Guia do Utilizador do DHL Import Express Online

Envio Online
Gestão de Envios
Soluções de Integração
IMPORT EXPRESS ONLINE
MANUAL DO UTILIZADOR
importexpressonline.dhl.com
PREPARE E FAÇA A GESTÃO DOS SEUS ENVIOS
DE UMA FORMA RÁPIDA E PRECISA COM
DETALHES DE CONTA SEGUROS E VISIBILIDADE
DO ENVIO COM O IMPORT EXPRESS ONLINE.
O Import Express Online foi criado para coordenar
de forma eficiente as comunicações entre os Importadores
e Expedidores independentemente da sua localização,
directamente a partir da Internet. Proporciona aos
Importadores o controlo total das suas importações,
permitindo aos Expedidores preparar e fazer a gestão dos
seus envios.
Benefícios:
•Prepare online os seus envios de importação através
de alguns cliques, incluindo instruções por e-mail para
o Expedidor, guias, facturas e organização das recolhas.
•Mantenha o seu número de conta Import Express
completamente confidencial enquanto as instruções de
envio são enviadas para os seus fornecedores e as suas
informações de conta são mantidas em segurança.
•Optimize as comunicações e visibilidade, enquanto todos
os números de guias e dados de envio relacionados são
facilmente acedidos por todas as partes envolvidas.
•Verifique o estado de entrega dos envios a qualquer
momento durante o processo de importação.
•Reduza a documentação necessária graças ao processo
totalmente automatizado.
•Prepare e faça a gestão online dos envios 24 horas por dia,
7 dias por semana.
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ACEDER E REGISTAR
Com o Import Express Online, não é necessário instalar
qualquer software e a utilização desta ferramenta de envio é
completamente grátis.
O Import Express Online da DHL apenas necessita que o
Importador possua uma conta Import Express; o Expedidor não
precisa de uma conta para registar e utilizar a aplicação.
Site Web Global da DHL (escolha o seu país)
Aceda ao Import Express Online da DHL através da
hiperligação directa em
importexpressonline.dhl.com
OU
através do site Web da DHL do seu país em www.dhl.pt.
Se já está registado, insira o seu endereço de e-mail e a
palavra-passe.
Conselho
Marque a caixa sob os campos de início de sessão para que o sistema
memorize a sua ID de e-mail por si.
COMEÇAR
Iniciar Sessão
Se é um Importador e é a primeira vez que utiliza esta
ferramenta, precisa de se registar para aceder.
Clique em “Registar Agora” sob o botão “Login”. Assegure-se de
que tem os seus números de conta Import Express disponíveis.
Conselho
Registo
Como Importador, poderá incluir vários números de conta Import Express
durante o seu registo, ou pode adicioná-los mais tarde ao editar o seu
perfil de utilizador.
Se é um Expedidor, vai poder registar e manter um perfil de
utilizador no Import Express Online, mas o sistema não irá
exigir que insira um número de conta DHL.
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IMPORTADORES
INSTRUÇÕES SOBRE A PREPARAÇÃO DO ENVIO: DETALHES DE ENDEREÇO
Detalhes de Endereço
Os Importadores podem simultaneamente preparar e enviar
instruções para os seus Expedidores
Ou
completar envios em nome dos seus Expedidores.
Os Importadores podem autorizar Expedidores com uma
instrução de envio única, que possibilita aos Expedidores enviar
uma vez para o Destinatário, utilizando a conta de Importador
do Import Express; ou os Importadores podem criar uma
autorização permanente* que permite aos Expedidores enviar
em qualquer altura para o Destinatário, utilizando a conta de
Importador do Import Express.
Introduza e guarde informações de endereço do Expedidor e
Destinatário e forneça detalhes de envio importantes para criar
instruções de envio, rever a informação inserida e acompanhar envios.
