass hier eine sinnvolle Gliederung nach
z.B. Formularen, Arbeitsanweisungen, Berichten, etc. erfolgen kann. Die Datenarten können dem
Menüpunkt Bearbeiten > Datenlisten > Datenarten frei festgelegt und verändert werden. Die
Zuordnung zu Datenarten kann im Nachgang in Reports ausgewertet werden und dient im
Webmodell zudem der Übersichtlichkeit.
Abbildung 41 - Datenarten festlegen
6.6 Konnektoren
Mit ViFlow ist es möglich Prozesse über Konnektoren miteinander zu verknüpfen. Konnketoren sind
nur an einer Seite mit einem Prozess verbunden, d.h. am Pfeilanfang oder am Pfeilende, da sie zu
einem Prozess hin- oder von einem Prozess weg führen. Folgede Arten von Konnektoren
Damit Konnektoren funktionieren, müssen diese an drei Stellen verwendet werden:
-
Beim abgebenden Prozess
Beim aufnehmenden Prozess
Im Prozess, der als Konnektorenübersicht dient.
Hinweis des Herstellers ViCon (Benutzerhandbuch ViFlow 4.5, Seite 96 ff):
„Es ist zwingend notwendig, in den drei Verwendungen (s.o.) des Konnektors dasselbe
Datenobjekt (mit derselben Bezeichnung) zu verwenden.“
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Im Folgenden wird dies an einem Beispiel illustriert:
Abbildung 42 - Verwendung von Konnektoren
Die Beiden Prozesse Schritt A und Schritt B sind mit dem Konnektor Schritt A-B verbunden. Diese
Anordnung und Modellierung dient im Sinne der bereits erwähnten Konnektorenübersicht.
Die Untergeordneten Prozessschritte des Prozesses Schritt A weisen ebenfalls denselben Datenpfeil
Schritt A-B auf.
Abbildung 43 - Beispiel für Datenpfeil
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7 Bereiche
In ViFlow werden Bereiche, d.h. Rollen, Abteilungen, Mitarbeiter aus einer Organisation, als
Swimlanes dargestellt, um zu verdeutlichen, welche Abteilung oder Person die Prozesse durchführt.
7.1 Bereiche in ViFlow
Bereiche dienen in ViFlow dazu Prozesse, die von verschiedenen Abteilungen oder Personen
durchgeführt werden, voneinander abzugrenzen.
Um einen Bereich in die Dokumentation einzufügen, wird das Bereichssymbol auf das Arbeitsblatt
gezogen.
Abbildung 44 - Bereichseigenschaften
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Wie schon bei den Prozessen muss der Kurztext ausgefüllt werden. Im Feld Langtext kann wieder
eine etwas umfangreichere Beschreibung des Bereiches stehen. Mit einem Klick auf OK, werden die
Daten übernommen.
7.2 Bereiche anlegen und gliedern
Wie beschreiben, können Bereiche auf zwei Wegen in ViFlow angelegt werden. Zum kann ein Bereich
durch das Ziehen (Drag & Drop) des Bereich-Shapes auf das Zeichenblatt angelegt werden.
Abbildung 45 - Bereich-Shape
Zum anderen kann ein Bereich über das Kontextmenü in der Bereichsliste in der linken Leiste
angelegt werden. Durch die Rechte-Maus-Taste öffnet sich das Kontextmenü und über Neu kann das
Anlegen erfolgen.
Abbildung 46 - Kontextmenü Bereiche
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Angelegte Bereiche lassen sich zudem gliedern und strukturieren, so dass man bereits beim
Bearbeiten der Modellierung der Prozesse in ViFlow die zugrundeliegende Organisationsstruktur und
die Zuordnung der beteiligten Rollen (in ViFlow Bereiche) berücksichtigen kann.
Bereiche werden den jeweiligen Bereichsarten zugeordnet.
Abbildung 47 - Bereiche zuordnen
7.3 Bereichsarten festlegen
Bereichsarten sind die Gliederungsmerkmale/ -kategorien in der Liste Bereiche. Sie lassen sich über
das Menü Bearbeiten > Bereichslisten > Bereichsarten frei definieren und festlegen.
