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Redes sociais dentro das empresas:
liberar, proibir ou organizar
ÍNDICE
Introdução
Contextualização
Redes sociais liberadas
Quais são as desvantagens de liberar as redes sociais?
Redes sociais bloqueadas
As políticas em relação a utlização de sites de redes sociais no
ambiente de trabalho
Conheça redes sociais com foco empresarial
Redes Sociais Corporativas:
Uma alternativa que incentiva inovação e colaborativismo
Conclusão
Introdução
As redes sociais são um fenômeno já consolidado no Brasil e no mundo. Seguindo essa tendência, é
possível observar um crescimento na utlização dessas plataformas, no segmento corporativo, por meio
das redes sociais corporativas. Nesse contexto, atendendo a demandas específicas, as empresas
que tentam se adaptar a essa nova realidade, ao invés de bani-la do seu cotidiano, têm apresentando
resultados positivos, principalmente em relação ao engajamento e integração entre funcionários e à
intensificação do processo de inovação.
Apesar deste crescimento, o acesso à internet no ambiente de trabalho e sua possível utilização
como uma ferramenta corporativa no dia a dia ainda é um desafio. As organizações precisam estar
preparadas para lidar com o uso da internet com responsabilidade, pois o meio online pode significar
perda de produtividade e até um risco para a reputação da empresa e seus funcionários, quando não
são estipuladas políticas de uso claras e objetivas.
Contexto
Fácil acesso à tecnologia e conexão com a internet
Variedade e popularização de meios: computadores, tablets e celulares
Nova forma de interação pessoal
Ambiente multidirecional e horizontal
Ambiente organizacional culturalmente mais colaborativo
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Redes Sociais Liberadas
Algumas empresas são mais tolerantes do que outras quanto ao uso das redes sociais no ambiente
de trabalho, sendo que essa liberação pode ser total ou então limitada a determinados períodos.
Resumidamente, as redes sociais são um ambiente de acesso rápido e fácil ao conhecimento, onde as
pessoas podem discutir, apresentar idéias e registrá-las, ideal para o fomento da inovação. Por meio
dela, a comunicação ocorre diretamente, sem intermediários e é possível expressar uma identidade
pessoal e, em alguns casos, quando desejado, reter clientes e efetuar vendas.
Quais são as desvantagens de liberar as redes sociais?
Ainda que muitas empresas liberem o uso das redes sociais no ambiente de trabalho, o ideal é que
essa ação seja feita com base na reflexão sobre as potencialidades das ferramentas e os objetivos que
se pretende alcançar com ela, mas também nas consequências do seu mau uso.
É importante considerar:
Segurança: infecção das redes por malwares; vazamento de dados;
Repercussões podem afetar a credibilidade do serviço e/ou da empresa
e podem gerar consequencias penal, cível e/ou administrativa;
Pode-se gerar o aumento no consumo de banda.
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Redes Sociais Bloqueadas
Segundo um estudo feito pela empresa brasileira de segurança de informática Palo Alto Networks,
a utilização de redes sociais dentro das empresas cresceu cerca de 300% no segundo semestre de
2011, quando comparado com ao mesmo período de 2010. Só o Twitter registrou uma subida de
700%. Do mesmo modo, o uso das redes sociais corporativas tem seguido a mesma tendência.
Uma pesquisa realizada pela agência Robert Half entrevistou 1400 CIOs de empresas nos Estados
Unidos, para descobrir qual a política que vem sendo mais utilizada em relação a utlização de sites como
Facebook, Orkut e Twitter no ambiente de trabalho. As conclusões apontadas foram as seguintes:
54% das empresas proíbem completamente a utilização de redes sociais
19% permitem apenas para fins comerciais
16% liberam para utilização pessoal, com limites de tempo
10% permitem totalmente
1% não possuem política definida sobre o assunto
Ainda assim, bloquear o acesso a qualquer rede social é comum entre as empresas de médio
e grande porte. Para isso, é necessário configurar o bloqueio do acesso aos endereços das redes
sociais em seus roteadores ou servidores. Também é possível bloquear os sites redirecionadores, que
permitem o acesso das redes sociais através deles.
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A vantagem dessa medida é que os colaboradores não irão perder tempo com assuntos não relacionados
ao trabalho. Em contrapartida, a desvantagem é que poderá prejudicar o clima organizacional.