Localizar o Expedidor ou Destinatário
Passo 1A:
Para preparar rapidamente instruções de envio, aplique a
informação recentemente utilizada do Expedidor e Destinatário
seleccionando os respectivos Expedidor e Destinatário dos
menus pendentes “Ship From/Ship To” e clique em “Next”
para continuar.
OU
Se o seu Expedidor ou Destinatário não tiver sido utilizado
recentemente ou necessitar de inserir nova informação de
endereço, clique nas hiperligações “Open Address Book” ou
“Create New Shipper” sob o campo “Ship From”.
Criar Documentos Fáceis de Utilizar
Passo 1B:
Para criar documentos fáceis de utilizar, seleccione o idioma
do Expedidor do menu pendente correspondente e autorize o
Expedidor a actualizar a informação de endereço das recolhas.
Se este for um novo endereço, clique na caixa para a guardar
na Lista de Endereços.
Nota
Se a caixa que autoriza o Expedidor a alterar a informação de recolha
não estiver assinalada, os campos relacionados não serão editáveis para
o Expedidor.
*Disponível no primeiro trimestre de 2011
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INSTRUÇÕES SOBRE A PREPARAÇÃO DO ENVIO: DETALHES DE ENVIO
Detalhes de Envio
Passo 2A:
O ecrã “Shipment Details” permite aos Importadores:
•Inserir uma mensagem para o Expedidor, tal como itens a
encomendar, números de encomenda e instruções.
•Opcionalmente, anexar um ficheiro, que poderá ser a ordem
de compra ou qualquer documento relacionado.
•Escolher cobrar transporte e taxas de alfândega para contas
separadas, se necessário. Utilizar o menu pendente para
escolher a respectiva conta Import Express a ser cobrada.
•Indicar se gostaria de receber notificações por e-mail sobre
o envio e com que frequência ou escolher receber um
e-mail de acompanhamento caso o Expedidor não aceite
as instruções de envio durante um determinado período
de tempo.
Detalhes de Envio (preparar envios em nome dos Expedidores)
Passo 2B:
Para além da informação mencionada no passo 2A, se o
Importador está a preparar um envio pelo Expedidor, pode:
•Seleccionar o tipo de encomenda, inserir itens e peso
como também uma descrição dos conteúdos, se está sujeita
ou não a taxas (“não-documento” para sujeito a taxas e
“documento” para isento de taxas) e decidir se cria uma
factura comercial online.
•Escolher um produto das opções mostradas; a aplicação irá
apenas mostrar produtos que estão disponíveis de acordo
com a data de envio inserida pelo Importador.
•Se o produto seleccionado não estiver disponível no
momento de envio, indique a sua preferência pelo método
mais rápido ou mais económico.
Nota
A data de entrega estimada é baseada no facto da entrega ser processada
imediatamente. A data de entrega pode variar dependendo de quando o
envio é processado.
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INSTRUÇÕES SOBRE A PREPARAÇÃO DO ENVIO: INSTRUÇÕES SOBRE REVISÃO E REENCAMINHAMENTO
Rever Detalhes de Envio
Passo 3A:
O Import Express Online dá aos Importadores a
oportunidade de rever toda a informação inserida antes de
ser enviada para o Expedidor.
•Escolha se autoriza o Expedidor a processar uma instrução
única ou crie uma autorização permanente* para que o
Expedidor utilize o seu número de conta Import Express
para envios regulares.
•Verifique a caixa para permitir ao Expedidor visualizar
os valores.
Conselho
GERIR AUTORIZAÇÕES
*Disponível no primeiro trimestre de 2011
Para fazer alterações, clique nos botões “Back” ou “Cancel” na parte
inferior da página. Clique no botão “Forward Instructions” para enviar as
instruções do envio por e-mail para o Expedidor designado.
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GERIR AUTORIZAÇÕES
Passo 3B:
Crie autorizações permanentes* para os seus Expedidores
e mantenha um registo das mesmas através da função
“Manage Authorizations”.
