Proofpoint Enterprise Archive

Proofpoint
Enterprise Archive
Solução SaaS de Arquivamento de Emails
O Proofpoint Enterprise Archive™ é uma solução de arquivamento de emails por demanda que resolve três
grandes desafios — eDiscovery, conformidade normativa e gerenciamento de armazenamento de emails — sem
as dores de cabeça do gerenciamento de arquivamento doméstico. Por ser uma solução SaaS (Software-as-aService - Software-como-Serviço), ela pode ser colocada em funcionamento em questão de dias, com baixo
capital inicial e mínimo planejamento. O Proofpoint Enterprise Archive pode ser usado por qualquer empresa
que utiliza o servidor de email Microsoft Exchange, inclusive o Microsoft Exchange 2010.
“Nossa equipe de
advogados está muito
bem equipada com os
recursos de pesquisa e
descoberta para emails
e está preparada para
atender a qualquer
instância de descoberta
legal em nome dos
nossos clientes.
Desde que começamos
a usar o Archive,
nós economizamos
aproximadamente
US$100.000
com a redução do
armazenamento de
emails.”
Steven Heller
Diretor de Tecnologia
Graubard Miller
Por que arquivar emails?
O arquivamento de emails atende a uma variedade de
requisitos empresariais, como eDiscovery, conformidade
normativa e otimização de armazenamento. O custo
crescente da descoberta eletrônica, além das recentes
mudanças da FRCP (Federal Rules of Civil Procedure Regras Federais de Procedimento Civil), mudou
a forma como as empresas precisam tratar seus emails.
Para estarem preparadas para descobertas legais, as
empresas precisam saber onde todos os dados de email
estão armazenados, e precisam poder pesquisar nesses
dados e obter os dados procurados em um prazo curto.
As empresas precisam também aplicar políticas
consistentes de retenção de emails e impedir que os
dados sejam apagados para ter um meio de fazer
cumprir uma retenção de litigação. Se os dados não
forem tratados de forma consistente, a exposição
a riscos legais torna-se significativa também pela
ausência ou corrupção desses dados, o que pode causar
a destruição de evidências. Isso pode acarretar altas
multas, sentenças desfavoráveis e danos à reputação.
Um arquivo de emails fornece um repositório
centralizado e pesquisável de todos os emails, e atende
às políticas de retenção. Isso torna muito mais fácil
resolver os desafios de descoberta legal e é muito
menos dispendioso do que ter que manusear formatos
PSTs distribuídos e fitas de backup. O arquivamento
corporativo garante também um processo consistente e
integridade de dados para reduzir os riscos legais.
Recursos de descoberta e de
conformidade do Proofpoint
Enterprise Archive
O Proofpoint Enterprise Archive oferece os mais
avançados recursos e o mais alto desempenho, em uma
solução fácil de usar.
Políticas de retenção fáceis de aplicar
Com o mecanismo de políticas do Proofpoint Enterprise
Archive, a empresa pode criar, manter e — o que é mais
importante — aplicar consistentemente uma política
corporativa clara de retenção de emails. A aplicação
das políticas é automática: tudo o que é necessário é
um único clique na interface do usuário para tornar a
política ativa. Cada mudança de política é rastreada
em uma trilha de auditoria inalterável, o que garante
um registro exato das mudanças de políticas de uma
empresa.
Melhora do processo ativo de retenção legal
Com o Proofpoint Enterprise Archive, o processo de
retenção de litigação é simples e completo. No caso
de processos legais iminentes, a solução permite que
a empresa defina uma retenção de litigação para cada
caso, o que isenta temporariamente as mensagens
de um período de retenção especificado. O recurso
Proofpoint Legal Hold preserva os emails existentes
e pode capturar novos emails relevantes às retenções
legais ou às investigações em curso.
