Empfohlene Vorgehensweise für Lohnanwender

Software
Thema
Datum
WISO Kaufmann, WISO Lohn & Gehalt
Informationen zur Jahresaktualisierung 2010 - Teil I und Teil II
Februar 2010
Empfohlene Vorgehensweise für Lohnanwender
Voraussetzung
Die Erfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Dezember 2009 ist abgeschlossen und alle
Drucke und sonstigen Auswertungen wurden erledigt.
-
Erstellen Sie eine Datensicherung und speichern Sie diese auf einem externen Medium.
Führen Sie den Monats-/Jahresabschluss innerhalb der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung im
Bereich „Personal > Abschluss“ durch.
Erstellen Sie eine weitere Datensicherung und speichern Sie diese ebenfalls auf einem
externen Medium.
Aktualisieren Sie das Programm mittels des bereitgestellten Updates.
Überprüfen Sie Ihre Mitarbeiterstammdaten und ergänzen Sie die Vorgaben zu ELENA.
Überprüfen Sie Ihre Lohnartenstammdaten und ergänzen Sie diese mit Vorgaben zu ELENA.
Erfassen Sie Ihre Bruttolohndaten und ergänzen Sie diese mit Vorgaben zu ELENA.
Beachten Sie
-
-
Um die Richtigkeit Ihrer nächsten Abrechnungen zu gewährleisten, ist es zwingend
erforderlich, dass Sie nach Durchführung des Updates die Abrechnungsvorgaben unter Menü
„Bearbeiten > Parameter > Abrechnung“ prüfen.
Überprüfen Sie anschließend die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter auf die Korrektheit gemäß der
neuen Abrechnungsvorgabe ab 01.01.2010, sowie den Urlaubsanspruch für das neue Jahr.
Die Jahresmeldungen (Meldegrund 50) werden automatisch nach dem Monatsabschluss Januar
erstellt.
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Wichtige Anmerkung zur Übermittlung der Lohnsteueranmeldung und UmsatzsteuerVoranmeldungen
Um Lohnsteueranmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen für das neue Jahr 2010 zu
übermitteln, ist die Installation der neuen ElStEr-Schnittstelle zwingend erforderlich. Die
Updateprüfung beziehungsweise Updateinstallation wird automatisch mit der nächsten Übertragung
gestartet.
Falls nach der Aktualisierung der ElStEr-Schnittstelle, der ElStEr-Assistent beim Starten eine
Meldung bringt, so ist die sogenannte Microsoft Komponente "Visual C++ 2008 Service Pack 1" nicht
installiert. Ab diesem Jahr benötigt die ElStEr-Schnittstelle, entwickelt durch die Oberfinanzdirektion
Bayern, die oben genannte Microsoft Komponente.
Diese laden Sie sich über die folgende Internetadresse herunter und installieren diese:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=a5c84275-3b97-4ab7a40d-3802b2af5fc2
Falls sich diese Microsoft Komponente nicht auf Anhieb installieren lässt, sind alle von Microsoft als
wichtig markierten Windowsupdates zu installieren.
Seite 2
ELENA-Verfahren
Allgemeine Informationen
ELENA steht für "elektronischer Entgeltnachweis" und das Ziel ist die sichere Übermittlung, zentrale
Speicherung und der sichere Abruf eines multifunktionalen Verdienst-Datensatzes in einer zentralen
Speicherstelle als Ersatz für die heutigen Papiermeldungen. Mehr über Hintergründe, Gesetzgebung,
Verfahren und allgemeine Informationen erfahren Sie im Internet unter:
http://www.das-elena-verfahren.de
Stammdaten - Mitarbeiter:
Ausbildung
Bei auszubildenden Beschäftigten ist das „Datum des Ausbildungsbeginns“, das „Datum des
Ausbildungsendes laut Vertrag“ und das „tatsächliche Ausbildungsende“ anzugeben. Das Merkmal
eines auszubildenden Beschäftigten wird über den Tätigkeitsschlüssel „B1 0 Auszubildender
(Lehrling, Anlernling, Praktikant, Volontär)“ gesteuert. Die Angaben zu Beginn und tatsächlichem
Ende der Beschäftigung werden über das Datum der Abrechnungsvorgabe erkannt. Um das
Ausbildungsende laut Vertrag anzugeben wurde ein neues Feld integriert. Dieses befindet sich in den
Mitarbeiterstammdaten
unter
„Lohn-Abrechnungsvorgaben
>
Abrechnungsvorgabe
>
Allgemein/Tätigkeit“.
