Wie Sie Ihre Outlook- Aufgaben mit Ihrem iPad

Themenspezial März 2012
Mehr Produktivität mit den wichtigsten Business-Apps und -Lösungen
Zeitmanagement mit
dem iPad
In dieser Ausgabe
Erinnerungs-App
Wie Sie Ihre Outlook-Aufgaben mit
Ihrem iPad synchronisieren. . . . . . . . 1
Eigener Aufgabenkalender
So sehen Sie Ihre Termine und
Aufgaben auf einen Blick. . . . . . . . . . 3
Zeitzonen auf dem iPad
Was tun Sie, wenn im Ausland alle
Ihre Termine verschoben sind? . . . . 4
Evernote
Machen Sie Ihr iPad zu Ihrem persönlichen Notizbuch. . . . . . . . . . . . . . 5
Kontakte XT
Kontakte ganz einfach nach Firmen gruppieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Erinnerungs-App
Wie Sie Ihre OutlookAufgaben mit Ihrem iPad
synchronisieren
Mit dem neuen Betriebssystem iOS 5 ist die neue ErinnerungsApp hinzugekommen. Erfahren Sie hier, wie Sie damit auch unterwegs Zugriff auf Ihre Outlook-Aufgaben haben.
Die Erinnerungs-App bietet folgende Möglichkeiten, um Ihre OutlookAufgaben über das Internet mit Ihrem iPad abzugleichen:
1. iCloud
2. Exchange
Der Abgleich von Aufgaben über iTunes ist von Apple bisher leider
nicht vorgesehen. Wenn Sie Ihr iPad über iTunes mit dem USB-Kabel
synchronisieren, sollten Sie statt der Erinnerungs-App einen weiteren
Aufgabenkalender einrichten. Diesen können Sie dann problemlos auch
über Ihr iTunes mit Ihrem iPad und iPhone abgleichen. Wie das genau
geht, lesen Sie Im nächsten Artikel.
Aufgabensynchronisation mit iCloud unter Windows
einrichten
Gehen Sie in die iCloud-Systemsteuerung, die Sie im Bereich der Systemsteuerung finden. 1
1
itempus
Bringen Sie Ihren Papier-Monatskalender gratis auf Ihr iPad. . . . . . . . . . . 8
@
Profi-Support für Sie
Senden Sie uns Ihre Fragen über
[email protected]
iCloud Systemsteuerung
Fortsetzung auf Seite 2
›
Sollte sie dort noch nicht vorhanden sein, installieren
Sie diese über das Apple-Software-Update. Sie finden
dies unter allen Programmen im Windows-Startmenü.
4
In der iCloud Systemsteuerung setzen Sie nun den
Haken bei Kalender & Aufgaben mit Outlook. 2
2
Erinnerungs-App
Outlook-Aufgaben über Exchange abgleichen
Aufgangensynchronisation aktivieren
Wenn Sie Outlook öffnen, finden Sie dann einen weiteren
Aufgabenordner mit der Bezeichung Erinnerungen
in iCloud. 3
3
Wenn Sie Ihr Outlook bereits mit einem Exchange-Server nutzen, ist die Einrichtung der Aufgaben-Synchronisation sogar noch einfacher.
Wenn sie Ihr Exchange-Konto auf Ihrem iPad bereits in
Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender eingerichtet haben, gehen Sie einfach auf dieses Konto und setzen
in den Kontoeinstellungen den Haken für die Erinnerungen. 5
5
iCloud-Aufgabenordner in Outlook
Erstellen Sie hier Ihre Aufgaben, die Sie mit Ihrem iPad
über iCloud synchronisieren wollen. Die Aufgaben werden immer dann automatisch mit dem iPad abgeglichen,
wenn eine Internetverbindung besteht.
Die obige Testaufgabe finden Sie dann folgerichtig in der
Erinnerungs-App auf Ihrem iPad wie folgt: 4
2
Themenspezial • März 2012
Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender - Exchange-Konto
Damit werden sofort auch Ihre Outlook-Aufgaben online
synchronisiert. In diesem Fall erscheint in Ihrem Outlook auch kein zusätzlicher iCloud-Ordner.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, Exchange zu nutzen,
ist dies auch meine persönliche Empfehlung an Sie. Ich
nutze Exchange bereits seit Jahren.
