MP2 2000 Passo a Passo

Transcrição

PASSO A PASSO
GUIA PRÁTICO
JOÃO LEONARDO ROZSAS
Vol 1
PREFACIO
O MP2 Professional é um software desenvolvido pela empresa Datastream  para auxiliar
a gestão de um departamento de manutenção, hoje conhecido pela sigla CMMS
(Computerized Maintenance Management Software) que significa Sistema
Computadorizado de Gerenciamento da Manutenção.
É muito difícil, e porque não dizer impossível, administrar pessoas, máquinas,
equipamentos, ferramentas, almoxarifado de peças e outros recursos do departamento de
manutenção de uma organização sem o uso de softwares específicos para esta finalidade.
Observa-se em empresas que não possuem um sistema de gestão informatizado da
manutenção, o desencontro de informações, a falta de sincronismo das atividades
relacionadas, a taxa de ocupação da mão-de-obra desconhecida e conseqüentemente, a
ausência de indicadores confiáveis capaz de orientar ações sobre determinados
equipamentos.
É verdade que existem muitos softwares direcionados às atividades de manutenção, todos
com suas qualidades e méritos, mas escolhi o MP2 como exemplo para este livro devido
suas características e meu conhecimento de anos de utilização do mesmo.
Este livro não tem, em nenhum momento, a pretensão de servir de regra para
administração de manutenção, mesmo porque não é a finalidade. Quero apenas transferir
minha experiência no uso deste software para aqueles que ingressam no campo da gestão
informatizada da manutenção. Será sim, um ponto de partida aos menos experientes ou
consulta aos usuários.
Neste primeiro volume, mostro os passos iniciais de uso do software, setup e planejamento
de inserção de dados.
No segundo volume exploro as aplicações praticas , com exemplos de casos adaptados a
diversos segmentos (industria, comercio, predial, etc.)
Agradecimentos
A todos aqueles que direta ou indiretamente tornaram possível realizar esta obra
Aos colegas
Grace e Rafael, Marcos, Erika, Rogerio
(A capa é de autoria da Grace)
Dedico esta obra à minha esposa Mônica, companheira de verdade!
PROIBIDA A REPRODUÇÃO TOTAL OU PARCIAL
Sobre o Autor:
Atuação na área de manutenção desde 1979, quando
iniciei com manutenção de rádios e televisores, e
posteriormente com Telecomunicações. No final na
década de 80 iniciei na indústria metalúrgica e depois ,
na década de 90 na área de gráfica e embalagens
flexíveis. Com formação em eletrônica e
aproximadamente 35 cursos de especialização,
desempenhei cargos de Supervisor de Manutenção no
ramo de Autopeças. Tenho diversos projetos de
equipamentos e patente de uma Central de Alarme de
incêndio microprocessada.
Nas horas vagas , fabricava cerveja para consumo próprio e para distribuir aos
familiares e amigos. É um ótimo passatempo.
Também gosto de culinária, desde o momento de preparar até a hora de comer !
Hoje trabalho como Consultor de CMMS, implantando sistemas informatizados
de gerenciamento de manutenção.
Sou mais conhecido por LEO.
Se quiser entrar em contato, por email, escreva para [email protected]
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
1- Preciso de um software CMMS?
É uma pergunta que você deve fazer antes de comprar um software destes. Sendo
um investimento, como todos, deve ter um retorno. Veja se você identifica uma
destas situações na manutenção:
a) Não sabe quantas horas/homem de mantenedores haverá em uma determinada
data;
b) Não conhece quantas ordens de serviço estão em andamento e quais são os
recursos em uso;
c) Não tem uma resposta imediata quanto à disponibilidade de material para
executar serviços programados;
d) Desconhece o MTBF e MTTR dos equipamentos;
e) Tarefas repetitivas, inspeções ou serviços de manutenção preventiva são
executados aleatoriamente ou deixam de ser executados por desencontro de
informações;
f) A coleta de dados para compor indicadores da manutenção é tarefa cansativa e
consome horas de trabalho;
g) os equipamentos não têm históricos;
Se uma dessas situações lhe é familiar, acredite, você precisa de um software
para CMMS!
Com o uso de uma ferramenta para gestão da manutenção, você terá tudo isso e
muito mais ao seu alcance. Poderá controlar e reprogramar as atividades da
manutenção e obter respostas instantâneas sobre a situação dos serviços
executados.Conhecer os principais causadores de panes e tomar ações para
eliminar paradas não programadas dos equipamentos. Então, aceite meu convite e
mergulhe no mundo do CMMS.
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
2 - PROCEDIMENTOS BÁSICOS PARA INICIAR O USO DO MP2
Antes de iniciar com a digitação de dados no MP2 é importante definir as permissões
de acessos ao programa, protegendo a base de dados contra eventuais alterações
ou uso por pessoas não habilitadas. Devemos definir usuários para o grupo de
ADMINISTRADOR DE SISTEMA e criar outros GRUPOS DE USUÁRIOS, cada qual
com seus usuários.
A definição de segurança de acesso dentro do MP2 é para grupos de usuários e não
para usuários individualmente.
Siga estes passos para imputar os dados iniciais no MP2:
A – Definir um usuário para o Grupo ADMINISTRADOR DE SISTEMA
É necessário inserir um usuário (eu recomendo no mínimo dois) no grupo de
ADMINISTRADOR DE SISTEMA. Neste grupo, devem ficar apenas os usuários com
permissão máxima de acesso ao MP2. Se você inserir apenas um usuário, lembre-se
que existe um risco desta pessoa, por exemplo, esquecer sua senha, desligar-se da
empresa, afastar-se por doença, etc.
B – Observe as telas abaixo, como exemplo de inserção de dois usuários no grupo
de ADMINISTRADOR DE SISTEMA:
Escolha o menu FERRAMENTAS Æ SEGURANÇA Æ GRUPOS E USUÁRIOS
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MP2 ACCESS 2000
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Adiciona um
Novo
Usuário.
Clique para manter
realçado o grupo de
usuário em que será
incluído um novo
usuário.
Neste menu, clique em ADMINISTRADOR DE SISTEMA. Observe que o texto fica
com o Background realçado. Clique no botão ADICIONAR USUÁRIO.
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MP2 ACCESS 2000
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Após digitar a senha
é necessário
confirmar a senha
Nível de
aprovação
em
requisições
de compras
Aqui neste exemplo, foi introduzido um usuário no grupo de ADMINISTRADOR DE
SISTEMA, com o nome (ID) USUARIO1, e o seu nível de aprovação foi definido
como NÍVEL 4 (ILIMITADO).
Utilizaremos como senha o próprio ID deste usuário, escrito em caixa baixo e sem
acentuação (usuario1).
O nível de aprovação refere-se às aprovações de REQUISIÇÕES DE COMPRA,
porque o MP2 dispõe de um recurso muito útil para aprovação eletrônica de
requisições de compra.
É possível editar os valores em Reais (R$) para os níveis 1, 2 e 3. Veja o capítulo
CONFIGURAÇÕES INICIAIS.
Evite deixar o grupo de usuário com menor permissão de acesso ao MP2 com
nível de aprovação de requisição de compras alto e vice-versa. Simples hierarquia.
Agora adicione mais um usuário no grupo ADMINISTRADOR DE SISTEMA.
Vamos definir este segundo usuário com ID e senha USUARIO2, lembrando de não
utilizar acentuação e a senha em caixa baixa.
A tela deve se parecer com esta:
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MP2 ACCESS 2000
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Você deve clicar com o mouse no grupo correspondente em qual deseja
adicionar um novo usuário e deixar realçado (background).
Deste ponto em diante, ao entrar no MP2, será apresentada a janela de login,
devendo ser digitados o ID e senhas. Saia do MP2 e entre novamente no programa e
veja a tela de login. Digite, por exemplo, o ID “usuario1” e senha “usuario1”,
conforme fizemos anteriormente.
Surge esta janela:
Digite o ID e
senha em
minúsculas,
sem acentos.
Agora seus dados estão protegidos contra acesso não autorizado. Podemos agora
iniciar o setup ou CONFIGURAÇÃO do MP2.
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MP2 ACCESS 2000
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3 - CONFIGURAÇÕES INICIAIS
O MP2 necessita de algumas informações básicas para que possa operar de
maneira personalizada. Se for indicado o nome da empresa, estas informações serão
impressas, por exemplo, nas ORDENS DE COMPRAS, OS’s, etc.
Também devem ser definidos os níveis de aprovação de REQUISIÇÕES DE
COMPRAS e outras definições que veremos adiante.
Observe as opções do menu:
3.1 CONFIGURANDO A INSTALAÇÃO
Inicie com o Setup da INSTALAÇÃO. Aqui iremos informar o nome (fantasia ou razão
social), endereço (da planta onde o MP2 controla as atividades), números de telefone
e fax e Taxas de impostos. Não é obrigatório inserir estas informações. O MP2 não
faz referência cruzada com estes dados, mas você notará que em certos relatórios,
alguns campos ficarão em branco, caso omita estas informações.
Eu utilizei uma empresa fictícia, que produz embalagens plásticas flexíveis. Qualquer
semelhança com casos reais será pura coincidência. Nomes de pessoas, códigos de
máquina, e quaisquer outras informações contidas neste exemplo foram inventadas
por mim, não existindo relação com qualquer caso real.
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MP2 ACCESS 2000
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Existem três
campos de
endereço
disponíveis
Campos com
botão abrem
consultas a
outras tabelas
No Brasil, use
para Inscrição
Estadual e CNPJ.
Refere-se às casas
decimais, em R$.
Vamos entender como utilizar esta tela. Temos 3 campos de ENDEREÇO. Você
pode utilizar com os labels default do MP2 (ENDEREÇO 1; ENDEREÇO 2;
ENDEREÇO 3) ou pode modificar os labels. Veja o capítulo PROJETAR
SEGURANÇA. Nada impede de você digitar informações em quaisquer campos
agora e futuramente alterar os labels.
Digite os dados utilizando inicialmente os labels default do MP2. Depois, com
o tempo, vá personalizando os labels de acordo com sua necessidade.
O campo ESTADO aparece com um formato de caixa com um botão lateral interno
. Isto significa que ao clicar, o MP2 abre uma pesquisa a uma tabela já existente,
devendo apenas ser selecionado o item desejado. No caso, abre a tabela de
pesquisa CÓDIGO DE ESTADO / PROVÍNCIA. Procure o Estado de São Paulo. Para
visualizar apenas os Estados do Brasil, veja o capítulo FILTROS.
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Evite digitar dados em campos pesquisa (campos Lookup). O correto é abrir
a tabela e inserir um novo valor para depois selecioná-lo.
Nos campos de ID TRIBUTAÇÃO FEDERAL E ESTADUAL, utilizaremos no Brasil,
para CNPJ e Inscrição Estadual, respectivamente. Lembre que estes labels podem
futuramente ser editados. Veja o capítulo PROJETAR SEGURANÇA.
Terminada esta etapa, podemos passar a definir as moedas e conversões (taxas de
câmbio).
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3.2 CONFIGURANDO EURO E TAXAS DE CÂMBIO
No menu FERRAMENTAS Æ CONFIGURAÇÃO Æ CONFIGURAÇÃO EURO
podemos configurar o EURO, caso utilize esta moeda em Estoque ou compras de
materiais.
Esta moeda é a que
foi definida no
sistema operacional,
em configurações
regionais.
O MP2 utiliza as configurações regionais para moedas e idioma das telas.
•
•
MOEDA BASE – Esta é a moeda que está definida no seu sistema
operacional, sendo considerada pelo MP2 como moeda Base.
HABILITAR EURO - Esta seleção serve para permitir que o MP2 execute
conversões de moedas para EURO. A conversão é do tipo cruzada.
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•
USAR TRIANGULAR PARA OPT-OUT BASEADO EM EURO – O MP2
executa uma conversão triangular para EURO, porém, observe que a caixa de
seleção HABILITAR EURO também deve estar selecionada.
No sub-menu CONFIGURAÇÕES DE MOEDA BASE, você deve optar por uma
das três opções:
• SIM, É BASEADA EM EURO – quando sua moeda estiver baseada no
EURO;
• SIM, É OPT-OUT BASEADO EM EURO – quando sua moeda estiver em
processo de conversão para o EURO;
• NÃO, NÃO É BASEADA EM EURO – quando sua moeda não for baseada
em EURO;
Indique também a quantidade de casas decimais para o EURO no campo NÚMERO
DE CASAS DECIMAIS.
Na aba seguinte, TAXAS DE CAMBIO, você pode indicar diversas moedas e suas
taxas de cambio para a sua moeda base. Observe que para os cálculos dos custos
das ordens de compras fiquem corretos durante a conversão, você deve indicar no
campo TAXA DE CAMBIO o valor de moeda estrangeira que equivale a uma unidade
da sua moeda base.
De fato, estamos acostumados a dizer, por exemplo, que o dólar (U$) vale tantos
REAIS (R$). Para o MP2 devemos dizer que 1 REAL (R$ 1,00) equivale a tantos
dólares (U$).
Exemplo:
U$1,00 = R$2,40, portanto , R$1,00 = U$ 0,416
Este valor (U$ 0,416) deve ser digitado no campo TAXA DE CAMBIO para a moeda
DOLAR. Observe que o MP2 faz um arredondamento para duas casas decimais.