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Grund zur Änderung der wöchentlichen Stunden
Um Informationen über die Änderung der wöchentlichen Stunden für ELENA übermitteln zu können
ist eine Angabe in der Abrechnungsvorgabe zu tätigen:
Fehlzeiten
Der Fehlzeitenkatalog über Mitarbeiterstammdaten „Lohn- Abrechnungsdaten > Fehlzeiten“ wurde
unveränderbar mit Kennzeichen zu ELENA erweitert:
Seite 4
Stammdaten - Lohnarten:
Auszeichnung von steuerfreien Bezügen
Steuerfreie Bezüge sind für die Übertragung an die Zentrale Speicherstelle entsprechend zu
kennzeichnen. Die Vorgabe wird dann ausgewiesen, sobald im Feld „steuerfreier Betrag“ oder
„steuerfreier Satz (%)“ ein Wert hinterlegt wird und nicht "Nettoabzug" im Feld "Nettobezug/-abzug"
ausgewählt wurde.
Auszeichnung von steuerpflichtigen sonstigen Bezügen
Bei der Kennzeichnung von Lohnarten als sonstiger steuerpflichtiger Bezug sind Angaben für die
Übertragung zu hinterlegen.
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Auszeichnung von steuerpflichtigen sonstigen Bezügen/Auszeichnung von Vergütung für
mehrjährige Tätigkeit
Bei der Kennzeichnung von Lohnarten als sonstiger steuerpflichtiger Bezug sind Angaben für die
Übertragung zu hinterlegen. Ebenso bei der Aktivierung des Kennzeichens „Vergütung für
mehrjährige Tätigkeit“.
Lohnarten mit pauschaler Lohnsteuer
Wird in einer Lohnart (Stammdaten > Lohnarten) unter "pauschale Lohnsteuer" eine Auswahl der
Sätze 1 - 5 getroffen, wird das Feld "Art der pauschalen Steuer nach" eingeblendet.
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Hier wählen Sie aus einer Liste zwischen
- 37b EStG (Sachzuwendungen)
- §§ 40, 40a EStG und
- § 40b EStG
Diese Informationen werden auch bei der ELENA-Übertragung übermittelt. Welche Auswahl hier bei
der jeweiligen Lohnart zu treffen ist, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Heimarbeiter
In Verbindung mit Heimarbeitern und Leistung von Urlaubsentgelt sind neue Angaben zu verwenden.
Hierbei ist zwischen Entgelt „bei Urlaubsantritt“ und Entgelt „als laufender Entgeltzuschlag“ zu
differenzieren. Um dies abzubilden wurden die Vorgaben in den Lohnarten unter dem Register
„Weitere Kennzeichen“ ergänzt. Erweitern Sie Ihre Lohnarten und verwenden Sie die entsprechende
Lohnart bei den Entgeltabrechnungen aufgrund der Vorgabe.
Lohntasche
Die Lohntasche enthält für den Arbeitnehmer einen Zusatz zur Abführung der Daten mit folgendem
Hinweistext:
„Abrechnungsvorgaben werden gem. § 97 (1) SGB IV an die Zentrale Speicherstelle übermittelt. Über
Ihre dort gespeicherten Daten haben Sie einen Auskunftsanspruch gem. § 103 (4) SGB IV. Hinweise
über Hintergründe, Gesetzgebung, Verfahren und allgemeine Informationen können Sie im Internet
unter http://www.das-elena-verfahren.de [^] erfahren.“
Personengruppenschlüssel
Personengruppenschlüssel 105
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Beschäftigte Praktikanten mit Arbeitsentgelt sind mit diesem Personengruppenschlüssel zu melden.
Zugelassen waren bisher in der Krankenversicherung nur die Beitragsgruppenschlüssel 0, 1 und 2. Der
erhöhte Beitragssatz ist mit dem GKV-WSG (Gesetz zur Stärkung des Wettbewerbs in der
gesetzlichen Krankenversicherung) zum 1. Januar 2009 entfallen. Praktikanten, deren
Beschäftigungsverhältnis gegen Arbeitsentgelt im Voraus auf einen kürzeren Zeitraum als zehn
Wochen befristet ist und die auch keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben, haben folglich auch
keinen Anspruch auf Krankengeld. Für sie ist der ermäßigte Beitragssatz in der Krankenversicherung
„Beitragsgruppenschlüssel 3“ anzuwenden.
Personengruppenschlüssel 190
Der „Personengruppenschlüssel 190“ ist maßgeblich für Beschäftigte, die ausschließlich nach §2 Abs.
1 Nr. 1 SGB VII als Beschäftigte gelten. Für Bestandsfälle sozialversicherungsfreier Beschäftigter
sind zum 1. Januar 2010 Anmeldungen mit dem „Personengruppenschlüssel 190“ und dem
„Abgabegrund 10“ zu tätigen. Bei sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten ist eine entsprechende
Änderungsmeldung vorzunehmen. Damit eine automatische Erstellung durch das Programm erfolgt,
aktualisieren Sie den Personengruppenschlüssel zur Abrechnungsvorgabe zum 01.01.2010 auf dem
Reiter „SV-Angaben“ im Mitarbeiterstammdatensatz unter dem Register „Lohn-Abrechnungsdaten“.
