Conectando, cooperando, par cipando

Conectando,
cooperando,
participando:
Como apresentar a
Rede Social Corporativa a seu chefe
gointegro.com
Desde que o Facebook revolucionou as relações pessoais em 2004 a aparição das
redes sociais projetadas especificamente para as empresas era questão de tempo.
Passaram dez anos e a Rede Social Corporativa
(RSC) se perfila como a próxima grande
ferramenta de comunicação para as empresas,
como o correio eletrônico em seu momento.
Segundo a ESET Latinoamérica, 51% dos usuários na América Latina utiliza redes
sociais com fins corporativos e 49,1% compartilha informação profissional através
delas1 . Em uma enquete global da Microsoft é possível ver que 75% dos
profissionais brasileiros e 62% dos chilenos mostram a tendência de empregá-las
no trabalho para se comunicar com colegas, enquanto mais de 70% dos
profissionais mexicanos as utiliza para compartilhar documentos e se comunicar
com clientes.2
A Gartner INC diz que 50% das grandes empresas do mundo contarão com uma
RSC em 2016.3 Por sua parte, McKinsey estima que o gasto mundial neste tipo de
plataformas alcançará a USD 1,3 trilhões nos próximos anos, principalmente para
“melhorar as comunicações com o público interno e entre as organizações”. 4
Entretanto, temores infundados da alta gerência relacionados com seu impacto no
negócio e a produtividade dos colaboradores (“não servem para nada”, “são uma
fonte de perda de tempo”, “tecnicamente são muito complicadas”, “elas põem em
risco a informação confidencial”, etc.) impediram uma rápida consolidação das RSC
nas organizações.5
Este material busca ajudar você a apresentar um business case para implementar
uma RSC em sua empresa, oferecendo definições básicas e abordando as ressalvas
mais comuns que seus superiores podem ter ao respeito.
1. www.welivesecurity.com/la-es/2013/08/21/51-usuarios-latinoamericanos-utiliza-redes-sociales-fines-corporativos/
2. www.microsoft.com/en-us/news/download/presskits/enterprisesocial/docs/escresearchsumppt.pdf
3. www.gartner.com/doc/2254316?ref=clientFriendlyURL
4. www.forbes.com/sites/ciocentral/2012/12/11/5-ways-social-media-will-change-the-way-you-work-in-2013/
5. searchcontentmanagement.techtarget.com/feature/Business-case-for-enterprise-social-networks-Better-collaboration
Mas antes, um pouco de contexto:
O que uma Rede Social Corporativa?
A Rede Social Corporativa ou RSC é uma plataforma tecnológica que imita a
interação social (comentários, atualizações e notificações) das redes públicas como
Facebook ou LinkedIn, adaptada às necessidades da empresa e com
funcionalidades específicas para o ambiente corporativo. Alguns exemplos de
como algumas importantes grandes empresas usam essa ferramenta:
Nos Estados Unidos, empresas como a T-Mobile e a PWC utilizam a RSC para
conectar colaboradores, considerando suas especialidades e interesses
comuns, além de informar quais tarefas estão completas e quais são as que
devem ser terminadas.6
A Shell utiliza uma RSC acessível através de dispositivos móveis, que também
incorpora uma aplicação que analisa os emoticones utilizados pelos
colaboradores para avaliar o clima da organização.
A Audi decidiu implementar uma RSC para apoiar e evitar demoras no
desenvolvimento de processos e sistemas, entre outros objetivos. Segundo a
empresa, o resultado da iniciativa é um “impacto positivo em cada automóvel
que sai da fábrica”.7
Como podemos ver, as RSC estão longe de serem um “Facebook para o escritório”,
como crêem algumas organizações.
6. www.mashable.com/2013/06/14/enterprise-social-networks/
7. www.atlassian.com/company/customers/case-studies/audi
Parecidos mas diferentes:
diferenças entre a RSC e o Facebook
As redes sociais públicas conseguem informação sobre seus usuários e a usam com
fins publicitários. Já a RSC busca facilitar e melhorar o trabalho entre os
colaboradores.
Este quadro de Altimeter Group mostra essas distinções em detalhe, desde o ponto
de vista dos aplicativos:8
Perfis
Atualizações
e atividades
Relações
Licenças e privacidade
Facebook, LinkedIn, Google+, etc.
Rede Social Corporativa
Identidade, interesses e amizades
Dados de colaboradores: projetos
passados e atuais, equipes de trabalho,
habilidades, dados de contato, etc.
Criadas pela pessoa, incluem:
bate-papo, mensagens, vídeos, etc.
Criadas através de interações entre
colaboradores, incluem: perfis,
documentos, informes e sistemas de
negócios.
Bidirecionais ou unidirecionais,
controladas pelo usuário.
Multidirecionais, criadas por relações
de trabalho: equipes, projetos,
localização, etc.
A natureza das relações define
as restrições de acesso.
Todas as atividades podem
ser vistas pelo empregador.