Digite também o símbolo para a moeda. A caixa de seleção BASEADO EM EURO
possui três opções. Selecione uma das três, referenciando à moeda estrangeira.
Veja a tela com a caixa de seleção aberta:
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No campo ÍNDICE EURO indique o valor de conversão da moeda estrangeira para o
EURO.
Será interessante você consultar o Departamento Financeiro de sua empresa, para
obter os valores atualizados e também para obter informações de conversão de
moedas que sua empresa utiliza como padrão. Como estes valores são alterados
com freqüência pelo Mercado Financeiro, veja qual será o intervalo em que você fará
atualizações destes campos.
3.3 CONFIGURANDO O ALMOXARIFADO (ESTOQUE)
O próximo passo será definir as informações sobre o estoque ou almoxarifado.
No menu FERRAMENTAS Æ ESTOQUE você acessa esta tela.
Na tela de configuração de ESTOQUE, determine o método que sua empresa utiliza
para valorizar o estoque. Pode ser MEDIA PONDERADA, FIFO ou LIFO. Esta opção
deve ser selecionada após definição pela área contábil/financeira da empresa.
Verifique com estes departamentos qual o método que será utilizado e selecione.
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Selecione
uma
destas três
opções
Indique a data
do Ano Fiscal
Se você quiser
selecionar um
local padrão
(almoxarifado
central)
Quantidades
negativas
podem ser
permitidas
No caixa de verificação PERMITIR QTD DISPONÍVEL NEGATIVA, ao selecionar
você estará admitindo que as quantidades dos itens no almoxarifado fiquem com
números negativos. Se não selecionar esta caixa, o MP2 não permite que sejam
realizadas saídas de materiais para itens que possuam quantidades iguais a zero. Na
prática, ocorre que determinadas empresas consomem o material mesmo antes de
apontar sua entrada no Depto. de Recebimento ou Almoxarifado. São situações
especiais, que ocorrem no dia-a-dia da manutenção, quando, em uma pane,
aguarda-se os materiais para reparo e depois de utilizá-los, registra-se a entrada no
almoxarifado. Mas se você possui um almoxarifado que obrigatoriamente é quem
entrega o material para a manutenção, então será melhor não permitir quantidades
negativas de itens do almoxarifado.
No campo LOCAL PADRÃO, defina um almoxarifado padrão para seu estoque de
materiais.Este local será considerado padrão quando você adicionar novos registros
de estoque e localizações de estoque.
A média ponderada faz o seguinte cálculo:
custo de estoque + custo de compra
-----------------------------------------------------Número total de unidades
FIFO (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) Esta opção é utilizada em empresas que
utilizam primeiro os materiais estocados há mais tempo. Os custos operacionais,
neste caso, refletem valores desatualizados, mas os valores disponíveis no estoque
são mais atualizados.
LIFO (Último a Entrar, Primeiro a Sair) Neste método, são utilizados os materiais
adquiridos mais recentemente refletindo preços de compra e custos operacionais
atuais enquanto que os valores do estoque permanecem constantes e a médio/longo
prazo tornam-se desatualizados.
Indique também a data de início do ANO FISCAL. Esta informação pode ser obtida
com o Depto. Contábil de sua empresa.
Após definir todos estes campos, clique no botão OK.
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3.4 - CONFIGURANDO TAXAS DE FATURAS
Agora passaremos para a configuração do FATURAMENTO. No menu
FERRAMENTASÆCONFIGURAÇÃOÆFATURAMENTO, especifique os valores (%)
que você utiliza para calcular faturas de atividades de manutenção. Quando você
utiliza o MP2 para prestação de serviços a terceiros e cobra por estes serviços o
MP2 gera faturas com valores calculados com % calculados por estes campos.
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3.5 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS
Vamos definir os campos relativos a COMPRAS, incluindo os procedimentos de
cotações, requisições e recebimento de material. Também definimos aqui o software
utilizado para enviar ORDENS DE COMPRAS via FAX, utilizando o próprio
computador e um modem.
No menu FERRAMENTASÆCONFIGURAÇÃOÆCOMPRAS você abre a tela de
configuração para todos os itens relacionados com a aquisição de materiais.
Esta tela é formada por várias abas, como mostrado a seguir:
Definição dos
Texto para
São os três
Define os
Define várias
próximos
anexar a
endereços
valores em
opções de
números de
Fornecedores
que
R$ para
Requisições
Ordens de
exclusivos
aparecem
aprovação
de compras
compras,
na Ordem
(únicos).
eletrônica
Requisições e
de Compra
Cotações.
Botões de
rolagem das
abas de
navegação
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Continuação da tela de Configuração de Compras:
Definição de
Recepção de
compras,
etiquetas de
recebimento,
taxas, etc.
Definição do
programa de FAX
para envio de
ORDENS DE
COMPRAS via
modem do PC.
Vamos analisar detalhadamente cada aba, iniciando pela primeira aba da esquerda
(Principal).
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3.5.1 – CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS - PRINCIPAL
Os itens das
Ordens de
Compra podem
ser ordenados
nesta caixa de
seleção
Campos autoincremento
Cabeçalho
Campo
texto livre a
ser
impresso
nas
requisições
Na tela de CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS - PRINCIPAL existem os campos:
•
•
NUMERAÇÃO – Utilizado para indicar ao MP2 qual o próximo número de
Ordens de Compra, próximo número de Requisição de Compras e o próximo
número de Cotação de materiais. Se você estiver adotando que ao iniciar o
uso do MP2 na sua empresa todos os números acima serão reiniciados, então
marque a numeração dos três campos a partir de 0000000001. Estes campos
são tipo auto-incremento, de modo que a cada nova Ordem de compra,
Requisição ou Cotação, esta numeração será incrementada automaticamente.
Mas, se a implantação do MP2 na sua empresa deve utilizar a seqüência de
numeração anterior ao MP2, digite esta última numeração da sua empresa
nos campos correspondentes.
CABEÇALHO DA REQUISIÇÃO – Em uma REQUISIÇÃO DE COMPRAS,
existe um campo tipo TEXTO, que pode ser inserido a partir deste campo. Por
exemplo, se você deseja que as requisições de materiais do setor de
Manutenção contenham um texto para diferenciá-la das demais requisições
dos outros departamentos, insira neste campo a frase “MATERIAL PARA
USO EXCLUSIVO DA MANUTENÇÃO, EM REPAROS DE MÁQUINAS E
EQUIPAMENTOS”.
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MP2 ACCESS 2000
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Este é o texto
para requisições
de materiais
•
ORDEM DOS ITENS DA OC – Podemos determinar a ordem como os itens
das Ordens de Compras serão visualizados, ou por ordem Alfanumérica (pelo
TAG dos itens) ou por ordem de inserção destes itens na Ordem de Compra.
3.5.2 – CONFIG. DE COMPRAS – CARTA DE ORIGEM ÚNICA
Também existe aqui um campo tipo texto, onde é possível escrever um texto
específico para fornecedores únicos (fornecedores exclusivos de um determinado
item). Este texto aparece no rodapé da folha de requisição de compras.
Observe os botões desta tela. Eles permitem automatizar a inserção do ID do
fornecer e o número da requisição automaticamente na requisição. Escreva o texto e
no ponto apropriado, clique nos botões
e
e
observe que estes campos serão inseridos na posição do cursor do mouse, dentro
do texto.
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PASSO A PASSO
Botões de
campos
automáticos
Inserção de
campos
automáticos
Observe como fica o rodapé da REQUISIÇÃO DE COMPRA, já com o texto digitado.
Veja também que os campos automáticos inserem o ID do fornecedor e número da
requisição:
Texto da aba
“Carta de
Origem Única”
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MP2 ACCESS 2000
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3.5.3 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS – ENDEREÇOS
Quando você emite uma ORDEM DE COMPRA, durante a impressão são
disponibilizados quatro campos no topo da página. São os campos de informações
sobre o fornecedor, campo “CONFIRMAR PARA O ENDEREÇO”, campo
“ENDEREÇO DE ENVIO” e o campo “ENDEREÇO PARA A FATURA”.
O campo “CONFIRMAR PARA O ENDEREÇO” refere-se ao endereço de
confirmação de expedição do material. Por exemplo, se sua empresa possui um
endereço de armazém (almoxarifado) diferente do endereço do Departamento de
manutenção e que também é diferente do endereço para avisar a expedição dos
materiais (recebimento) e do escritório contábil (contas a pagar), então você deve
especificar estes endereços separadamente nestes campos. Veja o exemplo do
campo CONFIRMAR PARA O ENDEREÇO:
A seguir, o endereço para ENDEREÇO DE ENVIO:
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
E em seguida vamos configurar o campo ENDEREÇO PARA A FATURA:
Pronto! Agora, estes campos serão automaticamente impressos nas ORDENS DE
COMPRA. Observe um OC (Ordem de Compra) com estes endereços:
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Endereço
para envio
Endereço
para
fatura
Endereço
para
confirmação
3.5.4 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS - NÍVEIS DE
APROVAÇÃO DE REQUISIÇÃO
Quando você gera cotações, o MP2 verifica os níveis de estoque de todos os itens e
compara com o valor de PONTO DE ENCOMENDA ou NÍVEL MÍNIMO e gera
cotações de materiais. Após você obter os preços e prazos junto aos fornecedores,
você pode então gerar REQUISIÇÕES DE COMPRAS. Estas requisições contem
dados como nome dos fornecedores e preços dos itens necessários para reposição.
O MP2 possui um recurso de aprovação “eletrônica” destas requisições. Funciona da
seguinte maneira: Cada usuário, quando foi inserido em grupos de usuários, recebeu
também um nível de aprovação de requisição de compras. Ao entrar no programa
com seu ID e senha, automaticamente o MP2 reconhece o seu nível de permissão
para aprovar requisições de compras de acordo com os valores em REAIS (R$). No
entanto, você pode querer alterar os valores em REAIS. Para isso, siga estes
passos:
• Na aba NÍVEIS DE APROVAÇÃO DA REQ. , escolha qual nível você deseja
alterar;
• Clique com o cursor do mouse no campo correspondente e digite o no valor
• Não é necessário digitar o símbolo da moeda (R$). O MP2 faz isto
automaticamente
• Mantenha uma coerência entre os níveis. Deixe o nível 1 com o menor valor
de aprovação, progredindo os valores até o nível 3. O nível 4 tem por padrão
um valor ilimitado (total) de aprovação de requisições de compras;
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Nível 4 tem
permissão
ilimitada de
aprovação
3.5.5 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS – OPÇÕES DE GERAÇÃO
DA REQUISIÇÃO
Quando o MP2 gera requisições de compras, podemos predeterminar o modo como
ele faz este procedimento. Podemos determinar, por exemplo, que as requisições de
compras fiquem agrupadas seguinte critérios. Podemos selecionar a aprovação
automática das requisições e definir o método de reposição MIN/MÁX para os itens
do almoxarifado (ESTOQUE).
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PASSO A PASSO
O caixa de seleção AGRUPAR REQUISIÇÕES tem as seguintes opções:
•
•
•
Quando você seleciona UM PARA CADA FORNECEDOR, o MP2 separa os
itens de compra em requisições, sendo que cada requisição está referenciada
a um único fornecedor. É útil para ter em mãos requisição separada por
fornecedores, quando você envia esta requisição com vários itens para este
único fornecedor. Isto evita que outros fornecedores tomem conhecimento de
itens que estão sendo fornecidos por outras empresas.
Em UM PARA TODOS OS FORNECEDORES, o MP2 gera requisições com
itens para todos os seus fornecedores na mesma folha.
UTILIZAR REQUISIÇÃO PADRÃO, para colocar todos os itens de compra em
uma requisição tipo PADRÃO, que não necessita aprovação para geração.
3.5.6 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS – OPÇÕES DE
RECEPÇÃO
Quando você encomenda materiais para alguns fornecedores, você pode ter, no
mínimo, três dificuldades envolvidas com o recebimento destes materiais, a saber:
a- O material encomendado já chegou?
b- O material encomendado foi entregue na quantidade e preços que você
comprou?
c- Onde vamos guardar estes materiais?
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Na prática, sabemos que podem ocorrer outras dificuldades de recebimento, por
exemplo, quem recebeu o material, qual o número da nota fiscal, etc. Vamos dar
atenção aos três itens relacionados, porque são os que podem provocar grandes
problemas imediatos no departamento de manutenção. Na tela do MP2, temos:
Na caixa de opção
vamos definir se o
campo que indica a quantidade a receber será preenchido automaticamente. Isto é
útil para verificar, no ato do recebimento, se a quantidade entregue pelo fornecedor é
igual ou diferente da que foi encomendada na Ordem de Compra, evitando
disparates entre valores das requisições e das faturas. Lembre-se, normalmente o
departamento de manutenção tem um orçamento (R$) limitado para
trabalhar.Também ajuda a verificar se você já recebeu todo o material necessário
para efetuar algum serviço programado. Já imaginou a situação onde você
encomenda 100 rebites para efetuar uma reforma, e recebe apenas 30 rebites? Se
você necessitar de todos os 100 rebites, será obrigado a adiar a reforma por falta de
material. O interessante neste sistema é que o administrador da manutenção pode
obter esta posição sem necessitar ir ao almoxarifado ou ao recebimento para colher
estas informações. Também, você pode impor ao fornecedor a condição em que
você recebe apenas a quantidade exata à encomendada, evitando todos estes
transtornos.