Je nach Ausbaustufe wird die Meldung nach erneutem Öffnen des Mitarbeiterdatensatzes angezeigt,
spätestens jedoch nach dem Monatswechsel.
Übertragung von Entgeltbescheinigungen (ELENA)
Voraussetzungen
1) Die Datenübermittlung setzt ein gültiges Zertifikat des ITSG Trustcenters sowie die
Teilnahme am Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung voraus.
Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, prüfen Sie unter Menü „Datei > Meine Firma bearbeiten“.
Wechseln Sie ins Register „Weitere Angaben“ und stellen Sie sicher, dass das Kennzeichen
„Firma/Mandant nimmt am Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung teil“ aktiviert ist und ein
Startdatum eingetragen wurde.
Seite 8
Unter „Bearbeiten > Parameter > Sonstige > Zertifikatsverwaltung“ prüfen Sie bitte, ob Ihr Zertifikat
erfolgreich hinterlegt wurde und ein „Gültig bis Datum“ eingetragen ist.
Beachten Sie:
Wenn diese Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine automatische Übermittlung der Daten aus
dem Programm heraus nicht möglich. In diesem Falle haben Sie die Möglichkeit, die im Internet zur
Verfügung stehenden Ausfüllhilfen (zum Beispiel: sv.net classic) zu verwenden.
Sie möchten die Übertragung der Entgeltnachweise (ELENA) aus der Software heraus übertragen und
Ihnen liegt noch kein Zertifikat vor? Unter nachfolgendem Link finden Sie eine detaillierte Anleitung
für die Beantragung des kostenpflichtigen Zertifikats beim ITSG Trustcenter.
http://update1.buhl-data.com/faq-images/accountance/Zertifizierungsantrag.pdf
2) Annahmestelle „Zentrale Speicherstelle des deutschen Rentenversicherungsbundes“
Ab Version 10.0.3482 steht die benötigte Annahmestelle automatisch zur Verfügung. Es handelt sich
dabei um die „Zentrale Speicherstelle des deutschen Rentenversicherungsbundes“ mit der
Betriebsnummer 77772222 (ZSS). Eingetragen ist diese Annahmestelle unter „Bearbeiten > Parameter
> Einzugsstellen > Annahmestellen“.
Sollte diese Annahmestelle aufgrund einer Datenrücksicherung nicht vorhanden sein, laden Sie diese
manuell aus den Vorgaben ein. Wählen Sie dazu „Datei > DB-Manager“. Geben Sie unter
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Suchbezeichnung „GlobalData“ ein. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Bearbeiten > SVAnnahmestellen: Adressdaten für Annahmestellen aus Vorgaben laden“.
Was wird übertragen?
Es werden immer die Daten (nach Vorgabe des ELENA-Verfahrens) des Vormonats und
gegebenenfalls Korrekturen der Vormonate übertragen.
Beispiele:
1) Sie befinden sich im Abrechnungsmonat Februar. Wird nun die ELENA-Übertragung
durchgeführt, werden die Daten übertragen, die mit „Monatsabschluss Januar“ vom Programm
festgehalten wurden.
2) Sie befinden sich im Abrechnungsmonat Februar. Die ELENA-Übertragung wurde bereits
durchgeführt. Nun werden Abrechnungskorrekturen für Januar vorgenommen. Sie haben die
Möglichkeit die ELENA-Übertragung anschließend erneut durchzuführen. Es werden nur die
Korrekturen aus Januar übertragen.
3) Sie befinden sich im Abrechnungsmonat März. Im Februar wurden nach der ELENAÜbertragung noch Abrechnungskorrekturen für Januar vorgenommen. Wird nun im März die
ELENA-Übertragung durchgeführt, werden die Daten aus Februar und die Korrekturen des
Januars übertragen.
Beachten Sie:
Daten die bereits übertragen wurden, können durch erneuten Aufruf der ELENA-Übertragung nicht
nochmals übermittelt werden. Die korrekte Vorgehensweise dazu entnehmen Sie bitte dem Kapitel
„Wiederholte Übertragung bereits übermittelter Daten“.
Welche "mitarbeiterspezifischen" Daten werden übertragen?
Wechseln Sie in den Bereich „Stammdaten > Mitarbeiter“. Rufen Sie einen Mitarbeiter per
Doppelklick auf und wechseln Sie ins Register „Lohn-Abrechnungsdaten > ELENA“. Hier haben Sie
die Möglichkeit einen Auszug der Abrechnungsdaten gem. § 97 (1) SGB IV an die zentrale
Speicherstelle für den jeweiligen Mitarbeiter einzusehen.
