FedEx Ship Manager Software
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FedEx Ship Manager Software
FedEx Ship Manager® Software Guia do Usuário 1 FedEx Ship Manager® Software Bem-vindo! O que é o software FedEx Ship Manager®? Simplifique e agilize o gerenciamento de remessas importantes via FedEx® com o software FedEx Ship Manager® (FSM). As ferramentas de produtividade integradas simplificam suas atividades de remessa, rastreamento e relatório, permitindo que você tenha mais tempo para outras tarefas importantes. O software FedEx Ship Manager® (FSM) é fácil de instalar e usar, o que economiza tempo, facilita o envio de remessas e permite que você se concentre no que é mais importante. Instale o software FedEx Ship Manager® (FSM) hoje! 2 FedEx Ship Manager® Software Índice Descrição Configuração Configuração – Registro Configuração – Atualizando seu software Configuração – Configurar seu servidor proxy Enviar Enviar – Criar agenda de endereços de expedidores e destinatários Enviar – Criar etiqueta de envio Enviar – Criar etiqueta de envio – Manuseio especial Enviar – Criar etiqueta de envio – ShipAlert® Enviar – Criar etiqueta de envio – Conteúdo da remessa Enviar – Criar etiqueta de envio – Banco de dados de mercadorias Enviar – Criar etiqueta de envio – Fatura comercial Enviar – Criar etiqueta de envio – Informações de cobrança Minhas remessas Minhas remessas – Reimprimir etiquetas de envio Minhas remessas – Excluindo pacotes e remessas Minhas remessas – Pesquisar remessas Coleta Coleta – Agendar uma coleta Coleta – Cancelar uma coleta Rastrear Rastrear – Pesquisa e comprovante de entrega assinado Preferências Preferências – Selecionando as preferências e padronizando campos e funções Preferências – Geral – Adicionar logotipos à fatura comercial Bancos de dados – Exportando ou fazendo backup de bancos de dados Relatórios FedEx® Billing Online Contate-nos Página 4-5-6 7-8 9 9 10 11 12 13 14 15 16-17 18 19 20 20 20 20 21 22-23 23 24 25 26 27 28 29-30 31-32 33-34 35 3 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Configuração Clique no link “Baixar o software FedEx Ship Manager®” no email “Solicitação de software FedEx Ship Manager®” que enviamos a você. O instalador do software FedEx Ship Manager® deve ser iniciado automaticamente, mas se não for, clique no botão “Executar”. Selecione o idioma de sua preferência na lista suspensa de idiomas. Clique no botão “OK”. Bem vindo a configuração do assistente do FedEx Ship Manager Software. Clique em “Próximo” 4 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Configuração (continuação) Pasta de Instalação, mantenha a mesma e clique em “Próximo” Leia o acordo de licença do FedEx Ship Manager Software. Selecione a opção “Estou de acordo com as condições do Acordo de Licença”. Clique no botão “Próximo”. 5 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Configuração (continuação) Clique em “Instalar” para iniciar a instalação do FedEx Ship Manager@Software. A instalação poderá levar alguns minutos. Clique no botão “FIM” para completar a instalação. Dica: O software será iniciado automaticamente. 6 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Configuração (continuação) Selecione seu país na lista suspensa “País de instalação”. Clique no botão “Continuar”. Registre o software antes de usá-lo. Clique no botão “Iniciar Solicitação”. 7 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Configuração – Registro Digite o número da sua conta FedEx e o “ID do expedidor”. O “ID do expedidor” é um pequeno código usado para identificar cada remetente exclusivo em sua empresa. O “ID do expedidor” é obrigatório e pode ser qualquer combinação de letras, números ou caracteres especiais, com total máximo de 20. Preencha os outros campos nas seções Informações do expedidor e Informações de cobrança, depois clique no botão “Solicitar”. Dica: Digite o CNPJ da empresa na linha abaixo do campo Endereço, no campo de endereço 2. e a tela de remessa do software FSM será exibida. Campo 2. Dados do