KPIs de Auditoria - Instituto dos Auditores Internos do Brasil

16 de agosto de 2013
KPIs de Auditoria
André R. Vertamatti
Chief Audit Executive
Volkswagen Serviços Financeiros
Agenda
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Grupo Volkswagen em números
Definição de KPIs
Monitoramento e Normas do IIA
Utilização adequada dos KPIs
Indicadores de desempenho da auditoria
Benchmarking
Exemplos
2
Grupo Volkswagen – construído sobre três pilares1)
Divisão Automotiva
Divisão Financeira
Veículos Pesados
Veículos Leves
Volkswagen Serviços Financeiros
Europe / Ásia-Pacífico / América Sul e Norte
Serviços Financeiros
USA / Canadá / Espanha / Argentina
Scania Financial Services
2)
3)
MAN Financial Services
Porsche Holding Financial Services
Demais empresas
Porsche Financial Services
Organograma do Grupo Volkswagen em 1º de Setembro de 2012; Estrutura de reporte em Janeiro de 2013
Consolidação total em 1º de Agosto de 2012
3) Consolidação em 19 de Julho de 2012
1)
2)
550 mil empregados
9,3 milhões de carros vendidos
PBT Euro 25,5 bilhões IFRS
3
Volkswagen Serviços Financeiros em números
Presença Global
(31/12/12)
Principais indicadores do Grupo
Ativo Total
R$ 235.9 bi
Patrimônio Líquido
R$ 23.7 bi
Depósitos de Clientes
R$ 67.2 bi
Lucro Operacional
R$ 2.5 bi
Empregados
8.770
Principais indicadores (IFRS)
Ativo Total
Diretamente, ou através de suas subsidiárias e
contratos de serviços, a Volkswagen Financial
Services AG oferece serviços financeiros para as
marcas do Grupo Volkswagen em
40 países.
R$ 25.9 bi
Patrimônio Líquido
R$ 2.7 bi
Depósitos de Clientes
R$ 7.2 bi
Lucro Operacional
R$ 515 mi
Lucro líquido depois impostos
R$ 313 mi
Empregados
902
4
Banco Volkswagen
VW / Audi / MAN / Ducati
17º maior banco por patrimônio
Ranking Exame
Concessionárias
Rating AAA
Cliente final
Entre as ‘Melhores para
Trabalhar’ em 2011 e
2012
5
VW SF Brasil
Pessoa Física
Pessoa Jurídica
Concessionários
CDC
Leasing Financeiro
Leasing Operacional e Gestão de Frotas
Consorcio
BNDES Finame
BNDES Finame Leasing
BNDES Automático
Capital de Giro
Crédito Rotativo
Credit Assignment
Crédito Pessoal
Investimentos (CDs & RDs)
Seguros
6
Reporte da Auditoria Interna
Auditoria Interna
VW-AG
CAE
Reporte Funcional
Auditoria Interna
VWFS-AG
CAE
Reporte Hierárquico
Conselho de
Administração
Comitê de Auditoria
CAE VWB
LATAM Manager
Reporte Administrativo
Diretor Presidente
VWFS-BR
CEO
Gestor Auditoria Interna
André R. Vertamatti
Auditores
7
Agenda
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Grupo Volkswagen em números
Definição de KPIs
Monitoramento e Normas do IIA
Utilização adequada dos KPIs
Indicadores de desempenho da auditoria
Benchmarking
Exemplos
8
9
Definição de KPI
Seria possível saber
se o São Paulo vai
cair para a segunda
divisão se não
houvesse
pontuação e
acompanhamento?
10
Definição de KPI
Mensurar
• Atendimento de objetivos (eficácia)
• Desempenho e qualidade
• Gastos incorridos
• Melhoria contínua e produtividade (eficiência)
• Adicionar valor à organização .
11
Agenda
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Grupo Volkswagen em números
Definição de KPIs
Monitoramento e Normas do IIA
Utilização adequada dos KPIs
Indicadores de desempenho da auditoria
Benchmarking
Exemplos
12
Normas da Auditoria Interna (1 de 3)
Norma IIA 1110 – o CAE “deve confirmar junto ao
conselho, pelo menos anualmente, a independência organizacional da atividade de auditoria.”
