Unidades de Recebimento e Expedição

Transcrição

MINISTÉRIO DA FAZENDA
SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO
COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Manual
Recebimento e Expedição
(Unidades de Recebimento e Expedição)
Ministro da Fazenda
JOAQUIM LEVY
Secretário-Executivo
TARCÍSIO JOSÉ MASSOTE DE GODOY
Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração
MANUEL AUGUSTO ALVES SILVA
Coordenadora-Geral de Recursos Logísticos
ALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO
Coordenadora de Documentação e Sistemas de Logística
PATRÍCIA DIAS PEIXOTO
Equipe Técnica
AMANDA FREITAS GOMES
CAROLINE LOPES DURCE
DANIELE CRISTINA BASSO UNO
EDUARDO FERNANDES AUGUSTO
GABRIELA MACHADO DE SOUZA
MARIA DE FÁTIMA CALIMAN
Colaboração
UNIDADES DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO DAS SAMFs DF, RJ e SP
Diagramação
DANIELE CRISTINA BASSO UNO
BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração.
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Manual de Recebimento e Expedição (Unidades de Recebimento e
Expedição). 2. ed. Brasília: Coordenação-Geral de Recursos Logísticos, 2015. 73 p.
Impresso no Brasil/ Printed in Brazil
É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada.
Manual
Recebimento e Expedição
(Unidades de Recebimento e Expedição)
2ª edição
Brasília-DF
Dezembro/2015
Secretaria Executiva
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
SAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. Órgãos Centrais - 8º andar
CEP 70070-917 - Brasília - Distrito Federal - Brasil
Fone: 55 (61) 3412-5801
[email protected]
http://www.fazenda.gov.br/
2015, COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS (COGRL)
Brasil. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de
Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de
Recursos Logísticos.
Manual de Recebimento e Expedição (Unidades de Recebimento e
Expedição). 2. ed. Brasília: COGRL, 2015.
73 p. : il. ; 30 cm.
Contém apêndices e anexo
1. Documentos - Recebimento. 2. Documentos - Expedição. 3.
Documentos - Gestão. 4. Brasil. Ministério da Fazenda. I. Título.
CDD - 025.17
Registre sua manifestação no
Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda.
http://portal.ouvidoria.fazenda.gov.br/ouvidoria/
Telefone: 0800 702 1111
E-mail: [email protected]
A SPOA agradece!
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AR – Aviso de Recebimento
COGRL – Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
ECT – Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos
EMS – Express Mail Service (Encomenda Expressa Internacional)
GE – Guia de Expedição
MF – Ministério da Fazenda
PAC – Serviço de encomenda da linha econômica para o envio exclusivo de objetos
RM – Relação de Movimentação
SAMF – Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda
SPOA – Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração
UF – Unidade da Federação
URE – Unidade de Recebimento e Expedição
SUMÁRIO
CONSIDERAÇÕES INICIAIS ................................................................................................ 7
1
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 9
2
INSTRUÇÃO LEGAL.......................................................................................................... 11
3
UNIDADE DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO ................................................................... 11
4
RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS .................................................... 12
4.1
RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS DAS UNIDADES REMETENTES .............................. 13
4.1.1 RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS PARA EXPEDIÇÃO VIA MALOTE OU VIA SERVIÇO POSTAL .......... 13
4.1.2 RECEBIMENTO DE OBJETOS PARA EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO DE CARGA ............................................. 16
4.1.3 CONFERÊNCIA DA GUIA DE EXPEDIÇÃO ..................................................................................... 19
4.1.4 CONFERÊNCIA DA DECLARAÇÃO DE CONTEÚDO .......................................................................... 21
4.2
RECEBIMENTO POR MEIO DE MALOTE ...................................................................................... 24
4.3
RECEBIMENTO POR MEIO DE SERVIÇO POSTAL............................................................................ 27
5
EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS ......................................................... 29
5.1
EXPEDIÇÃO VIA MALOTE ........................................................................................................ 30
5.1.1 PREENCHIMENTO DA GUIA DE MALOTE .................................................................................... 31
5.2
EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO POSTAL ............................................................................................. 33
5.3
EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO DE CARGA ......................................................................................... 35
6
DISTRIBUIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS .................................................... 37
6.1
DISTRIBUIÇÃO PARA UNIDADES DESTINATÁRIAS ......................................................................... 37
6.2
DISTRIBUIÇÃO PARA URES DESTINATÁRIAS ............................................................................... 39
7
MODALIDADES DE POSTAGEM ...................................................................................... 40
7.1
CARTA SIMPLES ................................................................................................................... 41
7.2
CARTA REGISTRADA .............................................................................................................. 42
7.3
SEDEX ................................................................................................................................ 43
7.4
IMPRESSO ........................................................................................................................... 44
7.5
ENCOMENDA ECONÔMICA (PAC) ........................................................................................... 45
7.6
ENCOMENDA EXPRESSA INTERNACIONAL (EMS) ........................................................................ 46
7.7
AVISO DE RECEBIMENTO (AR) ................................................................................................ 47
8
CONTATO ........................................................................................................................ 48
REFERÊNCIAS .................................................................................................................. 49
APÊNDICES
APÊNDICE A – GUIA DE EXPEDIÇÃO ......................................................................................... 51
APÊNDICE B – DECLARAÇÃO DE CONTEÚDO .............................................................................. 55
APÊNDICE C – GUIA DE MALOTE ............................................................................................. 59
APÊNDICE D – REGISTRO DE OCORRÊNCIA ................................................................................ 63
APÊNDICE E – FORMULÁRIO DE CADASTRAMENTO PARA COLETA POSTAL........................................ 67
ANEXOS
ANEXO – NORMA DE EXECUÇÃO COGRL/SPOA Nº 02, DE 08/12/2015..................................... 71
CONSIDERAÇÕES INICIAIS
A realidade da gestão documental no Ministério da Fazenda (MF) explicita a
necessidade de racionalizar os procedimentos, as operações e as rotinas de trabalho. Nesse
sentido, faz-se necessário adequar recursos, bem como desenvolver e aplicar instrumentos
arquivísticos para transformar o acesso às informações para tomada de decisões e a
construção do repositório do conhecimento em processos estratégicos.
Diante do exposto, foi criado o Projeto de Modernização da Gestão Documental e da
Informação no Ministério da Fazenda para garantir qualidade e agilidade nos processos de
produção, recebimento, tramitação, expedição, arquivamento, descarte, recuperação e
acesso.
Visando ao aperfeiçoamento dessa gestão e à racionalização das atividades de
expedição e distribuição, a Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL) da
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração (SPOA) estabeleceu
procedimentos para o recebimento, a expedição e a distribuição de documentos, processos
e demais objetos no âmbito do MF, por meio da publicação da Norma de Execução
COGRL/SPOA nº 02, de 8 de dezembro de 2015. 1 Em complemento a essa norma, foram
elaborados:
• Manual de Recebimento e Expedição (usuário): 2 direcionado aos servidores que
utilizam o serviço prestado pelas Unidades de Recebimento e Expedição (UREs);
• Manual de Recebimento e Expedição (Unidades de Recebimento e Expedição): o
presente manual é dirigido aos servidores que prestam os serviços, e tem como
objetivo esclarecer e padronizar as rotinas e procedimentos internos das atividades
de recebimento, expedição e distribuição de correspondências e demais objetos.
1
2
Disponível no Anexo deste manual e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
Disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
Manual de Recebimento e Expedição (URE)
7
1
DEFINIÇÕES
AR: Aviso de Recebimento – serviço adicional que, através do preenchimento de
modelo próprio, permite comprovar junto ao remetente a entrega de correspondências e
objetos postados sob registro, com ou sem declaração de valor.
Correspondência: forma de comunicação escrita mantida entre órgãos públicos,
entidades públicas, pessoas físicas ou jurídicas.
Correspondência externa: forma de comunicação trocada entre o MF e órgãos ou
entidades da Administração Pública e pessoas físicas ou jurídicas.
Correspondência
organizacionais do MF.
interna:
correspondência
trocada
entre
as
unidades
Correspondência oficial: forma de comunicação mantida entre unidades/órgãos do
MF; e entre o MF e pessoas físicas ou jurídicas. Refere-se a assuntos de caráter oficial ou de
interesse específico do MF.
Correspondência ostensiva: qualquer informação não submetida à restrição de
acesso público.
Correspondência particular: espécie informal de comunicação utilizada para
assuntos pessoais.
Correspondência sigilosa: correspondência com informação submetida
temporariamente à restrição de acesso público, em razão de sua imprescindibilidade para a
segurança da sociedade e do Estado.
Correspondência urgente: forma de comunicação que, em virtude da natureza do
assunto, exige ação imediata por parte de quem a recebeu, e deve ter tratamento
preferencial.
Documento: toda informação registrada que seja produzida ou recebida no decurso
das atividades meio e fim do MF, qualquer que seja o suporte.
Distribuição: separação interna de correspondências para a coleta, por parte das
unidades destinatárias do MF, de documentos, processos e demais objetos recebidos pelas
Unidades de Recebimento e Expedição (UREs).
Expedição: remessa de documentos, processos e demais objetos a destinatários
internos e externos ao MF.
