Parte III - Execucao, Controle e Encerramento
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Parte III - Execucao, Controle e Encerramento
MBA – ARQUITETURA DE INTERIORES GERENCIAMENTO DE PROJETOS Coordenador: Carlos Russo Professor: Fábio Cavicchioli Netto, PMP 1 www.companhiadoscursos.com.br Execução e Controle 2 EXECUÇÃO E CONTROLE • Processos do PMBok - Execução EXECUÇÃO LEGENDA Escopo Tempo Custo $ Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Qualidade RH Comunicação Riscos Contratar ou Mobilizar a Equipe do Projeto Realizar a Garantia da Qualidade Desenvolver a Equipe do Projeto Gerenciar a Equipe do Projeto Conduzir Aquisições Aquisições Integração Distribuir Informações Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas EXECUÇÃO E CONTROLE • Processos do PMBoK - Controle CONTROLE LEGENDA Verificar o Escopo Escopo $ Controlar Cronograma Controlar Custos Tempo Custo $ Controlar o Escopo Qualidade Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto RH Comunicação Realizar o Controle Integrado de Mudanças Realizar o Controle da Qualidade Administrar Aquisições Riscos Aquisições Integração Monitorar e Controlar Riscos Relatar Desempenho EXECUÇÃO E CONTROLE • Orientar e gerenciar a execução Este processo exige que o gerente de projetos e a equipe do projeto realizem várias ações para executar o plano de gerenciamento do projeto a fim de realizar o trabalho definido na declaração do escopo. Algumas ações são: • executar as atividades para realizar os objetivos do projeto • formar, treinar e gerenciar os membros da equipe do projeto • selecionar os fornecedores • obter, gerenciar e usar recursos, ferramentas, materiais, ... • criar, controlar, verificar e validar as entregas do projeto • gerenciar os riscos e implementar as atividades de resposta a riscos • estabelecer e gerenciar os canais de comunicação do projeto • solicitar reparo de defeitos encontrados pelo processo de qualidade EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento da Qualidade Realizar a Garantia da Qualidade – Processo para avaliação da performance geral do projeto, a fim de prover confiança aos stakeholders, que o projeto irá satisfazer os padrões de qualidade. (Por exemplo: Auditoria da eficácia das medições de qualidade durante a Execução). Realizar o Controle da Qualidade - Processo de monitoramento de resultados específicos do projeto, a fim de determinar se os mesmos estão de acordo com o padrão de qualidade planejado, bem como agir para eliminar as causas de desvio. Temos então: • Inspeção • Ferramentas de Controle Diagramas de Pareto, Diagramas Espinha de Peixe ou Causa e Efeito, Checklists, Gráficos de Controle, Amostragem Estatística EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento da Qualidade Realizar a Garantia da Qualidade inclui a tomada de ações para aumentar a eficácia e a eficiência do projeto fornecendo benefícios adicionais para as partes envolvidas do projeto • Tomada de ações corretivas • Preparação de solicitações de alterações ACT Agir Corretivamente CHECK Verificar PLAN A P C D Planejar DO Fazer EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento da Qualidade Realizar o Controle da Qualidade • Inspeção • medir, examinar, testar, ... • para verificar se os resultados estão em conformidade • Em qualquer nível - Resultados de atividade específica (P.Ex. Indicadores) - Produto final do Projeto EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento da Qualidade Realizar o Controle da Qualidade - Ferramentas de Controle • Diagrama de Pareto • apenas uma parcela (20%) das causas é responsável pela maior parte (80%) dos problemas • é útil na identificação cuidadosa de “elementos vitais” que devem receber a atenção dos envolvidos com a situação EXECUÇÃO E CONTROLE Número de Casos Defeituosos Exemplo Diagrama de Pareto Percentagem de Casos Defeituosos • Gerenciamento da Qualidade – Realizar o Controle da Qualidade 40 100 30 75 20 50 10 25 0 0 • Percentagem Acumulada • Freqüência por Causa Histograma ordenado pela freqüência das ocorrências EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento da Qualidade Realizar o Controle da Qualidade - Ferramentas de Controle • Diagramas Espinha de Peixe ou Causa e Efeito: Maneira criativa de analisar As causas e potencias problemas Tempo Método Material Principal Defeito Energia Equipe Cenário EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento da Qualidade Realizar o Controle da Qualidade - Ferramentas de Controle Checklists - Lista de itens para serem averiguados, sobre um produto, processo ou grupo de processos. Gráficos de Controle - Gráfico contendo um conjunto de informações, no tempo, a respeito dos resultados do processo, as quais são utilizadas para definir se o processo esta “sob controle” EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento da Qualidade Diagrama de Controle Estatístico de Processo LSE (Limite Superior de Especificação) Comprimento (mm) LSC (Limite Superior de Controle) Média LIC (Limite Inferior de Controle) Causa especial LIE (Limite Inferior de Especificação) Lotes EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento da Qualidade • O LSC e o LIC, referem-se ao processo. O LSE e LIE referem-se ao produto - Isto não deve ser confundido • Causas Especiais (Pontos que caiam fora dos LCs – Fora de Controle) - Devem ser investigados • Causas Aleatórias - • Variações normais do processo Tendo 7 ocorrências consecutivas - Todas acima ou abaixo da LM, ou apresentando uma tendência linear que se afaste da média; o processo deve ser avaliado (Regra dos 7) EXECUÇÃO E CONTROLE • Contratar ou Mobilizar a Equipe do Projeto Pré-Designação: membros selecionados com antecedência Negociação: gerentes funcionais, outras equipes na organização e fornecedores / prestadores de serviços externos Contratação: fontes externas Equipes Virtuais: objetivos compartilhados EXECUÇÃO E CONTROLE • Desenvolver a Equipe do Projeto Este processo melhora as competências e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Os objetivos incluem: • Aprimorar habilidades de membros da equipe para aumentar sua capacidade de terminar atividades do projeto • Aprimorar sentimentos de confiança e coesão entre os membros da equipe para aumentar a produtividade através de um trabalho em equipe de melhor qualidade. EXECUÇÃO E CONTROLE • Desenvolver a Equipe do Projeto • Sistemas de reconhecimento e premiação ações gerenciais formais que promovem ou reforçam o comportamento desejado • a relação entre o desempenho do projeto e a premiação deve ser clara, explícita e realizável • devem haver sistemas próprios para projetos específicos • os sistemas devem prever diferenças culturais • Treinamento atividades destinadas a aprimorar as habilidades, conhecimentos e competências técnicas e gerenciais da equipe do projeto EXECUÇÃO E CONTROLE • Aspectos Comportamentais - Teorias consideradas • Maslow´s • MacGregor´s • Helzberg´s EXECUÇÃO E CONTROLE • Hierarquia das Necessidades de Maslow Auto Estímulos Realização Estima Sociais Segurança Fisiológicas reconhecimento público, fama orgulho, reputação Motivação amizade, amor, comunidade física, econômica, saúde comer, beber, vestir, dormir EXECUÇÃO E CONTROLE • Teoria X e Y de MacGregor´s Teoria Y Teoria X - Condutas Tradicionais - Trabalhadores alinhados com as necessidades - Trabalhadores vistos como da empresa pouco produtivos e com falta de - Trabalhadores sempre dispostos a receber ambições desafios e responsabilidades - Foco em resultados econômicos - Top-Down management - Autocracia - Linha Dura - Alta gerência cria ambiente altamente focado na capacidade dos trabalhadores em dirigir seus esforços nos objetivos estratégicos da organização - Ambiente