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September 2009
Ihr Partner im Prozess Management
Seit 1993 ist das in Traiskirchen,
20 Kilometer südlich von Wien gelegene Familienunternehmen TQS
EDV Software GesmbH auf die
Entwicklung von Standard- und Individual- Software-Paketen für die
IBM Server AS/400 (iSeries, i5,
System Power i) spezialisiert.
TQS ist ein dynamisches Familienunternehmen. Die Kreativität und
Einsatzfreude der TQS Mitarbeiter
ist die Basis des Erfolgs. Und der
Garant dafür, dass alle Kunden individuell betreut werden und ihnen
maßgeschneiderte Lösungen offeriert werden.
Mehr als 40 Unternehmen in Österreich, Deutschland, der Schweiz
und in Ungarn haben derzeit Software-Lösungen von TQS im Einsatz.
TQS bietet für diese Unternehmen
Komplett-Lösungen für die Anwendungsgebiete Workflow, Communication Management und Archivierung an. Dabei setzen wir auf
langjähriges Know-How und bewährte Software Produkte aus unserem Hause sowie auf Software
Lösungen unserer Partnerfirmen.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt
dabei auf Prozess Management
1
Lösungen zur Unterstützung der
automatisierten
Eingangsrechnungskontrolle.
TQS hat sich der Effizienzsteigerung durch EDV gesteuerte Automatisierung von Arbeitsabläufen
verschrieben. Diese Automatisierungsprozesse betreffen vor allem
die Bereiche Informationserkennung, Datenextraktion, Klassifizierung von Informationen, die prozessorientierte Verteilung sowie
die elektronische Weiterverarbeitung der Daten und deren revisionssichere Archivierung.
Liebe Kunden
und Interessenten
von TQS!
Um den steigenden
Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden,
haben wir als Softwarehersteller
unser Lösungsangebot in den letzten Jahren sukzessive ausgebaut.
Heute sind wir in der Lage, komplexe Workflow-Lösungen, und
gemeinsam mit unseren Partnern,
auch umfassende Komplett-Lösungen im Bereich der elektronischen
Datenerfassung und -extraktion,
Communication Management und
Archivierung anzubieten.
Der Prozess der automatisierten
Eingangsrechnungsprüfung,
auf
den sich TQS mit seinem Workflow
Produkt task-><-link seit vielen
Jahren spezialisiert hat, stellt für
viele Unternehmen den Einstieg in
die Welt des Workflow dar.
In dieser Ausgabe von TQS News
präsentieren wir Ihnen WorkflowLösungen einiger unserer Kunden,
die wir teilweise schon seit vielen
Jahren begleiten, und bei denen
unsere Lösungen mit den steigenden Anforderungen über die Jahre
mitgewachsen sind, und dabei mit
weiteren Standard-Komponenten
erweitert und verbessert wurden.
Künftig wollen wir Ihnen in TQS
News weitere Fallstudien zu den
unterschiedlichsten Prozess Management Lösungen und über
Neuerungen aus dem Hause TQS
bringen.
Mehr Effizienz durch Prozess Management
Prozess Management Lösungen
von TQS steuern und überwachen
nach festgelegten Regeln die definierten Prozesse, liefern die Dokumentation, stellen die Integration der einzelnen Komponenten
her und übernehmen das Fehlermanagement.
Am Beginn des Prozesses steht
dabei meist das Scannen und die
Datenextraktion. Moderne Scan
Clients sorgen dabei für eine variantenreiche Digitalisierung der Eingangspost. Wissensmanagement
basierende Extraktions-Software garantiert eine hohe Erkennungsrate.
Revisionssichere Archive übernehmen die elektronische (Langzeit-)
Archivierung.
Die Prozess-Abbildung und -steuerung erfolgt über frei definierbare
Workflow-Modelle. Umfangreiche
Sollten auch Sie Interesse an einer maßgeschneiderten Prozess
Management Lösung für Ihr Unternehmen haben, so rufen Sie mich
doch einfach an, oder schicken Sie
mir ein E-Mail. Oder kontaktieren
Sie einen unserer Partner in Ihrer
Nähe. Nähere Infos dazu finden
Sie auch auf unserer Homepage
www.tasklink.com
Integrations-Schnittstellen ermöglichen eine unternehmensweite Einbindung verschiedener SoftwareApplikationen. Die Workflow-Komponente dient dabei nicht nur zur
Sicherung und Dokumentation der
Prozesse, sondern sie bildet auch
das Framework zur technischen Integration verschiedenster Komponenten im Prozess.