•Insira os detalhes do Expedidor (De) e Destinatário (Para)
ao seleccionar a partir dos respectivos menus pendentes
para os últimos contactos utilizados, utilize a hiperligação
“Open Address Book” para procurar outro Expedidor
já guardado na sua Lista de Endereços ou clique na
hiperligação “Create new shipper/receiver” para inserir
detalhes de um novo Expedidor/Destinatário.
• Clique no número de conta a ser cobrada.
•Verifique detalhes de endereço e reveja detalhes de conta
para opções em qual a conta a ser cobrada pelo transporte,
impostos e taxas.
•Clique no botão “Grant Standing Authorization” na parte
inferior da página.
fornecida uma hiperligação para que o Expedidor possa
É
aceder directamente ao Import Express Online.
Conselho
O Expedidor receberá um e-mail a informar que lhe foi concedida uma
autorização permanente* por um Importador. O e-mail fornecerá o
endereço de e-mail do Importador, uma hiperligação directa para o
Expedidor aceder à aplicação, assim como a palavra-passe a ser utilizada.
HISTÓRICO E ACOMPANHAMENTO DE ENVIO
Ver o Histórico e Acompanhar Envios
Passo 4:
Para ver e acompanhar os seus envios, clique no separador
“History/Track”.
Clique no cabeçalho de uma coluna para organizar por opções,
tais como número de identificação, última actualização, nome
do expedidor, país, ID do e-mail, número de guias e estado.
OU
Acompanhe um envio completo ao clicar na hiperligação
“Track” na coluna “Status”.
Também pode actualizar/autorizar, cancelar ou preparar novas
instruções de envio, se necessário.
*Disponível no primeiro trimestre de 2011
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Gestão de Envios
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OUTRAS HIPERLIGAÇÕES DE IMPORTADORES E ECRÃS
O Meu Perfil
O ecrã “My Profile” contém a informação que inseriu
durante o registo. Está disponível para rever ou actualizar
em qualquer altura.
Perguntas sobre como utilizar um ecrã específico podem
ser respondidas ao clicar na hiperligação “Help” na barra de
navegação ou numa das hiperligações “Help” perto dos
campos de formulário.
O ecrã “Address Book” é uma óptima maneira de guardar toda
a informação sobre Expedidores e Destinatários.
Para criar novas entradas de Expedidores e Destinatários, clique
no botão correspondente e preencha a informação obrigatória.
Lista de Endereços
Para Importar/Exportar listas de endereços, utilize os
respectivos botões na parte inferior do ecrã.
• Seleccione que lista de endereços quer importar/exportar
(dos Expedidores ou dos Destinatários).
• Indique se o ficheiro a ser importado/exportado tem
cabeçalhos, anexe ficheiros e clique em “Iniciar Importação/
Exportação”.
• Faça corresponder os nomes dos campos do Import Express
Online com os do ficheiro CSV a ser importado/exportado.
• Clique no botão “Importar/Exportar”.
• Receberá um e-mail de notificação.
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EXPEDIDORES
Introduza e guarde informações de endereço do Expedidor
e Destinatário e forneça detalhes de envio importantes
para criar instruções de envio, rever a informação inserida
e acompanhar envios.
Os Expedidores podem aceder ao Import Express Online.
• Através de notificações de e-mail proactivas enviadas pelos
Importadores ou
• Ao aceder a importexpressonline.dhl.com utilizando o
login/password após estar registado na aplicação.
URL-Link da Página de Destino
Passo 1:
Os Expedidores irão aceder ao Import Express Online numa
das seguintes formas:
FPO
• Clicando no link fornecido através de uma notificação de
e-mail proactiva enviada pelos Importadores.
OU
• Acedendo à aplicação através da hiperligação directa em
importexpressonline.dhl.com
Nota
Ao iniciar a sessão no Import Express Online usando o link e password
temporária, fornecida no e-mail de notificação proactiva, o Expedidor
necessitará de definir uma password nova, que será válida para todos os
envios futuros.