Abbildung 48 - Bereichsarten festlegen
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7.4 Erstellung von Organigrammen
ViFlow bietet die Möglichkeit funktionale Organigramme zu erstellen und für das Webmodell zu
exportieren. Durch das so erstelle Organigramm werden durch anklicken der einzelnen Berieche und
Funktionen die Prozesse aufgelistet und angegeben, an denen die Rolle (Bereich) beteiligt ist.
Wichtig ist hier eine Übereinstimmung der Organigramme (Bereiche) mit den verwendeten
Bereichen in den Prozessen. Daher empfiehlt es sich vor der Modellierung der Prozesse in ViFlow
zunächst das Organigramm vollständig abzubilden.
Abbildung 49 - Beispiel für ein Organigramm in ViFlow
ViFlow bietet auch bei Organigrammen die Möglichkeit auf den verschiedenen Ebenen auf eine
untere Ebene abzubrechen, um dort neue Unterorganigramme anzulegen.
Für das Anlegen von Organigrammen in ViFlow empfiehlt es
sich die dafür vorgesehenen Shapes zu verwenden.
Abbildung 50 - Bereiche-Shapes in Viflow
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8 Unterprozesse
8.1 Warum Unterprozesse benötigt werden
Unterprozessketten werden dann eingesetzt, wenn die vorhandene Prozesskette so umfangreich
geworden ist, dass eine Übersichtlichkeit nicht mehr gegeben ist. Des Weiteren können durch den
sinnvollen Einsatz von Unterprozessen komplexe Handlungsabläufe grafisch einfach und verständlich
dargestellt werden.
8.2 Einfügen von Unterprozessen
Um einen Unterprozess einzufügen, muss doppelt auf den Prozess (links in der Prozessliste, vgl.
Abbildung 51) geklickt werden, der die neuen Prozesse enthalten soll. Daraufhin öffnet sich ein neues
Arbeitsblatt, auf dem neue Prozesse platziert werden können.
Abbildung 51 - Erstellen eines Unterprozess für den Beispielprozess 3
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8.3 Ändern und Hinzufügen von Datenarten, Mitarbeitern und
Bereichsarten
Um Mitarbeiter zur Dokumentation hinzuzufügen, klickt man mit der rechten Maustaste auf den
Punkt Mitarbeiter in der Bereichsliste (vgl. Abbildung 52). Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in
dem wie schon bei den Prozessen ein Kurz-, ein Langtext und eine Anmerkung eingetragen werden
können. Für den Kurztext empfiehlt sich das Kürzel des Mitarbeiters und als Langtext der volle Name.
Abbildung 52 - Mitarbeiter hinzufügen
Das Anlegen von neuen Datenbezeichnungen oder Bereichen geschieht analog zum Anlegen von
Mitarbeitern. Das Anlegen von Mitarbeitern sollte schon im Vorfeld gemacht werden, wenn alle
Beteiligten bekannt und der Prozessablauf soweit abgestimmt wurde. Dies erspart dem
Durchführenden das nachträgliche Ändern an jedem einzelnen Prozess. Bereiche sind zum Großteil
schon während der Modellierung der Prozessketten zu der Dokumentation hinzugefügt worden.
Abbildung 53 - Eigenschaften des neu angelegten Mitarbeiters
Seite 41 von 51
9 Webexport
Sinn und Zweck eines Webexportes in die Webansicht ist es, den Beteiligten und ggf. Dritten die
dokumentierten Prozesse zugänglich gemacht werden, ohne eine gesonderte Version oder
Installation von ViFlow auf jedem Arbeitsplatzrechner vorzunehmen. Die erstellte Prozesslandkarte
lässt sich z.B. in das Intranet einbinden und kann über den Browser „Internet Explorer“ aufgerufen
und betrachtet werden. Eine weitere Möglichkeit wäre, spezielle Abläufe auf die Homepage der
Universität zu stellen, damit alle Interessierten sich über den Ablauf informieren können. So könnte
man z.B. das Bewerbungsverfahren für Auslandsaufenthalte, im Rahmen von Erasmus o.ä., oder die
Vergabe
von
Praktikumsplätzen
an
der
Universität
darstellen.
Auch wäre ein Einsatz im Bereich der Einarbeitung von studentischen Hilfskräften vorstellbar.
9.1 Prozessdokumentation veröffentlichen
Um die Dokumentation zu veröffentlichen wählt man im ViFlow Menü Datei den Punkt
„Veröffentlichen …“ (vgl. Abbildung 54).
