AUSSCHREIBUNG CDR/DE/11/2012

Transcrição

Direktion Querschnittspolitiken und Netze
Referat 1 -Vorausplanung, Studien und wissenschaftliche Netze
AUSSCHREIBUNG CDR/DE/11/2012
ANLAGE Nr. 1 zur Aufforderung zur Angebotsabgabe
LEISTUNGSBESCHREIBUNG
"KOHÄSIONS-, VERKEHRS- UND STADTPOLITIK"
DE
-1-
INHALT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ZIELSETZUNG UND INHALT DER AUSSCHREIBUNG .................................................... 3
GEGENSTAND DES AUFTRAGS............................................................................................. 3
2.1
Allgemeines Ziel .............................................................................................................. 3
2.2
Spezifisches Ziel und bereitgestellte Mittel................................................................... 4
TÄTIGKEITSBEREICHE .......................................................................................................... 4
3.1
Beschreibung der Tätigkeitsbereiche der EU............................................................... 4
3.2
Einzelne Instrumente zur sachverständigen Unterstützung der Arbeiten des AdR. 5
3.2.1 Allgemeine Bemerkungen............................................................................................... 5
3.2.2 Aktenvermerke und fachliche Unterlagen .................................................................... 6
3.2.3 Beitrag zur Erstellung von Ex-ante-Folgenabschätzungen und Prospektivstellungnahmen................................................................................................................ 7
3.2.4 Berichte ............................................................................................................................ 9
3.2.5 Beiträge zur Erstellung von Prospektivstellungnahmen und Wirkungsberichten ... 9
3.2.6 Veranstaltung von Workshops..................................................................................... 10
3.3
Forschungsarbeiten mit hohem Qualitätsanspruch................................................... 10
3.3.1 Die Forschungsarbeiten sollen Antworten auf die Probleme der Gebietskörperschaften sowie der politischen Entscheidungsträger auf lokaler und regionaler
Ebene erbringen. ........................................................................................................... 10
3.3.2 Ansatz und Methode der Untersuchungen müssen gut durchdacht, entsprechend
begründet und konsequent angewandt werden. ......................................................... 11
3.3.3 Umsichtige Verwendung der Daten und Arbeit mit stichhaltigen Hypothesen ...... 11
3.3.4 Die Schlussfolgerungen müssen nutzbringend sein und die Kenntnisse über
regionale und lokale Fragen erweitern........................................................................ 11
3.3.5 Die Schlussfolgerungen und Empfehlungen müssen sich logisch aus den
Arbeitsergebnissen ergeben und ausführlich erläutert werden................................ 11
3.3.6 Die Darstellung muss präzise und verständlich sein.................................................. 11
3.3.7 Die Forschungsarbeiten müssen die bereits zuvor zum gleichen Thema durchgeführten Untersuchungen berücksichtigen................................................................... 12
3.3.8 Die Forschungsarbeiten müssen objektiv, unabhängig und ausgewogen sein......... 12
ART DER AUSSCHREIBUNG................................................................................................. 12
TEILNAHME AN DER AUSSCHREIBUNG.......................................................................... 13
5.1
Einleitung....................................................................................................................... 13
5.2
Form und Inhalt des Angebots .................................................................................... 14
LAUFZEIT UND ORT DER DURCHFÜHRUNG DES VERTRAGS.................................. 15
FRISTEN - VORLAGE VON DOKUMENTEN ÜBER DIE SACHVERSTÄNDIGENTÄTIGKEIT - ARBEITSBESPRECHUNGEN ....................................................................... 16
7.1
Zeitplan .......................................................................................................................... 16
7.2
Vorlage von Dokumenten über die Sachverständigentätigkeit................................. 16
7.3
Zwischenberichte .......................................................................................................... 16
7.4
Abschlussdokument ...................................................................................................... 16
.../...
-2-
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
7.5
Arbeitsbesprechungen .................................................................................................. 17
BESTIMMUNGEN
BETREFFEND
DIE
ZAHLUNGSMODALITÄTEN,
DIE
VERTRAGSERFÜLLUNG, INTERESSENKONFLIKTE UND VERTRAULICHKEIT . 17
PREISE ........................................................................................................................................ 18
BIETERKONSORTIEN ODER -GEMEINSCHAFTEN UND VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN ............................................................................................................................. 18
BEWERTUNG DER BIETER UND DER ANGEBOTE ........................................................ 19
AUSSCHLUSSKRITERIEN ..................................................................................................... 20
AUSWAHLKRITERIEN ........................................................................................................... 22
13.1
Allgemeines .................................................................................................................... 22
13.2
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit.................................................... 23
13.3
Fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit.............................................................. 23
VERGABEKRITERIEN ............................................................................................................ 24
14.1
Fachliche Bewertung der Angebote............................................................................. 24
14.2
Finanzielle Bewertung der Angebote .......................................................................... 24
ZUSCHLAGSERTEILUNG ...................................................................................................... 25
ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND........................................................... 25
.../...