Criativo - Inovação - resultados = autoridade + controle - resultados = motivação + autonomia EXECUÇÃO E CONTROLE • Teoria da Motivação de Helzberg´s Fatores Higiênicos (pelo ambiente de trabalho) - Salário, estilo gerencial da chefia, condições de trabalho; - Fatores pobres de higiene desmotivam, mas provavelmente ótimas condições de higiene não incrementam a motivação; Motivadores (pelo trabalho em si) - Oportunidades de crescimento profissional – atualizações - O trabalhador deve ter senso de crescimento pessoal e responsabilidade EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciar a Equipe do Projeto • Gerenciamento de Conflitos Visão Tradicional Visão Contemporânea • causados por indivíduos problemáticos • inevitáveis entre os seres humanos • sempre prejudicial • podem ser benéficos • devem ser evitados de qualquer modo • resultado natural de mudanças • devem ser eliminados • podem e devem ser gerenciados EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento de Conflitos Tipos Intensidade de Conflitos • Schedules • Prioridades • Mão-de-obra • Questões Técnicas • Administração • Choque Personalidades • Custo 0 Baixa 1 2 Alta EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento de Conflitos • Técnicas de Solução de Conflitos - Retirada - saída da área de conflito; - Smoothing (Panos Quentes) - evita áreas de diferenças buscando áreas de convergência; - Confronto (Negociação) - enfrenta o conflito através de resolução de problema entre as partes; - Compromisso (Colaboração) - barganha e busca soluções que trazem alguns graus de satisfação para as partes; - Força - dá ênfase à um ponto de vista como alternativa; EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento de Conflitos % Gerente Projeto rejeitam este modo 70 60 50 40 - Confronto - Compromisso - Smoothing - Força - Retirada 30 % Gerente Projeto favoráveis a este modo 20 10 0 10 20 30 40 50 60 70 EXECUÇÃO E CONTROLE • Tarefas do Gerente de Projetos Tarefa fundamental - Execute o trabalho – no prazo, dentro do orçamento e de acordo com as especificações. Tarefas auxiliares - Obter a maior performance dos membros da equipe do projeto - Manter o alinhamento entre a alta gerencia e os membros da equipe - Utilizar as lições aprendidas do dia a dia do projeto para o crescimento da organização EXECUÇÃO E CONTROLE • Tipos de Autoridade do Gerente de Projetos Formal - Escrita, cargo Técnica - Competência, conhecimento Carismática - Bom relacionamento, motivado, atencioso, prestativo, etc Purse String - Premiação e punição ($) Burocrática - Conhece a organização & Sabe caminhar nela EXECUÇÃO E CONTROLE • Distribuição das Informações EXECUÇÃO E CONTROLE • Direção das Comunicações Alta gerência, cliente, patrocinador Participantes Externos Projeto Equipe do Projeto Outros Gerentes EXECUÇÃO E CONTROLE • Métodos de Distribuição das Informações As diferentes formas pelas quais a informação irá chegar as partes interessadas: - Reuniões; - Distribuição de documentos; - Banco de Dados compartilhado; - Ferramentas de comunicação; - Ferramentas de gerenciamento de projetos. EXECUÇÃO E CONTROLE • Relatório de Desempenho Prover informações sobre: Escopo; Cronograma; Custos; Qualidade; Riscos (se aplicável); Procurement (se aplicável). EXECUÇÃO E CONTROLE • Relatório de Desempenho Organizam e sintetizam as diversas informações coletadas: Informações sobre a situação; Informações sobre o progresso; Análise de Tendências; Análise da Variação; Análise de Valor Agregado; Lições Aprendidas. São apresentadas em diversos formatos: Gráficos de Barras; Curvas S; Histogramas; Tabelas. Budget Valores Acumulados Custo Real Earned Value Data Tempo EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciar as Partes Interessadas EXECUÇÃO E CONTROLE • Comunicações Bem Sucedidas • • • • • • Ser um comunicador efetivo; Ser um facilitador nas