DÚVIDAS E RESPOSTAS COMPRAS

DÚVIDAS E RESPOSTAS
COMPRAS
Projeto PLUG
DÚVIDAS E RESPOSTAS - TREINAMENTO
DÚVIDAS – MÓDULO COMPRAS
1. Quem pode cadastrar comprador?
O comprador será cadastrado pela unidade.
2. A definição do tipo de modalidade dentro do sistema será a cargo de quem, DEX ou Unidade?
A definição do tipo de modalidade para cada processo de compra será da Unidade.
3. A elaboração de um edital, no caso de dispensa, é obrigatória?
A funcionalidade do Edital deverá ser realizada por todas as modalidades. A Dispensa ou Inexigibilidade, mesmo sendo ausência
de licitações, deverão passar pela etapa de edital, pois será nesta etapa que incluiremos quem será o fornecedor, qual condição de
pagamento, qual o valor que foi acertado, etc.
4. O check list vai servir apenas para lembrar do passo-a-passo de cada etapa ou ele vai aparecer na tela como lembrar
ou vai "barrar" a etapa que estiver sendo feita sem conformidade com o check list?
O check list deverá ser lido e marcado para que você consiga "passar para a próxima etapa". Caso você não marque, não conseguirá
passar para a próxima.
5. O que é RCL?
O RCL significa "Regulamento de Contratos e Licitações". Na verdade a sigla utilizada é RLC, que significa Regulamento de
Licitações e Contratos.
6. Quando vou dar permissão ao usuário, tenho que inserir cada etapa permitida. Se vou informar que o usuário só pode
visualizar, mesmo assim, tenho que alimentar a informação inserindo as etapas?
Sim, você terá que inserir cada etapa que o usuário irá acessar - independente se apenas de visualização ou execução. Mas serão
2 direitos de perfis diferentes: Esse que a instrutora abordou é o direito de apenas aqueles usuários que irão executar. Já para os
usuários que irão apenas visualizar, serão os direitos de perfis do usuário. Esses usuários o DEX irá configurar.
7. Sobre a inclusão/alteração das permissões, será a cargo da Unidade ou DEX?
As Unidades poderão incluir/alterar as permissões referentes ao processo de compras.
8. O que é loja?
Loja é um campo onde o sistema identifica quantas filiais aquele fornecedor possui. Se o sistema reconhecer que o cadastro possui
a mesma raiz de CNPJ ele já atribui um novo número de loja, sem precisar criar um novo código.
9. Por que o CNPJ não é necessário no cadastro de fornecedores?
Informamos que o CNPJ é obrigatório para cadastro de fornecedores.
10. A legalidade da empresa será consultada pelo DEX, ou seja, a parte de consulta de regularidade fiscal?
Para o cadastro do fornecedor não será necessário, neste primeiro momento, a regularidade fiscal dos fornecedores. Sendo assim,
para cada processo de compras realizado pela Unidade, a mesma deverá solicitar a documentação dos fornecedores, como já é
feito hoje.
11. O Protheus permitirá fazer o passo a passo para realizar o processo de compras, ele emitirá os documentos para
montar o processo?
Informamos que alguns documentos serão gerados pelo Protheus. Os mesmos estão em fase final de validação.
12. Para processo de compra por dispensa, quem vai cadastrar o fornecedor, o DEX ou a Unidade?
Os fornecedores são cadastrados pelas Unidades, mas deverão ser "liberados" pela CCOM e pela CORC - DEX.
13. Quando for cadastrar um fornecedor e formos anexar um arquivo o mesmo deverá ser em formato TXT?
Não necessariamente. O sistema aceita arquivos de qualquer extensão.
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14. Existe uma previsão de tempo para ser liberado por cada coordenação?
A princípio, o prazo para liberação do cadastro será de até 5 dias.
15. As compras de pequeno valor necessitam de cadastro no sistema e autorização? Ex.: Mat. Elétrico (Lâmpadas 200,00)
Todos os processos de compras deverão ser cadastrados no Protheus.
16. A Unidade vai cadastrar os produtos?
Os produtos poderão ser cadastrados pelas Unidades, mas deverão ser "liberados" pela CCOM e pela CORC - DEX.