8. www.slideshare.net/fullscreen/Altimeter/altimeter-report-making-the-business-case-for-enterprise-social-networks/3
Graças a essas e muitas outras
características, a RSC permite
discutir projetos em tempo real,
eliminar as barreiras funcionais
ou geográficas da organização e
replicar todos os processos da
empresa segmentadamente em
cada uma de suas áreas.
9
9. thenextweb.com/entrepreneur/2014/01/30/enterprises-big-small-slow-adopt-social-collaboration-tools/
Entretanto, muitas empresas cometem o erro de conceber a RSC como um projeto
tecnológico, quando sua fonte de criação de valor radica nas relações que se
formam e conteúdos que se criam de forma colaborativa através dela.
Criando valor para o negócio com a RSC
Através do simples ato de conectar pessoas a RSC gera valor ao negócio,
principalmente de três maneiras: conectando, colaborando e participando.
Conectando: A RSC humaniza o trabalho
As redes sociais em geral e a RSC em particular canalizam o impulso natural
das pessoas em se conectar e compartilhar, impulso esse que se foi perdendo
com o individualismo moderno.
Várias enquetes mostram que o principal fator de satisfação no trabalho são os
companheiros de equipe.10 Ao potencializar a conexão entre os colaboradores,
a RSC permite criar ou expandir o capital emocional da empresa: o acúmulo de
boa vontade direcionada a uma organização e a sua forma de operar11. Os
benefícios em termos de clima laboral são incalculáveis.
Outro ponto importante é a aproximação e humanização das relações dos
colaboradores com os líderes da organização. O ex CEO da Nokia, Stephen
Elop, utilizou a RSC da empresa para questionar os colaboradores quais os
pontos de melhorias que eles julgavam importantes para a empresa. O
feedback foi altíssimo e representou um novo nível de abertura entre a alta
gerência e os colaboradores.12
DICA PARA O RETORNO DO INVESTIMENTO: A interação dos funcionários na
RSC é relativamente fácil de medir, através de dados como quantidade de
comentários e curtidas, o tempo que os usuários passam na RSC, seu nível de
atividade individual e geral, arquivos baixados ou subidos, etc.13
Participando: A RSC dá voz aos funcionários e facilita a ação
Na maioria das organizações atuais, uma das principais causas do turn over é a
falta de oportunidades para realizar contribuições significativas, o que se
traduz na falta de motivação e compromisso.
10. mashable.com/2013/11/24/job-satisfaction/
11. sloanreview.mit.edu/article/the-key-to-social-media-success-within-organizations/
12. socialcast.com/files/solution-guide-executives.pdf
13. good2bsocial.com/2013/10/23/five-tips-for-measuring-the-roi-of-your-enterprise-social-network/
Isto é muito comum em empresas de grande porte, onde as pessoas podem se
sentir peças irrelevantes dentro de uma grande máquina. A RSC brinda aos
colaboradores uma oportunidade de serem ouvidos pela organização e seus
líderes.
Essa ferramenta também ajuda a acelerar a gestão e a inovação.
Como? Vejamos os seguintes exemplos do valor que esses tipos de plataformas
oferecem às empresas:
Algumas RSC permitem acessar qualquer aplicativo corporativo por meio de
sua timeline; isso acelera o fechamento de negócios, a atualização de
oportunidades e a realização de ações relacionadas a clientes e contas chave
para a organização.
Outras oferecem acesso a vídeos, programas online e webinars de capacitação
projetados para acelerar a curva de aprendizagem dos novos colaboradores.
Empresas como Bayer e Phillips utilizam a mesma RSC,14 que permite analisar
a interação entre colaboradores ou equipes para detectar os gargalos que
atrasam as decisões.
Uma RSC também permite formar grupos privados que possibilitam a colaboração
entre os membros da organização, algo que é capaz de criar novas formas de
trabalhar. Ainda que a primeira vista esses grupos parecem silos de conhecimento,
a diferença é que se formam ao redor das metas que devem ser cumpridas e não de
uma hierarquia rígida. À medida que o time do projeto sofre mudanças, essas
comunidades permitem o ingresso e a saída de integrantes segundo as
necessidades do projeto sem perda de informações.
DICA PARA O RETORNO DO INVESTIMENTO: Toda organização tem processos
passíveis de melhora ou de mudança de planos. Contar com um detalhamento deles é
uma grande forma de garantir que a ferramenta ajudará a acelerar a tomada de
decisões. A partir daí é possível comparar indicadores prévios e posteriores à
implementação da RSC relacionados com estes procedimentos.15
14. www.salesforce.com/customers/#sort=chatter
15. axerosolutions.com/blogs/timeisenhauer/pulse/174/10-tips-when-choosing-enterprise-social-network-tools
Colaborando: A RSC captura o
conhecimento da organização
Você já se perguntou alguma vez se a senhora simpática do serviço ao cliente ou o
rapaz novo da contabilidade podem ter a insightpara levar seu projeto adiante?
