Manual de Utilización Gestión de NewGolf

Transcrição

Manual de Utilización
Gestión de NewGolf
Versión: 20 Septiembre 2007
Rev.27 Septiembre .2007
Idioma: Portugues
Av. Almirante Gago Coutinho, 70
1700-031 Lisboa
PORTUGAL
Tel. 21 7817810, 53-52631959
Fax 21 7971579
[email protected]
Idioma: Potugues
Manual de Utilización NewGofl
Indice:
Caracteristicas Gerais
Requesitos de Software
Instruções para Instalação de NewGolfe
Preparação do Sistema
Geral
5
5
5
7
Etapa I
Arranque do sistema
8
8
Etapa II – Menus
Arquivos
Parâmetros
Dados Gerais
NewHotel
NewConta
Cores
Reservas
Contabilidade
Mudança de Data
Cartões Magnéticos
Promoções
Facturação
Formatos
Armazém
POS
Impressoras
Mudar de Utilizador
Geral
Utilizadores
Perfis
Empregados
Moedas
Formas de Pagamento
Cartões de Crédito
Localização
Idiomas
Nacionalidades
Categorias de Nacionalidades
Regiões do Mundo
Distritos
Código Postal
Mercado
Origens
Segmentos
Clientes
Títulos
Tipos de clientes
Tipo de Atenções
Preferência de clientes
Entidades
Contacto
Tipos de Entidade
9
9
Copyright © 1984- 2007 NewHotel Software. Todos los derechos reservados
9
10
11
12
12
13
14
15
16
17
19
21
22
22
23
23
24
24
24
25
26
26
27
27
27
27
28
29
29
29
29
30
31
31
32
32
33
33
34
34
Página No. 2/86
Idioma: Potugues
Categoria de Entidades
Estados de Entidades
Impostos
Esquema de Imposto
Taxas de Imposto
Reservas
Tipos de Reserva
Tipos de Confirmação
Motivos de Cancelamento
Tipos de Desconto
Estações de Trabalho
Caixas
Temáticos
Hoteis
Clubs de Golfe
Categoria de Jogadores
Departamentos
Campos
Campo / Geral
Campo / Reservas
Campo / Impostos
Caracteristicas dos campos
Artigos
Artigos do Departamento
Packages
Grupos de Artigos
Fornecedores
Tarifas de Preços
Preço por Periodo
Tipos de Tarifa
Cacifos
Inactividade
Manutenção
Configuração dos botões do POS
Operações
Reservas
Inserir Reservas
Consulta de Reservas
Grupos
Consulta de Jogadores
Movimentos
Inserir movimentos
Inserir movimento automático
Consulta de movimentos
Conta
Consulta de Recibos
Promoções
Facturas
Série de facturas
Facturar em Dinheiro
Facturar movimentos sem conta
Consulta de Facturas
Série de notas de crédito
Notas de Crédito
Série de Documentos
Tipos de Documentos
Plannings
34
35
35
35
35
35
36
37
37
37
38
39
39
39
40
40
40
41
41
42
43
43
44
44
45
46
46
47
47
47
48
49
49
51
52
53
53
53
54
56
56
56
57
58
59
60
61
62
62
64
65
65
66
67
68
69
70
Página No. 3/86
Idioma: Potugues
Planning Resumen
Planning Tee Sheet
Planning de Artigos
Gráfico de Green Fee
70
71
74
74
75
75
78
78
79
79
79
79
79
79
79
79
79
79
79
79
80
80
80
80
81
81
81
81
82
82
82
82
83
83
84
84
POS
Venda no POS
Fecho do dia
Controlo de pendentes
Mudança de data
Relatórios
Relatório de Reserva
Entradas Previstas
Relatórios de Receitas
Relatório de Caixa
Relatório por serviço
Relatório por Cliente
Cobranças por Tipo
Cobranças por Departamento
Saldo de Contas – Reservas
Saldo de Contas – Cliente
Impostos
Serviços Facturados
Previsão
Relatórios de Estatísticas
Relatórios Externos
Utilitários
Mudança de Idioma
Mudança de Password
Consulta de Operações
Utilizadores de NewGolfe Ligados
Verificar objectos Oracle
Exploração Base de Dados
Lock de Reservas
Mensagens
Apagar Ficheiros Históricos
Configuração da Barra de Ferramentas
Página No. 4/86
Idioma: Potugues
Geral
Características Gerais:
NewGolf é um sistema construído em ambiente Windows. Tem por objectivo a gestão das
reservas/recursos das instalações do Golfe.
Entre as principais funções destacam-se as seguintes:
Sistema de segurança com base em grupos de utilizadores e palavra-chave, podendo ser
predefinidas barreiras às várias opções de acesso ao sistema;
Gestão de reservas dos campos de Golfe com a possibilidade de verificação imediata da
disponibilidade de espaço;
Possibilidade de fazer múltiplas reservas num campo, como por exemplo, reservas de grupos;
Visualização de planificações gerais (gráfico) de campos e artigos. A partir destas planificações
podem-se executar todas as operações relativas às reservas;
Possibilidade de visualizar e imprimir um gráfico por campo, a partir do qual o operador, de uma
forma cómoda e rápida, obtém conhecimento do estado das reservas/disponibilidades e pode
executar acções sobre as reservas, como por exemplo: cancelar, dar saídas, etc.
Permite a criação de templates em forma de documentos Word com os detalhes dos campos e
artigos. Com a vantagem destes documentos poderem ser impressos para a distribuição a
clientes, bem como aos departamentos responsáveis pelas reservas;
Sistema de consulta de reservas e movimentos muito eficiente;
Possui um módulo de facturação;
Base de dados para as entidades (empresas e individuais) que inclui a possibilidade de registar a
informação para gestão comercial.
Requisitos de Software:
Sistema operativo Windows NT, 2000,XP Professional;
Servidor de base de dados Oracle;
Crystal Reports 7.0 Professional
INTERSOLV Data Direct Connect ODBC para Windows 95 e Windows NT/2000.
Instruções para a Instalação de NewGolf
Para instalar o NewGolf devem-se seguir os seguintes passos:
Instalar Oracle Cliente;
Verificar se o registo da Oracle e a chave NLS_LANG têm o idioma AMERICAN_AMERICA;
Instalar o NewGolf executando Setup.exe do disco 1. Com este programa de instalação podemos
instalar a totalidade dos produtos necessários para a operação da aplicação (excepto o Oracle
Cliente).
Página No. 5/86
Idioma: Potugues
Inclui: Aplicação, relatórios, InterSolv ODBC, Cristal Reports e Borland DataBase Engine.
A explicação deste processo é dada no capítulo que se segue;
Criar o DSN NewGolf Text Files do tipo Text Files. Este encarregar-se-á de gerir a impressão de
alguns relatórios.
Pôr como directório por default o atalho onde se encontra o arquivo schema.ini
(instala-se normalmente no ficheiro da aplicação);
Rever o registo para confirmar que os dados estão correctos. No menu de execução de Windows
execute a aplicação regedit;
Procure HKEY_LOCAL_MACHINE/SOFTWARE/INFORMARCA/NEWGOLF e controle se o registo
possui os seguintes passos:
As chaves que aparecem são as seguintes:
DSN: Contem o nome do DSN da aplicação;
DSN_NC: Contem o nome do DSN do NewConta para estabelecer a ligação com NewConta;
DSN_NH: Contem o nome do DSN do NewHotel para fazer a ligação com os Classificadores do
sistema;
DSN_NS: Contem o nome do DSN de NewStock para estabelecer a relação com o NewStock;
PWD: Palavra-chave do utilizador Oracle da DB da aplicação;
PWD_NC: Palavra-chave do utilizador da DB do NewConta;
PWD_NH: Palavra-chave do utilizador Oracle da DB de Classificadores;
PWD_NS: Palavra-chave do utilizador Oracle da DB de NewStock;
UID: Utilizador de Oracle da DB da aplicação;
UID_NC: Utilizador da Oracle da DB do NewConta;
UID_NH: Utilizador da Oracle da DB de NewHotel;
UID_NS: Utilizador da Oracle da DB de NewStock;
Página No. 6/86
Idioma: Potugues
Procurar: HKEY_LOCAL_MACHINE/SOFTWARE/ODBC/ODBC.INI/NewGolf Oracle7
Verifique se o registo tem os seguintes dados:
Nesta chave guardam-se os dados gerais da Driver de ODBC para DSN e devem-se adicionar as duas
últimas chaves com os WorkArounds, estas não devem existir para assim evitar o erro da Driver com os
parâmetros.
Preparação do Sistema
A gestão dos classificadores do sistema realiza-se de forma similar, é dito através de botões que permitem
adicionar um novo registo, modificar e/ou eliminar o registo seleccionado. Irá aparecer inclusive na zona
superior da janela um comando de busca, que pode ser utilizado para filtrar a busca de dados, que se
mostram na classe de dados, às condições específicas na zona de busca.
Página No. 7/86
Idioma: Potugues
Etapa I
Uma vez finalizada a instalação do sistema tem que se proceder à configuração do mesmo, para definir os
dados básicos que permitirão o seu funcionamento e controlo posterior. Em primeiro devem-se definir os
perfis e os grupos de utilizadores com os seus respectivos níveis de acesso definidos, bem como os
utilizadores do sistema.
Arranque do Sistema:
Para iniciar o trabalho com NewGolf executa-se o programa NewGolf.exe, com este aparece uma janela de
identificação, que vai solicitar o nome do utilizador e a sua senha de identificação. Inicialmente deve-se
introduzir um utilizador com o nome PLA, com a senha de identificação igual, ao qual se deve dar as
permissões todas do programa. Para o trabalho diário do sistema devem ser criados grupos de utilizadores