In der Praxis erprobte Workflow Modelle ermöglichen für verschiedene
Aufgabenstellungen eine schnelle,
einfache und kostengünstige Implementierung.
SYSTEMANFORDERUNGEN
Server:
• IBM iSeries (AS/400) alle Modelle
• Betriebsystem ab V5R2
• IBM iSeries ClientAccces (nur für
5250-Emulations-Arbeitsplätze)
Client:
• Normaler leistungsfähiger PC
Arbeitsplatz
• Browser (MS Internet Explorer
ab 6.0, Firefox)
• Je nach Prozess-Mangement
Komponente werden einzelne
oder alle verfügbaren Betriebssysteme unterstützt.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Ernst Nemeth
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präsentiert
Mehr als 3.000 komplexe
Workflows jeden Tag
Die
Fleischerei-Berufsgenossenschaft hat sich schon seit Jahren mit
dem Thema „elektronisches Dokumenten Management“ beschäftigt,
um einerseits Prozessoptimierungen in der Bearbeitung der Versicherungsfälle zu erreichen, andererseits die immer größer werdende
Zahl elektronischer Eingänge über
das Extranet-Portal der FBG und
den „Datenaustausch mit Leistungserbringern“ (z.B. Ärzten und Abrechnungsstellen) medienbruchlos in die
Bearbeitungsprozesse zu überführen. Die besondere Herausforderung
bestand darin, durch Einführung der
qualifizierten digitalen Signatur die
rechtlichen Rahmenbedingungen
- z.B. bei Zahlungsvorgängen die
Rechnungslegungsvorschriften für
die deutsche Sozialversicherung zu berücksichtigen.
Der wesentliche Aspekt des Prozess Managements bei der FBG
liegt darin, dass dabei komplette
und oft extrem umfangreiche Versicherungsakten mit Unterstützung
eines elektronischen WorkflowSystems bearbeitet und archiviert
werden. Task-><-link ist dabei für
die reibungslose Abwicklung von
täglich mehr als 3.000 komplexen
Workflows verantwortlich.
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Die Fleischerei-Berufsgenossenschaft
(FBG) ist die gesetzliche Unfallversicherung für alle Unternehmen der
Fleischwarenbranche in Deutschland
(seit 1897). Sie bietet Versicherungsschutz bei Arbeits- und Wegeunfällen
sowie bei Berufskrankheiten für rund
350.000 Beschäftige in 18.000 Betrieben. Darüber hinaus berät die FBG
ihre Mitglieder in allen Fragen der
Innovativ bei diesem Prozess ist die
Integration einer qualifizierten digitalen Signatur. Die FBG ist einer der
Pioniere im Bereich der Anwendung
digitaler Signaturen und wurde dafür auch vom Verband „Deutsche
Gesetzliche
Unfallversicherung“
zertifiziert.
Standardarbeitsplatz für die elektronische
Aktenbearbeitung
Bei der FBG wird mittlerweile der
gesamte interne Aktenlauf elektronisch abgewickelt. Seit 01.09.2008
gibt es keine Papierakten mehr. Alle
Zahlungsvorgänge werden ausschließlich elektronisch signiert.
Die Vorteile sind evident: Die gesamte manuelle Postverteilung entfällt, was den sogenannten „Postlauf“ natürlich enorm beschleunigt.
Akten können durch dieses System
auch parallel bearbeitet werden.
Die konsequente Anwendung der
digitalen Signatur führt zu einer wesentlichen Prozessvereinfachung.
Außendienstmitarbeiter können die
gesamte Bearbeitung ihrer Akten
von Heimarbeitsplätzen aus vornehmen, und nicht zuletzt gibt es auch
ein bedeutendes Einsparungspotential durch den Wegfall des physischen Archivraumes.
Projektverantwortlich bei FBG
Ludwig Schreyer
Claus Schneider
INFO
Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes, hilft individuell bei der
Lösung sicherheitstechnischer und
gesundheitsgefährdender Probleme,
und qualifiziert in Seminaren Sicherheitsfachkräfte und Sicherheitsbeauftragte.
Fleischerei - Berufsgenossenschaft
Lortzingstraße 2
D-55127 Mainz
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Tastatur mit Smart Card Terminal
Burkard Spiegel, Hauptgeschäftsführer der
Fleischerei-Berufsgenossenschaft, Hans-Peter
Mandl, DGUV-Revision; Übergabe des Zertifikates der DGUV an die FBG
präsentiert
Ein Workflow System, das mit den
Anforderungen mitwächst
L’TUR hat das Workflow System
task-><-link seit über 9 Jahren im
Einsatz und dabei die einzelnen
Komponenten des Systems Schritt
für Schritt erweitert. Das Workflow
System task-><-link ist in diesen
Jahren durch regelmäßige updates
mit den gestellten Anforderungen
mitgewachsen.
