Microsft Excel 2007 Avançado

Transcrição

Microsft Excel 2007
Avançado
Wanialdo Lima 2010
Evolução Informática
Microsoft Visual Basic for Applications Aplicado ao Microsoft
Excel 2007
Wanialdo Lima
2010
Funções Básicas e Referências
i
Neste capítulo você irá:
- Revisar Funções Básicas
- Revisar Referências
- Extender o uso de funções básicas
Revisando Conceitos Básicos
Este capítulo faz uma breve revisão sobre funções comuns do
Excel, que aplicamos com freqüência no nosso dia-a-dia. Após
isso revisaremos um pouco também o uso de referências para
poder começar a explorar mais a fundo o poder das funções.
Você deve lembrar que, para usar uma função, nós simplesmente
digitados o nome da função, precedido de um sinal de igual e,
após isso, colocamos entre parênteses os valores que tais funções
utilizarão. O Excel tem uma infinidade de funções para realizar
diversas tarefas de cálculo e, como funções básicas, entendemos
aquelas que são conhecidas por praticamente todas as pessoas
que usam o Excel, mesmo que não seja profissionalmente.
As funções podem ou não ter argumentos, que são os dados
entre os parênteses. Uma função sem argumento bastante
conhecida é a função Agora(), que retorna a data e a hora atuais, e
não precisamos digitar nada entre os parênteses para que esta
funcione.
Já a função Soma() precisa que, obrigatoriamente, indiquemos
quais são, ou onde estão, os valores que serão utilizados no
cálculo. Por conta disso, essa é uma função com argumentos.
Tipos de Funções
O Microsoft Excel possui diversos tipos de função, divididos por
categorias como:









Banco de dados e listagem;
Data e Hora;
Financeiras;
Estatísticas;
Matemáticas e trigonométricas;
Lógicas;
Textos;
De informações;
Procura e referência.
É difícil você encontrar material que englobe todas essas
categorias, porém note que a divisão por categorias facilita a
procura por funções para resolver problemas comuns, e
dependendo da sua área profissional você não precisará de
nenhum curso especializado para saber como usar determinadas
funções consideradas mais complexas, pois a maioria foi pensada
para ser facilmente reconhecida pelos profissionais das mais
diversas áreas às quais se aplicam os grupos de funções
apresentados.
Funções Básicas do Microsoft Excel
Vejamos um breve resumo sobre as funções mais conhecidas do
Excel, não nos aprofundaremos nessas funções pois é esperado
que vocês as conheça, pelo menos um pouco.
Soma: Tem a finalidade de retornar o total da soma obtida de
todos os números na lista de argumentos. Serão permitidos um
total de até 30 argumentos separados por um caractere de
separação, que pode ser “;” se os valores forem alternados ou ,
“:” se forem seqüenciais.
Sintaxe: SOMA (área1; área2; ...; áreaN)
Exemplo: SOMA (A1:A10;D1:D10)
Cada área é um argumento que pode ser um valor (ex. 1500,95),
uma referência de célula (H3) ou uma área de células (C8:C23).
Lembre que você pode obter totais facilmente com o uso do
botão Autosoma
Excel.
que está na guia Início do Microsoft
Média: Tem a finalidade de retornar o valor da média aritmética
dos argumentos. Os parâmetros são informados da mesma forma
que para a função Soma e seguem as mesmas regras. As células
vazias não são contadas na média, mas aquelas que contêm
valores nulos o são.
Sintaxe: MÉDIA(área1; área2;...; áreaN)
Exemplo: MÉDIA(A1:A10;D1:D10)
Máximo: Tem a finalidade de retornar o maior valor de um
conjunto de valores. Se os argumentos não contiverem números,
MAXIMO retornará 0.
Sintaxe: MÁXIMO(área1; área2;...; áreaN)
Exemplo: MÁXIMO(A1:A10;D1:D10)
Mínimo: Tem a finalidade de retornar o menor valor de um
conjunto de valores, seguindo as mesmas regras aplicadas a
Máximo.
Sintaxe: MÍNIMO(área1; área2;...; áreaN)
Exemplo: MÍNIMO(A1:A10;D1:D10)
Ao usar máximo e mínimo, você terá automaticamente o maior e
o menor valor de uma lista, o que nem sempre é interessante.
Pode ser que você não deseje o maior valor de uma lista, mas sim
o segundo ou terceiro maior valor. O mesmo vale para mínimo.
Nestes casos utilizaremos as funções Maior e Menor,
apresentadas a seguir.
Maior: Tem a finalidade de retornar o maior valor K de um
conjunto de valores. O “K” representa uma posição, como por
exemplo, se eu desejo saber a segunda maior venda da semana, o
K será 2, terceira maior venda, K é igual a 3. A função não aceita
o uso de diversas áreas.
Sintaxe: MAIOR(área;k)
Exemplo: MAIOR(A1:A10;1)
Menor: Parecido com maior, usando as mesmas regras, mas para
apresentar os menores valores.
Sintaxe: MENOR(área;k)
Exemplo: MENOR(A1:A10;2)
Referência
Fazer referência no Excel é o ato de apontar para uma célula e
utilizar seu valor. Fizemos isso diversas vezes até agora quando
utilizamos endereços de células nas fórmulas.
Exemplo: = C3 + H2
Ao digitar um endereço de célula, ao invés de um valor, numa
fórmula, você está criando uma referência, ou seja, fazendo com
que a fórmula aponte para o endereço e use o valor da célula no
cálculo. Existem diversos tipos de referência, e revisaremos
rapidamente cada uma delas a seguir.
Referência Relativa
Referência Relativa é o simples uso do endereço de uma célula
em uma fórmula, para usar o valor desta. Podemos repetir o valor
de uma célula em outra simplesmente fazendo referência, como
abaixo:
Exemplo: =K43
Isso é muito útil porque quando a célula original é alterada, o
valor da cópia também sofre alteração. As referências relativas
são alteradas quando usamos a alça de preenchimento para copiar
um cálculo para outra célula, o que às vezes é uma desvantagem.
Com a planilha de vendas, apresentada abaixo, é simples usar
fórmulas, porque um simples cálculo com o uso de referência
relativa resolverá nosso problema.
Figura 1.1 – Tabela de Controle de Vendas Simples
Produto
Qtd Valor
Total
1001
5
10,00
=B2*C2
1002
6
12,00
Para adquirir o Total na tabela acima, simplesmente digitaríamos
=B2*C2. Ao copiar, por qualquer meio a fórmula para a célula de
baixo ela é alterada para =B3*C3. Para a grande maioria dos
problemas, isso resolve, mas como veremos a seguir, às vezes
temos problemas mais específicos.
Referência Absoluta
Quando não queremos alterações na fórmula, ao arrasta-la com a
alça de preenchimento, utilizamos o $ como sinal fixador. Veja o
exemplo abaixo:
Figura 1.2 – Cálculo com uso de referência relativa
Quando este cálculo for copiado verticalmente utilizando-se a
alça de preenchimento, os resultados não serão os desejados
porque a referência à célula B1 será atualizada para B2 e depois
para B3 e assim por diante. Para informar ao Excel que ele deve
utilizar sempre a mesma referência, sem alterá-la, então,
utilizamos a referência absoluta na fórmula, como mostra o
exemplo abaixo:
= B4 * $B$1
Isso diz ao aplicativo que, a célula B4 está livre para alterações, e
que ao arrastar a fórmula para baixo ela pode ser alterada para B5,
B6, B7... sem problemas, mas que a célula B1 não pode ser
alterada, e que deve ser constante na fórmula. Isso é muito útil,
mas não vai conseguir resolver todos os nossos problemas.
Referência Mista
Observe a planilha abaixo, ela apresenta uma situação hipotética
onde desejamos saber o percentual sobre o preço de
determinados produtos, mês a mês, de acordo com as taxas
vigentes naquele mês. É possível realizar tal tarefa com um único
cálculo:
Figura 1.3 – Situação hipotética 1
O resultado é dado pelo cálculo =B5+(B5*B2), para o primeiro
produto, no mês de janeiro. Mas claro que essa fórmula não pode
ser replicada utilizando-se a alça de preenchimento, porque ao
puxar para o lado, para calcular o mês de fevereiro, ele trocaria a
referência de B5, que é o preço do produto, por B6, que é o valor
de janeiro. Ao puxar a fórmula para baixo, temos uma situação
parecida, porque ela teria sua referência a B2 alterada para B3, o
que não é interessante. Para resolver esse problema, aplicaremos
a fixação de referência apenas em pontos chave da fórmula.
Verifique que ao levar a fórmula para baixo, calculando o preço
do produto da linha 6, no mês de janeiro, a referência deve passar
de B5 para B6, para que o cálculo seja realizado com o produto
correto, mas que a referência de B2 não pode ser alterada para
B3, que não contém nossas taxas. Poderíamos pensar em fixar B2
($B$2), no entanto isso não é interessante porque, ao puxar a
nova fórmula para o lado, continuaríamos tento B5+(B5*$B$2),
ou seja, ainda estaríamos aplicando o cálculo do mês de janeiro, e
não de fevereiro. Então, precisamos informar para o Excel, que a
referência de linha de B2 tem que continuar sempre sendo 2, no
entando a coluna pode variar de B para C e assim por diante. O
mesmo vale para a referência de B5, onde queremos fixar a
coluna B, mas não a linha, para que possamos ter os valores,
produto a produto. A fórmula abaixo resolve nossa questão:
= $B5 + ($B5 * B$2)
Note que as referências foram aplicadas não à referência de célula
por inteiro, mas apenas aos pontos chave que queríamos fixar.
Basta agora arrastar para as demais células da planilha.
Dica: Você não precisa arrastar a fórmula em dois sentidos.
Antes de digitar a fórmula, selecione toda a área que receberá a
mesma. Após selecionar a área, digite a fórmula, que aparecerá na
célula ativa da seleção, e após digitada, tecle CTRL+ENTER para
aplicar a fórmula a todas as células selecionadas.
Referência a Outras Planilhas ou Pastas de Trabalho
Também é possível realizar cálculos com referências a outras
planilhas ou mesmo de outros arquivos do Excel. Para isso basta
seguir a regra simples abaixo:
=[NomeArquivo.xls]Planilha!Célula
Veja que o nome do arquivo deve vir entre colchetes, e com a
extensão do arquivo. O nome da planilha é separado da
referência à célula por um sinal de exclamação. Então, se eu
desejo somar a célula C5 da planilha atual, com o valor da célula
D100 da Plan2, o cálculo seria apresentado como abaixo:
=C5 + Plan2!D100
Já, se eu desejasse fazer o mesmo cálculo, mas sendo que C5
esteja na Plan1 de um outro arquivo, chamado Relat.XLS, o
cálculo mudaria para o apresentado abaixo:
=[Relat.XLS]Plan1! C5 + Plan2!D100
O uso dessas referências pode ser muito útil em trabalhos que
unem dados de diversas planilhas. Lembre que você não precisa
ter todas as tabelas em uma só planilha, e que não precisa ter
todas as planilhas em um só arquivo. É possível distribuir o
trabalho em planilhas e arquivos diferentes e unir as informações
por meio de referência.
Lembre que você não é obrigado a digitar os endereços de célula
em um cálculo, basta ir clicando (ou selecionando) nas células que
deseja usar no cálculo. Se uma célula precisa ser fixada use F4 no
teclado para adicionar a referência. Pressionar F4 mais de uma
vez altera o tipo de fixação da referência de célula.
Extendendo Funções
Você pode tornar suas funções muito poderosas, mesclando as
funções umas às outras. Isto é muito importante quando um
cálculo depende diretamente de outro que não precisa
necessariamente ser apresentado na planilha. É muito comum
você ver colunas escondidas em planilhas, colunas essas que
contém algum cálculo que serve apenas para que seu resultado
seja usado em outro cálculo, normalmente em uma coluna
subseqüente. Se for este o caso, você não precisa dessa coluna
extra. Poderá utilizar o cálculo diretamente dentro do outro para
ir ao resultado desejado. Veja o exemplo abaixo:
=Máximo(A5:A100)+(Média(A5:A100)*10%)
Neste cálculo, adicionamos ao maior valor de um intervalo, dez
por cento da média geral dos valores do mesmo intervalo. Ou
seja, temos funções e cálculos aritméticos simples na mesma
fórmula.
Função SE
A função Se retorna um valor ou fórmula, indicado pelo usuário,
para a célula, valor ou fórmula esse que será retornado
dependendo de uma proposição lógica. O padrão do Se é realizar
um teste lógico, e para este teste, devolver VERDADEIRO ou
FALSO na célula que chamou a função. Por exemplo:
=SE(A2>5)
Esta seria uma função SE válida, pois retornaria VERDADEIRO
caso o valor de A2 seja maior que 5, e FALSO caso o valor da
mesma célula seja menor que 5. Isto pode ser até útil em algumas
situações, mas não é tudo o que podemos fazer com um SE.
Antes de continuar, observe a sintaxe do mesmo.
Sintaxe:
SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
Além do teste, apresentado anteriormente, você poderá indicar
dois valores, que serão apresentados no lugar das palavras
VERDADEIRO e FALSO, sempre nesta ordem. Os três itens
formadores da função são separados por ponto-e-vírgula (no
Windows em Português Brasil).
Curiosidade: Se você tem o Windows configurado como Inglês
EUA – Configurações Regionais do Painel de Controle – o
separador das áreas de fórmula é a vírgula. Como no Brasil a
vírgula indica o separador decimal (nos EUA é o ponto que tem
essa função), usamos o ponto-e-vírgula.
Segundo o que vimos, para indicar se um aluno foi aprovado ou
não, sabendo que a média do colégio é 7 e que o primeiro aluno
tem sua média calculada em F2, nossa função seria a seguinte:
=Se(F2>=7;”Aprovado”;”Reprovado”)
Note que, se a resposta a ser apresentada é um texto, este deve
vir entre aspas. Se for um número ou fórmula não há necessidade
das aspas. Por exemplo: imagine que há um vendedor que ganha
3% de comissão caso suas vendas sejam inferiores a R$ 5.000,00
e, caso contrário, ganha 5% de comissão. Sua venda total do mês
está digitada em H4.
=Se(H4<=5000;H4*3%;H4*5%)
É importante notar que não usamos espaços – melhor não usálos – e que o valor não tem os separadores de milhar. Como não
há centavos, também não os indicamos.
Agora que revisamos o básico do SE, vejamos alguns casos mais
específicos, utilizando o aninhamento de funções.
Função Se (Aninhado)
Voltemos ao exemplo usado anteriormente, do Colégio, e
observe a planilha de notas apresentada a seguir.
Figura 1.4 – Planilha de Notas
Note que já temos as notas dos alunos e o cálculo da média final
dos mesmos. Após isso, incluímos as faltas e obtivemos o
resultado utilizando a função SE, como apresentado abaixo.
Figura 1.5 – Planilha Completa
Note na barra de fórmulas, na imagem acima, que a fórmula
usada é praticamente a mesma de antes. É importante notar que,
a ordem das respostas depende do teste lógico feito. Isto nos leva
a notar que, poderemos escrever a função de maneiras diferentes
e chegar ao mesmo resultado. As duas respostas a seguir valem
para o problema acima.
