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FACULDADE TECSOMA Administração de Empresas Renata de Moura Grabovski Vasconcelos DIFERENCIAL COMPETITIVO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES E SUPRIMENTOS: um estudo de caso no Posto Cruzeiro Ltda. em Paracatu – MG. Paracatu – MG 2012 Renata de Moura Grabovski Vasconcelos DIFERENCIAL COMPETITIVO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES E SUPRIMENTOS: um estudo de caso no Posto Cruzeiro Ltda. em Paracatu – MG. Monografia apresentada à disciplina Metodologia do Estágio Supervisionado II ministrada pelo Professor Geraldo B. B. de Oliveira como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração pela Faculdade Tecsoma de Paracatu-MG. Orientador: Carlos Alberto Kraemer. Paracatu – MG 2012 Renata de Moura Grabovski Vasconcelos DIFERENCIAL COMPETITIVO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES E SUPRIMENTOS: um estudo de caso no Posto Cruzeiro Ltda. em Paracatu – MG. Monografia apresentada à disciplina de Estágio Supervisionado II, ministrada pelo professor Adm. Fernando Antônio Antunes como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração, pela Faculdade Tecsoma em Paracatu-MG. _________________________________________________________ Carlos Alberto Kraemer (Professor Orientador) ___________________________________________________ Fernando Antônio Antunes (Coordenador do curso) ___________________________________________________ Geraldo Benedito Batista de Oliveira (Orientador Metodológico) ____________________________________________________ (Professor convidado) Paracatu-MG, 25 de junho de 2012. Vasconcelos, Renata de Moura Grabovski Diferencial competitivo no gerenciamento de estoques e suprimentos: um estudo de caso no Posto Cruzeiro Ltda. em Paracatu – MG. / Renata de Moura Grabovski Vasconcelos. Paracatu, 2012. 81f. Orientador: Carlos Alberto Kraemer. Monografia (Graduação) – Faculdade Tecsoma, Curso de Graduação em Administração. 1. Gestão de Materiais. 2. Estoque. 3. Atendimento ao cliente. I. Kraemer, Carlos Alberto. II. Faculdade Tecsoma. III. Título. CDU 658.78 Ao meu Pai, que em vida foi um grande exemplo de fé e luta para mim. Um grande homem que sempre me ensinou a acreditar que os sonhos se tornam realidade quando nos determinamos a concretizá-los com coragem e perseverança. AGRADECIMENTOS A Deus, que é capaz de fazer infinitamente mais do que tudo o que pedimos ou pensamos. À minha mãe, primeira pessoa a acreditar em mim, incentivadora, lutadora, amiga, uma grande mulher, Meu querido Ederson, esposo, amigo, companheiro que sempre me incentivou e acreditou em meu potencial. Minhas filhas Emille e Sarah, pelos beijos diários, pelo carinho e paciência que sempre tiveram comigo, sou apaixonada por elas até o limite do meu entendimento. LISTA DE FIGURAS FIGURA 01 - Organograma da empresa Posto Cruzeiro Ltda.................... 24 FIGURA 02 - Organograma Logístico para Administração de Materiais..... 41 FIGURA 03 - Representação da curva ABC para classificação dos itens.. 54 FIGURA 04 - Representação da Curva ABC................................................ 55 LISTA DE TABELAS TABELA 01 - Cronograma de atividades.......................................................... 20 TABELA 02 - Recursos humanos..................................................................... 21 TABELA 03 - Recursos Materiais.................................................................... 21 TABELA 04 - Recursos Financeiros................................................................. 22 TABELA 05 - Divisão do Capital Social do Posto Cruzeiro Ltda...................... 23 TABELA 06 - Procedimentos fundamentais de Administração de Materiais.. 34 TABELA 07 - Curva ABC dos principais itens da Auto Peças Posto Cruzeiro............................................................................................................. 68 TABELA 08 - Cálculo do valor dos 73 itens em estoque sem movimentação a partir de 2008................................................................................................. 71 LISTA DE GRÁFICOS GRÁFICO 01 - Valor do Estoque distribuído na Curva ABC................................ 69 GRÁFICO 02 - Comparação entre o valor e a quantidade de estoque................ 70 GRÁFICO 03 - Curva ABC do estoque................................................................. 71 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas. COFINS - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social. EUA – Estados Unidos da América. ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados. Ltda. – Limitada. PIS – Contribuição do Programa de Integração Social. RESUMO Atualmente a gestão de estoques tem um papel importante na permanência de uma organização no mercado econômico e financeiro, possibilitando uma fatia maior no segmento em que se encontra. Diante deste contexto, o presente trabalho tem por objetivo demonstrar a importância da gestão de estoques em uma empresa varejista bem como mostrar de que forma a gestão de estoques pode auxiliar na redução de custos e no bom atendimento ao cliente a partir de uma logística eficiente. O estudo aqui apresentado teve como objetivo analisar a gestão de estoques em uma empresa de peças agrícolas no município de Paracatu, a partir da aplicação da ferramenta “Curva ABC” para verificar de que forma os itens estocados se comportam em relação ao consumo e ao capital empregado, bem como verificar se tal ferramenta pode auxiliar na tomada de decisão quanto aos itens que devem (ou não) ser estocado, isto devido aos altos custos que esses itens geram para a organização. Optou-se pela realização de análise do registro de itens em estoque, instrumento que apresenta um controle de entrada, quantidade de itens, saída, preços unitário e total e data da última saída de cada item. Os resultados comprovaram que embora a empresa possua um sistema informatizado de gestão de estoque, não são observados os valores altos referentes a poucos itens e a quantidade de itens sem comercialização. Concluiu-se ainda que, a partir da aplicação Curva ABC é possível controlar os níveis de estoques, que causam prejuízos devido ao alto investimento em capital de giro em estoques desnecessários. Palavras-chave: 1. Logística. 2. Gestão de Estoques 3. Curva ABC ABSTRACT Currently the management of supplies has an important paper in the permanence of an organization in the economic and financial market, making possible a bigger slice in the segment where if it finds. Ahead of this context, the present work has for objective to demonstrate the importance of the management of supplies in a retail company as well as showing of that it forms the management of supplies can assist in the reduction of costs and the good attendance to the logistic customer from an efficient one. The study presented here it had as objective to analyze the management of supplies in a company of agricultural parts in the city of Paracatu, from the application of the tool “Arched ABC” to verify of that it forms the storaged item if they hold in relation to the consumption and the used capital, as well as verifying if such tool can assist in the taking of decision how much to the item that must (or not) be storaged, the this had high costs that these item generate for the organization. It was opted to the accomplishment of analysis of the register of item in supply, instrument that presents an entrance control, amount of item, unitary and total exit, prices and date of the last exit of each item. The results had proven that even so the company possess ainformatization system of supply management, are not observed the referring high values to few item and the amount of item without commercialization. One concluded despite, from the Arched application ABC is possible to control the levels of supplies, that cause damages due to the high investment in capital of turn in unnecessary supplies. Word-key: 1. Logistic. 2. Management of Supplies 3. ABC curve. SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO.................................................................................................. 14 2 DADOS DO PROJETO .................................................................................... 2.1 Título.............................................................................................................. 2.2 Tema.............................................................................................................. 2.3 Objetivos....................................................................................................... 2.3.1 Objetivo Geral............................................................................................ 2.3.2 Objetivos Específicos............................................................................... 2.4 Problematização........................................................................................... 2.4.1 Hipótese .................................................................................................... 2.5 Justificativa................................................................................................... 2.6 Resultados Esperados................................................................................. 2.7 Metodologia de Trabalho............................................................................. 2.8 Cronograma das Atividades........................................................................ 2.9 Recursos....................................................................................................... 2.9.1 Humanos ................................................................................................... 2.9.2 Materiais..................................................................................................... 2.9.3 Financeiros................................................................................................ 17 17 17 17 17 17 17 18 18 18 19 20 20 21 20 22 3 DADOS DA EMPRESA.................................................................................... 3.1 Razão Social................................................................................................. 3.2 Nome Fantasia.............................................................................................. 3.3 Endereço....................................................................................................... 3.4 CNPJ.............................................................................................................. 3.5 Inscrição Estadual........................................................................................ 3.6 Quadro Societário........................................................................................ 3.7 Capital Social................................................................................................ 3.8 Organograma............................................................................................... 3.9 Objetivos Sociais da Empresa.................................................................... 3.10 Missão da Empresa.................................................................................... 3.11 Público alvo da Empresa........................................................................... 3.12 Atividades a Desenvolver na Empresa.................................................... 23 23 23 23 23 23 23 24 24 24 25 25 25 4 REFERENCIAL TEÓRICO............................................................................... 4.1 Noções Básicas de Estoques..................................................................... 4.1.1 A Importância dos Estoques.................................................................... 4.1.2 Custos Relativos ao Estoque................................................................... 4.2 Conceitos Práticos de Administração........................................................ 4.3 Evolução da Logística nas últimas décadas............................................. 4.3.1 Antes de 1950............................................................................................ 4.3.2 Entre 1950 e 1970...................................................................................... 4.3.3 Entre 1970 e 1990...................................................................................... 4.3.4 Após 1990.................................................................................................. 4.4 Políticas de Estoques.................................................................................. 25 25 28 30 31 34 35 36 36 37 37 4.5 A Logística e a Administração de Materiais.............................................. 4.6 A Logística como Estratégia de Serviço ao cliente.................................. 4.7 O papel da compra em relação à administração de materiais.................. 4.8 Focalizando o Nível de Serviço ao Consumidor: equilíbrio ofertademanda............................................................................................................... 4.8.1 Impactos da demanda não-atendida......................................................... 4.8.2 Rupturas de estoque – disputa por espaço nos pontos de venda........ 4.8.3 Variação temporal da demanda................................................................. 4.8.4 Comportamento do consumidor diante da falta do produto.................. 4.9 Ferramentas de Gestão de Estoques........................................................... 4.9.1 A Curva ABC............................................................................................... 4.9.2 Justin in Time.............................................................................................. 4.9.3 Lote Econômico de Compras.................................................................... 38 41 43 46 48 49 49 51 52 52 57 59 5 METODOLOGIA................................................................................................. 61 5.1 Método de Pesquisa...................................................................................... 61 6 ESTUDO DE CASO............................................................................................ 6.1 Contextualização da Empresa...................................................................... 6.2 Instrumento de Pesquisa.............................................................................. 6.3 População e Amostra ................................................................................... 6.4 Procedimentos de Coleta dos Dados.......................................................... 6.5 Discussão e Análise dos Dados................................................................... 6.6 Diagnóstico da Empresa............................................................................... 6.7 Tabulação de Dados...................................................................................... 64 64 65 66 66 66 67 68 7 PROPOSTAS DE MELHORIAS......................................................................... 74 8 CONCLUSÃO..................................................................................................... 77 REFERÊNCIAS..................................................................................................... 