Normas e Procedimentos para Emissão de Identidade Funcional

Normas e Procedimentos para Emissão de Identidade Funcional
(Cartão Universitário Inteligente) na UNICAMP
A - OBJETIVO
B - ÂMBITO DE APLICAÇÂO
C - CONSIDERAÇÕES GERAIS
D - PROCEDIMENTOS
1. DA EMISSÃO DO CARTÃO PROVISÓRIO/VISITANTE
2. DA EMISSÃO DA PRIMEIRA VIA DO CARTÃO
3. DA EMISSÃO DAS DEMAIS VIAS DO CARTÃO
a. Por perda, extravio, dano, roubo ou furto
b. Por alteração de dados (função/nome/foto)
4. DO CANCELAMENTO
5. DA ENTREGA
Normas e Procedimentos para Emissão de Identidade Funcional
(Cartão Universitário Inteligente)
A - OBJETIVO
Definir procedimentos para emissão da Identidade Funcional (Cartão Universitário
Inteligente) tendo em vista a implantação do novo Sistema de Identificação da
Comunidade da Universidade Estadual de Campinas.
B - ÂMBITO DE APLICAÇÂO
Órgãos da Universidade autorizados
Recursos Humanos (DGRH).
pela
Diretoria
Geral
de
C - CONSIDERAÇÕES GERAIS
1. É obrigatória a utilização da Identidade Funcional nas dependências da
Universidade para ter acesso em áreas restritas, no ingresso aos Restaurantes,
no controle de acesso em sistemas informatizados e no controle de empréstimo
de volumes das Bibliotecas.
2. É condição básica para emissão da Identidade Funcional ter sido admitido ou
estar atuando na Universidade como: funcionário, professor ou pesquisador
colaborador voluntário, professor ou pesquisador visitante, docente ou
funcionário estatutário aposentado, médico residente, estagiário, comissionado,
patrulheiro, aprimorando, plantonista, bolsista instrutor de graduação, os
prestadores de serviço de limpeza e vigilância, ou qualquer nova categoria
criada na Unicamp.
3. A emissão e entrega dos cartões será de responsabilidade da Diretoria de
Administração de Pessoal (DAP) órgão da Diretoria Geral de Recursos Humanos
(DGRH) ou órgãos autorizados pela DGRH.
4. Esta identidade (cartão universitário inteligente) conterá as seguintes
características: logotipo da UNICAMP, chip eletrônico com múltiplas funções,
código de barras, nome, número de matricula, cargo funcional, foto de
identificação do portador e unidade de lotação.
5. O portador é o único e exclusivo responsável pelo uso indevido do cartão, que
terceiros venham a fazer ou tenham feito, bem como extravio, furto, roubo ou
dano que impossibilite o uso do cartão, não cabendo a UNICAMP qualquer
responsabilidade ou obrigação de arcar com os custos ou despesas da
substituição do cartão.
6. Todos os dados inseridos no Sistema de Identificação serão administrados pela
Gerencia Operacional do Cartão Universitário Inteligente.
D - PROCEDIMENTOS
1. DA EMISSÃO DO CARTÃO PROVISÓRIO/VISITANTE
1
Normas e Procedimentos para Emissão de Identidade Funcional
(Cartão Universitário Inteligente)
A
DAP
ou
órgãos
autorizados
pela
DGRH
receberão
os
cartões
provisórios/visitantes numerados do Sistema de Identificação e os manterão
armazenados por ordem numérica seqüencial.
E após a formalização da admissão do novo servidor deverá providenciar o cartão
provisório/visitante, conforme procedimentos a seguir:
1.1 Cadastrar os serviços associados ao cartão no Sistema de Controle de Acesso
na função "Emissão de Cartão Provisório/Visitante";
1.2 Gravar neste cartão o número de matricula e prazo de validade de 15 (quinze)
dias a partir da data de admissão;
1.3 Entregar e orientar o interessado que este cartão não tem direito a nenhuma
funcionalidade bancaria, e terá autorização durante o período de validade ao
ingresso nos restaurantes, ao empréstimo de volumes das bibliotecas e no controle
de acesso em sistemas informatizados. Após esse prazo o interessado deverá
comparecer a Seção de Controle de Atendimento ao Público (SCAP) órgão da
DGRH ou órgão autorizado pela DGRH para troca do mesmo.
2. DA EMISSÃO DA PRIMEIRA VIA DO CARTÃO
Somente será emitida uma primeira via do cartão inteligente quando ocorrer a
admissão.
A DAP ou órgãos autorizados pela DGRH, de posse da foto do admitido, deverá:
2.1 Emitir via sistema de RH o formulário Coleta de Foto para colagem das fotos;
2.2 Remeter periodicamente os formulários com as fotos para digitalização,
através do Posto de Atendimento do Banespa (PAB) no campus junto com uma
Relação de Remessa;
2.3 Obter assinatura de recebimento na Relação de Remessa e arquivar em ordem
cronológica;
2.4
Receber as fotos digitalizadas e executar a funcionalidade de gerar
arquivo por lote no sistema de RH para elaboração das identidades
funcionais;
2.5 Na data combinada com o PAB, retirar os cartões e mantê-los armazenados
em ordem alfabética para facilitar a busca no momento da entrega ao interessado.