comunicações; Evitar bloqueios de comunicação; Manter o time de projeto o mais próximo possível; Ter uma “war room”; Promover reuniões eficazes. EXECUÇÃO E CONTROLE • Controle de Custos Sistema de controle de mudanças de custos; Análise de medição de desempenho As técnicas de medição de desempenho identificam a magnitude das variações em relação ao previsto; Uma das formas mais efetivas é a Técnica do Valor Agregado (Earned Value). Previsão Prognósticos de condições futuras do projeto são elaborados com base nas informações e no conhecimento disponíveis no momento da previsão; A Técnica do Valor Agregado também auxilia na preparação desses prognósticos. 35 EXECUÇÃO E CONTROLE • Controle de Custos Gerenciamento por “Earned Value” É o valor do trabalho realizado realmente (Não é o custo dispendido do trabalho) Trabalho realmente realizado: Progresso Físico. Valor: Progresso Físico multiplicado pelo custo orçado EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento por “Earned Value” Avaliação Física de Avanço Estabelece um parâmetro físico para avaliação de avanço. Ex: numa atividade de construção de um muro de 1.000 m², temos medidos 300 m², portanto progresso de 30% EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento por “Earned Value” Ponderação de avanço por marcos por atividade Exemplo: Elaboração de Projeto de Engenharia • 10% pesquisa preliminar concluída • 20% desenho inicial emitido • 60% projeto básico emitido para comentários • 70% aprovação inicial pelo cliente • 90% emissão final para aprovação • 100% emissão para construção EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento por “Earned Value” Regra 50 / 50 Aplicável para programas com muitas atividades (> 1000) , considera o avanço como: Zero para atividades não iniciadas 50% para atividades iniciadas 100% para atividades encerradas EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento por “Earned Value” O conceito baseia-se na medida de performance dos resultados de um projeto, relacionando as três variáveis independentes básicas, quais sejam: Planned Value (PV) – O custo planejado de uma atividade para ser desenvolvida até a data de corte. PV é definido quando do estabelecimento do Cronograma e Orçamento baseline. Earned Value (EV) - O custo planejado do progresso físico alcançado até a data de corte, no desenvolvimento da atividade. EV é calculado multiplicando-se o progresso físico pelo valor orçado da atividade. Actual Cost (AC) – O custo incorrido para realizar a atividade até a data de corte. EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento por “Earned Value” Variâncias: São as diferenças entre o que você realizou e o que você planejou executar até a data de corte. Então temos, Schedule Variance: SV = EV - PV Cost Variance: CV = EV - AC • Índices relacionados: Schedule Performance Index SPI = EV / PV Cost Performance Index CPI = EV / AC EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento por “Earned Value” Interpretações: SV Negativa - Programação atrasada SV Positiva - A frente do programado CV Negativa - Acima do orçamento CV Positiva - Abaixo do orçamento SPI menor que 1 - Programação atrasada SPI maior que 1 - A frente do programado CPI menor que 1 - Acima do orçamento CPI maior que 1 - Abaixo do orçamento EXECUÇÃO E CONTROLE • Gerenciamento por “Earned Value” Budget at Completion (BAC) – Soma de todos os custos planejados, aprovados, para todas as atividades do projeto. Estimate to Complete (ETC) - Considerando os resultados atuais, quanto mais se estima gastar para completar o projeto. Estimate at Completion (EAC) - Considerando os resultados atuais, quanto o projeto irá custar no total, considerando inclusive as mudanças de escopo. EXECUÇÃO E CONTROLE EAC • Gerenciamento por “Earned Value” Projeção do aumento de custo na conclusão CUSTO Data de corte BAC Projeção do atraso na conclusão