Ihr iPad-Profi-Support: [email protected]
Eigener Aufgabenkalender
So sehen Sie Ihre Termine und Aufgaben
auf einen Blick
Mit der Erinnerungs-App können Sie zwar Ihre Aufgaben mit Ihrem iPad abgleichen, Ihre Termine
befinden sich jedoch in einer anderen App. Hier
erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgaben auch in der Kalender-App sehen.
7. Wählen Sie darunter eine Farbe, die möglichst anders
ist, als die Ihres Kalenders
8. Tippen Sie zwei Mal auf Fertig
2
Die Grundidee ist die, dass sie Ihre Aufgaben in Outlook
nicht als Aufgaben pflegen, sondern einen zweiten Kalender einrichten, in dem Sie Ihre Aufgaben als Termine
eintragen. Sie können sowohl im Outlook, als auch auf
Ihrem iPad mehrere Kalender überlagern und bei Bedarf
ein- und ausblenden.
Eigenen Aufgabenkalender anlegen
Einen eigenen Aufgabenkalender legen Sie am einfachsten auf Ihrem iPad an. Hierzu gehen Sie in folgenden Schritten vor:
1. Öffnen Sie die Kalender-App
2. Tippen Sie links oben auf Kalender 1
3. Wählen Sie auf Bearbeiten
1
Name und Farbe des Aufgabenkalenders festlegen
9. Stellen Sie sicher, dass hinter Ihrem Kalender und hin-
ter Ihrem To Do-Kalender jeweils ein Haken ist (in der
Kalenderliste können Sie Kalender ein- und ausblenden)
So legen Sie eine Aufgabe an
Eine Aufgabe legen Sie wie einen Termin an. Sie müssen
nur im Termindialog Ihren vorher angelegten To DoKalender auswählen 3 , da Termine standardmäßig in
Ihrem normalen Kalender abgespeichert werden. Dies
machen Sie, indem Sie im Termineingabe-Dialog zum
Feld Kalender gehen, darauf tippen und dann Ihren To
Do-Kalender auswählen.
3
Aufgabenkalender anlegen
4. Tippen Sie bei dem Konto, das Sie in Outlook auch
nutzen, auf Hinzufügen
5. Gehen Sie auf das x rechts in dem Namensfeld, in dem
Neuer Kalender steht, um diesen Standardnamen zu
löschen 2
6. Geben Sie dann To Do ein (Nennen Sie den Kalender
nicht 'Aufgaben', da es diesen Ordner in Outlook bereits gibt und Sie dann eine Fehlermeldung erhalten)
Ihr iPad-Profi-Support: [email protected]
Aufgabe als Termin anlegen
Themenspezial • März 2012
3
Mit zweimaligem Tippen auf Fertig schließen Sie das
Termineingabefenster und sehen dann Ihre Aufgabe in
Ihrem Kalender in der vorher gewählten anderen Farbe.
Somit sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um eine Aufgabe oder um einen Termin handelt.
Schalten Sie zwischen Terminen und
Aufgaben hin und her
Wenn Sie nur Ihre "echten" Termine sehen wollen, um
beispielsweise einen Termin abzustimmen, tippen Sie
einfach links oben auf die Schaltfläche Kalender und
nehmen den Haken hinter Ihrem To Do-Kalender durch
Antippen heraus. Über den gleichen Weg, können Sie
Ihre Aufgaben auch wieder einblenden.
Prioritäten und Erledigungen verwalten
Da Termine keine Felder für Prioritäten und Erledigung
haben, habe ich für mich folgendes System entwickelt,
das ich Ihnen persönlich enpfehle:
1. Prioritäten stelle ich dem Betreff der Aufgabe vor (z.B.
„A Angebot für Müller & Söhne“)
2. Wenn die Aufgabe erledigt ist, ersetze ich die Priorität
durch OK (z.B. „OK Angebot Müller & Söhne“)
Dadurch sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben wie
priorisiert sind und welche noch offen sind. Gegenüber
der Aufgabenliste hat diese Form sogar noch den Vorteil,
dass Sie gleich die geplante Dauer der Aufgabe sehen.
