os_arquivos_pblicos_e_privados__parte_1 - Sima

Os Arquivos Públicos e Privados: Estratégias para a
Institucionalização de Arquivos Municipais
Daíse Apparecida Oliveira
Presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais
Membro do Comitê Diretor da Seção de Arquivos Municipais do Conselho Internacional de Arquivos
I. Introdução
O presente projeto está voltado para a área de políticas públicas, mais
especificamente para a administração pública municipal, institucionalização,
implantação, organização e operacionalização de Arquivos Municipais Brasileiros, da
Ibero-América e Caribe, com fundamento em princípios teóricos da Arquivologia,
adotados internacionalmente, associados a princípios de gestão institucional e
gerenciamento da informação, visando a implantação de uma política de gestão
sistêmica 1de documentos produzidos e acumulados em decorrência da ação
governamental do Município. A pesquisa teórica, alicerçada em princípios de respeito à
procedência, `a origem dos documentos, busca restabelecer o contexto da produção
documental, definir os instrumentos necessários para o seu entendimento e decidir com
segurança sobre quais procedimentos tecnológicos são os mais adequados para a
consecução de objetivos e prioridades, fazendo da Informática um instrumento, a
alavanca que impulsiona e agiliza o acesso à informação, contida nos documentos
públicos municipais, para o pleno exercício da cidadania.
Alguns elementos inovadores constituem as principais características do projeto:
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Enfoque social – o acesso à informação, como direito constitucional, é o principal
objetivo do projeto;
Co-gestão participativa: envolvendo Prefeituras, Comunidade Arquivística
(CONARQ, Arquivos Públicos: do Estado e do Município), Universidades,
Empresas Locais, Centros de Cultura, Sociedade em geral, Fórum Nacional de
Dirigentes de Arquivos Municipais – entidades e instituições que deverão constituir
o Conselho de Gestão Participativa do Município - veja Modelo de Co-gestão
Participativa em anexo.
Pesquisa teórica, cooperação, interdisciplinaridade, pesquisa aplicada.
Metodologia fundamentada no treinamento, aquisição e renovação do
conhecimento.
Organização e acesso aos documentos, a partir dos arquivos correntes, utilizando os
mesmos princípios nos demais arquivos integrantes do sistema municipal e rede de
arquivos, inclusive nos arquivos históricos, buscando retroagir no tempo até
alcançar todo o patrimônio documental produzido e acumulado no Município.
A preocupação decisiva com a preservação da memória coletiva e do patrimônio
histórico nacional, artístico e cultural, inscrevem-se neste processo de construção de um
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Definimos por uma política de Gestão Sistêmica de documentos eletrônicos, um conjunto articulado de ações de
planejamento e gerenciamento suportados por uma Tecnologia de Informação que contempla o ciclo integral de
documentos e informações desde: a concepção, produção, tramitação e disponibilização dos documentos arquivísticos
municipais.
espaço público amplo e de integração da cidadania.
Esta proposta de gestão sistêmica de documentos, inclusive de documentos
eletrônicos, tem entre outras finalidades a de garantir o resgate, divulgação e
acessibilidade ao nosso Patrimônio Documental, constituído de documentos
considerados de valor permanente, produzidos e acumulados nos municípios brasileiros,
desde o século XVI, até nossos dias, de modo a viabilizar a integração do
processamento técnico arquivístico, à evolução histórica, com a adoção de modernas
tecnologias de tratamento e sistematização da informação. Outra finalidade da proposta
é dotar os municípios brasileiros de mecanismos de eficiência, melhor desempenho e
transparência administrativa.
Pretende-se integrar o Município Brasileiro, marco do início da colonização do
Brasil, a mais antiga instituição de origem ibérica, que conservou funções e
competências através dos séculos, nos eventos comemorativos dos 500 Anos do
Descobrimento do Brasil e disponibilizar à comunidade nacional e internacional, o
nosso Patrimônio Documental , de valor incomensurável.
O enfoque do desenvolvimento do projeto de Arquivos Municipais brasileiros está
inserido no contexto do projeto de “Cooperação e Integração dos Arquivos Municipais
da Ibero–América e do Caribe”, apresentado e aprovado pelo Comitê Diretor da Seção
de Arquivos Municipais do Conselho Internacional de Arquivos – CIA/SAM - em
reunião realizada em Moscou, em 1º de março de 1997, com a representação do Brasil,
Ibero-América e Caribe pelo Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais.
