Lese-Ausflug 1

Transcrição

Lese-Ausflug 1

Das große Unternehmer 1x1
verständlich
informativ
kompakt
Ein Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktionen
8. Auflage
Herausgeber: Günter D. Alt
Autoren: Günter D. Alt; Horst-Dieter Radke
1
Wir weisen darauf hin, dass die im Buch genannten Soft- und Hardwarebezeichnungen sowie die Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder
patentrechtlichen Bestimmungen unterliegen. WINDOWS und MS-DOS sind eingetragene
Warenzeichen der Microsoft-Cooperation.
Lizenz durch ZDF Enterprises
© Copyright 2007
© Copyright 2007
WISO-Signet by ZDF Mainz
© Copyright 2007 Software,
Buhl Data Service GmbH
Produktion und Vertrieb
Am Siebertsweiher 3/5
57290 Neunkirchen
2
Inhaltsverzeichnis
Lese-Ausflug 1 ....................................................................................... 11
Vom Abakus zum „Blechtrottel“ .................................................................. 11
Auftragsbearbeitung – wer braucht so was? .............................................. 15
Wie aus dem richtigen Leben ... ................................................................. 16
Der Einzelgänger ......................................................................................... 16
Das handwerkelnde Team ........................................................................... 16
Die Gewerbemannschaft aus Dresden ....................................................... 17
Welche Maschine muss her? ...................................................................... 18
Nicht kompatibel? ........................................................................................ 19
Eine kurze Begriffsklärung .......................................................................... 19
Übrigens ... .................................................................................................. 20
Lese-Ausflug 2 ....................................................................................... 23
Alles was Rechnungs-Recht ist .................................................................. 23
Eine Rechnung, kein Auftrag! ..................................................................... 27
Mit oder Ohne? ............................................................................................ 27
Das erste Mal ............................................................................................... 28
Stammdaten sind alles ................................................................................ 28
Die erste Rechnung ..................................................................................... 35
Zahlungen verbuchen und Mahnungen schreiben .................................... 39
Maßgeschneidert ......................................................................................... 41
Lese-Ausflug 3 ....................................................................................... 45
Gut kalkuliert ist der halbe Gewinn ............................................................. 45
Von A(ngebot) bis Z(ahlung) ....................................................................... 49
Wo (So!) fängt man an? (!) .......................................................................... 51
Zum Stamm der Daten ................................................................................ 55
Mit Adam und Eva ... ................................................................................... 58
Preise müssen keine Rätsel sein! ............................................................... 63
Und nun das Angebot ................................................................................. 66
Und so geht’s weiter. ................................................................................... 69
Das war’s auch schon ................................................................................. 71
Lese-Ausflug 4 ....................................................................................... 73
Lager-Tuning ................................................................................................ 73
Was habt ihr denn alles auf Lager? ............................................................ 76
3
Auftragsbearbeitung im Netzwerk? ............................................................ 76
Zuerst den Firmenstamm ... ........................................................................ 78
... dann die Kunden ..................................................................................... 80
Die lange Liste der Artikel ........................................................................... 84
Artikel in Lager-Haft ..................................................................................... 86
Der erste Auftrag ......................................................................................... 90
Lese-Ausflug 5 ....................................................................................... 93
Klappern gehört zum Handwerk ................................................................. 93
Auf den Weg gebracht ................................................................................. 95
Lese-Ausflug 6 ....................................................................................... 99
CD, CI, C ... was ist das? ............................................................................. 99
Das Allerletzte ............................................................................................ 102
Wir rechnen ab .......................................................................................... 102
Vom Vertrauen in die Blackbox ................................................................. 104
Lese-Ausflug 7 ..................................................................................... 107
Organisation ist alles ................................................................................. 107
Und wo soll die Kiste hin? ......................................................................... 111
Wer arbeitet nun am Computer und warum? ........................................... 111
Wie einführen? ........................................................................................... 112
Es kostet doch fast nichts ... ..................................................................... 114
Lese-Ausflug 8 ..................................................................................... 117
Risiken und Nebenwirkungen ... ............................................................... 117
Was heißt eigentlich „Buchhaltung“? ....................................................... 117
Wer hat die Buchhaltung „erfunden“? ...................................................... 118
Alles, was Recht ist.................................................................................... 119
Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ... 122
Ausgerechnet: Das Bild des Unternehmens ............................................ 124
Welche Buchhaltungssysteme gibt es? .................................................... 124
Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen ............... 125
Der Spiegel des Unternehmens: Die Finanzbuchhaltung ....................... 127
Die Bücher der Buchhaltung ..................................................................... 127
Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto ............................................ 129
4
Inhaltsverzeichnis
Lese-Ausflug 9 ..................................................................................... 131
Erbsenzähler ... .......................................................................................... 131
Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur ............................................. 131
Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars ..................................... 135
Bilanz – die Waagschale des Unternehmens .......................................... 138
Wie lange müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden? ......................... 144
Lese-Ausflug 10 ................................................................................... 147
Ordnungsmacht: Beleg, Satz und ............................................................ 147
Was ist ein Beleg? ..................................................................................... 147
Keine Buchung ohne Beleg ...................................................................... 147
Vom Beleg zur Buchung ............................................................................ 148
EDV und Buchhaltung ............................................................................... 148
Anwendung der GoS ................................................................................. 149
GoS (in Auszügen) .................................................................................... 150
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung ....................................... 153
Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen ................. 154
Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail ................................. 158
Lese-Ausflug 11 ................................................................................... 165
Balanceakt: Schritt für Schritt zum Ziel .................................................... 165
Von der Eröffnungsbilanz zum Eröffnungsbilanzkonto ............................ 165
Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten ................... 166
Alles ändert sich: Werteveränderungen in der Bilanz .............................. 174
Buchen auf Erfolgskonten: was hat’s gebracht?...................................... 175
Lese-Ausflug 12 ................................................................................... 179
Werkzeugkasten – Passendes für alle Fälle ............................................. 179
Nun aber richtig: Buchen mit Kontenrahmen ........................................... 179
Die Eine kommt, die Andere geht – die Problematik
des Warenverkehrs .................................................................................... 180
Mal mehr mal weniger: Buchungen im Warenverkehr ............................ 182
Wo’s um die Knete geht: Buchungen im Zahlungsverkehr .................... 184
Personalbuchungen: Auf wessen Konto geht die Sekretärin? ................ 187
5
Lese-Ausflug 13 ................................................................................... 191
Hau’ drauf: Umsatzsteuer und und und ... ............................................... 191
Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung .................................. 191
Was heißt eigentlich Umsatzsteuer? ......................................................... 191
Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer ..................................... 193
Gar nicht diebisch: Elster .......................................................................... 201
Wie sicher ist das Verfahren? .................................................................... 208
Wie die Umsatzsteuer gebucht wird ......................................................... 215
Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern .................................... 219
Lese-Ausflug 14 ................................................................................... 221
Pflicht und Kür: Darf’s ein wenig mehr sein? ........................................... 221
Was Sie sonst noch können müssen: Spezielle Buchungstechniken ....... 221
Besonderheiten auf Warenkonten ............................................................ 221
Was zahlt der Kunde sonst noch? Warenverkaufsnebenkosten ............ 223
Wenn was nicht in Ordnung war: Rücksendungen und Gutschriften ...... 224
Darf es etwas weniger sein? Rabatte und Boni ....................................... 225
Besonderheiten im Zahlungsverkehr ........................................................ 227
Der Crash auf dem Bankkonto: Rückbuchungen ................................... 227
Mit Papieren den Zahlungsspielraum erweitern: Wechselbuchungen ...... 229
Der Intimbereich der Buchhaltung: Das Privatkonto .............................. 235
Die Buchführung im Einzelhandel ............................................................ 237
Die Buchführung in der Industrie .............................................................. 238
Kosten und Leistungen in einem Industriebetrieb ................................... 239
Der Kontenrahmen der Industrie .............................................................. 240
Das Betriebsergebnis im Industriebetrieb ................................................ 240
Zweikreissystem: Die Kosten- und Leistungsrechnung ........................... 241
Buchen im Industriebetrieb ....................................................................... 242
Lese-Ausflug 15 ................................................................................... 245
Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahme-Ausgaben Rechnung ................. 245
Vereinfachte Buchführung für wen? ......................................................... 245
Unterschiede zur Doppelten Buchführung ............................................... 247
Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung ....................................... 248
Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung ................... 249
Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart .................... 251
6
Inhaltsverzeichnis
Lese-Ausflug 16 ................................................................................... 253
Böllermann & Co.: Das Jahr geht zu Ende ............................................... 253
Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung ........................ 253
Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen ............................................. 253
Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung ...................................... 259
Die hohe Kante: Rückstellungen ............................................................. 262
Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz ............................. 264
Wer kriegt wie viel? Die Gewinnverwendung .......................................... 265
Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik ........................................... 268
Lese-Ausflug 17 ................................................................................... 271
Ein Tag wie viele – im Personalbüro ........................................................ 271
Jetzt rechnen wir ab! ................................................................................. 271
Ein typischer Arbeitstag ............................................................................ 271
Wer macht es? – das ist hier die Frage..................................................... 274
Nicht für Jederfrau und Jedermann .......................................................... 275
Organisation ist alles ................................................................................. 276
Lese-Ausflug 18 ................................................................................... 279
Zettelwirtschaft ... ...................................................................................... 279
Belege und Informationen ......................................................................... 279
Stamm“halter“ ........................................................................................... 279
Einfach umgelegt! ..................................................................................... 281
Genossen von Berufs wegen ... ................................................................ 283
Krank, und doch bei Kasse ....................................................................... 284
Der Lohn ist die Steuer .............................................................................. 290
Personality „Show“ .................................................................................... 294
Machen Sie Meldung! ............................................................................... 298
Den richtigen Tarif...................................................................................... 300
Lese-Ausflug 19 ................................................................................... 303
Gering und fügig Beschäftigte .................................................................. 303
Nur nebenbei? ........................................................................................... 303
Was heißt hier geringfügig? ...................................................................... 304
Endlich frei! ................................................................................................307
Alles für die Rente ..................................................................................... 308
7
Geringfügig beschäftigt oder nicht? ......................................................... 309
Was heißt hier „berufsmäßig“? ................................................................. 309
Wer zahlt die Steuer? ................................................................................ 309
Gleitend über die Grenze .......................................................................... 312
Was tun, wenn ...? ..................................................................................... 312
Im Sommer schwärmen die Studenten aus ............................................. 314
Viel getan, nix verdient .............................................................................. 315
Urlaub woll’n Sie auch noch? ................................................................... 315
Kranke Stütze ... ........................................................................................ 317
Meldung machen ....................................................................................... 317
... gefallene Hilfe ........................................................................................ 317
Per Handschlag oder mit Notar? .............................................................. 318
Eine oder zwei? ......................................................................................... 319
Lese-Ausflug 20 ................................................................................... 321
Vom Brutto zum Netto ............................................................................... 321
Was bleibt? ................................................................................................ 321
In die eigene Tasche ... .............................................................................. 321
Lass’ mich mal an die Steuer! ................................................................... 324
Und das ist noch nicht alles ...................................................................... 327
Sozial versichert – auch abgesichert? ...................................................... 328
Jetzt wird abgerechnet! ............................................................................. 329
Lese-Ausflug 21 ................................................................................... 331
Kinder, Auto, Freibetrag ... ........................................................................ 331
Nichts als Besonderheiten ........................................................................ 331
Kein Vermögen ohne Steuer ..................................................................... 331
Wie komme ich hin? .................................................................................. 332
Den Porsche vom Chef ............................................................................. 335
Kinder, Kinder ... ........................................................................................ 337
Und was machen Sie nachts? ................................................................... 339
Direkt versichert......................................................................................... 340
Frei und vorweg ......................................................................................... 342
Das ist so eine Sache ................................................................................ 346
Bingo! Ich hab ’nen Freibetrag ................................................................. 351
Und das war’s dann auch schon .............................................................. 351
8
Inhaltsverzeichnis
Lese-Ausflug 22 ................................................................................... 353
Krank und weg ........................................................................................... 353
Ein Verhältnis geht zu Bruch ..................................................................... 353
Komme gleich zurück ................................................................................ 353
Für immer und ewig................................................................................... 354
Für den Fiskus ... ....................................................................................... 355
... und die Krankenkasse ........................................................................... 356
Exkurs: Kündigung und Arbeitsrecht ........................................................ 356
Vertrag ist Vertrag ...................................................................................... 357
Die letzte Frist ............................................................................................ 358
Vorsorgen ist besser als Klagen vor dem Arbeitsrichter.......................... 358
Nichts bleibt, wie es war ........................................................................... 359
Ein weites Feld........................................................................................... 359
Lese-Ausflug 23 ................................................................................... 361
Auf wie viel Konten kommt der Lohn denn noch? ................................... 361
Zahlen ist nicht alles .................................................................................. 361
Einfach zweifach ........................................................................................ 361
Kleine Leistungen ...................................................................................... 363
Ein Schuss ins Portemonnaie ................................................................... 365
Allerhand Sachen ...................................................................................... 365
Kleinigkeiten kümmern den obersten Beamten nicht ... .......................... 367
Lese-Ausflug 24 ................................................................................... 369
Mehr Schein als Sein ................................................................................. 369
Die Entfernung macht’s ............................................................................. 369
Machen Sie einen Antrag! ......................................................................... 371
Aber so ähnlich ... ...................................................................................... 372
Handelsvertreter ........................................................................................ 373
Was tun? ....................................................................................................374
Glossar ................................................................................................. 375
Stichwortverzeichnis ........................................................................... 394
9
10
Lese-Ausflug 1
Lese-Ausflug 1
Vom Abakus zum „Blechtrottel“
Der Computer wurde erfunden, weil die Mathematiker und Statistiker es leid waren, umfangreiche Berechnungen vorzunehmen. Diese Meinung zur Geschichte
und „Erfindung“ des Computers hört man immer wieder - und sie ist ja zumindest
nicht ganz falsch. Aber auch wieder nicht ganz richtig, denn im Wirtschaftsleben gab es ebenfalls eintönige Arbeit, die nach Automatisierung und Erleichterung verlangte und dies führte zu Automatisierung von Produktionsanlagen (der
Jacquardsche Webstuhl mag als Beispiel dienen), zur Schreibmaschine und zu
Buchungsapparaten. Mechanische Rechenmaschinen fanden in den Büros und Fabriken eine viel größere Verbreitung als an Universitäten und wissenschaftlichen
Instituten. 1970 hielten elektronische Tischrechner Einzug in die Bürowelt. Auf
vielen Schreibtischen standen aber noch mechanische Rechenmaschinen und die
wurden oft in einer Geschwindigkeit und Perfektion benutzt, die beeindruckend
war. Beide Richtungen - die wissenschaftliche und die praktische - führten zur
Entwicklung und Perfektionierung des Computers.
In den dreißiger und vierziger Jahren war „überall“ eine Aufbruchsstimmung in
der Welt hinsichtlich des Baues mechanischer und elektronischer Rechenmaschinen zu finden, die zur Realisierung des Computers nach dem zweiten Weltkrieg
führte. Bereits 1937 stellte in Berlin Konrad Zuse seinen ersten, mechanischen
Relaisrechner fertig: im Wohnzimmer seiner Eltern und ohne staatliche Unterstützung. Weitgehend allein konzipiert, war dies der erste funktionsfähige Computer,
der fertig gebaut wurde. Er funktionierte nicht sonderlich gut, was nicht verwunderlich war, da viele Bauteile noch nicht mit der nötigen Präzision hergestellt
werden konnten. Konrad Zuse sägte viele Relaisbleche mit der Laubsäge selber
aus - bei den restlichen halfen ihm Freunde. Aber bereits die Variante Z3 war
ein funktionierendes Modell, das leider bei einem Bombenangriff zerstört wurde.
Unverdrossen baute Zuse ein weiteres Gerät, das er von Berlin – unter teils abenteuerlichen Umständen – in den Allgäu transportierte und erfolgreich vor den
Alliierten in einem Pferdestall versteckte. Hier führte er es auch Professoren von
der berühmten ETH (Eidgenössischen Technischen Hochschule) in Zürich vor, die
daraufhin den Rechner mieteten und bis 1959 einsetzten. In der ersten Zeit war
es der einzige in Europa arbeitende Computer an einer Hochschule. In Frankreich
wurde zur gleichen Zeit ebenfalls an einem mechanischen Relaisrechner gearbeitet, der aber nie fertig gestellt wurde.
11
In den USA und in England dagegen wurde bereits länger an elektronischen Rechnervarianten gebastelt. Zu nennen wären hier Atanasoff, der ab 1937 ein Computermodel mit Röhren entwickelte (ABC, 1940 - USA), Mauchly und Eckert (ENIAC,
1945; UNIVAC 1951 - USA), von Neumann (EDVAC, 1952 - USA) und Wilkes
(EDSAC, 1949 - GB). Einen erheblichen Entwicklungsschub brachte die Erfindung
des Transistors im Jahre 1947 durch das amerikanische Entwicklertrio Bardee,
Brattain und Shockley. Die Computer, die in den fünfziger Jahren damit entwickelt wurden, waren schneller und etwas kompakter. Der richtige Durchbruch kam
aber erst, als 1957/58 der integrierte Schaltkreis erfunden wurde. Immer mehr
Transistoren und Bauelemente brachte man auf einem Chip unter, bis es 1971
gelang eine komplette Recheneinheit darauf zu platzieren.
Zunächst waren diese Computer nur an Forschungseinrichtungen zu finden. Sie
wurden aber während des Krieges bereits beim Militär (für ballistische Berechnungen) und später in der Industrie für spezielle (beispielsweise statische) Kalkulationen eingesetzt. Nachdem die Geräte kleiner, fehlertoleranter und dabei auch
preiswerter wurden, eroberten sie sich die Unternehmen, insbesondere die „Mittlere Datentechnik“ sorgte in den siebziger Jahren für den Einzug auch in Unternehmen mittlerer Größe und den Aufstieg des deutschen Computerpioniers Nixdorf.
Die Erfindung des Personal Computer in den 80er Jahren brachte schließlich die
elektronische Datenverarbeitung auch in den Kleinbetrieb.
Ein Computer ist nichts ohne Software. In der Anfangszeit musste für jede Anwendung ein Programm neu erstellt werden. Die Einsatzvarianten in den großen
Unternehmen waren so unterschiedlich wie die Betriebe selbst und mussten deshalb individuell erarbeitet werden. Je mehr Betriebe Computer einsetzten und
gebrauchten, umso mehr kamen Situationen vor, die sich wiederholten. Deshalb
setzte bald die Standardisierung von Software ein. Für viele Fälle kann heute ein
Programm erworben werden, das in zahlreichen Situationen auf die gleiche Art
und Weise eingesetzt werden kann. Standardisierte Software heißt übrigens nicht,
dass nicht individuelle Einstellungen möglich wären. Ein solches Produkt haben
Sie mit WISO Kaufmann oder WISO Buchhaltung vor sich. Sie können das gleiche Programm auf Ihrem Computer installieren wie viele andere Betriebe auch.
Ihre Anwendung unterscheidet sich aber – je nachdem was Sie für einen Betrieb
haben: Dienstleistung, Handwerk, Handel oder andere – doch von vielen Einsatzvarianten anderer Unternehmen.
Der Vorteil, der auch einem Kleinbetrieb aus der Computernutzung erwächst, ist
erst nach einiger Zeit richtig einzuschätzen. Die ersten Lieferscheine und Rechnungen werden nicht unbedingt schneller geschrieben, als mit der Schreibmaschi12
Lese-Ausflug 1
ne. Wenn dann aber einmal ein Ordner voll ist und ein ganz bestimmter Beleg
neu gesucht werden muss, wird der Nutzen vielleicht zum ersten Mal deutlich.
Noch effektiver ist aber die Weiterverarbeitung der Daten: etwa die automatische
Übergabe der Belegdaten an die Buchhaltung oder die Auswertung der Umsätze.
Der Blick auf noch nicht gezahlte Rechnungen und die noch offenen Außenstände
ist viel leichter möglich und so ergibt der Einsatz des Computers eine Effektivität
für das kleine Unternehmen, das dieses auch dringend braucht, da der Einsatz von
Personal doch in der Regel sehr begrenzt und kostenträchtig ist. Um diese Vorteile
richtig zu nutzen, sind aber zwei Dinge Voraussetzung:
 dass die richtigen Geräte (der Fachmann spricht von Hardware) vorhanden
sind und
 dass das Programm (die Software) passend eingerichtet wurde.
WISO-Kaufmann kann vieles, benötigt dafür aber auch die richtige Hardware. Es
muss zwar nicht die allerneuste Technologie sein, aber eine Grenze sollte doch
gezogen werden: Mindestens ein Pentium II Prozessor und eine nicht zu knappe
Hauptspeicherausstattung (wenigstens 256 MByte) sowie genügend freier Festplattenplatz sollten vorhanden sein (siehe dazu auch die Ausführungen unter „Welche
Maschine muss her?“). Stehen Sie vor einer Neuanschaffung, so sollten Sie sich
nach einem preiswerten (nicht billigen!) Markengerät umsehen. Die in Zeitschriften angebotenen, selbst zusammengebauten Billig-Rechner diverser Werkstätten
und Discounter sollten sie besser meiden. So etwas ist für Bastler durchaus geeignet, nicht aber für Ihren Betrieb, in dem der Computer einwandfrei und möglichst
ohne Störungen laufen soll. Da ist einer der in regelmäßigen Abständen angebotenen Rechner mit Garantie aus dem Fachhandel oder einem Elektronikmarkt
oft die bessere Wahl. PCs, die in Lebensmittelketten angeboten werden, zielen
eher auf den privaten Anwender, da sie mit Funktionen voll gestopft sind, die im
Büroalltag selten gebraucht werden. Ein Markengerät im Fachhandel gekauft, ist
meist eine gute Wahl, auch wenn es etwas teurer ist. Fachhandel ist aber nicht
gleich Fachhandel. Wenn Sie den Eindruck haben, dass der „Fachhändler“ in ihrer
Nähe nach der Devise arbeitet: „Der deutsche Handwerker bringt sich nicht durch
Eile und übertriebenen Service in Gefahr!“, dann schauen Sie besser nach einem
Direktanbieter mit einer „Vor-Ort-Garantie“, das heißt mit der Schadensbehebung
durch einen Werkskundendienst innerhalb angemessener Zeit bei Ihnen im Büro
– üblicherweise innerhalb von 48 Stunden.
Erfahrungsgemäß bleibt ein Computer nicht von alleine ohne Probleme arbeitsfähig. Es sind Wartungsaufgaben zu erfüllen und immer wieder auch kleinere
13
Probleme zu bewältigen. Haben Sie ein Netzwerk installiert, so trifft dies in besonderem Maße zu. Kaum ein Kleinbetrieb wird eine EDV-Abteilung einrichten (können). Besser ist es, wenn eigene Mitarbeiter dies „nebenher“ übernehmen und sich
entsprechend schulen und weiterbilden. Die Investition in diese Weiterbildung ist
meist gut angelegt und in der Regel nicht zu aufwendig. In den angelsächsischen
Ländern gibt es kleine Serviceunternehmen, die die Betreuung solcher Installationen übernehmen. Ein Techniker kann sich leicht um vier bis sechs Unternehmen
(je nach Größe) langfristig kümmern und für einen reibungslosen Betrieb sorgen.
Diese Servicetechniker übernehmen dann in der Regel auch die Einrichtung der
Software mit. Auch bei uns sind solche Dienstleistungsunternehmen immer häufiger zu finden. Schauen Sie ins Branchenbuch oder fragen Sie etwas im Kollegenkreis herum. Wahrscheinlich sind solche Servicefirmen auch schon in Ihrer
Nähe zu finden.
WISO Tipp
Fragen Sie auch die Berufsvertretungen (Industrie- und Handelskammern sowie die Handwerkskammern), die über solche Dienstleistungen oft gut informiert sind und die Informationen gerne weitergeben. Wenn gar nichts mehr
geht, hilft häufig nur noch ein professioneller Computer-Notdienst- eine Art
ADAC für den PC. Wo der nächste Notdienst ist, können Sie aus den Anzeigen
in der örtlichen Tageszeitung, aus den „Gelben Seiten“ oder durch Nachfrage
bei einem großen Händler erfragen (etwa MediaMarkt), die sich nicht selten
selbst solcher Dienstleister bedienen.
Neben bundesweit agierenden Servicehotlines gibt es eine Reihe PC-Notdienste,
deren Einsatzgebiet begrenzt ist oder die nur Computer reparieren, die bei ihnen
gekauft wurden. Solche Notdienste sind selbstverständlich kostenpflichtig – eine Stunde kostet mindestens 50 Euro (bei Netzwerkproblemen auch mehr). Dazu
kommen eventuell Anfahrtspauschalen und bei einigen auch ein Schnellservicezuschlag. Also: Vor dem Auftrag genau nachfragen!
Für die zweite Voraussetzung – die richtige Einstellung dieser Software – haben
Sie dieses Begleitbuch. Sie finden im ersten Teil viele Hinweise auf die passende Einrichtung für unterschiedliche Situationen. Außerdem steht Ihnen aber in
einem zweiten Teil eine detaillierte Beschreibung der Software samt Installation
und Einrichtung zur Verfügung. Wir haben uns bemüht, so zu schreiben, dass
Sie auch ohne Informatik-Ausbildung mit den Handbüchern klar kommen. Wenn
14
Lese-Ausflug 1
doch einmal ein Problem ungelöst bleibt, schauen Sie auf den Internet-Seiten von
Buhl-Data Service (www.buhl.de) nach; möglicherweise liegt schon eine Lösung
parat, beispielsweise bei den so genannten „FAQs“ – häufig gestellten Fragen.
Auftragsbearbeitung – wer braucht so was?
Verflixt! Habe ich der Firma Meier nun eine Rechnung geschrieben, oder nicht?
Ich wühlte meine Schreibtischschublade durch und konnte nichts finden. Mein
Elba-Rechnungsdurchschreibebuch mit Blaupausen war auch nicht zu greifen.
Sch ... so ist das eben, wenn man anfängt, sich selbstständig zu machen. Man hat
den Kopf voll mit Aufträgen und Terminen und keine Zeit an etwas anderes zu
denken. Irgendwann aber muss man doch die Kontoauszüge der Bank einsortieren
und damit beginnt der Rückweg in die Realität.
Also ... sind nun alle Rechnungen tatsächlich geschrieben und an die Empfänger
übermittelt? Und wenn, haben alle gezahlt? Und dann klingelt das Telefon und
jemand möchte noch ein paar Stück von Artikel „X“ bestellen und auf Anhieb
kann man gar nicht sagen, ob noch was am Lager liegt.
Öde und schwarz lugt der Monitor des ausgeschalteten Computers vom Schreibtisch herüber, als wolle er sagen „warum lässt du mich nicht machen?“
Um Gottes willen! Für meinen kleinen Betrieb? Die paar Aufträge und Rechnungen etwa mit dem Computer schreiben? Der Aufwand des Einrichtens ist viel zu
groß, der Verwaltungsaufwand kaum kleiner, als wenn ich alles mit der Hand
mache und wahrscheinlich ist die Software auch viel zu teuer ...
Alles falsch! Vorurteile! Natürlich kann man eine sinnvolle Organisation auch mit
der Hand, der Schreibmaschine, mit einfachen Mitteln am Computer – Textverarbeitung und Tabellenkalkulation – erledigen. Dass es aber mit spezieller Software
aufwendiger wäre, stimmt so grundsätzlich schon mal nicht. Außerdem gehen
bei solch einer Argumentation ein paar ganz wesentlich Vorteile sofort unter: die
ständig abrufbaren Informationen über Auftrag- und Lagerbestand etwa oder die
Möglichkeit, die vorhandenen Daten direkt an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Und das Programm WISO-Kaufmann ist der beste Beweis dafür, dass eine
spezielle kaufmännische Software auch nicht teuer sein muss.
Damit Sie wissen, wie solch ein „Software-Vehikel“ sinnvoll eingesetzt werden
kann und was alles damit anzustellen ist, werden wir die Einsatzmöglichkeiten
aus drei unterschiedlichen Blickwinkeln beschreiben. Im folgenden Abschnitt, der
sich mit der Auftragsbearbeitung (Modul Auftrag) befasst, finden Sie drei Modelle,
die sich auf fast alle denkbar anderen Einsatzmöglichkeiten übertragen lassen.
15
Wie aus dem richtigen Leben ...
Der Einzelgänger
Mario Felleisen ist Berater für kleine und mittlere Unternehmen. Er führt betriebswirtschaftliche Beratungen bei Gründung neuer Unternehmen sowie bei Problemen bestehender Unternehmen durch. Außerdem veröffentlicht er Fachbeiträge in
verschiedenen Periodika (IHK Zeitschrift, Loseblattsammlungen etc.).
Er ist ein Einzelgänger, beschäftigt gelegentlich stundenweise eine Sekretärin,
wenn es viele Berichtseiten zu schreiben gibt und mal allzu viele Beiträge für
Zeitschriften versprochen wurden. Ansonsten schreibt er seine Rechnungen über
Berater- und Beitragshonorare mit einem einfachen Textprogramm. Alles wird
ordentlich in Jahresordnern abgelegt, die durch Trennblätter in Einnahmen und
Ausgaben aufgeteilt sind.
Jedes Jahr, wenn es an die Steuererklärung geht, addiert Mario mühsam alle Rechnungen zusammen. Schon zweimal hat er dabei festgestellt, dass kleinere Rechnungen nicht bezahlt waren. Er hat es nicht gemerkt, weil er keine Rechnungskontrollen durchführt. Große Rechnungsbeträge hat er im Kopf und mahnt auch
gewissenhaft an, wenn es etwas zu lange dauert. Bei kleinen Beträgen – glaubt er
– hat er noch den Überblick. Aber … so muss er zugeben: Dieses Jahr hat er eine
Rechnung überhaupt nicht geschrieben. Jetzt, als er es merkt, ist’s zu spät ...
Das reicht Mario. Er hat WISO-Kaufmann erstanden und will die Verwaltung jetzt
mit dem Computer erledigen. Das letzte Hindernis – die Installation der Software
und die Einrichtung derselben – wird von seinem Sohn übernommen, der Betriebswirtschaft studiert und sich in den Semesterferien die Zeit dazu nimmt.
Wenn Sie Freiberufler sind oder Sie eine Auftragsbearbeitung für nebenberufliche
Tätigkeiten (Kursleiter an der Volkshochschule, Kleingewerbe oder nebenberufliche Schriftstellerei) benötigen, so können Sie die Hinweise aus diesem Modell auf
Ihre eigene Tätigkeit leicht übertragen.
Das handwerkelnde Team
Die Holzbaustelle KG ist ein kleiner Schreinerbetrieb, der vorwiegend Küchen und
Ladeneinrichtungen im Einzelauftrag erstellt. Die Kunden für die Küchen sind
meist Privathaushalte, Ladeneinrichtungen werden selbstverständlich für andere
Geschäftskunden gebaut (vom Puppenladen für die Tochter des Schreinermeisters
einmal abgesehen). Die grundverschiedenen Kundengruppen müssen nicht nur bei
der Ansprache – in der Werbung und beim Angebot – sondern auch bei der Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung unterschiedlich behandelt werden.
16
Lese-Ausflug 1
Zwei Schreinermeister, drei Gesellen und zwei Auszubildende sind in der Holzbaustelle beschäftigt. Eine Halbtagskraft erledigt den Schriftverkehr, bedient das
Telefon (wenn sie da ist) und hält auch laufend Kontakt mit dem Steuerberater
(Belege hinbringen und so weiter).
Ein großes Problem sind die zögerlichen Zahlungseingänge. Privatkunden möchten immer erst zweimal gemahnt werden, gewerbliche Kunden berufen sich von
vornherein auf längere Zahlungsziele und verlangen – aus den unterschiedlichsten Gründen – Abschläge auf den Preis. Beide Kundengruppen bestehen natürlich
auf vorzeitige Lieferung! Das alles im Blick zu haben („Sag mal Theo, wann sollte die Küche eigentlich geliefert werden?“) und die unterschiedlichen Zahlungsbedingungen nicht durcheinander zu bringen („Gestern hat Karl-Heinz dem Dr.
Hellmann die gleichen Zahlungsbedingungen versprochen, wie Reisebüro Schnatter sie hat!“) ist gar nicht so einfach. „Eine Auftragsbearbeitung muss her!“ sagt
Peter Sägemöller, Meister der Holzbaustelle und sieht als Ergebnis dabei schon die
Liquidität über den Rand des Kontos spritzen – mit Hilfe von WISO Kaufmann.
Sind Sie Handwerker oder haben Sie einen kleinen Produktionsbetrieb, dann
finden Sie Anregungen für Einrichtung und Umgang mit WISO-Kaufmann in
diesem Modell.
Die Gewerbemannschaft aus Dresden
Die Porzella GmbH vertreibt Porzellanwaren kleiner Betriebe aus den neuen Bundesländern (vorwiegend aus Meißen). Aufgebaut wurde das Unternehmen von
ehemaligen Ingenieuren und Technikern der Porzellanindustrie, die nach der
Wende erst einmal arbeitslos geworden waren, mehrfach vom Arbeitsamt umgeschult wurden – ohne wirklich für den neuen Beschäftigungsmarkt fit zu werden.
Mit einem Schulungsleiter aus dem Westen an der Spitze und nach Abschluss
eines Kurses haben sie sich in die Selbstständigkeit „gestürzt“.
Bereuen mussten Sie das nicht. Die Sachkenntnis der „Ossis“ kombiniert mit der
Marktkenntnis des desertierten „Wessis“ brachte schnell den Einbruch in eine
kleine Marktnische, die ständig ausgebaut wurde. Von Anfang an keine überzogenen Ansprüche, Improvisation kam vor Organisation: das Unternehmen konnte
sich gut behaupten. Langsam stößt man allerdings an allen Ecken an Grenzen.
Zwanzig Mitarbeiterinnen machen etwa 7 Millionen Euro Umsatz und ständig
wird ein Lagerbestand von rund 0,8 Millionen Euro geführt.
Angebote, Lieferscheine und Rechnungen werden mit einem formularorientierten
Textprogramm geschrieben und dann weitgehend per Hand und Ablage verwal17
tet. Der Lagerist führt eine Bestandskartei mit bunten Kartons und aufgesteckten
Reitern. Jeder wünscht sich eine Aushilfe (meist für Dauer) und die beiden Geschäftsführer fanden bei dem letzten verzweifelten Versuch, alle diese Anfragen
abzulehnen, endlich eine Lösung: „Wir stellen jetzt um auf EDV Warenwirtschaft,
aber richtig! Mit WISO Kaufmann.“
Haben Sie einen Handelsbetrieb oder einen kleinen Produktionsbetrieb, dann ist
dieses Szenario für Sie besonders interessant.
Das sind unsere drei Ausgangssituationen. Sie können jedes Beispiel auch auf
andere Situationen übertragen. So lässt sich Modell 1 auch von Buchführungshelfern, Steuerberatern, Seminaranbietern; Fall 2 von jedem anderen Handwerksbetrieb und Szenario 3 von allen anderen Gewerbe- und Handelsbetrieben nutzen.
Welche Maschine muss her?
Natürlich braucht es nicht nur das Programm. Um dieses nutzen zu können, muss
auch ein Computer vorhanden sein. Da in der Praxis noch die unterschiedlichsten
Geräte zu finden sind und durchaus für bestimmte Aufgaben auch noch ihren
Zweck erfüllen, sollte kurz darauf geschaut werden, was denn wirklich benötigt
wird. Nicht immer wird man einen Computer neu anschaffen müssen, ebenso ist
aber der alte nicht immer sinnvoll einzusetzen.
Wenn Sie einen alten Pentium II PC mit mindestens 450 MHz Taktfrequenz haben,
der mit wenigstens 64 MB RAM ausgestattet ist, ein CD-ROM-Laufwerk enthält
(diese Geräte hatten meist schon CD-ROM Laufwerke mit vierfacher oder höherer
Geschwindigkeit) und etwa 150 MB freier Platz auf der Festplatte vorhanden ist dann können Sie fast loslegen. Vielleicht ist es aber besser, vorher noch etwas nachzudenken. Diese Mindestanforderungen reichen aus, das Programm zu installieren
und zu nutzen. Nur ist zugegebenermaßen die Nutzung nicht sehr effektiv. Deshalb
empfehlen wir als Voraussetzung für ein angenehmes Arbeiten mindestens:
 Einen PC mit Pentium II Prozessor (oder kompatibel) mit 450 MHz Taktfre-
quenz, besser schneller
 Einen Hauptspeicher mit 256 MB
 Freien Festplattenplatz von mindestens 500 MB
 CD-ROM Laufwerk mit 24facher Lesegeschwindigkeit
(oder schneller)
 Grafik: Super VGA mit mind. 1024 x 768 Bildpunkten Auflösung (und den
dazu passenden Monitor)
18
Lese-Ausflug 1
Setzen Sie die Netzwerkversion ein, so sollten Sie noch etwas höhere Anforderungen an den Datenserver stellen:
 Hauptspeicher mit mindestens 512 MB
 Freier Festplattenplatz von mindestens 1 GB
Ach ja, Windows 98 SE (oder höher) sollte installiert sein (Windows NT ist ab Servicepack 6 einsetzbar). Die Empfehlung lautet aber auch hier: Windows 2000 oder
Windows XP (aus Sicherheitsgründen mit dem Servicepack 2) einzusetzen.
Einen Drucker brauchen Sie natürlich auch. Mit solch einer Ausstattung werden
Sie gut mit WISO-Kaufmann arbeiten können. Passt es bei einzelnen Details nicht,
so können Sie vor der Neuinvestition überlegen, ob Sie Ihr Gerät nicht aufrüsten. Arbeitsspeicher ist z.B. nicht sehr teuer. Auch eine zu kleine Festplatte kann
mit wenig Kapital gegen eine größere ausgetauscht werden. Da werden Sie auch
schnell merken, dass größere Platten im Verhältnis billiger sind, als kleine – hier
zu knausern macht also keinen Sinn. Stimmt es aber in fast allen Details nicht
(Prozessor zu langsam, Hauptspeicher zu knapp, die Festplatte war vorher schon
überfüllt und das CD-ROM-Laufwerk ist eines von den alten, langsamen), dann
sollten Sie nicht ans Aufrüsten denken, sondern an eine Neuinstallation. Das ist
wenig teurer und hat mehr Zukunft.
Nicht kompatibel?
Sie arbeiten mit einem Apple Computer und dem Betriebssystem Mac OS X oder
haben auf Ihrem PC Linux installiert. Dann läuft WISO Kaufmann nicht, denn es
wurde nur für das Betriebssystem Windows entwickelt. Möglich ist der Einsatz
aber trotzdem, wenn Sie Virtualisierungssoftware einsetzen. Davon gibt es inzwischen eine ganze Reihe, die mit unterschiedlichen Betriebssystemen arbeiten, etwa
VMWare, Crossover Office etc. Auf Apple Computern mit Intel-Prozessor kann
sogar mit dem von Apple gelieferten Programm Boot Camp wahlweise mit Mac
OS X oder Windows gebootet werden. Die Software Parallels erlaubt sogar das
parallele ausführen beider Betriebssysteme. Beachten Sie aber, dass Support nur
für reine Windows Lösungen gewährt werden kann.
Eine kurze Begriffsklärung
Bevor es richtig losgeht, noch eine kurze Begriffsklärung. Auftragsbearbeitung
und Warenwirtschaft, diese beiden Bezeichnungen für ein computergestütztes
kaufmännisches Abrechnungssystem wurden bereits in den vorangegangenen
19
Abschnitten erwähnt und spielen in der Praxis auch immer wieder eine Rolle.
Handelt es sich um zwei Begriffe für ein und dieselbe Sache? Oder gibt es tatsächlich Unterschiede?
Ganz abgesehen davon, dass normalerweise auch unterschiedliche Leistungskategorien damit gemeint sind, können wir uns für dieses Buch und die zugrunde
liegende Software so einigen: Eine Auftragsbearbeitung speichert alle Daten, die
nötig sind, um Aufträge zu verwalten und alle nötigen Belege (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und so fort) damit zu drucken.
Natürlich lassen sich die dazu nötigen Daten (Kunden, Lieferanten, Artikel) auch
entsprechend verwalten, so dass durchaus Merkmale einer Warenwirtschaft in der
Auftragsverwaltung zu finden sind.
Bei einem Warenwirtschaftssystem stehen die Daten im Mittelpunkt. Meist geht
es um größere Mengen und die Verwaltung muss von einem leistungsfähigen
Datenbanksystem übernommen werden. Möglicherweise hängt auch noch eine
Produktion mit dran und es müssen unterschiedliche Waren (Fertigerzeugnisse,
Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) verwaltet werden. Natürlich kann solch eine Warenwirtschaft auch Angebote und Rechnungen schreiben.
Die Mahnungen kommen dann aber meist schon aus der Buchhaltung.
So gesehen handelt es sich bei dem Modul Auftragsverwaltung in WISO Kaufmann um eine Auftragsbearbeitung. Dass damit auch ganz komfortabel eine Lagerbuchhaltung geführt werden kann, wird noch gezeigt werden.
Übrigens ...
... finden Sie im gesamten Text dieses Buches immer wieder hervorgehobene Abschnitte, die Sie besonders beachten sollten.
WISO Tipp
Gibt Ihnen wertvolle Hinweise, wie Sie etwas besser oder schneller erledigen
können, oder wo ein besonderer Vorteil im Umgang mit dem Programm für
Sie liegt.
Weist Sie auf Fallen oder Schwierigkeiten im Umgang mit dem Programm
hin. Nicht immer ist alles eindeutig und Software sowie Hardware längst
nicht so transparent, wie das der Anwender erwarten könnte.
20
Lese-Ausflug 1
Hotkey zeigt Ihnen, wie Sie manchen Befehl und manche Funktion mit einfachen
Tastenkombinationen ausführen können. Gerade bei der Eingabe über die Tastatur
ist die Maus doch manchmal viel zu weit entfernt und stört die flüssige Arbeit.
Innerhalb der Szenarien werden solche Hotkeys hier und da wiederholt, damit
jeder Sie auch nutzen kann.
Check: An verschiedenen Stellen finden Sie Checklisten, die Ihnen bei der Realisierung verschiedener Vorhaben helfen (z.B. eine Auftragsverwaltung einzurichten, das zu einem bestimmten Szenario passt).
WISO Tipp
Achten Sie auf die Einträge in den Pulldown-Menüs. Hier werden neben vielen
Befehlen auch die zugehörigen Hotkeys angezeigt. Bei einigen Menü- oder
Schaltbefehlen finden Sie einen unterstrichenen Buchstaben. Diese Buchstaben sind ebenfalls Hotkeys. Sie aktivieren ihn, wenn Sie die „Alt“-Taste gedrückt halten und zusätzlich die Taste für den (unterstrichenen) Buchstaben
betätigen.
In den folgenden Kapiteln zum Modul Auftrag aus WISO-Kaufmann erfahren Sie Grundsätzliches zum Umgang mit einer Auftragsbearbeitung/
Warenwirtschaft. Dabei wird auch auf das Programm Bezug genommen.
Eine ausführliche Beschreibung dieses Moduls finden Sie allerdings nur
im Bedienerhandbuch.
21
22
Lese-Ausflug 2
Lese-Ausflug 2
Alles was Rechnungs-Recht ist ...
Der Einbau einer neuen Tür in unsere Eigentumswohnung brachte uns neben
den Eigenarten des ausführenden Handwerksbetriebes auch eine Rechnung, die
seinesgleichen suchte: Ein Stück zerknittertes, schmutziges Papier, auf der handschriftlich, mit Mühe lesbar das Wort Tür und ein Betrag zu finden war. Es war
dem Handwerker überhaupt nur mit viel Aufwand zu entlocken, da er darauf
bestand, ja schon alles im Auftrag vermerkt zu haben und eine ausführlichere
Rechnung somit nicht nötig sei. Ist das so richtig?
Nein! Eine Rechnung besteht in der Regel aus drei Teilen:
 dem Rechnungskopf
 dem Rechnungskern
 dem Rechnungsfuß
Im Rechnungskopf sind im Allgemeinen die Informationen:
 Absenderanschrift
 Empfängeranschrift,
 Datum der Bestellung
 Eigene Auftragsnummer
 Datum der Rechnung und
 Rechnungsnummer
enthalten.
Der Rechnungskern enthält:
 Positionsnummern
 Bezeichnung der Leistung oder der Ware
 Stückzahl oder sonstige Mengenbezeichnung (z.B. Stunden)
 Einzel-, Gesamt- und Endpreis
 Die Zahlungsbedingungen
23
Im Rechnungsfuß sind dann noch ergänzende Angaben zu finden, wie:
 Bankverbindung(en)
 Rechtliche Hinweise wie: Handelsregisternummer, Steuernummer, eingetra-
gene Geschäftsführer und so weiter.
Das Steuerrecht legt übrigens genau fest, was eine Rechnung ist (§ 14 Abs. 1 UStG):
In diesem Sinne ist eine Rechnung eine Urkunde, mit der ein Unternehmer, oder in
seinem Auftrag ein Dritter, über die Lieferung oder sonstige Leistung gegenüber
dem Leistungsempfänger abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Im Klartext: jede Rechnung, Quittung, Abrechnung, Gegenrechnung, Frachtbrief und so weiter kann im Sinne des Umsatzsteuergesetzes
eine Rechnung sein.
Ein Unterschied besteht noch zwischen Rechnungen an Unternehmer und an
Nichtunternehmer. Für letztere - also Privatpersonen - gibt es keine Formvorschrift. Jeder Kassenbon, jede „handgeschriebene“ Zahlungsaufstellung kann als
Rechnung fungieren. So gesehen hätte also der handgeschriebene Schmierzettel
des Handwerkers ausgereicht. Will ich allerdings diese Rechnung bei der Steuererklärung nutzen, weil ich die Wohnung vermiete und Mieteinnahmen erziele, so
muss ich eine entsprechend vollständige Rechnung verlangen - und das darf kein
Handwerksbetrieb verweigern, ganz abgesehen einmal davon, dass der Handwerker diese Schmierzettel natürlich mit allen nötigen Details bei sich verbuchen und
in die Steuerberechnungen mit einbeziehen muss. Es besteht ein Rechtsanspruch
über die Ausstellung einer Rechnung mit allen wesentlichen Details (etwa dem
Ausweisen der Steuer), die bei den Zivilgerichten eingeklagt werden kann.
Die Rechnung kann auch als Telefax, Teletext, Telex, Datenträgeraustausch (etwa per Diskette) oder Datenfernübertragung rechtswirksam ausgetauscht werden.
Voraussetzung ist allerdings immer, dass der Empfänger über die nötige Empfangseinrichtung verfügt. Das Fax an den Nachbarn oder an eine öffentliche Einrichtung (etwa bei der Post) muss nicht akzeptiert werden.
Für Rechnungen an Unternehmer schreibt das Umsatzsteuergesetz
folgende Angaben vor:
 Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers
 Namen und Anschrift des leistenden Empfängers
 Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder
die Art und der Umfang der sonstigen Leistung.
24
Lese-Ausflug 2
 den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
 das Entgelt für die Lieferung oder der sonstigen Leistung
 den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag.
Es ist zulässig, für die Bezeichnung der Waren oder Leistungen Schlüsselzahlen
zu verwenden, wenn diese aus anderen Unterlagen eindeutig zu bestimmen sind.
Artikelnummern reichen so aus, wenn es einen Katalog oder eine Preisliste gibt,
die zu den Artikelnummern alle anderen nötigen Informationen liefern. Diese
Unterlagen müssen aber sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der
Rechnung vorhanden sein (§ 31 Abs. 3 UStDV).
WISO Tipp
Bei der Bezeichnung sollten Sie pingelig sein. Ist sie nicht eindeutig oder gar
irreführend, ist Ärger mit dem Finanzamt angesagt. Bei falscher Bezeichnung
der gelieferten Ware oder Leistung müssen Sie unter Umständen als Rechnungssteller zwar selbst die darauf entfallende Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) an das Finanzamt abführen, der Rechnungsempfänger dagegen darf sie
nicht mehr Steuer mindernd abziehen. Also bekommen Sie dann auch noch
Ärger mit Ihrem Kunden. Also: Aufpassen!
Es ist nicht nötig, für jeden einzelnen Posten die Umsatzsteuer auszuweisen. Das
genügt einmal am Ende der Rechnung. Liegen unterschiedliche Steuersätze vor,
so muss auch der Steuerbetrag differenziert ausgewiesen werden - aber ebenfalls nicht pro Position, sondern am Ende der Rechnung. Andersherum kann aber
dann auf die getrennte Aufführung der verschiedenen Steuerbeträge am Ende der
Rechnung verzichtet werden, wenn pro Position der jeweils richtige Steuersatz
ersichtlich ist (§ 2 UStDV).
Eine weitere Erleichterung gibt es, wenn bereits im Lieferschein alle nötigen Angaben enthalten sind und die Rechnung eindeutig auf diesen Lieferschein verweist
(der natürlich dem Empfänger auch ausgehändigt sein muss!). Dann können nach
§ 31 Abs. 1 UStDV auf die sonst in der Rechnung verbindlichen Informationen
verzichtet werden. In der Praxis sicher ein eher seltener Fall.
25
Wurde die Steuer falsch in der Rechnung ausgewiesen, so hat auch das Konsequenzen für den Aussteller. Wenn sie zu niedrig ausgewiesen ist, so schuldet der Aussteller dem Finanzamt die Differenz zum richtigen Steuerbetrag.
Der Empfänger braucht diese nicht zu bezahlen – weder an das Finanzamt
noch an den Aussteller. Für den Aussteller bedeutet dies also eine Gewinnschmälerung. Wurde die Steuer zu hoch ausgewiesen, so muss diese ebenfalls
an das Finanzamt abgeführt werden. Der Empfänger kann sich den Betrag
von seiner Steuerschuld abziehen. Der Aussteller kann dann allerdings von
einer Berichtigungsmöglichkeit (§ 14 Abs. 2 UStG) gebrauch machen. Aber
auch das ist mit Umständen und Ärger obendrein verbunden.
WISO Tipp
Bei Kleinbetragsrechnungen, das heißt Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 100 Euro einschließlich Umsatzsteuer, ist eine vereinfachte Rechnungserteilung (§ 33 UStG) möglich. Hier müssen zur Vornahme des Vorsteuerabzugs nur Angaben über den leistenden Unternehmer, über die Menge und
handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstands beziehungsweise über
Art und Umfang der sonstigen Leistung sowie über den maßgeblichen Steuersatz (etwa „MWSt 19%“) gemacht werden. Das Entgelt und der Steuerbetrag
können dann in einer Summe ausgewiesen werden.
Wurde bei einem Dienst- oder Werkvertrag kein Preis vereinbart und besteht für
die erbrachten Leistungen auch keine behördlich festgesetzte Taxe, so kann der
Gläubiger die übliche Vergütung fordern (§ 612 II B und & 632 II BGB). Erst die
Rechnung legt in solchen Fällen die Forderung der Höhe nach fest und hat so
„rechtsbegründenden Charakter“. Sie stellt damit eine „rechtsgeschäftliche Willenserklärung“ dar. Klartext: Was da drinsteht, gilt.
Durch eine Rechnung wird allerdings weder der Schuldner in Verzug gesetzt noch
wird die Verjährung damit unterbrochen. Wurden erst in der Rechnung die Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgeführt, so sind sie in der Regel unwirksam,
weil der Gläubiger (in der Regel der Rechnungsaussteller) den bereits geschlossenen Vertrag nicht nachträglich einseitig ändern kann. Der Gläubiger kann jedoch
auf der Rechnung seinen Eigentumsvorbehalt bis zu deren Bezahlung erklären,
wenn er die Rechnung spätestens zugleich mit der Ware übergibt.
Achtung! Stellen Sie in der Regel die Rechnung erst nach Lieferung der Ware oder
Ausführung der Leistung zu, so regeln sie den Eigentumsvorbehalt in den Allge26
Lese-Ausflug 2
meinen Geschäftsbedingungen, die sie dem Kunden vorher – am besten mit der
Auftragsbestätigung – übergeben.
Werden regelmäßig Beiträge für die gleiche Leistung überwiesen - bei Dienstleistungen keine Seltenheit - so muss nicht jedes mal eine Rechnung ausgestellt werden. Hier können auch Zahlungsbelege als Rechnung angesehen werden, wenn
die nach § 14 Abs. 1 nötigen Informationen auf dem der Zahlung zugrunde liegenden Urkunde (beispielsweise im Dienstleistungsvertrag) festgehalten und klar
zu ersehen sind.
Wenn Sie Ihre Rechnungen mit WISO-Kaufmann ausstellen, so brauchen Sie sich
über die rechtlichen Konsequenzen keine Gedanken zu machen. Es sind alle nötigen Angaben enthalten und auch die Steuer wird richtig errechnet – es sei denn, sie
haben bei der Artikelanlage einen Fehler gemacht. Ein guter Grund, nach der Anlage die Eingaben – möglichst von dritter Hand – noch einmal zu kontrollieren.
Eine Rechnung, kein Auftrag!
Mit oder Ohne?
„So“, sagte mein Sohn und lehnte sich zurück. „Das Programm ist installiert! Jetzt
kannst du deine Rechnungen damit schreiben.“
„Und – was ist jetzt anders als vorher?“ wollte ich wissen.
„Du gibst die Kundennummer an und sofort steht die Adresse bereit. Du gibst die
Artikelnummer ein und sofort sind alle wesentlichen Daten da – Bezeichnung,
Preis usw. – und mit der Menge steht auch schon der Endpreis in der Position.“
„Woher weiß denn der Computer die Adresse des Kunden?“ fragte ich skeptisch.
„Na, die hast du vorher eingegeben.“
„Aha!“ sagte ich und grinste ihn an. „Dann ist ja wieder alles beim Alten. Vorher
habe ich auch die Adresse eingegeben und zwar direkt in die Rechnung.“
„Klar, für jede Rechnung neu. Diesmal machst du es aber nur einmal und dann für
keine Rechnung wieder.“
Der Punkt ging an ihn. Aber schließlich hatte ich noch was in der Hinterhand.
Einen Trumpf, den ich nicht sofort ausgespielt hatte.
„Und übrigens – Artikel habe ich gar nicht. Allenfalls schreibe ich welche.“
27
„Hast du nicht feste Stunden- und Tagessätze, wenn du einen Beratungsauftrag
annimmst?“
Ich nickte.
„Und rechnest du nicht pro gefahrenen Kilometer Pauschalen ab? Und ebenso für
Spesen und Auslagen?“
Wieder musste ich nicken.
„Und wenn du einen Artikel schreibst, gibt es dann nicht ein festes Honorar für
Zeilen oder Seiten?“
„Ja aber das ist von Redaktion zu Redaktion, von Verlag zu Verlag verschieden“.
„Das macht nichts.“ erwiderte er „Artikel kannst du so viele anlegen, wie du willst.
Deine Honorarsätze sind die Artikel und du brauchst so viele, wie du unterschiedliche Sätze hast. Auch diese gibst du nur einmal ein und benutzt sie immer wieder.“
Ich gab mich geschlagen und sagte zu, es mit dem Programm zu probieren.
Das erste Mal
Vorbereitung ist alles, und mein Sohn hatte das gründlich gemacht. Sonst hätte
ich mich möglicherweise doch nicht mit dieser Form der Rechnungsschreibung
und Verwaltung anfreunden können. Er hatte bereits einen Testkunden angelegt
und über diesen das Rechnungsformular angepasst sowie einige andere Einstellungen vorgenommen. Sicherlich hätte mich das – als Einsteiger in diese Materie
– am Anfang zur Verzweiflung getrieben, denn obwohl ich schon längere Zeit mit
dem PC und einigen Standardanwendungen arbeite, ist er doch nach wie vor für
mich ein „Buch mit sieben Siegeln“.
Jetzt, nach der Erfahrung einiger Monate im Umgang mit diesem WISO-Programm, schreckt mich das alles nicht mehr. Ich habe inzwischen weitere Veränderungen und Anpassungen vorgenommen und weiß auch die Sonderabsprachen
und Regelungen mit meinen Kunden unterzubringen. Als ich mich jedoch damals
an den PC setzte, um meine erste Rechnung zu schreiben – unter kritischer Anleitung meines Sohnes – hatte ich noch einen ganzen Sack voll Skepsis.
Stammdaten sind alles
„Du klickst zunächst auf das Register Auftrag, ganz am linken Rand. Dann wählst
du den Schalter Stammdaten und klickst auf das waagrechte Register Adressen ...“
gab er mir als Anweisung. Das Programm hatte er sicherheitshalber schon gestartet „ ... und dann auf das Symbol Neu, ganz unten im Programmfenster.“
28
Lese-Ausflug 2
In der Oberfläche des WISO Kaufmanns findet man sich ab dem zweiten Blick gut zu recht.
Ich brauchte eine Weile um mich zurechtzufinden. „Links - oben - unten schauen?
Das ist doch sehr kompliziert?“ Dachte ich. Nach einiger Überlegung muss ich
allerdings gestehen, dass es doch sehr durchdacht angelegt ist.
„Und in die Maske gibst du jetzt alle relevanten Daten des Kunden ein, dem du
gleich deine erste Rechnung schreiben willst.“
Ich scheiterte bereits beim ersten Eingabefeld Suchbegriff.
„Was ist denn ein Suchbegriff?“
„Stell dir einmal vor, du hast schon eine ganze Reihe Kundenadressen erfasst.
Und jetzt suchst du einen bestimmten Kunden, weist aber nicht mehr die Nummer
und auch nicht die exakte Firmenbezeichnung. Über einen bestimmten Begriff
kannst du jetzt schnell alle die Firmen anzeigen, die mit diesem Suchbegriff zu
tun haben. Arbeitest du beispielsweise für einen Möbelhersteller, dann kannst den
Suchbegriff Möbel eingeben.“
29
Kundenstammdaten werden in einer übersichtliche Maske eingeben.
Ich musste nicht lange überlegen und schrieb „Neon“, weil es sich bei meinem
ersten Kunden um eine Beleuchtungsfirma handelte.
Die anderen Felder waren eindeutig. Was Name, eine Straße oder Postleitzahl sowie Telefon und Telefax waren, konnte ich mir vorstellen. Was aber mit Feldern
machen, in die ich nichts hineinzuschreiben wusste?
„Kein Problem. Lass sie wie sie sind. Du musst nicht überall etwas hineinschreiben.
Du kannst die Felder später füllen oder überhaupt nie,“ belehrte mich mein Sohn.
„Bei Ansprechpartner klickst du auf die Schaltfläche mit den drei kleinen Punkten.“
wies mich mein Sohn an. Es öffnete sich eine neue Maske, in der ich die Daten für
die Kontaktperson, mit der ich bei der Firma zu tun hatte, eintragen konnte.
30
Lese-Ausflug 2
Für die Daten der Kontaktpersonen gibt es eine eigene Erfassungsmaske.
Ich klickte dann auf OK und die Maske verschwand. Über die Register
 Bank /Zahlungsmodalitäten
 Kennzeichen
 Kd.-Lieferant/Euro
 Rabatt
 Artikelvorgabe
 Selektionen
 Memo
 Bild/Info
ergänzte ich dann den Kundenstamm für diesen Kunden, wobei ich mich an die
Regel hielt, zunächst nur das Nötigste zu erfassen. Mit OK schloss ich die Bearbeitung dieses Kunden ab. In der Übersicht war dieser Kunde nun neben dem bereits
vorhandenen Testkunden aufgeführt.
31
Der erste Datensatz ist erfasst!
Hotkeys
Einen neuen Kunden (Artikel) anlegen
Alt + N
Einen Kunden (Artikel) löschen
Alt + ö
Einen Kunden (Artikel) kopieren
Alt + K
Einen Kunden (Artikel) ändern
Alt + Ä
„Kann ich jetzt die Rechnung schreiben?“ fragte ich meinen Sohn.
„Besser nicht“, gab er zurück. „Lass uns erst noch die Artikel anlegen.“
Das Register für die Artikelstammdaten (Artikel) war ja nicht zu übersehen. Auch
hier half der Schalter Neu am unteren Rand weiter. Allerdings gab die erste Maske erschreckend wenig her. Eine Artikelnummer wollte ich für meine wenigen
32
Lese-Ausflug 2
„Leistungen“ nicht zu kompliziert vergeben. Also lies ich es bei der Vorgabe 1 für
den ersten Artikel. Mein Sohn murrte zwar, aber davon lies ich mich nicht beeindrucken. Ich muss ja schließlich kein Lager führen, in dem unter vielen Artikeln
einer schwer herauszufinden ist. Zwar habe ich inzwischen doch zu einem etwas
komplexeren Nummernverfahren gefunden, zu Beginn reichte das mit der einfachen Durchzählung aber aus.
Artikelstammdaten - z.B. Preise - werden auf übersichtlichen Registerkarten erfasst.
Als Warengruppe legte ich „Beratung“ fest. Dazu musste ich auf die kleine Schaltfläche mit den drei Punkten neben dem Eingabefeld Warengruppen-Nr. klicken. In
einer neuen Übersicht werden dann alle vorhandenen Warengruppen angezeigt.
Da noch keine vorhanden war, habe ich über Neu die Warengruppe angelegt.
33
Warengruppen lassen sich komfortabel anlegen und ändern.
Als Einheit legte ich „Std“ (auf der Registerkarte Steuer/Einheit/Kz) fest. Bei USt.Satz prüfte ich noch schnell, ob es sich um den vollen Mehrwertsteuersatz handelt
(3 = Mehrwertsteuer 16 %) und speicherte dann über OK die Maske ab.
Über das Register Bezeichnung gab ich die Kurzbezeichnung für den Artikel ein:
„Allgemeine Beratung“. Das Register VK-Preise brachte mich wieder in eine neue,
umfangreiche und damit anfänglich verwirrende Maske. Die Inhalte waren aber
schnell geklärt. Das Häkchen bei Inkl. Steuer machte ich als erstes weg, damit
keine ungewollte Honorarreduzierung von mir selbst vorgenommen wird und der
Betrag von 100 € je Stunde bei Preis in € eingetragen.
Je Zeile sind zwei Zeilen für die Preiseingabe vorgesehen. Klicken Sie in
die zweite Zeile. Die erste Zeile nimmt den Mindest-Preis (€) auf. Wird
das Häkchen im Kontrollkästchen bei Inkl. Steuer nach der Preiseingabe
entfernt, so wird der Preis um den Steuerbetrag reduziert!
34
Lese-Ausflug 2
Damit war ich fertig und konnte zurück in die Ausgangsmaske. Als weitere Artikel definierte ich jetzt „Tageshonorar“, „Bericht“, „km- und Auslagenpauschale“
sowie „Zeilen- und Seitenhonorare“ für Zeitschriftenverlage.
Auch eher ungewöhnliche Artikel sind schnell angeleg
Vorsichtshalber legte ich gleich noch einen zweiten Kunden an, denn es mussten
an diesem Tag dringend noch zwei Rechnungen raus, wenn mein Konto nicht
irgendwann gegen das Kreditlimit laufen sollte.
Die erste Rechnung
„Jetzt kannst du deine erste Rechnung schreiben“, sagte mein Sohn gönnerhaft.
„Klick einfach auf den Schalter Vorgänge“.
Es war dann eigentlich ganz einfach. Ich öffnete über Neu wieder die Maske, in
der ich den Vorgang erfassen konnte, wählte Rechnung I aus der Pulldown-Liste
aus, die bereits automatisch geöffnet wurde, und ging dann wieder alle Register am
35
oberen Rand durch (von Adresse bis Info). Als Vorgangsbezeichnung trug ich den
eigentlichen Auftrag ein. Auf der Registerkarte Positionen konnte ich dann die eigentlichen Abrechnungsdaten erfassen. Etwas genervt hat mich die Frage nach dem
Lagerbestand und die Drohung, dass mit OK ein negativer Lagerbestand entsteht.
Da ich ja kein Lager führen will, war mir das egal und ich machte einfach weiter.
Die Adressdaten sind - da bereits erfasst - schon vorhanden.
Mit den Rechnungspositionen ging es beim ersten Mal nicht so einfach. Auch
mein Sohn musste da etwas probieren. Als er dann jedoch mit der rechten Maustaste auf den markierten Balken innerhalb des freien Teils der Maske klickte und
aus dem Kontextmenü Neue Position wählte, kamen wir weiter – dann allerdings
zügig. Ich gab die Artikelnummer ein (z.B. 2 für den Tagessatz) bestimmte noch
die Menge (in diesem Fall die Zahl der Tage) und schon war der Rechnungsbetrag
ermittelt und eingefügt. Die Positionszeilen für die Berichterstellung, die km- und
Auslagenpauschalen waren schnell hinzugefügt und voreilig klickte ich auf das
Symbol Vorgang drucken.
36
Lese-Ausflug 2
Die Rechnungspositionen lassen sich schnell einfügen.
Allerdings fing nicht, wie befürchtet der Drucker an zu arbeiten, sondern in einem
weiteren Dialog konnte ich noch Entscheiden wo, wie und was gedruckt werden
soll. Also schaute ich mir über die Schaltfläche Bildschirmausgabe erst einmal das
an, was auf dem Drucker landen würde.
37
Bevor gedruckt wird, sind noch Entscheidungen zu treffen
Das sah ja schon ganz ordentlich aus. Nur meine Anschrift und sonstigen Informationen waren im Formular noch nicht vorhanden. Über die Schaltfläche
Gestalten gelangte ich dann aber in ein Formular-Layout-Modul, in das ich dann
mein Logo und meine Kontaktdaten eintragen konnte. Auch das funktionierte
nach einigem Probieren ganz gut.
Die zweite Rechnung war ebenso schnell erstellt und beide gingen dann tatsächlich noch am gleichen Tag in die Post. Auch die anderen erledigten Aufträge
waren in den folgenden Tagen schnell in Rechnungen umgesetzt - mein Sohn
hatte sich derweil abgesetzt, er hatte ja gemerkt, dass ich ihn vorläufig nicht
mehr brauchte.
Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und so weiter – all das
sind für WISO-Kaufmann Vorgänge. Vorgänge können gewandelt werden
(rechte Maustaste auf den Vorgang und aus dem Kontextmenü Vorgang
wandeln wählen), das heißt, ohne Neueingabe wird aus einer Auftragsbestätigung eine Rechnung, aus einer Rechnung eine Gutschrift und so fort.
38
Lese-Ausflug 2
Hotkeys
Eine neue Position einfügen oder bearbeiten
Alt + P
Stammdaten anzeigen
Alt + m
Drucken
Alt + D
Die Bildschirmansicht zeigt, was auf dem Drucker zu erwarten ist.
Zahlungen verbuchen und Mahnungen schreiben
Eine Woche später kam dann die erste, und innerhalb der folgenden Woche erfolgten weitere Zahlungen auf Grund der mit dem Programm geschriebenen Rechnungen. Irgendwie hatte ich das subjektive Gefühl, dass auf solche „professionell“ aussehenden Rechnungen schneller von den Kunden reagiert wird. Ich machte mich
daran, die Zahlungen zu verbuchen. Mein Sohn stand mir leider nicht mehr zur
Verfügung, da die Semesterferien um waren und er bereits wieder abgereist war.
39
Offene Posten können nach dem Druck des Vorgangs bearbeitet werden.
Trotzdem war die Verbuchung der Zahlung kein Problem. Ich wählte die Schaltfläche Offene Posten und markierte dann die Rechnung, für die eine Zahlung
eingegangen war. Anschließend klickte ich auf den Schalter Ausgleichen (am unteren Rand des Fensters) und passte nur noch das Datum an. Nach einem Klick auf
OK war der Offene Posten ausgeglichen. Das war ein erhebendes Gefühl. So würde
ich nie mehr allzu lange auf mein Geld warten müssen und hätte immer im Blick,
wie viel noch zu erwarten war.
40
Lese-Ausflug 2
Zahlungseingänge sind schnell verbucht.
Maßgeschneidert
Es hat gar nicht lange gedauert, da hatte ich mich nicht nur an die Grundfunktionen des Programms gewöhnt, sondern auch angefangen, das Programm an meine
ganz speziellen Bedürfnisse anzupassen. Als mein Sohn an einem Wochenende
neugierig nachschauen kam, erkannte er das von ihm installierte Programm zunächst nicht wieder. Seinen vorwurfsvollen Blick („Hast du schon wieder alles
durcheinander gebracht“) und seine vorurteilsbehaftete Frage („und schreibst du
deine Rechnungen wieder mit der Hand?“) konnte ich gönnerhaft lächelnd aushalten. Ich zeigte ihm dann meine Anpassungen und erntete einige anerkennenden Bemerkungen.
Dabei war das alles keine Hexerei. Ich hatte irgendwann das Menü Bearbeiten Parameter entdeckt und im sich öffnenden Dialogfenster etwas herumprobiert.
41
Hinter Parameter verbergen sich einige grundsätzliche Einstellungen
Zum Beispiel passte ich die Mahnstufen an und legte auch Mahngebühren fest.
Dazu musste ich nur im linken Teil des Fensters den Ordner Offene Posten öffnen
(Kreuz vor der Mappe anklicken) und den Untereintrag Mahnstufen anwählen.
Im rechten Teil des Fensters konnte ich dann die Stufen auswählen und individuell ändern.
Parameter lassen sich leicht ändern und/oder anpassen.
42
Lese-Ausflug 2
Auch für die einzelnen Formulare (Rechnung, Gutschrift etc.) lassen sich einige
grundsätzliche Vorgaben festlegen: Über Parameter bearbeiten - Vorgänge - Arten lassen sich die einzelnen Vorgänge (Formulare) auswählen und Einstellungen
dazu vornehmen.
Für jeden Vorgang (jedes Formular) lassen sich ebenfalls Parameter festlegen
Außerdem entdeckte ich bald, dass ich bei der Anlage eines neuen Kunden eine
passende Anrede eingeben konnte. Das wird zwar für eine Rechnung nicht benötigt, ist aber bei einer Mahnung (und in den seltenen Fällen, wo ich ein Angebot
zu schreiben habe) ganz effektvoll.
Die ständigen Bemerkungen meines Sohnes bezüglich einer erweiterten Version
überhöre ich allerdings geflissentlich. Ich bin davon überzeugt, dass dieses Programm noch lange reicht und längst nicht ausgereizt für mich ist.
43
Check:
Installation
Stammdaten einrichten
 Kunden anlegen, die wiederholt als Rechnungsempfänger in Frage kommen
 Artikelstammdaten anlegen für die wichtigsten Leistungen (Stunden-, Ta-
gessätze, Pauschalen, Reisekosten etc.)
Einstellungen vornehmen
 Schriftverkehr anpassen (Vorgänge drucken - Gestalten)
 Individuelle Parametereinstellungen vornehmen (Bearbeiten - Parameter)
44
Lese-Ausflug 3
Lese-Ausflug 3
Gut kalkuliert ist der halbe Gewinn
Die Preisfindung ist eines der interessantesten Kapitel der Betriebswirtschaftslehre. Jedem Kaufmann ist es erlaubt, einen angemessenen Gewinn aufzuschlagen,
schrieb Luca Pacioli in seiner Abhandlung zur Buchhaltung vor gut 500 Jahren.
Dieser Gewinn wird auch benötigt, denn womit sichert der Unternehmer das Unternehmen für die Zukunft ab und/oder deckt sonst seinen Lebensunterhalt? Wie
ist dieser Gewinn aber zu errechnen und was heißt angemessen?
In de Praxis gibt es unterschiedliche Modelle der Kalkulation, jeweils bezogen auf
die Art des Unternehmens. In Kleinbetrieben und bei Einzelunternehmern hat sich
die so genannte „Daumen-Kalkulation“ eingebürgert. Das mag in Zeiten des Aufschwungs und in Nischenmärkten eine Zeit lang möglich sein – auf Dauer wird
der Markt hier aber korrigierend eingreifen. Willkürliche Preisbestimmung ist nur
selten möglich. Wenn aber der Preisfindung enge Grenzen gesetzt sind, so muss
genau geschaut werden, dass mit dem Preis nicht der Untergang des Unternehmens festgelegt wird. Jedes Produkt und jede Dienstleistung muss nicht nur die
direkten und indirekten Kosten decken, sondern auch noch den schon erwähnten
unbedingt nötigen Gewinn hereinbringen.
WISO-Kaufmann ermöglicht nur die allereinfachste Zuschlagskalkulation: Es wird
der Einkaufspreis festgelegt und darauf ein Aufschlag gerechnet, der prozentual
vorgeben wird.
45
Die Kalkulation von WISO-Kaufmann ist aufschlagsbezogen
Wenn man Spielraum hat und die Kosten im Blick, ist das eine einfache und
brauchbare Variante. Sie sollten aber zwei Dinge grundsätzlich beachten:
1. Tragen sie nicht nur den Einkaufspreis (unter Preis in €) sondern auch den
Frachtbetrag mit ein.
2. Tragen Sie für den niedrigsten VK-Preis den Prozentwert ein, der unbedingt nötig
ist, um Ihre Kosten zu decken. Wollen Sie zusätzlich noch Rabatt und Skonto
gewähren, so sind diese Abzüge noch hinzuzurechnen.
Mit diesen Vorsichtsmaßnahmen und Regeln laufen sie nicht in Gefahr, Ihr Unternehmen zu gefährden. Stellen sie aber fest, dass die dadurch erzielten Preise
nicht am Markt durchsetzbar sind, so sollten Sie zu anderen Kalkulationsmethoden greifen.
Die Kalkulationsmethode für Fertigungsbetriebe (und durchaus auch für Handwerksbetriebe) ist eine ausgefeiltere Zuschlagskalkulation.
46
Lese-Ausflug 3
Zuschlagskalkulation
Fertigungsmaterial
3,57 €
+ Materialgemeinkosten
4,46 €
8,03 €
Materialkosten
Fertigungslöhne
4,77 €
+ Fertigungsgemeinkosten
7,16 €
+ Sondereinzelkosten der Fertigung
1,33 €
Fertigungskosten
13,26 €
Herstellkosten
21,29 €
+ Verwaltungs- und Vertriebskosten
Selbstkosten
+ Gewinn
Barverkaufspreis
5,32 €
26,61 €
9,31 €
35,92 €
Die Zuschlagskalkulation geht von prozentualen oder absoluten Zuschlägen aus.
Diese Art Kalkulation ist allerdings nur möglich, wenn eine ausreichende Kostendifferenzierung über eine aussagefähige Kostenrechnung vorliegt. Über einen
so genannten Betriebsabrechnungsbogen (BAB) werden die verschiedenen Kosten
und Zuschlagssätze ermittelt.
Eine einfachere Variante ist die Divisionskalkulation. Sie trennt Einzel- und Gemeinkosten und wird vor allem bei Unternehmen mit Massenfertigung ähnlicher
Produkte benutzt, bei denen die Kostenstellen gleichmäßig beansprucht werden.
Erzeugt Ihr Unternehmen nur ein Produkt (oder wenige gleichartige), so können
Sie die einstufige Divisionskalkulation anwenden. Die mehrstufige Divisionskalkulation dagegen ist wichtig für den Fall, wenn nicht alle Produkte abgesetzt werden können. Die Lagerbestände dürfen nicht mit Vertriebskosten belastet werden,
da sie ja noch nicht verkauft wurden. Deshalb werden die Kosten in Herstell- und
Vertriebskosten je Kostenträger aufgeteilt. Das Prinzip ist Folgendes:
Selbstkosten je Kostenträger =
Herstellkosten
Vertriebskosten
+
Herstellmenge
Absatzmenge
47
Die Divisionskalkulation ist also eine einfacher Variante bei Massenfertigung weniger Produkte:
Divisionskalkulation
Herstellkosten/Euro
520.000,00 €
Vertriebskosten/Euro
85.000,00 €
Hergestellte Einheiten/Stück
5.000
Abgesetzte Einheiten/Stück
4.200
Stückkosten Herstellung (Herstellkosten/Hergest. Einh.)
104,00 €
20,24 €
Stückkosten Vertrieb (Vertriebskosten/Abges. Einh.)
124,24 €
Gesamtkosten je Stück
In der Handelskalkulation ist der Bruttoeinkaufspreis die Grundlage der Kalkulation. Alle weiteren Kosten sowie der Gewinn werden zugeschlagen (ähnlich der Zuschlagskalkulation). Es sollte also auch hier möglichst nichts übersehen werden.
Handelskalkulation
(Brutto-)Einkaufspreis
- Lieferantenrabatt
Zieleinkaufspreis
- Lieferantenskonto
2,25 €
0,86 €
4,17 €
Bareinkaufspreis
46,07 €
+ Bezugskosten
3,50 €
+ Handlungskostenzuschlag
Selbstkosten
+ Gewinnzuschlag
57,00 €
115,0 %
106,56 €
18,65 €
125,21 €
+ Kundenskonto
3,76 €
Zielverkaufspreis
128,97 €
Verkaufspreis
2,0 %
49,57 €
Barverkaufspreis
+ Kundenrabatt
5,0 %
42,75 €
+ Einkaufskosten
Bezugspreis (Einstandspreis)
48
45,00 €
3,87 €
132,84 €
17,5 %
3,0 %
3,0 %
Lese-Ausflug 3
WISO Tipp
Kommt die Handelskalkulation für Sie in Frage, so sollten Sie Ihre Produkte nach der vorgegebenen Struktur durchrechnen. Sind die Produkte relativ
einheitlich und unterscheidet sich ihr Gewinnzuschlag nicht sehr bei den einzelnen Produkten, so können Sie auch einen Gesamtzuschlag errechnen und
den Prozentwert unter Zuschlag eintragen. Achten Sie dann aber darauf, das
der Verkaufspreis dadurch ermittelt wird, damit Skonto und Rabatt nicht den
Gewinn schmälern oder sogar zunichte machen.
Es gibt noch eine Reihe anderer Kalkulationsmethoden: beispielsweise die Äquivalenzziffernkalkulation oder die Maschinenstundensatzrechnung. Je genauer Sie
sich mit dem Thema Preisfindung auseinander setzen, umso besser wird es Ihrem
Unternehmen bekommen.
Eine Frage wird sich Ihnen vielleicht schon aufgedrängt haben. Wenn WISO-Kaufmann nicht kalkuliert, wie dann? Mit dem Stift und dem Taschenrechner? Das mag
bei wenigen Produkten gehen. Sollten Sie aber zahlreiche Artikel zu kalkulieren
haben, so greifen Sie besser zu einer gängigen Tabellenkalkulation. Es muss nicht
das Flagschiff „Excel“ oder „Lotus 1-2-3“ sein. Möglicherweise wurde Microsoft
Works mit Ihrem Computer geliefert. Dessen Tabellenkalkulationsmodul reicht
durchaus für diese Zwecke. Oder Sie haben sich das kostenlose OpenOffice beschafft. Hier reicht die Tabellenkalkulation fast an die Leistungsfähigkeit von Excel
heran. Auch auf diese Weise erleichtert Ihnen die EDV also die tägliche Arbeit.
Von A(ngebot) bis Z(ahlung)
„Beschreiben Sie mal den Ablauf eines Auftrags in ihrem Betrieb“, sagte Mario
Felleisen zu Peter Sägemöller, Meister und Gesellschafter der Holzbaustelle KG.
„Da gibt’s eigentlich nicht viel zu sagen“, antwortete dieser. „Wir machen ein Angebot und wenn es ein Auftrag wird, hat der Kunde diesen zuvor angenommen.
Dann führen wir den Auftrag aus und stellen nachher die Rechnung.“
„Leider zahlen unsere Kunden nicht so gut, wie es zu wünschen wäre.“ fügte Peter
Sägemöller noch seufzend hinzu.
„Welche Zahlungsbedingungen haben Sie denn?“ fragte Mario Felleisen interessiert.
„Fällig nach Fertigstellung des Auftrags ohne Abzug.“ antwortete Peter Sägemöller prompt.
49
„Das ist klar und deutlich“.
„Trotzdem verstehen das die Kunden nur selten und lassen sich mahnen und streiten oft sogar noch über den Preis.“
„Wie das? Enthält Ihr Angebot denn keinen eindeutigen Preis?“
„Doch, natürlich. Und trotzdem wollte ein Kunde, dem wir eine super Küche gebaut haben, ohne Mängel in der Ausführung, nur den Nettobetrag zahlen. Als ob
wir die Mehrwertsteuer selbst drauflegen sollten. Dann können wir ja gleich zu
machen.“ erregte sich Peter Sägemöller.
„Mit welcher Begründung hat der Kunde die Zahlung der Mehrwertsteuer abgelehnt?“ fragte Mario Felleisen interessiert?
„Sie wäre im Angebot nicht angegeben. Dabei steht bei den Zahlungsbedingungen
eindeutig: Endpreis netto zuzüglich gesetzliche Mehrwertsteuer.“
„Ja – Herr Sägemöller. Das reicht nicht! Laut Preisangabenverordnung müssen Sie
bei Endverbrauchern den Bruttopreis angeben. Da hilft kein debattieren.“
„Aber das ist doch Blödsinn und im Geschäftsleben nicht üblich. Rechnen muss
doch jeder können.“ regt sich Peter Sägemöller auf.
„Diese Vorschrift dient dem Verbraucherschutz. Geschäftskunden können gezahlte Vorsteuer mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen. Sie interessiert also
nur der Nettobetrag. Endverbraucher müssen aber für die Mehrwertsteuer aufkommen. Und damit eine Vergleichbarkeit verschiedener Preis gewährleistet ist,
schreibt der Gesetzgeber vor, dass Bruttopreise angegeben werden müssen. Hat
dieser Kunde denn seine Rechnung nicht vollständig bezahlt?“
„Doch! Nach vielem Hin und Her.“
„Da haben Sie noch mal Glück gehabt“
„Und ich hatte ja zwischenzeitlich bereits die Umsatzsteuer an das Finanzamt
abgeführt. Die warten ja nicht auf die Zahlung meiner Kunden.“
„Lassen wir dies Thema und fassen noch einmal zusammen: Nach diversen Vorgesprächen bekommt der Kunde erstens ein Angebot. Dann wird zweitens der Auftrag ausgeführt und drittens eine Rechnung erstellt. Die Zahlung folgt dann irgendwann.“
„Richtig. Und da ist wohl auch nichts dran zu ändern.“
50
Lese-Ausflug 3
„Sie möchten diesen Vorgang so rationalisieren, dass die Rechnung möglichst
zügig geschrieben und möglichst bereits bei Auftragsfertigstellung dem Kunden
übergeben wird. Dazu möchten Sie eine EDV-gestützte Auftragsbearbeitung für
Ihren Betrieb haben.“
„Genau. Und damit das alles gleich richtig funktioniert habe ich Sie engagiert.“
In der Auszeichnung von Waren mit Preisen, ganz gleich ob im Schaufenster, in einem Katalog, einer Preisliste oder einem Angebot, besteht
keine Freiheit hinsichtlich einer Bruttopreisauszeichnung (mit Mehrwertsteuer) oder Nettopreisauszeichnung (ohne Mehrwertsteuer). Durch die
Preisauszeichnungsverordnung vom 18.9.1969, die am 1. Januar 1970
in Kraft getreten und 1985 neu gefasst wurde, ist das Wahlrecht in der
Preisauszeichnung aufgehoben. Nur bei Angeboten, die sich ausschließlich
an berufliche oder gewerbliche Verbraucher wenden, können Nettopreise
zur Auszeichnung benutzt werden. Zielt ein Angebot auf gewerbliche und
private Verbraucher, ist ebenfalls die Nettoauszeichnung nicht zulässig.
Wo (So!) fängt man an? (!)
Mario Felleisen macht sich an die Arbeit.
„Die Bestandsaufnahme ist abgeschlossen, die organisatorischen Abläufe sind geklärt und wo nötig, geändert. Jetzt gilt es, das Programm so einzurichten, das