79 14 1 INTRODUÇÃO A ampliação das oportunidades do mercado atual vem moldando novas tendências em todos os aspectos da sociedade. Em âmbito empresarial medidas de controle de gastos e estratégias diversificadas visando expansão e solidificação dos negócios são ocorrências cotidianas em todas as organizações onde práticas administrativas eficientes são desenvolvidas. Hoje, não basta gerir a empresa; é preciso conhecer todos os segmentos e manter um controle eficiente sobre os custos relativos ao negócio, pois o objetivo final de uma organização empresarial é a obtenção de lucros. Para Pozo (2010) os custos financeiros podem ser entendidos como todos os investimentos relativos à produção, de forma direta ou não. Nesse contexto, o profissional responsável pelo controle financeiro de uma empresa é peça fundamental para a estabilidade da mesma, sendo necessário utilizar recursos atualizados e eficientes para controlar com eficácia os gastos diários. Segundo Dubois (2009) toda empresa fabricante de algum bem transforma determinados materiais em produtos finais, os quais normalmente permanecem em estoque antes de serem vendidos. Os materiais são todos os elementos adquiridos pela empresa, e servirão para a fabricação dos produtos finais. Toda empresa organizada se utiliza de algum método para computar o custo dos materiais comprados e, com isto, valorizar o produto elaborado através do gerenciamento adequado dos estoques. O autor acima considera que o controle de estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos da empresa, sendo uma prática fundamental tanto para a gerência contábil e para a financeira, quanto para a administrativa. Para tal o planejamento é um dos principais instrumentos para o estabelecimento de uma política de estocagem eficiente, tendo em vista que normalmente o setor de vendas deseja um estoque elevado para atender melhor o cliente e a área de produção prefere também trabalhar com uma maior margem de segurança de estoque; por outro lado, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar seu fluxo de caixa, e até mesmo depender menos de capital de terceiros caso o estoque seja financiado através de compras a prazo. 15 Portanto, acrescenta Dubois (2009), o estoque pode ser definido como o volume de bens disponíveis para uma produção futura, tratando-se de materiais que deverão ser transformados. Quando o estoque se refere a bens produzidos, as quantidades não comercializadas correspondem ao estoque de produtos elaborados. Em qualquer dos dois aspectos, os estoques são os bens que se destinam à posterior comercialização, portanto constituem uma reserva para a organização. Por seu lado, complementa Dubois (2009) os estoques também deverão ser administrados e contabilizados de forma criteriosa para que a empresa determine quando eles estão em níveis normais ou se situando em volumes baixos e perigosos. Para Pozo (2010) a administração de materiais em estoque é objeto da Logística Empresarial que trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. A abordagem logística tem como função estudar a maneira como a administração pode otimizar os recursos de suprimento, estoques e distribuição dos produtos e serviços com que a organização se apresenta ao mercado por meio de planejamento, organização e controle efetivo de suas atividades correlatas, flexibilizando os fluxos dos produtos. A Logística é vital para o sucesso de uma organização. Ela é uma nova visão empresarial que direciona o desempenho das empresas, tendo como meta reduzir o lead time entre o pedido, a produção e a demanda, de modo que o cliente receba seus bens ou serviços no momento que desejar, com suas especificações predefinidas, o local especificado e, principalmente, o preço desejado. O reconhecimento de um conceito bem definido de Logística Empresarial ajuda-nos a implementar melhoramentos na estrutura organizacional, dinamizando os fluxos de informações e de produtos e serviços. A organização que busca o grau de eficiência e sua eficácia, dentro do mercado globalizado, necessita estar atenta às constantes e vertiginosas mudanças que ocorrem no ambiente, devido aos avanços tecnológicos, às alterações na legislação 16 e, principalmente, na economia, para enfrentar a forte e intensa briga pelo domínio de mercados. Essa nova e moderna visão logística preocupa-se em agrupar sob uma mesma gerência as atividades relacionadas com o fluxo de informações e dos produtos e serviços para uma administração integrada e dinâmica destes recursos vitais da organização que são a administração dos pedidos de vendas, o sistema de planejamento e controle da produção e, finalmente, o sistema de movimentação e distribuição dos produtos e serviços. Por sua abrangência e influência nos resultados de uma empresa, o gerenciamento de estoque e suprimentos é objeto de estudo nesse trabalho monográfico que pretende analisar as informações sobre o tema nos aspectos especificamente gerenciais a partir do trabalho realizado durante o estágio supervisionado. Nesse contexto, o presente trabalho monográfico buscará identificar e apontar dificuldades existentes, na empresa Posto Cruzeiro Ltda., verificar os métodos de controle de estoque em prática e sua adequação à realidade da empresa com objetivo principal de propor melhorias no gerenciamento de estoque da empresa Posto Cruzeiro Ltda. no ramo de peças e acessórios agrícolas. A coleta de dados deste será desenvolvida com base em pesquisas bibliográficas, em livros relacionados com o tema e estudo de caso na empresa Posto Cruzeiro Ltda., levantando informações sobre a empresa, conhecendo suas rotinas, cultura organizacional, valores, características gerais que permitam uma melhor análise sobre as causas e consequências do problema encontrado. 17 2 DADOS DO PROJETO 2.1 Título DIFERENCIAL COMPETITIVO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES E SUPRIMENTOS: um estudo de caso no Posto Cruzeiro LTDA. em Paracatu – MG. 2.2 Tema Gerenciamento de estoques como instrumento de referência para um mercado competitivo. 2.3 Objetivos 2.3.1 Objetivo Geral Propor melhorias no gerenciamento de estoque da empresa Posto Cruzeiro Ltda. no ramo de peças e acessórios agrícolas. 2.3.2 Objetivos Específicos o Identificar e apontar dificuldades existentes; o Identificar se a empresa utiliza algum método de controle de estoque; o Identificar a adequação do método utilizado com a realidade da empresa; o Identificar e descrever o processo utilizado para armazenamento dos estoques. 2.4 Problematização A empresa possui um número grande de peças estocadas sem giro, contraindo custos desnecessários por falta de um controle exato e balanceamento no setor de compras. A existência da falta de inteiração entre setor de compras e o setor de estoques, gera uma deficiência no controle dos produtos estocados em relação à demanda dos mesmos. 18 2.4.1 Hipótese Rever os conceitos no que diz respeito a estoque pode proporcionar melhores resultados e redução de custos. Implantar um sistema de controle, por exemplo, Just in time, que é aplicado com o objetivo de reduzir os estoques, trabalhando de acordo com a demanda, aumentará consideravelmente os resultados nas transações de compra e venda de produtos. 2.5 Justificativa A importância da correta administração de materiais pode ser mais facilmente percebida quando os bens necessários não estão disponíveis no momento exato e correto para atender às necessidades de mercado. É desnecessário dizer que requisito de nível de serviço são particularmente altos para suprimentos de matériaprima, até mesmo quando todos os requisitos de produção são atendidos, podendose notar a existência de uma administração inadequada de estoques. Visto como um recurso produtivo que no final da cadeia de suprimentos criará valor para o consumidor final, os estoques assumem papel ainda mais importante. Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, obter uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-los prontamente, no momento e na quantidade desejada, é facilitada por meio da administração eficaz dos estoques. 2.6 Resultados Esperados Conhecer e estudar todo o processo trabalhado na empresa Posto Cruzeiro Ltda. no que diz respeito à Gestão de Estoques e seu desenvolvimento. Diante deste, propor melhorias nos processos de compras, armazenamentos e controle dos estoques e se fizer necessário auxiliar na implantação destes, visando com isso à diminuição nos custos e perdas de materiais dentro da empresa. Com isso, espero adquirir maior conhecimento profissional e alavancar resultados positivos tanto para mim como para a empresa. 19 2.7 Metodologia A coleta de dados deste será desenvolvida com base em pesquisas bibliográficas, em livros relacionados com o tema e estudo de caso na empresa Posto Cruzeiro Ltda., levantando informações sobre a empresa, conhecendo suas rotinas, cultura organizacional, valores, características gerais que permitam uma melhor análise sobre as causas e consequências do problema encontrado. A documentação será realizada conforme informações da empresa em relação ao controle de estoques, documentos e entrevista com funcionários para coletar dados concretos sobre o problema. O estudo de caso iniciará ainda no mês de setembro de 2011 com a coleta de dados, adotando um novo tipo de postura, com a fundamentação em quatro valores: o Novo nível de honestidade (nada fica escondido); o Novo nível de coragem (muitas decisões precisas); o Respeito pela diversidade (mudar envolve criatividade), lançar mão de toda ferramenta possível para criar uma nova mentalidade; o Nova sensibilidade para lidar com os stakeholders; (Para propor mudanças é preciso mapear os grupos de interesse, identificar suas preocupações e procurar entendê-las). Durante esse estudo deve-se ter um amplo nível de comunicação com os envolvidos e interessados para que o processo seja bem sucedido. Antes do início da entrevista, é necessário convocar as pessoas escolhidas para serem entrevistadas a fim de participarem de uma reunião de apresentação dos trabalhos realizados com o diagnóstico, com isso, inicia-se o envolvimento das pessoas e garantir a informação precisa dos itens verificados, sugestões das pessoas envolvidas e a desmistificação do trabalho para evitar que as pessoas fiquem receosas com as declarações que irão fazer durante a entrevista. Pois, tais declarações serão utilizadas no contexto do projeto. Esta deve ser conduzida de maneira descontraída, permitindo que o entrevistado se sinta à vontade para colocar também suas opiniões e pontos de vista. Em particular, é importante ressaltar que a atenção voltada para a educação das pessoas envolvidas no processo é fundamental. Não basta absorver novas 20 técnicas ou entender novos métodos de trabalho, mas, promover uma mudança de atitude. Assim, em maio de 2012, com todos os dados necessários reunidos será feita a revisão gramatical e ortográfica, consequentemente será elaborado o relatório final e a conclusão do trabalho. 2.8 Cronograma TABELA 01 - Cronograma de Atividades - Ano 2011 e 2012. ANO 2.011 AÇÕES AGO. SET. OUT. NOV. DEZ. X X X X X Coleta e análise de dados X X X X Elaboração do trabalho X X X X Pesquisa Bibliográfica ANO 2.012 AÇÕES Elaboração do trabalho Metodologia JAN. FEV. X X MAR. X ABR. MAI. JUN. X X Revisão X Relatório final X Defesa da monografia X Fonte: Elaborada pela autora. 21 2.9 Recursos 2.9.1 Recursos Humanos TABELA 02 - Recursos Humanos DESCRIÇÃO RESPONSÁVEL Orientador na empresa Julio César Laboissiére Professor Orientador Fernando Antunes Pesquisadora Renata de Moura Grabovski Fonte: Elaborado pela autora 2.9.2 Recursos Materiais TABELA 03 - Recursos Materiais RELAÇÃO RECURSOS MATERIAS o calculadora o pincel marca texto o caneta o corretivo líquido o notebook o régua pincel marca texto o cartucho o pasta o impressora o papel A4 o pendrive o borracha o CD o lápis Fonte: Elaborado pela autora 22 2.9.3 Recursos Financeiros TABELA 04 - Recursos Financeiros Nº Etiquetas VALOR UNITÁRIO R$ 20,00 R$ 40,00 Calculadora R$ 35,00 R$ 35,00 Canetas R$ 2,50 R$ 7,50 Notebook R$ 1.650,00 R$ 1.650,00 Cartucho R$ 45,00 R$ 45,00 Impressora R$ 350,00 R$ 350,00 QTDE ITENS 01 02 cx 02 01 03 03 04 01 05 01 06 01 07 01 Pendrive 08 03 CD’s R$ 1,00 09 01 Lápis R$ 0,50 10 01 Borracha 11 01 Régua de 30 cm 12 01 Pincel marca texto 13 02 Pastas 14 01 Corretivo líquido 15 01pct 16 01 Papel A4 Grampeador R$ 30,00 R$ 0,50 R$ 0,80 R$ 1,00 R$ 1,00 R$ 1,70 R$ 14,00 R$ 5,00 VALOR TOTAL R$ 30,00 R$ 3,00 R$ 0,50 R$ 0,50 R$ 0,80 R$ 1,00 R$ 2,00 R$ 1,70 R$ 14,00 R$ 5,00 R$ 2.186,00 TOTAL Fonte: Elaborado pela autora 23 3 DADOS DA EMPRESA 3.1 Razão Social Posto Cruzeiro LTDA. 3.2 Nome fantasia Posto Cruzeiro 3.3 Endereço Rua Marginal da Rodovia BR 040, KM 43 nº 1.100, bairro Alto do Córrego – Paracatu/MG, CEP: 38.600-000. 3.4 CNPJ 23.154.446/0003-38 3.5 Inscrição Estadual 470.051.371.0040 3.6 Quadro Societário Sociedade Limitada TABELA 05 - Divisão do Capital Social do Posto Cruzeiro Ltda. Sócio Valor/Un. Valor em Quotas Paulo Sérgio Laboissiere R$ 10,00 R$ 600.000,00 (Seiscentos mil reais) Júlio César Laboissiere R$ 10,00 R$ 600.000,00 (Seiscentos mil reais) João Augusto Laboissiere R$ 10,00 R$ 600.000,00 (Seiscentos mil reais) TOTAL R$ 1.800.000,00 (Hum milhão e oitocentos mil reais) Fonte: Elaborada pela autora. 24 3.7 Capital Social O Capital social da empresa é de R$ 1.800.000,00 (Um Milhão e oitocentos mil reais), totalmente integralizados em moeda corrente nacional, dividido em 180.000 (Cento e oitenta mil) quotas no valor unitário de R$ 10,00 (dez reais) distribuídos aos sócios quotistas. 3.8 Organograma Figura 01: Organograma da Empresa Posto Cruzeiro LTDA. Fonte: Elaborado pela autora, 2011. 3.9 Objetivos Sociais da Empresa Contribuir para o crescimento da economia local através da disponibilização de produtos de qualidade a preços justos. Participar de programas de inclusão de trabalhadores com necessidades especiais, construir parceiras com instituições sociais locais. 25 3.10 Missão da Empresa Contribuir de forma efetiva para o aumento da receita do município de Paracatu exercendo suas atividades a partir de valores como Pioneirismo, Investimento e Qualidade de Atendimento. 3.11 Público alvo da Empresa Empresas locais e dos municípios vizinhos, produtores agrícolas e rurais e população local. 3.12 Atividades a Desenvolver na Empresa Controle de estoque: entrada, saída, organização e conferência. 4 REFERENCIAL TEÓRICO 4.1 Noções Básicas de Estoques Segundo Martins e Alt (2006) o estudo do papel dos estoques nas empresas é tão antigo quanto o estudo da própria administração. Como elemento regulador, quer do fluxo de produção, no caso do processo manufatureiro, quer do fluxo de vendas, no processo comercial, os estoques sempre foram alvo da atenção dos gerentes. Os estoques são essenciais para o crescimento da empresa, pois tem função de funcionar como reguladores do fluxo de negócios. Como a velocidade com que as mercadorias são recebidas é geralmente diferente da velocidade com que são utilizadas há a necessidade de um estoque, funcionando como um amortecedor que mantém o equilíbrio do poder de negociação entre empresa e cliente. Os recursos materiais ou estoques podem ser classificados em demanda dependente ou independente. Os materiais, componentes, partes e peças da demanda independente são os itens cuja demanda decorre, em sua maioria, dos pedidos dos clientes externos como, por exemplo, os produtos acabados, que a empresa vende diretamente a seus clientes externos, e itens de manutenção, de uso interno e requisitados por clientes internos, como material de escritório. (MARTINS e Alt, 2006, p.36). 