Faturamento Clique na opção “Usar a mesma informação da Remessa” Após, clique no botão “Solicitar” 8 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Configuração – Atualizando seu software Observe o campo inferior esquerdo no qual deve aparecer a mensagem destacada em vermelho: “Nova atualização de versão crítica disponível para download”. Caso apareço, basta clicar nessa mensagem para iniciar a atualização e baixar as informações para o programa. Siga os prompts na tela para fazer a atualização. Se aparecer uma mensagem informando que seu software está atualizado, continue na próxima seção. Dica: Se nenhuma mensagem aparecer, a rede do seu computador provavelmente usa um servidor proxy para se conectar à Internet. Para configurar o servidor proxy, siga as etapas em “Configurar seu servidor proxy” abaixo. Configurar seu servidor proxy Observe a parte superior direita da tela de remessa. Clique no ícone “Preferências”. Clique na guia “Rede”. Clique no botão de opção “Definir manualmente a configuração do servidor”. Digite o “Nome do servidor” da sua rede. Digite a “Porta do servidor” da sua rede e clique no botão “Salvar”. Dica: O departamento de TI tem as informações do nome e porta do servidor. Feche o programa e acesse novamente para fazer o “download” no qual aparecerá “atualizando banco de dados”. 9 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar 10 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar – Criar agenda de endereços de Remetentes e Destinatários Não é mais necessário digitar e redigitar as informações de endereço de remetente! A agenda de endereços do software FSM foram criadas para armazenar as informações de endereço de seus expedidores e destinatários. Assim que finalizar um envio automaticamente será salvo esse endereço de destinatário na Lista de Destinatários. Para acessar a Agenda de Endereço de Destinatario, clique no botão “Agenda de Endereço”. Após, clique no botão “Novo” para cadastrar os dados do destinatário. Digite as informacões do Destinatário e clique no botão “Continuar” Selecione o endereço de destinatário cadastrado e clique em “Continuar” Dica: Na agenda de endereços de expedidores, selecione o número da conta FedEx na lista suspensa “Credencial da remessa”. Dica: defina um endereço padrão marcando a caixa de seleção “Padrão” de um dos endereços armazenados. 11 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar – Criar etiqueta de envio * Data da Remessa Informe a data de hoje ou no máximo 10 dias no futuro. * Serviço Escolha o serviço da FedEx desejado. * Embalagem Na lista suspensa Embalagem, selecione a embalagem da FedEx mais adequada à sua remessa ou a embalagem própria. * Pacotes Escolha quantos pacotes serão incluídos em sua remessa. Dimensões (campo obrigatório) Ao selecionar “Embalagem própria”, informe o comprimento, a largura e a altura do(s) pacote(s). * Peso Total Informe o “Peso total” bruto. Valor do transporte O Valor do transporte de uma remessa representa a responsabilidade máxima da FedEx em relação à remessa. Consulte o Guia de Serviços FedEx para obter os detalhes completos. Valor alfandegário Informe o Valor alfandegário total da remessa. O Valor alfandegário representa o preço de venda ou o valor justo de mercado do conteúdo da remessa, mesmo que não seja destinado para venda. O Valor alfandegário deve ser consistente com o valor que aparece na fatura comercial. Data de Entrega e Tarifa Estimada As tarifas de remessa estimadas ajudam você a evitar surpresas e a determinar quando sua remessa será entregue. Para obter uma tarifa de remessa estimada e/ou uma data de entrega estimada, clique no botão “Tarifa estimada”. Quando a tarifa aparecer, clique na seta suspensa para exibir os detalhes de tarifas e datas de entrega estimadas. Referência e mais referências Você pode inserir informações de referência em cada remessa. As informações de referência inseridas aparecem nos relatórios de remessa do software FSM e na fatura da FedEx. 