Malote: serviço de transporte regular de correspondência entre as unidades/órgãos
do MF, nos dias e horários predefinidos pelas Unidades de Recebimento e Expedição.
Também definido como o invólucro/sacola utilizada para transportar a correspondência.
9
Objeto postal: qualquer objeto de correspondência encaminhado via postal
conforme a Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978 (Lei de Serviços Postais).
Processo: documentos oficialmente reunidos que se destinam a alguma ação
administrativa e seguem procedimentos previamente expressos.
Rastreamento: é o acompanhamento da correspondência registrada ou objeto, via
internet, por meio do Sistema de Rastreamento de Objetos (SRO) da ECT.
Recebimento: ação de receber documentos, processos e demais objetos, de
destinatários internos e externos ao MF.
Serviço de carga: expedição, transporte e entrega de objetos que não atendam os
requisitos necessários para envio nas demais modalidades oferecidas pelas Unidades de
Recebimento e Expedição, bem como os limites, dimensões e pesos estabelecidos pela
Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT).
Serviços postais: expedição, transporte e entrega de documentos, processos ou
objetos por meio de uma das seguintes modalidades de postagem: carta simples, carta
registrada, Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa
internacional (EMS).
SIGEP: Sistema de Gerenciamento de Postagens – software fornecido gratuitamente
pela ECT aos clientes com contrato, a fim de permitir ganhos de produtividade na
preparação dos documentos de postagem por meio do aproveitamento dos cadastros de
clientes.
Unidade de Recebimento e Expedição (URE): unidades do MF responsáveis pelas
atividades de recebimento, expedição e distribuição de correspondência e demais objetos.
Unidade destinatária: unidades/órgãos do MF aos quais são endereçadas as
correspondências.
Unidade remetente: unidades/órgãos do MF que encaminham as correspondências a
serem expedidas pela Unidade de Recebimento e Expedição (URE).
10
2
INSTRUÇÃO LEGAL
Os procedimentos apresentados neste manual têm como base legal os seguintes
instrumentos:
• Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978: regula os direitos e obrigações concernentes
ao serviço postal e ao serviço de telegrama em todo o território do País;
• Norma de Execução COGRL/SPOA nº 02, de 8 de dezembro de 2015: 3 estabelece
procedimentos para o recebimento, a expedição e a distribuição de documentos,
processos e demais objetos nas unidades organizacionais da Administração Direta do
Ministério da Fazenda.
3
UNIDADE DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO
Os setores do MF antes chamados de “Malote”, agora recebem nova denominação –
Unidade de Recebimento e Expedição (URE) – a fim de contemplar todas as atividades
realizadas pela unidade.
As UREs têm como objeto de trabalho apenas as correspondências oficiais, sejam elas
externas ou internas, ostensivas ou sigilosas. Qualquer documento ou objeto de natureza
particular deve ser recusado, de acordo com o art. 10 da Norma de Execução COGRL nº
02/2015.
3
Disponível no Anexo deste manual e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
11
4
RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS
As Unidades de Recebimento e Expedição (UREs) recebem as correspondências e
objetos a serem expedidos por meio das unidades remetentes, dos malotes e dos serviços
postais da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), conforme apresentado na
figura 1.
Figura 1 – Diagrama do recebimento de correspondências e objetos pelas UREs
12
4.1
RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS E
OBJETOS DAS UNIDADES REMETENTES
No ato do recebimento das correspondências e objetos das unidades remetentes, a
URE deve seguir os procedimentos estabelecidos nos fluxos dos processos de negócio, de
acordo com a forma de expedição especificada pelo usuário:
• expedição via malote ou via serviço postal: fluxo “Recebimento de Correspondências
das Unidades Remetentes para Expedição via Malote ou via Serviço Postal” (item
4.1.1); ou
• expedição via serviço de carga: 4 fluxo “Recebimento de Objetos para Expedição via
Serviço de Carga” (item 4.1.2).
4.1.1 Recebimento de Correspondências para Expedição
via Malote ou via Serviço Postal
Para efetuar o recebimento de correspondências ou objetos a serem expedidos via
malote ou via serviço postal, o servidor da URE deve seguir os procedimentos estabelecidos
no fluxo do processo de negócio “Recebimento de Correspondências das Unidades
Remetentes para Expedição via Malote ou via Serviço Postal” (figura 2), e descritos na
sequência.
4
A expedição via serviço de carga está disponível somente naquelas UREs cujas SAMFs possuem contrato
firmado com empresa especializada em transporte de carga aérea.
13
Figura 2 – Fluxo do Processo de Negócio: Recebimento de Correspondências das Unidades Remetentes para
Expedição via Malote ou via Serviço Postal
14
Os procedimentos apresentados na figura 2 são descritos a seguir:
A) conferir o conteúdo listado na Guia de Expedição (recebida em três vias) 5,
verificando se:
A.1) a Guia está corretamente preenchida e de forma legível; 6
A.2) a correspondência a ser expedida condiz com as informações contidas na Guia;
A.3) o destinatário e o endereçamento das correspondências envelopadas são
suficientes para o envio;
A.4) os envelopes das correspondências obedecem aos modelos de elaboração
expressos neste manual quanto ao tipo (ofício, carta, portaria, etc.) e à
identificação do documento (ex.: 87/2014-SPOA); 7
A.5) o tipo e o número de expediente do documento está devidamente informado
no canto superior esquerdo do envelope (exemplo: Oficio 87/2014-SPOA);
A.6) há uma guia para cada forma de expedição (item 2 da Guia de Expedição);
B) recusar o recebimento de correspondências que não atendam aos requisitos
estabelecidos no item A, e devolvê-las à unidade remetente. Caso todas as
informações estejam corretas, deve-se proceder ao recebimento da correspondência,
conforme descrito na sequência;
C) preencher, nas três vias da Guia de Expedição, o campo Nº Rastreamento (contido
no item “3. Especificação”): informar o número de rastreamento do objeto postado
(das modalidades a que se aplicam). As correspondências expedidas via malote não
possuem número de rastreamento;
D) preencher, somente na 1ª via da Guia de Expedição, o campo Unidade de
Recebimento e Expedição (contido no item “4. Recebimento”, figura 3): dados da
URE com a devida assinatura, carimbo do responsável e a data do recebimento;
Figura 3 – Campo “4. Recebimento” da Guia de Expedição
5
Disponível no Apêndice A deste manual e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
A conferência da Guia de Expedição é apresentada no item 4.1.3 deste manual.
7
Ver capítulo 7 deste manual. As mesmas orientações estão disponíveis ao usuário por meio do “Manual de
Recebimento e Expedição (usuário)”, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
6
15
E) devolver a 1ª via da Guia de Expedição (assinada) à unidade remetente;
F)
juntar as 2ª e 3ª vias da Guia de Expedição (sem assinatura) à referente
correspondência:
•
a 2ª via acompanha a remessa da correspondência até o destino; a URE
destinatária a assina e a devolve à URE remetente no próximo envio de
malote;
•
a 3ª via acompanha a remessa da correspondência até o destino; o
destinatário a assina e a URE a arquiva.
IMPORTANTE!
Documentos, processos e objetos recebidos pelas UREs após o
horário de coleta pela ECT, no período vespertino, devem ser expedidos
na remessa seguinte;
Solicitações de expedição de correspondências após esse horário,
caracterizadas como urgentes, devem estar acompanhadas de manifestação por
escrito do responsável titular da unidade remetente.
4.1.2 Recebimento de Objetos para Expedição via Serviço de Carga
Para efetuar o recebimento de objetos a serem expedidos via serviço de carga, o
servidor da URE que dispor desse serviço deve seguir os procedimentos estabelecidos no
fluxo do processo de negócio “Recebimento de Objetos para Expedição via Serviço de Carga”
(figura 4), descritos na sequência.
16
Figura 4 – Fluxo do Processo de Negócio: Recebimento de Objetos das Unidades Remetentes para Expedição
via Serviço de Carga
17
A) conferir o conteúdo listado na Declaração de Conteúdo (recebida em três vias), 8
verificando se:
A.1) o formulário está corretamente preenchido e de forma legível; 9
A.2) a embalagem a ser expedida condiz com as informações contidas na
Declaração;
A.3) o destinatário e o endereçamento do objeto embalado são suficientes para o
envio;
A.4) a embalagem do objeto foi vistoriada e lacrada pelo agente de segurança do
edifício;
B) recusar o recebimento de objetos que não atendam aos requisitos estabelecidos no
item A, e devolvê-los à unidade remetente. Caso todas as informações estejam
corretas, deve-se proceder ao recebimento da correspondência, conforme descrito
na sequência;
C) pesar a embalagem;
D) confirmar o valor da remessa, de acordo com o peso;
E) abrir demanda para a empresa contratada;
F)
preencher, nas três vias da Declaração de Conteúdo, os campos do item “1.
Expedição via Serviço de Carga”:
F.1) Dispensa de Licitação nº: número e ano do ato que credencia o órgão
remetente para requisitar o transporte de carga aérea
F.2) Nº Rastreamento: código de rastreamento da encomenda, fornecido pela
empresa contratada para o transporte de carga, possibilitando o
acompanhamento pela unidade remetente;
G) dar recebimento da encomenda no campo “6. Recebimento pela URE”, com a devida
assinatura, carimbo do responsável e a data do recebimento;
H) devolver a 1ª via da Declaração de Conteúdo (assinada) à unidade remetente;
I)
8
9
juntar as 2ª e 3ª vias da Declaração à referente embalagem.
