manual de boas práticas de armazenagem e distribuição

MANUAL DE BOAS PRÁTICAS
DE ARMAZENAGEM
E DISTRIBUIÇÃO
(MBPAD)
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ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO
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ÍNDICE
PARTE A
F.: 04
1. Introdução
F.: 04
2. Aprovação e Alterações do MBPAD
F.: 06
3. Abrangência
F.: 07
4. Objetivo
F.: 07
5. Definições
F.: 08
PARTE B
F.: 14
1. Histórico da Servimed
F.: 14
2. Estrutura Física
F.: 16
PARTE C – Sistema da Qualidade
F.: 18
1. Missão
F.: 18
2. Visão
F.: 18
3. Valores
F.: 18
4. Grupo 5S
F.: 19
5. Organização Pessoal – Treinamento
F.: 19
6. Atendimento ao Cliente
F.: 19
7. Auto-Inspeção
F.: 21
8. Rastreabilidade
F.: 21
Parte D – Compras
F.: 21
Parte E – Procedimentos Operacionais Padrão
F.: 22
Parte F – Processos de Manutenção
F.: 23
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1. Limpeza e Manutenção do Prédio
F.: 23
2. Programa de Gerenciamento de Resíduos
F.: 23
3. Controle de Pragas – Insetos e Roedores
F.: 24
Parte G – Controle de Documentos
F.: 24
Parte H – Segurança e Monitoramento
F.: 24
Anexos
F.: 26
1. Anexo I – Organograma de Organização
F.: 27
2. Anexo II – Diagrama de Rotina
F.: 28
Referências Bibliográficas
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F.: 29
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ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO
PARTE A
1. Introdução
A Servimed cresce a cada dia e sua equipe comercial está preparada e
atualizada para atender um mercado em constante evolução. Apoiada e
integrada a uma das maiores tecnologias de capacidade logística do País, a
Empresa mantém contato direto e diário com as principais Indústrias do
segmento farmacêutico, hospitalar e alimentar, garantindo maior controle nas
operações e agilidade na distribuição.
Conta com o maior contingente de profissionais de vendas em sua área
de atuação. Preparados para atender em todos os níveis e categorias, é a
maior parcela de mercado de consumo no País. Dispõe de suportes e soluções
que mantêm os pontos de venda atualizados, proporcionando vantagens
competitivas e um enorme potencial de crescimento.
É a equipe de consultoras de vendas e merchandising que levam
informações, orientam e criam estratégias de aproximação entre a Indústria, o
ponto de venda e o consumidor, com um apoio avançado de um sistema de
informação disponível através de ferramentas inteligentes, como:
 Pedido Eletrônico: um sistema ágil com suporte técnico personalizado
via internet;
 Televendas: sistema de informação de vendas com uma das melhores
tecnologias do mundo, com operadoras treinadas para oferecer um
atendimento ágil e eficiente. Conta com um serviço de auto call back e
discador automático de ligações onde o cliente é atendido com maior
rapidez e segurança.
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 Palm Perfumaria: mais flexibilidade nas negociações, permitindo ao
representante ou à consultora de emitir pedidos no momento da visita,
efetuar consultas de estoque, preços e promoções.
 Globalpharma: canal de comunicação exclusiva entre a Indústria e a
Servimed, que garante controle e precisão sobre todas as operações no
ponto de venda em tempo real, permitindo consulta, cotações e a
realização de estratégias especiais, garantindo a rotatividade e a
ampliação do mix de produtos.
 Servimed On-Line: é um portal de vendas exclusivo para clientes da
Servimed que possibilita à captura de pedidos On-Line, com acesso a
ofertas, serviços diferenciados e ao maior porfifólio de medicamentos e
produtos HPC do Brasil.
Todo o Know Hall de tecnologia, serviços, agilidade no atendimento e
desenvolvimento profissional se estende para as divisões alimentar e
hospitalar, que conta com a estrutura especial para abastecer, diariamente,
clínicas e hospitais públicos e privados através da Central Hospitalar.
Uma Empresa que viabiliza o acesso à saúde, beleza e bem estar para
70% do mercado nacional. Com mais de 15 mil itens e um portfólio HPC 100%
Servimed presentes nos Estados de SP, MG, RJ, MT, MS, GO, PR e DF
investindo o tempo todo.