Wann werden für einen Mitarbeiter keine Daten übertragen?
-
-
Wurde in den Stammdaten eines Mitarbeiters die Sozialversicherungsnummer noch nicht
hinterlegt, erfolgt für diesen Mitarbeiter keine Datenübertragung. Sobald eine Eintragung der
Sozialversicherungsnummer erfolgt, werden die Daten bei der nächsten ELENA-Übertragung
übermittelt.
Handelt es sich bei einem Mitarbeiter um einen "Heimarbeiter" und sind bei diesem keine
Urlaubstage angegeben, werden für diesen Mitarbeiter ebenfalls keine Daten übertragen.
Ablauf der Übertragung - Assistent
Im Bereich „Personal > Abrechnung/Abschluss“ steht die Schaltfläche „Entgeltbescheinigungen
(ELENA) übertragen“ zur Verfügung. Ein Assistent führt Sie durch die Übertragung. Nach Eingabe
des Zertifikatskennwortes des ITSG Trustcenters werden die Daten für die Übertragung gesammelt. In
der Zusammenfassung erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Meldungen bereitgestellt werden.
Mittels der Schaltfläche „Fertigstellen“ werden die Daten an das hinterlegte E-Mail-Programm (EMail-Anbindung) übergeben.
Bitte beachten Sie:
Ob Ihr E-Mail-Programm die Versendung vornimmt, kann an dieser Stelle nicht geprüft werden.
Seite 10
Kontrollieren Sie dies bitte gegebenenfalls im Postausgang Ihres E-Mail-Programmes.
Hinweis:
Der Monatsabschluss wird nicht durchgeführt, wenn die ELENA-Übertragung (Daten des
Vormonats) nicht ausgeführt wurde.
Wiederholte Übertragung bereits übermittelter Daten
Öffnen Sie die Annahmestelle „ZSS“ per Doppelklick über „Bearbeiten > Parameter > Einzugsstellen
> Annahmestellen“. Dort werden die übertragenen Daten gespeichert.
Wechseln Sie ins Register „Dateien“. Unter „ELENA MVDS Dateien“ haben Sie eine Einsicht auf alle
Übertragungen. In der Spalte "Status" sehen Sie die entsprechenden Symbole für die Erstellung und
die Übertragung. Wurden die Daten bereits erfolgreich übertragen, können Sie mittels der Schaltfläche
„zurücksetzen“ diese Daten zur nochmaligen Übertragung freigeben. Verlassen Sie das Fenster
anschließend über die Schaltfläche „Ok“ und übernehmen Sie die Änderungen.
Beachten Sie:
„Erfolgreich übertragen“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Daten erfolgreich an Ihr EMail-Programm übergeben wurden. Dies sagt allerdings nichts darüber aus, ob Ihr E-Mail-Programm
eine ordnungsgemäße Versendung vorgenommen hat.
Im Bereich „Abrechnung/Abschluss > Entgeltbescheinigungen (ELENA) übertragen“ haben Sie
anschließend die Möglichkeit die Daten nochmals zu übertragen.
Seite 11
Änderungsmeldungen
Seit 01. November 2009 melden die Meldeämter Änderungen bei den Personalien direkt an die
Datenstelle der Träger der Rentenversicherung. Von dort werden die Daten dann an die zuständige
Krankenkasse (Einzugsstelle) weitergeleitet.
Änderungsmeldungen der Arbeitgeber sind somit ab diesem Zeitpunkt nicht mehr erforderlich. Eine
Erstellung der Änderungsmeldung wird durch die Software weiterhin unterstützt.
Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft
Für alle DEÜV-Meldungen mit Entgelt, die ab 01.01.2010 erstellt werden, ist die Eintragung einer
gültigen Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft zwingend erforderlich. Das gilt auch für die
Jahresmeldungen 2009 und DEÜV-Meldungen, die in 2010 für das Jahr 2009 erstellt werden.
Beispiel: Lohnabrechnung Dezember2009/Januar 2010 oder Stornierungen und Neumeldungen auf
Grund von Nachberechnungen ins Vorjahr.
Beachten Sie
Bei der Eingabe der Mitgliedsnummer sind die formalen Besonderheiten der jeweiligen
Berufsgenossenschaft zu berücksichtigen und es werden keine versendeten SV-Meldungen korrigiert.
Bei Fragen zum formalen Aufbau der Mitgliedsnummer wenden Sie sich daher bitte direkt an Ihre
Berufsgenossenschaft.
Zur Hinterlegung beziehungsweise Prüfung der Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft,
wechseln Sie in den Bereich „Personal“. Wählen Sie in der Menüleiste „Bearbeiten > Parameter >
Abrechnung > Betriebsstätten“. Öffnen Sie die entsprechende Betriebsstätte über die Schaltfläche
„Ändern“. Im Register „Berufsgenossenschaft“ ist im Bereich „Bestandsführende
Berufsgenossenschaft/Unfallkasse (öffentlicher Dienst)“ die Mitgliedsnummer zu hinterlegen.