Proofpoint Enterprise Archive
Proofpoint Benefícios
do Arquivamento
Corporativo
Proofpoint Enterprise Archive
Para a equipe jurídica
eDiscovery
“Empowerment” para
a equipe jurídica
Gerenciamento da Política de Retenção
Preserva uma cópia de cada mensagem para mitigar o risco da descoberta
Gerenciamento Ativo de Retenção Legal
Aumenta a eficiência do gerenciamento do processo de retenção e
descoberta
• Mais eficiência e efetividade
da equipe jurídica na coleta
de dados para revisão
posterior
Avaliação Antecipada de Caso
Com a pesquisa de alta velocidade, pode-se obter uma visão geral em
tempo real para estabelecer uma estratégia para o caso
• Interatividade do processo
de pesquisa e refinamento
dos termos de pesquisa
Revisão de Supervisão para Análise
Sistemática de Emails Selecionados
• Empowerment das equipes
jurídicas com um modelo de
auto-serviço
Eficiência na tomada
de decisões
Recurso
Benefício
Conformidade
Simplifica o processo de auditoria de conformidade e é compatível com as
normas SEC e FINRA para emails
Gerenciamento de Armazenamento
de Emails
• Automatização da tomada
de decisões (através de
gerenciamento de retenções
legais ativas)
Arquitetura Híbrida
Combina as vantagens do CTP do Software como Serviço (SaaS) com a
funcionalidade no próprio local da empresa
Criptografia Duplo-Cego Patenteada™
Garante a proteção total dos dados em trânsito e também dos dados que
não estão em trânsito
• Fornecimento de um
processo para avaliação
antecipada de casos e
redução do risco legal
Caixa de Entrada de Auto-Serviço
Ilimitada
Aumenta a produtividade do usuário final através do fácil acesso ao
histórico de emails
Stubbing de Anexo
Melhora o desempenho do sistema de email e simplifica seu gerenciamento
Para a equipe de TI
Baixo custo total de
propriedade (CTO) em
comparação com as
soluções internas locais
• A arquitetura híbrida
proporciona um custo
mais baixo (economia de
50%) sem comprometer a
funcionalidade
• Combina os benefícios
do arquivamento local
(segurança, funcionalidade/
integração com active
directory, auto-serviço)
com os benefícios do
arquivamento SaaS (baixo
CTO, implementação
rápida, desempenho
garantido)
• Processo de pesquisa
iterativo
O arquivamento mais
seguro da indústria
• Usa a tecnologia
patenteada Proofpoint
DoubleBlind Encryption
que fornece segurança e
privacidade total
• Transporta e armazena
todos os dados na forma
criptografada
• A chave é armazenada por
utilitário no local do cliente
• Os termos de pesquisa
são criptografados e
pesquisados em um índice
criptografado
Com o Proofpoint Enterprise Archive, os dados podem também ser preservados instantaneamente em compartimentos
legais, ao contrário dos ineficientes métodos manuais que são difíceis de rastrear e auditar e que, por essa razão, criam
riscos legais de destruição de dados. A equipe jurídica tem acesso de auto-serviço aos dados, com uma interface fácil de
usar que permite extrair apenas os itens mais relevantes.
Avaliação antecipada e rápida do caso
O Proofpoint Enterprise Archive fornece recursos de pesquisa avançada que permitem à empresa maior eficácia na
coleta de dados para revisão posterior. Através do uso de uma interface baseada em web, a equipe jurídica ou a equipe
de TI podem conduzir pesquisas de texto integral facilmente no cabeçalho da mensagem, no corpo da mensagem e no
conteúdo de mais de 400 tipos de anexos, para determinar rapidamente a disposição de um caso.
Supervisão para conformidade normativa
O Proofpoint Enterprise Archive ajuda as empresas a atenderem às exigências de conformidade normativa através do
arquivamento de todos os emails de acordo com as políticas de armazenamento de email compatíveis com a SEC. Os
recursos de revisão de supervisão permitem à equipe de conformidade revisar mensagens sistematicamente (email,
Bloomberg e mensagens instantâneas). As mensagens que são selecionadas para revisão (por exemplo, as que indicam
violações potenciais da política ou as obtidas através de um processo de amostragem aleatória) são colocadas em uma
fila para serem revisadas por usuários autorizados. As mensagens podem ser marcadas como aceitáveis, comentadas ou
facilmente encaminhadas para revisão mais detalhada. Além disso, o Proofpoint Enterprise Archive fornece relatórios
que podem ajudar a simplificar o processo de auditoria de conformidade.
Gerenciamento de armazenamento de emails criado para fornecer segurança
máxima e CTP mínimo
O Proofpoint Enterprise Archive arquiva com segurança uma cópia de cada email interno e externo em centros de dados
Proofpoint estado da arte e dá aos clientes acesso fácil às mensagens a qualquer momento. O Proofpoint Enterprise
Archive combina o armazenamento e a pesquisa na nuvem com um utilitário local para oferecer o desempenho, a
escalabilidade e a economia de custo de SaaS e, ao mesmo tempo, fornecer os níveis mais altos de segurança para cada
dado arquivado da empresa. O Proofpoint Enterprise Archive conecta-se diretamente ao Microsoft Exchange e aos
servidores Active Directory (AD), e a criptografia Proofpoint DoubleBlind™ garante que, tanto as mensagens que estão
em trânsito quanto as que não estão, sejam protegidas.
As mensagens são primeiro criptografadas localmente, no utilitário Proofpoint Enterprise Archive, antes de serem enviadas
para os centro de dados externos e seguros da Proofpoint. Como apenas o usuário do Proofpoint Enterprise Archive tem a
chave de criptografia, somente ele pode acessar o arquivo. Esta tecnologia de criptografia avançada fornece aos usuários do
Proofpoint Enterprise Archive a segurança garantida de dados aliada à pesquisa de alta velocidade.
Recursos de armazenamento e gerenciamento de emails do Proofpoint
Enterprise Archive
Integração total com o Microsoft Exchange
O Proofpoint Enterprise Archive se integra totalmente com a infra-estrutura de mensagens existente da empresa.