War es anfangs noch ein Programm,
bei dem auf dem „Greenscreen“
hauptsächlich die Eingangsrechnungsprüfung durchgeführt wurde,
so steht jetzt L`TUR ein umfassendes und ausgereiftes Prozess Managementsystem zur Verfügung.
Am Beginn steht das Scannen und
die automatisierte Datenextraktion
durch das Softwareprodukt smartFIX
von Insiders Technologies. Workflow
gesteuert erfolgt die weitere Bearbeitung mit Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung SoftM Suite von SoftM
Comarch Group und zum elektronischen Archiv InfoStore von Solitas.
Alle Vorgänge werden mittlerweile
über eine Weboberfläche dargestellt. Trotzdem in diesem Zeitraum
die Zahl der zu verarbeitenden Dokumente um mehr als 30% gestiegen ist, konnte der dafür einzusetzende Arbeitsaufwand um mehr als
20% reduziert werden. Nicht zuletzt
fallen durch die vollständige elektronische Speicherung der Eingangsrechnungen auch beträchtliche Lagerkosten weg.
Durch die umfassende Organisation des Workflows ist der Arbeitsablauf für alle Beteiligten um vieles
komfortabler und präziser geworden. Geschwindigkeit und Qualität
der Bearbeitung sind dadurch beträchtlich gestiegen. Das Workflow
System task-><-link ist dabei die
ideale Verknüpfung zwischen den
einzelnen Fachabteilungen und der
Finanzbuchhaltung.
Projektverantwortlich bei L’TUR
Harry Braun
Nicole Holzapfel
INFO
L’TUR ist Europas Marktführer
für Last Minute Reisen. Täglich
gibt es bei L’TUR mehr als 2
Millionen Angebote von rund
100.000 Hotels und 130 Fluggesellschaften, die bis wenige
Stunden vor dem Start buchbar sind. 2008 verreisten über
750.000 Kunden mit L’TUR
L’TUR Tourismus AG
Augustaplatz 8
D-76530 Baden-Baden
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Scannen der Eingangsrechnungen
Anwendung und das gescannte Dokument
sind auf einem Wide-Screen ersichtlich.
präsentiert
Elektronische Rechnungsprüfung mit
dem DKS Archiv & Workflow Package
Seit 2005 setzt Reh Kendermann
auf digitale Rechnungsprüfung
- die räumliche Trennung der Finanzbuchhaltung vom Stammhaus
forcierte dabei den Einsatz eines
Workflow Systems zum Routing der
elektronischen Belege.
Rund 95 Mitarbeiter nehmen am
Kontierungs- und Freigabe-Prozess
der elektronischen Rechnungsbearbeitung teil. Das Workflowsystem
task-><-link steuert dabei einerseits
das interne Regelwerk. Andererseits
übernimmt es auch die technische
Integration des Archives InfoStore
von Solitas und der Finanzbuchhaltung DKS von SoftM.
Die Information der Mitarbeiter zur
Aufgabenerledigung bzw. die Erinnerung bei Überfälligkeit erfolgt
dabei mit der im Workflowsystem
task-><-link integrierten Mail-Verständigung.
Das Workflowsystem task-><-link
brachte der Finanzbuchhaltung von
Reh Kendermann nicht nur eine
gesteigerte Bearbeitungsgeschwindigkeit, sondern auch eine deutlich
verbesserte
Bearbeitungsqualität
und eine höhere Transparenz der
Prozesse. Abgerundet wurde die
elektronische
Rechnungsprüfung
durch die Einführung der automatischen Belegauslesung mit dem
Produkt smartFIX von Insiders Technologies.
Zukünftig wird dieser Prozess auch
die Verarbeitung von Rechnungen
im PDF-Format - direkt aus dem
Mail-Zugang - beinhalten. Dies erfolgt durch Einsatz weiterer Standard-Komponenten. Damit beweist
das Workflowsystem task-><-link,
dass es schnell und problemlos für
neue Anforderungen erweitert werden kann.
Projektverantwortlich bei
Reh Kendermann
Klaus Schmitt
INFO
Reh Kendermann ist Deutschlands
große Markenwein-Kellerei im
Familienbesitz in Bingen am Rhein.
