Site Master File – Vorgaben zu Aufbau, Inhalten und Umfang

LOGFILE Nr. 20 / Juni 2012
Site Master File – Vorgaben zu
Aufbau, Inhalten und Umfang
Autorin:
Cornelia Wawretschek,
GxP Services
Regulatorische Anforderungen
Die nationale Behörde stützt sich, wenn
sie ein Site Master File anfordert, auf die
Duldungs-und Mitwirkungspflicht nach
§ 66 AMG, die Betriebe und Einrichtungen
dazu verpflichtet, Fragen zu beantworten
und Auskünfte zu erteilen.
Bei der Europäischen Zulassungsbehörde
EMA finden sich in der Guideline on the
Compilation of community procedures on
inspections and exchange of information
(Februar 2011) zahlreiche Hinweise darauf, dass ein Site Master File heranzuziehen ist. Es handelt sich hierbei um ein
Dokument zur Vereinheitlichung von Behördeninspektionen innerhalb der EU.
Vorgaben zu Aufbau, Inhalten und
Umfang
Das Dokument PIC/S PE 008-4 orientiert
sich hinsichtlich der Gliederung an den
Vorgängerversionen:
1. Dokumentenhistorie
2. Einführung
3. Zweck
4. Geltungsbereich
5. Inhalt des Site Master File
6. Revisionshistorie
Anhang (Annex)
Die einzelnen Abschnitte werden nachfolgend vorgestellt und kommentiert. Der
Originaltext ist zur besseren optischen
Abgrenzung blau hinterlegt.
Maas & Peither AG – GMP-Verlag
„Das Site Master File wird vom Hersteller
erstellt und sollte spezifische Informationen zu den Zielsetzungen und Aktivitäten
des Qualitätsmanagements sowie zu den
Produktions- und/ oder Qualitätskontrollen
pharmazeutischer Herstellungsprozesse,
die in der genannten Betriebsstätte durchgeführt werden, umfassen, sowie alle eng
integrierten Vorgänge in benachbarten
und nahe gelegenen Gebäuden. Wird in
der Betriebsstätte nur ein Teil eines pharmazeutischen Verfahrens durchgeführt,
muss das Site Master File nur diese Verfahrensteile beschreiben, z. B. Analyse,
Verpackung usw."
Das Dokument nennt den Hersteller als
Verantwortlichen für die Erstellung; wer
das Site Master File in praxi erstellt, bleibt
den Betrieben überlassen. Die Inhalte des
Site Master File müssen die tatsächlichen
Prozesse und Abläufe des Betriebes
widerspiegeln und dürfen nicht im Widerspruch zur entsprechenden Dokumentation stehen. Darum ist es sinnvoll, ein interdisziplinäres Team aller betroffenen Bereiche unter Federführung eines Koordinators mit der Erstellung zu betrauen. Dieser
Koordinator wird in vielen Fällen die Qualitätssicherung sein.
„Wird das Site Master File bei den Regulierungsbehörden eingereicht, sollte es
eindeutige Informationen zu den GMPAktivitäten des Herstellers beinhalten, die
bei der allgemeinen Überwachung und bei
der effizienten Vorbereitung und Durchführung einer GMP-Inspektion von Nutzen
sein können."
Die Vorgaben von PIC/S PE 008-4 sind in
erster Linie für die Einreichung bei der
Behörde gedacht. Wird das Dokument
anderweitig genutzt, liegt es im Ermessen
des Herstellers, die Inhalte um Informationen zu kürzen oder zu erweitern.
http://www.gmp-verlag.de/
© 2012 Maas & Peither AG – GMP-Verlag, D-Schopfheim, Alle Rechte vorbehalten
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LOGFILE Nr. 20 / Juni 2012
„Ein Site Master File sollte angemessene
Informationen enthalten, dabei aber möglichst 25-30 Seiten plus Anhänge nicht
überschreiten. Nach Möglichkeit sollten
einfache Pläne, Grundrisse oder schematische Lagepläne anstelle von Text verwendet werden ..."
Ein Inspektor erwartet keine Prosa, sondern kurze Texte mit Verweisen auf Anlagen, einfache Pläne, Zeichnungen und
Schemata in DIN-A4-Format anstelle von
ausführlichem Text. Bei Bedarf wird er
nachfragen. Dennoch kann das Site Master File in seiner Gesamtheit einschließlich
Listen, Anhängen und Verweisen - abhängig von der Größe der Betriebsstätte und
Besonderheit der Betriebsart - einen beachtlichen Umfang annehmen.
„... Das Site Master File einschließlich der
Anhänge sollte beim Ausdruck im DIN A4Format lesbar sein."
Das Site Master File muss nicht zwingend
in Papierform vorliegen, eine Übermittlung
in elektronischer Form ist ebenfalls möglich. Jedoch sollte es beim Ausdrucken in
DIN A4-Format lesbar sein, was insbesondere bei Plänen, Schemazeichnungen
oder umfangreichen Tabellen zu beachten
ist.
„Das Site Master File sollte ein Teil der
Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems des Herstellers sein und
entsprechend aktualisiert werden. Das
Site Master File sollte mit einer Versionsnummer, dem Datum des Inkrafttretens
und dem Fälligkeitsdatum der Überarbeitung versehen sein. Es sollte regelmäßig
überarbeitet werden, um es stets auf dem
neuesten Stand zu halten und aktuelle
Abläufe zu berücksichtigen. Jeder Anhang
kann ein eigenes Datum des Inkrafttretens
enthalten, so dass eine unabhängige
Aktualisierung möglich ist."
Die Erstellung und Verwaltung des Site
Master Files müssen GMP-gerecht erfolgen. Dazu zählt auch die regelmäßige
Maas & Peither AG – GMP-Verlag
Aktualisierung in festgelegten Intervallen.
Hier hat sich ein Zeitraum von zwei Jahren
bewährt. Hilfreich ist das Erstellen einer
Änderungshistorie, um die Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Änderungen
und Ergänzungen sicherzustellen.
Fazit
Die Erstellung und Pflege eines Site Master Files ist mit einem nicht unerheblichen
Aufwand verbunden. Dieser Aufwand
rechtfertigt sich zum einen durch die Bedeutung des Site Master Files für Behörden und sonstige externe Interessenten.
Zum anderen bietet das Site Master File wie eine Checkliste benutzt - dem Hersteller die Möglichkeit, sämtliche Arbeitsgänge
und Verfahren zu überdenken. So können
Lücken aufgezeigt, geschlossen und das
Qualitätsmanagementsystem
optimiert
werden.
Autorin:
Cornelia Wawretschek
GxP Services Cornelia Wawretschek
Bei Maas & Peither ist sie unter anderem
eine der Autorinnen der SOP-Sammlung.
SOP-Sammlung für die
Pharmaindustrie
• 19 optimierte
Muster-SOPs
• Stellenbeschreibungen
• Site Master File
• Mit Kommentaren
und Tipps für die
Praxis
• Regelmäßige
Ergänzungen und
Aktualisierungen
Preis Grundwerk inkl. Ergänzungslieferung 3:
598,00 € zzgl. MwSt
Autoren: Dr. Stephanie Blum, Wolfgang
Nedvidek, Dr. Christine Oechslein, Cornelia
Wawretschek
Weitere Infos unter
www.gmp-verlag.de/de/gmp-praxiswissen.html
http://www.gmp-verlag.de/
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