von Anfang an sinnvoll gearbeitet werden kann. Das Schlimmste ist, wenn nach
zehn Rechnungen plötzlich die Idee für weitere oder andere Details aufkommt.
Zwischenzeitlich ist das Programm installiert und ich kann die Einrichtung der
Software vornehmen. Gut, dass ich mir dafür einen Samstag reserviert habe. Das
stört die Abläufe im Betrieb nicht und Montag früh kann es gleich losgehen.“
51
Vorgaben für das Programm werden hier eingestellt.
„Zunächst die Grundeinstellungen: Das Menü Datei - Mandanten-Datensatz ändern öffnet den dazu passenden Dialog“.
Achtung! Nur hier können Sie einen vorhandenen Mandanten löschen. Beachten
sie auch, dass nur die Netzwerkversion mandantenfähig ist, das heißt, mit mehreren verschiedenen Mandanten umgehen kann.
„Hier können Grundeinstellungen für das Programm vorgenommen werden. Unter Adresse gebe ich alle relevanten Angaben zur Anschrift und zu den Kommunikationsmöglichkeiten ein. Diese Informationen müssen dann für die einzelnen
Vorgänge nicht jeweils extra erfasst werden. Ebenso verfahre ich auf den Registerkarten Bankverbindungen, und Finanzamt.
52
Lese-Ausflug 3
Das Logo lässt sich hier einbinden.
„Und zum Abschluss die Festlegung der Nummernkreise. Natürlich könnte man
einfach von 1 an durchnummerieren. Das ist aber wirklich nur für den Anfang
sinnvoll. Besser ist es, von vornherein sprechende Nummern zu wählen. Wenn
gleich an der Nummer erkannt wird, aus welchem Jahr sie stammt und ob es
sich um eine Rechnung oder ein Angebot handelt, spart man sich schon lästiges
Nachsehen und Suchen.“
„Die Festlegung treffe ich, indem ich unterhalb von Vorgänge den Eintrag Arten
und den gewünschten Vorgang markiere (Bearbeiten - Parameter bearbeiten). Anschließend klicke ich auf die Schaltfläche Ändern. Hier stelle ich auf der Registerkarte Ku.-Bez./Nr. die erste laufende Beleg-Nr. ein (Im Dialog steht nächste laufende Beleg-Nr., weil die Arbeit mit WISO-Kaufmann ja mitten im Geschäftsjahr
beginnen kann, je nachdem, wann Sie das Programm angeschafft haben). Im Feld
darunter lege ich das Layout für die gesamte Belegnummer fest:
53
 zuerst mit AN das Kürzel für „Angebot“
 dann mit <<JJ>> das Jahr
 die im Feld vorher festgelegte Belegnummer wird mit <<BelegLfdNr[R;5;;;;0]>>
übernommen (in den eckigen Klammern wurde festgelegt, dass die laufende
Belegnummer 5stellig ist und mit Nullen aufgefüllt wird.
Wie Nummer aussehen sollen, wird hier festgelegt
Weiteres zum Nummernlayout können Sie dem Bedienhandbuch zu WISOKaufmann entnehmen.
„Über OK und Übernehmen schließe ich die Festlegung der Mandanteneinstellungen ab.“
54
Lese-Ausflug 3
WISO Tipp
Bauen Sie innerhalb der Belegnummer immer das Jahr ein, damit ein Beleg
ohne langes Überlegen einer Periode zugeordnet werden kann. Falls Sie nicht
ohnehin mit großen Nummern arbeiten, legen Sie „führende Nullen“ fest, um
eine gleichmäßige Größe der Belegnummer zu gewährleisten.
Zum Stamm der Daten
„Nachdem die Grundeinstellungen vorgenommen wurden, können jetzt die
Stammdaten eingegeben werden. Es gibt bereits eine manuell geführte Kartei
mit Kundenadressen. Da viele Auftraggeber nur Einzelaufträge geben (eine Küche schafft man sich nicht mehrmals im Jahr an!), muss allerdings mit ständiger
Stammdatenergänzung gerechnet werden. Deshalb ist es in diesem Fall besser,
diese Adressen gar nicht erst mühsam einzugeben, sondern den Kundenstamm mit
den neuen Aufträgen und Angeboten aufzubauen. In Frage für die vorbereitende
Stammdatenerfassung kommen also nur die Kunden, die regelmäßig oder öfters
Aufträge vergeben.“
Mario Felleisen blättert die Kundendatei durch.
„Aha! Hier! Da ist eine Karte, auf der mehrere Aufträge verzeichnet sind. Jährlich
ein Auftrag seit 1997 und im Jahr 2002 sogar drei. Diese Karte stelle ich schon
mal hoch.“
Noch drei weitere Karten fallen auf durch wiederholte Aufträge. Mario Felleisen
macht sich daran, diese zu erfassen.
55
Die weiteren Stammdaten der Kunden sind schnell erfasst.
„Im Modul Auftrag (oder FiBu) klicke ich auf Stammdaten und öffne das Register Adressen. Anschließen ein Klick auf die Schaltfläche Neu, und schon öffnet
sich die Maske für die Adressdaten. Hier gebe ich die eigentliche Anschrift, Telefonnummer etc. ein. Die Kundennummer wird schon so vergeben, dass sie als
Debitorennummer genutzt werden kann. Das ist ganz praktisch und muss auch
nicht geändert werden. Die Anrede übernehme ich aus einer Liste bei Name 1.
Hilfreich ist auch, dass bereits ein Postleitzahlenverzeichnis vorhanden ist Sowohl
bei Postleitzahl als auch bei Ort kann eine Liste geöffnet werden, aus dem der
gewünschte Eintrag entnommen wird. Abgeschlossen wird die Eingabe über die
Schaltfläche OK.“
56
Lese-Ausflug 3
WISO Tipp
Für die Kundennummer die Debitorennummer zu nutzen macht selbst dann
Sinn, wenn Sie die Buchführung nicht selbst erledigen sondern an den Steuerberater abgegeben. Sie finden auf den Konten ihre Kunden unter der gleichen Nummer wieder und Verwechslungen können nicht vorkommen. Haben
Sie bereits aus der Vergangenheit ein anderes Kundennummernsystem, so
können Sie bei der Stammdatenanlage die vorgegebenen Nummern überschreiben - sollten aber zumindest einmal kurz darüber nachdenken, ob eine
Änderung nicht sinnvoll ist.
Zu den wichtigsten Kundendaten gehört die Bankverbindung.
„Die Bankdaten sind alles andere als unwichtig! Sie erreiche ich, wenn ich auf das
Register Bank/Zahlungsmodalität klicke. Angenehm ist, dass die Banken bereits
erfasst sind und ich sowohl nach Bankleitzahl als auch nach Ort suchen kann.
Dazu klicke ich lediglich auf die kleine Schaltfläche mit der Lupe. Ist die Bank
gefunden, bestätige ich mit Übernehmen.“
57
Da die Kundenstammdaten modulübergreifend in Auftrag und FiBu genutzt werden, muss die ganze Arbeit nur einmal gemacht werden.
Der Kunde erscheint nun in der Liste der Kundenstammdaten.
Mit Adam und Eva ...
Frau Schreyer schaut Herrn Felleisen zweifelnd an.
„Ich schreibe die ganzen Belege ja schon mit dem Computer. In der Textverarbeitung bin ich sehr geübt. Was das neue Programm für eine Verbesserung bringen
soll, ist mir nicht ganz klar.“
„Erzählen Sie doch einmal, wie sie normalerweise vorgehen!“
„Nun, zunächst sind die Angebote zu schreiben. Irgendjemand möchte zum Beispiel eine Küche. Dann bekomme ich die Daten handschriftlich von einem Meister
und die übertrage ich in ein vorbereitetes Angebotsschreiben mit Preisen und
so weiter. Das wird dann gedruckt und an den Kunden geschickt. Oft wird dann
58
Lese-Ausflug 3
noch nachverhandelt oder korrigiert und irgendwann bekommt der Kunde eine
Auftragsbestätigung mit den endgültigen Daten.“
„Die schreiben Sie wieder mit einem vorbereiteten Formular?“
„Ja natürlich. Man muss die ganze Arbeit ja nicht immer neu erfinden!“ erwidert
Frau Schreyer spitz.
„Da haben Sie recht!“ gibt Herr Felleisen zu. „Und wie geht es dann weiter?“
„Der Auftrag wird erledigt und ich schreibe die Rechnung ... wieder mit einem
neuen Formular.“
Frau Schreyer ignoriert diese kesse Bemerkung und berichtet weiter: „ ... und
überwache den Zahlungseingang. Wenn dann gezahlt wurde, lege ich die Rechnung ab. Wenn nicht gezahlt wurde – was leider oft vorkommt – schreibe ich
irgendwann die Mahnung.“
„Irgendwann?“
„Ich schaue mir monatlich die noch offenen Rechnungen an. Sie liegen hier
in der Mappe, bis die Zahlung darauf von mir vermerkt wurde und sie in den
Ordner landen.“
„Was sagt denn der Steuerberater dazu?“
„Wieso?“ fragt Frau Schreyer erstaunt.
„Nehmen wir mal an, jemand bekommt die Rechnung zum 15. des Monats. Bis
Monatsende hat er nicht gezahlt. Dann liegt die Rechnung weiter in ihrer Mappe
und kommt nicht zum Steuerberater, der sie eigentlich buchen müsste.“
„Er kann sie ja noch nicht buchen, weil sie noch nicht bezahlt ist.“ erwidert Frau
Schreyer schnippisch.
„Das ist nicht korrekt“, erwidert Herr Felleisen streng. „Das Finanzamt geht davon
aus, dass ein Geschäftsvorfall nicht erst bei Zahlung steuerwirksam wird, sondern
bereits dann, wenn der Geschäftsvorfall in einer Periode anfällt. Die Umsatzsteuer
wird also bereits fällig, bevor der Kunde sie gezahlt hat.“
„Also das kann das Finanzamt doch nicht verlangen.“ entrüstet sich Frau Schreyer.
„Doch – und es ist gut, dass es hier noch keine Steuerprüfung gab.“
59
Normalerweise gilt für Unternehmen die so genannte Soll-Versteuerung,
das heißt, die Umsatzsteuer wird fällig mit der Rechnungsstellung. Kleine
Unternehmen (abhängig vom Umsatz) und Freiberufler können in Sonderfällen die Ist-Versteuerung wählen. Dabei wird die Umsatzsteuer erst beim
Geldeingang abgeführt. Bei WISO-Kaufmann wird bei Einrichtung eines
Mandanten festgelegt, welche Art der Versteuerung in Frage kommt.
„Jetzt schauen wir uns doch einmal gemeinsam an, wie ein Vorgang mit dem neuen Programm durchgeführt wird und dann entscheiden Sie selbst, ob es so besser
geht als mit Ihrer alten Methode.“
„Da bin ich aber gespannt.“
„Nehmen wir doch zum Üben mal einen Fall, der bereits abgeschlossen ist. Etwas,
das vom Angebot über Auftragsbestätigung, Rechnung bis zur Mahnung führte.“
„Da habe ich hier den Fall Gabel. Der ist seit gestern abgeschlossen – ist aber alles
drin. Das Angebot ist hier. Wie gehe ich nun vor?“
„Zunächst müssen die Stammdaten erfasst werden, denn der Kunde ist ja noch
nicht im Kundenstamm enthalten. Wählen Sie im Eingangsmenü die Schaltfläche
Kunden und im Fenster Kundenstammdaten – Sicht die Schaltfläche Neu. Jetzt
tragen Sie die Kundendaten ein und bestätigen diese mit Schließen.“
60
Lese-Ausflug 3
Kundendaten sind auch bei einer Neuanlage schnell erfasst
„Das habe ich vorher genau so schnell geschrieben – und dabei schon fast das
halbe Angebot fertig gehabt.“ kritisierte Frau Schreyer.
Herr Felleisen ließ sich nicht aus der Ruhe bringen. „Und anschließend haben Sie es
in die Kartei übertragen und nichts gespart. Besser wir konzentrieren uns jetzt auf die
ganzen Vorgänge und kritisieren die Arbeit mit dem Programm ganz zum Schluss.“
„Klicken Sie jetzt auf Bank/Zahlungsmodalität und tragen Sie die Bankverbindung ein. Wählen Sie die Versand-Zahlweise - in diesem Fall wohl Auf Rechnung
und geben Sie die Zahlungsart - hier Überweisung - ein. Nun sind noch die Zahlungskonditionen festzulegen. Wie zahlt denn der Herr Gabel?“
„Schleppend!“
„Das ist keine Zahlungskondition sondern eine Unsitte.“
„Da kann man halt nichts machen!“
„Wir werden sehen. Also wir tragen ein Sofort fällig ohne Abzug. Und auf gar
keinen Fall dürfen wir das Häkchen im Kontrollkästchen vor bekommt Mahnung vergessen.“
61
Wichtig für die weitere Auftragsbearbeitung sind die Rechnungsdaten
„Legen wir auch eine Mahngebühr fest?“
„Sicher! Ab der zweiten Mahnung. Schließen Sie aber zunächst diese Eingaben ab.
Die Stammdaten sind damit erfasst. Um die Mahnstufen zu editieren, gehen Sie
über Bearbeiten - Parameter auf Offene Posten - Mahnstufen. Jetzt können Sie die
einzelnen Stufen markieren und editieren.“
„Das ist ja wie für uns gemacht!“ freut sich Frau Schreyer. Manche Kunden müssen wir acht oder neun Mal mahnen.“
„In Zukunft werden Sie dass nicht mehr machen! Drei Mal reicht - dann müssen
andere Maßnahmen ergriffen werden - etwa ein Mahnbescheid. Wer nach dreimal
Mahnen nicht gezahlt hat, darf nicht mehr mit Briefen vertröstet werden.“
„Das sagen Sie so einfach“.
„Es spricht sich auch mit der Zeit rum. Der Eine erzählt dem Anderen beim Bier: Beim Sägemöller brauchst du erst mal nicht zu zahlen. Der hat Geduld und schickt
eine Mahnung nach der anderen. Und möglicherweise findet sich noch jemand,
bei dem letztendlich vergessen wurde ...“
62
Lese-Ausflug 3
„Also, seit ich hier bin, ist so etwas noch nicht passiert!“ entrüstet sich Frau
Schreyer.
„Und vorher? - Sehen Sie, und so etwas bleibt lange im Bewusstsein.“
Mahnen ist wichtig und die individuelle Anpassung der Mahnstufen sinnvoll!
„Wählen Sie nun Vorgang und dann die Schaltfläche Neu. Aus der Liste bei Vorgangsart wählen Sie Angebot aus. Bei Adressnummer klappen Sie die Liste auf
und wählen den gerade neu angelegten Kunden Gabel aus.“
Bei jedem neuen Auftrag stehen die angelegten Kunden schon mit kompletter
Anschrift parat.
Preise müssen keine Rätsel sein!
„Der Kunde soll eine individuelle Küche in Buche bekommen, ausgeführt wie in
der beiliegenden, zusammen abgesprochenen Skizze. Elektrogeräte werden von
uns besorgt und eingebaut.“ erklärt Frau Schreyer.
„Dafür gibt es noch keinen Artikel und den legen Sie nun zunächst an. Klicken
Sie auf die Schaltfläche Stammdaten und wählen Sie Artikel aus. Anschließend
klicken Sie auf Neu. Bei Suchbegriff tragen Sie KÜCHE ein, ebenso bei Kurzbezeichnung. Sie können sofort darunter die Artikelbezeichnung ergänzen.“
63
Stammdatenerfassung für einen Sonderartikel
„Ist denn eine Artikelnummer für einen einmaligen Artikel überhaupt nötig?“
„Mit der Artikelnummer haben Sie ein Kriterium, mit dem Sie später alle Aufträge objektbezogen auswerten können. Möglicherweise haben Sie nur eine Küche
in Buche in einer Periode geliefert, eventuell aber auch mehrere – wenn auch in
unterschiedlichen Ausführungen. Sie können aber später überblicken, wie viel
Küchen in Buche es überhaupt waren und wie viel Küchen in Eiche und wie viel
Ladeneinrichtungen und so fort“
„Und das war’s für den Artikel?“
„Wenn Sie die Küche verschenken wollen? Ich schlage vor, noch einen Preis einzutragen. Klicken Sie dazu auf das Register VK-Preise. Tragen Sie den Preis in der
zweiten Zeile bei Nr 0. ein“
64
Lese-Ausflug 3
Preise lassen sich differenziert festlegen.
„Sie können hier auch noch einmal festlegen, dass Bruttopreise gelten sollen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Inkl. Steuer bzw. lassen Sie das Häkchen
dort stehen, wenn es als Vorgabe bereits enthalten ist.“
„Nein, noch nicht. In diesem Preis sind die Elektrogeräte noch nicht enthalten:
Herd, Spülmaschine und Kühlschrank.“
Wie hoch ist der Verkaufspreis?“
„Da muss ich die Preislisten durchsehen. Augenblick! Aha, hier: 798 € für das
Miele-Standardmodell.“
„Geben Sie dies nun wie beschrieben ein.“
„Manche Kunden bekommen aber andere Preise, etwa wenn Sie regelmäßig bestellen oder gewerbliche Kunden sind. Wir haben vier verschiedene Preise für
diesen Artikel.“
„Kein Problem - erfassen Sie diese Preise alle nacheinander.“
WISO-Kaufmann kommt auch mit mehreren Preisen pro Artikel zurecht.
65
Frau Schreyer erfasst nun auch noch schnell die anderen Elektrogeräte: Kühlschrank und Spülmaschine. Damit ist alles beisammen, was zur Erstellung des
Auftrags benötigt wird.
Und nun das Angebot
Frau Schreyer ist nach wie vor skeptisch: „Ehrlich gesagt kann ich mit dieser Bildschirmmaske nicht viel anfangen. Das leere Dokument in der Textverarbeitung
ist da für mich viel aussagefähiger – wie ein weißes Blatt Papier, das ich noch
beschreiben muss.“
„Das ist hier nicht viel anders – nur dass Sie anders vorgehen. Die Adressdaten
sind schon vorhanden und müssen nur noch ergänzt werden, wenn eine abweichende Lieferanschrift für den Auftrag in Frage kommt. Jetzt erfassen wir die
Positionen. Klicken Sie dazu auf das gleichnamige Register“
Hier werden die Auftragspositionen zusammengesetzt.
„Jetzt klicken Sie in die erste Zeile bei Artikelnummer und wählen den Artikel aus,
der in das Angebot soll - hier also die Küche. Wenn Sie die Auswahl bestätigen,
finden Sie gleich alles nötige wieder - Bezeichnung, Preis etc.“
66
Lese-Ausflug 3
„So langsam kommt mir das doch interessant vor.“ lobt Frau Schreyer. „Aber was
mache ich, wenn ich einen günstigeren Preis eintragen will?“
„Klicken Sie doch einfach mal auf den Preis - schon öffnet sich eine Liste mit allen
eingetragenen Verkaufspreisen. Sie müssen nur noch festlegen, welcher Preis für
dieses Angebot gelten soll.“
Mit wachsender Begeisterung übernimmt Frau Schreyer auch die anderen Positionen in den Auftrag.
Alle eingetragenen Preise sind hier verfügbar.
„Und jetzt sind wir fertig?“
„Eigentlich schon. Es können zwar noch Anpassungen vorgenommen werden,
aber wenn die Stammdaten gut erfasst wurden und keine Abweichungen davon
auftreten, ist jetzt nicht mehr viel zu machen.“
„Was denn?“ fragt Frau Schreyer neugierig.
Schwarz auf weiß!
„Klicken Sie auf den Schaltern Drucken und OK.
67
Jetzt kann gedruckt werden!
„Bevor Sie das Angebot zum Drucker schicken, können Sie es über Bildschirmausgabe und OK noch prüfen“
„Das ist ja super! Und das Logo ist ja auch schon drin. Wenn ich jetzt rechts auf
den Schalter Drucken klicke, wird das Angebot dann gedruckt?“
„Sicher! Machen Sie es ruhig.“
„Das ging ja fix!“ staunte Frau Schreyer, als der Drucker das Angebot kurz darauf
ausspuckte.
„Wenn mehrere Angebote zu erfassen sind, dann schließen sie besser vor dem
Druck mit OK ab und erfassen anschließend die anderen Vorgänge. Sie können
– wie Sie sehen – dann aus der Vorgangsübersicht ebenfalls drucken.“
Hotkeys
Neuen Vorgang
Alt + N
Vorgang drucken
Alt + d
Vorgang wandeln
Alt + w
„Sind wir jetzt mit allem fertig?“ zweifelt Frau Schreyer.
„Mit dem Angebot schon. Aber vorher ... sichern wir unsere Arbeit besser.“ ergänzt Frau Schreyer selbstbewusst. „Das habe ich bei meinen Belegen auch immer
so gemacht, seit ich einmal einen wichtigen Auftrag durch Absturz des Systems
verloren habe.“
Kein Computer ist so sicher, dass nicht durch Systemabbrüche Daten
verloren gehen können. Insbesondere unter Windows (und zwar in allen
Versionen) ist dies fast an der Tagesordnung. Selbst bei optimal eingerichteten und in Soft- und Hardware abgestimmten Systemen kommt es
hin und wieder vor. Gewöhnen Sie sich deshalb an, frühzeitig mit der
Datensicherung zu beginnen. In WISO-Kaufmann ist das leicht: Wählen
Sie Datei - Datensicherung - Bereitstellen ...
68
Lese-Ausflug 3
Und so geht’s weiter.
„Der Kunde hat dann mit unserem Chef nach zähem Ringen noch einen Gesamtrabatt von 2 % ausgehandelt. Jetzt muss ich aber für die Auftragsbestätigung alles
noch einmal schreiben – oder?“ zweifelt Frau Schreyer.
„Nein. Ganz und gar nicht. Klicken Sie einmal auf die Schaltfläche Vorgang wandeln und wählen Sie die Auftragsbestätigung aus. Bestätigen sie zweimal mit OK“
Aus einem Angebot wird eine Auftragsbestätigung gemacht.
„Sie finden in der Vorgangsliste nun statt eines Angebotes die Auftragsbestätigung.“
„Ja aber - wo ist denn das Angebot geblieben?“
„Brauchen Sie das denn noch?“
„Eigentlich nicht? Aber wenn ich einmal nachschauen will, welcher Kunde welche
Anschreiben bekommen hat? Dann muss ich mir also doch wieder für jeden Beleg
eine eigene Kopie drucken und ablegen!“ Frau Schreyer seufzte. „Es bleibt doch
ein Traum, das papierlose Büro.“
„Zumindest teilweise.“ Bestätigt Herr Felleisch. „Das Finanzamt verlangt ja die
Aufbewahrung wichtiger Dokumente: Buchungsbelege wie Rechnungen beispielsweise. Aber ein Angebot und auch eine Auftragsbestätigung müssen Sie nicht
unbedingt ausgedruckt aufheben. Klicken Sie doch einfach mal auf das Register
Archiv Vorgänge.“
69
„Ach! Da steht ja das Angebot noch.“ staunt Frau Schreyer.
„Ja, und über die Schaltfläche Einsehen können Sie es auch noch anschauen, und
wenn es sein muss, über Vorgang drucken auch noch ausdrucken.“
„Jetzt wollen wir aber die Anpassung vornehmen. Kehren Sie zum Register Vorgänge zurück und klicken Sie auf Ändern. Im folgenden Dialog aktivieren Sie das
Register Adr.-Kennzeichen und aktivieren das Kontrollkästchen vor Rabatt (in %).
Daneben tragen Sie die 2 - für die ausgehandelten 2 % - ein.“
Änderungen im Angebot sind keine Hexerei
„Und ich weiß auch schon, wie’s weiter geht!“ Frau Schreyer ist ganz aufgeregt.
„Wenn die Rechnung geschrieben wird, wähle ich wieder Vorgang wandeln.“
„Richtig! Und sollte eine Gutschrift nötig sein - ebenfalls.“
70
Lese-Ausflug 3
Das war’s auch schon
„So, Frau Schreyer. Das war jetzt ein Durchgang durch drei Vorgangsarten. Welchen Eindruck haben Sie jetzt?“
„Ich kann mir inzwischen vorstellen, dass mir dieses Programm einiges an Erleichterung und Übersicht bringt.“ gibt Frau Schreyer zu. „Aber der Aufwand der
Einrichtung erscheint mir doch recht hoch.“
„Es wird leider oft unterschätzt, dass beim Einsatz eines Computers einiges an
Vorarbeiten zu leisten ist.“ bestätigt Herr Felleisen. „Das Programm, das auf
Knopfdruck alles erledigt, gleich, nachdem man das Ding aufgebaut hat, gibt’s
wohl nur in der Werbung oder in amerikanischen Spielfilmen. Trotzdem überwiegen die Vorteile. Sie haben nicht nur eine Arbeitserleichterung, sondern – wie Sie
schon richtig erkannt haben – auch bald eine bessere Übersicht. Ich glaube, Sie
werden gut mit dem Programm zurecht kommen, Frau Schreyer.“
Check: Installation
 Stammdaten einrichten:
 Kunden anlegen, die wiederholt als Rechnungsempfänger in Frage
kommen
 Artikelstammdaten anlegen für die wichtigsten Leistungen und Artikel
(z.B. Grundleistungen wie „Ladeneinrichtung“ oder „Küche“ im Beispiel,
oder Stammartikel wie „Herd“, „Spülmaschine“, „Kühlschrank“)
 Formulare und Firmendaten
 Vorgaben für Schriftverkehr und Formulare angeben (Mandantendaten
ausführlich erfassen, Logo integrieren etc.). Ganz wichtig: Voreinstellungen für Nummernvergabe!
 Vorgaben und Eingabefelder für Kunden- und Artikelstammdaten
anpassen
 Schriftverkehr anpassen (Rechnungsformular und andere soweit nötig)
71
72
Lese-Ausflug 4
Lese-Ausflug 4
Lager-Tuning
Lager ist nicht gleich Lager. Es mag zwar sein, dass manche Betriebe in einem
großen Raum alles irgendwie hineinstellen, was für das tägliche Geschäft benötigt
wird; effektiv ist das aber nicht. Am einfachsten überschauen kann man das noch
bei einem Einzelhandelsbetrieb - und selbst da nicht immer. Es wird ein Verkaufslager für die verkaufsbereite Ware benötigt und ein Ersatzlager zum Auffüllen
des Verkaufslagers. Am deutlichsten wird dies jedermann beispielsweise bei Aldi.
Da sieht der Verkaufsraum wirklich wie ein Lager aus, aus dem sich die Kunden
selbst bedienen. In Fachgeschäften mit gut dargebotenen Sortimenten dagegen
wird man nicht leicht an Lagerräume erinnert - letztendlich sind diese aber auch
nichts anderes.
Bei einem Großhandel ist es ähnlich einfach: Es gibt das Auslieferungslager, das
all die Produkte enthält, die an den Einzelhandel geliefert werden sollen. Dazu
sind aber noch Flächen nötig, die die einzelnen Arbeitsgänge erleichtern sollen.
Da ist zunächst der Eingangsbereich (oder das Eingangslager), in dem die Ware
angenommen und kontrolliert wird. Von hier kommt sie ins Hauptlager. Dann
gibt es noch den Ausgangsbereich (oder das Ausgangslager) in dem die zur Auslieferung bestimmte Ware zusammengestellt (kommissioniert) wird.
Fertigungs- oder Industriebetriebe benötigen eine Reihe unterschiedlicher Lager:
 Das Roh-, Hilfs- und Betriebsmittellager
 Das Lager für unfertige Erzeugnisse
 Das Lager für Fertigerzeugnisse
 Ein Einkaufs- und Verkaufslager (Wareneingang, Warenausgang)
Die Lagerhaltung wird in der Betriebswirtschaftslehre mit Materialwirtschaft bezeichnet. Aufgabe dieser Materialwirtschaft ist es, die für den Produktionsprozess
beziehungsweise den Handelsprozess erforderlichen Materialien termingerecht nach
Art, Menge und Qualität zur Verfügung zu stellen. Der Markt zwingt die Materialwirtschaft, über eine Reduzierung der Lagerbestände immer kostengünstiger zu
arbeiten. Da über Bezugsmengen oft auch Kostenreduzierungen verbunden sind, ist
die optimale Bestellmenge ein wichtiger Faktor für die Materialwirtschaft. Logistik
und Materialwirtschaft sind deshalb sowohl für den Materialeingang als auch den
Warenausgang aufeinander abzustimmen. Manche Betriebswirtschaftler sehen des73
halb die Materialwirtschaft als Mittelpunkt der Logistik. Allerdings sind die logistischen Funktionen umfassender und beinhalten nicht nur die Materialwirtschaft.
Zu den Aktivitäten der Materialwirtschaft gehören die Sammlung, Lagerung, Verwaltung und Disposition von Gütern. Die Aufgaben der Materialwirtschaft unterteilen sich entsprechend in:
 Materialplanung: Dazu gehören die Materialbedarfsplanung, -bestandspla-
nung, -beschaffungsplanung und -bereitstellungsplanung.
 Materialsteuerung: Dazu gehören die Materialbedarfs- und -bestandser-
mittlung sowie Materialbeschaffung und -bereitstellung, und die
 Materialflussgestaltung
Das Ziel der Materialwirtschaft ist die Reduzierung von Lagerbeständen über verschiedene Faktoren
 schnellerer Materialdurchlauf,
 Senkung der Materialgemeinkosten,
 Vermeidung von Fehlbeständen,
 Einhaltung der Fertigungs- und Bestelltermine.
Schlagworte aus der Materialwirtschaft, die das Instrumentarium zur Erreichung
dieser Zeile betreffen, sind unter anderem Just-in-time (Rohwaren oder Halbfertigteile werden genau zu dem Zeitpunkt angeliefert, an dem sie weiterverarbeitet
werden), Wertanalyse oder Make-or-buy (die Entscheidung, ob einzelne Bau- oder
Fertigungsteile besser zugekauft oder selbst hergestellt werden). Dieses Instrumentarium ist eher etwas für größere Fertigungsunternehmen.
WISO Tipp
Ein Instrument, das sinnvoll auch schon in kleinsten Unternehmen eingesetzt
werden kann, ist die so genannte A-B-C-Analyse. Wenn sie auch zunächst
etwas kompliziert aussieht: Einmal eingeführt, kann sie schnell zu einem wirksamen Instrument werden.
Bei der A-B-C Analyse werden Objekte wie Materialien, Kunden oder Lieferanten je
nach ihrer Bedeutung eingeteilt. In abfallender Reihenfolge A, B und C ergibt sich
eine wertende Rangfolge von „A“ = ganz wichtig bis „C“ = nicht wichtig. Diese Ein74
Lese-Ausflug 4
teilung hilft, die Aufmerksamkeit und die Aktivitäten der Planung schwerpunktmäßig auf die Objekte zu konzentrieren, die für den Erfolg ausschlaggebend sind.
Ziel der A-B-C Analyse ist es, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Sie folgt der so genannten 80-20 Regel, die besagt das 80 % bestimmter
Ergebnisse oder Ereignisse von nur 20 % der Ursachen hervorgerufen werden. In
diesen Fällen ist es sinnvoll, die Planungsaktivitäten auf diese 20 % der Ursachen
zu konzentrieren, da so die größten Effekte mit niedrigem Aufwand erzielt werden
können. Auf die Materialwirtschaft bezogen bedeutet dies, dass 80 % des Umsatzes von 20 % der Artikel erwirtschaftet werden. Demnach kostet aber die Artikelpalette, die am wenigsten zum Umsatz (und damit hoffentlich auch zum Gewinn)
beiträgt am meisten, da sie den größten Teil des Lagerplatzes beansprucht.
Bei der Durchführung der A-B-C Analyse wird im Allgemeinen in sechs Schritten
vorgegangen:
 Berechnung des Gesamtverbrauchs für jede Warenart in einer Periode. Das
ist mit WISO-Kaufmann leider nur über Umwege zu realisieren. Sie müssen
sich die Daten aus den Umsatzlisten heraussuchen.
 Ordnung der Warenarten in absteigender Reihenfolge entsprechend des Ge-
samtverbrauchs. Hier hilft es, die Daten in eine Tabellenkalkulation (z.B.
Excel) zu übertragen.
 Erstellen einer Werthäufigkeitstabelle mit Berechnung von absoluten Wer-
ten, Prozentwerten und kumulierten Werten
 Einteilung in A-, B- und C-Waren. - Die Grenzen ziehen Sie selber.
 Eventuell erstellen Sie eine Lorenzkurve. Dies ist wohl der unklarste Punkt
in der Vorgehensweise. Erstellen Sie einfach eine Gesamttabelle der folgenden Art:
Gruppe Anz.Waren
A
%-Anteil
%-kumul.
Verbrauchswert
%-Anteil
%-kumul.
8,9 %
43.000,00 €
58,1 %
58,1 %
17
8,9 %
B
29
15,3 %
24,2 %
22.000,00 €
29,7 %
87,8 %
C
144
75,8 %
100,0 %
9.000,00 €
12,2 %
100,0 %
Sie können jetzt für jede Gruppe die Werte der kumulierten Prozent-Spalten (Anzahl kumuliert horizontal, Verbrauch kumuliert vertikal) in ein Koordinatenkreuz
eintragen, um die so genannte Lorenzkurve zu erhalten. Die ist aber eigentlich für
75
Ihren Zweck gar nicht nötig und steht hier nur der Vollständigkeit halber. Mit der
Tabelle allein haben Sie schon im Blick, wie die einzelnen Gruppen wirken.
 Ableitung von unterschiedlichen Planungsgrundsätzen für A, B und C-Wa-
ren. Der letzte Schritt ist der wichtigste. Sie müssen nun festlegen, wie Sie
in Zukunft verfahren wollen. Eine einfache Regel könnte lauten: A-Waren
sind immer lieferfähig. Mindestbestände werden hochgesetzt, Bestellungen
so kostengünstig als möglich gestaltet. B-Waren sind immer zu 90 % lieferfähig. Es wird ein Mittelwert bei den Beschaffungskosten gesucht. C-Waren
dürfen schon mal ausgehen. Es werden kleine Bestandsmengen angestrebt,
die Beschaffungskosten spielen keine Rolle.
Vielleicht ist später noch ein wenig „Tuning“ nötig, aber erst einmal können Sie
mit dieser einfachen Methode Ihre Materialwirtschaft schnell und wirkungsvoll
optimieren.
Was habt ihr denn alles auf Lager?
Auftragsbearbeitung im Netzwerk?
Bernd Walter ist 24, EDV-Kaufmann und die Stelle bei der Porzella GmbH ist die
erste, bei der er die komplette Verantwortung über die betriebliche Datenverarbeitung hat. Nach der Ausbildung konnte er zwei Jahre Erfahrung in verschiedenen
Projekten machen. Jetzt darf er sich bei der Einführung einer Auftragsbearbeitung
beweisen. Drei Monate hat er in den verschiedenen Abteilungen hineingerochen
und dort, wo es möglich war, auch mitgearbeitet. Jetzt kennt er den Laden. Er hat
die vorhandenen PCs gecheckt und wo nötig ergänzt. Nach der Einrichtung und
Konfiguration eines kleinen Netzwerks steht jetzt die Installation und Einrichtung
der WISO-Auftragsverwaltung an.
Da ihm die Einrichtung einer netzwerkorientierten Warenwirtschaftssystems noch
zu aufwendig für das kleine, junge Unternehmen erscheint, entschließt er sich,
WISO-Kaufmann auf einem Arbeitsplatz im Netzwerk – und zwar in der Abteilung
Auftragsbearbeitung – einzusetzen. Hier laufen sowieso alle Belege zusammen:
Einkaufsrechnungen, Bestandsänderungen aus dem Lager, Ausgangsrechnungen
werden hier erfasst und erstellt.
WISO-Kaufmann ist nicht netzwerkfähig. Allerdings können Sie bei Bedarf mit WISO-Kaufmann Pro auf eine netzwerkfähige Version aufrüsten.
Diese ist dann auch mandantenfähig, das heißt, es können mehrere Mandanten angelegt und bearbeitet werden.
76
Lese-Ausflug 4
„He, Bernd. Ich habe gehört, du hast dich entschlossen, die Auftragsbearbeitung
nicht im Netzwerk zu installieren. Ist das denn noch zeitgemäß?“
„Wahrscheinlich nicht, Peter, aber darauf kommt es hier ja nicht an.“
„Das musst du mir erklären!“
„Pass’ auf: Wir haben hier im Unternehmen eine gegebene Situation. Das Unternehmen ist jung, schnell gewachsen und steckt noch in der Pionierphase. Jeder
macht – fast – alles und bestimmte Abläufe sind zwar vorhanden, aber noch
nicht standardisiert. Das steht demnächst sowieso an, ist aber nicht mal so eben
zu lösen. Fakt ist aber auch, dass die Art und Weise, wie Lagerführung und Rechnungsschreibung durchgeführt werden, in dieser Form an Grenzen stößt. Keiner
hat mehr den richtigen Überblick und wir kommen mit der ganzen Arbeit nicht
mehr nach.“
„Ist es denn nicht besser, gleich Nägel mit Köpfen zu machen und alles von Grund
auf zu reorganisieren?“
„Möglicherweise – und das will ich ja auch überhaupt nicht verhindern. Die Installation einer einfachen Auftragsbearbeitung auf einem Einzelplatz schafft bereits mit wenig Aufwand eine ganze Menge Entlastung.“
„Die könnte man ja dann dafür einsetzen, den ganzen Betrieb neu zu strukturieren.“
„Natürlich.“
„Andererseits ist dann aber auch viel Geld in den Sand gesetzt!“
„Wieso das denn?
„Na die ganzen Anschaffungen für Hard- und Software und nachher kaufst du
doch eine netzwerkfähige Software ...“
Bernd lacht!
„Wir setzen einen vorhandenen PC ein und rüsten diesen nur etwas auf. Und was
die Software kostet ... Schau mal, ich habe gerade die Rechnung hier.“
„Kein Witz? Da lohnt sich ja fast schon die Anschaffung zum Spielen.“
„Und wenn wirklich der Einsatz im Netzwerk nötig wird, dann rüste ich auf die
netzwerkfähige Variante auf. Kein Umlernen, keine Stammdatenneueingabe - alles läuft wie vorher, nur dann im Netz.“
77
Zuerst den Firmenstamm ...
Als Erstes richtet Bernd Walter die Firmenstammdaten ein. Nach Anlage eines
neuen Mandanten (über Datei - Mandant öffnen) kommen die nötigen Dialoge
dazu von ganz allein.
Über die Mandanteneinrichtung werden ...
... die Firmenstammdaten erfasst.
78
Lese-Ausflug 4
Die Vorgabe nach der Versteuerung beantwortet er mit Soll-Versteuerung, da dies
vom Finanzamt inzwischen für die Porzella GmbH gefordert wird. Den Kontenrahmen legt er nach Rücksprache mit der Buchhalterin fest (SKR03). Zum Schluss
werden alle Daten noch einmal in einer Zusammenfassung angezeigt. Nach einer
gründlichen Kontrolle klickt Bernd Walter auf Fertigstellen und hat damit den
neuen Mandanten samt Firmenstammdaten angelegt.
Bevor mit dem Programm gearbeitet werden kann, sind aber noch ein paar Anpassungen und Einrichtungen nötig. Die Auswahl des Druckers übernimmt der
Assistent - Bernd Walter muss nur den richtigen Drucker zuordnen.
79
Der Assistent schlägt schon einen passenden Drucker vor.
... dann die Kunden
Als Nächstes nimmt sich Bernd Walter die Kunden- und Lieferantenstammdaten
vor. Alle Adressen werden im Modul Auftrag oder FiBu über die Registerkarte
Adressen erfasst. Das ist angenehm – so müssen nicht verschiedene Datenbanken
für Adressen angewählt werden. Ob es ein Kunde oder Lieferant (o.a.) ist, wird
über die Auswahlliste bei Status festgelegt. Entsprechend gibt es auch einen Vorschlag für die Adressnummer, die gleichzeitig als Konto für die Debitoren- und
Kreditorenbuchhaltung benutzt wird.
Die Anlage des Kundenstammes ist keine Sache von wenigen Minuten. Immerhin haben sich bereits einige Kunden zusammengefunden. Diese zu erfassen und
gleichzeitig damit die Vorgaben für die weitere Pflege des Kundenstammes festzulegen ist nichts, was ohne Überlegung angegangen werden sollte.
„Herr Walter, ist es nicht etwas übertrieben, alle Kunden jetzt auf einen Schlag
anzulegen? Macht es nicht viel mehr Sinn, jedes Mal, wenn ein neuer Kunde einen
Auftrag hereingibt, den Kunden mit dem Auftrag anzulegen?“
„Das macht nur dann Sinn, Frau Schreber, wenn die Zahl der Kunden und der
Aufträge überschaubar bleibt. Bei uns ist das nicht der Fall. Ich habe die Karteikarten gezählt. Wir haben etwas 270 Kunden. Davon bestellen regelmäßig etwa
zwei Drittel.“
80
Lese-Ausflug 4
„Aber mit der Zeit hätten wir die doch auch im Kasten, wenn nach meinem Vorschlag verfahren würde – und das noch so nebenbei!“
„Eben nicht nebenbei! Die Auftragseingabe würde lange dauern, wenn immer
zuvor nach den Kundendaten gesucht werden muss. Es steht ja längst nicht alles
auf den Karteikarten und sie sehen ja, wie oft ich bei Ihnen in der Auftragsbearbeitung und zusätzlich in der Buchhaltung nachfragen muss. Wenn die Kunden,
die regelmäßig bestellen, erfasst sind, geht die eigentliche Auftragsbearbeitung
zügig voran. Da stört es dann auch nicht, wenn immer wieder mal ein Kunde neu
erfasst werden muss.“
„Aber es wäre doch nur für eine bestimmte Zeit!“
„Wenn ich mich recht erinnere, dann haben Sie mir vor ein paar Wochen geklagt,
wie sehr sie derzeit schon unter der Arbeitsüberlastung leiden.“
„Das ist richtig, aber ...“
„Jetzt kommt noch die Einarbeitung in ein neues Programm hinzu und außerdem
müssen Sie dann noch nach und nach alle Stammdaten erfassen: sämtliche Kunden und von den Artikeln ganz zu schweigen.“
„Das hört sich aber nach viel Aufwand an.“
„Eben – und deshalb versuche ich, Ihnen möglichst viel davon vorweg zu nehmen.
Darüber hinaus glaube ich, kommen Sie von vornherein besser klar, wenn Ihnen
einige Vorteile des Programms sofort zur Verfügung stehen: fertig angelegte Kunden und Artikel, die sie nicht mehr recherchieren müssen.“
„So wie das jetzt klingt, freue ich mich schon auf die Arbeit mit dem Programm.“
81
Alle Adressen werden in einer Maske erfasst.
Die Kundenstammdaten beschränken sich aber nicht nur auf die Anschrift. Auf
der Registerkarte Bank/Zahlungsmodalitäten werden die Bankverbindungen und
besondere Zahlungskonditionen (Skonto, Kreditlimit) vermerkt. Dabei achtet er
darauf, dass das Häkchen vor bekommt Mahnung immer vorhanden ist.
WISO Tipp
Nehmen Sie möglichst keinen vom Mahnen aus. Es ist leichter - und meist
auch billiger - eine gedruckte Mahnung einmal auszusortieren, als zu erkennen, dass eine Mahnung nicht gefertigt wurde, weil irgendwann einmal eine
Ausnahme definiert wurde.
Auf der Registerkarte Kennzeichen prüft er die Währung und trägt, wenn vorhanden die Steuernummer und USt-Identnummer ein. Außerdem korrigiert er die
Vorgabe für FiBu Buchungskonto anhand einer Liste, welche die Buchhalterin für
diesen Zweck erstellt hat.
82
Lese-Ausflug 4
Bei Lieferanten wählt er die Registerkarte Kd.-Lieferant/Euro an und trägt die
Kundennummer, welche die Porzella GmbH bei diesem Lieferanten hat, ein. Das
erleichtert später die automatische Erstellung von Bestellungen.
„Herr Walter, wie ist der Stand bei der EDV-Auftragsbearbeitung, die Sie uns versprochen haben?“ Direktor Müller schaut neugierig herein.
„Die Hardware ist vorbereitet und die Firmenstammdaten habe ich erfasst. Jetzt
richte ich noch den Kunden- und den Artikelstamm ein, dann kann fast sofort mit
dem Programm gearbeitet werden.“
„Was heißt fast sofort?“
„Die Mitarbeiterin für die Auftragsbearbeitung muss noch eine kurze Einweisung
in das Programm bekommen, um damit sinnvoll arbeiten zu können.“
„Aber es heißt doch, der Einsatz des Computers erleichtert die Arbeit?“
„Sicher – aber bisher gibt es nur sehr wenige elementare Dinge, die wir Menschen
können, ohne sie zu erlernen; etwa das Atmen ...“
“Ich bitte doch um etwas mehr Ernst, Herr Walter.“
„Und ich um etwas mehr Verständnis für die Probleme beim Einsatz neuer Technologien. Ich versuche alles so vorzubereiten, dass es mit wenig Schwierigkeiten
losgehen kann.“
„Schon gut, Herr Walter, ich habe verstanden. Richten Sie uns das Programm
nur gut ein, denn der Überblick über unser Geschäft ist schon fast nicht mehr
vorhanden.“
Nach dem er die Bürotür wieder geschlossen hat, nickt Direktor Müller für sich
selbst anerkennend.
“Sehr couragiert, unser neuer Mitarbeiter.“
WISO Tipp
Haben Sie Kunden mit ähnlichen Daten (in einer Stadt, in einer Kundengruppe
oder ähnlich) so können Sie sich die Dateneingabe erleichtern, indem sie einen Kunden über die Schaltfläche Kopieren duplizieren und dann nur noch die
einzelnen Details anpassen. Die Erfassung wird dabei auch dialoggesteuert
durch alle Menüs geführt.
83
Die lange Liste der Artikel
Auch für die Artikel müssen bestimmte Vorgaben eingestellt werden. Bevor
Bernd Walter aber die Artikelerfassung beginnt, legt er erst die nötigsten Warengruppen an.
Einzelne Artikel werden in Warengruppen zusammengefasst.
Ähnlich wie beim Kundenstamm ist es mit dem Artikelstamm: Gute Vorbreitung
und sorgfältige Erfassung garantieren später ein zügiges Arbeiten bei der Auftragsbearbeitung und bei der Lagerverwaltung.
WISO Tipp
Liegen die Artikeldaten nur sehr unstrukturiert vor – auf Karteikarten, in Preislisten und ähnlichen Informationsquellen – so macht es Sinn, einen Erfassungsbogen zu erstellen und die Daten für jeden Artikel eintragen zu lassen.
Diese – zuvor kontrollierten Eingabeblätter – ermöglichen dann eine zügige
Erfassung und bereits im Vorfeld das Erkennen von Problemen und Fehlern.
Solche Erfassungsbögen lassen sich gut mit einer Textverarbeitung (und der
darin enthaltenen Tabellenfunktion) oder einer Tabellenkalkulation erstellen.
Bernd Walter gelangt über das Register Artikel in die Artikelstammdatenverwaltung. Auch hier geht es über die Schaltfläche Neu in den Eingabedialog.
84
Lese-Ausflug 4
Die Hauptübersicht der Artikelstammdatenverwaltung
Auf der ersten Registerkarte Bezeichnung werden die Grunddaten (Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Warengruppe und andere) erfasst. Neben drei Kurztexten können auch ausführliche Beschreibungen zu den Bezeichnungen erfasst werden. Auf der Registerkarte Steuer/Einheit/Kz wird dann der Steuerschlüssel sowie
Einheit & Gewicht festgelegt.
Auf der nächsten Registerkarte (Vk-Preise) werden die Preise eingetragen. Je Artikel können mehrere Preise definiert werden. Außerdem wird angegeben, ob der
Preis inklusive Steuer oder ohne angegeben wird.
85
WISO Tipp
Beachten Sie, dass bei der Kombination von Mengenstaffel, Rabatten und
Skonti ein Artikel leicht „unter dem Einstandspreis“ liegen kann. Das ist gefährlich, da Artikel, die keinen Rohertrag bringen, die Unternehmenssubstanz
langsam zerstören. Entscheiden Sie sich für Mengenstaffeln, schließen Sie alle anderen Rabatte und Skonti für diese Artikel lieber aus. Die meisten Kunden
werden dafür Verständnis haben.
Hier bekommt der Artikel über den Preis das nötige Gewicht.
Artikel in Lager-Haft
Lieferbare Artikel müssen irgendwo hin – auf gut deutsch: gelagert werden. Über
das ganze Land sind deshalb unterschiedlichste Lagerhallen verteilt. Vom einfachen Keller, über die Garage bis hin zu mehrstöckigen Gebäuden, in denen schon
kein Mensch mehr zu finden ist, weil Maschinen alles erledigen (so genannte
Hochregallager). In Klein- und Mittelunternehmen sind kleine bis mittlere Hallen
– je nach Waren, die dort gelagert werden, temperiert oder nicht – die Regel.
Über die Schaltfläche Lager erreicht man die Lagerbuchführung von WISO Kaufmann. Hier können die Artikel auch bestandsmäßig geführt werden. Es können
86
Lese-Ausflug 4
mehrere Lagerorte geführt werden: etwa ein Hauptlager und mehrere Außenläger.
Innerhalb des Lagers kann der Artikel einem Lagerort zugeordnet werden. Das
macht aber nur Sinn, wenn dieser Lagerort tatsächlich nur für diesen Artikel
vorgesehen ist. Wenn das wechselt – wie bei der Porzella GmbH – lässt man diese
Eingabe besser fort.
Wichtiger sind Angaben zum Mindestbestand. Kommt ein Auftrag herein, so ist es
wichtig, die bestellten Waren vorrätig zu haben. Kommt es zu häufig vor, das ein
Kunde bestellte Ware mit dem Hinweis „zurzeit nicht lieferbar“ nicht bekommt,
wechselt er schnell zur Konkurrenz. Andererseits ist das Vorhalten großer Lagerbestände nicht billig. Die Waren müssen beim Lieferanten ja auch bezahlt werden
und das bindet schnell viel Kapital. Ideal ist ein Mindestbestand, der noch so lange vorhält, wie der Lieferant gewöhnlich braucht, um nachzuliefern.
Hier werden die wichtigsten Daten für die Lagerbuchführung erfasst.
87
Über die Schaltfläche Neu öffnet Bernd Walter auch hier den Dialog für neue
Lagerbewegung. Er stellt als Buchungsart Inventurbuchung ein und erfasst dann
den augenblicklichen Bestand. Dieser Bestand wird zukünftig durch neue Lagerbewegungen (Zugänge durch Einkauf, Abgänge durch Verkauf oder Entnahme)
aktuell angepasst.
Solch eine Lagerbuchführung ist eine feine Sache. Man sieht bereits beim Gespräch mit dem Kunden am Telefon, was noch am Lager ist und kann gegebenenfalls auf andere Artikel umschwenken, wenn der Artikel ausverkauft ist. Alternativ
kann man auch versuchen, den Kunden zur Abnahme einer größeren Menge zu
bewegen und dann eine größere Lieferung bestellen – mit Preisvorteil in eigenem
Interesse. Interessant wird die Lagerbuchführung aber insbesondere dann, wenn
über die Preise eine Kontrolle über den Ertrag pro Artikel ausgeübt werden kann.
Nicht nur Mengen - auch die Einkaufspreise - gehören in die Lagerbuchführung.
„Sagen Sie mal Herr Walter, ist es nicht besser, wir verzichten auf diese ganze
Bestandsbucherei bei den Artikeln? Das schafft doch nur wieder Verwaltungsaufwand und Papierkram und nachher stimmt’s dann doch nicht.“
88
Lese-Ausflug 4
„Ich halte es für wichtig, Herr Brüggelmann. Natürlich habe ich auch Verständnis
für Ihre Situation. Als Lagerleiter müssen Sie nicht nur dafür sorgen, das die Waren ordnungsgemäß eingelagert, sondern auch wieder richtig ausgegeben werden.
Dazwischen noch eine Art Buchführung betreiben zu müssen, ist schon schwierig
einzusehen ...“
„Genau! Durch Papierkrieg kommt nichts ins Lager rein und nichts wieder raus.“
„Andererseits kann eine vernünftige Bestandsführung die Arbeit für sie auch erleichtern.“
„Wie das?“
„Lagerhaltung ist teuer. Es ist Fläche zu bezahlen und außerdem sind die Bestände
nicht billig. Liegt viel im Lager, sind die Finanzierungskosten hoch. Außerdem
haben Sie Probleme mit der Unterbringung, denn Platz steht ja nicht unbegrenzt
zur Verfügung ...“
„Wem sagen Sie das. Ständig schiebe ich etwas hin und her und ...“
„Eine aktuelle Bestandsführung kann helfen, die Mengen zu optimieren. Es kommt
weniger auf einmal ins Lager, dazu aber häufiger. Sie haben keine großen Mengen
mehr zu bewegen, sondern eher kleinere.“
„Bewegt werden muss die Menge aber doch und ich glaube nicht, dass uns das
weniger Arbeit schafft.“
„Weniger Arbeit vielleicht nicht, aber eine bessere Übersicht, weniger Stress und
– was auch nicht unwesentlich ist – weniger Kosten.“
„Na, mit dem Stress haben Sie vielleicht recht, aber mit den Kosten – das glaube
ich nicht. Wenn ich kleinere Mengen einkaufe, muss ich möglicherweise mehr für
die Artikel zahlen und häufigeres Bestellen bedeutet auch mehr Bezugskosten.“
„Es ist für alles der optimale Punkt zu finden. Was nützt mir der günstigste Preis
und die günstigsten Bezugskosten, wenn die Zinsen für die Lagerfinanzierung
sie wieder auffressen? Andererseits haben Sie schon recht, es muss auch auf die
Kosten beim Bezug geachtet werden. Ich bin davon überzeugt, dass es leichter ist,
das herauszufinden, wenn man eine aktuelle Bestandsverwaltung führt, als wenn
man nur nach dem Daumen schätzt.“
„Möglicherweise haben Sie recht. Lassen Sie es uns also versuchen.“
89
Der erste Auftrag
Die Erstellung des ersten richtigen Auftrags zusammen mit Frau Schreber ist für
Bernd Walter dann kein Problem mehr:
1. Vorgang anklicken in der linken Schaltleiste.
2. Auf Neu klicken und ...
3. Lieferschein (bzw. Rechnung) aus der Liste auswählen.
4. Den Kunden über die Adressnummer oder mit der Lupe direkt auswählen.
5. Die Registerkarte Positionen auswählen und die einzelnen Positionen
eingeben
6. Abschließend die Zahlungskonditionen über die Registerkarte Adr.-Kennzeichen (wenn nötig) ergänzen
7. Beleg (Lieferschein beziehungsweise Rechnung) drucken (Drucken und OK).
WISO Tipp
Wählen Sie Extra Ansicht - Lager (rechts von den Registerkarten) um bei der
Positionserfassung immer den Lagerbestand im Auge zu haben.
90
Lese-Ausflug 4
Der Blick ins Lager bei der Auftragserfassung
Bei der Eingabe einer Position wird der vorhandene Lagerbestand und der geplante Abgang (durch den Auftrag) angezeigt. Das ist neu und überrascht Frau
Schreber. Die Übersicht über den gesamten Auftrag findet sie aber positiv. Sie
kommt an alle Details (Positionen, Rechnungsdaten, Lagerbestand) schnell heran
und kann vor Ausdruck und Verbuchung alles gut kontrollieren.
Um eine Auftragsposition nachträglich anzupassen, genügt ein Doppelklick darauf. Um eine Artikelnummer schnell einzugeben, hilft ein Trick: Eine „1“ in das
Feld eingeben und die Eingabetaste drücken. Es öffnet sich das Artikelfenster, aus
dem der jeweilige Artikel ausgewählt werden kann. Nicht nur die Nummer, auch
die anderen Artikeldaten werden dann in die Positionszeile eingetragen. Es muss
nur noch die Mengenangabe erfasst werden.
„Das hätte ich nicht gedacht, Herr Walter, dass die Auftragserfassung so prima und
einfach funktioniert. Wie lange sitzen wir jetzt für diese Einweisung zusammen?“
“Etwa eine drei viertel Stunde:“
91
“Und wir haben dabei auch schon einige Aufträge erfasst. Einweisung erfolgt und
Arbeit trotzdem erledigt, das hat man ja nicht so oft.“
„Na, zu viele Aufträge sind es ja nicht. In Zukunft schaffen sie in der gleichen
Zeit aber mehr.“
„Was mir aber nicht gefällt, ist das mit dem Lagerbestand. Was mache ich denn,
wenn das Programm mir mal meldet, das nichts da ist?“
„Dann können Sie den Artikel auch nicht verkaufen.“
„Aber manchmal wird er im Laufe des Tages noch geliefert oder am nächsten Tag
und dann haben wir den Auftrag immer liegen gelassen und es ging doch.“
„Trotzdem kam es ja immer wieder zu unvollständigen Lieferungen.“
„Es kam eben nicht immer am nächsten Tag die Lieferung.“
„Sehen Sie – und so können Sie nun den Kunden frühzeitig informieren und zum
Beispiel eine Nachlieferung anbieten.“
„Trotzdem, ich habe das Gefühl, dass es mit der Lagerbestandswartung doch eher
schwierig wird.“
„Sie haben recht, wenn sie damit auf den sensibelsten Teil der ganzen Auftragsverwaltung verweisen. Trotzdem kann es ja so geregelt werden, dass Sie eher die
Vorteile, als die Nachteile nutzen. Ich werde gleich mit dem Einkauf reden, dass
ihnen täglich eine Liste vorgelegt wird, mit den Artikeln , die noch am gleichen
Tag angeliefert werden. Dann genügt ein Blick in diese Liste, um zu wissen, ob der
Artikel noch kommt, oder aus dem Auftrag gestrichen wird.“
„Das wäre immerhin eine Lösung.“
„Mittelfristig sollte eingerichtet werden, dass zwangsläufig Rückstände verwaltet
werden und zu automatischen Aufträgen – natürlich auf Abruf – werden.“
Frau Schreber schaut Herrn Walter zweifelnd an.
„Aber das ist für den aktuellen Stand der Dinge noch Science-Fiction. Wenn die
Arbeit mit der Auftragsbearbeitung funktioniert, denken wir über eine Netzwerklösung nach. Dann kann der Einkauf selbst seine Warenbewegungen erfassen.“
92
Lese-Ausflug 5
Lese-Ausflug 5
Klappern gehört zum Handwerk
Stellen Sie sich einmal vor, sie haben ein Produkt entwickelt, das – ihrer Meinung nach – die Menschheit braucht, ja, auf das jeder geradezu gewartet hat. Sie
produzieren es, legen es ins Lager und warten auf Kunden und darauf, dass Sie
reich werden. Es kommen aber keine Kunden, niemand will das Produkt und anstatt reich – werden Sie bettelarm, da alle Investitionen vergebens waren und das
Unternehmen letztendlich mit Schulden zugrunde ging. Irgendwann sitzen sie in
einer Fußgängerzone und bitten mit einem großen Pappschild um Almosen. Ein
mitleidiger Passant spricht mit Ihnen und sie erzählen von ihrem verunglückten
Projekt. Erstaunt ruft der Passant daraufhin aus: „Das Produkt haben sie entwickelt? ... Das suche ich schon so lange!“ Ein anderer Passant, der stehen geblieben
ist, bemerkt abfällig: „Ich wusste, dass es dieses Produkt gab – aber es war zu teuer“. „Und ich wollte es bestellen“, sagt daraufhin ein Dritter, „aber die Lieferzeiten
waren mir zu lang.“
Das liest sich wie ein Albtraum? Eine Fantasie – vielleicht. Aber sie zeigt deutlich,
worum es geht. Sie können noch so tolle Produkte haben – die Kunden müssen
sie wollen oder brauchen, sie müssen auch wissen, dass es sie gibt und wo sie zu
haben sind. Diese Kunst nennt man „Marketing“.
Marketing, als Begriff in den 20er-Jahren in den USA „erfunden“ und erst seit
Mitte der 50er Jahre auch in Europa langsam eingeführt, umfasst alle Maßnahmen
zu einer erfolgreichen Vermarktung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Dazu gehören eine Reihe von Aktionen: Von der Frage, welche Produkte die Kunden
wollen (Marktforschung), wie groß die Zahl der Kunden sein kann (Kundenpotenzial) und wie viel sie bereit wären für das Produkt auszugeben (Preispolitik); dann
die Frage nach Produktion und Vertrieb – also: Wie viele Mitarbeiter und welche
Maschinen sind nötig, wie lange dauert die Entwicklung und Fertigung und auf
welchem Weg kommt das Produkt in den Markt. Schließlich: Was muss ich in
Design, Werbung und Public Relations stecken, um ein Image aufzubauen? Und
immer wieder so genannte „Audits“: Habe ich mit meinen Maßnahmen erreicht,
was geplant war, lassen sich die Mittel erfolgreicher einsetzen, können Aufwand
und Kosten gesenkt und damit der Gewinn gesteigert werden?
Im Mittelpunkt der auf aktuelle und potenzielle Absatzmärkte ausgerichteten Unternehmensaktivitäten steht die dauerhafte Befriedigung von Kundenbedürfnissen
– das lesen sie als erstes Kapitel in jedem Buch zum Thema Betriebswirtschafts93
lehre. Der Trend des modernen Marketing verlagert sich in den letzten Jahren
deutlich von der Produkt- zu einer Kundenorientierung – er steht im Mittelpunkt
aller Überlegungen.
Bis hierhin die Marketingtheorie, die nicht weiter vertieft werden soll. Die Ausführungen dienten nur zur Verdeutlichung der Tatsache, dass ein Produkt sich selten
von allein verkauft. Sie müssen sich beispielsweise um die Präsentation Ihrer Produkte kümmern. Aber Werbung allein macht es auch nicht. Immer stärker ist es
nötig, sich um die Kunden zu bemühen – um deren Wünsche zu erfahren. Das ist
gar nicht so einfach, besonders wenn man viele Kunden hat. Hier hilft unter Umständen der vorangegangene Leseausflug (A-B-C Analyse) indirekt weiter. Auch
bei den Kunden machen oft wenige den großen Umsatz, während die Masse nur
einen kleinen Anteil daran hat. A-B-C bedeutet hier, sie kümmern sich bevorzugt
um die Hauptkunden.
Allerdings können Ihnen dann auch „potenzielle“ neue Hauptkunden entgehen. Richten Sie also durchaus immer wieder einmal den Blick auf die
Kunden, die nur so am Rande mitlaufen. Welcher könnte so aktiviert werden, dass er in das Feld der Hauptkunden aufrückt?
Wenn es Ihnen gelingt, immer wieder Ihre Kunden auf sich aufmerksam zu machen, und dafür zu sorgen, dass das Interesse über Ihre Produkte wach gehalten
wird, brauchen Sie sich über abnehmenden Umsatz kaum Gedanken zu machen.
Hier zahlt sich jede Kundenanalyse aus. Die Angebote und Anschreiben an Ihre AKunden dürfen durch aus anders aussehen, als die an ihre C-Kunden. Es macht ja
keinen Sinn, diejenigen, die nur gelegentlich mal und wenig bestellen, mit einem
„Schnäppchen“-Angebot zu verwöhnen, bei denen Sie kaum noch Gewinn erwirtschaften. Bei A-Kunden dagegen, die regelmäßig zu den üblichen Preisen bestellen, fällt mal etwas weniger Spanne kaum ins Gewicht. Oder: Eine Aktion mit
besonderen Konditionen, die einen bestimmten Bestellwert erzielen soll, macht
wiederum bei A-Kunden, die ohnehin diese Größenordnung erreichen, keinen
Sinn. Dagegen könnten sie C-Kunden durchaus damit ködern, sie in Zukunft bei
den Bestellungen bevorzugt zu berücksichtigen. Da solche Aussendungen auch
Kosten verursachen, sollten sie so effektiv wie möglich „gefahren“ werden.
94
Lese-Ausflug 5
Auf den Weg gebracht
Der Kunde hat den Auftrag erteilt und die Waren sind im Lager herausgesucht
worden. Jetzt müssen Sie noch zum Kunden kommen. Der Versand wird aktiv. Da
gibt es Einiges zu regeln:
 die Waren müssen korrekt und sicher verpackt werden.
 der günstigste und/oder beste Versandweg muss bestimmt werden
 die Sendung muss auf den Weg gebracht werden und ...
 ... unter Umständen auf dem Weg zum Kunden überwacht werden.
 Bei all dem sind die Versandkosten zu erfassen – sei es, um sie dem Kunden
in Rechnung zu stellen oder nur den Überblick zu behalten.
WISO-Kaufmann erlaubt es, viele dieser Aufgaben zu organisieren. Über den
Schalter Versand (am linken Rand) gelangen Sie in die Versandabwicklung, die
sich für bereits erfasste Vorgänge sehr komfortabel verwalten lässt.
Über die Schaltfläche Neu wird der Versanddatensatz erfasst. Je nach Versandart
ist ein Tarif bereits hinterlegt, so dass Sie bei Frachtkosten ablesen können, welche Kosten beim jeweiligen Versandweg entstehen.
WISO Tipp
Probieren Sie im Einzelfall verschiedene Alternativen durch. Sie sehen dann,
welche am günstigsten ist (oder überhaupt nicht in Frage kommt, weil beispielsweise eine Gewichtsgrenze überschritten wurde).
95
Der Versand wird organisiert.
Nach Erfassung der Versanddaten können auch die für den Versand benötigten
Belege – etwa die Aufkleber für Pakete und Päckchen gedruckt werden. Dazu
öffnen Sie die Liste bei Drucken (auf den kleinen Pfeil neben Drucken klicken).
96
Lese-Ausflug 5
Erfasste Versandvorgänge tragen vielfach zur Organisationsvereinfachung bei.
WISO Tipp
Liefern Sie Ihre Artikel selber mit eigenen Fahrzeugen aus, dann nutzen Sie
die Versandliste, um einen Tourenplan für Ihre Fahrer zu erstellen.
97
98
Lese-Ausflug 6
Lese-Ausflug 6
CD, CI, C ... was ist das?
Sobald man mit Fachleuten aus der Marketingbranche spricht – oder mit selbst
ernannten Marketingkennern am Stammtisch – tauchen die Begriffe Corporate
Identity (CI) und Corporate Design(CD) immer wieder auf. Soll man diese Dummschwätzerei also ignorieren? Nicht ganz!
Der Begriff Corporate Identity bezeichnet den Zusammenhang zwischen Unternehmensverhalten und -kommunikation und den daraus resultierenden „Auftritt“ in
der Öffentlichkeit. Wünschenswert ist es, das dieses Erscheinungsbild positiv und
unverwechselbar ist, sodass der Kunde Produkte und Mitarbeiter des Unternehmens mit diesem Image sofort, am besten unterbewusst in Verbindung bringt.
Corporate Identity ist der Überbegriff. Alle anderen verwandten Begriffe sind ihm
unterzuordnen: So versteht man das vom Unternehmen schlüssig dargestellte
Selbstverständnis, das sich aus dem verhalten (Corporate Behaviour), dem Erscheinungsbild (Corporate Design und Corporate Image) und der Kommunikation
(Corporate Communications) des Unternehmens ergibt.
Ziel ist es, das Unternehmen unverwechselbar zumachen. Im besten Fall wird der
Kunde dadurch stärker gebunden („meine Marke“).
Kann sich auch ein kleines Unternehmen solch einen Image-Luxus leisten? Unbedingt – es ist aber herunterzubrechen von aller Schönrednerei auf ganz praktische
Maßnahmen:
Wichtig ist zu allererst eine einheitliche Firmenkultur. Dazu gehört auch, dass
dem Kunden das gleiche Verhalten gegenübertritt, egal ob der Chef sich um ihn
kümmert oder ein Mitarbeiter. Das ist natürlich leichter, wenn der Unternehmer
einen kooperativen Führungsstil pflegt und nicht so sehr das Fürstentum im Kleinen. Dazu gehört auch, den Kunden ernst zu nehmen, selbst wenn dieser sich mal
schlecht benimmt. Der Kunde ist König heißt nicht, dass er sich alles erlauben
kann. Aber es heißt auf jeden Fall, dass man ihm mit der entsprechenden Hochachtung entgegen kommt. Kunden, die ihre „Königsposition“ ausnutzen (etwa
diejenigen, die sich um die Zahlung drücken oder unberechtigte Preisnachlässe
herausschlagen wollen) fallen schnell auf und können ausgesondert werden. So
manch eine Unmutsäußerung – ernst genommen und angeschaut – kann aber zu
einer verbesserten Handlungsweise führen; mal zu einer Produktverbesserung,
99
mal zu einer Organisationsoptimierung und ein anderes Mal zu einer Verbesserung der betriebseigenen Logistik.
Das Erscheinungsbild ist ein weiteres Mosaiksteinchen zu einem passenden Corporate Identity. Die Lieferscheine und Rechnungen auf Blankopapier mit einem
alten Nadeldrucker punktiert, dessen Farbband schonganz leer gelutscht ist, sagen
viel aus – aber nicht unbedingt etwas Positives. Ebenso wenig ist aber das selbst
gezeichnete Logo, mit dem Tintenstrahldrucker in der Ecke des Formulars gequetscht, eine anziehende Augenweide.
WISO Tipp
Suchen Sie sich einen Grafiker, mit dem Sie über Ihr Unternehmen sprechen
können und der versucht, dieses in ein passendes – möglichst einfaches – Logo umzusetzen. Es kann einfarbig sein (das spart beispielsweise Druckkosten), sollte ansonsten mit wenigen, am besten zwei Farben auskommen – Ihren Firmenfarben, die später Ihren „Auftritt“ prägen. Mit diesem Logo gestalten
Sie Ihre Papiere: Lassen Sie es auf Blankopapier drucken (ein Tipp: auch als
Wasserzeichen schwach erkennbar im Hintergrund). Nach und nach können
Sie dieses Logo auf Ihren Autos (PKW und LKW) unterbringen und am Eingang Ihres Unternehmens. Ihre Produktverpackungen werfen Sie nicht gleich
weg, aber bei dem nächsten Neudruck kommt auch das neue Logo drauf (und
die Verpackungen werden in Ihren Firmenfarben gestaltet). Vielleicht nehmen
sie dies auch als Chance für eine Überholung des gesamten Designs. Nach
und nach erhalten Sie so ein einheitliches Bild bei Ihren Kunden und in der
Öffentlichkeit. Das wirkt zwar nicht stark, wie eine gezielte Aktion, in der alles
auf einmal umgestellt wird, aber es ist preiswerter und die Nachhaltigkeit und
Wirkung kommt auch so zustande.
100
Lese-Ausflug 6
Papier, das nur mit dem Logo bedruckt ist, nützt auf vielfache Weise:
 Zunächst können Sie eine große Auflage drucken lassen – es ist ja kein Ri-
siko dabei. Ändern sich Faktoren, die auf Briefen und Rechnungen vermerkt
werden müssten (etwa ein neuer Geschäftsführer oder sogar eine neue Anschrift, weil Ihr Unternehmen umgezogen ist), so muss das Papier nicht
weggeworfen werden: Sie ändern einfach die Einstellungen im Computer.
Der Preis pro Blatt wird dadurch um ein Erhebliches günstiger ausfallen.
 Dann haben Sie ein Blatt für alles: Briefe, Auftragsbestätigungen, Liefer-
scheine, Rechnungen, Bestellungen, Preislisten, Dokumentationen und so
weiter können auf einer einheitlichen Vorlage geschrieben werden. Das
spart zum Beispiel auch einen Drucker mit verschiedenen Papierkassetten.
 Auch Aktionszettel lassen sich damit entwerfen (im Einzelhandel für das
Schaufenster oder die Verteilung) und im Großhandel für den Versand an
die Kunden. Sie sparen sich den Druckereiauftrag, denn dieses Papier können Sie über die EDV oder auch über den Kopierer bedrucken.
WISO Tipp
Lassen Sie sich das Logo von Ihrem Grafiker auch in digitalisierter Form geben. Sie können es dann außerdem noch in selbst entworfenen Broschüren
und – ganz wichtig – im Internet benutzen. Wenn Sie ihre ersten Schritte im
eCommerce machen, werden Sie froh sein, dass Sie Ihr Logo gleich „griff- und
einsatzbereit“ haben.
101
Das Allerletzte
Wir rechnen ab
Die letzte Schaltfläche im linken Bereich des Moduls Auftrag (und auch der anderen Module) heißt Abrechnung. Hier kommt nun nicht „das dicke Ende“ sondern
eher die erfreuliche Zusammenfassung aller erfassten Vorgänge.
Die Abrechnung steht am Ende - ist aber nicht „das Letzte!“
Die erste „Abrechnung“ gilt der Buchungsliste. Hier werden alle Vorgänge aus
dem Modul Auftrag aufgelistet, die zu einer Buchung geführt haben. Sie können
eine entsprechende Liste drucken – zu Dokumentationszwecken oder für eine „externe Buchung“ – aber auch über den DATEV Assistent eine Datei erstellen, die
vom Steuerberater weiterverwendet werden kann.
102
Lese-Ausflug 6
Die Buchungsliste, die durch Vorgänge im Modul Auftrag erzeugt wurde
Das Rechnungsausgangsjournal kann außer am Bildschirm in zwei Varianten über
den Drucker ausgegeben werden: mit und ohne EU-Steuer. Auch der Zahlungsverkehr lässt sich hier verwalten. Die beiden Schalter für Druckübersicht und
Druckgruppen drucken sind am Anfang eher uninteressant. Später bieten sie gute
Möglichkeit, schnell generelle Einstellungen vorzunehmen und zu ändern (Druckübersicht) beziehungsweise (viele) Druckvorgänge besser zu steuern.
Am interessantesten ist der Schalter Inventur Drucken. Hier erreichen Sie ein paar
Listen, die allen, die ein Lager mit Artikeln führen, die jährliche Inventur wesentlich erleichtert.
Inventur heißt körperliche Bestandsaufnahme. Dabei ist nicht nur aus Listen
nachzulesen, was noch im Lager liegt, sondern Sie müssen sich tatsächlich vom
Vorhandensein der Artikel überzeugen und die Mengen zählen. (Ausführliche Informationen dazu im Teil zur Buchführung). Die Listen aus WISO-Kaufmann nehmen Ihnen diese Arbeit zwar nicht ab, aber Sie erleichtern Ihnen die Zählung und
die Erfassung der Korrektur.
103
Zählen muss man zwar noch selbst, aber was gezählt werden muss, sagt in Zukunft
WISO-Kaufmann
Vom Vertrauen in die Blackbox
„Ich weiß ja nicht, Herr Walter. Früher konnte ich eine Karte aus meiner Lagerkartei in die Hand nehmen, zum Regal gehen und nachschauen. Wenn dann was
nicht gestimmt hat, konnte ich auf der Karte alle Bewegungen prüfen und meist
hatte ich dann auch schon den Fehler. Der war anschließend schneller korrigiert,
als ein Computer nur einzuschalten ist.“
„Das ist sicher richtig, Herr Brüggelmann. Aber was ist bei der Arbeit mit dem
Computer anders?“
„Ich kann doch das Ding nicht mit mir ins Lager schleppen und dann vor dem
Regal nach dem Artikel suchen!“
104
Lese-Ausflug 6
„Das ist auch nicht nötig! Warum drucken sie den Artikel, den Sie prüfen wollen,
nicht einfach aus?“
„Ja geht das denn?“
„Natürlich! Damit gehen Sie dann ins Lager und falls Sie einen Fehler finden,
korrigieren Sie ihn zunächst auf dem Blatt und später dann im Computer. Das
mag zwar zunächst umständlicher erscheinen, insgesamt haben aber alle im Unternehmen dadurch einen besseren Überblick.“
„Nun, wenn das für mich nicht mehr Arbeit ist?“ zweifelt Herr Brüggelmann.
„Vernünftigerweise drucken Sie eine Fehlmengenliste einmal im Monat und
schauen sie durch. Ganz besonders interessant ist es bei der Inventur. Der Lagerbestand wird auf Grund der ausgedruckten Bestandsliste geprüft. Abweichungen
werden in die Liste geschrieben und anschließend in den Computer übernommen.
Die danach ausgedruckte Bewertungsliste kann die Buchhaltung sofort verwerten.
Mit ihrer Lagerkartei war das bisher so nicht möglich.“
„Na ja, wenn ich meine Artikel wirklich ausgedruckt bekommen kann, immer
wann ich will, will ich nichts gesagt haben ...“
105
106
Lese-Ausflug 7
Lese-Ausflug 7
Organisation ist alles
Spätestens wenn die elektronische Datenverarbeitung in einem Betrieb eingeführt
wird, zeigt sich, ob die vorhandene Organisation für die strukturierte Bearbeitung von Vorgängen tauglich ist. Natürlich braucht es keinen Computer, um eine
passende Organisation einzuführen, aber dieser macht schnell deutlich, wenn sie
nicht passend ist.
Was heißt denn nun aber „passende Betriebsorganisation“? Das lässt sich anhand
weniger Vorbedingungen schnell festlegen:
1. Die Betriebsorganisation orientiert sich am Gesamtziel des Unternehmens
und unterstützt die daran ausgerichtete Strategie.
2. Sie ist so flexibel, dass sie die Führung und die Steuerung des Unternehmens ermöglicht.
3. Sie sorgt für Kontinuität im Unternehmen.
4. Sie macht das Unternehmen übersichtlich und zeigt Zuständigkeiten an.
5. Sie unterstützt die Wirtschaftlichkeit und die Effizienz des Unternehmens.
6. Sie ist menschengerecht und kann von allen Mitarbeitern akzeptiert werden.
Anhand dieser „Checkliste“ können Sie prüfen, ob Ihre Betriebsorganisation passt.
Können Sie nach gründlicher Prüfung den Leitsätzen zustimmen, dürfte es nicht
schwer sein, die EDV-Lösung in ihren Betrieb zu integrieren. Manche Abläufe
werden trotzdem anzupassen oder zu ändern sein – das ist aber in der Regel recht
unproblematisch durchzuführen.
Man unterscheidet im Allgemeinen zwischen Aufbau- und Ablauforganisation.
Die Aufbauorganisation befasst sich mit der Entscheidungs- und Verantwortungsstruktur des Unternehmens. Sie zeigt die Funktionsgliederung an und die
Über- und Unterstellungsverhältnisse von Aufgaben, macht die Abteilungs- und
Ressortstruktur deutlich und erlaubt die Darstellung einer vertikalen Betriebsstruktur. Ob der Fahrer Schmitt dem Leiter der Abteilungen Lager und Logistik
unterstellt ist oder dem Chef wird erst deutlich, wenn hierzu eindeutige Regeln
und Zuordnungen getroffen wurden. Ist das nicht geklärt, so können die Bedingungen 3, 4 und 6 nicht positiv beantwortet werden.
107
Bei der Ablauforganisation wird das Prinzip der Arbeitsteilung in unserer Gesellschaft besonders deutlich. Man beschreibt sie am besten auch mit der Frage „wer
macht was wann wo?“ Kommen die Rechnungen gleich nach dem Öffnen der Post
in den Einkauf zur Rechnungskontrolle oder erst zum Chef auf den Tisch? Gibt
es Regelungen dazu, gehören diese zur Ablauforganisation. Gibt es keine, können
die Vorgaben 2 bis 5 nicht positiv in diesem Unternehmen bewertet werden.
Und was hat das alles mit der Datenverarbeitung zu tun? Sehr viel! Nehmen wir
einen Auftrag, der direkt vom Verkaufssachbearbeiter angenommen wird. Er
schreibt die Auftragsbestätigung und erstellt – soweit der Kunde nicht widerspricht
– den Lieferschein und die Rechnung. Letztere geht in die Buchhaltung, wo auf die
termingerechte Zahlung der Rechnung geachtet und der Kunde notfalls gemahnt
wird. Übernimmt der Chef einen Kunden und holt einen Auftrag herein, so sollte
dieser möglichst in den gleichen Ablauf münden. Bleibt der vor Ort beim Kunden
geholte handschriftliche Auftrag aber erst noch eine Weile im Auto des Chefs liegen und landet schließlich in einem Stapel Papiere bei der Sekretärin, die diesen
Stapel nach und nach abarbeitet und den Auftrag irgendwann beim Verkaufssachbearbeiter abliefert, so besteht die Gefahr, dass er nicht termingerecht ausgeführt
wird. Hier ist die Ablauforganisation zumindest nicht ausreichend geklärt.
Die kleinste Organisationseinheit im Betrieb ist die „Stelle“. Diese Einheit zu
definieren, ist ein wichtiger Schritt zur Klärung der Betriebsorganisation. Eine
Beschreibung dieser Funktion beinhaltet, wer an dieser Stelle für die Aufgaben
verantwortlich ist. Dabei ist aber zu beachten, dass eine Stelle allein noch keine
Arbeit verrichtet und dass sie für Menschen eingerichtet werden muss (aha! Bedingung 6!). Mehrere Stellen lassen sich Abteilungen (oder Gruppen, in speziellen
Fällen Projekten) zuordnen und diese in eine für das Unternehmen passende Hierarchie bringen. An der daran entstehenden Struktur (Aufbauorganisation) kann
man die wesentlichen Abläufe darstellen und prüfen. Ergibt sich dann, dass für
einen wichtigen Ablaufschritt zwei Stellen in verschiedenen Abteilungen berührt
werden, muss man sich darüber Gedanken machen, ob die Struktur stimmt oder
die Abläufe neu geregelt werden müssen.
Das Ganze ist zu abstrakt?
Also ein Beispiel aus dem richtigen Leben: Ein Mitarbeiter eines Lebensmittelgroßhandels ist mit dem Verkauf der Frischwaren betraut. Immer wieder wird er
aber von Kunden mit Wünschen nach Produkten konfrontiert, die nicht am Lager
und auch nicht im Sortiment sind. Da muss er mit der Mitarbeiterin aus dem
Einkauf korrespondieren, die in der Lage wäre, diese Kundenwünsche durch eine
108
Lese-Ausflug 7
passende Ergänzung des Angebots zu befriedigen. Wenn Sie dies nun nicht darf,
weil erst der Chef einbezogen werden muss, so erschwert dies den kundenorientierten Verkauf in der anderen Abteilung. Es gibt nicht nur eine Lösung für das
Problem. Zwei denkbare Ansätze sind:
 Beide Mitarbeiter bekommen die Kompetenz (vielleicht in einem speziell de-
finierten Rahmen) solche Geschäfte schnell und unkompliziert abzuwickeln.
 Es wird eine eigene Abteilung gebildet (beispielsweise die Abteilung „Frisch“)
die sowohl Einkauf als auch Verkauf zusammenfasst.
In beiden Fällen profitiert der Kunde – und langfristig auch das Unternehmen,
denn zufrieden gestellte Kunden bleiben gern dem Unternehmen treu.
Diese Beispiele zeigen aber auch, dass Organisationen lebende Gebilde sind. Nichts
bleibt ewig gleich. Wird ein Unternehmensbereich derart umgestaltet, müssen parallel auch immer die Abläufe untersucht werden. Wie ändert sich der Durchlauf
der Belege durch den Betrieb, wenn plötzlich zwei vorher getrennte Bereiche zusammengefasst wurden? Wer ist jetzt verantwortlich, dass die Unterlage in der
Buchhandlung landet (beziehungsweise die Übergabe der Daten per EDV an die
Buchhaltung gemacht wird?) und so weiter.
WISO Tipp
Auch wenn gelegentlich behauptet wird, es sei nicht mehr zeitgemäß: Machen
Sie ein Organigramm, besser sogar zwei – eines für die Aufbauorganisation und das andere für die betrieblichen Abläufe. Dadurch werden Entscheidungsstränge und Zuständigkeiten klar und wichtige Reihenfolgen festgelegt.
Lassen sie trotzdem „Raum“, um in besonderen Situationen noch flexibel reagieren zu können. So können auch untergeordnete oder auf Zeit festgelegte
Organigramme hilfreich sein, die etwa ein bestimmtes Projekt oder eine Aufgabe strukturell beschreiben.
Generell muss man davon aussehen, dass sich Unternehmen und die Organisation verändern. Eine Firma kurz nach der Gründung erfordert eine andere Organisation als nach zwanzigjähriger Betriebsdauer. Man spricht bei einem neuen
Unternehmen von der Pionierphase, die zunächst bewältigt werden muss. Es geht
zunächst darum, Ideen zu verwirklichen und sich den Anforderungen, die auf das
neue Gebilde zukommen, flexibel zu stellen. Improvisation und schnelle Reaktion
sind gefragt und nicht selten auch unkonventionelles Vorgehen. Danach kommt
109
(manchmal früher - manchmal später) die Organisationsphase. Wenn das Unternehmen erfolgreich ist und wächst, wird die Notwendigkeit alles zu organisieren
und zu strukturieren deutlich und steht bald im Vordergrund. Betriebswirtschaftliche Überlegungen stehen dann oft an erster Stelle und drängen nicht selten den
Menschen etwas in den Hintergrund. In der folgenden Phase tritt dann wieder eine Veränderung ein. Das Unternehmen ist gefestigt und muss nicht mehr um jede
„handbreit“ kämpfen. Organisation und Rentabilität verlieren zwar nicht mehr an
Bedeutung, treten aber doch etwas beiseite. Die Menschen, die das Unternehmen
ausmachen, werden in Ihrer Individualität stärker berücksichtigt und (wenn die
Entwicklung positiv verläuft) geschätzt.
Nicht immer verläuft die Entwicklung in diesen Schritten. Unternehmen und
Organisationen neigen dazu, zu erstarren. Abteilungen werden zu umkämpften
Fürstentümern und Stillstand ist die Folge. Stillstand in einem sich wandelnden
Markt ist aber immer Rückschritt.
Der Computer – oder genereller die Elektronische Datenverarbeitung (EDV) – wird
immer wieder als der eigentliche Feind des Menschen in der Arbeitswelt dargestellt. Die Fiktion von „Geisterhallen“, in denen Computer und Maschinen den
Waren und Belegfluss steuern, ist zwar an manchen Stellen wahr geworden, hat
aber den Menschen nicht arbeitslos gemacht und degradiert. Gerade andersherum:
Die Aufgaben des Menschen haben sich verändert und von ihm eine Anpassung
verlangt, die er allerdings nicht immer leiste konnte. Die Fiktion vom papierlosen
Büro wird ebenso oft und beharrlich geäußert und tatsächlich gibt es auch hierzu
Ansätze. Verwirklicht worden sind sie aber noch nicht in letzter Konsequenz, weil
meistens dabei übersehen wird, dass der Mensch ein wesentlicher Faktor in jeder
Organisationsstruktur ist. Nimmt man ihn heraus, hat das eine ähnliche Wirkung,
als würde man dem Menschen das Blut ablassen mit dem Hinweis, dann wären
Verletzungen nicht mehr so problematisch. Der Mensch funktioniert eben nur mit
Blut und jede Organisation funktioniert nur mit (oder besser: durch) Menschen.
Damit muss der Traum vom papierlosen Büro nicht ausgeträumt sein. Man muss
sich lediglich Gedanken darüber machen, was anstelle de Papiers die Kommunikation zwischen Menschen regelt.
Auf ein einfaches Beispiel reduziert: Wenn Sie aus WISO-Kaufmann die Rechnungsdaten an WISO Buchhaltung übergeben, so dürfen Sie nicht vergessen, darüber Absprachen mit der Buchhalterin zu treffen, damit diese die Daten richtig weiterverarbeiten kann. Zwar werden in WISO-Kaufmann die meisten Daten automatisch vergeben – das „Wie“ sollte aber mindestens zusammen mit der Buchhaltung
festgelegt werden, damit nachher die Auswertungen und Abschlüsse stimmen.
110
Lese-Ausflug 7
WISO Tipp
Schreiben Sie ein Mitarbeiterhandbuch – wie Pflaster in Ihrer Betriebsapotheke kann es manche Wunde schützen und so auf Dauer schließen helfen. Es
gibt Ihnen nicht nur die Möglichkeit, allen die „Kultur“ und die Ziele des Unternehmens zu erklären, es legt die Grundlagen für Erwartungen an Mitarbeiter
ebenso, wie für Lösungen, die jede Firma braucht: von der Arbeitszeit über
das Thema Krankmeldung bis zum Urlaub. Obwohl ein Mitarbeiterhandbuch
kein Vertrag ist, stellt es doch Regeln für das Miteinander in einem Unternehmen auf. Es sollte deshalb von einem erfahrenen Arbeitsrechtler gegengelesen und (falls vorhanden) nicht ohne den Betriebsrat aufgestellt werden.
Und wo soll die Kiste hin?
Wer arbeitet nun am Computer und warum?
Abends in der Kneipe, beim Bier:
„Sag mal, Mario. Wie machst du das denn, wenn du in so’n kleinen Mikroorganismus kommst ...“
„Was verstehst du unter Mikroorganismus, Karl-Theo?“
„Na so’ne Klitsche mit weniger als fufzich Mitarbeiter, womöglich sogar weniger
als zwanzich.“
„Aha, du meinst also einen Kleinbetrieb. Was mache ich da?“
„Na, wenn du denen einen Computer aufschwatzt. Wie regelst du das denn dann? Ich
meine, wo die Kiste steht, wer da ran darf und wann und was damit gemacht wird.“
„Das ist unterschiedlich. Manchmal sorge ich für die Installation eines Netzwerkes
und dann sind viele Mitarbeiter betroffen und jeder benötigt eine individuelle Einweisung. Manchmal steht erst mal nur ein einzelner Computer im Unternehmen
und an den dürfen in der Regel auch nicht zu viele dran – wenn überhaupt.“
„Genau das meine ich, Mario. Nicht richtige Computersysteme und Netzwerke.
Nur so’n einzelnes Gerätchen - ne Klitsche mit ‚wan peze’“.
„Wenn man mal die Fälle beiseite lässt, wo der PC nur für die Textverarbeitung
benötigt wird, dann ist es in der Regel so, dass auf diesem Gerät nur eine Anwendung läuft – etwa eine Auftragsbearbeitung oder eine Buchführung. Dann arbeitet
111
daran die Person, die vorher auch die Auftragsbearbeitung gemacht hat oder der
Mitarbeiter … oder die Mitarbeiterin …, die vorher auch die Buchhaltung führte.“
„Aha, und wenn beides gemacht wird, dann stellste da auch zwei Kisten auf!?“
„Ja, das strebe ich immer an. Nur in kleineren Handwerksbetrieben, wo sowieso
dann nur eine Bürokraft alles macht, da genügt dann ein Computer für eine Anwendung.“
Karl-Theo trinkt sein Bier aus, denkt eine Weile nach und sagt dann:
„Dann kann man also sagen, trotz Computer bleibt in diesen Betrieben alles
beim Alten.“
Wie einführen?
Um die Einführung eines EDV-Systems wird normalerweise immer ein großer
Wirbel gemacht. Mit Recht! Denn wenn über elektronische Datenverarbeitung das
erledigt werden soll, was vorher von Hand gemacht wurde, dann muss gut überlegt werden, wie Abläufe und Strukturen zu organisieren sind.
Werden nur drei Computer miteinander vernetzt um gemeinsam bestimmte Anwendungen zu nutzen (etwa Verkauf, Einkauf, Lager), so ist trotzdem eine vorbereitende Analyse der Unternehmensstruktur zu machen und es sind Abläufe und
organisatorische Gegebenheiten zu überdenken und anzupassen. Das geht nicht
ohne Fachmann. Es gibt kaum eine Situation, wo so etwas direkt aus dem Unternehmen heraus selbst sinnvoll bewältigt werden kann.
Wo es nur darum geht, eine vorhandene Situation zu rationalisieren, ohne das
zunächst die Organisation wesentlich geändert werden soll, dann kann das auch
Mal nach dem Do-it-yourself Verfahren geübt werden. WISO-Kaufmann ist ein
Beispiel für eine Anwendung, die mit etwas Vorbereitung auch ohne Hilfe eines
Fachmanns eingesetzt werden kann (aber nicht muss!).
Was man auf jeden Fall benötigt:
 grundlegende PC Kenntnisse (Umgang mit Windows sollte geübt sein),
 und einen ausreichend leistungsfähigen PC (siehe den Abschnitt dazu wei-
ter vorne)
 Zeit zur Vorbereitung und Einführung.
Als Empfehlung für die Einführung einer Auftragsverwaltung mit WISO-Kaufmann auf einem Einzelplatz PC gilt:
112
Lese-Ausflug 7
 Vorhandene Organisationssysteme aufschreiben und überdenken (zum Bei-
spiel Kunden- und Artikelnummernvergabe). Gibt es keine solchen Systeme,
werden sie bei der Installation von WISO-Kaufmann gleich mit eingerichtet.
 Mitarbeiter, die mit dem Programm arbeiten sollen und keine PC-Erfahrung
haben, rechtzeitig vorher auf eine Schulung schicken.
 Mit allen Betroffenen (Lagerleiter, Einkaufs- und Verkaufsmitarbeiter,
Buchhalter/in) ein gemeinsames Gespräch führen und über die jeweiligen
Schnittstellen reden.
 Das Programm zu einem sinnvollen Stichtag einführen (Geschäftsjahresan-
fang, Quartalsanfang, Monatsanfang – niemals aber irgendwie mittendrin)
 die Mitarbeiter am PC arbeiten lassen, die die Aufgaben vorher auch schon
erledigt haben, es sei denn, es sprechen gewichtige Gründe dagegen (es wäre beispielsweise an der Zeit, den 78-jährigen Buchhalter auf sein Altenteil
zu schicken und Platz für eine jüngere Kraft zu machen).
Momentan ist das sogenannte WLAN (Wireless LAN = drahtloses Netzwerk) in
aller Munde. Gemeint ist eine Computervernetzung über Funk. Die verfügbaren
Standards arbeiten schon ganz zufriedenstellend und die benötigte Hardware kostet nicht mehr die Welt. Allerdings sollten Sie es sich gut überlegen, wenn Sie
Ihren Betrieb derart vernetzen wollen. Wenn nicht handfeste Gründe dafür sprechen (z.B. Verkabelung ist in bestimmten Bereichen nicht möglich), dann sollten
Sie doch eher für ein kabelgebundenes Netzwerk optieren. Abgesehen davon, dass
die Komponenten dafür kostengünstiger sind, arbeitet solch ein Netzwerk immer
noch schneller und zuverlässiger als jedes Funknetzwerk. Störungen treten so gut
wie nicht auf und Abbrüche bei Übertragungen größerer Datenmengen über das
Netzwerk sind auch nicht zu befürchten. Auch die Sicherheit ist größer, denn das
Ab„hören“ der Funkwellen ist ja im Kabelnetzwerk nicht möglich.
Eine Alternative bieten auch „Netzwerke über das Stromnetz“. Überall dort, wo
eine Verkabelung nicht möglich und ein Funknetzwerk zu unsicher ist, bietet diese Art der Vernetzung eine brauchbare Alternative. Adapter bieten verschiedene
Hersteller an. Die Firma Devolo (www.devolo.de) hat dabei eine gewisse Vorreiterstellung und bezeichnet derartige Netzwerke als dLan. Ein weiterer Anbieter ist
Netgear (www.netgear.de), der in diesem Zusammenhang von Powerline-Netzwerken spricht. Das Ankoppeln eines solchen Netzwerks mit einem kabelgebundenen oder Funk-Netzwerk ist ohne Probleme möglich. Nachteilig ist der geringere
Datendurchsatz, der in kleineren Netzwerken aber kaum ins Gewicht fällt.
113
Es kostet doch fast nichts ...
Mario Felleisen hatte sich in Schale geworfen und wartete nur noch auf seine
Frau. Für den Abend stand mal wieder das Theater auf dem Programm. Da klingelte das Telefon.
„Felleisen.“
„Hallo Mario, hier ist Karl-Theo“
„Du, ich habe kaum Zeit. Wir müssen gleich fort. Ich hoffe, du hast nichts Dringendes.“
„Nicht direkt, aber eigentlich doch. Ich versuche es kurz zu machen.“
„Ja bitte!“
„Also, du weißt doch, ich vertreibe seit einiger Zeit mein KI-Programm als Shareware. Und es läuft gar nicht schlecht. Die Registrierungen häufen sich und die
Anfragen nach aktuellen Versionen und Handbücher nehmen zu.“
„Herzlichen Glückwunsch. Wo ist da dein Problem?“
„Nun, ich würde gerne die Auftragsverwaltung mit dem Computer machen – ich
bin in diesem Punkt doch noch etwas rückständig. Und du hast mir doch erzählt,
dass du gerne mit einem bestimmten Auftragsverwaltungsprogramm arbeitest.“
„Ja, WISO Kaufmann.“
„Genau, darum geht’s. Kannst du mir da eine Kopie von machen?“
„Du willst eine Raubkopie?“
„Hör doch mal zu. So dick habe ich es auch nicht und das Geld will ja auch erst
mal verdient sein, bevor ich schwer in Software investieren kann. Mein Programm
kostet ja auch nur ein paar Euro und die Handbücher gibt’s fast zum Selbstkostenpreis. Es ist ja nur unter Kollegen.“
„Was glaubst du denn, was das Programm kostet?“
„Da kommt es doch nicht drauf an. Selbst wenn es nur 250 Euro sind, ist mir das
im Augenblick zu viel.“
„Karl-Theo, dass Programm kostet knapp 99 Euro – und eine Buchhaltung ist
auch gleich schon mit drin“.
„Hm ...“
„Karl-Theo, bist du noch in der Leitung?“
114
Lese-Ausflug 7
„Jaaaa – jetzt hast du mich aber wirklich überrascht. Und taugt es denn was?“
„Würde ich es sonst in kleinen Betrieben empfehlen und einrichten?“
„Das ist ja billiger als ein Abendessen mit meiner Steuerberaterin.“
„Natürlich! Aber ich muss jetzt los, meine Frau schaut mich schon böse an. Wir
kommen sonst zu spät. Tschüss, Karl-Theo.“
„Dann werde ich es mir wohl besorgen. Tschüss Mario.“
115
116
Lese-Ausflug 8
Lese-Ausflug 8
Risiken und Nebenwirkungen ...
Was heißt eigentlich „Buchhaltung“?
Dass Buchhaltung etwas für Überpenible, für Beamte und Erbsenzähler ist und
normale Menschen sich damit nicht abgeben mögen, das bekommt man allenthalben zu hören, wenn dies Thema in Gesprächen angerissen wird. Selbst in Kreisen
von Unternehmensverantwortlichen halten sich penetrant drei Vorurteile:
 Dass Buchhaltung nur für das Finanzamt geführt werden muss,
 dass Buchhaltung und Jahresabschluss für den eigentlichen Betriebsablauf
nicht so wichtig sind (allenfalls noch für die Bank),
 dass es – außer für steuerliche Zwecke – keine gesetzlichen Regelungen für
die Buchhaltung gibt.
Diese Vorurteile treffen sämtlich nicht zu! Selbstverständlich gibt es gesetzliche
Regelungen und sie gehen weit über die steuerlichen Aspekte hinaus. Buchhaltung
ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung (unabhängig von der Größe
des Unternehmens) und sie wird auch nicht für das Finanzamt und die Bank, sondern primär für den Unternehmer selbst geführt. Dass es für den Staat und die Banken wichtig ist, dass ein Geschäftsmann Bücher führt und diese zur Einsicht vorlegt,
zeigt allerdings, dass ihr ein hoher Stellenwert beigemessen wird; in dem einen Fall,
um eine korrekte Grundlage für die Besteuerung zu haben in dem anderen Fall, um