Disponível no Apêndice B e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
A conferência da Declaração de Conteúdo é apresentada no item 4.1.4 deste manual.
18
4.1.3
Conferência da Guia de Expedição
A Guia de Expedição 10 é um formulário para a remessa de documentos, processos e
demais objetos via malote ou via serviço postal. Ela deve ser preenchida em três vias pelas
unidades remetentes, no ato da expedição de documentos, processos e objetos, e
encaminhada para a URE junto à correspondência. À URE compete dar o recibo para o
usuário, conforme procedimentos descritos anteriormente neste manual.
IMPORTANTE!
Os documentos oficiais devem estar destinados ao cargo do
destinatário e não à pessoa que o ocupa, sendo esta uma informação
opcional/adicional.
Portanto, no momento do recebimento da correspondência da unidade
remetente, a URE deve conferir se os documentos foram encaminhados dessa forma.
Caso contrário, deve-se devolver à unidade remetente para que proceda à correção.
No caso do recebimento de correspondências via malote ou via serviço postal,
quando um documento oficial for encaminhado a um destinatário que não ocupe mais
o cargo, deve ser encaminhado ao seu sucessor.
No ato do recebimento da Guia de Expedição, a URE deve verificar se a guia está
preenchida de acordo com as orientações exemplificadas a seguir:
• Guia de Expedição nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada
ano, e de controle de cada unidade remetente;
Figura 5 – Exemplo de preenchimento do campo “Guia de Expedição nº” da Guia de Expedição
• Unidade Remetente: devem constar informações da unidade organizacional que
deseja realizar a expedição de correspondência ou objeto. A assinatura deve,
obrigatoriamente, vir acompanhada de data e de identificação do servidor (carimbo,
ou nome e cargo escritos de forma legível);
10
Disponível no Apêndice A e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
19
Figura 6 – Exemplo de preenchimento do campo “1. Remetente” da Guia de Expedição
• Forma de Expedição: a unidade remetente deve escolher entre as formas de
expedição: a) Malote ou b) Serviço Postal:
 quando a opção for expedição por malote, o campo “Destino” deve estar
preenchido, informando a unidade destinatária e seu respectivo estado (ex.:
SAMF/Distrito Federal). Deve-se preencher uma guia para cada destino;
Figura 7 – Exemplo de preenchimento do campo “2. Forma de Expedição”, opção “Malote” da Guia de
Expedição
 quando a opção for expedição por serviço postal, o campo “Modalidade de
Postagem” 11 deve estar preenchido (ex.: carta registrada), bem como a opção pelo
Aviso de Recebimento (AR); 12
Figura 8 – Exemplo de preenchimento do campo “2. Forma de Expedição”, opção “Serviço Postal” da Guia de
Expedição
 verificar, ainda no item “2. Forma de Expedição”, se a correspondência a ser
expedida possui prazo para a entrega. Caso afirmativo, a unidade remetente
especificará a data (conforme apresentado na figura 8);
11
12
Modalidades de postagem de correspondências: ver capítulo 7 deste manual.
O AR não está disponível para as modalidades carta simples e impresso.
20
• Especificação: devem estar descritos os objetos a serem expedidos, conforme
exemplificado na figura a seguir:
 Destinatário: cargo, nome e endereço completo do destinatário;
 Objeto: descrição (exemplo: processo nº 001.001.001/2015; envelope com
registro nº 202520 BR, etc.) e quantidade (exemplo: 5 processos, 3 volumes, 2
envelopes, etc.) da correspondência ou objeto. Também pode ser utilizado para
informar o número da Relação de Movimentação (RM);
 Nº Rastreamento: deve ser preenchido pela URE, no momento do recebimento da
correspondência a ser expedida, com o código de rastreamento oferecido pela
ECT. As correspondências expedidas via malote não possuem número de
rastreamento;
Figura 9 – Exemplo de preenchimento do campo “3. Especificação” da Guia de Expedição
• o item “4. Recebimento” deve ser preenchido pela URE no momento do recebimento
da correspondência a ser expedida.
4.1.4
Conferência da Declaração de Conteúdo
A Declaração de Conteúdo 13 é o formulário que deve acompanhar o objeto expedido
pelo Ministério da Fazenda via serviço de carga, e que substitui a nota fiscal no caso de
transporte de bens entre não contribuintes.14 Ela deve ser preenchida pela unidade
remetente e encaminhada à URE junto ao objeto (já embalado) a ser expedido. À URE
compete dar o recibo para o usuário, conforme procedimentos descritos anteriormente
neste manual.
No ato do recebimento da Declaração de Conteúdo, a URE deve verificar se o
formulário está preenchido em três vias e de acordo com as orientações exemplificadas a
seguir:
13
14
Disponível no Apêndice B e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
Protocolo ICMS 32/01.
21
• Expedição via serviço de carga: este item deve ser preenchido pela URE quando o
objeto for entregue para expedição:
 Dispensa de Licitação nº: número e ano do ato que credencia o órgão remetente
para requisitar o transporte de carga aérea;
 Nº Rastreamento: código de rastreamento da encomenda, fornecido pela
empresa contratada para o transporte de carga;
• Remetente: informações sobre a unidade que está remetendo o objeto:
 Órgão/Unidade: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação do
remetente;
 CNPJ: número da inscrição do órgão no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica
(CNPJ);
 Responsável: cargo e/ou nome da pessoa que está remetendo o objeto;
 Telefone: número do telefone para contato, com o respectivo código DDD;
 Endereço, Cidade, UF e CEP: localização completa do órgão ou unidade,
especificando nome da rua/travessa/avenida, seu respectivo número,
bloco/andar/sala e bairro; bem como o município, a unidade federativa e o CEP;
Figura 10 – Exemplo de preenchimento do campo “2. Remetente” da Declaração de Conteúdo
• Destinatário: informações referentes ao órgão ou pessoa física/jurídica a quem se
destina o objeto:
 Órgão/Instituição: nome do órgão/unidade ou instituição do destinatário e sigla,
quando houver;
 CNPJ/CPF: número da inscrição do órgão ou instituição no Cadastro Nacional da
Pessoa Jurídica (CNPJ), quando se tratar de pessoa jurídica; e número da inscrição
no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), quando se tratar de pessoa física;
 Responsável: cargo e/ou nome da pessoa responsável que deve receber o objeto;
 Telefone: número do telefone para contato com o destinatário, e o respectivo
código DDD;
 Endereço, Cidade, UF e CEP: localização completa do órgão ou instituição
destinatária, especificando nome da rua/travessa/avenida, seu respectivo
número, bloco/andar/sala e bairro; bem como o município, a unidade federativa
e o CEP;
22
Figura 11 – Exemplo de preenchimento do campo “3. Destinatário” da Declaração de Conteúdo
• Discriminação do Conteúdo: informações sobre o objeto a ser transportado:
 Descrição do Objeto: especificação do objeto e suas respectivas características,
tais como: marca, modelo, cor, tamanho, número de série, número do
patrimônio (quando houver);
 Quantidade: número de unidades de cada objeto com as mesmas características;
 Peso: massa do objeto a ser transportado, identificado em quilograma (kg) o peso
total das unidades de cada item;
 Valor: preço estimado das unidades do item, especificado em reais (R$);
 Totais: soma dos valores de cada um dos itens – “Quantidade”, “Peso” e “Valor”;
Figura 12 – Exemplo de preenchimento do campo “4. Discriminação do Conteúdo” da Declaração de Conteúdo
• Declaração do Remetente: informação sobre a razão social da transportadora e
assinatura da declaração pelo responsável da unidade remetente. A assinatura deve,
obrigatoriamente, vir acompanhada da localidade, da data e da identificação do
servidor (carimbo, ou nome e cargo escritos de forma legível);
23
Figura 13 – Exemplo de preenchimento do campo “5. Declaração do Remetente” da Declaração de Conteúdo
• Recebimento: os campos de recebimento deverão ser datados e assinados pela:
 URE: no momento da entrega do objeto a ser expedido;
 transportadora: no momento em que o seu preposto fizer a coleta da encomenda
na URE.
4.2
RECEBIMENTO POR MEIO DE MALOTE
O serviço de malote corresponde ao transporte e à entrega das correspondências
entre as unidades organizacionais do MF, seja de um estado para outro ou em endereços
distintos dentro do mesmo estado.
Figura 14 – Diagrama do recebimento de correspondências e objetos pelas UREs, com
destaque para o recebimento via malote
24
No ato do recebimento das correspondências por meio de malote, o servidor da URE
deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Recebimento
de Correspondências via Malote” (figura 15), e descritos na sequência.
