Workshopausschreibung Zentraleuropa 2008

Workshopausschreibung
Zentraleuropa 2008
Belgrad, Bratislava, Budapest, Bukarest, Laibach,
Prag, Sofia, Warschau, Zagreb
Österreich Werbung
Kundenmanagement Zentraleuropa
[email protected]
Ausschreibung: Workshops in Zentraleuropa 2008
Workshops in Zentraleuropa im Überblick.
Workshop Warschau
08. April 2008
Workshop Prag
09. April 2008
Workshop Bratislava
10. April 2008
Workshop Bukarest
14. Mai 2008
Workshop Sofia
15. Mai 2008
Workshop Budapest
12. September 2008
Workshop Laibach
16. September 2008
Workshop Zagreb
17. September 2008
Workshop Belgrad
18. September 2008
Die Workshops in Belgrad und Sofia sind Veranstaltung der Österreich Werbung (ÖW) in Kooperation mit
der Wirtschaftskammer Österreich – Außenwirtschaft Österreich (WKO-AWO).
Veranstaltungsorte.
Die Veranstaltungsorte für Sofia und Belgrad geben wir zu einem späteren Zeitpunkt bekannt, für die
weiteren Stationen haben wir folgende Hotels ausgewählt:
•
•
•
•
•
Warschau.
Prag.
Bratislava.
Hotel Intercontinental
ul. Emilii Plater 49
00-125 Warszawa
Tel. 0048 22 328 88 88
Fax 0048 22 328 88 89
www.warsaw.intercontinental.com
Corinthia Towers Hotel
Kongresova 1
140 69 Prag 4
Tel: 00420 261 191 111
Fax: 00420 261 225 011
www.corinthia.cz
Radisson SAS Carlton
Hviezdoslavovo nám.3
81103 Bratislava
Tel: 00421-2-59390514
Fax: 00421-2-59390213
Bukarest.
Sofia.
Budapest.
Grand Hotel Sofia
Gurko Street
1000 Sofia
Tel: 00359 2 811 0811
Fax: 00359 2 811 0953
www.grandhotelsofia.bg
Novotel Budapest Centrum
Rákóczi út 43-45
1088 Budapest
Tel: 0036-1-4775300
Fax: 0036-1-4775353
www.novotel.com
Laibach.
Zagreb.
Belgrad.
Hotel Mons
Pot za Brdom 55
1000 Ljubljana
Tel: 00386-1-47 02 700
Fax: 00386-1-47 02 708
www.hotel.mons.si
Hotel Sheraton
Kneza Borne 2
10000 Zagreb
Tel: 00385-1-4553535
Fax: 00385-1-4553035
www.sheraton.com
Hotel Hyatt,
Milentija Popovica 5
Belgrad
Tel: 00381 11 301 1234
Fax: 00381 11 311 2234
www.belgrade.regency.hyatt.com
Marriott Bucharest Grand Hotel
Calea 13 Septembrie 90
Bucharest, 050726
Tel: 0040 21 4030000
Fax: 0040 21 4030001
www.marriottbucharest.com
•
•
•
•
•
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
2/12
Vorläufiges Programm.
Warschau.
Prag.
Bratislava.
07.04.08:
Individuelle Anreise
20:00 Welcome Cocktail und
Vorbesprechung
08.04.08:
individuelle Anreise
09.04.08:
individuelle Anreise
08.04.08:
08:00-10:00 Vorbereitung des
Workshoptisches
10:00-16:00 Workshop
14:00-16:00 Lunchbuffet
Individuelle Weiterreise nach Prag
09.04.08:
8:00-8:45: Vorbereitungen des
Workshoptisches
9:00-16:00: Workshop mit
Einzelgesprächen
13:30-15:00 Lunchbuffet
Individuelle Weiterreise nach
Bratislava
10.04.08:
11:00-11:30: Vorbesprechung
11:30-12:30: Lunch
12:30-14:00: Dekoration der WSRäumlichkeiten
14:00-17:00: Workshop
ab 17:00: Abbau, individuelle Abreise
Bukarest.