= Se(G2>=7;”Aprovado”;”Reprovado”)
=Se(G2<7;”Reprovado”;”Aprovado”)
Mas, e se o colégio resolvesse mudar sua estratégia de notas e, os
alunos que obtiverem nota menor que 3 forem reprovados
automaticamente? Neste caso, teríamos três possibilidades, ao
invés de duas: os alunos com nota igual ou superior a sete seriam
aprovados, os que ficarem entre 3 e 7 ficariam de recuperação e
os que não alcançarem 3 estão automaticamente reprovados.
Um se nos oferece duas possibilidades de resposta. Como
resolveríamos então três possibilidades de resposta, de acordo
com o problema apresentado. Para resolver o problema, observe
o gráfico a seguir.
Figura 1.6 – Montando o Se aninhado
Note que no gráfico do problema que resolvemos, temos o Se
com seu teste lógico e as duas possibilidades de resposta. Se
desejamos incluir mais opções de resposta, teremos de incluir um
Se dentro de outro, sucessivamente, até obter quantidade de
respostas desejadas. Para resolver nosso problema das notas, na
área que receberia a resposta para F do primeiro Se, incluímos um
segundo SE. Dessa forma temos três possibilidades de resposta.
Note outro detalhe importante. O segundo SE trata dos alunos
de recuperação, portanto, com nota entre 3 e 6,9. Verifique que
testamos apenas se a nota é maior ou igual a três, e não testamos
se ela é inferior a sete. Isto porque, nós só alcançaremos o
segundo SE, caso o primeiro retorne F. Como o primeiro SE
verifica se a nota é maior ou igual a sete, só chegaremos ao
segundo se a nota for menor que sete, isto facilita nosso teste
lógico.
Importante: Não podemos fazer, em computador, testes do tipo
X < Y < Z, portanto, seria impossível simplesmente digita 3 <
G2 < 7, para nosso teste lógico. Há maneiras de resolver este tipo
de necessidade, como veremos adiante, mas o método
apresentado acima é o mais utilizado para a maioria dessas
situações.
Nosso SE, digitado no Excel, ficaria assim.
Se(G2>=7;”Aprovado”;Se(G2>=3;”Recuperação”;”Reprovado”)
Também seria possível:
Se(C2>=7;”Aprovado”;Se(C2<3;”Reprovado”;”Recuperação”)
Se(C2<3;”Reprovado”;Se(C2<7;”Recuperação”;”Aprovado”)
Se(C2<3;”Reprovado”;Se(C2>=7;”Aprovado”;”Recuperação”)
E assim por diante. Por conta dessa variedade, há seis
possibilidades de resposta para a questão, todas seguindo o
mesmo raciocínio e apresentando resultados satisfatórios. Duas
dessas possibilidades (iniciando com Recuperação) só serão
possíveis com ajuda de outras funções.
Figura 1.7 – Resultado com três possibilidades
Após isso, usamos formatação condicional (Início/Formatação
Condicional), para colorir as células de notas em vermelho e azul.
No exemplo abaixo, usamos a formatação condicional para
colorir o resultado final.
Figura 1.8 – Formatação Condicional
Você usa o botão Adicionar para incluir novas proposições e o
botão Formatar para escolher a formatação que será aplicada na
célula caso o valor seja o indicado. Selecione toda a coluna de
resultado (Coluna I) e aplique a formatação condicional
apresentada acima.
O próximo problema inclui as médias e as faltas dos alunos: a
direção do colégio decidiu que o aluno não será avaliado apenas
por nota, mas também por assiduidade, sendo que, para ser
aprovado o aluno precisa observar a tabela apresentada a seguir.
Figura 1.9 – Novos Critérios de Aprovação
Média Faltas
Resultado
>= 7
<= 10
Aprovado
3 – 6,9 11 - 20 Recuperação
<3
> 20
Reprovado
Sendo que, de acordo com os novos critérios, para cada situação,
nós temos dois itens a serem testados. Um caso de multiplicidade
de opções, é facilmente resolvido aninhando funções SE, mas
veremos adiante que, nestes casos mais simples, há funções que
podem resolver o problema com muito mais facilidade. Isto quer
dizer que, o problema do aluno ser aprovado, reprovado ou ir
para recuperação, resolvido anteriormente, não necessariamente
precisaria ser resolvido utilizando SE. Este caso em especial, no
entanto, não nos dá muitas alternativas ao SE. Entretanto, o
próprio SE não aceita dois testes lógicos no mesmo lugar, em sua
sintaxe. Neste caso, precisaremos utilizar funções extras para nos
auxiliar.
Funções E e OU
A Função E realiza testes lógicos em série, retornando
VERDADEIRO ou FALSO no final do processamento. O uso
da função E é simples, bastando que indiquemos todos os itens
lógicos que queremos testar. Se todas as proposições forem
verdadeiras, o resultado será VERDADEIRO e, se apenas uma
das proposições, em qualquer momento, for falsa, o resultado
será FALSO.
Sintaxe:
=E(Teste1;Teste2;...Teste30)
Como foi deixado bem claro na sintaxo, o E aceita, no máximo,
30 testes lógicos, sendo que você não é obrigado a apresentar 30
proposições, podendo testar quantos itens desejar.
Já a função OU funciona da mesma forma que o E, mas retorna
VERDADEIRO se pelo menos uma das proposições for
verdadeira, e retornará FALSO se todas as proposições forem
falsas.
Sintaxe:
=OU(Teste1;Teste2;...Teste30)
Como no E, o limite é de 30 proposições. Note que nosso SE
precisa de um resultado VERDADEIRO ou FALSO para tomar
suas decisões, e este resultado pode provir de qualquer fonte.
Sendo assim, poderemos utilizar, tranqüilamente as funções E e
OU, bem como qualquer outra função que retorne valores
lógicos, na área de testes do SE. O exemplo abaixo é de uma
função E, e uma função OU, válidos.
=E(A2>5; B2<3; C2=7; D2=A2+5)
=OU(A2=”Pronto”;B2=”C”;C2>5;D2<=5000)
Se as digitarmos em alguma célula, o resultado será
VERDADEIRO ou FALSO, escrito na célula, como obtivemos
anteriormente quando fizemos o primeiro SE. Para resolver o
nosso problema das notas, então, precisaremos escrever uma
função um pouco extensa, como apresentado abaixo.
=SE(E(G2>=7;H2<=10);”Aprovado”;SE(OU(G2<3;H2>20;
“Reprovado”;”Recuperação”))
Após digitar a fórmula, o resultado final será o apresentado
abaixo.
Figura 1.10 – Planilha de Notas Final
Lembre então que você pode ter até quatro níveis de SE,
aninhados para obter respostas diversas, mas que, como veremos
a seguir, em muitos casos, de simples escolha, você não será
obrigado a utilizar o SE. Apenas em situações mais complexas,
como a apresentada aqui.
Funções
ii
Neste capítulo você irá:
- Conhecer funções extras
- Trabalhar com Datas e Horas
- Realizar cálculos com critérios
Conhecendo Novas Funções
Agora que revisamos as funções mais comuns do dia-a-dia, e que
vimos como tornar uma função mais poderosa, iremos ver novas
funções que facilitarão em muito o seu trabalho com o Excel.
Iniciaremos com o mesmo exemplo do boletim, agora com uma
resolução bem mais simples.
PROCV
Anteriormente, quando nosso problema do boletim não dependia
necessariamente da freqüência, usamos duas funções SE,
aninhadas, para obter o resultado desejado. Naquele momento
não precisamos usar o E nem o OU. A tarefa do nosso SE, neste
caso especificamente, era fazer uma ‘busca’ pela faixa em que a
nota se encaixava e apresentar um resultado, entre os propostos.
Para resolver esse tipo de problema, temos a função PROCV,
apresentada a seguir.
PROCV procura um determinado valor, em uma tabela,
verticalmente, ou seja, descendo linha a linha na tabela em busca
do valor desejado, e retorna um valor da própria tabela como
resposta, caso encontre o item procurado. Se o item procurado
não for encontrado, o resultado será #N/D.
Sintaxe:
=PROCV (valor_procurado; tabela_pesquisa; num_ coluna_resposta;
procurar_intervalo)
Valor_procurado é o valor a ser localizado na primeira coluna
da tabela_pesquisa. Valor_procurado pode ser um valor, uma
referência ou um texto.
Tabela_Pesquisa é a tabela de informações em que os dados
são procurados. Use uma referência para um intervalo ou nomeie
um intervalo e use esse nome.
Num_coluna_resposta é o número da coluna que contém o
dado que desejamos como resposta.
Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na
primeira coluna da matriz_tabela deverão ser colocados em
ordem ascendente: (..., -2, -1, 0, 1, 2, ... , A-Z, FALSO,
VERDADEIRO) e a pesquisa será seqüencial, caso contrário,
PROCV pode não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo
for FALSO, a matriz_tabela não precisará ser ordenada.
Os valores na primeira coluna de matriz_tabela podem ser texto,
números ou valores lógicos. Textos em maiúsculas e minúsculas
são equivalentes.
Procurar_intervalo é um valor lógico que especifica se você quer
que PROCV encontre a correspondência exata ou uma
correspondência aproximada. Se VERDADEIRO ou omitida,
uma correspondência aproximada é retornada; em outras
palavras, se uma correspondência exata não for encontrada, o
valor maior mais próximo que é menor que o valor_procurado é
retornado. Se FALSO, PROCV encontrará uma correspondência
exata. Se nenhuma correspondência for encontrada, o valor de
erro #N/D é retornado.
A princípio, as definições apresentadas para a função podem
parecer complexas, mas, com a prática, você verá que é muito
simples. Veja o exemplo abaixo.
Figura 2.1 – Boletim com Procv
Inserimos umas linhas no topo da planilha e colocamos a planilha
de controle em cima, já que a tendência é que a planilha cresça
para baixo. Note que a resposta agora é:
=Procv(G7;$G$1:$I$4;3)
Onde, G7 é a célula que contém a nota do aluno (média final), de
G1 a I4 temos a planilha com os resultados e, o 3 indica a coluna,
da planilha de resultados, que contém a resposta desejada. Note
que o 3 não indica a coluna da planilha, e sim a coluna dentro da
área de pesquisa. Fixamos a área de pesquisa para que, quando
puxarmos a fórmula para as demais células ela continue fixa.
Procv recebe o valor de G7, procura-o na tabela de pesquisa e
traz de volta para a célula, caso haja alguma correspondência, o
que tem escrito na terceira coluna da planilha.
O funcionamento básico da função é esse, nos exercícios você
verá mais exemplos de aplicação da mesma.
Nomeando Células
Para facilitar o uso da função, você poderá dar um nome à área
de dados da tabela de pesquisa. Para isso, selecione a tabela de
pesquisa (de G1 a I4), clique na caixa de nome e dê um nome a
essa área, como apresentado abaixo.
Figura 2.2 – Usando Nomes
Agora é só alterar a fórmula para: =Procv(G7;Resultados;3).
Se você precisar alterar uma área nomeada, ou apagar um nome,
clique em Inserir / Nomes / Definir, que você terá acesso à caixa
de diálogo apresentada abaixo.
Figura 2.3 – Definir Nomes
É importante saber que os nomes são únicos dentro do arquivo,
sendo assim, mesmo que nosso boletim esteja na Plan1 e a
planilha de resultados na Plan3, com o uso de nomes a fórmula
continuaria sendo a mesma apresentada acima. Faça um teste,
tente dar o mesmo nome a duas áreas distintas das suas planilhas.
Écél.Vazia
Existem situações que o Excel pode resolver, e que acabamos
fazendo manualmente, por não conhecer completamente as
funções disponíveis. Uma bem simples, é verificar se uma
determinada célula está vazia, que pode ser resolvido com esta
função, como apresentado abaixo.
Sintaxe
=ÉCÉL.VAZIA(referência)
Se a célula em questão está vazia, a função retorna
VERDADEIRO, caso contrário, o resultado é falso. Isto pode
parecer um pouco desnecessário à primeira vista, mas, pense em
todos aqueles cálculos que retornam erro, não porque estão
errados, mas porque algum valor ainda não foi informado.
Observe a planilha abaixo.
Figura 2.4 – Controle de lançamentos
Se você montar essa planilha, verá que o valor superior será
repetido. Imagine agora que você deseja deixar a fórmula
estendida para diversas linhas, para que não precisa ficar
copiando-a o tempo todo para a célula de baixo, preocupando-se
apenas em digitar a movimentação e o valor, e o cálculo já ir
sendo atualizado. Estenda a fórmula até a linha 50. O resultado
não é muito interessante, já que o último saldo será sempre
repetido em todas as linhas. Agora altere a fórmula, como
apresentado abaixo.
=Se(ÉCel.Vazia(A3);””;D2-B3+C3) * não dê espaço entre as
aspas.
Após isso estenda a fórmula até a linha 50. Pronto, o cálculo
agora só é realizado quando escrevemos alguma coisa na coluna
A. Enquanto A está vazio, a célula é deixada também vazia.
Datas
Uma outra característica interessante do Excel é a forma como
tratamos datas. Na realidade, internamente, para o computador,
datas são números inteiros. O Excel tira vantagem disso nos
possibilitando realizar cálculos sobre datas. Veja nas funções a
seguir uma série de vantagens para tirar proveito do trabalho com
datas no Excel.
Hoje
A função hoje retorna a data atual do sistema. É especialmente
útil porque a partir dela podemos ter a data do sistema sempre
atualizada. Sua sintaxe é muito simples.
Sintaxe:
=Hoje( )
A função recebe apenas os parênteses, vazios e sem espaço entre
os mesmos. Para ter uma rápida idéia do que podemos fazer com
datas, siga o exemplo abaixo.
Digite =Hoje( ), na célula A1.
Digite =A1+15, na célula A2.
Digite =A1-20, na célula A3.
Após isso digite sua data de nascimento na célula C2 e em C3
digite =Hoje()-C2. O Resultado pode não parecer muito claro a
princípio. Formate essa célula como número (Formatar/Células).
Você tem agora sua idade, em dias. Agora em C4 faça:
=Ano(Hoje()) – Ano(C2).
Agora
A função agora traz, além da data atual, a hora atual, com
minutos e segundos.
Sintaxe:
=Agora( )
Continuando com o exemplo anterior, digite na célula A4 a
função agora, para ver a diferença para a função Hoje( ).
Outras funções de data
Existem diversas funções de data e de hora que podem facilitar
nossa vida. Imagine que você não deseja a data atual, mas apenas
o mês atual ou mesmo o ano atual. Para retornar apenas parte da
data ou da hora, existe um grupo de funções específicas para tais
tarefas, listadas abaixo:
Função
Dia
Descrição
Retorna o dia da data
informada
Mês
Retorna o mês da data
informada
Ano
Retorna o ano da data
informada
Hora
Retorna a hora do tempo
informado
Minuto
Retorna o minuto do
tempo informado
Segundo
Retorna o segundo do
tempo informado
Dia.Da.Sem Retorna o dia da semana
ana
do da data informada,
numericamente.