Abbildung 54 - Prozessdokumentation veröffentlichen
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Abbildung 55 - Wichtige Einstellmöglichkeiten für den Webexport
In Abbildung 55 sind die wichtigsten Einstellmöglichkeiten zu sehen:
1. Verwendete Einstellungen: Hier sind keine Änderungen zu tätigen!
2. Exportpfad: Der Ort an dem der Webexport gespeichert wird.
3. Startseite: Hier kann ausgewählt werden ob ein Arbeitsblatt als Startseite angezeigt wird und
wenn ja welches. Hier hat es sich bewährt die Landkarte, also die oberste Ansicht als
Startseite zu wählen.
Mit einem Klick auf „Weiter“ öffnet sich ein neues Fenster in dem die Prozesse ausgewählt werden
können, die exportiert werden sollen (vgl. Abbildung 56). Es können hier einzelne Prozessketten
ausgespart werden, oder nur diese exportiert werden. Mit einem Klick auf „Fertigstellen“ beginnt
ViFlow mit dem Export.
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Abbildung 56 - Auswahl der zu exportierenden Prozesse
Abbildung 57 - Fortschrittanzeige des Webexportes
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Abbildung 58 - Export abgeschlossen
Nach dem erfolgreichen Export wird der Nutzer gefragt, ob die exportierte Datei geöffnet werden
soll. Als Standard ist zwar der Internet Explorer angegeben, es hängt aber davon ab, welche
Einstellungen für den Standardbrowser auf dem Computer getroffen wurden. Ist als
Standardbrowser ein anderer Browser, z.B. Firefox, eingestellt, so wird dieser gestartet.
Der Exportpfad ist zur Kontrolle noch einmal angegeben.
Abbildung 59 - Der verwendete Browser ist nicht der Internet Explorer
Die Fehlermeldung in Abbildung 59 tritt immer dann auf, wenn der verwendete Browser nicht der
Internet Explorer ist. Wird der Export jedoch im Internet Explorer geöffnet, kann es je nach
Sicherheitseinstellungen, nötig sein ActiveX zuzulassen (vgl. Abbildung 60).
Hier muss „Geblockte Inhalte zulassen“ gewählt werden.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Internet Explorer
installiert ist oder ob die Sicherheitsrichtlinien generell das
ausführen von ActiveX Steuerelementen verbieten, fragen
sie bitte Ihren zuständigen
Abbildung 60 - ActiveX wird blockiert
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Systemadministrator. Falls die Sicherheitseinstellungen das Ausführen des Webexportes verbieten,
gibt es die Möglichkeit sich die Dokumentation im WebModel Viewer anzuschauen. Dieser ist auf der
Homepage des Herstellers (www.vicon.biz) zu finden.
Abbildung 61 zeigt die Darstellung der Prozessdokumentation im Internet Explorer. Als Datenbank
wurde die gleiche Datenbank verwendet, aus der auch die Abbildungen in diesem Leitfaden
entnommen sind.
Abbildung 61 - Ansicht der Prozessdokumentation im Internet Explorer
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10 Konventionen in der Benennung der Prozesse
Verrichtung
Synonym
Erklärung (Beispiele)
abgeben
ablegen
ablehnen
übertragen
abhängen, abheften, weghängen
zurückweisen
Vorgang abgeben
Akte ablegen
einen Antrag ablehnen, Vorgang
zurückweisen
Stunden abrechnen
Kosten absetzen
Termin abstimmen
Antwort abwarten;
Sitzungstermin abwarten
diverse Schreiben/Listen abzeichnen
etwas verändern oder korrigieren
abrechnen
absetzen
abstimmen
abwarten
absprechen, reden, sprechen
abzeichnen
Signieren, unterschreiben
ändern
anpassen, berichtigen, korrigieren,
nachbessern, überarbeiten,
verändern, verbessern
aktualisieren
anfordern
anlegen
anleiten
annehmen
anrufen
anstoßen
anwenden
anzeigen
archivieren
aufbereiten
aufheben
aufkleben
aufnehmen
ausfüllen
auswählen
auswerten
bearbeiten
beenden
befolgen
begründen
beifügen
beobachten
beraten
berechnen
bestellen
einrichten
schulen, unterrichten
entgegennehmen
Telefonieren, kontaktieren
Beginnen, initiieren
kleben
einstellen, abschließen
erklären
addieren, aufsummieren, kalkulieren,
schätzen, überschlagen, umrechnen,