-3LEISTUNGSBESCHREIBUNG
1.
ZIELSETZUNG UND INHALT DER AUSSCHREIBUNG
Im neuen institutionellen Kontext hat der Ausschuss der Regionen (AdR) ein Netz externer Sachverständiger aufgebaut, die auf der Grundlage von Ausschreibungen rekrutiert werden. Dieses Sachverständigennetz soll ihm schnelle Reaktionsfähigkeit verleihen, eine umfassendere Konsultation der
lokalen und regionalen Akteure ermöglichen, seinen einzelnen Fachkommissionen die Möglichkeit
bieten, spezifische Stellungnahmen zu auf der Tagesordnung stehenden Themen zu erhalten, und ihm
auch die Möglichkeit verschaffen, die Datenbanken und die bereits von den Forschungszentren oder
Universitäten erlangten Kenntnisse bei der Bewertung der Politik zu nutzen.
Seit der Annahme des Protokolls über die Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission im
Jahre 2005 ist der AdR an der Ausarbeitung der europäischen Politik im Vorfeld beteiligt. Es ist insbesondere seine Aufgabe, Prospektivstellungnahmen zu Themen mit umfassenden Auswirkungen auf
lokaler und regionaler Ebene zu erarbeiten, noch ehe die Europäische Kommission einen Legislativvorschlag vorlegt und sogar noch ehe sie die Konsultation zu einem Thema einleitet. Gemäß
diesem Protokoll kann der Ausschuss der Regionen von der Europäischen Kommission ersucht
werden, sich an Folgenabschätzungen im Vorfeld der Veröffentlichung ausgewählter Politik- oder
Gesetzgebungsinitiativen zu beteiligen.
Die Umsetzung des Weißbuches über Europäisches Regieren führte auch zu einer viel umfassenderen
Beteiligung der lokalen und regionalen Behörden im Vorfeld des Gesetzgebungsverfahrens und verleiht dem AdR eine Schlüsselrolle in diesem Konsultationsprozess. Im Weißbuch zur Multi-LevelGovernance des Ausschusses der Regionen wurden das Konzept der Multi-Level-Governance weiterentwickelt und die verschiedenen Möglichkeiten klarer dargestellt, wie sich die lokalen und regio1
nalen Gebietskörperschaften an der Politikgestaltung auf europäischer Ebene beteiligen können .
Im Bereich der (ex ante durchgeführten) Folgenabschätzungen sind ähnliche Konsultationsmethoden
und Gutachtertätigkeiten im Hinblick auf eine umfassendere Zusammenarbeit mit den anderen Institutionen ebenfalls notwendig, vor allem in Bezug auf die zu erwartenden Auswirkungen im Zusammenhang mit der verwaltungsmäßigen Umsetzung und auf die Finanzen der Regionen und Kommunen.
2.
GEGENSTAND DES AUFTRAGS
2.1
Allgemeines Ziel
Mit der vorliegenden Ausschreibung soll erreicht werden, dass die Dienste des AdR durch den
Abschluss eines Rahmenvertrags wissenschaftliche, juristische, dokumentarische und redaktionelle
Unterstützungsleistungen für den AdR und seine Mitglieder, Berichterstatter und Dienste in Anspruch
nehmen können. Diese Inanspruchnahme von Leistungen externer Sachverständiger gehört zu den
1
CdR 89/2009 fin.
.../...
-4Maßnahmen, die im Rahmen der Umsetzung der vom Präsidium des AdR im Februar 2004
beschlossenen Verwaltungsreform vorgesehen sind. So zielt die zweite strategische Achse der Reform
darauf ab, den Mitgliedern bessere Dienstleistungen zu bieten, damit die Beratungstätigkeiten des
AdR im Rahmen des Rechtsetzungsverfahrens verstärkt und aufgewertet werden.
2.2
Spezifisches Ziel und bereitgestellte Mittel
Das Streben nach einer höheren Qualität der Stellungnahmen aufgrund einer Befassung und der
Prospektivstellungnahmen sowie der Wirkungsberichte impliziert eine angemessene Unterstützung
der Berichterstatter. Diese Unterstützung erfordert die Mitwirkung qualifizierter Sachverständiger, um
die Berichterstatter zu beraten, aber auch um den Diensten des AdR bei der Vorbereitung der
Berichte, der fachlichen Unterlagen und verschiedener Aktenvermerke zu allen Themen der
politischen Tätigkeiten des AdR Hilfe zu leisten.