Sintaxe
=Dia(Data)
=Mês(Data)
=Ano(Data)
=Hora(Tempo)
=Minuto(Tempo)
=Segundo(Tempo)
=Dia.Da.Semana(Data)
Você poderá utilizar essas funções com uma data qualquer ou em
conjunto com as funções Hoje() e Agora(). No exemplo abaixo
estamos verificando em que dia da semana caiu o natal de 1996:
=Dia.Da.Semana(25/12/1996)
O dia da semana é retornado numericamente, sendo 1 para
domingo e 7 para sábado. Já no exemplo abaixo, estamos
verificando apenas a hora atual do sistema, sem minutos ou
segundos:
=Hora(Agora())
Nós podemos também unir itens. Curiosamente, podemos unir
itens textuais no Excel utilizando o operador &. Este processo
chama-se concatenação. Tente:
Digite em A5: =Hora(Agora()) & “:” & Minuto(Agora())
Digite em A6: =Dia.Da.Semana(25/12/1996)
Digite em A7: =Hora(Agora( ))
E que tal tentar algo mais elaborado? Veja o exemplo abaixo:
=Se(Hora(Agora())<12;”Bom
Tarde”;”Boa Noite”))
dia”;Se(Hora(Agora())<18;”Boa
Como foi dito anteriormente, você pode unir funções à vontade
para obter resultados mais complexos e poder resolver problemas
também de alta complexidade.
Critérios em Funções
Há um grupo interessante de funções no Excel que realizam boa
parte das tarefas que vimos até o momento, mas aceitando que
estabeleçamos critérios para os cálculos. Veremos as mais
importantes funções que poderão auxiliar e muito nosso trabalho
diário.
CONT.SE
Conta quantas vezes um determinado valor aparece em um
intervalo de células, descartando as células vazias.
Sintaxe
=CONT.SE(intervalo;critério)
Intervalo é o intervalo de células no qual se deseja contar o valor
procurado, indicado em critérios. Veja o exemplo abaixo para
compreender melhor.
Figura 2.5 – Cont.Se
A fórmula é: Cont.Se(A5:A22;$A$2). Neste caso estamos
verificando quantas pessoas visitaram a loja para comprar
determinado produto, que será indicando em A2.
SOMASE
Tem um funcionamento parecido com o Cont.Se, mas ao invés
de apenas contar as células, a função soma os valores. Uma das
diferenças é a sintaxe, apresentada abaixo.
Sintaxe:
=SOMASE (intervalo;critérios;intervalo_soma)
Neste caso, além de indicar o intervalo onde estão os dados que
serão submetidos ao critério, você indica o intervalo onde estão
os dados que serão somados. Veja o exemplo abaixo.
Figura 2.6 – SomaSe
A função para a quantidade vendida seria
SomaSe(A5:A22;$A$2;B5:B22)
e para o total seria
SomaSe(A5:A22;$A$2;D5:D22)
As áreas Intervalo e Intervalo_Soma podem ser a mesma área.
Isso é útil quando, por exemplo, você deseja somar apenas os
totais superiores a um determinado valor. Veja o exemplo abaixo,
onde somaríamos apenas os totais superiores a R$ 200,00 nessa
planilha.
SomaSe(D5:D22;”>200”;D5:D22)
Para esse caso em especial isso não seria muito útil, claro, mas
pode ser usado em diversas outras situações. Note que o critério
vem entre aspas. É importante lembrar: quando o critério não for
uma referência de célula, ele sempre virá entre aspas,
independente do que seja o critério.
BDSoma, BDMédia, BDMáx, BDMin
A função BDSoma, como o nome deixa entender, retorna a
soma, mas nesse caso, sobre volumes de dados. A vantagem é
que podemos usar múltiplos critérios.
Sintaxe:
=BDSoma(Área de Dados;Coluna a somar;Área de critérios)
A área de dados é toda a seleção da tabela que contém nossos
dados, incluindo o cabeçalho. Para que a função trabalhe bem,
precisamos de uma cópia do cabeçalho para criar a área onde
serão digitados os critérios. Veja o exemplo apresentado abaixo.
Figura 2.7 – Banco de Dados
Acima da tabela criamos o resumo, onde teremos as totalizações
da nossa tabela. Abaixo das totalizações incluí a área onde serão
digitados os critérios para a realização dos cálculos. Note que a
área de critérios deve ser idêntica à dos dados, inclusive com
colunas onde não serão digitados critérios. Selecionamos a área
de critérios (de A6 até E7) e nomeamos como Critérios (usando a
caixa de nome, como feito anteriormente no PROCV), após isso
selecionamos toda a área de dados e chamamos de
Movimentacoes, simplesmente para facilitar a montagem de
nossa fórmula. Após fazer isso, na célula A3 digite:
=BDSoma(Movimentacoes;5;Criterios)
O cinco indica o número da coluna que contém os valores que
serão somados. Digite agora alguns critérios. É muito importante
notar que você não precisa digitar uma informação por inteiro,
por exemplo, se quisermos o total de impressoras. Temos dois
modelos de impressora, HP e Canon. Simplesmente digite Imp
no critério de produto. Você poderia, no nosso exemplo digitar
apenas a letra I, já que em nossa tabela não temos outros
produtos começando com I.
Além da função BDSoma, existem as funções BDMédia, BDMáx,
BDMin. O funcionamento é o mesmo de BDSoma, a única
diferença mesmo é o nome, e mais nada. Faça os outros cálculos.
Importação de Texto
iii
Neste capítulo você verá:
- Importar dados para a planilha
- Tratar dados importados
- Funções de Tratamento de Texto
Importando Dados
Imagine-se na situação de desejar importar dados de um arquivo
externo de relatório para sua planilha, e os dados desse arquivo
estão em formato texto. Iremos criar uma nova planilha no Excel,
que deverá receber o relatório importado. Crie uma nova
planilha, se você não tiver uma, e salve-a como Relatórios
Mensais, em uma pasta específica. Copie para esta pasta o arquivo
Relatório.txt que deverá ser fornecido pelo instrutor do seu curso.
Importanto para o Excel
Clique agora em Arquivo / Abrir, para abrir o arquivo. Em
arquivos do tipo, selecione Documento de Texto. Vá à pasta
onde você colocou o arquivo e abra-o.
Figura 3.1 – Abrir arquivo
Quando você o fizer, aparecerá o Assistente de Importação,
apresentado abaixo:
Figura 3.2 – Importar Arquivo Texto
Verifique se o assistente apresenta corretamente os dados na
caixa Visualização do Arquivo, e indique para iniciar a importação
a partir da linha 4, pois não precisaremos do título, começaremos
na linha de cabeçalho. Ainda não discutiremos todas as telas do
assistente de importação. Simplesmente clique em concluir.
O Excel criará uma nova Pasta de Trabalho, com apenas uma
planilha, que tem o mesmo nome do arquivo importado, e com
os dados do mesmo. Clique com o botão direito do mouse nessa
planilha, selecione a opção Mover ou Copiar, e na caixa Para
Pasta escolha o arquivo Relatórios Mensais como destino, e na
caixa Antes da Planilha, escolha a opção (mover para o final).
Figura 3.3 – Mover ou Copiar Planilha
Clique em OK. Isso fechará o novo arquivo. Como tínhamos
apenas uma planilha no arquivo e movemos a mesma para o
outro arquivo, este foi descartado (arquivos Excel não existem
sem planilhas).
Tratando os Dados
É interessante dimensionar as colunas, caso você ainda não o
tenha feito. Sua planilha deve estar, neste momento, como
apresentado abaixo:
Figura 3.4 – Planilha importada
Iremos preencher os dados complementares, para as células em
branco, resgatando a informação que está inserida exatamente
acima da célula atual. Para realizar isso, siga os passos abaixo,
exatamente como apresentados.
Em primeiro lugar, teremos de selecionar todas as áreas com
células em branco que se encontram na área da nossa planilha.
Para isso, clique no menu Editar, selecione o comando Ir Para. O
comando Ir Para nos reserva algumas surpresas interessantes,
clique no botão Especial e aparecerá a caixa de diálogo abaixo.
Figura 3.5 – Ir Para
Selecione a opção Em Branco, clique OK e novamente OK na
caixa Ir Para. Você, neste momento, tem as células em branco de
sua planilha selecionadas.
Com as células selecionadas, pressione = no teclado e pressione
seta para cima uma vez. Assim você estará fazendo referência à
célula anterior da célula atual. Dessa forma, a célula ativa receberá
o valor da célula acima dela. Pressiona CTRL+ ENTER no
teclado. Isso fará com que a fórmula digitada seja aplicada a todas
as células selecionadas.
Neste ponto, um cuidado especial, você deverá pressionar CTRL
+ * para selecionar toda a planilha. Cuidado, se for usar o teclado
alfanumérico é CTRL + SHIFT + 8 (que daria CTRL + *).
Pressionando CTRL + T você seleciona toda a planilha do Excel,
e com CTRL + * você seleciona a área preenchida da planilha.
Clique no menu Editar, e escolha a opção Copiar, para copiar
todos os dados de sua planilha. Após isso selecione o menu
Editar e clique na opção Colar Especial. Você terá a janela abaixo:
Figura 3.6 – Colar Especial
Em colar especial, escolha a opção valores. Dessa forma você
está substituindo as fórmulas inseridas na planilha pelos valores
por ela retornados. No final temos os valores e não as fórmulas.
Pressione ESC para sair do modo de cópia de dados e selecione a
célula A1 para terminar nosso trabalho.
Funções De Texto
Importar a maioria dos arquivos texto é bem simples, seguindo as
regras acima. Iremos agora importar outro arquivo, dessa vez
chamado Banco. O arquivo possui apenas uma coluna de dados,
todos são números muito extensos. Esses dados são recebidos do
banco, e são tratados como explicado abaixo.
O número enviado pelo banco tem 30 dígitos, sendo que estes
números estão divididos da seguinte forma: os cinco primeiros
são o código do lançamento; os próximos seis são o número de
conta, sendo que o sexto é o dígito verificador; os três próximos
são o número da agência; os três que vêm a seguir são o código
da movimentação; os quatro últimos são um código de controle
interno; os números restantes são o valor da movimentação,
incluso os centavos sempre com dois dígitos. Ou seja, o valor
pode ser composto de até no máximo 9 números, sendo que
desses, dois são os centavos, e os demais, até o limite de 7 são o
valor principal. Seu trabalho é dividir o número nas colunas,
como apresentado abaixo.
Figura 3.7 – Divisão dos dados
Esquerda e Direita
Para fazer essa divisão, utilizaremos algumas funções de
tratamento de texto. Iniciando pelo código, precisamos pegar os
cinco primeiros números da importação ou, para facilitar nosso
trabalho, os cinco dígitos do lado esquerdo. Temos uma função
chamada esquerda, que extrai caracteres de dentro de um texto,
com a sintaxe a seguir.
Sintaxe:
=Esquerda(Texto;Num_Caracteres)
Dessa forma, podemos resolver o primeiro problema com a
seguinte função.
=Esquerda(A2;5)
O problema do controle, na coluna G, pode ser resolvido de
forma parecida, apenas usando a função direita, ao invés de
esquerda. Note que a sintaxe é a mesma.
=Direira(A2, 4)
Para os demais valores, não podemos usar nenhuma dessas
funções, porque com elas só trabalhamos com as extremidades
do nosso texto. Note também que o resultado é apenas textual.
Ou seja, no momento, esses números não podem ser usados em
qualquer cálculo.
Vamos seguir nos baseando no nível de dificuldade de cada
problema. Por isso, nosso próximo alvo é a agência.
EXT.TEXTO
A agência encontra-se no meio do caminho, e precisaremos de
outra função para extraí-la. Usaremos a função Ext.Texto que
apresenta a sintaxe a seguir.
Sintaxe
=Ext.Texto(Texto;Caractere_Inicial;Num_Caracteres)
Texto é a string onde será feita a extração, Caractere_Inicial é o
número da letra, dentro de texto, onde a extração deve iniciar, e
Num_Caracteres é o número de caracteres a serem extraídos de
texto. Com isso informado, podemos resolver o problema da
agência com a seguinte resposta.
=Ext.Texto(A2;11;3)
Já que A2 contém nosso número, a agência começa na décima
primeira letra, já que as cinco primeiras são o código e as outras
seis após o código são a agência. De forma muito semelhante
extraímos o Código da Movimentação, com a função abaixo.
=Ext.Texto(A2;14;3)
Agora precisamos extrair apenas a conta e o valor da
movimentação. Começaremos pela conta, mas lembre-se que
deve haver um hífen separando a agência. Podemos resolver essa
tarefa de duas formas, com algum malabarismo, unindo duas
funções com um pouco de complexidade, ou ter um pouco de
trabalho de formatação. Mesmo com a formatação teremos de
unir funções, mas a complexidade é bem menor. Primeiro, antes
de mais nada, selecione toda a coluna C, clicando com o botão
direito no cabeçalho da mesma, e escolha Formatar Células.
Figura 3.8 – Formatação Personalizada
Na caixa de Formatar Células, na guia Número, escolha a
categoria personalizado e digite o tipo personalizado 99999-9,
como apresentado na imagem acima. Isso fará com que nossos
números sejam apresentados com cinco dígitos, um hífen e outro
número após o hífen. Basta clicar OK agora.
Usaremos, inicialmente a função Ext.Texto, apresentada
anteriormente. Teoricamente, a função abaixo resolveria nosso
problema, mas ainda temos um item a resolver.
=Ext.Texto(A2;6;6)
INT
Nossas extrações retornam sempre texto. Nossa formatação
personalizada foi feita para números, por isso, se você testou a
função acima notou que não aconteceu nada além da extração do
texto. Precisaremos converter o resultado da extração em um
número. Como esse número é um inteiro, usaremos a função
INT.
Sintaxe
=Int(Item_a_ser_Convertido)
Podemos agora resolver nosso problema com a seguinte função.
=Int(Ext.Texto(A2;6;6))
Só nos resta o Valor, que nos reserva um pequeno problema.
Quantos dígitos tem o valor? Antes de resolver, no entanto,
selecione toda a coluna F, clicando no cabeçalho da mesma, e
formate-a como Formato de Moeda. Agora que a coluna está
pronta para receber nosso número, iremos trabalhar na resolução
do problema.
Podemos extrair textos com Ext.Texto e temos que indicar, além
do texto onde será feira a extração, o início e o número de
caracteres. O início é um problema fácil de resolver para nosso
problema, já que as quatro primeiras colunas têm tamanhos de
caracteres fixos. Se somarmos todos veremos que usamos nas
quatro colunas dezessete dos trinta caracteres. Se estivermos
numa situação ideal, nosso string (em A2) tem 30 caracteres,
retirando daí os quatro caracteres finais de controle e os dezessete
iniciais, nós usamos vinte e um caracteres, sobrando nove para o
valor da movimentação. Sabemos então que a extração começa
no caractere 18, mas não sabemos, ao certo, quantos caracteres
teremos de extrair.
NÚM.CARACT
Para saber quantos caracteres devemos extrair, precisamos antes
saber quantos caracteres tem nossa string importada e retirar
desse número a quantidade de caracteres que já usamos. A função
Num.Caract nos retorna o número de caracteres em uma string.
Sintaxe
=Núm.Caract(String_a_Contar)
Sabemos que usamos 21 caracteres da nossa string importada,
com todas as outras colunas. Então saberemos quantas letras nos
restam com a seguinte função.