Sofia.
Budapest.
13.05.08:
individuelle Anreise
14.05.08:
individuelle Anreise
11.09.08:
individuelle Anreise
14.05.08:
08:00-10:00: Dekoration der WSRäumlichkeiten
09:30-10:00: Vorbesprechung
10:00-14:00: Workshop
ab 14:00: Abbau, individuelle Abreise
15.05.08:
08:00-10:00: Dekoration der WSRäumlichkeiten
09:30-10:00: Vorbesprechung
10:00-14:00: Workshop
ab 14:00: Abbau, individuelle Abreise
12.09.08:
08:00-10:00: Dekoration der WSRäumlichkeiten
09:00-09-30: Vorbesprechung
10:00-16:00: Workshop
ab 16:00: Abbau, individuelle Abreise
Laibach.
Zagreb.
Belgrad.
15.09.08:
individuelle Anreise
16.09.08:
individuelle Anreise
17.09.08:
individuelle Anreise
16.09.08:
08:00-10:00: Dekoration der WSRäumlichkeiten
09:30-10:00: Vorbesprechung
10:00-14:00: Workshop
ab 14:00: Abbau, individuelle Abreise
17.09.08:
08:00-10:00: Dekoration der WSRäumlichkeiten
09:30-10:00: Vorbesprechung
10:00-14:00: Workshop
ab 14:00: Abbau, individuelle Abreise
18.09.08:
08:00-10:00: Dekoration der WSRäumlichkeiten
09:30-10:00: Vorbesprechung
10:00-14:00: Workshop
ab 14:00: Abbau, individuelle Abreise
Teilnahmebedingungen.
1. Anmeldeschluss:
Die Anmeldung per Fax ist mit beiliegendem Formular bis spätestens 20. Dezember 2007 an das ÖW
Büro Budapest, Frau Mag. (FH) Elisabeth Sommer, Fax: 0036 1 4133920 zu richten.
Wir ersuchen Sie höflichst den Termin einzuhalten, da gemäß Richtlinien der Österreich Werbung die
Teilnehmeranzahl limitiert ist. Die Bearbeitung erfolgt nach dem Eingangsdatum.
Warschau.
Prag.
Bratislava.
Bukarest.
Sofia.
Max. 35 Teilnehmer
Max 70. Teilnehmer
max. 35 Teilnehmer
max. 35 Teilnehmer
max. 20 Teilnehmer
Budapest.
Laibach.
Zagreb.
Belgrad.
max. 45 Teilnehmer
max. 35 Teilnehmer
max. 35 Teilnehmer
max. 20 Teilnehmer
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
3/12
2. Kostenbeitrag:
a) pro Person und Markt EUR 700,- exkl. MwSt. (für Sofia und Belgrad EUR 500 exkl. MwSt.)
b) Organisationen/Firmen, die eine(n) 2.Teilnehmer(in) entsenden, zusätzlich EUR 350 exkl.
MwSt. (insgesamt EUR 1.050 exkl. MwSt. – für Sofia und Belgrad EUR 750 exkl. MwSt.)
Eine Tischteilung ist nicht möglich - pro Tisch ein Anbieter/Firma.
Ausnahme: in Tschechien ist eine Tischteilung gegen einen Kostenbeitrag von EUR 570,- exkl.
MwSt. möglich.
Nach der Fixanmeldung erhalten alle Teilnehmer von der Abteilung Rechnungswesen der Österreich
Werbung eine Rechnung und werden ersucht, den entsprechenden Betrag mit dem Hinweis
"Workshopveranstaltung +Markt 2008“, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungslegung, zu
überweisen.
ACHTUNG: Bitte keine Einzahlung vor Erhalt der Rechnung durchführen. In Polen wird die Rechnung
in Landeswährung ausgestellt.
