Stuttgart, capital

Stuttgart, capital,
Min. Estadual de
Obras Públicas
Subterrâneas
Case Study
Trabalhos subterrâneos com eficiência máxima
Os projetos de construção rodoviária exigem, além da competência técnica, um
grande esforço em termos organizacionais e de coordenação. No projeto de
construção rodoviária do túnel de Rosenstein, os responsáveis pela capital estadual
de Stuttgart decidiram trilhar caminhos diferentes e recorreram a uma solução de
espaço de projeção virtual, moderno, de DMS-Cloud.
Na realização deste grande projeto o Ministério Estadual
de Obras Públicas Subterrâneas de Stuttgart é a entidade
responsável por esta megatarefa. Com um comprimento
total de cerca de 1.300 metros a obra atravessa,
subterraneamente, o Rosensteinpark e partes do
zoológico e do jardim botânico de Wilhelma. Um
componente importante do projeto de construção
rodoviária consiste na demolição das infraestruturas
existentes, para substituir por zonas verdes, facilitando
aos habitantes o acesso às margens do rio Necar. O
objetivo do projeto planejado em 2013 e cuja conclusão
está prevista para 2020 consiste na realização de um túnel
sustentável do ponto de vista ambiental, de natureza e
dos recursos de água medicinais. “O âmbito deste projeto
excede, em muitos aspectos, todas as obras de
construção realizadas até a data pelo nosso ministério
estadual. Isto se aplica quer aos desafios em termos de
tecnologia de construção e à enorme quantidade de
documentação, gerada no âmbito do desenvolvimento de
toda a construção, que é necessária trocar e arquivar”,
explica Gerd Schwertner, colaborador da direção do
projeto e de construção e responsável pela introdução
DMS no âmbito do projeto de construção de rodovias do
túnel Rosensteintunnel.
Stuttgart, capital
Stuttgart, capital, Min. Estadual
de Obras Públicas Subterrâneas
Setor: administração público
Sede: 70176 Stuttgart, Alemanha
Áreas de aplicação: Acesso independente do
local, construção/acabamento, arquivamento de
E-mail, Gerenciamento de produtos, sala de
projeto virtual
Tipos de documentos: Documentação contratual
(reclamações, notas de atraso, avisos, adendas,
entre outros), notas, protocolos (negociações em
obra, circuitos de comunicação, circuitos de
direção, circuitos contratuais, circuitos de prazos,
entre outros), planejamento de construção e de
projeção, entre outros
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Para que o Ministério Estadual de Obras Públicas
Subterrâneas e os gabinetes de engenharia participantes
e responsáveis pelo monitoramento e pela direção da obra
tivessem um acesso diário, atualizado, a todos os
documentos relevantes, por parte do dono da obra, um
dos gabinetes de engenharia envolvidos no planejamento
do projeto recomendou a implementação de um sistema
de gerenciamento de documentos eletrônico funcionando
como arquivo central. Levando em consideração que todos
os participantes dispunham de uma rede de
processamento de dados informática segura, que
limitavam fortemente a troca de dados entre si, foi
considerada uma instalação DMS local num dos pontos da
obra.
A tarefa
Estimativa dos custos associados à
documentação (seleção do pacote Cloud)
Definição de uma estrutura de classificação do
arquivo de documentos
Escaneamento de documentos antigos
Adaptação sucessiva das funcionalidades de
usuário aos requisitos específicos do projeto
A solução
A alternativa inovadora foi o acesso a uma solução
moderna de DMS-Cloud. Através da web, de uma interface
de Browser normal, sem uma instalação de software
clássica, no PC local, os documentos são armazenados,
pesquisados, exibidos, carregados e processados em
Cloud e integrados em processos administrativos
próximos. Os documentos são armazenados, de forma
segura, em Cloud. Após inserção da identificação de
usuário, este se encontra em seu ambiente de trabalho
habitual, tendo sempre acesso aos documentos e
procedimentos (não importa o local nem o momento).
“Uma solução DMS-Cloud não resolve apenas a questão
dos requisitos tecnológicos necessários ao nosso projeto,
como garante ainda o acesso ilimitado a redes
informáticas distintas. Oferece grande flexibilidade e
transparência”, explica Gerd Schwertner. A escolha recaiu
sobre a DocuWare Cloud, uma solução SaaS, que além
de um elevado padrão de segurança e de
operacionalidade intuitiva, permite gerar um vasto leque
de soluções personalizadas para os mais variados
cenários de utilização. O Ministério Estadual de Obras
Públicas Subterrâneas decidiu pela versão profissional,
que permite ao cliente o total acesso a todas as
funcionalidades do software DocuWare, com um número
ilimitado de usuários. O pacote profissional está equipado
com um volume de armazenamento de 50 GBytes, que o
usuário pode configurar de modo flexível em função de
suas necessidades. A solução contempla ainda o módulo
inovador Intelligent Indexing. O serviço baseado na web,
de autoaprendizagem, permite aos usuários um elevado
grau de automação na classificação de documentos.