=Núm.Caract(A2)-21
Mas isso não resolve nosso problema por completo. Usaremos
essa função para complementar a função Ext.Texto, como
apresentado abaixo.
=Ext.Texto(A2;18;Núm.Caract(A2)-21)
Isso já nos extrai o número, mas ainda há algumas imperfeições.
Primeiro porque o número não está sendo mostrado formatado,
isto porque ele ainda está sendo tratado como texto. Segundo
porque não há casas decimais, já que as mesmas ainda estão
grudadas no valor principal. Para converter o texto em número
usaremos a função INT, vista anteriormente. Já para conseguir os
decimais, o artifício é bem simples, já que temos dois decimais
fixos nos números, simplesmente dividiremos o resultado final
por 100, como apresentado abaixo.
=INT(EXT.TEXTO(A2;18;NÚM.CARACT(A2)-21))/100
Isto quase completa a importação dos dados. Para que possamos
trabalhar, classificando dados, filtrando os mesmos e realizando
diversas tarefas de pesquisa, as fórmulas usada não são de grande
ajuda. Por isso mesmo, faremos com essa planilha o processo já
feito antes para nos livrar das fórmulas. Pressione CTRL + * no
teclado, copie os dados e usando Editar / Colar Especial e cole
apenas os valores. Após isso apague a coluna A por completo e
salve o arquivo.
É importante ressaltar que, em um trabalho idêntico e diário,
você pode fazer uma planilha de base com as fórmulas, e após a
importação, antes de se desfazer das fórmulas, fazer uma cópia da
mesma para não ter que digitar tudo novamente. Explore a caixa
Inserir / Função para aprender mais funções interessante do
Microsoft Excel a qualquer momento.
Converter Texto em Tabela
Se os dados não estão necessariamente em um arquivo texto, mas
em uma coluna da tabela, todos agrupados dentro da mesma
célula, você poderá usar o comando Texto para Colunas do menu
Dados. Ao fazer isso você receberá o mesmo assistente que
vimos para importação de texto.
Figura 3.9 – Texto para colunas
CAPÍTULO 4
OPÇÕES DOS COMANDOS
Neste capítulo você verá:
- Opções especiais dos comandos mais comuns
- Descrição das opções personalizadas do Excel
EXTRAINDO MAIS RECURSOS DO AMBIENTE
Após usar os recursos apresentados no capítulo anterior, você
deve ter notado que pelo menos um comando usado diariamente
por você em seus trabalhos apresentou algumas características
especiais. Um dos itens mais interessantes de se trabalhar no
Excel é que sempre há diversas possibilidades apresentadas pelos
comandos internos. Muitas vezes essas possibilidades estão
agrupadas em algum botão das caixas de diálogo, e com
freqüência nos passam desapercebidos por um longo período.
Veremos aqui algumas opções de comandos comuns do Excel,
aqueles que você usa diariamente, e vale uma dica especial: as
caixas de diálogo, acessadas pelos menus, sempre nos trazem
mais possibilidades de trabalho que os botões das barras de
ferramentas ou os atalhos, por isso, vale a pena explorá-las com
tempo.
OPÇÕES EXTRAS DOS COMANDOS
Muitos comandos nos oferecem um botão Opções em sua caixa
de diálogo, como é o caso do comando Ir Para, outros no
entanto têm uma segunda opção de menu, como é o caso do
comando Colar que tem a opção Colar Especial logo abaixo dele
no menu Editar.
Ir Para
Quando você clica em Editar / Ir Para, têm a caixa de diálogo Ir
Para, que provavelmente você já usou. Um item que talvez você
não tenha usado é o botão Especial, que se encontra no canto
inferior esquerdo dessa caixa. Ao clicar nesse botão você tem a
caixa de diálogo apresentada abaixo.
Figura 4.1 – Ir Para
As opções apresentadas nessa caixa de diálogo são muito
interessantes porque lhe possibilitam selecionar diversos
formados de dados que seriam difíceis de selecionar
manualmente em planilhas extensas.
Comentários – Seleciona os comentários inseridos nas células da
planilha.
Constantes – Seleciona todas as constantes dentro da planilha
atual.
Fórmulas – Seleciona apenas as células que contenham fórmulas,
podendo filtrar a seleção por: Fórmulas sobre números, Fórmulas
de Texto, Fórmulas de tipo Lógicas ou fórmulas que retornaram
erro.
Em Branco – Seleciona todas as células em branco dentro da área
de dados digitados na planilha atual. Não seleciona células além
da área de planilha.
Região Atual – Seleciona a região atual de dados digitados na
planilha.
Matriz Atual – Seleciona a matriz de dados atual, dentro da
planilha. Não é necessariamente toda a área de dados digitados.
Objetos – Seleciona todos os objetos, como figuras ou gráficos,
dentro da planilha atual.
Diferenças por linhas | Diferenças por colunas – Seleciona as
diferenças entra as linhas ou as colunas dentro da planilha.
Precedentes – Seleciona todas as células da qual depende a
fórmula digitada na célula atual.
Dependentes – Seleciona todas as células que contém fórmulas
que dependem do valor digitado na célula atual.
Última Célula – Seleciona a última célula dentro da área de dados
preenchida.
Somente Células Visíveis – Seleciona apenas as células que não
estão ocultas.
Formatos Condicionais – Seleciona apenas as células que
receberam formatação condicional.
Validação de Dados – Seleciona todas as células que receberão
opção de validação de dados.
Provavelmente, alguma opção já lhe é conhecida pelos atalhos de
teclado do Excel, por exemplo, Última Célula que pode ser
acessado por CTRL + END.
É importante saber que a última célula da área preenchida não é a
última célula que contém dados, mas a última célula usada. Por
exemplo, se você abriu uma planilha de 3000 linhas e cinco
colunas, e apagou as últimas cinco linhas, a última célula usada é a
célula da coluna E da linha 3000. Se, no entanto, você salvar e
fechar o arquivo, ao abri-lo novamente a última célula é a célula
da coluna E da linha 2995. Isto acontece porque enquanto
estamos trabalhando no arquivo o Excel mantém um índice em
memória que sempre terá o tamanho máximo da planilha usado
durante o nosso trabalho. Ao fechar e reabrir o arquivo esse valor
é atualizado para apenas a área realmente preenchida.
Colar Especial
Um outro item interessante usado no capítulo anterior é o Colar
Especial. Com essa opção podemos realizar uma série de escolhas
antes de colar os dados em nossa planilha, como mostra a
imagem abaixo.
Figura 4.2 – Colar Especial
As opções principais do colar especial são explicadas a seguir.
Tudo – Cola a informação da forma que ela se encontra no local
de origem.
Fórmulas – Cola apenas as fórmulas na célula atual, ignorando
todo o resto como formatação, por exemplo.
Valores – Cola apenas os valores. Se os dados copiados são uma
fórmula, é colado apenas o resultado dessa fórmula.
Formatos – Cola apenas a formatação das células de origem
sobre as células de destino.
Comentários – Cola os comentários sobre as células atuais.
Validação – Faz uma cópia da validação dos dados das células
originais sobre o destino.
Tudo, exceto bordas – Copia tudo, fórmulas, valores, formatação,
mas exclui as formatações de borda.
Larguras da coluna – Aplica a formatação de largura de coluna
das células de origem sobre as células de destino.
Fórmulas e formatos de número – Cola apenas as fórmulas e a
formatação dos números, descartando todo o resto.
Valores e formatos de número – Cola os resultados das fórmulas,
quaisquer valores e formatações, descartando todo o resto.
Além das opções apresentadas acima, você poderá ainda aplicar
cálculos sobre os dados de destino. Caso você copie valores e
resolva colá-los sobre uma área que também já contém valores,
poderá realizar uma operação entre os valores da área de origem e
os da área de destino, escolhendo entra as opções de: Nenhuma,
Adição, Subtração, Multiplicação, Divisão.
Além disso, você poderá não colar dados onde as células estejam
em branco, escolhendo a opção de Ignorar em Branco e poderá
apagar os dados do local de origem após colá-los escolhendo
Transpor. Inverte os dados, transpondo os dados das colunas
para as linhas e das linhas para as colunas.
Classificação dos Dados
Um item interessante quanto à classificação de dados é que você
não precisa selecionar a planilha para fazê-lo. Basta que você
clique no cabeçalho da coluna que deseja classificar e escolha
Classificação Crescente ou Classificação Decrescente na barra de
ferramentas que o Excel já ajustará toda a planilha à classificação
escolhida. Além disso, você poderá clicar no cabeçalho da
primeira coluna e escolher Dados / Classificar para obter a caixa
de diálogo abaixo.
Figura 4.3 – Classificação
Dessa forma, você poderá escolher classificar a planilha por até
três colunas distintas. As colunas não precisam estar ao lado umas
das outras, bastando escolher o nome da coluna desejada nas
caixas de lista. Além disso, cada coluna pode conter uma ordem
de classificação diferente, ficando subordinada à coluna
diretamente anterior na classificação. Por exemplo, você pode
classificar uma planilha com milhares de endereços por Cidade,
mas mesmo assim, ainda ficará difícil ler a planilha, por sua
extensão, então você poderá classificar também por Bairro (na
opção Em Seguida Por), assim, todas as cidades estarão
classificadas e dentro de cada cidade os bairros também serão
classificados, facilitando a leitura. Você poderia ainda escolher a
classificação final por rua, dessa forma, para encontrar a rua da
Assunção no bairro Centro na cidade de Fortaleza, você poderia
correr as folhas diretamente para a letra F até encontrar Fortaleza
e dentro do grupo de bairros de Fortaleza correr até o grupo
começado por C para encontrar Centro e assim por diante para a
Rua.
Além disso, você pode clicar no botão Opções para obter a caixa
de diálogo abaixo, que nos reserva algumas opções interessantes.
Figura 4.4 – Opções de Classificação
Se o que você deseja classificar são meses ou dias da semana, a
opção por ordem alfabética não é interessante, então você poderá
usar a opção de Ordem de Classificação da Primeira Chave para
escolher a classificação a partir de uma lista. Note que isso só
pode ser aplicado à primeira chave, ou seja, à primeira coluna
escolhida na tela anterior. Além disso você pode pedir que o
programa faça diferenciação entre maiúsculas e minúsculas, sendo
que as minúsculas vêm primeiro, seguidas pelas maiúsculas.
A orientação lhe permite que você classifique a planilha pelas
colunas, e não pelas linhas, como estamos habituados.
Como foi mencionado, diversas outras janelas do Excel podem
oferecer mais opções de trabalho, e essas opções podem facilitar
muito sua vida. Explore os botões que você com freqüência não
usa nas caixas de diálogo para descobrir novas possibilidades de
trabalho no Excel.
Capítulo 5
Protegendo Dados
Tópicos da Lição:
Definir Senhas de arquivos
Proteger Planilhas
Ocultar Fórmulas
Antes de iniciarmos o capítulo, é importante ressaltar que os
recursos aqui apresentados não são capazes de proteger seu
arquivo de um hacker ou de um bisbilhoteiro qualquer. Para
garantir a segurança de seus arquivos, tenha um sistema
operacional seguro e bem configurado e ferramentas que evitem
acesso não autorizado ao seu computador.
SENHAS DE ARQUIVOS
Você poderá no salvamento do arquivo protegê-lo com uma
senha de segurança. O procedimento para proteger um arquivo
com senha é simples, bastando clicar no botão Ferramentas e
após isso em Opções Gerais, na caixa de diálogo de salvamento
do arquivo, como mostra a figura abaixo.
Figura 5.1 – Salvar Como
Após isso, surgirá a caixa de diálogo abaixo, que poderá ser usada
para aplicar uma senha ao arquivo.
Figura 5.2 – Senha de Arquivo
Sempre criar backup - mantém a versão anterior do seu arquivo
gravada no disco com a extensão BKP. Sempre que você salvar o
arquivo e versão anterior ao salvamento será guardada com esta
extensão.
Senha de proteção - permite inserir uma senha onde somente
quem a tiver que poderá abrir o arquivo e ler seu conteúdo. Esta
senha em si não permite que quem abriu o arquivo consiga alterálo e salvá-lo.
Senha de gravação – quem tiver essa senha poderá salvar
alterações no arquivo.
Recomendável somente leitura - permite abrir o arquivo como
"Somente leitura", sem afetar o original caso seja necessário
efetuar mudanças.
É interessante observar que essas senhas são interessantes
quando você tem um arquivo de modelo, que não deve ser
perdido, fazendo com que, todos os usuários que tenham senha
apenas de leitura mas não de gravação possam acessar o modelo,
alterar os dados desejado, mas sejam obrigados a salvar as
alterações em outro arquivo, e não no original.
Como recurso de segurança de arquivo essa senha não é tão
eficiente já que é fácil encontrar programas na Internet que
quebram senhas de arquivos com facilidade.
PROTEÇÃO DE PLANILHAS
Quando você tem modelos de planilhas que recebem grande
volume de dados, diariamente, é sempre preocupante o fato de
alguém acabar apagando ou alterando alguma fórmula ou dado
fixo da planilha por acidente. Uma atitude interessante é proteger
a planilha contra o apagamento indesejado de dados, deixando
liberada para o usuário apenas a área onde este, efetivamente,
pode digitar.
Para realizar essa tarefa, temos no menu Ferramentas e opção
proteger planilha. Que por padrão, impede a digitação em
qualquer parte da planilha atual. Faça um teste, clicando em
Ferramentas / Proteger / Proteger Planilha, para ver a janela a
seguir.
Figura 5.3 – Proteger planilha
Você poderá escolher em proteger o conteúdo da planilha atual,
os cenários de dados da planilha atual, os objetos dentro da
planilha ou todas as opções. Além disso você poderá definir uma
senha para ser usada posteriormente no momento de desabilitar a
proteção. A senha é opcional. Se você der OK e tentar digitar na
planilha, verá que o Excel não lhe deixará digitar em local algum
da planilha. Desproteja o arquivo usando Ferramentas / Proteger
/ Desproteger Planilha.
Figura 5.4 – Tentativa de digitação em área protegida
Proteger uma planilha inteira não é muito interessante. Faremos
algo bem melhor. Abra o arquivo escola criado anteriormente.
Faremos com que seja possível digitar apenas os nomes, as notas
e as faltas dos alunos. Selecione então as colunas B, C, D, E, F, G
e I da planilha.
Figura 5.4 – Planilha Escola
Iremos agora informar ao Excel para deixar essas áreas livres
quando a planilha estiver protegida. Clique com o botão direito
na seleção e escolha Formatar Células. Você irá à caixa de diálogo
de formatação, apresentada a seguir.
Figura 5.5 – Formatar
Clique na guia Proteção, onde você só verá duas opções, Travada
e Oculta. A opção que nos interessa no momento é Travada, que
é quem nos impede de digitar em uma planilha protegida.
Desligue a opção de travada (ligada por padrão) para as células
selecionadas e proteja a planilha novamente, como foi feito
anteriormente.
Agora tente digitar na planilha, tanto nas colunas em que
desligamos a opção de Travada quanto nas colunas que não
foram alteradas. Veja que agora podemos digitar em algumas
áreas e em outras não, praticamente transformando nossa
planilha em um formulário de dados. Isso facilita muito a
digitação, porque você poderá usar o TAB no teclado para
movimentar-se pelas áreas não travadas da planilha e evitará
apagar ou alterar colunas que não devem ser alteradas.