Figura 15 – Fluxo do Processo de Negócio: Recebimento de Correspondências via Malote
25
A) conferir o conteúdo listado na Guia de Malote. 15 Deve-se verificar se:
A.1) a Guia está corretamente preenchida e de forma legível;
A.2) a remessa contida no malote condiz com o conteúdo listado na Guia;
A.3) o destinatário e o endereçamento das remessas do malote são suficientes para
a distribuição ou envio;
B) no caso de inconsistências nas guias,16 proceder à ressalva no campo “Observações”
e devolvê-las junto com a remessa no próximo malote;
C) assinar o recebimento das correspondências nos respectivos campos das Guias de
Expedição e de Malote;
D) arquivar uma via de cada uma das guias e devolver à URE remetente as demais vias
assinadas, no próximo envio do malote;
E) devolver à unidade remetente os materiais encontrados no malote:
 que não estejam em conformidade com o disposto no art. 13 da Lei nº 6538, de
22 de junho de 1978:
I.
objeto com peso, dimensões, volume, formato, endereçamento,
franqueamento ou acondicionamento em desacordo com as normas
regulamentares ou com as previstas em convenções e acordos
internacionais aprovados pelo Brasil;
II.
substância explosiva, deteriorável, fétida, corrosiva ou facilmente
inflamável, cujo transporte constitua perigo ou possa danificar outro objeto;
III. cocaína, ópio, morfina, demais estupefacientes e outras substâncias de uso
proibido;
IV. objeto com endereço, dizeres ou desenhos injuriosos, ameaçadores,
ofensivos à moral ou ainda contrários à ordem pública ou aos interesses do
País;
V. animal vivo;
VI. planta viva;
VII. animal morto;
VIII. objeto cujas indicações de endereçamento não permitem assegurar a
correta entrega ao destinatário;
IX. objeto cuja circulação no País, exportação ou importação, estejam proibidas
por ato de autoridade competente.
15
A Guia de Malote é um formulário que reúne as informações de todas as Guias de Expedição contidas no
malote. Esse formulário está disponível no Apêndice C e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
16
Tanto na Guia de Malote, quanto nas Guias de Expedição.
26
 produtos alimentícios (mesmo que embalados, enlatados ou engarrafados),
líquidos, roupas, equipamentos eletrônicos ou qualquer outro material não
relacionado às atividades do MF.
O responsável pela URE deve recusar o recebimento da remessa que não atenda a
um ou mais dos requisitos anteriores.
IMPORTANTE!
Os processos tramitados entre as unidades do MF devem ter prioridade
no recebimento pela URE.
4.3
RECEBIMENTO POR MEIO DE SERVIÇO POSTAL
Serviço postal é a forma de recebimento de correspondências e pequenos objetos de
remetentes externos ao MF, por meio dos serviços oferecidos pela ECT.
Figura 16 – Diagrama do recebimento de correspondências e objetos pelas UREs, com
destaque para o recebimento via serviço postal
No ato do recebimento das correspondências por meio dos serviços postais (ECT), o
servidor da URE deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de
negócio “Recebimento de Correspondências via Serviço Postal” (figura 17), e descritos a
seguir.
27
Figura 17 – Fluxo do Processo de Negócio: Recebimento de Correspondências via Serviço Postal
Os procedimentos apresentados no fluxo da figura 17 são descritos abaixo:
A) conferir se o conteúdo das Listas de Postagem 17 condiz com as remessas;
B) recusar o recebimento de correspondências que não condizem com a Lista de
Postagem, e devolvê-las à ECT. Caso todas as informações estejam corretas, deve-se
proceder ao recebimento da correspondência, conforme descrito na sequência;
C) proceder à assinatura dos recibos da ECT;
D) verificar se há correspondência com a indicação de urgente.
17
A Lista de Postagem é um formulário gerado pelo sistema de postagem SIGEPWEB, ou preenchida
manualmente em formulário físico, conforme modelo estipulado pelos Correios. Para mais informações quanto
ao uso do sistema SIGEPWEB, verificar o Manual do Usuário SIGEPWEB, disponível na Intranet SPOA/Recursos
Logísticos.
28
IMPORTANTE!
•
•
Se a correspondência tiver a indicação de urgente, a URE deve
informar imediatamente à unidade destinatária;
constatada violação do malote ou correspondência entregue pela ECT,
o servidor responsável pode recusar ou proceder ao recebimento,
mediante preenchimento e assinatura do formulário Registro de
Ocorrência, 18 em duas vias: uma segue com a correspondência/objeto,
e a outra é arquivada pela URE.
5
EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS
Expedição é a remessa de documentos, processos e demais objetos a destinatários
internos e externos ao MF, e pode ocorrer de três formas: malote, serviço postal e serviço
de carga (figura 18).
Figura 18 – Diagrama da expedição de correspondências e objetos pelas UREs
18
Disponível no Apêndice D e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
29
Não é atribuição da URE verificar se a documentação está cadastrada nos sistemas
Comprot. Na tramitação de processos dentro do MF, a Relação de Movimentação (RM)
gerada pelo sistema deve ser encaminhada junto com a Guia de Expedição.
5.1
EXPEDIÇÃO VIA MALOTE
A expedição via malote é reservada ao intercâmbio de correspondência oficial entre
as unidades organizacionais do MF, nos dias e horários predefinidos pela URE, de acordo
com a necessidade de cada jurisdição. O fluxo operacional e de transporte do malote é o
mesmo de qualquer remessa expressa, com os prazos de entrega iguais aos do Sedex.
Para a expedição de correspondências via malote, o servidor da URE deve seguir os
procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Expedição de
Correspondências via Malote” (figura 19), e descritos na sequência.
Figura 19 – Fluxo do Processo de Negócio: Expedição de Correspondências via Malote
30
A) separar as remessas e suas respectivas vias da Guia de Expedição, agrupando-as para
cada destino;
B) preencher uma Guia de Malote 19 com as informações de cada Guia de Expedição que
vão para um mesmo endereço;
C) colocar as duas vias da Guia de Expedição em cima da respectiva remessa;
D) amarrar com barbante cada remessa de documentos e processos;
E) acondicionar adequadamente as remessas dentro do malote;
F)
certificar-se de que o conteúdo do malote não excede o limite de peso de 30 kg;
G) lacrar o malote e acrescentar o número do lacre na Guia de Malote;
H) aguardar o recolhimento do malote pela ECT.
IMPORTANTE!
• Mesmo se não houver documentos, processos e objetos a serem
encaminhados a determinado destino, os malotes devem ser expedidos
sempre, mesmo que vazios, evitando-se, dessa forma, que a troca de
malotes sofra problemas de continuidade na execução do trabalho;
• a URE deve disponibilizar para os usuários, na intranet da respectiva SAMF, as
seguintes informações: horários de coleta e de entrega, itinerários e frequência da
remessa dos malotes.
5.1.1
Preenchimento da Guia de Malote
A Guia de Malote 20 é o formulário que reúne as informações de todas as Guias de
Expedição contidas no malote; é de preenchimento exclusivo da URE e deve ser expedida
em duas vias.
O preenchimento da Guia de Malote deve ser realizado de forma legível e correta,
preferencialmente digitado, a fim de garantir um controle eficaz e rapidez nos
procedimentos de expedição.
19
20
O preenchimento da Guia de Malote é apresentado no item 5.1.1 deste manual.
A Guia de Malote está disponível no Apêndice C e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
31
Na preparação do malote, o servidor da URE deve preencher a guia conforme as
orientações a seguir:
• Guia de Malote nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada ano,
e de controle de cada URE;
• Lacre nº: número do lacre de segurança do malote;
• Malote nº: número da sacola do malote;
• Data: data do preenchimento da Guia de Malote;
• URE remetente: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE
remetente;
• URE destinatária: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE
destinatária;
Figura 20 – Cabeçalho da Guia de Malote
• Seq.: corresponde à sequência de itens contidos na Guia de Malote;
• Nº GE: número de cada Guia de Expedição;
• Nº RM: número de cada Relação de Movimentação;
• Data GE: dia, mês e ano de cada Guia de Expedição;
• Remetente: siglas da unidade, do órgão pertencente e da unidade da federação do
remetente conforme consta na Guia de Expedição;
• Destinatário: siglas da unidade, do órgão pertencente e da unidade da federação do
destinatário, como constam na Guia de Expedição;
• Qtde: quantidade de remessas relacionadas na Guia de Expedição, bem como o
número total de volumes, quando se tratar de processos encaminhados por RM (ex.:
5/9, ou seja, cinco processos totalizando 9 volumes);
Figura 21 – Campos para preenchimento na Guia de Malote
• Observações: campo para preenchimento
complementares referentes às remessas;
32
de
quaisquer
informações
• Envio: dados da URE remetente com a devida assinatura e carimbo do responsável
pelo envio do malote;
• Recebimento: dados da URE destinatária com a devida assinatura e carimbo do
responsável pelo recebimento do malote.
Figura 22 – Campos da Guia de Malote para controle do envio e recebimento
5.2
EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO POSTAL
A expedição de documentos, processos ou objetos via serviço postal é realizada por
meio de uma das seguintes modalidades de postagem: carta simples, carta registrada,
Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa internacional (EMS).21
Para a expedição via serviço postal, o servidor da URE deve seguir os procedimentos
estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Expedição de Correspondências via Serviço
Postal” (figura 23), e descritos na sequência.