12 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar – Criar etiqueta de envio – Manuseio especial A FedEx oferece diversas opções de Manuseio especial. Para selecionar essa opção e especificar o tipo de manuseio, basta clicar no botão “Manuseio Especial” para exibir as opções. Clique no botão de opção para selecionar o tipo de “Manuseio especial”. Clique no botão “OK”. Dica. Para envios de Carga Pesada “Serviço International Priority Freight” é necessário um “Número de Reserva” e esse número é adquirido através do nosso Atendimento ao Cliente, telefone 0800-7033339 opções 1 e 0 do menu ou Regiões Metropolitanas, 3003-3339 opções 1 e 0 do menu. 13 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar – Criar etiqueta de envio – ShipAlert® Com o FedEx ShipAlert®, você envia notificações de saida da remessa para si mesmo, para o destinatario e outras pessoas. Além disso, poderá receber notificações de Entrega e status do Pacote. Clique no botão ShipAlert® Insira até seis endereços de email para notificação e clique no(s) tipo(s) de notificação: • Notificação de remessa • Notificação de entrega e/ou • Notificação de exceção Adicione sua mensagem pessoal (opcional) Clique no botão “OK” 14 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar – Criar etiqueta de envio – Conteúdo da remessa Selecione o botão de opção Documentos ou Mercadorias. Envio de Documentos. Selecione a opção “Documentos” e digitar a descrição do seu documento no quadro abaixo. Envio de Mercadorias. Selecione a opção “Mercadorias” e Digite no campo “Descrição” a descrição da mercadoria e no campo “País de Fabricação” o país de fabricação do produto. Clique no botão “Adicionar” para adicionar uma ou mais mercadorias ou “Remover” para remover da lista. 15 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar – Criar etiqueta de envio – Banco de dados de mercadorias Opcional. O banco de dados de mercadorias do Software FSM permite armazenar informações de mercadorias previamente gravadas e também uma Lista de Remetentes e Destinatários. Esse recurso importante economiza muito do seu tempo e reduz atrasos na alfândega, pois garante informações de mercadorias precisas, completas e legíveis aos agentes aduaneiros. Para salvar uma Mercadoria na “Lista de Mercadorias” clique no ícone do Banco de dados. Para adicionar uma mercadoria e salva-la, clique no botão “Novo”. Insira o máximo de informações de mercadorias possível. Clique no botão “OK”. Dica: é possível usar a ferramenta de pesquisa de código harmonizado da FedEx clicando no link “Encontre o código harmonizado no fedex.com”. (É necessário efetuar login no fedex.com) 16 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar – Criar etiqueta de envio – Banco de dados de mercadorias (continuação) Para gravar uma mercadoria na Lista de Mercadorias, cadastre as informacoes conforme exemplo ao lado e clique em Ok. Caso deseja adicionar mais alguma(s) mercadoria(s). Clique no botão “Novo” e cadastre a proxima mercadoria. Caso deseja transportar alguma mercadoria pre cadastrada para a tela de preenchimento, basta clicar no botão “Adicionar Linhas Selecionadas” Após para sair dessa tela, clique no botão “Fechar” 17 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar – Criar etiqueta de envio – Fatura comercial Para que o FedEx Ship Manager Software crie automaticamente uma Fatura Comercial atrelado ao numero do AWB, basta marcar a caixa de seleção “Imprimir Fatura Comercial”. Informe os detalhes da mercadoria a partir do campo “Descrição” ou se tiver alguma mercadoria ja gravada na Lista de Mercadoria no banco de dados de códigos de mercadorias, basta selecioná-la. Preencha todos os campos da linha de Mercadorias comparado com as informaçoes do envio da primeira tela e após clique em “Continuar” 18 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Enviar – Criar etiqueta de envio – Informações de cobrança e Responsáveis pelo Pagamento do Frete e Taxas e Impostos Selecione o responsavel pelo pagamento tanto do Frete na primeira linha, campo “Cobrar Remessa De” quanto