Amadeus Hotel Store Manual do Usuário

Transcrição

Amadeus
Hotel Store
Manual do Usuário
1 de Julho de 2009
Um novo conceito em conteúdo de hotéis em parceria com o Transhotel
Amadeus Hotel Store - Manual do Usuário
Índice
© 2009 Amadeus IT Group SA
A Amadeus Hotel Store já está aberta para os negócios!.................................................... 3
Requisitos técnicos ............................................................................................................. 3
Log-in .................................................................................................................................. 4
Acesso a Amadeus Hotel Store........................................................................................... 4
Configuração dos dados de sua agência de viagens........................................................... 4
Criando uma nova reserva na Amadeus Hotel Store........................................................... 6
Busca ........................................................................................................................... 7
Disponibilidade ............................................................................................................. 8
Visualizando e classificando os resultados .............................................................. 8
Informações básicas sobre hotéis............................................................................ 9
Informação detalhada sobre hotéis .......................................................................... 9
Tarifas ..................................................................................................................... 9
Confirme as informações............................................................................................ 10
Dados do cliente ........................................................................................................ 11
Pagamento................................................................................................................. 12
Dados para pagamento: ............................................................................................. 13
Confirmação e impressão de voucher ........................................................................ 14
Integração com o seu PNR ........................................................................................ 15
Modificando uma reserva de hotel na Amadeus Hotel Store ............................................. 16
Abra o PNR ................................................................................................................ 16
Faça a modificação na Amadeus Hotel Store............................................................. 16
Re-emitindo o voucher ...................................................................................................... 18
Cancelando uma reserva na Amadeus Hotel Store ........................................................... 19
Para cancelar abra o PNR.......................................................................................... 19
Cancele na Amadeus Hotel Store .............................................................................. 19
Administração ................................................................................................................... 21
Suporte ............................................................................................................................. 21
Sincronização com o PNR da Amadeus..................................................................... 21
Tarifas, navegação e funções .................................................................................... 21
Última atualização: 01/07/2009
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A Amadeus Hotel Store já está aberta para os negócios!
A Amadeus passa a oferecer um novo conceito em conteúdo de hotéis em parceria com o
Transhotel. Veja os detalhes abaixo:
Integração de conteúdo de hotéis com o seu Amadeus Selling Platform
Faça reservas com facilidade e eficiência com o mesmo PNR
Comissões adiantadas
Gere fluxo de caixa positivo para a sua agência
Maior opção de hotéis
Mais de 50.000 estabelecimentos no mundo inteiro
Acesso a tarifas competitivas
Garanta o melhor preço para os seus clientes
Serviço ao consumidor 24 horas
Segurança e tranquilidade para você e seus clientes
Para ter informações da Amadeus Hotel Store e baixar Pronta Referencia, acesse o link:
http://www.amadeus.com/br/hotelstore.html?id=countdown&cmp=hotelstore
Requisitos técnicos
Para um melhor uso da Amadeus Hotel Store, acesse o Amadeus Selling Platform com o
Microsoft Internet Explorer 6.0 e utilize a resolução de tela recomendada pelo Help Desk
Amadeus, de acordo com a sua versão do Amadeus Selling Platform.
Esta ferramenta está disponível no Amadeus Selling Platform versão 3.1 ou superior.
Caso utilize outro navegador ou configuração de tela, a funcionalidade e a visualização das
operações podem ser prejudicadas.
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Log-in
Insira seus dados e senha para fazer o log-in do seu Amadeus Selling Platform.
Acesso a Amadeus Hotel Store
Esta guia pode ser acessada em seu Amadeus Selling
Platform com ou sem a presença de um PNR ativo na
tela.
Para acessar a Amadeus Hotel Store, clique no ícone do
hotel azul na parte superior do seu Amadeus Selling
Platform.
Configuração dos dados de sua agência de viagens
Se este é seu primeiro acesso
a Amadeus Hotel Store, a
partir de seu computador,
você visualizará um texto
introdutório com os termos e
condições, como em qualquer
outro site de reservas.
Selecione o idioma desejado e
leia as informações. Depois
marque a caixa de seleção e
clique em “OK”.