A repercussão dos trabalhos desenvolvidos no País, na consecução de tais
objetivos contribuiu para a aprovação do projeto “Cooperação e Integração de Arquivos
Municipais da Ibero-América e do Caribe” a nível internacional pelo CIA/SAM e para a
identificação de metas e programas muito importantes para o estreitamento das relações
dos países latino-americanos, principalmente dos membros do Mercosul.
II. Objetivos e metas
Para alcançar os objetivos propostos e definir ações adequadas para o
desenvolvimento do projeto foi necessário estabelecer prioridades como:
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Reconhecer a realidade que cerca os arquivos municipais latino- americanos e sua
inserção no contexto das administrações municipais e das políticas públicas de
Gestão de Documentos e de Arquivos dos respectivos países;
identificar as novas tendências e aspirações da comunidade arquivística e o papel
que devem assumir os Arquivos Municipais, neste momento de profundas
transformações das relações nacionais e internacionais, avanços rápidos de novas
tecnologias, mudanças nas relações institucionais e suas implicações sobre os
arquivos;
discutir amplamente no Município objetivos, metas, propósitos, estratégias e
cronograma de atividades para legitimar as ações desenvolvidas.
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Os objetivos para a institucionalização de arquivos e implantação de política de
gestão sistêmica de documentos poderiam ser sintetizados em:
Objetivos Gerais:
• Contribuir para a institucionalização de arquivos municipais e implantação de
política de gestão sistêmica de documentos, inclusive documentos eletrônicos;
• alcançar maior coordenação e interação entre as políticas arquivísticas municipais
latino-americanas, dentre vários outros Objetivos Específicos.
A consecução de tais objetivos, em suas múltiplas interfaces, além dos
fundamentos teóricos da gestão de documentos explicam na prática as ações
desenvolvidas na busca incessante de modernização dos arquivos municipais para que
possam assumir uma função globalizadora, incluindo às suas funções tradicionais recolher, conservar, descrever e prestar serviços - aquelas pertinentes à gestão de
documentos eletrônicos e dos documentos administrativos, atualmente produzidos.
O projeto tem ainda entre vários outros objetivos: o de suprir as deficiências dos
municípios na área de gestão integral de documentos públicos e superar dificuldades de
acesso às informações imprescindíveis ao ato decisório ou ao aperfeiçoamento e
ampliação de serviços essenciais à população. Neste momento, em que a informação
significa poder, investimento, conhecimento e capital, o município precisa
transformar-se em instituição moderna, ágil, competitiva, para exercer uma nova função
social, estimulando a participação e inserção da comunidade no contexto em que
vivemos, da globalização ao desenvolvimento de modernas tecnologias e acesso a novas
culturas, países e mercados.
III. Justificativa
1. Origem comum dos municípios brasileiros
Reproduzindo a ordem política da sociedade ibérica, tendo por base as instituições
romanas, os municípios foram criados no território americano desde o início da
colonização, como entidade político-administrativa. As Ordenações Afonsinas (1446) já
haviam reduzido a instituição concelhia portuguesa a um único tipo, uniformizando-a
para todo o reino.(Puntoni, 1999). Regidas pelos forais que previam a delimitação de
um território e seus habitantes, administradas pelo senado da Câmara, por juizes, um
procurador, escrivão, almotacel e outros pequenos funcionários, essas corporações
locais desempenharam as mesmas funções e atividades relacionadas à higiene,
abastecimento, tributação, obras públicas, ordenamento do solo urbano, segurança, entre
outras. No caso da América portuguesa cabia-lhes, como organismos da colonização,
disciplinar os indivíduos, instituir a comunidade e fazer cumprir as ordenações do rei e
autoridades metropolitanas.
O que nos interessa notar aqui é que, no exercício das mesmas funções e
atividades, as Câmaras Municipais produziram séries documentais semelhantes. Embora
as estruturas administrativas dos municípios tenham sofrido modificações, mantiveramse suas funções e competências. A identificação das séries documentais produzidas
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através dos séculos, muitas delas idênticas às atualmente produzidas, é uma atividade
importante, imprescindível para o processamento técnico normalizado e para a
organização dos arquivos municipais.
Neste sentido, o estudo de uma política de institucionalização e implantação de
arquivos municipais, tendo por base uma prática de gestão documental moderna, poderá
contribuir para a definição de uma política pública que favoreça o incremento da
eficácia da administração e seja adequada à preservação do patrimônio histórico e
cultural brasileiro. O respeito aos princípios básicos da Arquivologia adotados
internacionalmente - ou seja, o respeito à procedência dos documentos ou à origem - é
uma exigência para universalizar os procedimentos de organização e acesso ao
patrimônio documental acumulado desde a colonização e que continua a ser produzido
até hoje.