zu sehen, ob sich die Kreditvergabe für das Unternehmen überhaupt lohnt.
Dabei ist das Bedürfnis, Aufzeichnungen über geschäftliche Vorgänge zu machen, so
alt, wie es schriftliche Chroniken gibt. Keilschriftdokumente und ägyptische Papyri
belegen, dass Menschen über Verkäufe, Waren- und Geldbewegungen Aufzeichnungen geführt haben und das sicherlich nicht, um damit literarischen Ansprüchen
zu genügen. Auch im privaten Bereich ist das Bedürfnis, Überblick über Geld- und
Vermögensvorgänge zu bekommen, nicht zu übersehen. Selbst der Wirtschaft so
fern stehende Menschen wie zum Beispiel Künstler können als Beispiel dienen.
Eduard Mörike etwa hat Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt.
Der Buchhalter beziehungsweise die Buchhalterin ist heute eine spezialisierte Fachkraft im kaufmännischen Umfeld, die eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit ausübt. Grundlage ist in der Regel eine kaufmännische Ausbildung und die
kontinuierliche Fortbildung, die bis zur Bilanzbuchhalterprüfung führen kann.
117
Kurz gesagt ist Buchhaltung ein System, Einnahmen und Ausgaben so zu führen,
dass ein Überblick über die augenblickliche Vermögenslage sowie über die Ertragssituation Auskunft gegeben werden kann.
Wer hat die Buchhaltung „erfunden“?
So alt das Bemühen um geschäftliche Aufzeichnungen also ist, unsere heutige
Form der „doppelten Buchführung“ wurde im Italien der Renaissance entwickelt.
Die Führung von Konten kann bereits für das 13. Jahrhundert nachgewiesen werden, Hauptbücher von 1340 fand man beispielsweise in Genua. Das Jahr 1494
ist allerdings insofern für die Buchführung bedeutend, als in diesem Jahr der
Franziskanermönch Luca Pacioli ein Sammelwerk zur Darstellung der gesamten
Mathematik veröffentlichte und in diesem eine Abhandlung über die Buchführung enthalten war. Diese Abhandlung war nicht nur ein systematischer Überblick
über das System der doppelten Buchführung, sondern gleichzeitig eine praktische
Anleitung für Kaufleute.
Luca Pacioli begründet dieses Kapitel folgendermaßen:
Pacioli sagt: Damit die verehrten Untertanen des erlauchten und großmütigen
Herzogs von Urbino einen vollständigen Begriff der ganzen Ordnung des
Handels bekommen ... entschloss ich mich ... noch diese besondere, höchst
notwendige Abhandlung zu verfassen ... Damit beabsichtige ich, ihnen ausreichende und genügende Anweisungen zur ordnungsmäßigen Führung aller
ihrer Konten und Bücher zu geben.
Bis heute haben sich die von Pacioli aufgezeichneten Grundlagen der doppelten
Buchführung nicht geändert. Und manchmal vermisst man in Lehrbüchern unserer Tage die Deutlichkeit und Prägnanz in der Darstellung der grundlegenden
Prinzipien.
Pacioli begründet auch gleich zu Anfang, warum Buchhaltung für alle, die Handel
treiben, so enorm wichtig ist:
Pacioli sagt: Die dritte und letzte notwendige Sache ist, dass man mit schöner
Ordnung alle seine Geschäfte in gebührender Weise einträgt, damit man in
aller Kürze von jedem Kenntnis haben kann, sowohl von den Schulden als
auch von den Guthaben, denn auf anderes erstreckt sich der Handel nicht.
Dieser Teil ist ihnen sehr nützlich, weil es unmöglich sein würde, ihre Geschäfte anders zu leiten, als ohne die gebührende Ordnung der Buchungen,
und ohne irgendeine Ruhe wäre ihr Geist immer in großer Sorge.
118
Lese-Ausflug 8
Natürlich hat bis heute eine Spezialisierung stattgefunden. Unsere heutige Buchhaltung ist vielfältiger geworden und nur als Teil des „betrieblichen Rechnungswesens“ anzusehen. Diese Spezialisierung erfordert auch, dass die Buchhaltung
professionell – das heißt von Spezialisten – ausgeführt wird. Kaufleute, die keine
Buchhalter sind oder haben, geben diese Aufgabe deshalb gern an ihren Steuerberater ab. Trotzdem sollte jeder Kaufmann Buchhaltung verstehen und in den
Grundlagen erfassen können.
Alles, was Recht ist
Ein eigenes Gesetz zur Buchführungspflicht gibt es nicht. Allerdings finden sich in
einigen Gesetzbüchern Abschnitte und Paragrafen, welche die Pflicht zur Führung
von Büchern eindeutig regeln. Das trifft insbesondere zu auf
 Das Handelsgesetzbuch (HGB)
 Die Abgabenordnung (AO)
 Das Umsatzsteuergesetz (UStG)
 Das Gewerbesteuergesetz (GewStG)
 Das Einkommensteuergesetz (EStG) und
 Das Körpersteuergesetz (KStG)
Die wesentlichsten Vorschriften zur Führung von Büchern finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB).
§ 238 Abs. 1 HGB
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine
Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung
muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb
angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die
Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich
in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Die wichtigsten Merkmale, die sich daraus ableiten lassen sind:
 Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen
 und zwar nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
 Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit die Buchführung
verstehen können.
 Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen „zeitlich“ eingeordnet werden.
119
Am 22.6.1998 wurde das Handelsrecht in Wesentlichen Teilen reformiert. Eine
auch für die Buchführung wichtige Änderung betrifft die Kaufmannseigenschaft.
Gab es bisher in einem komplizierten System den Muss- und Sollkaufmann sowie
den Voll- und Minderkaufmann, so kennt das neue Recht nur noch den Kaufmann
(Istkaufmann und Kannkaufmann).
§ 1 HGB
(1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe
betreibt.
(2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.
§ 2 HGB
Ein gewerbliches Unternehmen, dessen Gewerbebetrieb nicht schon nach § 1
Abs. 2 Handelsgewerbe ist, gilt als Handelsgewerbe im Sinne dieses Gesetzbuchs, wenn die Firma des Unternehmens in das Handelsregister eingetragen ist ...
§ 5 HGB
Ist eine Firma im Handelsregister eingetragen, so kann gegenüber demjenigen, welcher sich auf die Eintragung beruft, nicht geltend gemacht werden,
dass das unter der Firma betriebene Gewerbe kein Handelsgewerbe sei.
Verkürzt kann gesagt werden:
 Kaufmann ist jeder, dessen Betrieb einen in kaufmännischer Weise organi-
sierten Geschäftsbetrieb erfordert.
 Nichtkaufmann ist der nicht in das Handelsregister eingetragene Gewerbetrei-
bende, dessen Betrieb eine kaufmännische Betriebsführung nicht erfordert.
Alle Kaufleute sind verpflichtet, Bücher zu führen; lediglich Nichtkaufleuten ist
dies also erlassen. Erfüllt allerdings ein Nichtkaufmann eine der folgenden Bedingungen, so muss auch er Aufzeichnungen in Form der Buchführung erstellen:
 Mehr als 500.000 Euro Umsatz jährlich (350.000 vor dem 1.1.2007)
 Gewinn von mehr als 30.000 Euro jährlich
120
Lese-Ausflug 8
Auch Freiberufler sind von der Buchführungspflicht befreit. Sie müssen dem Finanzamt gegenüber die Erlöse nur in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorlegen, welche die jährlichen Betriebserlösen die Betriebsausgaben gegenüberstellt. Dies kann in Form eines Kassenbuchs oder einer speziellen Überschussrechnung geschehen (AO § 140 f.). Dieses Verfahren wird auch vereinfachte
Gewinnermittlung genannt.
Bei einer freiberuflichen Tätigkeit handelt es sich um eine wissenschaftliche,
schriftstellerische, künstlerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit oder
um einen der namentlich im Gesetz aufgeführten „Katalogberufe“. Dazu gehören
zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten und Journalisten.
Zwei Begriffe treten Ihnen entgegen, wenn Sie einen neuen Mandanten anlegen
mit WISO Kaufmann, die meist – aber nicht immer – deckungsgleich mit den vorangegangenen Einstufungen sind: Soll- und Ist-Versteuerung.
Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung fällig, bei der Ist-Versteuerung mit dem Zahlungseingang.
Bei der Anlage eines Mandanten wird die Art der Versteuerung bereits abgefragt.
121
Nicht nur für Penible: Die Grundsätze
ordnungsmäßiger Buchführung
Das HGB weist in § 238 Abs.1 auf die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ hin. Nun ist es leider nicht so, dass diese „Grundsätze“ irgendwo
zusammenhängend in einem Gesetz niedergeschrieben sind. Vielmehr haben
sie sich aus der Praxis und der Rechtsprechung ergeben und ihren Niederschlag in vielen handelsund steuerrechtlichen Vorschriften gefunden. Das
Wesentliche davon findet man allerdings auch im Handelsgesetzbuch .
§ 239 HGB
(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen
Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet,
muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.
(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen
müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht
worden sind.
(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können
auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern
geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des
dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen ...
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
 Führung der Bücher in einer „verständlichen“ Sprache.
 Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung der Geschäfts-
vorfälle.
 Eintragungen dürfen nicht „unleserlich“ gemacht werden.
122
Lese-Ausflug 8
§ 242 HGB
(1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss
eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner
Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen ...
(2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und
Verlustrechnung) aufzustellen.
(3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.
 Der Kaufmann muss eine Eröffnungsbilanz bei Beginn und weiter jährlich
zum Abschluss eine Bilanz erstellen.
 Aufwendungen und Erträge sind in einer Gewinn- und Verlustrechnung
zum Ende des Geschäftsjahres aufzustellen.
§ 243 HGB
(1) Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen.
(2) Er muss klar und übersichtlich sein.
(3) Der Jahresabschluss ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufzustellen.
 Nochmalige Berufung auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
(GoB)
 Klarheit und Übersichtlichkeit sowie
 zeitgerechte Aufstellung.
§ 246 HGB
(1) Der Jahresabschluss hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden,
Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge zu enthalten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist ...
(2) Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten
verrechnet werden.
123
 Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung müssen vollständig sein
 Verrechnungsverbot.
Der Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung kann schwer
wiegende Folgen haben. Das reicht von der Schätzung der Besteuerungsgrundlage
durch die Finanzämter – was wahrscheinlich zu einer ungünstigeren Besteuerungsgrundlage führt – bis hin zu Strafverfahren mit Geld- und Freiheitsstrafen. Dies
vor allem dann, wenn Jahresabschlüsse verfälscht wurden oder im Konkursfall die
Verschleierung der betrieblichen Finanzsituation nachgewiesen werden kann.
Ausgerechnet: Das Bild des Unternehmens
Welche Buchhaltungssysteme gibt es?
Sprechen wir heute von Buchhaltung, so ist immer die „doppelte Buchhaltung“
gemeint. Das bedeutet nicht, dass die Buchführung doppelt gemacht werden muss.
Dieses System zeichnet sich vor allem dadurch aus,
 dass eine Buchung immer aus einer „Doppelbuchung“ besteht: einmal auf der
Sollseite eines Kontos und einmal auf der Habenseite eines anderen Kontos,
 sowie aus einer doppelten Gewinnermittlung: Betriebsvermögensvergleich
am Anfang und Ende des Geschäftsjahres (Bilanz) und die Aufstellung der
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) am Ende des Geschäftsjahres.
Es gibt noch ein zweites System: Die einfache Buchführung beziehungsweise Gewinnermittlung, die etwa in Form eines Kassenbuches oder einer Einnahme-Überschussrechnung geführt wird, weist je Vorgang nur eine Buchung auf. Mit der
Überschussrechnung legen Sie dem Finanzamt über Ihre Einkunftssituation Rechenschaft ab, wenn Sie von der doppelten Buchführung befreit sind. Diese Form der
Buchhaltung unterscheidet sich von jener nicht nur durch die einfache Buchung je
Vorgang, sondern auch noch durch die zeitliche Zuordnung der Geschäftsvorfälle:
 Bei der doppelten Buchführung werden die Geschäftsvorfälle nach ihrer
Zugehörigkeit zu einer zeitlichen Periode gebucht. Wird etwa im Dezember
schon die Miete für den Januar des folgenden Jahres gezahlt, so wird diese
Zahlung für das laufende Jahr im Jahresabschluss nicht berücksichtigt (man
sagt dann, es wird „abgegrenzt“).
 Bei der Überschussrechnung zählt der Zahlungszeitraum. In diesem Fall
würde die vorzeitige Mietzahlung den Überschuss mindern.
124
Lese-Ausflug 8
WISO Tipp
Da die doppelte Buchführung aussagekräftiger ist, als die einfache Buchführung in Form einer Überschussrechnung, empfiehlt sich auch dort die Führung einer doppelten Buchführung, wo zeitaktuelle Informationen über den
Geschäftsverlauf nötig sind, eine gesetzliche Anforderung aber eigentlich
noch nicht gegeben ist. Hinzu kommt, dass Verluste aus vergangenen Jahren
oder aus der Wertminderung von Geschäftsanteilen nur geltend gemacht werden können, wenn bilanziert wird.
Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen
Buchführung wird heute oft in einem Zusammenhang genannt, den man „betriebliches Rechnungswesen“ nennt. Dieses soll ein möglichst exaktes Abbild des
gesamten Unternehmensgeschehens liefern, sozusagen „ausrechnen“. Es sollen
also nicht nur die Vermögensverhältnisse dargestellt werden, sondern lückenlos
alle Vorgänge aufgezeichnet werden, die den Unternehmenserfolg bestimmen. Mit
dieser Aufzeichnung allein ist es aber nicht getan. Das Rechnungswesen soll die
Informationen auch „auswerten“ und damit zur „Überwachung“ der betrieblichen
Prozesse beitragen. Da die Überwachung alleine aber wiederum nicht ausreicht, ist
„Steuerung“ des Unternehmens angesagt und damit wird der Rahmen des Rechnungswesens in Richtung Unternehmensleitung auch schon gesprengt.
Im Einzelnen besteht das betriebliche Rechnungswesen aus folgenden Komponenten:
Die Geschäfts- und Finanzbuchhaltung ist allerdings ein ganz wesentlicher Teil
des betrieblichen Rechnungswesens. Hier werden alle Bestände und Bestandsveränderungen der Vermögens- und Kapitalteile des Unternehmens erfasst sowie der Werteverbrauch und -zuwachs aufgezeichnet. In der Summe ergibt diese
Aufzeichnung den – positiven oder negativen – Erfolg des Unternehmens, der in
der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung dokumentiert wird. Diese Aufzeichnungen sind immer zeitbezogen (für einen Monat, ein Quartal, ein Jahr und
so weiter), man spricht deshalb auch von einer Zeitrechnung.
Ergänzt wird die Finanzbuchhaltung durch die Kosten- und Leistungsrechnung
(man spricht auch manchmal von einer Betriebsbuchhaltung). Hier wird nur der
Teil der betrieblichen Vorgänge erfasst, der zur Erfüllung der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit nötig ist. Sämtliche Kosten werden neu in einer Kostenstellenrechnung auf alle betrieblichen Kostenstellen verteilt und anschließend in der
125
Kostenträgerrechnung stückbezogen über die Kalkulation und zeitbezogen in einer Erfolgsrechnung genutzt.
Die Betriebsstatistik wertet die Zahlen der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und
Leistungsrechnung aus und ergänzt diese gegebenenfalls durch Daten des allgemeinen Markt- und Wirtschaftsgeschehens. In der Planungsrechnung wird dann
versucht, in einer Vorschaurechnung eine Orientierung für die künftige Unternehmensentwicklung zu geben und damit die Entscheidungsfindung für alle betrieblichen Bereiche zu erleichtern.
Das Controlling wertet dann alle vorliegenden Informationen aus und erstellt
daraus ein betriebliches Kontroll- und Steuerungssystem, das führungsrelevante
Informationen liefern soll.
Das alles hört sich zunächst so an, als gelte es nur für große Unternehmen. Was
soll ein Handwerker oder ein Kleinbetrieb mit Kosten- und Leistungsrechnung,
Betriebsstatistik oder Planungsrechnung anfangen?
Betrachtet man es aber genauer, so ergibt sich ein anderes Bild. Die Geschäftsbuchhaltung gehört ja auf jeden Fall zu einem Unternehmen. Eine Kalkulation
wird auch jeder vornehmen: der Handwerker, der Händler und auch der Dienstleister. In die Kalkulation sollten aber möglichst Daten einfließen, die sehr eng
mit der Realität verbunden sind. Fiktive, nur angenommene Werte in einer Kalkulation können bewirken, dass der Unternehmenserfolg negativ ist, das heißt, es
kommt nicht das herein, was an Kosten und Aufwendungen herausgeht. Andererseits kann es aber auch zu unrealistischen Preisen führen, die am Markt nicht
akzeptiert werden. Damit sind wir bei der Kostenträger-Stückrechnung und der
Feststellung, dass eine Kosten- und Leistungsrechnung, zumindest in einer einfachen Form, zu fast jedem Unternehmen gehört.
Dass jeder Unternehmer den Betriebserfolg betrachtet und zu beurteilen versucht,
ist selbstverständlich. Die Daten liefert die Buchhaltung, wenn sie zeitgemäß und
im Sinne der Gesetzgebung geführt wird. Alles Zusätzliche erhöht die Sicherheit
der Beurteilung. Daten der zugehörigen Branche helfen, den eigenen Betrieb in
den Rahmen vergleichbarer anderer Betriebe einzuordnen. Ein gewisses Maß an
Vorausschau, an Planung, hilft ebenfalls, den Betrieb auch durch schwierige Zeiten zu bringen.
In diesem Zusammenhang ist es interessant, auf eine Anmerkung von Luca Pacioli zu schauen, der etwas über den Zweck des kaufmännischen Handelns seiner
Abhandlung zur Buchführung voranstellt:
126
Lese-Ausflug 8
Pacioli sagt: Man muss zuerst voraussetzen und sich vorstellen, dass jeder
Handelnde durch einen Zweck geleitet wird, und um diesen gebührend erreichen zu können, jede Anstrengung in seinem Vorgehen zu machen habe.
Das Ziel eines jeden Kaufmannes ist die Erwerbung eines erlaubten und
angemessenen Gewinns für seinen Unterhalt.
Der Spiegel des Unternehmens: Die Finanzbuchhaltung
Die weiteren Ausführungen in diesem Fachteil des Buches werden sich allerdings
ausschließlich mit der „Finanzbuchhaltung“ beschäftigen, dem Teil des Rechnungswesens, in dem die Geschäftsvorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst
und abgebildet werden. Wie der Name schon andeutet, wird diese Buchhaltung in
„Büchern“ erfasst, wobei die manuelle Buchführung heute immer mehr durch eine
EDV-Buchführung abgelöst wird.
Die Bücher der Buchhaltung
Da die Buchführung heute weitgehend über die EDV erledigt wird, ist es leider kaum noch im Bewusstsein, dass die Buchführung eigentlich aus verschiedenen „Büchern“ besteht. Es mag ketzerisch klingen bei einem Begleitbuch zu
einer Buchhaltungssoftware: Wir empfehlen aber trotzdem jedem, der sich mit
der Buchhaltung vertraut macht, sich solche handgeschriebenen Buchhaltungen
einmal anzusehen. Möglicherweise gibt es im eigenen Umfeld einen Kleinbetrieb,
der die Bücher noch so führt oder noch aufbewahrt hat aus Zeiten, wo diese mit
der Hand geführt wurden.
Eine andere Variante, sich der „Buchhaltung im wörtlichen Sinne“ anzunähern,
ist, im Schreibwarengeschäft Vordrucke für Journal und Hauptbuch zu erstehen
und die ersten Übungen mit der Hand durchzuführen. In einer Zeit, in der immer
nach dem Vorteil einer Handlungsweise gefragt wird, darf die Begründung für
diese Empfehlung natürlich nicht fehlen: Das Verständnis für die Zusammenhänge in der so genannten „Blackbox“ bei der elektronischen Buchhaltung wird
wesentlich erleichtert.
Als Erstes ist das Grundbuch oder das Journal zu nennen, in das die laufenden
Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge eingetragen werden. Hier finden sich
außerdem
 Die Eröffnungsbuchungen,
 die vorbereitenden Abschlussbuchungen und
 die Abschlussbuchungen.
127
Pacioli sagt: „Das zweite übliche Geschäftsbuch wird Journal genannt, auf
dem, wie schon gesagt, dasselbe Zeichen, wie auf dem Memorial anzubringen ist und dessen Blätter zu nummerieren sind ... Im Journal kannst Du
(da es Dein Geheimbuch ist) ausführlich berichten und alles buchen, was
Du an Mobilien und Immobilien besitzest ... Aber die Posten des besagten
Journals muss man zierlicher formen und einschreiben, wobei man weder zu
ausführlich noch zu kurz sein darf ...“
Das Journal ist also wichtig, um die Geschäftsvorfälle zeitlich einordnen zu können. Durch die Angabe der Belegnummer ist eine Rückverfolgung zum Originalbeleg jederzeit schnell möglich. Außerdem wird durch ein fortlaufend geführtes
Journal die Lückenlosigkeit der Buchhaltung Gewähr leistet. Wesentliche Anforderungen des HGB sind durch ein sauber geführtes Journal schon mal erfüllt.
Allerdings ist es schwierig, aus dem fortlaufenden Journal den Stand des Vermögens und der Schulden zu ersehen. Deshalb wird ein Hauptbuch geführt, das alle
Konten enthält, von der Eröffnungs- bis zur Schlussbilanz.
Pacioli sagt: „Hast du ordnungsmäßig alle Deine Posten in das Journal eingetragen, so ziehe sie dann aus diesem und übertrage sie in das dritte Buch,
das Hauptbuch, das man gewöhnlich mit doppelt soviel Blättern, wie das
Journal anlegt ...“
Im Hauptbuch finden wir die Konten mit ihrer Soll- und Haben-Einteilung, die
jederzeit den gewünschten Überblick Gewähr leisten. Dabei gilt, dass diese Einteilung auch bei einer EDV-gestützten Buchhaltung noch vorhanden ist, selbst
wenn die Bücher nicht in der Form geführt wurden, wie es übrigens schon bei
Luca Pacioli beschrieben ist und es bei uns noch bis vor gar nicht so langer Zeit
in vielen Kleinbetrieben Realität war.
Und noch etwas ist beim Hauptbuch wichtig: Hier ist die Kontrolle der gesamten
Buchhaltung möglich, indem die Soll- und Habenposten zusammenaddiert werden. Besteht keine Übereinstimmung, so ist die Buchhaltung fehlerhaft.
Pacioli sagt: „Die Bilanz des Hauptbuches muss gleich sein, das heißt, die
Summe soll gleich sein, ich sage weder Debitoren noch Kreditoren, sondern
die Summe des Habens muss gleich sein der Summe des Solls. Ist das nicht
der Fall, so ist ein Fehler im Buch.“
Außerdem gibt es noch eine Reihe von Nebenbüchern. Die wichtigsten sind:
128
Lese-Ausflug 8
 Die Lagerbuchhaltung
 Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
 Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
 Das Wechselbuch
In der Lagerbuchhaltung werden Aufzeichnungen über Bestände, Zugänge und
Abgänge der einzelnen Waren geführt. Die Zeit raubende Bestandsaufnahme (Inventur) kann durch die sorgfältige Führung einer Lagerbuchhaltung rationalisiert
werden oder gar ganz entfallen (etwa bei der permanenten Inventur, die das ganze
Jahr über stichprobenweise durchgeführt wird, und zwar so, dass einmal im Jahr
alle Artikel durchgeprüft wurden).
Bei der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, auch Offene-Posten-Buchhaltung
genannt, handelt es sich um die Auflistung der Verbindlichkeiten (Kreditoren = Lieferanten) und Forderungen (Debitoren = Kunden), die noch nicht ausgeglichen sind.
Hierbei werden keine echten Buchhaltungs-Konten geführt, sondern nur einzelne
Positionen aus den Konten übernommen. Bei Ausgleich einer Position durch Zahlung verschwindet der Posten. Es stehen also nur „offene Posten“ in diesen Listen.
In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Betriebes geführt. Mit der Buchhaltung findet dann meist monatlich
ein Abgleich der summierten Positionen statt.
Das Wechselbuch ist heute noch in vielen Betrieben üblich. Hier werden Besitzund Schuldwechsel aufgeführt und verwaltet. Es korrespondiert mit den entsprechenden Konten der Buchhaltung, enthält aber mehr Informationen als dort aufgenommen werden können.
Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto
Der Begriff Konto ist heute jedem geläufig. Zumeist ist damit das Bankkonto gemeint, das durchaus verschiedene Zustände haben kann (es ist ein positiver Geldbetrag darauf vermerkt, es ist nichts drauf oder es ist sogar ein negativer Geldbetrag eingetragen, das heißt es werden Schulden gegenüber der Bank ausgewiesen).
Wenn irgendjemand etwas angestellt hat, sagt man auch umgangssprachlich:
„Das geht auf sein Konto!“ Hier wurde dann ein negativer Eindruck „verbucht“.
Tatsächlich stammt dieser Begriff aus dem italienischen (conto = Rechnung).
Mit dem Konto ist es in der doppelten Buchführung wie im richtigen Leben: Es
hat zwei Seiten! In Anlehnung an die italienische „Urbedeutung“ können wir sagen: Es wird eine zweiseitige Rechnung geführt. Auf die eine Seite kommen zum
129
Beispiel die Einnahmen, auf die andere Seite die Ausgaben. Für die linke Seite hat
sich im Deutschen die Bedeutung SOLL eingebürgert, für die rechte Seite HABEN.
Wir können aber nicht grundsätzlich der Soll- und der Haben-Seite eine Bedeutung zuweisen. Das wird im Laufe dieses Buches noch herausgestellt werden.
SOLL und HABEN auf einem Konto sind zunächst für den Buchhalter Platzhalter,
denen erst mit der Art des Kontos eine bestimmte Bedeutung zufällt.
WISO Tipp
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich das zu merken, benutzen Sie eine
„Eselsbrücke“: Links ist die Seite mit dem „L“, also „SOLL“.
Im Gegensatz zum Konto ist der Kontokorrent eine laufende Rechnung in Listenform (ital. Conto corrente = laufende Rechnung). Diese Form ist aus den Bankkontoauszügen gut bekannt. Die Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung für
Freiberufler und andere Nicht-Buchführungspflichtige wird ebenfalls oft noch in
dieser Form geführt.
130
Lese-Ausflug 9
Lese-Ausflug 9
Erbsenzähler ...
Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur
Fängt man eine neue Sache an, ist es gut, zuvor eine Bestandsaufnahme zu machen. Dadurch wird nicht nur die Ausgangssituation klar und deutlich beschrieben, sondern auch schnell erkannt, was aus der Vergangenheit noch zu bewältigen
ist. Dies gilt ganz besonders für den Neubeginn einer geschäftlichen Tätigkeit und
für das Ende einer Geschäftsperiode (meistens des Geschäftsjahres). Handelsrecht
und Steuerrecht schreiben es dem Kaufmann vor, wann er eine solche Bestandsaufnahme vorzunehmen hat.
§ 240 HGB
(1) Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie
seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den
Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.
(2) Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein solches Inventar aufzustellen. Die Dauer des Geschäftsjahres darf zwölf Monate nicht überschreiten. Die Aufstellung des Inventars ist innerhalb der einem
ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken.
Weitere Vorschriften finden sich in: § 140 und § 141 Abs. 1 der Abgabenordnung
(AO). Zusammengefasst bedeutet dies:
 Das Inventar ist bei der Gründung oder Übernahme eines Unternehmens,
 am Schluss eines jeden Geschäftsjahres und
 bei der Auflösung oder Veräußerung des Unternehmens aufzustellen.
In dieser Bestandsaufnahme geht es vor allem darum, Vermögen und Schulden
des Unternehmens festzustellen. Dies geschieht durch eine mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme, die Inventur. Die Aufzeichnung dieser Bestandsaufnahme nennt man Inventar. Dieser Begriff entstammt wieder dem Lateinischen (inventarium = Verzeichnis des Vorgefundenen). Enthalten ist in diesem Verzeichnis
nicht nur der Wert, sondern auch Art und Menge der Vermögensgegenstände.
131
Pacioli sagt: „Zuerst muss der Kaufmann sein sorgfältiges Inventar in der
Weise abfassen, dass er immer zuerst auf ein Blatt oder in ein besonderes
Buch das einschreibt, was er in der Welt an Immobilien und Mobilien zu
besitzen glaubt, indem er immer mit den Dingen beginnt, die kostbar sind
und leicht verloren gehen können, wie bares Geld, Edelsteine, Silbergeräte
usw. ... Sodann muss man die anderen Vermögensteile der Reihe nach aufschreiben ... Dieses Inventar muss an ein und demselben Tage angefertigt
werden, sonst würde es den zukünftigen Handel stören.“
Im ursprünglichen Sinne versteht man unter einer Inventur immer die körperliche
Inventur, das heißt, es wird gezählt, was da ist. Möglich ist dies vor allem für alle
körperlichen Gegenstände wie Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Warenbestände und so weiter.
Was nicht gezählt werden kann, sind alle nichtkörperlichen Gegenstände. Dazu
gehören Bankguthaben und -schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten. Hier
findet dann eine Buchinventur statt. Die Werte können auf Grund von Belegen
(Kontoauszügen, Aufzeichnungen) ermittelt werden.
In der Praxis hat heute die Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens beim Geschäftsjahreswechsel die größte Bedeutung. Klassischer Fall ist die Stichtagsinventur. An einem bestimmten Termin (der übrigens auch über mehrere Tage gehen kann, wenn gewährleistet ist, dass keine sonstige Geschäftstätigkeit diesen
Vorgang beeinträchtigen kann) wird eine komplette mengenmäßige Bestandsaufnahme vorgenommen. Termin ist in der Regel der tatsächliche Jahresabschluss
(zum Beispiel 31.12.); man kann von diesem Termin jedoch auch geringfügig
abweichen. Eine Frist von 10 Tagen vor oder nach diesem Abschlussstichtag wird
im Allgemeinen toleriert. Zugänge und Abgänge in diesem Zeitraum müssen allerdings dokumentiert sein und in die Inventur eingerechnet werden.
Diese Art der Bestandsaufnahme ist aber oft arbeitsintensiv und aufwendig. Deshalb gibt es einige Vereinfachungsverfahren, die eine betriebsindividuelle Vorgehensweise ermöglichen:
§ 241 Abs. 1 – Die Stichprobeninventur
(1) Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter mathematischstatistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden ...
132
Lese-Ausflug 9
Die Stichprobeninventur ermittelt den Warenbestand also auf Grund anerkannter
mathematisch statistischer Verfahren durch Stichproben, die allerdings körperlich
aufgenommen werden müssen.
§ 241 Abs. 2 – Die permanente Inventur
(2) Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines Geschäftsjahres
bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände
für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge
und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt
festgestellt werden kann.
Die permanente Inventur ermöglicht eine Bestandsaufnahme ohne eine körperliche Gesamtaufnahme am Abschlussstichtag. Der Bestand wird dann aus einer
laufend und aktuell geführten Lagerkartei (heutzutage meist EDV-gestützt) übernommen. Wichtig ist, dass im Laufe des Geschäftsjahres jeder Artikel einmal
durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft wurde. Richtig angewandt ist die
permanente Inventur ein sehr rationelles Inventurverfahren. Die Inventur findet
quasi nebenher das ganze Jahr über statt.
§ 241 Abs. 3 – Die verlegte Inventur
(3) In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahres brauchen Vermögensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn
1. der Kaufmann ihren Bestand auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme oder auf Grund eines nach Absatz 2 zulässigen anderen Verfahrens ... in einem besonderen Inventar verzeichnet hat, das für einen
Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate
nach dem Schluss des Geschäftsjahres aufgestellt ist, und
2. auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines ... entsprechenden Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass
der am Schluss des Geschäftsjahrs vorhandene Bestand der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet werden kann.
Die verlegte Inventur ermöglicht eine Abweichung vom Abschlussstichtag von bis
zu 3 Monaten vor oder 2 Monaten nach dem Bilanzstichtag. Dabei können auch
die verschiedenen Vermögensgruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufgenommen werden. Eine „wertmäßige“ Fortschreibung zum Abschlussstichtag ist
aber zwingend erforderlich.
133
Moderne Warenwirtschaftssysteme erleichtern die Inventuraufgaben heute ungemein. Das beginnt mit dem Ausdruck von Zähllisten, die bei guter Lagerorganisation bereits so ausgedruckt werden, dass nicht jeder Artikel neu gesucht werden
muss, sondern alles nach der Reihe kommt. Und mittels moderner Technik (Nutzung von EAN-Strichcode und Lesegeräten) kann die Zählaufgabe weitgehend
automatisiert werden.
Solche Listen finden Sie im Modul Auftrag unter Abrechnung.
Hier finden Sie Hilfe bei WISO-Kaufmann für die Inventur
134
Lese-Ausflug 9
Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars
Die Aufzeichnung eines Inventars kann nicht irgendwie auf einem Zettel erfolgen.
Auch die Art und Weise der Aufzeichnung ist nicht beliebig. Heute haben sich
folgende Regeln durchgesetzt:
Das Inventar ist dreigeteilt in:
A) Vermögen
B) Schulden
C) Reinvermögen oder Eigenkapital
Das Vermögen ist geordnet nach der Flüssigkeit.
1. Zunächst kommt das langfristig genutzte Vermögen wie Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Geschäftsausstattung und so weiter. Man
spricht auch vom Anlagevermögen.
2. Dann kommt das Vermögen, das nur relativ kurzfristig im Unternehmen
verweilt: Bestände an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertige und fertige
Erzeugnisse, Forderungen und alle Geldmittel (Bar-, Bank- und Postgiroguthaben). Man spricht auch vom Umlaufvermögen.
Die Schulden werden nach der Fälligkeit geordnet:
1. An erster Stelle stehen hier die langfristigen Schulden (Hypotheken-, Darlehnsschulden).
2. Dann kommen die kurzfristigen Schulden (Lieferantenschulden, kurzfristige
Bankschulden und so weiter).
Das Eigenkapital (der Reinerlös oder Festkapital) ergibt sich aus der einfachen
Subtraktion der beiden vorangegangenen Gruppen. Wenn man vom Vermögen
die Schulden abzieht, bleibt das Eigenkapital übrig.
Bleibt nichts übrig oder ist das Eigenkapital gar negativ, so sind die Schulden
größer als das Vermögen. Dies ist in jedem Unternehmen eine kritische Situation,
zumindest dann, wenn sie über einen längeren Zeitraum anhält.
Bereits mit dem Inventar kann eine einfache Erfolgsrechnung durchgeführt werden, und zwar durch einen so genannten Betriebsvermögensvergleich. Dazu wird
vom Eigenkapital des aktuellen Inventars das Eigenkapital des vorangegangenen
Inventars abgezogen. Die Differenz ergibt den Gewinn (falls der Betrag positiv ist)
oder einen Verlust (bei einem negativen Ergebnis).
135
Das Einkommensteuergesetz (EStG) fasst die Definition, was Gewinn und Betriebsvermögen ist und wer dieses zu ermitteln hat genau in den Paragrafen 4 und 5.
§ 4 EStG
(1) Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am
Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des
vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen
und vermindert um den Wert der Einlagen ...
§ 5 EStG
(1) Bei Gewerbetreibenden, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen,
oder die ohne eine solche Verpflichtung Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen, ist für den Schluss des Wirtschaftsjahrs das Betriebsvermögen anzusetzen (§ 4 Abs. 1 Satz 1), das nach den handelsrechtlichen
Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auszuweisen ist ...
136
Lese-Ausflug 9
Beispiel: Inventar der Maschinenfabrik Schneider & Söhne, Stuttgart,
zum 31. Dez. 200x
€
€
A
Vermögen
I
Anlagevermögen
1.
Bebaute Grundstücke, Hauptstr. 77
2.
Gebäude, Hauptstr. 77
3.
Maschinen lt. Anlagenverz. 1
395.300,00
4.
Fuhrpark lt. Anlagenverz. 2
215.200,00
5.
Betriebs- und Geschäftsausstattung lt. Anlagenverz. 3
117.200,00
II
Umlaufvermögen
1.
Rohstoffe lt. Inventurliste 1
125.340,00
2.
Hilfsstoffe lt. Inventurliste 2
35.207,00
3.
Unfertige Erzeugnisse lt. Inventurliste 3
4.
Fertigerzeugnisse lt. Inventurliste 4
5.
Forderungen an Kunden, lt. OP-Aufst. 1
6.
Bankguthaben
340.000,00
2.917.000,00
19.201,00
490.709,00
376.720,00
Raiffeisenbank Stuttgart
13.303,00
Südwestbank Stuttgart
27.007,00
Summe des Vermögens
Schulden
I
Langfristige Schulden
1.
Hypothek Südwestbank Stuttgart
2.
Darlehn Südwestbank Stuttgart
907.000,00
3.
Darlehn Raiffeisenbank Stuttgart
85.000,00
II
Kurzfristige Schulden
1.
Kontokorrent Deutsche Bank, Stuttgart
257.300,00
2.
Verbindlichkeiten an Lieferanten lt. OP-Aufstellung 2
877.350,00
Summe der Schulden
40.310,00
5.072.187,00
B.
C.
670.457,00
2.130.000,00
3.122.000,00
1.134.650,00
4.256.650,00
Ermittlung des Eigenkapitals
Summe des Vermögens
5.072.187,00
–
4.256.650,00
Summe der Schulden
= Eigenkapital (Reinvermögen)
815.537,00
137
WISO Tipp
Die Inventarerstellung wird kaum von einem Buchhaltungsprogramm übernommen. Meist lassen sich aber aus den Programmmodulen (zum Beispiel
der Anlagenbuchhaltung) wesentliche Details für die Inventur herausholen. Mit
einer Tabellenkalkulation bringen Sie die Inventur in eine ansprechende Form.
Bilanz – die Waagschale des Unternehmens
Wenn jemand sagt, dass eine Bilanz zu ziehen sei, so bedeutet das meist, sich darüber klar zu werden, wie die augenblickliche Situation gerade ist. Dabei werden
alle positiven den negativen Gegebenheiten gegenübergestellt und gegeneinander
„abgewogen“. Wiegt die positive Seite schwerer, so ist das ein gutes Zeichen. Ist
die Situation andersherum, so ist meist Anlass zur Veränderung gegeben. Die
„Waage“ ist deshalb nicht nur als bildhafter Vergleich zu sehen; der Begriff selbst
kommt tatsächlich aus dem Italienischen und bedeutet bilancia = Gleichgewicht
der Waage.
Die Bilanz in der Buchhaltung hat eine ähnliche Funktion. Anders als beim Inventar werden Vermögen und Schulden einander gegenübergestellt. Besteht eine
Differenz (der Buchhalter sagt dazu „Saldo“) auf der Seite der Schulden, so ist Aktivkapital (das heißt Eigenkapital) vorhanden. Findet sich der Saldo auf der Seite
des Vermögens, so ist Passivkapital (das heißt Verlust) entstanden. Wem dies nicht
sofort deutlich wird, behelfe sich wieder mit einem bildhaften Vergleich: Differenz
bedeutet ja, es ist „weniger“ auf der Waagschale. Weniger auf der Waagschale
Vermögen muss demnach bedeuten, das Vermögen reicht nicht aus, um die Schulden zu decken. Umgekehrt ist es natürlich besser.
Pacioli sagt: „Nachdem man diese Dinge gut gemerkt hat, muss man jetzt die
Art angeben, wie man von einem Buch in das andere überträgt, wenn man
das Buch zu wechseln wünscht, weil es vollgeschrieben ist oder weil ein
neues Jahr beginnt, wie es in berühmten Orten Sitte ist, welche die großen
Kaufleute jedes Jahr, besonders für neue Jahreszahlen immer beobachten.
Dieser Vorgang, zusammen mit den folgenden, heißt die Bilanz des Buches.“
Die linke Seite der Bilanz wird als Aktiva, die rechte Seite der Bilanz als Passiva
bezeichnet. Die formelle Gliederung einer Bilanz ist im Handelsgesetzbuch festgelegt. Ebenso wie beim Inventar werden die Vermögenswerte nach ihrer Flüssigkeit
und die Kapitalpositionen nach ihrer Verfügbarkeit (der Fälligkeit) geordnet.
138
Lese-Ausflug 9
§ 266 HGB
(1) Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen. Dabei haben große und mittelgroße Kapitalgesellschaften ... auf der Aktivseite die in Absatz 2 und auf
der Passivseite die in Absatz 3 bezeichneten Posten gesondert und in der
vorgeschriebenen Reihenfolge auszuweisen. Kleine Kapitalgesellschaften ...
brauchen nur eine verkürzte Bilanz aufzustellen, in die nur die in den Absätzen 2 und 3 mit Buchstaben und römischen Zahlen bezeichneten Posten
gesondert und in der vorgeschriebenen Reihenfolge aufgenommen werden.
(2) Aktivseite:
A. Anlagevermögen:
I. Immaterielle Vermögensgegenstände:
1. Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte;
2. Geschäfts- oder Firmenwert;
3. geleistete Anzahlungen.
II. Sachanlagen:
1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten;
2. technische Anlagen und Maschinen;
3. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung;
4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau.
III. Finanzanlagen:
1. Anteile an verbundenen Unternehmen;
2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen;
3. Beteiligungen;
4. Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungs
verhältnis besteht;
5. Wertpapiere des Anlagevermögens;
6. sonstige Ausleihungen.
139
B. Umlaufvermögen:
I. Vorräte:
1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe;
2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen;
3. fertige Erzeugnisse und Waren;
4. geleistete Anzahlungen.
II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände:
1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen;
2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen;
3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungs
verhältnis besteht;
4. sonstige Vermögensgegenstände.
III. Wertpapiere:
1. Anteile an verbundenen Unternehmen;
2. eigene Anteile;
3. sonstige Wertpapiere.
IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben,
Guthaben bei Kreditinstituten.
C. Rechnungsabgrenzungsposten
(3) Passivseite:
A. Eigenkapital:
I. Gezeichnetes Kapital;
II. Kapitalrücklagen;
III. Gewinnrücklagen:
1. gesetzliche Rücklage;
2. Rücklage für eigene Anteile;
140
Lese-Ausflug 9
3. satzungsmäßige Rücklagen;
4. andere Gewinnrücklagen.
IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag;
V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag.
B. Rückstellungen:
1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen;
2. Steuerrückstellungen;
3. sonstige Rückstellungen.
C. Verbindlichkeiten:
1. Anleihen, davon konvertibel;
2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten;
3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen;
4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen;
5. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel;
6. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen;
7. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht;
8. sonstige Verbindlichkeiten,
davon aus Steuern,
davon im Rahmen der sozialen Sicherheit.
D. Rechnungsabgrenzungsposten.
Das Handelsgesetzbuch schreibt die Form der Bilanz also sehr genau vor:
 Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen
 Eine bestimmte Gliederung ist einzuhalten
Kleine Kapitalgesellschaften können aber eine vereinfachte Gliederung wählen:
Dabei fallen die Positionen der 3. Gliederungsstufe heraus (also alles, was hinter
arabischen Zahlen aufgeführt ist). Was sind aber kleine Kapitalgesellschaften?
141
§ 267 HGB Abs. 1
Kleine Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale nicht überschreiten:
1. Fünf Millionen dreihundertzehntausend Deutsche Mark Bilanzsumme
nach Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags ...
2. zweiundvierzig Millionen vierhundertachtzigtausend Deutsche Mark Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag.
3. Im Jahresdurchschnitt fünfzig Arbeitnehmer.
Vereinfacht bedeutet das:
 5.310.000 DM Bilanzsumme (gegebenenfalls reduziert um den Verlust)
 42.480.000 DM Umsatzerlöse des Abschlussgeschäftsjahres
 50 Arbeitnehmer beschäftigt im Jahresdurchschnitt.
Die Bezeichnungen Aktiva und Passiva (auch: Aktivseite und Passivseite) können
Sie durchaus wörtlich nehmen: Die Aktivseite enthält Informationen darüber, wie
die Mittel angelegt wurden (wie investiert wurde). Noch etwas deutlicher: was mit
den zur Verfügung stehenden Mitteln „aktiv“ gemacht wurde. Die Passivseite gibt
Auskunft darüber, wo die Mittel herkommen (wie finanziert wurde), oder anders
gesagt: wer jetzt „passiv“ über dieses Mittel verfügt.
Bei genauerem Hinsehen werden Sie feststellen, dass die Bilanz nichts anderes
ist als ein kurz gefasstes und anders aufgegliedertes Inventar, dessen Erstellung
ebenso vom Gesetzgeber verlangt wird. Sie unterscheidet sich aber dadurch, dass
im Inventar Mengen, Einzelwerte und Gesamtwerte aufgeführt werden. In der Bilanz genügt die Aufführung der Gesamtwerte der einzelnen Positionen.
Für die Erstellung der Bilanz gelten einige Grundsätze:
 Der Grundsatz der Bilanzwahrheit besagt, dass man weder etwas weglassen
noch etwas hinzufügen darf.
 Der Grundsatz der Bilanzklarheit bedeutet, dass die Bilanz übersichtlich sein
und Menschen mit Sachverstand einen Einblick in die Vermögensverhältnisse des Unternehmens geben muss.
 Der Grundsatz der Bilanzkontinuität drückt aus, dass die verschiedenen Bilan-
zen eines Unternehmens einander in Aufbau und Inhalt entsprechen müssen.
142
Lese-Ausflug 9
Außerdem sind ständig gleiche Bewertungsgrundsätze zu benutzen. Der Gestaltungsspielraum bei der Erstellung einer Bilanz ist also nicht allzu groß. Handelsund steuerrechtliche Vorschriften sind immer zu berücksichtigen.
Ein wichtiger formaler Anspruch an eine Bilanz ist, dass sie immer vom Unternehmer unterzeichnet sein muss!
§ 245 HGB
Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so
haben sie alle zu unterzeichnen.
Die Bilanz ist Ausgangspunkt einer Buchführung (Eröffnungsbilanz) und Endpunkt einer Buchführung (Schlussbilanz). Sie wird zur Bestandsklärung auch in
kürzeren Zeiträumen, (etwa als Monats- oder Quartalsbilanz) erstellt oder für bestimmte Zwecke weiterentwickelt (so zum Beispiel die Bewegungsbilanz, um die
Zahlungsströme zwischen zwei Bilanzzeitpunkten zu ermitteln).
Die Beispiel-Bilanz, die aus dem Beispiel-Inventar der Maschinenfabrik Schneider
& Söhne entwickelt werden kann, sieht folgendermaßen aus:
Der Ausdruck einer Bilanz gehört heute zu den gängigen Merkmalen einer Buchhaltungssoftware. Bei WISO Kaufmann ist diese Option im Modul FiBu unter Abrechnung - Kontengliederungen drucken zu finden:
143
Die Bilanz wird von Buchhaltungsprogrammen als „Auswertung“ geführt.
Wer keine Bilanz, sondern eine Einnahme- Überschussrechnung benötigt,
findet diese im gleichen Menü.
WISO Tipp
Beachten Sie aber, dass der einfache Ausdruck der Bilanz zum Jahresende
noch nicht unbedingt die sinnvoll richtige Bilanz für den Jahresabschluss ist.
Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater und nehmen Sie Abschlussbuchungen erst nach seinen Vorgaben vor!
Wie lange müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden?
Dass Unterlagen der Buchhaltung nicht einfach vernichtet werden können, müsste
auch ohne gesetzliche Regelung jedem deutlich sein. Einmal ist ja jeder Unternehmer trotz positiver Ausrichtung auf die Zukunft auch auf Daten der Vergangenheit angewiesen. Zum anderen interessiert sich auch das Finanzamt für diese
144
Lese-Ausflug 9
Aufzeichnungen, um bei Bedarf eine Prüfung vornehmen zu können, die feststellt, ob Steuererklärungen korrekt abgegeben wurden. Die Aufbewahrungsfrist
ist allerdings begrenzt. Die gesetzlichen Grundlagen dazu finden sich wieder im
Handelsgesetzbuch (HGB):
§ 257 HGB
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte ...
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden
Büchern (Buchungsbelege).
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die
sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres,
in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar
aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der
Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesand
worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Dieser Paragraf regelt deutlich:
 10 Jahre sind Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und so weiter, sowie die
Buchungsbelege
 6 Jahre Geschäftsbriefe (der Gesetzgeber spricht von „Handelsbriefen“) be-
ziehungsweise deren Kopien
aufzuheben.
In mittleren und großen Unternehmen mit erheblichem Beleganfall kann es Sinn
machen, nicht die Belege selbst, sondern eine Kopie mittels Mikrofilm oder einem
anderen Datenträger aufzubewahren. Auch hierzu hat das HGB etwas zu sagen:
145
§ 257 HGB
Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernabschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt
werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich
und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar
gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit
innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt
aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1
aufbewahrt werden.
Bilanzen und Jahresabschlüsse dürfen also nicht ausschließlich auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Auch das Original ist zehn Jahre lang vorzuhalten.
Für den Rest der Buchhaltungsunterlagen gilt, dass ein Gerät zur jederzeitigen
Sichtbarmachung der Belegkopien vorhanden ist. Die Aufbewahrung auf sonstigen Datenträgern (Diskette, Festplatte, Magnetband, CD-ROM) ist zwar theoretisch möglich, scheitert momentan aber noch an der Sicherheit bei langfristiger
Aufbewahrung. Kein (magnetischer und optischer) Datenträger kann bisher die
Daten über die vorgeschriebene Zeit (6 beziehungsweise 10 Jahre) mit absoluter
Sicherheit aufbewahren.
146
Lese-Ausflug 10
Lese-Ausflug 10
Ordnungsmacht: Beleg, Satz und ...
Was ist ein Beleg?
In der Buchhaltung werden die Vorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst und
abgebildet. Aus ihnen ergibt sich der Zustand des Unternehmens in Vermögen
und Schulden (statisch: Bilanz) und die Ertragslage des Unternehmens in Gewinn
und Verlust (periodenbezogen: Gewinn- und Verlustrechnung). All diesen Vorgängen liegen Belege zugrunde. Oder anders gesagt: Alles, was Auswirkungen
hat, spiegelt sich in einem Beleg wieder. Auf Grund dieser Belege wird gebucht.
Einer der wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung lautet deshalb:
Keine Buchung ohne Beleg
Belege entstehen im Geschäftsalltag. Sie gelangen von außen (als Fremdbeleg)
und innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung. Fremdbelege sind zum Beispiel:
Eingangsrechnungen und Gutschriften von Lieferanten, Kontoauszüge der Banken, Quittungen, Postbelege. Beispiele für Eigenbelege sind: Kopien von Ausgangsrechnungen, Lohn- und Gehaltslisten, Materialentnahmescheine, Spesenabrechnungen, selbst ausgestellte Quittungen und so weiter. Fehlt für irgendeinen
Vorgang ein Beleg, so kann ein Ersatzbeleg erstellt werden, der neben Datum,
Grund und Höhe der Einnahme oder Ausgabe möglichst auch einen Hinweis auf
den Grund für die Ausstellung des Ersatzbelegs angibt.
WISO Tipp
Es gibt zahlreiche Situationen, in denen ein Beleg nicht zu erbringen ist – sei
es an der Parkuhr, in der Telefonzelle und durchaus auch einmal im Geschäft,
in dem Sie von der Bedienung unfreundlich angeschaut werden, weil hinter
Ihnen eine Reihe anderer Kunden wartet. Dann nehmen Sie den Kassenbon
für die belegten Brötchen mit und machen daraus einen Eigenbeleg, in dem
Sie die nötigen Angaben ergänzen. Oder – wenn Sie gar nichts an „Beleg“ haben – machen Sie Ihre Angaben auf einem weißen Blatt Papier. Am besten ist
es, wenn Sie einen solchen „Eigenbeleg“ dann auch noch von einem Zeugen
mit abzeichnen lassen. Vorsteuerabzug mit solch einem Beleg ist allerdings
nicht möglich.
147
Vom Beleg zur Buchung
Ein Beleg ist also immer der Ausgangspunkt für eine Buchung in der Buchhaltung. Der Weg des Belegs durch die Buchhaltung ist in der Regel folgender:
 Der Beleg wird zunächst geprüft, sowohl sachlich als auch rechnerisch.
 Dann werden die Belege für die Buchung vorbereitet. Sie erhalten eine fort-
laufende Nummer und die Kontierung, das heißt, der Buchungssatz wird auf
dem Beleg vermerkt in Form der Kontennummern.
 Oft werden die Belege noch sortiert (zum Beispiel nach dem Buchungsvor-
gang, dem Ablagesystem).
 Nun werden die Belege gebucht. Um eine eindeutige Zuordnung zwischen
Beleg und Buchung zu erzeugen, wird mindestens die Belegnummer und die
Belegart bei der Buchung angegeben.
 Anschließend werden die Belege mit einem Buchungsvermerk versehen und
abgelegt.
Eine übersichtliche Belegablage ist Grundvoraussetzung für eine ordnungsmäßige
Buchführung.
EDV und Buchhaltung
Buchhaltung wird heute weitgehend mithilfe der EDV geführt. Die Vorteile liegen
auf der Hand:
 Der Computer übernimmt aufwendige Zuordnungsaufgaben schneller und
sicherer als der Mensch.
 Abschlüsse erledigt der Computer ebenfalls schneller und genauer, da es
sich um systematisierbare Aufgaben handelt.
 Auswertungen können fast beliebig aus dem vorhandenen Zahlenmaterial
und mit wenig Aufwand erstellt werden.
 Vorgänge können wiederholt werden. Sind Buchungen für einen Abschluss
vergessen worden, so können diese eingegeben und der Abschluss wiederholt werden, ohne dass viel Aufwand betrieben werden muss.
Es lassen sich aber auch Nachteile der EDV-Buchführung ausmachen. Der Wesentlichste ist, dass es sich um ein Blackbox-System handelt. Der Anwender sieht
nicht mehr, wie es drinnen aussieht. Auch Fachwissen ist nur noch begrenzt für
die Buchungserfassung nötig. Man braucht sich ja nur vom Programm leiten las148
Lese-Ausflug 10
sen, und die Buchhaltung „geschieht wie von selbst“. Das ist aber ein Trugschluss!
Das Programm nimmt lediglich die Routinearbeiten und das Verbuchen ab. Was
aber auf den Konten steht, wird nach wie vor von den buchenden Personen bestimmt. Auf gediegene Grundkenntnisse der doppelten Buchführung ist deshalb
auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht zu verzichten.
Auch der Gesetzgeber trägt dem Trend zur EDV-Buchführung Rechnung und hat
die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Speicherbuchführung“ (GoS) erlassen. Diese Grundsätze sind vom „Ausschuss für wirtschaftliche Verwaltung in Wirtschaft
und öffentlicher Hand e.V. (AWV), Eschborn“ unter Mitwirkung einer Arbeitsgruppe „Speicherbuchführung“ der obersten Finanzbehörden des Bundes und der
Länder ausgearbeitet worden. Einige wesentliche Auszüge daraus werden in den
folgenden Texten aufgeführt.
Zunächst gilt für die Anwendung der GoS:
Anwendung der GoS
I. Rechtsgrundlage, Wesen und Anwendungsbereich
Nach § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung 1977 (AO) können die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht ...
Mit den GoS sollen die allgemeinen GoB insbesondere für den Bereich der
Speicherbuchführung ergänzt werden. Deren Ordnungsmäßigkeit richtet sich
grundsätzlich nach den gleichen Vorschriften und Grundsätzen, die auch für
die anderen Buchführungsformen maßgebend sind ...
II. Belegaufbereitung und Belegfunktion.
Bei ADV -Buchführung kann durch Programm sichergestellt werden, dass
alle Vorgänge vergleichbarer Ausgangslage einheitlich verarbeitet werden.
Es ist in einem solchen Fall nicht erforderlich, die Verarbeitung jedes einzelnen Vorgangs zu belegen, sondern es genügt, wenn der Nachweis für dieselbe
Kategorie von Buchungsvorfällen nur einmal geführt wird ...
Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen.
149
III. Buchung
Eine „verarbeitungsfähige Speicherung“ eines Geschäftsvorfalls ... ist gegeben, wenn nach der Organisation und Technik der jeweiligen Buchführung
alle Voraussetzungen für die endgültige Verarbeitung der Angaben über den
Geschäftsvorfall, insbesondere auch für seine sach- und personenkontenmäßige Verbuchung, vorliegen und die Daten außerdem gegen eine unbefugte
oder unkontrollierbare Veränderung gesichert sind ...
IV. Dokumentation und Prüfbarkeit
Für jedes ADV-Verfahren ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation). Unter einer Dokumentation ist im Zusammenhang mit
ADV-Buchführungen eine Sammlung von Unterlagen zu verstehen, die sicherstellen soll, dass solche Buchführungen innerhalb angemessener Zeit
prüfbar sind ...
Daraus ergibt sich, dass nicht irgendwie mit dem Computer Buchführung gemacht
werden kann. Wer sich ein Buchführungsprogramm „bastelt“ – sei es durch direkte Programmierung oder über eine Anwendung wie eine Tabellenkalkulation
– hat zunächst eine ausreichende Dokumentation darüber zu erstellen. Nur dann
erkennt das Finanzamt diese Buchhaltungssoftware an. Bei Kauf eines Buchhaltungsprogramms ist darauf zu achten, dass es den GoB/GoS entspricht. Bei WISO
Buchhaltung ist dies der Fall.
Auch wenn es sich im Text zur Anwendung der GoS so anhört: Auf Belege kann
auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht verzichtet werden. Nur bei standardisierten Buchungsvorgängen kann auf „traditionelle“ Belege dann verzichtet werden,
wenn über das Verfahren eine Dokumentation vorliegt, die belegt, dass der „Dauerbeleg“ den GoB entspricht.
GoS (in Auszügen)
1. Einleitung
1.0 Die elektronische Datenverarbeitung (EDV) löst zunehmend die alten
Buchführungstechniken ab. So können die Handelsbücher, Bücher und die
sonst erforderlichen Aufzeichnungen mithilfe der Speichertechnik der EDV
geführt werden (Speicherbuchführung). ...
1.2 Die Speicherbuchführung besteht darin, dass die Buchungen auf maschinell lesbaren Datenträgern aufgezeichnet (gespeichert) und bei Bedarf
für den jeweils benötigten Zweck einzeln oder kumulativ (verdichtet) lesbar
gemacht werden. Die Buchungen müssen insbesondere einzeln und geordnet
150
Lese-Ausflug 10
nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden
sowie nach Abschlusspositionen dargestellt werden können. Sie müssen jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können ...
1.3 Für die Speicherbuchführung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger
Buchführung in gleicher Weise wie für andere Techniken der Buchführung ...
2. Belegaufbereitung und Belegfunktion
2.0 Buchungen müssen auch bei der Speicherbuchhaltung durch Einzel-,
Sammel- oder Dauerbelege (Eigen-, Fremdbelege) nachgewiesen werden.
2.1 Die Belege sind so aufzubereiten, dass eine ordnungsmäßige Verarbeitung in der Speicherbuchführung möglich ist und die sachliche und zeitliche
Zuordnung der Geschäftsvorfälle nachgeprüft werden kann ...
3.Buchung
3.0 Geschäftsvorfälle sind ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem
Ordnungsprinzip zeitgerecht erfasst und mit Zuordnungsmerkmalen (Kontenfunktion) und Identifizierungsmerkmalen (Belegfunktion) auf einem Datenträger ... verarbeitungsfähig gespeichert sind. Die Vollständigkeit und die
formale Richtigkeit der Datenerfassung müssen gewährleistet sein.
3.1 Wird eine Buchung verändert, so muss ihr ursprünglicher Inhalt feststellbar bleiben, zum Beispiel durch Protokolle (Fehlerlisten) über durchgeführte Änderungen. Diese Änderungsnachweise sind aufzubewahren.
3.2 Werden Daten vor dem Abschluss der Buchungen, zum Beispiel wegen
offenbarer Unrichtigkeit geändert, braucht der ursprüngliche Inhalt nicht
feststellbar zu sein.
4. Kontrolle und Abstimmung
4.0 Die Vollständigkeit der auf Datenträgern aufgezeichneten Buchungen
sind durch geeignete organisatorische Vorkehrungen, zum Beispiel durch
programmierte und/oder andere Kontrollen, sicherzustellen. Für Aufzeichnungen über Kontrollen und Abstimmungen gelten, soweit sie Buch- oder
Belegfunktion erfüllen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
5. Datensicherung
5.0 Der Buchführungspflichtige ist während der Aufbewahrungsfristen für
die sichere und dauerhafte Speicherung der Daten verantwortlich; er hat sie
vor Verfälschung zu schützen ...
151
6. Dokumentation und Prüfbarkeit
6.0 Die Speicherbuchführung muss wie jede Buchführung von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit
prüfbar sein.
Bei genauer Betrachtung dieser Grundsätze zeigt sich, dass auch bei der Buchführung mittels EDV nicht auf Grundsätzliches verzichtet werden kann. Das Programm mag einiges an Arbeit abnehmen. Fehler können aber auch hier nicht
einfach ungeschehen gemacht werden.
An dieser Stelle bietet die EDV-Buchführung aber eine erhebliche und erlaubte
Erleichterung: Buchen ist nämlich auf zwei Arten möglich: im Dialog und als
Stapel. Im ersten Fall fragt das Programm über eine Erfassungsmaske oder so
genannte Dialogbox alle benötigten Details für eine Buchung (Konten, Belegnummer, Belegtext, Beträge) ab und führt anschließend die Buchung aus. Jetzt
gilt 3.1 der GoS: Eine Veränderung dieser Buchung ist „undokumentiert“ nicht
mehr möglich.
Diese Art der Dialogbuchung bietet sich deshalb nur bei Einzelbuchungen und
größtmöglicher Sicherheit, dass keine Fehler im Buchungssatz enthalten sind, an.
Andernfalls – und das trifft sicherlich auf die meisten Buchungsvorgänge im Alltag zu – wählt man die Stapelbuchung. Hierbei werden alle anliegenden Buchungen ebenfalls über eine Erfassungsmaske oder Dialogbox erfasst. Diese werden
dann aber nicht gleich verbucht, sondern in einem Stapel abgelegt. Es ist jetzt
möglich, jede Buchung noch einmal zu prüfen und zu kontrollieren. Das kann am
Bildschirm passieren oder auch auf einem Ausdruck des Stapels. Innerhalb dieses
Stapels ist jede Korrektur „undokumentiert“ möglich (3.2 der GoS), zum Beispiel
auch das Löschen kompletter Buchungssätze.
Die Art und Weise, wie zwischen Stapel und Dialog gewechselt wird, beziehungsweise wie Stapelbuchungen in die eigentliche Buchhaltung übernommen werden,
ist von Programm zu Programm unterschiedlich. Bei WISO Buchhaltung buchen
Sie zunächst immer im Stapel.
152
Lese-Ausflug 10
Erst der Buchungslauf für das Hauptbuch übernimmt die Buchungen aus dem Stapel
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung
Im Verlauf dieses Buches wurde bereits mehrfach vom „Buchungssatz“ gesprochen. Es ist längst fällig, diesen Begriff zu erläutern. Vereinfacht gesagt ist ein
Buchungssatz eine Anweisung, auf welchen Konten – und auf welcher Kontoseite
– bei einem Geschäftsvorgang gebucht werden soll. Jedem Geschäftsvorgang liegt
ein Beleg zugrunde und von jeder Buchung wird ein Buchungssatz gebildet. Für
den erfahrenen Buchhalter in der Praxis besteht der Buchungssatz in einer Eintragung der Konten auf dem Beleg (oder in eine Buchungsliste), der anschließend
manuell oder per EDV ins Journal aufgenommen wird. Während des Erlernens
(im Selbststudium oder in Lehrgängen und Schulen) werden die Buchungssätze
ausformuliert.
153
Pacioli sagt: „Du musst wissen, dass von allen Posten, die Du im Journal gebucht
hast, im Hauptbuch immer je zwei zu bilden sind, nämlich einer im Soll und einer
im Haben ...“
Ein einfacher Buchungssatz hat immer die Form:
SOLL an HABEN, Betrag.
Solch ein Buchungssatz könnte sein:
Kasse an Bank, 2.000 Euro.
Für den Buchhalter bedeutet dies: 2.000 Euro in die Kasse gelegt (Buchung auf
der Soll-Seite des Kontos), die zuvor von der Bank abgehoben wurden (Buchung
auf der Habenseite des Kontos). Der zugrunde liegende Beleg ist in der Regel der
Kontoauszug der Bank.
„Moment!“ werden Sie vielleicht sagen. „Wieso steht der Betrag bei der Kasse
im Soll und bei der Bank im Haben? In die Kasse haben wir doch gerade etwas
hineingelegt und bei der Bank weggenommen? Auf dem Kontoauszug der Bank
erscheinen doch alle negativen Buchungen (also, wenn wir etwas abheben) im
Soll und wenn etwas hinzukommt im Haben!“
Von diesem Vergleich müssen Sie sich zunächst befreien. Was wie auf den Konten
innerhalb einer Buchführung gebucht wird, hängt davon ab, um welche Konten
es sich handelt. Die Seiten der Bilanz heißen nicht SOLL und HABEN, wie bei
den einzelnen Konten, sondern AKTIVA und PASSIVA. Entsprechend heißen die
Konten, die aus der Aktivseite der Bilanz entwickelt werden, Aktivkonten. Bei den
Aktivkonten stehen im Soll grundsätzlich der Anfangsbestand und die Zugänge.
Im Haben werden die Abgänge eingetragen und der Endbestand ermittelt. Da
Kasse und Bank beides Aktivkonten sind (die Bank zumindest in diesem Beispiel),
müssen die Einträge entsprechend dem obigen Buchungssatz behandelt werden.
Die Kasse ist „Schuldner“ der Bank. Sie hat von dieser den Geldbetrag bekommen.
Entsprechend findet eine Eintragung im Soll bei der Kasse und im Haben bei der
Bank (sie ist „Gläubiger“) statt.
Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen
Was ein Konto ist, wurde in einem vorangegangenen Kapitel bereits knapp erläutert. Die Ausführungen zum „Buchungssatz“ machen aber bereits deutlich, dass es
ein differenzierteres Bild der Konten in der Buchhaltung gibt.
154
Lese-Ausflug 10
Die Bilanz muss vor Beginn der eigentlichen Geschäftstätigkeit in Konten aufgelöst werden, ganz gleich, ob bei Beginn der Geschäftstätigkeit überhaupt oder zu
Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Aus dieser Auflösung resultieren bereits zwei
Arten von Konten: die Aktivkonten – die im vorangegangenen Abschnitt zum
Buchungssatz bereits erläutert wurden – und die Passivkonten. Diese Aktiv- und
Passivkonten werden auch Bestandskonten genannt, da auf ihnen die Bestände
des Unternehmens enthalten sind (also alles das, was im Inventar erwähnt wird).
Darüber hinaus gibt es aber auch noch die Erfolgskonten, auf denen die eigentlichen Unternehmenserfolge sichtbar werden. Auf diesen Erfolgskonten werden die
Erträge und Aufwendungen des Unternehmens gebucht. Sind die Erträge größer
als die Aufwendungen, ergibt sich ein Gewinn. Sind die Aufwendungen größer als
die Erträge, so ergibt sich ein Verlust. Die Zusammenfassung aller Erfolgskonten
findet (beim Monats- und Jahresabschluss) in der Gewinn- und Verlustrechnung
(der so genannten GuV-Rechnung) statt.
Um die Buchhaltung möglichst einheitlich zu gestalten, wurden so genannte Kontenrahmen definiert, welche die verschiedenen Kontenarten in Gruppen (den so
genannten Kontenklassen) zusammenfassen und nummerieren. Es gibt eine ganze
Reihe Kontenrahmen für die verschiedenen Wirtschaftszweige wie Einzelhandel,
Großhandel, Industrie, Banken und so weiter. Diese Kontenrahmen sind allerdings
so weit generalisiert, dass jeder Betrieb sich daraus einen individuellen Rahmen
zusammensetzen kann.
WISO Tipp
Grundsätzlich ist es auch möglich, einen eigenen Kontenrahmen zudefinieren, da
ein bestimmter Rahmen ja nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings muss
man dabei aufpassen, dass folgende gesetzliche Vorschrift eingehalten wird.
§ 238 HGB Abs. 1
... Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann ...
Eine weite Verbreitung haben heute die standardisierten Kontenrahmen der DATEV (SKR 01, SKR 02, SKR 03 und SKR 04) gefunden. Diese Kontenrahmen sind
weniger auf Branchen als auf Unternehmensformen ausgerichtet: SKR 01 für kleine Personengesellschaften, SKR 02 für kleine Kapitalgesellschaften. SKR 03 und
155
SKR 04 sind wesentlich stärker untergliedert und erfüllen so eher die Erfordernisse
des Bilanzrichtliniengesetzes vom 19.12.1985. Davon abgeleitet werden eine Reihe von branchenorientierten Kontenrahmen angeboten, die ebenfalls durch die
DATEV standardisiert sind.
WISO Buchhaltung enthält mehrere standardisierte Kontenrahmen ...
Im Buchhaltungsmodul von WISO Kaufmann finden Sie eine ganze Reihe dieser
Kontenrahmen. Bei der Neuanlage eines Mandanten können Sie den passenden
Kontenrahmen auswählen. Jeder dieser Kontenrahmen kann noch einmal bearbeitet und für eigene Zwecke angepasst werden.
156
Lese-Ausflug 10
... die zusätzlich noch an eigene Erfordernisse angepasst werden können.
WISO Tipp
Bei eigener Anpassung ist es empfehlenswert, folgendermaßen vorzugehen:
 Alle Konten entfernen, die nicht benötigt werden. Dabei aber berücksichtigen, ob nicht im Laufe des Geschäftsjahres doch ein Fall auftreten kann, der
dieses Konto erfordert. Leere Konten werden bei Auswertungen bei Bedarf
unterdrückt. Ein nachträglich falsch eingeordnetes Konto bringt aber unter
Umständen das Bild der Buchhaltung etwas durcheinander.
 Kontenbezeichnungen anpassen, gegebenenfalls die Bezeichnung verkürzen, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. Aber nicht Konten mit
grundsätzlich anderen Bedeutungen belegen und so die Kontengliederung
durcheinander zu bringen.
In diesem Buch beziehen wir uns auf den SKR 04, die Beispiele sind aber über die
Kontenbezeichnungen auf alle anderen Kontenrahmen übertragbar.
157
Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail
Eine vereinfachte und komprimierte Übersicht des SKR 04 kann das Gliederungsprinzip in Kontenklassen gut erläutern.
Die Kontenklassen 0 und 1 enthalten die Aktivkonten.
Klasse 0 enthält das Anlage- und Finanzvermögen und damit den langfristigen
Finanzierungsbereich des Unternehmens:
Konten
Bedeutung
0001 – 0089
Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital
0095
Aufwendung für die Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebs
Anlagevermögen
0100 – 0170
Immaterielle Vermögensgegenstände (Konzessionen, gewerbliche
Schutzrechte, Lizenzen, Geschäfts- und Firmenwert u.a.)
Sachanlagen
0200 – 0398
Grundstücke, Bauten auf Grundstücken (eigene u. fremde) u.a.
0400 – 0460
Technische Anlagen und Maschinen
0500 – 0690
Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
0700 – 0795
Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau
0800 – 0970
Finanzanlagen
0999
Aktiver Konsolidierungsausgleichsposten
Die Klasse 1 enthält das Umlaufvermögen und damit die Konten für den kurzfristigen Geldverkehr
Konten
Bedeutung
Vorräte
158
1000 – 1039
Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
1040 – 1099
Unfertige Erzeugnisse und unfertige Leistungen
1100 – 1139
Fertige Erzeugnisse und Waren
1140 – 1179
Waren (Bestand)
1180 – 1197
Geleistete und erhaltene Anzahlungen
1180 – 1197
Geleistete und erhaltene Anzahlungen
1200 – 1295
Forderungen
1298
Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital, eingefordert
Lese-Ausflug 10
Konten
Bedeutung
1299
Eingeforderte Nachschüsse
1300 – 1450
Sonstige Vermögensgegenstände (einschl. Steuerrückforderungen)
1460
Geldtransit
1480 – 1498
Gegen- und Verrechnungskonten
1500 – 1550
Wertpapiere (einschl. Schecks)
1600
Kasse
1700
Postgiro
1800
Bank
1900 – 1950
Rechnungsabgrenzungsposten
Die Kontenklassen 2 und 3 enthalten die Passivkonten.
Die Klasse 2 enthält die Kapitalkonten.
Konten
Bedeutung
2000 – 2049
Kapital Vollhafter/Einzelunternehmer
2050 – 2099
Kapital Teilhafter
2100 – 2399
Privatkonten Vollhafter/Einzelunternehmer
2500 – 2799
Privatkonten Teilhafter
2900 – 2910
Gezeichnetes Kapital
2920 – 2929
Kapitalrücklagen
2930 – 2963
Gewinnrücklagen
2970 – 2976
Gewinnvortrag
2978 – 2979
Verlustvortrag
2980 – 2994
Sonderposten mit Rücklageanteil
159
Die Klasse 3 enthält die Konten für die Schulden des Unternehmens:
Konten
Bedeutung
3000 – 3098
Rückstellungen (und sonstige Rückstellungen)
Verbindlichkeiten
3100 – 3130
Anleihen
3150 – 3200
Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
3250 – 3285
Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen
3300 – 3349
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
3350 – 3390
Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener und der Ausstellung
eigener Wechsel
3400 – 3430
Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen
3450 – 3480
Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein
Beteiligungsverhältnis besteht.
3500 – 3851
Sonstige Verbindlichkeiten
3900 – 3970
Rechnungsabgrenzungsposten
Die Kontenklassen 4 – 7 enthalten die Aufwands- und Ertragskonten.
Die Klasse 4 enthält die betrieblichen Erträge:
160
Konten
Bedeutung
4000 – 4449
Umsatzerlöse
4500
Provisionserlöse
4600 – 4680
Eigenverbrauch (einschließl. Unentgeltliche Leistungen an Gesellschafter)
4690
Nicht steuerbare Umsätze
4695
Umsatzsteuervergütungen
4700 – 4729
Erlösschmälerungen
4730 – 4799
Gewährte Skonti, Boni, Rabatte
4800 – 4810
Bestandsveränderungen
4820
Andere aktivierte Eigenleistungen
4830 – 4955
Sonstige betriebliche Erträge
Lese-Ausflug 10
Klasse 5 enthält den betrieblichen Materialaufwand
Konten
Bedeutung
5000 – 5099
Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene
Waren
5100
Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen
5200 – 5559
Einkauf von Waren / Warenbezug
5600 – 5659
Nicht anrechenbare Vorsteuer
5700 – 5729
Nachlässe
5730 – 5799
Erhaltene Skonti, Boni, Rabatte
5800
Anschaffungsnebenkosten
5820
Leergut
5840
Zölle und Einfuhrabgaben
5860
Verrechnete Stoffkosten
5860
Verrechnete Stoffkosten
5880
Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
5900
Fremdleistungen
Die Klasse 6 enthält die sonstigen betrieblichen Aufwendungen:
Konten
Bedeutung
Personalaufwand
6000 – 6090
Löhne und Gehälter
6100 – 6170
Soziale Abgaben und Aufwendungen
Abschreibungen
6200 – 6268
Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenst. Des Anlagevermögens und Sachanlagen sowie auf aktivierte Aufwendungen für die
Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebs.
6270 – 1288
Abschreibungen auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens,
soweit diese die in der Kapitalgesellschaft üblichen Abschreibungen
überschreiten.
Sonstige betriebliche Aufwendungen
6300
Sonstige betriebliche Aufwendungen
6305 – 6350
Raumkosten
6400 – 6430
Versicherungen, Beiträge, Sonstige Abgaben
161
Konten
Bedeutung
6450 – 6490
Reparaturen und Instandhaltungen
6500 – 6570
Fahrzeugkosten
6600 – 6640
Werbekosten
6650 – 6690
Reisekosten
6700 – 6790
Kosten der Warenabgabe
6800 – 6830
Verwaltungskosten
6800 – 6830
Verwaltungskosten
6835 – 6840
Mieten, Leasing
6845 – 6850
Sonstiger Betriebsbedarf
6855
Nebenkosten des Geldverkehrs
6860 – 6870
Nicht anrechenbare Vorsteuer
6878
Spenden
6885 – 6905
Erlöse und Verluste aus Anlageverkäufen und so weiter.
6910 – 6936
Abschreibungen und Verluste auf Umlaufvermögen
6970 – 6988
Kalkulatorische Kosten
6990 – 6999
Kosten bei Anwendung des Umsatzkostenverfahrens
Die Klasse 7 enthält weitere Konten für Erträge und Aufwendungen:
162
Konten
Bedeutung
7000 – 7019
Erträge aus Beteiligungen
7100 – 7149
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
7190 – 7194
Erträge aus Verlustübernahme und auf Grund einer Gewinngemeinschaft ...
7200 – 7210
Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
7300 – 7359
Zinsen und ähnliche Aufwendungen
7390 – 7394
Aufwendungen aus Verlustübernahme und auf Grund einer Gewinngemeinschaft ...
7400
Außerordentliche Erträge
7500
Außerordentliche Aufwendungen
7600 – 7640
Steuern vom Einkommen und Ertrag
7650 – 7690
Sonstige Steuern (einschl. Steuernachzahlungen)
Lese-Ausflug 10
Konten
Bedeutung
7700
Erträge aus Kapitalherabsetzung
7710 – 7716
Gewinnvortrag
7700
Erträge aus Kapitalherabsetzung
7710 – 7716
Gewinnvortrag
7718
Verlustvortrag
7720
Vorabausschüttung
7730 – 7750
Entnahmen aus Rücklagen
7760 – 7780
Einstellungen in Rücklagen
Die Kontenklasse 9 enthält Vortragskonten und statistische Konten.
Konten
Bedeutung
9000 – 9090
Vortragskonten
9120 – 9190
Statistische Konten für Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
9200 – 9219
Statistische Konten für den Kennziffernteil der Bilanz
9400 – 9490
Statistische Konten für den DATEV-Betriebsvergleich
9500 – 9799
Statistische Konten für die Kapitalkontenentwicklung
9800 – 9801
Lösch- und Korrekturschlüssel
9900 – 9990
Bestand an Forderungen bei Gewinnermittlung nach § 473 EStG
Die Abweichung bei den unterschiedlichen Kontenrahmen (SKR, IKR, GKR) ist
für das Verstehen der doppelten Buchführung beziehungsweise die praktische Tätigkeit des Buchhalters nicht von Bedeutung. Wer sich in einem Kontenrahmen
zurechtfindet, kann das ohne große Umstellung auch in jedem anderen. Dass man
sich in solch einem Fall an neue Nummern und Bezeichnungen gewöhnen muss
und von daher im Ablauf zunächst etwas behindert ist, ändert aber nichts an der
identischen Systematik. Die Schwierigkeiten liegen eher darin, dass der Einzelhandels-Buchhalter mit ganz anderen Buchungsproblemen beschäftigt ist (stärkere Fixierung auf das Kassengeschäft), als der Buchhalter in einem Industriebetrieb
(Verbuchung der industriellen Leistungserstellung).
163
164
Lese-Ausflug 11
Lese-Ausflug 11
Balanceakt: Schritt für Schritt zum Ziel
Von der Eröffnungsbilanz zum Eröffnungsbilanzkonto
Es gibt verschiedene Fälle, in denen eine Eröffnungsbilanz aufzustellen ist:
 Wenn ein Unternehmen (Handelsgewerbe) neu gegründet wurde
 Wenn eine Unternehmensumwandlung stattgefunden hat (zum Beispiel
wenn ein Kleingewerbe zu einem kaufmännischen Betrieb geworden ist)
 Wenn ein Unternehmen den Besitzer wechselt
 Wenn zwei Unternehmen zusammengehen (Verschmelzen)
 Wenn Gesellschafter aus einer OHG oder KG ausscheiden
 Wenn die Rechtsform wechselt
Außerdem wird eine Eröffnungsbilanz jeweils zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres erstellt. Dabei handelt es sich dann in der Regel um die Schlussbilanz des
abgeschlossenen und vorangegangenen Geschäftsjahres. Diese Eröffnungsbilanz
wird nun für die laufende Buchungstätigkeit in einzelne Konten aufgelöst.
Dabei gilt:
Die Beträge der Aktivseite werden im Soll auf den Aktivkonten, die Beträge der
Passivseite im Haben auf den Passivkonten gebucht.
Wenn wir aber nun das ernst nehmen, was bei der Erläuterung zum Buchungssatz gesagt wurde, dann erscheint bei der Auflösung das System der doppelten
Buchführung inkonsequent. Wir müssen ja buchen: SOLL an SOLL und HABEN
an HABEN.
In manchen Schulbüchern zur Buchführung und auch in einigen Kontenrahmen
(zum Beispiel dem GKR) wird das „Eröffnungsbilanzkonto“ erwähnt. Mithilfe dieses Kontos versucht(e) man diese Inkonsequenz zu beseitigen.
Zunächst bucht man
 Aktivposten der Bilanz an Haben des Eröffnungsbilanzkontos bezie-
hungsweise
 Soll des Eröffnungsbilanzkontos an Passivposten der Bilanz.
165
Anschließend kann das Eröffnungsbilanzkonto aufgelöst werden mit folgenden
Buchungssätzen:
 Soll Aktivkonto an Haben Eröffnungsbilanzkonto und
 Soll Eröffnungsbilanzkonto an Haben Passivkonto
In der Praxis spart man sich das heute meist. Wird die Buchhaltung per „EDV“
gemacht, tritt dieses Eröffnungsbilanzkonto sowieso kaum in Erscheinung. Die so
genannten Eröffnungsbilanzbuchungen finden über so genannte Saldovorträge
statt. Zu Beginn eines Geschäfts (oder zu Beginn der Arbeit mit der EDV-Buchhaltung) werden diese manuell aus der Bilanz (oder dem Inventar) übernommen.
Später können Saldovorträge automatisch gebucht werden, denn eine Schlussbilanz ist dann ja bereits vorhanden.
Die Schlussbilanz hat auch gleichzeitig die Eröffnungsbilanz zu sein! Diese Doppelfunktion nennt man auch Bilanzzusammenhang, Bilanzidentität oder formelle Bilanzkontinuität. Der Gesetzgeber hat dies in den Bewertungsgrundsätzen des HGB festgeschrieben.
§ 252 HGB
(1) Bei der Bewertung der im Jahresabschluss ausgewiesenen Vermögensgegenstände und Schulden gilt insbesondere Folgendes:
1. Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahrs müssen
mit denen der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen.
Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten
Ist die Eröffnungsbilanz in Konten aufgelöst, so kann gebucht werden. Beim Buchen handelt es sich um das Erfassen der laufenden Geschäftsvorfälle. Dabei werden die Bestandskonten insofern verändert, dass immer zwei Konten gleichzeitig
berührt werden, und zwar (mindestens) einmal auf der Soll- und einmal auf der
Haben-Seite eines Kontos. Ist eine Buchungsperiode beendet (Monat, Quartal,
Jahr) oder soll ein Zwischenabschluss erstellt werden, so werden die Konten abgeschlossen und in die Schlussbilanz übertragen.
Als Beispiel soll der Vorgang dienen, der bereits zur Erläuterung des Buchungssatzes herhalten musste: Von der Bank wurde ein Geldbetrag abgehoben und in
die Kasse gelegt.
166
Lese-Ausflug 11
Der Buchungssatz lautet:
Kasse (Soll) an Bank (Haben)
1.000 Euro
Auf den Konten tragen Sie – in der gleichen Reihenfolge: erst Soll, dann Haben
– diese Vorgänge entsprechend ein. Ein kurzer Verweis auf das Gegenkonto erleichtert die Übersicht und die Suche nach Fehlern.
Mit dem Programm WISO Buchhaltung ist ebenso einfach zu buchen. Das erste
Konto, das in der Standardmaske abgefragt wird, muss das Konto sein, auf dessen
Soll-Seite die Buchung erfolgen soll. Dann wird der Betrag und anschließend das
Gegenkonto (Konto mit der Buchung auf der Habenseite) eingetragen. Ein Text
dient zur besseren Identifizierung der einzelnen Buchung. Wer ganz ungeübt ist,
kann den Buchführungshelfer einschalten (über Einstellungen - Buchführungshelfer anzeigen). Darin sind viele standardisierte Buchungen bereits vorbereitet.
Sie müssen dann nur noch individuell angepasst werden.
167
Eine einfache Buchung in der Buchungsmaske ist schnell mit dem Buchungssatz gefüllt.
Pacioli sagt: „Nachdem wir dies zu Deiner Belehrung gesagt haben, werden
wir nun den ersten Posten der Kasse im Soll und dann denjenigen des Kapitals im Haben in Ihrem Hauptbuch eintragen ...“
Buchen ist also gar nicht so schwierig. Haben Sie das Prinzip einmal begriffen,
konzentrieren Sie sich fast ausschließlich auf die Frage „Wohin?“, das heißt, welche Konten werden berührt. Natürlich gibt es verzwickte Buchungsprobleme, die
nicht mehr mit einer einfachen Buchungen gelöst werden können. Wenn das
Prinzip an solchen einfachen Buchungen einmal verstanden ist, muss in den komplizierten Fällen nur noch das „Problem an sich“ gelöst werden.
168
Lese-Ausflug 11
Vor der Buchung stellen Sie sich drei systematische Fragen:
 Welche Konten müssen für diesen Fall benutzt werden?
 Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem ein Abgang vor?
 Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt?
Schließen wir an das vorangegangene Beispiel an und führen es weiter: Gebucht
wurde die Transaktion, dass Geld von der Bank geholt und in die Kasse gelegt
wurde. Nun kommt der Paketdienst und bringt die Sendung eines Lieferanten, die
per Nachnahme zu zahlen ist (500 Euro).
1. Frage: Welche Konten müssen in diesem Fall benutzt werden?
Ganz sicher wieder die Kasse, denn aus ihr wurde der Paketbote bezahlt. Bei der
Lieferung handelt es sich um Waren, die anschließend ins Lager gelegt werden.
Wir können als dafür ein Warenkonto benutzen.
2. Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem ein Abgang vor?
Deutlich ist, dass bei den Waren ein Zugang vorliegt. Hier kann also im Soll
gebucht werden. Die Kasse wurde um den entsprechenden Betrag reduziert. Es
handelt sich also um einen Abgang und damit um eine Haben-Buchung.
3. Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt?
Kasse und Warenkonten sind Aktiv-Konten. Was das für eine Bedeutung für die
Bilanz hat, werden Sie einige Seiten später kennen lernen.
Der Buchungssatz lautet also:
Warenkonto (Soll) an Kasse (Haben)
500 Euro
Mit der WISO-Buchhaltung ist das alles noch einfacher: Der Buchführungshelfer
gibt auch hier schon wieder eine passende Buchung vor. Lediglich der Betrag
muss noch angepasst werden.
169
Warenbuchung mit WISO Buchhaltung
Ein Klick auf OK übernimmt die Buchung und verbucht sie im Buchungsstapel. Wird später Buchungslauf für „Hauptbuch“ durchführen gewählt (sinnvoller
Weise zum Monatsabschluss, nachdem alle Buchungen noch einmal kontrolliert
wurden), werden die Buchungen „richtig“ verbucht. Ein Protokoll gibt über diese
Buchungen Aufschluss.
170
Lese-Ausflug 11
Beide Beispielbuchungen werden nach der Übernahme im Journal aufgeführt.
An diesem kleinen Beispiel kann jetzt auch die grundsätzliche Abschlusstechnik
der Buchführung demonstriert werden. Es wird zunächst die größere Seite des
Kontos ermittelt und die Summe unterhalb eingetragen. Dieser Endbetrag wird auf
die andere Seite übertragen. Anschließend wird die Differenz (der Saldo) ermittelt
und eingetragen. Dieser Saldo kommt nun (natürlich wieder über eine Buchung)
in die Schlussbilanz.
Auf das bisher benutzte Beispiel angewandt sieht dies so aus :
171
Die Buchungssätze für den Abschluss sehen für dieses Beispiel folgendermaßen aus:
Schlussbilanz (Soll) an Kasse (Haben)
675,90
Schlussbilanz (Soll) an Waren (Haben)
Schlussbilanz (Soll) an Bank (Haben)
6.255,00
20.033,05
Für die weiteren Ausführungen in diesem Buch gilt:
 Das Eröffnungsbilanzkonto wird unberücksichtigt gelassen (wird für die
WISO-Buchhaltung sowieso nicht benötigt)
 Der Hinweis Soll und Haben beim Buchungssatz entfällt. Es diente hier – zu
Beginn der Erläuterungen zum Buchen – nur zum besseren Verständnis. Da
immer erst das Sollkonto und dann das Haben-Konto kommt, ist durch die
Aufstellung des Buchungssatzes schon klar, wo gebucht wird.
Ein einfaches Beispiel für den Weg von der Eröffnungsbilanz über Buchungen zur
Schlussbilanz könnte folgendermaßen aussehen:
Die Geschäftsvorfälle und Buchungen:
1.Kauf von Waren auf Ziel, 5.000 Euro
Buchungssatz: Waren an Verbindlichkeiten, 5.000 Euro
2.Ein Kunde zahlt seine Rechnung, 4.000 Euro
Buchungssatz: Bank an Forderungen, 4.000 Euro
3.Zahlung an einen Lieferanten, 8.125 Euro
Buchungssatz: Verbindlichkeiten an Bank, 8.125 Euro
172
Lese-Ausflug 11
Die Konten werden in die Schlussbilanz abgeschlossen.
Die Buchungssätze lauten:
1. Schlussbilanz an Waren, 155.000 Euro
2. Schlussbilanz an Forderungen, 53.000 Euro
3. Schlussbilanz an Bank, 18.875 Euro
4. Festkapital an Schlussbilanz, 55.000 Euro
5. Darlehn an Schlussbilanz, 115.000 Euro
6. Verbindlichkeiten an Schlussbilanz, 56.875,00 Euro
Damit ist ein – wenn auch kleiner – Buchungskreislauf geschlossen. In der nächsten Periode wird die Schlussbilanz als Eröffnungsbilanz übernommen und wiederum in Konten aufgelöst.
173