Na caixa de opção
, determinamos a
inclusão dos tributos federais e estaduais (ICMS e IPI) no custo da compra. Voltamos
ao setup inicial, onde temos a tela de tributos fiscais:
Em
de expedição nas ordens de compras
você pode optar por incluir os encargos
E na caixa
, a opção de incluir encargos
diversos, quando você necessita, por exemplo, incluir preço de embalagem, seguro,
etc.
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
3.6 - CONFIGURAÇÃO DE ORDENS DE SERVIÇO
Para gerar Ordens de Serviço com numeração autoincremento, vamos definir que a
primeira OS terá o número 0000000001. Assim, a cada OS gerada, este campo será
incrementado em 1 unidade.
No campo DURAÇÃO DA PROJEÇÃO, vamos determinar que a projeção em dias
das OS será de 90 dias. Isto é válido quando criar um relatório de projeção de OS. A
projeção será da data atual para 90 dias para frente. Algumas organizações acham
um certo exagero 90 dias de projeção. Eu recomendo 30 dias de projeção de OS’s.
Edite este campo conforme sua necessidade.
Na caixa de seleção
faremos a opção de
imprimir os arquivos gráficos ou multimídia, relacionados na tabela de equipamentos,
todas as vezes que imprimir OS’s relacionadas a esses equipamentos. Deve haver
concordância entre os campos da tabela de arquivos gráficos com este campo de
setup. Veja a seguir a explicação gráfica para este caso:
Estes dois campos se
relacionam. Quando você
marca SIM na tabela de
equipamentos e marca a
caixa IMPRIMIR
ARQUIVOS
MULTIMÍDIA DAS OS’s
os arquivos serão impressos
junto com as OS’s
respectivas de cada
equipamento
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
O MP2 2000 possui um interessante recurso de arvore de falhas e soluções. Marque
a caixa
para ativar a Análise de Falhas. Este
recurso é muito útil, inclusive para agilizar a solução de problemas comuns, que já
ocorreram no passado e foram registrados na base de dados.
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
3.7 - CONFIGURAÇÃO DE CÓDIGOS DE ESTADO/PAÍS
O MP2 traz em sua base de dados os códigos dos Estados Brasileiros. Também
existem outros Estados de outros Países. Você pode alterar ou incluir outros Estados
e /ou País quando for necessário. Basta posicionar o cursor do mouse no campo
Cód. De Estado e clicar no botão de adição
esquerdo desta tela.
no canto superior
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
3.8 - CONFIGURAÇÃO DE CAMINHOS DE ARQUIVOS
MULTIMÍDIA
Você pode especificar um local padrão para armazenar os arquivos multimídia,
porém lembre-se que o ideal é deixar os arquivos multimídia em uma pasta no
servidor da rede, para que todos tenham acesso a estes arquivos e deixar um local
padrão também facilita atualizações. Deixando no servidor, é possível, com as
permissões de acesso da rede, impedir que outros usuários da rede apaguem ou
alterem estes arquivos. Pense sempre na segurança de acesso.Isto evita muitos
problemas de alterações não autorizadas.
Como sugestão, crie uma pasta IMAGENS, dentro da pasta onde está instalado o
MP2 e deixe os arquivos multimídia lá. Veja como deve ficar sua tela:
Especifique o
caminho padrão
Adicione outros
locais de
armazenamento
de arquivos, se
necessário.
Veja a pasta de imagens que foi criada no diretório doMP2:
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
3.9 - Configurar o Coletor de dados
No MP2 o uso do coletor de dados torna-se interessante devido à velocidade de
coleta de dados com o uso deste equipamento.
Defina:
a) Velocidade (baud rate) da porta serial;
b) O modelo do coletor de dados;
c) Se existe o caractere de verificação;
d) A porta (COM1 ou COMn) onde esta plugado o coletor no PC;
e) O estilo das barras (USS39, USS128-A ou USS128-B);
f) O tipo de letra do código de barras;
g) O tamanho das barras;
Feito este setup, clique em
e a tela de comunicação tenta
estabelecer uma comunicação com o coletor de dados.
34
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
3.10 – Cartões de Credito
Esta função é utilizada quando o departamento de compras ou de Manutenção
possui um Cartão de Credito Empresarial para aquisição de materiais.
Nas Ordens de Compra, você pode selecionar qual cartão será utilizado para
pagamento. Observe a tela de OC:
35
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
4 – TAGS
Um ponto muito importante na implantação do MP2 são os TAGS ou CÓDIGOS.
Podemos entender como TAG todos os campos dentro da base dados do MP2 que
de alguma maneira possuem relacionamento com outras tabelas ou fazem referência
a elas, e por esse motivo, devem possuir códigos exclusivos, diferenciados uns dos
outros, que os distinguem dentro da base de dados. Os TAG’s podem ainda ser
compreendidos como códigos de identificação, seja de equipamentos, peças de
reposição, etc. São, portanto mnemônicos, que em poucas letras dão a idéia exata
de seu significado.Vamos ver alguns exemplos de TAG’s:
TAG (CÓDIGO) DE TIPOS DE PEÇAS
MT-AC
MT-DC
RL - SF
RL - AG
FS - NH
FS - DZ
Æ
Æ
Æ
Æ
Æ
Æ
motor AC
motor DC
rolamento de esferas
rolamento de agulhas
fusível NH
fusível Diazed
TAG (CÓDIGO) DE TIPOS DE EQUIPAMENTO
CALD
PREN
REBO
FANC
Æ
Æ
Æ
Æ
caldeira
prensa
rebobinadeira
fan-coil
TAG para
equipamento
TAG para
tipo de
equipamento
TAG para
fabricante
TAG para
fornecedore
TAG para
cód. de
peças
Existem no MP2 muitos TAG’s a serem determinados pelo usuário e cada planta
possui características próprias, onde encontramos os mais variados tipos de
equipamentos e peças sobressalentes. Mas não se preocupe, não é difícil determinar
36
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
TAG’s para sua planta. O que você deve observar é que para cada campo do MP2
existem diferentes quantidades de caracteres admissíveis, por isso temos que
determinar a “máscara” do TAG de acordo com a quantidade máxima de caracteres
que cabem no campo. Procedendo desta maneira, garantimos que todos os usuários
irão imputar dados seguindo um padrão (máscara). Isto facilita muito a geração de
gráficos e relatórios, podendo potencializar também o uso de filtros. A seguir, estão
relacionados alguns exemplos de TAG’s para tipos de equipamentos em ordem
alfabética:
EQUIPAMENTO
TAG
Abridor
Agitador
Alimentador
Alternador
Amaciador
Amplificador
Aquecedor
Ar Condicionado
Articulações
Aspirador de pó
Auto Clave
Auto Transformador
Balança
Banco de capacitores
Barramento
Batedeira
Bateria
Bebedouro
Bobinadeira
Bomba
Britador
Caldeira
Calorímetro
Câmara frigorífica
Caminhão
Capacitor
Carregador de baterias
Célula
Central telefônica
Centrífuga
Centro de carga
Centro de comando de
motores
Centro de medição
Chave fusível
Chave seccionadora
Coletor
Compensador
Compressor
Computador
Condensador
ABRIDOR
AGITDOR
ALIMTDR
ALTERDR
AMACDR
AMPLFDR
AQUECDR
ARCONDC
ARTCULC
ASPIPO
AUTOCLV
AUT-TRAF
BALANÇA
BCO-CAP
BARRAMTO
BATEDRA
BATERIA
BEBEDOR
BOBINAD
BOMBA
BRITDR
CALD
CALORMTR
CAM-FRG
CAMINH
CAP
CAR-BAT
CEL
CENT-TEL
CENTRF
CENT-CRG
CCM
CENT-MED
CHV-FUS
CHV-SEC
COLET
COMPSDR
COMPRS
COMPTD
CONDENSD
37
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Conversor
Cortador
Destilador
Disjuntor
Distribuidor
Divisor de potencial
Dobrador
Dosador
Drive de disco
Drive de fita
Duto
Ensacador
Escavadeira
Estabilizador de tensão
Esteira transportadora
Esterilizador
Estetoscopio
Estufa
Etiquetador
Evaporador
Exaustor
Extintor
Extrator
Fan-coil
Filtro
Freza
Furadeira
Gerador
Hidrômetro
Iluminação de emergência
Impressora
Injetor
Insuflador
Integrador
Laminadora
Limpador
Linha de distribuição
Linha de iluminação
Linha de transmissão
Liquidificador
Lixadeira
Máquina de solda
Medidor
Medidor de impulsos
Manômetro
Medidor de vibração
Megger
Micrometro
Microscópio
Misturador
Motor a gasolina
CONVSR
CORTADOR
DESTLDR
DISJUNT
DISTRIBDR
DIVPOTEN
DOBRDR
DOSADOR
DISC-DRV
TAPE-DRV
DUTO
ENSACDR
ESCAVDR
ESTAB-U
ESTEIRA
ESTERILZ
ESTETOS
ESTUFA
ETIQUETD
EVAP
EXAUST
EXTINT
EXTRAT
FAN
FIL
FREZA
FURADR
GERADR
HIDROMTR
LUZ-EMER
IMPRESS
INJETOR
INSUFLAD
INTEGRDR
LAMINDR
LIMPDR
LIN-DISTR
LIN-ILUM
LIN-TRAN
LIQUEDFR
LIXADR
M-SOLDA
MED
MED-IMP
MED-PRES
MED-VIBR
MED-ISOL
MICROMTR
MICROSCP
MISTRADR
MT—GAS
38
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Motor diesel
MT-OIL
Motor elétrico
MT-ELTR
No break
NOBREAK
Painel
PAINEL
Plotter
PLT
Ponte-rolante
PTROL
Prensa
PRENSA
Projetor
PRJT
Puncionadeira
PUNCDR
Reator
REAT
Redutor
REDT
Regulador de voltagem
REGVOLT
Relógio
CLOCK
Reostato
RETAT
Reservatório
RESERV
Resfriador
RESFR
Resistor
REST
Retifica
RETF
Secador
SEC
Separador
SEPR
Tacômetro
TACO
Talha
TALHA
Tanque
TQ
Telefone
TEL
Terminal de vídeo
TVIDEO
Termômetro
MED-TEMP
Termostato
TERMT
Torno
TRN
Torquímetro
TORCMTR
Torre de resfriamento
TRESF
Transformador
TRAFO
Transformador de corrente
TRAFO-I
Transformador de potencial
TRAFO-P
Transmissão
TRANSM
Triturador
TRTDR
Trocador de calor
TRC-TERM
Tubulação
TB
ultra-som
US
Ultravioleta
UV
Válvulas
VALV
Observe que nos exemplos acima, os TAG’s foram digitados em letras maiúsculas.
Digite os seus TAG’s dessa maneira. Você pode ainda digitar TAG’s alfanuméricos,
quando houver necessidade de distinguir TAG’s seqüenciais. Como exemplo,
observe o TAG para equipamento, no caso um motor do acionamento do
rebobinador de uma impressora. Se existirem 2 ou mais motores, o recurso
alfanumérico deve ser usado:
39
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
SP1-IMP-REB-ACMT-MT-01
SP1-IMP-REB-ACMT-MT-02
motor 1
motor 2
Seqüencial
3ª sub-divisão
2ª sub-divisão
1ª sub-divisão
Equipamento principal
Planta
No exemplo, SP1 refere-se a fabrica número 1 de São Paulo, IMP é a máquina
impressora, REB é o sub-conjunto rebobinador, ACMT é o sub-conjunto acionamento
deste rebobinador, MT é o motor e o seqüencial 01 refere-se ao motor número 1,
visto que existem mais de 1 motor no acionamento do rebobinador. Note que é
apenas um exemplo e você deve adaptar esta máscara para suas necessidades.
Seguindo o raciocínio deste exemplo, fica fácil gerar um relatório sobre o
equipamento. Podemos filtrar por IMPRESSORAS, REBOBINADOR,
ACIONAMENTO e suas partes.
Agora vou sugerir uma “engenharia” para elaborar mascara para TAG’s
No TAG de equipamento, podemos começar por definir de qual prédio ou planta está
o equipamento, para no caso de existir mais de um prédio. Não utilize definir
localizações físicas no Código de equipamento porque existem campos apropriados
para fazer a localização.
Exemplo:
SP1
RJ2
planta São Paulo – unidade 1
planta Rio de Janeiro – unidade 2
Mas , como já disse, evite incluir campos de localização no código do equipamento.
Quanto mais localizado o equipamento estiver no código, menor a possibilidade de
trocá-lo de local sem perder seu histórico.
Em seguida vamos definir a maior unidade do equipamento. Como exemplo, vamos
utilizar uma rebobinadeira de filmes plástico.