2. Identificação de problemas comuns: diagnóstico da situação dos arquivos
municipais brasileiros
O Relatório sobre a Situação do Patrimônio Documental do Brasil, preparado pela
Fundação Histórica Tavera, da Espanha, instituição encarregada pelo Banco Mundial
para realizar o levantamento da situação dos arquivos da América Latina, vem
confirmar o diagnóstico apresentado ao Comitê Diretor da Seção de Arquivos
Municipais do Conselho Internacional de Arquivos – CIA/SAM, em reunião realizada
em Moscou, em março de 1997.
O gráfico n.º 01 – veja anexo - consubstancia os resultados alcançados pela
Fundação Tavera das respostas obtidas de 14 questionários enviados para arquivos
municipais, para um universo de 0,25% dos 5.507 municípios atualmente existentes no
Brasil2,
O gráfico n.º 02 – veja anexo - “Os Municípios Brasileiros e os Arquivos
Municipais” corresponde ao levantamento realizado pelo Grupo de Trabalho
constituído junto ao CONARQ, pela Portaria n.º 27, de abril de 1998, com o objetivo de
identificar o n.º de arquivos municipais institucionalizados, com base nos dados
fornecidos pelos Diretores de Arquivos Públicos Estaduais.
De fato, não existem estimativas oficiais de quantos municípios brasileiros, por
exemplo, possuem arquivos públicos. Os levantamentos parciais de dados, já realizados
evidenciam a inexistência de arquivos municipais institucionalizados, até mesmo nos
Estados mais importantes do País. Recente pesquisa sobre os arquivos municipais nas
capitais revelou que apenas 11, incluindo o Distrito Federal, possuem arquivos
institucionalizados.(Fonseca, 1996).3 E, no caso do Estado de São Paulo, possuímos
informações de que, dos 645 municípios, somente 9 deles dispõem de arquivos
municipais.
Os dados disponíveis sobre a situação dos arquivos municipais evidenciam com
2
Dado da Fundação Faria Lima – CEPAM , São Paulo, 1998.
O Arquivo Público de Florianópolis foi criado após a defesa de tese de Maria Odila K. Fonseca, portanto 12 capitais
de Estado têm arquivos municipais.
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clareza os problemas comuns, principalmente relativos ao abandono e precariedade da
situação a que estão relegados, os arquivos municipais no Estado de São Paulo, no
Brasil, e em toda América Latina.(Oliveira, 1991). Essa situação não é privilégio do
Brasil, sendo encontrada em toda a América Latina onde, tanto nos arquivos históricos,
registros do início da colonização, (Bisso Drago, 1995), quanto nos documentos
atualmente produzidos, têm sido, de maneira geral, indiscriminadamente empacotados,
amarrados, guardados sem identificação e à mercê do tempo até a sua completa
destruição (Martinez, 1994). Não seria exagerado afirmar que os documentos
interessam à administração apenas até o final da tramitação.
Os problemas mais comuns que têm sido observados nos arquivos municipais são:
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a inexistência ou ineficiência de políticas de Gestão de Documentos nos Municípios;
a precariedade de recursos materiais;
desconhecimento e o conseqüente descaso político pela ação arquivística e a
importância dos arquivos para a eficiência dos governos municipais;
a inferioridade hierárquica na estrutura administrativa do município e freqüente
isolamento na área cultural;
isolamento administrativo e inexistência de integração, entre os arquivos correntes,
intermediário e histórico;
a carência de centros de formação profissional e de cursos de formação arquivística
universitária;
a insuficiência de profissionais qualificados; e
a heterogeneidade de normas e procedimentos arquivísticos.
Além desses, outro fator determinante do fracionamento e esfacelamento de
importantes acervos documentais dos arquivos públicos no país é a persistência da
separação entre documentos administrativos e documentos históricos. Consolidou-se o
hábito de atribuir aos “arquivos públicos” a responsabilidade pela guarda e divulgação
do patrimônio documental de reconhecido valor histórico e cultural, enquanto o
gerenciamento dos arquivos de gestão ou correntes foi assumido pelo órgão produtor
dos documentos. Essa visão explica a freqüente vinculação dos arquivos públicos à área
de cultura e seu isolamento da prática da gestão de documentos, com grande prejuízo à
integridade dos conjuntos documentais.
3. O regime federativo brasileiro
O regime federativo brasileiro consagrou a autonomia municipal, incomparável às
administrações locais existentes em outros países, o que garantiu a continuidade do
exercício das mesmas funções e a produção e acumulação das mesmas séries
documentais.
