David Ibba_Digitalização de Documentos e a

Digitalização de Documentos e a
Preservação Documental na Era Digital
David Ibba
Agosto 2013
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Pergunta Principal
• Como preservar os documentos digitais ?
– Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos)
– Com baixo custo de armazenamento
– Com segurança e integridade
– Sem necessidade de muitas atualizações
– Legalmente
• Resposta
•
•
Sistema Híbrido
Fazer BACK-UP em um meio análógico
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Preservação da informação digital
Microfilme
• Paradigma: “Mídia ultrapassada??”
• Mídia analógica
• Durabilidade: 500 anos (filme prata)
• Melhor meio arquivístico
• Lei do Microfilme
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Preservação da informação digital
Sistema Híbrido
• É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos.
• Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital
• Arquivo digital somente na fase ativa
Custo do Armazenamento
Digital
Indíce de
busca da
informação
Fase Inativa
Fase Ativa
Digitalização
do Microfilme
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Microfilmadora Eletrônica: Processo
Digitalização, indexação e controle de qualidade
dos documentos
Microfilmadora
Eletrônica i9600
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Arquitetura Microfilmagem Eletrônica
GED
Mainframe
• Word
•PPT
• Arquivo TXT
• Arquivos PDF/A e PDF
• E-mail
•JPEG
Microfilme
Virtual
Microfilme
AWIS
Lista ou Diretório
de imagens
Scanner
•Livros
• Plantas
• Folhas soltas
8
16
mm
Microfilmadora Eletrônica – i9600
Decreto 1.799 de 1996
• Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o
resultado do processo de reprodução em filme de
documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006
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Legalidade do Microfilme – Parecer 736/2006 M.
Justiça
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10
Status no Brasil
• Mais de 6,5 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente
• Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça
• Tipos de Documentos
– Contratos comerciais
– Jornais
– Cheques
– Extrato Bancario
– Correios
– Depto Pessoal
– Documentos notariais
– Correio eletrônico
– Multas
– Processos Jucdciais
– Plantas
– Registros médicos
– Histórico Escolar
– RH
• Back up de informação / Preservação
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Usuários de Microfilmagem Eletrônica
Tribunal Regional do Trabalho - RJ
Tribunal Superior Eleitoral - TSE
Tribunal de Contas – BA
Tribunal de Contas - RS
Banco Itau
HSBC
Prefeitura do Recife
Banese
CEF
Unimed
Policia Civil RS
Instituto de Identificação do Paraná
Sec. Fazenda RS
Sec. Fazenda MS
Câmara Federal
Imprensa Oficial
Corpo de Bombeiros – DF
Ministerio da Aeronautica
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Mycroarq
TJDF
Sec. Educação RS
Eletronorte
Dataprev – RJ
Datafilme
Anvisa
Prodepa
Unopar
Correios
Cartórios
Tecnogin MGI
BNDES - RJ
Detran – BA / CE/RS / MG/PE
Junta Comercial - MG
UERJ – Univer. Est. do Rio de Janeiro
INCRA
Femade
Prestadores de Serviços
Microfilmagem eletrônica no Brasil
•Mercado estavel
•Instalações nos principais centros
•Migração do Convencional
•Preservação Digital / Back Up
•Redução custos
•Uso da Imagem
•Legalmente Aceito
– Parecer 736/2006 do Min.da Justiça
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Recuperação da Informação
Digitlização do Microfilme por demanda
DV 2400
ScanPro 2000
A saída da informação em PAPEL,
EMAIL, FAX e como Imagem Digital.
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Conclusão
A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de
documentos deve considerar os seguintes aspectos:
•Expectativa de vida do documento
•Integridade do documento
•Flexibilidade( analógico para digital e vice versa)
•Redução de espaço Físico – 98%
•Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento
•Estratégia de preservação digital
•Nível de complexidade / interatividade
•Aspecto Legal
Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de
investimento para preservar documentação.
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Desejo de todos os clientes…..
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Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para
documentos digitalizados - Lei 12.682/2012
http://trt-12.jusbrasil.com.br/noticias/3178621/dilma-veta-garantia-de-efeitos-juridicos-paradocumentos-digitalizados
11 julho 2012
A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos
documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da
elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da
Lei 12.682/2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico
aos documentos digitalizados
De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela
Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor
probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também
garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos
documentos microfilmados.
Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça...
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Tipos de Captura - Volume
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Tendências
• Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo
• Captura Descentralizada
• Mobilidade
• Nuvem
• Simplicidade de uso
• Route information faster
• Enable collaboration, customer engagement
• Save time and costs derived from shorter information access cycles
• Use paper rather than eliminate it
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Portfólio
Softwares Profissionais
• Driver
i1860
• Ferramentas
• Captura
i5200 / i5600 / i5800
• Gestão de Parque
i4200 / i4600
Truper
i3000
ScanMate
i940
i1405 / i1420 / i1440
ScanMate
i1120
i2400
i2600/i2800
i2900
Scan Station
500/520EX/550
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Portfólio de Software
• Driver
• Aprimoramento de Imagens
• Ferramenta de Captura de Documentos
• Ferramenta de Gestão de Parque
Capture
PRO
• Solução de Captura de Documentos
Capture
Desktop
Smart
WIA
Touch
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KAMS
Auto-Crop e Auto-Deskew
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Remoção Automática de verso em Branco
• Automaticamente identifica imagens em
branco baseado na porcentagem de
conteudo de informação.