Reh Kendermann produziert und
vertreibt hochwertige Qualitätsweine aus Deutschland und der
ganzen Welt. Im Jahr 2008 hat Reh
Kendermann mit der Marke Black
Tower mit 12 Millionen Flaschen
den meistverkauften deutschen
Wein weltweit.
Reh Kendermann GmbH
Weinkellerei
Am Ockenheimer Graben 35
D-55411 Bingen
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Die elektronische Eingangsrechnungsprüfung
bei Reh Kendermann
Reh Kendermann, Bingen am Rhein
präsentiert
Individuelle Rechnungsprüfung
auf und mit der AS/400
Für Wolford waren bei der Auswahl
eines geeigneten Systems zur elektronischen Rechnungsprüfung zwei
Kriterien maßgeblich. Erstens: Die
erforderlichen Software-Komponenten mussten optimal in die bestehenden IT Strukturen auf der IBM
AS/400 passen. (Archiv Info-Store
von Solitas, Finanzbuchhaltung
DKS von SoftM). Zweitens: Das
Programm musste für die besonderen Notwendigkeiten bei Wolford
leicht adaptierbar sein. Die Wahl fiel
auf das Lösungsangebot von TQS
mit dem Produkt task-><-link als natives Workflowsystem.
Mittlerweile durchlaufen jährlich
rund 20.000 Belege den Workflow.
Rund 150 Mitarbeiter von Wolford
nehmen daran teil. Der mehrstufige
Prüf- und Freigabeprozess (Mengenprüfung, Preisprüfung, Freigabe
Abteilungsleiter,
Schlussprüfung,
INFO
Die Wolford AG mit Sitz in Bregenz
am Bodensee wurde 1950 gegründet. Das Unternehmen unterhält
weltweit 14 Tochtergesellschaften
und vertreibt seine Produkte in
rund 65 Ländern über ein Netz von
Wolford eigenen Standorten und
Partnern im Handel. In ihrer rund
60jährigen Geschichte entwickelte
sich Wolford zu einer internationalen
Premiummarke mit einem umfangreichen Produktportfolio und bietet
mit den Produktgruppen Ready-towear, Legwear, Lingerie, Swimwear
und Accessories exklusive Garderobe von Kopf bis Fuß.
gegebenenfalls Investitionskontrolle) wird von den Mitarbeitern sehr
gut angenommen.
Seit der Einführung der automatischen Datenextraktion mit dem
Produkt smartFIX (Hersteller Insiders Technologies) im Jahre 2008
konnten die qualifizierten Kräfte der
Finanzbuchhaltung von der Routinetätigkeit der Datenerfassung
entlastet werden. Hier übernimmt
smartFIX neben der Erfassung und
Validierung der Daten auch die Prüfung nach §11 UStG.
Seit 2008 ist neben der Intrastatund Werbemittel-Integration auch
die Materialwirtschaft M3 (ehemals
Movex) von Lawson sowie die
Finanzbuchhaltung der Firma IGS
in den Prozess integriert, sodass ein
optimaler Datenfluss und höchste
Transparenz des Ablaufes der elektronischen Rechnungsprüfung gewährleistet sind.
Projektverantwortlich bei Wolford
Kurt Gobber
Ursula Vogt
WOLFORD Aktiengesellschaft
Wolfordstraße 1
A-6901 Bregenz
www.Wolford.com
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präsentiert
Schneller – sicherer – effizienter.
Elektronische Eingangsrechnungsprüfung bei Hertz Ungarn
Die Hertz Mercur Rent a Car Kft.,
die in Ungarn als Franchisenehmer
die renommierte Marke Hertz vertritt,
hat seit 2006 auf der IBM AS/400 die
Software-Lösung zur Eingangsrechnungsprüfung von TQS im Einsatz.
Basis dabei ist das Workflowsystem
task-><-link. Diese von TQS entwickelte Software-Lösung ist mit dem
Finanzbuchhaltungssystem
DKS
von SoftM über Standardschnittstellen verbunden.
Die Eingangsrechnungen (rund
10.000 pro Jahr) werden dabei in einem Workflow gesteuerten und automatisierten Prozess schnell und
komfortabel bearbeitet. Durch die
Verwendung eines Standard-Workflow-Prozesses zur Rechnungsprüfung konnte bei Hertz die komplette
Lösung binnen 2 Tagen implementiert werden, und war nach einer
Einschulungsphase von nur 3 Tagen
schon eine Woche nach Umsetzungsbeginn voll einsatzfähig.
te sich, dass in task-><-link neue
Sprachen schnell und einfach implementiert werden können. Die
Übersetzungen lieferte Hertz selbst,
sodass ein Höchstmaß an Verständnis der dargestellten Daten erreicht
werden konnte.