40
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Veja em blocos este equipamento:
ALINHADOR
FREIO DO
DESBOBINADOR
ROLO
PRENSA
M
M
M
MOTOR
REBOBINADOR
SUPERIOR
MOTOR
REBOBINADOR
INFERIOR
MOTOR
PRINCIPAL
Temos então, a Rebobinadeira, formada por sub-conjuntos:
• Motor rebobinador superior
• Motor rebobinador inferior
• Motor principal
• Rolo prensa
• Freio do desbobinador
Vamos então explodir este equipamento, montando sua arvore de sub-conjuntos:
SP1-CORT-01
SP1-CORT-01-ACMTO-PRINC
SP1-CORT-01-ACMTO-PRINC-MOTOR
SP1-CORT-01-ACMTO-PRINC-PANEL
SP1-CORT-01-ACMTO-PRINC-PRENS
SP1-CORT-01-ACMTO-REBOB
SP1-CORT-01-ACMTO-REBOB-MTRSU
SP1-CORT-01-ACMTO-REBOB-MTRIN
SP1-CORT-01-ACMTO-REBOB-PANEL
SP1-CORT-01-ACMTO-DESBO
SP1-CORT-01-ACMTO-DESBO-FREIO
SP1-CORT-01-ALINH
SP1-CORT-01-ALINH-HYDRA
SP1-CORT-01-ALINH-PANEL
41
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Detalhando, temos:
SP1-CORT-01-ACMTO-PRINC
SP1-CORT-01-ACMTO-REBOB
SP1-CORT-01-ACMTO-DESBO
SP1-CORT-01-ALINH
Æ Acionamento principal da cortadeira
Æ Acionamento do rebobinador da cortadeira
ÆAcionamento do desbobinador da cortadeira
Æ Alinhador de filme da cortadeira
Cada um dos quatro subconjuntos possui respectivamente seus componentes,
como o acionamento principal da cortadeira, que sub-dividido, tem um painel de
comando (SP1-CORT-01-ACMTO-PRINC-PANEL), um motor (SP1-CORT-01ACMTO-PRINC-MOTOR) e uma prensa de tração do filme plástico (SP1-CORT01-ACMTO-PRINC-PRENS). Perceba que é muito prático tanto numa intervenção
como numa análise gráfica, observar os sub-conjuntos de um equipamento do
que analisar o equipamento como um todo (análise de falhas).
Você deve estar pensando agora “Mas isto vai dar muito trabalho e tempo de
digitação”. Sim, concordo, mas lembre que somente será digitada uma primeira e
única vez!
E quantos são os TAG’s que teremos de “bolar” as máscaras? Bem, são muitos.
Relacionei a seguir os TAG’s necessários para utilização plena do MP2. Analise
cuidadosamente cada um e veja qual são as quantidades máximas de caracteres
permitidas em cada um.
CAMPOS
Nº Máximo de
caracteres
CAMPOS
Nº Máximo de
caracteres
a – número de equipamento
b – tipo de equipamento
c – fabricante
d – fornecedor
30
8
12
12
11
10
7
e – código de peças
f – código de contabilidade
10
20
g – departamentos
h – centro de custo
i – contratos de serviços
com terceiros
j – contadores
k – número do artigo
(almoxarifado)
l – local (almoxarifado)
m – Localização do estoque
10
15
n – código de empregado
o – especialidade
p – código de salário
q – tipo de peça
(almoxarifado)
r – tipo de ordem de compra
s – medida (analise
preditiva)
t – Tarefas
u – Instruções
v – tipo de OS
6
25
20
11
9
x – Motivo de avaria
y – Sub-motivo de avaria
z – Solução da avaria
42
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Em seguida, a máscara deve ser montada como segue:
a – Número do equipamento = máximo de 30 caracteres
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
S P 1 - C O R T - 0 1 - A C M T O - P R I N C - P R E N S A
Observe que utilizamos no exemplo o número máximo de caracteres disponíveis.
Caso o TAG do seu equipamento fique muito longo, você deve pensar em reduzir os
mnemônicos.
Observe que hífen e espaços em branco são contados como caracteres pelo MP2.
Talvez você venha a optar por um TAG mais compacto, como o exemplo seguinte:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
S 1 - C R T 0 1 - A C T - P R - P R E N S A
Com certeza você já percebeu a complexidade e a necessidade de elaborar
corretamente os TAG’s para a sua base de dados. É melhor você reservar muitas
horas para este trabalho, para não ter de, no futuro, utilizar o dobro ou mais de
tempo para refazer seus TAG’s.
43
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
5 – FILTROS
Um recurso que deve ser explorado é o uso de filtros. Encontramos os filtros
em diversas telas do MP2, e utilizando corretamente, você terá um grande aliado em
busca de informações. Veja a seguir uma tela onde destacamos os filtros:
São três opções inicias que aparecem na caixa de drop-down. Quando
selecionamos NENHUM os filtros são retirados, podendo visualizar toda a base de
dados. Em NOVO, você pode criar um filtro e EDITAR serve para alterar filtros já
existentes.
44
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Os filtros também aparecem como opção na tela de impressão. Veja a seguir:
No entanto, aqui aparece como CONDIÇÃO. Nesta opção, podemos optar por
imprimir determinados grupos de registros que atendam uma determinada condição
de seleção.
Para exemplificar o uso de filtros, vamos criar um filtro novo. No exemplo que utilizei,
o equipamento é uma cortadeira de filmes plásticos e papel. Esta máquina tem um
Desbobinador e dois Rebobinadores, painéis de controle, freio, alinhador e motores.
Veja a árvore de subconjuntos da máquina:
45
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Agora observe a tela EXIBIR LISTA. Aparecem os equipamentos e seus
subconjuntos.
Se você necessitar visualizar apenas os subconjuntos do REBOBINADOR desta
máquina, então o uso de filtros se faz necessário. Para criar um filtro novo, clique em
FILTROS Æ NOVO como segue: ·.
Surge a tela de configuração de filtros. Vamos entende-la:
46
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Nome do Filtro
Salvar como
“PÚBLICO” ou
“PARTICULAR”
Seleção do
campo da tabela
objeto do filtro
Botões de
navegação entre
as condições de
filtros
Seleção do
operador de
filtro
Caracteres que
serão
comparados
Caixa de texto
onde aparecem
as condições
que estão sendo
criadas para o
filtro
Segundo
cruzamento de
filtro
Seleção E/OU
para a segunda
condição de
comparação do
filtro
Adicionar ()
nos critérios.
Vamos configurar este filtro:
47
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
No campo NOME DO FILTRO, digite REBOBINADEIRA. Isto vai facilitar o uso futuro
deste filtro. Clicando em PARTICULAR, definimos que este filtro será visualizado
apenas pelo usuário que o criou. Se optar por PÚBLICO então todos os usuários
poderão fazer uso deste filtro. Na CONDIÇÃO, o NOME DO CAMPO que
pretendemos filtrar foi selecionado para Nº do Equipamento, o operador do filtro,
selecionado para CORRESPONDE AO PADRÃO e o VALOR para SP1-CORT-01ACMTO-REBOB*
Então, este filtro vai mostrar apenas os equipamentos cujo campo Nº do
Equipamento corresponda ao padrão SP1-CORT-01-ACMTO-REBOB* , lembrando
que o asterisco no final significa que o filtro mostra qualquer outro valor após o
asterisco. Também vale aqui o conceito da interrogação (?). Lembram dos comandos
em DOS?
A tela mostra isto após a aplicação do filtro:
48
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Filtro
REBOBINADEIRA
Apenas as
máquinas que
correspondem à
condição do filtro
são exibidas
É sempre bom lembrar de verificar a caixa de seleção de filtros porque é comum
esquecer algum filtro ativado e não visualizar todos os dados da tabela. Por vezes
pensamos que os dados simplesmente “sumiram”, mas é a ação de algum filtro que
oculta aquilo que você procura.
Como já deu pra perceber, o campo OPERADOR tem diversas opções. Vamos
analisá-las.
É IGUAL A
Filtra exatamente pelos caracteres digitados. É útil
somente quando você conhece o conteúdo exato do
campo a procurar.
NÃO É IGUAL A
Filtra os campos que são diferentes do valor digitado
É MAIOR QUE
Filtra campos cujo valor é maior do que o digitado.
Imagine que você quer filtrar uma numeração seqüencial
acima de 1000. Neste caso, todos os números maiores
que 1000 neste campo serão exibidos.
É MENOR QUE
Filtra campos cujo valor é menor do que o digitado. Se
você precisar verificar uma numeração seqüencial abaixo
de, por exemplo, 1000, este é o operador a ser utilizado.
49
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
5.1 – ORDENAR
No MP2 é possível ordenar o conteúdo das tabelas utilizando as opções da caixa de
seleção ORDENAR POR conforme mostrado a seguir:
Campo ordenado:
Observe a ordem
crescente das
palavras
Esta opção é útil quando você quer procurar um campo e necessita ordenar as
palavras para ajudar a pesquisa manual. Não esqueça que se algum filtro estiver
ativo, a ordenação será sobre os registros que estão visíveis para este filtro.
Escolha a ordenação PADRÃO, para deixar com a configuração default do MP2.
50
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
6 – UTILITÁRIOS
Existem vários utilitários que acompanham o MP2, que vão auxiliar você a realizar
algumas tarefas muito úteis, como veremos a seguir. Observe as opções do menu
UTILITÁRIOS:
6.1 – FAZER BACKUP DO BANCO DE DADOS
É importante (mas muito importante!) que você realize diariamente o backup da base
de dados. Se o software foi instalado em um servidor, então é provável que a sua
base de dados esteja lá e o administrador da rede realize o backup diariamente. Mas
é bom você confirmar essa informação. Caso a instalação seja stand-alone, como
mono-usuário, ficará a cargo do usuário do MP2 que tem acesso como
ADMINISTRADOR DE SISTEMA realizar o backup diário dos dados. Porque?
Simplesmente porque esta é a única maneira de proteger seus dados contra perda
acidental por defeitos em hardware(HD) ou por algum bug ou vírus que possa
destruir parcial ou totalmente os dados. Já imaginou perder todos os dados de sua
empresa, lista de equipamentos, almoxarifado, OS’s, etc?
Então siga este conselho: FAÇA O BACKUP DIÁRIO DOS DADOS DO MP2.
Além do mais, é uma operação muito simples e rápida. Veja como:
No menu FERRAMENTAS Æ UTILITÁRIOS Æ FAZER BACKUP DO BANCO DE
DADOS, aparece a caixa de mensagens:
Escolha SIM e continue com o processo de backup, onde será dada a opção de
escolher o caminho para guardar o backup. ATENÇÃO: NÃO MODIFIQUE O NOME
OU A EXTENSÃO DO ARQUIVO.
51
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Não modifique o
nome ou a extensão
do arquivo de Backup
Após selecionar o caminho, clique em SALVAR. Simples, não é mesmo?
O MP2 exibe uma tela confirmando a conclusão do backup:
6.2 – COMPACTAR BANCO DE DADOS
Em determinado momento, a base de dados pode conter tantos registros que ela
pode ficar meio “gordinha”. Alguns problemas relacionados à base de dados com
muitos registros são, principalmente a velocidade de acesso aos dados. Quanto ao
espaço que pode ocupar, sinceramente, hoje com o preço de um HD, não vale a
pena se preocupar com o tamanho do arquivo do MP2. Na prática, atrapalha muito
mais a relação de velocidade de acesso do que o tamanho que ocupa no HD. Mas
compactar a base de dados de vez em quando pode ser um bom costume. Selecione
FERRAMENTAS Æ UTILITÁRIOS Æ COMPACTAR BASE DE DADOS.
Surge a caixa de mensagens:
Selecione SIM para continuar com a compactação. Que tal se antes de compactar,
você observar o tamanho do arquivo não-compactado para depois comparar com o
tamanho do arquivo compactado?
Após o processo de compactação o MP2 envia uma mensagem indicando o término
do processo:
52
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
6.3 – ARQUIVAR/RECUPERAR HISTÓRICO
Sem dúvida, após algum tempo de armazenagem de dados, muitas informações
tornam-se obsoletas e sem grande utilidade. Algumas devem ser simplesmente
eliminadas da base de dados e outras devem ser arquivadas para uso posterior. O
MP2 possui alguns recursos de arquivo e recuperação e devem ser utilizados
sempre que você notar uma quantidade muito grande de dados que não estão sendo
utilizados.
Selecione FERRAMENTAS Æ UTILITÁRIOS Æ ARQUIVAR/RECUPERAR
HISTÓRICO.
Estas são as opções disponíveis:
6.3.1 – ARQUIVAR TRANSAÇÕES DE ESTOQUE
Quando você tem uma movimentação intensa de materiais no almoxarifado, o
histórico de transações de estoque fica com muitos dados. Periodicamente você
pode arquivar estes dados.
Selecione FERRAMENTAS Æ UTILITÁRIOS Æ ARQUIVAR TRANSAÇÕES DE
ESTOQUE.
53
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Observe a tela:
Caminho e nome
para o arquivo
que será criado
Seleção do
intervalo de
datas para os
registros a
serem
arquivados
Descrição do
arquivo
Opção de arquivar,
arquivar e excluir ou
simplesmente excluir.