Dieses Beispiel eignet sich auch dazu, erste Erfahrungen mit der WISO-Buchhaltung zu machen. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Legen Sie einen neuen Mandanten an (Mandant öffnen) - dies geht allerdings nur in der mandantenfähigen Netzwerkversion. Haben Sie die Einzelplatzversion, so arbeiten sie mit dem Testmandanten, bevor Sie eine eigene
„echte“ Buchhaltung anlegen.
2. Buchen Sie die Geschäftsvorfälle nach den Buchungssätzen. Die Buchungsmaske rufen Sie durch die Schaltfläche Neu auf.
3. Schauen Sie sich das Buchungsjournal (Abrechnung - Buchungsprotokoll
drucken) und bei Bedarf auch andere Auswertungen an (z.B. Konten Summen & Salden drucken)
4. Stellen Sie die Bilanz auf (Abrechnungen – Kontengliederungen drucken).
Haben Sie dies kleine Beispiel mit dem Programm „durchgespielt“, haben Sie nicht
nur die Grundtechniken der Buchführung geübt, sondern auch gleichzeitig den
Umgang mit dem Programm. Dabei müssen Sie kaum mehr als eine halbe Stunde
für diese Übung einplanen.
Alles ändert sich: Werteveränderungen in der Bilanz
Bei den Beispielen und der Übung auf den vorangegangenen Seiten ist Ihnen sicherlich deutlich geworden, dass jeder Geschäftsvorfall zu einer Veränderung in
der Bilanz führt. Dabei sind vier verschiedene Veränderungsarten auszumachen:
 Bei einem Aktivtausch verändern sich nur Positionen der Aktivseite. Pas-
sivseite und Bilanzsumme bleiben unverändert. Beispiel: Wenn eine neue
Schreibmaschine gegen bar gekauft wird, verringert sich der Betrag in der
Kasse und erhöht sich der Betrag bei der Geschäftsausstattung.
 Bei einem Passivtausch verändern sich nur Positionen der Passivseite. Ak-
tivseite und Bilanzsumme bleiben unverändert. Beispiel: Das Darlehn eines
Anlegers wird in eine Beteiligung und damit in Eigenkapital (Festkapital)
umgewandelt.
 Bei einer Aktiv-Passiv-Mehrung werden Positionen der Aktiv- und Pas-
sivseite erhöht. Die Bilanzsumme erhöht sich ebenfalls. Beispiel: Kauf von
Waren auf Ziel (Verbindlichkeiten).
 Bei einer Aktiv-Passiv-Minderung werden Positionen der Aktiv- und Pas-
sivseite vermindert. Beispiel: Banküberweisung an einen Lieferanten.
174
Lese-Ausflug 11
Für ein Verständnis der Buchführung und vor allem der Auswirkungen auf den
Abschluss ist es wichtig, diese grundlegenden Prinzipien zu kennen.
WISO Tipp
Es ist immer darauf zu achten, dass das Gleichgewicht der Bilanz erhalten
bleibt. Kein Geschäftsvorfall darf zu einem Ungleichgewicht der beiden Bilanzseiten (Aktiva – Passiva) führen!
Buchen auf Erfolgskonten: was hat’s gebracht?
Die bisherigen Buchungsvorgänge bezogen sich ausschließlich auf die direkten
Bilanzkonten und haben keinen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Wenn
Geld von der Bank geholt und in die Kasse gelegt wird, verändert sich genauso
wenig an den Vermögensverhältnissen wie beim Kauf von Waren.
Nun findet aber in einem Unternehmen auch ein Werteverzehr sowie ein Wertezuwachs statt. Den Werteverzehr nennt man auch Aufwand oder Kosten, den
Wertezuwachs Ertrag oder Erlös.
Jeder Geschäftsvorfall, der einen Aufwand oder Ertrag bewirkt, verändert (indirekt) das Kapitalkonto. Aufwendungen schmälern das Kapital, Erträge erhöhen
dieses. Damit nicht jedes Mal das Kapitalkonto berührt werden muss beim Buchen
solcher Geschäftsvorfälle, werden so genannte Erfolgskonten eingerichtet. Es ist
nicht falsch, sich diese als „Unterkonten des Kapitalkontos“ vorzustellen.
Jedes Erfolgskonto wird in der Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen.
Das Ergebnis dieser Gewinn- und Verlustrechnung ist der Betriebserfolg. Dieser
fließt in die Bilanz ein: über das Kapitalkonto.
Pacioli sagt: „Außer den schon erwähnten Dingen musst Du in allen Deinen
Büchern folgende Konten einrichten, nämlich: Warenunkosten, gewöhnliche
Ausgaben des Hauses, außergewöhnliche Ausgaben, Einnahme und Ausgabe, Gewinn und Schaden, oder, wie Du es auch nennen kannst, Vorteil und
Nachteil, oder Nutzen und Schaden, Gewinn und Verlust, was gleich ist.
Diese Konten sind für jedes kaufmännische Unternehmen höchst notwendig,
um immer sein Kapital erkennen und zuletzt beim Abschluss erfahren zu
können, wie viel das Geschäft abwirft.“
Das folgende Beispiel zeigt exemplarisch, wie eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung über das Kapitalkonto abgeschlossen wird:
175
Die Aufwands- und Ertragskonten werden abgeschlossen und der Saldo in das
Gewinn- und Verlustkontoübertragen. Die Buchungssätze dazu lauten.
 Gewinn- und Verlustkonto an Aufwandskonto
 Ertragskonto an Gewinn- und Verlustkonto
Der Saldo des Gewinn- und Verlustkontos wird in das Kapitalkonto übertragen.
Steht der Saldo auf der Soll-Seite, so liegt ein Gewinn vor, steht der Saldo auf der
Haben-Seite, so ist ein Verlust entstanden. Die Buchungssätze lauten:
 Gewinn- und Verlustkonto an Kapitalkonto (bei Gewinn)
 Kapitalkonto an Gewinn- und Verlustkonto (bei Verlust)
176
Lese-Ausflug 11
Dieses Beispiel stellt die wünschenswerte Situation dar, dass nach Abzug aller
Kosten noch etwas übrig bleibt: der Gewinn.
Damit ist das Prinzip der doppelten Buchführung bereits grob umrissen dargestellt. Sie wissen
 Wie ein Inventar und eine Bilanz erstellt wird.
 Sie kennen die wichtigsten rechtlichen Grundlagen.
 Sie können eine Eröffnungsbilanz in Konten auflösen.
 Sie können auf Bestandskonten buchen.
 Sie können auf Erfolgskonten buchen.
 Sie können die Erfolgskonten über das Kapitalkonto abschließen.
 Sie können die Schlussbilanz erstellen.
WISO Tipp
Natürlich fehlen Ihnen noch die Kenntnisse für viele buchungstechnische Details. Eine ganze Reihe davon werden in den nächsten Kapiteln dieses Buches
dargestellt. Was Ihnen aber auch diese Kapitel nicht bringen können, ist die
nötige Erfahrung. Die gewinnen Sie nur durch das „Tun“.
177
178
Lese-Ausflug 12
Lese-Ausflug 12
Werkzeugkasten – Passendes für alle Fälle
Nun aber richtig: Buchen mit Kontenrahmen
Sie haben jetzt bereits einen guten Überblick über das System der doppelten
Buchführung. Auch die Technik des Buchens ist Ihnen inzwischen vertraut. Der
Einfachheit halber ist in den vorangegangenen Abschnitten auf die Benutzung
eines Kontenrahmens verzichtet worden (abgesehen von den Beispielen mit der
WISO-Buchhaltung). In den folgenden Kapiteln und Beispielen wird aber konsequent auf den Kontenrahmen SKR 04 Bezug genommen, damit dieses Buch für Sie
so praxisrelevant wie möglich ist.
Warum überhaupt Kontennummern? Die Buchhaltung wird dadurch doch nicht
richtiger? Und wenn sowieso nur eine kleine Buchhaltung geführt wird, könnte
man da nicht auf die Anwendung eines Nummernsystems verzichten? Wo doch
sowieso heutzutage alles durchnummeriert ist!
Das ist richtig! Die Buchhaltung nach den bisher aufgeführten Prinzipien kann auf
ein Nummernsystem bei den Konten durchaus verzichten. Was in der Renaissance
ohne Nummern ging, funktioniert auch heute noch. Allerdings mehr schlecht als
recht. Berücksichtigen Sie immer die gesetzliche Vorgabe:
§ 238 Abs. 1 HGB
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen
Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
Zu individuell darf also eine Buchhaltung nicht gestaltet sein und der Verzicht auf
ein aussagefähiges Nummernsystem kann leicht zur Unübersichtlichkeit führen.
Aus einer kleinen Buchhaltung wird schon bei erträglichem Geschäftserfolg leicht
eine große. Hinzu kommt, dass bei der Buchführung über EDV für Abschluss- und
Bilanzzuordnungen auf ein Nummernsystem nicht mehr verzichtet werden kann.
Die Vorteile sind also:
 Ein Nummernsystem lässt eine übersichtliche und aussagefähige Gliede-
rung der Konten zu.
 Ein Nummernsystem erlaubt eine sinnvolle Generalisierung von Kontenzu-
sammenhängen (Kontenrahmen: SKR, GKR, IKR).
 Ein Nummernsystem ist für die EDV-Buchhaltung unerlässlich.
179
In den folgenden Kapiteln können Sie sich mit wichtigen Details der Buchungstechnik auseinander setzen.
WISO Tipp
In jedem Kontenrahmen (IKR, GKR, SKR 04 ...) finden Sie freie Bereiche oder
sogar eine ganze freie Kontenklasse. Die können Sie beliebig zur Einrichtung
ihrer Kontenarten und/oder Kostenstellenrechnung nutzen!
Die Eine kommt, die Andere geht – die Problematik
des Warenverkehrs
Der Warenverkehr ist für den Handel und jeden anderen Gewerbebetrieb ein ganz
wesentlicher Bereich, der sich entsprechend auch in der Buchhaltung widerspiegelt und an dieser Stelle vorrangig behandelt wird.
Pacioli sagt: „Für alle Waren, die Du Tag für Tag hineingibst, machst Du ihn
[den Laden] in Deinen Büchern zum Schuldner und zum Gläubiger jener
Waren, die Du ihm lieferst, eine nach der anderen.“
Warenbewegungen sind zum Beispiel:
 Einkauf von Waren (der Warenbestand nimmt zu).
 Verkauf von Waren (der Warenbestand nimmt ab).
 Warenbestandskorrekturen, zum Beispiel nach einer Inventur (der Bestand
nimmt zu oder ab)
 Ware wird entnommen, zum Beispiel für Muster oder Eigenverbrauch (der
Bestand nimmt ab)
 Ware wird hinzugefügt, zum Beispiel aus Rücklieferungen, aus Messeresten
und so weiter (der Bestand nimmt zu).
Stellen Sie sich diese Vorgänge einmal für die Bilanz vor. Der Einkauf von Waren ist
unproblematisch: Da erhöht sich der Warenbestand und Finanzkonten (Kasse, Bank)
verringern sich oder auf der Passivseite werden die Verbindlichkeiten (Lieferantenschulden) erhöht. Spätestens beim Verkauf von Waren müssten Sie aber stutzig werden. Als richtiger Kaufmann haben Sie einen „angemessenen Gewinn“ eingeplant
(wie Luca Pacioli so schön sagt). Wo wird der aber in der Bilanz untergebracht?
Warenverkäufe sind also nicht erfolgsneutral. In der Regel bewirken sie einen
positiven Erfolg (Ertrag), wenn sie über dem Einstandspreis verkauft werden. Ge180
Lese-Ausflug 12
legentlich kann es aber auch vorkommen, dass ein negativer Erfolg (Verlust) eintritt, wenn ein Verkauf unter Einstandspreis erfolgt.
Der normale Vorgang einer Warenbewegung ist folgender:
 Die Ware wird gekauft zu einem bestimmten Preis (den Warenpreis laut Liste)
 Hinzu kommen Kosten, die nötig sind, die Ware zu besorgen (die Be-
zugskosten).
 Beides zusammen ergibt den Einstandspreis (oder auch: den Bezugspreis).
 Darauf wird ein Zuschlag gerechnet, der möglichst alle anfallenden Kosten
(Lagerkosten, Verwaltungskosten, Vertriebskosten und so weiter) abdeckt.
 Außerdem wird ein Gewinnzuschlag gerechnet.
 Einstandspreis plus Zuschläge (Kalkulationszuschläge) ergeben den Ver-
kaufspreis.
Eine solche Kalkulation könnte folgendermaßen aussehen:
So wichtig der Verkaufspreis für den Fortbestand des Unternehmens ist, so wichtig ist der Einstandspreis für den Buchhalter. Warenbestände und Wareneingang
werden in der Buchhaltung zum Einstandspreis bewertet. Das heißt: Der Warenpreis plus aller Bezugskosten, aber ohne Kalkulationszuschläge wird zur Wertermittlung (zum Beispiel bei der Bilanz aber auch bei Unternehmensbewertungen)
herangezogen. Außerdem verlangt der Gesetzgeber eine vorsichtige Bewertung
der Vermögensgegenstände (dazu gehört auch das Vorratsvermögen).
181
§ 252, Abs. 1 HGB
(4) Es ist vorsichtig zu bewerten, namentlich sind alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, zu berücksichtigen, selbst wenn diese erst zwischen dem Abschlussstichtag und dem
Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt geworden sind ...
§ 253 HGB
(1) Vermögensgegenstände sind höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um Abschreibungen ... anzusetzen. Verbindlichkeiten sind zu ihrem Rückzahlungsbetrag ... anzusetzen.
Statt Einstandspreis (für das einzelne Produkt) spricht man auch von Anschaffungskosten. In Produktionsbetrieben ist die Bezeichnung Herstellungskosten üblich, da ja das zu verkaufende Produkt erst noch hergestellt werden muss.
Die Kalkulation von Waren ist Thema der Kostenträgerrechnung (genauer: der Kostenträger-Stückrechnung). Sie ist auch selten so einfach durchzuführen, wie das im
obigen Beispiel dargestellt wurde. Tatsächlich hat auch in den wenigsten Fällen der
Buchhalter die Aufgabe, Kalkulationen durchzuführen. Deshalb kann die Vertiefung
dieses Themas hier ausgeklammert werden. Für die Buchungstechnik ist es kaum
von Belang. Bei der intensiven Auseinandersetzung mit dem Thema Buchführung
kommt aber auch der Buchhalter nicht darum herum, sich dieses Themas anzunehmen, da er ja wesentliche Daten für die Kalkulation mit zur Verfügung stellt.
Aus dieser Situation ergibt sich noch ein anderes Problem. Wenn die Waren zu anderen Preisen verkauft werden, als sie eingekauft wurden, dann kann ja nicht mehr direkt aus der Buchhaltung ersehen werden, was im Warenlager noch vorhanden ist.
Deshalb werden drei Arten von Konten geführt: Wareneingangskonten, Warenbestandskonten und Warenverkaufskonten. Außerdem findet – wie schon ausführlich dargelegt – eine regelmäßige Zählung der Bestände durch die Inventur statt.
Mal mehr mal weniger: Buchungen im Warenverkehr
Die vorangegangenen Ausführungen lassen vielleicht den Eindruck entstehen,
dass die Buchungspraxis des Warenverkehrs ganz schön kompliziert ist. Das ist
aber nicht der Fall, wenn man sich immer bildlich vergegenwärtigt, was gerade
passiert. Es erleichtert übrigens immer das Verständnis der Buchführung, wenn
man allen zu buchenden Vorgängen reale Vorgänge des Unternehmensalltags
zuordnen kann. Wenn man weiß, was hinter einem banalen Buchungssatz steht,
welche Wirklichkeit damit abgebildet wird, versteht man nicht nur die ganze
Buchführung besser, sondern auch das, was im Unternehmen vorgeht.
182
Lese-Ausflug 12
Einfach ist der Fall bei Eröffnung der Buchführung – sei es bei Geschäftsbeginn
oder bei Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Per Saldovortrag (direkte Eingabe
oder Übergabe bei Jahreswechsel) wird der Bestand festgehalten. Der Buchungssatz lautet:
1140 Waren (Bestand) an 9000 Saldovortragskonto
Wareneingänge werden auf ein Wareneingangskonto gebucht. Abhängig von der
Zahlung werden als Gegenkonto Verbindlichkeiten (Kauf auf Ziel/Rechnung) oder
Geldkonten (Bank, Kasse, Postbank) benutzt.
5200 Wareneinkauf an 3310 Verbindlichkeiten
5200 Wareneinkauf an 1600 Kasse
Diese Wareneinkäufe erhöhen den Warenbestand, werden aber – zunächst – getrennt vom Warenbestand gebucht.
Warenverkäufe werden über das Warenverkaufskonto gebucht. Als Gegenkonto werden Forderungen (Lieferungen auf Ziel/Rechnung) oder Geldkonten (Bank,
Kasse, Postbank) benutzt.
1210 Forderungen an 4000 Umsatzerlöse
1800 Bank an 4000 Umsatzerlöse
Diese Buchungen vermindern den Warenbestand. Da die Erlöse aber nicht eindeutig belegen, um wie viel der Warenbestand abgenommen hat, findet auch hierbei
keine direkte Buchung auf dem Bestandskonto statt.
Das Buchen selbst ist – wie Sie sehen – unproblematisch. Wie sieht es aber mit
dem Abschluss aus? Da alle Vorgänge auf unterschiedlichen Konten getrennt gebucht wurden, ist auch dies einfach durchzuführen.
Als Erstes wird nachgeschaut und gezählt, was noch vorhanden ist: Bei der Inventur wird gezählt und bewertet, anschließend gebucht. Nun können folgende
Situationen eintreten:
 Der Endbestand ist höher als der Anfangsbestand. Das Lager wurde also
„aufgestockt“. Es wurde mehr eingekauft als verkauft. Man spricht auch von
einer Warenbestandsmehrung.
 Der Endbestand ist niedriger als der Anfangsbestand. Das Lager wurde ab-
gebaut. Es wurde also mehr verkauft als eingekauft. Man spricht auch von
einer Warenbestandsminderung.
183
Da die Konten und auch später die Bilanz ausgeglichen sein müssen, findet eine Buchung über das Wareneingangskonto statt. Im Falle der Bestandsmehrung
bucht man:
1140 Waren (Bestand) an 5200 Wareneinkauf
Im Falle einer Warenbestandsminderung bucht man:
5200 Wareneinkauf an 1140 Waren (Bestand)
Auf dem Wareneingangskonto ergibt sich nun der so genannte Wareneinsatz. Das
sind die Waren, die dann auch tatsächlich verkauft wurden. Aus der Differenz zwischen dem Warenverkauf und dem Wareneingangskonto (das korrekterweise jetzt
eigentlich Wareneinsatzkonto heißen müsste) kann der Rohertrag ermittelt werden.
Warenverkauf minus Wareneinsatz = Rohertrag.
So geht man allerdings in der Praxis nicht vor. Gebucht wird über das Gewinnund Verlustkonto:
GuV Konto an 5200 Wareneinkauf oder
5200 Wareneinkauf an GuV-Konto
Der eigentliche Warenbestand wird in die Schlussbilanz gebucht :
Schlussbilanzkonto an 1140 Waren (Bestand)
In der Gewinn- und Verlustrechnung wird dann die Differenz ermittelt. Da auch
noch andere Erfolgskonten über die GuV abgeschlossen werden, ergibt sich aus
dem Saldo das tatsächliche Betriebsergebnis. Das Gewinn- und Verlustkonto wird
zuletzt über das Kapitalkonto abgeschlossen:
GuV an 2000 (Eigen)Kapital
2000 (Eigen)Kapital an GuV
So weit zunächst zu den Buchungen im Warenverkehr. Dass in der Praxis noch
zahlreiche Details berücksichtigt werden müssen, bleibt hier unberücksichtigt. An
anderer Stelle wird diese Thematik wieder aufgegriffen.
Wo’s um die Knete geht: Buchungen im Zahlungsverkehr
Im letzten Abschnitt wurde es deutlich: Waren müssen auch bezahlt werden, sowohl an Lieferanten als auch von Kunden. Dass es da verschiedene Arten und
Möglichkeiten gibt, wurde ebenfalls bereits erwähnt. Zunächst sieht auch alles
ganz einfach aus: Man kauft gegen Barzahlung (Gegenkonto ist die Kasse), oder
184
Lese-Ausflug 12
man kauft auf Rechnung (Gegenkonto ist das Verbindlichkeitskonto) und irgendwann wird dann bezahlt (über die Bank).
Pacioli sagt: „Für die Einkäufe wird dies genügen, um Dich zu führen, sei es,
dass sie ganz gegen bar erfolgen oder teils gegen bar und teils gegen Ziel,
oder gegen bar und gegen Bankschein oder alles gegen Bank, oder bar und
Bank, oder bar und Waren, oder Waren und Bankschein, oder alles auf
Bankschein oder Ware und Ziel oder Ware und Bank oder Bank und Ziel,
oder Bank und Bankschein, oder Bank, bar, Bankschein und Waren, weil
man auf alle diese Arten zu kaufen pflegst. Du wirst dies für Dich im Sinne
des Vorhergehenden im Memorial buchen und von dort in das Journal und
Hauptbuch übertragen.“
Leider gibt es da eine ganze Reihe Details, die mitberücksichtigt werden müssen.
Da schreibt etwa ein Lieferant auf die Rechnung: Zahlungsziel 30 Tage netto, 2 %
Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen. Zwei Prozent Abzug von der Rechnung sind nicht wenig. Es lohnt sich sogar die Überziehung des eigenen – zinspflichtigen – Kontos. Wie wird so etwas aber gebucht?
Nehmen wir an, dass eine Rechnung über 8.000 Euro zur Zahlung ansteht.
Zunächst buchen wir die Rechnung (den Wareneingang) wie gehabt:
5200 Wareneingang an 3310 Verbindlichkeiten, 8.000 Euro
Irgendwann später wird gezahlt. Geschieht das in der Frist, in der Skonto abgezogen werden darf, so wird ein geringerer Betrag gezahlt, als mit der Rechnung
gebucht. Es bleibt eine Differenz auf dem Verbindlichkeitskonto zurück. Wohin
damit? Der Skonto schmälert den Warenwert und wird daher in der Klasse 5 gebucht. Der Buchungssatz bei der Zahlung lautet nun:
3310 Verbindlichkeiten, 8.000 Euro
an 1800 Bank, 7840 Euro
an 5730 Erhaltene Skonti, 160 Euro
Hier haben wir es erstmals mit einem Buchungssatz zu tun, der mehr als zwei
Konten anspricht. Das ist unproblematisch, wenn darauf geachtet wird, dass beide
Seiten – Soll und Haben – in der Summe übereinstimmen.
Auf einem Konto wird im Soll gebucht, bei zwei Konten im Haben. Beide Seiten
ergeben in der Summe jeweils die 8.000 Euro.
185
Beim Warenverkauf funktioniert es ähnlich. Wenn den Kunden als Anreiz zur
schnelleren Zahlung ebenfalls Skonto angeboten wird, so kann das Konto „Gewährte Skonti“ benutzt werden. Das Skonto schmälert ja unseren Verkaufserlös.
Kauft ein Kunde auf Rechnung für 12.000 Euro Waren und gilt als Zahlungsfrist
8 Tage für die Nutzung von 1 % Skonto, so wird zunächst gebucht:
1210 Forderungen an 4000 Umsatzerlöse, 12.000 Euro
Zahlt der Kunde innerhalb von 7 Tagen mit Abzug von 1 %Skonto, so buchen Sie
nach erfolgter Zahlung:
1800 Bank, 11.880 Euro und
4730 Gewährte Skonti, 120 Euro
an 1210 Forderungen, 12.000 Euro
Wieder werden zwei Konten – diesmal im Soll – bebucht und ein Konto im Haben.
Beide Seiten ergeben in der Summe jeweils 12.000 Euro.
Was aber, wenn ein Kunde weder bar noch durch Überweisung, sondern durch
einen Scheck zahlt? Handelt es sich hierbei um seltene Fälle oder um ein kleines
Unternehmen, bei dem die Zahl der Schecks überschaubar bleibt, so wird zunächst
ebenfalls gegen Forderungen gebucht:
1210 Forderungen an 4000 Verkaufserlöse
Der Scheck wird bei der Bank eingereicht und nach Gutschrift auf dem Konto
findet eine Verbuchung statt:
1800 Bank an 1210 Forderungen
Ebenso verhält es sich mit Schecks, die das Unternehmen ausstellt, um sie an
Lieferanten weiterzugeben. Eine Buchung der Zahlung findet erst statt, wenn das
Konto belastet wird. Es versteht sich von selbst, dass in beiden Fällen ein Scheckbuch geführt wird, in dem die Ausgabe beziehungsweise der Eingang von Schecks
vermerkt wird. Dieses Scheckbuch zählt aber nicht zur eigentlichen Buchhaltung,
sondern dient nur Kontrollzwecken.
In größeren Unternehmen oder wenn täglich viele Schecks eingehen, wird je ein
besonderes Scheckkonto in der Klasse 1 eingerichtet. Buchungstechnisch bereitet
das keine besonderen Probleme, da diese Konten lediglich an die Stelle von Forderungen und Verbindlichkeiten gesetzt werden. Sie bedingen auch immer eine
zweite Buchung, wenn aus dem Scheck eine Zahlung auf dem Bankkonto wurde.
186
Lese-Ausflug 12
Personalbuchungen: Auf wessen Konto geht die Sekretärin?
Fast jedes Unternehmen benötigt Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die für die
verschiedensten Tätigkeiten eingesetzt werden. Diese bekommen für ihre geleistete Arbeit Lohn oder Gehalt. Der Buchhalter wird diese Aufwendungen auf entsprechend dafür eingerichteten Erfolgskonten buchen.
Der Arbeitgeber hat für seine Arbeiter und Angestellte die Pflichtversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung) abzuführen und auch
einen Teil davon zu übernehmen. Beiträge zur Unfallversicherung sind sogar in
voller Höhe vom Arbeitgeber zu bezahlen.
Bei den folgenden Beispielen wurden die Berechnungen nach den aktuellen Tabellen und Beitragssätzen durchgeführt und teilweise etwas vereinfacht. Da sich in
diesem Bereich laufend etwas ändert, können wir in diesem Buch nie allzu aktuell
sein. Das Programm WISO Lohn ist das allerdings sehr wohl – zumindest wenn
Sie sich regelmäßig die bereitstehenden Updates holen.
Pacioli sagt: „Auch die Gehälter der Angestellten und Lehrlinge des Ladens
werden in dieses Konto eingetragen. Einige errichten hierfür ein besonderes
Konto, um zu wissen, was sie hierfür im Jahr ausgeben und saldieren es
dann mit obigem Konto ...“
Der Ablauf (von der Gehaltsabrechnung bis in die Buchhaltung) sieht folgendermaßen aus:
Zunächst wird die Gehaltsabrechnung erstellt. Als Beispiel dient die folgende
– vereinfachte – Abrechnung:
187
Der Buchhalter bucht zunächst das Bruttogehalt, die Gehaltsauszahlung sowie die
zurückgehaltenen Steuern und Versicherungen:
6000 Löhne und Gehälter, 1.750 Euro
an 1800 Bank, 1.312,43 Euro
an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro
Schließlich muss noch der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen gebucht
werden:
6100 Soziale Abgaben und Aufwendungen
Nicht lange nach der Gehaltsabrechnung werden die Beträge an das Finanzamt
und die Sozialversicherung überwiesen. Es wird gebucht:
3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro und
1740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit, 637,00 Euro
an 1800 Bank, 756,07 Euro
Natürlich gibt es auch in diesem Bereich noch eine ganze Reihe an Besonderheiten
– zum Beispiel der so beliebte „Vorschuss“. Hat Claus Meyer sich bereits vor dem
Gehaltszahlungstermin 500 Euro auszahlen lassen, so ist folgende Buchungsweise
angesagt:
Zunächst die Auszahlung:
1340 Forderungen gegen Personal, 500 Euro
an 1600 Kasse, 500 Euro
Dann die Buchung bei der Gehaltsabrechnung:
6000 Löhne und Gehälter, 1.750 Euro
an 1800 Bank, 812,43 Euro
an 1340 Forderungen gegen Personal, 500 Euro
an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro
188
Lese-Ausflug 12
Eine andere Sache ist die so genannte „Vermögenswirksame Leistung“ nach dem
Vermögensbildungsgesetz. Hier gibt es verschiedene Varianten: Der Arbeitgeber
zahlt einen Betrag zur vermögenswirksamen Leistung – es erhöhen sich die Aufwendungen für Personal. Der Arbeitnehmer zahlt einen Betrag zur vermögenswirksamen Leistung – das Nettogehalt des Arbeitnehmers reduziert sich. Beide,
Arbeitnehmer und Arbeitgeber, zahlen einen Teil – Personalaufwendungen erhöhen sich, das Nettogehalt reduziert sich.
WISO Tipp
Da es durch häufige Gesetzes- und Steueränderungen für den Buchhalter das
Problem ergibt, Abrechnungs- und Buchungspraxis jeweils anpassen zu müssen, macht es gerade für kleine Betriebe Sinn, eine spezielle Software – wie
WISO Lohn – einzusetzen oder die Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung abzugeben. Oft übernimmt der Steuerberater diese Dienstleistung. Er
liefert dann nicht nur die fertigen Abrechnungen samt Lohnzettel und Bankbelege, sondern auch noch gleich eine Buchungsliste, die dem Buchhalter die
Arbeit wesentlich erleichtert.
Wer es selber machen möchte, sollte zwei Möglichkeiten nutzen:
 Einmal die regelmäßigen und – meist kostenlosen – Informationsveranstal-
tungen der Krankenkassen, auf denen aktuelle Änderungen vorgestellt und
meist auch erläutert werden.
 Die Lohnabrechnung über den Computer. Lohnabrechnungsprogramme (et-
wa WISO Lohn) sind durchaus erschwinglich geworden. Nutzen Sie dann
ein Update, um immer die aktuellsten Anpassungen gleich umsetzen zu
können. Auch diese Programme geben meist eine Buchungsliste mit aus.
189
190
Lese-Ausflug 13
Lese-Ausflug 13
Hau’ drauf: Umsatzsteuer und und und ...
Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung
Bisher wurden bei allen Erläuterungen und Erklärungen die Steuern weitgehend
ausgeklammert (außer bei den Personalbuchungen). Im Alltag eines jeden Unternehmens – und damit auch in der Buchhaltung – spielen die Steuern eine nicht
unwesentliche Rolle. Vor allem die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) kommt in den
meisten Geschäftsvorfällen vor. Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung gehört zum Alltag (und die Handhabung zum Handwerkszeug) eines jeden Buchhalters. Hinzu kommen die Unternehmenssteuern, die jedes Unternehmen, abhängig
von der Rechtsform, ein bis mehrmals im Jahr betreffen.
Interessieren soll aber in diesem Buch nicht die gängige Steuerpraxis einschließlich Vermeidungsstrategien. Für diesen Zweck gibt es spezielle Fachliteratur und
Steuerberater. Allein was für die Buchungspraxis wichtig ist, wird in den folgenden Abschnitten aufgeführt.
Zum 1.12007 ist der Mehrwertsteuersatz von 16 % auf 19 % angehoben worden
(der verminderte Steuersatz von 7 % blieb). Trotzdem kann der Umsatzsteuersatz
von 16 % auch in 2007 noch gültig sein, nämlich dann, wenn die Ursache für den
Geschäftsvorfall im Jahr 2006 liegt. Für eine Übergangszeit ist also mit 3 verschiedenen Steuersätzen zu arbeiten. Ergänzende Hinweise (und möglicherweise
auch Texte) finden Sie auf der Homepage (http://buhl-data.de), sobald es genauere
Informationen gibt.
Auch die Steuern sind keine Erfindung unserer Zeit. Luca Pacioli musste sich mit diesem Problem in seiner Abhandlung über die Buchhaltung ebenfalls beschäftigen.
Pacioli sagt: „Wenn Du mit solchen Ämtern [Finanzämtern] Konto führen
willst, so wirst Du die Verwaltung der Staatsschulden zum Schuldner von
allen Arten Kapital zu soundsoviel Prozent machen, indem Du die Stadtbezirke nennst, wo sei angelegt sind ...“
Was heißt eigentlich Umsatzsteuer?
Die heutige Form der Umsatzsteuer gibt es seit dem 1.1.1967. Vorher wurde ein
kumulatives Bruttoumsatzsteuersystem genutzt, an das sich heute kaum noch
jemand erinnert. Das Prinzip der heute benutzten Umsatz“ver“steuerung beruht
darauf, dass auf jeder Produktions- oder Handelsstufe der Wert besteuert wird,
191
der dem Produkt durch Weiterverarbeitung oder Weiterveräußerung zugeführt
wird, den das Produkt also mehr wert wird. Daher auch die Bezeichnung
Mehrwertsteuer.
Das klingt kompliziert, wird aber durch einen einfachen Trick geregelt: Jeder darf
von seiner Umsatzsteuerschuld, die sich aus den Umsatzerlösen ermittelt, den Teil
der Steuer, den er selbst im Zusammenhang seiner betrieblichen Tätigkeit entrichtet hat (Steuer auf Rohstoffe, Betriebsstoffe, Fertigprodukte, Handelsware und so
weiter – daher auch Vorsteuer), von der Steuerschuld abziehen.
Ein einfaches Beispiel kann dieses Prinzip anschaulich verdeutlichen:
Juli 2000
Verkaufserlöse netto
Netto-Rechn. Betr.
darauf entfallen 16 % Ust
Einkauf Handelswaren
8.550,00
27.500,00
darauf entfallen 16 % VSt
Sonstige Kostenrechnungen
5.225,00
2.800,00
Sonstige Kostenrechnungen
Vorsteuer gesamt
Umsatzsteuer
45.000,00
532,00
1.250,00
87,50
5.844,50
Umsatzsteuerschuld:
USt – VSt
2.705,50
Auf diese Weise entrichtet jede Produktions- oder Handelsstufe nur die Steuer
auf den dort entstandenen „Mehrwert“. Der Letzte in der Kette – der Verbraucher
– entrichtet keine Umsatzsteuer an das Finanzamt. Er verbraucht das Produkt (auf
irgendeine Weise) und schafft keinen „Mehrwert“ mehr. Dafür zahlt er allerdings
den Bruttobetrag; die Steuer wurde für ihn bereits auf den Produktions- und Handelsstufen vorher an das Finanzamt entrichtet.
Für den Unternehmer ist die Umsatzsteuer somit kostenneutral. Es handelt sich um
eine Verbrauchssteuer, die der Letzte in der Kette, der Verbraucher, zahlen muss.
192
Lese-Ausflug 13
Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
Niedergelegt sind die gesetzlichen Bestimmungen im umfangreichen Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
WISO Tipp
So einfach das Prinzip erklärt werden kann, so kompliziert ist diese Regelung
in der Praxis. Jeder, der eine unternehmerische Tätigkeit – sei es freiberuflich
oder gewerblich – aufnehmen will, sollte sich zumindest in den Grundzügen
damit beschäftigen. Eine ausführliche Beratung durch den Steuerberater oder
das Finanzamt ist nicht der schlechteste Weg dafür.
Das Gesetz definiert als Erstes, was „Steuerbare Umsätze“ überhaupt sind:
§ 1, Abs. 1 UStG – Steuerbare Umsätze
(1) Der Umsatzsteuer unterliegen die folgenden Umsätze:
1. Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im
Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt ...
2. Der Eigenverbrauch im Inland ...
3. Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die Körperschaften und Personenvereinigungen ... im Rahmen ihres Unternehmens an ihre Anteilseigner, Gesellschafter, Mitglieder, Teilhaber oder diesen nahe stehenden
Personen ausführen, für die Leistungsempfänger kein Entgelt aufwenden,
4. die Einfuhr von Gegenständen aus dem Drittlandsgebiet in das Inland ...
5. der innergemeinschaftliche Erwerb im Inland gegen Entgelt.
Der Fall 1. ist klar. Wo ein Unternehmen Leistungen erbringt, fällt Umsatzsteuer
an. Dabei ist es noch nicht einmal wesentlich, ob der Unternehmer im Inland eine
Betriebsstätte unterhält oder die Rechnung erstellt. Das ist ganz besonders wichtig
für diejenigen, die zwar im Inland tätig werden wollen, aus steuerlichen Gründen
aber den Firmensitz im Ausland planen. An der Mehrwertsteuer kommen sie dadurch nicht vorbei.
Was „Inland“ ist, hat der Gesetzgeber aber noch genauer definiert, als sich das der
„Laie“ vorstellen kann:
193
§ 1 Abs. 2
Inland im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland mit Ausnahme des Gebiets von Büsingen, der Insel Helgoland, der
Freihäfen, der Gewässer und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der
jeweiligen Strandlinie sowie der deutschen Schiffe und der deutschen Luftfahrzeuge in Gebieten, die zu keinem Zollgebiet gehören. Ausland im Sinne
dieses Gesetzes ist das Gebiet, das danach nicht Inland ist. Wird ein Umsatz
im Inland ausgeführt, so kommt es für die Besteuerung nicht darauf an, ob
der Unternehmer deutscher Staatsangehöriger ist, seinen Wohnsitz oder Sitz
im Inland hat, im Inland eine Betriebsstätte unterhält, die Rechnung erteilt
oder die Zahlung empfängt.
Aber auch der Fall 2. darf nicht übersehen werden: Wenn ein Unternehmen selbst
Leistungen verbraucht – für Zwecke, die nicht im Unternehmen selbst, sondern
außerhalb liegen –, ist Umsatzsteuer fällig. Ebenso ist es mit Fall 3. Geschenke
und Zuwendungen an Personen, die dem Unternehmen mehr oder weniger nahe
stehen, unterliegen der Umsatzsteuer. Auch die Einfuhr von Waren unterliegt der
Umsatzsteuer. Allerdings gibt es hierfür eine besondere Form der Umsatzsteuer
mit der Bezeichnung Einfuhrumsatzsteuer.
Etwas komplizierter ist es mit 5., dem innergemeinschaftlichen Erwerb. Deshalb
ist er gleich in einem Folgeparagrafen (§ 1a UStG) speziell geregelt:
§ 1 Abs. 2a
Das Gemeinschaftsgebiet im Sinne dieses Gesetzes umfasst das Inland im
Sinne des Absatzes 2 Satz 1 und die Gebiete der übrigen Mitgliedstaaten
der Europäischen Gemeinschaft, die nach dem Gemeinschaftsrecht als Inland dieser Mitgliedstaaten gelten (übriges Gemeinschaftsgebiet). Das Fürstentum Monaco gilt als Gebiet der Französischen Republik; die Insel Man
gilt als Gebiet des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland.
Drittlandsgebiet im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet, das nicht Gemeinschaftsgebiet ist.
§ 1a UStG
(1) Ein innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt liegt vor, wenn die
folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
1. Ein Gegenstand gelangt bei einer Lieferung an den Abnehmer (Erwerber)
aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates ...
194
Lese-Ausflug 13
(2) Als innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt gilt
2. Das Verbringen eines Gegenstandes des Unternehmens aus dem übrigen
Gemeinschaftsgebiet in das Inland durch einen Unternehmer zu seiner Verfügung ...
Es geht also um die steuerlichen Regelungen bei Bezug von Waren aus EG-Ländern.
In den meisten Ländern gibt es ähnliche Umsatzsteuergesetze und -regelungen wie
bei uns. Wird Ware ausgeführt (also bei uns eingeführt), so unterliegt sie nicht der
Umsatzsteuer des Landes, das exportiert. Dafür wird aber bei der Einfuhr die Umsatzsteuer des eigenen Landes fällig. Dies ist Fall 4. – die Einfuhrumsatzsteuer.
Einige Begriffe aus dem ersten Paragrafen des UStG bedürfen noch einer näheren
Definition. So die Begriffe „Unternehmer, Unternehmen“ und „Lieferung, sonstige
Leistung“.
§ 2 UStG
(1) Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder
berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede
nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht,
Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.
(3) Die juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind nur im Rahmen
ihrer Betriebe gewerblicher Art ... und ihrer land- oder forstwirtschaftlichen
Betriebe gewerblich oder beruflich tätig ...
WISO Tipp
Es gibt hier also kaum „Tricks“, dem Finanzamt und der „Umsatzbesteuerung“
zu entkommen. Zwar ist es möglich, sich in einigen Ausnahmefällen von der
Umsatzsteuer befreien zu lassen, doch sind die Grenzen hier sehr eng gesetzt.
Die wichtigsten Steuerbefreiungen sind:
 Ausfuhrlieferungen
 Lohnveredlungen für ausländische Auftraggeber
 Umsätze im Geld- und Kapitalverkehr
195
 Grundstücksumsätze
 Vermietungs- und Verpachtungsumsätze
 Umsätze im medizinischen Bereich
Auch der Kleinunternehmer kann unter bestimmten Umständen auf die Abführung von Umsatzsteuer verzichten.
§ 19 UStG
(1) 1Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3
bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2
bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden
Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. ...
(2) Der Unternehmer kann dem Finanzamt bis zur Unanfechtbarkeit der
Steuerfestsetzung ... erklären, dass er auf die Anwendung des Absatzes 1
verzichtet ...
WISO Tipp
Da bei einer Befreiung eine Verrechnung mit der selbst gezahlten Vorsteuer
nicht mehr möglich ist, sollten Sie genau überlegen, ob Sie von der Befreiung
tatsächlich Gebrauch machen wollen. Nachrechnen kann sich lohnen!
Die Begriffe „Lieferungen und sonstige Leistungen“ sind sicherlich schon aufgefallen beim Studium eines Kontenrahmens im Zusammenhang mit den Konten
Forderungen und Verbindlichkeiten. Was der Gesetzgeber darunter versteht, beschreibt der § 3 UStG.
§ 3 UStG
(1) Lieferungen eines Unternehmers sind Leistungen, durch die er oder in
seinem Auftrag ein Dritter den Abnehmer oder in dessen Auftrag einen Dritten befähigt, im eigenen Namen über einen Gegenstand zu verfügen (Verschaffung der Verfügungsmacht).
(6) Wird der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder
einen vom Lieferer oder vom Abnehmer beauftragten Dritten befördert oder
versendet, gilt die Lieferung dort als ausgeführt, wo die Beförderung oder Versendung an den Abnehmer oder in dessen Auftrag an einen Dritten beginnt ...
196
Lese-Ausflug 13
(7) Sonstige Leistungen sind Leistungen, die keine Lieferungen sind. Sie
können auch in einem Unterlassen oder im Dulden einer Handlung oder
eines Zustandes bestehen ...
Diese „Auszüge“ aus dem umfangreichen § 2 des UStG belegen sehr deutlich,
dass der Gesetzgeber versucht, möglichst weitgehend alles, was ein Umsatz sein
könnte, zu erfassen.
Auch der „Ort der sonstigen Leistung“ ist ein wichtiger Faktor innerhalb der Umsatzsteuerregelungen:
§ 3a UStG
(1) Eine sonstige Leistung wird ... an dem Ort ausgeführt, von dem aus der
Unternehmer sein Unternehmen betreibt. Wird die sonstige Leistung von
einer Betriebsstätte ausgeführt, so gilt die Betriebsstätte als der Ort der
sonstigen Leistung.
Unternehmer sind verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Frist die Steuer zu
berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Das Finanzamt spricht von einem
Voranmeldungszeitraum. Dieser beträgt in der Regel einen Monat, in Ausnahmefällen ein viertel Jahr. Die Meldefrist beträgt 10 Tage.
§ 18 UStG
(1) Der Unternehmer hat bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat ... Die Vorauszahlung ist am 10. Tag
nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig.
(2) Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Beträgt die Steuer
für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 6.136 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Beträgt die Steuer für das vorangegangene
Kalenderjahr nicht mehr als 512 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldung und Entrichtung
der Vorauszahlungen befreien ...
197
WISO Tipp
Von den Finanzämtern wird inzwischen keine Überziehung mehr toleriert.
Spätestens am 10. müssen also das Formular und die Zahlung beim Finanzamt eingegangen sein. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie keine Einzugsermächtigung erteilt haben! Es drohen Ihnen sonst Verzugszinsen oder sogar
Strafgebühren. Mit dem Homebanking-Modul WISO Mein Geld können Sie
Ihren Zahlungsverkehr fristgerecht organisieren.
Die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann um einen Monat verlängert werden. Der Gesetzgeber nennt dies Dauerfristverlängerung. Für Betriebe
oder Personen, die nur quartalsweise zur Abgabe verpflichtet sind, lohnt sich das
ganz besonders dann, wenn keine Sondervorauszahlungen nötig sind. Für alle
anderen gilt, dass bei einer Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung zu
Beginn des Kalenderjahres zu leisten ist, die 1/11 der Summe der Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres entspricht.
§ 46 UStDV
Das Finanzamt hat dem Unternehmer auf Antrag die Fristen für die Abgabe
der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen ... um
einen Monat zu verlängern ...
§ 47 UStDV
(1) Die Fristverlängerung ist bei einem Unternehmer, der die Voranmeldungen monatlich abzugeben hat, unter der Auflage zu gewähren, dass dieser
eine Sondervorauszahlung auf die Steuer eines jeden Kalenderjahres entrichtet. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr.
§ 48 UStDV
(2) Der Unternehmer hat die Fristverlängerung für die Abgabe der Voranmeldung bis zu dem Zeitpunkt zu beantragen, an dem die Voranmeldung,
für die die Fristverlängerung erstmals gelten soll, nach § 18 Abs.1, 2 und
2a des Gesetzes abzugeben ist.
Außer den Voranmeldungen muss einmal im Jahr eine Jahreserklärung (Umsatzsteuererklärung) abgegeben werden.
198
Lese-Ausflug 13
§ 3 UStG
Der Unternehmer hat für das Kalenderjahr oder für den kürzeren Besteuerungszeitraum eine Steuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben, in der er die zu entrichtende Steuer oder den Überschuss,
der sich zu seinen Gunsten ergibt ... selbst zu berechnen hat (Steueranmeldung) ... Die Steueranmeldung muss vom Unternehmer eigenhändig unterschrieben sein.
Die WISO-Buchhaltung erstellt ...
Für Buchhalter, die mit einer EDV-Buchhaltung arbeiten (etwa der WISOBuchhaltung) ist die Umsatzsteuervoranmeldung kein Problem. Sind alle
Buchungsvorgänge zeitlich richtig erfasst, wirft das Programm eine korrekte
Umsatzsteuervoranmeldung aus, die gleich als – oder in das – Formular gedruckt
werden kann.
199
Diese Formulare werden allerdings bei den Finanzämtern nicht mehr gern gesehen. Offiziell ist es ab Januar 2005 Pflicht, die Umsatzsteuervoranmeldung online
vorzunehmen. Die Finanzämter stellen dafür die Software Elsterformular bereit,
die das Ausfüllen der Formulare am Bildschirm und das anschließende versenden
an Ihre Finanzbehörde ermöglicht.
WISO Tipp
Als Anwender von WISO Kaufmann/Buchhaltung benötigen Sie Elsterformular
nicht. Das Programm erlaubt Ihnen das Erstellen und Versenden der Umsatzsteuererklärung direkt aus der laufenden Anwendung, weil ein sogenanntes
„Elster-Modul“ bereits integriert ist.
Den „diebischen Vogel“ des Finanzamts benötigen Sie als Anwender der WISO Software nicht!
200
Lese-Ausflug 13
Gar nicht diebisch: Elster
ELSTER ist eine Erfolgsgeschichte: Bislang 230 Millionen Mal ist der elektronische Datenweg zum Finanzamt inzwischen genutzt worden – in der Öffentlichkeit
weitgehend unbemerkt. Sang- und klanglos, auch weil es fast nie Probleme mit
ELSTER gab.
Verwirrend war und ist nur, dass der Kurzbegriff ELSTER in der Öffentlichkeit für
drei verschiedene Verfahren oder Dienste der Finanzverwaltung verwandt wurde,
die an sich nur das technische Übertragungsverfahren gemeinsam haben: ELSTER,
ElsterFormular und neuerdings ElsterOnline.
ELSTER ist die Bezeichnung für eine Softwarekomponente des Fiskus, die in die
meisten Steuer- und Finanzbuchhaltungsprogramme – etwa von WISO – eingebaut ist. So können die Anwender dieser Produkte alle Funktionen der elektronischen Steuerdatenübermittlung nutzen, vorausgesetzt ELSTER wird von dem
jeweiligen Programm unterstützt.
Daneben hat die Steuerverwaltung selbst ein eigenes Ausfüllprogramm für Steuererklärungen entwickelt, quasi die Steuerformulare für den Bildschirm. Dieses
Programm nennt sich ElsterFormular. Es hat eine einfache - an den Steuerformularen orientierte - Eingabeoberfläche und nutzt natürlich ebenfalls den Übertragungsweg ELSTER.
ElsterOnline, das neue Internet-Portal von ELSTER bündelt die Online-Dienstleistungen der Finanzverwaltung. ElsterOnline ist so eine Art elektronisches Finanzamt. Da braucht man also kein spezielles Programm, ein Internetbrowser genügt,
um teilnehmen zu können.
Einkommensteuer
Neu ist die Möglichkeit, Steuererklärungen nicht mehr als Ausdruck auf Papier,
sondern als verschlüsselte Datei per Internet an das Rechenzentrum des Finanzamtes zu schicken, nicht. Das Verfahren an sich – 1999 für jedermann freigegeben
– nennt sich ELektronische STeuerERklärung. Es wurde zunächst für die Abgabe der Einkommensteuer konzipiert, später auf andere Steuerarten (Umsatz- und
Lohnsteueranmeldung) ausgeweitet. Der Marktführer unter den Steuerprogrammen für den PC, das WISO-Sparbuch, war das erste Programm, das diesen komfortablen und vorteilhaften Weg ermöglichte. Schon im ersten Jahr machten mehr
als 20.000 Steuerzahler davon Gebrauch, heute sind es Millionen.
Einziger Wehrmuttropfen: Weil das Gesetz auf der Einkommensteuererklärung
eine Unterschrift verlangt und in den meisten Fällen auch die Steuerkarte vor201
gelegt werden musste, war es bisher notwendig, neben der Datenübertragung per
Internet auch noch einen speziellen Ausdruck zu unterschreiben und ihn mit der
Steuerkarte – und eventuell weiteren Unterlagen – an das Finanzamt zu schicken.
Auch das ist jetzt zu Ende: Neuerdings ist die komplette Steuererklärung online
möglich. Voraussetzung war die Einführung der elektronischen (also papierlosen)
Steuerkarte für alle Arbeitnehmer und eine digitale Signatur (das Finanzamt muss
ja sicher sein, dass nicht ein Fremder Ihre Steuererklärung abgibt).
Welche Vorteile hat die elektronische Steuererklärung?
Auf einen Nenner gebracht: Schnellere Rückzahlung, weniger Fehler, keine Belege
mehr einrichen.
Die Bearbeitung beim Sachbearbeiter im Finanzamt erfolgt nicht mehr nach dem
„first come, first serve“-Prinzip. In allen Ländern werden die elektronischen Erklärungen heute bevorzugt bearbeitet. Früher war das anders: wer zuerst abgab, kam
als erster dran, egal auf welchem Wege die Abgabe erfolgte. Das ist heute einer
der großen Vorteile von ELSTER: in vielen Fällen bereits nach 14 Tagen, längstens
aber nach 4 Wochen ist das Geld auf dem Konto! Denn: bei der elektronischen
Form entfallen für den Sachbearbeiter beim Finanzamt zeitraubende Überprüfungen und Einzelberechnungen. Dies hat sein „Kollege“ ELSTER schon auf dem PC
des Absenders vorher durchgeführt. Und die Daten müssen im Finanzamt nicht
noch einmal manuell von Papier in die EDV der Verwaltung übertragen werden
(wodurch manchmal auch Fehler entstanden und immerhin jeder vierte bis fünfte
Bescheid falsch war). Dieser gesamte Zeitaufwand entfällt beim Online-Verfahren.
Zu gut Deutsch: Auch wenn Ihre Steuererklärung online nicht bevorzugt würde,
ginge es einfach schneller.
Und dann verzichten alle Finanzämter bei der elektronischen Abgabe auch noch
darauf, dass Sie Belege mitschicken. Trotzdem müssen Quittungen und Unterlagen
aufgehoben werden – sollte etwas unklar sein, kann der Sachbearbeiter nämlich
doch noch Einsicht in Ihre Dokumente verlangen. Aber zunächst einmal brauchen
Sie keine Nachweise einzureichen. Wenn Sie nicht schon signieren nur einen so
genannten „Kurzausdruck“ mit Ihrer Unterschrift, gegebenenfalls die Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers (früher die Lohnsteuerkarte, normalerweise werden die Daten heute elektronisch ans Finanzamt geschickt), Spendenquittungen
und übrige Steuerabzugsbescheinigungen (beispielsweise Erträgnisaufstellungen
Ihrer Bank zu Zinseinkünften oder Dividenden).
Lohnsteuerbescheinigungen auf Papier gabs noch bis Ende 2004. Seither müssen
Arbeitgeber alle Daten papierlos an die Finanzverwaltung übermitteln, der Arbeit202
Lese-Ausflug 13
nehmer bekommt nur noch eine Bescheinigung über die übermittelten Werte, auf
der die so genannte eTIN („Electronic Taxpayer Identification Number“) vermerkt
ist, unter der die Werte ans Finanzamt gegangen sind. Die eTIN ist sozusagen der
Personalausweis für Ihren Lohnsteuerdatensatz im Rechenzentrum der Finanzbehörden. Formal brauchen Sie heute mit Ihrer Steuererklärung also keine Lohnsteuerbescheinigung mehr mit einzureichen.
WISO Tipp
Sie können trotzdem ein Duplikat Ihrer Lohnsteuerbescheinigung mit ans Finanzamt schicken. Denn ein Feldversuch in Berlin hat gezeigt, dass es mit
der eTIN Probleme geben kann. Sie ist eine errechnete Kombination, die sich
aus dem Namen und den Geburtsdaten ergibt. Es hat sich gezeigt, dass es
mehrere „Thomas Becker“ oder „Maria Maier“ gibt, die denselben Geburtstag
haben. Klartext: mehrere Lohnsteuerbescheinigungen, die überhaupt nichts
miteinander zu tun haben, können dieselbe eTIN aufweisen. Und dann geht
die Suche los. Wenn Sie Ihre eigene Bescheinigung mit einreichen, ist die
Sache schneller klar, welcher Datensatz nun wirklich zu Ihnen gehört.
Neuerdings können Sie sogar darauf verzichten, den so genannten „Kurzausdruck“
ans Finanzamt zu schicken. Voraussetzung, sie nutzen die digitale Signatur, um
Ihre elektronisch übermittelten Daten zu „unterschreiben“ – mehr zu diesem Verfahren weiter unten.
Allerdings: Spendenquittungen und übrige Steuerabzugsbescheinigungen, sofern
überhaupt vorhanden, müssen Sie trotzdem weiter einreichen, weil die bisher
nicht elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden (können). Daran wird
noch gearbeitet.
Was passiert mit den Daten beim Finanzamt?
Fall eins: Sie signieren noch nicht digital und schicken nach der elektronischen
Übertragung den so genannten „Kurzausdruck“ ans Finanzamt. Solange dem
Sachbearbeiter Ihr unterschriebener Kurzausdruck nicht vorliegt „schlummern“
Ihre Daten. Erst mit der individuellen „Telenummer“ auf Ihrem Ausdruck kann der
Sachbearbeiter – und niemand sonst – Ihren Fall „aufschließen“ und auf seinen
Bildschirm holen. Dann prüft er kurz Ihre Ihrer Angaben und schickt den Datensatz per Knopfdruck wieder in das Rechenzentrum zurück. Dort wird dann sofort
und automatisch Ihr Bescheid gedruckt.
203
Fall zwei: Sie nehmen an dem Verfahren mit der digitalen Signatur teil. Dann
bekommt der Sachbearbeiter in einigen Ländern wie bei einer neu eintreffenden
E-Mail einen Hinweis auf seinen Bildschirm, dass Sie Ihre Erklärung eingereicht
haben und er sie bearbeiten soll. In anderen Ländern druckt der Finanzamtscomputer ein dem Kurzausdruck ähnliches Papier aus und das bekommt Ihr Sachbearbeiter als Arbeitsauftrag. Der kann sich Ihre Daten dann ebenso wie bei der
Variante „Kurzausdruck“ auf den Bildschirm holen, die Angaben prüfen und per
Knopfdruck den Versand Ihres Bescheides veranlassen.
In beiden Fällen haben Unbefugte keine Möglichkeit, in Ihre Daten Einblick zu
nehmen – auch wenn Ihr Nachbar die Telefonleitung anzapfen würde: auf diesem
Wege könnte er nicht herausbekommen, wie Sie finanziell gestellt sind.
Wie sicher ist die Übertragung?
So sicher, dass das Verfahren – wegen des Vorbehalts der Sicherheitsbehörden,
auch verschlüsselte Daten in begründeten Fällen einsehen zu können – in USA
oder in unserem Nachbarland Frankreich beispielsweise nicht freigegeben würde.
Ihr Datensatz wird „hybrid“ verschlüsselt: zunächst Triple DES (112bit Schlüssel) und anschließend RSA (1024bit Schlüssel). Da werden also die besten Chiffrierverfahren kombiniert. Diese Verfahren sind weltweit noch nicht „geknackt“
worden. Sie brauchen also absolut keine Bedenken zu haben, dass Hacker in Ihre
sensiblen persönlichen Daten sehen können. Die Unversehrtheit der Daten wird
über einen so genannten Hash-Code gewährleistet.
Übrigens: Es werden auch nur die Daten ans Finanzamt übertragen, die Sie selbst eingegeben haben. Der Fiskus kann nicht etwa gleichzeitig Ihren Computer ausschnüffeln. Nur, was Sie selbst wollen, landet im Rechenzentrum der Finanzbehörden.
Die ELSTER-Infrastruktur wurde durch übrigens den TÜV-IT überprüft und mit
dem Sicherheitszertifikat der TÜV Informationstechnik GmbH bestätigt.
Daten weg und dach Fehler entdeckt
Kein Problem, wenn Sie nicht digital signieren. Dann verbessern Sie den Fehler
einfach und versenden die Daten erneut. Und dem Finanzamt schicken Sie den
zweiten (oder dritten, oder vierten …) Kurzausdruck. Durch die spezielle „Telenummer“ ist der neue Datensatz mit dem jeweils entsprechenden neuen Ausdruck
fest verbunden. Das bedeutet, dass der Sachbearbeiter beim Finanzamt nur den
Datensatz von Ihnen „aufschließen“ kann, der mit dem vorliegenden Ausdruck
übereinstimmt. Die anderen Datensätze – wie viele auch immer – werden dann
automatisch gelöscht.
204
Lese-Ausflug 13
Wenn Sie digital signieren – egal mit welchem technischen Verfahren – geht das
nicht mehr. Mit dem Absenden der Daten einschließlich elektronischer „Unterschrift“ haben Sie Ihre Steuererklärung rechtlich „abgegeben“. Eine Änderung ist
dann nur noch nach vorheriger (und wohl schwieriger) Abstimmung mit Ihrem
Sachbearbeiter vom Finanzamt denkbar. In diesem Punkt ist die Abgabenordnung
(AO) bisher gnadenlos – das Problem ist dem Fiskus aber bewusst und an einer
Lösung wird gearbeitet. Wann sie kommt ist aber ungewiss.
Was passiert, wenn mein Finanzamt die „komprimierte Steuererklärung“
ablehnt?
Das dürfte eigentlich gar nicht passieren: alle Bundesländer haben sich dem elektronischen Verfahren angeschlossen. Dennoch erhalten wir in Einzelfällen immer
mal wieder Beschwerden von Zuschauern, dass ihr Finanzamt (oder der Sachbearbeiter) die Annahme des Kurzausdrucks verweigert hätte. Klartext: Sie haben ein
Recht darauf, dass Ihre per ELSTER übergebene Steuererklärung bearbeitet und
beschieden wird, auch wenn Ihr Sachbearbeiter seinen Bildschirm, die Tastatur
oder vielleicht auch nur Sie persönlich nicht mag
Was bietet die kostenlose CD vom Finanzamt?
Mit einem Wort: wenig! Die Finanzbehörden sprechen im Zusammenhang mit
ElsterFormular von einem „Programm“, mit Softwareprodukten zur Steuererklärung – wie etwa dem Marktführer WISO-Sparbuch – ist das aber nicht vergleichbar. Ausgewachsene Programme beraten den Anwender in Steuerfragen, zeigen
ihm Wege, wie er am meisten von seinem zu viel bezahlten Steuergeld wieder
zurückholen kann und geben ihm die Möglichkeit, im Streitfall auf Urteile und
Anweisungen zu verweisen, die vielleicht noch nicht mal der Sachbearbeiter im
Finanzamt kennt (oder nicht kennen will).
ElsterFormular dagegen ist im Prinzip nichts anderes, als eine elektronische Form
der Steuerformulare, die auf dem Bildschirm angezeigt und ausgefüllt werden
können. Als „Hilfe“ bekommt der Anwender nicht mehr, als er auch als gedrucktes Heftchen bekommt, wenn er sich die Papierformulare beim Finanzamt holt.
Eine steuerliche Beratung findet nicht statt – ganz zu schweigen etwa von legalen
„Tricks“, wie man Steuern sparen kann. Der Anwender muss im Prinzip selber
wissen, welche Formulare er einreichen kann und wo er etwas eintragen muss.
Einziger Service: ElsterFormular rechnet am Ende aus, ob etwas nachzuzahlen
oder eine Rückerstattung zu erwarten ist und schickt die Daten anschließend (wie
oben beschrieben) digital ans Finanzamt.
205
Anmeldesteuern
Für die so genannten Anmeldesteuern – etwa die Lohn- und Umsatzsteuervoranmeldung – ist rechtlich keine Unterschrift nötig (die Anmeldung erfolgt ja nur
vorläufig). Deshalb wurde das Verfahren der elektronischen Datenübermittlung
– das auch dem Fiskus eine Menge Arbeit (und Personal) spart – schnell ausgeweitet und die WISO-Buchhaltung war wieder einmal eines der ersten Programme,
die die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung nutzen konnte. Statt einen Ausdruck per Post oder Boten (und rechtzeitig) an das Finanzamt zu schicken, konnte
der Anwender seine Anmeldung per Internet direkt an das Rechenzentrum seines
Finanzamtes übermitteln. Ein spezieller Ausdruck ist auch hier möglich, dient
aber nur der Kontrolle – und für die eigene Ablage.
Seit 1. Januar 2005 ist die elektronische Abgabe der Umsatzsteuer Pflicht für
alle – auch Kleingewerbetreibende, Freiberufler, Ich-AGs und andere müssen ihre
Voranmeldungen jetzt auf elektronischem Wege abliefern. Für Härtefälle gab’s
eine Übergangsfrist, in der „… auf Antrag“ noch Papier akzeptiert wurde. Aber
auch das ist längst vorbei und nur noch in Sonderfällen und nach zäher Einzelabstimmung mit dem Finanzamt, kann man von der zwangsweisen Vorschrift der
elektronischen Übermittlung (vorübergehend) befreit werden.
Auch dieses Verfahren hat mehrere Vorteile: Buchstäblich noch in letzter Minute
kann die Voranmeldung abgegeben werden – die Datenübertragung „drückt“ der
verschlüsselt übertragenen Datei einen elektronischen Zeitstempel auf, der für
die Fristwahrung maßgeblich ist. Also kann man auch noch kurz vor Mitternacht
dafür sorgen, dass keine Säumniszuschläge fällig werden (auf dem Postwege ist
dieses Risiko nicht immer ganz auszuschalten). Außerdem kommt zu viel bezahlte
Vorsteuer schnell zurück: In vielen Fällen entfällt eine förmliche Prüfung und der
Finanzamtscomputer veranlasst postwendend die Auszahlung. Im besten Fall hat
man schon zwei Tage nach Abgabe der Voranmeldung sein Geld auf dem Konto.
Technische Voraussetzung zur Datenübermittlung ist natürlich auch hier ein PC
mit Internetzugang beziehungsweise ein ISDN- oder DSL-Anschluss oder wenigstens ein Modem.
Um die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch abgeben zu können, waren ursprünglich allerdings auch noch einige Vorbereitungen nötig: Als „Datenlieferer“
musste man einmalig einen Antrag auf Zulassung zur Datenübermittlung gemäß § 8 Steueranmeldungs-Datenübermittlungs-Verordnung (StADÜV) ausfüllen.
Zwingend erforderlich war es auch, neben der gültigen Genehmigungsnummer
(des Programms) auch den Namen des eingesetzten Softwareproduktes anzuge206
Lese-Ausflug 13
ben! Und neben diesem Antrag musste jeder – ebenfalls einmalig – eine Teilnahmeerklärung beim Finanzamt abgeben. Darin versicherte man, dass die Unterlagen und Angaben, die für die Datenübermittlung erforderlich sind, nach bestem
Wissen und Gewissen vollständig und richtig zur Verfügung gestellt werden, die
übermittelten Daten überprüft und eine berichtigte Steueranmeldung abgegeben
wird, wenn eine „Unrichtigkeit“ festgestellt würde. Außerdem verpflichtete man
sich, die übermittelten Daten aufzubewahren.
Auch das ist passé, spätestens seit der Verpflichtung für jeden Anmelder, den
elektronischen Weg zu nehmen.
In der Praxis müssen Sie sich um das meiste davon gar nicht kümmern – das tut
die WISO-Buchhaltung (oder eines der anderen Buchhaltungsprogramme). Wichtig ist, dass Sie wenigstens den Kontrollausdruck aufheben, falls die Daten auf
Ihrem PC mal verloren gehen.
Und jedes Mal, wenn Sie eine Anmeldung abgeben wollen, ist eine weitere kleine „Hürde“ zu überwinden: Das so genannte „ELSTER-Modul“, das Ihre Daten
aus dem Buchhaltungsprogramm zusammenstellt und an den Finanzamts-Zentralrechner schickt, muss die neueste Version sein. Diese Software wird von der
Finanzverwaltung selbst programmiert und kostenlos zur Verfügung gestellt. Um
sicherzustellen, dass nicht versehentlich veraltete (und möglicherweise fehlerhafte
oder überholte) Programmteile verwendet werden, wird die auf Ihrem PC vorhandene Version online überprüft, ob sie noch aktuell ist und gegebenenfalls aktualisiert. Folge: Da Sie in der Regel einmal im Vierteljahr oder im Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, müssen Sie möglicherweise jedes Mal vor der
Übertragung Ihrer eigenen Daten das neueste Modul von „Elster“ beziehungsweise
Teile davon vom Rechner der Finanzverwaltung downloaden und aktivieren. Die
WISO-Buchhaltung macht das automatisch, aber ...
WISO Tipp
Die dafür notwendige Zeit (je nach verwendeter Übertragungstechnik unterschiedlich) sollten Sie einkalkulieren – vor allem dann, wenn Sie die Anmeldung „auf den letzten Drücker“ abgeben. Im schlechtesten Fall könnte nämlich genau die für das Downloaden benötigte Zeit dazu führen, dass Sie die
Abgabefrist überschreiten. Also lieber nicht erst zwei Minuten vor Mitternacht
damit anfangen!
207
Wie sicher ist das Verfahren?
Um die Jahreswende 2004/2005, als vielen Firmen zum ersten Mal klar wurde, dass
sie bald kein Papier mehr abgeben durften, machten Horrormeldungen die Runde,
dass ELSTER Unternehmen in den Ruin treiben könnte. Selbst der renommierte
Branchenverband BITKOM e.V. ließ sich vor den Karren spannen und warnte öffentlich: „Damit wird dem Schindluder Tür und Tor geöffnet“. Den Unternehmen
in Deutschland wurde gar geraten, ihre Einzugsermächtigungen für Steuerzahlungen bei den Finanzämtern zu kündigen. Dran war an allem nichts, dahinter
steckten womöglich gigantische Interessen. Erst nach WISO-Recherchen, die alle
Vorwürfe widerlegten, zog BITKOM kleinlaut zurück. Trotzdem fragen immer wieder mal besorgte Steuerzahler nach, ob denn da alles mit rechten Dingen zugehe.
BITKOM und andere hatten behauptet, es sei möglich, „… Steuerdaten fremder
Unternehmen ohne technische Hürden zu manipulieren und finanzielle Schäden
anzurichten“, da sich „… die Unternehmen nicht authentifizieren“ müssten und
somit „… böswillige Wettbewerber oder Kunden mit wenigen Mausklicks völlig
überhöhte Umsatzsteuern oder Lohnsteuern melden“ könnten. Da die Finanzämter meist Einzugsermächtigungen für die Steuervorauszahlungen besäßen drohe
„… Unternehmen der vorübergehende Verlust von Liquidität“.
Die Fakten sehen freilich anders aus:
Die von BITKOM zitierten „Steuerexperten“ hatten sowohl die steuerlichen Fachbegriffe als auch die dazugehörenden datentechnischen Prozesse verwechselt. So
wurde in der Pressemitteilung immer vom ELSTER-Verfahren gesprochen, gemeint war aber das so genannte ElsterFormular – zwei völlig unterschiedliche
Paar Schuhe. Das ELSTER-Verfahren zur Übertragung von Steuerdaten wird (siehe
oben) im Wesentlichen bei der Einkommensteuererklärung verwendet und dort ist
selbstverständlich eine Authentifizierung (Unterschrift) vorgeschrieben.
Auch beim bisherigen „Papierverfahren“ konnten die Steuerdaten fremder Unternehmen manipuliert und abgegeben werden. Durch das schon vor Jahren eingeführte, aber erst seit 2005 für alle „Anmeldesteuern“ verbindliche ElsterFormular, änderte sich die Situation nur in einem einzigen Punkt: Bisher konnte der
Absender einer falschen Erklärung (auf Papier) seine Identität sicher verbergen;
beim elektronischen ElsterFormular-Verfahren ist jetzt zumindest seine IP-Adresse rückverfolgbar. Die Fälschungshürde wurde also deutlich heraufgesetzt.
Im Übrigen würde eine erfolgreiche Manipulation voraussetzen, dass der echte
Steuerpflichtige just in diesem Monat und entgegen seiner Verpflichtung selbst
keine Anmeldung abgibt … und sein böswilliger Widersacher das auch noch weiß.
208
Lese-Ausflug 13
Nur dann nämlich hätte der Fremde überhaupt Chancen zu manipulieren – treffen
nämlich zwei Anmeldungen für denselben Meldepflichtigen (Steuernummer) und
denselben Anmeldungszeitraum (Monat, Vierteljahr) bei den Finanzbehörden ein,
wird automatisch eine Prüfung veranlasst, bevor eine Abbuchung des Geldbetrages angestoßen wird.
Und auch die Aussage „… Bis der Fehler festgestellt und der Betrag rücküberwiesen
ist, kann es gerade bei mittelständischen Firmen eng werden. Betriebliche Schäden sind nicht ausgeschlossen“, war blanker Unsinn und eine rein theoretische
Gefahr. Es würde nämlich weiter voraussetzen, dass der geschädigte Unternehmer
eine fälschlich eingezogene Steuersumme in seinen Kontobelegen nicht erkennt.
Denn beim Einzugsverfahren reicht üblicherweise ein Anruf bei der kontoführenden Bank, um den Transfer mit gleicher Wertstellung rückgängig zu machen.
Interessant ist, dass bisher weder beim Papierverfahren noch bei den bis bisher
eingereichten rund 245 Millionen (ja schon länger möglichen) elektronischen Anmeldungen keine einzige derartige versuchte oder vollendete Falschabgabe bekannt geworden ist. Zudem ist nicht erkennbar, wo angesichts jetzt drohender
Enttarnung (IP-Adresse) eine erhöhte Motivation für eventuelle Täter zu suchen
wäre, etwas zu tun, wovon sie selbst keinen direkten Vorteil haben.
Es ist ein einziger Fall bekannt, in dem zwei befreundete Steuerberater in Absprache mit dem zuständigen Finanzamt diesen krummen Weg technisch ausprobiert
und danach Alarm geschlagen haben. Einen solchen konstruierten Vorgang als
Beleg heranzuziehen, das neue Verfahren werde womöglich Unternehmen in die
Pleite führen, könnte man fast als „Vorsatz“ werten. Zumal, wenn man bedenkt,
dass exakt im zeitlichen Zusammenhang damit in der Tagespresse Anzeigen erschienen, in denen Steuerberater und die DATEV darauf hinwiesen, dass Steuerberater mit der neuen Gesetzeslage am besten umgehen könnten. Vielleicht lohnte
es sich, da einmal nach den wirtschaftlichen Interessen zu fragen...
Im Kommen: die elektronische Signatur
In zwei Punkten hatten die Kritiker allerdings auch nicht ganz Unrecht: Sie bemängelten, dass die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten Anwendungen nur Computer aus der Windowswelt kannten, folglich beispielsweise
Apple-User keine Chance hatten, ihre Steueranmeldungen papierlos abzugeben.
Und: dass eine Authentifizierung, etwa durch eine digitale Signatur, letztlich doch
besser wäre.
Beidem hat die Finanzverwaltung durch das so genannte Elster-Portal Rechnung
getragen: wer keine vernünftige Softwarelösung für seinen Macintosh-Rechner
209
findet, kann seine Anmeldungen online über das Portal der Finanzbehörden abgeben. Und zum Thema digitale Signatur haben sich die Elster-Programmierer
eine pfiffige eigene, vor allem aber für den Anwender kostenlose Lösung einfallen
lassen: ELSTERonline
Die drei Möglichkeiten der digitalen Signatur
Natürlich: wer schon eine digitale Signaturkarte besitzt (beispielsweise medisign,
Datev-Card, S-TRUST, SignTrust und D-TRUST), kann auch die anmelden und
damit jetzt seine Steueranmeldungen und -erklärungen elektronisch „unterschreiben“, das Verfahren heißt ELSTERPlus. Einem inzwischen von einem großen Sicherheitsunternehmen entwickelten USB-Stick ELSTERSpezial, der das digitale
Zertifikat fest eingegossen hat, gaben Fachleute dagegen nur wenig Chancen auf
dem Markt. Grund: Der 40 Euro teure USB-Stecker ist zurzeit nur für ELSTER einsetzbar. Prinzipiell ist freier Speicherplatz auf dem Stick vorhanden. Um diesen zu
210
Lese-Ausflug 13
verwenden ist jedoch spezielle Software nötig. Und für andere Signaturen müsste
der Käufer ein zweites Mal investieren. Verständlich, dass sich bislang nur ein
Vermarkter fand, der das Risiko eingehen wollte, zehntausende solcher Sticks auf
Lager zu legen und womöglich auf ihnen sitzen zu bleiben.
Für die Masse der Steuerzahler wird wohl die dritte Variante, das so genannte
ELSTERBasis, die interessanteste sein. Der Anwender meldet sich mit seinen persönlichen Daten und seiner eigenen Steuernummer am Portal an.
Wenn Steuernummer und Geburtsdatum übereinstimmen, kann’s losgehen
Stimmen die Daten mit den im System der Finanzverwaltung hinterlegten überein, erhält er daraufhin per E-Mail einen Teil und per Brief – an die zu der Steuernummer passende Adresse – den zweiten Teil der Aktivierungsdaten. Nur wer über
beide „Schlüssel“ verfügt kann folglich den Zugang aktivieren und ein vorläufiges
Zertifikat erzeugen.
211
Die Aktivierungsdaten bestehen aus zwei Teilen
Mit diesem vorläufigen Zertifikat kann er sich dann auf seine persönliche Seite
im Portal einloggen und erhält erst von dort wieder automatisch das endgültige
Zertifikat überspielt, das auf seiner Festplatte abgelegt wird. Und mit diesem Softwareschlüssel auf seinem PC kann er sich künftig in sein Konto bei ELSTERonline
einloggen, wo bevorstehende Aufgaben aufgelistet werden – etwa die Anmeldung
von Umsatz- oder der Lohnsteuer – aber auch Mitteilungen des Finanzamts im
eigenen Postfach landen.
WISO Tipp
Mit intelligenten Programmen – wie etwa WISO Kaufmann oder WISO Sparbuch – muss der Anwender aber gar nicht erst das Portal der Finanzbehörden
ansteuern. Er kann mit dem Softkey dann direkt aus der jeweiligen Anwendung digital signieren.
212
Lese-Ausflug 13
Über das private Steuerkonto lassen sich alle Aufgaben regeln
Das Verfahren ist sicherheitstechnisch klug durchdacht und hat vor allem einen
Vorteil: es kostet nichts. Einziges Problem: bei Computerproblemen, etwa einen
Festplattencrash, oder bei einem Wechsel des Rechnersystems könnte das gespeicherte Zertifikat verloren gehen. Deshalb:
WISO Tipp
Kopieren Sie sich Ihr Zertifikat zur Sicherheit ein- oder zweimal, beispielsweise
auf eine CD-ROM und bewahren Sie die an einem sicheren Ort auf. Im Ernstfall können Sie dann auf einer neuen Festplatte mit der Kopie weiterarbeiten.
Die Zukunft: Ein Portal mit durchschlagender Wirkung
ELSTER wird in Zukunft weitere für die Besteuerung relevante Daten wie etwa Kapitalertragsteuern, vermögenswirksame Leistungen und ähnliche sowie notwendige Anlagen zur Steuererklärung (beispielsweise Bilanzen, GuV-Rechnungen) in
das Projekt einbeziehen.
213
Das große Ziel von ELSTER ist die durchgehende Realisierung einer personalisierten ELSTER-Portalseite, mit deren Hilfe die Kommunikation zwischen Bürger,
Unternehmen und Finanzamt individuell, papierlos und sicher auf elektronischem
Wege erfolgt. Der Steuerbürger kann dann beispielsweise seine virtuelle Lohnsteuerkarte aufrufen und bestimmte Daten (Steuerklasse, Adresse, Bankverbindung) selbst ändern. Gleichzeitig hat er die Möglichkeit, seinem Arbeitgeber den
elektronischen Zugriff auf die virtuelle Lohnsteuerkarte einzuräumen, so dass dieser schnell und problemlos die neuen Besteuerungsgrundlagen erhält.
Auch Unternehmen sollen von den Vorteilen einer direkten Kommunikation profitieren: Sie können dann, um nur ein Beispiel zu nennen, ihre per Mausklick
erstellte Bilanz mit Hilfe des Portals an das Finanzamt weiterleiten und festlegen,
ob und wie zu erwartende Erstattungsbeträge mit anderen, zu zahlenden Steuern
verrechnet werden sollen.
Auch Steuerberater werden sich ein Arbeiten ohne ELSTER bald nicht mehr vorstellen können. Sie haben in Zukunft unter anderem die Möglichkeit, sich über das
ELSTER-Portal eine Übersicht der von den eigenen Mitarbeitern im letzten Monat
erstellten Steueranmeldungen und Steuererklärungen zu beschaffen und sich automatisch anzeigen zu lassen, in welchen Fällen das Finanzamt abgewichen ist.
Seit dem Startschuss realisierte das mittlerweile auf vier Standorte verteilte
Entwicklerteam der Steuerverwaltung eine schon breite Palette an steuernahen
Dienstleistungen. Dazu gehören die Jahressteuererklärungen (Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuererklärung), die Bescheiddatenbereitstellung (durch sie
lässt sich die abgegebene Steuererklärung mit dem von der Steuerverwaltung bereitgestellten elektronischen Bescheid automatisiert vergleichen), UmsatzsteuerVor- und Lohnsteuer- Anmeldungen und die elektronische Übermittlung der auf
der Rückseite der Steuerkarte befindlichen Lohnsteuerbescheinigungsdaten.
Noch nicht komplett realisiert ist der System„Baustein“ Steuerkontoabfrage: Zur
Entlastung von Routineanfragen zum Steuerkonto bietet ELSTER seit März 2004
im Rahmen eines Pilotprojekts in Hessen ein Online-Auskunftssystem, mit dem
Bürger und Steuerberater zeit- und ortsunabhängig aktuelle Informationen zum
Steuerkonto einholen können. Dazu gehören beispielsweise Auskünfte zu offenen
Forderungen oder über eingegangene Zahlungen.
Neben den genannten Diensten für Steuerbürger, Berater und Arbeitgeber bietet ELSTER inzwischen auch zeit- und kostensparende Verfahren für die Kommunikation
zwischen der Finanzverwaltung und Städten, Gemeinden, Landkreisen, Kammern und
Verbänden. Webbasierte Transferkomponenten ersetzen dabei den althergebrachten
214
Lese-Ausflug 13
Datenaustausch mittels Disketten, Magnetbandkassetten oder Papierformularen. Beispielsweise können die Kfz-Zulassungsstellen der Kommunen und Landkreise die
Zulassungsdaten online an die Steuerverwaltung übermitteln. Zwar nur einmal im
Monat, dafür aber mit einem hohen Datenvolumen rufen die Industrie- und Handelskammern (IHK) als auch die Handwerkskammern (HWK) die zur Beitrags- und Gebührenerhebung erforderlichen Daten mittels ELSTER bei den Finanzbehörden ab.
Dem Steuersünder auf der Spur
Mit ELSTER verfolgt der Fiskus aber auch noch andere Ziele: Mehr denn je ist
heute die Ermittlung so genannter „risikorelevanter Fälle“ zur Eindämmung des
Steuerbetrugs eine zentrale Aufgabe der Finanzverwaltung. Im Rahmen eines modularen und stufenweise einsetzbaren EDV-Risiko-Managementsystems realisierte ELSTER parallel zum bürgernahen Meldeverfahren eine länderübergreifende
Online-Datenabfrage. Auf deren Basis können die Bundesländer per Mausklick
bundesweite Namensabfragen durchführen – mit einer Geschwindigkeit, die bisher nicht denkbar war. Auf diese Weise wollen die Finanzämter vor allem auch
Steuersünder aufspüren und damit ihren vom Bundesrechnungshof eingeforderten Aufgaben zur Ermittlung risikobehafteter Fälle effizient nachkommen.
So weit zu den Grundlagen und gesetzlichen, beziehungsweise datentechnischen
Regelungen von Lohn- und Umsatz- und anderen Steuern. Sie genügen, um die
buchungspraktischen Grundsätze in den folgenden Abschnitten zu verstehen.
Wie die Umsatzsteuer gebucht wird
Da die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss, sollte der gewissenhafte Buchhalter Konten für diese Steuer einrichten und sie aus allen Belegen „herausrechnen“. In der Regel werden die Bruttopreise (incl. Mehrwertsteuer)
angegeben (zwingend vorgeschrieben laut Preisauszeichnungsverordnung vom
18.9.1969, neu gefasst am 14.3.1985). In Angeboten an gewerbliche Kunden können aber auch Nettopreise (excl. Mehrwertsteuer) angegeben werden. Hier ist immer auf die entsprechenden Zahlungsbedingungen zu schauen.
Zu berücksichtigen ist auch, dass es im Wesentlichen drei Steuersätze in der Bundesrepublik Deutschland gibt (in anderen Staaten ist das unterschiedlich geregelt),
wenn man von einigen zusätzlichen Sonderfällen einmal absieht:
 Der allgemeine Steuersatz von zurzeit 19 % (bis zum 31.12.2006 16 %).
Dieser Steuersatz gilt im Wesentlichen für Lieferungen und Leistungen, Eigenverbrauch und Einfuhren.
215
 Der ermäßigte Steuersatz von zurzeit. 7 %. Er ist hauptsächlich auf be-
stimmte Gegenstände bezogen (zum Beispiel Lebensmittel, Bücher, Holz,
Vieh- und Pflanzenzucht, Tierzucht, künstlerische Leistungen).
 Die Steuerbefreiung von 0 %.
Wie wird nun die Steuer ermittelt, wenn sie nicht gesondert ausgewiesen ist?
 Bei Nettobeträgen: Betrag * 19/100 = Umsatzsteuer (19 %), Betrag * 7/100
= Umsatzsteuer (7 %).
 Bei Bruttobeträgen: Betrag * 15,9664/100 = Umsatzsteuer (19 %), Betrag *
6,54/100 = Umsatzsteuer (7 %).
Zwei Beispiele verdeutlichen diese Berechnungsmethoden:
1. Lieferung eines Buches über 55,89 Euro netto:
55,89 * 7/100 = 3,91 Euro (USt.)
Der Bruttobetrag beträgt: 55,89 + 3,91 = 59,80 Euro.
2. Warenlieferung über 2500,00 Euro brutto:
2500 * 15,9664 / 100 = 399,16 Euro (USt)
Der Nettobetrag beträgt: 2500,00 – 399,16 = 2100,84 Euro.Eigentlich könnte man
alle Umsatzsteuerbuchungen (Vorsteuer und Mehrwertsteuer) über ein Konto laufen
lassen. Am Ende käme schon das korrekte Ergebnis – die Zahllast an das Finanzamt
– heraus (soweit keine Fehler bei den Buchungen gemacht wurden). Die Übersicht
wäre dadurch doch sehr erschwert und die Fehlersuche im Bedarfsfall recht schwierig. Außerdem verlangt das Finanzamt in den amtlichen Formularen den getrennten
Ausweis der Steuerbeträge, sodass eine getrennte Verbuchung unumgänglich ist.
Es wird in der Buchhaltung sowohl ein Konto für die Vorsteuer als auch für die
Umsatzsteuer eingerichtet. Das Vorsteuerkonto schließt man dann über das Umsatzsteuerkonto ab und ermittelt so die Zahllast.
Die Buchung für einen Wareneingang sieht unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer folgendermaßen aus:
5200 Wareneinkauf
4.000 Euro und
1405 Anrechenbare Vorsteuer 19 %
760 Euro
an 3310 Verbindlichkeiten 4.760 Euro.
216
Lese-Ausflug 13
Die Buchung für einen Warenverkauf sieht unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer folgendermaßen aus:
1200 Forderungen
10.115 Euro
an 4000 Umsatzerlöse
8.500 Euro und
3805 Umsatzsteuer 19 %
1.615 Euro
Der Saldo, der sich auf dem Konto 3805 Umsatzsteuer beim Abschluss ergibt, ist die
Zahllast an das Finanzamt. Auf T-Konten sieht das Beispiel folgendermaßen aus:
Diese Form der Umsatzsteuerverbuchung wird auch als Nettoverfahren bezeichnet. Das Bruttoverfahren verzichtet auf eine Einzelberechnung der Umsatzsteuer.
Hier werden alle Beträge brutto auf den entsprechenden Konten verbucht und erst
zum Ende des Voranmeldungszeitraums aus den Konten herausgezogen. Dies ist nur
sinnvoll bei kleineren Betrieben mit wenigen Rechnungen beziehungsweise im Einzelhandel dort, wo die Umsatzsteuer noch nicht gesondert herausgerechnet wird.
Umsatzsteuer ist natürlich nicht nur bei Warenbuchungen zu berücksichtigen. Jede Rechnung, die in einem Unternehmen geschrieben wird (Ausgangsrechnungen)
oder hereinkommt (Eingangsrechnungen), ist auf Umsatzsteuer hin zu prüfen.
Zahlungen an das Finanzamt sind relativ zügig zu leisten. Nicht ganz so zügig
geht der umgekehrte Weg. In beiden Fällen kann es vorkommen, dass zu einem
Abschlusszeitpunkt (Monats-, Quartals-, Jahresende) eine Zahllast an das Finanzamt noch offen steht oder vom Finanzamt noch Zahlungsüberhänge zu erwarten
sind. Dann wird die Zahllast an das Finanzamt über sonstige Verbindlichkeiten,
der Zahlungsüberhang über sonstige Forderungen in der Bilanz abgeschlossen.
217
Die Verbuchung der Zahllast auf sonstige Verbindlichkeiten nennt man auch Passivierung (nach der Passivseite der Bilanz, auf der hier gebucht wird), die Verbuchung des Überhangs auf sonstige Forderungen nennt man auch Aktivierung
(nach der Aktivseite der Bilanz).
Eine spezielle Kontierung für die Umsatzsteuer muss bei der WISO-Buchhaltung
nicht vorgenommen werden. Bei der Buchungseingabe muss aber vermerkt werden, um welchen Steuersatz es sich handelt (bei der so genannten „Standardbuchung“ kann das für jeden Satz permanent vergeben werden).
Die vorgegebenen Steuersätze sind bereits festen Konten zugeordnet. Über Bearbeiten - Parameter - Sonstige - Umsatzsteuer können diese Zuordnungen angepasst werden. Dazu ist nur der jeweilige Steuersatz durch Doppelklick auszuwählen. Im folgenden Dialog kann auf der Registerkarte FiBu die Kontenzuordnung
geändert werden.
Kontenzuordnungen lassen sich anpassen.
218
Lese-Ausflug 13
Beim Buchen kann der passende Umsatzsteuersatz - wenn er nicht sowieso schon
richtig vorgegeben wurde - aus einer Liste auswählen. Die vorgegebene Kontenzuordnung wird dabei natürlich berücksichtigt.
Der Umsatzsteuersatz kann aus einer Liste ausgewählt werden.
Eine Abgrenzung der gezahlten oder nicht gezahlten Umsatzsteuer am Ende einer
Periode muss nicht mehr durch Umbuchungen erfolgen, da die WISO-Buchhaltung dies automatisch berücksichtigt.
Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern
Jedes Unternehmen muss sich mit einer Vielzahl von Steuern auseinander setzen.
Die Umsatzsteuer ist die gängigste neben den Einkommenssteuern. Man unterscheidet grundsätzlich in:
219
 Aktivierungspflichtige Steuern (zum Beispiel Grunderwerbssteuer).
 Aufwandsteuern (u.a. Gewerbesteuer, KfZ-Steuer, Wechselsteuer)
 Personensteuern (Einkommen- und Kirchensteuer, Vermögenssteuer, Kör-
perschaftssteuer).
Aktivierungspflichtige Steuern werden über die Bilanz abgeschlossen zum
Beispiel die Grunderwerbssteuer wird folgendermaßen gebucht:
0200 Grundstücke an 1800 Bank
Aufwandsteuern sind Aufwendungen des Unternehmens, die den Gewinn mindern (oder den Verlust vergrößern). Sie sind erfolgsbeeinflussend und daher auch
auf Erfolgskonten zu buchen und über die Gewinn- und Verlustrechnung abzuschließen. Die Kfz-Steuer wird folgendermaßen verbucht:
6570 Kfz-Steuer an 1800 Bank
Bei den Personensteuern ist das nicht so einfach festzulegen. Sie betreffen
die Person des Unternehmers und werden über das Privatkonto abgeschlossen.
Deswegen werden sie auch Privatsteuern genannt. Die Buchung der Einkommensteuer für den Unternehmer lautet:
2100 Privatkonto an 1800 Bank
Kapitalgesellschaften (wie die AG oder GmbH) zahlen keine Einkommensteuer,
dafür aber Körperschaftssteuer. Da bei Kapitalgesellschaften kein Kapitalkonto
vorhanden ist, wird über ein besonderes Abgrenzungskonto zwischengebucht. Auch
hier findet dann ein Abschluss über die Gewinn- und Verlustrechnung statt.
Die Vermögenssteuer kann sowohl bei Personen- als auch bei Kapitalgesellschaften anfallen. Entsprechend wird dann auch gebucht: im ersten Fall über das
Privatkonto, im zweiten Fall über das Zwischenkonto.
Zusammenfassend kann gesagt werden:
 Aktivierungspflichtige Steuern sind kein Aufwand, sondern Anschaffungs-
nebenkosten. Sie erhöhen den Wert einer Sache.
 Aufwandsteuern gehen in die Kalkulation der Erzeugnisse ein. Sie mindern
den Gewinn, andererseits aber auch den Aufwand an Personensteuern.
Personensteuern dürfen nicht den steuerpflichtigen Gewinn mindern. Sie sind
„aus dem Gewinn“ zu zahlen.
220
Lese-Ausflug 14
Lese-Ausflug 14
Pflicht und Kür: Darf’s ein wenig mehr sein?
Was Sie sonst noch können müssen:
Spezielle Buchungstechniken
Wer sich durch die vorangegangenen Kapitel gearbeitet hat, besitzt schon grundlegendes Wissen über die doppelte Buchführung. Bevor wir aber zum Jahresabschluss kommen, sollen noch einige spezielle Buchungstechniken und Buchungsfälle angeschaut werden:
 Besonderheiten auf Warenkonten (Rabatte und Boni, Rücksendungen,
Gutschriften)
 Besonderheiten im Zahlungsverkehr (Wechselbuchungen, Rückbuchungen)
 Das Privatkonto
 Probleme bestimmter Unternehmensformen (Einzelhandel, Industrie)
In allen Fällen handelt es sich um Themen, die bereits behandelt wurden und in
diesem Kapitel hinsichtlich erweiterter Problemfälle betrachtet werden.
Besonderheiten auf Warenkonten
Die Warenkonten gehören in den Unternehmen aus Einzel-, Großhandel und Industrie sicherlich zu den wichtigsten Konten überhaupt. Schließlich dreht sich ja
der ganze Geschäftsverkehr um die Waren, die hergestellt, weiterverarbeitet oder
gehandelt werden.
Achten Sie auf das Kleingedruckte: Warenbezugsnebenkosten
Es ist in der Praxis so, dass neben dem reinen Warenpreis beim Kauf eines Produktes weitere Kosten anfallen – die so genannten Warenbezugskosten oder, genauer die Anschaffungsnebenkosten. Das sind je nach Fall Transportkosten, Zölle,
Vermittlungsgebühren, Mindermengenzuschläge, Versicherungen und so fort. Der
Gesetzgeber hat festgelegt, dass diese Kosten zu den Anschaffungskosten (also
zum Warenpreis) zuzurechnen sind.
221
§ 255 HGB
(1) Anschaffungskosten sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um
einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln
zugeordnet werden können. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die
Nebenkosten sowie die nachträglichen Anschaffungskosten. Anschaffungspreisminderungen sind abzusetzen.
(2) Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die durch den Verbrauch
von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstands, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen.
Dazu gehören die Materialkosten, die Fertigungskosten und die Sonderkosten der Fertigung ...
(3) Zinsen für Fremdkapital gehören nicht zu den Herstellungskosten. Zinsen für Fremdkapital, das zur Finanzierung der Herstellung eines Vermögensgegenstands verwendet wird, dürfen angesetzt werden, soweit sie auf
den Zeitraum der Herstellung entfallen ...
Dieses Thema wurde bereits bei der Preiskalkulation angesprochen, die buchungstechnische Abwicklung blieb aber außen vor. Das soll nun nachgeholt werden.
Gebucht werden diese Kosten nach dem SKR 4 auf dem Konto 5800 Anschaffungsnebenkosten . Abgeschlossen wird es über das Konto 5200 Wareneingang.
Beispiel: Eine Warenrechnung enthält die Posten: 500 Euro Warenwert
(netto), Mindermengenzuschlag 5 % auf den Nettopreis, Verpackungskosten 10 Euro (netto). Transportversicherung 3,50 Euro. Der Transporteur
kassiert bei der Anlieferung 10 Euro brutto.
Folgende Buchungssätze ergeben sich aus diesem Fall:
1. 5200 Wareneingang,
1405 anrechenbare Vorsteuer,
an3310 Verbindlichkeiten,
2.5800 Anschaffungsnebenkosten,
an 3310 Verbindlichkeiten,
3.5800 Anschaffungsnebenkosten,
222
500,00 Euro und
80,00 Euro
580,00 Euro
38,50 Euro
5,60 Euro
44,10 Euro
8,62 Euro
Lese-Ausflug 14
an 1600 Kasse,
1,38 Euro
10,00 Euro
Die vorbereitende Abschlussbuchung lautet:
4.5200 Wareneingang,
47,12 Euro
an 5800 Anschaffungsnebenkosten,
47,12 Euro
Auf den Warenkonten sieht dies folgendermaßen aus:
Was zahlt der Kunde sonst noch? Warenverkaufsnebenkosten
Ähnlich wie beim Wareneinkauf können auch beim Warenverkauf Nebenkosten
entstehen. Wenn sich diese auf den Kunden abwälzen lassen, so entstehen „Verkaufserlöse“. Werden diese Nebenkosten – auf Grund von Verträgen und Lieferbedingungen – aber selbst getragen, müssen diese Kosten separat gebucht werden.
Die Kontengruppe 6700 – 6790 des SKR 4 Kosten der Warenabgabe enthält alle
dazu nötigen Konten:
6700 Kosten der Warenabgabe
6710 Verpackungsmaterial
6740 Ausgangsfrachten
6760 Transportversicherungen
6770 Verkaufsprovisionen
6780 Fremdarbeiten
6790 Aufwand für Gewährleistung
Sie sehen, das neben den direkten Bezugskosten wie „Verpackungsmaterial“,