SV = Shcedule Variance PV AC CV = Cost Variance EV TEMPO EXECUÇÃO E CONTROLE Exercício: Construção de um muro de alvenaria Considerando que você tem um projeto de um muro para executar, com as seguinte características: - O muro tem 4 lados; - Cada lado do muro tem um prazo para ser construído de um 1 (hum) dia e esta orçado em R$ 1.000,00 / lado; - A seqüência de construção está prevista para ser uma lado após outro concluído; - Para exercitar, hoje consideraremos o final do terceiro dia. EXECUÇÃO E CONTROLE Exercício (cont...): Considerando o cronograma abaixo: Tarefa 1º dia 2º dia 3º dia 4º dia Tarefa concluida e incorreu em R$1.000 Lado 1 I-----------F Lado 2 Lado 3 Lado 4 Status Final 3º dia Tarefa concluida e incorreu em R$ 1.200 50% concluida e incorreu em R$ 600 I------------FPlan -----F IPlan-----I-----FPlan IPlan------------FPlan Tarefa não iniciada EXECUÇÃO E CONTROLE Exercício (cont...): Pergunta-se: Fórmula PV EV AC BAC CV CPI SV SPI EAC ETC Valor Interpretação EXECUÇÃO E CONTROLE • Controlar Respostas aos Riscos Revisões periódicas dos riscos do projeto - Fontes de novos riscos - mudanças do cliente - mudanças na tecnologia - mudanças na organização - mudança nos recursos - mudança do ambiente externo - Velhos riscos reaparecem - Revisões devem ser periódicas - Riscos do projeto devem estar incluídos na agenda de todas as reuniões da equipe EXECUÇÃO E CONTROLE • Controlar Respostas aos Riscos Revendo os Riscos - O evento ainda é possível? - A probabilidade de ocorrer é a mesma? - O impacto é o mesmo? - A nossa tolerância ao risco é a mesma? EXECUÇÃO E CONTROLE • Controlar Aquisições Gerenciamento das interfaces entre os vários fornecedores, se houver. Aplicação dos processos adequados de Gerenciamento de Projetos às relações contratuais: Integração dos Resultados desses processos no gerenciamento global do Projeto; Gerenciamento das novas necessidades (mudanças); Atenção contínua às implicações legais das ações tomadas no âmbito contratual (natureza legal). EXECUÇÃO E CONTROLE • Funções do Administrador de Contratos Gerenciar mudanças; Interpretar as Especificações; Exigir Garantias; Gerenciar Sub-Contratados; Fiscalizar; Resolver Disputas; Programar Pagamentos; Encerrar o Contrato. EXECUÇÃO E CONTROLE • Exercícios EXECUÇÃO E CONTROLE 1. O método geralmente mais utilizado pelos gerentes de projeto para resolver conflito é: A. Confronto B. Compromisso C. Panos quentes D. Força 53 EXECUÇÃO E CONTROLE 2. De acordo com McGregor, um gerente que utiliza a Teoria X vê os trabalhadores como: A. Altamente motivados, desejando assumir responsabilidade e confiáveis B. Altamente não confiáveis, precisando ser observados e gerenciados de perto o tempo todo C. Muito produtivos quando feita a designação D. Improdutivos no início, seguidos por períodos de alta produtividade 54 EXECUÇÃO E CONTROLE 3. Os Relatórios de Desempenho são usados para fornecer Informações aos Interessados no Escopo, Cronograma Custo e Qualidade do Projeto. Qual enunciado descreve esse processo com mais precisão ? A. A diretoria de controle de configuração recebe relatórios de Desempenho e gera solicitações de mudança para modificar aspectos do Projeto B. Os relatórios de Desempenho incluem relatórios de status, que detalham onde o Projeto está agora; os relatórios de progresso, que descrevem as realizações; e as previsões, que antecipam o status e o progresso futuros C. Os relatórios de Desempenho enfocam no exame da análise do valor ganho para determinar se os excedentes de Custo irão necessitar de revisões no orçamento D. Os relatórios de Desempenho incluem histogramas, fluxogramas e cronogramas de barras para mostrar as dependências e os relacionamentos da rede 55 EXECUÇÃO E CONTROLE 4. Registros históricos são usados para : A. Estimativa. B. Gerenciamento de risco. C. Planejamento do projeto. D. Todas as alternativas acima. 