(perfis), definindo as funções do NewGolf a que tem acesso.
*Janela de Identificação
Página No. 8/86
Idioma: Potugues
Arquivos:
Parâmetros
Deve-se proceder ao preenchimento dos parâmetros do sistema, estes contêm informação geral do
sistema além de também informar como é que se pretende que funcione a instalação.
Dados Gerais
Definem-se os parâmetros gerais da aplicação.
Nome da Instalação: Advém da licença do programa
Direcção: Direcção das instalações
Telefone: Numero de telefone das instalações
Página No. 9/86
Idioma: Potugues
Fax: Numero de Fax das instalações
Código: O código aqui definido será utilizado na introdução do cartão magnético para as promoções.
Atalho para os relatórios standards do aplicativo: Deve indicar o atalho onde estão guardados os
relatórios standard do sistema. Estes relatórios foram produzidos com a ferramenta Cristal Reports de
Seagate. É uma prática recomendada na instalação para localizar os relatórios num só PC, que pode ser
apenas um servidor de rede para que todas as estações de trabalho usem os mesmos relatórios. Isto vai
facilitar o processo de actualização de novas versões do software, já que assim só teria de actualizar os
relatórios num só sitio e não em todos os postos de trabalho, caso os relatórios estivessem localizados em
cada PC. Este parâmetro é guardado localmente no arquivo INI de cada posto de trabalho.
Atalho para relatórios personalizados e ficheiros Word: Deve indicar o atalho onde estão os
relatórios personalizados e ficheiros do sistema, os relatórios personalizados são aqueles relatórios novos e
standards modificados pelo cliente. Um exemplo destes são os relatórios dos recibos, que os clientes
podem modificar a seu gosto. Devem estar num atalho diferente dos standards para não haver o risco de
serem sobrescritos ao fazer-se uma actualização. Os ficheiros Word são ficheiros que o próprio cliente
pode criar para serem utilizados como itens para os campos e artigos, etc. A lógica da pesquisa de
relatórios é pesquisar primeiro no atalho de relatórios personalizados e caso não encontrar procurar no
atalho de relatórios standards.
Impressora para relatórios: Permite seleccionar a impressora para onde irão as cópias dos relatórios
do aplicativo. Esta é guardada no arquivo INI.
Impressora para Facturas: Permite seleccionar a impressora para onde irão as cópias das facturas.
Esta é guardada no arquivo INI.
Impressora POS: Permite seleccionar a impressora onde se imprimirá os talões do módulo POS do
aplicativo, assim como a impressão dos vales promocionais. Esta é guardada no arquivo INI.
NewHotel
Este Parâmetro permite estabelecer a ligação com o módulo NewHotel.
Página No. 10/86
Idioma: Potugues
NewConta
NewConta é um sistema de gestão de contas por cobrar da Informarca Hotel Systems, com o qual
NewGolf se pode conectar para transferir as facturas, notas de crédito e depósitos deste módulo.
Ligação com NewConta:
Deve ser marcado se a instalação conta com o módulo de gestão de contas por receber NewConta.
Hotel: Selecção do Hotel pretendido
Factura:
Define o tipo de movimento que se utilizará para a transferência de facturas.
Descrição das facturas:
Define a descrição anterior do tipo de movimento.
Notas de Crédito: Define o tipo de movimento que se utilizará para a transferência de notas de crédito.
Descrição: Define a descrição anterior do tipo de movimento.
Notas de Débito: Define o tipo de movimentos que se utilizará para a transferência de depósitos
antecipados.
Descrição: Define a descrição anterior do tipo de movimento.
Descrição/Anulação: Valor por defeito para a anulação de movimentos.
Tipo de Conta: Tipo de conta por defeito ao inserir uma conta a partir do NewGolf.
Página No. 11/86
Idioma: Potugues
Tipo de pagamento: Tipo de pagamento por defeito ao inserir uma conta a partir do NewGolf.
Cores
Permite definir as cores para os plannings e os estados das reservas.
Reservas
Permite a definição dos parâmetros por defeito na inserção das reservas.
Página No. 12/86
Idioma: Potugues
Tipo: Tipo de reserva por defeito, a fazer reservas de tratamentos.
Confirmar: Tipo de confirmação por defeito a fazer reservas de tratamentos.
Departamento: Departamento por defeito para os plannings e inserção de reservas.
Cancelamento: Tipo de cancelamento de reservas por defeito.
Origem: Origem de mercado por defeito a fazer reservas de tratamentos.
Dias Limite: São estabelecidos os dias limite para as reservas
Conta ainda com um campo de preenchimento para dados por defeito do jogador onde se indica o nome,
Apelido, documento de identificação, Sexo, Handicap e país de origem.
Página No. 13/86
Idioma: Potugues
Contabilidade:
Permite definir os parâmetros para a exportação da contabilística.
Interface com Contabilidade: Se estiver marcado permite a exportação contabilística
Exportar ao fechar do dia: Se estiver marcado, a exportação contabilística realizar-se-á com o processo
do fecho do dia.
Directório: Permite definir o atalho onde se irá gerar o arquivo da contabilidade.
Código empresa: Código para a empresa proprietária da instalação
Código do Estabelecimento: Código para a instalação
Conta Clientes Casa MB: número de conta para o balanço da moeda base.
Conta Clientes Casa MS: número de conta para o balanço da moeda suplementar.
Conta: número da conta.
Depósitos: numero da conta dos depósitos.
Caixa Geral: número da conta da Caixa Geral.
Página No. 14/86
Idioma: Potugues
Mudança de Data
Troca de data automático: Ao marcar esta opção troca de data de trabalho do sistema, este fica
habilitado, de forma automática, na estação de trabalho e nas horas especificadas.
Troca do estado das reservas: Se se marcar este parâmetro no processo da troca de datas então no
processo de troca de datas faz-se o seguinte: Se existem reservas com data de saída igual à data de fecho
actual e não tenham sido apagadas totalmente ou têm movimentos pendentes não é permitido fechar o
dia. Se pelo contrário todas as reservas estão apagadas estas passarão a estado de check out.
Passagem para Histórico: NewGolf tem um conjunto de pastas de armazenamento chamadas histórico
onde os dados das pastas principais do sistema podem ser transferidos para as pastas do histórico, desta
forma as operações básicas do sistema tornam-se mais ágeis ao conter, nas pastas principais, menos
quantidade de informação, o que vai permitir uma maior rapidez no acesso a estas. Se este parâmetro se
marca o processo de transferência passa a automático com a troca de datas.
O processo de transferência a históricos pode-se fazer de forma manual mediante uma opção na
aplicação.
Cartões NewHotel: Definição da validade dos cartões NewHotel.
NewTrans: Transmissão de informação centralizada
Página No. 15/86
Idioma: Potugues
Mensagens Personalizadas: Possibilidade de criar mensagens personalizadas em diferentes línguas.
Cartões Magnéticos: Neste classificador é paramentado o funcionamento dos cartões magnéticos
Página No. 16/86
Idioma: Potugues
Promoções:
Permite definir a quantidade e posição dos caracteres que se introduz no cartão magnético das
senhas das bonificações.
O Numero do cartão automático indica que o sistema atribui um identificador à senha da
bonificação.
Página No. 17/86
Idioma: Potugues
Facturação
Permite configurar os parâmetros para a facturação do sistema.
Moeda Base: Abreviatura da moeda base.
Moeda Suplementar: Abreviatura da moeda suplementar.
Série de Facturas: Permite definir como se pretende tratar as séries das facturas e notas de crédito. Se
se marcar por um número, a troca de série faz-se até alcançar um número final, definido na série. Se se
marcar por Data, a troca de série, faz-se ao alcançar o fecho no final da série.
Esquema de Impostos: Permite definir o esquema de impostos por defeito.
Departamento de Facturação: Permite definir o departamento onde se fará a inserção dos movimentos
de débito associados às facturas e notas de crédito.
Serviço No show: Permite definir o artigo onde se carregará os ingressos por conceito de No show.
Página No. 18/86
Idioma: Potugues
Cópias de Facturas: Permite definir o número de cópias a imprimir das facturas e notas de crédito.
Impostos incluídos: Permite definir como será o tratamento dos impostos: se estão incluídos nos preços
ou não. Em primeiro deduzem-se os impostos e em seguida adicionam-se aos preços.