„Ausgangsfrachten“ und „Transportversicherungen“ auch „Verkaufsprovisionen“
und „Fremdarbeiten“ – soweit sie im Zusammenhang mit dem Verkauf stehen
– zu den Warenverkaufsnebenkosten gerechnet werden. Fremdarbeiten können
zum Beispiel Installationskosten sein; irgendein nicht direkt zum Unternehmen
gehörender Dienstleister baut das Produkt auf oder installiert es beim Kunden.
223
Beispiel: In Rechnung gestellt werden: Warenverkauf 2.500 Euro (netto),
Pauschale für Versandkosten 15 Euro (netto). Kosten für Verpackungsmaterial 15 Euro (brutto) werden selbst übernommen.
1.1200 Forderungen,
2992,85 Euro
an 4000 Umsatzerlöse,
2515,00 Euro
und 3805 Umsatzsteuer 19 %,
2.6710 Verpackungsmaterial,
1405 Anrechenbare Vorsteuer 19 %,
an 1600 Kasse,
477,85 Euro
12,60 Euro und
2,40 Euro
15,00 Euro
Wenn was nicht in Ordnung war:
Rücksendungen und Gutschriften
Immer wieder kann es vorkommen, dass Waren zurückgeschickt werden, sowohl
von Kunden als auch an Lieferanten. Oder es erfolgen Gutschriften, weil die Ware
nicht dem Angebot entsprach, teilweise wertgemindert war oder aus sonstigen
Gründen. Auch damit muss sich der Buchhalter auseinander setzen und die Vorgänge in der Buchhaltung transparent machen.
Beim Wareneinkauf sind folgende Konten zu bebuchen:
5710 Nachlässe 7 %
5720 Nachlässe 19 %
Wieder handelt es sich um Unterkonten des Wareneingangskontos. Abgeschlossen
wird also wieder über das Wareneinkaufskonto.
Auf der Warenverkaufsseite sind folgende Konten zu bebuchen:
4700 Erlösschmälerungen
Es handelt sich um Unterkonten zum Warenverkaufskonto. Entsprechend wird
auch über dieses Konto abgeschlossen. Wichtig in allen Fällen ist, dass eine Korrektur der Umsatzsteuer stattfindet.
224
Lese-Ausflug 14
Beispiel:
1. Wir bekommen von einem Lieferanten eine Gutschrift über 20 % auf
eine vorausgegangene Lieferung über 20.000 Euro (netto), da die Qualität
der Ware nicht der Bestellung entsprach.
2. Ein Kunde sendet Waren zurück. Wir schreiben ihm gut: 1.000 Euro
(netto).
1.3310 Verbindlichkeiten,
4.760,00 Euro
an 5720 Nachlässe,
4.000,00 Euro und
an 1405 Anrechenbare Vorsteuer,
2.4700 Erlösschmälerungen,
3805 Umsatzsteuer,
an 1200 Forderungen,
760,00 Euro
1.000,00 Euro und
190,00 Euro
1.190,00 Euro
Darf es etwas weniger sein? Rabatte und Boni
Mit Nachlässen auf den Rechnungsbetrag – so genannte Skonti – haben wir uns
schon bei den Buchungen zum Zahlungsverkehr beschäftigt. Mit Rabatten hat
es der Buchhalter einfacher: sie dürfen sofort abgezogen werden. Eine Buchung
erübrigt sich.
Beispiel:
Warenpreis lt. Preisliste
- 3 % Rabatt
Nettopreis
+ 7 % MwSt.
Rechnungsbetrag
7.500,00 Euro
225,00 Euro
7.275,00 Euro
509,25 Euro
7.784,25 Euro
Gebucht wird lediglich:
Fall 1: Wir haben bestellt (eine Eingangsrechnung liegt vor):
5200 Wareneinkauf,
7.275,00 Euro und
509,25 Euro
7.784,25 Euro
225
Im Kontenrahmen SKR 04 sind allerdings Rabattkonten vorgesehen. Wer eine
Auswertung der erzielten Rabatte benötigt, kann diese auch buchen lassen. Auch
für nachträglich gewährte Rabatte werden sie benötigt, da der Nachlass auf eine
einmal gebuchte Rechnung ja nicht einfach aus der Buchhaltung verschwinden
kann. Man kann zwar die Buchung stornieren – das heißt löschen – und mit dem
neuen Rechnungsbetrag wiederholen. Das ist allerdings umständlicher als von
vornherein eine Rabattbuchung vorzunehmen. Die Konten liegen im SKR 04 von
5770 Erhaltene Rabatte bis
5794 Erhaltene Rabatte 15 % Vorsteuer
Fall 2: Ein Kunde hat bestellt (wir haben eine Ausgangsrechnung geschrieben):
1200 Forderungen,
7.784,25 Euro
7.275,00 Euro und
an 3801 Umsatzsteuer 7 %,
509,25 Euro
Auch für gewährte Rabatte gibt es Konten im SKR 04 von
4770 Gewährte Rabatte bis
4794 Gewährte Rabatte 19 % Vorsteuer
Etwas komplizierter – aber kaum schwieriger – ist die Verbuchung der so genannten Boni. Dabei handelt es sich um nachträglich gewährte Nachlässe; etwa einen
umsatzbezogenen Nachlass am Jahresende. Diese Boni verändern die Verkaufsbeziehungsweise Einkaufspreise und damit die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer. Deshalb kommen wir in der Buchhaltung um eine spezielle Buchung
nicht herum.
Es handelt sich wiederum um Unterkonten des Wareneinkaufs- beziehungsweise
Warenverkaufskontos:
4740 bis 4764 Gewährte Boni
5740 bis 5764 Erhaltene Boni
Beispiel:
1. Wir bekommen von einem Lieferanten einen Bonus von 1,5 % auf den
Jahresumsatz von 125.370 Euro (netto).
2. Wir gewähren einem Kunden einen Bonus von 2 % auf den Jahresumsatz von 370.000 Euro (netto).
226
Lese-Ausflug 14
1.
3310 Verbindlichkeiten,
2.236,75 Euro
an 5740 Erhaltene Boni,
1.880,55 Euro und
an 1405 Anrechenbare Vorsteuer 19 %,
2.
357,30 Euro
4740 Gewährte Boni,
7.400,00 Euro und
3805 Umsatzsteuer,
1.406,00 Euro
8.806,00 Euro
Beachten Sie, dass bei allen „Korrekturen“ – sei es im Wareneinkauf oder -verkauf
– auch die Umsatzsteuer mit korrigiert werden muss.
Besonderheiten im Zahlungsverkehr
Neben den Buchungen im Warenbereich sind die Buchungen zum Zahlungsverkehr
im Buchhaltungsalltag fest verankert. Schließlich hat ein Unternehmen, das nicht
mehr zahlungsfähig ist, keine dauerhafte Überlebenschance mehr. Die Zahlungen
spiegeln sich aber nicht nur auf den Bank- und Kassenkonten wieder. Eine wichtige und gängige Zahlungsart ist die mit „Wechsel“. Wie das buchhalterisch zu
regeln ist, soll in diesem Kapitel geklärt werden. Zuvor müssen wir uns aber auch
noch mit Zahlungen beschäftigen, bei denen nicht alles „glatt gegangen“ ist.
Der Crash auf dem Bankkonto: Rückbuchungen
Es kann immer wieder vorkommen, dass beim Einzug per Lastschrift eine Zahlung
nicht akzeptiert wird. Dabei können unterschiedliche Gründe vorliegen:
 Die Bank akzeptiert den Einzug nicht, weil das Konto nicht ausreichend
gedeckt ist.
 Die Bank akzeptiert den Einzug nicht, weil er unvollständig oder ungenau ist.
 Der Kontoinhaber akzeptiert den Einzug nicht und widerspricht, sodass die
Bank den Einzug ebenfalls zurückgehen lässt.
 Das Konto existiert nicht (mehr).
In den meisten Fällen ist es aber so, dass bereits eine Buchung auf dem eigenen
Konto stattgefunden hat. Jetzt taucht nachträglich eine Belastung auf, die jene
bereits vorgenommene Buchung revidiert.
227
Beispiel: Wir buchen auf Grund einer vorliegenden Einzugsermächtigung am 1.6.2000 vom Kundenkonto 5.220 Euro (brutto) ab. Drei Tage
später belastet uns die Bank mit diesem Betrag, weil ein Widerspruch der
Bank des Kunden erfolgt ist. Außerdem wird unser Konto mit 5 Euro Gebühren belastet.
Die Buchungen lauten:
am 1.6.2000: 1800 Bank an 1200 Forderungen,
5.220,00 Euro
am 4.6.200: 1200 Forderungen an 1800 Bank,
5.225,00 Euro
Die Gebühren für die Rücklastschrift werden selbstverständlich dem Kunden angelastet. Sollte allerdings diese Rücklastschrift durch einen eigenen Fehler veranlasst sein (z.B. falsche Kontonummer oder Bankleitzahl), dann geht das so nicht.
Die Rückbuchung sieht dann folgendermaßen aus:
1200 Forderungen,
5.220,00 Euro und
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs,
an 1800 Bank,
5,00 Euro
5.225,00 Euro
So etwas kann nicht nur einem Kunden passieren. Zahlungsschwierigkeiten können in jedem Betrieb auftreten (aus unterschiedlichsten Gründen). Oder eine Zahlung an einen Lieferanten soll rückgängig gemacht werden (so lange das noch
geht), weil Probleme mit der gelieferten Ware aufgetreten sind und eine schnelle
Regelung über den Lieferer nicht zu erwarten ist.
Beispiel: Ein Lieferant bucht am 3.6.2004 einen Rechnungsbetrag über
8.700 Euro (brutto) vom Bankkonto ab. Fünf Tage später widersprechen
wir dem Einzug, da sich herausgestellt hat, dass die Ware wegen eines
versteckten Mangels nicht zu verkaufen ist. Die Bank belastet uns mit 5
Euro Gebühren.
Die Buchungen lauten:
am 3.6.2004: 3310 Verbindlichkeiten an 1800 Bank,
8.700,00 Euro
am 8.6.2004: 1800 Bank, an 3310 Verbindlichkeiten,
8.700,00 Euro
und 6855 Nebenkosten des Geldverkehrs an 1800 Bank,
5,00 Euro
Selbstverständlich sollte man einen Widerspruch gegen eine Einzugsermächtigung nicht leichtfertig vornehmen. Die anfallenden Gebühren sind nur der kleine
Teil der Probleme, die dadurch entstehen können. Auch sollte man sich gut über228
Lese-Ausflug 14
legen, wem man eine Bankeinzugsermächtigung gibt. Die Vorteile sind allerdings
nicht von der Hand zu weisen:
 Man braucht sich um eine pünktliche Zahlung von Rechnungen nicht zu
kümmern und man verpasst so auch keine Skontoertrag.
 Lieferanten geben manchmal ein besonderes Skonto bei Vorliegen einer
Einzugsermächtigung.
Der Nachteil ist aber auch nicht zu übersehen:
 Die Steuerung der Zahlungsausgänge ist nur bedingt möglich, wenn weit-
gehend Einzugsermächtigung gegeben wurden.
Auf der anderen Seite sind aber Einzugsermächtigungen von Kunden für das
Unternehmen interessant, weil der Zahlungseingang auf den eigenen Konten jetzt
besser geregelt werden kann und das aufwendige Mahnen an schlechte Zahler
sich deutlich reduziert.
WISO Tipp
Haben Sie gegen Ihre Kunden häufig größere Beträge als Forderung und müssen Sie oft mahnen, bis die Zahlung auf ihrem Konto gutgeschrieben wird?
Dann versuchen Sie mit Ihren Kunden den Bankeinzug (Einzugsermächtigung) zu vereinbaren. Allerdings besteht dann trotzdem das Risiko, das innerhalb von sechs Wochen nach Bankeinzug der Kunde oder die Bank diesem
Einzug widersprechen können. Gerade bei großen Rechnungsbeträgen ist die
Abbuchungserlaubnis trotzdem die bessere Lösung. Denn hier ist dieser Widerspruch nur innerhalb von zwei Wochen nach Abbuchung möglich.
Mit Papieren den Zahlungsspielraum erweitern: Wechselbuchungen
Bereits in der Kindheit wurde so manchem von einem Lehrer „alter Schule“ vermittelt: „Schreibe hin, schreibe her, aber schreibe niemals quer“ – womit der
Wechsel gemeint war, der „quer“, das heißt, wenn man ihn hochkant legte, unterschrieben wurde. Der Wechsel hatte einen schlechten Ruf, dessen Spur auch in
der deutschen Literatur zu finden war. In den Novellen des ausgehenden 19. und
beginnenden 20. Jahrhunderts finden sich immer wieder Bankrotteure, die Wechsel gezeichnet hatten, und irgendwann die Einlösung verweigern mussten, weil
sie pleite waren. Diese Stimmung findet sich in der populären Meinung bis heute.
Selbst in der kaufmännischen Berufsschule wurde verhalten vor dem Wechsel
gewarnt. Dabei hat er das eigentlich gar nicht verdient.
229
Beim Kauf von Waren treffen zwei unterschiedliche Interessen aufeinander. Der
Lieferant möchte möglichst früh sein Geld haben, da er ja Vorleistung auf unterschiedliche Weise erbracht hat (er hat die Waren auf eigene Kosten hergestellt,
weiterverarbeitet oder beschafft). Der Abnehmer möchte möglichst spät bezahlen,
da er ja noch für den Absatz der Waren sorgen muss und das Geld von seinen
Kunden erst später bekommt. Beide Interessen sind sicherlich berechtigt. Eine
Lösung für dieses Problem ist der Wechsel.
Der Wechsel ist eine Urkunde, in der sich ein Schuldner (= der Bezogene) schriftlich verpflichtet, an einem genau definierten Tag und Ort einen bestimmten Geldbetrag an eine bestimmte Person (= der Aussteller) zu zahlen.
Der Wechsel entstand im 12. Jahrhundert in Italien. Die Kaufleute wollten das
Risiko, ihr Geld auf Reisen durch Raub und Unfall zu verlieren, vermindern. Deshalb hinterlegten sie Geld bei einem Geldwechsler oder einer Bank und bekamen
darüber eine Urkunde, den „Wechselbrief“, mit dem sie in einer fremden Stadt den
darauf vermerkten Geldbetrag eintauschen konnten.
Pacioli sagt: Dasselbe Verfahren sollst du beobachten, um Wechsel anderswohin zu senden, wie nach London, Brügge, Rom, Lyon und so weiter und
auf andere zu ziehen, indem du die Briefe und Fälligkeiten nennst, nämlich
entweder auf Sicht oder auf einen bestimmten Tag oder nach deinem Belieben, wie es der Brauch ist.
Der Wechsel ist aber nicht nur Zahlungsmittel, sondern vor allem auch ein Kreditmittel. Wenn der Gläubiger nicht wartet, bis der Schuldner nach Vorlage seines
Wechsels bezahlt, so kann er den Wechsel selbst zur Zahlung an seinen Lieferanten weiterreichen oder zu einer Bank gegen und sich den Wechselbetrag auszahlen lassen. In beiden Fällen wird natürlich eine Gebühr und ein Zinsabschlag
(Diskont) fällig.
Pacioli sagt: „Für deine Tinte, Papier, Miete, Mühe und Zeit ziehst Du eine
bescheidene Provision ab, die beim Wechsel immer erlaubt ist, wenn auch
keine Gefahr der Reise oder Übergabe in die Hand dritter Personen besteht
und so weiter, wie beim Wechsel in diesem Werke an seiner Stelle ausführlich gesagt worden ist.“
Außerdem besteht ein weitest möglicher Rechtschutz im Wechselverkehr. Kann
der Bezogene (der Schuldner) die Wechselsumme nicht rechtzeitig aufbringen, so
kann der Wechsel relativ schnell eingeklagt werden. Dabei haftet nicht nur der
Bezogene, sondern alle die den Wechsel weitergegeben haben.
230
Lese-Ausflug 14
Die Vorgehensweise noch einmal im Detail:
1. Der Schuldner erhält Ware von seinem Lieferanten, der für ihn so zum
Gläubiger wird.
2. Der Gläubiger übersendet (nach Absprache) an den Schuldner einen Wechsel. Der Wechsel ist auf den Schuldner „bezogen“, daher der Sprachgebrauch: Bezogener.
3. Der Schuldner (Bezogener) versieht den Wechsel mit seiner Unterschrift, das
heißt, er akzeptiert ihn (daher: Akzept und Akzeptant) und sendet ihn an
den Gläubiger (den Aussteller, auch Remittent) zurück.
4. Am Verfalltag wird der Wechsel vom Gläubiger (oder einem Anderen) vorgelegt und sicherlich in den meisten Fällen auch eingelöst.
Der Wechsel ist aber erst dann ein Wechsel, wenn er bestimmten Formvorschriften genügt. Der Wechsel muss enthalten:
1. Die Bezeichnung Wechsel im Text der Urkunde.
2. Die Anweisung, eine bestimmte Geldsumme zu zahlen.
3. Die Angabe des Bezogenen.
4. Die Angabe der Verfallszeit.
5. Die Angabe des Zahlungsortes.
6. Die Angabe des Tages und des Ortes der Ausstellung.
7. Die Angabe des Remittenten, das ist derjenige, an den oder an dessen Order
zu zahlen ist.
8. Die Unterschrift des Ausstellers.
Fehlen die Angaben Verfallszeit, Zahlungsort oder Ausstellungsort, so gilt der
Wechsel trotzdem. Der Gesetzgeber geht dann von einem Sichtwechsel (zahlbar,
wenn er vorgelegt wird) und vom angegebenen Ort (bei Bezogener oder Aussteller) aus. Fehlt eine andere Angabe, so ist der Wechsel ungültig.
231
Beispiel: Von einem Lieferanten werden Waren im Werte von 10.000
Euro (netto) gekauft. Gezahlt wird mit einem Drei-Monats-Wechsel.
Zunächst ist der Wareneingang wie üblich zu buchen:
5200 Wareneinkauf,
7.000,00 Euro und
1405 Vorsteuer 19 %,
1.330,00 Euro
8.330,00 Euro
Wurde der Wechsel dann akzeptiert, wandelt sich die Verbindlichkeit in
eine Wechselschuld:
3310 Verbindlichkeit,
8.330,00 Euro
an 3350 Verbindlichkeiten aus Wechseln,
8.330,00 Euro
Wird der Wechsel gleich beim Warenempfang ausgegeben, so kann auch direkt
auf das Konto Wechselverbindlichkeiten gebucht werden.
Am Verfallstag legt der Gläubiger den Wechsel über seine Bank zur Zahlung vor.
Im Normalfall findet die Zahlung auch statt.
3350 Verbindlichkeiten aus Wechseln,
8.330,00 Euro
an 1800 Bank,
8.330,00 Euro
Beispiel: Ein Kunde hat Waren im Werte von 13.920 Euro (brutto) bezogen. Er bitte um eine Zahlung durch Wechsel mit drei Monaten Laufzeit
und akzeptiert die zugesandte Tratte . Der Wechsel wird einen Monat vor
Ablauf an die Bank zum Diskont weitergegeben.
Auch hier wird der Warenverkauf ganz normal gebucht:
1200 Forderungen,
14.280,00 Euro
12.000,00 Euro und
an 3805 Umsatzsteuer,
2.280,00 Euro
Dann erfolgt die Umbuchung als Wechselforderung:
1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
14.280,00 Euro
14.280,00 Euro
Der Wechsel kann weitergereicht werden. Die Forderungen daraus kann dann der
neue Besitzer geltend machen. Diese Abtretung muss schriftlich auf der Rückseite des Wechsels vermerkt werden. Diesen Eintrag nennt man Indossament, der
Remittent wird zum Indossanten und der neue Wechselbesitzer (Empfänger) zum
Indossatar.
232
Lese-Ausflug 14
Wird der Wechsel zum Diskont an die Bank gegeben, so berechnet diese den so
genannten Diskontsatz – das sind die Zinsen für die Zeit, die der Wechsel noch
läuft – und zieht diesen vom Wechselbetrag ab. Dieser verminderte Betrag wird
ausgezahlt.
Wechselbetrag
=
14.280,00 Euro
- Diskont 8 % für 30 Tage
=
95,20 Euro
Auszahlungsbetrag
14.184,80 Euro
Der Diskont wird folgendermaßen berechnet:
= Bruttobetrag * Tage/360 * Diskontsatz/100
Gebucht wird:
1800 Bank,
14.184,80 Euro und
7340 Diskontaufwendungen,
80,00 Euro und
3805 Umsatzsteuer,
15,20 Euro
an 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
14.280,00 Euro
WISO Tipp
Beachten Sie, dass die Umsatzsteuer in diesem Fall korrigiert und aus dem
Diskontbetrag herausgerechnet werden muss; denn der Diskont verringert ja
den ursprünglichen Umsatzbetrag. Vergessen Sie nicht, das auch Ihrem Kunden mitzuteilen.
§ 14 UStG
Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige
Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen, so schuldet er auch den Mehrbetrag.
Berichtigt er den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, so ist §
17 Abs. 1 entsprechend anzuwenden.
Die Korrektur der Umsatzsteuer ist aber nur möglich, wenn wir dies auch gleichzeitig dem Kunden mitteilen, damit dieser ebenfalls eine entsprechende Korrektur
vornehmen kann.
233
§ 17 UStG
Hat sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz im
Sinne des § 1 Abs. 1. Nr. bis 3 geändert, so haben
1. Der Unternehmer, der diesen Umsatz ausgeführt hat, den dafür geschuldeten Steuerbetrag und
2. Der Unternehmer, an den dieser Umsatz ausgeführt worden ist, den dafür
in Anspruch genommenen Vorsteuerabzug
Entsprechend zu berichtigen ... Die Berichtigung des Vorsteuerabzugs kann
unterbleiben, soweit ein dritter Unternehmer den auf die Minderung des
Entgelts entfallenden Steuerbetrag an das Finanzamt entrichtet; in diesem
Fall ist der dritte Unternehmer Schuldner der Steuer.
Zahlt der Kunde bei Vorlage des Wechsels am Fälligkeitstag nicht, so geht der
Wechsel zu Protest. Dieser wird durch eine öffentliche Urkunde eines Notars oder
Gerichtsvollziehers festgelegt. Der Besitzer des Wechsels kann auf einen Vordermann Rückgriff nehmen – wenn der Wechsel indossiert, das heißt, weitergereicht
wurde – oder aber direkt auf den Aussteller.
Beispiel: Der Wechsel aus dem vorangegangen Beispiel wird vom Kunden
nicht eingelöst und geht zu Protest. Für die Protesturkunde entstehen Kosten in Höhe von 40 Euro. Die Bank belastet uns zusätzlich mit 10 Euro.
Gebucht wird:
1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
14.280,00 Euro
an 1800 Bank,
14.280,00 Euro
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs,
50,00 Euro und
1405 Vorsteuer,
9,50 Euro
an 1800 Bank,
59,50 Euro
An den Kunden werden zusätzlich zu den Protestkosten eigene Auslagen
(z.B. Einschreibegebühren) in Höhe von 10 Euro und Verzugszinsen (10 %
für 14 Tage von 14.280 Euro = 55,53 Euro) in Rechnung gestellt. Diese
Posten unterliegen nicht der Umsatzsteuer:
1200 Forderungen,
14.405,03 Euro
an 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
14.280,00 Euro und
an 4830 Sonstige Erträge,
an 7100 Sonstige Zinserträge,
234
69,50 Euro und
55,53
Lese-Ausflug 14
WISO Tipp
Können Sie voraussichtlich einen Wechsel nicht einlösen, so kümmern Sie
sich rechtzeitig vorher um eine Wechselverlängerung. Der Fachmann spricht
in solch einem Fall von einer Prolongation. Für diesen Fall sind nachträglich
noch Diskontzinsen zu zahlen, keinesfalls aber die hohen Kosten, die bei
einem Wechselprotest fällig werden; ganz abgesehen davon, dass darunter
auch die Zahlungswürdigkeit leidet. Schwierig wird es allerdings, wenn der
Aussteller den Wechsel bereits weitergegeben hat, etwa an seine Bank oder
an eigene Lieferanten. Dann gibt es die Möglichkeit, das der Aussteller einen
neuen Wechsel ausstellt und darüber einen Scheck oder eine Überweisung
tätigt. Damit kann dann der ursprüngliche Wechsel eingelöst werden.
Die in diesen Beispielen behandelten Wechsel sind so genannte Warenwechsel,
da immer ein Warengeschäft zugrunde liegt. Wird ein Wechsel lediglich zur Finanzierung genutzt, spricht man von einem Finanzwechsel.
Der Intimbereich der Buchhaltung: Das Privatkonto
Ein Privatkonto gibt es eigentlich nur bei Einzelfirmen und bei Personengesellschaften. Es dient dazu, dass Einlagen und Entnahmen des Unternehmers und/
oder der Gesellschafter richtig verbucht werden können. Für ein Einzelunternehmen reicht die Führung eines Kontos, über das alle Buchungen laufen, aus. Bei
einer Personengesellschaft mit mehreren Gesellschaftern sollten Unterkonten für
verschiedene Vorgänge angelegt werden.
Im DATEV-Kontenrahmen SKR 04 gibt es in der Klasse 2 (Passiva) einige Gruppen
von Privatkonten:
2100 – 2399
Privat Vollhafter/Einzelunternehmer
2500 – 2799
Privat Teilhafter
darin enthalten sind Konten wie:
2500
Privatentnahmen allgemein
2530
Eigenverbrauch
2550
Privatsteuern
2580
Privateinlagen
2650
Privatspenden
235
In Personengesellschaften werden für jeden Gesellschafter ein Privatkonto (mit
entsprechenden Unterkonten) angelegt. Bei einem kleinen Einzelunternehmen genügen dagegen folgende drei Unterkonten:
 Allgemeine Privatentnahmen
 Privatsteuern
 Privateinlagen
Grundsätzlich sind zwei Arten von Vorgängen zu unterscheiden:
 Privatentnahmen und
 Privateinlagen
Privateinlagen werden vorgenommen, um das Eigenkapital zu erhöhen (oder
überhaupt einzuzahlen, zum Beispiel bei einem neuen Gesellschafter). Für Privatentnahmen sind verschiedene Vorgänge denkbar:
 Geldentnahmen (beispielsweise für den Lebensunterhalt)
 Auszahlung von Kapitalanteilen (etwa bei ausscheidenden Gesellschaftern)
 Eigenverbrauch oder unentgeltliche Leistungen und sonstige Leistungen
(siehe dazu auch das Kapitel über die Umsatzsteuer!).
Beispiel:
1. Eine Einzahlung auf das Bankkonto zum haftenden Gesellschaftskapital
in Höhe von 10.000 Euro
2. Entnahme von Waren zum Eigenverbrauch in Höhe von 300 Euro (netto)
3. Der Geschäftsführer entnimmt einen Firmen-Pkw komplett für private Zwecke. Der Buchwert beträgt 7.500 Euro. Der Tageswert dagegen
10.000 Euro.
Die Buchungen lauten wie folgt:
1800 Bank,
10.000,00 Euro
an 2180 Privateinlagen,
10.000,00 Euro
2130 Eigenverbrauch,
357,00 Euro
an 4600 Eigenverbrauch,
300,00 Euro und
2130 Eigenverbrauch,
an 0520 PKW,
236
57,00 Euro
11.900,00 Euro
8.000,00 Euro und
Lese-Ausflug 14
an 4846 Erlöse aus Anlageverkäufen,
2.000,00 Euro und
1.900,00 Euro
Abgeschlossen werden die verschiedenen Konten über das Privatkonto
2100 Privatkonto
Das Privatkonto (oder auch alle Unterkonten) wird (werden) über das Konto Eigenkapital abgeschlossen, und zwar wenn die Einlagen die Entnahmen übersteigen:
2000 Festkapital (Eigenkapital)
an 2100 Privatkonto
Wenn die Entnahmen die Einlagen übersteigen:
2100 Privatkonto
an 2000 Festkapital (Eigenkapital)
Die Buchführung im Einzelhandel
Für den Einzelhandel gibt es einen standardisierten Kontenrahmen: den so genannten EKR. Er wurde von der Hauptgemeinschaft des Deutschen Einzelhandels
(HDE) herausgegeben und wird von dort auch immer wieder angepasst. Der EKR
entspricht in seinem Aufbau der Bilanz- und Gewinn- und VerlustrechnungsGliederung nach dem HGB.
Im Mittelpunkt des Einzelhandels stehen die Warenbuchungen (Einkauf von Waren) und das Kassengeschäft (Verkauf der Waren, meist gegen Bareinnahme).
Die folgenden Beispiele simulieren Vorfälle, wie sie an einem Tag bei einem Einzelhandelsgeschäft zur Buchung anstehen können :
Beispiel:
1. Ein Lieferant schickt Waren im Werte von 5.500 Euro (netto). Es handelt sich ausschließlich um Lebensmittel (MwSt. 7 %). Zahlbar innerhalb
7 Tagen mit 2 % Skonto oder 21 Tage netto. Die Wareneingangskontrolle
ergibt, dass Waren im Werte von 800 Euro verdorben sind. Sie werden
zurückgeschickt. Nach Rücksprache mit dem Lieferanten kann der Betrag
direkt bei der Zahlung abgezogen werden. Eine Gutschrift wird separat
zugeschickt.
2. Eine andere Rechnung (aus der Woche zuvor) 2.675 Euro (brutto) wird
zur Zahlung angewiesen, um das Skonto von 2 % auszunutzen.
237
3. Die Tageseinnahmen von 3.399,39 Euro (brutto) werden zur Bank
gebracht.
4. Einem Kunden werden Waren ins Haus geliefert. Der Rechnungsbetrag
beträgt 145,50 Euro (brutto).
1.5200 Wareneinkauf,
1401 Vorsteuer 7 %,
4.700,00 Euro und
329,00 Euro
5.029,00 Euro
2.3310 Verbindlichkeiten,
2.675,00 Euro
an 1800 Bank,
2.621,50 Euro und
an 5730 Erhaltene Skonti
53,50 Euro
3.1800 Bank
3.399,39 Euro
an 1600 Kasse,
3.399,39 Euro
4.1200 Forderungen,
145,50 Euro
135,98 Euro und
9,52 Euro
Bei Buchungssatz 2. ist zu beachten, das hier ja nur der Vorgang „Bargeld wurde
der Kasse entnommen und zur Bank gebracht“ zu buchen ist. Der eigentliche Umsatz ist möglicherweise aus dieser Kassenentnahme überhaupt nicht zu ersehen.
Einmal, weil vielleicht Wechselgeld für den nächsten Tag zurückbehalten wurde.
Dann können ja auch laufend schon Beträge aus der Kasse entnommen worden
sein: für den Post- oder Paketdienst, für die Zahlung an Aushilfen in bar. Oder es
sind Einzahlungen ohne einen konkreten Umsatz erfolgt, etwa durch Anzahlung
eines Artikels, der erst noch geliefert werden muss. Die Umsätze ergeben sich erst
aus den konkreten Buchungen des Kassenbuchs.
Die Buchführung in der Industrie
Im Vordergrund eines Industriebetriebes steht die Produktion von Gütern. Bevor,
wie beim Großhandel, die Waren verkauft werden, müssen diese erst hergestellt
werden. Dazu werden Roh- und Hilfsstoffe eingekauft und diese in einem betrieblichen Leistungsprozess zu Fertigprodukten verarbeitet. Dadurch ist die Kostenstruktur eines Industriebetriebes vielfältiger als etwa die eines Großhandelsbetriebes.
238
Lese-Ausflug 14
Kosten und Leistungen in einem Industriebetrieb
In einem Industriebetrieb gilt ein besonderer Kostenbegriff: Man versteht unter
Kosten den Verzehr an Gütern, Geld und Dienstleistungen, die bei der Erstellung
von betrieblichen Leistungen entstehen. Mit diesen Leistungen sind in der Regel
die zu fertigenden Produkte sein. Das reicht von einfachen Schrauben und Nägeln
bis hin zu komplexen Anlagen oder Fahrzeugen.
Folgende Kostenarten entstehen in einem Industriebetrieb:
 Stoffkosten: Dahinter steht der Verbrauch an Roh-, Hilfs- und Betriebs-
stoffen. Rohstoffe sind die Hauptbestandteile eines zu fertigenden Produkts.
Hilfsstoffe sind Nebenstoffe wie Nägel und Schrauben. Betriebsstoffe gehen
nicht unmittelbar in das Produkt ein (zum Beispiel Brennstoffe).
 Arbeitskosten: Fertigungslöhne, Hilfslöhne, Gehälter sowie Sozialkosten.
 Abschreibungen
 Sonstige Kosten (Raumkosten, Steuern, Vertriebs- und Verwaltungskos-
ten und so weiter)
Es gibt noch weitere Differenzierungen der Kosten, etwa in fixe und variable Kosten (nach der Abhängigkeit von der Produktion) oder in Einzel- und Gemeinkosten
(nach der Verrechnung auf das Produkt). Diese sollen uns aber an dieser Stelle nicht
interessieren, da sie vordringlich die Kosten- und Leistungsrechnung betreffen.
Auf der anderen Seite stehen die Leistungen (Erlöse) des Unternehmens. Es werden ja nicht nur Güter und Produkte erzeugt, sondern anschließend auch verkauft.
Die Leistungen können differenziert werden in:
 Absatzleistungen: alle Erlöse aus dem Verkauf der produzierten Fertiger-
zeugnisse, dem Verkauf von Halbfertigerzeugnissen sowie von Lizenzen
und Patenten. Auch der Erlös aus Dienstleistungen ist in einem Industriebetrieb denkbar.
 Lagerleistungen: Wird mehr produziert als verkauft, entsteht ebenfalls eine
Leistung. Anders als im Großhandel findet ja bei der Produktion eine Wertschöpfung statt. Roh- und Hilfsstoffe (zu einem bestimmten Wert) werden
dem Lager entnommen. Daraus entsteht ein neues Produkt, das wieder auf
Lager gelegt wird (zu einem neuen Wert).
 Eigenleistungen: innerbetriebliche Leistungen für selbst hergestellte Anlagen.
239
Der Kontenrahmen der Industrie
Dass die bisher beschriebenen Eigenarten eines Industriebetriebes in der Buchhaltung nach einem besonderen Kontenrahmen verlangt, ist sicherlich gleich deutlich
geworden. Der Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. (BDI) hat demgemäß
einen Industriekontenrahmen (IKR) herausgegeben, der in der Differenzierung den
Erfordernissen eines Industriebetriebes angepasst ist.
Das Betriebsergebnis im Industriebetrieb
Zur Ermittlung des Betriebsergebnisses gibt es zwei unterschiedliche Verfahren:
das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren.
Beim Gesamtkostenverfahren werden die „gesamten Kosten“ den erstellten Leistungen unter Einbeziehung der Bestandsveränderungen gegenübergestellt. Man
verfährt dabei nach folgendem Schema:
Umsatzerlöse
+/- Erhöhung oder Verminderung des Bestandes von Halb- und Fertigfabrikaten
-
Selbstkosten der produzierten Leistungen
=
Betriebsergebnis
Beim Umsatzkostenverfahren werden den Erlösen für die abgesetzten Leistungen die
Selbstkosten der zugehörigen Leistungen gegenübergestellt. Das folgende Schema:
Umsatzerlöse
-
Selbstkosten der abgesetzten Leistungen
=
Betriebsergebnis
sieht wesentlich einfacher aus als das des Gesamtkostenverfahrens. Dieser Eindruck täuscht aber. Für das Umsatzkostenverfahren ist eine aussagefähige und
funktionierende Kosten- und Leistungsrechnung nötig.
Das Gesamtkostenverfahren ist zwar einfacher in die Buchhaltung zu integrieren;
immer dann aber, wenn eine differenzierte Aussage über den Erfolg von Produkten oder Produktgruppen gemacht werden soll, ist das nach diesem Verfahren nur
mit Schwierigkeiten – wenn überhaupt – möglich. Allen Unternehmen, die mit
mehreren Produkten oder Produktgruppen arbeiten, kann deshalb nur geraten
werden, das Umsatzkostenverfahren einzuführen.
240
Lese-Ausflug 14
Zweikreissystem: Die Kosten- und Leistungsrechnung
Wie bereits in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben, liegen die Besonderheiten des Industriebetriebs in der Leistungserstellung. Deshalb sind diese besonderen Anforderungen auch weniger in der Finanzbuchhaltung als in einer Kostenund Leistungsrechnung, also außerhalb der Finanzbuchhaltung, einzurichten.
Stärker als in anderen Unternehmensformen ist diese Kosten- und Leistungsrechnung in einem Industrieunternehmen gefordert . Da mit der Kosten- und Leistungsrechnung ein „zweiter Buchungskreis“ aufgebaut wird, spricht man auch
von einem Einkreissystem (Buchhaltung ohne Kosten- und Leistungsrechnung)
und einem Zweikreissystem (mit Kosten- und Leistungsrechnung). Sämtliche Kosten werden in der Kontenklasse 6 nach Kostenarten gegliedert gebucht. Diese
Kosten werden aber in einem Zweikreissystem noch einmal gebucht; diesmal nach
Kostenstellen gegliedert.
 Eine Kostenart ist eine Gruppe, die Kosten einer ganz bestimmten Art auf-
nimmt (zum Beispiel Personalkosten), ganz gleich, „wo“ diese angefallen sind.
 Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung. So nimmt die Kos-
tenstelle Materialeinkauf alle Kosten auf, die hier entstehen (Personal- und
Sachkosten).
Eine doppelte Verbuchung der Geschäftsvorfälle – einmal in der Buchhaltung
und einmal in der Kostenrechnung – ist trotzdem heute kaum noch üblich. Der
Buchhalter gibt bei der eigentlichen Buchung die Kostenstellen an, auf die dann
automatisch die Beträge weitergereicht werden. Bei bestimmten Kostenarten kann
man manchmal sogar bestimmte Kostenstellen – oder Verteilungsschlüssel für
verschiedene Kostenstellen – hinterlegen, sodass die manuelle Eingabe entfallen
kann. Mit der Weiterverarbeitung hat der Buchhalter aber selten zu tun. Dies ist
Aufgabe des Kostenrechners und / oder Controllers. In Kleinbetrieben kann diese
Funktion auch der Buchhalter übernehmen. Besser ist es aber, wenn die Funktionen getrennt sind.
Die weitere Auswertung der Kostenstellenrechnung führt zum so genannten Betriebsabrechnungsbogen, in dem letztendlich Zuschlagssätze für die Kalkulation
(Kostenträger-Stückrechnung) und Beträge für die kurzfristige Ergebnisrechnung
(Kostenträger-Zeitrechnung) ermittelt werden.
241
WISO Tipp
Mit der WISO-Buchhaltung kann eine einfache Kostenarten- und Kostenstellenrechnung eingerichtet werden. Dazu müssen aber bei der Stammdatenanlage bereits Kostenstellen definiert werden. Dann stehen allerdings umfangreiche Auswertungen zur Verfügung.
Buchen im Industriebetrieb
Beschaffung heißt in einem Industriebetrieb nicht einfach nur „Waren einkaufen“.
Zunächst sind die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe zu beschaffen, die zur Herstellung der eigenen Fertigerzeugnisse benötigt werden.
Beispiel: Rohstoffe im Wert von 5.000 Euro (netto) wurden eingekauft.
Zusätzlich entstehen Kosten für Fracht 150 Euro (netto) und Verpackung
50 Euro (netto).
Zu buchen ist:
5100 Einkauf von Rohstoffen,
5.000,00 Euro und
5800 Anschaffungsnebenkosten,
200,00 Euro und
988,00 Euro
6.188,00 Euro
Beim Abschluss werden die Bezugskosten über das Rohstoffkonto abgeschlossen:
5100 Einkauf von Rohstoffen,
200,00 Euro
an 5800 Anschaffungsnebenkosten,
200,00 Euro
Selbst wenn die Leistungserstellung im Industriebetrieb im Vordergrund steht, so
kann doch auf eine Absatzleistung nicht verzichtet werden. In der Kontenklasse 4
(SKR 04) wird die Gesamtleistung gebucht, die sich aus folgenden Komponenten
zusammensetzt:
 Umsatzerlöse für abgesetzte Leistungen
 Lagerleistungen
 Innerbetriebliche Leistungen
242
Lese-Ausflug 14
Dabei setzen sich die Umsatzerlöse manchmal nicht nur aus solchen zusammen,
die mit eigenen Erzeugnissen erzielt wurden, sondern durchaus auch aus Umastzerlösen mit Handelswaren oder sonstigen Umsätzen.
Merkwürdig erscheinen zunächst die Lagerleistungen. Wenn Herstell- und Absatzmenge immer gleich sind, dann fallen diese Lagerleistungen nicht an. Theoretisch gibt es dann keinen Lagerbestand, weil immer gleich alles verkauft wird,
was produziert ist. Zum Stichtag ist das Lager leer. In der Praxis ist das aber nicht
so. Es wird entweder mehr produziert, als abgesetzt wird – dann spricht man von
einem Mehrbestand; das Lager wurde „aufgebaut“. Oder es wird mehr verkauft in
einer Periode, als produziert werden konnte. Dann spricht man von einem Minderbestand; das Lager wurde „abgebaut“.
Diese Bestandsveränderungen müssen am Ende einer Periode berücksichtigt werden, da sie eine Leistung darstellen, welche die Gesamtleistung beeinflusst. Hierzu
wird das Konto Bestandsveränderungen genutzt.
Beispiel:
Der Anfangsbestand an Fertigerzeugnissen beträgt 50.000 Euro.
1. Bei der Inventur ergibt sich ein Schlussbestand von 57.000 Euro.
2. Bei der Inventur ergibt sich ein Schlussbestand von 47.000 Euro
Zu buchen ist folgendermaßen:
1. Schlussbilanz
an 1100 Fertigerzeugnisse
57.000,00 Euro
57.000,00 Euro
Der Mehrbestand von 7.000 Euro wird in die Gewinn- und Verlustrechnung übernommen. Er stellt sozusagen einen betrieblichen Erfolg dar:
1100 Fertigerzeugnisse,
7.000,00 Euro
an 4800 Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse,
7.000,00 Euro
Das Konto Bestandsveränderungen wird über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen:
4800 Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse,
7.000,00 Euro
an Gewinn- und Verlustrechnung,
7.000,00 Euro
243
2. Schlussbilanz
47.000,00 Euro
47.000,00 Euro
4800 Bestandsveränderungen,
3.000,00 Euro
3.000,00 Euro
Gewinn- und Verlustrechnung,
3.000,00 Euro
an 4800 Bestandsveränderungen.
Die innerbetrieblichen Eigenleistungen sind alle Leistungen, die im Betrieb selbst
erstellt wurden und zur eigenen Nutzung vorgesehen sind. Verlegt beispielsweise
der Betriebselektriker die Verkabelung für das neue Computernetzwerk, so ist von
solch einer Eigenleistung zu sprechen. Aktiviert werden hier alle Kosten, die bei
der Herstellung der Eigenleistung anfallen. Der Gesetzgeber spricht entsprechend
nicht mehr von Anschaffungs-, sondern von Herstellungskosten.
§ 33 EStR
Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes sind alle Aufwendungen, die
durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten
für die Herstellung des Wirtschaftsguts, seine Erweiterung oder für eine über
seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung
entstehen. Dazu gehören die Materialkosten, einschließlich der notwendigen
Materialgemeinkosten, die Fertigungskosten, insbesondere Fertigungslöhne,
einschließlich der notwendigen Fertigungsgemeinkosten, die Sonderkosten
der Fertigung und der Wertverzehr von Anlagevermögen, soweit er durch
die Herstellung des Wirtschaftsgutes veranlasst ist. Kosten der allgemeinen
Verwaltung sowie Aufwendungen für soziale Einrichtungen des Betriebes
brauchen nicht in die Herstellungskosten einbezogen werden. Auch der so
genannte Unternehmerlohn (Wert der eigenen Arbeitsleistung) erhöht die
Herstellungskosten nicht ...
Die Kosten werden in der Klasse 4 (SKR 04) gebucht. Zum Ausgleich dieser Kosten ist das Ertragskonto „4820 Andere aktivierte Eigenleistungen“ zu benutzten.
Über dieses Konto wird dann auch aktiviert:
0400 Maschinen und Anlagen
an 4820 Andere aktivierte Eigenleistungen
244
Lese-Ausflug 15
Lese-Ausflug 15
Nix doppelt gemoppelt:
Die Einnahme-Ausgaben Rechnung
Vereinfachte Buchführung für wen?
Für bestimmte Berufsgruppen und bei kleinen Unternehmen, die bestimmte Grenzwerte nicht übersteigen, kann eine vereinfachte Buchführung – die so genannte
Einnahme-Überschussrechnung geführt werden. Die gesetzliche Grundlage dafür
gibt das Einkommensteuergesetz (EStG):
§ 4 EStG
(3) Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die
auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Hierbei scheiden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die
im Namen und für Rechnung eines Anderen vereinnahmt und verausgabt
werden (durchlaufende Posten). Die Vorschriften über die Absetzung für
Abnutzung oder Substanzverringerung sind zu befolgen. Die Anschaffungsoder Herstellungskosten für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind erst im Zeitpunkt der Veräußerung oder Entnahme dieser
Wirtschaftsgüter als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Die nicht abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind unter Angabe des Tages
der Anschaffung oder Herstellung und der Anschaffungs- oder Herstellungskoten oder des an deren Stelle getretenen Werts in besondere, laufend zu
führende Verzeichnisse aufzunehmen.
Der Gewinn wird demnach nach einer einfachen Formel ermittelt:
Betriebseinnahmen
- Betriebsausgaben
= Gewinn
245
Trotzdem ist noch auf weitere Details Rücksicht zu nehmen:
 Es gibt so genannte „durchlaufende Posten“, das heißt Einnahmen und Aus-
gaben, die in Rechnung und für „Andere“ gemacht werden.
 Güter des Anlagevermögens dürfen nicht bei Anschaffung mit dem vollen
Wert berücksichtigt werden, sondern sind entsprechend ihrer Nutzungsdauer abzuschreiben (Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung).
 Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter werden erst bei Veräußerung abgesetzt.
Außerdem ist ein detailliertes Verzeichnis darüber zu führen.
Weiterhin gilt:
§ 11 EStG
(1) Einnahmen sind innerhalb des Kalenderjahres bezogen, in dem sie dem
Steuerpflichtigen zugeflossen sind. Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen,
die dem Steuerpflichtigen kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahrs, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen
sind, gelten als in diesem Kalenderjahr bezogen ...
(2) Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet
worden sind. Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gilt Absatz 1 Satz 2
entsprechend ...
Dieser Paragraf beschreibt wohl einen der wesentlichsten Unterschiede zur doppelten Buchführung:
 Bei einem Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG muss der Ge-
winn periodengerecht ermittelt werden, das heißt, das Einnahmen und Ausgaben der Periode zugerechnet werden müssen, zu der sie gehören. Eine
Zahlung im alten Jahr, die aber in das Neue gehört, muss entsprechend abgegrenzt werden, ebenso die Ausgabe im folgenden Jahr, die aber eigentlich
noch das laufende Jahr betrifft.
 Bei einer Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG zählt das Prinzip der
Vereinnahmung und Verausgabung. Nur das, was in einer Periode eingenommen oder ausgegeben wurde, wird ihr auch zugerechnet. Eine kleine
Einschränkung gibt der § 11 EStG aber doch: ... kurze Zeit vor Beginn oder
kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres ... müssen die Einnahmen
und Ausgaben noch der sie betreffenden Periode zugeordnet werden. Nur
was ist mit „kurze Zeit“ gemeint? Eine genaue Definition fehlt zwar im
Gesetz, doch kann man davon ausgehen, dass ein Zehn-Tage-Zeitraum den
Spielraum ausreichend kennzeichnet.
246
Lese-Ausflug 15
Beispiel:
1. Zahlen Sie die Miete für den Januar des folgenden Jahres bereits am
28. Dezember, so können Sie diese Ausgabe nicht mehr dem alten Jahr
zurechnen.
2. Bekommen Sie ein regelmäßiges Honorar statt am 28. Dezember erst
am 3. Januar des folgenden Jahres auf Ihr Konto gebucht, so müssen
Sie es noch in das alte Jahr hineinnehmen.
WISO Tipp
Abgesehen von den zwanzig Tagen um den Jahreswechsel herum bietet die
Einnahme-Überschussrechnung eine praktische Möglichkeit, die Steuern zu
beeinflussen: Haben Sie bereits zu viel Gewinn im laufenden Jahr gemacht, so
schreiben Sie die letzten Rechnungen einfach erst im Januar oder realisieren
Sie Ausgaben, die erst für das nächste Jahr geplant sind, so weit, wie das
möglich ist, noch im alten Jahr (keine laufenden Ausgaben!).
Konnten Sie über Einnahmen verfügen, haben Sie diese aber nicht abgerufen, so gilt der Betrag trotzdem als zugeflossen und muss in der zugehörigen Periode zugeordnet werden. Das gilt vor allem dann, wenn Ihnen
etwa ein Honoraranspruch mitgeteilt und zum Abruf gestellt wurde. Das
gilt aber nicht, wenn der Anlass zur Zahlung – die Rechnungsstellung
– von Ihnen noch nicht geschaffen wurde.
Unterschiede zur Doppelten Buchführung
Weitere Unterschiede zwischen doppelter Buchführung (Betriebsvermögensvergleich) und Überschussrechnung sind:
Doppelte Buchführung
Überschussrechnung:
Bilanz und GuV-Rechnung sind
aufzustellen
Keine Bilanz und GuV Rechnung nötig
Kassenbuch muss geführt werden
Auf ein Kassenbuch kann verzichtet
werden
Inventur
Keine Inventur nötig
Aufzeichnung nach den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung (Dopik)
zwingend
Einfache Aufzeichnungen
247
Allerdings darf der Begriff „Einfache Aufzeichnung“ nicht in dem Sinne missverstanden werden, dass Aufzeichnungen nach Gutdünken möglich sind. Auch hier
sind Betriebseinnahmen und vor allem Betriebsausgaben so aufzuzeichnen, dass
ein sachverständiger Dritter sie leicht und vollständig überprüfen kann. Eine fortlaufende Aufzeichnung unter Angabe des Datums und des Verwendungszwecks
ist unumgänglich.
WISO Tipp
Eine so genannte „Schuhkarton-Buchhaltung“ – also das Sammeln von Belegen in Kartons oder ähnlichen Behältnissen – mag für einen kurzen Zeitraum
durchaus mal möglich sein. Auf Dauer empfiehlt sich aber eine „ordentliche“
Ablage, beispielsweise in Aktenordnern: Dort werden die Unterlagen der Reihe nach (etwa nach Datum) abgeheftet. Kassenstreifen, Parkquittungen und
ähnlich kleine Belege werden am besten auf DIN-A4-Blätter geklebt. Eine
Nummerierung ist nicht unbedingt nötig, kann aber hilfreich sein, wenn Sie
mit der Nummerierung im Buchungsjournal korrespondiert.
Dass ein Kassenbuch nicht geführt werden muss, ist in den Fällen, wo kaum
Kassenein- und Auszahlungen stattfinden eine echte Erleichterung. Dort aber, wo
ständig Kassenbewegungen stattfinden, ist dies auch bei einer Überschussrechnung dringend anzuraten.
Ebenso sollte auf eine Anlagenbuchführung – wenn auch in einfachster Form
– schon deshalb nicht verzichtet werden, um die regelmäßigen Abschreibungen
ermitteln und berücksichtigen zu können.
Durch die Form der Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschussrechnung ist
schon bedingt, dass Privatentnahmen und -einlagen nicht unbedingt aufgezeichnet werden müssen. Ausgenommen sind davon die Barentnahmen und Bareinlagen (im Kassenbericht aufzuzeichnen) und die Sachentnahmen.
Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung
Ein besonderes Augenmerk muss auf die Umsatzsteuer bei der Überschussrechnung gerichtet werden. Die vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge aus den erzielten
Erlösen gehören mit zu den Betriebseinnahmen und stellen keinen durchlaufenden Posten dar. Andererseits liegen zum Zeitpunkt der Zahlung an das Finanzamt
wiederum Betriebsausgaben vor. Im Ergebnis bleibt als Gewinn der Nettoerlös.
Zu beachten ist die Umsatzsteuer auch bei Entnahmen aus dem Unternehmen.
248
Lese-Ausflug 15
Beispiel: Sie entnehmen einen PC samt Zubehör (Drucker, Modem, Monitor) zu einem Gebrauchtwert von 2.200 Euro (netto). Da Sie beim Kauf des
PC Vorsteuerabzug in Anspruch genommen haben, muss für diese Entnahme jetzt wieder Umsatzsteuer abgeführt werden. In unserem Beispiel
sind das 418 Euro. Als Betriebseinnahme sind 2.618 Euro zu erfassen.
Hätten Sie den PC allerdings gebraucht von Privat gekauft und keinen
Vorsteuerabzug geltend gemacht, dann würde die Privatentnahme auch
nicht zu einer Umsatzversteuerung führen.
Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung
Die Ausführungen in den vorangegangenen Abschnitten deuten schon darauf hin,
dass nicht irgendwie in zwei Schuhkartons (einer für Ausgaben, einer für Einnahmen) die Überschussrechnung geführt werden kann. Um eine Form zu gewährleisten, die jedem „sachverständigen Dritten“ einen Einblick in die Überschussrechnung ermöglicht, gibt es zwei Empfehlungen:
1. Haben Sie ein geringes Belegaufkommen, sodass wenig Aufzeichnungen
überhaupt anfallen, dann wählen Sie die Form eines amerikanischen Journals. Sie können dafür Formblätter im Schreibwarenhandel kaufen oder
diese adäquat in einer Tabellenkalkulation (Lotus 1-2-3 oder MS-Excel)
umsetzen.
Die Vorteile sind:
 wenig Kosten für die Aufzeichnung (falls Sie dafür nicht extra einen PC
und/oder eine Tabellenkalkulation kaufen müssen )
 wenig zeitlicher Aufwand, weil die überschaubaren Aufzeichnungen schnell
erstellt sind.
Die Nachteile sind:
 dass sie alle Auswertungen per Hand erstellen und errechnen müssen und
 dass sie bei zunehmendem Geschäftserfolg (und damit auch zunehmenden
Buchungsvorgängen) schnell an die Grenzen kommen.
2. Gehen Sie schon von einem größeren Anfall an Buchungsvorgängen aus
und steht möglicherweise sogar irgendwann der Wechsel zur doppelten
Buchführung an (auch wenn das erst in ein paar Jahren realisiert werden
wird), lohnt sich der Einsatz einer Software für die Überschussrechnung.
Diese bieten heute fast so viel Komfort wie richtige Buchführungsprogramme. Lediglich in den Auswertungen unterscheiden Sie sich.
249
Die Vorteile sind:
 dass Ihnen umfangreiche Auswertungen per Menüaufruf zur Verfügung gestellt werden
 dass Sie bereits mit einer Buchungstechnik (auch hierbei sind zwei Konten
anzugeben, ein Geldkonto und ein Einnahmen- oder Ausgabenkonto) vertraut gemacht werden, die später bei einer doppelten Buchhaltung sowieso
angewandt werden muss.
Die Nachteile sind:
 dass der Buchungsaufwand höher ist und Sie sich mit der Software erst
noch vertraut machen müssen.
Die WISO-Buchhaltung steht nur als „vollwertige Buchhaltung“ zur Verfügung,
das heißt, Sie buchen immer in der Variante „doppelte Buchführung“. Erst bei der
Auswertung entscheiden Sie, ob Sie eine Bilanz oder eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen wollen.
Die Einnahme-Überschussrechnung ist kein eigenes Modul sondern nur eine Auswertung
in WISO-Buchhaltung
250
Lese-Ausflug 15
Heute so, morgen so?
Wechsel der Gewinnermittlungsart
Freiberufler können unbegrenzt lange bei der Überschussrechnung bleiben. Eine
Verpflichtung zum Wechsel gibt es auch bei steigenden Einnahmen nicht. Andererseits ist aber ein freiwilliger Wechsel durchaus möglich.
Entwickelt sich die Praxis eines Freiberuflers durch einen fachfremden Partner zu
einem Gewerbebetrieb, kann aus steuerrechtlichen Gründen die Verpflichtung
zur Bilanzierung gegeben sein. Ganz sicher ist das der Fall, wenn die in § 141
AO (= Abgabenordnung) genannten Grenzen überschritten werden.
§ 141 AO
(1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den
Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb
1. Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze ... von mehr als
260.000 Euro im Kalenderjahr oder
2. Selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert ... von mehr als 20.500 Euro oder
3. Einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 25.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
4. Einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 25.000
Euro im Kalenderjahr
gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen,
wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt. ...
(2) Die Verpflichtung nach Absatz 1 ist vom Beginn des Wirtschaftsjahres
an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die
die Finanzbehörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat.
Die Verpflichtung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das
Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen.
Damit unterliegen gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirte die einen
der Grenzwerte überschreiten der steuerrechtlichen Buchführungspflicht, Freiberufler jedoch nicht.
251
Wird der Betrieb oder die Praxis veräußert, so ist zwingend zum Betriebsvermögensvergleich, also zur doppelten Buchführung zu wechseln. Der Veräußerungsgewinn muss auf Basis der zu erstellenden Eröffnungsbilanz ermittelt werden.
Wird der Gewinn vom Finanzamt geschätzt, so wird diese Schätzung nach den
Grundsätzen von § 4 Abs. 1 EStG vorgenommen. Somit liegt auch in solch einem
Fall ein Wechsel der Gewinnermittlung – sozusagen zwangsweise – vor.
Bei einem Wechsel von der Einnahme-Überschussrechnung zur doppelten Buchführung sind zwei Schritte zu vollziehen:
1. Es ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen. Unter Umständen bedeutet dies
auch die vorherige Inventur. Dabei sind die allgemeinen Bilanzierungsgrundsätze zu berücksichtigen.
2. Es ist in eine Gewinnkorrektur nötig, da jetzt eine andere zeitliche Zuordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgt.
Wird der Vorgang in der anderen Richtung vollzogen (also von der doppelten
Buchführung zur Einnahme-Überschussrechnung) so ist analog zu verfahren.
Beachten Sie, dass bei der Abgabe der Einkommensteuererklärung die EinnahmeÜberschussrechnung seit dem 1.1.2005 auf einem amtlichen Formular abgegeben
werden muss.
252
Lese-Ausflug 16
Lese-Ausflug 16
Böllermann & Co.: Das Jahr geht zu Ende
Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung
Es wurde in den vorangegangenen Kapiteln immer wieder Bezug genommen auf
den Jahresabschluss in die dazu nötige Schlussbilanz sowie die zu erstellende
Gewinn- und Verlustrechnung. Dass vor diesem Abschluss aber eine Reihe notwendiger Arbeiten vorgenommen werden müssen, wurde bisher unterschlagen.
Die Probleme, mit denen wir uns jetzt noch beschäftigen müssen sind:
 Abschreibungen
 Zeitliche Abgrenzungen
 Rückstellungen
 Bewertung
 Gewinnverwendung
Einige dieser Aufgaben müssen nicht unbedingt erst vor dem eigentlichen Jahresabschluss erledigt, sondern können in den Buchungsalltag integriert werden (zum
Beispiel Abschreibungen). Das hat den Vorteil, dass der Aufwand für den Abschluss
verringert und die Ergebnisaussage zu jedem möglichen Zeitpunkt „genauer“ wird.
Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen
„Das hat der ja längst abgeschrieben!“ ist eine, eher negativ gefärbte Bemerkung,
die man immer wieder in bestimmten Situationen zu hören bekommt, wenn über
Unternehmen und das zugehörige Anlagevermögen gesprochen wird. Manchmal
wird auch süffisant behauptet, jemand „schreibt seine Freundin von der Steuer
ab“, das hat dann mit Buchführung weniger zu tun.
Wenn wir im Zusammenhang mit der Buchhaltung von Abschreibung reden, meinen wir in der Regel die „Abschreibung auf Sachanlagen“ und die „Abschreibungen auf Forderungen“. Mit den Abschreibungen auf Sachanlagen (AfA) beschäftigen wir uns an dieser Stelle ausführlicher. Sachanlagen sind in der Bilanz im
Anlagevermögen erfasst. Nun gibt es zwei Arten von Anlagevermögen, die auch
unterschiedlich betrachtet werden müssen:
 Sachanlagen mit zeitlich nicht begrenzter Nutzung (Grund und Boden, Fi-
nanzanlagen)
 Sachanlagen mit zeitlich begrenzter Nutzung (abnutzbare Anlagegüter).
253
Für die erste Gruppe gibt es keine regelmäßige Abschreibung. Hier tritt eher eine
„Bewertungsproblematik“ auf, die ebenfalls später betrachtet werden soll. Uns
interessiert in diesem Kapitel eigentlich nur die zweite Gruppe, bei der eine regelmäßige Abschreibung (planmäßige Abschreibung) vorgenommen wird.
§ 253 HGB
(2) Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Nutzung
zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten um
planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Der Plan muss die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die Geschäftsjahre verteilen, in denen
der Vermögensgegenstand voraussichtlich genutzt werden kann. Ohne Rücksicht darauf, ob ihre Nutzung zeitlich begrenzt ist, können bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens außerplanmäßige Abschreibungen vorgenommen werden, um die Vermögensgegenstände mit dem niedrigeren Wert
anzusetzen, der ihnen am Abschlussstichtag beizulegen ist; sie sind vorzunehmen bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung.
Ein Teil der Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens unterliegt also der Abnutzung. Durch ständigen Gebrauch tritt eine Wertminderung ein. Diese Wertminderung ist in der Buchhaltung zu erfassen. Normalerweise tritt die Wertminderung
planmäßig und regelmäßig ein. Es kann aber auch zu einer außerordentlichen Abnutzung kommen. Wird ein PKW für den Außendienst ständig genutzt, so verliert
er im Laufe der Zeit und je nach Einsatz an Wert. Diese Abnutzung kann durch
regelmäßige Abschreibung gleicher Beträge oder aber auch durch Abschreibung
abhängig von der Nutzung (zum Beispiel der km-Leistung) erfasst werden. Da die
Lebensdauer eines Pkws nicht unbegrenzt ist und einigermaßen genau angegeben
werden kann, ist es nicht schwer, in diesem Fall einen regelmäßigen Abschreibungsmodus zu finden. Findet ein Unfall statt, bei dem der PKW geschädigt oder
gar zerstört wird, so findet auch eine größere Wertminderung als normalerweise
statt. Diese kann durch eine Sonderabschreibung ebenfalls erfasst werden.
WISO Tipp
Welche Güter in welchen Zeiträumen abgeschrieben werden dürfen, regelt
eine amtliche Tabelle (siehe Anhang), von der im Normalfall nicht abgewichen
werden kann. Beachten Sie, dass sich diese amtlichen AfA-Tabellen häufig ändern. Im Zweifel lohnt es, beim Finanzamt nachzufragen oder sich die gerade
gültige Tabelle im Buchhandel zu besorgen.
254
Lese-Ausflug 16
Die Abschreibungen werden als Aufwand erfasst und in der Gewinn- und Verlustrechnung gebucht. Als Gegenbuchung findet eine Wertminderung in der Bilanz statt.
Beispiel: Ein neuer Firmen-Pkw, 19.800 Euro (brutto) wird am 15.7. angeschafft. Die voraussichtliche Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre.
Zunächst wird die Anschaffung gebucht:
0520 PKW,
und 1405 Vorsteuer 19 %,
an 1800 Bank,
16.638,66 Euro
3.161,34 Euro
19.800,00 Euro
Abgeschrieben werden soll dieser PKW also über einen Zeitraum von 5
Jahren. Wir nehmen die lineare Abschreibung (Abschreibung in gleich
bleibenden Beträgen). Das macht für ein Jahr: 17.068,97 Euro / 5 =
3.413,79 Euro, und damit gleich bleibend 20 %. Da der PKW erst in der 2.
Jahreshälfte angeschafft wurde, wird im ersten Jahr auch nur eine „halbe
Abschreibungsrate“ gebucht: 1.706,89 Euro.
Der Buchungssatz zum 31.12. lautet:
6220 Abschreibungen auf Sachanlagen,
1.706,89 Euro
an 0520 PKW,
1.706,89 Euro
Das Konto Abschreibungen wird über die Gewinn- und Verlustrechnung
abgeschlossen. Damit geht der Abschreibungsbetrag in das Ergebnis ein.
Das Konto Fuhrpark wird um den Abschreibungsbetrag reduziert und das
Anlagevermögen (und damit auch die Bilanzsumme) somit entsprechend
verringert.
WISO Tipp
Für eine korrekte Bilanzerstellung reicht es aus, am Jahresende alle Abschreibungen einmal zu buchen. Will man aber das Jahr über monats- oder quartalsweise Ergebnisrechnungen haben, die eine aussagefähige Information
über den Unternehmenserfolg geben, so sollte die Abschreibung auch monats- oder quartalsweise gebucht werden. Da die Abschreibungsbeträge sich
selten ständig ändern, ist das auch mit wenig Aufwand machbar. Wird eine
EDV-Buchführung mit integrierter oder verbundener Anlagenbuchhaltung geführt, ist das noch einfacher, weil die Abschreibungen auf Menübefehl durchgeführt und verbucht werden.
255
Die im Beispiel benutzte lineare Abschreibung ist zwar die gängigste Form der
Abschreibung, aber nicht die einzig mögliche. An weiteren Abschreibungsarten gibt es:
 die geometrisch degressive Abschreibung (Abschreibung in fallenden
Beträgen)
 die arithmetisch degressive (oder digitale) Abschreibung (Abschreibung in
fallenden Beträgen)
 die progressive Abschreibung (Abschreibung in steigenden Beträgen)
 die Leistungsabschreibung (Abschreibung nach Leistungseinheiten)
Zunächst ist festzuhalten, dass die digitale und die progressive Abschreibung nach
unserem Steuerrecht nicht zulässig sind.
§ 7 EStG
Bei beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens kann der Steuerpflichtige statt der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen die
Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen bemessen. Die Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen kann nach einem unveränderlichen Hundertsatz vom jeweiligen Buchwert (Restwert) vorgenommen werden;
der dabei anzuwendende Hundertsatz darf höchstens das Dreifache des bei der
Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen in betracht kommenden
Hundertsatzes betragen und 30 vom Hundert nicht übersteigen ...
Der Übergang von der Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen
zur Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen ist zulässig. In
diesem Fall bemisst sich die Absetzung für Abnutzung vom Zeitpunkt des
Übergangs an nach dem dann noch vorhandenen Restwert und der Restnutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts. Der Übergang von der Absetzung
für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen zur Absetzung für Abnutzung in
fallenden Jahresbeträgen ist nicht zulässig.
Bei der linearen Abschreibung gehen wir von einem Abschreibungsbetrag aus,
der nach einem gleich bleibenden Prozentsatz vom Anschaffungswert berechnet
wurde. Bei der degressiven Abschreibung haben wir ebenfalls einen Prozentsatz,
der sich nicht verändert. Berechnet wird der Betrag aber vom jeweiligen Restwert.
Würde der PKW aus dem letzten Beispiel degressiv abgeschrieben mit einem jährlichen Satz von 20 %, so sähe das im ersten Jahr so aus:
256
Lese-Ausflug 16
Anschaffungswert:
./. Abschreibung 1. Jahr
17.068,97 Euro
1.706,89 Euro
(1/2 Abschreibungsbetrag)
Restbuchwert 31.12.
15.362,08 Euro
Die Abschreibung im zweiten Jahr wird nun nicht vom Anschaffungswert, sondern vom Restwert berechnet. 20 % von 15.362,08 Euro sind: 3.072,42 Euro:
Restbuchwert 1.1.
./. Abschreibung 2. Jahr
Restbuchwert 31.12.
15.362,08 Euro
3.072,42 Euro
12.289,66 Euro
Diese Methode führt nie zu einem Restwert von Null, selbst wenn der Abschreibungssatz erhöht wird (etwa auf 25 %). Mehr als 30 % kann als Abschreibung
sowieso nicht gewählt werden, wie das Zitat aus dem Einkommensteuergesetz belegt. Wird das Anlagegut irgendwann unbrauchbar, ausgemustert, verkauft oder
zerstört, dann wird der vorhandene Restbuchwert ausgebucht.
Beispiel: Ein 4 Jahre alter PKW hat einen Restbuchwert von 5.000 Euro.
Wie ist zu buchen, wenn:
1. Der PKW zu einem Preis von 3.500 Euro verkauft wird,
2. der PKW zu einem Preis von 6.000 Euro verkauft wird,
3. der PKW einen Totalschaden hat und keine Vollkaskoversicherung
besteht?
Die Buchungssätze lauten wie folgt:
1. Zunächst wird der Verkauf gebucht:
1800 Bank
4.165,00 Euro
an 0520 PKW,
3.500,00 Euro und
665,00 Euro
Anschließend findet eine Wertberichtigung statt. Auf dem PKW-Konto
steht der PKW ja noch mit 1.500 Euro, obwohl er gar nicht mehr vorhanden ist.
7500 Außerordentliche Aufwendungen,
1.500,00 Euro
an 0520 PKW,
1.500,00 Euro
257
2. 1800 Bank,
an 0520 PKW,
7.140,00 Euro
5.000,00 Euro und
an 7400 Außerordentliche Erträge,
1.000,00 Euro und
1.140,00 Euro
Eine Wertberichtigung muss in diesem Fall nicht stattfinden, dafür aber
ein außerordentlicher Ertrag gebucht werden.
3. 7500 Außerordentlicher Aufwand,
0520 PKW,
5.000,00 Euro
5.000,00 Euro
Zu erwähnen ist noch die Leistungsabschreibung. Sie findet überall dort Einsatz,
wo eine Leistung gemessen werden kann und diese Leistung auch der Maßstab für
eine Abnutzung oder Wertminderung des Anlagegutes ist. Als Beispiel mag ein
LKW dienen, der für den betrieblichen Gütertransport eingesetzt wird. Hier kann
die Abschreibung nach km-Leistung bemessen sein. Geht man von einer Gesamtkm-Leistung von 750.000 km aus, so kann am Jahresende die Abschreibung nach
gefahrenen Kilometern festgelegt werden. Sind am Ende des ersten Jahres beispielsweise 102.055 km mit dem LKW gefahren worden, so ergibt sich folgende
Rechnung bei einem Anschaffungswert von 485.000 Euro:
485.000 / 750.000 * 102.055 = 65.995,56 Euro
Der Vorteil bei dieser Methode ist, dass der tatsächliche Wertverbrauch und der
buchhalterische Wertverbrauch viel näher beieinander liegen als bei den anderen
Abschreibungsarten. Bei der Buchung ergeben sich keine Eigenheiten
Eine Besonderheit sind die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG).
§ 6 EStG
(2) Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ... von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind, können im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung
oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs in voller
Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn die Anschaffungs- oder
Herstellungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag ...
für das einzelne Wirtschaftsgut 410 Euro nicht übersteigen. Ein Wirtschaftsgut ist einer selbstständigen Nutzung nicht fähig, wenn es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des
Anlagevermögens genutzt werden kann und die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind ...
258
Lese-Ausflug 16
Wenn der Anschaffungsbetrag also 410 Euro (netto, also ohne Mehrwertsteuer)
nicht überschreitet, besteht nach § 6 EStG so genannte Bewertungsfreiheit. Dann
darf der volle Betrag sofort komplett, also innerhalb eines Jahres, abgeschrieben
werden, auch wenn die voraussichtliche Nutzungsdauer länger ist. Zu beachten
ist allerdings dabei, dass es sich um ein Wirtschaftsgut handelt, das selbstständig
genutzt werden kann. Bei einem Drucker ist das zum Beispiel nicht möglich, da
dieser ja ohne den PC nicht arbeiten kann.
WISO Tipp
Wenn Sie anstelle eines normalen Druckers ein Kombigerät gekauft haben,
das auch allein stehend als Fax eingesetzt werden kann, können sie es im
Jahr der Anschaffung gleich voll abschreiben. Sie dürfen es dann allerdings
– zumindest offiziell – nicht als Drucker oder Scanner mit benutzen.
Auch das Umlaufvermögen kann „abgeschrieben“ werden. Und zwar dann, wenn
eine Beteiligung nicht mehr ihren Wert hat (das Unternehmen macht Verluste
oder es droht sogar der Konkurs), oder wenn für eine Forderung angenommen
wird, dass sie vollständig oder zum Teil ausfallen wird oder wenn für Warenbestände nicht mehr der normale Erlös erzielt werden kann (Ware ist verdorben oder
beschädigt). In solchen Fällen muss dann auch hier abgeschrieben werden.
§ 253 HGB
Bei Vermögensgegenständen des Umlaufvermögens sind Abschreibungen
vorzunehmen, um diese mit einem niedrigeren Wert anzusetzen, der sich
aus einem Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag ergibt. Ist ein
Börsen- oder Marktpreis nicht festzustellen und übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten den Wert, der den Vermögensgegenständen
am Abschlussstichtag beizulegen ist, so ist auf diesen Wert abzuschreiben.
Außerdem dürfen Abschreibungen vorgenommen werden, soweit dies aus
vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendig sind, um zu verhindern, dass in der nächsten Zukunft der Wertansatz dieser Vermögensgegenstände auf Grund von Wertschwankungen geändert werden muss.
Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung
Als Einsteiger in das Gebiet der Buchführung sind manche komplexen Probleme
der doppelten Buchführung noch nicht im Blick. Erst bei näherer Betrachtung
tauchen diese dann auf. So wird vielen erst deutlich, dass Buchführung immer
259
zeitbezogen ist, wenn sie sich konkret damit auseinander setzen. Es reicht nicht,
einen Vorgang irgendwie gebucht zu haben, der Vorgang muss auch in einem
richtigen Zusammenhang stehen. Damit kommen wir zu der Problematik der zeitlichen Abgrenzungen.
Ein wichtiger zeitlicher Rahmen ist das Geschäftsjahr. Dieser hält sozusagen die
gesamte Buchhaltung zusammen. Am Ende des Geschäftsjahres steht der Jahresabschluss, der mit seiner Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung gleichzeitig wieder den Start für das neue bildet. Quartale und Monate sind weitere zeitliche Rahmen innerhalb des Geschäftsjahres. Soll die Buchhaltung aussagefähig
sein, so müssen alle Vorfälle auf diesen Rahmen abgestimmt sein. Dass dies nicht
immer leicht ist, zeigt das folgende Beispiel:
Beispiel:
 Am 1.6. wird die Kfz-Steuer (450 Euro) für „ein“ ganzes Jahr bezahlt.
 Am 15.1. bekommen wir die Darlehenszinsen (375 Euro) für das letzte
Quartal des vorangegangenen Jahres.
In beiden Fällen gerät bei einer normalen Buchung der zeitliche Rahmen durcheinander. Im ersten Fall zahlen wir im laufenden Geschäftsjahr mehr, als dafür eigentlich anfällt. Wir haben für das folgende Geschäftsjahr bereits für fünf Monate
Kfz-Steuer vorausgezahlt. Im zweiten Beispiel fallen Erträge an, die in das vorangegangene Geschäftsjahr gehören. Wird in beiden Fällen nichts unternommen,
treten Verfälschungen des tatsächlichen Jahresergebnisses auf.
Deshalb muss im ersten Fall ein halbes Jahr Steuer herausgerechnet und vom eigentlichen Betriebsergebnis „abgegrenzt“ werden. Im zweiten Fall muss im alten
Jahr noch eine Buchung erfolgen, obwohl die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Im
ersten Beispiel liegen eine Zahlung und ein Aufwand vor, die nicht nur das laufende Geschäftsjahr betreffen, sondern auch schon das Folgende. Im zweiten Fall
haben wir einen Ertrag, aber noch keine Zahlung im alten Geschäftsjahr.
Damit haben wir zwei verschiedene Vorfälle erfasst, die uns eine Differenzierung
der zeitlichen Abgrenzungen ermöglichen:
 Einnahmen und Ausgaben erfolgen im „alten Jahr“ – also vor dem Bi-
lanzstichtag -, der Ertrag oder der Aufwand liegen aber eigentlich im „folgenden Jahr“ – nach dem Bilanzstichtag. Hier spricht man von „Sonstigen
Forderungen“ oder „Sonstigen Verbindlichkeiten“.
260
Lese-Ausflug 16
 Ist es genau umgekehrt – Ausgaben und Einnahmen liegen im alten Jahr
(vor dem Bilanzstichtag) -, so müssen diese Vorgänge per „Rechnungsabgrenzung“ in der Bilanz ergebnisneutral untergestellt werden. Je nachdem,
ob die Aktiv- oder die Passivseite betroffen ist, spricht man von „aktiver
Rechnungsabgrenzung“ oder „passiver Rechnungsabgrenzung“.
Beispiel: Für die erste Variante, Kfz-Steuer für Januar bis Juli des folgenden Jahres wurde bereits bezahlt, muss eine aktive Rechnungsabgrenzung
vorgenommen werden. Der Buchungssatz lautet:
7685 Kfz-Steuer
455,00 Euro
an 1800 Bank,
450,00 Euro
1900 Aktive Rechnungsabgrenzung,
187,50 Euro
an 7685 Kfz-Steuer,
187,50 Euro
Im neuen Jahr wird dann diese Forderung gegen das Konto Kfz-Steuer
aufgelöst:
7685 Kfz-Steuer,
187,50 Euro
an 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung.
Im zweiten Fall liegt eine Sonstige Forderung vor. Uns stehen Zinsen für
einen Zeitraum im alten Jahr zu. Das Geld kommt aber erst im neuen Jahr.
1220 Sonstige Forderungen,
375,00 Euro
an 7100 Zinserträge,
375,00 Euro
Schlussbilanz an 1220 Sonstige Forderungen,
375,00 Euro
Das Konto Sonstige Forderungen wird über die Eröffnungsbilanz im neuen Jahr aufgelöst und bei Zahlung wird gebucht:
1800 Bank an 1220 Sonstige Forderungen,
375,00 Euro
Das genaue Prüfen von Vorgängen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abzugrenzen sind, ist eine wichtige Aufgabe für den Buchhalter (und/oder Steuerberater)
beim Jahresabschluss. Auch monatlich oder quartalsweise sollten wichtige Posten
abgegrenzt werden, wenn das Monats- oder Quartalsergebnis einigermaßen aussagefähig sein soll.
261
Die hohe Kante: Rückstellungen
Nehmen wir einmal an, Sie haben einen Autounfall verschuldet . Die Sachkosten
des Schadens des Unfallgegners übernimmt die Kfz-Versicherung. Den eigenen
Schaden trägt die Kaskoversicherung ebenfalls. Sie haben aber ein Strafverfahren
abzuwarten. Auf Grund der Rechtslage müssen Sie mit einer Strafe rechnen. Sie
können sagen: „Vielleicht geht es ja gut“. Sicher ist das aber nicht. Das Beste wird
sein, dass Sie sich für den negativen Fall schon etwas Geld beiseite legen. Dann
machen Sie eine Rückstellung.
Es gibt viele Fälle, in denen eine solche private Rückstellung von Geldmitteln
sinnvoll ist. Auch der Unternehmer muss bei der Bilanzerstellung an Rückstellungen denken. Das schreibt sogar der Gesetzgeber vor.
§ 249 HGB
(1) Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende
Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. Ferner sind Rückstellungen zu bilden für:
1. Im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im
folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden.
2. Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden.
Rückstellungen dürfen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung
auch gebildet werden, wenn die Instandhaltung nach Ablauf der Frist nach
Satz 2 Nr. 1 innerhalb des Geschäftsjahres nachgeholt werden.
(2) Rückstellungen dürfen außerdem für ihrer Eigenart nach genau umschriebene, dem Geschäftsjahr oder einem früheren Geschäftsjahr zuzuordnende
Aufwendungen gebildet werden, die am Abschlussstichtag wahrscheinlich
oder sicher, aber hinsichtlich ihrer Höhe oder des Zeitpunkts ihres Eintritts
unbestimmt sind.
(3) Für andere als die in den Absätzen 1 und 2 bezeichneten Zwecke dürfen
Rückstellungen nicht gebildet werden. Rückstellungen dürfen nur aufgelöst
werden, soweit der Grund hierfür entfallen ist.
262
Lese-Ausflug 16
Demnach gibt es zwei Arten von Rückstellungen:
 Rückstellungen mit bestehenden Verpflichtungen Dritten gegenüber. Das
können zum Beispiel Steuerrückstellungen oder Prozesskostenrückstellungen sein.
Rückstellungen ohne bestehende Verpflichtung Dritten gegenüber – die Rückstellungen sind in der Höhe und auch hinsichtlich des Empfängers nicht bekannt
(etwa Garantierückstellungen).
Nach § 249 Abs.1 HGB besteht also eine Passivierungspflicht für die aufgeführten
Rückstellungen, das heißt, sie müssen auch in der Bilanz erscheinen (natürlich auf
der Passivseite). Es gibt aber auch Rückstellungen, die man bilden „darf“ (ebenfalls § 249 Abs.1 HGB, letzter Satz), zum Beispiel für Instandhaltungsaufwendungen. Ein Passivierungswahlrecht besteht auch bei solchen Rückstellungen, die
Aufwendungen für das alte Geschäftsjahr betreffen. (§ 249 Abs.2 HGB). Anders
als bei den Sonstigen Verbindlichkeiten stehen Sachverhalt und/oder Betrag nicht
so eindeutig fest.
Sobald der Grund für die Bildung entfällt oder der erwartete Fall eintritt, sind die
Rückstellungen aufzulösen. Idealerweise werden die Buchungen von Rückstellungen erst beim Jahresende vorgenommen. Erst beim Ablauf des alten Jahres ist ja
klar, dass in diesem Geschäftsjahr der Fall, für den die Rückstellung bestimmt ist,
nicht mehr eintritt.
Beispiel: Eine Lohnsteuerprüfung des Finanzamtes hat im Dezember
stattgefunden. Das Ergebnis der Prüfung lässt eine Nachzahlung in Höhe
von 1.500 Euro erwarten. Zulasten des Kontos Gesetzliche Soziale Aufwendungen ist eine Rückstellung in die Bilanz aufzunehmen.
6110 Gesetzliche Soziale Aufwendungen,
1.500,00 Euro
an 3070 Sonstige Rückstellungen,
1.500,00 Euro
Die Gesetzlichen Sozialen Aufwendungen fließen über die Gewinn- und Verlustrechnung in das Ergebnis ein, die Rückstellungen werden über die Schlussbilanz
abgeschlossen.
Im neuen Jahr wird die Bilanz wieder in Konten aufgelöst. Folgt beispielsweise am
12. Februar dann der Steuerbescheid über 1.200 Euro, so wird wie folgt gebucht:
263
3070 Sonstige Rückstellungen,
1.500,00 Euro
an 1800 Bank,
1.200,00 Euro
und an 7400 außerordentliche Erträge,
300,00 Euro
Die tatsächliche Steuerschuld war also niedriger. Wäre sie höher ausgefallen, etwa
1.800 Euro, so müsste folgendermaßen gebucht werden:
3070 Sonstige Rückstellungen,
und 7500 Außerordentliche Aufwendungen,
an 1800 Bank,
1.500,00 Euro
300,00 Euro
1.800,00 Euro
Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz
Die Bilanz wurde bereits in einem einführenden Kapitel – zusammen mit der Inventur – besprochen. Das Thema Bewertungen kam in einigen Abschnitten bereits
einige Male zur Sprache. Im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss muss es
aber noch einmal aufgegriffen werden.
Folgende Fragen zeigen exemplarisch, welche Überlegungen beim Jahresabschluss
angestellt werden müssen:
 Die Artikel am Lager stammen aus unterschiedlichen Lieferungen, die zu
unterschiedlichen Preisen bezogen wurden. Welchen Preis nimmt man für
die Bewertung des Lagerbestandes an?
 Wie werden Wertpapiere und Devisen behandelt? Welcher Kurs ist hier an-
zunehmen?
 Es gibt Kunden, die schon lange nicht mehr zahlen. Bei einigen läuft
möglicherweise schon das Mahnverfahren. Wie sind diese Forderungen zu
bewerten?
Für Luca Pacioli war das vor 500 Jahren noch verhältnismäßig einfach:
Pacioli sagt: „Alle Juwelen und Waren, die Dir eigen gehören und die Du erworben hast, oder die Dir durch Testament zurückgelassen oder Dir geschenkt
wurden, müssen, eins von dem anderen gesondert, in barem Gelde geschätzt
werden ...
Alle Immobilien, die Du besitzt und die Dein Eigentum sind, z.B. Häuser, Liegenschaften, Läden, hast Du, wie z.B. besagtes Haus, zum Schuldner zu machen und den Wert nach Deinem Gutdünken in barem Gelde zu schätzen ...“
264
Lese-Ausflug 16
Das HGB gibt in den Paragrafen 252 – 256 Bewertungsvorschriften. Einige Stellen
daraus wurden bereits zitiert. Eine vollständige Wiedergabe macht wenig Sinn,
dafür aber eine Zusammenfassung der wichtigsten Regeln:
1. Die Eröffnungsbilanz des neuen Jahres und die Schlussbilanz müssen übereinstimmen.
2. Bei der Bewertung ist von der Fortführung der Unternehmenstätigkeit auszugehen (wenn nicht eindeutig etwas Anderes abzusehen oder beschlossen ist).
3. Alle Vermögensgegenstände müssen „einzeln“ bewertet werden.
4. Es muss vorsichtig bewertet werden. Alle am Abschlussstichtag bekannten
oder entstandenen Risiken sind in die Bewertung einzubeziehen.
5. Gewinne dürfen nur berücksichtigt werden, wenn sie am Abschlussstichtag
realisiert sind.
6. Aufwendungen und Erträge sind unabhängig von den Zeitpunkten der
entsprechenden Zahlungen zu berücksichtigen (siehe dazu den Abschnitt
„Zeitliche Abgrenzungen“ in diesem Kapitel)
7. Einmal angewandte Bewertungsmethoden müssen auch in Zukunft beibehalten werden.
Bei der Bewertung selbst sind darüber hinaus verschiedenen „Prinzipien“ zu beachten:
 Das strenge Niederstwertprinzip: Die Bewertung zum niedrigsten Wert ist
zwingend vorgeschrieben. Dies gilt für das Umlaufvermögen.
 Das gemilderte Niederstwertprinzip: Es wird grundsätzlich wie beim stren-
gen Niederstwertprinzip gehandhabt. Eine vorübergehende und nicht nachhaltige Wertminderung muss aber nicht berücksichtigt werden. Dies gilt für
das Anlagevermögen.
 Das Höchstwertprinzip: Gilt für die Passivseite der Bilanz und bezieht sich
wesentlich auf die Schulden.
Wer kriegt wie viel? Die Gewinnverwendung
Wenn die Geschäfte oder Unternehmungen erfolgreich verlaufen sind, schließt
das Geschäftsjahr mit einem Gewinn ab. Nun ist zwar heute die Gewinnerzielung
nicht die einzige Motivation, unternehmerisch tätig zu werden, mindestens aber
zur Unternehmenserhaltung sollte sie mit im Vordergrund stehen.
265
Pacioli sagt: „Man muss zuerst voraussetzen und sich vorstellen, dass jeder
Handelnde durch einen Zweck geleitet wird, und um diesen gebührend erreichen zu können, jede Anstrengung in seinem Vorgehen zu machen habe.
Das Ziel eines jeden Kaufmannes ist die Erwerbung eines erlaubten und
angemessenen Gewinns für seinen Unterhalt.“
Aber nicht nur der Unternehmer, der Kapitalgeber oder der Inhaber eines Betriebes
ist am Gewinn interessiert – auch der Staat. Schließlich ist dieser Gewinn Grundlage für die „Einkommensbesteuerung“.
§ 4 EStG
(1) Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am
Schluss des Wirtschaftsjahrs und dem Betriebsvermögen am Schluss des
vorangegangenen Wirtschaftsjahrs, vermehrt um den Wert der Entnahmen
und vermindert um den Wert der Einlagen ...
(3) Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet
sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch
keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den
Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen ...
Bei einer Einzelunternehmung ist die Buchung des Gewinns für den Buchhalter
kein Problem. Das Gewinn- und Verlustkonto wird über das Privatkonto abgeschlossen. Das Privatkonto ist ein Unterkonto des Kapitalkontos, und so wirkt
sich die Veränderung des Privatkontos direkt in der Bilanz auf der Passivseite aus.
Die Gewinnverteilung in anderen Gesellschaften ist etwas komplizierter und soll
zumindest ansatzweise an dieser Stelle betrachtet werden.
Sind mehrere Gesellschafter vorhanden (zum Beispiel in einer OHG oder KG), so
muss das in der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelte Kapital auf die Konten
der Gesellschafter verteilt werden. Diese Gesellschafterkonten sind sozusagen Unterkonten des Kapitalskontos. Wie die Verteilung des Kapitals vorgenommen wird,
regelt entweder der Gesellschaftervertrag oder das Gesetz. Bei der OHG schreibt
dieses zum Beispiel vor:
§ 121 HGB
(1) Von dem Jahresgewinne gebührt jedem Gesellschafter zunächst ein Anteil in Höhe von vier vom Hundert seines Kapitalanteils. Reicht der Jahresgewinn hierzu nicht aus, so bestimmen sich die Anteile nach einem entsprechend niedrigeren Satze.
266
Lese-Ausflug 16
(2) Bei der Berechnung des nach Absatz 1 einem Gesellschafter zukommenden Gewinnanteils werden Leistungen, die der Gesellschafter im Laufe des
Geschäftsjahrs als Einlage gemacht hat, nach dem Verhältnisse der seit der
Leistung abgelaufenen Zeit berücksichtigt. Hat der Gesellschafter im Laufe
des Geschäftsjahrs Geld aus seinem Kapitalanteil entnommen, so werden
die entnommenen Beträge nach dem Verhältnis der bis zur Entnahme abgelaufenen Zeit berücksichtigt.
(3) Derjenige Teil des Jahresgewinns, welcher die nach den Absätzen 1 und
2 zu berechnenden Gewinnanteile übersteigt, sowie der Verlust eines Geschäftsjahres wird unter die Gesellschafter nach Köpfen verteilt.
Es wird also zunächst eine Verzinsung der Kapitaleinlage von 4 % vorgenommen.
Der Rest des Gewinns – oder auch der Verlust – wird nach Köpfen verteilt.
Beispiel:
Vier Gesellschafter sind an einer OHG mit folgenden Einlagen beteiligt:
 Weber mit 20.000 Euro
 Schmitz mit 30.000 Euro
 Schumann mit 35.000 Euro und
 Keller mit 15.000 Euro. Keller ist außerdem Geschäftsführer und erhält
vorab aus dem Gewinn 10.000 Euro.
Die folgende Tabelle zeigt, wie ein Gewinn von 80.000 Euro aufgeteilt wird und
das Kapital verändert unter der Voraussetzung, dass keine „Entnahme“ stattgefunden hat (siehe dazu § 121 Abs. 2 HGB):
Gesellschafter
AnfangKapital
Geschäftsführeranteil
Verzinsung der
Einlage
mit 10 %
Restverteilung
GesamtGewinnanteil
Endkapital
Weber
20.000
800
16.500
17.300
37.300
Schmitz
30.000
1.200
16.500
17.700
47.700
Schumann
35.000
1.400
16.500
17.900
52.900
Keller
15.000
600
16.500
27.100
42.100
10.000
267
Die Buchungen, die zum Jahresende stattfinden, lauten folgendermaßen:
Gewinn- und Verlustkonto,
80.000 Euro
an 2001 Kapitalkonto Weber,
17.300 Euro und
an 2002 Kapitalkonto Schmitz,
17.700 Euro und
an 2003 Kapitalkonto Schumann,
17.900 Euro und
an 2004 Kapitalkonto Keller,
27.100 Euro
Bei Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) sieht es etwas anders aus. Es gibt keine Gesellschafterunterkonten innerhalb des Eigenkapitals der Bilanz. Geführt wird ein
Eigenkapitalkonto, das die Kapitaleinlagen zum Nennwert (bei der AG) enthält.
Außerdem gehören dazu Konten für Rücklagen. In diese Rücklagen werden Gewinne, die im Laufe des Jahres entstehen, eingestellt. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen gesetzlichen Rücklagen (siehe dazu § 150 AktG) und freien Rücklagen (siehe dazu § 58 AktG). In die gesetzlichen Rücklagen müssen beispielsweise
jährlich 5 % des Jahresüberschusses eingestellt werden., und zwar so lange, bis
10 % des gezeichneten Kapitals erreicht sind. Bei der GmbH gibt es diese Auflage
allerdings nicht. Rücklagen sind zusätzliches Haftungskapital.
Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik
Wer Buchführung in der Schule oder in Kursen erlernen durfte, hat sicher noch
die Erinnerung daran, dass bei umfangreichen Übungsaufgaben der Abschluss mit
viel Aufwand verbunden war. Es mussten Striche gezogen, Salden ermittelt über
Zwischenkonten auf die Gewinn- und Verlustrechnung und in die Schlussbilanz
abgeschlossen werden. Und wenn man Glück hatte, ging es auch noch auf.
Pacioli sagt: „Nachdem man diese Dinge gut gemerkt hat, muss man jetzt die
Art angeben, wie man von einem Buch in das andre überträgt, wenn man
das Buch zu wechseln wünscht, weil es voll geschrieben ist oder weil ein
neues Jahr beginnt, wie es in berühmten Orten Sitte ist, welche die großen
Kaufleute jedes Jahr, besonders für neue Jahreszahlen, immer beobachten.
Dieser Vorgang, zusammen mit den folgenden, heißt die Bilanz des Buches. Willst
Du dies befolgen, so ist größte Sorgfalt notwendig ...“
Diejenigen, die noch die Buchhaltung ohne Computer gepflegt haben, mussten
einen ähnlich hohen Aufwand treiben, um einen Abschluss durchzuführen. Heute
ist das mit dem Computer einfacher. Es ist – alle vorbereitenden Abschlussarbeiten als durchgeführt vorausgesetzt! – nur ein Menübefehl aufzurufen und wenig
später ist der Abschluss durchgeführt.
268
Lese-Ausflug 16
Gerade weil der eigentliche Abschluss nun sehr leicht durchzuführen ist, sollte
viel Sorgfalt auf die vorbereitenden Arbeiten verwandt werden. Grundsätzlich ist
folgendes Vorgehen beim Jahresabschluss anzuraten:
1. Buchen aller vorhandenen Belege.
2. Prüfen ob noch Belege zu erwarten sind (notfalls anfordern oder Ersatzbelege erstellen und buchen)
3. Anlagenbuchhaltung aktualisieren und Abschreibungen buchen (falls dies
nicht schon während des Jahres laufend passiert ist).
4. Geschäftsvorfälle auf zeitliche Abgrenzungen prüfen.
5. Rückstellungen bilden wo nötig.
6. Den Abschluss durchführen (probehalber)
7. Mit dem Steuerberater diesen Abschluss durchsprechen und prüfen.
8. Abschließende Buchungen vornehmen
9. Den endgültigen Abschluss durchführen.
WISO Tipp
Insbesondere wenn Sie mit einem DATEV-Kontenrahmen buchen und nicht
selbst sehr solide Buchhaltungs- und Jahresabschlusskenntnisse haben, führen Sie den Abschluss nur bis Schritt 7 durch und überlassen Sie alles Weitere
ihrem Steuerberater. Wenn Sie unsicher sind, übergeben Sie ihm eine Diskette
mit Ihren Buchhaltungsdaten schon nach Schritt 3 oder 4.
269
270
Lese-Ausflug 17
Lese-Ausflug 17
Ein Tag wie viele – im Personalbüro
Jetzt rechnen wir ab!
Fast jedes Unternehmen – ob groß oder klein – beschäftigt Angestellte, Arbeiter
oder Aushilfskräfte. Diese wollen entlohnt werden und das ist nicht einfach mit
einem Griff in die Kasse oder die Geldbörse getan. Legale Entlohnung – und
davon gehen wir in dieser Beschreibung ausschließlich aus – bedingt die Berücksichtigung vieler Gesetze und Vorschriften. Sowohl der Staat als auch die Sozialversicherungsträger haben Anteil an jeder Lohnabrechnung. Die zahlreichen
Gesetze, Regelungen und Vorschriften müssen berücksichtigt werden und außer
der Zahlung an den Lohn- oder Gehaltsempfänger sind noch an andere Stellen bei
jeder Entlohnung Gelder abzuführen. Auf den ersten Blick ist das undurchschaubar und problematisch. Mit etwas Grundwissen und vor allem der Hilfe vorbereiteter Organisationsmittel (Formulare oder Computerprogramme) wird die korrekte