das Taxas e Impostos na linha de baixo, campo “Cobrar Taxas e Impostos De”. Caso a responsabilidade do pagamento seja do Remetente, basta selecionar a opção “Codigo do Remente” para a opção desejada no qual automaticamente aparecerá a conta do remetente. Caso a responsabilidade do pagamento seja do Destinatario, será necessário obter a conta do cliente e selecionar a opção “Destinatário” e digitar ao lado o numero de conta FedEx válido. Observação. Tanto para Frete quanto Impostos, conforme fora decidido entre as partes, nesse caso, é obrigatório o número de conta FedEx. Caso a responsabilidade do pagamento seja de uma conta de Terceiros, basta selecionar a opção “Terceiros” e digitar ao lado o numero de conta FedEx válido. Observação. Tanto para Frete quanto Impostos, conforme fora decidido entre as partes, nesse caso, é obrigatório o número de conta FedEx. Clique no botão “Enviar” para criar as Etiquetas de Envio e a Fatura Comercial. 19 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Minhas remessas – Reimprimir etiquetas de envio Para reimprimir um número de rastreamento, basta selecionar o némero do conhecimento aéreo e clicar na lista suspensa “Reimprimir” para selecionar a opção desejada e após clicar no botão “Reimprimir” Minhas remessas – Excluindo pacotes e remessas Para excluir um numero de rastreamento, basta selecionar o número do conhecimento e clicar na opção “Excluir”. Minhas remessas – Pesquisar remessas Pesquise remessas específicas por numero de rastreamento, nome de contato, cidade, código postal ou país. Selecione o tipo de pesquisa na lista suspensa e digite as iniciais ou palavra inteira e clique no botão “Continuar” 20 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Agendar uma Coleta 21 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Coleta – Solicitando uma coleta Para solicitar uma Coleta FedEx, clique no ícone “Coleta”. Clique na lista suspensa “Selecionar uma Data de Remessa”. Clique na data de remessa do(s) pacote(s) para o(s) qual(is) deseja agendar a coleta. Clique na caixa de seleção de cada pacote que deseja coletar. Clique no botão “Agendar Coleta”. 22 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Coleta – Solicitando uma coleta (continuação) Informe o primeiro horário para Coleta. Selecione o horário “Último horário para coleta” e Contato, se necessário. Obs. Esse intervale de horarios depende do “cut off time” no qual geralmente é de duas horas. Se necessário, adicione “Comentários” para o mensageiro da FedEx, como localidade do pacote específico ou solicitação de fornecimento. Clique no botão “Confirmar Coleta”. Coleta – Confirmação da Coleta O “Número de confirmação da coleta” aparece ao lado superior esquerdo da tela. Observação: Caso deseja cancelar a coleta, há um link ao lado direito da tela “Cancelamento”. Basta clicar nesse link e confirmação o cancelamento. 23 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Rastreamento 24 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Rastrear – Pesquisa e comprovante de entrega assinado Para rastrear uma encomenda, basta clicar no link do numero de rastreio no qual o FSM Software mostrará o histórico e status atual do pacote. Voce poderá também rastrear por Data de envio, Status da Entrega, País do Destinatário, Cidade do Destinatário ou Nome do destinatário. Obs. Use o campo “Pesquisar” para pesquisar remessas por número de rastreamento. Obs. Através do FSM voce poderá rastrear qualquer número de envio FedEx através do campo “Inserir Combinação de Números de Rastreamento. Se a remessa foi entregue, clique no link de PDF “Assinado por:” para exibir e imprimir uma cópia das informações de entrega, incluindo a assinatura na entrega. 