26 Ainda de acordo com Martins e Alt (2006, p.37) um item é dito de demanda dependente quando a quantidade a ser utilizada depende da demanda de um item de demanda independente. Assim, “um pneu em uma montadora é um item de demanda dependente, pois a quantidade total a ser utilizada dependerá da previsão de automóveis a serem montados (5 unidades por automóvel)”. Para um comerciante de pneus, no mercado de reposição, o mesmo pneu é um item de demanda independente. Como os estoques constituem parcela considerável dos ativos das empresas, de acordo com Dubois (2009), eles recebem um tratamento contábil minucioso. São classificados, principalmente para efeitos contábeis, em cinco categorias. Estoques de materiais: são todos os itens utilizados nos processos de transformação em produtos acabados. Todos os materiais armazenados que a empresa compra para usar no processo produtivo fazem parte do estoque de materiais, independentemente de serem materiais diretos, que se incorporam ao produto final ou indiretos, que não se incorporam ao produto final. Aqui se incluem também os materiais auxiliares, ou seja, itens utilizados pela empresa, mas que pouco ou nada se relacionam com o processo produtivo, como os materiais de escritório e de limpeza. No decorrer do texto, nos referiremos ao termo matéria-prima como os materiais que se incorporam ao produto acabado. É importante ressaltar que certos materiais que se incorporam ao produto final, como alguns tipos de embalagem, não gozam de créditos de IPI e, como tal, não são considerados, pelos Órgãos Fiscais, matérias-primas. Estoques de produtos em processos: correspondem a todos os itens que já entraram no processo produtivo, mas que ainda não são produtos acabados. São os materiais que começaram a sofrer alterações, sem, contudo, estarem finalizados. Muitas pessoas usam a expressão “produtos que estão no meio da fábrica” para designá-los. Estoques de produtos acabados: são todos os itens que já estão prontos para ser entregues aos consumidores finais. São os produtos finais da empresa. Os produtos acabados são bem conhecidos por nós 27 em nosso dia-a-dia, e itens como os de revenda enquadram-se nesta categoria. Estoques em trânsito: correspondem a todos os itens que já foram despachados de uma unidade fabril para outra, normalmente da mesma empresa, e que ainda não chegaram a seu destino final. Estoques em consignação: são os materiais que continuam sendo propriedade do fornecedor até que sejam vendidos. Em caso contrário, são devolvidos sem ônus. Os materiais como recursos que são, recebem as mais variadas denominações, como veremos na Parte 4. Usaremos as seguintes denominações para os materiais: Materiais diretos: também denominados materiais produtivos ou matérias-primas. São aqueles que se agregam ao produto final, isto é, saem com o produto final. Exemplos: os pneus de um automóvel e o copo de um liquidificador; gozam de créditos de IPI, ICMS, e mais recentemente, do PIS/Cofins. Materiais indiretos: também denominados materiais não produtivos ou materiais auxiliares. São aqueles que não se agregam, isto é, não saem com o produto final. Exemplos: óleos de corte das máquinas-ferramentas que são utilizados na usinagem de um material direto; não gozam de créditos para fins fiscais. Normalmente, comenta Dutra (2009) os estoques são representados como bens de produção própria ou adquiridos de terceiros; nesse caso serão considerados pelo custo de aquisição. Porém, se sofrerem alguma transformação, poderão ser valorizados a preços maiores devido ao valor agregado; bens recebidos em consignação. Nesta categoria, há uma característica especial pelo fato de os bens recebidos sob esta modalidade estarem em poder da empresa, para serem vendidos. Destes, detém-se a posse e a missão de vendê-los.Bens remetidos em consignação; enquanto estiverem sob a posse de terceiros, à espera do cliente ou consumidor final, ainda são ativos da empresa. Os estoques, de acordo com Dutra (2009) poderão estar alocados em um ou mais almoxarifados. Independentemente do local onde eles se apresentam 28 fisicamente, existem vários tipos de estoques como os estoques de produtos acabados, de matérias-primas, estoque de materiais auxiliares, de materiais em processamento, de peças para manutenção e ferramentas. Os produtos acabados são aqueles que já sofreram algum tipo de transformação e estão prontos para serem comercializados. 4.1.1 A Importância dos Estoques Nas palavras de Pozo (2010) uma das mais importantes funções da administração de materiais está relacionada com o controle de níveis de estoques. Lógica e racionalidade podem ser aplicadas com sucesso nas ações de resoluções de problemas que afetam os estoques. É notório que todas as organizações de transformação devem preocupar-se com o controle de estoques, visto que desempenham e afetam de maneira bem definida o resultado de empresa. A função de planejar e controlar estoque compõe fator primordial numa boa administração do processo produtivo. Preocupa-se com os problemas quantitativos e financeiros dos materiais, sejam eles matérias-primas, materiais auxiliares, materiais em processo ou produtos acabados. Segundo Pozo (2010) cabe a esse setor o controle das disponibilidades e das necessidades totais do processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matérias-primas e auxiliares, como também os intermediários e os de produtos acabados. Seu objetivo não é deixar faltar material ao processo de fabricação, evitando alta imobilização aos recursos financeiros. Embora isso pareça contraditório, as modernas filosofias japonesas mostram-nos como conciliar perfeitamente tal situação. É preciso então demonstrar quão importante é o planejamento de estoque para o resultado financeiro de uma empresa e visualizar seu alto impacto no custo do produto. Dentro das múltiplas atuações do planejamento dos estoques e pelo fato de sua atual configuração estar acompanhando os volumes e projeções de vendas e o processo de manufatura, é imperioso que o sistema seja atualizado constantemente e que tenha a flexibilidade para acompanhar as constantes mudanças de mercado. (POZO, 2010, p.26). 29 De acordo com Pozo (2010) existe uma lista usual e simplificada dos objetivos do planejamento e controle de estoque que deve ser aplicada na prática a fim de garantir o bom gerenciamento. Assegurar o suprimento adequado de matéria-prima, material auxiliar, peças e insumos ao processo de fabricação; Manter o estoque o mais baixo possível para atendimento compatível às necessidades vendidas; Identificar os itens obsoletos e defeituosos em estoque, para eliminá-los; Não permitir condições de falta ou excesso em relação a demanda de vendas; Prevenir-se contra perdas, danos, extravios ou mau uso; Manter as quantidades em relação às necessidades e aos registros; Fornecer bases concretas para a elaboração de dados ao planejamento de curto, médio, e longo prazos, das necessidades de estoque; Manter os custos nos níveis mais baixos possíveis, levando em conta os volumes de vendas, prazos, recursos e seu efeito sobre o custo de venda do produto. Indubitavelmente, de acordo com Martins e Alt (2006), a mais importante função do controle de estoque e dos materiais está relacionada com a administração de níveis de estoques, e lógica e racionalidade podem ser aplicadas com sucesso para a resolução dos problemas de estoque. Para Martins e Alt (2006) a gestão de estoques inicia-se a partir da função compras com a identificação e a seleção de fornecedores habilitados a atender às necessidades referentes a prazo, quantidades e qualidade do cliente. Hoje o relacionamento cliente-fornecedor é totalmente diferente de alguns anos atrás, quando cada um procurava tirar o máximo proveito do outro, e, se não eram inimigos, pelo menos a desconfiança era mútua. Atualmente o relacionamento é do tipo parceria, com elevada confiança, em que cliente e fornecedor se ajudam 30 sempre na procura de soluções eficazes e que possam trazer mais benefícios aos consumidores finais. 4.1.2 Custos Relativos ao Estoque De acordo com Martins e Alt (2006) cada vez que uma requisição ou um pedido é emitido, incorrem custos fixos e variáveis referentes a esse processo. Os custos fixos são associados aos salários do pessoal envolvido na emissão dos pedidos e não são afetados pela política existente de estoque. Os custos variáveis consistem nas fichas de pedidos e nos processos de enviar esses pedidos aos fornecedores, bem como, todos os recursos necessários para tal procedimento. Portanto, o custo de pedido está diretamente determinado com base no volume das requisições ou pedidos que ocorrem no período. É obvio que as empresas preferem os estoques mínimos. Frequentemente, verifica-se que, em tempos difíceis ou em dificuldades de capital de giro, as empresas começam a fazer cortes em seus estoques. Por que isso ocorre? A resposta é que os estoques são investimentos, o capital da empresa esta imobilizado em materiais e bens, e se esse capital estiver disponível para uso alternativo e não em estoques, por exemplo, a empresa aplicará no mercado financeiro. Os custos de manutenção de estoque incorporam também as despesas de armazenamento, tais como: altos volumes, demasiados controles, enormes espaços físicos, sistema de armazenagem e movimentação e pessoal alocado, equipamentos e sistemas de informações específicos. Temos também custos associados aos impostos e aos seguros de incêndio e roubo decorrentes do material estocado. Além disso, os itens estão sujeitos a perdas, roubos e obsolescência, aumentando ainda mais os custos de mantê-los em estoques. (MARTINS e ALT, 2006, p.161). Conforme Ballou (1995) citado por Viana (2010) o custo total para a manutenção dos estoques, nas empresas dos Estados Unidos, gira em torno de 25% do valor médio de seus produtos. Como se vê, os materiais imobilizados em estoque oneram drasticamente uma empresa e têm custo elevado e, em razão disso, as empresas buscam reduzir ao máximo seus estoques que poderá fazer com que ela não cumpra o prazo de entrega de seu produto, o que proporcionará possivelmente por atraso ou, o que é pior ainda, o cliente cancela o pedido. E, se mesmo com o atraso, o cliente não 31 cancelar o pedido, a imagem da empresa estará desgastando-se e isso tem um custo elevado e difícil de medir. Tal fato, normalmente, ocorre por falta de um adequado planejamento e controle de estoque. Não entregar ou atrasar um produto por falta de um item causa enormes transtornos ao cliente (imagem, custos, confiabilidade, concorrência etc.). Em face do quadro de mudanças no cenário econômico, a Logística surge como ferramenta fundamental a ser utilizada para produzir vantagens competitivas. “Já é hora de se estabelecer o organograma de Administração de Materiais para atender ao moderno enfoque logístico” (VIANA, 2010, p.29), conforme sugerido na ilustração abaixo: 4.2 Conceitos Práticos de Administração Para Viana (2010) o objetivo fundamental da Administração de Materiais é determinar quando e quanto adquirir para repor o estoque, o que determina que a estratégia do estabelecimento sempre é acionada pelo usuário, à medida que, como consumidor, ele origina o processo. Os problemas relacionados com gerenciamento de estoques estão principalmente ligados à ação e não a chegar a uma resposta. O que deve ser feito para controlar o equilíbrio e estabelecer ações apropriadas? A fim de obter resposta para essa questão, é necessária a formulação de outras indagações: Por que devemos ter estoque? O que afeta o equilíbrio dos estoques que mantemos? Para Viana (2010) atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo é a meta primordial e, para tanto, a gestão se inter-relaciona com as outras atividades afins, no intuito de que as empresas e os profissionais envolvidos tenham disponíveis uma série de técnicas e rotinas, fazendo com que todo o gerenciamento de materiais, incluindo-se gestão, compras e armazenagem, seja considerado como atividade integrante do Sistema de Abastecimento. Assim como todos os outros componentes do sistema, os insumos materiais e matérias-primas, materiais secundários - e outros exigem uma coordenação específica, de forma a permitir a racionalização de sua manipulação. A administração de Materiais coordena esse conglomerado de atividades, o que 32 implica necessariamente o estabelecimento de normas, critérios e rotinas operacionais, de forma que todo o sistema possa ser mantido harmonicamente em funcionamento, sendo importante destacar que para a realização de seus objetivos desenvolve um ciclo contínuo de atividades correlatas e interdependentes com as demais unidades da empresa, motivo pelo qual uma série de informações tramita entre seus diversos setores. O funcionamento harmônico, anteriormente mencionado, depende fundamentalmente de atividades como cadastramento, que compreende as atividades de classificar, especificar e codificar; o gerenciamento do estoque, que compreende as atividades de formação do estoque; a obtenção do material, que compreende a atividade comprar; e a guarda do material, que compreende as atividades receber, armazenar, conservar e distribuir. A área de matérias constitui componente indispensável no sentido do alcance dos fins, para proporcionar os resultados almejados pelas empresas. As novas técnicas de manufatura implicaram a adequação da política de estoques, motivo pelo qual, para o entendimento do gerenciamento de materiais aliado a tal adequação, faz-se necessário o enfoque pormenorizado de alguns tópicos referentes a particularidades teóricas a respeito das empresas, para, então, analisarmos os conceitos fundamentais de Administração de Materiais. Como a Administração de Materiais é uma das especializações de administrador, é necessário apresentar um breve resumo dos dez mandamentos da boa Administração, conforme divulgado por Martinovich citado por Viana (2010). 1. Análise do mercado identificando oportunidades; 2. Identificar as necessidades do consumidor para traçar os objetivos e as formas de atuação da empresa. 3. Saber quanto comprar e qual o estoque mínimo para evitar falta de capital de giro. 4. Analisar custos determinando o preço ideal de venda do produto, comparando-o com o mercado para avaliar a viabilidade de sucesso; 5. Fazer controle eficiente do fluxo de caixa. 6. Descobrir o ponto de equilíbrio que define o “faturamento mínimo” capaz de pagar todos os seus custos e despesas. 33 7. Realizar um planejamento tributário. 8. Definir as estratégias de vendas mais eficientes. 9. Definir uma política de Recursos Humanos eficiente. 10. Informatizar a empresa utilizando o sistema mais adequado. Independentemente da habilitação selecionada, o administrador é o profissional a quem cabe o gerenciamento, o controle e a direção de empresas na área de sua habilitação, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e produtividade. Dessa maneira, o administrador prevê, planeja, organiza, comanda e controla o funcionamento da máquina administrativa privada ou pública, visando aumentar a produtividade, rentabilidade e controle dos resultados. Determina os métodos gerais de organização e planeja a utilização eficaz de mão de obra, equipamentos, material, serviços e capital. Orienta e controla as atividades de organização, conforme os planos estabelecidos e a política adotada, bem como as normas previstas nos regulamentos da empresa. Elabora rotinas de trabalho, tendo em vista a implantação de sistemas que devem conduzir a melhores resultados com menores custos, o que demanda a utilização de organogramas, fluxogramas e outros instrumentos de trabalho. Com base no exposto, pode-se afirmar que administrar com eficiência e exatidão o movimento de entradas e saídas dos materiais necessários à empresa – o quê, quanto, quando e como comprar – não é tarefa simples. A figura 1.3 aprofunda esse raciocínio. 34 Tabela 06 - Procedimentos fundamentais de Administração de Materiais PROCEDIMENTO O que deve ser comprado. Como deve ser comprado. Quando deve ser comprado. Onde deve ser comprado. De quem deve ser comprado. Por que preço deve ser comprado. Em que quantidade deve ser comprado. ESCLARECIMENTO Implica a especificação de compra, que traduz as necessidades da empresa. Revela o procedimento mais recomendável. Identifica a melhor época. Implica o conhecimento dos melhores segmentos de mercado. Implica o conhecimento dos fornecedores da empresa. Evidencia o conhecimento da evolução dos preços no mercado. Estabelece a quantidade ideal, por meio da qual haja economia na compra. Fonte: Viana (2010). Para Viana (2010) pode-se definir material como todas as coisas contabilizáveis que entram como elementos constituídos ou constituintes na linha de atividade de uma empresa; administração de Materiais é entendida pelo autor como planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o momento de sua concepção até seu consumo final. 