Governação eletrónica e regulamentação da gestão de documentos

Governação eletrónica e regulamentação da gestão de documentos de arquivo
Alexandra Fonseca
Leonor Calvão Borges
3 e 4 de Outubro de 2014 – Universidade de Évora
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Sumário 1 – Breve Apresentação do GT de Gestão de Documentos de Arquivo da BAD
2 – Governação eletrónica na União Europeia
3 – Governação eletrónica em Portugal
4 ­ Conclusões
Fonte: http://www.apbad.pt/Seccoes/Seccoes.htm
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Objetivo
Fonte: http://www.apbad.pt/Seccoes/Seccoes.htm
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Gestão de Documentos de Arquivo
Governação eletrónica na União Europeia
O que é?
 http://www.youtube.com/watch?v=TGmE1Y_tfWA
Duração: 2:16’
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
A política integradora da União Europeia
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
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Gestão de Documentos de Arquivo
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Gestão de Documentos de Arquivo
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Modernização Administrativa
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Benefícios das Estratégias Nacionais
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Políticas de Desmaterialização
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Conceito & Âmbito

Normativos legais (excluem­se qualquer outro tipo de normas/regulamentos que não estejam devidamente enquadrados na legislação) 
Desmaterialização/Substituição de suporte (não no sentido de transferência de suporte, mas de substituição de suporte que permita a eliminação do suporte original, nado­digital não incluído)
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Estudo comparativo da legislação – Critérios de análise
A recolha e análise de informação tem por base os seguintes critérios:
•
•
•
•
NORMATIVO
SETOR (PÚBLICO OU PRIVADO)
ÁREAS DE ABRANGÊNCIA DOS NORMATIVOS
SITUAÇÕES DE EXCEPÇÃO/EXCLUSÃO
REQUISITOS DE ACONDICIONAMENTO DAS IMAGENS



REQUISITOS NA CAPTAÇÃO DAS IMAGENS 










Qualidade da imagens
Formato normalizados
Resolução das imagens
Valor probatório
Digitalização certificada Certificação de software
Controlo de qualidade das imagens
Auditoria por entidade externa
Metadados a recolher
Condições de destruição dos originais 


Prazo de conservação Repositório das imagens
Manutenção de duplicados das imagens e dos metadados
Armazenamento da cópia de segurança Documentação actualizada sobre o repositório
Sistemas de segurança e controlo
Estratégia de preservação digital
FONTES DE INFORMAÇÃO CONSULTADAS

LINKS/DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOTA: Estudo comparativo acerca da desmaterialização 
OBSERVAÇÕES
com base na legislação. Trata­se de um estudo em 
elaboração pelo Grupo de Trabalho – Gestão de Documentos de Arquivo da BAD. Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Portugal, Espanha e Austrália
PORTUGAL
ESPANHA
Diploma legal
Decreto­Lei n.º 221/96 de 23 de Novembro
Orden EHA/962/2007 de 10 de Abril
Imaged records (GA36), 19­10­2009
Setor (público ou privado)
Público e privado
Público e privado
Público
Empresas de seguros ou resseguros, sociedades gestoras de fundos de pensões e o ISP
Facturas, documentos substitutos e documentos justificativos das mesmas Documentos do estado ou das agências criados e recebidos após 01/01/2000
TIFF, JPEG, PDF
Áreas de abrangência
AUSTRÁLIA
REQUISITOS NA CAPTAÇÃO DAS IMAGENS Formatos normalizados
_
Não mencionada quais os formatos apenas refere o seguinte: formatos estandares de uso comun para la digitalizacion de documentos en soporte papel
Controlo de qualidade das imagens
_
_
Os originais deverão ser mantidos para efeitos de CQ durante um período após a cópia ter sido realizada
_
Utilização de discos Grupo de Trabalho
WORM de leitura óptica Gestão de Documentos de Arquivo
ou então só "read­only"
REQUISITOS DE ACONDICIONAMENTO DAS IMAGENS
Repositório das imagens
Disco óptico
Breves considerações (provisórias)…
 Verifica­se uma preocupação generalizada com a desmaterialização da documentação, mais concretamente a substituição de suporte, tanto a nível europeu como mundial (por exemplo, Austrália);
 Encontra­se contemplado tanto o setor público como o privado;
 Existem alguns aspetos relacionados com os requisitos na captação das imagens onde a legislação é, de forma geral, omissa nomeadamente no que concerne à certificação da digitalização, ao controlo de qualidade das imagens, à realização de auditorias por entidades externas, à recolha de meta­dados, entre outros;