“O Município brasileiro é entidade estatal integrante da Federação. Essa
integração é uma peculiaridade nossa, pois em nenhum outro Estado Soberano se
encontra o Município como peça do regime federativo, constitucionalmente
reconhecida. Dessa posição singular do nosso Município é que resulta a sua autonomia
político-administrativa, diversamente ao que ocorre nas demais Federações, em que os
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municípios são circunscrições territoriais meramente administrativas”. (Meireles,
1989).
A Constituição da República Federativa do Brasil, promulgada em 5 de outubro
de 1988, em seu art. 30, assegura aos municípios brasileiros ampla autonomia nos
aspectos político, administrativo e financeiro.
A descentralização política garante aos municípios brasileiros, diferentemente das
administrações municipais de outros países a gestão e a custódia de seus próprios
documentos. A Lei Federal n.º 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conferiu aos Estados e
Municípios a responsabilidade de regulamentar a gestão de documentos na esfera de sua
competência (art. 21). Apesar das iniciativas do CONARQ criado pela mesma lei,
pouco tem sido feito a nível de governos estaduais e municipais. As sérias dificuldades
apontadas no Relatório da Fundação Tavera, principalmente aquelas relativas a
impossibilidade de administrar os próprios recursos e a falta de pessoal para o
processamento técnico explicam a impossibilidade do CONARQ e dos Arquivos
Estaduais de voltarem-se para os problemas dos arquivos municipais. Os Estados de
Santa Catarina e Bahia constituem exceção.
IV. Proposta para a institucionalização de arquivos municipais e implantação de
Gestão Sistêmica de Documentos e Informações
A presente proposta para a Institucionalização de Arquivos Municipais e
implantação de Gestão Sistêmica de Documentos e Informações expressa a
construção de uma abordagem institucional integrada às várias dimensões sociais e
técnicas que constituem o processo de implementação do projeto, compreendendo:
• introdução de novos padrões de organização e de gestão do trabalho:
• novas formas de organização da produção e gestão da informação eletrônica;
• capacitação dos recursos humanos para a sua interação com a nova linguagem
telemática estruturada em redes internas e externas de informações eletrônicas;
• mudança na base tecnológica.
Tal proposta implica na adoção de novos critérios e princípios de:
• integração e flexibilidade;
• atualização tecnológica e metodológica (renovação do conhecimento).
Pretende-se introduzir mudanças substantivas na gestão dos tempos de produção e
difusão da informação, assim como no espaço físico (redução e controle de depósitos de
arquivos). Estes princípios fundamentam uma nova postura profissional dos recursos
humanos face a produção, gestão e renovação do conhecimento adquirido através dos
processos de aprendizagem e transferência da metodologia do projeto para a equipe
técnica local do município. A concepção do projeto de gestão sistêmica de arquivos,
inclusive eletrônicos, pressupõe a conquista de novos parâmetros de eficiência,
qualidade, capacitação e requalificação profissional dos recursos humanos, tendo como
objetivo central a democratização da informação pública aos munícipes e a sociedade
em geral.
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1 – Modelo de Gestão Institucional (Ver ilustração n.º6)
Para o pleno sucesso da etapa de implantação e funcionamento do projeto de
gestão sistêmica nos municípios é necessária a formatação de um estratégia inovadora
de articulação do padrão de comunicação e interação institucional das prefeituras com
os munícipes e a sociedade local que, por sua vez, terá assistência do Fórum Nacional
de Dirigentes de Arquivos Municipais. Esta estratégia compreende três níveis
institucionais de organização superpostos:
1º – Nível Microsistêmico:
Estratégia de Gestão Gerencial e Organizacional Interna do Município
A organização e implementação de ações direcionadas para a execução integrada
do projeto visam a sua total disseminação e engajamento dos departamentos, setores e
recursos humanos com objetivos e metas estabelecidos para construir estruturas
organizacionais, infra-estruturas telemáticas, canais de comunicação, formalizadas e
dinâmicas para a gestão das informações e dos atores e colaboradores envolvidos.
2º – Nível Mesosistêmico:
Estratégia de Gestão Institucional de Co-gestão Participativa
Planejamento e implementação de ações conjuntas entre os municípios e o Fórum
Nacional de Dirigentes Arquivos Municipais visando a sensibilização, mobilização e o
engajamento da sociedade local para a construção e composição do Conselho de Cogestão Participativa, que estará interagindo desde a fase inicial do projeto, opinando,
instruindo, informando a comunidade local e conferindo legitimidade e aderência social
ao projeto.