4.3 A logística nas últimas décadas e o seu impacto sobre o estoque Nos dias de hoje a logística empresarial é um ramo em desenvolvimento já essencial para as organizações, uma das mais importantes ferramentas para os administradores que precisam apresentar práticas estratégicas em todos os segmentos da empresa. Para Ching (2001) o tratamento das atividades logísticas nas empresas pode ser classificado em várias fases, de acordo com o grau de interrelação existente entre os diversos agentes da cadeia. Esse relacionamento inicia-se na fase em que a empresa trata os problemas logísticos somente em sua óptica interna, passa em seguida pelos primeiros passos rumo à integração empresa-cliente, progride posteriormente em direção ao tratamento integrado empresas-fornecedores e atinge a fase da logística integrada. A análise das tendências atuais de algumas empresas líderes permite antever, numa fase futura, a procura de um tratamento logístico 35 integrado, mais ajustado a todo o canal logístico. Esse tratamento tem sido denominado, logística interempresarial. 4.3.1 Antes de 1950 A logística permaneceu, nas palavras de Ching (2001), em estado latente até cerca de 1950, não havendo uma filosofia dominante para conduzi-la. Nessa época, a empresa dividia as atividades-chave da logística sob responsabilidade de diferentes áreas. Geralmente, o transporte estava sob o comando da gerência de produção; os estoques eram responsabilidade de marketing, finanças ou produção e o processamento de pedidos controlado por finanças ou produção. Isto causava conflitos de objetivos e responsabilidades para as atividades logísticas. Começaram então a aparecer alguns pioneiros que identificaram a natureza da distribuição física e a forma como ela discordava da criação de demanda no marketing. Muitos utilizados atualmente são provenientes da logística militar da Segunda Guerra Mundial; infelizmente, somente depois de muito tempo é que esse exemplo militar conseguiu influenciar as atividades logísticas das empresas comerciais. Em meados de 1945, algumas delas já tinham realocado transporte e armazenagem de produtos acabados sob supervisão de um único gerente. Pode-se observar, comenta Martins e Alt (2006), que as atividades de logística sempre foram administradas pelas empresas; contudo, grande parte dos aperfeiçoamentos gerenciais dessas atividades apareceu após o reagrupamento das atividades tradicionais dentro da empresa. A justificativa para pouca exploração dos benefícios do reagrupamento é que nem o ambiente econômico nem a teoria estavam preparados para criar mudanças de atitudes. A área de administração de marketing estava desenvolvendo-se em importância, assim como a administração mudava seu foco da produção para uma inclinação ao consumidor. Além disso, após a Segunda Guerra Mundial, com a economia dos EUA em processo de rápido crescimento, o clima era produzir e vender. Isto gerava altos lucros, fazendo com que certa ineficiência na distribuição de produtos fosse tolerada. 36 4.3.2 Entre 1950 e 1970 Entre as décadas de 50 e 70, continua Ching (2001, p.46), com um ambiente voltado para novidades na área administrativa, realmente houve a decolagem da teoria e prática da logística. Não obstante estabelecido nas instituições educacionais e orientasse as empresas, o tema da logística não estava satisfazendo plenamente aos professores de Administração e Marketing. Os professores de marketing alertavam que as empresas estavam muito mais interessadas na compra e venda do que na distribuição física, a qual era subestimada e colocada de lado como algo sem importância. Já os professores de administração chamavam as atividades de distribuição de “áreas de negócios infelizmente mais desprezadas e mais promissoras na América”. 4.3.3 Entre 1970 e 1990 A partir da década de 70, nas palavras de Martins (2006), a logística empresarial passou para o estado de semi-maturidade já que os princípios básicos amplamente definidos estavam proporcionando benefícios a empresas. Mesmo assim, a aceitação do mercado ainda era vagarosa, uma vez que as empresas se preocupavam mais com a geração de lucros do que com o controle de custos. Contudo, algumas forças de mudança e eventos influenciaram cada vez mais a logística, como a competição mundial, a falta de matérias-primas, a súbita elevação de preços do petróleo, o aumento da inflação mundial. Houve mudança de filosofia que passou de estimulo da demanda para melhor gestão dos suprimentos. As funções de logística passaram a serem áreas de interesse à medida que as empresas também começaram a enfrentar o fluxo de mercadorias importadas. “Com o aumento dos preços do petróleo, os custos com transporte elevaram-se e, consequentemente, os custos de manutenção de estoques”. (MARTINS e ALT 2006, p.51). 37 4.3.4 Após 1990 Para Ching (2001, p.70) a logística é entendida como “a junção da administração de materiais com a distribuição física”. Isto leva a crer que futuramente a produção e a logística se aproximarão cada vez mais não só em conceito, mas também em prática. Provavelmente, o interesse sobre o assunto não cessará no futuro, pois haverá cada vez procura maior pelos executivos, com intuito de reduzir custos e aumentar a produtividade. Qualquer alteração referente à desregulamentação dos transportes, ambiente macroeconômico e concorrência interempresas aumentará o estado de incerteza para planejamento e operação da logística. Embora o foco ainda esteja nas operações manufatureiras e comerciais, é certo que as empresas que produzem e distribuem serviços se beneficiaram dos atuais conceitos e princípios logísticos e procuram adaptá-los a suas necessidades. 4.4 Políticas de Estoques Para Martins e Alt (2006) a função de planejar e controlar estoque são fator primordial numa boa administração do processo produtivo, pois se preocupa com os problemas quantitativos e financeiros dos materiais, sejam eles matérias-primas, materiais auxiliares, materiais em processo ou produtos acabados. Para Martins e Alt (2006) cabe a esse setor o controle das disponibilidades e das necessidades totais do processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matérias-primas e auxiliares, como também os intermediários e os de produtos acabados. Seu objetivo não é deixar faltar material ao processo de fabricação, evitando alta imobilização aos recursos financeiros. Embora isso pareça contraditório, as modernas filosofias japonesas mostram-nos como conciliar perfeitamente tal situação. Deve ser um objetivo constante a demonstração do quão importante é o planejamento de estoque para o resultado financeiro de uma empresa, e visualizar seu alto impacto no custo do produto. Dentro das múltiplas atuações do planejamento dos estoques e pelo fato de sua atual configuração estar 38 acompanhando diariamente os volumes e projeções de vendas e o processo de manufatura, e é imprescindível que o sistema seja atualizado constantemente e que tenha a flexibilidade para acompanhar as constantes mudanças de mercado. A seguir, segundo Martins e Alt (2006), a lista usual e simplificada dos objetivos do planejamento e controle de estoque é composta de: Assegurar o suprimento adequado de matéria-prima, material auxiliar, peças e insumos ao processo de fabricação; Manter o estoque o mais baixo possível para atendimento compatível às necessidades vendidas; Identificar os itens obsoletos e defeituosos em estoque, para eliminá-los; Não permitir condições de falta ou excesso em relação à demanda de vendas; Prevenir-se contra perdas, danos, extravios ou mau uso; Manter as quantidades em relação às necessidades e aos registros; Fornecer bases concretas para a elaboração de dados ao planejamento de curto, médio, e longo prazos, das necessidades de estoque; Manter os custos nos níveis mais baixos possíveis, levando em conta os volumes de vendas, prazos, recursos e seu efeito sobre o custo de venda do produto. 4.5 A Logística e racionalização da Administração de Materiais Para Viana (2010) a logística exerce a função de responder por toda a movimentação de materiais, dentro do ambiente interno e externo da empresa, iniciando pela chegada da matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente. É por meio da gestão adequada das atividades primárias com as atividades de suporte que a logística empresarial vai atender ao objetivo de proporcionar ao cliente produtos e serviços que satisfaçam suas necessidades. É pela coordenação coletiva e cuidadosa dessas atividades relacionadas com o fluxo de produtos e serviços que a empresa está obtendo ganhos significativos, como redução dos estoques, do tempo médio de entrega, produtividade etc. 39 Segundo Viana (2010) a logística procura agrupar as diversas atividades da empresa relacionadas aos processos de produção e distribuição de seus produtos aos clientes e consumidores finais. Esse agrupamento vai permitir à empresa melhor controle e maior integração dos diferentes departamentos, que originalmente tinham visão limitada de sua área de atividade. Muitas vezes, prevaleciam os interesses individuais, não importando o envolvimento que cada departamento tinha sobre a distribuição dos produtos finais e consequente influência em toda a empresa. A logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, por meio de planejamento, organização e controles efetivos para as atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. A logística é um assunto vital para a competitividade das empresas nos dias atuais, podendo ser um fator determinante do sucesso ou fracasso das empresas. (CHING, 2001, p.68). De acordo com Viana (2010) a Logística é uma operação integrada para cuidar de suprimentos e distribuição de produtos de forma racionalizada, o que significa planejar, coordenar e executar todo o processo, visando à redução de custos e ao aumento da competitividade da empresa. A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. (BALLOU, 1995 apud VIANA, 2010, p.24). Em consequência, continua Viana (2010), deve ser estimulado não só o conhecimento pleno desse processo, como também o desenvolvimento de novos modelos, naturalmente com base em um ponto de vista logístico, para uma moderna e apropriada administração, culminando em estudar o impacto de tais mudanças. Assim, pretende-se apresentar sistema que facilite as relações cliente/fornecedor, contribuindo, dessa forma, na divulgação da Logística, bem como oferecendo às empresas método moderno e eficaz de gerenciamento de estoques. Para Pozo (2010) o termo “controle de estoque”, dentro da Logística, é em função da necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter, dentro de parâmetros econômicos. Esses materiais e 40 produtos que compõe os estoques são: matéria-prima, material auxiliar, material de manutenção, material de escritório, material e peças em processos e produtos acabados. E a razão pela qual é preciso tomar uma decisão a cerca das quantidades dos materiais a serem mantidos em estoques está relacionada com os custos associados tanto ao processo como aos custos de estocar. Devemo-nos preocupar e determinar quais são os níveis para cada item que poderemos manter economicamente. Portanto, a função principal da administração de estoques é maximizar o uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, e com grande efeito dentro dos estoques. O administrador, porem, irá deparar-se com o terrível dilema, que é o causador da inadequada gestão de materiais, percebida em inúmeras empresas, e que cria terríveis problemas quanto às necessidades de capital de giro da empresa, bem como seu custo. Por um lado, procura-se manter um volume de materiais e produtos em estoques para atender à demanda de mercado, bem como suas variações, servindo o estoque como um pulmão e, por outro lado, buscar a minimização dos investimentos nos vários tipos de estoques, reduzindo assim os investimentos nesse setor. Uma das razões por que muitas empresas mantêm estoques elevados é que essa atitude permite comprar e produzir em lotes econômicos, que é a visão ultrapassada da produtividade. No entanto, qualquer que sejam os níveis de estoques, eles incorrem na análise de vários custos que estão correlacionados conforme indica a figura abaixo. 41 Figura 02 - Organograma Logístico para Administração de Materiais. Fonte: Viana (2010). Sabemos que quando temos estoques elevados, para atender plenamente a demanda, ele acarreta a necessidade de elevado capital de giro e, que produzem elevados custos. No entanto, baixos estoques podem acarretar, se não forem adequadamente administrados, custos difíceis de serem contabilizados em face de atrasos de entrega replanejamento do processo reprodutivo, e insatisfação do cliente e principalmente, a perda de cliente. (POZO, 2010, p.36). Aqui fica clara a ideia de que o estoque de segurança seja uma quantidade mínima de peças que tem que existir no estoque com a função de cobrir as possíveis variações do sistema, que podem ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento, aumento na demanda do produto ou até mesmo rejeição do lote de compra, uma vez que haja este cuidado, a falta de mercadorias também poderá acarreta custos para a empresa, fazendo com que ela deixe de ganhar e ainda perca os seus clientes. 4.6 A Logística como Estratégia de Serviço ao Cliente Para Bowersox (2009) a logística contribui para o sucesso das organizações fornecendo aos clientes entregas de produtos precisas e dentro de prazos. Do ponto 42 de vista da logística, o cliente é a entidade à porta de qualquer destino de entrega, desde a residência do consumidor, as empresas varejistas e atacadistas até os locais de recebimento das fábricas e os depósitos das empresas. Em algumas situações, o cliente é outra organização ou um indivíduo que está tomando posse do produto ou serviço que está sendo entregue. Em várias outras situações, o cliente é uma instalação diferente da mesma empresa ou um parceiro comercial situado em alguma outra parte na cadeia de suprimento. Independentemente do motivo e da finalidade da entrega, o cliente que está sendo atendido é o foco e a força motriz para o estabelecimento dos requisitos de desempenho logístico. Um perfeito entendimento daquilo em que consiste o serviço ao cliente é importante para o estabelecimento de uma estratégia logística. Bowersox(2009) acrescenta que a noção de diferenciação ou segmentação das atividades logísticas está sendo cada vez mais utilizada como forma de satisfazer as necessidades específicas do cliente. Atualmente, a maioria dos setores da economia tem uma ou mais empresas que consideram a competência logística como seu principal recurso estratégico havendo necessidades de apoio logístico também durante o ciclo de vida do produto. Uma maneira simples, porém útil de analisar a atividade de marketing integrado é considerá-la do ponto de vista de sua composição. A composição das atividades de marketing constitui um conjunto de atividades projetadas para atrair clientes, alcançando, simultaneamente, os objetivos da empresa. Os chamados quatro P’s – produto/serviço, promoção e propaganda, preço e ponto de distribuição – constituem a composição de marketing mais comum. O ponto fundamental na formulação de uma estratégia eficiente de marketing é integrar recursos comprometidos com essas atividades em um esforço para um máximo impacto sobre o cliente. Como já foi observado anteriormente, a logística é o processo que satisfaz a necessidades considerando tempo e lugar. Em resumo, assegura que as necessidades do cliente com relação à coordenação do tempo e de localização do estoque, e outros serviços pertinentes, sejam atendidas de maneira satisfatória. Portanto, a meta do desempenho logístico é o serviço ao cliente. O impacto da logística sobre os clientes não precisa ser necessariamente passivo. Existem métodos alternativos de entrega de produtos que permitem 43 alcançar, de maneira planejada, níveis significativamente diferentes de disponibilidade de estoque e tempos de ciclo ao longo da cadeia de suprimento. A competência logística é um meio concreto para atrair clientes que valorizam o desempenho em termos de tempo e lugar. Para outros clientes, as dimensões críticas do esforço de marketing podem ser promoção e propaganda ou preço. Independentemente da ênfase das atividades de marketing, o desempenho logístico é parte integrante de todas as estratégias, pois nenhuma transferência de posse pode ocorrer sem o cumprimento das exigências de tempo e lugar. No entanto, existem casos especiais em que a logística pode vir a ser uma competência central difícil de ser duplicada por outras empresas. 