Die hierfür bereitgestellten Mittel belaufen sich auf ca. 120.000 EUR jährlich.
Bei den geplanten Arbeiten geht es um den Einsatz von Instrumenten zur sachverständigen Unterstützung der Dienste des AdR bei dessen Arbeit (Analysen, Untersuchungen und konzeptionelle Arbeit),
damit dieser umfangreiche Kenntnisse nutzen kann, die es ihm ermöglichen, seine Beratungsrolle und
seine politische Aufgabe auf interinstitutioneller Ebene verstärkt wahrzunehmen.
3.
TÄTIGKEITSBEREICHE
Der Bieter muss in der Lage sein, alle nachstehend aufgeführten Leistungen zu erbringen. Ein
Angebot für nur einen Teil der Aufgaben wird ausdrücklich ausgeschlossen und führt zum Ausschluss
des Bieters vom Verfahren.
3.1
Beschreibung der Tätigkeitsbereiche der EU
Der AdR möchte Leistungen externer Sachverständiger in den Bereichen in Anspruch nehmen, die in
die Zuständigkeit der Fachkommission für Kohäsionspolitik (nachstehend "Fachkommission
COTER") fallen, darunter:
- wirtschaftlicher, sozialer und territorialer Zusammenhalt
- Strukturfonds
- Raumplanung
- Städtepolitik
- Wohnungswesen
- Verkehrswesen einschließlich TEN-V
- Makroregionen
- territoriale Zusammenarbeit einschließlich EVTZ
Der Auftragnehmer muss die Entwicklungen auf diesen Gebieten vor dem Hintergrund der allgemeinen Tätigkeiten der Union, der institutionellen Struktur und des Rechtssystems aus der Sicht der
lokalen und regionalen Gebietskörperschaften verfolgen. Außerdem muss er in der Lage sein,
.../...
-5Hinweise auf mögliche künftige Entwicklungen mit strategischer Bedeutung in diesen Politikbereichen zu geben.
Bezüglich der unter den Ziffern 3.2.1 bis 3.2.5 genannten Aufgaben muss der Auftragnehmer die
Bedeutung der grenzübergreifenden Dimension für lokale und regionale Gebietskörperschaften innerhalb des bestimmten, zu analysierenden Politikbereiches erkennen und bewerten können, ob die
grenzübergreifenden Auswirkungen der politischen Initiative(n) als erheblich oder gering einzuordnen
sind. Dabei muss der Auftragnehmer folgende Aspekte berücksichtigen:
•
bestehende Beispiele für eine grenzübergreifende Zusammenarbeit von lokalen und regionalen
Gebietskörperschaften in diesem Politikbereich,
•
die tatsächliche und/oder potenzielle Rolle des EVTZ in diesem Politikbereich.
3.2
Einzelne Instrumente zur sachverständigen Unterstützung der Arbeiten des AdR
3.2.1
Allgemeine Bemerkungen
Die unterschiedlichen nachfolgend aufgeführten fachlichen Kompetenzen sollten auf soliden Methodiken beruhen, einschließlich klar formulierter, einvernehmlich festgelegter Forschungsfragen aus den
Aufträgen des Ausschusses der Regionen. Bei Bedarf können weitere Informationen und Erklärungen
durch eine vertiefte Kommunikation zwischen dem AdR und dem Auftragnehmer geliefert werden.
Es könnte sowohl Sekundärforschung wie z.B. Fachzeitschriften (mit entsprechender Methodik) als
auch Primärforschung wie beispielsweise die Ausarbeitung einer Umfrage oder die Untersuchung der
Umfrageergebnisse verlangt werden. Literatur und Datenbanken gelten zwar als wertvolle Informationsquellen, der Auftragnehmer muss aber in der Lage sein, Ergebnisse eigener Recherchen vor
Ort und neueste Daten sowie Beispiele vorzulegen, um seine Feststellungen zu untermauern.
Alle Texte, die zur Unterstützung der Arbeiten des Ausschusses der Regionen ausgearbeitet werden,
müssen unabhängig von ihrer Form hohen redaktionellen Qualitätsstandards und formalen Kriterien
für die äußere Gestaltung (siehe unten) entsprechen und vor allem von einem hohen wissenschaftlichen Niveau sowie von politischer Unabhängigkeit des Verfassers gekennzeichnet sein. Die Arbeitssprachen sind Englisch und Französisch. Die Dokumente gemäß der vorliegenden Leistungsbeschreibung sind dem AdR in Englisch oder Französisch zu übergeben. Der AdR stellt sehr hohe
Anforderungen bezüglich der redaktionellen und sprachlichen Qualität der Dokumente. Vor der Freigabe des Dokuments erfolgt eine Kontrolle durch die Übersetzungsreferate des AdR.
