PMO

Principais Desafios na Implementação
de Escritórios de Programas e
Projetos (PMO)
3º. Seminário de Gerenciamento de Projetos
PMI-GO
José Carlos Gomes Torquato, PMP
Fábrica de Testes
de Qualidade de Software
Desafios
na– Conceitos
Implementação
de PMOs
Agenda
Conceitos de PMO
Tipos e Funções
Estratégia de Implementação
Principais Desafios
Lições Aprendidas
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na– Conceitos
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Agenda
Conceitos de PMO
Tipos e Funções
Estratégia de Implementação
Principais Desafios
Lições Aprendidas
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de Qualidade de Software
Desafios
na– Conceitos
Implementação
de PMOs
Conceitos de PMO
O que é um PMO?
PMO significa Project Management Office ou
Program Management Office e é, segundo o PMI,
uma unidade organizacional que centraliza e
coordena o gerenciamento de projetos sob seu
domínio.
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Conceitos de PMO
Existe um certo consenso em relação ao nome
“Project Management Office” no entanto, não
existe em relação ao seu real valor.
Adaptado de Brian Hobbs (2007)
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Conceitos de PMO
VALOR
Lat. valore
o que uma coisa vale;
preço;
importância;
qualidade inerente a um bem ou serviço que
traduz o seu grau de utilidade.
Adaptado dic. Aurélio (2003)
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na– Conceitos
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de PMOs
Conceitos de PMO
Em que um PMO poderia ser útil para minha
organização?
9 Alinhar projetos com os objetivos do negócio?
9 Proporcionar uma visão integrada do portfolio de
programas e projetos da organização?
9 Medir alcance de resultados?
9 Melhorar o desempenho dos Projetos?
9 Estabelecer padrões metodológicos para toda organização?
9 Reduzir o nível de incerteza e riscos?
9 Otimizar o uso dos recursos disponíveis?
9 Melhorar a comunicação interna e o compartilhamento de
conhecimentos?
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na– Conceitos
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Conceitos de PMO
PMOs refletem a maturidade organizacional
em gerenciamento de projetos e assim como
não existem duas organizações idênticas, não
existirão dois PMOs iguais.
Suas atribuições, portanto, variam em função dos
objetivos que motivaram sua criação...
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Agenda
Conceitos de PMO
Tipos e Funções
Estratégia de Implementação
Principais Desafios
Lições Aprendidas
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Tipos de PMO
Casey e Peck sugeriram a seguinte analogia para
suporte a compreensão dos tipos de PMO:
Weather Station
Control Tower
Resource Pool
Adaptado de Casey e Peck (2001)
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Tipos de PMO
Principais Características
- Linguagem única
- Metodologia e ferramentas
Weather
- Padronização na interpretação de
Station
indicadores
- Reportes de desempenho e análise de riscos
- Base histórica de projetos
- Não existe influência do PMO nos projetos
- Foco: “Visibilidade”
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Tipos de PMO
Principais Características
-
Gerenciamento de Múltiplos Projetos
Treinamento hand-on
Control Tower
Suporte e Mentoria
Análise de Interdependências
Orientação e “Controle de Tráfego”
Radar Operacional: Progresso, Problemas, Riscos,
Mudanças
- Média influência do PMO nos projetos
- Foco: “Direção e Controle”
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Tipos de PMO
Principais Características
-
Nível Corporativo
Compartilhamento de Recursos
Resource Pool
Desenvolvimento profissional
Centro de Competências
Promove alinhamento estratégico
Gerenciamento de portfólio e programas
Forte influência do PMO nos projetos
Foco: “Recursos e Resultados”
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Grupo de Funções
Recente estudo do PMI envolvendo 500 PMOs
identificou e classificou 5 grupos independentes de
funções:
I.
Desenvolvimento de Competências e
Metodologias
II. Monitoramento e Controle de Indicadores de
Desempenho
III. Gerenciamento de Múltiplos Projetos
IV. Gerenciamento Estratégico
V. Aprendizagem Organizacional
Adaptado de Brian Hobbs (2007)
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Grupo de Funções
I. Desenvolvimento de Competências e
Metodologias
-
Desenvolver e implementar padrões
-
Promover o GP na organização
-
Conduzir treinamentos e capacitações
-
Prover suporte e mentoria
-
Propor e manter ferramentas de apoio (TI)
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Grupo de Funções
II. Monitoramento e Controle de Indicadores
de Desempenho
-
Monitorar indicadores de desempenho (FF)
-
Operar soluções EPMS (Enterprise project
Management system)
-
Reportar status do projeto para alta direção
-
Desenvolver e manter project scoreboard
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Grupo de Funções
III.Gerenciamento de Múltiplos Projetos
-
Identificar, selecionar e priorizar novos projetos
-
Gerenciar programas e seus benefícios
-
Conduzir análise de interdependências
-
Promover o alinhamento de produtos
-
Coordenar recursos intra-projetos
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Grupo de Funções
IV. Gerenciamento Estratégico
-
Prover o alinhamento estratégico dos projetos
-
Monitorar indicadores de resultado
-
Definir e balancear portfólios
-
Desenvolver estudos de viabilidade (business
case)
-
Participar do plano estratégico da organização
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Grupo de Funções
V. Aprendizagem Organizacional
-
Conduzir auditorias em projetos
-
Conduzir revisões de avaliação post-project
-
Implementar, gerenciar e compartilhar a base de
lições aprendidas (gestão do conhecimento)
-
Implementar e gerenciar a base de dados de
riscos
-
Gerenciar a memória organizacional (histórico de
projetos)
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Posicionamento na Estrutura Organizacional
Organização
PMO
Marketing
Projeto xyz
Financeiro
Engenharia
PMO
PMO
Equipe 1
Informática
Equipe 2
Equipe 3
Projetos
Operações
PMO posicionados no topo da organização são
freqüentemente responsáveis pela função estratégica
e pelo estabelecimento de padrões em GP.