Acessar o conhecimento corporativo de forma fácil e imediata é fundamental para
ser ágil no mercado de hoje. Entretanto, a estrutura das organizações faz com que
esse conhecimento seja disperso, já que, geralmente, ele não está localizado em
uma área apenas ou com um só colaborador. Segundo a Entrepreneur, o trabalhador
típico gasta 28 horas semanais escrevendo correios eletrônicos e buscando
informação.16
Se há um aspecto da RSC que a torna infinitamente superior a ferramentas
estáticas como a Intranet tradicional, é que permite acessar este conhecimento de
forma rápida e eficiente. A McKinsey estima que uma RSC pode melhorar a busca
interna de especialistas e de informação em 35%. A Nokia afirma que sua RSC lhe
permitiu eliminar o correio eletrônico em pelo menos uma gerência desde sua
implementação.17
Isso é possível porque a RSC contextualiza cada bit de informação que a empresa
gera e arquiva, com isso a internalização de conhecimento se acelera graças ao fluxo
constante de troca de informações.18
Mater as equipes atualizadas sobre atribuições e ações da organização como um todo é
extremamente positivo no suporte à gestão de melhores práticas, evitar a duplicidade
de papéis ou tarefas e aproveitar o trabalho já realizado para gerar valor.
DICA PARA O RETORNO DO INVESTIMENTO: Acessar o “cérebro social
corporativo” requer uma boa gestão de dados e uma alta dose de sentido prático. A
Dun&Bradstreet recomenda centralizar a informação armazenada nos distintos
sistemas da organização e atividade gerada pela RSC para que seja facilmente
acessível através de seu próprio motor de busca. Por exemplo, os funcionários da
Deloitte Australia usam sua RSC como um “Google interno” para encontrar respostas
a suas consultas.19
16 www.entrepreneur.com/article/227236
17. www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
18. www.kmworld.com/Articles/White-Paper/Article/How-Social-Networks-Facilitate-21st-Century-KM-84838.aspx
19. www.dnb.com/lc/sales-marketing-education/how-to-build-a-successful-enterprise-social-network.html#.U6yjIPmwb28
Derrubando os mitos que rodeiam a RSC
Ainda que uma porcentagem significativa de altos executivos pense que as tecnologias
sociais são positivas para as empresas e que sua importância vai crescer ainda mais no
futuro,20 existem numerosos mitos errôneos e infundados que rodeiam a RSC.
Apresentamos abaixo alguns desses mitos e propomos a você argumentos para
respondê-los:
A RSC é uma fonte de perda de tempo: Um dos temores mais difundidos é que os
funcionários vão se dedicar a se socializar e não a trabalhar. No entanto, a
atividade pessoal pode ser vista por todos na organização, desde os
companheiros até o chefe do chefe e seus superiores. Além disso, tudo fica
armazenado. O resultado é que as pessoas acabam fazendo naturalmente um
bom uso da ferramenta.
A RSC põe em risco a informação confidencial: A RSC permite vincular
conteúdos a perfis específicos e rastrear os arquivos subidos ou baixados da
plataforma. Na prática, os grupos privados dentro da RSC permitem à empresa
saber quem e quando acessa a qual informação. Da mesma maneira que se pode
rastrear envios por e-mail ou pen drives conectados nas estações de trabalho.
A Generação X e os Baby Boomers não sabem de redes sociais: Esse é um
comentário bastante comum em vários círculos, mais de fato o setor demográfico
de maior crescimento no Twitter é a faixa etária entre 55 e 64 anos. Esse grupo
cresceu 79% desde 2012. Enquanto isso, a faixa entre 45 e 54 anos é o que mais
rápido se expandiu no Facebook e no Google+: 46% e 56%, respectivamente.
Estes números derrubam completamente a ideia de que os meios sociais “são
apenas para adolescentes”.21
A RSC não é segura: Ainda que nenhum aplicativo corporativa seja 100%
invulnerável, a RSC não é mais frágil que o correio eletrônico ou alguma intranet.
A plataforma deve cumprir com os padrões de segurança da empresa e de outros
aplicativos que interajam. A RSC também conta com recursos como um login
único, certificados de segurança, entre outros, presentes em todos os aplicativos
corporativas.22
20. www.pulsepointgroup.com/2012/03/socially-engaged-companies-see-4x-greater-business-impact/
21. www.fastcompany.com/3021749/work-smart/10-surprising-social-media-statistics-that-will-make-you-rethink-your-social-stra
22. www.briansolis.com/2012/03/enterprise-social-networking/
Sobre GOintegro
GOintegro é a principal plataforma para Social Corporativa de
Recursos Humanos na América Latina, o que agiliza a
comunicação interna e integra Prêmios aplicações, Benefícios
Corporativos, Benefícios Flexíveis e Incentivos. Mais de 300
empresas, representativas de 1 milhão de pessoas usar no dia a
dia GOintegro aumentar o impacto positivode sua cultura
interna.
gointegro.com