O intervalo de datas é campo obrigatório. O MP2 não prossegue com estes campos
em branco. Na caixa DESCRIÇÃO escreva um texto que identifique o arquivo que
será criado. Por exemplo, escreva: “Arquivo de transações de estoque de 12/2/2000
até 12/3/2001”. Assim, quando você precisar recuperar este arquivo você terá
informações de qual período se refere e de qual tabela ele pertence. Veja uma tela já
preparada, com datas e descrição:
54
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Também existe a aba SELECIONAR, que tem a mesma função já vista, de filtrar
quais dados serão incluídos no arquivo que será criado. Observe também que foi
selecionada em OPÇÕES a caixa ARQUIVAR. O MP2 apenas cria o arquivo de
dados mas não exclui nada da base atual. Em ARQUIVAR E EXCLUIR o MP2 cria o
arquivo e na seqüência, exclui os mesmos registros da base de dados. Na opção
JOGAR FORA, o MP2 simplesmente apaga os registros, sem criar um arquivo de
backup, não sendo possível recuperar estes dados posteriormente.
6.3.2 – RECUPERAR TRANSAÇÕES DE ESTOQUE
É exatamente o inverso do anterior, ou seja, você pode restaurar as informações que
foram arquivadas. A tela mostra o caminho e nome do arquivo e também deve ser
informado o intervalo de datas dos registros que deseja fazer a restauração.
55
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
6.3.3 – ARQUIVAR HISTÓRICO DAS ORDENS DE COMPRAS
Ordens de compras também podem ser arquivadas. Selecione FERRAMENTAS Æ
UTILITÁRIOS Æ ARQUIVAR HISTÓRICO DAS ORDENS DE COMPRAS para a tela
seguinte:
Observe que neste exemplo eu alterei o nome do arquivo.Mdb para Compras1.Mdb.
Desta maneira fica fácil localizar os arquivos dentro das pastas ou no disco HD do
computador. Mantenha esta relação entre o nome do arquivo com o seu conteúdo.
56
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
O MP2 pergunta se você quer criar este arquivo. Ao clicar em SIM será criado o
arquivo Compras1.Mdb e o MP2 exibe uma tela informando a quantidade de
registros que este arquivo contém.
6.3.4 – RECUPERAR HISTÓRICO DA ORDEM DE COMPRA
Como no anterior, serve para a operação inversa de arquivamento.
Você deve informar o caminho do arquivo e nome.Quando você selecionar o arquivo
o campo descrição mostra o texto digitado durante o arquivamento (lembra?) e as
opções RECUPERAR COMO ARQUIVO e RECUPERAR DEFINITIVAMENTE
servem, respectivamente, para recuperar os dados temporariamente e recuperação
permanente de dados. Na recuperação temporária, reveja a tela de arquivar ordens
de compras, opção JOGAR FORA. Após recuperar como arquivo, você pode deletar
estes registros com esta opção caso não vá utilizá-las (quando é apenas para uma
consulta rápida).
57
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Veja o detalhe da tela:
6.3.5 – ARQUIVAR HISTÓRICO DE OS
Os históricos de OS também podem ser arquivados. Mas lembre-se de que ao
arquivar o histórico de OS, os gráficos e relatórios podem não representar os dados
solicitados.
A tela de ARQUIVAR HISTÓRICO DE OS é esta:
Onde destaco a caixa INCLUINDO DETALHES:
Selecione as opções conforme os registros que deseja arquivar.
58
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
6.3.6 – RECUPERAR HISTÓRICO DE OS
É uma tela muito semelhante a anterior, apenas realizando o inverso da operação de
arquivar:
6.4 – RECUPERAR BASE DE DADOS
É utilizado para descompactar o arquivo.ZIP criado na opção FAZER BACKUP DO
BANCO DE DADOS
Após selecionar este menu, o MP2 apresenta a caixa de diálogo:
59
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Clicando em SIM, o MP2 pergunta o caminho e nome do arquivo.ZIP
Clique em ABRIR, após ter selecionado o arquivo (ACC2000BAK.ZIP) .Pronto, a
base de dados compactada foi recuperada.
6.5 – ALTERAR SENHA DO BANCO DE DADOS
O MP2 utiliza dois tipos de senhas. Uma é para proteger a base de dados (arquivo
MP250DB.MDB) e outra para permitir acesso de usuários durante o login. Neste
menu, especificamente, você altera a senha para a base de dados. Note que a base
de dados permite apenas uma única senha, ao passo que a senha de login permite
uma senha por usuário. Veja o menu para acesso a esta função:
60
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
E agora, após clicar, o MP2 mostra uma tela de aviso, dando orientações sobre as
senhas:
Se você clicar em CONTINUAR, o MP2 exibe a tela de alteração de senha para a
base de dados:
61
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
É necessário digitar a senha antiga, para depois digitar a senha nova. Observe que é
necessário confirmar a senha nova.
O MP2 pede que você confirme a sua decisão. Simples, porque ao mudar a senha,
você deverá fazer esta alteração em todos os arquivos MP2.INI de cada estação de
trabalho.
Observe que é criado um arquivo (PWDSVR.TXT) que contém a nova senha
criptografada. Copie esta senha para depois usar na alteração de cada estação de
trabalho.
Senha
criptografada
62
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
6.6 – IMPORTANDO TABELAS
Um grande diferencial nesta nova versão do MP2, são as tabelas de importação.Na
versão 5.0 (anterior) existiam apenas quatro tabelas que poderiam ser importadas.
Agora, conforme você pode observar pelas telas seguintes, esta possibilidade foi
ampliada, o que sem dúvida pode agilizar o processo de implantação do MP2.
Vamos detalhar a tela de importação de tabelas:
63
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Ao clicar neste menu, é exibida a tela de importação:
Caminho e nome do
arquivo a ser importado
Atualizar os
registros
existentes ou
apenas adiciona
outros
Tabela destino da
importação
A primeira linha
será nome de
campos
Lista dos
campos
encontrados
na origem
Campos existentes
na tabela destino
Caixa de
mapeamento dos
campos
Exemplo:
Observe a tabela de Estoque no MP2. Está vazia, sem registros.
64
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Vamos supor que você administre atualmente seu estoque utilizando, por exemplo, o
Excel ou outra planilha equivalente. Observe uma planilha do Excel onde temos
alguns componentes do estoque de peças. Você pode também solicitar que seja feita
uma exportação do seu atual sistema de controle de estoque para um arquivo com
formato igual aos que o MP2 aceita.
Esta planilha foi salva com o nome ESTOQUE.XLS
Temos os campos CÓD. ITEM, DESCRIÇÃO DO ITEM E QUANTIDADE
DISPONÍVEL.
65
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Agora veja como é fácil importar estes itens de estoque para a tabela de estoque do
MP2:
Primeiro vamos indicar o nome do arquivo.XLS
Clique no botão
para abrir a caixa de diálogo:
Selecione a
extensão.XLS
Observe que precisamos selecionar o tipo de arquivo (extensão). Como já dissemos,
são possíveis várias extensões:
Extensões de
arquivos aceitas
para importação
de Tabelas
Após selecionar o caminho e tipo de arquivo, selecione o arquivo Excel. Sua tela
deve se parecer como esta:
Arquivo selecionado
para importação pelo
MP2
Observe que os campos da tabela origem são automaticamente listados na caixa
CAMPOS NO ARQUIVO DE IMPORTAÇÃO:
66
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Campos da
tabela Excel
Seta central
de
mapeamento
Agora vamos atribuir os campos da caixa da esquerda com os campos da
caixa da direita. Isto é o mapeamento das tabelas e serve para que o MP2 importe os
dados para suas posições corretas dentro do arquivo.MDB
Primeiro clique no campo da esquerda (Tabela Excel) e depois clique no
campo a qual ele corresponde no MP2 (campo da direita). A seta entre os dois
campos serve para enviar e confirmar este mapeamento. Clique na seta central e
observe que os dois campos selecionados foram para a caixa de atribuição inferior
(caixa do mapeamento):
67
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Campos
mapeados
Repita para mapear o campo DESCRIÇÃO DO ITEM (Excel) com o campo Nº DO
EQUIPAMENTO (Destino).
O resultado final deve ficar como segue:
68
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Agora, verifique a tabela de estoque do MP2, observando que aparecem os
quatro itens que existem na tabela de Excel.
A caixa de verificação
serve para
indicar ao MP2 se você quer atualizar os registros existentes, caso contrário, o MP2
incluirá apenas os novos registros em sua tabela.
A outra caixa de opção
indica para o
MP2 ler a primeira linha da tabela do Excel como nome de campos. Lembre-se de
deixar a primeira linha da planilha reservada para nomes de campo, sem o que será
impossível fazer o mapeamento.
69
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Dados que foram
importados pelo
MP2, da planilha do
Excel.
O MP2 aceita o formato do excel 4.0
Se você estiver utilizando o Office 2000, existe a opção de salvar como
planilha do
Excel 4.0
Também é indicado excluir as planilhas (aquelas abas inferiores do Excel)
que estão
em branco.
Exclua as planilhas
que não contém
dados
Tabelas possíveis de importação na versão MP2 ACCESS 2000:
• EQUIP
• INVY
• INVSITE
• STOCK
• SITEINFO
• INVVEND
• TRANSACT
70
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
6.7 - EXPORTAR TABELAS
O MP2 permite exportar muitas tabelas, em diferentes formatos. Muito útil se você
deseja trabalhar com os dados das tabelas em uma planilha.
Veja quais tabelas são possíveis de serem exportadas. Algumas telas se repetem
para permitir a visualização de todos os campos.
Para acessar, veja o menu abaixo (FERRAMENTASÆUTILITÁRIOSÆEXPORTAR
TABELAS):
71
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
72
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
73
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
74
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
75
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
76
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
77
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
78
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
79
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
80
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
81
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
82
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
83
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
84
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
85
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
86
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
87
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
88
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
89
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
90
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
91
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
92
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
93
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
94
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
95
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
96
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
97
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
98
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
99
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
100
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
101
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Ao selecionar Exportar Tabelas, o MP2 exibe a tela de exportação, onde é
necessário especificar a pasta, nome do arquivo e formato:
Clique em SAVE e você tem o arquivo no formato escolhido. Observe nosso
exemplo, em Excel:
Realmente, a função de exportar tabelas do MP2 Professional tem uma grande
utilidade para aqueles que necessitam de trabalhar com estas informações em
planilhas. Como você pode observar, é simples, prático e seguro fazer uma
exportação de dados.
102
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
6.8 –SINCRONIZAR DESCRIÇÕES
Imagine se por algum motivo você for obrigado a alterar o texto do campo
DESCRIÇÃO, de um equipamento ou de um item de almoxarifado. Isto implica em
alguns transtornos, se você tiver estes equipamentos e peças lançados em Ordens
de Serviços. Ao fazer a alteração nas tabela de INVENTÁRIO e EQUIPAMENTOS,
esta alteração não se reflete nas tabelas de Ordens de Serviço, ficando o texto da
descrição antiga nas OS’s.
Siga o exemplo:
Um equipamento com a descrição CORTADEIRA 1:
Agora observe uma Ordem de Serviço em execução para este equipamento e uma
Ordem de Serviço fechada (Histórico):
Ordem de Serviço em execução:
103
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Ordem de Serviço fechada (Histórico):
Vamos tentar alterar a descrição de um equipamento e de uma peça. Mude, por
exemplo, a descrição do equipamento para CORTADEIRA PRINCIPAL e a descrição
da peça para BOTÃO ON/OFF. Isto deve ser feito na tabela de cadastro de
equipamento e tabela de cadastro de Almoxarifado, respectivamente.
104
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Mas volte para as Ordens de Serviço em execução e Ordens de Serviço Fechadas
(Histórico).
Observe que nada foi alterado. E agora?
Este utilitário vai solucionar o problema, atualizando as descrições de equipamentos
e peças que constam nas Ordens de Serviço.
105
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
No menu, FERRAMENTAS, UTILITÁRIOS, SINCRONIZAR DESCRIÇÕES.
A janela de aviso de alterações abre:
Clique em Yes, para realizar o sincronismo de descrições.
Pronto. Volte a observar as Ordens de Serviço em execução e as Ordens de Serviço
do Histórico. As alterações das descrições foram transferidas para as OS’s.
106
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
107
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
6.9 - PESQUISAR ÓRFÃOS
Algumas alterações nos registros da base de dados podem criar registros de subformulários que não estão relacionados com uma tabela principal. Imagine, por
exemplo, deletar um equipamento da tabela WOC, que é utilizada como subformulário da tela de OS’s (tabela WO). A tabela WOEQLIST também utiliza o código
de equipamento. Pronto, temos um órfão.
Ao realizar a pesquisa de órfãos, será informado:
Se decidir continuar, clique em YES e o utilitário prossegue. Ao encontrar um registro
órfão, o MP2 abre uma janela de aviso:
E outra janela abre, para selecionar a decisão a ser tomada:
108
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Você pode excluir os registros órfãos, inserir estes registros na tabela principal a qual
fazem parte ou deixar como estão, sem alterar nada.
Perceba a diferença entre o registro de equipamento da OS 01-0000012. O
equipamento que está no registro é SP1-CORT-01. Agora abra a tabela de histórico
e veja o que esta aparecendo
Portanto, temos um órfão aqui. Vamos consertar isso, utilizando este utilitário.
109
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Selecione uma das opções acima, conforme sua necessidade e clique em ·.
Normalmente, você não deve ter muitos órfãos na sua base de dados. Criando
corretamente as permissões em SEGURANÇA, os usuários não têm acesso a
deletar registros chaves, mas caso isto venha acontecer com freqüência, será
recomendado solicitar a consultoria de um profissional em banco de dados para
corrigir este problema.