Transferência à contabilidade sem NewConta: Se está marcado permite a transferência de facturas
e notas de crédito a contas por cobrar, sem necessidade de ter aplicativo NewConta instalado. Se exigir
NewConta, marca-se o parâmetro de ligação com o NewConta e configura-se correctamente os
parâmetros associados.
Facturar Movimentos NewHotel: Normalmente este parâmetro está desmarcado. Neste caso os
movimentos que foram transferidos ao NewHotel não aparecem reflectidos nas contas correntes e
consequentemente não podem ser facturados no NewGolf. Estes movimentos têm que ser facturados no
NewHotel. Se pelo contrário se marca este parâmetro, os movimentos transferidos ao NewHotel aparecem
nas contas correntes e podem ser facturados, exigindo para isso uma forma de pagamento do NewHotel e
ficarão marcados como facturados externamente.
Factura em Moeda Estrangeira: Por defeito aparece desmarcado, que é o mesmo que dizer que as
facturas e as notas de crédito só se poderão fazer em moeda base e suplementar. Se se marcar as
facturas e notas de crédito podem-se fazer em outras moedas, que por sua vez devem de ser inseridas no
sistema com as suas respectivas taxas de câmbio diárias em relação à moeda base.
Anular Talões com fecho anterior à data de trabalho: Ao ser marcado este parâmetro vai possibilitar
a anulação de talões anteriores ao dia corrente.
Anular Facturas com fecho anterior à data de trabalho: Se estiver marcado permite a anulação de
facturas e notas de crédito com fechos de emissões anteriores ao fecho do dia de trabalho actual. Se pelo
contrário não estiver marcado, só permitirá anular facturas e notas de crédito emitidas nesse mesmo dia.
Imprimir Facturas Forma POS: Se se marca, a factura será impressa em forma de talão, um
comprovativo género POS.
Série de Documentos: Por defeito este parâmetro aparece desmarcado, se este for marcado as facturas
bem como as notas de crédito exigem um numero de documento de acordo com o tipo e seguindo uma
série determinada. Isto utiliza-se no caso de instalações que usam folhas pré-impressas com determinado
feitio. Quando este parâmetro é marcado habilitamo-nos a duas opções dentro do menu de facturação
para a definição dos tipos e séries de documentos.
Promoções Individuais: Indica na hora de saída para o campo uma mesma promoção poderá ser
utilizada para pagar vários campos.
Descontos Predefinidos: Indica se utilizará os descontos predefinidos ou se permitirá outro desconto.
Página No. 19/86
Idioma: Potugues
Permitir descontos nos campos: Indica se os campos se permite aplicar descontos.
Numero Fiscal Obrigatório: Parâmetro que permite definir se o número de contribuinte é obrigatório
Formatos:
Configura os Formatos para os valores do sistema.
Casas Decimais: Permite definir a quantidade de casas decimais do sistema.
Separadores Decimais: Permite definir o símbolo para a separação das décimas.
Separador de milhares: Permite definir o símbolo para a separação da casa dos milhares
Separador de data: Permite definir o símbolo para a separação e formato da data.
Separador de Hora: Permite definir o símbolo para a separação e formato da hora.
Data Source Name Textos: Permite seleccionar o DSN dos arquivos de texto que requerem NewGolf
para a impressão de determinados relatórios.
Directório Ficheiros Texto: Completa-se automaticamente ao seleccionar o DSN, o qual tem
configurado um directório por defeito. Desta forma os arquivos de texto, para os relatórios, são criados
neste directório ou ficheiro.
Página No. 20/86
Idioma: Potugues
Máxima resolução de ecrã: Se se marcar este parâmetro visualizar-se-á mais botões na aplicação. Este
deve estar desmarcado numa resolução de 800 x 600 pixeis ou inferiores.
Registar Word para modelos: NewGolf permite a criação e manuseamento de modelos Word para
descritivos. Se se deseja utilizar esta opção deve-se marcar este parâmetro. Ao marcar este parâmetro a
aplicação dá acesso ao registo do Windows para pôr o atalho por defeito para os modelos da aplicação
Word ao atalho específico para os ficheiros de NewGolf
F nos parâmetros gerais. Existem instalações onde, por uma questão de segurança estão restritos os
acessos ao registo do Windows, nestes casos gerar-se-á um erro e com isto deverá ser desmarcada esta
opção.
Armazém
Aqui é estabelecida a ligação com o NewStock e escolhe-se o atalho para se exportar os dados
Abatimento automático de produtos: Este parâmetro permite que os grupos de artigos que tenham
tratamento de quantidade possam ser abatidos automáticamente no sistema
Página No. 21/86
Idioma: Potugues
POS
Permite definir a configuração para o interface de hardware com a caixa e o corte do papel para os talões.
Impressoras
Neste menu é possível parametrizar as impressoras para os diferentes documentos (Relatórios, Facturas e
talões do POS)
Página No. 22/86
Idioma: Potugues
Mudar Utilizador
Permite a mudança de utilizador que está ligado ao sistema.
Geral
Utilizadores
Perfis:
NewGolf permite criar perfis e grupos de utilizadores, podendo ser definido em cada caso os campos a
esses têm acesso ou não. Para tal deve-se ir ao menu Inicial, clicar sobre a opção Geral e escolher
utilizadores/Perfis/Empregados.
As opções do sistema estão agrupadas em 2 grupos:
Opções de actualização: Permite realizar operações como as de inserir, modificar, visualizar e apagar.
Outras opções: que são do tipo de aceder ou não.
Uma vez seleccionada a opção Perfis de utilizadores/empregados aparece uma janela onde se visualiza os
perfis já existentes.
Página No. 23/86
Idioma: Potugues
O ecrã da edição das opções dos perfis são as seguintes:
Ao seleccionar a visualização de determinado perfil, pedindo para inserir um novo perfil aparece uma nova
janela, como pode visualizar a seguir, onde se seleccionam as opções, a que têm ou não acesso os
utilizadores pertencentes ao perfil demonstrado.
Empregados/utilizadores:
Uma vez definidos os perfis é necessário definir os utilizadores que trabalham com a aplicação, segundo
cada utilizador são definidos os dados gerais e o perfil a que pertence.
Página No. 24/86
Idioma: Potugues
As janelas que mostram a continuação são os que permitem efectuar as operações sobre os utilizadores
do sistema e acede-se a este a partir da opção Geral do menu inicial da aplicação.
Moedas:
Permite definir as moedas do sistema. O sistema internamente converte as moedas em três tipos: Base e
complementar definida nos parâmetros (Facturação) e moedas estrangeiras para as quais se devem
definir uma taxa de câmbio diário mediante o botão destinado para o efeito. Define-se mediante a opção
Arquivos/Facturação/Moedas.
Página No. 25/86
Idioma: Potugues
Formas de Pagamento:
Permite a definição de formas de pagamento com que se trabalha.
Definem-se seguindo as opções: Geral/ Formas de Pagamento.
Cartões de Crédito:
Permite definir os tipos de cartões de crédito. Se se quiser validar o número de cartão a ser introduzido à
que definir um tipo no campo Verificar. Os tipos de cartões que incluem verificação são: MASTERCARD,
VISA, AMERICAN EXPRESS e DINERS CLUB.
Página No. 26/86
Idioma: Potugues
Localização:
Idiomas:
Definem-se os idiomas do sistema.
Nacionalidades:
Definem-se as nacionalidades para o sistema.
Categorias de Nacionalidades:
Permite associar cores a países ou grupos de países, para representação distinta no planning. Por exemplo
mostrar no planning em vermelho os jogadores de língua Espanhola e em verde os jogadores de língua
Inglesa, assim poder-se-á definir duas categorias, vermelho e verde e posteriormente associar estas
categorias a outros países que usam a mesma língua, como por exemplo, Vermelho (Língua Espanhola)
associar aos países como o México, Cuba, Colômbia etc. e a cor verde (língua Inglesa) associar a países
como Inglaterra, EUA etc.
Com esta representação no planning, quando chega um cliente de língua Espanhola será mais fácil
enquadrá-lo com outros clientes que falem a mesma língua.
Página No. 27/86
Idioma: Potugues
Regiões do Mundo:
Definem-se as várias nacionalidades do sistema, atribui-se um código e uma ordem de apresentação.
Página No. 28/86
Idioma: Potugues
Distritos:
Definem-se os diferentes distritos no sistema.
Códigos postais:
Permite listar os diferentes códigos postais no sistema.
Mercado
Origens:
Definem-se as origens de mercado para as reservas.
Página No. 29/86
Idioma: Potugues
Segmentos:
Definem-se os segmentos de onde provêm as reservas.
Página No. 30/86
Idioma: Potugues
Clientes:
Permite a visualização de todos os dados do cliente. Identificação, Preferências, tipo de reserva,
identificação do handicap etc.
Títulos:
Títulos dos clientes, como por ex.: Sr., Sra., Mor.
Página No. 31/86
Idioma: Potugues
Tipos de Clientes:
Define o tipo de Cliente do NewHotel, empresa, habitual, noivos, entre outros.
Tipo de Atenções:
Definem-se os tipos de atenções que a instalação oferece.
Página No. 32/86
Idioma: Potugues
Preferências de Clientes:
Permite definir quais as preferências dos clientes. Possibilita um serviço mais personalizado e atencioso ao
cliente.
Entidades
Possibilita criar uma ficha completa de dados das Entidades.
Página No. 33/86
Idioma: Potugues
Contactos:
Permite inserir, alterar e apagar contactos. Possibilita ainda a impressão da lista de contactos.
Tipos de Entidade:
Define o tipo de Entidades no sistema.
Página No. 34/86
Idioma: Potugues
Categoria de Entidades:
Permite definir as diferentes categorias de entidades no sistema.
Estado de Entidades:
Define o estado da entidade, se está activo, não activo, se está na lista negra ou sem crédito, entre
outros.
Impostos
Esquema de Impostos:
Permite a definição dos esquemas de impostos.
Página No. 35/86
Idioma: Potugues
Taxas de Impostos
Permite definir as taxas de impostos. Estas ao serem associadas aos serviços devem ser especificadas por
esquema de impostos. Desta forma podemos ter esquemas de impostos distintos, dependendo do
esquema de impostos atribuído ao cliente, aplicar-se-á a taxa determinada.
Reservas
Tipos de Reservas:
O sistema permite agrupar as reservas mediante o tipo de reservas para uma melhor classificação.
Página No. 36/86
Idioma: Potugues
Página No. 37/86
Idioma: Potugues
Tipos de Confirmação:
Classificador para os tipos de confirmação de reservas. O campo, Depósito antecipado, serve para indicar
que necessita de um depósito antecipado.
Motivos de cancelamento:
Define quais os possíveis motivos de cancelamento de reservas.
Página No. 38/86
Idioma: Potugues
Tipos de Descontos
Permite a parametrização do tipo de descontos que se podem aplicar nas respectivas contas.
Estações de Trabalho
Introdução do nome dos Computadores Operacionais.
Página No. 39/86
Idioma: Potugues
Caixas
Permite a configuração do número de postos de trabalho existentes com os quais se pretende fazer
pagamentos, vendas, movimentos de depósitos ou promoções.
Temáticos
Hotéis
Hotéis de referência, que se indicará nas reservas.
Página No. 40/86
Idioma: Potugues
Clubes de Golfe:
Listagem de campos de golfe de referência, que se indicará nas reservas.
Categoria de jogadores:
Definem-se as categorias de jogadores por intervalos de valores de handicap e sexo, às categorias podemse adicionar cores que serão usadas posteriormente no planning de reservas para distinguir os jogadores
por categorias.
O ecrã da definição de categorias é o seguinte:
Departamentos:
Começa-se por definir os departamentos.
A janela para a introdução dos dados dos departamentos é a seguinte.
Página No. 41/86
Idioma: Potugues
Os departamentos incluem uma abreviatura, uma descrição, hotel (em caso de complexo hoteleiro) e uma
secção para NewHotel e conta por defeito para a transferência de movimentos ao NewHotel.
Além disso inclui uma secção de vendas e uma de promoções que por si têm ligação com o programa de
NewStock de forma a ser possível saber em que secções se pode reduzir em armazém para este
departamento.
Campos:
O botão Campos acede a uma janela de campos que pertence ao departamento seleccionado.
A janela seguinte permite a introdução dos dados do campo.
Página No. 42/86
Idioma: Potugues
Código: Gerado automaticamente
Abreviatura: Identificação
Descrição: Descrição
Ficheiro da pasta: Nome do ficheiro da pasta com os detalhes do campo.
Contabilidade para o campo, em moeda base e adicional
Tarifa: por defeito do campo
Código de Barras: Neste campo insere-se, de forma automática, através do scanner, o código de barra dos
produtos, ao inserir o número aparece, de forma igualmente automática, o código em baixo, que
posteriormente servirá para identificar os artigos por leitura de scanner.
Modelos: permite visualizar uma janela para poder manipular os ficheiros de templates.
Estes constituem documentos Word que contêm os detalhes correspondentes a uma reserva, campo ou
adicional. Graças à tecnologia OLE, é possível criar um novo documento que se chama ao processador de
textos Word de forma automática para a entrada do texto com os detalhes.
Características: Permite inserir as características do campo.
As definições relacionadas com a reserva do campo são detalhadas através do próximo classificador.
Página No. 43/86
Idioma: Potugues
Máximo de reservas simultâneas: Define o número de reservas que admite o campo num mesmo intervalo
de tempo.
Máximo de pessoas em simultâneo: Define o número máximo de pessoas que admite o campo num
mesmo intervalo de tempo. Este valor usa-se para validar e para avisar quando a capacidade está em
risco de ser excedida.
Hora de Início: Hora de início da primeira saída do campo.
Hora Final: Hora da última saída do campo.
Intervalo: Menor intervalo de tempo que pode ser reservado no campo.
Na ficha dos Impostos define-se o esquema de impostos que se utilizará no campo, segundo as taxas e o
esquema de impostos que foram parametrizados.
Página No. 44/86
Idioma: Potugues
Características do Campo:
Associar informações de particularidades dos campos existentes.
Artigos:
Página No. 45/86
Idioma: Potugues
Artigos do departamento:
Ao clicar em artigos no menu, visualiza-se a janela anterior, referente aos artigos do departamento. Nessa
janela é possível criar novos artigos, visualizá-los, apagar, copiar ou até mesmo ver o planning dos artigos.
Ao inserir um artigo aparece a próxima janela onde será necessário definir uma abreviatura, descrição, o
grupo ao qual pertencem, o tipo de artigos (indicação se é venda, promoção ou aluguer), preço e
esquema de impostos. No caso das promoções é necessário definir a quantidade de jogadas e o fim da
validade das mesmas.
Com os botões Departamento e Fornecedores definem-se os departamentos onde se pode
inserir os artigos e os fornecedores habituais do mesmo, respectivamente.
Packages
Permite a consulta aos packages existentes.
Página No. 46/86
Idioma: Potugues
Ao clicar inserir na janela anterior tem-se acesso à janela que pode visualizar a seguir, onde se
insere, altera ou se cancela a introdução de dados de packages.
Grupo de artigos
Permite inserir novos grupos de artigos, bem como fazer alterações aos que já existem ou até mesmo
apagar os que já não precisa.
A verificação da quantidade específica controlar-se-á através da quantidade existente, dos
artigos que pertencem ao grupo, quando se efectuam as vendas, dos mesmos, no POS.
Página No. 47/86
Idioma: Potugues
Fornecedores
Nesta opção é possível inserir, alterar, apagar registos dos fornecedores. É ainda possível visualizar e
inserir, através da opção Dados Gerais, informação detalhada sobre os mesmos, o endereço, telefone,
pessoa a contactar.
Tarifas de Preço
Preços/Período
A janela seguinte é a janela onde se faz a introdução dos dados das tarifas.
Página No. 48/86
Idioma: Potugues
O botão copiar cria uma tarifa a partir de outra, na qual é necessário introduzir, novamente, os valores
dos preços por temporada e outros dados.
A partir da Janela anterior (Tarifas de Preço) é possível, inserir ou alterar o período das tarifas de preço.
Assim a partir da tabela anterior é possível chegar à próxima tabela, utilizando o segundo comando
Visualizar, da tabela.
A janela que se segue serve para introduzir ou alterar os períodos das tarifas de preços.
Código: Código por
Abreviatura.
Data de Inicio: Data de entrada em vigor da tarifa de preço.
Data Final: Data da expiração da tarifa de preço
Formula de Cálculo: Por pessoa, por defeito.
Preço: Este botão permite atribuir à temporada tarifas com diferentes preços.
Tipos de Tarifa:
Na janela que se segue são definidos os diferentes tipos de tarifas.
Página No. 49/86
Idioma: Potugues
Cacifos
Este item disponibiliza uma gestão de cacifos. Insere-se uma abreviatura do cliente e o seu sexo indica-se
a quantidade de cacifos que são disponibilizados a cada pessoa/grupo e em baixo na janela é possível ver