3. Leistungen der ÖW:
•
Miete der Räumlichkeiten
•
Bewirtung: Kaffee/Tee, Getränke während WS, Mittag-, bzw. Abendbuffet
•
Produktion eines Verzeichnisses der österreichischen Teilnehmer für ausländische Partner
(Firmenprofil)
•
Auswahl, Einladung der ausländischen Reisebüros
•
Produktion eines Verzeichnisses der angemeldeten Einkäufer
•
Mailing an ausländische Partner mit Vorinformationen über die Workshopveranstaltung
•
Information an die Fachpresse über die Veranstaltung und Teilnehmer
•
Vorbesprechung
•
Materialsammeltransport von Wien zum Veranstaltungsort (Kosten werden anteilsmäßig
verrechnet)
4. Stornobedingungen:
Bei Stornierung bis 2 Monate vor der Veranstaltung werden 50% der Teilnahmegebühr in Rechnung
gestellt. Danach wird bei Stornierungen oder Nichterscheinen der volle Beitrag verrechnet, da die
Vorbereitungsarbeiten und notwendigen Produktionen bereits voll angelaufen und der Österreich
Werbung somit bereits Kosten entstanden sind. Für allfällige Rechtsstreitigkeiten gilt der
Gerichtsstand Wien.
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
4/12
Spezielles zum Workshop.
• Firmenprofil:
Bitte Ihr Firmenprofil in deutscher Sprache mittels beigelegten Formulars, bzw. wird Ihnen für den
tschechischen Workshop nach erfolgter Anmeldung ein eigenes Formular für das Firmenprofil
zugesandt, direkt per Mail im Word Format an folgende Ansprechpartner senden.
Workshop
Warschau
Deadline
15.01.08
Ansprechpartner
[email protected]
Prag
15.01.08
[email protected]
Bratislava
01.02.08
[email protected]
Bukarest
01.02.08
[email protected]
Sofia
01.02.08
[email protected]
Budapest
02.06.08
[email protected]
Laibach
02.06.08
[email protected]
Zagreb
02.06.08
[email protected]
Belgrad
02.06.08
[email protected]
Die Vorstellung bzw. Beschreibung Ihres Angebotes sollte ungefähr 10 Zeilen umfassen.
Wir beabsichtigen das Verzeichnis der österreichischen Angebotsträger den Interessenten schon
rechtzeitig vor der Workshopveranstaltung als Informationsunterlage zu übermitteln. Wir bitten Sie
obigen Rücksendetermin einzuhalten. Firmenprofile, die zu einem späteren Zeitpunkt zugesandt
werden, können aus produktionstechnischen Gründen nicht mehr in dieses Verzeichnis
aufgenommen werden.
• Anforderungsprofil - Infomaterial:
Aufgrund der Erfahrungswerte aus den Vorjahren rechnen wir mit ca. 150 Teilnehmern in Prag, 80
Teilnehmern in Warschau, 120 Teilnehmern in Budapest, je 50 Teilnehmern in Laibach, Zagreb,
Bratislava und Bukarest sowie je 25 Reisebüros in Belgrad und Sofia.