4.7 O papel da compra em relação à administração de materiais Para Martins e Alt (2006, p.131) a administração de materiais atende a poucos clientes ou mesmo a um único, enquanto a distribuição física atende a muitos clientes. O cliente da administração de materiais é o sistema de operações. Para realizar suprimento eficiente, exige-se conhecimento básico sobre a geração dos requisitos de produção. “Lembre-se de que são as necessidades da produção que estimulam a criação das ordens de compra, que, por sua vez, acionam as entregas de suprimentos”. A administração de materiais geralmente não está preocupada com as previsões de vendas para os produtos finais na mesma medida da administração da distribuição física, pois o fluxo de suprimento resulta das necessidades operacionais. Para os autores, o setor de compras ou suprimentos, como atualmente é denominado, tem responsabilidade preponderante nos resultados de uma empresa em face de sua ação de suprir a organização com os recursos materiais para seu perfeito desempenho e atender às necessidades de mercado. Toda a atividade de uma empresa somente será possível se for abastecida com informações e materiais. Para que ela possa movimentar-se adequadamente e eficazmente, é necessário que os materiais estejam disponíveis no momento certo e com as especificações corretas, e o sistema será continuo, satisfazendo, assim, o processo operacional. As qualidades dos materiais devem ser de acordo com as exigências e atender ao 44 propósito a que se destinam. A inadequação de especificações, prazos, desempenho e preços causam transtorno ao processo operacional com atrasos na produção, não-atendimento da qualidade, elevação dos custos e insatisfação do cliente. A área de compras não é um fim em si própria, mas uma atividade de apoio fundamental ao processo produtivo, suprindo-o com todas as necessidades de materiais. Além dessa atuação primordial, compra também é um excelente e substancial sistema de redução de custos de uma empresa, por meio de negociações de preços, na busca de materiais alternativos e de incessante desenvolvimento de novos fornecedores. A visão moderna de compras está ligada ao sistema logístico empresarial como atividades-pares envolvidas em ações estreitamente homogêneas, voltada para a finalidade comum de operação lucrativa e posição competitiva de mercado. (MARTINS e ALT, 2006, p.56). Martins e Alt (2006) consideram que “compras” é uma função administrativa, pois nos diversos estágios de sua interação organizacional tomam-se decisões quanto a quantidades, origem, custos e credibilidade dos sistemas de fornecimento, tanto interno como externo, sempre voltada para os aspectos econômicos e estruturais da organização. Para fazer frente às incertezas predominantes nos mercados atuais e aos novos paradigmas da economia globalizada, é de suma importância uma atuação com ampla abrangência das modernas técnicas de gestão e principalmente flexibilidade em face das variáveis ambientais. Segundo Bowersox (2009, p.78) a responsabilidade por suprimento, dentro do novo enfoque empresarial, deve estar subordinada ao gerente de Logística, pois facilita a tomada de decisão sobre as condições e formalidades de atendimento das necessidades de mercado, ou seja, do cliente. Uma definição de responsabilidade de compras, muito utilizada e que é importante é “a capacidade de comprar materiais e produtos na qualidade certa, na quantidade exata, no tempo certo, no preço correto e na fonte adequada”. Evidentemente, esta é a ação ideal que os suprimentos busca atingir e que a empresa necessita para vencer e dominar mercados. Em face desse enunciado, pode-se dizer que as metas fundamentais seriam: a) Permitir continuidade de suprimentos para o perfeito fluxo de produção; 45 b) Coordenar os fluxos com o mínimo de investimentos em estoques e adequado cumprimento dos programas; c) Comprar materiais e produtos aos mais baixos custos, dentro das especificações predeterminadas em qualidade, prazos e preços; d) Evitar desperdícios e obsolescência de materiais por meio de avaliação e percepção do mercado; e) Permitir à empresa uma posição competitiva, mediante negociações justas e credibilidade; f) Manter parceria com os fornecedores para crescer junto com a empresa. A necessidade de uma empresa comprar cada vez melhor e com parceria é ponto importante de resultados que tornem perene sua existência; assim, segundo Bowersox (2009), empreendedores orientam seus setores de suprimentos na racionalização dos processos produtivos e com estoques reduzidos. Comprar bem, negociar corretamente é fundamental para custos reduzidos do processo operacional e manter-se nos mercados. Nesse enfoque, o objetivo básico de suprimentos é garantir à empresa a plena satisfação de suas exigências de materiais e produtos, bem como máquinas, equipamentos e insumos necessários a sua operacionalidade, devendo todos serem negociados e adquiridos aos mais baixos custos, satisfazendo aos padrões de qualidade e serviços da empresa sem colocar os fornecedores em situações de incertezas de perdedores, mas sim de parceiros. Assim, compras busca, incansavelmente, evitar duplicações, estoques elevados, atos de urgência e compras apressadas, que normalmente são desnecessárias e criam conflitos e custos elevados de planejamento, estoques e transportes. Outro aspecto importante é a seleção e qualificação de fornecedores, que permitirá um processo de aquisição mais confiável. Tal qualificação determina a potencialidade dos fornecedores em face de suas instalações, sua estrutura formal, sua capacidade técnica e, principalmente, sua saúde financeira. Nas palavras de Bertaglia (2009) o procedimento normal da atividade de compras envolve, além de atender às especificações de qualidade exigidas pelo mercado, a adequação da quantidade desejada, prazos de entrega e condições de 46 pagamento que permitam à empresa maximizar seus recursos e reduzir seus custos. Estas são responsabilidades importantes do administrador de suprimentos, sempre fundamentado em seu conhecimento do processo operacional, interno e externo, para o sucesso organizacional. As negociações relativas a preço, prazo de entrega, especificações de fornecimento, embalagem, garantias de qualidade, desempenho e assistência técnica completam essa responsabilidade. 4.8 Focalizando o Nível de Serviço ao Consumidor: equilíbrio oferta-demanda Para Novaes (2007) devido à crescente competição global, o desenvolvimento mais rápido de novos produtos e a flexibilização dos processos de manufatura, uma variedade muito grande de produtos está hoje disponível no mercado. De um lado, essa crescente variedade beneficia o consumidor, mas, de outro, dificulta as decisões dos fabricantes e varejistas no momento em que tem de prever os níveis de demanda de forma a planejarem a produção e fazerem as encomendas. Para Novaes (2007, p.189) o resultado desse ambiente cada dia mais difuso é que “previsões errôneas são bastante frequentes e, paralelamente a elas, observase um crescimento exponencial dos custos delas decorrentes”. Com isso, fabricantes e varejistas estão sendo forçados a encarar saldos expressivos de produtos encalhados, que acabam sendo vendidos com elevados descontos, diminuindo os lucros e prejudicando a comercialização de produtos mais valiosos. De fato, muitas vezes os saldos em oferta, com preços reduzidos, ocupam lugares escassos nas gôndolas, absorvem as atenções do setor de logística e consomem tempo precioso dos vendedores, impactando negativamente a venda de produtos mais lucrativos. (NOVAES, 2007, p.190). Observa-se, assim, uma procura acentuada por formas mais fortes de previsão e programação da produção, que efetivamente incluam as tendências de evolução futura do mercado na sua formulação. Isso porque os dados históricos de vendas, embora importantes, não dão a necessária segurança quanto ao futuro, sendo necessários métodos de previsão que explicitamente incluam outras variáveis, além das históricas. 47 De acordo com Bertaglia (2009) boa parte dos produtos comercializados nas lojas tem ciclo de vida longo. Tal tipo de produto é denominado “funcional” porque o fator preponderante que prevalece na sua compra é a simples função que cumpre na vida diária do consumidor, e não a constante da inovação. Entretanto, continua o autor, há uma série de produtos de ciclo de vida curto, normalmente próximo a um ano ou menos e são denominados “inovativos”, prevalecendo o fator novidade no momento de sua compra. Estão nessa categoria produtos novos recém-lançados no mercado e produtos fortemente sujeitos às variações da moda, como vários tipos de roupas, entre outros. A demanda para produtos funcionais é mais previsível, embora fatores exógenos muitas vezes atrapalhem o processo de previsão. Nesses casos, métodos de abastecimento comuns não funcionam a contento, pois seria necessário que os fabricantes tivessem uma capacidade muito grande para produzir as mercadorias, em resposta à demanda concentrada em períodos bastante curtos. E essa capacidade excessiva ficaria ociosa em boa parte do ano. É preciso considerar também os efeitos para trás na cadeia de suprimento. (BERTAGLIA, 2009, p.75). É necessário, segundo Bertaglia (2009) que se façam algumas considerações acerca do equilíbrio demanda-oferta. Em primeiro lugar, observa-se que os produtos inovativos apresentam erros médios de previsão bem mais elevados do que os funcionais. Essa discrepância veio se agravando ao longo do tempo em razão da grande diversificação da produção, com produtos e tipos bastante variados. O efeito desses erros ao longo do tempo foi o crescimento excessivo das remarcações de preços, que ocorrem ao fim da estação, quando o varejista não conseguiu vender todo o estoque do produto. Além dos custos de estoque, falta de produtos (rupturas de estoque) e perdas de margem por remarcações excessivas, é preciso considerar também os problemas logísticos deles decorrentes, afirma Novaes (2007). No que se refere aos estoques excessivos, além dos custos diretos de administração do inventário há os custos para trás na cadeia de suprimento, incluindo matéria-prima, transporte, perdas de material, impostos etc. Quando há falta de produto, por outro lado, a empresa pode perder consumidores de forma definitiva, que acabam indo comprar produtos similares em varejistas concorrentes. Caso a empresa decida repor rapidamente o estoque nas lojas, o custo logístico, além do custo de produção, tende a aumentar 48 em função do caráter emergencial do ressuprimento, eventuais faltas de matériaprima, restrições de capacidade produtiva dos fornecedores, utilização de modos de transportes mais caros e outros fatores. Para Novaes (2007) no caso das perdas decorrentes das remarcações excessivas por sobra de produtos, deve-se considerar o aumento do custo logístico e do custo administrativo decorrente do maior número de itens a controlar. De fato, os produtos com redução de preço devem ser reetiquetados e o sistema computacional tem que ser alimentado com instruções específicas. Por exemplo, muitas vezes o produto em liquidação só pode ser vendido à vista, trocas e devoluções podem não ser aceitas etc. 4.8.1 Impactos da demanda não-atendida Bertaglia (2009) comenta que muitas vezes, as empresas se empenham bastante em prever a evolução futura da demanda por seus produtos, mas negligenciam outro aspecto importante, com sérios impactos no relacionamento com seus clientes. Os consumidores vão à loja em busca de algum produto oferecido pelo varejista, mas não o encontram. Há assim uma frustração de consequências muitas vezes desastrosas para os comerciantes, que precisa ser avaliada e mitigada. No jargão da Logística, quando essa falha ocorre para um determinado produto, há uma ruptura de estoque. E esse problema de falta do produto no momento da sua procura não é nada trivial. De um forma geral se dá, hoje, muita importância a esse assunto na logística moderna, pois a competitividade entre as cadeias de suprimento não deixa espaço para situações que não agreguem valor ao consumidor, e os stockouts (custo considerado pela falta de um item, por falta de estoque, quando se recebe um pedido), além de gerarem custos, impactam negativamente nas preferências e expectativas dos clientes. Além dos efeitos gerados pelo processo contínuo de redução de estoques nas empresas, outros fatores contribuem também para que haja ruptura de estoques nas atividades logísticas. Abordamos, a seguir, os principais. 49 4.8.2 Rupturas de Estoque - disputa por espaço nos pontos de venda Para Bertaglia (2009, p.86) nas grandes cadeias varejistas, ocorre hoje uma grande disputa, entre os fabricantes de produtos e os gerentes das lojas, por espaço nas gôndolas. “É nas gôndolas ou prateleiras dos pontos de venda que as mercadorias são ofertadas aos consumidores, num display importantíssimo para a comercialização dos produtos”. Os espaços são diferenciados entre si em função da posição na loja da estrutura física da loja e do público alvo. Além da competição entre fabricantes, que disputam espaço nas gôndolas, o varejista se vê obrigado a manter um estoque relativamente baixo de cada tipo de produto, tanto na gôndola como no depósito da loja, em razão de o espaço disponível ser restrito. E essa disputa entre fabricantes, associada à falta de espaço, pode levar a rupturas de estoque mais ou menos sérias. 4.8.3 Variação temporal da demanda Os consumidores têm hábitos diferenciados de compra, de acordo com suas atividades domésticas e profissionais, congestionamento nas lojas, melhores momentos no trânsito e outros motivos variados. Alguns clientes tem pouca disponibilidade de tempo e vão fazer suas compras em dias e momentos específicos. Novaes (2007) comenta a importância dessa visão temporal ao explicitar a situação abaixo: Suponha que uma consumidora trabalhe fora e vá ao supermercado após o trabalho, às 18:30; por outro lado, que o produto que ela procura é reabastecido na loja pela manhã, antes de sua abertura. O produto vai saindo ao longo do dia e, às 19 horas, quando a consumidora chega ao supermercado, a probabilidade de ocorrer uma ruptura de estoque é bem maior do que a observada no período da manhã, por exemplo. Assim, o efeito negativo da ruptura de estoque para essa senhora pode ser muito grande e, se a situação se repetir com frequência, a consumidora pode deixar de adquirir aquela marca ou mesmo comprar naquele supermercado. (NOVAES, 2007, p.197). De uma forma geral, continua Novaes (2007), a maior incidência de rupturas de estoque costuma acontecer nos períodos de pico da demanda. No Brasil, é comum também ocorrerem picos nos dias de pagamento de salários, principalmente 50 em cidades onde há uma grande incidência de funcionários públicos, que recebem seus contracheques em dias certos do mês. E, é claro, nos últimos dias antes das festas importantes. A programação do reabastecimento dos estoques considerada por Novaes (2007), por parte da empresa cliente, depende de uma série de fatores e variáveis. Os bons fornecedores, em geral, oferecem um esquema bem definido de entregas dos pedidos, indicando antecipadamente prazos e demais condições. Mas, muitas vezes, a empresa cliente se vê obrigada a adquirir produtos de firmas novas no mercado ou de menor credibilidade. Isso ocorre quando os principais fornecedores tentam impor aumentos exagerados de preços ou quando a demanda está muito exacerbada e os principais fabricantes não conseguem atender plenamente as necessidades da empresa compradora. Nessas situações, podem acontecer casos em que o produto, prometido de ser entregue numa certa data, sofra um atraso expressivo, gerando rupturas de estoques nas lojas do varejista. De uma forma geral, as novas sistemáticas de reabastecimento implantadas através do ECR (EfficientConsumerResponse), Quick-Response, VMI (VendorManagedInventory) e outros, dependem, para dar bons resultados, de um nível de serviço avançado por parte das empresas participantes (clientes e fornecedores), além do emprego de soluções tecnológicas e de métodos de gestão atualizados. Caso contrário, as falhas que vão surgindo ao longo do processo tendem a afetar negativamente o comportamento do consumidor, o qual, no limite, poderá riscar definitivamente um determinado produto ou um varejista da sua lista de preferências. Para Bertaglia (2009) da mesma forma que os fornecedores são algumas vezes responsáveis por perturbações na cadeia de suprimento, os varejistas também costumam provocar situações de ruptura de estoque nas suas próprias lojas. Zinn e Liu (2001) citados por Bertaglia (2009) comentam que os estoques das lojas são compostos por duas partes: a parcela disponível nas gôndolas, à qual o consumidor tem acesso, e a parcela mantida no depósito da loja. Mesmo que a empresa empregue um sistema eficiente de reposição de estoques, como o VMI ou o Quick Response, de nada adianta haver produtos no depósito da loja se as 51 gôndolas ficarem vazias. Ou seja, a gerência da loja tem de exercer um controle rígido sobre seus funcionários, de forma a não permitir que isso aconteça. Corsten e Gruen (2004) comentados por Novaes (2007) afirmaram que 72% das situações de ruptura de estoques observadas eram de responsabilidade do varejista. Elas eram causadas por práticas falhas das lojas, no que se refere ao processo de elaboração dos pedidos e nos métodos de reposição dos estoques. Observou-se que, diversas vezes, os gerentes encomendavam muito pouco e, outras vezes, muito tarde. Problemas no processo de reabastecimento ou de planejamento da cadeia de suprimento, de responsabilidade dos fornecedores, representavam apenas 28%. Outras situações de ruptura podem também ocorrer nos casos em que os registros dos níveis de estoque no computador apresentam erros em relação às quantidades físicas reais. Essas divergências podem levar a situações inesperadas, quando o sistema computacional indica um estoque positivo,mas, na prática, está ocorrendo falta do produto. 