3º – Nível Macrosistêmico:
Estratégia de Coordenação e Gestão Metodológica do Fórum Nacional de
Dirigentes de Arquivos Municipais
Ao Fórum compete assessorar a implementação do projeto, assegurando o respeito
as normas de harmonização e compatibilização dos procedimentos técnicos e
metodológicos arquivísticos. É de sua responsabilidade garantir a plena transferência da
metodologia e implantação do sistema de gestão e renovação do conhecimento, além de
supervisionar e suprir as necessidades técnicas para capacitação dos recursos humanos.
Ao Fórum é reservada a função estratégica de difundir as normas emanadas do
CONARQ no Município, como interlocutor do CONARQ e coordenador nacional
assessorando, harmonizando, estimulando a celebração de parcerias e protocolos de
cooperação técnica entre municípios, instituições universitárias, de pesquisa, centros
técnicos nacionais e internacionais. Importante papel será destinado ao Fórum no
desenvolvimento de atividades relacionadas à difusão do conhecimento, reciclagem de
profissionais, difundindo as experiências regionais e a boa prática na organização,
produção e gestão das informações e documentos eletrônicos, dentro dos princípios de
qualidade total.
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1.1– Estratégia de Comunicação Social
Para a consecução de um plano de ação complexo e que seja sincrônico ao
articular e interagir entre as distintas esferas de organização sejam elas sociais,
econômicas ou institucionais públicas é recomendada a participação de um especialista
na área de comunicação social que atuará dentro de um plano de ação
metodologicamente elaborado entre o Fórum e a prefeitura local. A esse especialista
cabe a responsabilidade de formular estratégias de mídia, divulgação e sensibilização
através de eventos, seminários, workshops, entre outros.
2- Modelo de Gestão Tecnológica e Organizacional: Configuração da
Plataforma Tecnológica em Redes Logísticas
Esta etapa corresponde a construção de redes telemáticas de informações, pelas
quais serão encadeadas as transações e os fluxos de telecomunicação e transmissão dos
documentos arquivísticos eletrônicos, compostos pela interseção de três anéis
concêntricos que possibilitarão a integração dos arquivos de cidades e municípios, com
o território nacional, latino-americano e em futuro próximo com os grandes centros
europeus, conforme demonstrado nas áreas de domínio WEB.
2.1– Planejamento da arquitetura e da infra-estrutura de tecnologia
da informação
É parte de um processo, que possui um Framework de Desenvolvimento
Metodológico voltado para os processos de Tecnologia da Informação, referentes à
implantação do Modelo de Gestão Sistêmica de Arquivos para os Municípios
Brasileiros com o objetivo de integrar as atuais estruturas existentes nos município com
a rede de arquivos, de desenhar o projeto lógico sistêmico, especificar e desenvolver os
sistemas de informação de cada “sub-área” arquivística integrados com as demais áreas
do Município, para também garantir a inserção dos perfis de acesso, gerenciamento e
gestão da interface da aplicação tecnológica por camadas de redes logísticas sistêmicas.
3. – Modelo de Gestão de Aquisição e Renovação do Conhecimento (ver
ilustração n.º5)
O sistema de aprendizagem e transferência do conhecimento metodológico e
operacional, assim como a normalização de procedimentos arquivísticos para o
patrimônio documental, de acordo com as diretrizes e normas internacionais, constituem
uma das etapas mais importantes deste projeto. A equipe coordenadora, através da
celebração do protocolo de cooperação técnica, será responsável por assegurar a
transferência e aplicação da metodologia para os municípios e o seu corpo de
funcionários, fornecendo o suporte e a consultoria técnica especializada, para a
avaliação, o diagnóstico ambiental, a implementação, treinamento e capacitação
necessária para o êxito do projeto. O ciclo de aprendizagem e aquisição do
conhecimento é expresso em quatro estágios :
Compartilhamento do conhecimento: Este estágio refere-se a difusão do estoque de
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conhecimento assimilado pelos grupos de trabalho sobre a metodologia do projeto.
Ressalte-se que a transmissão do conhecimento só é possível, quando este é codificado e
transformado em informação. Portanto, é necessária a criação de uma estratégia de
comunicação institucional com a adesão da alta hierarquia executiva municipal para a
criação de uma equipe de facilitadores ou líderes das células de trabalho que
funcionem como agentes difusores da informação. Neste estágio é fundamental a
realização de vários seminários e workshops junto aos grupos de trabalho visando a
disseminação, harmonização e eventuais esclarecimentos sobre os principais pontos do
projeto.
Utilização do conhecimento: Ë a capacidade real para a operacionalização do sistema.