17. Quem determinará as permissões dos usuários do sistema?
As Unidades poderão incluir/alterar as permissões referentes ao processo de compras.
18. Virá uma base de produtos pré-cadastrados?
Sim, já virá uma base de produtos pré-cadastrados e aprovados para todas a unidades.
19. Posso anexar por exemplo uma foto de um produto no cadastro?
Todo e qualquer tipo de arquivo poderá ser anexado na base de conhecimento.
20. Todos os produtos de todos os processos de compra obrigatoriamente deverão ser cadastrados ou isso é um banco
de informação?
Para toda e qualquer compra será necessário o cadastro de produtos. Já virá uma base de dados com alguns produtos já liberados.
21. Em que caso o produto não será liberado?
Caso o produto não seja liberado, a unidade será informada do motivo.
22. Caso o cadastro do produto não esteja correto, receberemos um retorno com orientação de correção?
O sistema não possui esta funcionalidade. Contudo, a unidade poderá ser informada, por telefone ou e-mail, do motivo da
"reprovação" do cadastro.
23. Os cadastros de produtos e fornecedores serão telas compartilhadas?
Sim, o cadastro será compartilhado entre o DEX e as Unidades.
24. Devemos sempre anexar os documentos de regularidade no cadastro de fornecedores ou isso será tarefa do DEX?
Para o cadastro de fornecedor não será necessário, neste primeiro momento, a regularidade fiscal dos fornecedores. Sendo assim,
para cada processo de compras realizado pela Unidade, a mesma deverá solicitar a documentação dos fornecedores, como já é
feito hoje.
25. Os fornecedores que estavam no sistema antigo foram todos cadastrados no novo sistema?
Não houve a migração dos fornecedores antigos para este novo sistema.
26. Esta solicitação de compras ao ser lançada no sistema já teve a PAMS autorizada pelo diretor, ou o diretor irá autorizar
(ou não) a compra diretamente no sistema?
A solicitação de compras antecede o PAMS. Neste primeiro momento iremos continuar com o PAMS e demais documentos, visto
que precisaremos manter o processo físico.
27. O Sistema SICON vai permanecer mesmo com o novo sistema Protheus?
Não, de acordo com a CORC, o Protheus irá substituir o SICON.
28. No campo tipo de solicitação, no cadastro de solicitação de compras, fomos orientados a usar o tipo 2, e se o processo
de compras não for um edital?
A etapa "edital" é obrigatória no Protheus. Mas, não quer dizer que será gerado um edital. Portanto, o "tipo 2" poderá ser utilizado
em caso de contratação direta.
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29. O sistema bloqueará a aquisição do produto/serviço quando o período for inferior aos 90 dias conforme previsto no
manual de compras para que não ocorra o fracionamento?
O sistema não possui este bloqueio.
30. Como fica o processo de compras que era feito e impresso, haverá necessidade de fazê-lo?
Sim, o processo de compras continuará sendo físico.
31. Compras ou serviços emergenciais serão incluídos nesse sistema?
Todos os processos de compras deverão ser inseridos no sistema.
32. Podemos gerar um lote para vários centros de custo?
Sim. Pois Solicitação de Compras, é possível incluir Produtos com Centros de Custos distintos, ou mesmo
produto contendo centros de custos diferentes. E na Análise de Mercado, um Lote aceita mais de um Produto
e mais de uma Solicitação de Compras.
33. Como determinar como fornecedor ou participante antes de definir a empresa vencedora do certame?
Os fornecedores já estarão cadastrados no sistema e poderão ser utilizados nos processos de compras que eles participarem. Caso
a empresa ainda não esteja cadastrada, e participe de algum processo de compra da Unidade, poderá ser cadastrada como
"participante".
34. Após o mapa de estimativa prévia e do “OK” do solicitante, não será verificada a disponibilidade orçamentária para
que o gestor possa aprovar o andamento do processo?
Caso não haja disponibilidade orçamentária, o sistema não efetivará a gravação desta análise de mercado, impossibilitando sua
utilização.
35. Está correto voltar com a média para área solicitante, uma vez que o solicitante pode ser qualquer colaborador, e o
responsável pelo orçamento aprova quando?