OCULTAR FÓRMULAS
Uma ação que pode ser bem interessante dentro de uma planilha,
é ocultar as fórmulas para que outras pessoas não tenham acesso
aos cálculos. O procedimento é o mesmo que foi usado na
proteção das planilhas, só que neste caso você selecionará as
colunas que contém fórmulas e ativará a opção de Ocultar do
menu Formatar, antes de proteger a planilha, dessa fórmula os
resultados dos cálculos são vistos, mas as fórmulas não.
Figura 5.6 – Formatar
Outra atitude que pode ser tomada quando se envia uma planilha
para alguém mas se deseja evitar problemas com as fórmulas, seja
a fórmula poder ser alterada pelo destinatário, seja a fórmula
perder alguma referência quando o destinatário abrir a planilha
em seu computador, é copiar todos os dados da planilha, e após
isso colá-los por cima dos dados atuais usando a opção Valores
do Colar Especial. Dessa forma, quando você enviar a planilha
por e-mail, por exemplo, essa conterá apenas dados brutos,
evitando problemas de referência quando o destinatário abrir o
arquivo. Lembre-se de ter cuidado para não salvar o arquivo sem
as fórmulas por cima do original.
Atividade Prática:
Digite a planilha a seguir:
A
B
C
D E
F
G
1 Revenda de Carros
2
3
4 Vende Modelo
Marca
Quan Valor
Total Comiss
5 dor
João Pálio
Fiat
10
R$
t.
ão
6 Pedro Pálio
Fiat
5
R$
13.000,00
7 Mateu Gol MI
Volkswage 3
R$
13.000,00
8 Maria
Gol Cl
Volkswage
6
R$
s
n
11.000,00
9 Paulo Golf
Volkswage
8
R$
n
11.000,00
10 Lucas Kadet
Chevrolet
20 19.000,00
R$
n
11 José Vectra
Chevrolet 1
R$
8.000,00
38.000,00
Nº
Chevrolet
Total
Nº Fiat
Total Fiat
Nº Volks
Total Volks
O Total corresponde a Quant. * Valor.
Use o SE e E, calcule a comissão seguindo os seguintes critérios:
O vendedor só receberá 10% de comissão sobre suas vendas, se o
valor de suas vendas for maior que R$ 100.000,00 e o valor total
das vendas for maior que R$ 1.000.000,00, se não ele receberá
apenas 6% de comissão.
Usando a função CONT.SE, calcule a quantidade de carros
Chevrolete, Fiate e Volkswagen.
Usando a função SOMASE, calcule a soma da marca Fiate e
Volkswagen.
Salve o arquivo como Lição3 – Revenda de Carros. Crie uma
Senha de Proteção. A seguir feche o arquivo. Abra-o novamente
para testar a senha.
Não permite que os campos Total e Comissão sejam alterados.
Tente alterar uma das comissões para verificar a proteção. A
seguir retire a proteção.
Oculte as fórmulas dos campos Total e Comissão. Retire a
Proteção e desative Oculto.
Retire a Senha de Proteção. A seguir salve e feche o arquivo.
Capítulo 6
Análise de Dados
Quando você trabalha com valores financeiros, muitas vezes
precisa fazer algumas previsões ou variações com esses valores
para avaliar lucro e ofertas. Neste capítulo veremos recursos
simples que trabalham sobre as fórmulas para nos apresentar
variações sobre os resultados dos nossos cálculos.
ATINGIR META
Na grande maioria dos casos, nós temos valores que são usados
em uma fórmula para que tenhamos um determinado resultado.
Esse resultado normalmente nos é desconhecido e depende
exclusivamente dos nossos valores. Imagine então que você tem
o resultado final, mas não tem certeza de algum valor que será
usado para obter esse resultado.
Imagine uma situação simples. Você tem um produto pra vender,
e tem que apresentar a um cliente um valor inferior ao da
concorrência. Você hoje tem uma determinada margem de lucro
sobre esse produto, e gostaria de saber se, caso você bata o preço
do concorrente, a margem de lucro ainda fica em um patamar
aceitável. Usaremos o atingir meta para saber qual a nossa
margem de lucro após alterar o valor final do produto. Veja o
trecho de tabela a seguir.
Figura 6.1 – Calculo do valor de venda
A
1 Produto: Computador
B
2
3
4
Valor de Compra
Margem de Lucro
Valor de Venda
1.300,00
30%
1.690,00
Imagine agora que um concorrente vende o mesmo computador
por 1500 reais. Nosso interesse é baixar o valor para 1450 e ver
qual é a margem de lucro com esse valor. Clique na célula H5
(nosso exemplo), clique em Ferramentas e em Atingir Meta.
Aparecerá a janela abaixo.
Figura 6.2 – Atingir Meta
Agora precisamos indicar qual o valor que desejamos atingir e
qual a célula que será alterada pelo Excel para que possamos
atingir o resultado desejado. Em Definir Célula, indicaremos a
célula que contém a fórmula que deverá apresentar o resultado
desejado por nós. Indique a célula B4. Em Para valor indicaremos
o resultado que deve ser alcançado pela fórmula. Digite 1450. Em
variando célula precisamos informar qual célula usada no cálculo
terá seu valor alterado para que atinjamos o resultado desejado.
Indique a célula B3. Clique OK.
Solver
Uma solução alternativa para o Atingir Meta é o Solver. A
diferença é que o Solver não foi concebido como uma ferramenta
original do Microsoft Excel, mas como um Suplemento ao
programa. De tão bom, já faz parte do Excel a diversas versões.
A grande vantagem é que ele oferece um grande número de
opções de personalização para resolver o problema, diferente do
Atingir Meta que simplesmente altera o valor para obter o
resultado como vimos anteriormente.
Para fazer uso da ferramenta Solver é necessário que ela esteja
instalada, você pode verificar isso clicando no menu Ferramentas
e observando se há uma opção Solver. Caso, você não tenha a
opção Solver no menu Ferramentas, será necessário providenciar
a instalação da ferramenta. Neste caso, clique em Ferramentas ?
Suplementos. Selecione na Caixa de Diálogo Suplementos a
opção Solver e clique OK. Falaremos mais sobre suplementos
um pouco mais à frente.
Revisemos nosso exemplo: suponha que você possui uma loja de
produtos para informática e está desejando vender a um cliente
um microcomputador Pentium ao preço de R$ 2.339,75. Este
equipamento foi adquirido do seu fornecedor ao preço de R$
1.750,00, ou seja, você deseja obter na venda um lucro de
33.70%. Veja a tabela abaixo.
Figura 6.3 – Tabela de exemplo
O seu cliente mostra um orçamento com o preço de R$ 2.130,00,
praticado por seu concorrente, desejando saber se você pode
cobrir o valor de venda. Você avisa ao cliente que irá estudar uma
proposta para apresentar, e deseja saber qual a margem de lucro
para apresentar um valor menor que o de seu concorrente. Seu
interesse é oferecer o computador a R$ 2.115,00.
Digite a planilha acima. Na célula B7 digite a fórmula:
=B5*B6+B5. Na célula B13 digite o mesmo valor da célula B6.
Na célula B14, digite fórmula: =B5*B13+B5.
Posicione o cursor na célula B14: (célula de destino) e clique em
Ferramentas / Solver. Será apresentada a Caixa de Diálogo
Parâmetros do Solver, apresentada a seguir.
Figura 6.4 – Parâmetros do Solver
Em definir célula de destino indicamos que desejamos indicar o
resultado do cálculo encontrado em B14. Em igual a indicamos
que o resultado no cálculo deve ser no valor de R$ 2.115,00, e
após isso indicamos que iremos variar o valor da célula B13. Até
este ponto o Solver não difere em nada do Atingir Meta. Clique
em Resolver e será apresentada a Caixa de Diálogo Resultados do
Solver na qual, poderá ser escolhido Manter a solução do Solver
ou então Restaurar os valores originais. Você pode ainda, salvar o
resultado como um cenário e criar relatórios de saída..
Figura 6.5 – Resultados do Solver
Clique o botão OK para Manter a solução do Solver. Neste
momento, se você posicionar o cursor na célula B13:, verá que a
taxa de lucro passou a ser de 20,8571428%. Note também que, na
caixa de diálogo do Solver, temos a indicação Células Variáveis,
ou seja, podemos realmente variar o valor de mais de uma célula
para obter o resultado desejado. O interessante do Solver é que
podemos fixar uma série de regras para a resolução do nosso
problema.
Vamos supor outra circunstância: você irá cobrir a oferta do
concorrente, vendendo o equipamento a $2.125,00, mas com uma
taxa de lucro maior ou igual a 21%. Ou seja, o valor só pode ser
de R$ 2.125,00 se o lucro for de pelo menos 21%, caso contrário
procuraremos o melhor resultado dentro do nosso lucro mínimo.
Clique na célula B14. Clique no menu Ferramentas – Solver e
preencha a caixa como apresentado a seguir, mas não clique em
resolver ainda.
Após preencher os dados básicos, clique no botão Adicionar, do
grupo Submeter às restrições, e será apresentada a Caixa de
Diálogo Adicionar restrição, apresentada a seguir. Preencha-a
como mostra a figura, e depois clique OK.
Figura 6.7 - Restrições
Isso fará com que o valor da Célula B13 tenha que ser maior ou
igual a 21%. Após ser informada a restrição, a Caixa de Diálogo
Parâmetros do Solver é apresentada novamente indicando a
restrição estabelecida, como mostra a Figura acima. É possível
estabelecer várias restrições para um mesmo problema.
Neste momento clique o botão Resolver, será apresentada a
Caixa de Diálogo Resultados do Solver, estando com a opção
Manter solução do Solver selecionada clique 0K. Verifique na
planilha que o valor de venda é de $2.125,00 e a taxa é de
21,4285714857143%.
Outro recurso bastante útil da ferramenta Solver é a existência do
botão Opções da Caixa de Diálogo Parâmetro do Solver, que
quando acionado apresenta a Caixa de Diálogo Opções do Solver
apresentada abaixo.
Figura 6.9 – Opções do Solver
Por meio das opções é possível controlar os recursos avançados
do processo de solução, carregar ou salvar definições de
problemas e definir parâmetros para os problemas lineares e não
lineares. Vejamos as opções abaixo:
Tempo máximo: Neste campo é possível limitar o tempo usado
pelo processo de solução. Apesar de poder fornecer até 32.767
segundos, o valor padrão de 100 (segundos) é o mais indicado
para a maior parte dos pequenos problemas.
Iterações: Neste campo você indica o número máximo de
iterações realizadas para obtenção dos resultados. Caso o
resultado desejado não seja atingido até a quantidade máxima de
iterações, o valor mais próximo será mantido.
Precisão: Por meio deste campo, é possível controlar a precisão
das soluções utilizando o número fornecido para determinar se o
valor de uma célula de restrição alcançou a meta ou satisfez a um
limite superior ou inferior. A precisão deve ser indicada por uma
fração entre O (zero) e 1. Uma precisão maior é indicada quando
o número fornecido possui mais casas decimais (por exemplo,
0,0001 tem mais precisão do que 0,01). Quanto maior for o valor
da precisão, mais tempo será gasto para atingir uma solução.
Tolerância: Neste campo é possível definir a porcentagem por
meio da qual a célula de destino de uma solução atendendo às
restrições de número inteiro pode divergir do valor ideal e ainda
ser considerada aceitável. Esta opção é aplicada somente aos
problemas com restrições de número inteiro. Uma tolerância
mais alta tende a acelerar o processo de solução.
Convergência: Neste campo é possível definir a convergência que
será aplicada apenas aos problemas não lineares e deve ser
indicada por uma fração entre 0 (zero) e 1. Uma convergência
menor é indicada quando o número fornecido tem mais casas
decimais (por exemplo, 0,0001 tem uma mudança relativa menor
que 0,01). Quanto menor for o valor da convergência, mais
tempo será necessário para o Solver encontrar uma solução.
Quando a mudança relativa no valor da célula de destino é menor
que o valor das cinco últimas iterações na caixa Convergência, o
Solver é interrompido.
Presumir Modelo Linear : Esta opção, quando selecionada
possibilita acelerar o processo de solução, quando todas as
relações no modelo forem lineares e quando se desejar resolver
um problema de otimização linear ou uma aproximação linear
para um problema não linear.
Presumir Não Negativos: Esta opção, quando selecionada instrui
o Solver a presumir um limite mínimo de 0 (zero) para todas as
células ajustáveis para as quais não foi definido um limite mínimo
na caixa Restrição da Caixa de Diálogo Restrição.
Usar Escala Automática: Esta opção, quando selecionada permite
usar a escala automática quando as entradas e saídas tiverem
tamanhos muito diferentes. Ou seja, quando a maximização da
porcentagem de lucros estiver baseada em investimentos de
milhões de dólares.
Mostrar Resultados de Iteração: Esta opção, quando selecionada,
instrui o Solver a interromper e exibir os resultados de cada
iteração.
Estimativas: Esta área possibilita especificar a abordagem a ser
usada para obter as estimativas iniciais das variáveis básicas em
cada pesquisa unidimensional. E possível selecionar uma de duas
opções: Tangente (faz uso da extrapolação linear de um vetor
tangencial) e Quadrática (faz uso da extrapolação quadrática, que
pode melhorar os resultados em problemas altamente nãolineares).
Derivadas: Esta área possibilita especificar a diferenciação usada
para estimar derivadas parciais das funções de objetivo e de
restrição. É possível selecionar uma de duas opções: Adiante
(usada na maioria dos problemas em que os valores de restrição
são alterados com relativa lentidão) e Central (usada em
problemas em que as restrições são rapidamente alteradas,
principalmente perto dos limites. Embora essa opção requeira
mais cálculos, pode ser útil usá-la quando o Solver retornar uma
mensagem informando que a solução não pode ser melhorada).
Pesquisar: Esta área possibilita especificar o algoritmo que será
utilizado em cada iteração para decidir em que direção pesquisar.
E possível estabelecer uma de duas formas de pesquisa: Newton
(faz uso do método quase-Newton que geralmente exige mais
memória e bem menos iterações do que o método gradiente
Conjugado) e Conjugado (requer menos memória do que o
método Newton, mas geralmente exige mais iterações para atingir
determinado nível de precisão. Utilize esta opção quando houver
um problema grande e a quantidade de memória disponível for
uma preocupação, ou quando as várias iterações do processo de
solução revelarem um progresso lento).
Carregar Modelo: Este botão, quando acionado, exibe a Caixa de
Diálogo Carregar modelo, na qual poderá ser especificada a
referência para o modelo que se deseja carregar.
Salvar Modelo: Este botão, quando acionado exibe a Caixa de
Diálogo Salvar modelo, na qual poderá ser especificado onde se
deseja salvar o modelo. Clique nessa caixa somente quando você
desejar salvar mais de um modelo com a planilha (o primeiro
modelo é salvo automaticamente).
Para um maior aprofundamento, a respeito deste assunto, você
poderá carregar o arquivo Exemsolv (exemplos de solvers). Este
arquivo encontra-se armazenado na seqúência de pastas:
Arquivos
de
Programas/Microsoft
Office/Office/ExemplolSolver. Trata-se de um arquivo, com
vários exemplos de aplicação da ferramenta Solver. Este arquivo
estará presente caso tenha sido instalado no processo de
instalação do programa.