Este é um procedimento
único, a menos que acesse a
Amadeus Hotel Store a partir
de outro PC ou altere as
configurações de seu
navegador. Neste caso, talvez
seja necessário aceitar os
termos e condições mais uma
vez. Este termo fica disponível
para ser consultado sempre que necessário.
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Caso você nunca tenha
utilizado a Amadeus Hotel
Store ou o mecanismo de
reserva do Transhotel, será
necessário preencher um
formulário com os dados
de sua agência de viagens,
isto é muito importante para
emissão de suas faturas,
envio de documentos de
confirmação de reserva e outras funções administrativas. Tal procedimento deverá ser feito
apenas uma vez e pode ser atualizado a qualquer momento.
Este formulário aparece, normalmente, após sua primeira tentativa de efetuar sua reserva de
hotel, como por exemplo, quando você tenta reservar um hotel a partir da tela de
disponibilidade.
Neste formulário de informações gerais, você deve inserir os seguintes dados sobre a sua
agência de viagens:
Nome
Endereço
Cidade
CEP
Estado/ Província
País
E-mail (quantos achar necessário)
Fax (informando o código internacional e sem espaços entre os números)
Idioma para os documentos administrativos, como: recibos da agência, e-mail de
confirmação, voucher do cliente etc. Você pode optar entre 6 idiomas disponíveis.
Observe que algumas
informações já podem
estar previamente
preenchidas, mas podem
ser alteradas com os dados atualizados de sua agência (a cidade, o estado
e o país podem ser alterados com um simples clique na lupa).
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Clique para
alterar cidade,
província e
país.
Criando uma nova reserva na Amadeus Hotel Store
Na página principal da Amadeus Hotel Store, você pode obter os seguintes dados:
Uma visão geral de todas as reservas de hotel ativas no PNR (caso haja alguma);
Se o seu PNR aberto possui uma reserva de vôo, você verá as informações
principais sobre seus segmentos aéreos. Estas informações o auxiliarão na
busca de disponibilidade de hotéis;
E um link direto à busca de hotéis e reservas anteriores, independentemente do
PNR aberto.
Se houver pelo menos um segmento aéreo no PNR aberto, a Amadeus Hotel Store mostrará
os nomes dos passageiros e informações sobre os vôos.
Neste momento você já pode fazer uma reserva de hotel com base nas informações do PNR,
selecione o segmento aéreo da cidade onde você quer reservar hotel e o nome do passageiro
que será utilizado para fazer a reserva.
Você notará que a cidade e as datas de check-in e check-out serão rapidamente preenchidas.
Clicando em “criar”, você será redirecionado à página de busca de hotéis com as
informações de país, cidade, data de entrada e saída já definidos.
Se no PNR aberto não houver um segmento de vôo ou se você não deseja reutilizar a
informação do PNR aberto, basta clicar no botão “Ir” e você estará na página de busca
de hotéis.
Note que ao sair da Amadeus Hotel Store para trabalhar em outra guia do Amadeus Selling
Platform, ao retornar a ela, sempre você será redirecionado a esta página inicial. Não é
aconselhável sair da Amadeus Hotel Store no meio de um processo de reserva.
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Busca
A página de busca lhe permite definir os parâmetros de acomodação de seu cliente.
1.
Escolha o país no qual deseja fazer a reserva através do menu.
Dica: Se você já selecionou o segmento de vôo, o menu já estará preenchido.
2.
Digite a cidade ou o local onde seu cliente ficará (ou clique em “selecionar cidade” para
exibir uma lista de opções).
Dica: Se você já selecionou o segmento de vôo, o menu já estará preenchido.
Como uma alternativa, ao invés de fazer uma reserva com base na cidade, você pode
pesquisar estabelecimentos dentro de uma área geográfica. Você pode exibir uma lista
de áreas geográficas no país previamente selecionado, clicando na lupa.
3.
Refine seus critérios de busca inserindo o nome de um hotel e/ou indicando os locais
onde deseja buscar hotéis (Este é um passo opcional).
4.
Insira as datas de chegada (check-in) e de saída (check-out).
Dica: Se você já selecionou o segmento de vôo, as datas já estarão preenchidas.
5.
Selecione o número de acomodações que deseja reservar e defina:
O número de adultos e crianças que ficarão em cada acomodação
A pensão desejada:
Acomodação: Apenas acomodação
Pequeno Almoço: Acomodação e café-da-manhã
Meia pensão: Acomodação, café-da-manhã e almoço ou jantar
Pensão completa: Acomodação, café-da-manhã, almoço e jantar
Qualquer opção: exibe todas as opções disponíveis.