Quanto aos requisitos dos repositórios, a legislação também não os explicita. O mesmo se aplica em relação às cópias de segurança, sistemas de segurança e controlo e estratégia de preservação digital.
Grupo de Trabalho
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Preservação Digital
Grupo de Trabalho Gestão de Documentos de Arquivo
Projetos europeus
4C Collaboration to Clarify the Cost of Curation
O projecto tem como objetivo auxiliar as organizações europeias a investirem de forma mais eficiente na preservação digital e curadoria da informação, tendo em conta as seguintes variáveis: risco, valor, qualidade e sustentabilidade.

Link: http://www.4cproject.eu/
E­ARK O grande objectivo passa pelo desenvolvimento de um piloto, inicialmente, em alguns arquivos nacionais de um repositório para a preservação a longo prazo de documentos em suporte digital, definindo para o efeito metodologias com base nas melhores práticas existentes a nível internacional.
Link: http://www.eark­project.com/

Presto PRIME – Keeping Audiovisual Contents Alive
O projeto pretende desenvolver metodologias e soluções práticas de preservação a longo prazo de conteúdos audiovisuais digitais mantendo inalteradas todas as suas especificidades (som, imagem, etc).

Link: http://www.prestoprime.org/project/index.en.html
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Projetos nacionais

Reino Unido ­ The Digital Continuity Framework
O Arquivo Nacional disponibiliza o primeiro diretório do setor público com serviços comerciais e soluções para a segurança da preservação a longo prazo da informação em suporte digital. São disponibilizados diversos guias de gestão da informação para os organismos do setor público.
Link: http://
www.nationalarchives.gov.uk/documents/information­management/dc­framework­factsheet.pdf

Espanha ­ iArxiu Platform Trata­se de um serviço de arquivo e preservação de documentos em suporte digital garantindo a sua autenticidade, fiabilidade, integridade e acesso ao longo do seu ciclo de vida. Este serviço é direccionado a todos os serviços públicos catalães.
Link: http://www.iarxiu.eacat.cat/
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Assinatura Eletrónica
Grupo de Trabalho Gestão de Documentos de Arquivo
Legislação europeia sobre a assinatura 
Diretiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do electrónica
Conselho
Cria um quadro legal comunitário para as assinaturas eletrónicas, estabelecendo os requisitos para os produtos seguros onde as mesmas podem ser utilizadas. Pretende­se a criação de um quadro claro que reforce a confiança e promova a livre circulação de bens e serviços.

Decisão da Comissão 2000/709/CE de 6 de Novembro de 2000
Define os critérios mínimos que devem ser observados pelos Estados­
Membros aquando da escolha das entidades nacionais que serão responsáveis pela avaliação da conformidade dos dispositivos de criação de assinaturas seguras.

Decisão da Comissão 2003/511/CE de 14 de Julho de 2003
Determina os números de referência das normas normalmente Grupo de Trabalho
reconhecidas para produtos de assinatura eletrónica e refere que a Gestão de Documentos de Arquivo
Comissão examinará o funcionamento desta decisão no prazo de 2 anos Estudo comparativo da assinatura eletrónica – Critérios de A recolha e análise de informação tem por base os seguintes critérios:
análise
•
•
•
•
•
NORMATIVO
ANO DA PUBLICAÇÃO DO 1.º DIPLOMA
1.º DIPLOMA LEGAL EM VIGOR
DIRECTIVA EUROPEIA TRANSPOSTA
DIPLOMAS LEGAIS EM VIGOR
REQUISITOS DAS ENTIDADES CERTIFICADORAS