Segundo um estudo realizado pelo instituto de pesquisas uSamp a pedido da harmon.ie., provedora de
software para redes sociais, entre os principais motivos que justificam o bloqueio do acesso às redes
sociais estão:
Interrupção do trabalho
O levantamento, realizado com 515 usuários de e-mail que trabalham em diferentes empresas
dos Estados Unidos, revela que “cerca de 60% das interrupções de trabalho envolvem o uso de
ferramentas como e-mail, redes sociais, mensagens de texto e mensagens instantâneas.”
Aproximadamente 45% dos funcionários trabalham apenas 15 minutos ou menos sem serem
interrompidos, e 53% dos colaboradores perdem uma hora por dia devido aos tipos diversos de
distrações.
Pensamento não flui
Constantes interrupções podem tanto reduzir o tempo dos funcionários no ambiente de trabalho,
como também ter impacto negativo sobre a qualidade dos pensamentos do profissional. O uso das
redes sociais podem prejudicar a concentração, pois desvia a atenção, voluntariamente ou não.
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Conheça redes sociais com foco no
segmento empresarial
Linkedin: Com esta rede você pode criar e administrar o seu perfil profissional. É uma excelente fonte
de talentos para empresas.
Mindmaster: oportuniza a criação de mapas mentais colaborativos, estimulando o trabalho e a
contribuição de ideias on-line.
Lotus Connections: Ferramenta criada pela IBM altamente adaptável as suas necessidades
SocialBase: é uma rede social corporativa que aumenta o engajamento e a colaboração dentro
da empresa e também aproxima funcionários, clientes e fornecedores. O feed de notícias, grupos,
perfis, chats, páginas e muitas outras funcionalidades ajudam na produtividade, melhoram o clima
organizacional, estimulam a cultura de inovação e aumentam a satisfação dos clientes.
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Redes Sociais Corporativas:
Uma alternativa que incentiva inovação
e colaborativismo
As redes sociais corporativas podem ser uma alternativa para aquelas empresas que gostariam de
utilizar uma ferramenta que una as qualidades das redes sociais comuns, mas que ao mesmo tempo
mantenha algumas restrições e qualidades específicas, de acordo com o meio corporativo. As redes
sociais corporativas são redes sociais privadas, onde a própria empresa adiciona seu colaboradores
e fornecedores, colaborando com o clima organizacional, mas garantindo que a ferramenta não será
utlizada para distrações, que não contribuam com ações do colaborador e da corporação.
Ao optarem pelas redes sociais corporativas, as organizações devem considerar que elas garantem
um perfil mais centrado e voltado exclusivamente a assuntos profissionais. Essas redes podem reunir
profissionais, clientes, fornecedores e parceiros (opcional), oferecendo um ambiente mais informal
e com alto grau de interação entre os colaboradores. São uma ferramenta interessante e atrativa
para os colaboradores, que ao mesmo tempo leva a informação da empresa para todos os níveis da
organização, mantendo o ambiente mais informal das redes sociais comuns, já conhecidas por grande
parte dos funcionários.
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As redes sociais corporativas mostram um retrato de seus funcionários e da empresa que eles fazem
parte. Portanto, é importante questionar: Qual é o perfil da empresa na era 2.0? Qual será a politica
de utilização adotada pela empresa e compartilhada com os funcionários?
Com isso, é importante que as empresas façam um balanço entre os prós e contras de se liberar ou
proibir o uso das redes sociais, ou ainda de se adotar a rede social corporativa; e então, optem pelo
processo mais adequado e benéfico, de acordo com seus objetivos.
As políticas de uso das redes sociais corporativas devem proteger a reputação profissional. Ao formulálas, as empresas devem deixar claro que usuário deve:
Saber o que é permitido
Usar com cuidado e precaução
Ser profissional, mas não deixar de ser humano
Ser positivo
Cuidar da sua imagem
Praticar o auto-monitoramento
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Quais são as vantagens de liberar as
redes sociais corporativas?
Um dos principais benefícios de se implantar uma rede social corporativa é o aumento da produtividade,
viabilizada pela maior conectividade entre os funcionários e a redução no uso do telefone e do e-mail.
A possibilidade de formação de grupos também aumenta a interação, ainda que os usuários estejam
geograficamente distantes. A plataforma permite que cada um saiba imediatamente sobre ações que
o envolve, além de agendar eventos como reuniões, workshops, viagens, cursos, exposições, feiras,
sem a necessidade de sair do ambiente online.