Link da Página de Destino
Expedidores já registados serão mostrados numa página de
destino divida em duas secções:
•Preparar Novos Envios (pedir envio): para que os
Expedidores preparem um pedido de envio a um detentor
de uma conta DHL; os cargos de envio serão cobrados ao
detentor da conta DHL depois do mesmo autorizar o pedido.
•Gerir Envios: mostra instruções de envios de Importadores.
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REQUISITOS DE ENVIO: RESUMO DE ENVIO
Resumo de Envio
Passo 2:
Quando o link enviado por e-mail é utilizado para aceder ao
programa, o Expedidor verá um resumo das instruções de envio
do Importador.
Clique no botão “Aceitar” para aceitar o pedido de envio do
Importador tal como está escrito.
OU
Se gostaria de aceitar o pedido de envio, mas a informação do
endereço da recolha mudou e necessita de ser actualizado, clique
no botão “Modificar morada de recolha e aceitar”.
OU
Recuse o envio por alguma razão ao escrever uma mensagem no
campo “Justificação recusa”. Clique em “Recusar”.
Nota
O botão “Modificar morada recolha” só estará disponível para o Expedidor
desde que o Importador tenha indicado que o Expedidor tem autorização para
actualizar informação.
REQUISITOS DE ENVIO: OPÇÕES DE ENVIO
Detalhes de Envio
Passo 3A:
Uma vez aceite o pedido, insira informação adicional, tal como:
tipo de encomenda, número de itens, peso total, descrição de
conteúdos e, se taxado, o valor declarado.
Se o Importador preparou os detalhes de envio em nome do
Expedidor, o Expedidor apenas precisa de verificar e actualizar,
se necessário.
Passo 3B:
Utilize o menu pendente para “Recolha” para indicar a acção pedida.
Podem ser escritas instruções adicionais no campo “Instruções
especiais”.
As horas de recolha podem ser definidas com antecedência,
dependendo do país.
Conselhos
O Import Express Online ajuda o Expedidor a decidir se o envio é considerado
um não documento ou documento. Clique na hiperligação “Ajudar-me a decidir”
localizada do lado direito do campo “Shipment status”.
Os expedidores norte-americanos com envios taxados terão de inserir um ITN
válido ou uma isenção FTR a partir do menu pendente.
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Informação Alfandegária
Passo 4:
Seleccione “Commercial Invoice” ou “Proforma Invoice” do
menu pendente “Invoice type”, dependendo do tipo de bens
que estão a ser enviados.
Indique o tipo de exportação no menu pendente.
Insira informação de mercadoria ao preencher os campos do
formulário, e clique em “Adicionar”. Repita este processo até
toda a informação estar inserida.
Conselhos
Informações adicionais não exigidas no ecrã da factura incluem inserir
um número de factura, os termos da troca, “Outros Observações” e
“Outras Despesas”.
Podem ser inseridas listas múltipla de informação de mercadoria.
Escreva simplesmente na descrição do envio, indique o país de origem,
a quantidade, a unidade de medida e o preço unitário. Clique em
“Adicionar” para adicionar cada lista.
Uma vez completa a informação da factura, pode adicionar esta factura
aos seus modelos de facturas ao clicar na caixa na parte inferior e
escrevendo um nome de ficheiro para o novo modelo de factura.
Opções de Serviço
Passo 5:
O ecrã “Opções Serviço” mostrará todos os serviços e produtos
disponíveis de acordo com a origem, destino e detalhes de
envio inseridos. Também irá mostrar a última hora de recolha
possível para o país do Expedidor.
Se um Importador escolher autorizar um Expedidor a ver o
valor das taxas, esse será mostrado perto de cada produto.
Seleccione o produto DHL que vai ao encontro das suas
necessidades de envio.
Se o Importador já seleccionou este produto, verifique a sua
disponibilidade e continue para o ecrã “Confirmar Envio”.
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REQUISITOS DE ENVIO: CONFIRMAÇÃO DE ENVIO
Confirmar Envio
Passo 6:
No ecrã “Confirmar Envio”, altere dados já inseridos ao clicar
no botão “Voltar”.