REQUISITOS DA ASSINATURA ELETRÓNICA 


Requisitos das assinaturas
Tipologias de assinaturas

Requisitos das entidades certificadoras
Requisitos dos certificados digitais
FONTES DE INFORMAÇÃO CONSULTADAS
LINKS/DOCUMENTOS RELACIONADOS
OBSERVAÇÕES
NOTA: Estudo comparativo acerca da assinatura eletrónica com base na legislação. Trata­se de um estudo em elaboração pelo Grupo de Trabalho – Gestão de Documentos de Arquivo da BAD. Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Portugal, Dinamarca, República Checa, Suécia e Reino Ano da transposição da Diretiva 1999/93/CE Designação do 1.º diploma
Unido
PORTUGAL
DINAMARCA
REPÚBLICA CHECA
SUÉCIA
REINO UNIDO
1999
2000
2000
2001
2002
Decreto­Lei n.º 290­D/99 de 2 de Agosto
Act on Electronic Signatures
(publicado antes da Diretiva)
Observações
Estabeleceu o official digital signature scheme, através do qual todos os cidadãos Foi o 3.º na podem receber Europa, a seguir software livre à Alemanha para assinatura (13/06/1997) e à digital como Itália forma de (13/05/1997).
assegurar a segurança das transações. Electronic Signature Act
Act on Qualified Electronic Signatures (SFS 2000:832)
The Electronic Signatures Regulations 2002 – n.º 318
Portugal foi um dos países pioneiros na publicação de diplomas sobre este tema.
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Certificado digital/Entidades certificadoras
Requisitos para preservação dos atributos de um documento
ASSI NATURA DI GI TAL
PAR CHAVES CRI TOGRÁFI C
AS
CONTEÚDO DO CERTIFICADO
1
IDENTIFICAÇÃO DO TITULAR
2
CHAVE PÚBLICA
CERTI FI CADO
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Informação do Setor Público
Grupo de Trabalho Gestão de Documentos de Arquivo
European Public Sector Information Platform Europe's One-Stop Shop on Public Sector Information (PSI) Re-use
Grupo de Trabalho
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Portugal, Brasil, Eslovénia e Reino Unido
Tipo de diploma
PORTUGAL
BRASIL
ESLOVÉNIA
REINO UNIDO
Acesso aos Documentos Administrativos
Acesso aos Documentos Administrativos
Acesso aos Documentos Administrativos
Freedom of Information Act
Ano Transposição diretiva
2007
Designação Diploma
LADA
­ Lei 12527, de 28 de novembro de 2011
2005
2000
Decree on Comminication and Re­Use of Information of Public Character
Freedom of Information Act
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Os portais Open.Gov
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Governação eletrónica em Portugal
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Secretariado para a Modernização Administrativa ­ 1969
Ministro da Reforma Administrativa Ministério para a Reforma do Estado e Modernização Administrativa
Secretariado para a Modernização Secretário de Estado Administrativa
da Administração Pública e da Modernização
Administrativa Grupo de Trabalho
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A ação do SMA
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Modernização Administrativa
•Acolhimento e atendimento dos cidadãos
•(locais de atendimento fixos e visíveis, não encerramento à hora
de almoço
•Comunicação administrativa
•(linhas de atendimento telefónico, linhas azuis)
•Audição dos utentes
•(obrigatoriedade de livro de reclamações com resposta e caixa de
sugestões)
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Modernização Administrativa
Simplificação de Procedimentos
( desburocratização; abolição papel selado, dispensa de
reconhecimento da assinatura, dispensa de originais de
documentos, encaminhamento de correspondência,
simplificação de formulários, restituição de documentos,
certificação multi-usos, meios automáticos de
pagamento)
Grupo de Trabalho
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Modernização Administrativa
Criação do INFOCID