A Servimed ampliou sua rede e inova sua estratégia de negócios via
internet, onde compradores e fornecedores se encontram e realizam
transações comerciais em tempo real. Com um clique os clientes podem ter
acesso às lojas virtuais, promoções especiais, novidades e regulamentações
do mercado.
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2. Controle de Aprovação e Alterações do Manual de BPAD
O Controle da Aprovação e Alterações do Manual de Boas Práticas de
Armazenagem e Distribuição dar-se-á de acordo com os requisitos do
procedimento POP 10-B – Controle de Documentos.
De acordo com as quatro partes – responsável legal e farmacêuticos
responsáveis técnicos da Servimed – abaixo assinadas, através da aprovação
deste Manual, reafirmam o seu comprometimento com a qualidade e delega a
autoridade necessária e compatível para o adequado desempenho das
responsabilidades aqui definidas.
__________________________________
Antônio Iachel Marques
Responsável Legal
___________________________
Drª Juliana Macedo da Silva Picão
CRF/SP: 57.063
Servimed Comercial Ltda
__________________________
Drª Sara Ramos Mattos da Silva
CRF/SP: 57.084
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3. Abrangência
Este Manual de BPAD aplica-se a organização:
Servimed Comercial Ltda
CNPJ: 44.463.156/0001-84
IE: 209.017.636.112
Endereço: Av. Nações Unidas, 37-37
Bauru – SP
CEP: 17047-903
Fone/Fax: (14) 2106-2000
Home Page: www.servimed.com.br
Abrangendo o ramo de atividade de Armazenagem e Distribuição de
Medicamentos, Produtos de Higiene, Perfumaria, Cosméticos, Correlatos,
Produtos Dietéticos, Saneantes Domissanitários e Alimentos.
4. Objetivo
A atuação do Farmacêutico na área de Armazenagem e Distribuição é
relativamente nova, pois foi efetivada apenas no final da década de 90 com a
criação da ANVISA, e o surgimento de normas sanitárias específicas em
armazenagem e distribuição. Desde então, ocorreram mudanças na legislação,
regulamentação da profissão nessas áreas e nova forma de tratamento dessas
atividades como prestadores de serviços de saúde, devido à natureza de seus
produtos. Desta forma, salienta-se o necessário empenho por parte de cada
profissional envolvido na cadeia de distribuição de produtos farmacêuticos, tais
como
Indústrias,
operadores
logísticos,
distribuidores,
transportadores,
drogarias, farmácias e hospitais para fazer cumprir as normas e procedimentos
estabelecidos nas questões que envolvem a identidade, a qualidade, a eficácia
e a segurança dos produtos que são levados ao usuário final.
A atividade da Distribuidora consiste em receber os produtos das
indústrias e distribuir ao comércio varejista (farmácias e drogarias), hospitais,
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supermercados entre outros onde são destinados ao usuário final e Secretarias
de Saúde dos Estados destinadas à distribuição em postos de saúde e
ambulatórios.
Com isso, a Servimed estabelece e elabora o Manual de Boas Práticas
de Armazenagem e Distribuição que dá continuidade a preceitos contidos nas
Boas Práticas de Fabricação e Controle de Indústria Farmacêutica, garantindo
que os produtos possam ser adquiridos pelo consumidor com a qualidade e
segurança necessários, orientando os colaboradores diretamente envolvidos
no processo de recepção, armazenagem, separação, expedição e transporte
para que trabalhem de maneira eficaz e de acordo com as normas e
legislações vigentes, produzindo informações qualificadas para uso no
monitoramento das atividades operacionais e no controle gerencial.
5. Definições
- ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária: agência reguladora
vinculada ao Ministério da Saúde do Brasil, responsável pelo controle sanitário
de todos os produtos e serviços submetidos à vigilância sanitária.
- Área de Picking: local de separação de produtos e preparação de pedidos de
forma a satisfazer o cliente.
- Área de Segregação: local devidamente identificado e separado dos locais de
armazenagem de produtos para alocação de produtos vencidos, avariados,
descontinuados, ou seja, produtos que não estejam em condições de
comercialização.
- Auto Callback: sistema de telecomunicação que possibilita o retorno às
ligações abandonadas no callcenter de forma automática e no menor tempo
possível.
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- Caixa Máster: caixas fechadas provenientes dos fornecedores – Indústrias ou
Laboratórios – que acondicionam produtos.
- CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes: comissão constituída
por representantes indicados pela Empresa e membros eleitos pelos
colaboradores, de forma paritária, com a finalidade de prevenir acidentes e
doenças
decorrentes
do
trabalho,
de
modo
a
tornar
compatível
permanentemente o trabalho com a preservação da vida e a promoção da
saúde do trabalhador.
- CRF – Conselho Regional de Farmácia: conselho de orientação à classe
profissional de farmacêuticos.
- Correlato: substância, produto, aparelho ou acessório não enquadrado nos
conceitos de droga, medicamento ou insumo farmacêutico, cujo uso ou
aplicação esteja ligado à defesa e proteção da saúde individual ou coletiva, à
higiene pessoal ou de ambientes, ou a fins de diagnósticos e analíticos, os
cosméticos e perfumes, e, ainda, os produtos dietéticos, óticos, de acústica
médica, odontológicos e veterinários.
-
DCB
–
Denominação
Comum Brasileira:
nomenclatura
oficial
dos
medicamentos utilizada no país.
- DCI – Denominação Comum Internacional: nomenclatura oficial dos
medicamentos utilizada em todo o mundo.
- Dispensação: ato de fornecimento ao consumidor de drogas, medicamentos,
insumos farmacêuticos e correlatos, a título remunerado ou não.
- Droga: substância ou matéria-prima que tenha finalidade medicamentosa ou
sanitária.
- Drogaria: estabelecimento de dispensação e comércio de medicamentos,
insumos farmacêuticos e correlatos em suas embalagens originais.
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- Estoque Fechado: local de armazenagem de produtos acondicionados em
caixas fechadas.
- Estoque Fracionado: local de armazenagem de produtos fracionados, ou seja,
produtos vendidos unitariamente.
- Expedição: função que oferece instalações para expedição de peças,
produtos e componentes. Inclui embalagens, identificação, pesagem e
carregamento de veículos para transporte.
- Farmácia: estabelecimento de manipulação de fórmulas magistrais e oficinais
de comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos,
compreendendo o de dispensação e o de atendimento privativo de unidade
hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica.
- Flow-Rack: sistema de armazenagem dinâmico ideal para rotação de
produtos fracionados. Os artigos são carregados por uma das extremidades e
deslizam devido à gravidade sobre rodízio até a zona de picking.
- Insumo Farmacêutico: droga ou matéria-prima aditiva ou complementar de
qualquer natureza, destinada a emprego em medicamentos, quando for o caso,
e seus recipientes.
- Lista-Mestra: identifica a situação da revisão atual dos documentos,
controlando sua distribuição, a fim de evitar o uso de documentos não válidos e
obsoletos.
- Livro de Registro Específico: livro destinado à anotação, em ordem
cronológica de estoques, de entrada (por aquisição), de saída (por vendas,
processamento ou uso) e perdas de medicamentos sujeitos ao controle
especial, para controle da Vigilância Sanitária.
- Medicamento: produto farmacêutico, tecnicamente obtido ou elaborado, com
finalidade profilática, curativa, paliativa ou para fins de diagnósticos.
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- Medicamentos Controlados: medicamentos entorpecentes ou psicotrópicos e
outros relacionados pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária capazes de
causar dependência física, química e/ou psíquica.
- Medicamentos Oncológicos: medicamentos destinados ao tratamento de
neoplasias (câncer).
- Medicamentos Genéricos: medicamento similar a um produto de referência ou
inovador, que pretende ser por este intercambiável, geralmente produzido após
expiração ou renúncia da proteção patentária ou de outros direitos de
exclusividade, comprovada a sua eficácia, segurança e qualidade, e designado
pela DCB ou em sua ausência, DCI.
- Medicamentos Termolábeis: são medicamentos que necessitam ser
conservados em temperaturas de 2° a 8°C.
- Número de Lote: designação impressa no rótulo e na embalagem dos
produtos, que permite identificar a partida, série ou lote a que pertencem, para
um caso de necessidade, localizar e rever todas as operações de fabricação e
inspeção praticadas durante a produção.
- Órgão Sanitário Competente: órgão de fiscalização do Ministério da Saúde,
dos Estados, Distrito Federal, Territórios e Municípios.
- Palletes: estrado de madeira, metal ou plástico, utilizado para movimentação
de cargas
- PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional: exames
médicos realizados aos colaboradores que cada função/atividade exige. Há
sempre um médico coordenador e em função do levantamento feito pelo PPRA
são traçadas as diretrizes para o controle da saúde de cada colaborador.