21
33
Figura 23 – Fluxo do Processo de Negócio: Expedição de Correspondências via Serviço Postal
A) certificar-se de que o conteúdo da remessa das correspondências não excede o limite
de peso de 30 kg;
B) caso a unidade remetente não especifique a modalidade de envio da
correspondência, a URE deve escolher a forma mais conveniente de expedição; 22
C) no caso de modalidades com opção de rastreamento, colar etiqueta de rastreamento
nos envelopes ou PACs;
D) carimbar os envelopes ou PACs com a chancela referente ao contrato dos serviços da
ECT;
E)
22
listar as correspondências a serem expedidas na Lista de Postagem da ECT; 23
34
F)
emitir as etiquetas referentes à modalidade de envio, e colar nas respectivas
correspondências. O identificador deve ser colado na Lista de Postagem e na Guia de
Expedição;
G) colocar a Lista de Postagem preenchida junto às correspondências a serem
expedidas;
H) aguardar o recolhimento pela ECT.
IMPORTANTE!
• É vedado o envio de produtos alimentícios, mesmo que embalados,
enlatados ou engarrafados, assim como qualquer outro objeto que não
esteja em conformidade com o disposto no art. 13 da Lei nº 6.538, de 22
de junho de 1978;
• a URE deve devolver à unidade remetente as remessas de correspondências que
não estejam em invólucro apropriado e aquelas que excedam o limite máximo de
30 kg.
5.3
EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO DE CARGA
A expedição via serviço de carga é realizada quando há a necessidade de transporte,
em âmbito nacional, de objetos e volumes que não atendam aos requisitos necessários para
envio nas demais formas de expedição (malote e serviço postal).
Porém, esse serviço está disponível somente naquelas Unidades de Recebimento e
Expedição cujas SAMFs possuem contrato firmado com empresa especializada em
transporte de carga aérea.
Para a expedição via serviço de carga, a URE que dispor desse serviço deve seguir os
procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Expedição de
Correspondências via Serviço de Carga” (figura 24), e descritos na sequência.
23
A Lista de Postagem pode ser gerada pelas UREs que utilizam o sistema de postagem SIGEPWEB, ou
preenchida manualmente em formulário físico, conforme modelo estipulado pela ECT. Para mais informações
quanto ao uso do sistema SIGEPWEB, verificar o Manual do Usuário SIGEPWEB, disponível na Intranet
SPOA/Recursos Logísticos.
35
Figura 24 – Fluxo do Processo de Negócio: Expedição de Objetos via Serviço de Carga
A) confirmar a demanda aberta com a transportadora;
B) preencher guia de movimentação de material 24 e juntá-la ao pacote para liberação
pelo agente de segurança, quando da saída do edifício;
C) aguardar a coleta pela empresa contratada;
D) no momento da coleta, solicitar assinatura da transportadora no item “7.
Recebimento” nas 2 vias da Declaração de Conteúdo: uma via segue com a
encomenda, e a outra arquiva-se na URE;
E) aguardar o envio, pela empresa contratada, do recibo de entrega ao destinatário.
24
Verificar modelo da guia junto à Administração do edifício.
36
6
DISTRIBUIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS
A distribuição corresponde à separação e à organização das correspondências e
objetos recebidos via malote ou via serviço postal pela URE e que serão coletados pelas
unidades destinatárias.
Figura 25 – Diagrama da distribuição de correspondências e objetos pelas UREs
6.1
DISTRIBUIÇÃO PARA UNIDADES DESTINATÁRIAS
Para a distribuição das correspondências e objetos para órgãos ou unidades do MF
(usuários) dentro do mesmo prédio onde se localiza a URE, deve-se seguir os
procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Distribuição de
Correspondências e Objetos para Unidades Destinatárias” (figura 26), e descritos na
sequência.
37
Figura 26 – Fluxo do Processo de Negócio: Distribuição de Correspondências e Objetos para Unidades
Destinatárias
A) separar as correspondências e objetos por órgão/unidade destinatária;
B) aguardar que as unidades façam a coleta das suas respectivas correspondências;
C) no momento da coleta pela unidade destinatária, solicitar assinatura de recebimento
da correspondência ou objeto no livro de protocolo da URE;
D) caso o servidor que faz a coleta para a sua unidade organizacional por qualquer
motivo se recuse a receber determinada correspondência ou objeto, ele deve
preencher e assinar o formulário Registro de Ocorrência 25 em duas vias: uma segue
com a correspondência/objeto na devolução ao remetente, e a outra arquiva-se na
URE.
25
Disponível no Apêndice D e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
38
IMPORTANTE!
A URE deve se atentar para:
• a periodicidade da coleta das correspondências, visto que as unidades
destinatárias devem providenciar a coleta diariamente no horário das
8h às 18h;
• que apenas as pessoas autorizadas podem realizar a coleta de documentos,
processos e demais objetos em nome de suas respectivas unidades.26
6.2
DISTRIBUIÇÃO PARA URES DESTINATÁRIAS
Para a distribuição das correspondências e objetos para órgãos ou unidades do MF
que estão em prédios distintos na mesma cidade ou em cidades distintas da URE (mesmo
estado ou outro), deve-se seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de
negócio “Distribuição de Correspondências e Objetos para Unidades de Recebimento e
Expedição (UREs) Destinatárias” (figura 27), e descritos na sequência.
Figura 27 – Fluxo do Processo de Negócio: Distribuição de Correspondências e Objetos para Unidades de
Recebimento e Expedição (UREs) Destinatárias
26
A autorização dos servidores deve ser feita por meio do preenchimento do Formulário de Cadastramento
para Coleta Postal, assinado pelos responsáveis das unidades organizacionais do MF e enviado à URE por meio
de memorando. O formulário está disponível no Apêndice E deste manual e na Intranet SPOA/Recursos
Logísticos.
39
A) separar as correspondências por órgão ou unidade;
B) seguir os procedimentos estabelecidos no processo de negócio “Expedição de
Correspondências via Malote”.27
7
MODALIDADES DE POSTAGEM
Na expedição de correspondências e objetos via serviço postal, 28 as unidades
remetentes devem especificar a modalidade de envio, dentre as opções disponíveis: carta
simples, carta registrada, Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda
expressa internacional (EMS). Com exceção da carta simples e do impresso, todas as outras
modalidades possuem a opção do serviço adicional de Aviso de Recebimento (AR).
Caso a unidade remetente não especifique, a URE deve escolher a forma mais
conveniente de expedição. Para estimar os preços de envio e os prazos de entrega das
correspondências ou objetos, deve-se consultar o Calculador de Preços e Prazos,
disponibilizado no sítio eletrônico da ECT.29
A seguir são detalhadas as modalidades de postagem disponíveis para o envio de
correspondências e objetos pelo Ministério da Fazenda.
27
Processo descrito no item 5.1 deste manual.
Ver item 5.2 deste manual.
29
O Calculador de Preços e Prazos dos Correios está disponível em:
<http://www2.correios.com.br/sistemas/precosPrazos/>.
28
40
7.1
CARTA SIMPLES
É a modalidade de comunicação entre pessoas físicas ou jurídicas. Não possui
controle de registro numérico, em razão de seu grau de simplicidade. Por esta razão, não é
possível fazer um rastreamento ou controle de seu recebimento. Peso máximo de 500 g.
Modelo de preenchimento de envelopes de CARTA SIMPLES
Destinatário
Ao (vocativo)
(*nome do destinatário)
(cargo ou função do destinatário)
(unidade / órgão)
(endereço completo)
(cidade) – (UF)
(CEP – somente o número)
* quando necessário
Remetente
(nome do remetente)
(cargo ou função do remetente)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
41
7.2
CARTA REGISTRADA
É a modalidade que possibilita o acompanhamento dos objetos durante o seu curso,
pois possui controle de registro numérico. A ECT faz três tentativas de entregar ao
destinatário; se ele não for localizado, a correspondência é devolvida ao remetente. Peso
máximo de 500 g.
Modelo de preenchimento de envelopes de CARTA REGISTRADA
Destinatário
Ao (vocativo)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
Canto Superior Esquerdo: Espécie
documental / número / ano / unidade
remetente.
Canto Inferior Esquerdo: Modalidade de
Envio = Registrada.
Remetente
(nome do remetente)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
42
7.3
SEDEX
É a modalidade de encomenda expressa nacional na qual as encomendas são
encaminhadas e entregues com prioridade. Podem ser expedidos documentos em geral e
objetos pequenos, que deverão ser acondicionados em envelopes ou caixas, cujas
dimensões mínimas sejam de 9 cm x 14 cm. Peso máximo de 30 kg.
Para essa modalidade, faz-se necessária solicitação formal do responsável da unidade
remetente à URE, via e-mail, justificando a urgência.
Modelo de preenchimento de envelope de Sedex
Destinatário
Ao (vocativo)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
documental / número / ano / unidade.
Envio = SEDEX.
Remetente
(nome do remetente)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
43
7.4
IMPRESSO
É a modalidade de entrega de objetos considerados impressos (livros, jornais,
revistas, publicações periódicas, apostilas, publicações didáticas, etc.). O valor da tarifa
postal é 50% menor do que para carta. Peso máximo de 20 kg.