25 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Preferências – Selecione o campo que deseja deixar fixo como Padrão e clique no botão “Salvar Configuração” 26 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Preferências – Notificações de Alerta Clique no botão “Ship Alert” para padronizar e fixar a função de Notificação de Alerta por E-mail. Seleciona a opção desejada do tipo de notificação que deseja receber automaticamete e após clique no botão “Ok”. Após, clique no botão “Salvar Configuração” 27 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Preferências – Geral – Adicionar Logotipos à Fatura Comercial Clique na guia “Geral” para abrir a janela de preferências gerais. Se você deseja que o software FSM crie sua Fatura Comercial com o logotipo da sua empresa ao formulário, através da opção Campo 3. você poderá selecionar uma imagem e buscá-la através do botão “Procurar Imagem”gotipo. Clique no botão “Salvar configuração”. Busque a imagem e após clique no botão “Salvar Configuração” Dica: A imagem do logotipo deve estar no formato GIF ou PNG e não pode ter mais do que 700 pixels de largura por 50 pixels de altura. 28 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Bancos de dados – Exportando ou fazendo backup de bancos de dados Fazer backup regular do seu “Banco de dados” é rápido, fácil e muito importante. Clique no ícone “Banco de dados” na parte superior da tela. Clique no link “Exportar dados” no canto inferior esquerdo. 29 FedEx Ship Manager® Software Configuração Enviar Minhas remessas Coleta Rastrear Preferências Bancos de dados Bancos de dados – Exportando ou fazendo backup de bancos de dados (continuação) Clique no botão “Procurar”. Selecione o local e o nome da pasta para a qual desejaxportar seus bancos de dados. Observação: Antes de salvar, a primeira vez que você exportar seu banco de dados, será necessário criar uma pasta no seu computador como pasta de destino. Selecione o botão “Abrir” e após, selecione o botão “Avançar”. Marque as caixas de seleção dos bancos de dados que deseja exportar. Clique no botão “Avançar”. Observe a janela “Salvo com sucesso”. Clique no botão “Continuar”. 30 FedEx Ship Manager® Software Relatórios Crie relatórios de gerenciamento personalizados diretamente do software FSM. Na parte superior da tela, clique no link “Relatórios”. Clique em “Relatório de remessas”. Clique na caixa de seleção ao lado de cada item que deseja exibir no relatório. Clique na caixa de seleção “Filtro para intervalo de datas”. Clique nos ícones de calendário “De” e “Até” e selecione o intervalo de datas do relatório. Clique no botão “Iniciar”. 31 FedEx Ship Manager® Software Relatórios Clique no botão “Salvar como arquivo do Excel”. Selecione a pasta do local para salvar o relatório. Insira um nome exclusivo para o relatório. Clique no botão “Abrir”. Observe o relatório aberto e a janela “Gerado com sucesso” do relatório. Clique no botão “Continuar”. 32 FedEx Ship Manager® Software FedEx® Billing Online Para você visualizar, pagar, contestar e gerenciar sua Faturas online através do FedEx®Billing Online, basta clicar no meu ”FedEx Billing On-Line” situado na Barra de Ferramentas ao lado superior esquerdo da tela. Após, clique em “ir para o fedex.com”. 33 FedEx Ship Manager® Software FedEx® Billing Online (continuação) A página www.fedex.com/br é sua fonte completa para tudo o que diz respeito ao FedEx Billing Online. Acesse www.fedex.com/br Opção: Gerenciar Minha Conta Ver / Pagar Contas On-Line - Efetuar Login Obs. Caso ainda não tenha um login de acesso, clique no botão “Registre-se” Acesse o sistema com seu Usuario e Senha e clique em “Login” Dica: o primeiro usuário que registrar uma conta no FedEx Billing Online será, por padrão, o administrador de faturamento on-line. Insira todas as informações necessárias de contato e da empresa e, se for preciso, dois números de faturas recentes da FedEx emitidas nos últimos 60 dias. (Se você não tiver dois números de faturas recentes, ligue para o nosso Suporte Tecnico atraves do Telefone 0800-7033339 opções 1-7-6 do menu e Regiões Metropolitanas 3003-3339 opções 1-7-6 do menu. 34 FedEx Ship Manager® Software Contate-nos Precisa de ajuda? Entre em contato através do Telefone 0800-7033339 opções 1-7-6 do menu ou para Regiões Metropolitanas, 3003-3339 opções 1-7-6 do menu. 35