3. DA EMISSÃO DAS DEMAIS VIAS DO CARTÃO
Normas e Procedimentos para Emissão de Identidade Funcional
(Cartão Universitário Inteligente)
3.1 Por perda, extravio, dano, roubo ou furto
3.1.1
O
interessado
deverá
solicitar
através
do
e-mail
[email protected] a suspensão do cartão universitário inteligente
comunicando o tipo de ocorrência, e automaticamente serão suspensos os
serviços associados ao cartão no Sistema de Controle de Acesso, informando as
áreas envolvidas.
3.1.2
Inativar o cartão, suspendendo os serviços associados ao mesmo
no Sistema de Controle de Acesso;
3.1.3
Para emissão de outra via, o interessado deverá para pagar uma
taxa conforme tabela especificada na Deliberação CAD–A-01 de 22-09-2004,
através de um deposito no Banespa/Santander com o valor referente na conta
corrente 43010266-1 , agência 0207;
Valor cobrado por via de crachá
Número da via
Valor
2ª via
R$ 20,00
3ª via
R$ 30,00
4ª via
R$ 40,00
3.1.3.1 Após, o servidor deverá dirigir-se ao DAP ou órgãos autorizados pela
DGRH para comprovação do pagamento.
3.1.4
Comprovado o pagamento, entrar no sistema de RH e efetuar a
baixa do cartão para que na execução do relatório de geração dos dados, o
colaborador seja automaticamente detectado para posterior envio no arquivo;
3.1.5
Para que o interessado não tenha prejuízo dos seus benefícios,
deverá ser providenciado um cartão provisório/visitante conforme
procedimentos do item 1.1 a 1.3 deste documento.
3.2 Por alteração de dados (função/nome/foto/local)
3.2.1 No caso de alteração de função (inclusive aposentadoria), nome ou local,
mensalmente será detectado pelo sistema de RH e providenci ada a confecção da
nova via;
3.2.2 No caso de alteração de foto por solicitação do interessado,
este deverá dirigir-se ao DAP ou órgãos autorizados pela DGRH com
a respectiva foto e pagar uma taxa conforme tabela especificada na
Deliberação CAD-A-01, de 22-09-2004, através de um deposito no
Banespa/Santander com o valor referente na conta corrente
43010266-1 , agência 0207;
Valor cobrado por via de crachá
Número da via
Valor
Normas e Procedimentos para Emissão de Identidade Funcional
(Cartão Universitário Inteligente)
2ª via
3ª via
4ª via
R$ 20,00
R$ 30,00
R$ 40,00
3.2.2.1 Comprovado o pagamento, deverá ser providenciada a
identidade funcional conforme procedimentos do item 2.1 a 2.5 deste
documento.
3.2.2.2 Deverá ser executado o relatório de extração de dados do
sistema de RH escolhendo-se a opção 2 (Emissão Avulsa) e
informando a matrícula do colaborador.
4. DO CANCELAMENTO
Poderá ocorrer o cancelamento do crachá por falecimento ou
demissão do servidor, e será solicitada a devolução da Identidade
Funcional.
A DAP ou órgãos autorizados pela DGRH, assim que tiverem conhecimento do fato,
deverão executar o seguinte procedimento:
4.1. Inativar o cartão, suspendendo os serviços associados ao mesmo no Sistema
de Controle de Acesso;
Na próxima execução do relatório de extração de dados do sistema de RH, o
colaborador será automaticamente detectado para posterior envio no arquivo de
carga com Função de Movimento igual à “C” (Cancelamento).
5. DA ENTREGA
5.1 Quando o interessado comparecer ao guichê procurando o seu cartão
universitário inteligente, o SCAP ou órgãos autorizados pela DGRH deverão
identificar o mesmo e gravar os serviços associados no Sistema de Controle de
Acesso;
5.1.1 Caso o cartão do interessado não se encontre no Setor, este poderá renovar
o prazo de validade no cartão provisório/visitante para que não tenha prejuízo dos
seus benefícios.
5.2 Emitir via sistema o Termo de Recebimento;
5.3 Solicitar a assinatura no Termo de Recebimento ao ser entregue o cartão e dar
ciência ao interessado das responsabilidades e condições de uso;
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(Cartão Universitário Inteligente)
5.4 Entregar o folder com as orientações ;
5.5 Manter o Termo de Recebimento assinado em arquivo durante 2 (dois) anos.
5.6 Receber o cartão provisório/visitante para ser inativado no Sistema de Controle
de Acesso e assim poder reaproveitar o cartão.