Nesta fase são observados as deficiências qualificatórias do sistema, dos recursos
tecnológicos e humanos. Verifica-se em que medida as fases de treinamento e
transferência da metodologia foram suficientes para gerar uma capacidade operacional,
organizacional e intelectual para propiciar o bom funcionamento do projeto.
Renovação do conhecimento: Constitui-se em uma variável estratégica, pois é através
da atualização do conhecimento, por meio de políticas de treinamento e reciclagem
profissional do pessoal técnico, é que será possível o aperfeiçoamento e a continuidade
deste projeto. Nunca é demais salientar que a metodologia e a plataforma tecnológica
são fatores críticos, mas sem uma política consistente e continuada de capacitação dos
recursos humanos as condições de sucesso são bem menores. Nesse sentido o Fórum
Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais assumirá um papel importante no
sentido de difundir novas informações, estimular a realização de eventos periódicos,
difundindo a boa pratica.
V – Princípios básicos e instrumentos de trabalho essenciais para o
desenvolvimento e difusão do Projeto:
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Fundamento legal que garanta a integração da Gestão Sistêmica de Documentos ao
conjunto de políticas e procedimentos da administração pública municipal;
coordenação da política de gestão sistêmica de documentos pelo Arquivo Público
Municipal, que se pretende criar;
centralização da normalização dos procedimentos arquivísticos e técnicos;
descentralização de acervos;
disponibilidade de recursos materiais e humanos;
pesquisa, interdisciplinaridade e cooperação entre os profissionais representativos de
várias áreas e serviços envolvidos no processo.
VI - Abrangência da Proposta (ver mapas: ilustrações n.º3 e 4)
A implantação do Projeto será paulatina, de acordo com o interesse dos governos
municipais, com os recursos humanos, materiais e financeiros alcançados, a partir dos
seguintes critérios:
a - Municípios-sede de regiões administrativas, ou capitais, com
viabilidade econômica, densidade populacional, e que tenham interesse em
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divulgar experiência para os demais municípios da região. Esses municípios
assumirão importante papel como centro de irradiação regional e para o respectivo
Estado:
Municípios no Estado de São Paulo:
São José dos Campos - Projeto Piloto; São Paulo, Campinas, Araraquara, Ribeirão Preto
e Bauru
Municípios de outros Estados:
Belém – PA; Campo Grande – MS; Ilhéus–BA; Rio de Janeiro – RJ; Curitiba – PR;
Blumenau – SC; Porto Alegre – RS.
b - Municípios considerados Patrimônio da Humanidade ou
possuidores de acervos coloniais importantes:
Ouro Preto – MG; Pirinópolis – GO; Goiás Velho – GO; São Luís- MA, dentre outros
que serão selecionados de acordo com os critérios definidos pelo Ministério da Cultura.
c - Brasília – Distrito Federal:
Centro de irradiação e integração nacional e da América Latina;
1. Linhas de acervos municipais que se pretende tratar:
•
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Fundos Administrativos da Administração Municipal – Poder Executivo;
Fundo Câmara Municipal – Poder Legislativo;
Fundos Particulares culturalmente significativos para o Município: Arquivos
Pessoais; Empresas Privadas; Imprensa; Partidos Políticos; Sindicatos; Associações;
Irmandades Religiosas, entre outras;
Fundos Notariais do Município.
VII. Etapas de desenvolvimento do Projeto e possibilidades de financiamento
O projeto foi pré–qualificado pela Fundação de Amparo à Pesquisa no Estado de
São Paulo - FAPESP - na área de Políticas Públicas. Será submetido à aprovação do
Ministério da Cultura (Lei Rouanet), FINEP e ao Programa ADAI - Programa de Apoyo
al Desarrollo de los Archivos Ibero-americanos. Busca o apoio financeiro do PNUD –
UNESCO e do Banco Mundial.
O Projeto será desenvolvido em três fases:
A primeira fase – junho/1998 até setembro/2000 - Implantação do Modelo de
Gestão Institucional: Ações em desenvolvimento:
•
Solicitação da instalação de Câmara Técnica para Arquivos Municipais, junto
ao CONARQ (em tramitação);
•
celebração de Convênios, Protocolos ou Termos de Coop. Téc. com Governos
de Estado, Prefeituras, Universidades, Arquivos Públicos, CEBRAP, Fundações
Culturais, Instituições e Entidades interessadas no desenvolvimento do Município e o
Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais (em tramitação);
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•
levantamento parcial do contexto normativo dos municípios do Brasil, uma
análise de sua evolução institucional, para a adoção da estratégia adequada para a
Gestão Gerencial e Organizacional Interna do Município;
•
Eleição e instalação do Conselho de Co-gestão Participativa;
•
treinamento de Grupos de Trabalho envolvidos no Projeto, representantes da
comunidade local, de outros municípios vizinhos igualmente interessados em implantar
Política da Gestão de Documentos;
•
formulação de diretrizes básicas da gestão sistêmica de documentos e de
institucionalização de arquivos municipais. Elaboração de textos e manuais.