Assim, envolve os exames admissionais, periódicos e demissionais.
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- PGRSS – Programa de Gerenciamento de Resíduos de Serviços da Saúde:
programa que aponta e descreve o procedimento do manejo dos resíduos
sólidos e líquidos gerados na Empresa.
- POP – Procedimento Operacional Padrão: procedimentos elaborados e
estabelecidos por uma Empresa com o intuito de seguir as normas do Manual
de Boas Práticas com a finalidade de documentar e orientar todas as
operações relacionadas ao processo.
- Portfólio: um material acumulado pelo desenvolvimento de um conjunto de
ações de sucesso voltado ao melhor resultado de uma pesquisa ou de um
trabalho. São situações interpessoais, que individualmente agregam valores ao
processo através de experiência desenvolvida dentro de um período de tempo,
por uma análise contínua durante a evolução de um projeto, identificando
possíveis potenciais problemas que possam ocorrer no decorrer do processo.
- PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais: levantamento feito
sobre o ambiente de trabalho com relação aos riscos físicos (ruído,
temperatura, vibrações, radiação, etc.), químicos (névoas, gases, etc.) e
biológicos (bactérias, fungos, vírus, etc.). Existem limites toleráveis para quase
todas estas medições. Caso estejam fora do padrão, o Programa deve prever
prazos para adequações.
- Saneantes Domissanitários: substâncias destinadas à higienização e
desinfecção ou desinfestação domiciliar em ambientes coletivos ou públicos,
em lugares de uso comum e no tratamento de água. Como exemplos: os
desinfetantes, repelentes sabões, detergentes, raticidas e agentes de limpeza
em geral.
- SCI – Separação e Conferência Integrada: sistema de separação dos
produtos juntamente com o processo de conferência no Box.
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- SESMT – Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e Medicina
do Trabalho
- SIVISA – Sistema de Informação em Vigilância Sanitária
- Termo-Higrômetro: instrumentos de medição de temperatura e umidade dos
ambientes.
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PARTE B
1. Histórico da Servimed
Quem vê a Servimed e desconhece sua trajetória, nem imagina que tudo
começou em um pequeno depósito de 280 metros quadrados em 1973. Com
07 vendedores e 12 colaboradores atuando na área administrativa interna.
Estrutura pequena, comparada à estrutura de hoje, porém suficiente para
abarcar todos os sonhos e expectativas que tornaram a Servimed um dos mais
respeitados distribuidores do país.
Crescer é algo que faz parte da vida da “Família Servimed”. Portanto,
consideram-se três mudanças de sede nas últimas quatro décadas e uma área,
hoje, 26 vezes maior, que multiplicam pessoas e até geografias.
A Servimed começou no interior do Estado de São Paulo, em Bauru e
nos arredores do centro-oeste e oeste paulista, passando a cobrir a Alta e
Baixa Sorocabana, em 1978.
Em julho de 1994 houve a mudança para a sede atual com 7.500 metros
quadrados e com um número de colaboradores: 48 representantes comerciais
e 60 atuando na área administrativa – interna.
Atualmente, a Servimed tem uma área de 14.879.86 metros quadrados e
conta com o trabalho de aproximadamente 550 profissionais indiretos e 1.415
colaboradores internos e externos.
Supre 95% de toda a demanda de produtos de seus clientes,
envolvendo medicamentos, alimentos, perfumaria, cosméticos, produtos
oncológicos e hospitalares, higiene pessoal e doméstica, distribuindo mais de
23.500 itens, trabalhando para atender 100% das necessidades de seus
clientes, dentro de cada divisão:
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 Divisão Farma: abastecem Farmácias, Drogarias e Redes de
Farmácias com medicamentos, correlatos, produtos de perfumaria,
higiene e cosméticos.
 Divisão Alimentar: desde 2000, abastece Supermercados de médio e
pequeno porte e lojas de conveniência, com produtos alimentícios e de
perfumaria.
 Divisão Hospitalar: desde 2005, a Servimed conta com uma equipe de
especialistas
em
processos
de
cotação,
representantes
100%
informatizados capazes de negociar preços sem burocracia, além da
tranqüilidade de disponibilidade de estoque e logística especial para
produtos oncológicos para atender a demanda de clínicas, órgãos
públicos e hospitais públicos e privados.