110
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
7 – SEGURANÇA
Este assunto é de vital importância para a correta utilização da base de dados,
criando condições seguras para que qualquer usuário possa utilizar o MP2 sem
riscos de perda de informações ou danos na base de dados. A má implantação de
segurança acarretará problemas sérios e com freqüência, incorrigíveis. Leia com
atenção este capítulo.
Quando falamos em SEGURANÇA para base de dados, logo vem a idéia de ataque
de Hacker, vazamento de informações e outras coisas de filmes de Hollywood. A
base de dados do MP2 Professional é o ACCESS e como qualquer coisa que você
possa comprar, tem suas limitações. O Access é protegido por uma senha (uma
única), garantindo que o acesso à sua base de dados ficará restrito aos que
possuírem a senha desta base. Mas você não deve apoiar todo a sua confiança
nesta única senha. Converse com seu Administrador de Sistemas quanto às
restrições de acesso ao servidor da rede, proteção de pastas, Firewall e outros
papos da informática. Vale muito investir algumas horas neste assunto.
Mas quando falamos em SEGURANÇA no MP2 falamos também sobre as
permissões dos usuários no dia-a-dia com o software. Será que um mantenedor
pode visualizar a tabela de salários da empresa? Será que um operador de máquina
pode deletar equipamentos das tabelas? Para proibir determinadas ações e garantir
a integridade da base de dados, devemos desenhar a segurança no MP2.
Na versão MP2 Professional, a segurança atinge apenas a campos onde são
mostrados os registros das tabelas. Não é possível aplicar definições de segurança a
tabelas. Portanto, o planejamento de criação de grupos de usuários é muito
importante.
Vamos observar os grupos de usuários do nosso exemplo:
FERRAMENTASÆSEGURANÇAÆGRUPOS E USUÁRIOS
111
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Observe que temos uma “arvore” de grupos de usuários. O primeiro grupo é do
Administrador do Sistema. Para este grupo, não é permitido o projeto de segurança.
O Administrador do Sistema SEMPRE visualiza todas as telas e campos.
Para quaisquer outros grupos podemos projetar a segurança de acesso.
7.1 – CRIANDO GRUPOS DE USUÁRIOS
Ao instalar o MP2 somente a base de dados MDB (Access) está protegida por uma
senha. No entanto, qualquer pessoa pode acessar o MP2, logando-se como
administrador de sistema e não serão solicitados um ID e SENHA. É necessário criar
GRUPOS DE USUÁRIOS e criar USUÁRIOS nesses grupos. Após isto, o MP2 irá
solicitar um ID e SENHA de acesso. NUNCA inicie o uso do MP2 sem realizar este
procedimento primeiro.
Vamos passo a passo proteger o acesso ao MP2:
No menu FERRAMENTAS Æ SEGURANÇA Æ GRUPOS E USUÁRIOS
112
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Observe a tela de SEGURANÇA:
Adiciona novos
GRUPOS
Adiciona novos
USUÁRIOS
Move usuários
entre GRUPOS
Remove usuários
dos GRUPOS
Primeiro você deve Adicionar um novo USUÁRIO no grupo ADMINISTRADOR DE
SISTEMA, para permitir o acesso total no próximo LOGIN.
Clique dentro do label ADMINISTRADOR DE SISTEMA, que ficara realçado. Clique
no botão
e uma caixa de texto abre. Digite o ID do usuário.
Lembre que é o ID (identificação para login), não o nome do usuário
necessariamente.
113
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
No exemplo, vou utilizar um ID para administrador de sistema como ADM.
Observe que é necessário incluir o Nome do Usuário, uma SENHA de acesso e
confirmar a senha. Ao digitar a senha, esta fica oculta, criptografada na base de
dados. Temos ainda as opções de evitar exclusão de Ordem de Serviço e definição
do Nível de Aprovação da Requisição. Os valores de aprovação (moeda) são
ajustados na tela de CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS.
114
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Selecione o nível de aprovação desejado.
Podemos criar outros usuários no grupo ADMINISTRADOR DE SISTEMAS ou criar
outros grupos de usuários. Também é possível copiar o perfil de segurança de um
grupo para outro grupo e mudar um usuário de grupo.
Ao realizar um novo login, serão solicitados o ID e SENHA:
Digite o ID do usuário e a senha, observando a caixa da letra (alta ou baixa).
O MP2 tem recursos interessantes de segurança. Vamos projetar a segurança para
um determinado grupo e depois copiar este perfil para um outro grupo.
115
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Crie um grupo ALMOXARIFADO. Clique no nome do grupo para deixar realçado e
depois clique no botão
.
Clique na arvore de formulários e escolha o formulário de EQUIPAMENTOS
116
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Clique na borda externa da tela para selecionar todo o formulário e na caixa de
propriedade do objeto selecione a opção SOMENTE LEITURA.
117
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Agora os usuários do grupo ALMOXARIFADO possuem acesso somente de leitura
para toda esta tela, não sendo possível alterar dados. Experimente fazer login como
um usuário do grupo ALMOXARIFADO e depois na tela de EQUIPAMENTO, tente
alterar algum dado. Verá que não é possível.
Agora, podemos utilizar o recurso de copiar o projeto de segurança de um grupo
para outro grupo.
Proceda assim:
118
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
.
Selecione o grupo ALMOXARIFADO e clique no botão
O MP2 pergunta para qual grupo você quer copiar o projeto de segurança do grupo
selecionado.
Escolha, por exemplo, o grupo SUPERVISORES.
Clique em OK e depois, feche todas as janelas. Faça um novo login, agora como um
usuário do grupo SUPERVISORES e observe que também a tela de
EQUIPAMENTOS está com o atributo SOMENTE LEITURA.
119
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
7.2 – PROJETANDO SEGURANÇA
No menu FERRAMENTASÆSEGURANÇAÆPROJETAR SEGURANÇA
Acesse esta tela:
A caixa de seleção GRUPO mostra para qual grupo estamos projetando a
segurança. Clique na caixa de seleção e selecione o grupo para o qual você deseja
projetar a segurança. No exemplo, vou utilizar o grupo de TÉCNICOS.
Temos quatro tipos de segurança para projetar.
a) Menus
b) Menus automáticos
c) Formulários
d) Segurança de compras
120
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
7.3 – PROJETANDO SEGURANÇA EM MENUS
Vamos analisar detalhadamente cada um deles, começando com o MENU.
Ao clicar no sinal de + do item MENUS a arvore expande, ficando:
Temos então os itens:
a) Arquivo
b) Editar
c) Exibir
d) Ferramentas
e) Atividades
f) Gráficos
g) Relatórios
h) Janela
i) Ajuda
Podemos alterar o Label de qualquer um destes itens do menu, bastando clicar em
cima do item. Uma caixa de diálogo abre (Propriedade do Objeto), com opções de
ocultar o item e de alterar o Label (Texto) que aparece na Tela. O símbolo & que
acompanha os labels serve como tecla de atalho. Se você quiser acessar, por
exemplo, o menu ARQUIVO, sem o uso do mouse, pressione as teclas ALT + A (letra
que precede o símbolo &). Cuidado para não alterar estes atalhos, pois você pode
criar bugs no acesso via teclado se houver duplicações.
Para deixar este menu oculto (e conseqüentemente todos os sub-menus dele)
marque a caixa OCULTO. Os usuários do grupo Técnicos não terão acesso ao menu
arquivo porque simplesmente ficará oculto a eles. Clique em APLICAR, e depois em
FECHAR.
121
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Faça um Login como Técnico e observe que o menu ARQUIVO não está visível.
Veja como era antes da alteração:
Abra o item ARQUIVO, e temos as opções do menu Arquivo:
Abra o menu EDITAR, e temos as opções:
Abra o menu EXIBIR e temos as opções:
122
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Abra o menu FERRAMENTAS e temos as opções:
Abra o menu ATIVIDADES e temos as opções:
Abra o menu GRÁFICOS e temos as opções:
123
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Abra o menu RELATÓRIOS e temos as opções:
Abra o menu JANELA e temos as opções:
Abra o menu JANELA e temos as opções:
124
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
7.4 – PROJETANDO SEGURANÇA EM MENUS AUTOMÁTICOS
Os Menus Automáticos são muitos. Compreendem todos os que estão no Botão
Menu de Opções, de todas as telas. Role a tela para visualizar todos.
Como exemplo, vamos alterar um Menu Automático conhecido. Na tela de
Almoxarifado clique no botão
Saída.
(Menu de Opção) desta tela. Temos a opção de
125
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
No Projeto de Segurança, altere a frase (label) deste item em Menus Automáticos.
Deixe com a frase SAÍDA DE ITENS. Observe os passos a seguir:
FERRAMENTASÆSEGURANÇAÆPROJETAR SEGURANÇA
126
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Clique no item SAÍDA
Na caixa Propriedade do Objeto, altere o label para &Saída de Peças.
127
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Clique em APLICAR. Depois clique em FECHAR e depois em FINALIZAR.
Abra novamente a tela de Almoxarifado e veja a alteração no botão de Opções:
128
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
7.5 – PROJETANDO SEGURANÇA EM FORMULÁRIOS
Talvez a parte mais importante do projeto de segurança no MP2 Professional são os
formulários. Aqui vamos definir quais campos das tabelas podem ser visualizados
pelos grupos de acesso.
Nos locais onde aparece o símbolo
significa que é uma tela gráfica do MP2.
Porém, expandindo a arvore de cada item você tem outras coisas possíveis de
serem projetadas na segurança.
Vamos projetar então a segurança de tela para o grupo TÉCNICOS, tela de
EQUIPAMENTOS.
129
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Clique sobre o símbolo
e a tela gráfica correspondente abre:
Quando a tela abre, normalmente ela não tem esta aparência. Basta acertar o
tamanho na tela para melhor visualização. Agora observe os objetos que compõem
esta tela. Temos os labels das caixas de texto e as caixas de texto. Clicando em
qualquer uma delas, teremos a caixa de dialogo de propriedades do objeto.
Experimente.
Clique dentro da caixa
e observe a caixa de dialogo:
O campo ETIQUETA contém o Label da caixa.
O campo SEGURANÇA tem três opções, NORMAL, SOMENTE LEITURA e
OCULTO.
Você deve clicar no botão APLICAR todas a vezes que fizer uma alteração na
propriedade do objeto.
Clicando em PADRÃO o objeto volta com sua propriedade default.
130
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Como exemplo, marque a caixa somente leitura para este objeto. Lembre do Grupo
para o qual você está projetando a segurança.
Faça um novo login, com ID do grupo para o qual você fez a alteração e observe o
campo Nº DO EQUIPAMENTO.
Este está agora no modo SOMENTE LEITURA. Tente alterar seu conteúdo e você
verá que não é possível editar a caixa de texto do Nº DO EQUIPAMENTO. Utilize
este recurso para todos os campos que você quer impedir a alteração e também
utilize o recurso OCULTO para impedir que determinados usuários visualizem
determinados registros.
Agora imagine que você precisa deixar toda o formulário no modo SOMENTE
LEITURA. Não é necessário fazer campo a campo, bastando clicar na parte superior
do formulário. Isto seleciona todo o formulário.
Observe o exemplo:
131
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Clique neste
ponto da tela
Marque como
somente leitura
Faça Login no grupo para o qual você fez esta alteração e observe a tela:
Veja que todos os campos estão no modo somente leitura.
132
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Realize o projeto de segurança, primeiro para o grupo de menor acesso ao
MP2.
Depois, copie o projeto de segurança para o grupo de acesso imediatamente
superior a este e libere os acessos a este novo grupo. A vantagem é que criando um
único grupo com mínimas permissões de acessos e depois copiando e liberando o
acesso aos grupos superiores, o tempo de PARAMETRIZAÇÃO fica reduzido.
Podemos também mover os usuários de um grupo para outro.
Veja:
Clique em um usuário de qualquer grupo de sua escolha e depois clique no botão
e a tela de seleção de grupo de destino aparece:
Selecione o grupo de destino para este usuário e clique em
.
133
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Observe que no grupo selecionado, aparece o usuário que foi trocado de grupo.
134
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
7.6 – DEFININDO PERFIL DE SEGURANÇA PARA COMPRAS
No MP2 existe o recurso de impedir determinadas ações por parte do departamento
de compras, quando a empresa utiliza o MP2 para gerenciar as compras e
reposições de materiais da manutenção.
Porque?
Simples de responder: se um Supervisor de Manutenção faz a programação de
tarefas e abre OS’s para uma reforma de um equipamento, são alocados diversos
recursos, como mão-de-obra e materiais. Se os materiais não estão disponíveis no
almoxarifado mas estão em fase de aquisição e recebimento, é importante ter em
mãos as quantidades solicitadas para poder realizar as tarefas. Pode ser que por um
motivo comercial qualquer o comprador decida alterar dados das requisições e na
data da realização das tarefas, o material programado não esteja disponível na
quantidade correta. Pode ainda ocorrer do Supervisor de Manutenção solicitar um
material com base em um preço desatualizado, mas contando que este preço fique
dentro dos parâmetros de Orçamento do setor. E este preço, na data de compra seja
muita superior ao registrado na base de dados(por problemas de cambio). Será
interessante poder reprogramar quantidades ou datas de compra, para ajustar o
novo valor ao orçamento. Então precisamos impedir que, mesmo na melhor das
intenções, o comprador altere as requisições. E isto é possível graças ao menu de
segurança para compras.