Aproveitando as vantagens do registro em diário do Microsoft Exchange, o utilitário se autentica no Microsoft Exchange
e obtém uma cópia de cada email, a intervalos configuráveis, antes de eliminar essas mensagens da caixa de correio.
Ao contrário de outras soluções SaaS, o Proofpoint Enterprise Archive retira as mensagens da caixa de correio de
registro em diário para que os emails não sejam nunca perdidos, mesmo se o utilitário ou a rede forem desativados. O
Proofpoint Enterprise Archive pode também usar dados do Active Directory (AD). O gerenciamento é imensamente
simplificado, pois qualquer mudança feita no AD é automaticamente replicada nos dados arquivados.
Garantia de desempenho da pesquisa
A Proofpoint é o único fornecedor de arquivamento de emails que oferece uma garantia de desempenho, assegurando
o acesso confiável aos dados arquivados, em questão de segundos. Ao contrário das soluções internas que sofrem
degradação de velocidade de pesquisa e exigem atualizações contínuas de hardware à medida que o volume de
dados arquivados aumenta, o Proofpoint Enterprise Archive fornece acesso por demanda a centenas de servidores. A
arquitetura de armazenamento de grade e a tecnologia de pesquisas paralelas da Proofpoint garantem o desempenho
da pesquisa em tempo real a todos os clientes, independentemente do volume de dados arquivados ou da frequência
das pesquisas. O Proofpoint Enterprise Archive combina os benefícios do arquivamento local com os benefícios dos
arquivamentos SaaS para fornecer uma solução econômica, sem comprometer a funcionalidade.
Armazenamento reduzido do Microsoft Exchange com stubbing de anexos
Como até 80% dos dados de email são armazenados em anexos, os recursos de stubbing ajudam a simplificar
o gerenciamento da caixa de correio e a reduzir os tamanhos das caixas de correio dos usuários finais através
da remoção automática de anexos de tamanho grande do Microsoft Exchange, mas mantendo-os facilmente
acessíveis aos usuários na estrutura de pastas existente do Microsoft Outlook.
Elimina o uso de arquivos PST com o acesso do usuário final aos arquivos
Com o Proofpoint Enterprise Archive, o usuário pode pesquisar em tempo real seus emails arquivados. Quando o
usuário clica na pasta, a interface de pesquisa do Proofpoint Enterprise Archive aparece na janela principal do Outlook,
permitindo a realização de pesquisas avançadas com rapidez e facilidade. Com esse benefício, a TI pode eliminar o uso
de PSTs.
Emails arquivados
INFRA-ESTRUTURA PROOFPOINT DE “SOFTWARE
COMO SERVIÇO” (SaaS) PARA ARQUIVAMENTO
REDE
CORPORATIVA
Email
INTERNET
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Resultado da pesquisa
Vantagens do
arquivamento SaaS
de emails
Armazenamento
confiável e redundante
O Proofpoint Enterprise
Archive fornece acesso
por demanda a uma
infra-estrutura de
armazenamento redundante
que vai se acomodando ao
crescimento da empresa.
Com o Proofpoint
gerenciando tudo, não
há necessidade de se
preocupar em monitorar,
fornecer armazenamento ou
fazer backup de arquivos.
O Proofpoint Enterprise
Archive dá a você:
• Cópias de cada mensagem
arquivada em múltiplos
centros de dados
• Validação contínua de dados
• Monitoração feita por
uma equipe especializada
e adição contínua
de capacidade de
armazenamento
Baixo custo total de
propriedade
A solução de arquivamento
SaaS da Proofpoint
aproveita as vantagens
dos recursos de nuvem.
As empresas têm custos
mais baixos porque o
desempenho da pesquisa
é por demanda, com o
uso de uma arquitetura de
computação de grade. Isso
significa também que:
• Não há custo inicial
significativo de
armazenamento
• A capacidade pode
ser aumentada
incrementalmente, sem a
necessidade de adquirir
grandes blocos de
armazenamento
• São garantidos resultados
de pesquisa de alto
desempenho e em tempo
real por demanda
Certificação
SAS 70, Tipo II
Solicitação de pesquisa
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892 Ross Drive
Sunnyvale, CA
94089
1.877.647.6488
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Sede Mundial nos
EUA
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892 Ross Drive
Sunnyvale, CA 94089
Estados Unidos
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Ásia Pacífico
EMEA
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CP 07360
México D.F.
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A Proofpoint concentra-se exclusivamente na arte e na ciência da segurança de emails
baseados em nuvem, eDiscovery e soluções de conformidade. Empresas do mundo inteiro
confiam na especialização, nas tecnologias patenteadas e no sistema de entrega por
demanda da Proofpoint, para a proteção contra spam e vírus, salvaguarda da privacidade,
criptografia de informações confidenciais e arquivamento de mensagens para facilitar o
gerenciamento e a descoberta. As soluções corporativas da Proofpoint mitigam os desafios e
ampliam os benefícios de um sistema corporativo de mensagens.
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