Com esse crescimento, a Servimed atende os seguintes Estados para
cada divisão:
 Divisão Farma: SP, RJ, MG, MT, MS, DF, GO, e PR.
 Divisão Alimentar: SP e MG
 Divisão Hospitalar: SP, RJ, MG, MS, DF, GO e PR.
Possui 08 Filiais de faturamento – Itumbiara (GO), Brasília (DF), Barra
Mansa (RJ), Jacarezinho (PR), Poços de Caldas (MG), Ribeirão das Neves
(MG), Cachoeiro de Itapemirim (ES) e Duque de Caxias (RJ). Sendo mais duas
unidades em Bauru como depósito fechado e unidade de apoio – Filial Cruzeiro
e Filial Distrito. E mais um escritório em São Paulo.
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2. Estrutura física da Empresa
A Servimed está instalada em uma área de 14.879.86 metros quadrados
na cidade de Bauru/SP, próximo à Rodovia Marechal Rondon - local de fácil
acesso, o que favorece a atividade logística tanto na recepção quanto na
expedição de seus produtos, evitando problemas relacionados com trânsito ou
morosidade nos processos envolvidos nesta atividade.
É um prédio de quatro pavimentos com a junção de um prédio de três
pavimentos
onde
funcionam
todos
os
departamentos
da
empresa:
administrativo, área comercial, operacional e tecnologia de informação.
Encontram-se ainda salas para treinamentos e reuniões e um moderno
auditório com capacidade para 65 pessoas, além do refeitório em espaço
independente.
O prédio destinado à área de picking tem espaço suficiente para realizar
todo o procedimento da cadeia logística, além de oferecer condições de
flexibilidade que permitem eventuais modificações futuras. É uma área com
1.500 metros quadrados onde os produtos encontram-se endereçados e
acondicionados em prateleiras de Flow-Rack, o que facilita a reposição e o giro
dos produtos. Existe uma esteira corrediça de 200 metros de comprimento nos
estoques fracionados farma e perfumaria, os quais são posteriormente
direcionados ao setor de expedição e transportes. Há também o local onde
estão armazenadas as caixas máster, no estoque fechado que funciona em
uma área com 1.500 metros quadrados. Este espaço conta com sistema de
armazenagem em estruturas e estantes de aço, com capacidade para atender
a esta necessidade.
Tanto nos estoques fracionados quanto no estoque fechado, os
medicamentos controlados referentes à Portaria nº 344/98, os medicamentos
termolábeis e medicamentos oncológicos possuem acesso restrito e ficam sob
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responsabilidade
do
farmacêutico
que
orienta
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constantemente
os
colaboradores autorizados a trabalhar neste local.
As instalações e equipamentos estão adequados para a conservação e
distribuição dos produtos, onde a iluminação, a ventilação e a umidade são
controladas para evitar efeitos prejudiciais aos produtos armazenados. Os
dispositivos de monitorização são permanentes, pois em todos os ambientes
encontram-se equipamentos de termohigrômetros digital.
O piso é liso, lavável, de fácil higienização, resistente para suportar o
peso dos produtos e movimentação dos equipamentos. As paredes são de cor
branca, com pintura lavável, isentas de infiltrações e umidade. A altura do piso
ao teto é suficientemente alta para permitir o empilhamento dos produtos e a
ventilação do ambiente. As diferentes áreas possuem aberturas protegidas por
telas milimétricas, que permitem a ventilação dos recintos, vedando a entrada
de insetos e roedores.
Toda a rede elétrica possui aterramento e quadro de disjuntores
apropriado ao porte das instalações e equipamentos.
Todos os setores são totalmente independentes e possuem instalações
sanitárias em perfeitas condições. Os ralos dos sanitários são protegidos com
telas, possuem toalhas descartáveis, sabonete líquido e lixeiras com tampa,
sendo que um dos sanitários é disponibilizado aos colaboradores como
vestiário (um masculino e outro feminino).
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PARTE C – Sistema da Qualidade
A Servimed mantém a visão e a missão em todos os níveis da
organização e assegura a sua compreensão por todos os colaboradores que
afetam ou influenciam a qualidade dos processos. Estabelece e se
compromete com a realidade de seus objetivos de garantia de qualidade
coerentes com sua política de qualidade, que assegura o comprometimento
com o atendimento aos requisitos e com a melhoria contínua da eficácia do
sistema de qualidade, além de proporcionar estrutura para estabelecimento e
análise crítica de qualidade.