Seite 12
Sonstige Änderungen im Sozialversicherungsrecht
Diese Daten werden nicht manuell von Ihnen eingetragen, sondern sind bereits in den Systemvorgaben
unter „Bearbeiten > Parameter > Abrechnung > Systemvorgaben (zur Nettolohnberechnung)"
hinterlegt.
Ab 01.01.2010 gelten folgende Beitragsbemessungsgrenzen:
Kranken- und Pflegeversicherung
alle Bundesländer:
45.000,00 Euro
Renten- und Arbeitslosenversicherung
alte Bundesländer:
neue Bundesländer (ohne Berlin):
66.000,00 Euro
55.800,00 Euro
Ab dem 01.01.2010 gelten folgende Beitragssätze und Grenzwerte:
Krankenversicherung allgemein / ermäßigt (inkl. 0,9 % Zusatzbeitrag-AN):
Rentenversicherung:
Aufstockungsbeitragssatz zur freiwilligen Rentenversicherung:
Arbeitslosenversicherung:
Pflegeversicherung:
zusätzlicher Beitragssatz zur PV für kinderlose Mitglieder, die das 23. Lebensjahr
vollendet haben
monatliche Geringfügigkeitsgrenze (AZUBI):
monatliche Geringverdienergrenze (AHL):
monatlicher Bereich zur Gleitzonenregelung:
Faktor F
Beitragsbemessungsgrundlage zum Aufstockungsbeitrag zur Rentenversicherung
ist das erzielte Arbeitsentgelt
Seite 13
14,9 %/14,3 %
19,9 %
4,9 %
2,8 %
1,95 %
0,25 %
325,00 Euro
400,00 Euro
400,01 bis
800,00 Euro
0,7585
mind. 155,00
Euro
Faktorverfahren
Allgemeine Informationen
Anstelle der Steuerklassenkombination III/V können Arbeitnehmer-Ehegatten ab dem Kalenderjahr
2010 auch die Steuerklassenkombination IV/IV mit Faktor wählen.
Durch das Faktorverfahren wird erreicht, dass bei jedem Ehegatten die steuerentlastenden Vorschriften
(insbesondere der Grundfreibetrag) beim eigenen Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden
(Anwendung der Steuerklasse IV). Mit dem Faktor (0,...) wird außerdem die steuermindernde
Wirkung des Splittingverfahrens beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt.
Der Faktor wird durch das zuständige Finanzamt ermittelt und auf der Lohnsteuerkarte eingetragen.
Das Faktorverfahren ist nicht verpflichtend, sondern wird nur auf Antrag beider Ehegatten
angewendet. Neben dem Faktorverfahren können Ehegatten auch die bekannten
Steuerklassenkombinationen IV/IV oder III/V wählen.
Aufgrund des auf der Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse IV eingetragenen Faktors ermittelt der
Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug. Über die Mitarbeiterstammdaten „Lohn-Abrechnungsvorgaben >
Abrechnungsvorgabe ab dem 01.01.2010 > Steuer“ wird der Faktor hinterlegt.
Seite 14
Erstellung und Übertragung der Sozialversicherungsmeldungen (Jahresmeldung)
Nach den Vorgaben der ITSG werden SV Meldungen, egal mit welchem Meldegrund, automatisch
beim Monatswechsel erzeugt. Somit lässt sich die Jahresmeldung nicht manuell erzeugen werden. Da
seit 2006 im Zuge der ITSG Umstellung keine manuellen Meldungen erstellt werden können, wird die
Jahresmeldung mit Meldegrund 50 im Februar erzeugt.
Die Übertragung erfolgt in gewohnter Weise über den Bereich „Personal > Abrechnung/Abschluss >
Übertragen (Neben Beitragsabrechnung drucken).
Der Ausdruck erfolgt ebenfalls im Bereich “Abrechnung/Abschluss > Sozialversicherungsmeldungen
verwalten“. Damit nur die Jahresmeldungen angezeigt werden, nehmen Sie unter "Datenaufbereitung
aufgrund von ..." die notwendigen Eingrenzungen vor.
Lohnsteuerbescheinigung
Prüfen der Firmen- und Mitarbeiterstammdaten
In den Stammdaten des Mandanten unter „Datei > Meine Firma „X“ bearbeiten“ sind die Felder im
Register „Adresse“ und „Finanzamt“ mit den jeweiligen Daten zu hinterlegen. Bei der Übermittlung
wird hierbei Steuer- und Finanzamtnummer sowie Ihre Anschrift benötigt.