•
proposta de projetos voltados à implantação e fortalecimento de políticas
públicas no Brasil, tais como: Censo de Arquivos Públicos e Privados (em convênio
com o IBGE); Acesso aos Arquivos e Informações; Divulgação de Diretrizes Básicas
para a Administração de Documentos Eletrônicos (Comitê Doc. Eletrônicos – CIA México,1999), entre outros.
A segunda fase: junho/1999 até Dezembro/2000 - corresponde ao processo de
tratamento técnico arquivístico pré-requisito fundamental para a implantação do projeto;
desenvolver-se-á simultaneamente, à etapa de Projeto de Gerenciamento Eletrônico da
Informação na fase de sua implementação. Esta fase corresponde ao desenvolvimento
das seguintes atividades, ordenadamente descritas abaixo:
1. Classificação de Fundos - Elaboração de Quadro de Classificação de Fundos;
Normatização de procedimentos arquivísticos; Avaliação: seleção, eliminação e
recolhimento do patrimônio documental.
2. Calendário de Conservação e Destinação de Documentos; Organização de séries
documentais; Descrição – normas: ISAD –G e ISAR-G; Informatização.
A terceira fase - setembro/1999 até Dezembro/2004 - corresponde à aplicação
desta política e do Modelo de Gestão Estratégica de Implantação do Projeto em pelo
menos cinco municipalidades no Estado de São Paulo: inicialmente em São José dos
Campos – SP (projeto piloto), Belém – PA, São Luiz – MA, Brasília - DF, Campo
Grande MS, Ilhéus – BA, Ouro Preto e Belo Horizonte – MG, Blumenau - SC, Porto
Alegre – RS, conforme manifestação dos executivos estaduais e municipais num
período global de 5 (cinco) anos, possibilitando a institucionalização e implantação de
fato de arquivos municipais. Desta maneira, poderemos avaliar com precisão as
qualidades e as dificuldades do conjunto de diretrizes básicas propostas, reestruturando
os parâmetros fundamentais para a implantação da política pública em questão e do
Modelo de Implantação do Projeto através do resultado obtido pelo Projeto piloto de
São José dos Campos – SP.
Concomitantemente será implantado neste período nas cidades Buenos Aires –
Argentina, México - México, Montevidéu - Uruguai, Lima - Peru e Bogotá - Colômbia.
VIII. Benefícios/ Resultados que se espera alcançar:
Pretende-se com a adoção deste projeto, com enfoque econômico-social, imprimir
um caráter novo às relações entre o Poder Público e os cidadãos, promovendo
modernidade e acessibilidade aos equipamentos e infra-estrutura dos serviços públicos
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municipais, realizando uma verdadeira transformação da Administração Municipal, no
verdadeiro sentido da palavra, buscando produzir uma nova dinâmica sobre a (o):
•
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•
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Eficiência, rentabilidade, desempenho e transparência da Administração do Estado
(Município);
acesso e difusão das informações e dos arquivos públicos, como legítimo direito
constitucional dos cidadãos para o pleno exercício da cidadania;
tomada de decisões sobre investimentos, com a divulgação de programa de fomento
econômico municipal, através do levantamento, sistematização e divulgação de
informações e dados necessários;
qualificação do funcionário público municipal, através da capacitação e formação
profissional no uso da Tecnologia da Informação voltada à suas atribuições, para o
exercício de funções específicas;
ampliação e aperfeiçoamento de serviços municipais, integrados a uma rede global
de comunicação de comércio eletrônico sedimentado por acordos e tratados
comerciais setoriais, regionais oriundos de diretrizes e normas internacionais com o
incentivo crescente da participação de toda a comunidade do setor produtivo;
criação de uma rede latino-americana de arquivo de cidades para o tratamento do
conhecimento armazenado, como elemento fundamental de integração geopolítica
nacional e da América Latina, criando condições para maior integração do Mercosul
e de relacionamento com outros países e blocos econômicos da América Latina;
preservação, acesso, divulgação e disponibilização do patrimônio documental, da
memória e cultura da Ibero-América e do Caribe, criando condições para a
interconexão com os grandes centros europeus;
assegurar possibilidades de cooperação entre profissionais de arquivo: sejam eles
arquivistas, historiadores ou técnicos em administração pública e representantes de
universidades, entidades, associações e instituições públicas e privadas interessadas
na modernização e desenvolvimento dos municípios, na pesquisa, ensino ou
quaisquer atividades culturais.