Daten aktualisieren
Unterlagen anfordern
Akte anlegen
Mitarbeiter anleiten
Post annehmen
Beteiligte anrufen
Vorgang anstoßen
ein Mittel anwenden
Ergebnis am Bildschirm anzeigen
Akten archivieren
Daten aufbereiten
Bescheid aufheben
Deckblatt auf Akte aufkleben
einen Schüler aufnehmen
Formular ausfüllen
Bewerber auswählen
Gutachten auswerten
Checkliste bearbeiten
Leistung beenden
Anweisung befolgen
Ablehnung begründen
Akten beifügen; beifügen z. B. einer Rechtsbehelfsbelehrung
einen Vorgang beobachten
Studierende beraten
Beitrag berechnen
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beschaffen
bestätigen
beteiligen
betreiben
betreuen
beurteilen
bewerten
buchen
dokumentieren
drucken
durchführen
einleiten
einberufen
einsetzen
entfernen
entnehmen
entscheiden
entwerfen
erfassen
ergänzen
erheben
erinnern
ermitteln
erstatten
erstellen
erteilen
evaluieren
falten
faxen
fertig stellen
festlegen
feststellen
fortschreiben
frankieren
freigeben
errechnen
einkaufen, kaufen
einbeziehen
untersuchen
ausbuchen, einbuchen, umbuchen,
verbuchen
ausdrucken
löschen
herausnehmen
anfertigen
registrieren, zählen, eingeben, eintragen, setzen, einrichten
hinzufügen, vervollständigen
mahnen
fragen, herausfinden, klären, erfragen
anfertigen, bilden, erzeugen, fertigen,
schreiben, tätigen, verfassen, vornehmen, aufstellen, ausstellen,
erarbeiten, programmieren
geben
falzen, knicken
abschließen,
vereinbaren, vorgeben, bestimmen
das Papier beschaffen
Buchungslauf bestätigen
den Personalrat beteiligen
Beschwerdemanagement
betreiben
Veranstaltungen betreuen
Sachverhalt beurteilen
Lesitung bewerten
Betrag auf Konto buchen
einen Vorgang dokumentieren
Dokument über Drucker ausgeben
Auswahlprozess durchführen
Erziehungs- oder Ordnungsmaßnahme einleiten
eine Sitzung einberufen
Personal einsetzen
Handzettel entfernen
Post manuell entnehmen
entscheiden, ob Nachscannen
erforderlich
Schreiben entwerfen
Antrag erfassen; Kennzeichen setzen
Unterlagen ergänzen
Statistik erheben
an Zahlung erinnern
nach fehlenden Informationen suchen
Guthaben wird erstattet
Erstellen eines Schreibens; Erstellen eines Programms
eine Auskunft erteilen
Bildungsangebote evaluieren
Post falten
Dokument fertig stellen
Termin festlegen
Kostenstelle feststellen
Schulprogramm fortschreiben
Post frankieren
Freigeben eines Vorgangs (Buchung freigeben)
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führen
genehmigen
heften
holen
indexieren
informieren
initiieren
installieren
justieren
kommunizieren
kontrollieren
kooperieren
koordinieren
kopieren
kündigen
kuvertieren
lesen
leiten
löschen
markieren
notieren
öffnen
organisieren
pflegen
planen
prüfen
regeln
reservieren
sammeln
scannen
sortieren
speichern
stempeln
stornieren
suchen
bewilligen, gewähren
klammern, zusammenheften, zusammentackern
abholen, einsammeln, ziehen
attributieren, indizieren
benachrichtigen, hinweisen, melden,
mitteilen, einweisen
beginnen
einspielen
ausrichten
bekannt machen, mitteilen,
informieren, benachrichtigen
überprüfen
zusammenarbeiten
abstimmen
vervielfältigen
eintüten
durchsehen
lenken
austragen
kennzeichnen
vermerken
aufmachen
aktualisieren, warten
einplanen, einteilen, projektieren
abgleichen, abstimmen, durchsehen,
einsehen, klären, sichten, überprüfen,
klären
vorbelegen, vorbesetzen
zusammentragen
einscannen
aussortieren, einsortieren,
heraussortieren, ordnen, vorsortieren,
zuordnen
Einspeichern, abspeichern
abstempeln
berichtigen
Arbeitszeitkonto führen
Antrag genehmigen
Kopien klammern
Post holen; Akte ziehen
Dokument mit Index versehen
eine Abteilung über etwas
informieren; Beteiligte
informieren
Selbstbewertung initiieren
eine Software installieren
Kuvertiermaschine justieren
Beschlüsse kommunizieren
Ausführung kontrollieren
mit Partnern kooperieren
Unterrichtsinhalte koordinieren
Unterlagen kopieren
Verhältnisse kündigen
Brief kuvertieren
Lesen von Akten, Post,...