1. Missão
Proporcionar atendimento diferenciado com ética nas negociações,
agilidade nas soluções e logística avançada, visando à satisfação dos
interesses de nossos acionistas, fornecedores, clientes e colaboradores.
2. Visão
Ser o melhor operador logístico, atacadista e distribuidor do País, de
produtos
para
o
varejo
farmacêutico,
hospitais
e
supermercados,
reconhecidos pela excelência no atendimento e nas operações, através do
desenvolvimento e aprimoramento contínuos de nossos profissionais,
tecnologia e estrutura.
3. Valores
 Desenvolvimento pessoal e profissional
 Integridade, transparência e ética
 Cidadania
 Respeito
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 Comprometimento
 Organização
 Relacionamento
4. Grupo 5S
O Programa 5S é uma filosofia de trabalho que busca promover a
disciplina na empresa através de consciência e responsabilidade de todos, de
forma a tornar o ambiente de trabalho organizado, agradável, seguro e
produtivo. Recebeu este nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas
que sintetizam as cinco etapas do programa. São elas:
 Seiri = DESCARTE: separar o necessário do desnecessário;
 Seiton = ARRUMAÇÃO: colocar cada coisa em seu devido lugar;
 Seisso = LIMPEZA: limpar e cuidar do ambiente de trabalho;
 Seiketsu = SAÚDE: tornar saudável o ambiente de trabalho;
 Shitsuke = DISCIPLINA: rotinizar e padronizar a aplicação dos "S"
anteriores.
A Servimed contrata pessoal em número suficiente, com instrução,
treinamento e prática para assegurar que todas as atividades previstas nesta
norma sejam corretamente desempenhadas. Sendo assim, elaborou um
Organograma de Organização de todos os departamentos da Empresa de
acordo com o Anexo I deste Manual.
5. Organização Pessoal – Treinamento
A Servimed assegura que todos os colaboradores sejam treinados para
executar adequadamente as tarefas a eles designadas, garantindo uma
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compreensão perfeita de suas funções regulares e dos requisitos desta norma
aplicáveis às suas funções. Como parte de seu treinamento, todos os
colaboradores são cientificados de defeitos que poderão ocorrer como
resultado do desempenho incorreto de suas funções específicas.
A Empresa investe continuamente nas áreas de tecnologia de
informação e logística de distribuição, para manter-se atualizada e oferecer o
melhor atendimento através de uma postura ética para com os fornecedores,
clientes e colaboradores. Para isto, conta com pessoas capacitadas, além de
um organizado Programa de Treinamento Técnico de acordo com o POP 13-T
– Treinamento Técnico – Organização e Pessoal, voltado para a qualidade na
realização das atividades diárias, onde colaboradores tem a oportunidade de
atualizar-se constantemente e desenvolver, com criatividade, melhorias diárias
que são aplicadas aos vários processos executados pela equipe. É de
responsabilidade do departamento de Recursos Humanos, em parceria com os
coordenadores dos demais departamentos e responsável técnico, a realização
dos treinamentos.
6. Atendimento ao Cliente
A área comercial tem como prioridade em longo prazo, estruturar todas
as divisões para que o atendimento aos clientes esteja em 100% dos
distribuidores existentes no mercado. Pretende também cobrir todo território
nacional com as três divisões (Farma, Alimentar e Hospitalar) e explorar novos
segmentos que o mercado sinalize como oportunidades.
Com isso, a Servimed estabelece e mantém uma rotina diferenciada de
atendimento ao cliente, de acordo com o procedimento POP 12-AC –
Atendimento ao Cliente.
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7. Auto-Inspeção
A Servimed conduz auditorias de qualidade, denominadas como AutoInspeção, para verificar se o sistema de qualidade está em conformidade com
os requisitos estabelecidos, com o objetivo específico de aperfeiçoá-lo,
monitorar a implementação e a observância das presentes normas e garantir a
organização do estabelecimento.
As auditorias são realizadas de acordo com o procedimento POP 14-Q –
Auto-Inspeção, pelo departamento farmacêutico.
8. Rastreabilidade
O sistema de controle de rastreabilidade permite a reconstituição da
trajetória dos produtos expedidos, de modo a ser possível a sua localização,
visando um processo eficaz em casos de interdição, recolhimento ou
devolução. O mapeamento, em casos de necessidade, é feito pelo
departamento de sistema de informação com acompanhamento do responsável
técnico.
