Case - aconso Digitale Personalakte

Aconso: Case Study
Datum: 12.05.2015
Telekommunikationsanbieter setzt auf digitale Übermittlung der Mitarbeiterdokumente
State of the Art statt Steinzeit
Kann es sich ein modernes Telekommunikationsunternehmen noch leisten, seinen
Mitarbeitern die Entgeltabrechnungen per Post zuzustellen? Für einen der führenden
deutschen Anbieter war die Antwort klar: ein solcher Prozess passt nicht mehr in die
digitalisierte Welt von heute. Mit der Aconso AG und dessen „Jedermann-Akte“ fand
das Unternehmen den richtigen Weg, um die Personalabteilung für das digitale
Zeitalter zu rüsten.
Den ersten Schritt unternahm der Telefon-, Mobilfunk- und Festnetzanbieter bereits 2006.
Seitdem nutzt das Unternehmen die Digitale Personalakte des Münchner Softwarehauses.
Damit wurde das Unternehmen nicht nur der Papierflut Herr, es konnten auch deutliche
Effizienzverbesserungen erzielt werden. Denn die Personaldokumente liegen seitdem sicher
und zentral in den deutschen Rechenzentren des externen Dienstleisters. Je nach
Berechtigung können die HR-Manager so jederzeit die Informationen über sämtliche
Mitarbeiter per Mausklick einsehen und bearbeiten.
Die Zukunft ist digital
Die Vorteile der Lösung waren sofort spürbar, so dass schnell klar war: dies ist nur der erste
Schritt auf dem Weg in die digitale Zukunft. Nachdem sich dann 2014 die Mitarbeiterzahl
durch den Zusammenschluss mit einem zweiten Telekommunikationsanbieter fast
verdoppelt hatte, war es höchste Zeit nachzulegen. Jetzt sollte die Entgeltabrechnung
effizienter und sicherer gestaltet werden. Denn bis dato wurden jeden Monat mehrere
tausend Gehaltszettel postalisch an die Mitarbeiter zugestellt. Für ein innovatives
Unternehmen war dieser Prozess nicht länger tragbar. Gesucht wurde eine zeitgemäße
Lösung, mit der sich der Versand der sensiblen Dokumente kostengünstig, schnell und
sicher durchführen lässt.
Die Umstellung von postalischer Zusendung der Gehaltszettel und HR-Dokumente auf die
digitale Bereitstellung in einem sicheren Datenraum ist nicht für jeden Mitarbeiter auf Anhieb
nachvollziehbar. Noch wichtiger aber ist das Vertrauen der Anwender in das neue Tool –
schließlich sollen damit sensible Informationen elektronisch übermittelt werden. Daher war
das A und O, die Mitarbeiter frühzeitig abzuholen. Um dies zu gewährleisten wurden diese
über verschiedene interne Kommunikationskanäle wie Intranet, E-Mail oder Newsletter vorab
informiert. Zudem wurden auch regionale Betriebsräte eingebunden. Sie konnten sich im
Vorfeld durch Produktdemonstrationen und Gespräche selbst von den umfassenden
Vorteilen der neuen Lösung überzeugen. Darüber hinaus erstellte das Unternehmen auch
einen kleinen Marketingfilm, der verdeutlicht, warum es die elektronische Abrechnung gibt,
wo deren Vorteile liegen und warum sie so sicher wie eine postalische Abrechnung ist.
Reibungslose Implementierung
Mit dem modular aufgebauten Lösungsportfolio und aufgrund der guten Erfahrungen aus der
bisherigen Zusammenarbeit, war die Entscheidung, auch bei diesem Schritt mit Aconso zu
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arbeiten, schnell gefallen. Die Gehaltsabrechnung selbst hatte das Unternehmen schon 2006
an einen Partner ausgelagert. In dessen Rechnenzentrum läuft abgesehen von der SAPPayroll auch die digitale Personalakte. Da die Systemarchitektur durch die digitale
Personalakte bereits vorhanden war, konnten die Voraussetzungen für die neue Lösung
nicht besser sein. Die Jedermann-Akte wurde als E-Payslip-Lösung installiert und vom
Outsourcing-Partner in die bestehende IT-Landschaft des Kunden integriert. Auch Themen
wie Datenschutz, Compliance-Richtlinien oder IT-Security waren aufgrund der langjährigen
Zusammenarbeit mit Aconso einfach umzusetzen. So konnte das Projekt in nur fünf Wochen
abgeschlossen werden.