6.
Clique em “Procurar disponibilidade e consultar preços” e você será redirecionado à
tela exibição de disponibilidade de hotéis.
Clicando em “Apagar” você apaga TODAS as informações da página.
Você também pode efetuar uma busca avançada clicando em “Pesquisa Avançada” no
canto superior direito da página de busca. Desta maneira, você poderá solicitar a
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disponibilidade de hotéis com base em outras características (como serviços oferecidos e
facilidades do hotel) e pode fazer uma seleção prévia de todos os critérios necessários.
Dica: Buscas e pesquisas referentes a estadias com a duração superior a 15 dias não são
autorizadas.
Disponibilidade
Aqui você pode ver a lista dos primeiros 20 hotéis correspondentes a seus critérios de
pesquisa. Você pode classificar os hotéis de várias maneiras, dependendo da quantidade de
detalhes que deseja visualizar em sua busca e em qual ordem deseja que os resultados
sejam exibidos.
Além disso, você terá acesso a um calendário caso necessite alterar as datas de sua reserva.
Se você quiser visualizar outros hotéis além daqueles exibidos na primeira página, você pode
ir às próximas páginas de disponibilidade clicando em “Mais hotéis”
Ao selecionar “Nova Pesquisa”, você será redirecionado à página de busca inicial e todos os
critérios anteriormente escolhidos serão apagados.
O botão “Voltar à página de início” exibirá a página inicial da Amadeus Hotel Store. Este
botão está disponível em todas as páginas durante o fluxo de reservas.
Visualizando e classificando os resultados
A qualquer momento você pode optar por exibir as informações de duas maneiras:
Uma lista resumida incluindo o nome do hotel, os preços, o local, a pensão, o preço total de
varejo da reserva OU
Uma lista expandida incluindo fotos do hotel, mapas e todos os preços disponíveis.
Você também pode classificar a lista de hotéis disponíveis por:
Nome do hotel (em ordem alfabética)
Categoria do hotel (em estrelas)
Preço (o preço exibido é sempre o valor de varejo TOTAL da reserva, incluindo impostos).
Classifique e
visualize
Informações
básicas sobre
hotéis
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Informações básicas sobre hotéis
Na tela de disponibilidade você verá:
Nome do hotel
Categoria do hotel (em estrelas)
Localização do hotel (central, ao norte, ao oeste, etc.). Se o hotel está em uma cidade
secundária nos arredores ou em áreas mais distantes, haverá a distância entre o hotel e a
cidade principal.
Pensão incluída na reserva. Além de acomodação, há café da manhã continental, buffet de
café da manhã ou pensão completa.
Preço de varejo total para a reserva solicitada incluindo impostos.
Indicador de tarifas caso o valor garantido seja exclusivo ao Transhotel, tarifas promocionais,
garantia de tarifas mais baixas, tarifas promocionais ou uma oferta especial.
Informação detalhada sobre hotéis
A qualquer momento você pode clicar
sobre o nome do hotel e uma janela
pop-up exibirá informações como:
descrição, fotos, serviços,
dependências e mapas.
Tarifas
Na coluna de preços, da tela de exibição de disponibilidade, você sempre verá o preço de varejo
total, ou seja:
No caso de tarifas comissionáveis, há o preço de varejo total dado pela soma do valor líquido
mais a comissão do agente de viagens.
No caso de tarifas líquidas, há o preço de varejo total dado pela soma do valor líquido mais o
Mark-up do agente de viagens.
Uma vez escolhido o hotel da reserva, clique em “Disponível” (na coluna da direita
chamada “Reservar”) para continuar o processo.
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Confirme as informações
Após a escolha do hotel e da acomodação, entraremos no fluxo de confirmação, constituído
de quatro etapas.
Na primeira etapa, após a disponibilidade, a tela pede a confirmação de que os dados da
reserva estão corretos.
Verifique o hotel, as datas de chegada e saída, o número de noites, o preço e a lista de
serviços.
Nesta página você também terá acesso à política de cancelamento que é aplicada para o
hotel escolhido e suas penalidades.