Os impressos devem ser emitidos sempre em envelopes abertos ou acondicionados
por meio de cintas elásticas, a fim de permitir à empresa prestadora de serviços a
verificação do conteúdo.
Modelo de preenchimento de envelope de Impresso
Destinatário
Ao (vocativo)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
Canto Superior Direito: Reservado para
franquia.
Envio = IMPRESSO.
Remetente
(*nome do remetente)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
44
7.5
ENCOMENDA ECONÔMICA (PAC)
O PAC é a modalidade não expressa de entrega exclusiva de encomendas em âmbito
nacional, e seu controle é feito por registro numérico. A entrega é feita no endereço do
destinatário, desde que haja viabilidade operacional na cidade. Peso máximo de 30 kg.
Modelo de preenchimento de caixa para PAC
45
7.6
ENCOMENDA EXPRESSA INTERNACIONAL (EMS)
Conhecida como Sedex Internacional, é a modalidade de encomenda expressa
internacional que consiste na coleta, tratamento, encaminhamento e distribuição de
documentos e encomendas ao exterior. O acondicionamento de documentos deve ser feito
em envelope e para os demais objetos, em caixas.
O conteúdo da encomenda deve ser descrito em um formulário da ECT, que deve
ser preenchido na URE. Podem ser expedidos documentação em geral e objetos pequenos,
desde que aceitos pela legislação aduaneira e postal do país de destino. Peso máximo de
20 kg.
Para esta modalidade, faz-se necessária solicitação formal do responsável da unidade
remetente à Unidade de Recebimento e Expedição, via e-mail, justificando a urgência.
Modelo de preenchimento de envelope de EMS
Destinatário
Ao (vocativo)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
Canto Superior Direito: Espécie documental /
número / ano / unidade.
Canto Inferior Esquerdo: Modalidade de Envio
= SEDEX INTERNACIONAL ou EMS.
Remetente
(nome do remetente)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
46
7.7
AVISO DE RECEBIMENTO (AR)
O Aviso de Recebimento (AR) é o serviço adicional da ECT que possibilita a devolução,
ao remetente, de aviso contendo data de entrega e assinatura do recebedor da
correspondência ou encomenda. O AR somente poderá ser utilizado junto a objetos
registrados; ou seja, em todas as modalidades aqui apresentadas, com exceção da carta
simples e do impresso.
O formulário de AR está disponível na URE, e deve ser preenchido pelo usuário com
as mesmas informações de remetente e destinatário colocadas no envelope ou no PAC.
Modelo de preenchimento de Aviso de Recebimento (AR)
Destinatário
Ao (vocativo)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
documental / número / ano /
unidade.
Canto Inferior Esquerdo: Modalidade
de Envio = Registrada com AR.
Remetente
(nome do remetente)
(unidade / órgão)
(cidade) – (UF)
Obs.: as informações do remetente
também deverão estar no
envelope/pacote.
47
8
CONTATO
Para esclarecimentos adicionais, entrar em contato com a Divisão de Documentação
e Sistemas da Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (DIDOC/COGRL) pelo e-mail
[email protected].
48
REFERÊNCIAS
BRASIL. Lei n. 6538, de 22 de junho de 1978. Dispõe sobre os Serviços Postais. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L6538.htm>. Acesso em: 28 jul. 2014.
________. Decreto n. 12527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações
previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da
Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei
nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá
outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato20112014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 14 jul. 2015.
________. Decreto n. 7845, de 14 de novembro de 2012. Regulamenta procedimentos para
credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de
sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/decreto/D7845.htm>.
Acesso em: 14 jul. 2015.
BRASIL. Ministério da Fazenda. Conselho Nacional de Política Fazendária. Protocolo ICMS nº
32, de 28 de setembro de 2001. Estabelece procedimentos a serem adotados na fiscalização
relativa ao serviço de transporte e às mercadorias e bens transportados pela Empresa
Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT). Disponível em:
<http://www1.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ protocolos/ICMS/2001/pt032_01.htm>.
Acesso em: 21 jul. 2015.
________. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento,
Orçamento e Administração. Portaria n. 509, de 29 de outubro de 2013. Aprova a
metodologia para o recebimento, expedição e distribuição de documentos, processos e
demais objetos nas unidades organizacionais da Administração Direta do Ministério da
Fazenda. Disponível em:
<http://intraspoa.fazenda/portal/sistemas/spoasis/intranet/spoa/arquivos/Portaria_5092013_NormaExpedicao_semanexo16012014114857.pdf>. Acesso em: 28 jul. 2014.
________. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento,
Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Manual de
recebimento e expedição (usuário). Disponível em:
<http://10.206.52.12/userfiles/SPOA/00_Manual_Recebimento_Expedicao_usuario.pdf>.
Acesso em: 4 maio 2015.
EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS E TELÉGRAFOS. Glossário de Termos do FAC. Disponível
em: <http://www.correios.com.br/para-voce/correios-de-a-a-z/pdf/fac-franqueamentoautorizado-de-cartas/GlossarioTermosFAC.pdf>. Acesso em: 10 jul. 2015.
49
APÊNDICE A
Guia de Expedição
GUIA DE EXPEDIÇÃO - Nº
1. REMETENTE
Órgão/Unidade/UF:
Assinatura, carimbo e data:
Ramal:
E-mail:
Data
2. FORMA DE EXPEDIÇÃO (assinalar apenas uma opção)
a) Malote:
Destino:
b) Serviço postal:
Aviso de Recebimento (AR)*:
Documento(s) com prazo?
Sim
Não
Modalidade de postagem: ---(escolher opção)---
Não
Sim. Especificar data:
* Não disponível para carta simples e impresso.
3. ESPECIFICAÇÃO
Item
Destinatário
(cargo, nome, endereço completo)
Objeto
(descrição e quantidade)
Nº Rastreamento
(preenchimento pela Unidade
de Recebimento e Expedição)
1
2
3
4
5
4. RECEBIMENTO
5. OBSERVAÇÕES
Unidade de Recebimento e Expedição
(assinatura, carimbo e data):
Data
Guia de Expedição | versão 3
1
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO (só imprima estas instruções se for realmente necessário)
Observações gerais:
a) Preencher o formulário em três vias, preferencialmente digitado;
b) Só é válido com assinatura do responsável da unidade remetente;
c) O campo Guia de Expedição Nº deverá ser preenchido pela unidade remetente;
d) Os campos Nº Rastreamento (item 3) e Recebimento (item 4) deverão ser preenchidos pela Unidade
de Recebimento e Expedição (URE).
Preenchimento dos campos:
a) Guia de Expedição Nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada ano, e de controle
de cada unidade remetente;
b) No campo "2. Forma de Expedição", assinale apenas uma das opções (malote ou serviço postal):
• se a opção for Malote: informar o destino;
• se a opção for Serviço postal: informar a modalidade de postagem e se é necessária a utilização do
Aviso de Recebimento (AR). Na versão eletrônica do formulário as opções de modalidade de
postagem aparecerão ao clicar na lista de opções;
• documentos com prazo: informar se a correspondência a ser expedida possui prazo para a entrega.
Caso afirmativo, especificar a data;
c) No campo "3. Especificação":
- No campo Destinatário: informar cargo, nome e endereço completo do destinatário;
- No campo Objeto: informar descrição (exemplo: processo nº 001.001.001/2015; envelope com
registro nº 202520 BR, etc.) e quantidade (exemplo: 5 processos, 3 volumes, 2 envelopes, etc.) da
correspondência ou objeto. Também pode ser utilizado para informar o número da Relação de
Movimentação (RM);
- No campo Nº Rastreamento: este campo deverá ser preenchido pela Unidade de Recebimento e
Expedição com o código de rastreamento oferecido pelos Correios. As correspondências expedidas via
serviço de malote não possuem número de rastreamento.
Guia de Expedição | versão 3
2
APÊNDICE B
Declaração de Conteúdo
DECLARAÇÃO DE CONTEÚDO
1. EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO DE CARGA
Dispensa de Licitação nº:
Nº Rastreamento:
2. REMETENTE
Órgão/Unidade:
CNPJ:
Responsável:
Telefone:
Endereço:
Cidade:
UF:
CEP:
3. DESTINATÁRIO
Órgão/Instituição:
CNPJ/CPF:
Responsável:
Telefone:
Endereço:
Cidade:
UF:
CEP:
4. DISCRIMINAÇÃO DO CONTEÚDO
Item
Descrição do Objeto
Quantidade
Peso (kg)
Valor (R$)
1
2
3
TOTAIS
5. DECLARAÇÃO DO REMETENTE
Declaro que, nesta data e local, disponibilizei à [nome da empresa contratada],
para posterior transporte e entrega ao destinatário, o(s) objeto(s) acima
relacionado(s), não contendo mercadorias para o comércio, correspondência,
dinheiro em espécie, carga perigosa ou qualquer produto sujeito à tributação.
Reitero, ainda, que me responsabilizo integralmente perante às autoridades
fiscais, por eventuais multas ou prejuízos decorrentes de informações inverídicas,
que venham a causar danos a terceiros, ou a apreensão por órgão competente,
isentando a empresa contratada de qualquer responsabilidade relativa ao(s)
objeto(s) despachado(s).