Im Generalsekretariat des AdR ist das Referat Vorausplanung, Studien und wissenschaftliche Netze
für die Verwaltung der Finanzmittel für die Rahmenverträge sowie für die Beziehungen zu den Auftragnehmern zuständig.
.../...
-6Regeln für die Erstellung der Berichte
Formelle Gestaltung der Dokumente
Seitenformat
Längsformat
Querformat
Schriftart und –größe
Times New Roman
Einzüge und Abstände
Text
Fußnoten
Seitenzahlen
(Seitenende, zentriert)
Oben
Unten
Links
Rechts
Einband
Kopfzeile
Fußzeile
2,5 cm
2,5 cm
2,5 cm
2,5 cm
0 cm
1 cm
1 cm
Oben
Unten
Links
Rechts
Einband
Kopfzeile
Fußzeile
2,5 cm
2,5 cm
2,5 cm
2,5 cm
0 cm
1 cm
1 cm
Kapitelüberschrift
Überschrift
24
18 oder 16 (je nach
"Bedeutung")
Text
Fußnoten
14
10
Ausrichtung
Einzug
Abstand "vor"
Abstand "nach"
Zeilenabstand
Blocksatz
kein Einzug
0 pt
0 pt
einfach
Ausrichtung
Einzug
Abstand "vor"
Abstand "nach"
Zeilenabstand
ab Haupttext (nach
Vorwort und Inhaltsverzeichnis)
Blocksatz
kein Einzug
0 pt
0 pt
Einfach
IMMER auf einer RECHTEN Seite (ungerade Seitenzahl)
fett
fett, kursiv oder normal, Kapitälchen oder unterstrichen (je
nach "Bedeutung")
normal
normal
Inhaltsverzeichnis
tabellarisch (zentriert) unter Angabe der Seitenzahlen
Tabellen, Grafiken
Zentriert
3.2.2
Aktenvermerke und fachliche Unterlagen
Aktenvermerke und fachliche Unterlagen werden zu sämtlichen Dossiers, die Teil der Arbeitsprogramme der Fachkommissionen sind, sowie zu aktuellen Fragen angefertigt. Aktenvermerke enthalten eine kritische und wissenschaftlich fundierte Analyse der einschlägigen politischen und rechtlichen Aspekte eines Legislativvorschlags bzw. eines Konsultationsdokuments von hoher Bedeutung
.../...
-7(Grünbuch, Weißbuch, Mitteilung usw.). Zudem liefern sie konkrete Antworten auf Forschungsfragen
nach bestimmten Informationen und untersuchen spezifische territoriale Aspekte der betreffenden
Initiative. Fachliche Unterlagen liefern (möglichst für alle EU-Mitgliedstaaten) sachliche und knappe
Informationen zu einem bestimmten Thema.
Bei Bedarf enthalten diese Dokumente auch eine Untersuchung zur Rechtssprechung und/oder für die
Subsidiarität und Verhältnismäßigkeit erhebliche wissenschaftliche Veröffentlichungen. Sie könnten
aber auch einen auf bestimmte Datenbanken gestützten Überblick über die Fachliteratur enthalten,
sofern der Auftragnehmer eine angemessene Beschreibung der angewandten Methodik darlegt.
Aktenvermerke können nachträglich angefordert werden, um den Bestimmungen von Artikel 51
Absatz 2 und Artikel 53 Absatz 3 der Geschäftsordnung des AdR zu genügen, nach denen die
Stellungnahmen des AdR einen ausdrücklichen Hinweis auf das Subsidiaritätsprinzip und den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und eine Bewertung der zu erwartenden Auswirkungen bezüglich der
verwaltungsmäßigen Umsetzung sowie auf die regionalen und lokalen Finanzen enthalten sollen.
Sie haben eine unterschiedliche Länge von einer oder mehreren Seiten bis zu einem stärker gegliederten Dokument von 10 bis 20 Seiten.
Sie müssen in einem relativ kurzen Zeitraum erstellt werden (die jeweilige Frist wird auf den
Auftragsscheinen angegeben), der vom Schwierigkeitsgrad und der Dringlichkeit des Dossiers
abhängt (einige Tage bis höchstens vier Wochen).