Após da data exibida na política de cancelamento, você não poderá cancelar e/ou alterar a
reserva sem incorrer em cobrança de multa.
Leia os termos e condições e os aceite marcando a caixa de seleção na parte inferior
da página. Ao clicar em “Continuar reserva”, você passa para a próxima etapa na qual
preencherá os dados de seu cliente.
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Dados do cliente
Nesta segunda etapa, você precisará confirmar:
O nome do cliente: o título (Sr., Sra., etc.), Nome, sobrenome e número do
passaporte (opcional). Dica: Se você selecionou o segmento de vôo anteriormente, o
nome já estará automaticamente preenchido.
O número de referência Interna da agência: caso deseje inserir um número de
referência de acordo com os procedimentos administrativos de sua agência. (opcional)
O usuário interno da agência: caso deseje gravar seu nome ou departamento para
referência interna (opcional)
O recebimento de documentos via fax ou e-mail: para definir como deseja receber
a confirmação ou a fatura da reserva bem como o voucher para seu cliente. Você
pode escolher o e-mail ou o fax em uma lista pré-definida ou adicioná-lo
manualmente.
As observações/solicitações especiais do cliente chegam ao hotel como
informações adicionais da reserva. Tais solicitações são encaminhadas ao hotel - mas
não são confirmadas imediatamente, ficam pendentes de confirmação.
A forma de pagamento que a agência está usando (veja detalhes no próximo
capítulo).
Na parte inferior da página, há também os números de contato do serviço de atendimento
do Transhotel, caso necessite de algum auxílio adicional para completar a reserva.
Após preencher todos os campos obrigatórios, clique em “Continuar a reserva” e siga
adiante para a página de pagamento (terceira etapa).
.
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Pagamento
Agências Pré Pagas:
As Agências Pré Pagas deverão realizar o pagamento das reservas em até 96H antes do
check in. O pagamento poderá ser feito através do cartão de crédito da agência (Nunca use
o cartão de crédito do cliente) ou do Banco Daycoval (veja detalhes na próxima página).
Para pagamentos realizados através do Banco Daycoval, a agência deverá entrar em contato
com o mesmo informando o valor a ser pago a Transhotel e a PROFORMA (identificação da
reserva).
A agência também poderá optar por remessa ao exterior. Caso não efetue o pagamento à
Transhotel dentro do prazo, a reserva será cancelada.
Veja abaixo como elas são exibidas no sistema:
Agências Faturadas:
As agências faturadas receberão entre o dia 5 e o dia 10 de cada mês, fatura com
vencimento para o dia 25 com todas as entradas feitas no mês anterior.
Para pagamento a agência deverá entrar em contato com o Banco Daycoval informando a
identificação da fatura e o valor a ser pago a Transhotel em dólares, o banco então informará
o valor em reais e a identificação da conta bancária para transferência.
A agência poderá optar pelo envio de remessa ao exterior em Dólar ou Euro
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O Transhotel cobrará:
O preço de varejo total menos a comissão do agente no caso de tarifas
comissionáveis;
O valor líquido do hotel sem o Mark-up do
agente no caso de tarifas net.
Preencha todos os dados solicitados e selecione
“Continuar reserva” para ir à página final de
confirmação.
Após clicar em “Continuar reserva”, uma mensagem
pop-up será exibida. Basta clicar em “Sim”.
Dados para pagamento:
Banco Daycoval
0300 111 2009
[email protected]
Contas para remessa ao exterior
Remessas em Dólar
Banco
Endereço
Conta
IBAN
SWIFT
La Caixa
Gutierre de Cetina 67 – 28017 – Madrid – Espanha
2100 1734 31 72000302849
ES2821001 734317200302849
CAIXESBB
Remessas em Euro
La Caixa
Gutierre de Cetina 67 – 28017 – Madrid – Espanha
2100 1734 33 0200117082
ES58 2100 1734 3302 0011 7082
CAIXESBBXXX
Banco
Endereço
Conta
IBAN
SWIFT
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Confirmação e impressão de voucher
Após a confirmação da reserva, você chega à etapa final do fluxo de confirmação.
O voucher do hotel a ser entregue a seu cliente é exibido na tela.
Você pode imprimi-lo diretamente desta página ou aguardar o recebimento via fax ou e-mail.