Sitzungen, Besprechungen leiten
Datei löschen
fehlende Punkte markieren
Vermerk für nächste Sitzung
notieren
Post öffnen
Geschäftszimmer organisieren
Personenstammdaten pflegen
Termine planen
Prüfen der Anträge auf
Vollständigkeit
Vertretung regeln
Sitzungssaal reservieren;
Dokumenten-Schlüssel
vorbelegen
Belege sammeln
Dokumente scannen
Post sortieren
Daten speichern
Schreiben abstempeln
Mitgliedschaft z. B. im Schulverein
stornieren
Akte suchen
Seite 49 von 51
teilnehmen
trennen
übergeben
übernehmen
überwachen
überweisen
umsetzen
unterschreiben
separieren
aushändigen, ausgeben
sicherstellen
anweisen
unterzeichnen
veranlassen
verarbeiten
verfolgen
verfügen
vergleichen
verhandeln
verknüpfen
vernichten
veröffentlichen
auslösen
bearbeiten
versenden
verrechnen
verteilen
verwalten
vorbereiten
Verschicken, weiterleiten
aufrechnen
ausfahren
vorlegen
vorschlagen
weiterleiten
zahlen
anordnen
abgleichen
verbinden
bringen, transportieren, übermitteln,
weitergeben, zusenden
abführen, anweisen, auszahlen,
bezahlen
zurücknehmen
zuleiten
zusammenstellen
zustimmen
zwischenspeichern
zuführen, bringen, schicken
annehmen
an einer Sitzung teilnehmen
Dokumente trennen
Formular übergeben
Daten für Statistik übernehmen
Wiedervorlage überwachen
Überweisung eines Geldbetrages
eine Verordnung umsetzen
Dokument mit Unterschrift versehen
Nachschreibtermin veranlassen
Daten verarbeiten
eine Strategie verfolgen
Anordnung verfügen
Ergebnisse vergleichen
Vertragsverhandlungen führen
Personendaten verbinden
Dokumente vernichten
Informationen der Öffentlichkeit
zugänglich machen
mit der Post verschicken
Zahlungen verrechnen
Post verteilen
Material verwalten
Pakete zur Abholung vorbereiten;
Sitzung vorbereiten
jemandem eine Akte vorlegen
einen Vorschlag machen
Weiterleiten von Vorgängen
Gehälter zahlen
Anordnung bzw. Verwaltungsakt
zurücknehmen
Unterlagen zuführen
Unterlagen zusammenstellen
einem Beschluss zustimmen
Teilergebnisse zwischenspeichern
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11 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 - Begrüßungsbildschirm von ViFlow ................................................................................... 7
Abbildung 2 - Anlegen einer neuen Datenbank in ViFlow ...................................................................... 8
Abbildung 3 - Eine neue Datenbank mit dem ersten Prozess ............................................................... 9
Abbildung 4 - Standardoberfläche ViFlow 4.5 mit MS Office 2010 ....................................................... 10
Abbildung 5 - optimiertes ViFlow-Layout in Visio ................................................................................. 10
Abbildung 6 - ViFlow-Menü Extras ........................................................................................................ 11
Abbildung 7 - Prozessgrafik Optionen ................................................................................................... 11
Abbildung 8 - Datenpfeil außerhalb des Zeichnungsblatts ................................................................... 12
Abbildung 9 - Visio-Menü Datei ............................................................................................................ 12
Abbildung 10 - Visio-Optionen .............................................................................................................. 13
Abbildung 11 - Visio Entwicklertools – Zeichnungsexplorer ................................................................. 13
Abbildung 12 - Zeichnungsexplorer....................................................................................................... 14
Abbildung 13 – Zeichnungsexplorer ...................................................................................................... 14
Abbildung 14 - Erweiterte Schablone öffnen ....................................................................................... 15
Abbildung 15 - Neue Schablone anlegen .............................................................................................. 16
Abbildung 16 - Eigene Shapes erstellen – Schritt1 ................................................................................ 16
Abbildung 17 - Erstellung eigener Shapes – Schritt 2............................................................................ 17
Abbildung 18 - Benennung der Shapes ................................................................................................. 17
Abbildung 19 - Schablonenname .......................................................................................................... 18
Abbildung 20 - Prozesssymbol in der Schablone .................................................................................. 19
Abbildung 21 - Eigenschaften des neu erstellten Prozesses ................................................................ 20
Abbildung 22: Anlegen eines neuen Prozesses über das ViFlow Menü ................................................ 20
Abbildung 23 - Anlegen eines neuen Prozesses über die Prozessliste .................................................. 21