Lohnabrechnung jedoch zum Kinderspiel.
Dieser Teil dieses Handbuchs führt in die Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein (immer mit dem Blick auf die Umsetzung mit dem Computer).
Ein typischer Arbeitstag
Hannelore klappt Ihre Mappe zu, lehnt sich zurück und atmet spürbar aus. Das war
wieder ein Tag. Zuerst kam der Chef wütend und schnaubend und mit hochrotem
Kopf in das Büro und gab, nur mühsam beherrscht an, dass Franz Mehringer mit
sofortiger Wirkung fristlos entlassen sei. Als sie vorsichtig nachfragte, warum,
sah es für einen Augenblick so aus, als würde er explodieren und sie ebenfalls
entlassen. Dann holte er tief Luft und sagte:
„Ja, ich weiß. Eine fristlose Entlassung müssen wir begründen, sonst bekommen
wir Ärger mit dem Arbeitsgericht. Er ist zum wiederholten Male erst am späten
Vormittag an seinem Arbeitsplatz erschienen. Zwei schriftliche Abmahnungen
hat er in den letzten sechs Wochen erhalten. Sie wissen dass, denn Sie haben
sie ja geschrieben. In der letzten haben wir ihm für den Wiederholungsfall die
fristgerechte Kündigung angedroht. Heute ist er aber nicht nur zu spät, sondern
auch noch sturz betrunken gekommen. Er hat mich, als ich ihn darauf ansprach,
beleidigt und ist dann wieder nach Hause gegangen. Reicht das?“
Hannelore nickte und der Chef verschwand aus dem Büro.
271
Sie hatte das Schreiben noch nicht im Umschlag, als die Tür aufging und Peter
Koszlowski hereinstürmte.
„Ich kündige“, sagte er und blieb vor ihr stehen.
„Ja?“ sagte Hannelore und sah ihn an.
Das verunsicherte Peter. Dann, nach einigen Sekunden betretenen Schweigens,
begann er zu erzählen:
„Hab was Besseres. Bei Müller & Malzahn. Werde dort der mobilen Technikergruppe zugeordnet. Komme dabei auch rum, sogar im Ausland. Verdiene viel besser
als hier und außerdem ist der Chef dort sehr ausgeglichen, nicht so wie ...“ er verstummte, denn er hatte plötzlich das Gefühl, schon viel zu viel gesagt zu haben.
„Weiß er das schon?“ fragte Hannelore.
„Wer? Der alte Malzahn?“ kam es von Peter zurück. „Ja, der hat mich doch eingestellt!“
„Nein, nicht der.“ Hannelore nickte mit dem Kopf schräg rechts zur Tür hinüber.
„Ach so, der!“ sagte Peter betreten. „Nein, der nicht. Muss der das denn erfahren?“
„Wie stellst du dir das anders vor? Du kommst eines Tages einfach nicht mehr.
Und glaubst, der Chef akzeptiert das mal eben so. Sagt sich dann, ach der Koszlowski ist heute nicht gekommen? Na der hat bestimmt eine neue Arbeit gefunden.“ Hannelore sah ihn eindringlich an.
„So geht das natürlich nicht. Du kannst eine schriftliche Kündigung bei mir abgeben. Ich helfe dir sogar, sie richtig zu formulieren. Aber vorher gehst du zu ihm
rüber und sagst es ihm persönlich.“
„Au weh, der wird toben!“ sagte Peter. „Muss das denn wirklich sein?“
Hannelore nickte und Peter verschwand seufzend aus der Tür. Später hatte sie ihm
geholfen, die Kündigung aufzusetzen.
Gleich nach Mittag kam der Chef wieder ins Büro, diesmal freudestrahlend. Hinter
ihm kam eine etwas reserviert aussehende, ein wenig zu fein angezogene Dame
herein. „Frau Schmitt – mit Doppel-T“, erklärte er. „Eine neue Mitarbeiterin für
die Abteilung Marketing. Fängt nächste Woche bei uns an. Am besten nehmen Sie
schon mal alle Personalien auf, machen die Verträge fertig – na, und sie wissen
schon.“ Damit wollte er sich verdrücken.
272
Lese-Ausflug 17
„Wie viel?“ fragte Hannelore schnell. Er kam noch einmal zurück und legte ihr
einen Zettel auf den Tisch, den er die ganze Zeit in der Hand gehalten hatte. Darauf, erkannte sie sofort, waren alle für Sie wichtigen Informationen enthalten:
Name, Alter, Familienstand, Anfangsgehalt, Krankenkasse. Sie lächelte die Neue
an und fragte:
„Ihr Name? ...:“
Später kam der Chef noch einmal herein.
„Wir bekommen übrigens auch einen Werkstudenten für ein paar Wochen.“
Aha, dachte Hannelore. Da kriegen wir wieder einmal sein Patenkind zu sehen.
„Carola Steinnitz, heißt die junge Dame.“
Doch nicht! Hannelore war überrascht.
„Ist übrigens die Tochter meiner Schwester. Ich erwarte natürlich, dass sie angemessen eingeführt wird.“
Ha – kenn’ ihn also doch ganz gut, dachte Hannelore zufrieden und machte sich
ein paar Notizen.
Dann kam auch noch der Lagerleiter und brachte eine neue Fachkraft mit. Die
hatte schon angefangen, gleich am Morgen nach der Vorstellung. Und natürlich
musste sie den Arbeitsvertrag sofort fertig machen. Sie ließ ihn sich auch gleich
unterschreiben – vom neuen Mitarbeiter und vom Chef, rückte ihn aber dann
nicht heraus.
„Erst bekomme ich die Steuerkarte und den Sozialversicherungsausweis – dann
gibt’s den Vertrag.“
Betreten zockelte der junge Mann davon. Kaum war er weg, rief der Steuerberater an.
„Ihr habt doch zwei freiberufliche Außendienstmitarbeiter?“
„Richtig. Einen für den Norden und einen für den Süden.“
„Und die sind nicht angestellt?“
„Nein, dass wissen Sie doch.“
„Deswegen rufe ich an. Wir müssen da mal genauer hinsehen und die Situation
prüfen. Das Thema ‚Scheinselbstständigkeit’ lassen wir besser nicht auf uns zukommen, passiv meine ich, und auf die beiden auch nicht. Besser, wir versuchen,
das etwas zu gestalten – oder zu ändern ...“
273
Da hatte sie also demnächst noch eine weitere Aufgabe zu den vielen anderen. Für
heute war aber erst einmal Schluss. Zwei Kündigungen, zwei Einstellungen und
das Thema Scheinselbstständigkeit. Morgen musste sie außerdem noch mit den
Vorbereitungen für die nächste Lohnabrechnung beginnen. Und nächste Woche
hatte sich wieder die AOK zur Lohnprüfung angesagt. Hannelore nahm ihre Tasche, warf sich den Mantel über den Arm und verließ das Büro.
Dass jeder Tag im Personalbüro gut ausgefüllt ist, das weiß sie jetzt schon seit
langem. Neben der reinen Tätigkeit des Abrechnens gab es viel an Formular- und
Telefonkram mit den Kassen und gelegentlich mit dem Finanzamt. Hinzu kam
aber auch der vielfältige Kontakt mit den Mitarbeitern. Alle kannte sie, alle kamen sie zu ihr, wenn es Fragen mit dem Arbeitsvertrag gab oder bei Problemen
mit der Krankenkasse. Für das kleine Unternehmen war sie auch schon so etwas
wie eine inoffizielle Rentenberatungsstelle. Da konnte sie der morgige Tag auch
nicht schrecken, denn eigentlich liebte sie ihren Beruf. Und letztendlich nahm
ihr ja auch der Computer viel Arbeit ab. Die Lohn- und Gehaltsabrechnerei war
eigentlich nur noch eine Lohn- und Gehaltseingeberei, denn rechnen tat der Computer. Was war das früher immer ein Problem gewesen, wenn die Frage kam: Und
was ist das „netto“ oder noch schlimmer, wenn jemand wissen wollte, wenn ich
so viel netto verdiene, was muss ich dann Brutto kriegen. Heute ein Knopfdruck!
Es reichten ein paar Eingaben am Computer und sie konnte Auskunft geben. Ihre
Kompetenz in den Augen der Mitarbeiter war dadurch erheblich gewachsen.
Jetzt freute sie sich aber erst einmal auf den Feierabend und beschwingt verließ
sie das Büro.
Wer macht es? – das ist hier die Frage.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine wesentliche Aufgabe in einem Unternehmen. In kleinen und mittleren Betrieben gibt es mehrere Möglichkeiten der
Umsetzung:
Der Buchhalter/die Buchhalterin erledigt das mit
Im Personalbüro findet die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung statt
Der Steuerberater/die Steuerberaterin haben diese Dienstleistung übernommen.
Für die erste Variante spricht, dass ein Buchhalter schon nötiges Grundwissen für
diese Vorgänge mitbringt und sich leichter in die Materie einarbeitet als etwa eine
Bürofachkraft, die so etwas noch nie gemacht hat. Allerdings kann es auch leicht
dazu führen, dass dies zu einer Arbeitsüberlastung führt. Wenn die Buchhalterin
sowieso schon gut ausgelastet ist (das ist in kleinen und mittleren Betrieben gar
274
Lese-Ausflug 17
nicht so selten), dann bringt die Übernahme der Lohnbuchhaltung oft eine Arbeitssituation, die auf Dauer so nicht lange haltbar ist.
Hier macht es eher Sinn, die zweite Variante zu wählen und die Lohnbuchhaltung
einer anderen Kraft, die auch die Personalverwaltung macht, zu übergeben. Diese kann dann auch als Vertretung für die Buchhaltung eingearbeitet werden (in
Grenzen) und umgekehrt derjenige, der normal die Buchhaltung macht, die Vertretung für die Lohnabrechnung übernehmen. Da gerade in kleinen Betrieben das
Personal knapp ist und Vertretungen nur sehr unbefriedigend geregelt werden,
bietet sich hier eine gute Chance.
Ist das nicht zu realisieren, sollte die Lohnabrechnung ausgelagert werden. Die
Steuerberater bieten so etwas in der Regel an, manchmal auch andere Dienstleister. Neuerdings ist diese Hilfeleistung sogar über das Internet zu haben. Der
Vorteil ist, dass die regelmäßige Einarbeitung in die immer wieder neuen Sozialversicherungs-Regelungen unterbleiben kann. Andererseits geht auch ein gutes
Stück Kompetenz verloren und zusätzliche fixe Kosten entstehen dadurch auch.
Welche Lösung gewählt werden soll, ist also gut abzuwägen. Da Software für die
Lohnabrechnung heute nicht mehr unerschwinglich ist und viel manuelle Arbeit
einspart, sollte die Variante 1 (Buchhalter/in) oder Variante 2 (Personalbüro) nicht
vorschnell verworfen werden.
Nicht für Jederfrau und Jedermann
„Ich könnte das nicht!“ sagte Inge und lehnte sich zurück. „Das ist mir zu viel
Papierkram. Sicherlich muss man immer hinterher sein, dass alle ihre Unterlagen
richtig und vollständig abgegeben haben.“
„Klar!“ sagte Hannelore und schlürfte an Ihrem Kaffee. Sie hatte Ihre Freundin
beim Einkaufen getroffen und jetzt saßen Sie noch auf einen Kaffee zusammen,
bevor jede nach Hause fuhr.
„Und dann die vielen Änderungen. Andauernd passen sie Gesetze und Vorschriften an oder erfinden neue. Und dann wird auch noch ständig einer im Nacken …
Finanzamt, Krankenkassen ...“
„Aber das ist bei dir doch auch nicht anders,“ erwiderte Hannelore. Inge war Arzthelferin. „Du musst doch auch bei deinen Patienten immer hinterher sein, dass
sie Ihre Krankenscheine abgeben, die Abrechnungen für die Kassen fertig machen
und so weiter.“
275
„Ja! Das ist ja auch lästig,“ stöhnte Inge. „Das heißt: das war’s! Weißt du, seit die
Versicherungen auf die Chipkarten umgestiegen sind und wir das meiste über den
Computer erledigen können, ist das nicht mehr so viel Aufwand und wir haben ja
auch andere Sachen zu tun. Und außerdem ich gehe gern mit Menschen um.“
„Ich auch!“ bestätigte Hannelore.
„Aber bei dir sind es doch nur Papiere und Zahlen,“ meinte Inge skeptisch.
„Von wegen! Zu allererst habe ich mit Menschen zu tun. Hinter jede Personalakte
steht ja ein Mensch. Wenn ich die Akte komplett angelegt habe, habe ich ihn auch
schon kennen gelernt. Es ist also keine anonyme Sammlung von Papieren. Jedes
Dokument, das hinzukommt, erweitert auch das Bild des Menschen. Und wenn
ich die Lohn- oder Gehaltsabrechnung mache, dann mache ich diese für diese
bestimmte Person.“
„Aber bei mir ist es auch der Dienst am kranken Menschen, die Hilfe, die ich ihm
geben kann,“ konterte Inge ein wenig stolz.
„Bei mir ist es ähnlich. Es ist ein Dienst für gesunde Menschen. Und inzwischen
kommen die Angestellten auch zu mir und holen sich Rat. Und das in ganz existenziellen Fragen, nämlich zu Ihrem Berufsleben, zu Ihrer sozialen Absicherung, zu ihrer
Altersvorsorge. Und … dass diese Menschen auch zu dir kommen können mit ihrer
Versicherungskarte, dafür helfe ich in vielen Fällen die Voraussetzungen schaffen.“
„So habe ich das noch nicht gesehen!“ staunte Inge.
„Und die ganze Abrechnerei und der Formularkram, der ist bei mir ja auch durch
den Computer besser geworden. Wenn ich daran denke, was das früher immer für
eine Schreiberei mit den Durchschreibelohnzetteln war. Heute ist das einfach. Und
wenn die Krankenkassen Ihre Beitragssätze ändern, gibt es meist ein Update für das
Programm oder in Einzelfällen habe ich das auch manuell schnell eingegeben.“
„Dann können wir ja beide ganz zufrieden mit unserer Arbeit sein“ sagte Inge und
stellte die leere Kaffeetasse zurück.
„Na klar, denke ich auch!“ erwiderte Hannelore. „Aber jetzt muss die zufriedene
Personalfachkraft zurück nach Hause, damit das kleine Privatunternehmen dort
auch zufrieden stellend weiter läuft.“
Organisation ist alles
Voraussetzung für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung sind vollständige
Unterlagen wie Personalerfassungsbögen, Zeitabrechnungen, Steuer- und Sozi276
Lese-Ausflug 17
alversicherungsunterlagen und so fort. Damit die Wesentlichen Daten immer zur
Verfügung stehen, sollten Datenblätter für jede/n Mitarbeiter/in vorhanden sein.
Ein nicht unwesentlicher Teil kann heute mit dem Computer vorgehalten werden.
Manches wird aber ohne eine gute manuelle Erfassung nicht zu machen sein:
In kleineren Unternehmen wird die Zeiterfassung in der Regel manuell erfolgen
(sei es über Erfassungsgeräte, die entsprechende schriftliche Unterlagen ausgeben
oder Arbeitszeiterfassungsbelege, die von Hand ausgefüllt werden).
Darüber hinaus werden Meldeformulare für die Krankenkassen benötigt.
Es sind Urlaubslisten, Stundenkonten, Fehlzeitlisten (je nach Betrieb) zu führen.
Zu berücksichtigen ist, dass dies alles nicht nur für den jeweiligen betrieblichen
Zweck geregelt sein muss, sondern weil eine vom Gesetzgeber auferlegte Dokumentationspflicht zu erfüllen ist.
Die Lohnbuchhaltung ist als Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung zu sehen.
Die dort anzuwendenden Grundsätze (GoB) treffen demnach auch auf die Lohnbuchhaltung zu. Die Aufbewahrung der Unterlagen in nachvollziehbarer Form ist
also eine wichtige Aufgabe für die Lohnbuchhaltung.
277
278
Lese-Ausflug 18
Lese-Ausflug 18
Zettelwirtschaft ...
Belege und Informationen
Jeder Buchhalter kennt den Satz „Keine Buchung ohne Beleg“. Dies gilt – und
vielleicht sogar im besonderen Maße – auch für die Lohnabrechnung, bzw. die
Lohnbuchhaltung. Tatsächlich zählt sie auch zu den Nebenbuchhaltungen der
Finanzbuchhaltung.
Für die Abrechnung selbst werden zahlreiche Informationen benötigt, die man so nicht
immer im Kopf hat. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es deshalb sinnvoll, diese immer gesammelt griffbereit zu haben. Darüber mehr im nächsten Abschnitt.
WISO Tipp
Das Sammeln von Belegen im Schuhkarton mag für den Privatmann noch eine
taugliche Technik sein - für den Unternehmer, auch den Kleingewerbetreibenden oder Freiberufler ist sie es nicht! Für die Organisation der Belegerfassung
und Ablage bietet der Bürofachhandel zahlreiche Hilfsmittel an - vom einfachen Eingangsstempel, über mehr oder weniger umfangreiche Sortierhilfen
bis etwa zum Scanner mit Barcodedrucker zur elektronischen Ablage.
Sämtliche für die Abrechnung nötigen Informationen können handschriftlich zusammengestellt und aufbewahrt werden. Hier ist aber der Computer besonders hilfreich,
weil er beim Ändern und Ergänzen der Daten die „Form“ wahrt, was wesentlich die
Arbeit erleichtert. Die Software für Lohn- und Gehaltsabrechnungen übernimmt es in
den meisten Fällen, diese Daten zu sammeln und auf Abruf zur Verfügung zu stellen.
Die separate Erfassung ist also nicht unbedingt nötig. In den folgenden Abschnitten
werden allerdings die wichtigsten Daten so zusammengestellt und erläutert, wie sie
auch ohne eine programmmäßige Erfassung und Speicherung benötigt werden. Dies
dient lediglich dem Überblick und Verständnis der gesamten Thematik.
Stamm“halter“
Das folgende Formular dient zunächst zur Übersicht aller benötigten Informationen über das Unternehmen (Unternehmensstammdaten). Sie bekommen sie im
Einzelnen im Anschluss erläutert. Sie können dieses Formular zur Zusammenstellung und Aufbewahrung dieser Informationen benutzen, aber auch als Vorlage
zur Erfassung in einem Lohnabrechnungsprogramm.
279
Firmendaten
Firmenname
Betriebsnummer
Steuernummer
Bank/Ort *)
Bankleitzahl
Kontonummer
Umlage-Krankenkasse
Krankenkasse
Betriebsnummer Krankenkasse
Anschrift (Straße, PLZ, Ort)
Bank/Ort
Bankleitzahl
Kontonummer
Umlage U1 (in %)
Umlage U2 (in %)
Erstattungssatz nach § 10 LFZG (in %)
Finanzamt
Nummer des Finanzamts
Bezeichnung
Bank/Ort
Bankleitzahl
Kontonummer
Berufsgenossenschaft
Mitgliedsnummer
Entgelthöchstgrenze pro Jahr
Bank/Ort
Bankleitzahl
Kontonummer
*) bei mehreren Bankverbindungen entsprechend erweitern.
280
Lese-Ausflug 18
Die Ermittlung der Firmenstammdaten ist nicht sehr aufwendig. Sie liegen in der
Regel alle schon vor und müssen nur noch zusammengestellt werden:
Der Firmenname ist sicherlich bekannt, die genaue Bezeichnung müsste auf
dem Briefpapier stehen ist aber mindestens aus dem Handelsregisterauszug zu
ersehen sein.
Die Betriebsnummer kann bei der Betriebsnummernstelle des Arbeitsamtes ...
... die Steuernummer beim Finanzamt (oder beim zuständigen Steuerberater, der
sie für die Anträge ja kennen müsste) erfragt werden.
Beim Finanzamt gibt’s dann auch die Finanzamtsnummer und deren Bankverbindung (steht auch im Steuerbescheid).
WISO Tipp
Notieren Sie sich immer die Kontonummern (Finanzamt, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft). Selbst wenn sie eine Einzugsermächtigung erteilt haben, kann es zu Sonderrechnungen kommen, die nicht eingezogen werden
können. Vor allem das Finanzamt nimmt es da ganz genau. Für diese Fälle
haben Sie dann die Bankverbindung parat und müssen nicht suchen.
Einfach umgelegt!
Für kleinere Firmen kann es dramatisch werden, wenn die Entgeltfortzahlung an
erkrankte oder in Mutterschutz befindliche Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen
greift. Sechs Wochen lang müssen Löhne und Gehälter gezahlt werden, bevor die
Krankenkasse mit dem Krankengeld die Lohnzahlungen ersetzt. Das kann gerade
für kleine Unternehmen problematisch sein, wenn Sie zusätzlich Aushilfskräfte
einstellen müssen oder aufgrund fehlender Kapazitäten Aufträge nicht annehmen
oder ausführen können. Um für diese Fälle eine Entlastung der Betriebe zu erreichen, wurde ein System entwickelt, dass eine Rückerstattung des größten Teil
dieser Entgeltfortzahlungen (60 % - 80 %) gewährleistet.
Für diese Regelung müssen geringe Beiträge an eine Umlagekrankenkasse gezahlt
werden. Das ist nicht die Krankenkasse der einzelnen Mitarbeiter, auch dann nicht,
wenn Mitarbeiter ebenfalls in dieser Kasse versichert sind! In Frage kommen dafür
die Allgemeine Ortskrankenkassen (AOK) und die Innungskrankenkassen (IKK).
Betriebe bis zu 20 Arbeitnehmern müssen an diesem Umlageverfahren teilnehmen. Die Krankenkassen können das Ausgleichsverfahren auf Betriebe mit bis
281
zu 30 Arbeitnehmern ausdehnen. Es reicht nun nicht, einfach mal alles durchzuzählen, was an fest angestellten Arbeitnehmern im Betrieb tätig ist. Mitgerechnet
werden müssen auch (soweit sie im Betrieb tätig sind):
 Auszubildende
 Wehr- und Zivildienstleistende
 Rentner
 Heimarbeiter
Jeweils zu Beginn des Jahres wird die Arbeitnehmerzahl ermittelt. Allerdings ist
die Umlage nicht in jedem Fall zu zahlen. Das hängt ab von der Umlagevariante.
Davon gibt es zwei: die U1- und die U2-Umlage. Mit der U1-Umlage werden Aufwendungen für die Arbeitsunfähigkeit von Arbeitern und allen Auszubildenden
(sowohl gewerblich als auch kaufmännisch) sowie von gewerblichen Aushilfen ersetzt, nicht aber von Angestellten, beschäftigten Familienangehörigen, Löhne von
Heimarbeitern und so weiter. Entsprechend müssen auch nur für Auszubildende
und Arbeiter Beiträge zur Umlage U1 gezahlt werden.
Aus der U2-Umlage werden die Aufwendungen der Arbeitgeber teilweise ersetzt,
die aufgrund des Mutterschutzgesetzes getragen werden müssen. Diese Umlage ist
aber nicht an das Geschlecht gebunden. Deshalb müssen auch Betriebe, die nur
Männer beschäftigen, diese Umlage zahlen und auch Auszubildende und Aushilfen werden in diese Umlage einbezogen.
Die Beiträge werden aufgrund des rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts
ermittelt. Dabei werden also auch Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld berücksichtigt. Als Obergrenze gilt die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Gezahlt werden diese Beiträge ausschließlich an
die Umlage-Krankenkasse, die für den Betrieb zuständig ist, nicht an die Krankenkassen der einzelnen Mitarbeiter/innen. Sie sehen, dass es wichtig ist, hier zu
differenzieren.
Die Umlagebeiträge werden ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt, was
auch gerechtfertigt ist, da er im Bedarfsfall davon profitiert.
282
Lese-Ausflug 18
Genossen von Berufs wegen ...
Jeder Arbeitnehmer ist gesetzlich verpflichtet Mitglied in der Berufsgenossenschaft zu sein, die für das jeweilige Gewerbe zuständig ist. Die Berufsgenossenschaft gehört zu den gesetzlichen Sozialversicherungen, da sie Träger der Unfallversicherung ist. Wie bei der schon beschriebenen Umlage für Lohnfortzahlungen
trägt auch hier der Arbeitgeber die Kosten allein.
Der Unternehmer muss innerhalb einer Woche die Art und den Gegenstand seines Unternehmens melden, den „Eröffnungstag“ der Firma (oder den Tag an dem
Vorbereitungsarbeiten begonnen haben), sowie die Zahl der Versicherten. Später
müssen jeweils alle Änderungen binnen vier Wochen selbstständig gemeldet werden, insbesondere, wenn sich dadurch die Berechnungsgrundlagen ändern - etwa
die Gefahrenklasse. Alle im Unternehmen tätigen Mitarbeiter sind dann durch die
Berufsgenossenschaft unfallversichert, soweit es sich um Arbeitsunfälle handelt.
Die Beitragshöhe richtet sich nach verschiedenen Kriterien:
 nach der Gefahrenklasse des Unternehmens (Einstufung durch die Berufsge-
nossenschaft)
 nach der jährlichen Lohnsumme und
 nach der Schadenshäufigkeit.
Zur jährlichen Lohnsumme müssen auch Aushilfslöhne (bis 400 Euro), steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit hinzugerechnet werden.
Nicht berücksichtigt werden müssen:
 Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld
 Erholungsbeihilfen
 Beiträge zu Direktversicherungen (nur noch bis 2008!)
 Zuwendungen zu Betriebsveranstaltungen
Der Beitrag wird jährlich rückwirkend für das abgelaufene Vorjahr erhoben. Es
gibt auch eine Beitragsbemessungsgrenze, die aber von Berufsgenossenschaft zu
Berufsgenossenschaft unterschiedlich ist und dort erfragt werden sollte.
Zur Ermittlung der konkreten Umlage muss ein Lohnnachweis bei der zuständigen
Berufsgenossenschaft eingereicht werden. Ein entsprechendes Formular kann dort
auch angefordert werden. Der Beitragsbescheid kommt dann bis Ende April des
abgelaufenen Kalenderjahres. Der späteste Fälligkeitstermin ist damit der 15. Mai
des laufenden Jahres.
283
WISO Tipp
Sie wissen nicht, welche Berufsgenossenschaft für Sie zuständig ist? Rufen
Sie irgendeine Berufsgenossenschaft an, dort wird man Ihnen gerne weiterhelfen. Auch die für Sie zuständige Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer hilft Ihnen, die richtige zu finden.
Krank, und doch bei Kasse
Situationen, wie sie noch im 19. Jahrhundert gang und gäbe waren, dass Familien
durch die Krankheit des Hauptverdieners in Not und Elend gerieten, sind heute so
nicht mehr denkbar. Mit längerer Krankheit und Arbeitslosigkeit ist zwar immer
noch in vielen Fällen eine Verschlechterung der sozialen Situation des Arbeitnehmers und seiner Familie verbunden, nicht aber in der Form, dass eine extreme
Notlage entsteht.
Dazu tragen die vier Sozialversicherungen bei, in denen jeder Arbeitnehmer
Pflichtmitglied ist:
 Krankenversicherung
 Pflegeversicherung
 Rentenversicherung
 Arbeitslosenversicherung
Träger der Kranken- und Pflegeversicherung sind die zugelassenen Krankenkassen. Seit dem 1.1.1996 kann jeder Arbeitnehmer die Krankenkasse selbst wählen
- unabhängig vom Beschäftigungsort. Das kann auch die Kasse sein, bei der der
Ehepartner versichert ist oder bei der bisher eine Familienversicherung existierte.
Unter Umständen auch eine private Krankenversicherung.
284
Lese-Ausflug 18
WISO Tipp
Vorsicht aber: Das Wechseln eines privat Krankenversicherten zurück zur
„GKV“ wird unter bestimmten Voraussetzungen generell ausgeschlossen,
auch wenn ein privat Krankenversicherter an sich wieder versicherungspflichtig geworden ist. Das könnte zum Beispiel durch Arbeitslosigkeit der Fall sein
oder dadurch, dass mit reduziertem Arbeitsverdienst weitergearbeitet wird.
Wer bisher auf diese Weise ein Jahr lang versicherungspflichtig geworden
war, der konnte anschließend in der gesetzlichen Krankenversicherung bleiben als freiwillig Versicherter, und das lebenslang. Diese Möglichkeit wird seit
Juli 2000 ausgeschlossen, wenn:
 ein Privat-Krankenversicherter nach vollendetem 55. Lebensjahr versicherungspflichtig wird,
 er in den letzten fünf Jahren zuvor keiner gesetzlichen Krankenkasse angehört hatte und
 in diesen fünf Jahren zumindest zweieinhalb Jahre lang aufgrund seines
Status keiner gesetzlichen Krankenkasse angehören musste (als höher
Verdienender oder von der Versicherungspflicht befreiter Arbeitnehmer
oder als Selbstständiger).
Werden diese Voraussetzungen erfüllt, so sind davon auch die Ehepartner
betroffen, etwa eines Beamten oder Selbstständigen.
Für den Arbeitgeber bedeutet dies, dass er es unter Umständen mit einer Vielzahl
von Krankenkassen zu tun hat, im Extremfall für jeden Mitarbeiter mit einer anderen. Allerdings betätigen sich die Krankenkassen auch als Inkassounternehmen
für die anderen Versicherungen, sodass nicht Zahlungen an vier Stellen abgeführt
werden müssen.
Seit dem 1.4.2007 hat sich das nun geändert: Es gibt eine neue Versicherungspflicht für „bisher nciht Versicherte“ - also auch für gutverdienende Selbstständige und für jeden, der zuletzt gesetzlich krankenversichert
war und gerade keine Absicherung im Krankhetisfall hat. Versicherungen
müssen in solchen Fällen wieder aufnehmen.
Allerdings: Wer alsd Selbstständiger privat krankenversichert war oder sogar no0ch nie eine Krankenversicherung hatte, für den trifft das zunächst
nicht zu. Dieses Zielgruppe wird erst ab dem 1.1.2009 zur Pflicht gerufen.
285
WISO Tipp
Versicherungspflichtige und Versicherungsberechtigte (Pflichtversicherte,
freiwillig Versicherte, Selbstständige) können die Mitgliedschaft bei Ihrer
Krankenkasse seit dem 01.01.2002 mit einer Frist von zwei Monaten zum Ende des Kalendermonats kündigen. Gleichzeitig sind seit 2002 alle Versicherten für 18 Monate an ihre (neue) Krankenkasse gebunden. Wer im Jahr 2004
den Arbeitgeber wechselt, ist ebenfalls an die 18-monatige Kündigungsfrist
gebunden. Versicherte haben aber ein Sonderkündigungsrecht, wenn ihre
Krankenkasse die Beiträge erhöht. Dabei gilt eine Kündigungsfrist von einem
Monat zum Ende des Monats, der auf das In-Kraft-Treten der Änderung folgt.
Das bedeutet, dass im Falle einer Beitragssatzerhöhung auch Mitglieder, die
noch keine 18 Monate bei Ihrer bisherigen Krankenkasse versichert waren,
wechseln können.
Beispiel: Erhöht eine Krankenkasse zum 1. Oktober den Beitrag, können die
betroffenen Mitglieder bis zum 31. Oktober kündigen. Die Mitgliedschaft endet
dann mit dem 30. November.
Für alle, die ihre Krankenkasse wechseln wollen, gilt: Zur Kündigung genügt
ein formloser Brief an die bisherige Krankenkasse. Die neue Krankenkasse,
für die Sie sich entschieden haben, erledigt in der Regel dann alle weiteren
Formalitäten für Sie.
Zuständig für die Rentenversicherung ist die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) und die Landesversicherungsanstalten für Arbeiter (LVA). Zuständig für die Arbeitslosenversicherung ist die Bundesanstalt für Arbeit (BA) – im
Volksmund als Arbeitsamt bekannt.
Die Beiträge für diese Versicherungen teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Der Satz für die Rentenversicherung beträgt seit dem 1.1.2007 fest 19,9 %, für die
Arbeitslosenversicherung 4,2 %, für die Pflegeversicherung 1,7 % des beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelts. Die Beiträge der Krankenkassen sind nicht einheitlich und schwanken derzeit zwischen 11 % und fast 15 %.
Für jede Krankenkasse, an die Beiträge abgeführt werden müssen, empfiehlt es
sich, ein Datenblatt anzulegen. So sind alle Daten immer griffbereit und im Falle
einer Lohnabrechnung per EDV ist es eine gute Vorbereitung für die Dateneingabe
und -kontrolle. Darüber hinaus dient es auch mit zur Dokumentation der Lohnabrechnung insgesamt.
286
Lese-Ausflug 18
Krankenkassendaten
Krankenkasse / Kurzbezeichnung
Betriebsnummer
Beitragskonto-Nummer
(nur bei Ersatzkassen)
Bank, Ort
Bankleitzahl
Kontonummer
Datum
Allgem. Beitrag (%)
Allgem. Beitrag (%)
Ermäß. Beitrag (%)
Beitragssatz für Versorgungsbezüge
Die Betriebsnummer ist identisch mit der, die sie schon bei den Unternehmensstammdaten erfasst haben, wenn Sie Ihr Programm WISO Kaufmann
bereits installiert haben. Sie erhalten Sie vom Arbeitsamt, falls Sie Ihnen
nicht bekannt ist. Da sie bei der Abrechnung mit den Krankenkassen benötigt wird, taucht sie in diesem Datenstammblatt noch einmal auf.
WISO Tipp
Arbeiten Sie mit einer EDV gestützten Lohn- und Gehaltsabrechnung, so
können Sie doppelte Erfassung von Daten (wie im Fall der Betriebsnummer)
vermeiden, weil Sie einmal erfasst, in allen Anwendungsteilen zur Verfügung
steht. Trotzdem gehört Sie in ein solches Erfassungsblatt, weil sie beispielsweise bei Kontrollen dann ohne Nachschlagen zur Verfügung steht.
Beitragskonto-Nummern führen nur die Ersatzkassen, von denen Sie auch vergeben werden. Kennen Sie Ihre Konto-Nummer nicht und finden Sie diese auf Ihren
bisherigen Abrechnungsunterlagen nicht wieder, so genügt meistens ein Anruf
bei der Krankenkasse um die Nummer festzustellen.
Die Krankenkassen haben eine ganze Reihe von Beitragssätzen. Für Betriebe kommen aber in der Regel nur vier in Frage:
287
Der allgemeine Beitragssatz, der in den meisten Fällen angewandt wird. Er schließt
die gesetzliche Verpflichtung der Krankenkassen, ab dem 43. Krankheitstag ein
Krankengeld an die Arbeitnehmer zu zahlen, ein.
Der erhöhte Beitragssatz sieht die Krankengeldzahlung ab dem ersten Krankheitstag vor und erfordert aufgrund des höheren Risikos für die Krankenkasse einen
höheren Beitrag.
Der ermäßigte Beitragssatz sieht keine Krankengeldzahlung vor und bedingt dadurch auch einen ermäßigten Beitrag.
Der Beitragssatz für Versorgungsbezüge. Versorgungsbezüge sind Pensionen,
Werksrenten oder ähnliche Leistungen, die steuerpflichtig sind und auf der Lohnsteuerkarte ausgewiesen werden müssen. 40 % dieser Bezüge, höchstens aber
3.072 Euro sind allerdings steuerfrei (§ 19 Abs. 2 EStG).
Zur richtigen Zuordnung werden Schlüsselnummern benutzt, z.B. 1000 für den
allgemeinen Beitrag, 2000 für den erhöhten Beitrag, 3000 für den ermäßigten Beitrag. Arbeiten Sie mit einem Lohnprogramm, so findet die Zuordnung von vornherein richtig statt, wenn Sie die Stammdaten richtig angelegt haben. Arbeiten
Sie noch von Hand, achten Sie darauf, dass Sie in den Formularen die richtigen
Schlüsselnummern eingetragen werden.
288
Lese-Ausflug 18
Beitragsabrechnung im Lohnmodul von WISO Kaufmann
289
Der Lohn ist die Steuer
Die Verpflichtung, von seinem Einkommen Steuern zahlen zu müssen, ist im Einkommensteuergesetz geregelt:
§ 1 Absatz 1
Natürliche Personen, die im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen
Aufenthalt haben, sind unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ...
Das Finanzamt kennt sieben Einkunftsarten (§ 2 EStG Abs. 1)
 Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft,
 Einkünfte aus Gewerbebetrieb
 Einkünfte aus selbstständiger Arbeit
 Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit,
 Einkünfte aus Kapitalvermögen,
 Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
 sonstige Einkünfte im Sinne des § 22
Die Lohnsteuer ist eine Sonderform der Einkommensteuer für die Einkünfte aus
nichtselbstständiger Arbeit.
§ 19 Abs. 1.
Zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gehören
1. Gehälter, Löhne, Gratifikationen, Tantiemen und andere Bezüge und Vorteile, die für einen Beschäftigten im öffentlichen oder privaten Dienst gewährt werden;
2. Wartegelder, Ruhegelder, Witwen- und Waisengelder und andere Bezüge
und Vorteile aus früheren Dienstleistungen.
Es ist gleichgültig, ob es sich um laufende oder um einmalige Bezüge handelt
und ob ein Rechtsanspruch auf sie besteht.
Der Arbeitgeber behält diese vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers ein und führt sie
an das Finanzamt ab. Die monatliche Zahlung ist eigentlich eine Vorauszahlung,
da die Lohnsteuer wie die Einkommensteuer eine Jahressteuer ist. Entsprechend
290
Lese-Ausflug 18
vermerkt der Arbeitgeber auch erst am Jahresende (beziehungsweise am Anfang
des folgenden Jahres) das Gesamteinkommen und die darauf zu entrichtende
Steuer auf der Steuerkarte.
Diese Steuerkarten werden im zweiten Halbjahr von den Gemeinden für das folgende Jahr herausgegeben. Sie enthalten neben Name und Anschrift des Steuerpflichtigen die Steuerklasse und die Zahl der steuerlich zu berücksichtigenden
Kinder. Stimmen diese Daten nicht mehr, so ist der Arbeitnehmer verpflichtet, sie
ändern zu lassen. Die Steuerkarte ist eine wichtige Unterlage für den Arbeitgeber
und es sollte zur Verpflichtung gemacht werden, diese möglichst frühzeitig abzugeben (etwa bei Arbeitsbeginn oder vor Jahresende).
Der Arbeitgeber muss die Steuer für das Finanzamt berechnen, melden und abführen. Deshalb spricht man auch von einer Anmeldesteuer. Abgeführt werden muss
an das Finanzamt die
 Lohnsteuer
 der Solidaritätszuschlag und
 die Kirchensteuer.
Für die Abgabe der Meldung und die Zahlung der Lohnsteuer sind Fristen festgelegt. Sie müssen bis zum 10. des Monats, der dem Voranmeldezeitraum folgt,
die Anmeldung abgegeben haben. Falls Sie eine Einzugsermächtigung an das Finanzamt gegeben haben, reicht dies aus. Zahlen Sie selbst, sollten Sie die Zahlung
gleichzeitig mit der Abgabe der Anmeldung vornehmen. Das Finanzamt reagiert
empfindlich und bei wiederholtem Verspäten auch mit Säumniszuschlägen darauf.
Es gibt eine Schonfrist von 5 Tagen allerdings nur dann, wenn Sie zugleich
mit der Anmeldung mit Scheck oder bar bezahlen. Sie sollten dies aber
nur für den Notfall nutzen und besser fristgerecht anmelden und zahlen,
um sich den Ärger und gegebenenfalls auch finanzamtliche Schätzungen
zu ersparen.
Die monatliche Anmeldeverpflichtung für Lohnsteuer gilt allerdings nicht in jedem Fall.
Bei einer voraussichtlichen Steuerschuld von bis zu 800 € reicht die jährliche
Steueranmeldung. Diese muss dann allerdings bis zum 10. Januar des folgenden
Jahres erfolgen. Interessant ist dies für neu gegründete Unternehmen oder für
Freiberufler, die lediglich eine Aushilfe beschäftigen.
291
Bei einer voraussichtlichen jährlichen Lohnsteuerschuld von bis zu 3.000 € reicht
die vierteljährliche Lohnsteueranmeldung. Auch hier ist diese bis zum 10. des auf
das Quartal folgenden Monats vorzunehmen.
Erst ab 3.000 € voraussichtlicher jährlicher Steuerschuld ist die monatliche Lohnsteueranmeldung verpflichtend. (§ 41a Abs. 2 EStG).
Seit dem 1.1.2005 sind Lohnsteuer-Anmeldungen auf elektronischen Weg an die
Finanzämter zu übermitteln. Das kann mit der Software ELSTER oder bessern
noch über WISO Lohn 2008 erledigt werden.
Niedergelegt ist der Abzug der Lohnsteuer vom Arbeitslohn im EStG in den Paragrafen 38 bis 42:
§ 38 Abs. 1
Bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit wird die Einkommensteuer
durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben (Lohnsteuer), soweit der Arbeitslohn
von einem Arbeitgeber bezahlt wird ...
§ 38 a Abs. 1
Die Jahreslohnsteuer bemisst sich nach dem Arbeitslohn, den der Arbeitnehmer im Kalenderjahr bezieht (Jahresarbeitslohn) ...
§ 38 b Abs. 1
Für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs werden unbeschränkt einkommenssteuerpflichtige Arbeitnehmer in Steuerklassen eingereiht ...
§ 39 Abs. 1
Die Gemeinden haben den unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern für jedes Kalenderjahr unentgeltlich eine Lohnsteuerkarte nach amtlich vorgeschriebenem Muster auszustellen und zu übermitteln ...
§ 39 b Abs. 1
Für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs hat der unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber vor Beginn des Kalenderjahrs oder beim Eintritt in das Dienstverhältnis eine Lohnsteuerkarte vorzulegen. Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuerkarte während des Dienstverhältnisses aufzubewahren ...
292
Lese-Ausflug 18
§ 41 Abs. 1
Der Arbeitgeber hat am Ort der Betriebsstätte ... für jeden Arbeitnehmer und
jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. In das Lohnkonto sind die für
den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale aus der Lohnsteuerkarte oder
aus einer entsprechenden Bescheinigung zu übernehmen ...
§ 41a Abs. 1
Der Arbeitgeber hat spätestens am zehnten Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums
1. dem Finanzamt ... eine Steuererklärung einzureichen, in der er die Summe der im Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum einzubehaltenden und zu
übernehmenden Lohnsteuer angibt.
2. die im Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum insgesamt einbehaltene und
übernommene Lohnsteuer an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen.
§ 41 b Abs. 1
Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahrs
hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen ...
§ 42 d Abs. 1
Der Arbeitgeber haftet
1. für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat,
2. für die Lohnsteuer, die er beim Lohnsteuer-Jahresausgleich zu Unrecht
erstattet hat,
3. für die Einkommensteuer (Lohnsteuer), die aufgrund fehlerhafter Angaben im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung verkürzt wird ...
WISO Tipp
Diese Regelung der Zahlungsverpflichtung dem Finanzamt gegenüber birgt
auch etwas Gestaltungsspielraum, den Sie gezielt nutzen können – vorausgesetzt, ihre Angestellten spielen mit. Da die Lohnsteuer jeweils am 10. des
Folgemonats der Zahlung erfolgen muss, kann die Steuerschuld durch eine
einfache Regelung um vier Wochen verschoben werden. Wird das Monatsgehalt (oder der Monatslohn) erst am 1. des Folgemonats gezahlt (nicht schon
am 30. oder 31. des laufenden), so entsteht die Zahlungsverpflichtung für die
Steuerschuld erst im darauf folgenden Monat.
293
Beispiel: Gezahlt wird bei Müller & Mehring immer erst am 2. des Folgemonats.
Die Löhne für Januar gibt es also erst am 2. Februar. Die Lohnsteuer wird deshalb
erst am 10. März fällig.
Personality „Show“
Carl Zuckmayer hat in seinem Schauspiel “Der Hauptmann von Köpenick” sehr
eindrucksvoll dargestellt, wohin übertriebener Bürokratismus führen kann. Für
eine gut funktionierende Lohnabrechnung – ja für das Unternehmen überhaupt
– ist es aber wichtig, einige grundlegende Daten gut geordnet zu haben. Es reicht
ja nicht mehr aus, jemanden per Handschlag einzustellen, genauso wenig ein
Mitarbeiter per Zuruf hinausgeworfen werden kann. Beides geht zwar – muss aber
begleitend durch weitere Maßnahmen unterstrichen werden.
So muss spätestens zwei Wochen nach der Einstellung der Mitarbeiter oder die
Mitarbeiterin bei der Krankenkasse angemeldet sein. Für die korrekte Anmeldung
sind aber zahlreiche Informationen nötig.
Es ist empfehlenswert, für jeden Mitarbeiter ein Stammdatenblatt anzulegen. Stellt
das Lohnprogramm solch ein Personaldatenblatt zur Verfügung, drucken Sie es
außerdem aus und legen Sie es in der Personalakte ab.
WISO Tipp
Nehmen Sie die wichtigsten Personalinformationen gleich in den Arbeitsvertrag mit auf. Verfassen Sie ein Deckblatt dazu, das alle Wesentlichen Informationen enthält; neben Anschrift und persönliche Daten (Geburtsdatum, Familienstand etc.) auch die Sozialversicherungsnummer, Kontonummer, Krankenkasse und so weiter.
294
Lese-Ausflug 18
Benutzen Sie ansonsten die folgende Vorlage zur Gestaltung eines eigenen Personaldatenbogens:
Persönliche Daten
Personalnummer
Name, Vorname
Geburtsname
Geburtsort
Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Bank, Ort
Bankleitzahl
Kontonummer
Kontoinhaber (falls abweichend)
Ausbildung / Beruf
Schulbildung
Berufsausbildung
Studium
Besondere Qualifizierung
Beschäftigungsdaten
Beginn der Beschäftigung
Abteilung
Ende der Beschäftigung
Sozialversicherung
Sozialversicherungsnummer
Krankenversicherung
Europäische Sozialversicherungsnummer
Krankenversicherungspflicht
O Ja
O Nein
Rentenversicherungspflicht
O Ja
O Nein
Mehrfach beschäftigt
O Ja
O Nein
Geringfügige Beschäftigung
O Ja
O Nein
Lohnsteuer
Steuerklasse
295
Familienstand
Kinder
Steuerfreibetrag
O Ja
O Nein
O Ja
O Nein
O Arbeitgeber
O Arbeitnehmer
Steuerfreibetrag (Euro)
Konfession
Konfession des Ehegatten
Pauschale Versteuerung
Berufsgenossenschaft
Regelmäßige Wochenarbeitszeit
Stundenlohn (Euro)
Gehalt (Euro)
Gefahrenklasse
Vermögenswirksame Leistungen
Vertragsnummer
Bank/Bausparkasse
BLZ
Direktversicherung
Versicherungsnummer
Versicherung
Bank / Ort
BLZ
Kontonummer
Arbeitgeberzuschuss
Barlohnumwandlung
Aus Einmalzahlung
Zusatzleistung des Arbeitgebers
Pauschale Steuer trägt
Um alle diese Informationen richtig zu erfassen, ist nicht nur ein Gespräch mit
dem Arbeitnehmer nötig. Es müssen auch bestimmte Unterlagen vorliegen:
 Der Sozialversicherungsausweis
 Die Lohnsteuerkarte (§ 39 Abs. 1 EStG)
 Der Arbeitsvertrag
296
Lese-Ausflug 18
WISO Tipp
Eine sichere Methode ist es, Nummer 3 (den Arbeitsvertrag) erst auszuhändigen, wenn Nummer 1 und 2 abgegeben wurden. Sonst laufen Sie den Unterlagen womöglich Monate lang hinterher. Besonders wichtig ist die Sozialversicherungsnummer, zum Beispiel für die Anmeldung bei der Krankenkasse.
Zur Not kann man sie bei der Krankenkasse erfragen. Ob sie stimmt, kann
man unter anderem daran erkennen, dass sie nach den ersten zwei Ziffern
das Geburtsdatum enthält (sechsstellige Schreibweise, etwa 041072); danach
kommt der erste Buchstabe des Geburtsnamens.
Laut Gesetz (§ 41 Abs. 1 EStG) muss der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer
Lohnkonten führen. Solch ein Lohnkonto erfasst in kontenartiger Übersicht alle
Be- und Abzüge des jeweiligen Mitarbeiters. Weitere Details sind in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (§ 4 Abs. 1 und 2 LStDV) beschrieben. Wird
die Lohnbuchhaltung per EDV gemacht, so sind diese Lohnkonten integrierter
Bestandteil der jeweiligen Software.
§ 4 Abs. 1 LStDV
Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers Folgendes aufzuzeichnen:
1. den Vornamen, den Familiennamen, den Geburtstag, den Wohnort, die
Wohnung, die Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, das
Finanzamt ... sowie die auf der Lohnsteuerkarte ... allgemeinen Besteuerungsmerkmale ...
2. den steuerfreien Jahresbetrag und den Monatsbetrag, Wochenbetrag
oder Tagesbetrag, der auf der Lohnsteuerkarte oder in einer entsprechenden Bescheinigung eingetragen ist, und den Zeitpunkt, für den die Eintragung gilt; ...
297
§ 4 Abs. 2 LStDV
Bei jeder Lohnabrechnung ist im Lohnkonto Folgendes aufzuzeichnen:
1. der Tag der Lohnzahlung und er Lohnzahlungszeitraum;
2. in den Fällen des § 41 Abs. 1 Satz 6 des Einkommensteuergesetzes jeweils der Großbuchstabe U,
3. der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und die davon
einbehaltene Lohnsteuer ....
4. steuerfreie Bezüge mit Ausnahme der Trinkgelder, wenn anzunehmen ist,
dass die Trinkgelder 1.224 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen ...
Machen Sie Meldung!
Liegen alle Informationen vor, können Sie Meldung machen. Es ist in diesem Kapitel schon an mehreren Stellen darauf hingewiesen worden: Spätestens zwei Wochen nach Beginn der Tätigkeit ist der Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung
anzumelden. Dazu wird das Formular „Meldung zur Sozialversicherung“ benutzt,
das bei jeder Krankenkasse zu bekommen ist. Alternativ kann auch eine Meldung
über den Ausdruck eines EDV-Programms genutzt werden, wenn dieses alle relevanten Daten enthält. Auch die Übermittlung der Daten über Datenträger (DEÜV-Meldung) ist mit manchen Programmen möglich und in naher Zukunft wird
sicherlich auch die Übertragung per Datenfernübertragung (DFÜ) möglich sein.
Das Formular ist weitgehend selbsterklärend und nicht schwierig auszufüllen. Wo
Schlüsselnummern benötigt werden, können diese einer Schlüsselliste entnommen werden. Bei Unklarheiten helfen die Krankenkassen in der Regel weiter. Die
Telefonnummer haben Sie ja – wie viele der im Formular benötigten Informationen – in Ihrem Stammdatenblatt (oder im Computer)!
WISO Tipp
Im Saarland und in Bremen sind alle Arbeitnehmer aufgrund eines Landesgesetzes Mitglieder der jeweiligen Arbeitnehmerkammer. Sie soll neben den
Gewerkschaften die Interessen der unselbstständig Beschäftigten vertreten.
Zwangsmitglieder (mit Pflichtbeiträgen) sind kraft Landesgesetz alle Arbeitnehmer der beiden Bundesländer, unabhängig davon, ob sie Angestellte oder
Arbeiter sind.
298
Lese-Ausflug 18
Zum Ausfüllen der Anmeldung sind verschiedene Kennzahlen, auch Schlüssel genannt, notwendig. Selbst wenn ein Computerprogramm die Schlüsselkennzahlen
vorgibt, gilt es, einige Regeln zu beachten. Mehr dazu im Lese-Ausflug „Meldung
zur Sozialversicherung“.
Das Formular „Meldung zur Sozialversicherung“
299
Die frühzeitige Zusammenstellung der Wesentlichen Daten erleichtert Ihnen die
Arbeit bei der Lohnabrechnung von Anfang an. Viele lästige Fragen, unnötige
Wege und auch teure Doppelarbeit wird dadurch vermieden. Arbeiten Sie mit
einer EDV-gestützten Lohnabrechnung – etwa mit dem Lohnmodul von WISO
Kaufmann - so wird Ihnen die Arbeit darüber hinaus erleichtert, weil die benötigten Daten immer und an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen – meist
vollautomatisch.
Den richtigen Tarif
Für die Art und Weise der Lohnfindung sind bei uns die Tarifverträge nicht unwesentlich. Der Gesetzgeber hat mit der Tarifautonomie das Recht und die Freiheit
der Vertreter der Arbeitgeber und -nehmer garantiert, ohne staatliche Einmischung
so genannte Tarifverträge abzuschließen. Diese legen die Arbeitsbedingungen und
auch den Inhalt der Arbeitsverträge zwingend fest. Abgeschlossen werden die
Verträge zwischen den Vertretern der Arbeitnehmer (Arbeitnehmerverbände, Gewerkschaften) und den Vertretern der Arbeitgeber (Arbeitgeberverbände). Diese
Tarifverträge binden alle Beteiligten und der Einzelne (sowohl Arbeitnehmer als
auch Arbeitgeber) hat keine Möglichkeit auf die Ausgestaltung des individuellen
Vertrages Einfluss zu nehmen.
Löhne und Gehälter werden in den Tarifverträgen nach Beschäftigungsmerkmalen
und Tätigkeitsfeldern gruppiert und die Tarifgruppen (manchmal auch nur eine
bestimmte, mittlere Tarifgruppe) festgelegt. Man spricht auch von einem Ecklohn,
von dem ausgehend dann die Entlohnung des Einzelnen festgelegt werden kann.
Die sozialen Rahmenbedingungen (Urlaub, Betriebsrenten, Sondervergütungen
wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld und so weiter) werden ebenfalls im Tarifvertrag festgelegt.
Läuft ein Tarifvertrag (bis zu einer festgelegten Frist oder unbefristet)
können die Beteiligten beider Seiten keine Kampfmaßnahmen ergreifen.
Aussperrung (vom Arbeitgeber) oder Streik (des Arbeitnehmers) sind nicht
erlaubt. Auch müssen die vertraglichen Leistungen erbracht und dürfen
nicht unterboten werden (etwa Entlohnung unterhalb des tariflich festgelegten Mindestlohns).
Für Verwirrung sorgt oft, dass von unterschiedlichen Tarifverträgen die Rede ist.
Da gibt es den Manteltarifvertrag, in dem beispielsweise leistungsbezogene Gehaltsextras geregelt sind und den Rahmentarifvertrag, der die Bezugsgrößen für
Lohn- und Gehaltsgruppen definiert. Die Tarifverträge, in denen die Vergütungen
300
Lese-Ausflug 18
festgelegt (Rahmentarifverträge) sind, haben nicht selten eine kürzere Laufzeit als
die Manteltarifverträge.
Beachten Sie bitte: Die in den folgenden Kapiteln angeführten Beispielrechnungen, können ggf. durch Änderungen von Beitragssätzen etc. von der jeweils aktuellen Realität abweichen.
301
302
Lese-Ausflug 19
Lese-Ausflug 19
Gering und fügig Beschäftigte
Nur nebenbei?
Was wäre die Wirtschaft ohne die Aushilfen? In Saisonzeiten, zur Überbrückung
von Arbeitsspitzen aus welchem Grund auch immer, zur Erledigung von Arbeiten,
die eine volle Kraft nicht erfordern und aus vielen anderen Motiven werden Arbeitnehmer benötigt, die nur eine bestimmte Stundenanzahl und manchmal auch
nur für eine bestimmte Zeit arbeiten. Das Gastgewerbe oder die Land- und Forstwirtschaft sind ohne sie überhaupt nicht zu denken. Mehr als 5 Millionen Bundesbürger gehen einer geringfügigen Beschäftigung nach, für 4,1 Millionen ist es
die einzige Beschäftigung. Frauen sind bei diesen „kleinen Arbeitsverhältnissen“
führend. Die Regierung hat im Zuge ihrer Reformbemühungen diese Arbeitsverhältnisse als Minijobs ins Gespräch gebracht.
Eine normale Arbeitszeit liegt im Bereich von 35 bis 40 Wochenstunden. Von
einer Teilzeitbeschäftigung spricht man, wenn die Stundenzahl bei 18 bis 30
Wochenstunden liegt. Natürlich sind auch Abweichungen nach oben oder unten
möglich. Wer nur mal ein paar Stunden nebenbei arbeitet, dies aber regelmäßig,
der übt eine „geringfügige Beschäftigung“ aus oder genauer: ist ein „geringfügiges
Beschäftigungsverhältnis“ eingegangen. In der Umgangssprache heißt es lapidar
400-Euro Job (früher 630-Mark-Job). Daneben gibt es auch noch die geringfügig
kurzfristige Beschäftigung und eine steuerfreie Beschäftigung.
Als so geringfügig stuft der Gesetzgeber diese Art von Beschäftigungsverhältnissen nicht ein, denn sonst würde er sich nicht die Mühe machen, die Gesetze so
genau auszuformulieren und immer wieder anzupassen (zuletzt zum 1.4.1999).
Ziel dieser Gesetzgebung ist es, den Missbrauch dieser Art von Arbeitsverhältnis
zu verhindern.
Mit dem zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt wurde
die sozialversicherungsrechtliche und steuerliche Behandlung der geringfügigen
Beschäftigungen grundlegend geändert. Diese gilt seit dem 1.4.2003.
Dies vorweg, um den Inhalt dieses Kapitels zu umreißen. Neben den steuerlichen
und sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten spielt auch ein bisschen das
Arbeits- und Vertragsrecht in dieses Kapitel hinein.
303
WISO Tipp
Vorsicht: Betriebsprüfer „vermuten“ gerne, dass auch ein geringfügig Beschäftigter gelegentlich etwas zusätzlich bekommt, etwa ein Weihnachtsgeschenk.
Wird das bejaht, kann es sich um einen Sachwertbezug handeln, der dem
Jahresverdienst hinzugerechnet wird. Dann kann die monatliche Höchstgrenze von 400 Euro schnell überschritten sein und es entsteht beispielsweise
Sozialversicherungspflicht. Das kann man vermeiden, wenn man schon im
Arbeitsvertrag festlegt, dass im monatlichen Arbeitslohn Weihnachtsgeld und/
oder Urlaubsgeld anteilig enthalten ist.
Neben den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten spielt
auch einwenig das Arbeits- und Vertragsrecht mit hinein.
Was heißt hier geringfügig?
Was kann da so kompliziert sein? Da verdient jemand nicht mehr als 400 Euro
und zahlt keine Steuern und keine Versicherungen. Das ist doch ganz einfach!
Leider nicht, denn für den so genannten 400-Euro-Job gelten etwas differenziertere Regeln, als die Summe zunächst glauben macht. Es ist gegebenenfalls eine
pauschale oder auch tatsächliche Lohnsteuer zu zahlen – vom wem ist auch noch
zu klären – und auch die Versicherungsfreiheit besteht nicht einfach so.
Eine Beschäftigung, die mit einer pauschalen Lohnsteuer abgegolten wird, gelten
folgende Grenzen (nach § 40a Abs. 2 EStG):
 Höchstens 400 Euro Arbeitslohn im Monat oder ...
 75 Euro in der Woche oder ...
 12 Euro pro Stunde.
Bisher war nach § 8 SGB IV eine Beschäftigung geringfügig, wenn
 die regelmäßige Arbeitszeit weniger als 15 Stunden in der Woche beträgt und
 das Arbeitsentgelt nicht 400-Euro in Monat übersteigt.
Seit dem 1.4.2003 ist die zeitliche Begrenzung (weniger als 15 Stunden/Woche)
nicht mehr Kriterium für eine geringfügige Beschäftigung. Auch kann sie wieder
neben einer Haupttätigkeit ausgeübt werden.
304
Lese-Ausflug 19
§ 40 a Abs. 1 EStG
Der Arbeitgeber kann unter Verzicht auf die Vorlage einer Lohnsteuerkarte bei
Arbeitnehmern, die nur kurzfristig beschäftigt werden, die Lohnsteuer mit einem
Pauschalsteuersatz von 25 vom Hundert des Arbeitslohns erheben. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer bei dem Arbeitgeber,
nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird, die Dauer der Beschäftigung
18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt ...
§ 40 a Abs. 2 EStG
Der Arbeitgeber kann unter Verzicht auf die Vorlage einer Lohnsteuerkarte bei
Arbeitnehmern, die nur in geringem Umfang und gegen geringen Arbeitslohn
beschäftigt werden, die Lohnsteuer mit einem Pauschalsteuersatz von 20 vom
Hundert des Arbeitslohns erheben. Eine Beschäftigung in geringem Umfang
und gegen geringen Arbeitslohn liegt vor, wenn bei monatlicher Lohnzahlung
der Arbeitslohn 400 Euro oder bei kürzeren Lohnzahlungszeiträumen wöchentlich 75 Euro nicht übersteigt.
§ 40 a Abs. 4 EStG
Die Pauschalierungen nach den Absätzen 1 bis 3 sind unzulässig
1. bei Arbeitnehmern, deren Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer
durchschnittlich je Arbeitsstunde 12 Euro übersteigt,
2. bei Arbeitnehmern, die für eine andere Beschäftigung von demselben Arbeitgeber Arbeitslohn beziehen, der nach den §§ 39 b bis 39 d dem Lohnsteuerabzug unterworfen wird.
Besteht neben der geringfügigen Beschäftigung eine Hauptbeschäftigung, so
werden beide Beschäftigungsverhältnisse zusammengerechnet. Bestehen weitere geringfügige Beschäftigungen, so werden auch diese zusammengerechnet und
geprüft, ob eine der genannten Grenzen überschritten ist. Dann entsteht Versicherungspflicht in der Sozialversicherung. Allerdings ist das nicht der Fall, wenn dies
nur gelegentlich geschieht. Der Gesetzgeber wertet als „gelegentlich“ nur zwei
Monate pro Jahr. Hierzu ein Beispiel:
Beispiel 1: Eine Aushilfe arbeitet für 385 Euro im Monat. Sie erhält im
Dezember ein Weihnachtsgeld von 250 Euro. Ihre Einkünfte betragen 12 x
385 Euro + 250 Euro = 4.870 Euro. Das sind durchschnittlich 405,83 Euro
im Monat. Damit ist die Freigrenze von 400 Euro überschritten und die
Tätigkeit nicht mehr als geringfügig anzusehen.
305
Mit den Gesetzesänderungen vom 1.4.1999 ist leider alles etwas komplizierter
geworden. So ist im Sozialgesetzbuch auch eine Ausnahme von der Zusammenrechnungsverpflichtung definiert worden:
§ 27 Abs. 2 SGB Drittes Buch
Versicherungsfrei sind Personen in einer geringfügigen Beschäftigung; abweichend von § 8 Abs. 2 Satz 1 des Vierten Buches werden geringfügige Beschäftigungen und nicht geringfügige Beschäftigungen nicht zusammengerechnet.
Versicherungsfreiheit besteht nicht für Personen, die
1. im Rahmen betrieblicher Berufsbildung, nach dem Gesetz zur Förderung
eines freiwilligen sozialen Jahres, nach dem Gesetz zur Förderung eines
freiwilligen ökologischen Jahres
2. eines erheblichen Arbeitsausfalls mit Entgeltausfall im Sinne der Vorschriften über das Kurzarbeitergeld oder eines witterungsbedingten Arbeitsausfalls im Sinne der Vorschriften über das Winterausfallgeld oder
3. wegen stufenweiser Wiedereingliederung in das Erwerbsleben (§ 74 Fünftes Buch, § 28 Neuntes Buch) oder aus einem sonstigen der in § 126 Abs.
1 genannten Gründe nur geringfügig beschäftigt sind.
Man kann bei Überschreiten einer Grenze noch prüfen, ob eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt.
§ 8 Abs. 1 SGB Viertes Buch
Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn
1. Das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat 400
Euro nicht übersteigt,
2. die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage nach ihrer Eigenart begrenzt zu sein pflegt oder
im Voraus vertraglich begrenzt ist, es sei denn, dass die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird und ihr Entgelt 400 Euro im Monat übersteigt.
§ 8 Abs. 2 SGB Viertes Buch
Bei der Anwendung des Absatzes 1 sind mehrere geringfügige Beschäftigungen nach Nummer 1 oder Nummer 2 sowie geringfügige Beschäftigungen nach
Nummer 1 und nicht geringfügige Beschäftigungen zusammenzurechnen ...
306
Lese-Ausflug 19
Nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV wird also als kurzfristig angesehen:
 eine auf 50 Arbeitstage oder zwei Monate beschränkte Beschäftigung (in-
nerhalb von zwölf Monaten).
 Eine nicht berufsmäßig ausgeübte Aushilfstätigkeit (z.B. Schüler vor der
Schulentlassung, Studenten bis zur Aufnahme des Studiums, Rentner,
Hausfrauen).
Für die Berechnung der 50 Arbeitstage gilt seit dem 1. April 2003 das Kalenderjahr. Vorher wurden exakt die Monate berücksichtigt. Hat eine Aushilfe beispielsweise im Juli drei Wochen (= 15 Arbeitstage) eine Urlaubsvertretung ausgeübt,
so standen ihr bis zum Juni des folgenden Jahres nur noch 35 Arbeitstage zur
Verfügung. Hier kann man wirklich von einer Vereinfachung sprechen.
Sie verstehen jetzt gar nicht mehr, was zusammengerechnet wird und was nicht?
So prüfen Sie den Einzelfall anhand der folgenden Checkliste.
 Liegt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung und eine geringfügig kurz-
fristige Beschäftigung vor? Dann muss nicht zusammengerechnet werden.
 Liegt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung und eine versicherungsfreie
Beamtenbeschäftigung vor? Dann muss ebenfalls nicht zusammengerechnet werden.
 Liegen zwei (oder mehr) geringfügige Beschäftigungen vor, so muss zusam-
mengerechnet werden.
 Liegen eine Hauptbeschäftigung und eine (oder mehrere) geringfügige Be-
schäftigungen vor, so muss ebenfalls zusammengerechnet werden.
Endlich frei!
Seit dem 1.7.2006 gelten folgende Pauschbeiträge, die der Arbeitgeber zu tragen hat:
 15 % des Arbeitsentgeltes als Rentenversicherungsbeitrag
 13 % des Arbeitsentgeltes als Krankenversicherungsbeitrag für den Fall, das
der Arbeitnehmer in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist und
 2 % Steuern.
Nicht krankenversicherte Beschäftigte sind von der pauschalen Beitragspflicht des
Arbeitgebers ausgenommen.
307
Alles für die Rente
Problematisch für die geringfügig Beschäftigten und Aushilfen war immer die
Altersvorsorge. Durch die Versicherungspflicht in bestimmten Fällen wird zumindest minimal darauf hingearbeitet. Wer will, kann aber auch „freiwillig“ mehr für
das Alter tun.
WISO Tipp
Ein Arbeitnehmer kann auf seine Versicherungsfreiheit verzichten und die
Differenz zwischen dem Arbeitgeberpauschalsatz (15 %) und dem normalen
Rentenversicherungssatz (19,9 % derzeit) selbst zahlen. Der Verzicht kann
dem Arbeitgeber jederzeit schriftlich erklärt werden. Dann ist er aber für die
Dauer des Beschäftigungsverhältnisses bindend. Zu beachten ist, dass dies
für alle zu diesem Zeitpunkt bestehenden Beschäftigungsverhältnisse gilt. Besteht beispielsweise bei einem weiteren Arbeitgeber ein zweites geringfügiges Beschäftigungsverhältnis, so muss auch diesem gegenüber der Verzicht
erklärt werden.
Für die Aufstockung der Rentenversicherung ist allerdings ein Mindestbetrag vorgesehen, der 150 Euro beträgt. Liegt das monatliche Entgelt unter diesem Betrag,
so ist der Beitrag zur Rentenversicherung von diesem Betrag zu errechnen.
Beispiel 2: Ein Arbeitnehmer arbeitet für 130 Euro im Monat und gibt
eine Verzichtserklärung ab. Der Arbeitgeber hat bisher pauschal gezahlt:
15% auf 130 Euro: 19,50 Euro. 19,9 % auf 130 Euro betragen aber 25,87
Euro. Der Arbeitnehmer trägt die Differenz von 5,97 Euro.
Ist Ihnen nach all diesen Ausführungen nicht mehr klar, was nun geringfügige
Beschäftigungen und was kurzfristige Beschäftigungen sind und was nicht? Gehen Sie einfach die folgenden Checklisten durch, sie werden für die meisten Fälle
eine zutreffende richtige Definition finden. Im Zweifelsfall fragen Sie Ihren Steuerberater, ihre Krankenkasse oder das Finanzamt (nicht den Apotheker, der hilft
allenfalls mit Baldriantropfen aus).
308
Lese-Ausflug 19
Geringfügig beschäftigt oder nicht?
Seit dem 1.4.2003 ist dies mit einer Frage zu klären:
 Beträgt das regelmäßige monatliche Arbeitseinkommen höchstens 400
Euro? Wenn Sie diese Frage mit Nein beantworten, ist die Beschäftigung
nicht geringfügig.
 Haben Sie die vorangegangenen Frage mit Ja beantwortet? Dann liegt eine
geringfügige Beschäftigung vor.
Ist die kurzfristige Beschäftigung geringfügig?
 Ist die Dauer der Beschäftigung auf längstens 2 Monate oder 50 Arbeitstage
innerhalb eines Kalenderjahres befristet? Wenn Sie diese Frage mit Nein
beantworten, so ist die Beschäftigung nicht geringfügig. Sonst weiter mit
der nächsten Frage.
 Wird die kurzfristige Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt? Wenn Sie diese
Frage mit Ja beantworten, müssen Sie prüfen, ob eine geringfügig entlohnte
Beschäftigung vorliegt. Gehen Sie zur vorangegangenen Checkliste.
 Haben die beiden vorangegangenen Fragen nicht zu einem Ausstieg aus
dieser Checkliste geführt, so können Sie davon ausgehen, dass die kurzfristige Beschäftigung geringfügig ist.
Was heißt hier „berufsmäßig“?
An mehreren Stellen ist der Begriff berufsmäßig aufgetaucht. Hier muss kurz erklärt werden, was damit gemeint ist. Eine eindeutige gesetzliche Regelung gibt es
nicht. Die Sozialversicherungsträger gehen von einer vereinfachten Regelung aus:
Gelegentliche ausgeübte Beschäftigungen sind von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung und damit nicht berufsmäßig. Wiederholen sich solche Beschäftigungen, ist allerdings von einer Berufsmäßigkeit auszugehen.
Wer zahlt die Steuer?
Am einfachsten ist die Frage zu klären, wer die pauschale Lohnsteuer im Falle
einer geringfügigen Beschäftigung zu übernehmen hat. Das ist in jedem Fall der
Arbeitgeber.
309
§ 40 Abs. 3 EStG
Der Arbeitgeber hat die pauschale Lohnsteuer zu übernehmen. Er ist Schuldner der pauschalen Lohnsteuer ... Der pauschal besteuerte Arbeitslohn und
die pauschale Lohnsteuer bleiben bei einer Veranlagung zur Einkommensteuer und beim Lohnsteuer Jahresausgleich außer Ansatz. Die pauschale
Lohnsteuer ist weder auf die Einkommensteuer noch auf die Jahreslohnsteuer anzurechnen.
Hat ein Arbeitnehmer etwa in den ersten drei Monaten des Jahres verschiedene geringfügige Aushilfstätigkeiten ausgeführt, für die die Arbeitgeber pauschale
Lohnsteuer gezahlt haben und ab Mai des gleichen Jahres eine Vollzeitstelle angetreten und bis zum Jahresende ausgeübt, so kann beim Lohnsteuerjahresausgleich
nur diese Vollzeittätigkeit berücksichtigt werden. Weder das Aushilfsgehalt noch
die darauf vom Arbeitgeber entrichtete pauschale Lohnsteuer spielen bei der Steuererklärung eine Rolle.
Ist der 1. April 1999 der schwarze Tag für alle Unternehmer – und Privatleute
– gewesen, die Aushilfen beschäftigen? Lohnt es sich überhaupt noch, Aushilfen
einzusetzen oder zahlt man besser den fest angestellten Mitarbeitern Überstunden- und Wochenendzulagen? Mal abgesehen davon, dass man Mitarbeiter nicht
über Gebühr auf Dauer überlasten kann, ist die Prüfung, ob nicht vielleicht doch
eine Steuerfreiheit vorliegt eventuell viel sinnvoller.
Beispiel 3: Eine Aushilfe bekommt 400 Euro Lohn. Sie hat keine weitere
Einnahmen. Die Lohnberechnung für den Arbeitgeber sieht folgendermaßen aus:
Aushilfslohn
400,00 Euro
15 % pauschale Rentenversicherung
60,00 Euro
13 % pauschale Krankenversicherung
52,00 Euro
2 % Steuer
Arbeitgeberbelastung
8,00 Euro
520,00 Euro
Man kann diese Rechnung von zwei Seiten betrachten: Arbeitet die Aushilfe 40
Stunden im Monat, so bekommt sie aus ihrer Sicht einen Stundenlohn von 10
Euro. Der Arbeitgeber dagegen muss aber mit einem Stundenlohn von 13 Euro
(Unternehmensbrutto) kalkulieren.
310
Lese-Ausflug 19
Beispiel 4: Eine Aushilfe bekommt 350 Euro. Sie hat keine weiteren Einnahmen und kommt insgesamt auf 875 Euro im Monat. Ihre Krankenkasse
hat einen Beitragssatz von 13,8 %. Die Lohnberechnung sieht dann folgendermaßen aus:
Aushilfslohn
350,00 Euro
Beitrag zur Rentenversicherung 19,5 %
Arbeitgeberanteil 9,95 %
34,83 Euro
Arbeitnehmeranteil 9,95 %
34,83 Euro
Beitrag zur Krankenversicherung 13,8 %
24,15 Euro
24,15 Euro
Beitrag zur Arbeitslosenversicherunge 6,5 %
7,35 Euro
7,35 Euro
Beitrag zur Pflegeversicherung 1,7 %
2,98 Euro
2,98 Euro
Zu berücksichtigen ist auch noch die Lohnsteuer. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer pauschal mit 20 % des Arbeitsentgelts (zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag
von der pauschalen Lohnsteuer und ggf. Kirchensteuer) oder nach den Merkmalen
der vorgelegten Lohnsteuerkarte erheben.
Liegen für verschiedene Beschäftigungsverhältnisse mehrerere Lohnsteuerkarten
vor, so können auf der zweiten (und den weiteren) Freibeträge eingetragen werden.
Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist aber ein Freistellungsbescheid, den der
Arbeitnehmer dem Arbeitgeber vorzulegen hat. Der Arbeitnehmer kann diesen
Freistellungsbescheid bei seinem Finanzamt beantragen. Liegt dieser Bescheid
dem Arbeitgeber vor, so kann dieser von einer Steuerbefreiung ausgehen. Er muss
weder prüfen, ob der Bescheid zu recht ausgestellt wurde, noch kontrollieren, ob
sich im Laufe des Jahres an den Verhältnissen des Arbeitnehmers etwas ändert.
Dieser Freistellungsbescheid wird allerdings jedes Jahr neu benötigt. Er kann bis
zum 30.11. eines jeweiligen Jahres gestellt werden. Seit dem Jahr 2000 ist dieser
Antrag in die Vordrucke zum Eintrag eines Freibetrages auf der Lohnsteuerkarte
eingearbeitet.
311
§ 39 a Abs. 6 EStG
Auf Antrag des Arbeitnehmers bescheinigt das Finanzamt, dass der Arbeitgeber Arbeitslohn für eine geringfügige Beschäftigung nach § 3 Nr. 39
steuerfrei auszuzahlen hat. ...
Gleitend über die Grenze
Ausgeklammert wurde bei den vorangegangenen Ausführungen, dass es seit dem
1.4.2003 eine neue Regelung für die Arbeitsentgelte zwischen 400 Euro und 800
Euro gibt. Der Gesetztgeber spricht von einer sogenannten Gleitzone oder auch
Progressionszone.
Das bedeutet: Arbeitsentgelte innerhalb dieser Gleitzone (genauer von 400,01
Euro bis exakt 800 Euro im Monat) unterliegen der Versicherungspflicht in allen
Zweigen der Sozialversicherung.
Allerdings wird in dieser Gleitzone nur ein reduziertes beitragspflichtiges Arbeitsentgelt zugrunde gelegt. Der Arbeitnehmer hat ein Recht darauf zu verzichten,
wenn er lieber höhere Rentenanwartschaften erwerben will.
Der Arbeitgeber zahlt allerdings grundsätzlich den vollen Arbeitgeberanteil (in
der Regel rund 21 %), der Arbeitnehmer jedoch nur einen Betrag beginnen bei 4 %
am unteren Ende der Gleitzone bis zum vollen Arbeitnehmeranteil, wenn er die
obere Grenze erreicht hat.
Was tun, wenn ...?
Bevor eine Aushilfe eingestellt wird, sind also die verschiedensten Verhältnisse zu
prüfen. Dass Aushilfe nicht gleich Aushilfe ist, wurde ja in den vorangegangen
Abschnitten ausführlich zu erklären versucht. Damit diese Prüfung in jedem Einzelfall nicht zu lange dauert, gehen Sie am besten nach folgender Checkliste vor:
1. Wird die neue Aushilfe ein Arbeitsentgelt aus geringfügiger Beschäftigung
beziehen? Wenn Ja, weiter mit 3. Sonst weiter mit 2.
2. Erfüllt der Arbeitslohn die Voraussetzungen für eine pauschale Lohnbesteuerung? Wenn Nein weiter mit 3. Sonst Ergebnis A.
3. Konnte der Arbeitnehmer eine Freistellungserklärung des Finanzamtes vorlegen? Wenn Ja, Ergebnis B, wenn Nein Ergebnis C.
312
Lese-Ausflug 19
A: Die Lohnzahlung bleibt steuerfrei.
B: Eine pauschale Lohnversteuerung mit 20 % oder 25 % ist möglich.
C: Es wird nach der Lohnsteuerkarte versteuert, beziehungsweise nach Steuerklasse VI, wenn der Steuerpflichtige keine Lohnsteuerkarte vorlegt. Im
Bereich zwischen 400,01 und 800 Euro wird ggf. ein gleitender Arbeitnehmeranteil berücksichtigt.
Eine Aushilfe ist unter Angabe der Sozialversicherungsnummer innerhalb von
einer Woche bei der Krankenkasse an- oder abzumelden. Seit 1999 erhalten den
Sozialversicherungsausweis auch geringfügig beschäftigte Mitarbeiter. Wird die
Anmeldung nicht auf dem Formular vorgenommen, sondern über ein maschinelles Meldewesen, so ist die Meldung mit dem nächsten Abrechnungslauf, spätestens aber 6 Wochen nach Arbeitsantritt der Aushilfe vorzunehmen.
HINWEIS: Kann der Arbeitnehmer einen Sozialversicherungsausweis nicht vorlegen, so ist trotzdem nach 3 Tagen eine Kontrollmeldung vorzunehmen.
Eine Sofortmeldung ist erforderlich, wenn es sich um eine Aushilfe
 im Baugewerbe
 im Hotel- und Gaststättengewerbe
 im Personen- und Güterbeförderungsgewerbe
 im Schaustellergewerbe
 im Gebäudereinigungsgewerbe
 im Messebau
Beschäftigte in diesen Wirtschaftsbereichen sind übrigens verpflichtet, ihren Sozialversicherungsausweis (mit Lichtbild) mitzuführen.
WISO Tipp
WISO-Tipp: Für Beschäftigte im Schausteller- und Messebaugewerbe entfällt
die Meldepflicht dann, wenn die Beschäftigung innerhalb eines Monats auf 6
Tage begrenzt ist und nicht berufsmäßig ausgeübt wird.
Angemeldet wird die Aushilfe bei der Krankenkasse, bei der die Aushilfe zuletzt angemeldet war. Ist diese nicht bekannt oder ist noch nie angemeldet worden, so kann
der Arbeitgeber die Anmeldung bei einer beliebigen Krankenkasse vornehmen.
313
WISO Tipp
Den aktuellen Stand zn Minilöhnen erfahren Sie (nebst vielen Beispielen und
Tipps) immer von der Minilohn-Zentrale (www.minilohn-zentrale.de).
Im Sommer schwärmen die Studenten aus
Beliebte Aushilfen sind Schüler und Studenten. Insbesondere in den Ferienzeiten
sind sie gut verfügbar und über die reine Arbeitsleistung hinaus, sind manche
Unternehmen auch an einem Blick auf mögliche zukünftige Nachwuchskräfte interessiert. Wie kann man diese besser erkennen, als bei der Arbeit? Aber auch bei
diesen Aushilfskräften gibt es steuerliche und sozialversicherungspflichtige Dinge
zu berücksichtigen.
Übt ein Schüler (gemeint sind immer Schüler einer Haupt-, Realschule oder eines
Gymnasiums) eine geringfügige Beschäftigung von weniger als 15 Stunden in
der Woche aus und verdient nicht mehr als 325 Euro im Monat oder arbeitet er
kurzfristig nicht mehr als 50 Stunden im Jahr, so ist Versicherungsfreiheit gegeben. Arbeitet er mehr, so besteht Versicherungspflicht für Kranken-, Pflege- und
Rentenversicherung, nicht jedoch für die Arbeitslosenversicherung.
Ist die geringfügige Beschäftigung gegeben, so ist der Arbeitgeber wie bei anderen
geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern verpflichtet, pauschale Beiträge in die Rentenversicherung – und bei gesetzlich versicherten Schülern auch in die Krankenversicherung zu zahlen. Auch ein Schüler kann auf seine Beitragsbefreiung verzichten.
Eine besonderes Klientel unter den Arbeitnehmern sind die Studenten. Pauschal
kann nicht von einer Befreiung von der Beitragspflicht ausgegangen werden. Abhängig davon, ob der Student nur während der Semesterferien oder auch während
des Semesters, und im letzteren Fall mit weniger oder mehr als 20 Stunden arbeitet, geben sich unterschiedliche Situationen.
Bei weniger als 15 Stunden und höchsten 325 Euro erfüllt ein Student (oder eine
Studentin) wieder jeder andere Arbeitnehmer auch die Kriterien für eine geringfügige Beschäftigung: Diese ist sozialversicherungsfrei und nur der Arbeitgeber
entrichtet pauschale Beträge zur Rentenversicherung. Ist die Studentin oder der
Student in einer gesetzlichen Krankenversicherung versichert, muss der Arbeitgeber noch den Pauschalbeitrag von 10 % zur Krankenversicherung leisten; bei
einer privaten Versicherung entfällt dieser. Studenten, die nur kurzfristig (2 Monate oder 50 Arbeitstage) arbeiten – etwa in den Semesterferien – sind von der
Rentenversicherung befreit.
314
Lese-Ausflug 19
Arbeitet ein Student 15 bis 20 Stunden pro Woche während des laufenden Semesters,
so besteht Sozialversicherungspflicht in der Rentenversicherung. Es ist der normale
Satz hälftig von Arbeitnehmer (Student) und Arbeitgeber zu zahlen. In der Kranken, Pflege- und Arbeitslosenversicherung bleibt der Student versicherungsfrei.
WISO Tipp
Selbst wenn der Student in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert ist,
muss der Arbeitgeber keinen pauschalen Beitrag zur Krankenversicherung
leisten, wenn er weniger als 20 Stunden in der Woche arbeitet.
Arbeitet ein Student aber mehr als 20 Wochenstunden auch während des Semesters, so ist er wie jeder andere Arbeitnehmer in allen vier Sozialversicherungen
versicherungspflichtig und teilt sich mit dem Arbeitgeber die Beträge.
Während der Semesterferien gilt allerdings die Begrenzung auf höchsten
20 Stunden pro Woche nicht. Lediglich Rentenversicherungspflicht besteht
und der Beitrag wird hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen.
Viel getan, nix verdient
Dann gibt es da noch den Begriff des Geringverdieners. Das sind Arbeitnehmer,
die zwar Vollzeit beschäftigt sind, deren Verdienst aber unter der Sozialversicherungsfreigrenze von 325 Euro im Monat liegt. Seit April 1999 können das nur
noch Auszubildende sein. Sie sind steuerlich den Vollzeitbeschäftigten gleichgestellt, haben in der Sozialversicherung aber eine Sonderregelung: Der Arbeitgeber
muss die kompletten Sozialversicherungsbeiträge übernehmen. In den meisten
Ausbildungsberufen sollte aber die Ausbildungsvergütung inzwischen spätestens
im zweiten oder dritten Ausbildungsjahr über diesem Satz liegen.
Wird durch Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämie) die
Geringverdienergrenze überschritten, so ist nur für den übersteigenden
Teil die hälftige Beitragsübernahme von Arbeitnehmer und Arbeitgeber
vorzunehmen.
Urlaub woll’n Sie auch noch?
Zu den grundlegenden Ansprüchen eines jeden Arbeitsverhältnisses gehört der
Urlaub. Das gilt auch für Aushilfen und geringfügig Beschäftigte, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens einen vollen Monat bestanden hat. Nach § 3 BUrlG
gibt es einen gesetzlichen Mindestanspruch von 24 Werktragen, wobei als Werk315
tage alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind, angesehen
werden. Für Jugendliche gelten Sonderregelungen: Unter 16-Jährigen stehen 30
Urlaubstage zu, wenn sie unter 17 sind 27 Werktage und unter 18 sind es noch
mindestens 25. Dies alles sind Mindestansprüche, vertraglich können auch längere Urlaubszeiten vereinbart werden.
Für den Anspruch auf Urlaub müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
 Er muss Arbeitnehmer oder Auszubildender sein. Damit zählt er zum Kreis der an-
spruchsberechtigten Personen nach dem Bundesurlaubsgesetz (§§ 1,2 BUrlG).
 Die Wartezeit (6 Monate nach Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses)
nach § 4 BUrlG muss erfüllt sein.
Aushilfen und geringfügig Beschäftigte haben entsprechend Anspruch auf Urlaub
und dies ist in den Arbeitsverträgen und selbstverständlich auch beim Arbeitseinsatz entsprechend zu berücksichtigen. Das Arbeitsentgelt muss während des
Urlaubs weiterbezahlt werden. In der Regel richtet sich die Höhe der Fortzahlung
nach dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor dem Urlaubsantritt. Eingerechnet werden müssen übrigens regelmäßig wiederkehrende Bezüge,
nicht aber Einmalzahlungen (etwa Gratifikationen oder Jubiläumsgelder), ebenso
nicht unverschuldete Kürzungen (etwa wegen Kurzarbeit oder Arbeitsausfall)
WISO Tipp
Für die große Mehrzahl der unselbstständig Beschäftigten in Deutschland sind
Löhne, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und andere Arbeitsbedingungen zwischen
dem Arbeitgeberverband und der für die jeweilige Branche zuständigen Gewerkschaft per Tarifvertrag festgelegt. Sind derartige soziale Regelungen nicht
vorhanden, können auf Veranlassung des Bundesministers für Arbeit und Sozialordnung Mindestarbeitsbedingungen festgelegt werden. Das Gesetz über
die Mindestarbeitsbedingungen vom 11. Januar 1952 soll dafür sorgen, dass in
allen Fällen, in denen es keiner weitergehenden oder gar keine tarifvertraglichen
Regelungen gibt, der Bundesarbeitsminister für einen Mindestschutz der betroffenen Arbeitnehmer sorgen kann. Derartige Arbeitsbedingungen können auch
für Heimarbeiter, Hausgewerbetreibende, Hausangestellte und Handelsvertreter
festgelegt werden. Voraussetzung ist, dass es für die betroffenen Gruppen keinen Berufsverband gibt, oder diesem nur eine Minderheit der Betroffenen angehört. Wenn es einen Tarifvertrag gibt, für den der Arbeitsminister die Allgemeinverbindlichkeit erklärt hat, sind keine Mindestarbeitsbedingungen erforderlich.
316
Lese-Ausflug 19
Kranke Stütze ...
Wird eine geringfügig beschäftigte Teilzeitarbeitnehmerin oder eine kurzfristig beschäftigte Aushilfe krank, so hat sie Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Sie
bekommen den Lohn, den sie bekommen hätten, wenn sie nicht aufgrund der
Krankheit arbeitsunfähig gewesen wären. Die Entgeltfortzahlung unterliegt der
pauschalen Lohnsteuer mit 20 % (geringfügige Beschäftigung) oder 25 % (kurzfristige Beschäftigung).
Der Entgeltfortzahlungsanspruch entsteht allerdings erst nach einer vierwöchigen ununterbrochenen Dauer des Arbeitsverhältnisses (§ 3 Abs. 3 EFZG).
Meldung machen
Neu ist seit dem 1.4.2003 auch die Form der Meldung. Zuständig ist allein die
Bundesknappschaft. Sie hat für diese Aufgabe eine Minijob-Zentrale eingerichtet.
Die augenblickliche Kontaktadresse dazu lautet:
Minijob-Zentrale, Bundesknappschaft, 45115 Essen;
Service-Telefon 08000 / 2500504
Fax: 0201/ 384979797
E-Mail: [email protected]
Internet: www.minijob-zentrale.de
Bisher bereits erfasste geringfügig entlohnte Beschäftigte (mit einem monatlichen
Arbeitsentgelt bis zu 325 Euro) wurden von den Rentenversicherungsträgern an
die Minijob-Zentrale übertragen.
... gefallene Hilfe
Hat eine Aushilfe einen Arbeitsunfall, so tritt die gesetzliche Unfallversicherung
ein, denn sie ist eine reine Arbeitgeberversicherung zugunsten aller Beschäftigten,
auch dann, wenn sie in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei sind. Die Beiträge werden ausschließlich vom Arbeitgeber
gezahlt. Selbst Personen die unentgeltlich tätig sind (etwa Schüler, die ein Schulpraktikum absolvieren) oder zufällig im Betrieb sind und eine Tätigkeit verrichten
(etwa Besucher), sind abgesichert.
317
WISO Tipp
Jeder Arbeitsunfall, bei dem im Betrieb jemand getötet oder verletzt wird und
mehr als 3 Tage arbeitsunfähig wird, muss vom Unternehmer binnen 3 Tagen
dem Träger der gesetzlichen Unfallversicherung (in der Regel die Berufsgenossenschaft) gemeldet werden. Dazu gehören auch Unfälle während Dienstreisen und auf dem Weg von oder zur Arbeit.
Per Handschlag oder mit Notar?
Braucht es eigentlich für Aushilfen oder kurzfristig Beschäftigte einen Vertrag?
Oder geht das mal eben so auf Zuruf? Ein Arbeitsvertrag kommt zustande durch
 schlüssiges Verhalten (z.B. jemand wird in eine Arbeit eingewiesen),
 durch mündliche Vereinbarung,
 durch schriftliche Vereinbarung.
So gesehen wird also nicht unbedingt ein Arbeitsvertrag benötigt. Allerdings verlangt der Gesetzgeber inzwischen (§ 2 NachwG) vom Arbeitgeber, dass er spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses alle
Wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niedergelegt hat. Diese müssen
von ihm unterzeichnet und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Folgende
Bestandteile müssen in diesen Aufzeichnungen auf jeden Fall enthalten sein:
 Name und Anschrift der Vertragsparteien,
 Beginn des Arbeitsverhältnisses,
 die vorhersehbare Dauer, für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis befristet ist.
 Der Arbeitsort oder der Hinweis auf unterschiedliche Arbeitsorte,
 eine Beschreibung der zu leistenden Tätigkeit,
 die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts mit allen Details (Zuschlä-
ge, Prämien, Abzüge, Hinweis auf Anwendung von Tarifverträgen usw.),
 die vereinbarte Arbeitszeit,
 der Urlaubsanspruch,
 Kündigungsfristen,
318
Lese-Ausflug 19
 und ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge oder
Betriebsvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.
 Bei geringfügiger Beschäftigung einen Hinweis darauf, dass der Arbeitneh-
mer in der Rentenversicherung die Stellung eines versicherungspflichtigen
Arbeitnehmers erwerben kann.
Wird ein formeller schriftlicher Arbeitsvertrag abgeschlossen, so müssen diese
elf Punkte ebenfalls berücksichtigt sein. Änderungen müssen dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach der Umgestaltung schriftlich mitgeteilt werden
(§ 3 NachwG).
WISO Tipp
Es ist einfacher, einen vorbereiteten Arbeitsvertrag zu benutzen, der nur noch
ausgefüllt werden muss, als die genannten Details immer neu aufzusetzen.
Musterarbeitsverträge, die übernommen oder für eigene Zwecke abgewandelt
werden können (unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben) sind im
Handel erhältlich.
Eine oder zwei?
Es gibt Unternehmer, die sparen sich die Angestellten und beschäftigen dafür
Aushilfen. Nach der Begründung gefragt, wird als erster Grund genannt, dass
eine Aushilfe billiger sei als ein Angestellter. Der zweite Grund seien die Kündigungsfristen – eine Aushilfe wäre schneller und unproblematischer entlassen. Das
verringere das Risiko.
Nach dem in den vorangegangenen Abschnitten vorgestellten Regeln, die es bei
der Einstellung und Entlohnung zu berücksichtigen gilt, ist auf jeden Fall „gut
nachzurechnen“, ob Aushilfen am Ende wirklich günstiger kommen. Geht es um
einfache Arbeit, für die unqualifizierte Kräfte eingesetzt werden können und für
die eine umfangreiche Einweisung und Einarbeitung nicht nötig ist, so kann diese
Rechnung durchaus aufgehen.
Ist aber eine qualifizierte Kraft nötig und damit auch eine nicht unwesentliche
Einarbeitung, so ist dies bei der billiger-teurer-Berechnung zu berücksichtigen.
Bereits eine Verkaufsfachkraft im Einzelhandel kann als qualifizierte Kraft angesehen werden, wenn Sie nicht gerade für bestimmte, einfache Arbeiten eingesetzt
werden soll (etwa Auspacken oder das Lager fegen). Und die unproblematischeren
319
Kündigungsregelungen sind auch nur dann von Vorteil, wenn man es nicht auf
längere Arbeitsverhältnisse anlegt.
Werden für qualifizierte Tätigkeiten ständig Aushilfen eingesetzt, die zudem öfters wechseln, so ist auch noch der Einsatz von Führungskapazität (Personalchef,
Unternehmensleitung selber) zu berücksichtigen, die sich immer wieder von neuem mit der Frage „wo bekomme ich denn jetzt wieder eine neue Aushilfe her?“
beschäftigen muss. Diese Zeit ist ebenfalls in Euro und Cent zu berücksichtigen!
So richtig ausrechnen kann man eigentlich nicht, ob eine Aushilfe billiger kommt,
als eine Angestellte. Der reine Lohnbetrag (Unternehmensbrutto) sagt noch nicht
viel aus und ist vor allen Dingen zu ungenau, da wesentliche andere Faktoren
nicht mitgerechnet werden.
320
Lese-Ausflug 20
Lese-Ausflug 20
Vom Brutto zum Netto
Was bleibt?
Die Frage „und was verdienst du?“ kann jeweils in zwei Ausführungen beantwortet werden. Man nennt den Bruttolohn, der vereinbart wurde oder man gibt das
an, was tatsächlich auf dem Konto landet: den Nettolohn. Die erste Variante gibt
den objektivieren Wert wieder, zumindest wenn er für Vergleiche herangezogen
werden soll. Die zweite Variante zeigt nämlich auf, über was tatsächlich verfügt
werden kann. Tatsächlich ist ja bei gleichem Bruttolohn der Nettowert durchaus
unterschiedlich, abhängig von der Steuerklasse, dem Bundesland (unterschiedliche Kirchensteuersätze!) der gewählten Krankenversicherung und auch von möglichen Sonderleistungen des Arbeitgebers.
Manchmal ist auch der Bruttolohn nicht eindeutig zu bestimmen, nämlich dann,
wenn die Stundenzahl schwankt und die Vorgabe der Stundenlohn ist oder
wenn zum Lohn oder Gehalt noch Leistungszulagen, Überstundenauszahlungen
oder Prämien kommen. Hier wird auch schon die Differenzierung von Lohn und
Gehalt deutlich.
Ist die Arbeitsvertragsgrundlage ein Stundenlohn, so spricht man von
Lohn. Wird der Arbeitnehmer pauschal für den Monat gezahlt, unabhängig, wie viel Stunden gearbeitet wurde, so spricht man vom Gehalt.
Lohn und Gehalt werden in der Regel monatlich gezahlt, die wöchentliche Lohntüte ist – nicht nur wegen der Auszahlungsweise – inzwischen Geschichte. Unterschiede gibt es aber über den Zahlungszeitraum. Bei Beamten und im öffentlichen
Dienst wird in der Regel bereits während des Monats für den laufenden Monat
gezahlt. Angestellte erhalten ihr Gehalt zum Monatsende und Löhne gibt es zu
Beginn des folgenden Monats für den vorausgegangenen Monat. Da es sich hier
nicht um gesetzlich fixierte Regelungen handelt, kann es im Einzelfall auch anders gehandhabt werden.
In die eigene Tasche ...