6. RECEBIMENTO PELA URE
(localidade),
(data)
(assinatura e carimbo do
remetente)
7. RECEBIMENTO PELA TRANSPORTADORA
(data)
(data)
(assinatura e carimbo da URE)
(assinatura e carimbo da empresa contratada)
Declaração de Conteúdo | versão 1
1
a) Preencher o formulário em três vias, preferencialmente digitado;
b) Só é válido com assinatura do responsável da unidade remetente.
a) No campo “1. Expedição via Serviço de Carga”: deve ser preenchido pela URE quando o objeto for entregue
para expedição:
• Dispensa de Licitação nº: número e ano do ato que credencia o órgão remetente para requisitar o
transporte de carga aérea;
• Nº Rastreamento: código de rastreamento da encomenda, fornecido pela empresa contratada para o
transporte de carga;
b) No campo “2. Remetente”: informações sobre a unidade que está remetendo o objeto:
• Órgão/Unidade: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação do remetente;
• CNPJ: número da inscrição do órgão no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
• Responsável: cargo e/ou nome da pessoa que está remetendo o objeto;
• Telefone: número do telefone para contato, com o respectivo código DDD;
• Endereço, Cidade, UF e CEP: localização completa do órgão ou unidade, especificando nome da
rua/travessa/avenida, seu respectivo número, bloco/andar/sala e bairro; bem como o município, a
unidade federativa e o CEP;
c) No campo “3. Destinatário”: informações referentes ao órgão ou pessoa física/jurídica a quem se destina o
objeto:
• Órgão/Instituição: nome do órgão/unidade ou instituição do destinatário e sigla, quando houver;
• CNPJ/CPF: número da inscrição do órgão ou instituição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ),
quando se tratar de pessoa jurídica; e número da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), quando
se tratar de pessoa física;
• Responsável: cargo e/ou nome da pessoa responsável que deve receber o objeto;
• Telefone: número do telefone para contato com o destinatário, e o respectivo código DDD;
• Endereço, Cidade, UF e CEP: localização completa do órgão ou instituição destinatária, especificando
nome da rua/travessa/avenida, seu respectivo número, bloco/andar/sala e bairro; bem como o
município, a unidade federativa e o CEP;
d) No campo “4. Discriminação do Conteúdo”: informações sobre o objeto a ser transportado:
• Descrição do Objeto: especificar o objeto e suas respectivas características, tais como: marca, modelo,
cor, tamanho, número de série, número do patrimônio (quando houver);
• Quantidade: número de unidades de cada objeto com as mesmas características;
• Peso: massa do objeto a ser transportado, identificado em quilograma (kg) o peso total das unidades de
cada item;
• Valor: preço estimado das unidades do item, especificado em reais (R$);
• Totais: soma dos valores de cada um dos itens – “Quantidade”, “Peso” e “Valor”;
e) No campo “5. Declaração do Remetente”: informar a razão social da transportadora e assinar a declaração.
A assinatura deve, obrigatoriamente, vir acompanhada da localidade, da data e da identificação do servidor
da unidade remetente (carimbo, ou nome e cargo escritos de forma legível);
f) Nos campos “Recebimento”: devem ser datados e assinados pela:
• URE: no momento da entrega do objeto a ser expedido;
• Transportadora: no momento em que o seu preposto fizer a coleta da encomenda na URE.
Declaração de Conteúdo | versão 1
2
APÊNDICE C
Guia de Malote
GUIA DE MALOTE - Nº
LACRE Nº
Malote nº:
URE remetente:
URE destinatária:
Seq.
Nº GE
Nº RM
Data GE
Remetente
Data:
Destinatário
Qtde
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
OBSERVAÇÕES
ENVIO
RECEBIMENTO
URE REMETENTE (assinatura e carimbo):
URE DESTINATÁRIA (assinatura, carimbo e data):
Telefone:
Data:
Guia de Malote | versão 2
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a) Preencher este formulário em duas vias; preferencialmente digitado;
b) Só é válido com assinatura de servidor da Unidade de Recebimento e Expedição (URE) remetente.
a) Guia de Malote Nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada ano, e de controle de
cada URE;
b) Lacre nº: número do lacre de segurança do malote;
c) Malote nº: número da sacola do malote;
d) Data: data do preenchimento da Guia de Malote;
e) URE remetente: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE remetente;
f) URE destinatária: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE destinatária;
g) Seq.: corresponde à sequência de itens contidos na Guia de Malote;
h) Nº GE: número de cada Guia de Expedição;
i) Nº RM: número de cada Relação de Movimentação;
j) Data GE: dia, mês e ano de cada Guia de Expedição;
k) Remetente: siglas da unidade, do órgão pertencente e da unidade da federação do remetente
conforme consta na Guia de Expedição;
l) Destinatário: siglas da unidade, do órgão pertencente e da unidade da federação do destinatário
conforme consta na Guia de Expedição;
m) Qtde: quantidade de remessas relacionadas na Guia de Expedição, bem como o número total de
volumes, quando se tratar de processos encaminhados por RM. Por exemplo, se há 3 processos e mais
5 volumes, informar: 3/5;
n) Observações: campo para preenchimento de quaisquer informações complementares referentes às
remessas;
o) Envio: dados da URE remetente com a devida assinatura e carimbo do responsável pelo envio do
malote;
p) Recebimento: dados da URE destinatária com a devida assinatura e carimbo do responsável pelo
recebimento do malote.
Guia de Malote | versão 2
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APÊNDICE D
Registro de Ocorrência
1ª via
REGISTRO DE OCORRÊNCIA - Nº
1. OBJETO (descrição e quantidade)
2. OCORRÊNCIA
Objeto recebido
Objeto recusado
Destinatário desconhecido
Endereço insuficiente
Destinatário não localizado
Endereço ilegível
Correspondência violada
Outro motivo:
3. OBSERVAÇÕES
4. ASSINATURA DA UNIDADE DESTINATÁRIA
Nome completo:
Assinatura:
Órgão/Unidade:
Data:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2ª via
REGISTRO DE OCORRÊNCIA - Nº
1. OBJETO (descrição e quantidade)
2. OCORRÊNCIA
Objeto recebido
Objeto recusado
Destinatário desconhecido
Endereço insuficiente
Destinatário não localizado
Endereço ilegível
Correspondência violada
Outro motivo:
3. OBSERVAÇÕES
4. ASSINATURA DA UNIDADE DESTINATÁRIA
Nome completo:
Assinatura:
Órgão/Unidade:
Data:
Registro de Ocorrência | versão 1
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a) Preencher este formulário em duas vias: uma segue com a correspondência/objeto, e a outra se
arquiva na Unidade de Recebimento e Expedição (URE);
b) Só é válido com assinatura do servidor responsável pela coleta da correspondência ou objeto.
a) Registro de Ocorrência nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada ano, e da URE;
b) Objeto: informar descrição (exemplo: processo nº 001.001.001/2015; envelope com registro nº 202520
BR, etc.) e quantidade (exemplo: 5 processos, 3 volumes, 2 envelopes, etc.) da correspondência ou
objeto. Também pode ser utilizado para informar o número da Relação de Movimentação (RM);
c) Ocorrência: assinalar se o objeto foi recebido pela unidade destinatária, ou recusado; e o motivo da
ocorrência;
d) Observações: preencher quaisquer informações complementares referentes à ocorrência;
e) Recusa de Recebimento: solicitar assinatura e identificar o servidor responsável pela coleta, seu
órgão/unidade e data da ocorrência.
Registro de Ocorrência | versão 1
2
APÊNDICE E
Formulário de Cadastramento
para Coleta Postal
FORMULÁRIO DE CADASTRAMENTO PARA COLETA POSTAL
1. DADOS DA UNIDADE SOLICITANTE
Órgão/Unidade:
Ramal:
E-mail:
2. IDENTIFICAÇÃO DE COLABORADORES
Nome completo
(legível)
Matrícula
(servidor efetivo)
Assinatura
CPF ou RG
(conforme documento)
(outros colaboradores)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
3. DECLARAÇÃO
Autorizo os colaboradores acima identificados a efetuar entregas e retiradas de documentos, processos e demais
objetos postais na Unidade de Recebimento e Expedição em nome deste Órgão/Unidade, de suas unidades
subordinadas e dos servidores nela lotados. Estou ciente que os colaboradores não identificados na presente relação
não poderão efetuar entregas e/ou retiradas dos itens acima mencionados em nome deste Órgão/Unidade.
4. RESPONSÁVEL
Assinatura e carimbo do responsável pelo Órgão/Unidade:
Data:
Observação: o cadastro deve ser atualizado semestralmente.
Formulário de Cadastramento para Coleta Postal | versão 2
1
ANEXO
Norma de Expedição COGRL/SPOA
nº 02, de 08/12/2015
Secretaria Executiva
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração
NORMA DE EXECUÇÃO COGRL Nº 02, DE 8 DE DEZEMBRO DE 2015.
Estabelece procedimentos para o recebimento, a
expedição e a distribuição de documentos, processos
e demais objetos nas unidades organizacionais da
Administração Direta do Ministério da Fazenda.