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Agenda
Conceitos de PMO
Tipos e Funções
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Principais Desafios
Lições Aprendidas
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Estratégia de Implementação
Por onde começar?
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Estratégia de Implementação
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Estratégia de Implementação
1. Definir a Finalidade do PMO
- Qual a organização alvo?
- Qual o problema a ser resolvido?
- Qual a oportunidade a ser explorada?
- Quais objetivos e metas a alcançar?
- Como medir o alcance desses objetivos?
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Estratégia de Implementação
2. Analisar a maturidade da organização
alvo em GP (análise situacional)
- Quais são os principais stakeholders?
- O que temos em termos de normas,
padrões, processos, pessoas, tecnologia,
conhecimentos adquirido?
- Que gaps deverão ser cobertos?
- Analisar viabilidade e sponsorship.
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3. Definir Portfólio de Programas e
Projetos
- Que projetos serão alvo do PMO?
- Existem projetos interdependentes que
deverão ser gerenciados de forma
integrada (programas)?
- Quais os critérios de seleção de
Projetos/Programas?
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Estratégia de Implementação
4. Estruturar PMO e Modelo de Operação
- Que funções/serviços serão providos?
- Onde o PMO deverá ser posicionado?
- Será uma unidade formal na estrutura
organizacional? Qual sua relação com as
demais unidades?
- Qual a estrutura do PMO, staff e recursos?
- Que processos padrões, métodos, ferramentas e
sistemas deverão estar disponíveis?
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Estratégia de Implementação
5. Lançar PMO
- Adquirir/Disponibilizar métodos, padrões
e ferramentas.
- Integrar EPMS a processos
corporativos.
- Padronizar documentação dos projetos.
- Migrar projetos para sistema.
- Capacitar grupo de usuários (líderes,
gestores, equipe, direção)
- Lançar PMO.
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Estratégia de Implementação
6. Desenvolver ações de change
management
- Executar operação assistida.
- Desenvolver ações de comunicação.
- Gerenciar expectativas das partes
interessadas.
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Macro cronograma de Implantação
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Mês 4
Mês 5
Mês 6
Mês …
Mês 12
Definir a
Finalidade
Analisar
Maturidade
Definir Portfólio
de Projetos
Estruturar PMO e
Modelo de Operação
Lançar PMO
Desenvolver ações de Change Management
Operação
Implantação
Operação
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Agenda
Conceitos de PMO
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Lições Aprendidas
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Principais Desafios
Razões para não implementar um PMO:
9Estimula a burocracia
9Gera custos desnecessários (caro e inútil)
9Não é possível provar incremento na taxa de
sucesso dos projetos
9Retorno demorado do investimento
9Gera conflitos com os gerentes de projetos
9Tira o foco dos objetivos dos projetos
9Pode servir como multiplicador de erros
9Estimula disputas por poder
Fórum de Debate Austrália (2001)
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Agenda
Conceitos de PMO
Tipos e Funções
Estratégia de Implementação
Principais Desafios
Lições Aprendidas
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Lições Aprendidas
1) Identifique o propósito do PMO, e que este
esteja claramente alinhado com as necessidades
da organização e compatível com seu nível de
maturidade:
Proposta de Valor =
Pressão Externa +
Insatisfação Interna +
Projeto Viável
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Lições Aprendidas
2) Conduza a implementação como um projeto:
- Gerenciamento de stakeholders
- Ações de change management
- Staff capacitado e experiente (poucos e bons)
- Local físico (war room)
- Metodologia de GP simples (paperless)
- EPMS web-based integrado ao dia-a-dia:
>
>
>
>
>
conceito de mesa de trabalho
notificações via email
visão de indicadores de desempenho
sinalizadores gráficos
visão drill-down
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Lições Aprendidas
3) O PMO será alvo de severas críticas internas
- “produz pouco”
- “evidencia defeitos e não qualidades”
- “engenheiro de obras prontas”
portanto...
- Estabeleça “quick wins”
- pense grande começa pequeno (foco em projetos
prioritários)
- foco no problema e não nas pessoas
- Não subestime aspectos políticos
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Lições Aprendidas
4) Correções de rumo certamente serão necessárias
a médio prazo.
Assim como determinação e resiliência serão
importantes...
capacidade de adaptação e flexibilidade também
fazem parte do vocabulário dos responsáveis por
essa empreitada.
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Perguntas e Respostas
Jose Carlos Gomes Torquato, PMP
Diretor
[email protected]
SRTVS Qd. 701, Ed. Multiempresarial, Salas 642/644
Brasília, Distrito Federal, 70040-020
Telefone: +55 61 3964-9404
[email protected]
http://www.plano.inf.br