Norma IIA 1130 – “Caso a independência e a
objetividade sejam prejudicadas de fato ou na
aparência, os detalhes (...) devem ser divulgados às
partes apropriadas).”
Norma IIA 1320 – o CAE “deve comunicar os resultados
do programa de avaliação da qualidade e melhoria(...).”
13
Normas da Auditoria Interna (2 de 3)
Norma IIA 2000 - o CAE “deve gerenciar eficazmente a atividade de auditoria interna para assegurar que ela adiciona valor à organização. (...)
Agrega valor (...) quando proporciona avaliação
objetiva e relevante, e contribui para a eficácia e
eficiência dos processos de governança, gerenciamento
de riscos e controles.”
Norma IIA 2060 – o CAE “deve reportar periodicamente
(...) sobre o propósito, a autoridade, e a
responsabilidade da atividade de Auditoria Interna(...).”
14
Normas da Auditoria Interna (3 de 3)
Norma IIA 2060 – o CAE “deve reportar
periodicamente (...) sobre o desempenho em
relação ao seu planejamento. Os reportes
devem incluir a exposição de pontos de riscos
significativos e de controles, incluindo os riscos de
fraude, os assuntos de governança e outros assuntos
necessários ou solicitados (...).” .
15
Agenda
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Grupo Volkswagen em números
Definição de KPIs
Monitoramento e Normas do IIA
Utilização adequada dos KPIs
Indicadores de desempenho da auditoria
Benchmarking
Exemplos
16
17
Reconciliação de Expectativas
São diferentes expectativas de diferentes
stakeholders: clientes internos,
presidência, Comitê de Auditoria,
Conselho, etc.
Necessidade de reconciliar expectativas
entre si e com as normas de auditoria do
IIA.
18
19
Utilização adequada de KPIs
• Quantidade limitada (6 a 12) - representativos
• Ligados aos objetivos estratégicos da companhia
(representativos)
• Ligados às expectativas dos stakeholders (valores de
referência)
• Impacto das atividades administrativas sobre o
tempo de auditoria (viáveis)
• Simples, fundamentados e documentados
• Comparáveis
• Atualizável periodicamente .
20
Agenda
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Grupo Volkswagen em números
Definição de KPIs
Monitoramento e Normas do IIA
Utilização adequada dos KPIs
Indicadores de desempenho da auditoria
Benchmarking
Exemplos
21
Indicadores da Auditoria
Qualidade
Custos
Tempo
Outros
22
Indicadores da Auditoria (1 de 7)
Qualidade
1. Avaliação / satisfação dos clientes de auditoria
2. Avaliação / satisfação dos Stakeholders
3. Percentual de aderências às Normas do IIA
4. Auto avaliação de qualidade
5. Avaliação externa de qualidade
6. Percentual de auditores com certificação
7. Conhecimento técnico necessário
8. Anos de experiência na função de auditoria
9. Avaliação de desempenho dos auditores
23
Indicadores da Auditoria (2 de 7)
Qualidade (cont.)
10. Quantidade de não-conformidades identificadas
11. Quantidade de “não-conformidades” indicadas versus
implantadas
12. Quantidade de não-conformidades recorrentes
13. Rating / parecer dos trabalhos de auditoria
14. Desempenho das áreas pós-auditoria
15. Solicitações de avaliações direcionadas à auditoria
(projetos, fraudes, normas, processos, sistemas, etc.)
16. Confirmação de independência e objetividade
24
Indicadores da Auditoria (3 de 7)
Custos
1. Savings identificados pela auditoria
2. Custo da Auditoria frente à receita / ativos da empresa
3. Custo da Auditoria por auditor
4. Custo da Auditoria por trabalho realizado
5. Custo incorrido da função de auditoria versus orçamento
6. Custos com viagem da função de auditoria
7. Custos de treinamento por auditor
8. Custos de softwares e hardwares
9. Percentual das horas com auditoria sobre total de horas dos
auditores
25
Indicadores da Auditoria (4 de 7)
Tempo
1. Prazos dos trabalhos de auditoria (anúncio vs relatório,
conclusão do trabalho em campo vs relatório, etc.)