Sistema interdepartamental de informação administrativa

Disponibilização na internet
de informação administrativa
endereço eletrónico para as
administrações, acesso digital
e arquivos eletrónicos
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Programa Operacional para a
Sociedade da Informação (POSI)
Define os eixos prioritários da intervenção, formação e certificação de competências, promoção de acessibilidade, multiplicação de conteúdos, desenvolvimento da investigação científica e tecnológica para a sociedade da informação, promoção do funcionamento em rede à escala regional ou nacional (Portugal Digital) e a modernização da administração pública (Estado Aberto)
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AS AGÊNCIAS:
Da UMIC

Convocar Portugal para a sociedade da informação

Imprimir um novo impulso à inovação empresarial

Vencer o atraso científico e tecnológico

Qualificar os recursos humanos
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AS AGÊNCIAS:
À AMA
Áreas de Ação:
1 - Relacionamento com Cidadãos e Empresas
2 - Redes de Colaboração
3 - Simplificação e Modernização
Administrativa
4 - Administração Eletrónica
Grupo de Trabalho
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AS MEDIDAS
Grupo de Trabalho
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Projetos DGLAB ­ Modernização Administrativa

PAEIS – Programa “Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica”
O objetivo principal passa por contribuir para o desenvolvimento da Administração Eletrónica através da interoperabilidade semântica na Administração Pública e noutras entidades públicas .

CRAV – Consulta Real em Ambiente Virtual
O objetivo principal passa por simplificar e permitir ao utilizador aceder a serviços que actualmente são sobretudo disponibilizados apenas presencialmente.

MEF v 2.0 – Macroestrutura funcional (incluído no PAEIS)
O objetivo principal desta ferramenta é facilitar a interoperabilidade semântica na Administração Pública, juntamente com o MIP (metainformação para a interoperabilidade).
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Projetos DGLAB ­ Modernização Administrativa

FNNA – Ficheiro Nacional de Autoridade Arquivística
Os objetivos principais passam por contextualizar a produção e utilização dos documentos, bem como constituir um instrumento de referência para as diversas entidades e permitir o acesso à informação.

Portal Português de Arquivos
O objetivo principal passa por possibilitar a consulta de documentação em todos os repositórios de arquivo que adiram à Rede Portuguesa de Arquivos. Pretende­se facilitar e tornar mais célere o acesso à informação que estava dispersa.

RODA – Repositório de Objetos Digitais Autênticos
O objetivo principal passa pela criação de um arquivo nacional digital com a capacidade de integrar documentos eletrónicos assegurando a sua gestão ao longo do tempo, bem como o acesso por parte dos Grupo de Trabalho
utilizadores.
Gestão de Documentos de Arquivo
Balanço da legislação publicada sobre governação eletrónica : XII Legislatura (2011­2014)
Universo: Legislação aprovada e publicada em Diário da República pelo Governo e Assembleia da República
Grupo de Trabalho
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Governação eletrónica
Tipo de Diplomas
Governação Eletrónica
11
Total
Percentagem
267
4,1
Decretos­lei
16
653
2,4
Resoluções da Assembleia da República
Resoluções do Conselho de Ministros
10
448
2,2
7
363
1,9
Totais
44
1.731
2,5
Leis
Grupo de Trabalho
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Conclusões
1 - Legislação e correspondente regulamentação são fatores críticos de sucesso na implementação da gestão de documentos de arquivo na era digital
2 – Papel fundamental desempenhado pela adoção de
Estratégias Nacionais
3 – Necessidade de relançar a economia como fator de
promoção e melhoria das políticas de e-gov.
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Fonte: http://
www.jornaldenegocios.pt/economia/detalhe/citius_ja_esta_operacional_nos_acores.html
Grupo de Trabalho
Gestão de Documentos de Arquivo
Grupo de Trabalho
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Alexandra Fonseca Leonor Calvão Borges ([email protected])
([email protected])
Grupo de Trabalho
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