Sanfte digitale Revolution – Vertrauen schaffen
Um den Erfolg des Projektes nicht zu gefährden wurde die Jedermann-Akte jedoch nicht
übergangslos eingeführt. Stattdessen bekamen die Mitarbeiter anfangs die gewohnte
Papierabrechnung per Post und zusätzlich einen E-Payslip. Zudem half ein aus drei Ebenen
bestehendes Supportsystem eventuelle Unklarheiten zu beseitigen. Alle Informationen zur
elektronischen Gehaltsabrechnung sind auf einem extra eingerichteten Portal
beziehungsweise im Intranet für die Mitarbeiter zu finden. Weitere Fragen beantwortet eine
spezielle Hotline. Vor allem aber wurde dem Mitarbeiter die Wahl gelassen: Dazu wurden im
E-Payslip entsprechende Buttons eingebaut: ‚Willst Du die Entgeltabrechnung weiter auf
Papier?’ oder ‚Weiter im digitalen System’.
Seit April 2014 übermittelt der Telekommunikationsanbieter jetzt die HR-Dokumente an
mehrere tausend Mitarbeiter elektronisch, inklusive Gehaltsabrechnung. Ein großer Vorteil
des digitalen Briefkastens: Die Beschäftigten des Unternehmens können die Dokumente
zusätzlich in einen vom Mitarbeiter privat genutzten Bereich übertragen und beispielsweise
durch eigene persönliche Unterlagen ergänzen. Dabei werden die Dokumente in einem
sicheren Datenraum gespeichert. Der Zugriff kann weltweit per Webbrowser oder – sofern
vorgesehen – mobil per App erfolgen. Die Datenübermittlung erfolgt SSL-verschlüsselt über
einen VPN-Tunnel. Die Dokumente selbst sind von Anfang an hochverschlüsselt. Jeder
Schlüssel liegt auf dem Jedermann-Akten-Server in einem User-spezifischen Key-Store.
Dies bedeutet, dass die Dokumente ausschließlich vom jeweiligen Anwender entschlüsselt
werden können.
Neben den bereits beschriebenen Vorteilen bietet die elektronische Gehaltsabrechnung auch
höhere Transparenz bei der Überweisung der Entgelte. Denn insbesondere bei einem
Telekommunikationsanbieter, bei dem viele Mitarbeiter in den Shops auf Provisionsbasis
arbeiten, ist es wichtig zu wissen, wie viel Geld sie wann auf dem Konto haben. Im E-Payslip
weiß der Mitarbeiter heute fünf Tage vor dem Geldeingang, was er bekommt.
Ausblick
Die bislang eingesetzten HR-Lösungen haben sich vom ersten Tag an bezahlt gemacht. Bei
mehreren tausend Mitarbeitern konnte das Unternehmen allein durch die nicht mehr
notwendigen Ausgaben für Papier und Porto jeden Monat mehrere tausend Euro sparen.
Daher ist klar, dass die Reise weiter geht. So wird künftig auch die betriebliche
Altersvorsorge über das System versendet. Vorstellbar wäre zudem, weitere Services und
Produkte des Unternehmens digital über die Jedermann-Akte bereitzustellen. Selbst über
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einen Datenraum für die Privatnutzung wird nachgedacht. Die Voraussetzungen dafür sind
schon vorhanden. Die Datensammlung wird beim Unternehmen zwei Jahre vorgehalten.
Wenn ein Mitarbeiter austritt, generiert das System eine E-Mail, dass seine Dokumente noch
für ein halbes Jahr abrufbar sind. Da der Datenraum vom Kunden selbst eingerichtet und
betrieben wird, besteht nach einem Ausscheiden aus dem Unternehmen zukünftig die
Option, sich in der Jedermann-Akte einen eigenen Datenraum anzulegen und die
Dokumente vom Firmenaccount in seinen privaten Bereich zu übertragen.