4.8.4 Comportamento do consumidor diante da falta do produto De acordo com Bowersox (2009) os consumidores reagem diferentemente quando, procurando o produto de sua escolha numa loja ou supermercado, não o encontram. Segundo Bertaglia (2009) Zinn e Liu (2001) assim classificam as possíveis situações representadas pelo consumidor na hora da compra de um determinado produto: Situacional - em que a não-disponibilidade do produto na prateleira ou na gôndola é uma situação ocasional, sem grande impacto nas decisões de compra do consumidor. Isso ocorre quando o cliente não tem urgência em comprar o produto, muitas vezes porque ainda dispõe do mesmo em sua casa, podendo deixar para comprá-lo numa outra oportunidade; Consumidor específico - aquele cuja postura em relação às compras é fortemente condicional por um fator específico. Por exemplo, consumidores que 52 buscam vantagens econômicas e que decidem escolher um produto não tanto em função da marca, de suas propriedades, do tamanho da embalagem etc., mas sim em função das ofertas de preço. Outra situação típica é do consumidor que prepara antecipadamente uma lista detalhada do que vai comprar, registrando não somente o produto, como também a marca e o tamanho da embalagem. Sua reação aostockouté bem específica, pois tende a reagir de forma mais severa à falta do produto de sua preferência; Ponto de venda específica - muitas vezes a distância do domicílio do consumidor à loja impõe a escolha de um estabelecimento em especial. Isso ocorre muito com idosos, com pessoas apresentando dificuldade de locomoção e com indivíduos sem tempo para procurar lojas mais distantes; Condições sociodemográficas - diferentes faixas etárias, sexo, profissões, horários de trabalho etc. impactam diferentemente as reações dos consumidores à falta de produto na hora da compra. 4.9 Ferramentas da Gestão de Estoques Nas últimas décadas tem-se encontrado nas organizações diversas ferramentas que buscam melhorar a eficiência produtiva e encontrar ferramentas ou estratégias capazes de reduzir estoques dentro das organizações maximizando a lucratividade da empresa. Dentre as ferramentas de gestão, destacam-se: 4.9.1 A Curva ABC Quando se começa a verificar no estoque os itens que possuem um custo de manutenção maior que os outros torna-se muito mais interessante classificá-los de tal modo que verifique quais são os itens que merecem uma maior atenção (alocação de recursos). Ou seja, o objetivo é classificá-los de modo que utilize a curva ABC, dividindo-os em três grupos, baseando no valor total anual de uso. (CORRÊIA et al., 2005). 53 A Curva ABC, segundo Lustosa et al. (2008, p.198), “é o teorema de Vilfredo Pareto que determina a lei das poucas causas importantes para muitas consequências”. Ou seja, o teorema tem como objetivo determinar a importância de cada item e concentrar maior parte dos esforços da gestão nos mais itens mais importantes; tal teorema tornou-se uma das melhores e eficientes praticas adotadas pela administração. Corrêa et al. (2005, p.541) abordam a técnica ABC como “uma forma de classificar todos os itens de estoque de um determinado sistema de operações em três grupos, baseados em seu valor total anual de uso.” Segundo Pinto (2002) citado por Oliveira (2011) o método da análise de classificação ABC é uma ferramenta que auxilia a gestão de estoques e garante informações que priorizam os itens que devem ter maior importância daqueles que tem uma relevância média ou pequena, ou seja, a partir da classificação é possível garantir que alguns produtos para empresa que tem um maior giro e outros tem um menor giro, isso relacionando-os com os custos de obtenção. Para Slack et al. (2009) a curva ABC não afirma que 80% das unidades de manutenção de estoques representam apenas 20% do valor do estoque, mas que são responsáveis por 80% do uso de estoques, ou seja, no valor de venda. A classificação ABC é uma das técnicas mais utilizadas para iniciar qualquer análise sobre a gestão os estoques. Assim, a curva ABC torna-se um instrumento importante para qualquer gestor de estoque, pois permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento diferenciados quanto a sua administração. Oliveira (2011) acrescenta ainda que a ferramenta ABC é muito utilizada atualmente pelos gerentes que necessitam de um método aplicável e capaz de resolver sérios problemas que as organizações enfrentam, sejam as empresas industriais e comercias que lidam com vendas, planejamento da logística de distribuição, programação da produção, sejam as empresas que lidam com prestação de serviços. Portanto, ao utilizar esta ferramenta, percebe-se que a mesma é muito útil para as organizações que buscam gerenciar melhor seus estoques e que evitam erros e minimizam problemas futuros. A ferramenta é indispensável para as organizações que visam alcançar a excelência na administração da empresa. 54 No entanto, o principio da curva ABC aplicado à gestão de estoques irá beneficiar no gerenciamento e irá permitir ao gerente de produção a concentrar seus esforços no item, aplicando um rigor com grau de importância menor ao grupo B nível de importância intermediário, e um rigor menor ao itens da categoria C. Pode-se fazer a aplicação do principio de Pareto adotando a seguinte fórmula: CMM = Σ de itens utilizados em 12 meses / 12. Segundo Oliveira (2011) para realizar seu estudo foi preciso utilizar informações a partir da unidade de armazenamento dos estoques da empresa, onde foi possível utilizar também o custo de reposição sendo o custo médio padrão. O critério mais indicado, visto que os valores monetários precisam ser ponderados pelos volumes ou intensidades dos fluxos correspondentes para homogeneizar uma mesma base comparativa. Considerando o histórico dos últimos 12 meses pode-se contemplar eventualmente sazonalidade. FIGURA 03: Representação da curva ABC para classificação dos itens. . Fonte: (Viana, 2000, p.65). A partir da figura é possível perceber que o gráfico prioriza aqueles de classe A e representa o grupo de maior valor de consumo e menor quantidade de itens nas políticas de estoques isso é aplicável devido à maior importância 55 econômica. Desta forma, os itens classe B representam o grupo intermediário e recebe uma atenção intermediária em relação à atenção do que os itens da classe C, enquanto a classe C representa um grupo de menor consumo e maior quantidade de itens, ou seja, em termos de análises mais detalhadas, é possível verificar que com menor estoque, é possível obter um maior giro, com um menor lote de reposição. No caso do gráfico analisado pela figura acima, Viana (2000) ressalta que os itens da classe A, mesmo representando apenas 5% do estoque, correspondem a 75% do valor de todo o estoque. De forma que os itens da classe B representam 25% do estoque, ou seja, apenas 20% do valor do estoque. E por último os itens da classe C, que embora representem 70% do estoque, correspondem a somente 5% do valor total do estoque. FIGURA 04 - Representação Curva ABC Classe % Quantidade de Itens % de Valor A 5 75 B 20 20 C 75 5 Fonte: (Viana, 2000, p.65). Interpretando os resultados obtidos através da figura 3 o autor explica como foi feita a tabela de classificação da Curva ABC, ou seja, define que a Classe A são os itens em estoque que possuem maior importância devido ao valor econômico, ou seja, estima-se que 5% dos itens em estoque correspondem a 75% do valor em estoque. A Classe B são os itens B não são considerados economicamente preciosos, são de importância intermediária, ficando abaixo dos itens de maior importância (A) nesse caso é possível que 20% dos itens em estoque correspondem a 20% do valor em estoque. E a Classe C são os itens de menor importância e não se pode cortá-los, pois são importantíssimos para a continuidade do processo. Neste caso a estimativa é que 75% dos itens em estoque correspondem a 5% do valor em estoque. 56 Para dar a devida importância a uma ferramenta de estoques eficaz, Lustosa et al. (2008) afirma que em determinados itens é possível concentrar maior parte dos esforços da gestão. Corrêa et al. (2005) afirmam que a técnica ABC é uma forma de classificar todos os itens de estoque de forma a melhorar o gerenciamento baseando em seu valor total anual de uso. De acordo com Lustosa et al. (2008) os autores definem que as grandes organizações mantém diversos tipos de itens em seus estoques com o objetivo que seu funcionamento seja o melhor possível, o que se pode constatar no mercado atual. Considerando as épocas passadas quando não tinha no mercado algo inovador e muito menos sistemas de informação ou ferramentas que oferecessem auxílio para os gestores, devido a esse problema tecnológico os gestores tinham dos grandes problemas para gerir o estoque de itens. Os autores consideram que era possível afirmar que sem um computador era difícil ter tempo e mão de obra para tomar decisões sobre determinados assuntos da área de almoxarifado resultando em um mau controle dos itens e um alto custo para as organizações. Para Loprete et al. (2008) a ferramenta ABC atualmente vem auxiliar os administradores a analisar com precisão as condições dos itens que estão em estoque e também influenciar nas tomadas de decisões. Portanto, pode-se constatar que a partir da curva ABC o processo de gestão de estoques ganha uma maior atenção em sua utilização, uma vez que não se dá muita atenção ao itens C, por ele ter um grau de importância menor , mas sabe-se que ele tem uma dependência forte entre todos os itens. Por exemplo, sem a classificação dos itens A, B, C, a organização teria um grande desbalanceamento dos itens C, itens de baixo valor onde tornaria difícil a montagem de um produto final, o que acarretaria um descontrole dos grandes estoques podendo representar valores significados de capital investido acarretando assim frustração por parte dos gestores. Já Oliveira (2011) citando Pinto (2002) ressalta a importância da curva ABC como ferramenta gerencial que permite identificar quais itens necessitam maior atenção e tratamento levando em consideração sempre a sua importância relativa. Portanto, se a curva ABC for aplicada a todas as organizações que lidam com estoques seria muito mais fácil o controle dos mesmos, uma vez que a ferramenta é 57 importante para definir vendas, para planejar, para programar a produção além de auxiliar a resolução de uma série de problemas que ocorrem diariamente nas empresas devido à falta de uma ferramenta eficaz. 4.9.2 Just in Time – JIT Na concepção de Slack et al.(2009, p.482) “Just In Time (JIT) significa produzir bens e serviços exatamente no momento em que são necessários”, ou seja, no momento que seja capaz de produzir e fornecer produtos nos níveis esperados, no momento e nos locais certos. De acordo com Petrônio e Laugeni citando Corrêa et al. (2008) o Just-In-Time (JIT) surgiu no Japão, em meados da década de 70, sendo o centro de sua criação e desenvolvimento a Toyota Motor Company. Corrêa et al. (2008) afirmam que empresa estava à procura de um sistema de administração da produção que fosse capaz de coordenar e controlar a produção de acordo com a demanda de diversos modelos e de diferentes cores de veículos. O sistema Toyota de produção queria de fato carros que fossem produzidos com qualidade, sem desperdícios, ou seja, os carros deveriam ser competitivos e atender às necessidades do cliente no momento certo e que tudo fosse feito dentro do prazo determinado e sem atraso. Os autores afirmam que o objetivo do JIT é fazer com que as empresas possuam lucros ainda maiores e que tenham o retorno sobre o capital investido, pois ao reduzir o estoque, é possível constatar a melhoria na qualidade, além de oferecer um preço menor que os concorrentes. A simbologia Justin In Time, simboliza a mentalidade enxuta e na prática. O Jit é considerado uma filosofia de trabalho onde esforço empregado em um determinado processo visa à maximização de agregação de valor com uso inteligente dos recursos e eficácia do resultado da operação: seja esta empresarial e no atendimento e desde que atenda ás necessidades dos clientes. O Justin In Time tem como objetivo minimizar todos os tipos de estoques, produzir, fornecer peças em determinada quantidade, no momento certo, no local certo atendendo o prazo solicitado pelo cliente. (Januzzi, 2006, p.157). O autor Januzzi (2006) simplifica o Justin in Time como uma ferramenta aliada à gestão e com características de redução de estoques; assim, afirma que o 58 JIT conseguiu superar as expectativas do Sistema Toyota, uma vez que a organização considerava impossível eliminar os entraves no tradicional e empurrado processo produtivo e alinhar a produção com a demanda de um sistema puxado, o JIT nãofez só o que Sistema Toyota queria ele conseguiu melhorar todos os processos como também exigir o envolvimento de todas as pessoas nos processo fabris como a sincronia entre todas as etapas da cadeia produtiva; o JIT objetivou não só a eliminação total dos estoques como também a produção puxada pela demanda. Para Januzzi (2006) “a produção puxada tem função de colocar as práticas corriqueiras de um supermercado no chão de fábrica, tornando cada processo cliente do processo anterior”; nada é feito em sequência e sim em sincronia através das informações do cartão Kanban que direciona o operador ao que deve realmente ser produzido, permitindo ao operário produzir somente o que for necessário naquele momento. Esse método auxilia no controle dos níveis de estoques uma vez que não é preciso fazer um inventário, pois tudo é feito de forma clara e precisa em relação mão de obra. O Just -In –Time surge com este propósito de alinhar a produção com a demanda em um sistema puxado no mesmo ambiente empurrado em que atuava o MRP, utilizando filosofias bem parecidas. A produção JIT é um método de adaptação às alterações provenientes das variações da demanda de produtos, sendo que os processos devem produzir os produtos necessários, no tempo e quantidade necessária. Assim sendo, a primeira necessidade para a produção no tempo exato é conhecer as características de todo o processo produtivo sobre o tempo e quantidades necessárias em cada estação de trabalho. Para os autores “a administração de materiais tem impacto direto na lucratividade da empresa e na qualidade dos produtos, havendo necessidade de uma gestão, o mais possível Just -In –Time, com o objetivo de reduzir estoques e manter o cliente satisfeito”. (MARTINS; LAUGENI, 2006, p.262). A vantagem que se tem ao aplicar o JIT é a eliminação de estoques desnecessários, que só é possível quando é feito um balanceamento da produção uma vez programada e tem por ponto inicial de raciocínio até o ponto final, o cliente, de maneira que a produção só é feita de acordo com o que é demandado; a partir desse processo tem-se o Just-In-Time. Adotando o JIT na prática com o método 59 cartões Kanban é possível evitar problemas nas organizações, uma vez que, oKanban, força os limites do processo, permitindo conquistar patamares cada vez mais altos. (JANUZZI, 2006). 