Suplementos
Muitos programas aceitam a instalação de recursos extras para
adicionar novas funcionalidades. Esses recursos recebem nomes
diferentes dependendo do programa, e em cada caso há formas
diferentes de funcionamento também. Na maioria dos programa
tais recursos são chamados de Plug-Ins. No Excel esses recursos
são os Suplementos.
Suplementos são recursos que não fazem parte, necessariamente,
do projeto original do aplicativo, e que foram adicionados a ele
para aumentar sua funcionalidade. Por isso mesmo, alguns
suplementos sequer foram desenvolvidos pela Microsoft. Dois
suplementos muito comuns que já fazem parte do Excel são o
Solver e o Eurotools. Um suplemento muito usado no Brasil é o
Extendo, que escreve números por extenso.
Você pode adquirir esses recursos comprando-os ou conseguindo
em sites e fóruns da Internet que oferecem recursos de graça. É
importante tomar cuidado com a procedência dos Suplementos
para evitar vírus em suas planilhas. O Excel traz um grande
número de suplementos disponíveis em Ferramentas /
Suplementos, apresentado abaixo.
Figura 6.10 – Suplementos
Se você deseja adicionar um suplemento que você comprou ou
adquiriu pela Internet, clique no botão Procurar e localize o
arquivo adquirido no seu disco. Isso fará com que as
funcionalidades do arquivo sejam incluídas no Excel.
Auditoria
O auditor é uma ferramenta que ajuda a analisar a estrutura de
uma planilha, possibilitando localizar fórmulas e erros que
possam existir em seu trabalho, facilitando uma operação que,
quando feita manualmente, certamente demanda um tempo
bastante grande, destacando fórmulas, ou a relação existente entre
os valores e fórmulas de uma planilha.
Parte do trabalho de auditoria é feito automaticamente com o
Microsoft Excel 2000, quando pressionamos F2 sobre uma
fórmula, ativando a exibição das células envolvidas no cálculo.
Figura 6.11 - Auditoria
Como um exemplo bem simples do funcionamento da auditoria,
clique na célula B14 do exemplo usado neste capítulo para o
Solver e clique em Ferramentas / Auditoria / Rastrear
Precedentes. Isso fará com que todas as células usadas no cálculo
sejam marcadas com setas, assim teremos uma referência visual e
rápida das células que usamos no cálculo.
Clique em Ferramentas / Auditoria / Remover todas as setas.
Isso limpará nossa planilha. Clique agora na célula B5 e clique
Ferramentas / Auditoria / Rastrear Dependentes. Isso
apresentará setas mostrando todas as fórmulas que dependem
desse valor para ser resolvidas. Quando temos um cálculo
apresentando erro isso é muito importante para rastrear e corrigir
as nossas planilhas. Abaixo uma breve descrição de cada item
desse menu.
Rastrear Precedentes - Esta opção permite que sejam
identificadas todas as células ou faixas de células que fornecem
informações para alguma fórmula.
Rastrear Dependentes - Esta opção permite que sejam
identificadas todas as fórmulas que fornecem informações para
alguma célula. Uma fórmula tem dependentes quando possui uma
informação referenciada em uma célula ou faixa de células
Rastrear Erro - Esta opção permite que sejam desenhadas setas
do valor de erro na célula ativa para as células que podem ter
causado o erro. A célula ativa deve conter um valor de erro, caso
contrário este comando não tem efeito.
Remover Todas as Setas - Este comando permite excluir da
planilha todas as setas rastreadoras, que foram inseridas na
planilha por meio dos comandos Rastrear Dependentes e
Precedentes.
Mostrar Barra de Ferramentas de Auditoria - Esta opção
apresenta a barra de ferramentas auditoria.
Capítulo 7
Trabalhando com Grandes Volumes de Dados
Não é difícil encontrar tabelas enormes em alguns tipos de
trabalho, que têm por característica funcionar como grandes
listagens. Controlar essas listagens muitas vezes demanda uma
certa mão de obra, para organizar e filtrar os dados de acordo
com nossas necessidades. Neste capítulo iremos nos referir a
essas tabelas como Bases de Dados. Em resumo, uma base de
dados é uma grande listagem com cabeçalhos definidos no topo e
com dados coerentes.
Um exemplo simples disso seria uma agenda de telefones. Neste
exemplo, a agenda em si seria a base de dados, cada linha da
tabela, seria um registro que compõe esta estrutura. Cada coluna
da tabela, em cada linha dela seria um campo. Então teríamos,
por exemplo, o campo Nome, o campo Telefone, e assim por
diante.
Para trabalhar com esta estrutura no Microsoft Excel 2000, será
necessário considerar três aspectos importantes:
Para trabalhar nesse capítulo utilizaremos a tabela a seguir.
Figura 7.1 – Tabela de Dados
A
B
C
1 Infótica - Ótica e Informática Ltda.
2
Data
3 Vendedor
Departamento Venda
D
E
Produto
Valor
4 André Luis Informática
5 José Augusto Informática
6 André Luis
Antônio
7 Carlos
Informática
Ótica
8 João Carlos Informática
10 Maria Izabel Ótica
11 Ana Maria
Ótica
12 João Carlos
Solange
13 Brandão
Antônio
14 Carlos
Antônio
15 Carlos
Carlos
16 Brandão
Informática
17 André Luis
Informática
18 Ana Maria
Solange
19 Brandão
Ótica
Informática
Ótica
Ótica
Ótica
Informática
20 Ana Maria Ótica
22 André Luis Informática
08/07/01 Micro 486
5000
08/07/01 Disquete 1.2 367
Winchester
17/10/01 540
1456
Óculos
de
17/10/01 Sol
3245
Winchester
17/10/01 540
889
17/10/01 Disquete 1.4 1000
Lente
de
17/10/01 Contato
950
Óculos
de
12/10/01 Grau
500
Micro
12/10/01 Pentium
15000
09/10/01 Disquete 1.4 980
Óculos
de
15/09/01 Sol
745
Óculos
de
05/04/01 Sol
1230
Óculos
de
05/04/01 Sol
568
Winchester
17/08/01 540
2560
Lente
de
15/08/01 Contato
2987
Micro
15/08/01 Pentium
10000
Lente
de
12/08/01 Contato
578
10/08/01 Disquete 1.2 367
07/08/01 Micro 486
5000
Carlos
23 Brandão
Antônio
24 Carlos
Ótica
Ótica
26 João Carlos Informática
Solange
27 Brandão
Informática
Lente
de
05/08/01 Contato
568
Óculos
de
15/07/01 Sol
745
Óculos
de
17/07/01 Grau
243
03/07/01 Disquete 1.4 700
Micro
25/06/01 Pentium
6500
Óculos
de
05/06/01 Grau
243
Características da Base de Dados
Todo banco, ou base de dados em Microsoft Excel 2000, terá de
ser definido no formato de uma tabela retangular com as colunas
indicando os campos, em que cada campo (coluna) deverá
possuir um nome (Vendedor, Departamento, Dados da Venda,
Produto e Valor) indicando seu conteúdo e as linhas indicando os
registros, em que cada registro (linha) deverá conter uma
informação correspondente ao nome do campo.
Os nomes dos campos deverão ser definidos sempre como
rótulos. Caso você deseje colocar um número como nome de um
campo, não se esqueça de formatar a célula como texto. Isso
também vale se o rótulo é um ano como, por exemplo, 2003,
2002 e assim por diante.
Evite dois campos com o mesmo nome. Caso você tenha alguma
necessidade nesse sentido, utilize nomes como: Fone1, Fone2, ou
melhor ainda, Fone Res., Fone Com., e assim por diante.
TRABALHANDO COM FORMULÁRIOS
Para efetuar tarefas de cadastramento, edição, remoção e pesquisa
de registros em uma lista de forma básica, o Microsoft Excel
2000 oferece o recurso de trabalhar com formulário, que é uma
Caixa de Diálogo que apresenta os campos da sua lista.
Clique na primeira célula do cabeçalho da sua lista, no nosso caso
a célula A3. É importante saber que para a quase totalidade dos
comandos do Excel quando você trabalha com um grupo de
dados, você não é obrigado a selecioná-los por completo. Basta
clicar na área que para a maioria dos comandos o Excel
automaticamente interpretará o conjunto de dados. Clique em
Dados / Formulário.
A Caixa de Diálogo apresentada com o nome Plan1 na sua barra
de título, contendo os campos definidos na linha 3 da planilha.
Note que é apresentada, do lado direito superior, a indicação 1 de
25, mostrando que a lista atual possui um total de 25 registros, e
você neste momento está posicionado sobre o primeiro registro.
Para visualizar os demais registros use a Barra de Rolagem
encontrada no centro da caixa de diálogo.
Figura 7.2 – Formulário
Para adicionar novos dados à planilha basta clicar no botão
Novo. Isso fará com que os dados digitados no formulário sejam
incluídos no final da sua planilha. Para mover-se entre os campos
use <TAB>. Para retroceder um campo, pode utilizar as teclas
<SHIFT>+<TAB> ou o mouse. Ao final clique novamente no
botão Novo (para adicionar mais registros) ou em qualquer outro
botão (para navegar pela tabela).
Usando Critérios para Pesquisa
Uma característica interessante do Formulário é que você pode
pesquisar dados dentro da sua planilha a partir de diversos
critérios. O que deixa uma pesquisa mais atraente do que usando
o comando Localizar que só pesquisa por um único valor.
Para realizar uma pesquisa, clique no botão Critérios e preencha o
formulário com os dados que serão usados na pesquisa, como
mostra o exemplo abaixo que pesquisa por produto.
Figura 7.3 – Critérios
Após preencher os dados que serão usados na pesquisa, clique no
botão Localizar Anterior (para pesquisar nas linhas acima daquela
em que nos encontramos) ou Localizar Próxima (para pesquisar
nas linhas abaixo daquela em que estamos). Você pode apertar o
botão quantas vezes for necessário até encontrar o valor
desejado.
Excluindo e Alterando Registros
Após localizar um determinado registro, apagá-lo é muito
simples, bastando clicar no botão Excluir do formulário. Outra
tarefa que pode ser executada em uma base de dados é a edição
ou alteração de registros. Após a localização de um registro, você
pode alterar um dado, e se desejar desfazer a mudança, clique no
botão Restaurar.
USANDO FILTRO PARA GERENCIAR UMA LISTA
Nem sempre desejaremos ver, ou imprimir todos os dados de
uma planilha. Muitas vezes desejaremos filtrar esses dados para
apresentar somente as informações realmente importantes para o
nosso trabalho. Para isso usaremos o filtro. Com nossa planilha
aberta, realize as tarefas abaixo.
Clique em A3 e clique no menu Dados / Filtrar / AutoFiltro.
Para cada coluna aparecerá um botão tipo drop-down,. A partir
deste momento, o recurso de filtragem pode ser utilizado. Para
tanto, dê um clique sobre o botão drop-down do campo
Departamento, por exemplo. O resultado é apresentado a seguir.
Figura 7.4 – Auto Filtro
Selecione o departamento Ótica.
Figura 7.5 – Filtro aplicado
Note que o botão da coluna Departamento está azul, para indicar
que a tabela está filtrada usando essa coluna. Para voltar a
apresentar todos os dados, clique novamente no botão dropdown do campo departamento e selecione a opção (Tudo).
Faça alguns testes, filtrando por mais de uma coluna. Agora liste
somente os registros do vendedor Solange Brandão que vendeu
os produtos Micro Pentium. Retorne os campos vendedor e
produto para Tudo.
Autofiltro Personalizado
Nem sempre os dados das colunas em si, irão nos apresentar as
informações exatamente como desejamos. Se queremos
apresentar dois departamentos, ao invés de apenas um, ou dois
produtos? Para isso usaremos o filtro personalizado.
Selecione o botão drop-down do campo Produto, clique a opção
(Personalizar...), será apresentada a Caixa de Diálogo Personalizar
AutoFiltro, apresentada abaixo.
Figura 7.6 – Personalizar Filtro
Digite, no primeiro campo da área de seleção Produto, o nome
Micro* (isso listará todas as ocorrência que comecem com
Micro), selecione a condição Ou e depois no segundo campo
digitando o nome Disque*, verifique se a condição de pesquisa é
igual a está ativada para os dois. A figura acima mostra a janela
preenchida dessa forma. Clique OK.
Selecione o botão drop-down do campo Produto e selecione
(Tudo). Em seguida selecione o botão do campo Valor, selecione
(Personalizar...). Digite, para o Caixa de Diálogo Personalizar
AutoFiltro, as informações apresentadas na figura abaixo. A
seguir clique Ok.
Figura 7.7 – Personalizar Filtro
Com isso você tem diversas possibilidades de apresentação dos
dados dentro da sua planilha.
Filtro Avançado
Imagine agora, que além de desejar filtrar os dados, você deseja
ter uma cópia dos mesmos dentro da planilha. Siga o passo-apasso abaixo como apresentado, para testar diversas
funcionalidades do filtro avançado.
Selecione a célula A3:E3 e execute o comando: Editar,Copiar.
Depois posicione o cursor na célula G3: e execute o comando:
Editar, Colar. Posicione o cursor na célula G2: e digite o título
Área de Critério.
É preciso definir a área que receberá a extração dos dados, então
selecione novamente a faixa de células A3:E3, execute o
comando: Editar, Copiar. E posicione o cursor na célula Gl0:
executando o comando: Editar, Colar. Posicione em seguida o
cursor na célula G9: e digite Área de Extração.
A Figura seguinte mostra como deverá estar a aparência da tela.
Figura 7.8 – Cópias do Cabeçalho
Definidas as duas áreas, execute o comando: Dados, Filtrar, Filtro
avançado. Será apresentada a Caixa de Diálogo, Filtro avançado,
apresentada abaixo.
Figura 7.9 – Filtro Avançado
Selecione a opção: Copiar para outro local. No campo Intervalo
de critérios digite o endereço da área de critério, no caso:
$G$3:$K$4. Para o campo Copiar para, digite o endereço da área
de extração: $G$10:$K$10, em seguida clique OK.
Para a área de critério foram definidas duas linhas, sendo uma
com o nome dos campos e a outra para a informação dos dados a
serem pesquisados. Como esta linha está em branco, a extração
ocorreu para todos os registros.
Supondo que você queira pesquisar todas as ocorrências de
vendas efetuadas pelo vendedor André Luis, faça o seguinte.
Digite na célula G4: André Luis. A seguir clique no Menu Dados,
Filtrar, Filtro Avançado... A caixa já vem preenchida com os
dados usados anteriormente. Selecione a opção Copiar para outro
local e clique OK. A Figura abaixo mostra o resultado desta
pesquisa.
Este tipo de pesquisa também aceita os conceitos dos operadores
boleanos "E" e "OU". Para executar o conceito do operador "E"
os dados devem ser digitados na mesma linha.
Acrescente na célula J4: o rótulo Micro. Em seguida execute o
comando: Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione Copiar para
outro local e clique OK.
Para executar pesquisa do tipo "OU", por exemplo, listar os
produtos vendidos por André Luiz ou José Augusto, você precisa
de duas linhas de critério, como apresentado abaixo.