Folgende Angebote sind interessant:
Warschau: Winter aktiv, Familiensommer (Urlaub am Bauernhof, Rad, Wandern, Badeurlaub),
Städteangebote, Kultur und Kulinarik, Genuss/Wellness, verstärkte Nachfrage nach Incentive
Prag: Winter: Skialpin, 3-4 Stern Hotels, familienfreundliche Angebote, Kultur, Ausstellungen, Städte
Sommer: Städte-, Rund- und Kurzreisen, Tagesausflüge, Sightseeing im Nahbereich, Familienurlaub,
Rad- Mountainbike, Badeseen, Wandern, Urlaub am Bauernhof, Wellness
Budapest: Skiurlaub, Wandern, Städtereisen, Wellness, Urlaub am Bauernhof, Ferienwohnung,
Jugendherberge, Gasthof, Incentive, Kultur
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
5/12
Laibach: Winter: Skialpin, Ferienwohnungen, 3-4 Stern Hotels, familienfreundliche Angebote,
Kontingente, Kultur, Ausstellungen, Shopping, Städte
Sommer: Städte-, Rund- und Kurzreisen, Tagesausflüge, Sightseeing im Nahbereich, Familienurlaub,
Rad- Mountainbike, Badeseen, Wandern, Urlaub am Bauernhof
Zagreb: Sonderangebote für Sommer- und Winterferien, Kultur, Städte, Groß- und
Landesausstellungen
Bratislava: Winterangebote, aber auch Sommeraktivitäten, Hauptthema Ski, familienfreundliche
Angebote, Wellness, Kurzurlaube, Städte und Kultur, Wandern, Incentive und Kongresstouristik
Bukarest: Skiangebote, Skigebiete, Liftgesellschaften, Incomingbüros, Städte, Kulturangebote,
Wellnessangebote
Sofia und Belgrad: Skiangebote, Städte, Kultur, Shopping
• Presse:
Wir laden zu unserem Workshop immer auch Journalisten aus der Fachpresse ein.
Sie können gerne Ihre Pressetexte mitbringen und auflegen, bzw. in unsere Pressemappe (ca. 10
Stück) legen. Sollte die Übersetzung Ihrer Pressetexte von der jeweiligen ÖW Vertretung veranlasst
werden, kontaktieren Sie uns bitte mindestens 2 Monate vor dem jeweiligen Workshoptermin.
• Dekoration:
Weil es eine Fachveranstaltung ist, helfen Tischnummer und Tischkarten für die Orientierung im
Workshopraum. Detaillierte Dekorationsmöglichkeiten entnehmen Sie bitte dem ersten InfoSchreiben nach Ihrer Anmeldung.
• Sammeltransport:
Die Österreich Werbung organisiert jeweils einen Sammeltransport. Jeder Teilnehmer kann im Zuge
des Sammeltransportes Arbeitsunterlagen und Informationsmaterial gegen Kostenersatz zum
Veranstaltungsort transportieren lassen. (Deadlines siehe Seite 7; Details: siehe ab Seite 10)
Falls Sie den Sammeltransport der Österreich Werbung nicht in Anspruch nehmen, können wir für
das rechtzeitige Einlangen des Materials am Veranstaltungsort keine Verantwortung übernehmen.
• Hotel:
Wir empfehlen den Teilnehmern in demselben Hotel, wo der Workshop stattfindet zu nächtigen. Im
ersten Infoschreiben, nach erfolgter Anmeldung, finden Sie das Hotelreservierungsformular, das die
Teilnehmer an die darin angeführten Ansprechpersonen zurückfaxen können.
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
6/12
Checkliste für Deadlines.
20.12. 2007
Anmeldeschluss
Warschau, Prag:
15.01.2008
Bratislava, Bukarest, Sofia:
01.02.2008
Budapest, Laibach, Zagreb, Belgrad:
02.06.2008
Letzter Termin für die Anlieferung
Workshop Warschau
07.03.2008
zum Sammeltransport
Workshop Prag
25.03.2008
Workshop Bratislava
26.03.2008
Workshop Bukarest
24.04.2008
Workshop Sofia
18.04.2008
Workshop Budapest
27.08.2008
Workshop Laibach
26.08.2008
Workshop Zagreb
21.08.2008
Workshop Belgrad
18.08.2008
Letzter Termin für Firmenprofile
Letzter Termin für
Bekanntgabe im 1. Infoschreiben.
Hotelreservierung
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
7/12
An: Österreich Werbung Budapest, z.Hd.Frau Mag.(FH) Elisabeth Sommer, Fax: +36 1 4133920.