Abbildung 24 – Modellart festlegen ..................................................................................................... 22
Abbildung 25 - Modellarten definieren ................................................................................................. 22
Abbildung 26 - Prozessarten auswählen ............................................................................................... 23
Abbildung 27 - Beteiligte per Drag & Drop festlegen ............................................................................ 24
Abbildung 28 - Beteiligte durch Auswahl festlegen .............................................................................. 24
Abbildung 29 - Beteiligungsart festlegen .............................................................................................. 25
Abbildung 30 - Beteiligungsarten definieren ........................................................................................ 25
Abbildung 31 - Verbinder Symbol im Visio Menü ................................................................................. 27
Abbildung 32 - Verbinder Shape in der Schablone................................................................................ 27
Abbildung 33 - Zwei durch einen Verbinder verbundene Prozesse ...................................................... 27
Abbildung 34 - Eigenschaften eines neu erstellten Verbinders ............................................................ 28
Abbildung 35 - Allgemeine Eigenschaften eines Verbinders................................................................. 29
Abbildung 36 - Bezeichnung eines Verbinders ...................................................................................... 29
Abbildung 37 - Eigenschaften des Verbinders....................................................................................... 30
Abbildung 38 - Eingabe des Hyperlinks ................................................................................................. 31
Abbildung 39 - Datenpfeile per Drag & Drop ........................................................................................ 32
Abbildung 40 - Übersicht der Datenpfeile............................................................................................. 32
Seite 51 von 51
Abbildung 41 - Datenarten festlegen .................................................................................................... 33
Abbildung 42 - Verwendung von Konnektoren ..................................................................................... 34
Abbildung 43 - Beispiel für Datenpfeil .................................................................................................. 34
Abbildung 44 - Bereichseigenschaften .................................................................................................. 35
Abbildung 45 - Bereich-Shape ............................................................................................................... 36
Abbildung 46 - Kontextmenü Bereiche ................................................................................................. 36
Abbildung 47 - Bereiche zuordnen ........................................................................................................ 37
Abbildung 48 - Bereichsarten festlegen ................................................................................................ 37
Abbildung 49 - Beispiel für ein Organigramm in ViFlow ....................................................................... 38
Abbildung 50 - Bereiche-Shapes in Viflow ............................................................................................ 38
Abbildung 51 - Erstellen eines Unterprozess für den Beispielprozess 3 ............................................... 39
Abbildung 52 - Mitarbeiter hinzufügen ................................................................................................. 40
Abbildung 53 - Eigenschaften des neu angelegten Mitarbeiters .......................................................... 40
Abbildung 54 - Prozessdokumentation veröffentlichen ....................................................................... 41
Abbildung 55 - Wichtige Einstellmöglichkeiten für den Webexport ..................................................... 42
Abbildung 56 - Auswahl der zu exportierenden Prozesse..................................................................... 43
Abbildung 57 - Fortschrittanzeige des Webexportes ............................................................................ 43
Abbildung 58 - Export abgeschlossen.................................................................................................... 44
Abbildung 59 - Der verwendete Browser ist nicht der Internet Explorer ............................................. 44
Abbildung 60 - ActiveX wird blockiert ................................................................................................... 44
Abbildung 61 - Ansicht der Prozessdokumentation im Internet Explorer ............................................ 45

Leitfaden zur Prozessdokumentation mit ViFlow

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