Para personalizar o voucher com o logo de sua agência envie-o em formato .GIF ou .JPEG
para [email protected] informando seu Office ID. O carregamento é feito em 24 horas.
Se a reserva for bem sucedida, na parte inferior da página você verá a seguinte mensagem:
“Processo de reserva realizado”.
Em paralelo, você receberá automaticamente a seguinte documentação via e-mail ou fax, de
acordo com a forma de recebimento escolhida anteriormente:
Voucher do hotel, a ser entregue ao cliente
Fatura com informação sobre os preços e o valor líquido da reserva a serem pagos ao
Transhotel pela agência de viagens.
Importante
Antes de iniciar a etapa 4 e exibir o
voucher do cliente, você receberá uma
mensagem pop-up para lembrá-lo de
salvar as informações e fechar o PNR
do seu Amadeus Selling Platform.
Isto é necessário para que os dados da reserva da Amadeus Hotel Store sejam integrados e
salvos corretamente ao seu PNR no final da reserva. Isto garantira a integração e o envio das
informações para o seu Back Office.
Portanto, após exibir o voucher, você deve voltar à página de comandos ou à interface gráfica
do PNR, adicionar qualquer outra informação relevante e finalizar a transação para salvar os
dados da reserva.( exemplo >RF ANA; ER)
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Integração com o seu PNR
Ao retornar ao sistema Amadeus (página de comandos ou interface gráfica) você encontrará
inserido no PNR um segmento auxiliar de hotel da Amadeus Hotel Store e a observação
correspondente (RM*). Estas informações foram geradas automaticamente pelo sistema
Amadeus e não devem ser canceladas através destas guias. Isto garantira o sincronismo
entre os sistemas.
Segmento Amadeus Hotel Store
Segmento de remarks do Amadeus Hotel Store
para o back-office
Segmentos usados para o pré-preenchimento
Você pode inserir agora as informações necessárias ou opcionais e seguir para
Finalização da Transação (entradas ER ou ET)
Se você ignorar seu PNR sem ter feito a Finalização da Transação, o segmento da Amadeus
Hotel Store integrado ao PNR será perdido.
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Modificando uma reserva de hotel na Amadeus Hotel Store
Em reservas anteriormente confirmadas, você pode modificar os seguintes dados:
Data de chegada e/ou partida
Tipo de acomodação
Número de hóspedes por quarto
Dependendo dos termos e condições, firmados no momento da criação da reserva original,
alguns dados não poderão ser alterados por conta das restrições exigidas pelo hotel. No
entanto, na maioria dos casos as tarifas podem sofrer modificação após a alteração. Veja
como é simples.
Abra o PNR
É importante que ANTES de fazer qualquer
modificação através da Amadeus Hotel Store,
o PNR seja aberto no sistema Amadeus. Isto
garantirá o sincronismo do PNR
Caso você não abra o PNR antes, as alterações
feitas na Amadeus Hotel Store NÃO serão
sincronizadas com o seu PNR.
Faça a modificação na Amadeus Hotel Store
Após abrir o PNR, vá a Amadeus Hotel Store, selecione a reserva de hotel e clique em
“Modificar”.
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Você será direcionado ao fluxo de modificação da Amadeus Hotel Store, por meio de uma
série de telas onde você pode selecionar o que necessita alterar e confirmar tais mudanças.
Presumindo que seu PNR tenha sido aberto antes de fazer qualquer modificação, você
pode agora retornar ao sistema Amadeus e visualizar as alterações refletidas no PNR.
Segmento Amadeus Hotel Store
atualizado
Segmento de Remark adicionado alertando
sobre as modificações e RM* atualizado para
o seu back-office
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Você também pode notar que um elemento de remarks foi adicionado automaticamente ao
PNR para indicar que uma alteração foi feita.
As alterações também ficarão registradas no Histórico do PNR (RHH).
Re-emitindo o voucher
Caso necessite re-emitir o voucher de uma reserva ativa da Amadeus Hotel Store, siga os
passos abaixo:
1.
2.
3.
4.
5.
Abra o PNR no Sistema Amadeus;
Acesse a Amadeus Hotel Store;
Selecione a reserva de hotel cujo
voucher deseje emitir;
Selecione a maneira que deseja
receber o voucher
Se optar por “Default”, o voucher
será re-enviado para o e-mail ou fax
indicado na reserva original;
Clique em “OK”.