o total dispensado para o sexo feminino e masculino, assim como o total destes.
Inactividade:
Permite definir os períodos (data e horas) em que o campo estará fora de serviço.
De forma automática informará que durante esse período não será possível efectuar reservas.
Esta funcionalidade é muito útil para prevenir a ocorrência de casos de sobreposição de saídas do tee1 e
do tee10 na altura de épocas altas.
Página No. 50/86
Idioma: Potugues
Manutenção:
Permite definir períodos de manutenção do campo, estes períodos são dias que se pintam com uma cor
diferente no planning, desta forma é possível avisar os clientes que durante o tempo que vão dispor do
campo, este pode conter imperfeições devido ao facto de estar em manutenção, ao contrário do que se
passa com o período de inactividade o campo em manutenção é permitido fazer-se reservas para estes
períodos, este plano tem apenas um carácter informativo.
Página No. 51/86
Idioma: Potugues
Configuração dos botões do POS
Como o próprio nome indica, poder-se-á configurar os botões da família de produtos de cada
departamento.
Em primeiro lugar aparecerá uma janela para escolher a (s) secção (ões) que se pretendem configurar.
Nesta janela aparece como informação adicional se o departamento já foi configurado ou não.
Janela de selecção do (s) departamento (s) que pretende configurar.
Se seleccionar um só departamento e este já estiver configurado, aparecem os botões como apareceriam
na janela de vendas, mas o utilizador poderá mudá-los ao seu gosto, nesse mesmo momento, arrastando
do painel da esquerda o produto que quer marcar, isto acontece pressionando esse botão na janela de
vendas sobre o botão desejado, poderá ainda, pressionar o botão direito do rato sobre qualquer um dos
Página No. 52/86
Idioma: Potugues
botões, seleccionar a descrição do botão (para o caso dos botões de grupos), a imagem que se deseja que
apareça no botão ou limpar o botão.
Se esse departamento não estivesse configurado, todos os botões iniciariam em branco e competiria ao
utilizador seleccionar as imagens e os produtos para cada botão.
O resto da janela, os botões de operações aparecerão como aparecem realmente, mas não se pode fazer
nada com eles, são meramente informativos.
* Janela de configuração de botões de grupos e artigos.
Se o utilizador quiser configurar os botões de vários departamentos de uma vez só, porque vão ter a
mesma configuração, poderá seleccionar vários departamentos, nesse caso os botões aparecerão todos
em branco, para serem configurados e os botões para as operações aparecerão na posição por defeito,
pois podem ser diferentes em cada um dos departamentos que se selecciona, igualmente na zona superior
da janela indicar-se-á que foram seleccionados vários departamentos.
Na zona inferior do painel da esquerda aparecerão vários controles, o botão limpar tudo, como o seu
próprio nome indica, limpará todos os botões, tanto os de grupo, como os dos artigos.
Também aqui se poderá seleccionar se se quer configurar estes ou outros departamentos a partir de
outros já configurados, se seleccionarmos um departamento e pressionarmos o botão aplicar, de forma
imediata aparecerá os botões tal como foram configurados para esse departamento.
Página No. 53/86
Idioma: Potugues
Quando pressionamos o botão aceitar salvar-se-á a configuração de botões que se vê nesse momento na
janela para o/os departamento/s que se tinham seleccionado inicialmente. De qualquer das formas, se
todos os botões estivessem em branco eliminar-se-ia a configuração existente para esses departamentos.
Operações
Uma vez configurado o sistema, fica pronto para começar a utilizar. As reservas podem ser
feitas de várias formas:
A partir da opção barra de ferramentas da opção do menu Operações/inserir reservas;
A partir da janela do planning fazendo duplo clique sobre a tecla que corresponde à hora em
que se deseja fazer a reserva;
A partir da janela do planning fazendo um clique no lado direito do rato e inserir um cliente
contabilizado;
A partir do ficheiro do POS seleccionando um campo.
NewGolf oferece a possibilidade de criar janelas com os detalhes dos campos e artigos.
Estes são documentos Word que podem ser criados em qualquer momento e ser atribuídos a um campo
ou artigo. Para criar e/ou editar documentos não é necessário aceder ao Word externamente, dentro da
mesma aplicação NewGolf através da opção de ficheiros de templates do menu principal podem-se realizar
todas as operações possíveis com os documentos chamando-os automaticamente ao processador de
textos Microsoft Word.
NewGolf oferece funcionalidades que permitem o controlo das reservas, bem como reservas de grupos.
Assim possibilita o controlo de clientes e entidades inclusive o trabalho comercial sobre estes e a sua
posterior facturação dos serviços.
Os relatórios estão disponíveis no menu iniciar e particularmente em cada janela. Além disso NewGolf
permite uma impressão rápida do plano diário, incluindo o gráfico de planificação para cada campo.
A barra de ferramentas é configurável, com esta poder-se-á seleccionar as opções do menu que
desejamos que apareça na mesma, bem como as imagens que mostram em cada uma. Esta informação
guarda-se no ficheiro. INI, este possibilita que cada posto de trabalho possa ter a sua própria
configuração na barra de ferramentas.
Página No. 54/86
Idioma: Potugues
Reservas
Inserir Reservas
As reservas são inseridas na janela que pode ver a seguir, mas como foi referido anteriormente,
as reservas podem ser feitas de outras formas, através do Planning e do POS.
Consulta de Reservas:
Esta opção permite realizar consultas das reservas feitas no sistema.
A janela que aparece é a seguinte:
Página No. 55/86
Idioma: Potugues
A janela permite filtrar a informação segundo diferentes critérios, ao dar um clique com o lado direito do
rato aparece um menu para poder configurar a ordem e visibilidade das filas, assim como a ordem dos
resultados de busca. Além disso permite ainda um conjunto de operações:
Inserir: Acesso à janela de inserir reservas
Visualizar: Visualiza os dados da reserva desejando modificar alguns dados dependendo do seu estado.
Cancelar: Elimina a reserva seleccionada
No Show: Quando a reserva é feita e o jogador não aparece para jogar.
Jogadores: Na janela aparece outra janela agregada que permite uma consulta mais pormenorizada aos
jogadores
Artigos: Visualiza as adições de artigos à reserva, caso estas existam.
Seleccionar Tudo: Permite seleccionar todos os jogadores da pesquisa
Conta: Mostra os lugares ocupados na conta corrente da reserva, aqui é possível decidir se pretende
juntar as contas, caso seja mais que uma, ou proceder ao pagamento de forma individual.
Cobrança: Insere um lugar na reserva seleccionada. Mostra-se a quantidade da reserva por defeito com o
valor de cobrança. Nesta opção o jogador procede ao pagamento da jogada antes de ir para o campo e só
é facturada após a jogada.
Cobrança (+): Insere um lugar na reserva seleccionada mas propõe por valor defeito a quantidade do
somatório dos serviços das reservas resultantes da busca.
Pré-factura: Emite uma pré-factura da reserva
Grupos:
As reservas de Grupos são igualmente inseridas na janela anterior, com a particularidade de que são
inseridos mais de que um jogador, para poder fazer a consulta/pesquisa a esses grupos de jogadores, ou
facturá-los à parte usa-se a opção Grupos no menu Operações/Reservas.
Existe ainda a opção de poder fazer:
Fecho da conta corrente: Fecha a conta corrente da reserva. Isto implica que sobre esta conta não se
possam efectuar mais operações.
Reabrir Conta Corrente: Reabre a conta corrente de uma reserva.
Página No. 56/86
Idioma: Potugues
Através da janela consulta a grupos é possível aceder a mais funcionalidades. Seleccionando a opção
pesquisa e de seguida os comandos das setas, visualiza-se por exemplo as opções de imprimir uma préfactura, imprimir um extracto, consultar a agenda ou a folha de serviço aceder à conta do grupo ou até
mesmo consultar as reservas feitas pelos mesmos.
Página No. 57/86
Idioma: Potugues
Consulta de jogadores:
A consulta a jogadores faz-se da mesma forma de busca da janela da pesquisa de reservas, utilizam-se os
mesmos dados de pesquisa.
Movimentos:
Inserir movimentos:
Mediante esta opção é possível inserir uma reserva. Para isso visualiza-se a seguinte janela.