ANMELDUNG
Workshopserie Zentraleuropa 2008
Hiermit melde ich mich verbindlich für folgenden Workshop an:
Ihre Wahl
Aktivität
Kooperation
Termin
Workshop Warschau
08.04.2008
Workshop Prag
09.04.2008
Workshop Bratislava
10.04.2008
Workshop Bukarest
14.05.2008
Workshop Sofia
15.05.2008
Workshop Budapest
12.09.2008
Workshop Laibach
16.09.2008
Workshop Zagreb
17.09.2008
Workshop Belgrad
18.09.2008
Bitte den gewünschten Veranstaltungsort ankreuzen!
Firma:
Adresse:
Rechnungsadresse:
Tel:
Fax:
E-Mail:
Internet:
Kontaktperson:
Wir verpflichten uns hiermit, bei Erhalt der Belastungsnote der Österreich Werbung den in der Ausschreibung
genannten Kostenbeitrag zu entrichten und akzeptieren die angeführten Teilnahmebedingungen. Es gelten die
allgemeinen Geschäftsbedingungen der Österreich Werbung.
Ort, Datum:
Deadline für Anmeldung: 20.12.2007
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
Stempel, Unterschrift
8/12
Bitte an die jeweiligen Ansprechpartner per E-Mail zusenden!
Warschau
Prag
Bratislava, Bukarest, Sofia
Laibach, Zagreb, Belgrad
Budapest
15.01.08
15.01.08
01.02.08
02.06.08
02.06.08
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
FIRMENPROFIL
ÖSTERREICH-WORKSHOP
Name der Firma:.......................................................................................................
Adresse der Firma: ....................................................................................................
Name des Teilnehmers: ..............................................................................................
Beschriftung für die Tischkarte:......................................................................................
Tel.Nr.: .................................................................................................................
Fax.Nr.: ............................................................................................................ ….
E-Mail: ..................................................................................................................
Internet: ....................................................................................................... .........
____________________________________________________________________
Firmenprofil:
o
Ich habe letztes Jahr auf dem Workshop teilgenommen und bin damit einverstanden, dass das Firmenprofil
aus dem letzten Jahr verwendet wird.
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
9/12
Sammeltransport.
Die Österreich Werbung organisiert einen Sammeltransport zu den Workshops in Zentraleuropa. Jeder
Teilnehmer kann im Zuge des Sammeltransportes Arbeitsunterlagen und Informationsmaterial gegen
Kostenersatz zum Veranstaltungsort transportieren lassen.
Falls Sie den Sammeltransport der Österreich Werbung nicht in Anspruch nehmen, können wir für die
Zollabfertigung (bei Sammeltransporten außerhalb des EU-Raumes) bzw. das rechtzeitige Einlangen des
Materials am Messestand keine Verantwortung übernehmen.
Bedingungen für Teilnahme an dem Sammeltransport
•
Lieferadresse
Das Werbematerial muss frei Haus an die Adresse Spring,G3 Worldwide Mailservice GmbH.,
Hosnedlgasse 8, 1220 Wien gesandt werden.
Bei Anlieferung per Spedition ist zu beachten, dass ausschließlich Euro-Paletten verwendet werden
und Fahrzeuge mit Hebebühne.
•
Kennzeichnung des Materials
Auf jeder Verpackungseinheit (Paket oder Palette) muss nachfolgendes Musterformular (Exemplar
blanko zum Ausfüllen nächste Seite) außen deutlich sichtbar, folgendes vollständig ausgefüllte
Formular angebracht sein.
MUSTERFORMULAR
Sammeltransport für:
z.B. Workshop 2008 Budapest
Bundesland:
z.B. SALZBURG
Name des Lieferanten
(Firma, Organisation etc.)
Menge/Stk.
Verrechnungsadresse/ Ansprechperson (an wem die
Manipulationskosten und die Anteiligen
Transportkosten für den Sammeltransport verrechnet
werden sollen)
Artikel
Gesamtgewicht:
Gesamtkarton oder Palettenanzahl:
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
10/12
Dieses Formular ist bei Inanspruchnahme eines von der Österreich Werbung organisierten
Sammeltransportes auszufüllen und an jeder Verpackungseinheit außen deutlich anzubringen.