Durch die Dezentralisierung auf 12
Repräsentanzen in ganz Ungarn war
das System der händischen Rechnungskontrolle für Hertz extrem
zeitaufwändig und fehleranfällig.
Die Einführung der elektronischen
Rechnungsprüfung führt daher auch
schon bei einer relativ geringen Zahl
an Workflows zu einer signifikanten
Effizienzsteigerung. Schon nach
rund einem Jahr konnte der Aufwand
für die Eingangsrechnungsprüfung
um fast 50% reduziert werden.
Projektverantwortlich bei Mercur
Rent a Car Kft./Hertz
Csaba Hruda
Bei der Umsetzung der Oberfläche
auf die ungarische Sprache zeig-
INFO
Hertz Mercur Rent a Car Kft.
ist in Ungarn Franchisenehmer
für Hertz. Über insgesamt 12
Repräsentanzen in ganz Ungarn
werden jährlich mehr als 30.000
Mietverträge abgewickelt. Die
Fahrzeugflotte umfasst rund 900
Autos.
Hertz Mercur Rent a Car Kft
Hertz utca 2
H -2220 Vecsès
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Die Technologie Partner von TQS
Um die besten Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können, arbeitet TQS auf dem Gebiet der Entwicklung
von Software Lösungen und im technologischen Bereich eng mit seinen Partnern Insiders Technologies GmbH
(Kaiserslautern, D) und Solitas Informatik AG (Buchs, CH) zusammen. Damit kann TQS seinen Kunden ein umfassendes Leistungsangebot für die IBM
Server AS/400 anbieten und viele spezielle Anforderungen mit Lösungen aus
einer Hand erfüllen.
Insiders Technologies GmbH
Brüsseler Straße 1
D-67657 Kaiserslautern
Tel. +49 (0) 631 303 1700
Fax +49 (0) 631 303 1711
www.insiders-technologies.de
Solitas Informatik AG
Bahnhofstrasse 21b
CH-9471 Buchs
Tel. +41 (81) 755 55-00
Fax +41 (81) 755 55-01
www.solitas.com
Die Vertriebspartner von TQS
Dank zahlreicher Vertriebspartnerschaften mit Unternehmen in Österreich, Deutschland, der Schweiz und Frankreich ist TQS in der Lage, seinen Kunden Komplettlösungen für die IBM AS/400 anbieten zu können. Damit
können wir unser eigenes Produktportfolio mit den Software Angeboten
unserer Partner optimal kombinieren und so eine breite Palette an Lösungen bereitstellen.
ACMI
122, Avenue de France
F-75013 Paris
Tel. +33 (1) 53 46 31-00
Fax +33 (1) 53 46 31-31
www.acmi.fr
Ametras Oboe GmbH
Eisenbahnstrasse 11
D-88255 Baienfurt (Niederbiegen)
Tel. +49 (751) 5685-0
Fax +49 (751) 5685-180
www.ametras-oboe.de
BMU Beratungsgesellschaft
Mittelständischer Unternehmen mbH
Friedrich-Ebert-Wall 21
D-37154 Northeim
Tel. +49 (05551) 9801-0
Fax +49 (05551) 9801-88
www.bmu-beratung.com
FIVE Informatik AG
Solothurnstrasse 28
CH-3322 Schönbühl
Tel. +41 (0)31 858 23 23
Fax +41 (0)31 858 23 10
www.fiveinfo.ch
eks Informatik OG
Vorarlberger Wirtschaftspark 2
A-6840 Götzis
Tel. +43 (5523) 52-234
Fax +43 (5523) 52-234-399
www.eks-informatik.com
Kendox GmbH
Balanstraße 59
D-81541 München
Tel. +49 (89) 62 83 37-0
Fax +49 (89) 62 83 37-28
www.kendox.com
SoftM Systemintegration GmbH
Bamberger Straße 10a
D-96215 Lichtenfels
Tel. +49 (95 71) 95 01-0
Fax +49 (95 71) 95 01-95
www.softm-communications.de
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adeon ag
Brügglistrasse 2
CH-8852 Altendorf
Tel. +41 (55) 451 52 52
Fax +41 (55) 451 52 53
www.adeon.ch
Nähere Informationen bei:
TQS EDV - Software GesmbH
Hauptplatz 19
A - 2514 Traiskirchen
Tel. +43 (2252) 508 708
Oder besuchen Sie uns auf unserer
Homepage www. tasklink.com