Vá para a tela de segurança e selecione o grupo previamente criado de COMPRAS.
Clique em
e na tela PROJETAR SEGURANÇA clique em
FORMULÁRIOS Æ SEGURANÇA DAS COMPRAS.
A tela possui as opções de DIREITOS DE ACESSO A REQUISIÇÕES e DIREITOS
DE ACESSO A ORDEM DE COMPRAS.
135
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Para requisições não aprovadas, as opções são de SOMENTE LEITURA e SEM
RESTRIÇÕES. O comprador pode apenas ler ou ter acesso total a alterações.
Para requisições aprovadas, as opções são SOMENTE LEITURA, SEM
RESTRIÇÕES e SEM CUSTO. Qual a utilidade destas opções na prática? Se o
comprador tem direitos de acesso a uma requisição aprovada sem custo, então as
não aprovadas ele também pode alterar.Veja que selecionando esta opção, a caixa
de de opção PARA REQUISIÇÕES NÃO-APROVADAS fica apenas com a opção
SOMENTE LEITURA ativada.
Da mesma forma, se o comprador pode alterar as requisições aprovadas, as
requisições não aprovadas também terá acesso total, ficando apenas uma opção
habilitada na caixa correspondente.
Depois de definir o perfil de compras faça alguns testes. Por exemplo, deixe as
opções conforme o exemplo seguinte:
136
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Experimente alterar o status de uma Ordem de Compra com Status CONCLUÍDA
para o status ABERTA. Você imediatamente recebe uma mensagem:
Isto ocorreu porque a caixa
não foi selecionada.
Explore as outras opções e adapte às suas necessidades.
137
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
8 – IMPLANTAÇÃO DO MP2
O que você deve começar a digitar de dados no MP2 para iniciar os diversos
cadastros das diversas tabelas?
Esta receita de bolo (não é uma regra) o conduzirá até um ponto onde a sua base de
dados irá conter todos os registros básicos para iniciar o cadastro de equipamentos,
peças do almoxarifado, funcionários, etc.
Altere a ordem cronológica para melhor adaptar a sua realidade.
8.1 – DEFINA A ABRANGÊNCIA DO MP2 NA EMPRESA
•
•
•
•
Isto é muito importante na fase de implantação. A empresa vai utilizar quais
módulos do MP2?
Como serão utilizados cada um dos módulos do MP2 dentro do processo da
empresa?
A empresa vai adaptar seu processo ao MP2? Ou os processos do MP2 que
não coincidem com os processos da empresa não serão utilizados?
Quais os departamentos da empresa que passam a utilizar o MP2 e de qual
maneira farão isso?
8.2 – MÓDULOS DO MP2
Estes são os módulos do MP2 disponíveis. Eleja aqueles que farão parte do seu
processo de implantação.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
Ativos
Orçamento (Budget)
Equipamentos
Almoxarifado
Controle de funcionários (empregados)
Compras
Programação de funcionários e paradas programadas de equipamentos
Manutenção Estatística Preditiva
Tarefas
Solicitações de Serviço Internas
Solicitações de Serviço Externas
Ordens de Serviço
Transações com Códigos de Barra
138
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
8.3 – CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO
Elabore um cronograma para acompanhar a implantação do MP2. Utilize o
MSPROJECT ou outro similar.
As fases principais devem constar no cronograma. Atribua o uso de recursos para
cada fase. Indique datas de início e término e diariamente atualize o cronograma. As
etapas principais que devem constar do cronograma são:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
Lançamento do Projeto
Instalação do MP2 nos computadores
Treinamento dos Key-User
Definir os grupos de usuários
Projetar a segurança de acesso aos grupos
Cadastrar os usuários com ID e senhas
Setup da Instalação
Setup do Almoxarifado
Setup de Compras
Setup de OS’s
Setup de Euro
Setup de Códigos de Barra
Setup de Cartões de Crédito
Definir as Mascaras de Tags
Digitar dados na base para os diferentes campos das tabelas do MP2
Definir horários de trabalho para a Instalação e Empregados
Criar as Instruções de Tarefas
Criar as Tarefas
Criar registros de MEP (Manutenção Estatística Preditiva)
Elaborar um Manual Interno de Uso e Procedimentos do MP2
Elaborar um Manual de Treinamento para Usuários Finais (SOP – System
Operation Procedures)
v) Treinar os usuários finais ou de operação
w) Acompanhar o uso do MP2 e corrigir problemas quando necessário
O item “n “ – Definir as Mascaras de TAG’s , é no mínimo , a diferença entre utilizar
corretamente o MP2 ou ter mais um problema no setor de manutenção. Conhecido
também como ENGENHARIA DE TAG, este item define como serão lançados dados
na base ACCESS , e conseqüentemente como serão seus relatórios e gráficos e
quanto fácil será obter informações do MP2.
QUANTO TEMPO VOCE ESTIMA UTILIZAR NESTA ETAPA?
UTILIZE O DOBRO DESTE TEMPO OU MAIS !
VOCÊ VAI ME AGRADECER POR ESTE CONSELHO.
139
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
8.4 – TAG’S IMPORTANTES PARA DEFINIR A MÁSCARA
Este são os mais importantes TAG’s para você pensar na máscara de formato.
Analise também a quantidade de caracteres que o MP2 admite para cada um deles:
a) Código do Equipamento
b) Tipo de Equipamento
c) Fabricante
d) Fornecedor
e) Código de Peças
f) Código de Contabilidade
g) Departamentos
h) Centro de Custo
i) Contratos de Serviço
j) Contadores
k) Código do Item (almoxarifado)
l) Local (almoxarifado)
m) Localização do Estoque (almoxarifado)
n) Código do Empregado
o) Especialidade (função do empregado)
p) Código de Salário
q) Tipo de Peça (almoxarifado)
r) Tipo de Ordem de Compra
s) Medida (MEP)
t) Tarefas
u) Instruções
v) Tipo de OS
w) Motivo de Avaria
x) Sub-motivo de Avaria
y) Solução da Avaria
z) Descrição do Cartão (Cartão de Crédito)
aa) Entidade Externa (Solicitações de serviços)
bb) Variáveis do Equipamento
Observe que é grande a quantidade de TAG’s para definir a mascara e portanto
considere um tempo razoável dentro do seu cronograma de implantação para
realizar esta tarefa.
140
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
9 – BUDGET / ORÇAMENTO
Em ATIVIDADES Æ ORÇAMENTO , temos a tela de controle de Orçamento ou
Budget. Muito útil para visualizar o quanto já foi gasto em manutenção e com um
recurso fantástico: podemos optar por visualizar o orçamento separado por
equipamento, Departamento, centro de custo, código da contabilidade.
Dependendo do método de gestão financeira da organização você pode optar
pelo controle de um ou de todas as classes de orçamento.Veja como é simples
utilizar:
Na tela de ORÇAMENTO, escolha por exemplo, a classe de orçamento
EQUIPAMENTO. Selecione um equipamento com o mouse e na janela do lado
direito selecione o mês de janeiro. Insira um valor em reais. Repita para todos os
outros meses. A tela deve ficar como segue:
141
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Agora , clique em
para o MP2 calcular o quanto já foi
gasto em relação ao seu orçamento.
Observe que se o equipamento tiver OS’s fechadas e que contem custos, os
cálculos nos campos REAL, % DO ORÇAMENTO E DIFERENÇA serão
calculados.
Onde:
• Orçado é o quanto você dispõe de verba
• Real é a soma de quanto já foi gasto
• % do orçamento é quanto corresponde do total gasto em relação ao
orçamento
• Diferença é o quanto sobra ou quanto ultrapassou do orçamento
9.1 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – RELATÓRIO
COMPARATIVO
No menu de opções temos algumas análises disponíveis.
Podemos obter dois relatórios, dois gráficos e a opção de limpar o orçamento.
Clique em RELATÓRIO COMPARATIVO.
142
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Este relatório apresenta os valores orçados, os valores reais(gastos) e a totalização
destes valores.
9.2 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – RELATÓRIO
EXCEDENTE
Neste relatório temos a visualização dos valores que excedem (sobram) do
orçamento, sendo útil para verificar se existe um super-orçamento ou sub-orçamento.
143
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
9.3 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – GRÁFICO
COMPARATIVO
Neste gráfico a visualização comparativa de orçado e real mostra claramente o
quanto já foi gasto em relação ao orçado.
9.4 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – GRÁFICO
DIFERENÇAS
Neste gráfico temos a visualização das diferenças para mais ou para menos,
separados por meses:
144
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
É útil para analisar todo o ano e notar qual os meses que tem menor ou maior gasto
de manutenção. Estando abaixo de zero, os gastos estão dentro do orçamento.
Acima de zero, foram gastos valores alem do orçado.
9.5 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – LIMPAR
ORÇAMENTO
Este menu exclui todos os valores da tela de orçamento, então não esqueça de
desabilitar esta função para a maioria dos usuários porque os valores orçados serão
deletados. Veja como fica a tela de orçamento após executar o comando:
10 – EQUIPAMENTOS
A tabela de cadastro de equipamentos possui uma grande quantidade de campos
para armazenar dados sobre os equipamentos e ainda possui dez campos
parametrizáveis para armazenar outras informações a escolha do usuário.
Nesta mesma tela temos as seguintes abas:
• Exibir lista
• Exibir registro
• Dados financeiros
• Peças
• Notas de Segurança
• Medidores
• Anexos
• Componentes
• Histórico
• Campos definidos pelo Usuário
145
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
10.1 – EQUIPAMENTOS – EXIBIR REGISTRO
Na aba EXIBIR REGISTRO
(que é uma forma gráfica da aba EXIBIR LISTA)
digitamos as seguintes informações:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
N. do Equipamento
Descrição
Tipo de Equipamento
N. de série
N. do Modelo
Fabricante
ID do Fornecedor
Cód. De Peças
Prioridade
Responsável
Status Operacional
“Caixa de verificação” Em Serviço
•
“Caixa de verificação” Notificar ao
Criar Ordens de Serviço
•
Localização
•
•
•
•
Sub-Localização 1
Sub-Localização 2
Sub-Localização 3
Data de Compra
•
Data de Início
•
Data de Vencimento da Garantia
Digite o TAG do equipamento
Digite a descrição do equipamento
Selecione um Tipo pré-cadastrado
Digite o n. de série do equipamento
Digite o N. do modelo
Selecione um ID pré-cadastrado
Selecione um ID pré-cadastrado
Selecione um código pré-cadastrado
Prioridade no processo de produção
Nome de uma pessoa responsável
BOM – REGULAR – PESSIMO
Indica se o equipamento está em uso ou
fora de uso
Avisa que o equipamento requer
tratamento especial, sempre que for aberta
uma OS
Local principal onde se encontra o
equipamento
Sub localização do equipamento
Indique a data em que o equipamento foi
adquirido
Indique a data em que o equipamento
entrou em operação
Indique a data em que termina a garantia
do fabricante. O MP2 avisa que você esta
intervindo em um equipamento dentro da
garantia sempre que abrir uma OS
146
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
10.2 – EQUIPAMENTOS – DADOS FINANCEIROS
Aqui são informados todos os dados em relação a informações finaceiras. Temos
então:
•
•
Cód de contabilidade
Departamento
•
•
•
Centro de Custo
N. do Ativo
Cód de Serviço
•
Custo de Material
•
•
•
Custo de Mão de Obra
Custo Original
Custo da Substituição
•
Vida (meses)
Digite o Cód da Contabilidade do Equipamento
O Departamento a qual este equipamento
pertence
O centro de custo para este equipamento
N. do Ativo da empresa para este equipamento
Contratos de manutenção terceirizados para
este equipamento
O MP2 calcula este campo totalizando todos os
valores gastos com material até a data de
visualização
Idem acima para mão-de-obra
Quanto custou o equipamento
Qual o custo de substituição atualizado para
trocar o equipamento por outro
Vida útil projetada para o equipamento
10.3 – EQUIPAMENTOS – PEÇAS
Nesta aba informamos quais peças de reserva que estão cadastradas no
almoxarifado pertencem a este equipamento. É como montar uma “caixa de
peças de reserva virtual” ou um KIT de spare parts virtual. As peças continuam
estocadas no almoxarifado mas agora os usuários sabem para que servem ou a
que equipamento pertencem.
Precisamos apenas criar um código de Peças e selecionar as peças do
almoxarifado que vão compor este kit.
Veja o exemplo:
147
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Observe que no alto desta tela há um botão com símbolo de uma lâmpada
E serve para indicar a disponibilidade deste item no almoxarifado. Basta
posicionar o cursor do mouse no campo N.DO ITEM e depois clicar no botão
e teremos a informação de disponibilidade como segue:
É pratico para saber qual a disponibilidade de itens para manutenção programada
ou não de um determinado equipamento sem necessidade de entrar na tela do
almoxarifado.