Módulos implementados
DocuWare Cloud
Depois de implementada e adaptada às necessidades do cliente, a solução em Cloud foi desenvolvida por um parceiro
DocuWare com experiência na construção. Os módulos suplementares correspondentes permitem realizar a conexão
ao sistema de E-mail Outlook existente, assim como a opção de transferir os documentos diretamente através do
Windows-Explorer para um pool de documentos central.
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As vantagens
A DMS Cloud é usada de forma produtiva por todos os
participantes do projeto desde maio de 2015. Ao longo de
cerca de cinco meses foram armazenados no arquivo
digital cerca de 4.000 documentos, de várias páginas,
cada. Entre estes constam cerca de 1.500 documentos
antigos de 2013 e 2014, que uma vez presente em suporte
de papel, foram escanados e arquivados de forma
estruturada. O Ministério Estadual das Obras Públicas
Subterrâneas dispõe de equipamento multifunções de
grande capacidade para fazer o escaneamento. A coleção
de documentos atual é composta essencialmente por
documentos em papel, enviados por correspondência
eletrônica ou postal, armazenada pelos usuários no
sistema. O arquivamento semanal dos mais de 100
documentos novos é feito de acordo com critérios de
classificação bem definidos. O sistema de armazenamento
será ampliado em breve através de uma funcionalidade de
interligação que permite interligar documentos de um
determinado conteúdo, os exibindo em conjunto.
As vantagens
Sem intervenção em infraestruturas de TI
existentes
Controle de custos total através de versão
licenciada flexível
Sem custos de operação,
manutenção/atualização de DMS
Acesso imediato a todas as funcionalidades
DMS
Segurança de dados máxima
Acesso a documentação a partir de qualquer
local, em qualquer momento
Para a digitalização de representações gráficas de grande
formato, desenhos de projeção e planejamento de obra,
os participantes contam com a colaboração dos serviços
técnicos de “reprografia” do Ministério Estadual das Obas
Públicas Subterrâneas, que dispõem de scanners
especiais. A quantidade de projetos/planejamentos de
obra em arquivo Cloud irá aumentar claramente, segundo
previsões dos responsáveis.
Pretende-se ainda otimizar o uso móvel do DocuWareCloud. As reuniões regulares da equipe do projeto com
todos os envolvidos e empresas externas diretamente no
local, nos estaleiros de obra, exige o acesso a protocolos
de reuniões anteriores, documentos contratuais e planejamentos do projeto. Uma opção totalmente coberta pelo
DocuWare-Cloud, que ainda falha devido à falta de capacidade dos tabletes. “A mudança de paradigma da gestão
documental para soluções digitais está em pleno andamento a nível das autoridades, embora este tipo de decisão de
investimento ainda exija uma fundamentação detalhada. Estou convicto de que iremos encontrar a solução a curto
prazo”, afirma Gerd Schwertner.
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Resultado
Os cerca de 30 colaboradores do monitoramento da obra, da direção da obra e do Ministério Estadual das Obras
Públicas Subterrâneas, que usam ativamente o DocuWare-Cloud, consideram-no um sistema de gerenciamento de
documentos indispensável enquanto plataforma de informação, segundo Gerd Schwertner. De acordo com as suas
afirmações, a aceitação da solução, apesar do ceticismo inicial junto de alguns intervenientes das salas de projeto
baseadas em cloud aumentou posteriormente. “É verdade que esperávamos um grande volume de documentação,
mas excedemos largamente nossas expectativas. Sem o uso de um arquivo digital não seria, de fato, possível lidar com
este volume de informação", resumiu Gerd Schwertner.
O uso de uma solução em Cloud apresenta muitas vantagens. Economizando assim em intervenções dispendiosas e
lentas nas infraestruturas de TI existentes. O DocuWare Cloud oferece ainda um controle de custos total, através da
versão licenciada, e sua capacidade de integração garante grande flexibilidade. “De acordo com estas experiências
positivas e levando em consideração a elevada complexidade dos projetos de construção de grande dimensão, tenho
certeza que o uso de soluções de gerenciamento de documentação baseadas em cloud continuará aumentando no
futuro."
“Graças à DocuWare Cloud dispomos, por parte da direção da obra, de uma
plataforma de documentação moderna, que garante que todos os participantes
do projeto de construção rodoviário do Rosensteintunnel estão diariamente
atualizados sobre o status do projeto.“
Gerd Schwertner, Direção de projeto de construção de um túnel rodoviário e de
um túnel, Capital estadual de Stuttgart, Ministério Estadual de Obras Públicas
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