1 – Produtos
Além da efetiva implantação de política de Gestão Sistêmica de documentos
eletrônicos e institucionalização de arquivos em alguns municípios (na terceira fase),
este projeto resultará nos seguintes produtos, na forma de relatórios ou publicações:
• Minutas de projetos de lei para criação e organização de arquivos municipais;
• diretrizes genéricas para a implantação de política de gestão de documentos em
nível municipal;
• quadro Genérico de Classificação de Fundos (aplicável em qualquer município
brasileiro);
• manual de Procedimentos para os Arquivos Municipais;
• tabelas Genéricas de Temporalidade (aplicáveis em qualquer município brasileiro);
• calendário Conservação e Eliminação de documentos;
• publicações de divulgação das fontes primárias da história de nossas cidades;
• diagnóstico da situação dos arquivos municipais brasileiros;
• organização de eventos comemorativos dos 500 Anos do descobrimento do Brasil,
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com a participação dos municípios envolvidos no Projeto.
2 - Acesso e Disseminação da Informação
O grau de acesso à informação é outro indicador estratégico, produto de uma
política consistente de disseminação. A acessibilidade à informação é expressa em duas
dimensões:
• Internamente: através de redes intranet os funcionários responsáveis pelo
atendimento ao público poderão efetivar consultas e os técnicos e especialistas poderão
realizar a manutenção e atualização do sistema;
• Externamente: através de redes extranet e internet, os municípios poderão
estabelecer processos de troca de informações e novas formas de cooperação técnica
com outros municípios nacionais e estrangeiros.
3 - Estratégia de Difusão e Disseminação dos Resultados
• Criação de uma página Web (site) na Internet por onde serão disponibilizadas as
informações permanentemente atualizadas sobre o projeto de modo a possibilitar sua
difusão e o intercâmbio de experiências entre organismos, instituições, agências e
municípios interessados em participar.
• Postos ou terminais de auto-atendimento: onde o usuário poderá obter
informações on-line com o município. Estes postos poderão estar localizados em
estações rodoviárias, praças, shopping centers, entre outros pontos estratégicos das
cidades.
4 – Equipe Técnica :
1.
Autoria e Coordenação de Daíse Aparecida Oliveira, Presidente do Fórum Nacional
de Dirigentes de Arquivos Municipais e membro do Comitê Diretor da Seção de
Arquivos Municipais do Conselho Internacional de Arquivos .
2.
Profº. MSc. Marcos Ribeiro do Nascimento, Consultor de Empresas no setor de
Tecnologia de Informação e Engenharia de Software. Profº. do Curso de Mestrado em
Administração de Empresas da Fundação Armando Álvares Penteado. Titulação:
Mestrado em Ciência da Computação pelo IME – Instituto Militar de Engenharia RJ.
Pós-Graduação em Análise de Sistemas, PUC-RJ
3.
Profº. Phd. Roberto Bernardes, Consultor de Empresas no setor Aéreo-Espacial na
área de Gestão de Tecnologia , Especialista em Informação e Indicadores Estatísticos Pesquisador da Fundação SEADE – SP. Profº. do Curso de Mestrado em Administração
de Empresas da Fundação Armando Álvares Penteado. Titulação: Graduação Sociologia , PUC-SP; Doutor em Sociologia , USP.
4.
Profº. Phd. Jorge Marinho Araújo, Consultor do Banco Mundial, PNUD das Nações
Unidas, Profº. e Coordenador .do Mestrado em Administração de Empresas da
Fundação Armando Álvares Penteado e da Universidade de Brasília-DF. Titulação:
13
Bacharel em Economia pela UERJ; Doutor em Finanças pela Syracuse University – NY
– USA
5.
Profº. Pedro Luís Puntoni. Pesquisador da Área de História Política do Centro
Brasileiro de Análise e Planejamento – CEBRAP- Professor do Departamento de
História da USP. Co-autor do Guia dos Documentos Históricos da Cidade de São Paulo,
1554-1954. São Paulo, Hucitec, 1997. Titulação: Doutor em História Social .USP. 1998.
6.
Arq. Laura Lúcia Vieira Ceneviva. Diretora do Fórum Nacional de Dirigentes de
Arquivos Municipais. Titulação: Mestre em Estruturas Ambientais Urbanas pela FAUUSP 1994. Especialização em Planejamento Regional pela Technishe Universitat
Berlin, Alemanha (1981-1992). Especialização em Organização de Arquivos IEB/ECA–USP
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