10.4 – EQUIPAMENTOS – NOTAS DE SEGURANÇA
Este recurso deve ser utilizado se a intervenção no equipamento pode provocar
danos ou por em risco pessoas ou meio-ambiente. É um campo tipo memo onde
escrevemos notas de segurança que serão impressas em todas as Ordens de
Serviço abertas para este equipamento. Pode usar o recurso copiar e colar
(CRTL + C , CRTL +V) do Word ou outro editor de textos que você possuir para
inserir a informação neste campo. Não são aceitos desenhos (bmp ,gif e outros) e
você pode indicar também a necessidade de EPI’s.
148
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Veja no exemplo acima que existem informações sobre riscos ao operador,
informações de usar EPI’s e de sempre realizar testes acompanhado de outra
pessoa.
Este texto será impresso na OS.
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MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
11 – COMPRAS
Um dos mais completos módulos para controle de reposição de itens do
almoxarifado disponível totalmente integrado com um CMMS é o módulo de
compras do MP2 Access 2000. Uma ferramenta FANTÁSTICA, coberta de
recursos para atender aos mais variados processos de compras. Use este
módulo e obtenha excelentes resultados na dinâmica de USARÆ
REQUISITARÆCOMPRARÆRECEBERÆREPOR.
Vamos primeiro lembrar do menu de CONFIGURAÇÃO que tem intima relação
com o módulo de compras:
Veja o capítulo 3.5 , sobre configurações de compras
11.1 – Numeração
Vamos analisar em detalhes cada parte desta tela:
O campo numeração serve para definir as numerações inicias de Ordens de
Compras, Requisições e Cotações. Se voce não utiliza nenhum sistema de
compras com numeração ou se voce vai migrar para o sistema de compras do
MP2, voce pode iniciar em 0000000001 para os tres campos ou digitar a próxima
numeração do seu antigo sistema de compras para continuar com a sequencia
numérica.Pode ainda utilizar os dois primeiros caracteres para definir o ano
(período). Exemplo:
150
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
02-0000001 que representa a primeira numeração do ano 2002.
Estes campos são do tipo auto-incremento, então lembre-se que voce deve
zerar a numeração em 2003, caso contrário o MP2 fará uma alteração
incorreta da sequencia numérica. Lembre também que a quantidade de
caracteres é de no máximo 10 caracteres, incluindo hifen ou quaisquer outros
sinais gráficos(também espaços em branco).
11.2 – ORDENAÇÃO DOS ITENS
É possível ordenar os itens na ordem de compra, de modo alfanumérico ou
por ordem de inserção.
Selecione o modo de sua preferencia.
11.3 – CABEÇALHO DA REQUISIÇÃO
Quando uma requisição é gerada, existe a possibilidade de inserir um
cabeçalho, com uma mensagem ou outras informações relevantes, bastando
digitar o texto neste campo.
151
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
11.4 – CARTA DE ORIGEM ÚNICA
Utilize este campo para inserir um texto com informações específicas para
requisições onde um fornecedor foi selecionado como fornecedor exclusivo
destes itens.
Observe que os botões
e
servem para
adicionar automaticamente as informações do número da requisição que está
sendo impressa no momento e o nome do fornecedor da requisição em
questão. Para cada requisição diferente, estes campos são atualizados com
as informações correspondentes.
Para inserir estes campos proceda assim:
Digite o texto inicial e no ponto do texto desejado clique em um dos botões
conforme sua necessidade. Por exemplo, clicando no botão
é inserido o campo #Requisition No.#
Quando voce imprimir a requisição, o campo #Requisition No.# será
substituido pelo número da requisição. O mesmo vale para o botão
152
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Mas para este texto ser impresso, na tela de requisições voce deve indicar o
fornecedor único da requisição.
Veja:
153
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Este é o texto que
é inserido
automaticamente
Observe a substituição dos campos número da requisição e fornecedor.
154
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
11.5 – ENDEREÇOS
Quando voce cria Ordens de Compra no MP2, são criados 4 campos com
informações de endereços:
1. FORNECEDOR
Contem as informações sobre o fornecedor dos produtos desta Ordem de
Compra.
2. FATURAR A
Informações do endereço para enviar a fatura (cobrança), quando o
endereço do escritório (contas a pagar) é diferente do local da entrega dos
materiais.
3. ENVIAR PARA
Local onde deve ser entregue os materiais.Normalmente o local do
recebimento ou almoxarifado.
4. CONFIRMAR PARA
Endereço para confirmação de envio de mercadoria. Por exemplo, se for
um serviço de execução externa, mas a gerencia da manutenção está
estabelecida em local diferente deste e quer ser notificada da entrega do
material.
Este setup de endereços é realizado na tela de Configuração de Compras:
155
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
156
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
11.6 – LIMITES DE APROVAÇÃO DE REQUISIÇÕES
Quando um usuário do MP2 é cadastrado, é necessário indicar o nível de
aprovação de requisições de material que ele possui. Por default, o MP2 deixa
sem aprovação alguma.Voce pode então definir 4 níveis de aprovação. O nível 4
por default é ilimitado. Mas a inflação...
Sim, um dia voce terá de ajustar estes valores, na sua moeda. Esta é a tela onde
são definidos os valores (na moeda) para os tres niveis de aprovação,
funcionando posteriormente como uma assinatura eletronica.
Um detalhe: O nivel anterior deve ter um valor de aprovação inferior ao próximo
nivel, seguindo uma sequencia lógica (progressão) nos valores e niveis, caso
contrário voce pode receber esta mensagem de erro:
11.7 – OPÇÕES DE GERAÇÃO DA REQUISIÇÃO
Quando o MP2 gera requisições, segue-se critérios de geração pré-definidos
nesta tela.
157
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Vamos analisar todas as partes desta tela de Setup:
Valores de Requisição Padrão
No campo
, podemos pré-determinar uma
requisição padrão para todos os itens que forem adicionados em uma ordem de compra já
pronta. É um controle para inclusões de itens posterior a geração da Ordem de Compra.
Quando voce fechar a Ordem de Compra, os itens da REQUISIÇÃO PADRÃO serão
eliminados, mas o registro da sua inclusão fica na tabela de histórico de compras.
Altere o valor PUR_DEPT para um código seu, interno, que identifique este tipo de
ocorrência, por exemplo REQ-NAPROV, identificando assim os itens incluidos em uma
ordem de compra já aberta como itens de uma requisição não aprovada. Use quando voce
precisa(e pode) incluir itens extras em ordens de compras. Pode também criar uma
numeração padrão, como por exemplo REQ-00 para esse caso.
A sequencia lógica para o processo de compras é:
a) Gerar cotações
b) Gerar requisições
c) Aprovar a requisição em seus tres niveis (assinatura eletronica)
d) Gerar Ordens de Compra
e) Recepção de materiais
f) Fechar Ordens de Compras
158
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
Trademarks
MP2 é marca de propriedade da Datastream Systems Inc
Access, Word, Excel, Powerpoint, Windows são marcas de propriedade da Microsoft
Corporation
Autocad é marca de propriedade da Autodesk
Crystal Reports é marca de propriedade da Seagate Software Inc
PKZIP e PZUNZIP são marcas de propriedade da PKWARE Inc
Winfax é marca de propriedade da Symantec Inc
Quaisquer produtos aqui mencionados são propriedade de seus respectivos fabricantes ou
proprietarios legais.
159
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
INDICE
PREFACIO ____________________________________________________________ 2
1- Preciso de um software CMMS? _____________________________________ 5
2 - PROCEDIMENTOS BÁSICOS PARA INICIAR O USO DO MP2 ____ 6
3 - CONFIGURAÇÕES INICIAIS _________________________________________ 10
3.1 CONFIGURANDO A INSTALAÇÃO ________________________________ 10
3.2 CONFIGURANDO EURO E TAXAS DE CÂMBIO ____________________ 13
3.3 CONFIGURANDO O ALMOXARIFADO (ESTOQUE) ________________ 15
3.4 - CONFIGURANDO TAXAS DE FATURAS __________________________ 17
3.5 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS ________________________________
3.5.1 – CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS - PRINCIPAL __________________
3.5.2 – CONFIG. DE COMPRAS – CARTA DE ORIGEM ÚNICA ___________
3.5.3 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS – ENDEREÇOS _________________
3.5.4 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS - NÍVEIS DE___________________
APROVAÇÃO DE REQUISIÇÃO _____________________________________
3.5.5 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS – OPÇÕES DE GERAÇÃO DA
REQUISIÇÃO _____________________________________________________
3.5.6 - CONFIGURAÇÃO DE COMPRAS – OPÇÕES DE RECEPÇÃO _____
18
20
21
23
25
25
26
27
3.6 - CONFIGURAÇÃO DE ORDENS DE SERVIÇO _____________________ 29
3.7 - CONFIGURAÇÃO DE CÓDIGOS DE ESTADO/PAÍS ________________ 31
3.8 - CONFIGURAÇÃO DE CAMINHOS DE ARQUIVOS MULTIMÍDIA ___ 32
3.9 - Configurar o Coletor de dados _____________________________________ 33
3.10 – Cartões de Credito______________________________________________ 34
4 – TAGS _____________________________________________________________ 35
Nº Máximo de caracteres ______________________________________________ 41
Nº Máximo de caracteres ______________________________________________ 41
5 – FILTROS __________________________________________________________ 43
5.1 – ORDENAR _____________________________________________________ 49
6 – UTILITÁRIOS______________________________________________________ 50
6.1 – FAZER BACKUP DO BANCO DE DADOS _________________________ 50
6.2 – COMPACTAR BANCO DE DADOS _______________________________ 51
6.3 – ARQUIVAR/RECUPERAR HISTÓRICO___________________________
6.3.1 – ARQUIVAR TRANSAÇÕES DE ESTOQUE ______________________
6.3.2 – RECUPERAR TRANSAÇÕES DE ESTOQUE _____________________
6.3.3 – ARQUIVAR HISTÓRICO DAS ORDENS DE COMPRAS ___________
6.3.4 – RECUPERAR HISTÓRICO DA ORDEM DE COMPRA _____________
6.3.5 – ARQUIVAR HISTÓRICO DE OS _______________________________
6.3.6 – RECUPERAR HISTÓRICO DE OS ______________________________
52
52
54
55
56
57
58
6.4 – RECUPERAR BASE DE DADOS __________________________________ 58
160
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
6.5 – ALTERAR SENHA DO BANCO DE DADOS________________________ 59
6.6 – IMPORTANDO TABELAS _______________________________________ 62
6.7 -
EXPORTAR TABELAS ______________________________________ 70
6.8 –SINCRONIZAR DESCRIÇÕES___________________________________ 102
6.9 - PESQUISAR ÓRFÃOS __________________________________________ 107
7.1 – CRIANDO GRUPOS DE USUÁRIOS _____________________________ 111
7.2 – PROJETANDO SEGURANÇA ___________________________________ 119
7.3 – PROJETANDO SEGURANÇA EM MENUS _______________________ 120
7.4 – PROJETANDO SEGURANÇA EM MENUS AUTOMÁTICOS________ 124
7.5 – PROJETANDO SEGURANÇA EM FORMULÁRIOS _______________ 128
7.6 – DEFININDO PERFIL DE SEGURANÇA PARA COMPRAS _________ 134
8 – IMPLANTAÇÃO DO MP2 ___________________________________________ 137
8.1 – DEFINA A ABRANGÊNCIA DO MP2 NA EMPRESA _______________ 137
8.2 – MÓDULOS DO MP2 ___________________________________________ 137
8.3 – CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO ___________________________ 138
8.4 – TAG’S IMPORTANTES PARA DEFINIR A MÁSCARA_____________ 139
9 – BUDGET / ORÇAMENTO ___________________________________________ 140
9.1 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – RELATÓRIO ____________ 141
COMPARATIVO ___________________________________________________ 141
9.2 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – RELATÓRIO ____________ 142
EXCEDENTE ______________________________________________________ 142
9.3 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – GRÁFICO _______________ 143
COMPARATIVO ___________________________________________________ 143
9.4 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – GRÁFICO _______________ 143
DIFERENÇAS _____________________________________________________ 143
9.5 – MENU DE OPÇÕES DE ORÇAMENTO – LIMPAR ________________ 144
ORÇAMENTO _____________________________________________________ 144
10 – EQUIPAMENTOS ________________________________________________ 144
10.1 – EQUIPAMENTOS – EXIBIR REGISTRO ________________________ 145
10.2 – EQUIPAMENTOS – DADOS FINANCEIROS _____________________ 146
10.3 – EQUIPAMENTOS – PEÇAS ____________________________________ 146
10.4 – EQUIPAMENTOS – NOTAS DE SEGURANÇA ___________________ 147
11 – COMPRAS _______________________________________________________ 149
11.1 – Numeração ___________________________________________________ 149
11.2 – ORDENAÇÃO DOS ITENS_____________________________________ 150
161
MP2 ACCESS 2000
PASSO A PASSO
11.3 – CABEÇALHO DA REQUISIÇÃO _______________________________ 150
11.4 – CARTA DE ORIGEM ÚNICA __________________________________ 151
11.5 – ENDEREÇOS ________________________________________________ 154
11.6 – LIMITES DE APROVAÇÃO DE REQUISIÇÕES __________________ 156
11.7 – OPÇÕES DE GERAÇÃO DA REQUISIÇÃO ______________________ 156

MP2 2000 Passo a Passo

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