Um nun die Lohnsteuerbescheinigung erstellen und an das Finanzamt übermitteln zu können, ist die
Prüfung der einzelnen Mitarbeiter-Stammdaten erforderlich. Begeben Sie sich in die Stammdaten der
Mitarbeiter, öffnen Sie nun den ersten Datensatz und prüfen Sie speziell folgende Eintragungen:
-
-
Register "Adresse": Stellen Sie sicher, dass die Felder „Name“ und „Vorname“ des
Arbeitnehmers korrekt und vollständig belegt sind, damit die korrekte „eTIN“ ermittelt wird.
Zusätzlich ist die Anschrift des Mitarbeiters vollständig zu hinterlegen.
Register "Familie / K. / Urlaub / Bank": Bitte tragen Sie das „Geburtsdatum“ für jeden
Mitarbeiter korrekt ein, da auch hieraus die „eTIN“ ermittelt wird.
Register "Lohn-Abrechnungsdaten > Abrechnungsvorgaben > Steuer": Sofern vorhanden
tragen Sie die Konfession und die Konfession des Ehepartners an. Besonders wichtig sind die
Eintragungen „Gemeindeschlüssel“, „Lohnsteuerklasse“, „Finanzamtnummer“, „Anzahl der
Kinderfreibeträge“, „Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag“ sowie die Option "Erhöhte
Lohnsteuertabelle". Entnehmen Sie diese Daten bitte aus der vorliegenden Lohnsteuerkarte
des Mitarbeiters.
Bitte beachten Sie
Aufgrund der Vorgabe vom 01.04.2003 ist eine Bescheinigung für Mitarbeiter, welche als Aushilfe
beschäftigt werden und von denen keine Lohnsteuerkarte vorliegt (EUR 400,- Jobs) nicht zu erstellen.
Bei diesen Mitarbeitern ist in der Software die Lohnsteuerklasse "9 Pauschale Steuer" zu hinterlegen.
Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für jeden Mitarbeiter einzeln
Nach Überprüfung und Vervollständigung der Daten begeben Sie sich nun im
Mitarbeiterstammdatensatz auf das Register „Lohn-Abrechnungsdaten > Bescheinigung“. Die in
dieser Ansicht vorhandene Statusanzeige darf kein Fehlersymbol (Roter Kreis mit weißem X)
enthalten, da die Lohnsteuerbescheinigung sonst nicht erstellt wird.
Bei der Aktivierung der Schaltfläche „Neu“
„Lohnsteuerbescheinigung-Datensatz neu erfassen“.
Seite 15
(rechte
Seite)
öffnet
sich
das
Fenster
In der Kopfzeile der Maske wird automatisch das Jahr 2009 angeboten und sobald die Eintragung
bestätigt wird, erfolgt die Berechnung und Eintragung der Daten zu den Besteuerungsmerkmalen in
der Bescheinigung. Vergleichen Sie die Besteuerungsmerkmale mit den Vorgaben der Lohnsteuerkarte
sowie die Bescheinigung mit dem Lohnkonto 2009 des Mitarbeiters. Änderungen lassen sich, wenn
notwendig in beiden Bereichen manuell vornehmen.
Sind alle Einträge korrekt, schließen Sie die Erfassung über die Schaltfläche „OK“. Schließen Sie nun
die Stammdaten des Mitarbeiters ebenfalls über die Schaltfläche „OK“.
Seite 16
Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für alle Mitarbeiter mit Hilfe eines Assistenten
Sie haben die Möglichkeit mit Hilfe eines Assistenten die Lohnsteuerbescheinigungen für alle
Mitarbeiter erstellen zu lassen. Dieser Assistent befindet sich unter „Personal > Stammdaten >
Mitarbeiter > Plus > Lohnsteuerbescheinigungs-Assistent …“. Werden hier keine Eingrenzungen
vorgenommen, erfolgt die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für alle Mitarbeiter. Nach
Fertigstellung erhalten Sie ein Protokoll. Dieses Protokoll lässt sich auch zu einem späteren Zeitpunkt
über den Menüpunkt „Optionen > Protokollübersicht“ einsehen.
Beachten Sie
Wir empfehlen auch bei dieser Vorgehensweise die Überprüfung der einzelnen
Lohnsteuerbescheinigungen auf Richtigkeit, bevor die Übertragung an das Finanzamt erfolgt. Die
Lohnsteuerbescheinigung rufen Sie in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters im Register „Lohn
Abrechnungsdaten > Bescheinigung“ auf.
Datenübermittlung und Übertragung der Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt
Übertragen
Sie
nun
die
Lohnsteuerbescheinigungen
an
das
Finanzamt.
Die
Lohnsteuerbescheinigungen werden über die ElStEr Schnittstelle verschlüsselt an die jeweils
zuständigen Finanzämter der Arbeitnehmer übermittelt.