2. Horas orçadas vs incorridas por auditor e/ou por
trabalho
3. Horas dos auditores gastas em cada atividade
(auditorias programadas, auditorias especiais,
consultoria, treinamento, tarefas administrativas, etc.)
4. Percentual do plano de trabalho anual não cumprido
5. Situação das não-conformidades em aberto e vencidas
(aging)
26
Indicadores da Auditoria (5 de 7)
Tempo (cont.)
6. Número de não-conformidades postergadas
7. Prazo médio para implantação de ações corretivas
8. Número de planos de ação implantados antes do
prazo
9. Duração média dos trabalhos de auditoria
10. Percentual das horas com auditoria sobre total de
horas dos auditores
27
Indicadores da Auditoria (6 de 7)
Outros
1. Rotatividade da Auditoria
2. Coordenação com outras atividades de assurance
3. Percentual de alterações no plano anual
4. Percentual de empresas, localidades, ativos, unidades,
etc., cobertas pela auditoria
5. Relação de auditorias de TI frente à auditoria
convencional
6. Transferência de auditores para outras funções
7. Interação dos auditores e CAE com administração
28
Indicadores da Auditoria (7 de 7)
Outros (cont.)
8. Percentual da quantidade de auditores frente a
quantidade total de empregados
9. Cobertura de objetivos e iniciativas estratégicas,
riscos críticos, controles críticos e sistemas
10. Maiores riscos não auditados no último ano
29
Agenda
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•
•
•
•
Grupo Volkswagen em números
Definição de KPIs
Monitoramento e Normas do IIA
Utilização adequada dos KPIs
Indicadores de desempenho da auditoria
Benchmarking
Exemplos
30
31
Benchmarking
•
•
•
•
Nunca estar satisfeito
Riscos emergentes
GAIN Report
Pesquisas de Auditorias Independentes .
32
Agenda
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•
•
•
•
•
Grupo Volkswagen em números
Definição de KPIs
Monitoramento e Normas do IIA
Utilização adequada dos KPIs
Indicadores de desempenho da auditoria
Benchmarking
Exemplos
33
Exemplos
• Government of Ontario - Canada
• Banco Volkswagen
34
Internal Auditing in the Government of Ontario’s BSC
Approach to Performance Measurement
Monitor Employee Engagement
D1. Implement Staff Ideas
D2. Performance/Learning Plans
D3. Staff Turnover
D4. Staff Absenteeism
Attract & Retain Quality Staff
D5. Staff Designations
D6. Staff Retention Rate
D7. Exit Interview Results
D8. Age Demographics
Build Capacity
D9. Management Promotion Analysis
D10. Development Hours Index
D11. Staff Satisfaction Survey
Audit Committee
A1.
A2.
A3.
A4.
A5.
A6.
A7.
A8.
Audit Committee Evaluation/Survey
Audit Committee Meetings Held
Lessons Learned Communicated
Approved Strategic Plan
Management’s Corporate Risk Profile
Audit Plan Completion
Reduced Repeat Findings
Issues Closed/Remaining Open
Support the Audit Committee by
helping it meet its corporate
governance mandate.
Fonte: consulta feita no
site www.theiia.org
Our People/Staff
Hire, motivate, develop, promote and
retain quality staff
C1. Audit Plan Completion
C2. Staff Utilization
C3. Report Timelines
C4. Management Requests
C5. Audit Planning Effectiveness
C6. Staff Satisfaction Survey
C7. Outsourcing Costs
C8. Processes Improvements
C9. Quality Assurance Results
C10. Professional Organization Participation
C11. Quality Awards
Senior Management
&
Audit Clients
Help Executive Management,
Operation
Help executive
Management
and operational
and staff fulfill
their
management/staff
stewardship responsibilities/
fulfill their
accountabilities.
stewardship responsibilities/
accountabilities
Internal Audit
Processes/Innovation
Conform with professional standards
and be a leading edge public sector
audit division with a focus on
efficiency, effectiveness & quality
B1.