Wenn ich die Aufgabe erledigt habe, passe ich die Zeiten
sogar noch an die Ist-Zeiten an. So sehe ich bei jeder erledigten Aufgabe, wie gut meine Planung war und verbessere täglich meine Zeiteinschätzung. Versuchen Sie
das doch auch einmal. Diese Methode empfielt übrigens auch der führende Experte für Zeitmanagement in
Deutschland, Prof Dr. Lothar Seiwert.
Zeitzonen auf dem iPad
Was tun Sie, wenn im Ausland alle Ihre
Termine verschoben sind?
Kennen Sie das? Sie sind im Ausland und auf einmal
sind all Ihre Termine im iPad-Kalender verschoben.
Lesen Sie hier, wie Sie deses Problem ganz schnell
lösen können
len Sie als Zeitzone Berlin aus, wenn diese noch nicht
voreingestellt ist
1
Wenn Sie mit Ihrem iPad in eine andere Zeitzone reisen
und Sie das iPad auf die lokale Zeit eingestellt haben,
kann es vorkommen, dass sich Ihre gesamten Termine
um die jeweilige Zeitdifferenz verschieben. In der Regel
wollen Sie jedoch Ihre 9 Uhr-Termine in Florida auch um
9 Uhr in Ihrem Kalender stehen haben und nicht um 15
Uhr. Sie können in den Einstellungen Ihres iPads selbst
festlegen, wie sich Ihr Terminkalender in einer anderen
Zeitzone verhalten soll.
Um Ihren Kalender wieder korrekt darzustellen gehen
Sie in folgenden Schritten vor:
1. Wählen Sie Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender
2. Schieben Sie den rechten Teil der Einstellungen mit
dem Finger solange hoch, bis der Block Kalender erscheint
3. Tippen Sie auf den mittleren Punkt Zeitzonen-Support
4. Aktivieren Sie den Zeitzonen-Support 1 und wäh-
4
Themenspezial • März 2012
Zeitzonen-Support aktivieren
Tipp
In Einstellungen - Allgemein - Datum & Uhrzeit
können Sie einstellen, ob sich die Zeit Ihres iPads
automatisch umstellt, wenn Sie in eine andere
Zeitzone reisen.
Wenn die automatische Umstellung nicht funktioniert, setzen Sie unter Einstellungen - Ortungsdienste den obersten Haken auf 1.
Ihr iPad-Profi-Support: [email protected]
Evernote
Machen Sie Ihr iPad zu Ihrem persönlichen
Notizbuch
Jeden Tag gibt es viele Dinge zu notieren, die nicht
immer gleich als Aufgabe geplant werden. Lernen
Sie hier mit Evernote ein perfektes System kennen,
um Ihre Notizen zu organisieren
Laden Sie sich dann die Evernote-Software für Ihren
Mac oder Ihren Windows-Rechner herunter. Sie finden
die Software unter www.evernote.com/about/intl/de/
download 2 .
Evernote ist eine App und ein Internetdienst, mit dem
Ihre Notizen automatisch auf all Ihren Geräten über das
Internet synchronisiert werden. Somit geben Sie eine Notiz auf einem beliebigen Gerät ein und haben diese dann
auf all Ihren Geräten verfügbar.
2
Da Evernote für sehr viele Gerätetypen verfügbar ist,
können Sie auch Notizen auf Ihrem Telefon erstellen, die
Sie dann auf Ihrem Rechner und Ihrem iPad sehen. Das
geht beispielsweise auch mit Windows-, Android- und
Blackberry-Telefonen. Evernote gibt es für den Mac und
für Windows.
Mit Evernote können Sie Texte, Fotos und sogar Sprachaufnahmen beliebig kombinieren. Darüber hinaus können Sie ganze Internetseiten und Bildschirmausschnitte
in Evernote abspeichern.
Evernote einrichten
Um Evernote zu nutzen, gehen Sie zunächst auf www.
evernote.com und gehen dort auf Webanmeldung und
dann auf Ein Konto eröffnen. Eröffnen Sie hier zunächst
ein Gratis-Konto 1 .
1
Evernote Software herunterladen
Danach laden sie sich von der gleichen Seite die Erweiterung für Ihren Internet-Browser herunter. Damit haben
Sie dann eine zusätzliche Schaltfläche in Ihrem Browser,
mit der Sie ganze Internetseiten in Evernote abpeichern
können.