O sistema segue um fluxo de aprovações, como é feito hoje no PAMS. Com isto, após a aprovação da análise de mercado pela área
solicitante, deverá ser aprovado também pelo CAF e Dirigente da Unidade (no sistema) e assinado por todos no PMAS.
36. O processo de compra PAMS continuará ou o processo será feito todo ele via Protheus?
O processo de compras continuará existindo fisicamente, mas alguns documentos serão impressos diretamente no Protheus.
37. No caso de aparecer um novo licitante no certame, como proceder o cadastro para habilitá-lo, aceitar a proposta
apresentada?
Caso não haja tempo hábil para “liberar” este novo fornecedor, o mesmo poderá ser cadastrado como "participante" no sistema.
38. Os fornecedores que as unidades cadastrarem, serão visualizados a nível nacional?
Sim, o cadastro de produtos e fornecedores serão compartilhados entre o DEX e as Unidades. Ressaltamos que os mesmos deverão
ser liberados pela CCOM e pela CORC - DEX para que possam ser utilizados.
39. O sistema vai gerar os documentos ou continuaremos com o processo normal e vamos só lançar as informações no
sistema?
O processo de compras continuará existindo fisicamente, mas alguns documentos serão impressos diretamente no Protheus.
40. O contrato irá para o jurídico? O sistema informará a data limite de retorno do contrato?
As minutas de contrato deverão continuar sendo enviadas para o Jurídico, mas o sistema não informará a data limite de retorno do
contrato.
41. Este cadastro irá ser feito depois que estiver fisicamente pronto ou deverá ser cadastrado todo no sistema
antecipadamente ou simultaneamente?
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As informações deverão ser inseridas no sistema em paralelo com o processo físico.
42. Nos casos de licitação de ambas as empresas SEST e SENAT pode gerar um lote único?
Os processos de compras deverão ser feitos pelo SEST ou pelo SENAT separadamente, ou seja, não poderão gerar um lote único.
43. Não utilizamos Edital p/ compras através do processo de dispensa. Então não tem a necessidade de cadastrarmos os
itens do check-list?
O checklist será elaborado somente pelo DEX, não sendo cadastrado pelas unidades.
44. O edital em processo de dispensa seria o formulário de "Pedido de Propostas"?
A etapa do sistema "edital" não irá gerar um edital de licitação. Os documentos que serão gerados pelo Protheus ainda estão em
fase de validação final e serão disponibilizados posteriormente.
45. Se a compra não for efetuada, a solicitação pode ser cancelada ou fica pendente?
Os processos poderão ser cancelados, anulados ou revogados.
46. Quando escolhemos fazer uma análise de mercado por lote, temos que concluir a compra com o fornecedor pelo lote
ou podemos fechar apenas com alguns itens?
Deverá ser concluída por lote.
47. O mesmo funcionário pode ser o solicitante e ser o comprador?
O sistema não possui esta trava.
48. Como será enviado o pedido de proposta de preços para o fornecedor? O sistema vai permitir gerar um arquivo para
ser enviado ao fornecedor? Após receber o retorno do fornecedor, devemos cadastrar no sistema?
Os documentos que serão gerados pelo Protheus ainda estão em fase de validação final e serão disponibilizados posteriormente.
Os dados deverão ser cadastrados no sistema.
49. Na análise de mercado deverá constar o número do processo, as condições gerais: validade da proposta / prazo de
entrega e pagamento?
Estes campos não são obrigatórios na fase de Análise de Mercado do Protheus, mas devem ser inseridos nos documentos físicos
dos processos (como já é feito hoje).
50. Quando se faz contrato, não é necessário o pedido de compra?
Correto. O pedido de compras é um documento equivalente ao contrato.
51. O número do edital é criado automaticamente?
Não. O sistema cria vários números: um para solicitação de compras, outro para análise de mercado, outro para edital, etc. Mas a
Unidade não precisa, a princípio, “seguir” a numeração do Protheus, podendo continuar a numerar seus editais conforme sequência
da própria Unidade.
52. Após a implantação do sistema, como ficará o processo físico?
Os processos físicos continuarão sendo feitos da mesma forma. Contudo, alguns documentos serão gerados pelo Protheus.