4.9.3 Lote Econômico de Compra- LEC O modelo LEC, foi concebido por Ford Harris, em 1913. Nos primórdios da Engenharia de produção a ferramenta tinha como objetivo minimizar o custo total da operação. Segundo Slack et al. (2009, p.387) “a abordagem do lote econômico (LEC) procura encontrar o melhor equilíbrio entre as vantagens e as desvantagens de se manter estoques” Enquanto Rodrigues (2008) entende que “o modelo de LEC determina o volume ideal de recursos aplicados em itens estocados; em outras palavras, o LEC determina o volume de itens estocados que minimiza o custo total” Rogers e Ribeiro et al. (2012, p.5) ressaltam a importância do Lote econômico de compra “que determina o volume ideal de recursos aplicados em itens estocados, em outras palavras, o LEC determina o volume de itens estocados que minimiza o custo total” Lustosa et al. (2008) consideram o modelo como um indicador que leva em conta o melhor equilíbrio entre quantidade a pedir e o custo da compra. Portanto, para avaliar o custo total em um dado período pode-se decompor o custo total em 3 parcelas: Custo total = custo de aquisição+ custo de pedido + custo de armazenamento. Onde, P =preço unitário CP = custo do pedido CA= custo de armazenagem É possível analisar a primeira parcela como parcela do desembolso na aquisição do produto, sendo esta fixa, não havendo aumento de valores, enquanto as parcelas do custo de pedido e de armazenagem estão relacionadas ao tamanho 60 do lote, ou seja, os valores podem sofrer variações. Neste caso quanto maior for o tamanho dos lotes menor será o numero de pedidos. Já os custos de armazenagem são calculados a partir do estoque médio, ou seja, são tanto menores quanto menor for o tamanho dos lotes aqui terá uma maior frequência nos pedidos. Na fórmula tem-se, P - custo de fazer o pedido é a soma de todos os gastos com o pedido de compra. Por exemplo: papel, tinta de impressora (se for impresso o pedido) e outros. D - demanda é a quantidade consumida em um determinado período. CC - custo de carregamento. LEC = Ö 2 * P * D / CC Outras fórmulas também são utilizadas para verificar o estoque médio e número médio de pedidos: Estoque médio= Q/2 Número médio de pedidos= D/Q Onde Q- tamanho do lote de compra D- Demanda total anual. Utiliza-se da fórmula com intuito de obter a melhor quantidade a ser pedida e de modo a evitar riscos de capital presente em estoques desnecessários. Segundo Slack et al. (2009 p.387) “a abordagem do LEC procura encontrar o melhor equilíbrio entre as vantagens e as desvantagens de se manter estoques”, ou seja, determina qual será o volume ideal de recursos aplicados em itens estocados; em outras palavras, o LEC determina o volume de itens estocados com objetivo de minimizar o custo total e auxiliar no melhor gerenciamento dos estoques. Rogers e Ribeiro et al. (2012, p.5) ressaltam que o LEC procura a melhor estratégia para determinar a melhor quantidade a ser mantida em estoque e de quanto em quanto tempo será feito o novo pedido. Em outras palavras, o LEC procura pedir a quantidade ótima de cada pedido, de modo que os custos totais (custo do pedido + custo de estocagem) sejam minimizados. 61 Portanto, através da aplicação da ferramenta LEC fica muito mais fácil saber quanto comprar e quanto produzir, saber o ponto de equilíbrio, o custo de colocação do pedido ou preparação de máquinas e o custo de manter os itens em estoque. Contudo é possível concluir que o procedimento irá garantir uma melhoria na operação de forma a reduzir os lotes de compra e redução no custo total; com aplicação de tal ferramenta torna-se fácil reduzir grandes quantidades de estoque além de reduzir os custos da operação nos estoques desnecessários. O gestor da produção tem a função de melhorar o desenvolvimento das operações sem jamais perder o foco em melhoria e desempenho da produção. O processo de melhoria deve ser implantado dentro da produção para evitar que futuros erros ocorram. 5 METODOLOGIA Esta pesquisa foi definida como estudo de caso no momento em que se pretendeu, por meio de uma análise empírica, analisar a gestão de estoques em uma empresa de peças veiculares no município de Paracatu, a partir da aplicação da ferramenta “curva ABC” como recurso de melhoria dos investimentos em estoques. A partir de uma vasta revisão na literatura sobre o estudo em questão passa-se a partir deste capítulo, a apresentar os métodos e técnicas de pesquisa para se chegar aos objetivos propostos. 5.1 Método de Pesquisa Para Lakatos e Marconi (2010) todas as ciências são caracterizadas a partir da utilização de métodos científicos, porém, nem tudo o que se estuda com métodos são considerados ciências. Os autores Lakatos e Marconi (1991, p.39) revelam que “método é o caminho pelo qual se chega a determinado resultado, ainda que esse caminho não tenha sido fixado de ante mão de modo refletido e deliberado”. Segundo Lakatos e Marconi(2010) o método cientifico inicia-se a partir de uma coleta de dados, através de fontes bibliográficas ou de pesquisa de campo, dados estes importantes para um referido problema. O autor ressalta ainda que o 62 método consiste em uma série de regras impostas com finalidade de solucionar um problema ou explicar o fato por meio de hipóteses ou teorias, que depois de testadas experimentalmente podem ser comprovadas ou refutadas. O autor Fachin (2001) confirma o método cientifico afirmando que o mesmo consiste em uma forma de proceder ao longo do caminho. Neste estudo foi utilizado o método de abordagem dedutivo, pois partindo do geral para o particular, através de uma cadeia de raciocínio com base em teorias ou leis, é possível chegar a uma conclusão. Quanto ao método de procedimento foi utilizado o funcionalista, pois este se baseia mais na interpretação dos fatos a serem analisados do que propriamente na coleta de dados, ou seja, na investigação. Segundo Fachin (2001) este método é considerado mais interpretativo do que investigativo. Quanto a sua classificação, Gil (2002) afirma que esta se faz mediante a algum critério, porém é usual a classificação com base nos objetivos gerais. Assim, é possível classificar a pesquisa em três grupos, a saber: exploratória, descritiva e explicativa. A pesquisa exploratória tem como objetivo a caracterização inicial do problema, sua classificação e definição. Neste caso a pesquisa concentra no primeiro passo da pesquisa cientifica, onde, a partir da questão problemática feita no estudo em questão, no presente caso verificar se seria possível afirmar que o gerenciamento de estoques a partir da ferramenta “Curva ABC”, poderia auxiliar na visualização da real necessidade de investimento em determinados produtos, de modo que melhorem as tomadas de decisão do que realmente deverá ser estocado. Lino (2005) considera que a pesquisa descritiva constitui em observações e registros e, além de correlacionar os fatos ou fenômenos (variáveis) sem manipulálos, estuda também fenômenos do mundo físico, especialmente do mundo humano, sem qualquer interferência do pesquisador. Neste estudo, quanto ao objetivo da pesquisa, tem-se caráter descritivo, detalhando as características dos estoques da empresa estudada, bem como levantamento de técnicas de gestão de estoques. Na pesquisa explicativa, segundo Lino (2005), esclarece-se o porquê e a razão das coisas, ou seja, identifica os fatores que contribuem para a ocorrência dos 63 fenômenos. Neste estudo foi utilizado esse tipo de classificação, sendo possível identificar os fatores preponderantes para determinar a ocorrência de tais fenômenos no estudo em questão. Quanto aos meios de investigação, a pesquisa foi caracterizada como bibliográfica, de campo e estudo de caso. Bibliográfica porque diz respeito aos conhecimentos humanos reunidos nas obras; ou seja, o estudo foi realizado através de materiais existentes disponíveis em (sites, livros, documentos internos da empresa, monografias, artigos científicos entre outros) com o objetivo de conduzir os leitores a um determinado assunto e à produção, coleção, armazenamento, reprodução, utilização e comunicação das informações coletadas para o desempenho da pesquisa. (FACHIN, 2001). A presente pesquisa foi classificada como uma pesquisa de campo, pois segundo Figueiredo e Souza (2005, p.78), “consiste na observação espontânea dos fatos ou fenômeno no próprio local onde ocorrem tais fenômenos”. Já Fachin (2001) afirma que a pesquisa de campo se detém na observação do contexto no qual é detectado um fato social (problema). Inicialmente o problema é analisado e a partir de então é encaminhado para explicações por meio de técnicas e métodos específicos. A pesquisa foi um estudo de caso, feito a partir de entrevistas de análise documental e coleta de dados, e através de questionários a fim de obter informações precisas sobre o gerenciamento de estoques da empresa. Segundo Gil (2002, p.54) o estudo de caso é definido como um “estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento”. Enquanto Marconi e Lakatos (2010) acreditam que estudo de caso é baseado em levantamento de dados e informações obtidas com mais profundidade de determinado caso ou grupo humano sob todos os aspectos. Os autores consideram ainda que ele é limitado, pois restringe ao caso que estuda, ou seja, um único caso, não podendo ser generalizado. Para o estudo em questão: ”Gestão de estoques e a influência da ferramenta Curva ABC”, foi utilizado um estudo de caso profundo sendo possível conhecer tal ferramenta que poderá futuramente auxiliar a empresa a adotar a melhor prática para gerir melhor os estoques; para tal foram feitas várias visitas de modo a conhecer todo processo onde serão coletados dados para auxiliar o objeto de estudo. 64 Para auxiliar na aplicação da ferramenta Curva ABC foi realizada na empresa uma investigação do estoque existente com intuito de quantificar os itens em maior quantidade, de modo a facilitar a análise dos dados. De acordo com Fachin (2001) a investigação in loco é um instrumento de pesquisa de campo em que o pesquisador atua diretamente no objeto de estudo, direcionando-se às questões específicas em estudo. De acordo com GIL (2002) o estudo permite integrar as partes envolvidas através da pesquisa profunda sobre um ou mais objetos de maneira que se permita o seu amplo e detalhado conhecimento. Na abordagem do problema a pesquisa caracterizou-se como qualitativa e quantitativa, uma vez que pretendeu apontar os estoques da organização correlacionando-os com as necessidades de investimento da empresa a partir da ferramenta “Curva do ABC”. 6 ESTUDO DE CASO 6.1 Contextualização da Empresa A empresa Posto Cruzeiro Ltda. foi fundada em 13 de dezembro de 1960 com o ramo de comércio varejista de peças e acessórios, combustíveis e lubrificantes, sob a influência da construção da capital federal (Brasília) e da rodovia BR 040. No Começo a empresa se localizava fora do perímetro urbano e o combustível vinha do Rio de Janeiro no caminhão Chevrolet adquirido pela empresa. O mesmo foi reformado e ainda e utilizado em pequenos serviços internos; Após o golpe de 64, Paracatu passou por um período de “Adormecimento Econômico”, isso veio começar a mudar após a implantação da Mineração Morro Agudo, implantação do projeto Mundo Novo e com a chegada de imigrantes, trazendo novos valores e novo ânimo para a cidade. É de importante ressaltar o surgimento da mineradora Rio Paracatu Mineração, hoje Kinross, que também muito contribuiu com o desenvolvimento da cidade e por último os projetos de colonização do entre ribeiros I, II e III; 65 Atualmente o Posto Cruzeiro é a maior empresa na região no ramo de Auto Peças, gerando mais de 110 empregos diretos, sendo um dos maiores arrecadadores de impostos da cidade, contribuindo de forma efetiva para o aumento da receita do município de Paracatu. Entretanto, percebe-se que a empresa possui um número grande de peças estocadas sem giro, contraindo custos desnecessários por falta de um controle exato e balanceamento no setor de compras. A existência da falta de interação entre setor de compras e o setor de estoques, gera uma deficiência no controle dos produtos estocados em relação à demanda dos mesmos, causando falhas no atendimento à demanda e aumento de capital sem retorno. 6.2 Instrumento de Pesquisa Conforme Cervo e Bervian (2007, p.49) toda pesquisa requer um “planejamento bastante flexível para possibilitar a consideração dos mais diversos aspectos de um problema ou de uma situação”. No caso da pesquisa descritiva, este processo é de suma importância, pois a partir dos dados planejados é possível oferecer resultados fiéis. Para isso faz-se necessário, após a escolha e delimitação do assunto e da revisão bibliográfica, definição dos objetivos, da formulação do problema, identificação das variáveis, planejamento e desenvolvimento do instrumento de coleta de dados. Portanto, ao respeitar tais procedimentos, este estudo apoiou-se na investigação direta e, para coletar os dados, foi determinada a curva ABC com vistas à definição dos itens A, B e C. Para a elaboração da curva, foram utilizados dados de consumo médio dos itens de maior destaque, baseandose nas aquisições de materiais. Foi criada uma tabela onde constavam as seguintes informações: o nome dos itens em estoque, a quantidade em estoque, preço unitário, preço total do estoque, valor financeiro do estoque em comparação ao valor geral e percentual do estoque em relação ao total dos produtos da loja. 66 6.3 População e Amostra Para Gressler (2004, p.140) o conceito de universo ou população “exige a operacionalização de seus exatos limites quaisquer que possam ser os mesmos, explicitando concretamente as características que identificam esse universo ou população”. Portanto, universo ou população é a totalidade de pessoas ou coisas, da qual se podem recolher dados. É um grupo de interesse que se deseja descrever ou acerca do qual se deseja tirar conclusões. O autor reforça a ideia ao dizer que a amostra é a representação de parte desse universo ou população. Esta amostra se configura na generalização dos resultados. O autor considera importante que o pesquisador defina cuidadosamente e completamente a população participativa antes de recolher a amostra. Nesse caso são representados pelo estoque atual da loja de peças em estudo. 6.4 Procedimentos de Coleta dos Dados O estudo foi quali-quantitativo e os dados foram coletados pela contagem do estoque em análise. Os dados foram colocados em uma tabela para melhor concretização do estudo; foram coletados através de observações diretas e análise documental; em seguida foram analisados e tabulados para se extrair as informações relevantes. Este capítulo objetivou apresentar as ferramentas e métodos utilizados para nortear esta pesquisa. Os instrumentos escolhidos estão de acordo com o objeto proposto para elaboração do trabalho. A coleta de dados e sua posterior análise terão como referência as variáveis indicadas acima, as quais foram definidas como as de e maior relevância no resultado final. 