Wenn Sie bisher ausschließlich mit dem Internet Explorer arbeiten, laden Sie sich vorher Firefox von http://
www.mozilla.org/de/firefox herunter und installieren
diesen.
Wenn Sie mehrere Notizbücher anlegen wollen, machen
Sie dies in der Mac- oder Windows-Version von Evernote. Zur Zeit können noch keine Notizbücher direkt auf
dem iPad erstellt werden. Von daher empfehle ich, Evernote zunächst auf Ihrem Rechner zu öffnen und dort die
von Ihnen benötigten Notizbücher anzulegen. Sie tun
dies, in dem Sie auf Ihrem Windows Schreibtisch auf das
Evernote-Symbol doppelklicken. Mac-Anwendern finden Evernote im Programme-Ordner.
Beim ersten Start melden Sie sich mit Ihren EvernoteKontdaten an.
Evernote-Konto anlegen
Ihr iPad-Profi-Support: [email protected]
Themenspezial • März 2012
5
Mit Datei - Neues Notizbuch legen Sie in der Windows-Version von Evernote neue Notizbücher an. 3
3
In der obigen Leiste finden Sie drei Symbole 5 .
• Ein Mikrofon zum Aufnehmen von Audionotizen
• Fotos zum Einfügen von Bildern aus Ihren iPad-Aufnahmen
• Eine Kamera für das direkte Erstellen und Einfügen
von Fotos in Notizen.
5
Neues Notizbuch anlegen
In der Mac-Version finden Sie den Befehl unter Ablage
- Neues Notizbuch.
Abschließend laden Sie die Evernote-App für Ihr iPad
herunter. Am besten tun Sie dies direkt auf Ihrem iPad
über den App-Store. Geben sie beim ersten Start der App
Ihre Evernote-Benutzerdaten ein.
Fertige Notiz
Eine Evernote-Notiz auf Ihrem iPad erstellen
Evernote-Notizen auf Ihrem iPad ansehen
In der Evernote App tippen Sie einfach auf Neue Notiz.
Sie finden die Schaltfläche links unten. Im aufgehenden
Fenster 4 geben Sie dann den Titel der Notiz ein und
wählen das vorher angelegte Notizbuch aus. Zusätzlich
können Sie hier auch Schlagwörter eingeben, nach denen Sie später suchen können.
Nutzen Sie diese Symbole einfach innerhalb einer Notiz,
um an genau dieser Stelle ein entsprechendes Element
einzufügen.
In der Evernote Hauptübersicht wählen Sie die Ansicht
nach Notizbüchern und tippen dann auf das gewünschte
Notizbuch.
Dann verändert sich die Ansicht und Sie können die Notizen innerhalb der Notizbücher durchblättern. Hier sehen Sie, wie das in meinem Evernote aussieht: 6
6
4
Evernote Notizarchiv von Thorsten Jekel
Evernote nutze ich auch häufig auf meinem iPhone.
Neue Notiz erstellen
6
Themenspezial • März 2012
Ihr iPad-Profi-Support: [email protected]
Kontakte XT
Kontakte ganz einfach nach Firmen
gruppieren
Haben Sie auch schon nach einer Lösung gesucht,
um Ihre Kontakte nach Firmen oder Orten zu gruppieren? Kontakte XT ist die perfekte Lösung hierfür.
Kontakte XT erhalten Sie für einmalig 1,59 € im App
Store. Kontakte XT greift auf die Standard-Kontakte in
Ihrem iPad zurück. Somit haben Sie beim ersten Start
der App gleich all Ihre Kontakte parat. In der App können Sie Ihre Kontakte gliedern nach
• Firmen
• Städten
• Ländern
Die Funktionalität ist für alle drei Anzeigekriterien
gleich. Sie sehen beispielsweise zunächst die Liste der
Firmen Ihrer Kontakte. 1
Wenn sie auf eine der Firmen tippen, erscheinen dann
alle Kontakte, bei denen die gewählte Firma im Kontakt
hinterlegt ist. 2
Sie kommen dann in die Ansicht des einzelnen Kontaktes, in der Sie mit der Schaltfläche Bearbeiten auch
Änderungen vornehmen können.