B2.
B3.
B4.
B5.
B6.
B7.
Management’s Ministry Risk Profiles
Audit Plan Completion
Reduced Repeat Findings
Issues Closed/Remaining Open
Management Requests
Client Satisfaction Survey
Executive Satisfaction Survey
35
Resumo Executivo Metas e Objetivos 20XX
Situação em 30/07/20XX
Assunto
Atual (Julho YTD)
Budget
Cumprimento do plano anual
70%
100%
% horas dos auditores alocadas à
auditorias programadas
68,3 %
72%
Pesquisa de Satisfação com membros 98%
do Comitê de Auditoria
> 75% (more
than
satisfactory)
Pesquisa de Satisfação com
auditados
78%
> 75% (more
than
satisfactory)
Desenvolvimento técnico dos
auditores (média)
89 horas
130 horas
Headcount
6
7
Budget (R$ mil)
888
1,222
36
Plano Anual de 20XX – Situação em 15/01
Horas
Previstas
200
Horas
Incorridas
631
Status
finalizado
rating
N/A
2 Ouvidoria 1
200
151
finalizado
2
3 Ouvidoria 2
120
102
finalizado
2e3
4 Reconciliação Bancária
440
369
finalizado
3
5 TI - Desenvolvimento, Aquisição e Manutenção de Sistemas
440
267
finalizado
2
6 TI - Segurança da Informação
440
267
finalizado
1
7 TI - Infraestrutura e Operações
440
380
finalizado
2e3
8 Gestão de Contratos
520
477
finalizado
3e4
9 Controle de Ativo Permanente
280
297
finalizado
3e4
10 Cobrança Administrativa
280
353
finalizado
3
11 Cobrança Judicial
320
354
finalizado
3
12 Estoques
440
678
finalizado
2
13 Leasing
480
221
finalizado
3
14 Operação de Crédito
600
864
finalizado
4
15 Precificação
520
504
finalizado
2e3
16 Inventário Físico
240
155
finalizado
3
17 Gerenciamento de Risco de Crédito
520
108
finalizado
3
18 Recebimentos não identificados
320
220
finalizado
3e4
19 Folha de Pagamento
320
221
finalizado
3e4
20 Serviços Terceirizados (outsourcing)
400
601
2
21 Depósitos Bancários
400
217
22 Marketing e Propaganda
650
206
finalizado
Em andamento
(70%)
Em andamento
(20%)
8320
7643
item
1 Contabilidade
Título Auditoria
Posição em
15/1:
“A projeção é
cumprir mais
de 90% do
plano anual
de auditoria.”
OPEN
OPEN
37
Desenvolvimento técnico dos auditores – 20XX
Assunto
Empregado
s
Análise de Negócios
6 staff
Aprimoramento de Redação – conjugações e nova gramática
1 staff
Preparatório para CIA – Parte I
1 staff
Participação em associações de classe
6 staff + CAE
Contabilidade e Evidenciação de Operações de Transferência ou Venda de
Ativos Financeiros
1 staff
Contabilidade para não Contadores
1 staff
Correspondente Bancário
1 staff
Gestão de Projetos (PMO)
2 staff
Leasing – Características & Contabilização
1 staff
Solução de Problemas
6 staff
Gestão de Riscos
2 staff
Realização da Prova III da Certificação de Auditor Interno
2 staff + CAE
1.
2.
Participação no Grupo de Estudo de Auditoria Interna (GEAI) – 1 staff e CAE
Participação na Comissão de Auditoria Interna na Febraban – 1 staff e CAE
Não Iniciado
Iniciado
Status em
31/12/20X
X
Concluído
38
Estoque de Oportunidades de
Melhoria
December
Risk
20XX
Not
(1)
New
High
Relevant
Moderate
Low
18
35
64
12
22
61
163
27
Total
129
273
(2)
(3)
agreed Repeated
-
Done
7
1
2
9
10
2
28
50
146
28
8
23
252
Risks
December
Accepted
20X1
1
7
1
9
30
63
8
9
110
-
(1) Refere-se a 10 relatórios emitidos no período.