Was kann an der Nettolohnberechnung denn so kompliziert sein? Man nimmt
den Lohn oder das Gehalt, schlägt die Zulagen (Fahrgeld, Prämien und so fort)
drauf, zieht die Steuer und die Sozialversicherungsbeiträge ab und übrig bleibt der
Nettolohn – denken viele.
321
Im Prinzip ist das richtig, in der Praxis und der Ausführung im Detail aber doch
komplizierter. Wovon beispielsweise werden denn Steuer und Sozialversicherung
berechnet? Die Grundlage für die Ermittlung der Zahlbeträge ist durchaus unterschiedlich. Und wann wird etwas zum Lohn/Gehalt hinzugerechnet oder abgezogen? Auch da gibt es unterschiedliche Regelungen.
Am einfachsten ist noch die Berechnung des Bruttolohns. Er ergibt sich aus der
Addition aller für den Einzelfall zutreffenden Lohnbestandteile. Das können sein:
 Lohn (Stundenlohn mal geleistete Arbeitsstunden) oder Gehalt
 Prämien
 Auszuzahlende Überstunden
 Fahrgeld
 Vermögenswirksame Leistungen
 Sachleistungen des Arbeitgebers
 Urlaubsgeld
 Weihnachtsgeld
 Direktversicherungen
 Beteiligungen
Die Aufzählung ist nicht vollständig, aber es wird schon deutlich, dass die Begriffe
Arbeitslohn und Bruttolohn nicht synonym verwendet werden können. Es gibt
nun Bestandteile, die nicht lohnsteuerrelevant sind. Dazu gehören:
 Zuschuss für Berufskleidung
 Die Fahrgelderstattung für öffentliche Verkehrsmittel
 Feiertagszuschläge
 Kindergeld (wenn vom Arbeitgeber ausgezahlt) oder Kindergartenzuschuss
 Zuschuss des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld
 Nachtarbeitszuschlag
 Sonntagszuschlag
 Reisekostenerstattung
 Trinkgelder bis max. 102 Euro monatlich
322
Lese-Ausflug 20
Auch ein Vorschuss ist steuerfrei in dem Monat, in dem er ausgezahlt
wird. Beim eigentlichen Auszahlungstermin wird er aber im Gesamtgehalt
versteuert und erst vom Nettolohn abgezogen. In diesem Fall unterscheiden sich auch Nettolohn und Auszahlungsbetrag.
Auch bei der Ermittlung der Berechnungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge gibt es Bruttolohnbestandteile, die nicht berücksichtigt werden müssen,
das heißt nicht sozialversicherungspflichtig sind. Dazu gehören:
 Abfindungen
 Aushilfslohn für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer
 Zuschuss des Arbeitgebers für Berufskleidung
 Dienstwagen
 Zuschuss des Arbeitgebers für eine Direktversicherung (nur noch bis 2008!)
 Fahrgelderstattung für öffentliche Verkehrsmittel
 Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers
 Feiertagszuschläge
 Kindergeld und Kindergartenzuschuss
 Zuschuss des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld
 Nachtarbeitszuschläge
 Reisekostenerstattung
 Zuschuss des Arbeitgebers für Reisekosten
 Sonntagszuschläge
 Trinkgelder bis max. 102 Euro im Monat
Zweifelsfrei kann man nicht in jedem Fall klären, ob irgendein Lohnbestandteil
steuer- und/oder sozialversicherungsrelevant ist. Man kann sich aber an folgender
Checkliste entlang hangeln:
 Regelmäßiger Bruttolohn und regelmäßige sonstige Bezüge sind steuerrelevant.
 Alles, was lohnsteuerrelevant ist, unterliegt auch der Beitragspflicht zur
Sozialversicherung.
 Was mit einer pauschalen Steuer versteuert werden kann, ist von der Sozi-
alversicherung befreit.
 Was von der Steuer befreit ist, ist auch nicht sozialversicherungsrelevant.
323
Alle anderen unregelmäßigen oder regelmäßigen Lohnbestandteile sind auf Steuerfreiheit und Befreiung von der Sozialversicherung zu prüfen. Hier hilft manchmal nur der Anruf beim Steuerberater.
WISO Tipp
Rufen Sie in Zweifelsfällen auch ruhig beim Sozialversicherungsträger und/
oder beim Finanzamt an. Frühzeitig geklärt, erspart späteren Ärger. Sie können sich darauf verlassen, dass vom Finanzamt und den Versicherungsträgern
in mehr oder weniger größeren Abständen auch rückwirkend geprüft wird, ob
sie alles korrekt gemacht haben.
Lass’ mich mal an die Steuer!
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Lohnsteuer vom Gehalt
abzuziehen und an das Finanzamt abzuführen. Grundlage dafür ist das Einkommensteuergesetz.
§ 38 Absatz 3 EStG
Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers bei jeder
Lohnzahlung vom Arbeitslohn einzubehalten. Bei juristischen Personen des
öffentlichen Rechts hat die öffentliche Kasse, die den Arbeitslohn zahlt, die
Pflichten des Arbeitgebers.
Auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers findet er alle Informationen, um die
Steuer richtig aus den Lohnsteuertabellen auszulesen: Steuerklasse, Familienstand, Kinderzahl und Konfession. Die Erstellung der Lohnsteuertabellen obliegt
dem Bundesminister der Finanzen.
§ 38 c Abs. 1 EStG
Der Bundesminister der Finanzen hat auf der Grundlage der diesem Gesetz
beigefügten Einkommensteuertabellen eine allgemeine Jahreslohnsteuertabelle ... aufzustellen und bekannt zu machen. In der allgemeinen Jahreslohnsteuertabelle sind die für die einzelnen Steuerklassen in Betracht kommenden
Jahreslohnsteuerbeträge auszuweisen. ...
324
Lese-Ausflug 20
§ 38 c Abs. 2 EStG
Der Bundesminister der Finanzen hat eine besondere Jahreslohnsteuertabelle
für den Steuerabzug vom Arbeitslohn derjenigen Arbeitnehmer aufzustellen und
bekannt zu machen, die zu dem Personenkreis des § 10c Abs. 3 gehören . ...
§ 38 c Abs. 3 EStG
Der Bundesminister der Finanzen hat aus den nach den Absätzen 1 und 2
aufzustellenden Jahreslohnsteuertabellen ..., eine Wochenlohnsteuertabelle
für Wochenarbeitslöhne ... und eine Tageslohnsteuertabelle für Tagesarbeitslöhne ... abzuleiten und bekannt zu machen. ...
Diese Steuertabellen gibt es im Buchhandel. Es gibt Jahres-, Monats-, Wochen- und
Tagestabellen, je nachdem, was für ein Lohn oder Gehalt gezahlt wird. Neben der
„Allgemeinen Lohnsteuertabelle“ gibt es auch eine „Besondere Lohnsteuertabelle“
für Arbeitnehmer, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherung unterliegen. Sie
ist bestimmt für Beamte, Rentner, Gesellschafter-Geschäftsführer, Soldaten etc.
WISO Tipp
Nutzer einer EDV-Lohnabrechnung können sich das Auslesen aus den Steuertabellen – und auch deren Anschaffung – sparen, da die Steuer von den
Programmen korrekt errechnet wird.
Zusätzlich zur Lohnsteuer zieht das Finanzamt auch die Kirchensteuer ein, falls
der Arbeitnehmer einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft angehört. Je nach Bundesland beträgt diese 8 % oder 9 % von der Lohnsteuer. Die
Religionsgemeinschaft ist auf der Steuerkarte ausgewiesen. Bei einer konfessionsverschiedenen oder glaubensverschiedenen Ehe ist auch die Religionsgemeinschaft des Ehepartners auf der Steuerkarte vermerkt. Wer keine Religionsgemeinschaft angehört, muss auch keine Kirchensteuer abführen. Manche Bundesländer
erheben auch eine Mindestkirchensteuer für den Fall, dass aus der Lohnsteuer
ein minimaler Betrag ermittelt wird. Derzeit beträgt diese Mindestkirchensteuer
pro Monat in den Bundesländern Baden-Württemberg, Hamburg, MecklenburgVorpommern, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und
Thüringen 0,30 Euro, in Hessen 0,15 Euro.
Wird ein Einkommen pauschal versteuert, so gilt nicht der übliche Kirchensteuersatz, sondern ein ermäßigter pauschaler Satz, der je nach Bundesland zwischen
325
4,5 % und 7 % liegt. Der ermittelte Betrag wird außerdem nur auf evangelische
und römisch-katholische Religionsgemeinschaften aufgeteilt. Das Verhältnis der
Aufteilung ist abhängig vom Bundesland.
In den Bundesländern Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Niedersachsen,
Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen gibt es auch eine
Begrenzung nach oben, die so genannte Kappung. Bezieher höherer Einkommen
können sich darüber freuen.
WISO Tipp
Eine Kappung der Kirchensteuer kann auch durch geschickte Verhandlungen erreicht werden. Es kommt gelegentlich vor, dass Steuerzahler mit einem
Austritt aus der Kirche winken und so eine Reduzierung ihres persönlichen
Kirchensteuersatzes erreichen.
Zusätzlich erheben einige Gemeinden ein so genanntes Kirchgeld. Das allgemeine
Kirchgeld wird direkt von der Kirche oder Kultusgemeinde festgesetzt. Von der
gibt‘s dann auch eine Information darüber. Daneben gibt es noch das besondere
Kirchgeld: Es kann erhoben werden, wenn nur einer der Ehegatten kirchensteuerpflichtig ist, der andere jedoch nicht.
Die Tabelle gibt eine Übersicht über die unterschiedlichen Regelungen der Kirchensteuer:
Regelsteuersatz
Pauschalsatz
Kappungssatz
Mindeststeuer pro
Monat in €
Baden-Württemberg
8,00%
6,50%
3,50%
3,6
Bayern
8,00%
7,00%
–
–
Berlin
9,00%
5,00%
3,00%
–
Brandenburg
9,00%
5,00%
3,00%
–
Bremen
9,00%
7,00%
3,00%
–
Hamburg
9,00%
4,00%
3,00%
3,6
Hessen
9,00%
7,00%
4,00%
1,8
Mecklenburg-Vorp.
9,00%
5,00%
–
3,6
Niedersachsen
9,00%
6,00%
3,50%
3,6
Bundesland
326
Lese-Ausflug 20
Regelsteuersatz
Pauschalsatz
Kappungssatz
Mindeststeuer pro
Monat in €
Nordrhein-Westfalen
9,00%
7,00%
4,00%
–
Rheinland-Pfalz
9,00%
7,00%
4,00%
–
Saarland
9,00%
7,00%
4,00%
–
Sachsen
9,00%
5,00%
3,50%
3,6
Sachsen-Anhalt
9,00%
5,00%
3,50%
3,6
Schleswig-Holstein
9,00%
6,00%
3,50%
3,6
Thüringen
9,00%
5,00%
3,50%
3,6
Bundesland
Und das ist noch nicht alles
Außer Lohn- und Kirchsteuer muss zusätzlich seit dem 1.1.1995 ein so genannter
Solidaritätszuschlag vom Arbeitslohn erhoben werden. Dieser beträgt seit dem
1.1.1998 5,5 % vom Lohnsteuerbetrag und muss aus jeder laufenden und einmaligen Lohnzahlung ermittelt werden. Kompliziert wird es, wenn Kinder zu berücksichtigen sind. Da Kinderfreibeträge seit 1996 bei der Ermittlung der Lohnsteuer
nicht mehr berücksichtigt werden, kann in solch einem Fall nicht mehr einfach
von der Lohnsteuer ausgegangen werden. Dazu an anderer Stelle mehr.
Das Thema „steuerfreier Arbeitslohn“ und „pauschale Lohnsteuer“ wurde bereits
vorher behandelt und kann hier entfallen. Es gibt aber noch Besonderheiten, die
erwähnt werden müssen.
In zwei Bundesländern – Bremen und Saarland – wird mit der Lohnsteuer auch
der so genannte Kammerbeitrag erhoben. Dieser kommt den Arbeiter- und Angestelltenkammern zugute, die Aufgaben haben, die Arbeitnehmer in wirtschaftlichen und sozialen Fragen zu beraten.
Seit dem 1.1.2000 kann auf der Lohnsteuerkarte auch ein so genannter Hinzurechnungsbetrag eingetragen werden. Der kommt immer dann zum Tragen, wenn
eine weitere Beschäftigung ausgeübt wird und auf einer zweiten oder weiteren
Lohnsteuerkarte ein Freibetrag eingetragen ist. Dafür muss dann auf der ersten
Lohnsteuerkarte der Hinzurechnungsbetrag vermerkt werden. Dieser wird dann
bei der Ermittlung der Lohnsteuer hinzugerechnet.
327
Sozial versichert – auch abgesichert?
Neulich erzählte jemand, dass seine Tochter, als sie dieses Jahr aus England zurückkam, wo sie die Sommerferien mit einer Jugendgruppe verbracht hatte, von
einem Mädchen mit Blinddarmentzündung berichtete, das nicht im Krankenhaus
aufgenommen wurde, weil alle Betten belegt waren. Das wäre hier bei uns undenkbar, da selbst in solch einem Fall nach einer Ausweichmöglichkeit gesucht
worden wäre. Wir klagen über die hohen Kosten des Gesundheitswesens und beachten dabei oft nicht, dass wir eine Absicherung erfahren, die längst nicht in
allen Ländern – noch nicht einmal überall in Europa – in diesem Maße Standard
ist. Damit wollen wir nicht unser Gesundheitswesen in Bausch und Bogen rechtfertigen – es gibt genügend Stellen an denen eingespart werden könnte, ohne die
tatsächliche Versorgungsleistung zu beschränken – aber der Blick aufs Ganze ist
manchmal wichtig, wenn man die Verhältnisse richtig einschätzen will.
Wer heute aus dem normalen Alltag herausfällt, weil er arbeitslos oder krank wird,
ist zunächst stabil und gut abgefedert. Die Krankenversicherung sorgt dafür, dass
eine ausreichende Behandlung möglich ist, die Arbeitslosenversicherung garantiert für einen Ausgleich nach dem Verlust der Arbeit und die Pflegeversicherung
soll dafür sorgen, dass bei Eintritt der Bedürftigkeit die Pflege auch gewährleistet
werden kann. Die Rentenversicherung schließlich kehrt dafür vor, dass alle aus
dem Berufsleben ausscheidenden Arbeitnehmer einen sorgenfreien Lebensabend
genießen können.
Das alles kostet Geld. Um dies finanzieren zu können, werden die so genannten
Sozialversicherungsbeiträge vom normalen Arbeitslohn einbehalten. Gegenwärtig
sind das
 Für die Rentenversicherung 19,9 % des Arbeitsentgeltes
 Für die Arbeitslosenversicherung 4,2 % des Arbeitsentgeltes
 Für die Pflegeversicherung 1,7 % des Arbeitsentgeltes.
 Für die Krankenversicherung zwischen 11 % und fast 15 %
Die Krankenkassen haben keinen einheitlichen Beitragssatz. Auch schwanken die
Leistungen der verschiedenen Kassen, sodass ein Vergleich der Krankenkassen
nicht leicht fällt und schon gar nicht über den Beitragssatz objektiv durchgeführt
werden kann.
Die Beiträge für die Sozialversicherungen muss der Arbeitnehmer nicht alleine
tragen. Er teilt sie sich mit dem Arbeitgeber. Für diesen ist deshalb das Bruttogehalt beziehungsweise der Bruttolohn für den Arbeitnehmer nicht das tatsächliche
328
Lese-Ausflug 20
Brutto, das er zu zahlen hat. Er muss die hälftigen Sozialversicherungsbeiträge
noch hinzurechnen, um den Unternehmens-Bruttolohn zu ermitteln. Man spricht
deshalb auch von einem Halbteilungsgrundsatz.
Jetzt wird abgerechnet!
Wie kommen Sie nun zum Nettolohn? Mal abgesehen davon, dass bei den richtigen
Eingaben das Programm dies für Sie ermittelt, ist die Vorgehensweise folgende:
 Dem normalen Bruttolohn/Gehalt werden zunächst Zulagen, Prämien und
so weiter hinzugerechnet. Das ergibt dann den Brutto-Monatslohn beziehungsweise das Brutto Monatsgehalt.
 Von den steuerlich relevanten Teilen dieses Brutto-Monatslohns wird die
Steuer laut Lohnsteuertabelle ermittelt und wieder abgezogen.
 Von den sozialversicherungsrelevanten Teilen des Brutto-Monatslohns wer-
den die Sozialversicherungsbeiträge errechnet und ebenfalls abgezogen.
 Dann werden Vorauszahlungen (etwa Vorschüsse, Pfändungen, Prämien für
Direktversicherungen, Abzug für vermögenswirksame Leistungen und so
fort.) abgezogen.
 Danach werden Nettobezüge (beispielsweise Zuschüsse zur freiwilligen Kran-
ken- und Pflegeversicherung, Erstattung von Auslagen) hinzugerechnet.
Das alles ergibt dann den Netto-Auszahlungsbetrag, also das, was der Arbeitnehmer tatsächlich auf seinem Konto vorfindet.
Das hört sich ziemlich kompliziert an und es kann auch in Betrieben, in denen
viele Löhne gezahlt werden, zu einer aufwendigen Angelegenheit führen. Der
Grundlohn muss wegen der unterschiedlichen Stundenzahl jeden Monat neu berechnet werden. Es gibt verschiedenste Zuschläge und so weiter Glücklicherweise
kann vieles durch den Computer automatisiert werden, sodass der Aufwand auch
bei lohnintensiven Betrieben inzwischen überschaubar bleibt.
WISO Tipp
Der „WISO Geld-Tipp Gehalt“ bietet viele Auswertungsmöglichkeiten gewissermaßen auf Knopfdruck. So ist es zum Beispiel ein Leichtes, vom Netto, das
ein Arbeitnehmer für seine Leistungen erwartet, sofort auf das Brutto umzurechnen. Auch eine Vergleichsrechnung zur Wahl einer vielleicht günstigeren
Steuerklassenwahl bei Ehepaaren ist möglich.
329
Eine Standardlohnabrechnung aus WISO Kaufmann
Besprochen wurde in diesem Kapitel die Lohnabrechnung in den Grundzügen
ohne irgendwelche Besonderheiten, die allenfalls an der einen oder anderen Stelle
Erwähnung fanden. Das nächste Kapitel beschäftigt sich ausgiebig mit den häufigsten Sonderfällen und ergänzt dieses Kapitel so in vielen Details.
330
Lese-Ausflug 21
Lese-Ausflug 21
Kinder, Auto, Freibetrag ...
Nichts als Besonderheiten
Die Lohnabrechnung lebt von Besonderheiten. Zahlreiche Details sorgen dafür,
dass es kaum eine „Standardlohnabrechnung“ gibt – oder, wenn es die gibt, dass
dieser Standard immer wieder mal korrigiert werden muss. Die Wesentlichen Besonderheiten werden im Folgenden aufgeführt und näher erläutert.
Immer wieder findet man in Büros ein fotokopiertes Dokument, in dem darauf
hingewiesen wird, dass die Arbeitnehmer sich ihre Kohlen zum Heizen des Arbeitsplatzes im Winter selber mitbringen müssten. Tatsächlich ist es heute anders:
Es gibt zahlreiche Zuschüsse und Leistungen des Arbeitgebers, die es dem Arbeitnehmer leichter machen, eine Stelle überhaupt aufnehmen zu können. Nicht alles
ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Alles muss aber bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
Es ist nicht möglich, in diesem Rahmen alle in der Praxis vorkommenden Varianten auszuleuchten. Für die Wesentlichen und häufigsten Besonderheiten gibt es in
diesem Kapitel aber Erläuterungen und Beispielrechnungen.
WISO Tipp
Wenn Sie selbst Beispielsrechnungen zu Lohn und Gehalt durchführen möchten, umfangreiche Eingaben im WISO-Lohnprogramm aber scheuen, dann
hilft Ihnen der „WISO Geld-Tipp Gehalt“.
Kein Vermögen ohne Steuer
Zuschüsse des Arbeitgebers zur Vermögensbildung an den Arbeitnehmer sind
nicht mehr lohnsteuerlich begünstigt und müssen deshalb dem Lohn oder Gehalt
zugerechnet werden. Da diese Zuschüsse aber weiterhin – tarifvertraglich festgelegt oder freiwillig eingeräumt – vom Arbeitgeber in vielen Fällen gewährt werden, sind sie in den folgenden Beispielen immer entsprechend berücksichtigt.
331
WISO Tipp
Trotzdem fördert der Gesetzgeber Vermögensbildung: Werden festgelegte
Einkommensgrenzen nicht überschritten (Jahreseinkommen derzeit 17.900
Euro für Ledige / 35.800 Euro für Verheiratete, bei Kindern gibt’s noch Zuschläge), wird eine Arbeitnehmer-Sparzulage gewährt. Außerdem gilt bei Überlassung von Vermögensbeteiligungen des Arbeitgebers ein Steuerfreibetrag von
150 Euro.
Wie komme ich hin?
Es ist grundsätzlich Sache des Arbeitnehmers, zu seinem Arbeitsplatz zu kommen.
In manchen Fällen stellt der Arbeitgeber aber Fahrtmöglichkeiten (durch firmeneigene Zubringerdienste, etwa zu Baustellen) zur Verfügung oder gewährt einen
Zuschuss zu den Kosten, die dem Arbeitnehmer für den Arbeitsweg entstehen. Dabei gibt es zwei Varianten, die auch steuerlich unterschiedlich zu bewerten sind:
Gibt es einen Zuschuss für die Kosten öffentlicher Verkehrsmittel, die der Arbeitnehmer auf seinem Weg zu und von der Arbeitsstelle benutzt, so ist dieser
Zuschuss steuer- und sozialversicherungsfrei.
Gewährt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Fahrtkosten, die bei Benutzung
eines privaten Pkws entstehen, so ist dieser Zuschuss aber steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Bitte beachten Sie, dass die Werte in diesen Berechnungen schnell veraltet sind,
da der Gesetzgeber und Sozialversicherungen gerne die Werte und Berechnungsmethoden ändern. Sie dienen im wesentlichen als grundsätzliche Verfahrensbeispiele. Genauere und jeweils aktuelle Berechnungen können Sie mit Ihren WISO-Programmen (Kaufmann, Lohn) durchführen. Eine schnelle Alternative zeigt
Ihnen der vorangegangene WISO Tipp.
Beispiel 1: Claus Cordmann, ledig, Steuerklasse I, bekommt einen Gehalt
von 1.900 Euro. Dazu kommt ein Zuschuss von 13 Euro zu den vermögenswirksamen Leistungen. Der Arbeitgeber überweist diesen Betrag mit
einem gleich hohen Eigenanteil an die Bausparkasse. Der Krankenversicherungssatz beträgt 12,8 % und die Konfession ist evangelisch. Es gibt
einen Zuschuss für die Monatskarte der städtischen Verkehrsbetriebe in
Höhe von 36 Euro.
332
Lese-Ausflug 21
Die monatliche Gehaltsabrechnung sieht folgendermaßen aus:
Abrechnung Claus Cordmann
Gehalt
€ 1.900,00
+ Zuschuss Vermögensw. Leistungen
€
13,00
+ Fahrtkostenzuschuss steuerfrei
€
36,00
Bruttolohn
€ 1.949,00
= steuerpflichtiger Arbeitslohn
€ 1.913,00
Lohnsteuer (lt. Monatstabelle)
€
234,25
Kirchensteuer (Baden-Württemberg)
€
18,74
Solidaritätszuschlag
€
12,88
= steuerrechtliche Abzüge
€
265,87
Krankenversicherung (12,8 %) x 1/2
€
139,65
Pflegeversicherung (1,7%) x 1/2
€
21,04
Rentenversicherung (19,9%) x 1/2
€
190,34
Arbeitslosenversicherung (4,2 %) x 1/2
€
40,17
= Sozialversicherungsbeiträge
€
391,20
Zahlung an Bausparkasse
€
26,00
= Auszahlungsbetrag
€ 1.255,93
Steuerpflichtiger Arbeitslohn und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt
sind in diesem Fall identisch. Bei der Arbeitskollegin des Herrn Cordmann sieht es
geringfügig anders aus:
Beispiel 2: Karin Kramer, ledig, Steuerklasse I, bekommt ebenfalls 1.900
Euro Gehalt. Dazu kommt ein Zuschuss von 13 Euro zu den vermögenswirksamen Leistungen. Der Arbeitgeber überweist diesen Betrag mit einem gleich
hohen Eigenanteil an die Bausparkasse. Der Krankenversicherungssatz beträgt 12,8 % und die Konfession ist evangelisch. Es gibt einen Zuschuss für
die Fahrt mit dem eigenen PKW zur Arbeit in Höhe von 36 Euro.
Die monatliche Abrechnung sieht in diesem Fall so aus:
333
Abrechnung Karin Kramer
Gehalt
€ 1.900,00
€
13,00
+ Fahrtkostenzuschuss
€
36,00
Bruttolohn
€ 1.949,00
= steuerpflichtiges Arbeitsentgelt
€ 1.949,00
€
243,83
Steuer auf Fahrtkostenzuschuss (15%)
€
5,40
€
19,50
€
13,41
€
282,14
€
142,28
€
21,44
€
193,93
Arbeitslosenversicherung (4,2%) x 1/2
€
40,93
€
417,09
€
26,00
= Auszahlungsbetrag
€ 1.223,77
Obwohl beide (brutto) das Gleiche verdienen, sieht das Nettoergebnis unterschiedlich aus. Nicht wesentlich – aber immerhin.
Das Fahrgeld für die Benutzung eines eigenen Fahrzeugs (Fahrrad, Motorrad oder
PKW) ist lohnsteuerpflichtig. Allerdings kann der Betrag pauschal mit 15% versteuert werden. Dazu muss er dann auf der Lohnsteuerkarte eingetragen werden.
Das Finanzamt darf ihn bei der Steuererklärung von den insgesamt abzugsfähigen
Fahrtkosten abrechnen.
Die steuerlich anerkannte Entfernung ergibt sich aus der einfachen Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Maßgeblich ist nicht etwa die tatsächlich gefahrene Strecke, sondern die kilometermäßig kürzeste, benutzbare Straßenverbindung.
334
Lese-Ausflug 21
Der Satz pro km wird von den Finanzbehörden festgelegt und beträgt beim PKW derzeit 0,36 Euro (für die ersten 10 Kilometer) und 0,40 Euro (ab dem 11. Kilometer).
Wo die Höchstgrenze für die pauschale Versteuerung liegt, kann leicht mit folgender Formel errechnet werden:
 Entfernung x Satz = Höchstgrenze
Als normal gelten 15 Arbeitstage im Monat. Bei einer Entfernung von 25 km zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ergibt sich folgende Rechnung:
15 Tage x 10 km x 0,36 Euro
=
54,00 Euro
15 Tage x 15 km x 0,40 Euro
=
90,00 Euro
Summe
144,00 Euro
Erstattet de Arbeitgeber mehr als 144,00 Euro als Fahrtkostenzuschuss, muss der
übersteigende Betrag versteuert werden.
Über diese Regelungen wird schon lange diskutiert. Die Regierung würde sie lieber
gestrichen sehen, als dauerhaft beibehalten. Gehen Sie davon aus, dass bei nächster Gelegenheit all dies ungültig oder wesentlich eingeschränkt ist.
Den Porsche vom Chef
Bekommt der Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, so ist dies
ebenfalls steuerlich zu berücksichtigen. Dabei kommt es darauf an, ob der Wagen
zur hauptsächlichen Nutzung für berufliche Zwecke dient, für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder generell privat genutzt wird. Die Finanzbehörde spricht bei der Überlassung des Firmenwagens von einem geldwerten
Vorteil, der zu versteuern ist. Dabei sind zwei Verfahren zulässig:
 Es wird monatlich 1,5 % und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits-
stätte 0,03 % des Listenpreises als geldwerter Vorteil versteuert oder
 es wird ein Fahrtenbuch geführt und die privat gefahrenen Kilometer wer-
den angerechnet.
Der Brutto-Listenpreis ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zum
Zeitpunkt der Erstzulassung, einschließlich Sonderzubehör und Umsatzsteuer.
Nicht dazu zählen das Autotelefon, die Überführung und die Zulassungskosten.
Der Preis wird auf volle 100 Euro abgerundet.
Es gibt auch Ausnahmeregeln. So wird bei einem beruflichen Einsatz des Arbeitnehmers, der vom Wohnort ausreichend entfernt stattfindet, zwei Jahre lang eine
335
Familienheimfahrt in der Woche steuerlich freigestellt. Danach wird diese Heimfahrt allerdings wie ein geldwerter Vorteil behandelt.
Beispiel 3: Martin Meyer, ledig, Steuerklasse I, bekommt auch einen Gehalt von 1.900 Euro. Dazu kommt ein Zuschuss von 13 Euro zu den vermögenswirksamen Leistungen. Der Arbeitgeber überweist diesen Betrag
mit einem gleich hohen Eigenanteil an die Bausparkasse. Der Krankenversicherungssatz beträgt 12,8 % und die Konfession ist evangelisch. Er
benutzt einen Firmenwagen, dessen Listenpreis 14.250 Euro beträgt. Der
Weg vom Büro zur Arbeit ist 15 km weit.
Die daraus resultierende Abrechnung:
Abrechnung Martin Meyer
336
Gehalt
€ 1.900,00
€
13,00
+ Geldwerter Vorteil Firmen PKW
(1,5 % von 14.200 Euro)
€
213,00
+ Geldwerter Vorteil (Fahrten Wohnung - Büro:
0,03 % x 14.200 Euro x 15 km)
€
53,52
Bruttolohn
€ 2.179,52
€ 2.179,52
€
306,66
€
24,53
€
16,86
€
348,05
€
159,09
€
23,97
€
216,86
€
45,76
€
466,42
€
26,00
= Auszahlungsbetrag
€ 1.339,05
Lese-Ausflug 21
Dieser geldwerte Vorteil durch die private Nutzung eines Firmenwagens ist auch
sozialversicherungspflichtig.
WISO Tipp
Allerdings kann auch der Anteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Dann ist dieser Teil
von der Sozialversicherungspflicht befreit. Außerdem gilt dann der ermäßigte
Kirchensteuersatz.
Kinder, Kinder ...
Bisher wurden in den Beispielen Ledige aufgeführt. Kinder haben aber keine unWesentlichen Einfluss auf die Steuerberechnung. So dürfen derzeit für jedes Kind
monatlich 304 Euro vom steuerpflichtigen Arbeitslohn für die Kirchensteuer und
den Solidaritätszuschlag abgezogen werden. Bei der Steuer werden diese Freibeträge allerdings nicht berücksichtigt. Stattdessen hat der Arbeitnehmer Anspruch
auf Kindergeld.
Beispiel 4: Peter Parmesan, verheiratet, Steuerklasse III, zwei Kinder, hat,
wie die anderen, 1.900 Euro Gehalt. Dazu kommt ein Zuschuss von 13
Euro zu den vermögenswirksamen Leistungen. Der Arbeitgeber überweist
diesen Betrag mit einem gleich hohen Eigenanteil an die Bausparkasse. Der Krankenversicherungssatz beträgt 12,8 % und die Konfession ist
evangelisch. Er bekommt einen Zuschuss für die Monatskarte der städtischen Verkehrsbetriebe in Höhe von 36 Euro. Wohn- und Arbeitsort ist in
Baden-Württemberg.
Abgerechnet wird folgendermaßen:
Abrechnung Peter Parmesan
Gehalt
€ 1.900,00
€
13,00
€
36,00
Bruttolohn
€ 1.949,00
€ 1.913,00
337
€
27,00
€
0,00
€
0,00
€
27,00
€
139,64
Pflegeversicherung (1,7 %) x 1/2
€
21,04
Rentenversicherung (19,9 %) x 1/2
€
190,34
€
40,17
€
391,19
€
26,00
= Auszahlungsbetrag
€ 1.468,81
Hat der Freibetrag bei Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag die Auswirkung,
das keine der beiden Abgaben anfallen würden, so gilt für die Kirchensteuer in
einigen Bundesländern ein Mindestkirchensteuerbetrag.
Solidaritätszuschlag wird erst ab einem bestimmten Lohnsteuerbetrag fällig. Dieser liegt derzeit für die Steuerklassen I, II, IV, V, VI bei 81,00 Euro und für Steuerklasse III bei 162,00 Euro. Werden diese Grenzen überschritten, ist nicht sofort der
ganze Solidaritätszuschlag fällig, sondern maximal 20 % der Differenz zwischen
der Lohnsteuer und der Freigrenze.
Hierzu Beispiel 5:
An Lohnsteuer fallen 200,16 Euro bei einem verheirateten Arbeitnehmer
mit Steuerklasse 3 an.
338
Lohnsteuer
€
200,16
Freigrenze
€
162,00
Differenz LSt - Freigrenze
€
38,16
5,5 % Solidaritätszuschlag auf die Lohnsteuer
€
11,14
20 % der Differenz LSt - Freigrenze
€
7,63
Lese-Ausflug 21
Statt 11,14 Euro Solidaritätszuschlag müssen also nur 7,63 Euro gezahlt
werden, weil dies die 20 % zwischen Lohnsteuer und Freigrenze sind.
Kinderfreibeträge werden leider nicht bei den Sozialversicherungsbeiträgen berücksichtigt.
Von der Kindergeldkasse wird das Kindergeld ausgezahlt. Derzeit beträgt
das Kindergeld:
Kinder
Kindergeld
Für das 1. - 3. Kind
€ 154
Für das 4. und jedes weitere Kind
€ 179
Und was machen Sie nachts?
In vielen Unternehmen ist es üblich, Überstunden zu leisten. Der dadurch erhöhte
Bruttolohn muss auch entsprechend versteuert werden. Findet Arbeit zu ungewohnten Zeiten statt, also beispielsweise nachts oder an Sonn- und Feiertagen,
so gewähren Arbeitgeber dafür oft freiwillig oder durch Tarifverträge verpflichtet Zuschläge zum normalen Grundlohn oder Stundensatz. Diese Zuschläge sind
bis zu definierten Höchstgrenzen steuer- und sozialversicherungsfrei. Werden die
Höchstgrenzen bei den Zuschlägen überschritten, so ist dieser „Überhang“ im vollen Maße steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Die Höchstgrenzen sind derzeit:
Arbeitszeit
Steuerfreier Zuschlag
Nachtarbeit von 20.00 – 6.00 Uhr
25 %
Nachtarbeit von 0.00 – 4.00 Uhr
40 %
Sonntagsarbeit von 0.00 – 24.00 Uhr
50 %
Montagsarbeit von 0.00 – 4.00 Uhr
50 %
Gesetzlicher Feiertag von 0.00 – 24.00 Uhr
125 %
Wochentag, der auf den Feiertag folgt von 0.00 – 4.00 Uhr
125 %
Silvester 14.00 – 24.00 Uhr
125 %
Weihnachten 0.00 – 24.00 Uhr
150 %
Weihnachtsfeiertage 0.00 – 4.00 Uhr
150 %
Heiligabend 14.00 – 24.00 Uhr
150 %
1. Mai von 0.00 – 24.00 Uhr
150 %
2. Mai von 0.00 – 4.00 Uhr
150 %
339
WISO Tipp
Steuerfreie Zuschläge können nicht kumuliert werden mit Ausnahme des
Nachtzuschlags. Wird etwa an einem Feiertag gearbeitet, so kann noch der
Nachtzuschlag dazu kommen. Dann beträgt etwa der Zuschlag für Weihnachten 150 %. Wird auch noch in der Nacht zwischen 0.00 – 4.00 Uhr gearbeitet,
so kommen noch einmal 40 % hinzu. Insgesamt ist damit ein Zuschlag von bis
zu 190 % steuerfrei.
€ 13,00
€ 36,00
Direkt versichert
Das soziale Netz ist gut gespannt bei uns, aber nicht in jedem Fall ausreichend.
Manch einer muss seinen Lebensstil herunterschrauben und hier und da fällt auch
schon mal jemand durch dieses Netz hindurch. Deshalb ist die zusätzliche Absicherung durch private Lebens-, Unfall- oder Pensionsversicherungen durchaus
empfehlenswert. Eine besondere Form ist die Direktversicherung, bei der der Arbeitgeber Versicherungsnehmer, der Begünstigte aber der Arbeitnehmer ist. Diese
Art von Versicherung wird vom Gesetzgeber als Vorsorge und Zukunftssicherung
betrachtet und steuerlich begünstigt.
§ 40 b Abs. 1
Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer von Beiträgen für eine Direktversicherung des Arbeitnehmers und von den Zuwendungen an eine Pensionskasse
mit einem Pauschsteuersatz von 20 vom Hundert der Beiträge und Zuwendungen erheben. ...
§ 40 b Abs. 2
Absatz 1 gilt nicht, soweit die zu besteuernden Beiträge und Zuwendungen
des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer 1.752 Euro im Kalenderjahr übersteigen oder nicht aus seinem ersten Dienstverhältnis bezogen werden. ...
Achtung! Alle neuen Direktversicherungszusagen seit dem 1.1.2005 haben nicht mehr die Möglichkeit der § 40b EStG-Förderung, sondern erhalten die Förderung gemäß § 3 Nr. 63 EStG analog der Pensionskassen.
nur noch Rentenversicherungen sind dabei förderfähig. Die folgenden
Beispiele beziehen sich noch auf die § 40b Förderung.
340
Lese-Ausflug 21
Die pauschale Besteuerung hat den Vorteil, dass der pauschalierte Lohn nicht als Arbeitsentgelt gerechnet wird und damit sozialversicherungsfrei ist. Werden die Grenzen von 1.752 Euro (bzw. 2.148 Euro bei Gruppenverträgen) überschritten, so unterliegt die Differenz der Lohnsteuer und ist außerdem sozialversicherungspflichtig.
Beachten Sie, dass nur die Zusatzleistung des Arbeitgebers (Direktversicherung wird zusätzlich zum normalen Arbeitslohn gewährt) und die
Umwandlung einer Einmalzahlung (etwa Weihnachtsgeld) sozialversicherungsrechtlich begünstigt sind. Die Umwandlung von normalem Arbeitslohn in eine Direktversicherung verhindert nicht die Beitragspflicht zu
den Sozialversicherungen.
Hierzu Beispiel 6: Karin Kramer, ledig, Steuerklasse I, bekommt einen
Gehalt von 1.900 Euro. Dazu kommt ein Zuschuss von 13 Euro zu den
vermögenswirksamen Leistungen. Der Arbeitgeber überweist diesen Betrag mit einem gleich hohen Eigenanteil an die Bausparkasse. Der Krankenversicherungssatz beträgt 12,8 % und die Konfession ist evangelisch.
Es gibt einen Zuschuss für die Fahrt mit dem eigenen PKW zur Arbeit in
Höhe von 36 Euro. Statt einer anstehenden Gehaltserhöhung bekommt
Frau Kramer eine Direktversicherung über 100 Euro.
Die Lohnabrechnung wird folgendermaßen vorgenommen:
Gehalt
€ 1.900,00
€
13,00
+ Fahrtkostenzuschuss
€
36,00
= Bruttolohn
€ 1.949,00
+ Direktversicherung
€
= Arbeitslohn
€ 2.049,00
- Direktversicherung
-€
100,00
100,00
= Arbeitsentgelt
€ 1.949,00
Lohnsteuer (lt. Monatstab.) v. Bruttolohn
€
247,33
€
5,40
€
19,79
341
€
13,60
Pausch. Lohnsteuer auf DV (20%)
€
20,00
Pausch. Kirchenst. (7%)
€
1,40
Pausch. Solid. Zuschlag (5,5%)
€
1,10
€
303,22
€
139,64
€
21,04
€
190,34
€
40,17
€
391,19
€
26,00
= Auszahlungsbetrag
€ 1.228,59
WISO Tipp
Die pauschale Lohnsteuer von 20% kann auch vom Arbeitgeber übernommen
werden. Dem Finanzamt ist es egal, wer sie bezahlt. Deshalb ist an dieser
Stelle Verhandlungsspielraum bei Gehaltsgesprächen gegeben.
Auch die Kirchensteuer wird pauschaliert, wenn die Lohnsteuer pauschal ermittelt
wird. Es ergibt sich damit auch dort ein günstigerer Satz. Die pauschalen Sätze
sind allerdings nicht in allen Bundesländern einheitlich.
Frei und vorweg
Für bestimmte Fälle hat der Gesetzgeber vorgesehen, dass Leistungen des Arbeitgebers steuerfrei sind. So zum Beispiel Zuwendungen bei einer Heirat eines
Angestellten.
342
Lese-Ausflug 21
§ 3 EStG
Steuerfrei sind:
...
15. Zuwendungen, die Arbeitnehmer anlässlich ihrer Eheschließung oder der
Geburt eines Kindes von ihrem Arbeitgeber erhalten, soweit sie jeweils 357,90
Euro nicht übersteigen.
Hierzu Beispiel 7:
Claus Cordmann (siehe Beispiel 1) möchte heiraten. Das findet der Arbeitgeber gut, da er so hofft, einen guten Mitarbeiter länger zu binden (Familiengründer setzen auf Sicherheit!). Also gewährt er zur Hochzeit einen
einmaligen Zuschuss. Üblich waren immer 1.000 DM, umgerechnet jetzt
also 511,29 Euro (man lässt sich ja nicht lumpen!).
So wird abgerechnet:
Gehalt
€ 1.900,00
€
13,00
€
36,00
+ Heiratsbeihilfe steuerfrei
€
357,90
+ Heiratsbeihilfe steuerpflichtig
€
153,39
Bruttolohn
€ 2.460,29
€ 2.066,39
€
275,50
€
22,04
€
15,15
€
312,69
€
179,59
€
27,08
€
244,79
343
€
51,66
€
503,12
€
26,00
= Auszahlungsbetrag
€ 1.618,48
Dieses Beispiel geht davon aus, dass Claus Cordmann den Zuschuss vor der Heirat
bekommt (und nicht damit durchbrennt!). Nach der Heirat ändert sich natürlich
auch die Steuerklasse von I nach III. Das ist in dieses Beispiel der Übersichtlichkeit
wegen nicht eingearbeitet worden.
Weitere steuerfreie Einnahmen sind unter anderen:
 Leistungen aus einer Krankenversicherung, der gesetzlichen Unfallversiche-
rung, Kinderzuschüsse aus den gesetzlichen Rentenversicherungen, Mutterschaftsgeld. (§ 3 Nr. 1 EStG)
 Arbeitslosengeld, Arbeitslosenhilfe, Kurzarbeitergeld und so weiter (§ 3 Nr.
2 EStG)
 Abfindungen wegen einer vom Arbeitgeber veranlassten oder gerichtlich
ausgesprochen Auflösung des Dienstverhältnisses (§ 3 Nr. 9 EStG)
 Übergangsgelder und Übergangsbeihilfen aufgrund gesetzlicher Vorschrif-
ten wegen Entlassung aus einem Dienstverhältnis (§ 3 Nr. 10 EStG)
 Bezüge aus öffentlichen Mitteln oder Mitteln einer öffentlichen Stiftung, die
wegen Hilfsbedürftigkeit oder als Beihilfe zu dem Zweck bewilligt werden,
die Erziehung oder Ausbildung, die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu
fördern (§ 3 Nr. 11 EStG)
 Aus einer Bundeskasse oder Landeskasse gezahlte Bezüge (§ 3 Nr. 12 EStG)
 Aus öffentlichen Kassen gezahlte Reisekostenvergütungen, Umzugskosten-
vergütungen und Trennungsgelder (§ 3 Nr. 13 EStG)
 Zuwendungen, die Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes von ih-
rem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten (§ 3 Nr. 16 EStG)
 Leistungen, die aufgrund des Bundeskindergeldgesetzes gewährt werden
(§ 3 Nr. 24 EStG)
344
Lese-Ausflug 21
 Entschädigungen für die betriebliche Benutzung von Werkzeugen eines Ar-
beitnehmers (§ 3 Nr. 30 EStG)
 Die typische Berufskleidung, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer un-
entgeltlich oder verbilligt überlässt (§ 3 Nr. 31 EStG)
 Die unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung eines Arbeitnehmers
zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (§ 3 Nr. 32 EStG)
 Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht
schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten (§ 3 Nr. 33 EStG)
 Bergmannsprämien (§ 3 Nr. 46 EStG)
 Die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn
auszugeben (§ 3 Nr. 50 EStG)
 Trinkgelder, die dem Arbeitnehmer von Dritten gezahlt werden soweit sei
1.224 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen (§ 3 Nr. 51 EStG)
 Das Wohngeld nach dem Wohngeldgesetz (§ 3 Nr. 58 EStG)
 Erhöhungen des Betriebsvermögens, die dadurch entstehen, dass Schulden zum
Zweck der Sanierung ganz oder teilweise erlassen werden (§ 3 Nr. 66 EStG).
Gelegentlich kommt es vor, dass ein Arbeitnehmer Lohn früher benötigt, als er
üblicherweise ausgezahlt wird. Er hat keinen Anspruch darauf aber in Einzelfällen
lässt sich mancher Arbeitgeber darauf ein. Dieser so genannte Vorschuss ist steuerfrei, da eine Versteuerung des Gehaltes bei der eigentlichen Lohnabrechnung
stattfindet.
Beispiel 8: Claus Cordmann benötigt für die Hochzeitsvorbereitung noch
zusätzlich einen Vorschuss über 250 Euro, der ihm von seinem Chef auch
gewährt wird.
Diesmal sieht die Abrechnung so aus:
Gehalt
€ 1.900,00
€
13,00
€
36,00
+ Heiratsbeihilfe steuerfrei
€
357,90
+ Vorschuss steuerfrei
€
250,00
345
+ Heiratsbeihilfe steuerpflichtig
€
Bruttolohn
€ 2.710,29
€ 2.066,39
€
275,50
€
22,04
€
15,15
€
312,69
€
179,59
€
27,08
€
244,79
€
51,66
€
503,12
€
26,00
= Auszahlungsbetrag
€ 1.868,48
153,39
An den Steuer- und Sozialversicherungsbeträgen ändert sich nichts, sehr wohl
aber am Auszahlungsbetrag.
Das ist so eine Sache
Es gibt einen älteren amerikanischen Film, in dem einem Farmer, der ausschließlich vom Tauschhandel lebt, die Steuerfahndung auf den Hals gehetzt wird. Der
gute Mann vom Amt hat größte Schwierigkeiten, die Geschäfte zu bewerten und
gerät außerdem noch in den Bannkreis der hübschen Tochter.
Deutsche Finanzbeamte machen es sich leichter als im Film. Natürlich ist die steuerliche Bewertung von Sachleistungen wieder im Einkommensteuergesetz geregelt.
§ 8 Abs. 1 EStG
Einnahmen sind alle Güter, die in Geld oder Geldeswert bestehen und dem
Steuerpflichtigen im Rahmen einer der Einkunftsarten des § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis
7 zufließen.
346
Lese-Ausflug 21
§ 8 Abs. 2 EStG
Einnahmen, die nicht in Geld bestehen (Wohnung, Kost, Waren und sonstige
Sachbezüge), sind mit den üblichen Endpreisen am Abgabeort anzusetzen. ...
§ 8 Abs. 3 EStG
Erhält ein Arbeitnehmer aufgrund seines Dienstverhältnisses Waren oder
Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht werden ... so gelten als
deren Werte abweichend von Absatz 2 die um vier vom Hundert geminderten
Endpreise ... Die sich nach Abzug der vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelte
ergebenden Vorteile sind steuerfrei, soweit sie aus dem Dienstverhältnis insgesamt 1.224 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen.
Es ist aber nicht ganz unkompliziert. Diese Berechnung des so genannten Sachbezugswertes gilt beispielsweise für die so genannten Jahreswagen, die Autohersteller Ihren Mitarbeitern verbilligt überlassen ebenso, wie etwa Vergünstigungen bei
Reisen für Reisebüroangestellte oder auch den Haustrunk, den die Getränkeindustrie, vor allem Brauereien ihren Mitarbeitern bieten.
Für die Berücksichtigung zugrunde gelegt werden muss immer der Endpreis (einschließlich Umsatzsteuer), zu denen der Arbeitgeber seine Waren oder Dienstleistungen auch Fremden anbietet. Allerdings dürfen noch 4 % abgezogen werden
– dann bleibt der „geldwerte Sachbezug“ übrig.
WISO Tipp
So sind etwa Zuwendungen, die nach Anrechnung von gegebenenfalls vom
Arbeitnehmer gezahlten Eigenanteilen im Kalendermonat nicht mehr als 50
Euro betragen, nicht steuerpflichtig. Allerdings müssen im Monat alle geldwerten Vorteile, die unter die Kleinstbetragregelung fallen, zusammengerechnet werden. Deren Betrag darf dann auch in der Summe die 50 Euro nicht
überschreiten.
Für andere Fälle gibt es von vornherein deutliche Regeln, so etwa für Zuschüsse
zum Mittagessen.
347
Beispiel 9: Karin Kramer (siehe Beispiel 2) geht jeden Tag in die Pizzeria
zum Mittagessen. Sie bekommt dort auf Kosten des Arbeitgebers ein Mittagessen im Werte von 4,82 Euro.
Der Arbeitgeber rechnet folgendermaßen ab:
Gehalt
€ 1.900,00
€
13,00
+ Fahrtkostenzuschuss steuerpflichtig
€
36,00
+ Geldwerter Vorteil Mittagessen ( 21*4,82)
€
101,22
Bruttolohn
€ 2.050,22
€ 1.949,00
Lohnsteuer auf 1913 Euro
€
234,25
€
5,40
Steuer auf Geldwerter Vorteil (25%)
€
25,31
€
18,74
€
12,88
€
296,58
€
149,66
€
22,55
€
203,99
€
43,05
€
419,25
€
26,00
= Auszahlungsbetrag
€ 1.207,17
Der Gesetzgeber geht von einem geldwerten Vorteil von 4,82 Euro aus, der steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Allerdings kann der Arbeitgeber diese
Beträge auch pauschal mit 25 % versteuern.
348
Lese-Ausflug 21
§ 40 Abs. 2 EStG
Abweichend von Absatz 1 kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem
Pauschsteuersatz von 25 vom Hundert erheben, soweit er
1. Arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb an die Arbeitnehmer unentgeltlich
oder verbilligt abgibt oder Barzuschüsse an ein anderes Unternehmen
leistet, das arbeitstäglich Mahlzeiten an die Arbeitnehmer unentgeltlich
oder verbilligt abgibt. ...
Das hat wieder den Vorteil, dass keine Sozialversicherungspflicht entsteht und der
ermäßigte Kirchensteuersatz gewählt werden kann.
Es gibt allerdings Höchstwerte für den Sachbezugswert bei Mahlzeiten. Derzeit
darf der Zuschuss des Arbeitgebers nicht höher als 5,61 Euro sein, bei einem Frühstück sogar nur 4,50 Euro. Um den geldwerten Vorteil zu ermitteln, können 3,10
Euro abgezogen werden. Übernimmt der Arbeitnehmer eine Eigenbeteiligung, so
verringert sich der geldwerte Vorteil. Beteiligt sich der Arbeitnehmer beispielsweise an einem Essen im Wert von 5,61 Euro mit 1,50 Euro selbst, so ergibt sich
folgende Berechnung: der Arbeitnehmer leistet selbst tatsächlich noch 4,11 Euro.
Nach Abzug der 3,10 Euro verbleibenden noch 1,01 Euro. Der steuer- und sozialversicherungspflichtige Anteil verringert sich damit auf diese 1,01 Euro:
Wird der Höchstbetrag überschritten, so ist jedoch der gesamte Betrag
steuerpflichtig und auch nicht mehr pauschal mit 25 % versteuerbar. Bei
einem Essenszuschuss von 6,00 Euro muss also der gesamte Betrag versteuert werden.
Der „Trick“ mit dem Restaurantscheck: Es gibt Unternehmen, die bieten Firmen,
die über keine eigene Kantine für ihre Mitarbeiter verfügen, eine steuerlich sowohl
für den Arbeitgeber wie auch den Arbeitnehmer interessante Lösung an, den so
genannten Restaurantscheck. Steuerlich begünstigt sind solche Schecks bis zu einer Höchstgrenze von 5,58 Euro pro Scheck. Dieser Betrag setzt sich aus 2,51 Euro
Sachbezugswert und 3,07 Euro steuerfreiem Essenzuschuss zusammen.
Der Sachbezugswert ist der zu versteuernde Wert einer arbeitstäglichen Mahlzeit
und wird entweder vom Nettogehalt (individuell versteuer) des Mitarbeiters einbehalten oder vom Arbeitgeber pauschal versteuert (25 % pauschale Lohnsteuer,
davon zusätzlich 5,5 % Solidaritätszulage und 7 % pauschale Kirchensteuer), das
sind jeweils 0,73 Euro.
349
Ist der volle Sachbezugswert versteuert oder vom Arbeitnehmer bezahlt, kann
der Arbeitgeber bis zu 3,07 Euro als Essenzuschuss dazugeben, ohne dass Lohnnebenkosten, Steuern oder Sozialversicherungen anfallen. Seit 1999 besteht die
Möglichkeit, Barlohn in Restaurantschecks umzuwandeln. Voraussetzung hiefür
ist allerdings eine Änderung des Arbeitsvertrages. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer den Sachbezugswert individuell versteuern. Bei einer Gehaltsumwandlung kann der Arbeitgeber den Sachbezugswert nicht pauschal versteuern.
Pauschalierung bedeutet: Erhält ein Mitarbeiter pauschal 15 Schecks pro Monat,
muss kein Einzelnachweis mehr über die Anwesenheit des Mitarbeiters geführt
werden. Allerdings dürfen Restaurantschecks nicht an Arbeitnehmer ausgegeben
werden, die mehr als durchschnittlich dreimal im Monat auf Dienstreise gehen,
oder die eine Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit ausüben. (Abschn. 31
Abs. 6 Nr. 5a) dd) LStR).
WISO Tipp
Wenn Ihnen das alles zu kompliziert ist: Wenden Sie sich einfach an ein Unternehmen, das Restaurantschecks ausgibt (etwa an Sodexho Pass GmbH,
60326 Frankfurt am Main, www.sodexho-pass.de) dort gibt es Musterrechnungen nicht nur für Großunternehmen, sondern auch für Kleingewerbetreibende
ab einem Mitarbeiter. Lassen Sie sich dort beraten, wie Sie für sich und Ihre
Mitarbeiter steuerlich am meisten herausholen können.
Bei Ausschöpfung des Höchstwertes bestehen drei Möglichkeiten:
 Pauschale Ausgabe von 15 Schecks pro Monat mit einem Gesamtscheck-
wert von 83,67 Euro, davon 46,02 Euro unversteuert.
 Der Arbeitgeber gibt einen Zuschuss von 5,58 Euro und versteuert den
Sachbezugswert pauschal. Der Scheckwert beträgt dann 5,58 Euro;
 Der Arbeitgeber gibt einen Zuschuss von 3,07 Euro und der Arbeitnehmer
zahlt den Sachbezugswert: Der Scheckwert beträgt ebenfalls 5,58 Euro.
 Der Arbeitnehmer verzichtet auf 46,02 Euro seines Bruttogehaltes und zahlt
den Sachbezugswert; Scheckwert beträgt wieder 5,58 Euro.
In jedem Fall werden pro Monat 37,65 Euro entweder individuell oder pauschal
versteuert und 46,02 Euro bleiben steuer- und sozialabgabenfrei. Im Endergebnis
bedeutet das: Der Arbeitgeber kann im Jahr pro Mitarbeiter fast 180 Euro sparen,
350
Lese-Ausflug 21
der Mitarbeiter sogar knapp 250 Euro. Beide haben also etwas von einer solchen
Konstruktion.
Klar allerdings auch: Der Scheckwert darf 5,58 Euro nicht überschreiten, da sonst
der Gesamtwert versteuert werden muss.
Bingo! Ich hab ’nen Freibetrag
Hat der Arbeitnehmer in der Steuererklärung wiederkehrende Außergewöhnliche
Belastungen und/oder Werbungskosten von mehr als 600 Euro jährlich geltend
machen können, so kann er auf Antrag einen Freibetrag in der Lohnsteuerkarte
eingetragen bekommen. Dieser sorgt dafür, dass er nicht erst nach der Abgabe
der Einkommenssteuererklärung – irgendwann im folgenden Jahr – eine Steuerrückerstattung bekommt, sondern dass er bereits im laufenden Jahr und bei jeder
Monatsabrechnung eine steuerliche Korrektur zu seinen Gunsten erhält.
Der Arbeitgeber darf erst dann Freibeträge bei der Lohnabrechnung berücksichtigen, wenn diese in die Lohnsteuerkarte eingetragen worden
sind, nicht etwa auf Zuruf des Arbeitnehmers, dass dieses jetzt demnächst
passieren wird. Der Antrag auf Lohnsteuerermäßigung kann während des
ganzen Jahres gestellt werden (bis November), gilt aber erst ab dem auf
die Eintragung folgenden Monat. Dies wird vom Finanzamt auf der Lohnsteuerkarte vermerkt. Der Gesamtbetrag für das Jahr wird dann auf die
noch verbleibenden Monate verteilt.
Und das war’s dann auch schon
Dieser kleine Rundgang durch die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung hat gezeigt, welche vielfältigen Überlegungen bei der monatlichen Abrechnung angestellt werden können – und welche Möglichkeiten darin stecken.
Immerhin hat der Arbeitgeber einige Wege, im Interesse des Arbeitnehmers auf
legale Weise Steuervorteile zu erreichen und den Auszahlungsbetrag positiv zu
beeinflussen.
351
352
Lese-Ausflug 22
Lese-Ausflug 22
Krank und weg
Ein Verhältnis geht zu Bruch
Verhältnisse von Menschen sind nicht immer von Dauer. Sie kommen mal schnell,
öfters langsam zustande und gehen nicht selten noch viel schneller wieder in die
Brüche. Nicht anders ist das bei einem Arbeitsverhältnis. Manche sind nur von
kurzer Dauer und auch bei langlebigen Arbeitsverhältnissen muss immer damit
gerechnet werden, dass sie von einer Seite (Arbeitnehmer oder Arbeitgeber) plötzlich beendet werden.
Komme gleich zurück
Nicht jeder Bruch ist endgültig. Es gibt auch die „Unterbrechungen“ für kürzere
oder längere Zeit. Solche Unterbrechungen können sein:
 Mutterschutz
 Erziehungsurlaub
 Krankheit
 Wehr- und Zivildienst
 Unbezahlter Urlaub
 Streik
 Pflege eines kranken Kindes
Tritt solch eine Unterbrechung eines Arbeitsverhältnisses für mindestens einen
Kalendermonat ein, ohne dass Entgelt gezahlt wird, ist diese Unterbrechung der
Krankenkasse mit einer Unterbrechungsmeldung mitzuteilen.
Im Falle von Krankheit hat ein Arbeitnehmer in jedem Fall Anspruch auf Lohnfortzahlung bis zu 6 Wochen oder 42 Tagen. Dauert die Krankheit (man sagt im
Allgemeinen die „Arbeitsunfähigkeit“) länger als einen vollen Kalendermonat und
darüber hinaus, so ist eine Unterbrechungsmeldung bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers einzureichen. Der Grund ist die Verpflichtung zur Meldung bei der
Rentenversicherung.
Während das Arbeitsverhältnis ruht, bleibt der Arbeitnehmer weiter beschäftigt.
Auch die Krankenversicherung besteht weiterhin. Deshalb ist bei Wiederantritt der
Arbeit keine erneute Anmeldung bei der Krankenkasse vorzunehmen.
353
Schließt direkt an die Mutterschutzfrist der Erziehungsurlaub an, so ist dieser nicht
gesondert durch eine Unterbrechungsmeldung bei der Krankenkasse mitzuteilen.
Anders ist das, wenn zwischen der Mutterschutzfrist und dem Erziehungsurlaub
eine Zeit der Beschäftigung liegt. Dann ist nach Ablauf eines Kalendermonats der
Beginn des Erziehungsurlaubs mitzuteilen.
WISO Tipp
Wird während des Erziehungsurlaubs eine geringfügige Beschäftigung ausgeübt, muss diese nicht mit den Leistungen Dritter zusammengerechnet werden. Diese Beschäftigung ist selbst dann versicherungsfrei, wenn sie beim
gleichen Arbeitgeber ausgeübt wird. Die geringfügige Beschäftigung ist jedoch bei Beginn an- und nach Beendigung abzumelden.
Für immer und ewig
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kommen eine ganze Reihe von Tätigkeiten und Aufgaben auf die Mitarbeiter der Personalabteilung zu (oder den/die
Mitarbeiter/in, die die Personalangelegenheiten in einem Kleinbetrieb erledigt).
Die folgende Checkliste soll helfen, alles richtig abzuschließen.
 Der Arbeitnehmer muss bei seiner Krankenkasse abgemeldet werden; gleich-
zeitig ist das aufgelaufene Arbeitsentgelt zu melden.
 Das Lohnkonto ist abzuschließen.
 Auf dem Personaldatenblatt ist der Austritt mit Datum zu vermerken.
 Daueraufträge für laufende wiederkehrende Überweisungen – etwa für ver-
mögenswirksame Leistungen oder Direktversicherungen – müssen storniert
werden.
 Es ist zu prüfen, ob der Arbeitnehmer noch Anspruch auf Weihnachts- oder
Urlaubsgeld hat.
 Es muss geklärt werden, ob der Jahresurlaub abgegolten ist oder ob eventu-
ell Rückstände auszuzahlen sind.
 Abgecheckt werden muss auch, ob der Arbeitnehmer ein Darlehn erhalten
hatte, das auf die Betriebszugehörigkeit beschränkt war? Kann es eventuell
mit der letzten Lohnzahlung verrechnet werden?
354
Lese-Ausflug 22
 Sind alle Vorschüsse (auch für Reisekosten?) abgerechnet?
 Wird dem Arbeitnehmer eine Abfindung gezahlt? Kann Sie noch in die
letzte Lohnabrechnung einfließen?
 Die Anzahl Unterbrechungstage sind für die Lohnsteuerkarte zu ermitteln.
 Die geleisteten Arbeitsstunden sind für die Berufsgenossenschaft aufzu-
zeichnen.
 Der Arbeitnehmer bekommt die Steuerkarte mit der Verdienstbescheini-
gung ausgehändigt. Für den Fall, dass die Steuerkarte aus organisatorischen
Gründen nicht gleich herausgegeben werden kann, hat er Arbeitnehmer
Anspruch auf eine Zwischenbescheinigung.
Diese Mustercheckliste kann für die individuellen Bedürfnisse eines Betriebes gekürzt oder erweitert werden.
WISO Tipp
Heften Sie eine Kopie Ihrer eigenen Checkliste in jede Personalakte. Dann
haben Sie bei Bedarf immer gleich eine Arbeitshilfe zum Abhaken bereit.
Für den Fiskus ...
Auf der Lohnsteuerkarte, die dem Arbeitnehmer bei Austritt (und sonst am Jahresende) wieder ausgehändigt wird, werden alle für das Finanzamt wesentliche
Details aufgezeichnet. Die Informationen können in den meisten Fällen dem
Lohnkonto entnommen werden. Viele Lohnprogramme drucken die Informationen bereits fertig aus.
Liegt keine Lohnsteuerkarte vor, so können die Angaben auf einem amtlichen
Formular, der Lohnsteuerbescheinigung, die beim Finanzamt erhältlich ist, eingetragen werden.
WISO Tipp
Allein diese Arbeit rechtfertig schon die Anschaffung eines Lohnprogramms,
oder die Abgabe dieser Aufgabe an den Steuerberater, der mit entsprechender Software arbeitet. Es erspart erheblich Zeit und Arbeitskraft.
355
... und die Krankenkasse
Auch die Krankenkasse muss wissen, wann ein Arbeitsverhältnis endet. Das gilt
sowohl für Vollzeitbeschäftigungen wie für Aushilfsarbeitsverhältnisse. Die Versicherungspflicht endet mit Ablauf des letzten Arbeitstages. Dieser muss aber
nicht identisch sein mit dem letzten Tag, den der Angestellte im Unternehmen
ist. Nimmt der Arbeitnehmer noch Urlaub oder ist von der Arbeit freigestellt, so
gilt diese Zeit weiterhin als vertragliche Arbeitszeit, die der Versicherungspflicht
unterliegt, weiter. Gleiches gilt bei Krankheit. Hier ist der Zeitraum der Entgeltfortzahlung zu berücksichtigen.
Wird ein Ausbildungsverhältnis beendet und der Auszubildende anschließend in ein Arbeitsverhältnis übernommen, so ist eine Abmeldung und
eine erneute Anmeldung vorzunehmen.
Für die Abmeldung gibt es das Formular „Meldung zur Sozialversicherung“. Es
sollte innerhalb von sechs Wochen nach dem Arbeitsende oder der Entgeltfortzahlung erfolgen. Auch sozialversicherungsbefreite kurzfristig oder geringfügig
beschäftigte Arbeitnehmer müssen bei der Krankenkasse an- und abgemeldet
werden. Die Frist beträgt in solchen Fällen eine Woche nach Beschäftigungsende.
Auch das elektronische Meldeverfahren DEÜV ist inzwischen weitgehend eingeführt und toleriert.
Exkurs: Kündigung und Arbeitsrecht
Auch für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gelten Regeln – für beide Seiten. Die wichtigsten sind im Arbeitsvertrag festgelegt. Darüber hinaus – und auch
generell – gibt es Vorgaben durch den Gesetzgeber und eine gewisse Praxis bei
den Arbeitsgerichten. Dass man mal so eben von seinem Chef „gefeuert“ wurde
und auf der Straße steht, das klappt in dieser banalen Form nur im Roman und
in Fernsehspielen.
Am leichtesten hat es noch der Arbeitnehmer. Wenn er schriftlich kündigt und
sich dabei an die im Arbeitsvertrag vorgegebenen Fristen hält, so ist dieser Kündigung nichts entgegenzusetzen.
Anders beim Arbeitgeber. Er hat sich nicht nur an die tarif- und arbeitsvertraglichen Fristen zu halten, sondern auch noch andere, zum Teil gesetzliche Regelungen (etwa das Kündigungsschutzgesetz) zu beachten.
Um sich von einem Mitarbeiter zu trennen, gibt es folgende Möglichkeiten:
356
Lese-Ausflug 22
 Den Aufhebungsvertrag
 Die ordentliche Kündigung
 Die außerordentliche Kündigung und
 Die Änderungskündigung
Vertrag ist Vertrag
Die einfachste Lösung ist die einvernehmliche Trennung durch einen Aufhebungsvertrag. Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln die Trennung in einem speziellen
Vertrag. Für diesen Fall muss auch nicht auf das Kündigungsschutzgesetz Rücksicht genommen werden. Allerdings sollte auf eventuelle tarifvertragliche Regelungen (zum Beispiel Bedenkzeiten für Aufhebungsverträge) geachtet werden.
Sollte der Aufhebungsvertrag zustande kommen, weil der Arbeitgeber mit
einer ordentlichen Kündigung drohte, so ist der Aufhebungsvertrag unwirksam, wenn der Arbeitnehmer anschließend doch zum Arbeitsgericht geht.
Solch ein Aufhebungsvertrag st für den Arbeitnehmer nicht unbedingt positiv. So
bekommt er vom Arbeitsamt eine Sperrzeit von zwölf Wochen. Außerdem wird
der Anspruch auf Arbeitslosengeld um wenigstens � der Gesamtdauer gekürzt.
Endet das Arbeitsverhältnis durch einen Aufhebungsvertrag noch vor der eigentlichen Kündigungsfrist, so gibt es weitere Strafen durch das Arbeitsamt. Deshalb
ist ein Aufhebungsvertrag oft mit nicht unerheblichen Abfindungen (als finanzielle Angebote) an den Arbeitnehmer verbunden.
WISO Tipp
Ist mit dem Aufhebungsvertrag eine Freistellung von der Arbeit verbunden, so
regeln Sie darin auch, dass der Resturlaubsanspruch mit dieser Freistellung
abgegolten ist.
Generell ist bei der Kündigung die schriftliche Form immer vorzuziehen, auch
wenn der Gesetzgeber dies nicht zwingend vorschreibt. Eine mündlich ausgesprochene Kündigung gilt ebenso – ist aber im Streitfall nicht so leicht zu belegen.
Findet ein Kündigungsgespräch statt, so sollte die schriftliche Ausformulierung
möglichst unmittelbar folgen. In manchen Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen ist darüber hinaus die Kündigung in Schriftform und die Übergabe als
„Einschreiben“ sogar vorgegeben.
357
Die Kündigung ist wirksam, wenn Sie zugegangen ist. Das wird angenommen, wenn der Brief den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers erreicht. Deshalb gilt die Kündigung auch, wenn der Empfänger im Urlaub,
im Krankenhaus oder sonst irgendwie abwesend ist.
Eine Klage kann der Arbeitnehmer nur innerhalb von drei Wochen nach Zugang
der Kündigung beim Arbeitsgericht einreichen. Nur unverschuldete Verhinderung
der Fristwahrung kann verhindern, dass die Kündigung rechtswirksam wird.
Die letzte Frist
Der Gesetzgeber hat als Frist für eine Kündigung von Arbeitern und Angestellten
vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats vorgegeben. Diese
Fristen können nicht unterschritten, sondern nur über Tarif- und Arbeitsverträge
sowie in Betriebsvereinbarungen überboten werden. Darüber hinaus gibt es eine
Erhöhung der Kündigungsfristen durch die Zeit der Betriebszugehörigkeit.
Betriebszugehörigkeit
Kündigungsfristen
2 Jahre
1 Monat zum Ende eines Kalendermonats
5 Jahre
2 Monate zum Ende eines Kalendermonats
8 Jahre
10 Jahre
12 Jahre
15 Jahre
20 Jahre
Zeiten vor der Vollendung des 25. Lebensjahres werden allerdings nicht berücksichtigt.
Vorsorgen ist besser als Klagen vor dem Arbeitsrichter
Bevor eine Kündigung ausgesprochen wird, sollten einige Dinge geprüft werden:
 Liegt eventuell ein Kündigungsverbot vor (beispielsweise bei werdenden
Müttern)?
 Müssen besondere Zustimmungs- und Anzeigeerfordernisse berücksichtigt
werden (etwa bei Schwerbehinderten)?
 Liegt eine soziale Rechtfertigung im Sinne des Kündigungsschutzgesetzes
(KSchG) vor?
 Stimmen die vorgesehenen Kündigungsfristen mit Vertrag und gesetzlicher
Regelung überein?
358
Lese-Ausflug 22
Sind diese Fragen gründlich geklärt, kann die Kündigung erklärt werden (mündlich und/oder schriftlich). Kündigungsgründe müssen nur angegeben werden bei
Auszubildenden und werdenden Müttern sowie bei besonderer Vereinbarung oder
Zugehörigkeit zum Betriebsrat. Um zu vermeiden, dass Formvorschriften verletzt
werden, ist es sonst nicht verkehrt, bei schriftlichen Kündigungen den Grund
nicht zu nennen.
Nichts bleibt, wie es war
Eine besondere Form der Kündigung ist die Änderungskündigung. Diese sieht
nicht die Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor, sondern eine Änderung der
inhaltlichen Aspekte eines Arbeitsvertrages. Damit kann erreicht werden, dass der
Arbeitnehmer andere Tätigkeiten als vertraglich vorgesehen ausführt, im Einzelfall auch, dass eine andere (sogar niedrigere) Entlohnung stattfindet.
Der Arbeitnehmer hat mehrere Möglichkeiten, auf solch eine Änderungskündigung zu reagieren:
 Er kann sie akzeptieren. Dann wird das Arbeitsverhältnis mit einem neuen
Vertrag von einem definierten Zeitpunkt an weiter fortgesetzt.
 Er kann die Änderungskündigung ablehnen. Dann bleibt der alte Arbeits-
vertrag bestehen. In vielen Fällen ist deshalb mit der Änderungskündigung
bereits eine richtige Kündigung für den Ablehnungsfall verbunden. Dann
kann der Arbeitnehmer prüfen, ob er dagegen klagen will.
 Er kann der Änderungskündigung unter Vorbehalt zustimmen. Der Vorbe-
halt bezieht sich darauf, dass die Änderungen der Arbeitsbedingungen nicht
sozial ungerechtfertigt sind.
Ein weites Feld
Die in diesem Abschnitt beschriebenen Anmerkungen zur Kündigung sind nur
das Allerwichtigste zu diesem heiklen Thema. Sie dienen als Ausgangspunkt für
eine weitere Beschäftigung. Jeder Arbeitgeber ist gut beraten, sich vor der ersten
Kündigung ausgiebig mit diesem Thema zu beschäftigen. Auch ein Beratungsgespräch mit dem Anwalt über die Form einer geplanten Kündigung kann am Ende
günstiger sein, als eine falsche Kündigung, die vor dem Arbeitsrichter endet. Hier
wird nämlich nicht „im Zweifel für den Angeklagten“ (den Arbeitgeber), sondern
im Zweifel für den Entlassenen entschieden. Mit Recht, da dieser in der Regel am
kürzeren Hebel sitzt. Das heißt nicht, dass jede Klage im Sinne des Arbeitnehmers
ausgeht. Aber besser ist es, man klärt die Dinge vorher richtig.
359
Und das beginnt bereits bei der Einstellung (je besser geprüft ist, ob der Kandidat
wirklich für die Aufgabe und das Unternehmen passt, um so weniger ist mit einer
Kündigung zu rechnen) und beim Arbeitsvertrag (je genauer die Arbeitsbedingungen und die Fristen definiert sind, um so klarer kann gegebenenfalls eine Kündigung ausgesprochen werden).
360
Lese-Ausflug 23
Lese-Ausflug 23
Auf wie viel Konten kommt der Lohn denn noch?
Zahlen ist nicht alles
Sind die Löhne gezahlt und die Abgaben an das Finanzamt und die Krankenkassen abgeführt, dann sind noch längst nicht alle Konten berührt, mit denen der
Lohn und das Gehalt zu tun haben. Nun kommen die Konten in der Buchhaltung
an die Reihe. Bereits vor mehr als fünfhundert Jahren schrieb der Franziskanermönch Luca Pacioli in seiner Abhandlung über die Buchführung:
„Das Warenspesenkonto wird deshalb errichtet, weil man nicht immer jede
Kleinigkeit sofort in das Konto der Ware, die Du verkaufst oder kaufst, stellen
kann, wie es der Fall ist, wenn Du nach mehreren Tagen die Packträger, Wieger, Binder, Barkenführer, Lastträger und ähnliche bezahlen musst, dem einen
Soli, dem anderen zwei. Es würde zu umständlich sein, für jeden ein besonderes Konto zu bilden, sie verdienen diese Mühe nicht, denn „de minimis non
curat praetor“ (um Kleinigkeiten kümmert sich der oberste Beamte nicht) ...
Auch die Gehälter der Angestellten und Lehrlinge des Ladens werden in dieses Konto eingetragen. Einige errichten hierfür ein besonderes Konto, um zu
wissen, was sie hierfür im Jahr ausgeben und saldieren es dann mit obigen
Konto ...“
Mit einem Konto kommt kein Betrieb heute mehr aus. Der Arbeitgeber hat für
seine Arbeiter und Angestellten die Pflichtversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung) abzuführen und auch einen Teil davon zu
übernehmen. Beiträge zur Unfallversicherung sind sogar in voller Höhe vom Arbeitgeber zu bezahlen.
Die gängigen Kontenrahmen (IKR, DATEV etc.) sehen die nötigen Konten bereits
vor. Für die folgenden Beispiele wird der DATEV SKR 04 Standardkontenrahmen
benutzt.
Einfach zweifach
Das Buchen von Lohn und Gehalt ist einfach, wenn man sich zuvor die Vorgänge,
die zu verbuchen sind, verdeutlicht:
361
 Als Erstes ist der Bruttolohn des Arbeitnehmers (der Arbeitnehmer) zu
buchen. Gegenkonto sind das Konto Bank sowie Verbindlichkeitskonten
(Steuer, Versicherung).
 Der Arbeitgeberanteil ist zu verbuchen.
 Die Zahlung an das Finanzamt und die Krankenkasse werden abschließend
gebucht.
Dabei können die einzelnen Buchungen zeitlich durchaus auseinander liegen.
Das erste Beispiel dient im Folgenden als Demonstration für eine korrekte Verbuchung in der Finanzbuchhaltung und nicht für aktuell gültige Beträge oder Beitragssätze. Für dieses und alle weiteren Beispiele gilt: 19,5 % RV, 6,5 % AV, 13 %
RV, 5,5 % Solidaritätszuschlag, 1,7 % Pflegeversicherung.
Zunächst einmal zusammengefasst die Daten:
Beispiel 1:
Gehalt für: Bernd Baumann
Steuerklasse: I
Familienstand: ledig, keine Kinder
Bruttogehalt:
Lohnsteuer:
233,91 Euro
Kirchensteuer: (Baden-Württemberg)
18,71 Euro
Solidaritätszuschlag:
12,86 Euro
Krankenversicherung:
123,50 Euro
Pflegeversicherung:
16,15 Euro
Rentenversicherung:
185,25 Euro
Arbeitslosenversicherung:
Arbeitgeberanteil:
Gehaltsauszahlung:
362
1.900,00 Euro
61,75 Euro
386,65 Euro
1.247,87 Euro
Lese-Ausflug 23
In der Buchhaltung werden zunächst das Bruttogehalt, die Gehaltsauszahlung sowie die zurückgehaltenen Steuern und Versicherungen gebucht:
6000 Löhne und Gehälter,
an 1800 Bank,
1.900 Euro
1247,87 Euro
3730 Verbindlichkeiten aus Steuern,
265,48 Euro
3740 Verbindlichkeiten aus Sozialversicherung,
386,65 Euro
Anschließend ist noch der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen
zu buchen:
6100 Soziale Abgaben und Aufwendungen,
386,65 Euro
an 3740 Verbindlichkeiten aus Sozialversicherung,
386,65 Euro
Damit ist der Vorgang aber noch nicht abgeschlossen. Das Finanzamt und
die Krankenkasse haben noch kein Geld erhalten. Bald darauf wird an sie
überwiesen oder von ihnen selbst abgebucht. In der Buchhaltung sieht es
danach folgendermaßen aus:
265,48 Euro
und 3740 Verbindlichkeiten aus Sozialversicherung,
773,30 Euro
an 1800 Bank,
1.038,78 Euro
Natürlich wird nicht jeder einzelne Mitarbeiter auf diese Weise verbucht. Lohnprogramme drucken am Schluss einer Lohnabrechnung Journale aus, nach denen in
der Buchhaltung die ganze Abrechnung komplett gebucht werden kann. Allerdings
wird dabei so vorgegangen, wie es an diesem einen Mitarbeiter gezeigt wurde. Und
natürlich ist es selten so einfach. Deshalb folgen in den nächsten Abschnitten noch
einige der Besonderheiten, die bereits in Kapitel 5 angesprochen wurden.
Kleine Leistungen
Fast alltäglich ist es heute, wenn der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den vermögenswirksamen Leistungen und zu den Fahrtkosten gewährt. Das Beispiel 1 wird
entsprechend erweitert.
363
Beispiel 1a:
Gehalt für: Bernd Baumann
Steuerklasse: I
Familienstand: ledig, keine Kinder
Bruttogehalt:
Zuschuss Vermögensw. L.:
Lohnsteuer:
1.900,00 Euro
26,00 Euro
241,00 Euro
Kirchensteuer: (Baden-Württemberg)
19,28 Euro
Solidaritätszuschlag:
13,25 Euro
Krankenversicherung:
125,19 Euro
Pflegeversicherung:
16,37 Euro
Rentenversicherung:
187,79 Euro
Arbeitslosenversicherung:
Arbeitgeberanteil:
Gehaltsauszahlung:
62,60 Euro
391,95 Euro
1.260,52 Euro
Gebucht wird wieder zunächst das Bruttogehalt, die Gehaltsauszahlung sowie die zurückgehaltenen Steuern und Versicherungen: Zum Bruttogehalt
wird der Zuschuss zu den vermögenswirksamen Leistungen gerechnet.
1.926,00 Euro
an 1800 Bank,
1260,52 Euro
273,53 Euro
391,95Euro
3750 Verbindlichkeiten aus Vermögensbildung,
26,00 Euro
Anschließend wird auch hier der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen gebucht:
364
6100 Soziale Abgaben und Aufwendungen,
391,95 Euro
an 3740 Verbindlichkeiten aus Sozialversicherung,
391,95 Euro
Lese-Ausflug 23
Die Zahlung der Verbindlichkeiten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung
folgt. Der Buchungssatz ist um eine Position zu erweitern, da auch die
Vermögenswirksamen Leistungen an den Leistungsträger abgeführt werden müssen.
273,53 Euro
und 3740 Verbindlichkeiten aus Sozialversicherung,
783,90 Euro
und 3750 Verbindlichkeiten aus Vermögensbildung,
26,00 Euro
an 1800 Bank,
1083,43 Euro
Ein Schuss ins Portemonnaie
Es gibt noch eine ganze Reihe anderer Besonderheiten – zum Beispiel den so beliebten Vorschuss. Hat Bernd Baumann sich bereits vor dem Gehaltszahlungstermin 250 Euro auszahlen lassen, so ist folgende Buchungsweise angesagt:
Als Erstes die Auszahlung
1340 Forderungen gegen Personal,
250,00 Euro,
an 1600 Kasse,
250,00 Euro.
Dann die Buchung bei der Gehaltsabrechnung
1.926 Euro
an1800 Bank,
956,49 Euro
1340 Forderungen gegen Personal,
250,00 Euro
273,53 Euro
391,95 Euro
3750 Verbindlichkeiten aus Vermögensbildung,
26,00 Euro
Die weiteren Buchungen entsprechen dann dem vorangegangenen Beispiel.
Allerhand Sachen
Sachbezüge, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gewährt, sind steuer- und
sozialversicherungspflichtig – abgesehen von Beträgen, die unterhalb der Freigrenze von 50 Euro liegen und bestimmte Fälle wie beispielsweise bei den Essenszuschüssen, die pauschal versteuert werden, können (nach § 40 EStG) und
damit dann nicht sozialversicherungspflichtig sind. (siehe dazu auch Kapitel 5).
Sachbezüge können sein:
365
 Waren
 Dienstleistungen
 Werkswohnungen
 Freie Unterkunft oder Verpflegung
 Essenszuschüsse
 Fahrzeuggestellung
Diese Sachbezüge sind laut § 19 Abs. 1. Nr. 1 EStG lohnsteuerpflichtig und damit
auch sozialversicherungspflichtig. Das Vorgehen bei Abrechnung und Buchung
ist Folgendes:
Die Sachleistung wird berechnet. Vom Endpreis (der Waren und Dienstleistungen) können 4 % abgezogen werden sowie vom Jahresbetrag 1.224 Euro je Kalenderjahr. Weiterhin können Zahlungen des Arbeitnehmers für diese Waren oder
Dienstleistungen abgezogen werden. Der verbleibende Betrag wird dem Gehalt zugeschlagen. Es ergibt sich das steuer- und sozialversicherungspflichtige Gehalt.
Gebucht wird dann wie in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben. Ein
neues Konto wird in der Regel nicht berührt.
Bei Essenszuschüssen muss der Arbeitgeber noch die Zahlungen für die Essensleistung (etwa an eine Gaststätte) buchen. Dazu ist auch die Umsatzsteuer herauszurechnen. Gebucht wird die jeweilige Essenslieferung wie folgt:
Lohnaufwand (einschl. Essenszuschuss des Arbeitgebers) und
Sozialaufwand und Kasse oder Bank (Zuschuss des Arbeitnehmers)
an Bank und Sonstige Verbindlichkeiten
und Erlöse aus Verpflegung und Umsatzsteuer.
Ähnlich ist es bei der Überlassung eines Pkws an einen Arbeitnehmer. Hier ist
ebenfalls zunächst der Brutto- und Nettowert des Sachbezugs zu errechnen. Dieser
wird dem zu versteuernden Gehalt zugeschlagen. Die Buchung wird anschließend
ergänzt um die Erlöse für Kfz-Kosten (Nettowert) und die darauf entfallende Umsatzsteuer:
366
Lese-Ausflug 23
Lohnaufwand (einschl. Bruttowert des Sachbezugs) und
Sozialaufwand
an Bank und Sonstige Verbindlichkeiten und
Erlöse für Kfz-Kosten und Umsatzsteuer.
Kleinigkeiten kümmern den obersten Beamten nicht ...
... sehr wohl aber seine untergebenen kleinen Beamten. Die korrekte Verbuchung
der Lohnabrechnung in der Finanzbuchhaltung ist zusammen mit der korrekten
Lohn- und Gehaltsabrechnung die Gewähr dafür, dass jede Lohnsteuerprüfung
und jede Prüfung der Sozialversicherungsbeiträge gut überstanden wird. Wenn
sich jeder Posten in der Buchhaltung gut nachvollzogen werden kann (was sowieso im Rahmen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – GOB – verlangt
wird), sind die Prüfungen schnell vorbei und ohne Folgen.
Lohnjournal aus WISO Kaufmann
DATEV Lohnjournal
367
368
Lese-Ausflug 24
Lese-Ausflug 24
Mehr Schein als Sein
Die Entfernung macht’s
Wer mit Michael Endes erstem Werk „Jim Knopf und der Lokomotivführer“ vertraut ist – und wer ist das nicht? – der wird die Figur des Scheinriesen kennen.
Diese tragische Gestalt erscheint allen aus der Ferne riesengroß und wird beim
Näherkommen immer kleiner, bis er bei der direkten Gegenüberstellung genauso
groß ist, wie jeder andere auch. Diese Figur muss den Gesetzgebern wohl vorgeschwebt haben, als Sie die Formulierung der Scheinselbstständigkeit in das deutsche Recht einführten.
Selbstständige werden im Sinne der Sozialversicherung nicht als schutzbedürftig angesehen und sind deshalb nicht versicherungspflichtig. Sie
können sich in der Krankenversicherung freiwillig versichern, wenn sie
bisher schon versichert waren und eine bestimmte Vorversicherungszeit
erfüllen. Damit wird auch die Versicherung in der Pflegeversicherung
nach sich gezogen. Für eine bestimmte Personengruppe kann in der gesetzlichen Rentenversicherung Versicherungspflicht angeordnet werden
(§ 2 SGB VI). Darüber hinaus können Selbstständige freiwillig Rentenversicherungsbeiträge zahlen. In der Arbeitslosenversicherung können sich
Selbstständige nicht freiwillig versichern.
Scheinselbstständige sind Selbstständige, die von Ihren Aufgaben und Ihrer Abhängigkeit einem einzigen Unternehmen verbunden sind, also eigentlich Arbeitnehmer sein müssten. Da Selbstständige nicht sozialversicherungspflichtig sind,
sich also um ihre soziale Absicherung und Ihre Altersvorsorge selber kümmern
müssen, könnte so mancher Unternehmer mit solchen „freien Mitarbeitern“ ein
Schnäppchen machen, da er sich dadurch ein Haufen „Personalkosten“ spart. Das
ist nicht nur schlecht für diese „freien Arbeitskräfte“ sondern auch für die Versicherungsträger, denen nicht unerhebliche Beiträge verloren gehen.
369
Deshalb wurde in das Sozialgesetzbuch eine entsprechende Passage eingearbeitet:
§ 7 Abs. 4 SGB IV
Bei einer erwerbsmäßig tätigen Person, die ihre Mitwirkungspflichten nach §
206 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch oder nach § 196 Abs. 1 des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch nicht erfüllt, wird vermutet, dass sie beschäftigt
ist, wenn mindestens drei der folgenden fünf Merkmale vorliegen:
1. Die Person beschäftigt im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit regelmäßig
keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer, dessen Arbeitsentgelt aus diesem Beschäftigungsverhältnis regelmäßig im Monat 325 Euro übersteigt;
2. sie ist auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig;
3. ihr Auftraggeber oder ein vergleichbarer Auftraggeber lässt entsprechende
Tätigkeiten regelmäßig durch von ihm beschäftigte Arbeitnehmer verrichten;
4. ihre Tätigkeit lässt typische Merkmale unternehmerischen Handelns nicht
erkennen;
5. ihre Tätigkeit entspricht dem äußeren Erscheinungsbild nach der Tätigkeit,
die sie für denselben Auftraggeber zuvor aufgrund eines Beschäftigungsverhältnisses ausgeübt hatte.
Satz 1 gilt nicht für Handelsvertreter, die im Wesentlichen frei ihre Tätigkeit
gestalten und über ihre Arbeitszeit bestimmen können. Die Vermutung kann
widerlegt werden.
Der erste Punkt ist nicht unbedingt einsichtig. Es gibt durchaus Freiberufler die
Angestellte nicht bedürfen. Andererseits reicht dieser Punkt ja auch alleine nicht
aus, um eine Scheinselbstständigkeit zu unterstellen. Wichtiger ist der 2. Punkt.
Wenn jemand fast nur für einen Auftraggeber tätig ist, so ist durchaus zu überlegen, ob es sich nicht um einen arbeitnehmerähnlichen Status handelt. Immerhin
hängt dann ja die ganze Existenz des „Selbstständigen“ an diesem Unternehmen.
Was ist, wenn diese keine Tätigkeiten mehr vergibt? Wie schnell kann ein neues
Unternehmen gefunden werden? Ganz kritisch wird es, wenn vergleichbare Tätigkeiten auch im Unternehmen des Auftraggebers von dessen Arbeitnehmern
durchgeführt werden oder wenn der „Selbstständige“ diese Tätigkeiten sogar zuvor als Angestellter des Auftraggebers erfüllt hat. Etwas vage ist der Punkt vier,
der auf das Erkennen „unternehmerischen Handelns“ abzielt.
370
Lese-Ausflug 24
Liegen nun drei dieser Punkte vor, so wird angenommen, dass eine abhängige
Versicherungspflicht vorliegt. Damit ist der „Scheinselbstständige“ versicherungspflichtig in allen Versicherungszweigen. Er muss sich damit aber nicht abfinden
und kann Widerspruch bei der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA)
einlegen und – falls dieser erfolglos bleibt – beim Sozialgericht klagen. Ist auch
diese Klage nicht von Erfolg gekrönt, so kommt der jetzt offizielle „Scheinselbstständige“ nicht mehr um die Versicherungspflicht herum.
Machen Sie einen Antrag!
Um solch eine Situation zu vermeiden, vor allen Dingen nicht unerhebliche Nachforderungen, kann von vornherein eine Klärung über ein Anfrageverfahren bei
der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) einleiten.
§ 7 a Abs. 1 SGB IV
Die Beteiligten können schriftlich eine Entscheidung beantragen, ob eine Beschäftigung vorliegt, es sei denn, die Einzugsstelle oder ein anderer Versicherungsträger hatte im Zeitpunkt der Antragstellung bereits ein Verfahren zur
Feststellung einer Beschäftigung eingeleitet. Über den Antrag entscheidet abweichend von § 28 h Abs. 2 die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte.
§ 7 a Abs. 2 SGB IV
Die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte entscheidet aufgrund einer Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalles, ob eine Beschäftigung vorliegt.
Entscheidet die BfA, dass eine selbstständige Tätigkeit vorliegt, so ist alles klar. Es
entsteht keine Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflege- sowie Arbeitslosenversicherung. Rentenversicherungspflicht kann in Betracht kommen, zum
Beispiel bei einer handwerklichen Tätigkeit oder bei einer künstlerischen oder
publizistischen Tätigkeit.
Stellt die BfA fest, dass es sich um ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis handelt, beginnt mit der Zustellung des Bescheides der BfA bei den Beteiligten die
Versicherungspflicht, allerdings nur,
 wenn der Beschäftigte dem späteren Beginn der Versicherungspflicht zu-
stimmt, und
 für den Zeitraum zwischen Aufnahme der Beschäftigung und Entscheidung
eine Absicherung vorgenommen hat, die der gesetzlichen Kranken- und
Rentenversicherung entspricht.
371
Ist das nicht der Fall, so beginnt die Versicherungspflicht mit der Aufnahme der
Beschäftigung rückwirkend.
Gegen eine solche Entscheidung können natürlich Rechtsmittel eingelegt werden,
die dann aufschiebende Wirkung haben. Das hat den Vorteil, dass Zahlungen nicht
sofort nötig sind und auch die Meldepflicht entfällt. Zu berücksichtigen ist dabei
aber, dass sich dadurch erhebliche Beitragsnachzahlungen aufbauen können.
Aber so ähnlich ...
Eine besondere Form liegt vor, wenn zwei der Übereinstimmungen lt. § 7 Abs. 4
SGB IV zutreffen. Dann geht man von einer arbeitnehmerähnlichen Selbstständigkeit aus. Es ist in diesem Fall noch möglich, den Befreiungstatbestand nach § 231
Abs. 5 SGB VI oder die Befreiung nach § 6 Abs. 1a SGB VI zu erlangen. Gelingt
das nicht, so besteht lediglich Rentenversicherungspflicht. Der „arbeitnehmerähnliche Selbstständige“ trägt seine Beiträge allerdings allein. Andernfalls wird der
„Arbeitnehmerähnliche“ auch von der Rentenversicherungspflicht befreit.
§ 6 Abs. 1 a SGB VI
Personen, die nach § 2 Satz 1 Nr. 9 versicherungspflichtig sind, werden von der
Versicherungspflicht befreit
1. für einen Zeitraum von drei Jahren nach erstmaliger Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit, die die Merkmale des § 2 Satz 1 Nr. 9 erfüllt,
2. nach Vollendung des 58. Lebensjahres, wenn sie nach einer zuvor ausgeübten selbstständigen Tätigkeit erstmals nach § 2 Satz 1 Nr. 9 versicherungspflichtig werden.
Satz 1 Nr. 1 gilt entsprechend für die Aufnahme einer zweiten selbstständigen
Tätigkeit, die die Merkmale des § 2 Satz 1 Nr. 9 erfüllt. Eine Aufnahme einer
selbstständigen Tätigkeit liegt nicht vor, wenn eine bestehende selbstständige
Existenz lediglich umbenannt oder deren Geschäftszweck gegenüber der vorangegangenen nicht wesentlich verändert worden ist.
372
Lese-Ausflug 24
§ 231 Abs. 5 SGB VI
Personen, die am 31. Dezember 1998 eine selbstständige Tätigkeit ausgeübt
haben, in der sie nicht versicherungspflichtig waren, und danach gemäß § 2
Satz 1 Nr. 9 versicherungspflichtig werden, werden auf Antrag von dieser Versicherungspflicht befreit, wenn sie
1. vor dem 2. Januar 1949 geboren sind oder
2. vor dem 10. Dezember 1998 mit einem öffentlichen oder privaten Versicherungsunternehmen einen Lebens- oder Rentenversicherungsvertrag abgeschlossen haben, der so ausgestaltet ist oder ... oder binnen eines Jahres
nach Eintritt der Versicherungspflicht so ausgestaltet wird, dass
a) Leistungen für den Fall der Invalidität und des Erlebens des 60. oder eines höheren Lebensjahres sowie im Todesfall Leistungen an Hinterbliebene
erbracht werden und
b) für die Versicherung mindestens ebenso viel Beiträge aufzuwenden sind, wie
Beiträge zur Rentenversicherung zu zahlen wären, oder
3. vor dem 10. Dezember 1998 eine vergleichbare Form der Vorsorge betrieben
haben ... oder binnen eines Jahres nach Eintritt der Versicherungspflicht entsprechend ausgestalten; ...
Handelsvertreter
Im letzten Satz des § 7 Abs. 4 SGB IV wird deutlich, dass es eine Gruppe gibt, für
die eine Ausnahme gemacht wird: die Handelsvertreter. Sofern diese ihre Tätigkeit
frei gestalten und über ihre Arbeitszeit bestimmen können, trifft die Vermutungsregel nicht auf sie zu. Im Handelsgesetzbuch (HGB) § 84 ist geregelt, was ein Handelsvertreter ist und dass er selbstständig ist. Außerdem gilt ein Handelsvertreter
als Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches und er kann als solcher auch
eine eigene Firma führen.
Trotzdem kann auch ein Arbeitnehmer handelsvertreterähnliche Merkmale aufweisen. Wenn erkennbar die Selbstständigkeit lt. § 84 Abs. 1 HGB fehlt, gilt er
nach Abs. 2 als Angestellter. Dies trifft insbesondere oft auf Mitarbeiter im Außendienst zu.
373
Was tun?
Was bedeutet dies für den Selbstständigen? Er hat zu prüfen, ob er in der Art
und Weise, wie er seine Tätigkeit ausübt, Gefahr läuft, als Scheinselbstständiger
„geoutet“ zu werden. Das ist unbequem, lästig und unter Umständen auch teuer.
Insbesondere sind die fünf Merkmale nach § 7 SGB IV zu prüfen.
Sie beschäftigen sich mit dem WISO Lohnprogramm, weil Sie Löhne zu zahlen
haben? Dann sind sie in einem Punkt schon mal aus dem Schneider. In der Regel
trifft dann auch der Punkt 4. zu, denn wenn Sie Arbeitnehmer anstellen, ist das
schon mal ein Merkmal unternehmerischen Handelns. Gut ist es, wenn Sie auch
noch Punkt 2 und 3 entkräften können. Kann kein Punkt richtig widerlegt werden, so sollte der „scheinbar Selbstständige“ auch prüfen, ob er nicht vom Unternehmen über den Tisch gezogen werden soll.
Was bedeutet dies für den Arbeitgeber? Er muss sich ebenfalls gut überlegen, an
welche Selbstständige er Aufträge vergibt. Kommt die BfA zur Ansicht, dass eine
Scheinselbstständigkeit vorliegt, so kann das auch zu erheblichen Nachforderungen an das Unternehmen führen. Unter Umständen ist es also nicht verkehrt, hier
eine Klärung zu beantragen.
Der Antrag für das Anfrageverfahren bei der Bundesversicherungsanstalt
für Angestellte muss innerhalb eines Monats nach Beginn der zu beurteilenden Tätigkeit gestellt werden.
374
Glossar
Glossar
Abbuchungsverfahren
Zahlungsweise, bei der der Gläubiger (Lieferant) den fälligen Betrag direkt vom
Konto des Schuldners (Kunden) abbuchen lässt. Dieses Verfahren muss der Bank
gegenüber dokumentiert werden, das heißt, der Kontoinhaber muss eine schriftliche Einwilligung gegeben haben. Einer Abbuchung kann der Kontoinhaber innerhalb zwei Wochen nach Abbuchung widersprechen.
Abfindung
Entschädigungszahlungen des Arbeitgebers, die für den Verlust des Arbeitsplatzes
durch eine Kündigung geleistet werden. Nicht selten gibt es Abfindung im Rahmen eines Sozialplans.
Abgrenzungen
In der Finanzbuchhaltung werden auch Aufwendungen und Erträge verbucht, die
nicht unmittelbar etwas mit der eigentlichen Betriebsleistung zu tun haben. Solche betriebs- oder periodenfremden außerordentlichen Aufwendungen oder Erträge müssen von den betriebsbedingten Aufwendungen und Erträgen abgegrenzt
werden, um eine Verfälschung des Betriebsergebnisses zu vermeiden.
Absatz
auch: Vertrieb. Die letzte Stufe im betrieblichen Leistungsprozess.
Absatzplan
Teil des Gesamtplans eines Unternehmens. Er berücksichtigt die Ziele auf dem
Absatzmarkt unter Berücksichtigung der realen Marktchancen. Der Absatzplan ist
einem permanenten Soll-Ist Vergleich zu unterziehen, um kurzfristig Anpassungen erarbeiten zu können.
Abschreibungen
Vermögensgegenstände werden in der Finanzbuchhaltung abgeschrieben. Man
unterscheidet zwischen planmäßiger Abschreibung, außerplanmäßiger Abschreibung und steuerrechtlicher Abschreibung. Bei allen Methoden werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die geschätzte Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung verteilt. Üblich sind die lineare Abschreibung, die degressive
Abschreibung sowie die Leistungsabschreibung.
375
Akkordarbeit
Wird ein Arbeitsentgelt nicht an der geleisteten Arbeitszeit, sondern an der geleisteten Arbeitsmenge bemessen, so liegt Akkordarbeit vor.
Aktivierung
Die Buchung auf der Sollseite eines aktiven Bestandskontos in der Buchführung
und dem Ansatz eines Aktivpostens in der Bilanz bezeichnet man als Aktivierung.
Aktivkonto
Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung. Ein Aktivkonto ist ein Vermögenskonto. Es wird über das Schlussbilanzkonto abgeschlossen.
Algorithmus
Ein Rechenvorgang mit wiederholender Gesetzmäßigkeit. Insbesondere bei der
Programmierung werden Algorithmen für bestimmte Funktionen (beispielsweise
Suchvorgänge) eingesetzt.
Anhang
Kapitalgesellschaften müssen in ihrem Jahresabschluss neben der Bilanz und der