6.5 Discussão e Análise dos Dados Para coleta dos dados foi realizada a investigação in loco do estoque local, com objetivo de obter informações necessárias quanto ao acúmulo de estoque na empresa objeto do estudo. Logo após o registro foram analisados os dados obtidos 67 com intuito de obter o máximo de informação sobre a gestão de estoques da empresa. Como a empresa não possui um software capaz de auxiliar na pesquisa foi necessário realizar a contagem e análise de livros e fichas de controle, para que os mesmos pudessem auxiliar com questões de compras, armazenamento e entrega de materiais. Foi necessário fazer observações diretas na empresa para que fosse possível conseguir o máximo de aproveitamento da pesquisa em questão. 6.6 Diagnóstico da Empresa A empresa controla seus estoques usando o programa Softsystem Engenharia em Software Ltda., desde 2007, pois o sistema anterior não estava atendendo precisamente. Com este programa é dado baixa no estoque no ato da compra quando se emite o pedido.Quando o estoque está zerado o sistema emite uma mensagem não permitindo a venda daquele item. nesse momento abre-se um relatório para avaliar os produtos que estão saindo para ver a necessidade de reposição. Isso depende de fornecedor para fornecedor. Alguns pedidos e reposições são feitos de 30 em 30 dias, já outros 50 em 50 e até 100 em 100 dias, dependendo do giro daquela mercadoria. Porém isso só é feito de uns anos pra cá com a mudança do sistema. Trabalha-se também com estoque mínimo, com as peças que tem maior giro. Quanto ao estoque observa-se a existência de um número elevado de itens sem movimentação desde 2007 e 2008, muitos deles com quantidade ou valor razoáveis. As vendas são realizadas pelo preço constante na tabela, com pagamento à vista, cartão de crédito ou crediário próprio. A maior movimentação é atribuída às negociações com grandes produtores rurais. 68 6.7 Tabulação de Dados A tabela abaixo apresenta os dados para cálculo da Curva ABC da empresa em estudo. Do total de 2.176 itens trabalhou-se com uma quantidade referente ao valor financeiro total de R$ 153.639,21. Os itens foram agrupados de maneira a facilitar a análise da curva. TABELA 07: Curva ABC dos principais itens da Auto Peças Posto Cruzeiro. Descrição Discos Motores, colmeias e bombas Embreagem, coroa Correias, correntes e barras Diversos >R$10,00 Engrenagem e polias Cruzetas e rolamentos Eixo, luva, mancal Diversos >R$10,00 Parafusos e porcas Adaptador, bucha, etc Terminais e reparos Mangueiras, mangotes Lubrificação e vedação Filtros Valor A Itens Qtde Valor Total Valor Médio % % Acumulado 62 65 568 142 21194,67 19955,68 37,315 140,533 13,80% 12,99% 13,80% 26,78% 92 138 222 407 15420,70 13011,53 69,463 31,969 10,04% 8,47% 36,82% 45,29% 151 121 96 103 249 439 274 105 84 160 37 549 388 416 584 4370 7342 2522 316 464 1137 81 12149,71 11898,31 11105,39 9633,47 9585,08 8045,41 7147,55 5138,03 3775,51 3189,12 2389,05 22,131 30,666 26,696 16,496 2,193 1,096 2,834 16,260 8,137 2,805 29,494 7,91% 7,74% 7,23% 6,27% 6,24% 5,24% 4,65% 3,34% 2,46% 2,08% 1,55% 53,20% 60,94% 68,17% 74,44% 80,68% 85,92% 90,57% 93,91% 96,37% 98,45% 100,0% Valor B Fonte: Elaborado pela autora, 2012. Valor C Na tabela acima é possível observar os itens de acordo com sua classificação. Na classificação A foram encontrados 28,9% do total de itens referentes aos correspondentes aos mais importantes; na classificação B foi encontrado um percentual de 20,5%dos itens de importância intermediária, e finalmente, na classe C, encontra-se um percentual de 50,5% dos itens, considerados de menor importância para a organização. Na categoria A encontram-se poucos itens que geram um grande investimento de capital; na categoria B encontram-se valores equilibrados e na 69 ultima, categoria C, muitos itens que geram um retorno financeiro considerado pequeno. Os mesmos itens foram utilizados para elaboração do gráfico abaixo que comprova o valor do estoque em questão analisado a partir da Curva ABC. GRÁFICO 01: Valor do Estoque distribuído na Curva ABC. 29.684,67; 19% 30.323,94; 20% 93.630,60; 61% A B C Fonte: Elaborado pela autora, 2012. Em termos financeiros, o maior percentual relaciona-se aos itens da categoria, A totalizando um valor igual a R$93.630,60, montante que compõe um percentual de 61%. Já a categoria B, referente ao valor de R$30.323,94 corresponde ao percentual de 20%. E a categoria C corresponde 19% perfazendo um montante de R$29.684,67. O acúmulo de itens da categoria A presume um alto capital sem movimentação, gerando perda financeira para a empresa. 70 No gráfico a seguir realiza-se uma comparação entre a quantidade de estoque e o valor financeiro correspondente a cada percentual. GRÁFICO 02: Comparação entre o valor e a quantidade de estoque. Fonte: Elaborado pela autora, 2012. Percebe-se aqui que poucos itens demandam um alto valor de investimento enquanto nas outras categorias existem itens em grande quantidade que, no entanto, representam pouco valor financeiro. Um dos objetivos dessa pesquisa é detectar os problemas no estoque da empresa e, dentre eles encontram-se os itens que não apresentaram movimentação após o ano de 2008, perfazendo 3 anos e 6 meses sem apresentar demanda. Estes itens foram selecionados entre os que tiveram última saída nos anos de 2007 e 2008, mais especificamente aqueles cujo valor financeiro da quantidade em estoque está acima de R$30,00. 71 Ao final da tabulação percebe-se que perfazem um capital significativo diante do valor total do estoque calculado em R$ 153.639,21, conforme demonstrado na tabela a seguir. GRÁFICO 03: Curva ABC do estoque. Fonte: Elaborado pela autora, 2012. No gráfico acima é possível perceber que os estoques de nível A relacionam uma pequena quantidade com alto valor financeiro; a classificação B apresenta uma quantidade maior, porém representando um capital menor. Já nos itens C percebese a maior concentração de itens com menor valor monetário. TABELA 08: Cálculo do valor dos 73 itens em estoque sem movimentação a partir de 2008. ( continua) Item Anel de Teflon Parafuso Roseta Botinha Pino Plástico Retentor Mangueira Hidráulica Freio Biela Aço Alavanca de Valmet Arame galvanizado Alavanca de Câmbio B Guia do Pino Adaptador de Horímetro Código Qtde em do item estoque Valor unitário Valor total % % acumulada 65 29 56 15 100 6 23 59 24,0 342,3 38,0 12,6 2400,0 2053,6 874,0 740,5 12,39 10,60 4,51 3,82 12,39 22,99 27,50 31,32 34 23 32,0 736,0 3,80 58 69 62 70 38 44 32 6 4 3 15,7 21,0 112,0 132,0 171,5 692,3 672,0 672,0 528,0 514,5 3,57 3,47 3,47 2,73 2,66 35,12 38,70 42,17 45,64 48,36 51,02 72 4 119,1 476,6 2,46 53,48 72 (continua) Item Bocal Adubo Parafuso Faca Polia da Tração Corrente Dupla Amortecedor Borracha Esfera Aço Mancal 192.5 Primer Branco Bico 110 SF Alojamento Mancal Traseiro Amortecedor Peneiras Bucha Flangeada Mancal 2.1/4 Punho comando Hidráulico Esticador Pino Trava do Rolo Vedação Cilindro Válvula Registro Pressão Conexão Filtro Hidráulico Alavanca de Câmbio Retentor Jacto Polia Ferro Lâmpada do Disco Flange Engrenagem 17z Parafuso 5x6 Presilha Apertador Esquerdo Rotula Posicionador Jacto Anel distanciador VT 68/78 Porca PO 5850 Corrente para Semente Bucha Completa Cubo 208 Mosquetão Rosca 1/2 Porca de Roda Terminal Temperatura Óleo Bucha Tubo do S/Fim Código Qtde em do item estoque Valor unitário Valor total % % acumulada 57 27 25 49 67 42 35 18 61 79 61 4 2 2 94 58 88 48 5,6 6,6 81,4 171,6 170,0 3,6 5,6 3,6 6,0 442,4 402,6 357,9 343,2 340,0 337,4 324,8 316,8 288,0 2,28 2,08 1,85 1,77 1,76 1,74 1,68 1,64 1,49 55,76 57,84 59,69 61,46 63,21 64,96 66,63 68,27 69,76 68 11 26,0 286,0 1,48 66 54 36 70 37 117 4,0 6,4 2,0 280,0 236,8 234,0 1,45 1,22 1,21 71,23 72,68 73,90 75,11 17 55 4,0 220,0 1,14 41 26 1 47 10 2 4,3 19,8 99,0 202,0 198,0 198,0 1,04 1,02 1,02 2 1 188,2 188,2 0,97 51 40 71 14 24 37 39 44 28 19 63 9 20 6 47 43 53 27 64 4 27 12 22 52 12 229 30,0 3,8 4,0 3,2 6,0 2,5 38,8 5,0 10,8 5,4 2,1 8,8 0,5 180,0 179,9 172,0 169,6 166,9 160,0 155,2 134,5 129,6 118,8 109,2 105,6 103,1 0,93 0,93 0,89 0,88 0,86 0,83 0,80 0,69 0,67 0,61 0,56 0,55 0,53 64 194 0,5 97,0 0,50 21 3 32,0 96,0 0,50 50 3 28,4 85,1 0,44 53 48 30 22 5 6 55 4 141 101 6 33 2 2 18 1 0,6 0,8 13,3 2,4 38,4 38,2 4,2 72,6 84,6 80,8 80,4 79,2 76,8 76,5 75,6 72,6 0,44 0,42 0,42 0,41 0,40 0,39 0,39 0,37 76,24 77,29 78,31 79,33 80,30 81,23 82,16 83,05 83,92 84,78 85,61 86,41 87,11 87,78 88,39 88,95 89,50 90,03 90,53 91,03 91,47 91,90 92,32 92,73 93,14 93,54 93,93 94,32 94,70 73 (conclusão) Item Engrenagem Dentada Bico Alta Vasão Acoplamento da Engrenagem Rolete Esfera 7.002 Mangueira de Lavador 1/4 Rolete da Caixa de Transf. Porca Sextavada Rolamento Dedo Recolhedor Bico Duplo Tubo Plástico Suporte Caixa de Navalha Bucha SX Reparo Mola do Ancinho Mangueira Hidráulica Freio - B Engrenagem Rolamento Extra Sombrite 80% Código do item Qtde em estoque Valor unitário Valor total % 45 29 2,5 72,5 0,37 60 30 2,4 72,0 0,37 73 5 13,2 66,0 0,34 11 43 10 15 6,5 4,2 64,8 63,0 0,33 0,33 32 95 0,6 60,9 0,31 96,76 10 2 29,4 58,9 0,30 23 13 47 59 3 10 44 5 10 1 5,4 1,2 10,5 5,1 48,4 54,0 52,8 52,5 50,9 48,4 0,28 0,27 0,27 0,26 0,25 97,06 97,34 97,61 97,89 98,15 98,40 7 6 8,0 48,0 0,25 52 16 31 11 80 76 4,0 0,5 0,5 44,0 40,0 38,0 0,23 0,21 0,20 33 39 0,9 36,6 0,19 46 12 8 64 10 14 0,6 3,5 2,4 35,2 34,8 33,6 0,18 0,18 0,17 % acumulada 95,07 95,44 95,79 96,12 96,45 98,65 98,87 99,08 99,28 99,47 99,65 99,83 100,00 Fonte: Elaborado pela Autora – 2012. Percebe-se a partir do percentual acumulado que o capital estagnado nas mercadorias sem demanda é muito significativo se comparado ao capital total. Foi encontrado um percentual superior a 12%, que em moeda corrente refere-se ao total de R$19.398,49 de um montante de R$ 153.639,21. Há que se lembrar que essa análise corresponde somente aos itens cujo estoque representa um valor superior a R$30,00 e que não tenham sido comercializados a partir do ano de 2009 por falta de demanda. 74 7 PROPOSTAS DE MELHORIAS Observa-se que a empresa não possui nenhum planejamento estratégico para controlar seus estoques, daí surge à necessidade do uso de ferramentas ou estratégias para reduzir os estoques dentro da organização para que assim possa minimizar os custos bem como aumentar a lucratividade da empresa. Atualmente a empresa utiliza de relatórios periódicos para analisar o estoque e definir como fazer as compras. Então, propõe-se, além dos relatórios periódicos de controle de estoque, utilizar do mesmo recurso para verificar quais itens estão ficando sem giro, com pouca procura e saída, visando uma percepção realista dos itens estocados. Alguns dos produtos apresentados na TAB. 07 já estão em desuso, pois se tornaram obsoletos com o passar do tempo. Pode-se sugerir para os mesmos uma forma de permuta entre loja e fábrica uma vez que estão em desuso, mas são fabricados a partir de peças menores ou materiais que podem ser reutilizados pelos fabricantes. Outros itens não são procurados ou encontram-se com preços elevados quando comparados à concorrência e, principalmente, às vendas via internet. Sugere-se então a criação de catálogos impressos ou virtuais com produtos disponíveis para divulgação e, se possível, ofertas promocionais que permitam à empresa competir com os atuais concorrentes. Planejamento: Será proposto à direção da empresa, para que leve a conhecimento e análise do setor de marketing, a confecção de panfletos focando divulgar algumas peças que se encontram com baixo giro. Para isso será realizada uma pesquisa de preços para possibilitar a adequação destes nos produtos que serão colocados em promoção, garantindo ao cliente preço melhor e conquistando o mercado naquela categoria almejada. Com isso irá aumentar o giro das mercadorias que se encontram paradas como também aumentar o lucro, uma vez que estoque parado é dinheiro parado. 75 Esta proposta pretende atingir toda população, em especial todos os consumidores tanto na condição de pessoa física ou pessoa jurídica(empresa) que fazem uso de peças agrícolas. Cronograma das atividades: Será pré-determinado um prazo de seis meses inicialmente para a proposta ser colocada em prática por etapas, com objetivo de alcançar melhorias no giro dos produtos parados com a aplicação da estratégia proposta. Ações Levantamento dos custos Aprovação da proposta Distribuição dos panfletos Avaliação do desempenho Mai. X Jun. X X Jul. Ago. Set. Out. X X X X X Custos: Esta proposta visa à diminuição desses itens estocados através de divulgação com fins à comercialização dos mesmos. Para tal elaborou-se um levantamento de gastos básicos, conforme a tabela abaixo. Tabela 09: Levantamento de gastos com a proposta de diminuir os estoques que se encontram sem giro: Produto Fornecedor Valor - R$ Período Spot Boa Vista FM 1.200,00 06/2012 Confecção de Jornal Gráfica Ptu 700,00 06/2012 Web Designer Aldan Nunes 280,00 06/2012 Distribuição de jornal Paulinho 150,00 07/2012 TOTAL 2.330,00 Fonte: Elaborada pela autora, 2012. 76 Hipótese Rever com a equipe conceitos que diz respeito a controle de estoque propondo a aplicação de uma ferramenta juntamente com um software de gerenciamento que alerte para o excesso de produtos parados por tempo prolongado, evitando prejuízos futuros ,para assim obter melhores resultados e redução de custos. Diante das diversas ferramentas que a gestão de estoques utiliza e apesar do sistema adotado, gerar a curva ABC, é mais viável para a empresa em questão uma vez que este é um passo útil na melhoria do desempenho do estoque que consiste em um modelo comumente utilizado para determinar a quantidade ótima de compra de um item de estoque, levando em consideração os vários custos operacionais e financeiros envolvidos na aquisição de mercadorias, com o intuito de determinar a quantidade do pedido que minimiza os custos totais de estocagem. Será proposto à administração da empresa que estabeleça metas e diretrizes que guiem os responsáveis pela área de compras e estoques ao que diz respeito aos objetivos a serem atingidos com um eficaz controle dos estoques. Para isso precisa-se envolver estes funcionários, proporcionando a eles participação em treinamentos, palestras e reuniões que dizem respeito aos controles de estoque para se interagirem com as mudanças e que possam contribuir através de suas experiências com as novas metas de melhorias neste campo. Resultados As expectativas ao final da aplicação destas propostas é de que possa se ter um controle de estoques eficaz ,com menor margem de erro possível , aumentar as vendas das peças que se encontram paradas , reduzindo prejuízos e maximizando os lucros. E acima de tudo melhorar os processos em um todo para proporcionar a satisfação do cliente. 77 CONCLUSÃO Através do estudo realizado na empresa em questão comprova-se que, com a aplicação da curva ABC, a empresa passará a conhecer melhor o estoque de produtos e saber quando, quanto e qual estoque manter de acordo com o nível de importância dos itens estudados, bem como analisar o giro de estoques de tais itens para que não empregue capital de giro em estoques desnecessários. A partir do estudo em questão foi possível auxiliar os colaboradores da área estudada a compreender melhor a análise precisadas condições dos itens em estoque e auxiliar nas tomadas de decisões, para assim atender à demanda dos consumidores de Paracatu e região. A pesquisa realizada foi de grande valia devido à colaboração de todos, tanto da parte interessada pela pesquisa quanto para a empresa. O mais importante foi saber que ficará o aprendizado, o conhecimento aprofundado sobre a área de gestão de estoque, sem contar com a importância do estudo em questão para empresas que encontram dificuldades quanto ao gerenciamento adequado de seu estoque. No entanto, sabe-se que a gestão de estoque deve equilibrar sua disponibilidade com os custos de seu fornecimento. Assim, faz-se necessário que os responsáveis façam constantemente a aplicação da Curva ABC, sabendo identificar quais produtos são de alto, médio e baixo custo, bem como, a partir disso, decidir qual volume ideal deve ser estocado, que mantenham um estoque de segurança e que façam os pedidos de acordo com a demanda média de vendas de todos os itens e seus respectivos tempos de reposição. 78 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento. 2ed. São Paulo: Saraiva, 2009. BOWERSOX, Donald J. Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimentos. 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