As redes sociais corporativas também aumentam a integração entre os funcionários e fomenta a
comunicação, principalmente por meio de chats e envio de mensagens instantâneas e privadas. Além
disso, destaca-se o diálogo e os debates que costumam crescer nos ambientes conhecidos como
fóruns, onde todo o conteúdo é registrado.
Essas plataformas de comunicação interna também ajudam a reforçar a inovação, pois permitem
identificar pessoas comprometidas com mudanças e que apresentem novas ideias. Elas possibilitam
o reconhecimento de novos talentos e lideranças, muitas vezes escondidos nas estruturas formais
das organizações. Ainda é possível realizar pesquisas de opinião, que geram feedback rapidamente
sobre assuntos relevantes.
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Outra vantagem de se utilizar uma rede social corporativa é a capacidade de se manter o
conhecimento organizacional. Por meio dos perfis criados pelos usuários, encontram-se as pessoas
com habilidades, interesses e experiências mais adequadas às demandas organizacionais. Além disso,
as áreas de arquivos, álbuns e vídeos armazenam documentos, imagens, fotos e vídeos de forma a
estarem disponíveis a todos, dentro dos níveis de segurança estabelecidos através do responsável
pela administração da ferramenta. Além das vantagens acima citadas, é possível destacar também:
Integração dos colaboradores: busca e a manutenção de
contatos, tanto pessoais quanto profissionais (networking);
Distribuição das notícias: o conteúdo pode partir de qualquer
pessoa, em qualquer lugar;
Facilidade da adoção de processos: maior engajamento
entre funcionários;
tempo real a todos os envolvidos, sem a dependência dos
e-mails;
Quebra da barreira geográfica: a plataforma aproxima
escritórios, sedes e funcionários situados em diferentes
cidades, estados, países e continentes;
Quebra da barreira hierarquica: é canal de comunicação de
Inovação: celeiro de novas ideias;
mão-dupla, horizontal;
É uma ação de empreendedorismo: aumenta a eficiência
na gestão do conhecimento;
Colaboração: disponibilizar o conhecimento crítico de
sua empresa em uma rede social corporativa é a melhor
forma de incentivar a colaboração entre seus funcionários.
Sua utilização possibilita a correção imediata de erros,
complementação de ideias e inserção de novas informações
sobre a empresa;
Redes sociais dentro das empresas: liberar, proibir ou organizar
Disponibilidade: as informações estarão disponíveis em
eBook
Identifica ativos intangíveis: libera-se o potencial criativo,
decobre-se conhecimentos e capacidades desconhecidas e
novos talentos
Trazer o cliente para sua rede social corporativa é
torná-lo mais fiel ao seu produto, interagir com ele, ouvir
sua opinião, e criar novos produtos que atendam às suas
reais necessidades, mas é uma opção.
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Conclusão
A Era Digital trouxe um novo modelo de comunicação, baseado na convergência de mídias e na
interação constante entre os usuários, fato que tem se expandido também para o meio corporativo.
O compartilhamento de informações, principalmente por meio das redes sociais figura como uma
importante ferramenta das novas gerações e as empresas precisam observar e acompanhar esse
fenômeno, independente de liberar ou bloquear o acesso às redes sociais, tendo em vista o grande
potencial que pode ser descoberto com o uso adequado desse tipo de ferramenta.
Além do uso adequado, com a criação das políticas de comunicação interna da empresa, é necessário
escolher a melhor ferramenta. Neste caso, o sistema mais indicado é aquele que atende às necessidades
da organização, mesmo que não tenha uma infinidade de recursos. Nem sempre o sistema com mais
funcionalidades é o melhor para a corporação. Em muitos casos, usar uma tecnologia simples (parecida
com algo pré-existente, por exemplo), pode ser a melhor alternativa.
Entre todas as ferramentas descritas neste e-Book, as redes sociais corporativas se destacam. Para as empresas que proíbem as redes
sociais comuns, mas que mantém uma versão corporativa, é possível dar aos colaboradores uma experiência social bem aproximada às
mídias sociais consagradas, com mais controle sobre o tráfego gerado. Para quem permite redes sociais nas empresas, elas conseguem
ser versáteis (com possibilidade de postagens multimídia e compartilhamento de conteúdo), sem perder o foco no público interno.
Em ambos os casos, ganha o funcionário – que interage com os colegas e compartilha conhecimentos de interesse da organização – e o
gestor, que ajuda a melhorar o clima organizacional com auxilio da tecnologia.
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