Devem ser introduzidos os seguintes dados:
Reserva: A reserva onde se vai inserir o movimento
Departamento: Departamento do serviço
Página No. 58/86
Idioma: Potugues
Sem Conta: Se se marca este comando é porque se trata de um movimento sem conta e deve-se
adicionar um serviço bem como o pagamento deste.
Débito/Crédito: Indica se se está a utilizar o crédito para o serviço ou se se está a fazer o débito
importado directamente da reserva.
Cobrança/Devolução: Indica se se está a efectuar uma cobrança ou uma devolução.
Serviço: Serviço a contratar
Artigo: Adicional a contratar
Forma de pagamento: Forma de pagamento que se utilizará, devem-se preencher todos os campos
dependendo da forma de pagamento escolhida.
Conta no alojamento: Conta no alojamento no caso de se pretender inserir o movimento no NewHotel se
houver uma ligação com o NewHotel.
Reserva: Reserva que incidirá no movimento do NewHotel caso esteja estabelecida uma ligação ao
NewHotel. Este campo exclui a conta de não alojamento.
Importação: Importação dos movimentos.
Quantidade de movimentos: Número de movimentos a inserir.
Descontos: Desconto caso seja um crédito
Total: Indica o total do movimento.
Observações: Alguma observação que se queira acrescentar ao movimento.
Na altura de confirmar um pagamento, o sistema pergunta se se pretende imprimir um recibo, se quiser
imprimir mostram-se os dados para a confirmação, no caso de ser um movimento sem conta, como o
cliente não é solicitado os dados são introduzidos nesse momento.
Inserir movimentos automáticos
Esta funcionalidade permite inserir na conta corrente da reserva os movimentos associados à mesma.
Página No. 59/86
Idioma: Potugues
O botão calcular possibilita a visualização dos movimentos e o botão aceitar faz com que os movimentos
sejam inseridos nas contas. A janela é a seguinte:
Consulta de movimentos
Esta opção permite fazer consultas sobre os movimentos do sistema.
A janela é a seguinte:
Página No. 60/86
Idioma: Potugues
Como é possível verificar esta janela inclui as mais variadas opções de consulta. Uma vez escolhidas as
opções de procura pode-se proceder através da tecla Pesquisar à consulta.
A coluna NH indica os movimentos que foram transferidos ao NewHotel, na coluna A estão indicados os
movimentos anulados e na coluna C os que foram corrigidos.
Esta janela permite as seguintes operações:
Inserir: Inserir um novo movimento.
Automáticos: Permite inserir movimentos segundo os dados das reservas.
Visualizar: Visualizam-se os dados do movimento seleccionado.
Corrigir: Permite corrigir o movimento seleccionado.
Anular: Anula o movimento seleccionado.
NewHotel: Transfere movimentos para o NewHotel.
Venda: Imprime as vendas do movimento seleccionado.
Conta:
Esta opção permite fazer a consulta à conta corrente de um cliente ou reserva.
Página No. 61/86
Idioma: Potugues
Facturar: Como o próprio nome indica, serve para facturar os movimentos da conta corrente. Para tal
devem estar marcados os movimentos que se deseja facturar, se o que se pretende é pagar toda a conta
então selecciona-se o botão Todos e automaticamente são marcados todos os movimentos.
O processo de facturação será explicado mais à frente no tópico dedicado a esta função.
Movimentos: Dá acesso à janela da consulta de movimentos para se poder fazer ajustes à conta.
Consulta de Recibos
O sistema permite definir a estrutura do recibo que se emitirá no POS, permitindo configurar a
informação que aparecerá no cabeçalho e no rodapé do mesmo, assim como os tipos de letra
que se utilizar. É possível definir o corpo do recibo com 3 tipos de letras, pôr as letras em
destaque. É igualmente possível definir uma imagem para o cabeçalho do recibo.
Página No. 62/86
Idioma: Potugues
Promoções:
Janela que permite a consulta/pesquisa das promoções atribuídas.
Permite inserir uma nova promoção
Será necessário definir o tipo de promoção e a forma de pagamento, poder-se-á imprimir através daqui o
cartão magnético com as promoções, o identificador da promoção pode-se digitar na janela ou fazê-lo de
forma automática, irá depender da configuração do parâmetro destinado para estes.
Ver parâmetros das Promoções.
A partir da janela de consulta é possível consultar os movimentos da promoção seleccionada, ler um
cartão magnético e escrever num cartão magnético com os dados da promoção que foi seleccionada.
Ao passar o cartão magnético no leitor iniciar-se-á a procura da promoção que vai coincidir com o dito
cartão.
Página No. 63/86
Idioma: Potugues
Esta janela aparece quando se selecciona a opção de promoção a partir do planning para pagar a reserva,
por defeito aparecem os dados do jogador na zona de pesquisa na janela.
Facturas:
Série de facturas
Esta opção permite o controlo das série de facturas do sistema.
Como é possível verificar-se os dados são: código da série, numero final da série e data final da série.
Dependendo do parâmetro geral da facturação para o tratamento das série de facturas, o sistema utiliza a
data do número final ao do fecho final para a troca da série.
De notar que a janela indica o estado das séries definidas, podendo estas estarem: inactivas (para uma
série que já tenha vencido), activa (a série que se está a utilizar no momento) e futura (próximas séries).
Facturar
O NewGolf tem duas formas de se poder fazer a facturação: Primeiro através da consulta da
conta corrente e em segundo por esta opção. Embora as duas conduzam ao mesmo caminho,
seguindo a primeira só podemos facturar uma reserva e segundo a segunda opção podemos
facturar mais de um evento numa mesma factura.
Seguindo a opção Facturar que está na janela de consulta das reservas, seleccionamos as
reservas que desejamos facturar.
Processo de Facturação
É um processo que permite a criação das facturas.
Página No. 64/86
Idioma: Potugues
Desconto: permite associar um desconto ao movimento seleccionado.
A janela dispõe de botões para agrupar os movimentos seleccionados para que saiam como um
único item na factura.
Condensar: Permite agrupar os movimentos seleccionados por utilizador e associa uma
descrição solicitada.
Serviços: Agrupa os serviços similares e põe o nome do serviço como descrição.
Assim seleccionamos os movimentos que se vão associar à factura e carrega-se no botão
Facturar. A janela é a seguinte:
Página No. 65/86
Idioma: Potugues
Esta janela mostra os dados do cliente ou entidade à qual se vai adicionar à factura, além disso
permite inserir a esta uma observação.
Depois aparecem opções para seleccionar se a factura vai ser transferida a contas por cobrar
ou se vai efectuar um pagamento, neste caso utilizam-se os botões inserir, alterar e apagar
(botões que se encontram na parte inferior da janela).
A partir do botão Entidade, podemos mudar a entidade titular da factura, inicialmente propõe a
entidade do (s) evento (s) que estão a ser facturados. O botão Aceitar gera uma factura, bem
como um numero de série e imprime-a.
Facturar em Dinheiro:
Através desta opção pode-se emitir uma factura de todos os movimentos que têm talões associados, que
não são promoções e cuja a forma de pagamento é efectivo ou por cartão de crédito.
Visualiza-se uma janela com os movimentos agrupados por tipo.
Página No. 66/86
Idioma: Potugues
Facturar Movimentos sem conta:
Nesta opção é possível facturar movimentos sem conta, ou seja, movimentos que não têm
ligação com as reservas, movimentos do POS de produtos.
Consulta de Facturas:
Esta opção permite consultar as facturas emitidas pelo sistema. A janela é a seguinte:
Página No. 67/86
Idioma: Potugues
A partir desta janela é possível seleccionar as facturas segundo vários critérios de pesquisa. Na
parte inferior é possível visualizar a nota de crédito e documentos que estes podem ter
associados à factura, bem como os detalhes desta. Através da janela são possíveis as seguintes
operações:
Visualizar: Visualiza-se uma janela com os dados das facturas seleccionada.
Anular: Anula a factura seleccionada
Cópias: Imprime uma cópia da factura seleccionada, existe a possibilidade de se escolher se
deseja fazê-lo em moeda estrangeira.
Detalhes: Oculta ou revela os dados que se encontram na parte inferior da janela dos detalhes.
Nota de crédito: Permite associar uma nota de crédito à factura.
Movimentos: Visualiza-se a consulta de movimentos para a factura
Estado: Permite associar um estado à factura para assim poder ter um melhor controlo sobre