PARTE D – Compras
O departamento de compras objetiva comprar mercadorias visando
suprir toda a necessidade e demanda de produtos da Servimed de forma
responsável, buscando a maior lucratividade e competitividade possível,
atendendo aos clientes externos. Portanto, a Servimed estabelece e mantém
uma rotina de acordo com o procedimento POP 11-C – Compras de Produtos,
que envolve os principais processos nessa área que são: atendimento a
fornecedores que trabalham ou não com a Empresa, controle de estoque,
compras e planejamento de ações para geração de demanda junto ao
Marketing.
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ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO
A área de Compras também contribui para a elaboração das revistas
Farma e Hospitalar através da precificação dos produtos divulgados.
PARTE E – Procedimentos Operacionais Padrão
Ver Anexo II deste Manual – Diagrama de Rotina
A Servimed estabelece e mantêm rotinas de trabalho nos processos de
distribuição logística de acordo com os procedimentos abaixo:
1. POP 01-R – Recebimento de Produtos: setor responsável em receber,
conferir e direcionar os produtos para posterior armazenagem;
2. POP 02-A – Armazenagem de Produtos: a forma de armazenagem
depende do tamanho e quantidade dos itens em estoque. Um bom
controle dos níveis de estoque garante à Servimed diminuição da falta
de produto e menor investimento com a rotatividade de sua manutenção;
3. POP 03-S – Separação e Conferência de Produtos: utiliza o programa
SCI e trabalha com um sistema de rotação de estoque (o primeiro a
expirar é o primeiro que sai).
4. POP 04-C – Embalagem de Produtos: procedimento para garantir a
qualidade do serviço ao cliente, para que os produtos cheguem ao
destino final em perfeito estado de conservação;
5. POP 05-E – Expedição e Transporte: função complementar na maioria
dos projetos de distribuição. Entretanto, no caso específico do setor de
medicamentos, se tornou uma atividade praticamente indissociável do
ato de distribuição, principalmente pela constante necessidade de
manter os padrões de qualidade exigidos pelo fornecedor;
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6. POP 06-D – Devolução de Produtos: quando há algum tipo de
divergência com o cliente ou fornecedor, roubo de carga, recolhimento
ou interdição de medicamentos.
PARTE F – Processos de Manutenção
1. Limpeza e Manutenção do Prédio
A limpeza e manutenção do prédio são imprescindíveis para atender as
normas e exigências técnicas para manter a qualidade de vida e bem estar dos
colaboradores. Todas as áreas estão sempre limpas, sem detritos, poeiras e
agentes infectantes, pois a limpeza é realizada diariamente pelo departamento
de serviços gerais. Para controle e registro dessa atividade, a Servimed
estabelece e mantém uma rotina de limpeza de acordo com o procedimento
POP 09-M – Limpeza e Manutenção do Prédio.
2. Programa de Gerenciamento de Resíduos de Serviço da Saúde
Os produtos quebrados e/ou danificados são considerados resíduos
gerados pela Empresa. Com isso, a Servimed obtém um procedimento de
descarte de resíduos de maneira segura, oportuna e higiênica de acordo com a
Resolução RDC nº 33 de 25/02/2003, conforme POP 07-L – Programa de
Gerenciamento de Resíduos de Serviços de Saúde. Este procedimento permite
que a Servimed mantenha os locais de trabalho sempre limpos e organizados,
ausentes de contaminação e mantenha ações de proteção a saúde e ao meio
ambiente.
No ano de 2000, a Servimed implantou o sistema de separação do lixo
reciclável. Uma iniciativa dos próprios colaboradores. Com consciência coletiva
em relação ao meio ambiente é uma das conquistas e objetivos relacionados
às atividades sociais que a Empresa desenvolve.
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3. Controle de Pragas – Insetos e Roedores
A Servimed estabelece e mantém um sistema de controle de pragas
para prevenir a contaminação interna dos produtos e prover condições de
trabalho adequadas para todas as operações, conforme procedimento POP 08P – Controle de Pragas – Insetos e Roedores, inspecionando suas áreas
físicas em intervalos de três meses e revisando o seu sistema de controle para
verificar se o mesmo é adequado e se está funcionando corretamente.