53. O CAF terá que treinar os demais envolvidos nos processos?
Sim.
54. O pedido de compra poderá ser emitido pelo Protheus?
Os documentos que serão gerados pelo Protheus ainda estão em fase de validação final e serão disponibilizados posteriormente.
55. Existe uma forma de todo os processos que são realizados (lançados) no sistema serem impressos?
Os documentos que serão gerados pelo Protheus ainda estão em fase de validação final e serão disponibilizados posteriormente.
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56. Então será criado um ícone de impressão tendo em vista a suma importância desse item para até mesmo controle
físico da unidade?
Até que seja feita a validação final dos documentos que serão gerados pelo Protheus, os documentos deverão continuar sendo
elaborados pelas Unidades.
57. Caso tenhamos inserido uma data errada em uma etapa finalizada (aprovada) e só tenhamos percebido em etapa
posterior, teremos como voltar e alterar?
Sim, lembramos apenas que o sistema não volta a etapa de “publicação”.
58. A data de abertura é a data de abertura do processo ou dos envelopes?
Na fase de elaboração do edital, a data de abertura será a data de abertura do processo.
59. No caso de uma licitação em que os produtos serão entregues fracionados, como que será feito este processo no
Protheus?
Considerando que o fornecedor irá realizar entregas parceladas e irá gerar NF´s para estas entregas, isto deverá ser previsto na
condição de pagamento, para que seja possível o pagamento "parcelado" para este fornecedor.
60. Quando confirma o pedido de compra o Protheus envia automaticamente o pedido de compra para o fornecedor?
Não. Os pedidos continuarão sendo enviados pela Unidade (por e-mail).
61. A compra autorizada poderá ser cancelada?
Não, o edital poderá ser revogado no sistema. Havendo justificativa para este “cancelamento”, os processos poderão ser cancelados,
revogados ou anulados.
62. Para solicitar orçamento para fornecedores continuamos a usar o Pedido de Proposta?
Sim.
63. No caso de uma compra emergencial, como proceder junto ao sistema e efetivar a comprar?
O processo deverá ser feito normalmente, conforme manual de compras, e lançado (em paralelo) no sistema.
64. O número do processo antigo vai continuar do mesmo jeito ou vamos usar o que for gerado no Protheus?
A princípio, o número do processo continua sendo gerado do mesmo jeito pela Unidade. pois não será gerado pelo Protheus.
65. Os valores de solicitação de compras serão "deduzidos" no Planejamento orçamentário do Programa ou do Centro de
Custo?
Quando o centro de custo pertencer a um programa, o valor será deduzido de ambos; mas, caso o centro de custo não esteja
vinculado a um programa, será deduzido somente do centro de custo.
66. A lista de fornecedores será disponibilizada por categoria, tipo de serviço? Pois no cadastro conta apenas nome, CNPJ
e outras informações básicas.
A chave da busca de fornecedores está disponível no sistema em "Cadastro" / "Fornecedores".
67. Quais documentos dos fornecedores deverão ser incluídos no banco de conhecimento?
Para a CCOM, neste primeiro momento, quando do cadastro de fornecedores, será necessário apenas o cartão de CNPJ da
empresa. Deverá ser analisado se as outras áreas do DEX exigem algum documento para o cadastro de fornecedores.
68. No caso de solicitação de Ata de Preços, após um pedido de compras/contrato, aparece o saldo que a unidade ainda
pode adquirir?
O sistema faz a manutenção do saldo da Ata de Registro de Preço - ARP. Contudo, se uma Unidade faz uma "adesão tardia" onde
solicita 40% do quantitativo da ARP, não significa que os outros 60% estarão "reservados" para ela. Pode acontecer que o saldo da
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ARP se esgote e a Unidade não possa mais fazer a "adesão tardia", mesmo que não tenho solicitado 100% do quantitativo previsto
em ata.
69. Todo processo que temos na unidade deverá entrar no Protheus, a numeração seguirá do sistema. Neste caso, temos
que fazer uma nova capa para estes processos?
A princípio, o número do processo não será gerado pelo Protheus e sim informado (digitado) pela Unidade. Portanto, não será
necessário a impressão de uma nova capa para os processos de compra.
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