Uma vez verificados os detalhes, aceite os “Termos e
Condições”.
Clique no botão “Confirmar Envio” para continuar.
Conselho
As instruções de envio podem ser canceladas ao clicar, em qualquer
altura, no botão “Cancel”.
REQUISITOS DE ENVIO: IMPRIMIR DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA
Imprimir Documentação Necessária
Passo 7:
Seleccione a opção de impressão e o número de cópias
a imprimir.
Clique no botão “Antever impressão” para rever os
documentos a ser impressos (resumo de envio, guia, factura)
e depois clique em “Imprimir”.
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PEDIDOS AUTORIZAÇÃO DE ENVIOS
Os Expedidores estão preparados para preparar e enviar um
pedido de envio para um Importador. O Importador terá de
autorizar o pedido para que o Expedidor o efectue. Os cargos
de envio são cobrados na conta do Importador.
Instruções de Envio
Passo 1A - Expedidor:
O Expedidor inicia a sessão no Import Express Online.
• Selecciona um Importador da Lista de Endereços.
• Insira detalhes de envio e seleccione um Importador da
lista pendente (se não houver um contacto anterior
Importador-Expedidor, o Expedidor terá de inserir o
endereço electrónico do Importador).
• Seleccione um produto.
• Peça aprovação.
• É enviado um e-mail para notificar o Importador.
Detalhes do Expedidor/Destinatário
Passo 1B - Importador:
O Importador recebe uma notificação de e-mail e inicia
sessão no Import Export Online.
• Vê o pedido de envio. Actualiza a mensagem e a informação
de cobrança para o Expedidor, se necessário.
• Aprova ou recusa o pedido de envio.
• É enviado um e-mail para notificar o Expedidor.
Passo 1C - Expedidor:
O Expedidor recebe uma notificação de e-mail e inicia sessão
no Import Express Online.
• Vê o pedido de envio para a mensagem de actualização
do Importador.
• Imprime a documentação necessária do envio e marca
uma recolha.
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Marcar Recolha
Se não tiver uma recolha marcada regularmente num dado dia,
pode facilmente pedir uma utilizando o separador “Schedule
pickup”. Envios múltiplos podem ser recolhidos de uma só vez.
Pedir/Rever Autorizações
Mantenha um registo de todas as autorizações permanentes*
concedidas por si aos Importadores.
Autorização Permanente*
Peça uma Autorização Permanente* a um Importador para
que possa fazer envios regularmente.
• Insira a identificação de e-mail do Importador.
• Seleccione o Destinatário.
• E siga o mesmo processo para envios invertidos únicos.
*Disponível no primeiro trimestre de 2011
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OUTROS LINKS E ECRÃS DE EXPEDIDORES
O Meu Perfil
O ecrã “Meu Perfil” contém a informação inserida pelo
Importador. Está disponível para o Expedidor rever ou
actualizar em qualquer altura. Para o fazer, insira a informação
nova ou alterada e clique no botão “Submeter”.
Perguntas sobre como utilizar um ecrã específico podem ser
respondidas ao clicar no link “Ajuda” na barra de navegação.
Conselho
Pode ser encontrada ajuda adicional nos formulários de envio ao clicar
nas diversas hiperligações localizadas do lado direito de alguns campos
do formulário.
Modelos de Factura Comerciais/Pro Forma
Uma vez completa a informação da factura, pode adicionar esta
factura aos seus modelos de facturas ao clicar na caixa na parte
inferior e escrevendo um nome de ficheiro para o novo modelo
de factura.
Lista de Endereços
A Lista de Endereços armazena a informação de todos os seus
destinatários, permitindo-lhe preparar envios sem ter que
inserir repetidamente a informação do contacto.
Utilize o campo “Pesquisar” para pesquisar por nome ou
visualizar os seus contactos utilizando diversas opções de
organização disponíveis na lista pendente “Dentro da coluna”.
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