((Infokasten1))
E-Payslip bei deutschem Telekommunikationsunternehmen – das Projekt in Kürze
- Einführung der Aconso Jedermann-Akte in fünf Wochen
- Einbindung von drei Parteien in das Projekt: Kunde, Aconso, Outsourcing-Partner
- Klärung der Aufgaben, der Compliance - sowie Securityfragen
- Demos für Betriebsrat und Gremien, daraus wurden FAQs abgeleitet
- Einrichtung eines dreistufigen Supportsystems von FAQ bis zur speziellen Hotline
- Marketingfilm für die Belegschaft zur Aufklärung über Features, Vorteile und Sicherheit
- Zur Eingewöhnung anfangs paralleles Senden der Entgeltabrechnung per Post und als E-Payslip
Zusammenfassung der neuen Kernfunktionalitäten
- Elektronische Übertragung der HR-Dokumente für mehrere tausend Mitarbeiter
- Jedermann-Akte der Aconso AG wurde als E-Payslip-Lösung installiert
- Versand von verschiedenen Dokumenttypen möglich
- Dokumente sind in sicherem Datenraum gespeichert und weltweit abrufbar
- Dokumente können gedruckt, gespeichert und in den digitalen Briefkasten abgelegt werden
- Nutzer erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail,
- wenn ein Dokument in die Jedermann-Akte gelegt wird
- 30 Tage bevor die Aufbewahrungspflicht endet
- bei einer Passwortrücksetzung
- Datenübermittlung per SSL-Verschlüsselung über VPN-Tunnel
- Dokumente von Beginn des Versendungsprozesses hoch verschlüsselt
- Schlüssel liegt auf Jedermann-Akten-Server in einem User-spezifischen Key-Store; Dokumente
können ausschließlich vom jeweiligen Anwender entschlüsselt werden
Weiterführende Links:
www.aconso.com
www.jedermann-akte.com
((Infokasten2 – Der Softwarehersteller))
Aconso AG
«Weg vom Papier», das ist der Antrieb der Aconso AG, die seit über 10 Jahren Prozesse und Abläufe
in HR-Abteilungen vereinfacht und automatisiert. Anfrage, Erstellung, Freigabe, Versand oder
Archivierung von Dokumenten, diese Anforderungen kann die Aconso-Software digital abbilden und
passt sich dabei unterschiedlichsten Bedürfnissen an. Personalabteilungen managen Dokumente und
HR-Abläufe über eine Plattform, auf Wunsch auch SAP-basiert. Ganz neu im Produktportfolio: Die
Jedermann-Akte, die es ermöglicht, Mitarbeiterdokumente wie Gehaltsabrechnungen in einem
sicheren Datenraum bereit zu stellen. Über 140 Großprojekte haben die Aconso HR-Experten bereits
in-time-and-budget realisiert.
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Bilder:
Bild: Screenshot Jedermann-Akte auf einem Tablet
BU: Alle wichtigen Dokumente immer verfügbar: Einer der größten Vorteile der Jedermann-Akte von
Aconso ist, dass sie auch von unterwegs verwendet werden kann. Zum Beispiel auf einem Tablet.
Bild: App-Icon der Jedermann-Akte
BU: Die Jedermann-Akte von Aconso kann auch über mobile Geräte wie Tablets oder Smartphones
aufgerufen werden. Dafür bietet die Aconso AG eine entsprechende App an.
Bild: Systemarchitektur der Aconso Jedermann-Akte
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BU: Die Einbindung der Jedermann-Akte von Aconso in die Systemlandschaft als Schema. Bei dem
Telekommunikationsanbieter ist zusätzlich noch als dritte Partei ein Outsourcingdienstleister
eingebunden, der die Entgeltabrechnungen für das Telekommunikationsunternehmen erstellt.
Bild: Papier versus digitale Lösung
BU: Beim Telekommunikationsanbieter hat mit der Jedermann-Akte von Aconso den Papierversand
von Dokumenten an die Mitarbeiter obsolet gemacht. Die Dokumente werden verschlüsselt auf einem
sicheren Server abgelegt, von dem sie der jeweilige Adressat abrufen, beliebig abspeichern und –
sofern nötig – ausdrucken kann.
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