(2) Detalhes no slide Xis.
(3) Oportunidades de melhoria recorrentes (oportunidades ainda abertas de outras auditorias). Apenas os itens
mais antigos serão mantidos para evitar duplicidade de FUP.
39
Prazo Médio para Implantação das
Oportunidades de Melhoria
20XX
Fiding Risk
20X1
Quantity of
Resolution Time
Quantity of
Resolution Time
done items
average - per item
done items
average - per item
High
27
216 days
28
208 days
Relevant
51
186 days
50
215 days
Moderate
145
132 days
146
149 days
27
82 days
28
100 days
250
146 days
252
163 days
Low
TOTAL
40
Follow up sobre Auto Avaliação de Qualidade
Situação em 26/07/20X1
Status
Foram identificados
11 GAPs com a
avaliação periódica
de Qualidade e
Melhoria dos
Processos de
Auditoria Interna da
Volkswagen Serviços
Financeiros de 20XX
e com o processo de
Pesquisa de
Satisfação do
mesmo período.
Referência
Qtd
Concluído
Aprimoramento da padronização dos papéis de
trabalho em consultorias.
1
Concluído
Elaborar o Plano Anual harmonizando com prazos de
fechamento.
1
Concluído
Reduzir duração das reuniões administrativas.
1
Concluído
Ter todos os auditores buscando CIA.
1
Concluído
Aprimorar gestão de tempo.
1
Concluído
Atualizar modelos de papéis de trabalho para refletir as
mudanças da estrutura da companhia.
2
Concluído
Entrevista para esclarecimento de verbalização na
Pesquisa de Satisfação.
1
Concluído
Colocar referências cruzadas entre relatórios emitidos e
minutas.
1
Dez/20X1
Atualizar a versão do software de auditoria.
1
Jan/20X2
Criar um pré-planejamento de Plano Anual.
1
TOTAL
11
41
Rating 2 e 3
Rating 2
Rating 3 e 4
Rating 3
Rating 2 e 3
Rating 4
Rating 3
Rating 1
Rating 3
Rating 3 e 4
Rating 3 e 4
Rating 1
Rating 3
Rating 3
Rating 2 e 3
Rating 2
Pesquisa de Satisfação
42
Benchmarking – 20XX
Assunto
Atual
Budget
Benchmark
Cumprimento do Plano Anual
100%
90%
38% das IFs cumprem mais
de 81% (PwC)
No empregados por auditor
136
119
221 (PwC)
% horas dos auditores alocados à
auditorias planejadas
78,5%
70,0%
70% (VWFS-AG)
> 80%
80% (PwC)
Pesquisa de Satisfação
95% (Auditados)
91% (CA)
Principais atividades sendo auditadas
Crédito, TI, Gestão de Riscos,
Contabilidade, Áreas de Negócios
Crédito, TI, Áreas de
Negócios, fraude, produtos
e serviços (PwC)
Desenvolvimento técnico dos auditores
178,5 horas
170 horas
176 hours (PwC)
Independência na linha de reporte
Okay
Okay
70% das IFs (PwC)
Contratação de especialistas para
aprimorar a qualidade, eficiência e eficácia
da Auditoria Interna.
Okay
40% das IFs (PwC)
Referências
PwC - Benchmark based on 2009 PwC survey among Financial Institutions located in Brazil.
VWFS-AG – Corporate standard
43
Evolução do rating das auditorias
(quantidade)
44
Dúvidas e Comentários
45
Bibliografia
• Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria
Interna do IIA (IPPF)
• Guia Prático do IIA (IPPF) Mensurando a Eficácia e a Eficiência
da Auditoria Interna
• CBOK Study 2010 IIA Research Foundation
• http://www.business-competence.com/audit-performancemeasures.html
• Connie Valencia http://auditandrisk.org.uk/tools/five--tipshow-to-measure-the-value-of-your-internal-audit-department
• James C Paterson
http://riskai.co.uk/app/download/5781646256/201202+KPIs.pdf
46
Obrigado
André R. Vertamatti
(11) 5582-5341
[email protected]
47