56 EXECUÇÃO E CONTROLE 5. Qual das seguintes alternativas não é uma característica de um projeto? A. Temporário. B. Início e fim definidos. C. Atividades inter-relacionadas. D. Repetição mensal. 57 EXECUÇÃO E CONTROLE 6. Quem tem mais poder em uma organização funcional? A. O gerente do projeto. B. O gerente funcional. C. A equipe. D. Nenhuma das alternativas acima. 58 EXECUÇÃO E CONTROLE 7. Lições aprendidas são usadas para: A. Registros históricos para projetos futuros B. Um registro de planejamento para o projeto atual C. Comunicar à equipe todas as coisas boas que o gerente de projeto realizou D. Comunicar à equipe o plano do projeto 59 EXECUÇÃO E CONTROLE 8. Qual é a variação de custo se um projeto tem valor planejado de $ 325, e a empresa já desembolsou $400 e o valor efetivamente realizado foi de $ 350? A. $ 25 B. $ - 25 C. $ 50 D. $ - 50 60 EXECUÇÃO E CONTROLE 9. Durante a execução, um membro do time identifica um risco que não estava previsto na fase de planejamento, você como gerente deve: A. Analisar o risco B. Ignorar o risco porque a análise anterior já foi feita C. Ignorar o risco porque riscos são identificados no planejamento D. Informar o cliente sobre o novo risco 61 EXECUÇÃO E CONTROLE 10. Um projeto possui um índice de desempenho de prazo / cronograma (SPI) de 0,75. Utilizar o SPI para calcular o novo prazo de término do projeto pressupõe que: A. O caminho crítico será mais comprido B. Os elementos do caminho não crítico existirão C. Existe uma variação de prazo/cronograma favorável D. Existe uma variação de custo negativa 62 EXECUÇÃO E CONTROLE • Exercício em Grupo ENCERRAMENTO Encerramento ENCERRAMENTO • Processos LEGENDA ENCERRAMENTO Escopo Tempo Custo $ Encerrar o Projeto ou Fase Qualidade RH Comunicação Riscos Aquisições Integração Encerrar Aquisições ENCERRAMENTO • Objetivo Formalização da aceitação do projeto ou da fase, permitindo que haja um encerramento organizado. ENCERRAMENTO • Encerrar Aquisições • Processo de fechamento do Contrato, incluindo a resolução de itens em aberto e a verificação dos produtos entregues • Encerrar o Projeto ou Fase • O Projeto ou fase, após alcançar seus objetivos, ou ser cancelado por outras razões, requer encerramento formal • Algumas atividades possíveis: • Documentar os resultados • Formalizar o aceite pelo Cliente ou Patrocinador • Coletar registros do Projeto garantindo acuracidade • Analisar o sucesso, eficácia e lições aprendidas • Arquivar para uso futuro ENCERRAMENTO • Encerrar o Projeto ou Fase • Aceitação Formal • é preciso haver uma documentação comprovando que o Cliente ou sponsor aceitou o produto do Projeto (ou fase) • essa documentação deve ser divulgada e arquivada com os demais documentos do Projeto • Lições Aprendidas • causas dos desvios, o porquê da ação corretiva escolhida etc • devem ser documentadas, passando a fazer parte do banco de dados que contém o histórico do projeto atual e de outros que venham a ser realizados pela organização executora ENCERRAMENTO • Exercícios ENCERRAMENTO 1. Um dos resultados do Encerramento do Projeto é: A. A criação dos Arquivos de Projeto B. A criação do Project Charter C. A criação do Plano de Análise de Riscos D. A criação do Plano de Projeto ENCERRAMENTO 2. A Documentação do Encerramento de Aquisições inclui: A. Documentação Técnica B. Documentação Financeira C. A e B devem ser consideradas D. Nenhuma das alternativas acima ENCERRAMENTO 3. Qual das seguintes alternativas não é verdadeira a respeito de Encerramento de Aquisições? A. Envolve verificação de que todo o trabalho tenha sido concluído corretamente B. Envolve atualização de dados para refletir os resultados finais do Contrato C. É requerido apenas quando um Contrato excede seu orçamento original D. Pode incluir uma auditoria de Contrato Perguntas ? Fábio Cavicchioli Netto, PMP Email: [email protected]