Gewinn- und Verlustrechnung in einem Anhang Erläuterungen zu den Posten der
Bilanz und der GuV aufführen. Je nach Größe der Gesellschaft sind auch noch
weitere Angaben zu machen (z.B. ausstehende Einlagen, Sonderposten mit Rücklagenanteil).
Anlagenbuchführung
Das Anlagevermögen eines Unternehmens besteht aus Sachanlagen, Finanzanlagen und immateriellen Vermögensgegenstände. Die Anlagenbuchführung erfasst
die Sachanlagen eines Unternehmens und führt dieses solange auf, wie es im
Unternehmen enthalten und/oder eingesetzt ist. Ein Anlagespiegel mit einer Übersicht der Abschreibungen und des Restwertes gehört in den Anhang zur Bilanz.
Anlagevermögen
Das Anlagevermögen eines Unternehmens wird auf der Aktivseite der Bilanz aufgeführt.
Anschaffungskosten
Mit Anschaffungskosten bezeichnet man die Aufwendungen, die geleistet werden
müssen, um ein Wirtschaftsgut zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand
zu versetzen.
376
Glossar
Anwesenheitsprämie
Eine Sondervergütung, die der Arbeitnehmer neben seiner vertraglich oder tariflich vereinbarten Vergütung dafür enthält, dass er während eines bestimmten
Zeitraumes eine tatsächliche Arbeitsleistung erbringt.
Arbeitgeber
Arbeitgeber ist, wer mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigt. Er ist Gläubiger
des Anspruchs auf Arbeitsleistung und Schuldner des Arbeitsentgelts gegenüber
dem Arbeitnehmer.
Arbeitnehmer
Wer aufgrund eines privatrechtlichen Vertrages oder eines gleichgestellten Rechtsverhältnisses zur Arbeit verpflichtet ist, wird als Arbeitnehmer bezeichnet. Neben
der wirtschaftlichen herrscht auch eine persönliche Abhängigkeit durch die Einbindung in die betriebliche Organisation.
Arbeitsentgelt
Alle laufenden und/oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung zählen
zum Arbeitsentgelt.
Arbeitslosenversicherung
Alle Arbeiter und Angestellte sind grundsätzlich in der Arbeitslosenversicherung
versicherungspflichtig.
Arbeitspapiere
Dazu gehören die Lohnsteuerkarte, der Sozialversicherungsausweis, das Arbeitszeugnis, die Arbeitsbescheinigung und ggf. die Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Papiere (außer Zeugnisse
und Arbeitsbescheinigungen) dem Arbeitgeber vorzulegen, der sie während der
Dauer der Beschäftigung verwahren muss. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber sie herausgeben. Er haftet bei schuldhaftem Verlust.
Arbeitstage
Die Tage, an denen der Arbeitnehmer seiner Verpflichtung zur Arbeitsleistung
nachkommen muss. Sie sind nicht identisch mit dem Begriff Werktage. Welche
Tage als Arbeitstage gelten, ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag.
377
Arbeitsunfähigkeit
Eine Erkrankung des Arbeitnehmers, die ihn an der Ausübung seiner Tätigkeit
hindert. Sie führt zur Entgeltfortzahlung und bei längerer Dauer (mehr als 6 Wochen) zur Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse.
Arbeitsvertrag
Dienstvertrag über eine unselbstständige Arbeitsleistung. Parteien sind der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer.
Arbeitszeit
Sie ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder kann vom Arbeitgeber einseitig festgelegt werden. Ein Betriebsrat hat dazu ein Mitbestimmungsrecht.
Aufbewahrungsfristen
Buchführungsunterlagen müssen innerhalb bestimmter Fristen aufbewahrt werden (lt. § 257 HGB). 10 Jahre müssen aufbewahrt werden: Handelsbücher (Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse), Lageberichte, Konzernabschlüsse
und Konzernlageberichte. 6 Jahre müssen aufbewahrt werden: empfangene Handelsbriefe, Kopien der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.
Diese Erträge fallen außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit an. Sie beruhen auf Ereignissen, die ungewöhnlich in der Art sind und selten vorkommen.
Dazu gehören u.a.: Erträge aus dem Verkauf von Betriebsteilen, Erträge aus dem
Verkauf von Beteiligungen, einmalige Zuschüsse der öffentlichen Hand.
Bankeinzugsverfahren
Zahlungsweise, bei der der Gläubiger (Lieferant) den fälligen Betrag direkt vom
Konto des Schuldners (Kunden) abbuchen lässt. Natürlich muss der Kontoinhaber
damit einverstanden sein. Er kann dieser Abbuchung innerhalb von 6 Wochen
nach Abbuchung widersprechen.
Beitragsbemessungsgrenzen
Arbeitsentgelte die die Beitragsbemessungsgrenze, die jährlich neu angepasst
wird, übersteigen, werden bei der Beitragsermittlung zu den Sozialversicherungen
nicht mitberücksichtigt.
378
Glossar
Beleg
Schriftstück, das dem zu buchenden Geschäftsvorfall zugrunde liegt und dieses
„belegt“. Eine Regel aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ist: Keine Buchung ohne Beleg.
Beschaffung
Die Tätigkeiten des Unternehmens zur Deckung der durch die Unternehmenstätigkeit entstehenden materiellen Bedürfnisse. Die Beschaffung von Waren (Rohstoffen und so weiter) ist nur ein Teil, die Beschaffung von Personal (Arbeitskräften)
und Finanzmitteln (Finanzierung) gehört ebenfalls dazu.
Beschaffungspreis
auch: Bezugspreis, Einstandspreis. Der Rechnungspreis einer Ware zuzüglich der
Beschaffungskosten (Bezugskosten) wie zum Beispiel Transportkosten, Verpackungskosten, Versicherungen.
Bestandskonten
Entstehen aus der Auflösung der Bilanz zu Beginn eines Geschäftsjahres. Sie nehmen die Anfangsbestände aus der Bilanz auf.
Bestandsveränderungen
Die Umsatzerlöse einer Periode entsprechen nicht den gesamten betrieblichen
Leistungen. Es sind auch Bestandsveränderungen bei Beständen an noch nicht
verkauften eigenen Erzeugnissen zu berücksichtigen. Wurde mehr verkauft, als
an produzierten Waren ins Lager genommen wurde, kommt es zu einer negativen (Lagerbestand wurde abgebaut), wurde weniger verkauft, als an produzierten
Waren ins Lager genommen wurde, kommt es zu einer positiven Bestandsveränderung (Lagerbestand wurde aufgebaut).
Bestellmenge, optimale
Die Warenmenge, bei deren Höhe am kostengünstigsten eingekauft wird. Dabei ist
aber nicht nur der Preis je Einheit zu berücksichtigen, sondern auch die Lagersituation (Lagerfläche, Lagerkosten und so weiter).
Bestellpunkt
Der Zeitpunkt, der bei einer optimalen Lagerhaltung unter Berücksichtigung der
voraussichtlichen Bestellmengen und der Widerbeschaffungszeit eine neue Bestellung aufgegeben werden muss.
379
Betriebsanalyse
Eine kritische Untersuchung eines Betriebs sowohl intern als auch extern. Ziel
ist eine verbesserte Organisation (intern) und ein besseres Erscheinungsbild des
Unternehmens (extern).
Betriebsergebnis
Das Betriebsergebnis ergibt sich aus der Gewinn- oder Verlustrechnung. Es kann
nach dem Gesamtkostenverfahren oder nach dem Umsatzkostenverfahren ermittelt werden.
Betriebsprüfung
Die ordnungsmäßige Einbehaltung der Lohnsteuer wird vom Finanzamt in regelmäßigen Abständen in Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung geprüft. Der Arbeitgeber hat eine Mitwirkungspflicht bei der Prüfung. Die Sozialversicherungsbeiträge werden von den Rentenversicherungsträgern (seit 1996) geprüft. Diese
Prüfungen finden mindestens alle vier Jahre statt.
Betriebsstoffe
Güter, die im betrieblichen Produktionsprozess verbraucht werden und dabei nicht
Bestandteil des erzeugten Produkts werden (Heizöl, Öl für Maschinen, Büromaterial und so weiter).
Bilanz
Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) eines Unternehmens an einem bestimmten Tag (Stichtag) in Form eines Kontos. Anders als beim
Inventar sind nur die Gesamtwerte der Vermögensteile und Schulden aufgeführt.
Die Bilanz ist Bestandteil des Jahresabschlusses (zusammen mit der Gewinn- und
Verlustrechnung und des Lageberichts). Die Bilanz wird in der Form eines T-Kontos ausgeführt. Die linke Seite heißt Aktiva und enthält das Vermögen, die rechte
Seite heißt Passiva und enthält die Schulden. Man sagt auch: Die Passivseite zeigt
die „Mittelherkunft“, die Aktivseite die „Mittelverwendung“ an.
Break-Even-Point
Die Nutzschwelle vor Erreichen des Gewinns. Bei seinem Erreichen sind sowohl
die fixen als auch die variablen Kosten durch die Erlöse gedeckt.
380
Glossar
Buchführung
Gemeint ist in der Regel die doppelte Buchführung. Sie ist eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Auf diese Weise kann der Kaufmann sein Vermögen und seine Schulden ständig ermitteln. Der Gesetzgeber schreibt die Buchführung ab einem bestimmten Rahmen vor. Trifft die Buchführungspflicht nicht
zu, so kann auch eine vereinfachte Aufzeichnung zur Gewinnermittlung geführt
werden (so genannte Einnahme-Überschuss-Rechnung).
Buchung
Eine Buchung ist in der Finanzbuchhaltung das schriftliche Festhalten eines Geschäftsvorfalls auf den Konten. Es werden (bei der doppelten Buchhaltung) immer
zwei Konten berührt.
Debitor
Kunde. Begriff aus der Buchhaltung. Unter Debitoren versteht man heute alle
Forderungen (also die Schuldner des Unternehmens). Sie werden in der so genannten Debitorenbuchführung verwaltet. Dabei handelt es sich um Unterkonten
zum Forderungskonto.
Direktversicherung
Schließt der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer eine Lebensversicherung auf
das Leben des Arbeitnehmers ab, dann liegt eine Direktversicherung vor. Sie dient
der langfristigen Altersvorsorge und sie ist in der Regel steuerlich begünstigt.
Dumpingpreise
Preise, die so gestaltet sind, dass sie durch ihren extrem niederen Ansatz Konkurrenzprodukte gefährden. Sie liegen oft unter den Einstandspreisen und werden
eingesetzt, um einen Marktanteil zu gewinnen. Anschließend sollen die Preise sich
wieder am Markt orientieren, was oft aber nicht so leicht wieder zu realisieren ist.
Einführungsrabatt
Wird bei der Einführung eines neuen Produkts dem Handel gewährt, um verstärkte Verkaufsaktivitäten anzuregen.
Einnahmen-Überschussrechnung
Wenn nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften die Verpflichtung besteht, Bücher
zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, so kann die Einnahmen-Überschussrechnung zur Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG angewandt werden.
381
Einzelhandel
Der Einzelhändler bezieht seine Waren vom Großhändler oder Hersteller und verkauft Sie an private Haushalte (Endverbraucher). Einzelhandelsgeschäfte gibt es
in vielen Facetten: das Fachhandelsgeschäft, Supermärkte, Kaufhäuser. Eine besondere Form des Einzelhandels ist der Versandhandel.
Entnahmen
Wirtschaftsgüter, die der Steuerpflichtige dem Betrieb entnimmt (Barmittel, Waren
oder Leistungen), zählen zu den Entnahmen und müssen als Einkünfte versteuert
werden (EStG § 4 Abs.1).
Erfolgskonten
Die Aufwendungen und Erträge werden im Laufe des Geschäftsjahres auf den
Aufwands- und Ertragskonten – den sog. Erfolgskonten – gebucht. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Salden dieser Konten als Aufwendungen
und Erträge des Geschäftsjahres einander gegenübergestellt.
Ersatzkassen
Zu den gesetzlichen Krankenkassen gehören neben den Allgemeinen Ortskrankenkassen (AOK), Betriebs- und Innungskrankenkassen, Seekrankenkassen, landwirtschaftlichen Krankenkassen und der Bundesknappschaft die Ersatzkassen. Sie
führen die Krankenversicherung nach den gleichen Rechtsvorschriften.
Erträge
Erträge sind der in Geld bewertete Wertzugang in einer Periode. Sie erhöhen das
Reinvermögen eines Unternehmens.
Fertigprodukt
Ein Fertigprodukt hat den betrieblichen Produktionsprozess (in einem Industrieoder Handwerksbetrieb) durchlaufen und wird zum Verkauf angeboten. In einem
anderen Unternehmen kann es aber ein Bestandteil für eine weitere Fertigung sein.
Forderungen
Bezeichnet das Recht von einem anderen, aufgrund eines Schuldverhältnisses eine
Leistung zu fordern (BGB § 241).
Geldwerter Vorteil
Wenn einem Arbeitnehmer Lohn nicht in Form von Barlohn, sondern in Form von
Sachlohn zufließt, spricht man vom geldwerten Vorteil.
382
Glossar
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von beweglichen Wirtschaftsgütern
des Anlagevermögens können dann vollständig im Jahr der Anschaffung oder
Herstellung als Betriebsausgabe abgeschrieben werden, wenn der Wert des einzelnen Wirtschaftsgutes 410 Euro nicht übersteigt. Solche Güter werden geringwertige Wirtschaftsgüter genannt.
Gesamtkostenverfahren
Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach dem Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden. Beim Gesamtkostenverfahren werden die Erträge
und Aufwendungen eines Geschäftsjahres einander gegenübergestellt.
Gesamtumsatzrabatt
Wird dem Wiederverkäufer am Ende eines Jahres auf den Gesamtumsatz gewährt.
Oft mit der Erreichung eines Mindestumsatzzieles verbunden.
Gewerbe
Jede auf Dauer angelegte selbstständige wirtschaftliche Tätigkeit mit der Absicht,
Gewinn zu erzielen.
Gewinn
Die positive Differenz zwischen Umsatz (Erlös) und Kosten. In einer differenzierteren Betrachtung wird vom Umsatz zunächst der Wareneinsatz abgezogen (das
heißt, die Produkte, die zuvor selbst eingekauft wurden. Bei einem Industriebetrieb sind es die Herstellungskosten). Dann sind die sonstigen betrieblichen Kosten
(einschließlich der Personalkosten) zu subtrahieren. Was bleibt, ist der Gewinn.
Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Gegenüberstellung der Aufwendungen
und Erträge eines Geschäftsjahres. Sie bildet zusammen mit der Bilanz den Jahresabschluss.
Gratifikation
Sonderzuwendungen des Arbeitgebers zu bestimmten Anlässen (z.B. Jubiläen) die
zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährt werden.
Großhandel
Dienstleistungsbetrieb und eine dem Einzelhandel vorgeschaltete Handelsstufe.
Der Großhandel kauft von Herstellern und Produzenten große Warenmengen und
gibt sie in kleineren Einheiten an Wiederverkäufer (Einzelhandelsbetriebe) ab.
383
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Das Handelsgesetzbuch schreibt vor (HGB § 238), dass die kaufmännische Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu führen
ist. Wichtige Grundsätze sind:
 Keine Buchung ohne Beleg
 Die Belege sind zeitnah zu erfassen (zu buchen)
 Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitge-
recht geordnet und verständlich sein.
 Wenn Buchungen und Aufzeichnungen verändert (korrigiert) werden, so
muss dies erkennbar und nachvollziehbar sein.
Handelsbetriebe
(allgemein) sind Dienstleistungsbetriebe zur Beschaffung und Verteilung von Waren.
Handelsregister
Ein beim Amtsgericht geführtes Verzeichnis, in das sich alle Vollkaufleute eintragen lassen müssen, deren Unternehmen zur Buchführung verpflichtet sind.
Handelsspanne
Differenz zwischen Beschaffungspreis und Verkaufspreis (im Handelsbetrieb).
Handelsvertreter
Selbstständige Gewerbetreibende, die ständig damit betraut sind, anderen Unternehmern Geschäfte zu vermitteln oder im Namen der Unternehmer abzuschließen
(§ 84 – 92 c HGB).
Herstellungskosten
Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme
von Diensten entstehen. Sie setzen sich zusammen aus den Einzelkosten der Fertigung und den Fertigungsgemeinkosten.
Industriebetrieb
Dient der Herstellung (Produktion) von Gütern. In der Grundstoffindustrie werden
Güter für ihr nachfolgende Produktionsstufen hergestellt. In der Investitionsgüterindustrie werden Maschinen, Fahrzeuge, Schiffe und andere hergestellt, also
Güter, die in der Konsumgüterindustrie zur Fertigung von Verbrauchsgütern benötigt werden.
384
Glossar
Inventur/Inventar
Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres hat
jeder Kaufmann sein Vermögen und seine Schulden genau zu verzeichnen. Den
Vorgang nennt man Inventur, die tabellarische Auflistung das Inventar. Es bildet
die Grundlage für die Bilanz.
Investition
Langfristige Verwendung von Kapital zur Beschaffung von Sachanlagevermögen.
Jahresabschluss
Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres
muss ein das Verhältnis des Vermögens und der Schulden darstellender Abschluss
angefertigt werden. Dieser besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, in manchen Fällen aus einem zusätzlichen Anhang und Lagebericht.
Kalkulation
Preisfindung für einen Artikel. Dem Einstandspreis werden verschiedene interne
Kostenfaktoren und eine Gewinnspanne zugerechnet. Berücksichtigt werden sollten auch Zahlungsvorteile, die den Kunden gewährt werden, etwa Skonti.
Konditionen
Bedingungen, zu denen ein Geschäft zwischen Kaufleuten abgeschlossen wird.
Konkurs
Gerichtliches Verfahren zur zwangsweisen Aufteilung des gesamten Vermögens
eines zahlungsunfähigen Schuldners an seine Gläubiger.
Kontenrahmen
Ein Kontenrahmen ist ein Organisations- und Gliederungsplan für das Rechnungswesen. Diese Kontenrahmen liegen heute in standardisierten Formen vor
(z.B. Industriekontenrahmen IKR, Kontenrahmen der DATEN SKR 01, 02, 03, 04).
Konto
Zweiseitige Aufstellung, auf der in der doppelten Buchführung die einzelnen Geschäftsvorfälle gebucht werden. Die linke Seite wird als Sollseite, die rechte Seite
als Habenseite bezeichnet. Zu- und Abgänge werden immer auf verschiedenen
Seiten dargestellt.
385
Kosten
Die für die betriebliche Leistungserstellung (Beschaffung, Produktion, Absatz)
notwendigen und in Geld bewerteten Aufwendungen.
Krankengeld
Arbeitnehmer bekommen ab dem Zeitpunkt, ab dem die Entgeltfortzahlung des
Arbeitgebers entfällt Krankengeld von ihrer gesetzlichen oder privaten Krankenkasse, wenn eine Krankheit vorliegt oder eine Rehabilitationsmaßnahme durchgeführt wird.
Kreditoren
Unter dem Begriff Kreditoren werden alle kreditgewährenden Gläubiger zusammengefasst. Den größten Teil machen in einem Unternehmen die kreditgewährenden (Waren-) Lieferanten aus. Sie werden in der sog. Kreditorenbuchführung
verwaltet.
Lagerbuchhaltung
Nebenbuchhaltung, die eine Übersicht über (Waren-) Bestände und deren Veränderung führt.
Lagerhaltung
Vorübergehende Lagerung materieller Güter. Industriebetriebe lagern Roh-, Hilfsund Betriebsstoffe, sowie die fertigen Erzeugnisse vor dem Abverkauf an Großhändler und Verbraucher. Der Handel lagert Fertigprodukte zur Abgabe an andere
Händler oder Verbraucher.
Lieferbedingungen
Konditionen, die Einzelheiten der Vertragsabwicklung zwischen den Vertragsparteien festlegen. Sie regeln insbesondere die Art und Weise der Lieferung einer Ware.
Liquidität
Die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens.
Lohn
Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer eine Leistungsvergütung zu zahlen – den
Lohn. Dieser Begriff wird allerdings in der Regel für die Vergütung an Arbeiter
benutzt. Für Angestellte wird der Begriff Gehalt verwendet.
386
Glossar
Lohnkonto
Hauptbestandteil der Lohnunterlagen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden
Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Zu verstehen ist darunter eine Aufstellung der persönlichen Daten des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit seiner
Arbeitstätigkeit und der dafür gezahlten Arbeitsvergütung.
Lohnsteuer
Einkommensteuer, die bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit durch direkten Abzug vom Arbeitslohn erhoben wird.
Lohnsteueranmeldung
Nach § 41 a EStG muss der Arbeitgeber regelmäßig die einbehaltene oder pauschalierte Lohnsteuer beim zuständigen Finanzamt anmelden und abführen.
Lohnsteuerkarte
Wird von der Wohnsitzgemeinde des Arbeitnehmers bis Ende Oktober des laufenden Jahres für das Folgejahr ausgestellt und zugesandt. Sie enthält die wesentlichen Merkmale für die Lohnversteuerung (Lohnsteuerklasse, Familienstand,
Kinderzahl, Religionsgemeinschaft) und ist beim Arbeitgeber vorzulegen.
Mängelrüge
Anzeige des Käufers an den Verkäufer, dass die gelieferte Ware einen Mangel hat.
Markenartikel
Güter, die mit einem Markenzeichen (Firmenname, Logo) ausgestattet sind und in
gleich bleibender Aufmachung und Qualität über einen längeren Zeitraum verkauft werden.
Marktanteil
Der Anteil am gesamten Volumen eines Marktes, den eine Firma mit ihren Produkten hat.
Mutterschutz
Für Arbeitnehmerinnen gewährt das Mutterschutzgesetz einen besonderen arbeitsrechtlichen Schutz für die Zeit vor und nach der Geburt. Es muss vom Arbeitgeber an geeigneter Stelle im Betrieb zur Aussicht ausliegen.
Nachfrage
Menge an Gütern, die der Käufer bei unterschiedlichen Preisen bereit und in der
Lage ist, zu erwerben.
387
Nettoumsatz
Umsatz abzüglich aller Nachlässe und Erlösschmälerungen. Dieser „bereinigte“
Umsatz wird auch als Reinumsatz bezeichnet.
Neutrale Aufwendungen
Die neutralen Aufwendungen dienen nicht dem eigentlichen Betriebszweck. Zu
diesen Aufwendungen gehören: betriebsfremde, kreditgewährende und außergewöhnliche Aufwendungen.
Neutrale Erträge
Entstehen nicht durch den eigentlichen Betriebszweck. Darunter fallen u.a. Steuererstattung aus dem Vorjahre (periodenfremd), Erträge aus Beteiligungen (betriebsfremd), Gewinn aus dem Verkauf eines Anlagegutes (außerordentlich). Sie
sind das Gegenstück zu den neutralen Aufwendungen.
Passivierung
Buchung auf der Habenseite eines passiven Bestandskontos und der Ansatz eines
Passivpostens in der Bilanz bezeichnet man als Passivierung.
Passivkonto
Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung. Ein Passivkonto ist ein Schuldenkonto.
Es wird über die Schlussbilanz abgeschlossen.
Preis
gibt den Wert eines Gutes in Geld an. Die Preisfindung ist eine der wichtigsten
Aufgaben eines Unternehmers.
Privatentnahme
Eine Privatentnahme liegt vor, wenn der Unternehmer Wirtschaftsgüter aus dem
betrieblichen in den privaten Bereich überführt.
Privatkonto
Bei Einzelfirmen und Personengesellschaften werden für den Einzelunternehmer
bzw. die vollhaftenden Gesellschafter so genannte Privatkonten geführt. Auf diesen werden alle Einlagen und Entnahmen gebucht.
Quittung
Schriftliche Empfangsbestätigung des Gläubigers einer Leistung (meist eines Geldbetrags) an den Schuldner.
388
Glossar
Rabatt
Preisnachlass beim Einkauf von Waren oder bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Er wird entweder als feststehender Betrag oder als Prozentsatz angegeben.
Rechnungsabgrenzung
Als Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwendungen für eine bestimmte Zeit
nach diesem Tag darstellen. Auf der Passivseite sind Einnahmen vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Erträge für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.
Rendite
Der Ertrag aus dem angelegten Kapital, in Prozentsätzen ausgedrückt.
Rentenversicherung
Die gesetzliche Rentenversicherung gehört neben der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu den Sozialversicherungen. Versicherungspflichtig sind
grundsätzlich alle, die gegen Arbeitsentgelt oder zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt sind. Auch die freiwillige Versicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Rücklagen
Rücklagen wurden bei Kapitalgesellschaften aus rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Gründen zur Deckung noch nicht entstandener Verbindlichkeiten
gebildet. Sie sind Bestandteil des Eigenkapitals und steuerlich nicht abzugsfähig.
Rückstellungen
Durch die Bildung von Rückstellungen werden Ausgaben und Verluste, die wirtschaftlich das abgelaufene Jahr betreffen, periodengerecht abgegrenzt. Es erfolgt
keine endgültige Gewinnkorrektur, sondern lediglich eine Gewinnverlagerung auf
das Jahr, das wirtschaftlich mit diesem Aufwand belastet werden soll.
Sachbezüge
Das sind Lohnbestandteile, die nicht in Geld, sondern in Naturalien gewährt werden. Sie sind steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Skonto
Für die Zahlung einer Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist wird oftmals
ein Abzug gewährt, der Skonto genannt wird. Damit soll ein Anreiz zur frühzeitigen Zahlung gegeben werden.
389
Sonstige Forderungen
Bei den Sonstigen Forderungen erfolgt der Ertrag im alten Jahr, während die Einnahme erst im neuen Jahr erfolgt.
Sonstige Verbindlichkeiten
Bei den Sonstigen Verbindlichkeiten handelt es sich um Aufwendungen, die im
alten Jahr entstanden sind und deren Zahlungen erst im neuen Jahr erfolgen.
Sortiment
Warenangebot und –auswahl eines Unternehmens. Das Sortiment eines Händlers
umfasst alle von ihm angebotenen Waren.
Sozialversicherungsausweis
Einen Sozialversicherungsausweis erhalten alle Arbeitnehmer in der Bundesrepublik Deutschland, um dem Missbrauch von Sozialleistungen vorzubeugen. Er wird
von der gesetzlichen Rentenversicherung ausgestellt.
Stornobuchung
Unter einer Stornobuchung versteht man das Rückgängigmachen einer Buchung.
Dabei muss die ursprüngliche Buchung kenntlich bleiben. Am sichersten ist es,
die Stornobuchung in der Form einer Umbuchung zu machen. (Die ursprüngliche
Buchung wird mit umgekehrtem Buchungssatz wiederholt. Anschließend erfolgt
die neue, richtige Buchung.
Teilzeitarbeit
Sie liegt vor, wenn die regelmäßige Arbeitszeit kürzer ist als die regelmäßige Wochenarbeitszeit vergleichbarer vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer.
Umsatz
(auch: Erlös). Wert, der innerhalb einer Periode (Monat, Jahr) die verkauften Produkte eines Unternehmens in Geld bewertet.
Umsatzkostenverfahren
Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach dem Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden. Beim Umsatzkostenverfahren werden den Umsatzerlösen die Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten
Leistungen gegenübergestellt.
390
Glossar
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird auf jeder Wirtschaftsstufe auf eine Ware oder Leistung
erhoben. Durch den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer, die auf einer Vorstufe entstanden ist, wird jeweils nur der Mehrwert der Ware oder Leistung besteuert.
Daher auch die Bezeichnung Mehrwertsteuer.
Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten sind Schulden Dritten gegenüber. Es wird zwischen langfristigen (z.B. Darlehnsverbindlichkeiten) und kurzfristigen Verbindlichkeiten (Lieferantenverbindlichkeiten) unterschieden.
Zahlungsbedingungen
Konditionen, die die Art und Weise der Zahlungsabwicklung zuwischen Käufer
und Verkäufer regeln. Dazu gehören vor allem die Vereinbarungen über die Fälligkeit der Zahlungen.
Zeitlohn
Der Arbeitnehmer wird rein nach der geleisteten Arbeitszeit bezahlt.
391
Im Buch benutzte Konten
Die in den Beispielen benutzten Konten sind im Folgenden noch einmal in einer
Übersicht aufgelistet. Diese Kontenzusammenstellung entspricht in keinster Weise
einem kompletten Kontenrahmen, wie er für die Praxis zu gebrauchen ist. Für
die Beispiele und zur Einführung in die Buchführung ist diese Zusammenstellung
aber ausreichend. Die Gliederung wurden dem SKR 04 angelehnt.
392
0200
Grundstücke
0400
Maschinen und Anlagen
0520
PKW
1100
Fertigerzeugnisse
1200
Forderungen
1220
Sonstige Forderungen
1230
Wechsel aus Lieferungen und Leistungen
1401
Anrechenbare Vorsteuer 7 %
1405
Anrechenbare Vorsteuer 19 %
1600
Kasse
1800
Bank
1900
Aktive Rechnungsabgrenzung
2000
Festkapital (Eigenkapital)
2100
Privatkonto
2130
Eigenverbrauch
2180
Privateinlagen
3070
Sonstige Rückstellungen
3310
Verbindlichkeiten
3350
Verbindlichkeiten aus Wechseln
3801
Umsatzsteuer 7 %
3805
Umsatzsteuer 19 %
4000
Umsatzerlöse
Glossar
4600
Eigenverbrauch
4700
Erlösschmälerungen
4740
Gewährte Boni
4800
Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse
4820
Andere aktivierte Eigenleistungen
4830
Sonstige Erträge
5100
Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
5200
Wareneinkauf
5720
Nachlässe
5730
Erhaltene Skonti
5740
Erhaltene Boni
5800
Anschaffungsnebenkosten
6110
Gesetzliche soziale Aufwendungen
6220
Abschreibungen auf Sachanlagen
6570
KfZ-Steuer
6710
Verpackungsmaterial
6855
Nebenkosten des Geldverkehrs
7100
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
7340
Diskontaufwendungen
7400
7500
Außerordentliche Aufwendungen
7685
Kfz-Steuer
393
Stichwortverzeichnis
A
A-B-C Analyse ........................................................................................ 74, 94
Abfindungen............................................................................... 323, 344, 357
Abgabenordnung ............................................................... 119, 131, 149, 251
Abgrenzung ............................................................................................... 123
Ablauforganisation ............................................................................. 107, 108
Absatzleistungen........................................................................................ 239
Abzüge ................................................................................. 46, 297, 318, 342
ADV ............................................................................................................ 149
AfA ...................................................................................................... 253, 254
AG ...................................................................................................... 220, 268
Aktiva .................................................................................. 138, 142, 175, 380
Aktivierung ......................................................................................... 218, 376
Änderungskündigung ........................................................................ 357, 359
Anfangsbestand ......................................................................... 154, 183, 243
Anfrageverfahren ............................................................................... 371, 374
Angebot ........................................................................................................ 66
Angestelltenkammer .................................................................................. 327
Anlagenbuchführung ................................................................................. 376
Anlagevermögen ........................................................................................ 376
Anmeldesteuer ........................................................................................... 291
Anschaffungskosten .................................................................................. 376
Anschaffungsnebenkosten ........................................................ 161, 220, 221
Antrag auf Lohnsteuerermäßigung ............................................................ 351
AO ...................................................................................... 121, 131, 149, 251
Äquivalenzziffernkalkulation ........................................................................ 49
Arbeitgeberanteil ........................................................................................ 362
Arbeitnehmerkammer ................................................................................ 298
Arbeitsentgelt ............................................................................. 316, 318, 377
Arbeitskosten ............................................................................................. 239
Arbeitslosengeld ................................................................................ 344, 357
Arbeitslosenhilfe ......................................................................................... 344
Arbeitslosenversicherung .. 187, 284, 286, 314, 317, 328, 361, 369, 371, 377
Arbeitslosigkeit ................................................................................... 284, 285
394
Arbeitsunfähigkeit ...................................................... 282, 317, 318, 353, 378
Arbeitsvertrag ............................................. 273, 294, 296, 318, 356, 359, 378
Arbeitszeit................................................................... 111, 316, 318, 339, 378
Artikel ............................................................................................... 84, 86, 88
Artikelbezeichnung ................................................................................ 63, 85
Artikelerfassung ........................................................................................... 84
Artikelfenster ................................................................................................ 91
Artikelnummer .................................................................... 32, 36, 85, 91, 113
Artikelnummern ............................................................................................ 25
Artikelstamm .................................................................................... 32, 83, 84
Audit ............................................................................................................. 93
Aufbauorganisation ............................................................................ 107, 109
Aufbewahrungsfrist .................................................................... 145, 151, 378
Aufhebungsvertrag .................................................................................... 357
Auftrag .................................... 23, 27, 36, 49, 56, 66, 80, 90, 91, 95, 108, 196
Auftragsbearbeitung ............................................................ 15, 19, 20, 62, 76
Auftragsbestätigung ................................................................. 38, 59, 69, 108
Aufwand ............................................................................. 175, 220, 223, 255
Aufwandsteuern ......................................................................................... 220
Aufzeichnungen ................................. 117, 122, 129, 145, 150, 247, 249, 318
Ausgleichsverfahren .................................................................................. 281
Aushilfe ............................................................................................... 317, 319
Aushilfen..................................................................................... 314, 315, 318
Aushilfslöhne .............................................................................................. 283
Auslieferungslager ....................................................................................... 73
Außergewöhnliche Belastungen ................................................................ 351
Außerordentliche Kündigung ..................................................................... 357
Aussperrung............................................................................................... 300
Auszubildende ........................................................................... 282, 315, 356
B
Barlohn ....................................................................................... 298, 350, 382
Beihilfe........................................................................................................ 344
Beitragsbefreiung....................................................................................... 314
Beitragsbemessungsgrenze ...................................................... 282, 283, 378
Beitragsbescheid ....................................................................................... 283
Beitragskonto ............................................................................................. 287
395
Beitragsnachzahlungen ............................................................................. 372
Beitragssatz ....................................................................... 286, 287, 288, 328
Beleg ............................................................ 20, 53, 55, 69, 90, 147, 149, 379
Belegart ...................................................................................................... 148
Belegnummer ................................................................ 53, 55, 128, 148, 152
Berechnungsgrundlagen ........................................................................... 283
Berichtigungsmöglichkeit ............................................................................ 26
Berufsgenossenschaft ............................................................... 280, 281, 283
Berufskleidung ................................................................................... 323, 345
Beschäftigungsmerkmale .......................................................................... 300
Beschreibung ............................................................................................. 318
Bestand ................................................................ 88, 132, 133, 166, 180, 183
Bestandsaufnahme ............................................................ 103, 129, 131, 132
Bestandsveränderungen ................................... 125, 160, 240, 243, 379, 393
Bestandsverwaltung .................................................................................... 89
Bestellmenge ....................................................................................... 73, 379
Beteiligungen ..................................................................................... 162, 322
Betriebsausgaben .............................................................. 245, 248, 258, 266
Betriebseinnahmen .................................................................... 245, 248, 266
Betriebsnummer ................................................................................ 280, 281
Betriebsprüfung ......................................................................................... 380
Betriebsveranstaltungen ............................................................................ 283
Betriebsvermögen...................................................................... 136, 266, 345
Betriebsvermögensvergleich ............................................. 124, 135, 246, 252
Bewertung .......................................................................... 166, 253, 264, 265
Bezeichnung .............................................................. 25, 27, 34, 85, 157, 280
BfA .............................................................................................. 286, 371, 374
Bilanz . 123, 128, 138, 141, 142, 143, 154, 165, 166, 174, 175, 218, 247, 250,
264, 380
Bilanzklarheit .............................................................................................. 142
Bilanzkontinuität ................................................................................. 142, 166
Bilanzwahrheit ............................................................................................ 142
Bonus ......................................................................................................... 226
Bruttolohn................................................................................... 321, 323, 328
Bruttopreis ...................................................................................... 51, 65, 215
Bruttoverfahren .......................................................................................... 217
Buchhaltung ............... 117, 118, 124, 127, 138, 148, 235, 240, 250, 259, 268
396
Buchinventur .............................................................................................. 132
Buchung ............................................. 145, 147, 148, 150, 151, 153, 168, 381
Buchungsliste .................................................................................... 102, 189
Buchungssatz ............................................................................ 152, 153, 154
Bundesknappschaft ................................................................................... 317
Bundesurlaubsgesetz ................................................................................ 316
Bundesversicherungsanstalt für Angestellte ..................................... 371, 374
BUrlG .......................................................................................................... 315
C
CD ........................................................................................................ 99, 213
CI .................................................................................................................. 99
Controlling .................................................................................................. 126
Corporate Behaviour.................................................................................... 99
Corporate Communications ........................................................................ 99
Corporate Design ......................................................................................... 99
Corporate Identity ........................................................................................ 99
Corporate Image .......................................................................................... 99
D
Dauerfristverlängerung .............................................................................. 198
Debitorenbuchhaltung ............................................................................... 129
DEÜV .......................................................................................................... 356
DEÜV-Meldung........................................................................................... 298
Dienstleistungsvertrag ................................................................................. 27
Dienstwagen .............................................................................................. 323
Direktversicherung ............................................................................. 340, 381
Direktversicherungen ......................................................................... 283, 322
Dokumentation................................................................................... 150, 152
Dokumentationspflicht ............................................................................... 277
doppelte Buchhaltung ............................................................................... 124
durchlaufende Posten ................................................................................ 246
E
Ecklohn ...................................................................................................... 300
EDV-Buchführung .............................................................................. 148, 152
397
Eigenkapital ....................................................................... 135, 137, 140, 236
Eigenleistungen ................................................................................. 239, 244
Eigentumsvorbehalt ..................................................................................... 26
Eigenverbrauch .................................................................................. 160, 236
Einfache Buchführung ............................................................................... 124
Einfuhrumsatzsteuer .......................................................................... 194, 195
Eingangslager .............................................................................................. 73
Einkommensteuergesetz ................................... 136, 245, 257, 290, 324, 346
Einkreissystem ........................................................................................... 241
Einkunftsart ................................................................................................ 290
Einnahme-Überschussrechnung ....................... 124, 245, 247, 248, 250, 252
Einsatzwechseltätigkeit .............................................................................. 350
Einstandspreis ............................................................................. 86, 180, 181
Einzelhandel............................................................................... 155, 237, 382
Elster .......................................................................................................... 201
Elster-Modul ............................................................................................... 200
Endbestand ........................................................................................ 154, 183
Entgeltfortzahlung ...................................................................... 281, 317, 356
Erfolgskonto ............................................................................................... 175
Erfolgsrechnung ................................................................................ 126, 135
Erholungsbeihilfen ..................................................................................... 283
Erlös ........................................................................... 121, 175, 239, 259, 390
Eröffnungstag............................................................................................. 283
Ersatzlager ................................................................................................... 73
Ertrag.......................................................................................................... 175
Erziehungsurlaub ............................................................................... 353, 354
EStG ........................................................... 119, 136, 245, 246, 256, 258, 266
F
Fahrgeld ............................................................................................. 322, 334
Fahrtkosten ........................................................................................ 332, 334
Fälligkeitstermin ......................................................................................... 283
Familienstand ..................................................................................... 294, 324
Fehlmengenliste ......................................................................................... 105
Fehlzeitliste ................................................................................................ 277
Feiertagszuschläge ............................................................................ 322, 323
Finanzanlagen............................................................................................ 139
398
Firmensitz im Ausland................................................................................ 193
Firmenstammdaten ...................................................................................... 78
Firmenwagen ............................................................................................. 335
Forderungen .............................................. 135, 140, 196, 218, 382, 390, 392
Formulare ..................................................................................................... 43
Freiberufler ........................................................................... 16, 121, 251, 370
Freie Rücklage ........................................................................................... 268
Freiwillig Versicherte .................................................................................. 285
G
Gefahrenklasse .......................................................................................... 283
Gehalt ......................................................................... 187, 321, 329, 331, 361
Gehaltsabrechnung ........................................... 129, 271, 274, 276, 287, 367
Geldwerter Vorteil....................................................................... 335, 336, 382
Geringfügige Beschäftigung ...................................................................... 314
Geringverdiener ......................................................................................... 315
Geringwertige Wirtschaftsgüter ................................................................. 383
Gesamtkostenverfahren..................................................................... 240, 383
Geschäftsbedingungen ............................................................................... 27
Geschäftsjahr ............................................. 123, 124, 131, 133, 260, 262, 265
Geschäftskunden ................................................................................... 16, 50
Geschäftsvorfälle ............................... 119, 122, 124, 128, 151, 175, 241, 269
Gesetzlichen Rücklage .............................................................................. 268
Gestaltungsspielraum ........................................................................ 143, 293
Gewerbebetrieb ................................................................. 120, 180, 251, 290
Gewerbesteuergesetz ................................................................................ 119
Gewinn ................................. 45, 136, 147, 175, 245, 246, 252, 265, 267, 383
Gewinn- und Verlustrechnung ........... 123, 124, 155, 175, 184, 220, 253, 383
GKV ............................................................................................................ 285
GoB .................................................................................................... 123, 384
GoS ............................................................................................................ 149
Gratifikationen ............................................................................................ 290
Grundbuch ................................................................................................. 127
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung .................................... 122, 147
Gutschrift .............................................................................................. 38, 224
GWG ........................................................................................................... 258
399
H
Halbteilungsgrundsatz ............................................................................... 329
Handelsgesetzbuch ................................................................... 119, 373, 384
Handelskalkulation ...................................................................................... 49
Handelsvertreter......................................................................................... 384
Hauptbuch ................................................................................. 127, 128, 154
Hauptlager ............................................................................................. 73, 87
Hausangestellte ......................................................................................... 316
Hausgewerbetreibende ............................................................................. 316
Heimarbeiter............................................................................................... 316
Herstellungskosten .................................................................................... 384
HGB ............................................................................................................ 237
Hinzurechnungsbetrag .............................................................................. 327
Höchstwertprinzip ...................................................................................... 265
I
Idea ............................................................................................................ 263
Immaterielle Vermögensgegenstände....................................................... 139
Industriebetrieb .................................................................................. 238, 384
Industriekontenrahmen ...................................................................... 240, 385
Innergemeinschaftlicher Erwerb ................................................................ 194
J
Jahresabschluss ........................................ 117, 123, 144, 221, 253, 264, 385
Jahreslohnsteuer ............................................................................... 292, 325
Jahressteuer .............................................................................................. 290
Journal ....................................................................... 127, 128, 153, 185, 249
Just-in-time ................................................................................................... 74
K
Kalkulation............................................................................ 45, 126, 181, 182
Kammerbeitrag .......................................................................................... 327
Kapitalkonto ............................................................... 175, 184, 220, 266, 268
Kassengeschäft.................................................................................. 163, 237
KG .......................................................................................................... 16, 49
Kindergarten .............................................................................................. 323
400
Kindergeld .................................................................................................. 323
Kindergeldkasse ........................................................................................ 339
Kirchensteuer ............................................................................. 321, 325, 337
Kirchgeld .................................................................................................... 326
Kompetenz ................................................................................................. 109
Konfession ................................................................................................. 324
Kontenklasse ...................................................................................... 155, 158
Kontenrahmen ........................................................... 155, 237, 269, 361, 385
Kontokorrent .............................................................................................. 130
Kontonummer .................................................................................... 281, 294
Körperschaftssteuer ................................................................................... 220
Körpersteuergesetz.................................................................................... 119
Kosten .................................................................................... 45, 93, 221, 239
Kosten- und Leistungsrechnung ............................................................... 239
Kostenarten ........................................................................................ 239, 242
Kostenstellen .............................................................................. 125, 180, 241
Kostenstellenrechnung ...................................................................... 180, 241
Kostenträger............................................................................................... 126
Kostenträger-Stückrechnung ..................................................... 126, 182, 241
Kostenträger-Zeitrechnung ........................................................................ 241
Kostenträgerrechnung ....................................................................... 126, 182
Krankengeld ............................................................................... 281, 288, 386
Krankenkasse ... 273, 274, 280, 281, 282, 284, 285, 286, 287, 288, 294, 297,
298, 315, 353, 354, 356, 362, 363, 378, 386
Krankenversicherung ................................................................. 284, 285, 314
Krankheit ............................................................................ 284, 317, 353, 386
Kreditorenbuchhaltung ................................................................................ 80
KSchG ........................................................................................................ 358
KStG ........................................................................................................... 119
Kunde ................................................................................. 147, 184, 223, 229
Kundenanalyse ............................................................................................ 94
Kundennummer ..................................................................................... 27, 56
Kundenorientierung ..................................................................................... 94
Kündigung.......................................................................... 271, 286, 319, 356
Kündigungsschutzgesetz .......................................................................... 357
Kurzarbeitergeld ......................................................................................... 344
Kurzbezeichnung ................................................................................... 34, 63
401
L
Lagerbestand ................................................................................. 36, 90, 379
Lagerbuchführung ....................................................................................... 86
Lagerbuchhaltung .............................................................................. 129, 386
Lagerhaltung ................................................................................ 73, 379, 386
Lagerleistungen ......................................................................................... 243
Lagerort ........................................................................................................ 87
Leistungsrechnung ............................................................................ 125, 241
Lieferant ..................................................................................... 185, 224, 235
Lieferungen ........................................................................................ 183, 196
Lieferungen und sonstige Leistungen ....................................................... 196
Listenpreis .................................................................................................. 335
Lohn ........................................................................................................... 361
Lohn- und Gehaltsabrechnung.......................... 189, 274, 276, 279, 351, 367
Lohnbestandteile ............................................................................... 322, 389
Lohnkonto .......................................................................... 293, 297, 354, 387
Lohnnachweis ............................................................................................ 283
Lohnprüfung............................................................................................... 274
Lohnsteuer ................................................................................................. 387
Lohnsteuer-Durchführungsverordnung ..................................................... 297
Lohnsteuerkarte ................................................................. 297, 351, 355, 387
Lohnsteuerprüfung ............................................................................ 263, 367
Lohnsumme ............................................................................................... 283
LStDV ......................................................................................................... 298
LVA ............................................................................................................. 286
M
Mahnbescheid ............................................................................................. 62
Mahnstufen .................................................................................................. 42
Mahnung .......................................................................................... 20, 39, 82
Make-or-buy ................................................................................................. 74
Marketing ............................................................................................... 93, 99
Marktforschung ............................................................................................ 93
Materialdurchlauf ......................................................................................... 74
Materialflussgestaltung ................................................................................ 74
Materialgemeinkosten.................................................................................. 74
402
Materialplanung ........................................................................................... 74
Materialsteuerung ........................................................................................ 74
Materialwirtschaft ......................................................................................... 73
Mehrbestand .............................................................................................. 243
Mehrwertsteuer .............................................................. 25, 50, 191, 215, 259
Meldeformular ............................................................................................ 277
Meldung zur Sozialversicherung ....................................................... 298, 356
Minderbestand ........................................................................................... 243
Mindestarbeitsbedingungen ...................................................................... 316
Mindestbestand ........................................................................................... 87
Mindestkirchensteuer ................................................................................ 325
Minijob ........................................................................................................ 317
Minijob-Zentrale ......................................................................................... 317
Monatsabschluss ....................................................................................... 170
Monatsgehalt ............................................................................................. 329
Monatskarte ............................................................................................... 332
Monatslohn ........................................................................................ 293, 329
Mutterschaftsgeld ...................................................................... 283, 322, 344
Mutterschutz ...................................................................................... 353, 387
Mutterschutzfrist ......................................................................................... 354
N
Nachtarbeitszuschlag ................................................................................ 322
Nettolohn............................................................................................ 321, 329
Nettopreis ..................................................................................... 51, 215, 222
Nettoverfahren ........................................................................................... 217
Nichtunternehmer ........................................................................................ 24
Niederstwertprinzip .................................................................................... 265
O
Offene Posten ................................................................................ 40, 42, 129
Öffentliche Verkehrsmittel .......................................................................... 322
OHG ................................................................................................... 165, 266
Ordentliche Kündigung.............................................................................. 357
403
P
PASSIVA ..................................................................................................... 154
Passiva ............................................................................... 138, 175, 235, 380
Passivierung ............................................................................... 218, 263, 388
Personensteuern ........................................................................................ 220
Pflegeversicherung ............................................................................ 284, 369
Pflichtversicherte ........................................................................................ 286
Planungsrechnung..................................................................................... 126
Positionen ........................................................................ 36, 66, 90, 129, 174
Prämie ................................................................................................ 315, 329
Preisangabenverordnung ............................................................................ 50
Preisauszeichnungsverordnung .......................................................... 51, 215
Preisfindung ................................................................................. 45, 385, 388
Preisliste ........................................................................................... 25, 51, 84
Preispolitik .................................................................................................... 93
Privateinlagen ............................................................................................ 236
Privatentnahmen ........................................................................................ 236
Privatkonto ................................................................................. 237, 266, 388
Protokoll ..................................................................................................... 170
Q
Qualifizierte Kraft ........................................................................................ 319
R
Rabatt ......................................................................................................... 381
Rabattkonten .............................................................................................. 226
Rechnung ..................................................... 15, 23, 35, 50, 95, 185, 245, 247
Rechnungsabgrenzung ..................................................................... 261, 389
Rechnungsausgangsjournal ...................................................................... 103
Rechnungsfuß .............................................................................................. 23
Rechnungskern ............................................................................................ 23
Rechnungskopf ............................................................................................ 23
Rechnungswesen ...................................................................................... 125
Rechtsanspruch ................................................................................... 24, 290
Rechtsgeschäftliche Willenserklärung......................................................... 26
Reisekosten.................................................................................................. 44
404
Reisekostenerstattung ............................................................................... 323
Reisekostenvergütung ............................................................................... 344
Religionsgemeinschaft ...................................................................... 325, 387
Rentenversicherung ........................................................................... 284, 389
Rentner ....................................................................................................... 282
Restaurantscheck ...................................................................................... 349
Rohertrag ............................................................................................. 86, 184
Rückbuchung ............................................................................................. 227
Rücklage .................................................................................... 141, 268, 389
Rücklastschrift ............................................................................................ 228
Rückstellung .............................................................................. 253, 262, 389
Ruhegeld .................................................................................................... 290
S
Sachanlagen ...................................................................................... 253, 376
Sachbezugswert ................................................................................ 347, 349
Sachentnahme ........................................................................................... 248
Saldo .......................................................................... 138, 166, 176, 183, 217
Saldovortrag............................................................................................... 183
Sammelbeförderung .................................................................................. 345
Säumniszuschläge ..................................................................................... 291
Schadenshäufigkeit ................................................................................... 283
Schätzung .................................................................................. 124, 252, 291
Scheck ....................................................................................... 186, 291, 349
Scheinselbstständigkeit ..................................................................... 273, 369
Schlüsselliste ............................................................................................. 298
Schlüsselnummern ............................................................................ 288, 298
Schlüsselzahlen ........................................................................................... 25
Schonfrist ................................................................................................... 291
Schüler ....................................................................................................... 314
Schulpraktikum .......................................................................................... 317
Selbstständiger .......................................................................................... 290
Selbstständige Tätigkeit ............................................................................ 371
Semesterferien ..................................................................................... 16, 314
SGB ............................................................................................................ 370
Skonto .......................................................................................... 46, 185, 389
Solidaritätszuschlag ................................................................... 291, 327, 337
405
SOLL .......................................................................................................... 130
Soll ............................................................................................. 154, 165, 185
Soll-Versteuerung ........................................................................... 60, 79, 121
Sonderabschreibung ................................................................................. 254
Sonderkündigungsrecht ............................................................................ 286
Sonntagszuschlag ..................................................................................... 322
Sonstige Leistungen .......................................................................... 196, 236
Sozialgesetzbuch ....................................................................................... 370
Sozialversicherungsausweis.............................................................. 377, 390
Sozialversicherungsnummer ............................................................. 294, 297
Sozialversicherungspflicht ......................................................................... 314
Sperrzeit ..................................................................................................... 357
Stammdaten ................................................................................. 28, 242, 279
Steuerfahndung ......................................................................................... 346
Steuerkarte ......................................................................... 291, 351, 355, 387
Steuerklasse............................................................................................... 321
Steuerprüfung ............................................................................................ 367
Steuersatz .................................................................................... 26, 326, 337
Steuerschlüssel ............................................................................................ 85
Steuertabelle .............................................................................................. 324
Stoffkosten ................................................................................................. 239
Streik .......................................................................................................... 300
Studenten ................................................................................................... 314
Substanzverringerung ............................................................................... 245
T
Tantiemen ................................................................................................... 290
Tarifautonomie............................................................................................ 300
Tarifgruppe ................................................................................................. 300
Tarifvertrag.......................................................................... 300, 316, 331, 357
Tätigkeitsfelder ........................................................................................... 300
Trennungsgeld ........................................................................................... 344
Trinkgeld............................................................................................. 298, 322
406
U
U1-Umlage ................................................................................................. 282
Übergangsbeihilfe ...................................................................................... 344
Übergangsgeld .......................................................................................... 344
Überschussrechnung ................................ 121, 124, 130, 144, 245, 247, 381
Überstunden ...................................................................................... 321, 339
Übliche Vergütung ....................................................................................... 26
Umlagekrankenkasse ................................................................................ 281
Umlagevariante .......................................................................................... 282
Umlaufvermögen ....................................................................... 137, 259, 265
Umsatzkostenverfahren ..................................................................... 240, 390
Umsatzsteuer ................................................................................. 25, 60, 391
Umsatzsteuererklärung .............................................................................. 200
Umsatzsteuergesetz .................................................................... 24, 119, 193
Umsatzsteuerkonto .................................................................................... 216
Umsatzsteuervoranmeldung ............................................................. 191, 198
Umzugskostenvergütung .......................................................................... 344
Unfallversicherung ............................................................................. 187, 283
Unterbrechungsmeldung ........................................................................... 353
Unternehmensbrutto .................................................................................. 320
Unternehmer ............................................ 26, 45, 99, 117, 144, 235, 279, 318
Unterschiedliche Steuersätze ...................................................................... 25
Urlaub ......................................................................................................... 315
Urlaubsanspruch........................................................................................ 318
Urlaubsgeld ................................................................................................ 315
Urlaubsliste ................................................................................................ 277
Urlaubstage ................................................................................................ 316
USt-Identnummer......................................................................................... 82
UStDV ................................................................................................... 25, 193
UStG ..................................................................................................... 26, 193
V
Verbindlichkeiten................................ 141, 160, 172, 180, 183, 196, 390, 391
Verbrauchssteuer ....................................................................................... 192
Verjährung .................................................................................................... 26
Verkauf ................................................................................................. 88, 223
407
Verkaufslager ............................................................................................... 73
Verlust ................................................................................ 124, 147, 176, 253
Vermögensbildung............................................................................. 331, 332
Vermögenssteuer ....................................................................................... 220
Vermögenswirksame Leistungen .............................................. 329, 354, 377
Versandabwicklung...................................................................................... 95
Versicherungsberechtigte .......................................................................... 286
Versicherungsfreiheit ................................................................................. 314
versicherungspflicht ................................................................... 314, 315, 331
Versorgungsbezüge................................................................................... 287
Vertriebskosten ............................................................................................ 47
Voranmeldungszeitraum .................................................................... 197, 217
Vorgang .................................................................................... 35, 60, 69, 260
Vorgänge ............................................ 125, 147, 175, 182, 224, 235, 274, 361
Vorräte ........................................................................................................ 158
Vorratsvermögen................................................................................ 132, 181
Vorschuss........................................................................... 188, 323, 345, 365
Vorsorge ............................................................................................. 340, 358
Vorsteuer ............................................................................................ 192, 196
Vorsteuerabzug .................................................................................. 147, 234
Vorsteuerkonto ........................................................................................... 216
W
Währung....................................................................................................... 82
Warenbestand ............................................................................ 133, 180, 184
Warenbestandsmehrung ........................................................................... 183
Warenbestandsminderung ........................................................................ 183
Warenbewegungen .............................................................................. 92, 180
Warenbezugskosten .................................................................................. 221
Wareneingang .................................................................................... 222, 237
Wareneingangskonto ................................................................. 183, 184, 224
Wareneinkauf ............................................................................. 184, 223, 224
Wareneinsatz...................................................................................... 184, 383
Warengruppe ......................................................................................... 84, 85
Warenkonto ................................................................................................ 169
Warenverkauf ..................................................................... 182, 184, 186, 223
Warenverkaufskonto .......................................................................... 183, 226
408
Warenverkaufsnebenkosten ...................................................................... 223
Warenwirtschaft........................................................................ 18, 19, 76, 134
Wartegeld ................................................................................................... 290
Wechsel .................................................................................. 87, 99, 129, 320
Wehr- und Zivildienst ......................................................................... 282, 353
Weihnachtsgeld ......................................................................... 282, 300, 315
Werbungskosten ........................................................................................ 351
Werksrente ................................................................................................. 288
Wertermittlung ............................................................................................ 181
Werteverzehr .............................................................................................. 175
Wertezuwachs ............................................................................................ 175
Witwen- und Waisengeld ........................................................................... 290
Wohngeld ................................................................................................... 345
Z
Zahlungen ............................................................................ 39, 366, 375, 391
Zahlungsbedingungen................................................................. 17, 215, 391
Zahlungsbeleg ............................................................................................. 27
Zahlungsziel ......................................................................................... 17, 185
Zeiterfassung ............................................................................................. 277
Zeugen ....................................................................................................... 147
Zukunftssicherung ..................................................................................... 340
Zuschlag ............................................................................................ 241, 340
Zuschläge ............................................................ 47, 181, 283, 329, 332, 339
Zuschlagskalkulation ............................................................................. 45, 48
Zweikreissystem......................................................................................... 241
Zwischenbescheinigung ............................................................................ 355
409
410

Lese-Ausflug 1

Transcrição

Documentos relacionados

Bereitgestellt von: Hundeschule Hunde 1x1 in Datteln, Kreis

Teil 3 - Kopp Steuerberatung in Waiblingen

MIDISPORT 1x1 Quickstart-Anleitung - M

Antrag auf Mitgliedschaft - Christliche Unternehmer eV

Infoflyer Christliche Unternehmer e.V.

Lexware buchführung wissen. - SGB-IT

Schönen Guten Tag - Niederrheinische Industrie

FS Kaufmann2006.indd - Buhl Data Service GmbH

Lohnsteuer-Anmeldung 2007