Klicken Sie für die Übertragung die Schaltflächen „ Datei > Schnittstellen > ElStEr-Export
Schnittstelle. Es startet nun ein Assistent, welcher Ihnen beim Versenden der Daten behilflich ist.
Wählen Sie die folgenden Einstellungen:
-
Art der Daten: Daten für Lohnsteuerbescheinigung (eTIN)
Zeitraum: Jahr 2009. Zeitraum frei festlegen braucht nicht aktiviert werden, es sei denn, Sie
möchten Werte für ein anderes Jahr übertragen.
Art: Übertragung von Lohnsteuerbescheinigungen
Manuelle Übertragung: keine Aktivierung erforderlich
Typ der Übertragung: Normale Übertragung
Im nun erscheinenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung der Daten. Anschließend erstellen
Sie automatisch das Schlüsselpaar, wenn die aufgezeichneten Informationen korrekt sind und die
Übermittlung der Daten erfolgt. Sie erhalten ein „Transfer Ticket“, welches die Übermittlung
protokolliert. Mit diesem Ticket fordern Sie eine Verarbeitungsbestätigung (Protokoll) an, damit
sichergestellt wird, dass die Datenübertragung korrekt ausgeführt wurde. Das Ticket wird auch dem
Arbeitnehmer auf dem Druck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen.
Abholung der Verarbeitungsbestätigung (Protokoll)
Nach etwa 1 -2 Werktagen fordern Sie die Verarbeitungsbestätigung (Protokoll) wie folgt an:
Klicken Sie dazu erneut auf „Datei > Schnittstellen > ElStEr-Export Schnittstelle“. Es startet nun ein
Assistent, welcher Ihnen beim Anfordern des Protokolls behilflich ist.
Bei der Anforderung sind folgende Einstellungen erforderlich:
-
Art der Daten: Daten für Lohnsteuerbescheinigung (eTIN)
Zeitraum: Jahr 2009. Zeitraum frei festlegen braucht nicht aktiviert werden, es sei denn, Sie
möchten Werte für ein anderes Jahr übermitteln.
Art: Protokollanforderung
Typ der Übertragung: Normale Übertragung
Seite 17
Es erscheint wieder die Zusammenfassung der ausgewählten Daten. Werden bei Rückmeldung
Mitarbeiter fehlerhaft dargestellt, senden Sie bitte das Protokoll der Dateneinlieferung und der
Protokollanforderung an uns (Buhl Data Service GmbH).
Begeben Sie sich hierfür zurück in die Hauptmaske und wählen Sie im Hauptmenü „Optionen >
Protokoll-Übersicht“. Hier finden Sie die Protokolle der Dateneinlieferung und der
Protokollanforderung. Wenn Sie nun einen Datensatz öffnen, steht Ihnen die Schaltfläche des Exports
zur Verfügung. Verwenden Sie das zur Verfügung stehende Layout und exportieren Sie die Daten im
„Text (ANSI)-Format“.
Zur Übermittlung der
http://support.buhl.de.
Protokolle
verwenden
Sie
bitte
unser
Kontakt-Formular
unter
Druck der Lohnsteuerbescheinigung
Nach Durchführung der oben genannten Schritte haben Sie die Möglichkeit die
Lohnsteuerbescheinigungen unter „Personal > Abrechnung/Abschluss > Lohnsteuerbescheinigung
drucken“ auszudrucken.
Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2010 über die ElStEr-Schnittstelle
In der Lohnsteuerbescheinigung 2010, sind
Vorsorgeaufwendungen nach § 10 Abs.
Lohnsteuerabzugsverfahren auszuweisen. Zum
Abrechnungsvorgabe „Personal > Mitarbeiter >
01.01.2010 notwendig.
sofern bei Verwendung in der Zeile 28, die
1 Nr. 3 EStG zur Berücksichtigung im
Nachweis dieser Daten ist die Angabe in der
Lohn-Abrechnungsdaten > Einzugsstelle“ ab dem
Bitte beachten Sie
Die zu aktivierende Option „Privat krankenversicherter Arbeitnehmer“ wird nur dann aufgeführt,
wenn beim „Beitragsgruppenschlüssel“ zur Krankenversicherung „0 Kein Pflichtbeitrag“ ausgewählt
wurde. Die Vorgehensweise zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgt wie in der
Beschreibung der Lohnsteuerbescheinigung 2009 angegeben.
Seite 18
Authentifizierte Übertragung der Lohnsteuerbescheinigungen
Allgemeine Voraussetzungen
Die ElStEr-Schnittstelle dient dazu die Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen an
das zuständige Finanzamt zu senden. Damit eine ElStEr-Übertragung aus dem Programm erfolgen
kann, ist es zwingend erforderlich, dass auf dem jeweiligen Arbeitsplatz-Rechner entweder ein
direkter Internetanschluss oder ein Proxy-Server verfügbar ist (Web-Anbindung).