Sammeltransport für:
Bundesland:
Name des Lieferanten
Menge/Stk.
Verrechnungsadresse /Ansprechperson
Artikel
Gesamtgewicht/kg:
Gesamtkarton oder
Palettenanzahl:
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
11/12
•
Versandtermin
Die beschrifteten Pakete oder Paletten müssen bis spätestens zu der auf der Seite 7 angegebenen
Deadlines für den Sammeltransport bei Firma Spring eingetroffen sein. Material, das nach diesem
Datum ankommt, kann leider für den Sammeltransport nicht mehr berücksichtigt werden. Eventuelle
Materialrücksendungen oder Entsorgungskosten für zu spät eingelangtes Werbematerial, sind vom
Auftraggeber zu tragen.
•
Versendung von Werbegeschenken außerhalb des EU-Raumes
Bei Transporten außerhalb des EU-Raumes dürfen auf keinen Fall Werbegeschenke vom
Auftraggeber beigefügt sein.
Wir bitten Sie bei Transporten außerhalb der EU keine Werbegeschenke beizupacken:
- da die gesamte Sammelsendung vom Zoll beschlagnahmt werden kann
- eine Zollstrafe verhängt werden kann
- die Ware Vernichtet werden kann und dafür Vernichtungsgebühren anfallen
Sollten bei der Anlieferung von Material das für den nicht EU-Raum bestimmt ist, Werbegeschenke
beiliegen, können diese nicht mit dem Sammeltransport mitversandt werden. Die
Materialrücksendung oder Entsorgungskosten für dieses Werbematerial, sind vom Verursacher zu
tragen.
•
•
Versandkosten
Manipulationskosten
Für die Manipulation (Warenübernahme, Einbuchen, Lagerung, Lieferscheinerstellung usw.) wird
von der Österreich Werbung je Anlieferung Pauschal ein Betrag von 36,00 Euro als
Manipulationsgebühr verrechnet.
Transportkosten
Die Transportkosten werden nach Erhalt der Gesamtspeditionsrechnung von der Österreich
Werbung anteilsmäßig auf die einzelnen Auftraggeber für die Versendung des Werbematerials
aufgeteilt und verrechnet.
Die Verrechnung der Manipulations- und Transportkosten erfolgt durch die Österreich Werbung
direkt an die vom Auftraggeber bekanntgegebene Verrechnungsadresse.
Allgemeine Bedingungen
Transportdurchführung
Für den Transport zum Veranstaltungsort gelten die „Allgemeinen Österreichischen
Spediteursbedingungen“ (AÖSP) in der nach der jeweiligen Kundmachung in der „Wiener
Zeitung“ geltenden Fassung.
Haftung für Transportleistung
Die Haftung im Rahmen der Transportdurchführung unterliegt ebenfalls der AÖSP.
Versicherung
Eine Transport- und Aufenthaltsversicherung des Werbematerials die über die Bedingungen der
AÖSP hinausgeht wird von der Österreich Werbung nicht abgeschlossen.
Sollte vom Auftraggeber eine zusätzliche Transport- und Aufenthaltsversicherung gewünscht
werden, kann diese zusätzlich von der Österreich Werbung abgeschlossen werden. Die Kosten
hiefür müssen vom Auftraggeber übernommen werden (ein schriftlicher Auftrag an die Österreich
Werbung ist dafür erforderlich).
Auftragsbestätigung
Wenn der Auftraggeber an die Österreich Werbung Material zur Versendung an eine Veranstaltung
übersendet, sehen wir dies als Auftrag und setzen voraus. dass der Auftraggeber mit der
Ausschreibung enthaltenen Bedingungen für den Sammeltransport einverstanden ist.
Workshopausschreibung Zentraleuropa
[email protected]
12/12