Apague Micro, posicione o cursor na célula G5: e digite José
Augusto. Depois execute o comando: Dados, Filtrar, Filtro
avançado. Selecione Copiar para outro local e para o Intervalo de
critérios, selecione a faixa de células $G$3:$K$5, clique OK. A
Figura abaixo mostra o resultado deste tipo de pesquisa.
Quando se desejar usar condições do tipo "OU", é necessário que
você estabeleça mais linhas para alternar entre elas os elementos
que serão pesquisados. Note que com o uso de filtros avançados,
ainda não exemplificado como trabalhar com os campos
numéricos (valores e datas), para que o trabalho possa ocorrer de
forma eficiente, é necessário criar um campo suplementar
denominado campo calculado ou critério calculado, que poderá
ser usado em apoio a qualquer outro campo numérico da sua
lista. No exemplo apresentado, este campo servirá para selecionar
informações dos campos Valor e Data Venda.
As informações selecionadas poderão ser extraídas usando os
operadores = (igual a), > (maior que), < (menor que), >= (maior
ou igual a), <= (menor ou igual a), <> (diferente de) e também é
possível cercar faixas de valores, como: listar todos os valores
entre 5000 e 9000; listar todas as vendas efetuadas em Outubro e
assim por diante.
Para fazer um teste desta possibilidade, posicione o cursor na
célula L3: e digite o rótulo Calculado.
Estando com o novo campo definido, basta em seguida
estabelecer as fórmulas lógicas que serão utilizadas para a
avaliação dos critérios de pesquisa. Quando uma fórmula lógica é
estabelecida, esta retorna como resultado a indicação
VERDADEIRO ou FALSO e deverá sempre ser referencial ao
primeiro registro da lista não importando a condição a ser
utilizada.
Imagine que você necessita extrair todos os registros cujas vendas
tenham sido superiores a 5000. Posicione o cursor na célula L4: e
digite a fórmula lógica:
=E4>5000
Será obtido como retorno o valor FALSO indicando que o
primeiro registro da lista está fora do critério estabelecido. Basta
agora efetuar a extração para obter todos os registros que
satisfaçam a condição estabelecida no campo calculado.
Execute o comando Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione a
opção Copiar para outro local, e, no campo Intervalo de critérios,
digite o endereço $G$3:$L$4 (este endereço considera o campo
calculado como parte do critério), clique OK.
Caso você queira efetuar a extração tomando por base faixa de
valores, poderá utilizar as funções E e OU. Por exemplo, extrair
todas as vendas entre 500 e 6000.
Posicione o cursor na célula L4: e digite a fórmula:
=E(E4>=500;E4<=6000)
Em seguida execute, Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione a
opção Copiar para outro local, e clique OK.
Posicione o cursor na célula L4: e digite a fórmula:
=OU(E4<=300;E4>=5000)
Em seguida execute o comando: Dados, Filtrar, Filtro avançado.
Selecione a opção Copiar para outro local, e clique OK.
Com relação às extrações a serem executadas com campos que
possuam datas, será necessário utilizar funções que manipulem
este tipo de dados, como: DIA, MES, ANO e DATA. Por
exemplo, extrair todos os registros de vendas efetuadas no mês
de julho de um qualquer ano.
Posicione o cursor na célula L4: e digite a fórmula lógica:
=MÉS(C4)=7
Execute: Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione a opção
Copiar para outro local, e clique OK.
Caso você queira cercar a apresentação de registro de um
determinado mês, por exemplo, todas as vendas executadas em
agosto de 2001, na célula L4: digite a fórmula lógica:
=E(C4>=DATA(94; 8; 1) ;C4<=DATA(94; 8; 31))
Execute Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione a opção
Copiar para outro local, e clique OK.
SUBTOTAIS
Falar que uma tarefa no Excel é simples, a esta altura do
campeonato é pura redundância. Afinal já falamos e vimos isso
uma série de vezes neste livro. A grande maioria das tarefas no
Excel é muito simples, o grande desafio é realmente conhecer os
recursos. Algo bastante útil em planilhas grandes é calcular
subtotais para grupos de dados. Quando falamos em subtotais,
normalmente pensamos na função Soma do Excel, mas
subtotalizar valores não se resume a apenas somar números,
como veremos a seguir.
O exemplo acima mostra uma planilha de cursos, subtotalizada
pelo curso em si. Note a área cinza na lateral esquerda da tela, ela
nos será muito útil no nosso exemplo. Antes de continuar porém,
classifique nossa planilha por Vendedor, pois iremos criar os
subtotais para cada vendedor de nossa loja. A ordenação dos
dados é imprescindível para o correto funcionamento dos
subtotais.
Clique novamente na célula A3 e clique no menu Dados /
Subtotais. Este comando lhe levará até a Caixa de Diálogo
seguinte:
Figura 7.15 – Subtotais
Na caixa A cada alteração em você indicará qual coluna da
planilha será totalizada. Usar função define qual a função que será
usada em cada intervalo de subtotal. O padrão é Soma, mas há
uma diversidade de funções disponíveis para trabalhar sobre os
dados. Em Adicionar subtotais a indicaremos quais campos terão
seus valores calculados na criação dos subtotais. Preencha a caixa
como apresentado acima e clique OK.
Agora que sua planilha está com os totais, note a ampla área cinza
à esquerda da tela. Veja também que há números no topo dessa
área, clique nesses números. O resultado do uso desses botões é
apresentado abaixo.
Figura 7.16 – Subtotais aplicados
Figura 7.17 – Subtotais aplicados
Os botões de resumo contraem os dados para apresentar apenas
as informações de subtotais ou apenas o total geral. Além disso
você pode usar os botões de expandir (+) e contrair (-) para
apresentar ou esconder apenas os dados de um determinado item
dentro da subtotalização.
Para retirar os Subtotais, clique em Dados / Subtotais / Remover
todos.
Exercício Teórico
O que basicamente caracteriza uma base de dados?
Relacione as colunas:
(
1
) ( ) Permite o cadastro de dados na planilha.
Classificar
(
2
) (
) Com esse recurso é possível consultar dados, e
Formulário extraí-los para outro endereço na planilha.
( 3 ) Filtro
( ) Executa a totalização de valores de uma lista.
(
4
) ( ) Organize os dados, de acordo com uma chave.
Subtotais
Enumere os passos para a criação de Subtotais de forma que cada
grupo seja colocado em uma página:
( ) Classifique a lista onde será aplicada os subtotais.
( ) Na caixa de diálogo, marque a opção, Quebra de página
entre grupos. OK.
( ) Menu Dados, Subtotais.
( ) Posicione a célula ativa dentro da lista.
De acordo com a situação abaixo, encontre uma solução:
Ana possui uma planilha com os seguintes campos: Cliente,
Quantidade, Produto, Valor. No campo Valor, os dados variam
de 10 a 1000. Essa lista possui 100 clientes. Ana deseja extrair
dessa listagem, os clientes com Valor acima de 200. O que ela
deve fazer?
Atividade Prática:
Abra o arquivo Lição3 – Revenda de Carros. Salve como Lição4
– Revenda de Carros2.
Selecione de B13:F15 e execute Editar, limpar, tudo.
Posicione-se dentro da lista e classifique-a usando duas chaves:
Vendedor (crescente) e Valor (decrescente).
A seguir usando Formulário, cadastre os seguintes registros:
Lembre-se de usar a tecla <TAB>.
Vendedor Modelo
Marca
Quant.
Valor
João
Troller
Troller
2
R$
Mateus
Omegga
Chevrolet
1
R$
30.000,00
40.000,00
Filtre todas comissões que estão entre 20000 e até 70000. A
seguir volte a exibir tudo.
Filtre todos os vendedores que o nome inicia pela letra P. A
seguir volte a exibir tudo.
Filtre os registros da marca Volkswagen. Copie-os para a Plan2.
A seguir volte a exibir tudo.
Retire o Filtre.
Classifique a lista pelo o campo Marca, a seguir aplique Subtotais
obedecendo ao seguinte critério:
Baseado nas alterações do campo Marca, realize a soma dos
Totais.
Visualize somente os Totais de cada Marca
Capítulo 8
Tabelas e Gráficos Dinâmicos
Um dos recursos mais procurados, e usados por quem trabalha
com grandes volumes de dados no Excel é a Tabela Dinâmica.
Esse recurso, que nada mais é que resumir uma lista extensa em
um formato tabular de dados que possam apresentar de forma
sucinta os dados de uma grande listagem, é muito interessante e
importante pois a Tabela Dinâmica pode ser alterada de acordo
com a necessidade do usuário, apresentando os dados que bem
entendermos para criação dos relatórios, bem como é atualizada
automaticamente de acordo com as alterações feitas na planilha
principal.
Além disso, é possível criar gráficos baseados na tabela dinâmica,
dessa forma, à medida que montamos a tabela para apresentar
resumo de nossos dados, automaticamente teremos gráficos
sobre tais resumos. A grande importância desse recurso é
exatamente o fato de que, se você precisa apresentar dez ou vinte
resumos diferentes para a Diretoria, sobre o mesmo volume de
dados, você não precisará montar dez ou vinte planilhas, mas
apenas uma com a tabela dinâmica, que será organizada de
acordo com os dados desejados.
Para trabalhar com a tabela dinâmica, você receberá pronta uma
tabela com um volume razoável de dados que iremos usar. Com
essa tabela em mãos (dada por seu instrutor ou encartada em CD
junto com esse livro), clique no primeiro cabeçalho da tabela (A3)
e clique em Dados / Relatório de Tabela ou Gráfico Dinâmicos.
Figura 8.1 – Dados a resumir
Ao escolher essa opção é apresentada a Caixa de Diálogo
Assistente da tabela dinâmica - etapa 1 de 3, como mostra a
Figura a seguir.
Figura 8.2 – Assistente de Tabela Dinâmica
Banco de dados ou lista do Microsoft Excel – Usa como fonte de
dados, informações de uma planilha do próprio Microsoft Excel.
Esta lista de dados deverá ter colunas rotuladas e seguir as regras
para banco de dados, ou seja, ser uma lista contínua.
Fonte dos dados externos - Trata-se do uso de bases de dados
externas, geradas por outros aplicativos, como: FoxPro, dBASE,
ORACLE ou outro formato, que poderá ser acessado por meio
do Microsoft Query.
Vários intervalos de consolidação - Trata-se de uma coleção de
listas em uma ou mais planilhas. Cada intervalo a ser utilizado
deverá ter o layout parecido, e os rótulos de identificação das
linhas e colunas deverão ser idênticos.
Outra Tabela Dinâmica – Usa outra tabela dinâmica como fonte
de dados para a atual.
Que tipo de relatório você deseja usar? - Você ainda pode definir
se o relatório será só uma tabela dinâmica ou um gráfico com
tabela dinâmica.
Mantenha a seleção Banco de dados ou lista do Microsoft Excel e
Tabela Dinâmica, a seguir clique sobre o botão Avançar. Em
seguida é apresentada a etapa 2 de 3, como mostra a próxima
figura.
Perceba que o intervalo corresponde à lista de dados da planilha.
Clique no botão Avançar, será apresentada a etapa 3 de 3, como
indica a Figura seguinte.
Nesta etapa você deverá escolher onde será criada a tabela
dinâmica. Você poderá também montar o layout da tabela
dinâmica aqui, mas não é obrigado, podendo fazê-lo direto na
planilha. Por isso, simplesmente clique em Concluir. Você verá o
resultado abaixo.
Figura 8.5 –Tabela Dinâmica vazia
Você tem agora sua tabela dinâmica ainda vazia, e com duas
barras de ferramentas flutuantes. A que aparece na parte inferior
da tabela dinâmica na imagem é a barra de propriedades da tabela
dinâmica. A barra que aparece na parte direita da planilha contém
os campos de sua tabela. Se você clicar fora da tabela dinâmica
essas barras desaparecerão. Se você clicar novamente na tabela
dinâmica elas voltarão a aparecer.
Como mostra a imagem abaixo, você precisa apenas arrastar os
campos da janela de campos e soltá-los diretamente nas áreas da
tabela dinâmica onde deseja usá-los.
Figura 8.6 – Montando a tabela
Note que nos locais onde foram soltos os campos de dados,
sempre há um rótulo com o nome do mesmo e uma seta. Se você
clicar no rótulo terá uma lista com os dados resumidos, que
funciona de forma semelhante ao AutoFiltro, ou seja, para filtrar
os dados, apresentando apenas as informações que lhe
interessam, basta selecionar os itens desejados na lista e clicar
OK, como mostra a imagem abaixo.
Figura 8.7 – Lista de itens
O resultado final da tabela dinâmica deve ser parecido com o que
é apresentado a seguir.
Figura 8.8 – Resultado
A barra flutuante, que na imagem aparece abaixo da tabela
dinâmica também apresenta uma série de surpresas interessantes.
Inicialmente pelo menu Tabela Dinâmica que lhe oferece uma
série de funcionalidades para configuração de sua tabela dinâmica.
Figura 8.9 – Menu Tabela Dinâmica
Vizinho ao botão Tabela Dinâmica, você tem o botão de AutoFormatação, que apresenta um pequeno raio amarelo em seu
desenho. Ao clicar nesse botão, com o cursor dentro da tabela
dinâmica, você terá a janela apresentada abaixo.
Figura 8.10 – Resultado
Além de escolher uma Auto-formatação, você poderá usar o
botão seguinte para criar um gráfico a partir da tabela dinâmica. A
grande vantagem é que o gráfico sempre será atualizado
conforme você atualiza os dados na tabela dinâmica. Caso você
deseje, também poderá alterar os dados diretamente no gráfico e
a tabela dinâmica será também atualizada.
Figura 8.11 – Gráfico Dinâmico
Você também poderá clicar no botão Atualizar Dados (com o
desenho de uma exclamação vermelha) para realizar a atualização
dos dados a partir da tabela de origem. Além disso, clicando no
menu Tabela Dinâmica, você poderá ter acesso à janela Opções
de Tabela Dinâmica, onde você poderá controlar todo o
comportamento dos dados na tabela dinâmica.
Figura 8.12 – Opções da Tabela Dinâmica
Com essas opções você poderá alterar desde o nome da tabela
dinâmica, até a possibilidade de ela atualizar-se sozinha de tempos
em tempos.
Atividade Prática:
Digite a planilha abaixo:
Controle de Exportações
Dólar
1,89
Município
Região
Aracati
Aracati
Baturité
Baturité
Beberibe
Beberibe
Camocim
Camocim
Horizonte
Marco
Marco
Pacajus
Pacajus
Código
Produto
Produto Exportação
Quantidade Valor
Kg/Unid. R$
1
1
2
1
1
2
4
2
3
3
1
3
2
3000
2500
4500
1000
3000
1500
7000
5000
2500
10000
1000
6000
3500
Lagosta
Lagosta
Calçado
Algodão
Lagosta
Calçado
Lagosta
Calçado
Castanha
Castanha
Algodão
Castanha
Calçado
Valor
US$
Imposto
de
Exportação
Tot. do Vr. US$
Média em US$
Município
Aracati
Baturité
Beberibe
Camocim
Horizonte
Marco
Pacajus
Região
A
B
C
D
E
D
E
Preços
Código
1
2
3
4
Valor
R$
1,30
R$
25,00
R$
0,50
R$
5,00
Use a função Procv, para encontrar a região.