Besprechen Sie diese technischen Voraussetzungen gegebenenfalls mit Ihrem Systemadministrator.
Eine Konfiguration der ElStEr-Anbindung selbst ist grundsätzlich nicht erforderlich.
Ausnahme
Im Bereich der Lohnsteuerbescheinigungen soll eine authentifizierte Übertragung stattfinden.
Einrichtung einer Web-Anbindung
Unter „Optionen > Systemeinstellungen > Anbindungen“ bearbeiten Sie bestehende Anbindungen
oder richten neue Anbindungen ein. Über die Schaltfläche „Neu“ wählen Sie „Web-Anbindung“ aus
und bestätigen das Fenster mit „OK“. Es öffnet sich das Fenster „Eigenschaften von „Neue
Webanbindung““.
Hier wird die Konfiguration vorgenommen. Über die Schaltfläche "Einstellungen" haben Sie die
Möglichkeit bei Verwendung eines Proxy Servers die notwendigen Angaben zu hinterlegen. Die
Webanbindung kann direkt auf Funktion geprüft werden. Hinterlegen Sie im Bereich Test-Web
Anbindung unter „HTTP Adresse“ eine gültige Webadresse wie z.B. http://www.buhl.de und betätigen
Sie die Schaltfläche "Test Ausführen". Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsmeldung. Bei
erfolgreicher Verbindung erscheint hinter der eingegebenen „HTTP Adresse“ ein grüner Haken. Sollte
der Test fehlschlagen, prüfen Sie die Vorgaben und passen Sie diese an. Bestätigen Sie Ihre Angaben
mit "OK".
Seite 19
Zuweisung der neuen Webanbindung
Um die neu erstellte Anbindung zu verwenden, weisen Sie den Eintrag "Neue Web Anbindung" in den
Systemeinstellungen unter Anbindung der Web Anbindung zu.
Klicken Sie dazu auf „Optionen > Systemeinstellungen > Web-Anbindung“. Wurde der Eintrag "Web
Anbindung" ausgewählt, wählen Sie über die Schaltfläche "Eigenschaften" die neue Web Anbindung
als aktive Anbindung aus.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit „OK“ und schließen Sie die Einstellungen.
Anmeldung bei „elsteronline“
Soll eine authentifizierte Übertragung
http://www.elsteronline.de erforderlich.
der
Daten
erfolgen,
ist
eine
Anmeldung
unter
Sie erhalten je nach gewählter Art der Registrierung bei elsteronline eines der folgenden
Zertifikatsmedien:
-
Zertifikat aus Datei
Zertifikat als ElStEr USB Stick
Zertifikat als SmartCard
Einrichtung der neuen ElStEr-Anbindung
Über „Optionen > Systemeinstellungen > Anbindungen“ bearbeiten Sie die bestehende Anbindung
oder richten eine neue Anbindung ein. Wählen Sie dazu die Schaltfläche „Neu > ElStEr-Anbindung“
aus und bestätigen Sie diese mit „OK“. Es öffnet sich das Fenster „Eigenschaften von „Neue ElStEr
Anbindung““. Hier wird die Konfiguration für die authentifizierte Übertragung vorgenommen, welche
im nachfolgenden Kapitel beschrieben wird.
Seite 20
Konfiguration der ElStEr-Anbindung für die authentifizierte Übertragung
Im Fenster „Eigenschaften von „Neue ElStEr Anbindung““ werden im Register „Konfiguration“ über
die Schaltfläche „Einstellungen“ die benötigen Eintragungen vorgenommen.
Wählen Sie unter „Art“ die Art der Verschlüsselung aus. Die zu wählende „Art“ ist von der Art der
Registrierung bei „elsteronline“ abhängig. Um die Art der Verschlüsselung zu testen, steht Ihnen die
Schaltfläche „Zertifikat testen“ zur Verfügung. Wurden alle Einstellungen vorgenommen, schließen
Sie das Fenster über die Schaltfläche „OK“.
Zuweisung der neuen Elsteranbindung
Um die neu erstellte Anbindung zu verwenden, weisen Sie den Eintrag "Neue ElStEr Anbindung" in
den Systemeinstellungen unter Anbindung der Elsteranbindung zu.
Klicken Sie dazu auf „Optionen > Systemeinstellungen > ElStEr-Anbindung“. Wurde der Eintrag
"Elsteranbindung" ausgewählt, wählen Sie über die Schaltfläche "Eigenschaften" die neue
Elsteranbindung als aktive Anbindung aus.
Seite 21
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Die in der Anleitung abgebildeten Grafiken können von der tatsächlichen Darstellung am Bildschirm
abweichen. Teilweise wurden auch Grafiken höherwertiger Versionen verwendet, um abweichende
Menüpunkte besser zu erläutern.
Seite 22