Você verá uma mensagem pop-up informando que o voucher foi enviado.
Como esta ação re-envia voucher do cliente e o recibo da agência de viagens, não insira o
fax ou o e-mail do viajante.
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Cancelando uma reserva na Amadeus Hotel Store
Todas as reservas da Amadeus Hotel Store podem ser canceladas e estão sujeitas aos
termos e condições originalmente exibidos durante o fluxo de reservas.
Em geral, o Transhotel tem uma política de cancelamento com um limite de 24 horas antes
do check in do cliente. Contudo, no caso de altas temporadas, é possível que o período
limite para o cancelamento seja reduzido. (Consulte sempre o Transhotel).
A taxa de penalidade padrão para o cancelamento tardio de uma reserva é de 100% do valor
da primeira noite, mas pode variar para reservas específicas. Esta penalidade também é
especificada no momento da reserva bem como no recibo de reserva da agência de viagens.
Antes de chegar a data limite para o cancelamento, quando sua agência será cobrada,
você SEMPRE será notificado pelo Transhotel.
Isto lhe dá uma última oportunidade de cancelar sua reserva ou reconfirmá-la com o cliente.
Para cancelar abra o PNR
É importante que abra o PNR que sofrerá o
cancelamento ANTES que qualquer cancelamento
seja feito via Amadeus Hotel Store.
Caso você não abra o PNR antes, quaisquer
cancelamento feito na Amadeus Hotel Store NÃO
será sincronizado com o seu PNR.
Cancele na Amadeus Hotel Store
Na Amadeus Hotel Store, selecione a reserva e
clique em “Cancelar”.
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Você será direcionado a duas telas onde pode selecionar a razão pela qual deseja cancelar e
confirmar o cancelamento.
.
No final do fluxo de cancelamento, um número de referência do cancelamento será exibido.
Como o PNR já foi aberto antes do cancelamento, você pode retornar à página de
comandos da Amadeus e ver seu cancelamento refletido no seu PNR.
O segmento auxiliar da Amadeus Hotel Store foi removido e novas observações foram
inseridas com o código de cancelamento. Todas esta modificações ficam armazenadas no
histórico do PNR.
Amadeus Hotel Store segment
has been removed
Remark added to highlight the
cancellation
Nunca cancele (ou altere) uma reserva de hotel criada na Amadeus Hotel Store
utilizando as entradas de cancelamento do segmento padrão (XE ou XI) na página de
comandos, ou os botões da página gráfica do PNR. Você cancelará os segmentos no
PNR, porém as alterações NÃO serão refletidas na Amadeus Hotel Store e a reserva
permanecerá ATIVA no sistema do hotel.
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Administração
Após entrar na guia da Amadeus Hotel Store e clicar em “Ir”, na página principal você terá
acesso a página de busca simples
Ao lado esquerdo, há um menu chamado “Administração”
Acessando este módulo, você pode exibir:
Lista de faturas;
Comissões;
Comprovante de pagamento.
Ao clicar em “Lista de Faturas” você poderá baixar todas as
faturas emitidas pelo Transhotel para sua agência no formato de
arquivo *.TXT ou *.HTML. Você pode especificar vários critérios de
busca, incluindo o período aos quais as faturas se referem.
Em “Comissões” você exibirá a quantidade de comissões
provenientes de todas as reservas feitas em período específico.
Com a tab “Comprovante de Pagamento” você pode facilmente informar o Transhotel que o
pagamento (geralmente efetuado via transferência bancária ou débito) das suas reservas da
Amadeus Hotel Store foi feito corretamente.
Suporte
Sincronização com o PNR da Amadeus
Para dúvidas em relação a como integrar sua reserva da Amadeus Hotel Store ao PNR da
Amadeus ou questões relacionadas à sincronização de reservas, contate o helpdesk local da
Amadeus.
Tarifas, navegação e funções
Caso tenha qualquer dúvida referente à: tarifas exibidas, comissões a serem recebidas, como
navegar na Amadeus Hotel Store ou qualquer outra questão sobre o ambiente da Amadeus
Hotel Store, contate o Help Desk do Transhotel. Toll Free 0800 888 7267
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Amadeus Hotel Store Manual do Usuário

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