PARTE G – Controle de Documentos
A Servimed estabelece e mantém o procedimento POP 10-B – Controle
de Documentos, para assegurar que todos os documentos indicados nesta
norma, a serem estabelecidos e mantidos, satisfaçam os requisitos da mesma,
estejam corretos e adequados para o uso pretendido e às autoridades
competentes.
PARTE H – Segurança e Monitoramento
Preocupada com a segurança ocupacional de seus colaboradores, a
Servimed contém em seu quadro de colaboradores, os profissionais
relacionados ao SESMT conforme Norma Regulamentadora nº 4 do Ministério
do Trabalho e Emprego.
Atendendo também a Norma Regulamentadora nº 5 e Instrução Técnica
nº 17, contamos com a colaboração da Comissão Interna de Prevenção de
Acidentes (CIPA) e da Brigada de Incêndio que auxiliam nossos colaboradores
em ações prevencionistas.
A CIPA é formada por um processo eleitoral interno, onde os
colaboradores se elegem ou são convidados para fazer parte da comissão e
representar a Empresa. O número de integrantes é determinado pela legislação
(quantidade de colaboradores versus grau de risco de acidentes). Os Cipeiros,
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como são denominados de costume, tem o objetivo de realizar as verificações
de segurança dos ambientes físicos da empresa, verificando suas condições e
possíveis atos inseguros de colaboradores, bem como a análise dos acidentes
ocorridos visando melhorar procedimentos que reduzam ou eliminem os
acidentes. Anualmente, elaboram o mapa de riscos e a SIPAT em parceria com
o SESMT promovendo ações por meios de palestras, gincanas, teatros etc.,
propondo atividades de forma simples, clara e objetiva com o firme propósito
de proporcionar conhecimento sobre a importância da segurança do trabalho e
qualidade de vida, além de participar efetivamente nas campanhas de
prevenção da AIDS, conforme estabelece a Norma Regulamentadora nº 5.
A Brigada de Incêndio, formada por colaboradores que passam por
processo seletivo, é treinada mensalmente em procedimentos de atendimento
a primeiros socorros e combate a incêndios. Realizam as inspeções de
hidrantes, saídas de emergência, alarmes de incêndio e extintores,
encaminhando-os à recarga quando necessário. Anualmente, realizam um
simulado de abandono do prédio em parceria com o Corpo de Bombeiros da
cidade, para verificar os pontos a melhorar no caso de emergência real
conforme assim estabelece a legislação específica.
Todos os colaboradores ao ingressarem na Servimed recebem
treinamento com relação aos procedimentos básicos de segurança do trabalho,
e são reciclados, anualmente, em treinamentos específicos com relação às
Regras de Segurança em diversos departamentos.
O SESMT é responsável pela elaboração e implantação do PPRA e do
PCMSO. Além disso, coordena a avaliação dos riscos ergonômicos e
acompanha a ginástica laboral; é responsável pela inspeção periódica do
exercício laborativo; pelo acompanhamento dos acidentes ocorridos; e
desenvolve treinamentos de conscientização para a prática do trabalho de
forma segura para garantir a qualidade de vida no trabalho.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
a) Portaria nº 344 de 12 de maio de 1998, publicada pelo CRF-SP
b) Portaria nº 802 de 08 de outubro de 1998, publicada em Diário Oficial
c) Portaria nº 1.052 de 29 de dezembro de 1998
d) RDC n° 44 de 17 de agosto de 2009
e) RDC nº 210 de 04 de agosto de 2003
f) RDC nº 238 de 27 de dezembro de 2001
g) RDC nº 306 de 07 de dezembro de 2004
h) RDC nº 320 de 22 de novembro de 2002
i) Lei nº 5.991 de 17 de dezembro de 1973
j) Lei nº 6.360 de 23 de setembro de 1976
k) Lei nº 6.437 de 20 de agosto de 1977
l) Conselho Regional de Farmácia do Estado de São Paulo. Cartilha de
Distribuição e Transporte de Medicamentos, São Paulo, p. 34, abr, 2007
m) Conselho Regional de Farmácia do Estado de São Paulo. A
rastreabilidade no âmbito sanitário. Revista do Farmacêutico, São Paulo,
n. 90, p. 42-43, abr/mai/jun. 2008.
n) GODOY,
Gustavo
Franco.
Boas
Práticas
de
Armazenagem
e
Distribuição de Medicamentos. São Paulo: Inforprint Price Editora, 2008. 108 p.
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