estas.
Séries de notas de Crédito
Esta opção permite o controlo das séries das notas de crédito do sistema.
Página No. 68/86
Idioma: Potugues
Como se pode observar os dados são: código de série, numero final da série e fecho final da série. Em
dependência do parâmetro geral de facturação para o tratamento das séries de facturas, o sistema utiliza
os dados do número final ao do fecho final para a troca da série.
Nota: Na janela está indicado o estado das séries definidas, que podem ser: Inactiva (para uma série que
já venceu), activa (a série que se está a utilizar no momento) e futura (para as próximas séries).
Notas de Crédito
Segundo esta opção é possível transportar o registo das notas de crédito no sistema. A janela é a
seguinte:
A janela permite filtrar a pesquisa de notas de crédito através de diferentes critérios e além disso possui
as seguintes opções:
Inserir: Inserir uma nota de crédito
Visualizar: Imprime a nota de crédito seleccionada.
Cancelar: Cancela a nota de crédito seleccionada.
Facturas: Ao clicar em Facturas aparece uma nova coluna que irá mostrar os detalhes das facturas
associadas à nota de crédito em caso de estar associado a alguma factura.
Movimentos: Visualiza-se a consulta de movimentos da nota de crédito seleccionada.
Ao inserir as notas de crédito aparece a seguinte janela:
Página No. 69/86
Idioma: Potugues
Aqui seleccionamos o cliente ao qual se vai associar a nota de crédito e podemos ainda associar uma
observação mais específica.
Assim que se inserem os itens que vai conter a nota de crédito seleccionamos reserva, serviço e preços e
inserimos na coluna.
Finalmente especifica-se a forma de pagamento e ao aceitar cria-se a nota de crédito.
Documento:
O sistema oferece a possibilidade de poder associar as facturas e as notas de crédito com outro tipo de
documentos para ter um melhor controlo destas. Isto só é possível se se marcar a opção nos parâmetros
– Facturação de Série de Documentos, o que possibilita no menu de facturação as opções de Tipos de
Pagamento e Séries de Documentos. Assim ao criar uma factura ou uma nota de crédito, o sistema além
de associar um consecutivo precedente das suas séries requerem que se associe um número de
documento das séries de documentos criadas para o efeito. Isto é útil, por exemplo, quando se têm préimpressos já numerados e se quer ver na estatística que numero se associou a cada documento,
permitindo modificar manualmente o número do documento prevendo o caso de que se precise de algum
pré-impresso.
Página No. 70/86
Idioma: Potugues
Série de Documentos
Nesta opção definem-se as séries de documentos. Aparece a seguinte janela:
Estas séries são similares em requerimentos às facturas e notas de crédito só que aqui é permitido ter
activa mais de uma série.
Tipos de Documentos:
Esta opção permite a criação dos tipos de documentos que o sistema vai ter, como se pode ver na
próxima janela.
Os tipos de documento criados só podem estar associados a facturas ou notas de crédito e assim ao criar
uma factura ou nota só se poderá associar apenas documentos dos tipos defenidos para eles.
Página No. 71/86
Idioma: Potugues
Plannings
Planning Resumen
Plano de verificação rápida, é um plano resumido da ocupação dos Green Fees.
Ao clicar duas vezes sobre a célula acede-se à folha onde se inseriu a reserva.
Página No. 72/86
Idioma: Potugues
Planning Tee Sheet:
Dados do
jogador
seleccionado
Do lado direito da janela estão as reservas, separadas por jogadores e horários, na coluna central é
permitido seleccionar o campo a visualizar, assim como o fecho. Na coluna direita podemos seleccionar se
queremos mostrar as cores por estado de reserva, por handicap ou por nacionalidades. Na zona de
procura podemos especificar os dados que queremos pesquisar e aparecem em letras destacadas os
jogadores que cumpram as condições especificadas. No exemplo anterior mostra-se em destaque o grupo
WILLIAM.
Do lado esquerdo é possível ver a coluna por horários e na outra a coluna de reservas, marcada com R
que mostra a quantidade de reservas para a saída e a coluna F que mostra a quantidade de reservas
facturadas e a coluna handicap que mostra os valores de handicap dos jogadores envolvidos nessa saída.
Na barra de título visualiza-se o dia e o campo seleccionado, se o dia coincidir com um dos dias de
manutenção do campo, este será visto numa cor diferente e especifica em legenda (manutenção). Os
detalhes da manutenção mostram-se na zona de dados do jogador ao fazer clique sobre a barra do dia.
A partir da janela do planning tem-se acesso à maioria das operações de reservas, com um clique no lado
direito do rato sobre as células da fila aparecerão as opções:
Página No. 73/86
Idioma: Potugues
Inserir Reserva:
Ir à janela de inserir reservas. É igualmente possível aceder a esta opção fazendo um duplo clique sobre a
célula seleccionada.
Cliente Contabilizado:
Inserir uma reserva para um jogador com os dados por defeito da reserva.
Inserir Depósito:
Inserir um lugar na reserva seleccionada, ficando visível a quantidade da reserva bem como o valor da
cobrança por defeito.
Mover Reserva:
Permite mover a reserva de lugar dentro do planning, a reserva posicionar-se-á na célula onde se dê um
novo clique.
Visualizar reserva:
Permite visualizar individualmente as reservas.
Visualizar reserva:
Visualiza-se os dados da reserva. É possível modificar alguns dos seus dados dependendo do seu estado e
se já efectuou pagamento ou não.
Página No. 74/86
Idioma: Potugues
Cancelar reserva / jogador
Elimina a reserva, por reserva ou por jogador.
Reserva não cobrada:
Leva a reserva a estado de No Show, com o qual se cancelam os movimentos que não tenham sido
cobrados, acontece o mesmo com os depósitos adiantados não utilizados caso estes existam.
Reserva No Show:
Leva a reserva ao estado No Show, gera um movimento pela importação dos movimentos de débito da
reserva que não tenha sido utilizada, com o qual a instalação cancela os depósitos adiantados da reserva.
POS:
Abre a reserva na janela de vendas, carrega por defeito os dados do primeiro jogador
Facturar:
Permite gerar uma factura
Reservas:
Mostra a janela de consulta de reservas
Inactividade:
Mostra a janela das inactividades
Manutenção:
Mostra a janela de manutenção do campo.
Planning de artigos:
Mostra a janela de planning de artigos, esta janela é muito útil para avaliar a disponibilidade dos artigos
de aluguer.
Inserir grupo:
Insere um grupo de reservas.
Reserva grupos:
Insere uma reserva dentro do grupo de reservas seleccionado.
Cancelar grupo:
Cancela todas as reservas de um grupo.
Grupos:
Mostra a janela de consultas de grupos.
Página No. 75/86
Idioma: Potugues
Consulta de Reservas:
Esta opção permite realizar consultas às reservas feitas no sistema.
Planning de Artigos:
Permite visualizar o plano geral por determinada data associada a quantidade de artigos existentes na
loja. Permite visualizar inclusive se os clientes com reserva têm artigos associados a essa reserva.
Gráfico de Green Fee:
Possibilita a visualização gráfica da utilização do campo por dias, tem ainda a possibilidade de imprimir o
documento para estudos de comparações estatísticas.
Página No. 76/86
Idioma: Potugues
POS
Venda no POS
A janela de vendas refere-se à janela na qual se realizam as operações de vendas, tanto de campos, como
de senhas promocionais ou artigos.
Na janela do lado esquerdo estão os produtos que se seleccionam para o talão.
Na zona superior do lado esquerdo estão os dados do cliente ou da reserva seleccionada. Quando se abre
uma reserva para fazer o pagamento no POS, através do botão reserva vê-se, por defeito, os dados ou os
campos reservados para o primeiro jogador da reserva, se existem inserções anteriores associadas à
reserva estes também se vêm, para que se incluam no pagamento da mesma.
Uma reserva pode ser paga de forma independente, por cada jogador, ou pode-se seleccionar todos os
jogadores de uma mesma reserva e fazer o pagamento num só talão.
Para tal, selecciona-se o botão cliente, que quando existe uma reserva aberta mostra todos os jogadores
dessa mesma reserva.
Página No. 77/86
Idioma: Potugues
Nesta janela aparece em cor vermelha os jogadores da reserva que não efectuaram nenhum pagamento.
Seleccionando o botão Todos poder-se-ão apagar todos os jogadores do talão, ou seleccionar os que se