Para encontrar Valor R$, use Procv e pesquise o valor do
Produto na tabela preço, de acordo com seu código.
Para calcular Valor em US$, divida o Valor em R$ pela cotação
do dólar. (lembre-se de fixar a cotação do dólar)
Em Impostos de Exportação, use o SE:
Se Valor R$ for até 3000, o imposto será de 5% sobre Valor, se
Valor R$ for até 5000, o imposto será de 8% e se Valor for maior
que 5000, então o imposto será de 15%.
Crie uma Tabela Dinâmica com o seguinte Layout:
Coluna: Produto; Linha: Município; Dados: soma do Valor.
Depois, altere a Tabela Dinâmica para: Município na linha, e o
Produto na Coluna.
Retorne a planilha e varie o valor do produto calçado.
Volte a Tabela Dinâmica e atualize os dados.
Salve o arquivo como Lição6 – Controle de Exportação.
Capítulo 9
Macros
Em muitos momentos, mesmo com todos os recursos
apresentados pelos programas de computador, as tarefas
rotineiras e repetitivas do dia a dia nos fazem pensar se não
haveria uma forma mais fácil, ou mais automatizada, de realizar
tais trabalhos. Como cada usuário tem necessidades específicas, e
realiza trabalhos diversos, é impraticável criar comandos e
procedimentos dentro dos programas que atendam às
necessidades de todos, por isso, na maioria dos aplicativos de
mercado, há a implementação de uma técnica chamada criação de
Macro, para automatizar as tarefas do dia-a-dia. Macros podem
ser criadas de duas formas dentro do Excel: a primeira pela
simples ‘gravação’ das ações a serem executadas, e a segunda,
utilizando programação em um ambiente chamada VBA (Visual
Basic for Applications). Neste livro não abordaremos a
programação, por se tratar de um assunto extenso.
Definição
Macro é um conjunto de instruções a serem executadas, pelo
aplicativo onde a mesma foi implementada, para automatizar ou
implementar a realização de alguma tarefa.
Tipos de Macro
As macros podem ser divididas em três categorias: Macros de
comando, Macros de função definida pelo usuário e Macros de
sub-rotina.
Macro de Comando
Este é um dos tipos mais comuns de macro, onde o usuário criou
uma seqüência de ordens a serem executadas, que são
equivalentes a comandos do próprio Excel, como comandos de
menus e botões.
Macro de Função definida pelo usuário
Com este tipo de macro, o usuário cria suas próprias funções,
como as funções internas do Excel, implementando então novas
funções para realização de cálculos específicos do usuário. São
criadas a partir de programação VBA.
Macro de Sub-rotina
As macros de sub-rotina são procedimentos criados pelo usuário
para personalizar e programar o ambiente do Microsoft Excel,
criando assim um alto nível de personalização com o uso de
programação em VBA.
Todos os tipos de macro acima citados podem ser chamadas a
partir dos menus ou com a criação de botões, exceção o tipo
Função Definida Pelo Usuário, que por se tratar de uma função é
executada como qualquer Função interna do Excel.
CRIANDO UMA MACRO
A criação e o uso de macros é uma tarefa extremamente simples e
intuitiva, mas é necessário tomar nota de alguns cuidados quanto
à criação da Macro.
No momento em que você inicia a gravação de uma macro, você
pode selecionar células e aplicar ações sobre elas à vontade.
Todas as tarefas executadas serão gravadas, e posteriormente,
quando necessário, serão repetidas exatamente como foram
gravadas. Temos então um detalhe importante: se você fez
alguma seleção de faixa de células durante a gravação da macro,
as ações serão sempre aplicadas sobre a área que foi selecionada
na gravação. Desta forma, sua macro sempre atuará sobre a
mesma área da planilha. Porém, muitas vezes desejamos criar
uma macro que não se aplique diretamente a uma área da
planilha, e sim, que seja genérica, podendo ser aplicada a qualquer
área do seu trabalho. Neste caso, basta tomar um cuidado
simples, durante a gravação da macro não selecione nenhuma
área da planilha, resuma-se apenas a realizar as ações desejadas.
Para realizar um teste, vamos seguir os passos a seguir.
Figura 9.1 – Planilha de Exemplo
Com a planilha acima, clique no menu Ferramentas / Macro /
Gravar Nova Macro, você receberá então a caixa Gravar Nova
Macro, como mostra a figura abaixo:
Figura 9.2 – Gravar macro
Na caixa Nome da Macro, chame sua macro de
FormatarEspecífica, sem espaços. Lembre que nomes de Macro
não poderão ter espaços. Você pode ainda indicar um atalho, na
caixa Tecla de Atalho, mas tenha um cuidado, associar um atalho
a um botão, irá desligar o atalho correspondente no Excel, caso
haja algum, para a planilha atual.
A caixa Armazenar Macro em pode ser usada para indicar se a
macro será gravada apenas para a Pasta de Trabalho atual ou se
será guardada em uma pasta de trabalho de macros, para que
fique disponível para todo o Excel.
Você pode ainda dar uma descrição sobre a Macro, utilizando a
caixa Descrição. Dê OK para iniciar a gravação da macro. Ao
iniciar a gravação da Macro, você verá na tela a barra de
ferramentas Parar, como mostrado na figura abaixo, que será
utilizada para parar a gravação da macro.
Figura 9.3 – Parar Gravação
Esta caixa tem dois botões, o primeiro para a gravação da macro
e o segundo será usado para controlar a forma como o Excel
grava os endereços de células, posteriormente. Não feche essa
caixa, execute os passos abaixo, na ordem em que são
apresentados.
Selecione a faixa de A3:D3 da sua planilha.
Clique no menu Formatar/Células.
Selecione a guia Fonte e formate a fonte como Arial, tamanho 11
em Negrito na cor branca.
Selecione a guia Padrões e escolha a cor Azul Escuro.
Selecione a guia Alinhamento e ponha os alinhamentos Vertical e
Horizontal como ao Centro. Ligue a opção Retorno Automático
de Texto.
Clique em OK.
Clique no botão para parar a gravação da Macro.
Agora grave uma macro com os passos a seguir.
Inicie a gravação de uma nova macro e chame-a de
FormataçãoGeral
Clique no menu Formatar/Células.
Selecione a guia Fonte e formate a fonte como Arial, tamanho 10
em Itálico na cor Azul escuro.
Selecione a guia Bordas e escolha uma borda grossa e clique no
botão Contorno.
Clique em OK.
Clique no botão para parar a gravação da Macro.
Iremos testar se nossas macros funcionam, para isso, selecione a
área de A4 a D8, clique em Ferramentas / Macro / Macros...,
você verá a caixa Macro, como na figura abaixo.
Figura 9.4 – Macro
Nossa imagem ainda não tem macros, na sua janela você deverá
ver os nomes das duas macros gravadas. Note que na parte
inferior da tela, já uma caixa de lista chamada Macros em. Se você
tem muitas macros gravadas em diversos arquivos abertos,
poderá apresentar as macros somente do arquivo atual, ou todas
as macros de todos os arquivos usando essa lista.
á apresentar as macros somente do arquivo atual, ou todas as
macros de todos os arquivos usando essa lista.
Clique na macro FormatarEspecífica, e clique no botão Executar.
Após isso selecione a área de A4 a D8, clique em Ferramentas /
Macro / Macros..., e execute a macro FormatarGeral.
Note que mesmo tendo selecionado uma faixa de células em
especial, a primeira Macro foi aplicada ao título, já no segundo
caso a Macro foi aplicada à área selecionada. O fato de você
selecionar ou não células durante a gravação da macro pode
influir no seu comportamento.
Conhecendo o Que Acontece Por Trás Das Cortinas
Enquanto você grava a macro, o aplicativo cria uma lista de ações
com todos os comandos utilizados por você durante o processo
de gravação. Estes comandos são gravados usando a linguagem
de programação Visual Basic dentro do ambiente VBA presente
no pacote Office. Você pode ver o código de programação
selecionando a macro na janela de macros e escolhendo Editar.
Clique no menu Ferramentas/Macro/Macros... selecione a macro
FormatarEspecífica e clique no botão Editar. Você agora se
encontra no Editor do Visual Basic, que é a ferramenta por trás
do funcionamento das macros. A figura abaixo apresenta a janela
do VBA.
Figura 9.5 – VBA
O código de programação é gerado em inglês, e se você já tem
algum conhecimento de inglês ou alguma noção básica de
programação, poderá fazer pequenas alterações na macro sem
precisar regrava-la. A explicação de códigos no VBA não faz
parte desse curso, mas você pode dar uma lida no código da
macro (apresentamos nossa versão abaixo) para descobrir coisas
bem simples e interessantes.
Sub FormatarEspecífica()
'
' FormatarEspecífica Macro
' Macro gravada em 07/04/2002 por Evolução
'
Range("A3:D3").Select
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter
.VerticalAlignment = xlCenter
.WrapText = True
.Orientation = 0
.AddIndent = False
.ShrinkToFit = False
.MergeCells = False
End With
With Selection.Font
.Name = "Arial"
.FontStyle = "Negrito"
.Size = 11
.Strikethrough = False
.Superscript = False
.Subscript = False
.OutlineFont = False
.Shadow = False
.Underline = xlUnderlineStyleNone
.ColorIndex = 2
End With
With Selection.Interior
.ColorIndex = 11
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
End With
End Sub
ASSOCIANDO UMA MACRO A UM BOTÃO
Vamos criar um botão para executar nossas macros de
formatação. Para isso precisamos ativar a barra de ferramentas de
formulários. Para isso clique em Exibir / Barras de Ferramentas /
Formulários.
Na barra de Formulário procure o botão de comando. Selecioneo e clique no Excel. Ao fazer isso, automaticamente será aberta a
janela de macros. Na janela de Macros escolha a macro que o
botão deve executar e clique OK.
Botão de Comando
MACROS DE ENDEREÇO RELATIVO
Até agora já gravamos macros com dois tipos de comportamento:
a primeira guarda os endereços das células clicadas em sua
gravação (endereço absoluto), realizando as ações sempre nas
mesmas posições. A segunda não armazenou endereço algum,
ficando o usuário livre para selecionar a área desejada antes da
execução da macro. Imagine agora que você deseja gravar uma
macro que preencherá uma determinada linha, mas não poderá
selecionar essa linha e também não será sempre a mesma. Ao
gravar uma macro, temos também a opção de que o Excel
armazene os endereços relativos das células utilizadas, ou seja,
nossa movimentação dentro da planilha, em número de linhas e
colunas, e não as células em que clicamos. Para facilitar o nosso
trabalho vamos realizar o procedimento a seguir, para
verificarmos o funcionamento desse recurso:
Vá até a Plan2, inicie uma nova macro, como visto antes, e chame
esta macro de EndRelativo. Inicie a gravação da macro e antes de
realizar qualquer tarefa, verifique o botão que fica ao lado do
botão de parar a gravação da macro. Este botão é utilizado para
que o Excel não armazene o endereço absoluto da célula e sim o
relativo. Clique neste botão.
Referência
Relativa
Na célula A2 digite Magnum Informática. Em C2 digite 2222222. Em F2 digite José Absoluto. Pare a gravação da macro.
Agora, com a macro gravada, clique na célula A5, vá ao menu
Ferramentas/Macro/Macros... e execute a macro EndAbsoluto.
Verifique que as informações foram escritas nas colunas corretas,
independente da linha onde você esteja, e, mais importante, não
estão sendo escritas sempre na mesma linha.
QUADRO DE MENSAGENS
Para não dizer que não aprenderemos nenhum comando em
VBA, faremos com que nossa macro possa dar mensagens ao
usuário do que está para ser feito, ou do término do
processamento. Para isso usamos a instrução MSGBOX.
Msgbox
“A
tabela
será
ordenada
vbOKOnly+vbInformation, “Classificação”
por
Curso”,
A instrução acima mostra uma mensagem na tela. Sua estrutura é:
Msgbox “Mensagem a ser exibida”, Botões e Gráficos da Janela,
“Título da Janela”
Onde: mensagem a ser exibida é, claro, sua mensagem para o
usuário. Botões e gráficos são os botões e elementos gráficos que
podem ser utilizados na janela. Com esse mesmo comando
podemos criar janelas com botão de OK e Cancelar por exemplo,
ou com botões Sim, Não e Cancelar, além daquelas caixas de
mensagem que contém um X dentro de um círculo vermelho
para indicar um erro por exemplo. No final você dá um título
para a janela.
Abaixo temos um exemplo de caixa com botões de OK e
Cancelas e elemento gráfico de Informação.
Para facilitar sua vida, abaixo há uma tabela com elementos
comuns a uma caixa de diálogo:
Valor
0
1
2
3
4
5
Tipo de Botão
Somente botão de OK
Botões de OK e Cancelar
Botões
Abortar,
Repetir,
Ignorar
Botões Sim, Não e Cancelar
Botões Sim e Não
Botões Repetir e Ignorar
Constante
vbOKOnly
vbOKCancel
vbAbortRetryIgnore
vbYesNoCancel
vbYesNo
vbRetryIgnore
16
32
48
64
0
256
512
Ícone de Advertência: X
dentro de um círculo vermelho
Ícone de Questão: ? dentro de
um balão branco
Ícone de Atenção: ! dentro de
um triângulo amarelo
Ícone de Informação: letra i
azul dentro de um balão
branco
vbError
vbQuestion
vbExclamation
vbInformation
O primeiro botão da caixa virá vbDefaultButton1
selecionado
O segundo botão virá vbDefaultButton2
selecionado
O
terceiro
botão
virá vbDefaultButton3
selecionado
No nosso exemplo, os botões foram adicionado usando a
instrução vbOKOnly+vbInformation, você poderia fazer a
mesma coisa numericamente utilizando os valores dos itens,
ficando assim: 1+64.
Atividade Prática 1:
1. Crie a planilha abaixo:
Calcule o total de vendas.
Calcule a comissão com o seguinte critério:
Se o total de vendas < 3000, a comissão será de 3,5% das
vendas, senão será de 5% das vendas.
2. Selecione de A3:H3 e crie uma Macro Relativa com o nome
Titulo e teclas de atalho para a sua execução, CTRL +SHIFT +
T, que faça o seguinte:
- Fonte Times New Roman, tamanho 12, preenchimento azul
escuro, cor da fonte branca, alinhamento horizontal e vertical
centralizados, retorno automático de texto.
3. Selecione de A4:H9 e crie uma macro relativa com o nome
Corpo e teclas de atalho para a sua execução CTRL + SHIFT +
C, que faça o seguinte:
- Fonte Arial, Itállico, tamanho 10, preenchimento de células com
a cor a sua escolha, com bordas externas duplas e interna simples
e largura das colunas em 15.
4. Selecione de A1:H1 e execute a macro Titulo através das teclas
de atalho.
Atividade Prática 2:
1. Crie a planilha abaixo:
2. Crie macros para classificar cada uma das colunas da planilha
acima.
3. Crie botões para cada macro, e associe as macros aos botões.
4. Ao clicar em um desses botões deverá aparecer uma caixa de
mensagem com o título: Classificando..., com a informação:
Classificando por <campo da coluna> e o ícone de informação.

Microsft Excel 2007 Avançado

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