2
1
Ansicht der Kontakte
Ein Tipp auf die Adresse des Kontakts öffnet übrigens
die Landkarte der Adresse. Das ist sehr praktisch, wenn
Sie sehen wollen, wo die Firma genau ist.
Impressum
iPad at work
ISSN 2193-8016
Firmenliste
Vorsicht
Geben Sie die Firmennamen in Ihren Kontakten
immer einheitlich ein, sonst erscheinen die Firmen mehrfach (einmal pro Schreibweise, z.B.
Schneider und Söhne und Schneider & Söhne 1 )
Sie können die Firma aber auch direkt in Kontakte XT im jeweiligen Kontakt bearbeiten, ohne
die App verlassen zu müssen.
Ihr iPad-Profi-Support: [email protected]
Sitz:
Bonn
Vorstand:
Helmut Graf
Herausgeber:
Henning Hohmann
Produktmanagement: Jamina Bock
Chefredakteur:
Thorsten Jekel
Layout:
Tanja Bregulla
Satz:
Caroline Butz, www.carobutz.de
Herstellung:
Sebastian Gerber
Herstellungsleitung: Monika Graf
Druck:
Zimmermann Druck + Verlag, Balve
Erscheinungsweise: 16 Ausgaben pro Jahr
Telefon:
02 28/9 55 01 20
Telefax:
02 28/3 69 64 80
Internet:
www.computerwissen.de
E-Mail:
[email protected]
© 2012 by VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG,
Theodor-Heuss-Str. 2-4, 53095 Bonn
Themenspezial • März 2012
7
itempus
Bringen Sie Ihren Papier-Monatskalender
gratis auf Ihr iPad
Vermissen Sie auch die Übersichtlichkeit Ihres Taschen-Monatskalenders? Mit dem itempus kommt
der Papierkalender auf Ihr iPad.
1
itempus setzt die Idee des klassischen tempus-PapierZeitplanbuchs auf das iPad um. Die App beinhaltet daher die Bereiche
• Terminkalender
• Aufgaben
• Kontakte
• Schnellinformationen, wie z.B. Messetermine
• Kurznotiz
Bei den Terminen und Kontakten greift der itempus auf
die Standard-Kontakte und Termine des iPads. Dadurch
sehen Sie sofort alle Ihre Termine und Kontakte im itempus, wenn Sie ihn das erste Mal öffnen. Sie können Ihre
Termine dann wahlweise im itempus oder im StandardKalender ändern. Wenn Sie Ihre Termine mit Outlook
oder iCal abgleichen, werden diese auch automatisch mit
dem itempus abgeglichen.
itempus-Monatskalender
Geteilte Ansicht
Den Monatskalender können sie auch auf die Hälfte verkleinern und sich dann Ihre Aufgabenliste 2 oder Ihren
Tageskalender einblenden.
2
Monatskalender
Der größte Vorteil des itempus gegenüber dem StandardKalender auf dem iPad ist der Monatskalender. Er bringt
die vom Papier-Kalender gewohnte Ansicht mit einer
Zeile pro Tag auf Ihr iPad.
Sie finden hier auch die Kalenderwochenangaben und
Feiertage, die im Standard-Kalender fehlen.
Tipp
Den itempus können Sie 30 Tage lang voll funktional gratis testen. Nach 30 Tagen können Sie Ihre
Termine dann nur noch lesen. Innerhalb der App
können Sie die Schreibfunktion für einmalig 9,99
€ wieder unbegrenzt freischalten.
Da der itempus auf den Standard iPad-Kalender
zugreift, können Sie den itempus auch nach den
30 Tagen Gratistest kostenfrei als Anzeige-App
für Ihren Monatskalender nutzen.
8
Themenspezial • März 2012
itempus-Aufgabenliste
Zur Zeit lässt Apple leider die Aufgabensynchronisation
für Fremdapps noch nicht zu. Dies können Sie aber lösen, indem Sie für Ihre Aufgaben einen zweiten Kalender
anlegen.
Schauen Sie doch auch einmal hinter die grüne Lasche
mit den Infoblättern. Hier finden Sie Ferientermine und
ähnliche Schnellübersichten, ohne lange im Internet danach suchen zu müssen - wie früher im Zeitplanbuch.
Ihr iPad-Profi-Support: [email protected]