pretende e clicar no botão Seleccionar. Com esta operação serão carregados os dados dos jogadores
seleccionados no plano de vendas.
Da mesma forma que se selecciona uma reserva, se pode seleccionar um cliente e carregar os
movimentos que se tenham pendentes para este poder pagá-los de uma só vez. Este caso tem resultados
muito úteis quando se têm clientes que possuem várias reservas e desejam pagar todas de uma vez só.
Os artigos vêm, por defeito, marcados para serem pagos, mas estes podem ser desmarcados se se
preferir pagar as contas por partes, ou seja, dividir por diferentes talões.
A partir desta janela pode-se aplicar descontos, tanto ao produto seleccionado como a todos os outros.
Para tal é necessário que o utilizador conectado tenha permissão de aplicar descontos. Ver a secção
relacionada com os utilizadores e perfis de utilizadores.
Os descontos poderão ser os predefinidos ou dependendo de como se tenha configurado o parâmetro
correspondente, depende igualmente de um parâmetro a possibilidade de aplicar ou não descontos aos
campos. Ver parâmetros de facturação.
A partir desta janela também se pode pagar com senhas de ofertas/promoções, para tal utiliza-se o botão
de senhas que aparece na zona inferior esquerda da janela, no qual apenas se vê habilitado se o produto
seleccionado for um campo. Também é permitido, seleccionando o produto campo passar o cartão
magnético pelo leitor, com o qual será utilizado essa promoção para pagar o campo seleccionado com o
qual se emitirá o talão correspondente e desaparecerá da janela.
Na zona direita da janela, ao centro, aparecem os botões dos produtos, tal como foram configurados.
Na zona superior estão os botões de campo, vendas, aluguer e senhas, que servem para aceder aos
produtos desses tipos que estão configurados nos botões.
Página No. 78/86
Idioma: Potugues
Na zona inferior estão os botões Reservas, Jogadores, Planning e Fechar que darão acesso directo às
respectivas janelas de vendas.
Também se podem fazer reservas a partir da janela de vendas, quando seleccionamos um artigo do tipo
campo, nos botões que aparecem mais à direita, faz com que apareça uma janela como a que se segue.
Nesta janela é possível ver os botões com as horas de saída do campo seleccionado e com cores
diferentes os horários que estão parcialmente cobertos e os que estão vazios, os botões correspondentes
com horas de saída a cinzentos aparecem como inactivos.
Ao clicar no botão das horas desejadas poder-se-á inserir uma reserva com os dados seleccionados na
zona inferior da janela, se não se especificam esses dados inserir-se-á uma reserva, de um só jogador,
com os dados por defeito dessa reserva. Ver parâmetros de reservas.
Ao sair desta janela e ao regressar à janela de vendas os dados da reserva serão automaticamente
carregados e inseridos no ticket/talão.
Para efectuar um pagamento selecciona-se o botão de pagamento, que dará seguimento a uma nova
janela, como a que se segue, onde será possível seleccionar as diferentes formas de pagamento
escolhidas para efectuar o pagamento ou os produtos seleccionados no talão.
Uma vez aqui, podemos seleccionar a quantidade a pagar e quais as formas de pagamento a utilizar e
ainda seleccionar se o cliente quer talão de compra ou uma factura.
Nota: Uma reserva feita por senhas/promoções não se poderá efectuar na janela de vendas.
Página No. 79/86
Idioma: Potugues
Fecho do Dia:
Controlo de Pendentes
Nesta janela visualizam-se as reservas que terminam no dia actual e que tem movimentos pendentes,
para que neste momento se tome a decisão respectivamente às mesmas.
A opção de No Show: ver opções do Planning.
Página No. 80/86
Idioma: Potugues
Mudança de Datas:
Se a data da máquina ao iniciar for diferente da data de trabalho do sistema o mesmo se encarrega de
avisar. Se o utilizador ligado tem permissão para fazer o fecho do dia visualiza-se uma janela como a que
podemos ver a seguir, caso contrário visualizar-se-á uma mensagem, mas não se dará opção de câmbio
da data de trabalho.
Relatórios:
Relatórios de Reservas
Entradas Previstas: Permite visualizar das entradas num período de tempo.
Relatórios de Receitas
Relatórios de Caixa: Permite visualizar a listagem da caixa num período de tempo para uma caixa,
uma moeda e um utilizador.
Relatórios por Serviço: Permite visualizar as receitas por departamento num período de tempo e por
uma moeda.
Relatórios por cliente: Permite visualizar as receitas por cliente num período de tempo e por uma
moeda.
Cobranças por tipo: Permite visualizar por cobranças num período de tempo e por uma moeda,
agrupados por formas de pagamento.
Cobranças por departamento: Permite visualizar receitas por cobranças num período de tempo e
por uma moeda, agrupados por departamentos e por formas de pagamento.
Saldo de Contas – Reservas: Visualiza-se o saldo de contas por reservas e por uma moeda.
Saldo de Contas – Clientes: Visualiza-se o saldo de contas por clientes e por uma moeda.
Página No. 81/86
Idioma: Potugues
Impostos: Permite visualizar as receitas brutas, líquidas e impostos num período de tempo e uma
moeda agrupado por dia e tipo de impostos.
Serviços Facturados: Permite a visualização das receitas por serviços facturados num período de
datas e numa moeda.
Previsão: Visualiza-se a previsão de receitas para um determinado período de tempo por datas e numa
moeda.
Relatórios de Estatísticas
O sistema permite visualizar estatísticas a nível das reservas e a nível de jogadores, através de uma janela
como a seguinte poder-se-á seleccionar o tipo de estatística que se deseja visualizar.
Aqui poder-se-á seleccionar os níveis de agrupamento que se deseja e a ordem que se pretende que
apareçam.
As condições de filtro também se poderão seleccionar.
Com o qual o utilizador criará um relatório que corresponda à sua necessidade.
Página No. 82/86
Idioma: Potugues
Relatórios Externos
O sistema permite que a instalação gere relatórios próprios à aplicação. O menu configura-se com a
utilidade de relatórios externos onde se vão inserir os acessos aos relatórios criados pela instalação.
Utilitários
Mudança de Idioma
Permite mudar o idioma de todo o sistema.
Mudança de Palavra-chave
Permite mudar a palavra-chave e utilizadores
Página No. 83/86
Idioma: Potugues
Consulta de Operações
Permite consultar as operações feitas por utilizadores no sistema.
Utilizadores de NewGolf Ligados
Permite visualizar os utilizadores ligados à base de dados de NewHotel. Para desligar um utilizador da
base de dados deve-se seleccionar o utilizador e dá-se um duplo clique.
Verificar objectos da Oracle
Opção mediante a qual se reúnem os objectos Oracle do utilizador de NewGolf.
Exportação de Base de Dados
Permite exportar a base de dados de NewGolf
Página No. 84/86
Idioma: Potugues
Lock de Reservas
Visualizam-se as reservas que estão bloqueadas permitindo o desbloqueio das mesmas.
Cada vez que um utilizador consulta uma reserva esta fica bloqueada, assim outro utilizador não pode
realizar nenhuma modificação sobre as reservas. Segundo este comando, que é controlado pelo acesso
pode-se bloquear uma reserva em caso de emergência através do bloqueio dos postos de trabalho ou
através de falhas de AC, entre outros que deixem as reservas bloqueadas.
Mensagens
Utilidade que permite a troca de mensagens entre postos de trabalho. Devem ser definidos os postos de
trabalho no classificador dos respectivos.
Passagem a ficheiro Histórico
Permite passar ao histórico a informação anterior à data calculada como data de trabalho, excepto o
parâmetro de dias de passagem ao Histórico.
Página No. 85/86
Idioma: Potugues
Apagar Ficheiro Históricos
Elimina a informação do Histórico
Configuração da Barra de Ferramentas
Opção que permite determinar as opções que se visualizam na barra de ferramentas assim como a
imagem que se visualiza para cada uma delas.
Página No. 86/86

Manual de Utilización Gestión de NewGolf

Transcrição

Documentos relacionados

joaquín herrera flores

Manual Instalação NewPDA

Declaração de missão e filosofia

mandando bem – caldeirão do huck

Comprensión lectora • Vocabulario • Artículos

Roteiro de Instalação do Teraterm

Filtro 2" Super c/ Malha

FJ Unicity-Janela sacada 1 folha OB 1.000x2.000 (J-627-10)

Página 1 − Principal Cultura é a Grande "muralha" da China Autor

Eu Sem Você... - Luiz Fernando Liveira