A COORDENADORA-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS, DA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DA
SECRETARIA EXECUTIVA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA, no uso das atribuições
regimentais dispostas na Portaria MF nº 81, de 27 de março de 2012, publicada no Diário Oficial da
União de 30 de março de 2012, e na Portaria SPOA nº 279, de 10 de junho de 2014,
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Estabelecer procedimentos para o recebimento, expedição e distribuição de
documentos, processos e demais objetos nas unidades organizacionais da Administração Direta do
Ministério da Fazenda (MF).
Art. 2º Aprovar os manuais “Recebimento e Expedição (Unidade de Recebimento e
Expedição)” e “Recebimento e Expedição (Usuário)”, disponibilizados na intranet da
SPOA/Recursos Logísticos.
Art. 3º Para os efeitos desta Norma de Execução, considera-se:
I - correspondência oficial: espécie formal de comunicação mantida entre
unidades/órgãos do MF; e entre o MF e pessoas físicas ou jurídicas. Refere-se a assuntos de caráter
oficial ou de interesse específico do MF;
II - correspondência urgente: espécie formal de comunicação que, em virtude da
natureza do assunto, exige ação imediata por parte de quem a recebeu, devendo ter tratamento
preferencial;
III - distribuição: separação interna de correspondências para a coleta, por parte das
unidades destinatárias do MF, de documentos, processos e demais objetos recebidos pelas Unidades
de Recebimento e Expedição (URE);
IV - documento: toda informação registrada que seja produzida ou recebida no
decurso das atividades meio e fim do MF, qualquer que seja o suporte;
V - expedição: remessa de documentos, processos e demais objetos a destinatários
internos e externos ao MF;
Fl. 2 da Norma de Execução COGRL nº 02, de 8 de dezembro de 2015.
VI - malote: procedimento organizado de transporte regular de correspondência entre
as unidades/órgãos do MF, nos dias e horários predefinidos pelas Unidades de Recebimento e
Expedição. Também definido como o invólucro/sacola utilizada para transportar a correspondência;
VII - objeto postal: qualquer objeto de correspondência encaminhado via postal
conforme a Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978 (Lei de Serviços Postais);
VIII - processo: documentos oficialmente reunidos que se destinam a alguma ação
administrativa e seguem procedimentos previamente expressos;
IX - recebimento: ação de receber documentos, processos e demais objetos, de
destinatários internos e externos ao MF;
X - serviço de carga: expedição, transporte e entrega de objetos que não atendam os
requisitos necessários para envio nas demais modalidades oferecidas pelas Unidades de
Recebimento e Expedição, bem como os limites, dimensões e pesos estabelecidos pela Empresa
Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT);
XI - serviços postais: expedição, transporte e entrega de documentos, processos ou
objetos por meio de uma das seguintes modalidades de postagem: carta simples, carta registrada,
Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa internacional (EMS); e
XII - Unidades de Recebimento e Expedição: unidades do MF, responsáveis pelas
atividades de recebimento, expedição e distribuição de correspondência e demais objetos.
CAPÍTULO II
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 4º É de competência dos setores de recursos logísticos das Superintendências de
Administração do Ministério da Fazenda (SAMF) nos Estados e no Distrito Federal subsidiar o
planejamento, coordenação e promoção, bem como realizar e fiscalizar as contratações relativas às
atividades de recebimento, expedição e distribuição de documentos, visando atender aos órgãos e
unidades do MF sob sua jurisdição.
CAPÍTULO III
DO FUNCIONAMENTO DAS UNIDADES
Art. 5º O recebimento, a expedição e a distribuição de documentos, processos e
demais objetos são realizados pelas Unidades de Recebimento e Expedição nas Superintendências
de Administração do Ministério da Fazenda nos Estados e no Distrito Federal.
Art. 6º O horário de funcionamento das Unidades de Recebimento e Expedição é
das 8h às 18h, de segunda a sexta-feira.
Art. 7º Documentos, processos e objetos recebidos pelas Unidades de Recebimento
e Expedição após o horário de coleta pela ECT, no período vespertino, serão expedidos na remessa
seguinte.
Parágrafo único. Solicitações de expedição após o horário previsto no art. 7º,
caracterizadas como urgentes, devem estar acompanhadas de manifestação por escrito do
responsável titular da unidade remetente.
CAPÍTULO IV
DO CADASTRAMENTO PARA COLETA
Art. 8° As unidades/órgãos do MF devem cadastrar, no mínimo, duas pessoas na
Unidade de Recebimento e Expedição para a coleta de correspondências e demais objetos.
§ 1º Os responsáveis das unidades/órgãos do MF devem informar o nome das
pessoas por meio do formulário “Cadastramento para Coleta Postal”, disponibilizado na intranet da
SPOA/Recursos Logísticos, que deve ser preenchido e encaminhado por memorando à Unidade de
Recebimento e Expedição de sua jurisdição.
§ 2º A coleta de correspondências nas Unidades de Recebimento e Expedição é de
responsabilidade das unidades/órgãos destinatários.
CAPÍTULO V
DOS SERVIÇOS DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO
Seção I
Das Formas de Expedição
Art. 9º A expedição de documentos, processos e demais objetos pode ser realizada
por meio de:
I - malote, para intercâmbio de correspondência entre as unidades/órgãos do MF, nos
dias e horários predefinidos por cada Unidade de Recebimento e Expedição, na sua jurisdição;
II - serviço de carga, quando tratar-se de volumes e objetos que não atendam às
especificações indicadas nos demais meios de expedição; e
III - serviço postal, para remessa de correspondência oficial às entidades públicas e
privadas e/ou pessoas físicas.
Seção II
Dos Procedimentos
Art. 10. Os serviços de expedição destinam-se, exclusivamente, à circulação de
documentos e encomendas de natureza oficial, desde que aceitos pela legislação aduaneira e postal,
sendo proibida a sua utilização para remessas de interesse particular.
Art. 11. Documentos e processos a serem expedidos devem ser tramitados para o
órgão ou unidade de destino no sistema COMPROT e encaminhados à Unidade de Recebimento e
Expedição com as informações do destinatário e a modalidade de expedição na “Guia de
Expedição” (em três vias), disponibilizada na intranet da SPOA/Recursos Logísticos.
Parágrafo único. Correspondências a serem expedidas via serviços postais devem
ser encaminhadas em envelope apropriado contendo as informações do remetente e destinatário.
Art. 12. Caso não haja especificação da modalidade de expedição, a remessa será
realizada pela forma menos onerosa, respeitando os prazos e as localidades de destino.
Art. 13. A expedição de documento com informação classificada em qualquer grau
de sigilo deve obedecer aos procedimentos previstos no Decreto n.º 7.845, de 14 de novembro de
2012, que regulamenta o tratamento de informação sigilosa.
Art. 14. A expedição de documentos, processos e demais objetos entre as
unidades/órgãos do MF nos estados deve ser realizada por malote.
Parágrafo único. As Unidades de Recebimento e Expedição dos estados devem
contratar somente os percursos de malote e na frequência de transporte necessários ao atendimento
de suas atividades, devendo ter como percurso obrigatório o Distrito Federal.
Art. 15. Objetos e volumes que não atendam aos requisitos para envio nas demais
formas de expedição serão expedidos por meio de serviço de carga, devidamente embalados e
vistoriados, acompanhados com “Declaração de Conteúdo” (em três vias), disponibilizada na
intranet da SPOA/Recursos Logísticos.
§ 1° O serviço de carga será realizado apenas nas UREs cujas SAMFs possuam
contrato com empresa especializada em transporte de carga aérea.
§ 2° Para objetos que possuam número de patrimônio, deverá ser realizado
procedimento de baixa patrimonial, antes de sua expedição.
Seção III
Das Irregularidades
Art. 16. Encontradas irregularidades no recebimento de documentos, processos e
demais objetos a serem expedidos, bem como a inobservância no contido nesta Norma de
Execução, o servidor responsável pelo recebimento pode recusar o material ou encaminhá-lo ao
chefe imediatamente superior para a adoção das providências cabíveis.
Art. 17. Constatada violação do malote ou correspondência entregue pela ECT, o
servidor responsável pode recusar ou proceder ao recebimento, mediante preenchimento e
assinatura do formulário “Registro de Ocorrência” (em duas vias), fornecido pela URE e disponível
na intranet da SPOA/Recursos Logísticos.
Parágrafo único. O formulário disposto no caput deve ser utilizado pelos usuários
que necessitarem registrar quaisquer situações que impeçam o recebimento de correspondência.
Art. 18. O uso dos serviços de expedição em desacordo com o disposto nesta Norma
de Execução enseja apuração de responsabilidade, nos termos da legislação vigente.
Parágrafo único. Cabe aos usuários e aos servidores da URE comunicar ao setor de
recursos logísticos da SAMF de sua jurisdição eventuais irregularidades em relação ao uso de tais
serviços.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 19. Os casos omissos serão resolvidos por esta Coordenação-Geral de Recursos
Logísticos, da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração (COGRL/SPOA).
Art. 20.
Esta Norma de Execução entra em vigor 30 (trinta) dias após a sua
publicação.
Art. 21. Revogam-se as disposições em contrário.
ALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO

Unidades de Recebimento e Expedição

Transcrição

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