– Recurso muito mais preciso
comparado a opção de remover por
tamanho de imagem (kbytes)
– A configuração da % do conteudo é
feito de forma simples através dos
driver ISIS e TWAIN
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Rotação Automática de Imagem
 Automaticamente rotaciona as imagens na
posição correta de leitura
 Frente e verso
 Ganho de tempo na preparação do
documentos
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Função de Junção – Frente e Verso
• Automaticamente cria uma única imagem
contendo a frente e verso do documento.
– Aplicação: documentos de identidade
e notas fiscais e papel A3
– Disponivel somente no driver TWAIN
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iThresholding - exemplos
Business Confidential
Original
ATP 161KB
Scanner 1 c/ add-n IP 235KB
Scanner 2 c/ add-on IP 189KB
62KB
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iThresholding-2 @ 200 dpi
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Drop out – Vermelho, Azul e Verde
Colorida
PB normal
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PB com drop out
Novos Scanners série i2000
Recursos do Perfect Page
Preenchimento Inteligente de Borda
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Sistema completo
Documentos
Digitalização
Controle de Qualidade
Indexação
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Armazenamento Digital
Software de Pesquisa
Gerenciamento do
documento digital
Microfilmagem
eletrônica
Entendendo um Projeto
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Entendendo um Projeto
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Entendendo um Projeto
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Entendendo um Projeto
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Entendendo um Projeto
Segunda
Feira
Terça
Feira
Quarta
Feira
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Quinta
Feira
Sexta
Feira
Entendendo um Projeto
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Captura
Planetário
Rotativo
i4200
Elementos funcionais
•Lâmpada
•Lentes
•Sensor
i940
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Como escolher um Scanner Profissional ?
• Tipo de documento
• Indexação
– Identificar qual é o software de captura indicado
• Manual , OCR , Cod. Barras ,
• Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado
• Produção
– Volume diário, mensal de documentos, picos de produção
– Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada
• Assistência técnica
– On-site, troca ou balcão , tempo de resposta – SLA
– Consumíveis e peças disponíveis
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Scanner Profissional X Multi-Funcional
Digitalização frente e verso
Tratamento/Melhoramento de
imagem
Software de Captura
Tempo de digitalização
( supondo documento com 10
folhas)
Transporte
Scanner
Multi-funcional
Scanner
Professional
Não, simplex
Sim, Duplex
Muito básico, quase nenhum
Varios recursos para
gerar imagem excelente
Interface complicada
Softwares de captura
orientados a digitalização
de documentos ou lotes
de documentos
15 Minutos
40 Segundos
Curvatura interna
Limita os tipos de docs no
Alimentador
Autom. – ADF
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Sistema de transporte
robusto
Como Gerenciar Scanners?
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Usando Software de Controle gerencie…
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Fluxo do Documento – áreas envolvidas
Documento
• Recepção
Áreas usuárias
Área Final
“Arquivo”
Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner?
 Verificar infra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)
 Software de Captura e GED
 Tipo de documento (cartão PVC )
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Scanners Pessoais – A4
Scanner i940
•Compacto
•Alimentação via
USB ou Fonte
•Duplex - A4
•20 ppm / 40 ipm
•500 folhas/dia
•ADF de 20 folhas
•Drivers ISIS e TWAIN
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Scanners Departamentais – A4
Scanners i2400/i2600/i2800
i2400
i2600
i2800
•Duplex – A4
•30 / 50 / 70 ppm
•2K / 4k / 6K folhas/dia
•ADF de 50/75/100 folhas
•Mesas Ofício ou A3*
•ISIS e TWAIN (Linux & Windows)
•Iluminação LED
•Sensor Ultrassônico
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Scanners Departamentais – A4
Scanner i2900
•Duplex – A4
•60 ppm (200-300dpi)
•10K folhas/dia
•Mesa A4 Integrada
•ADF de 250 folhas
•Saída Superior/Trasera
•Módulo de Impressão*
•ISIS e TWAIN
•Iluminação LED
•Sensor de Ultrassônico
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Acessórios:
Mesa Ofício
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e A3 (Black)
Scanners de Rede
Scan Station 500/520EX
•Rede
•Duplex – A4
•45 ppm / 90 ipm
•ADF de 75 folhas
•Envia e recibe Fax
•Tela Touch screen
•Mesa A3 (Opcional)
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Scanners de alta produção
Scanners da Série i5000
Duplex –A3
140 / 170 / 210 ppm
Volume ilimitado
ADF de 750 folhas
05 sensores ultra-som
LED CCD (duas lamp.)
i5200 / i5600 / i5800
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Casos de Sucesso - Brasil
Stand de Vendas
Segmentos: Comércio
– Armazenar cadastro de cliente
– Contratos de Financiamento
– Garantias
– Seguros
– Back up de informação
Vendas de Campo
Abeetura de Credito
Feiras de Imovéis
Venda de automoveis
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Principais soluções
Legado / Arquivo papel
Entrada de novos documentos
Digitalização com scanners de produção
Digitalização com scanners departamentais
Pesquisa da informação em
microfilme
Preservação da informação
Microfilmagem eletrônica de documentos
Digitalização com scanners de microfilmes
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Perguntas?
Odair Rodrigues
[email protected]
Tel: 011-99940-6781 / 012 3932 6157
www.kodak.com.br
Diagrama Ltda
www.diagramati.com.br
Tel: 071 3379 3535
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