3.2.3
Beitrag zur Erstellung von Ex-ante-Folgenabschätzungen und Prospektivstellungnahmen
Ex-ante-Folgenabschätzungen
Die Europäische Kommission erstellt systematisch und insbesondere zu den Vorschlägen, die sie für
vorrangig und besonders komplex hält, vorläufige Abschätzungen der Folgen (ex ante) und ein
Verzeichnis der noch durchzuführenden ausführlichen Folgenabschätzungen. Folgenabschätzungen
können sowohl zu Rechtsetzungsvorschlägen als auch zu politischen Vorlagen wie Mitteilungen,
Weißbücher u. Ä. erstellt werden. Die Europäische Kommission erfasst in ihren Folgenabschätzungen
systematisch folgende Bereiche:
−
−
−
−
−
rechtliche und/oder verwaltungsmäßige Auswirkungen (einschließlich der Kosten, wenn keine
Regelung erfolgt);
wirtschaftliche Auswirkungen;
Umweltauswirkungen;
soziale Auswirkungen;
Auswirkungen auf den Haushalt.
In der zweiten strategischen Überarbeitung der Initiative "Bessere Rechtsetzung" wird u.a. hervorgehoben, dass die Fragen im Zusammenhang mit der Einhaltung des Subsidiaritätsprinzips und des
.../...
-8Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit eine vorrangige Rolle bei allen von der Europäischen Kommission durchgeführten Folgenabschätzungen spielen müssen. In den Leitlinien zur Folgenabschätzung
der Europäischen Kommission von 2009 ist außerdem vorgesehen, dass in den Folgenabschätzungen
2
auch die zu erwartenden Folgen für spezifische Gebiete berücksichtigt werden . Der Ausschuss der
Regionen hat sich mit einer Methodik zur Bewertung dieser Folgen auf lokaler und regionaler Ebene
beschäftigt.
In diesem Rahmen kann der AdR zur Bewertung der Folgen beitragen, die Vorschläge der Kommission und weiterer Institutionen (Rat, Europäisches Parlament), aber auch der Mitgliedstaaten zu
Themen von hoher Relevanz für die lokalen und regionalen Gebietskörperschaften haben werden.
Aufgrund des Protokolls über die Anwendung der Grundsätze der Subsidiarität und der Verhältnismäßigkeit (Protokoll Nr. 2 im Anhang zu den Verträgen) und zur Stärkung der Rolle des AdR in
diesem Bereich gemäß der Vorgabe im Vertrag von Lissabon müssen Subsidiarität und Verhältnismäßigkeit vorrangige Querschnittsaspekte jeder vom AdR vorgenommenen Folgenabschätzung sein.
Diese Abschätzungen sollten des Weiteren einen Mehrwert hinsichtlich der Berücksichtigung der
lokalen und regionalen Dimension der betreffenden Fragen und der erwogenen politischen Optionen
erbringen.
Die Methodik für die Erstellung der Vermerke über die Folgenabschätzung sowie deren Inhalt und
Länge können wegen der großen Unterschiede zwischen den zu behandelnden Dossiers erheblich
voneinander abweichen. Länge: die Zusammenfassung einer Folgenabschätzung sollte 5 bis 10 Seiten
umfassen. Diese Zusammenfassung wäre zudem um Anhänge mit einer detaillierteren Aufstellung der
Ergebnisse der Analyse zu ergänzen.
Vorstellbar ist auch, dass für die Folgenabschätzungen, bei denen eine Konsultation der Interessenträger – ggf. mittels Fragebögen – stattfindet, die Methodik jedes Mal neu angepasst wird, u.a. durch
die Ermittlung der Zielgruppe und in Bezug auf die Verarbeitung der Daten.
Bei der Erstellung dieser Analysen stimmt sich der Auftragnehmer mit den Diensten des AdR ab.
Werden die Folgenabschätzungen in Form von Berichten ausgearbeitet, so muss der Bewerber dafür
bei der Aufstellung der Kosten für das Angebot eine Arbeitsbesprechung vorsehen.
Prospektivstellungnahmen
Prospektivstellungnahmen werden zu Themen mit erheblichen Auswirkungen auf lokaler und
regionaler Ebene ausgearbeitet, bevor die Kommission einen Vorschlag für einen Legislativtext
unterbreitet, und noch bevor sie mit der Konsultation zu einer Regelung beginnt. Im Weißbuch über
Europäisches Regieren heißt es, dass "der Ausschuss der Regionen eine proaktivere Rolle bei der
Überprüfung der EU-Tätigkeit spielen" sollte, "beispielsweise durch Erstellung explorativer Berichte,
3
schon bevor die Kommission Vorschläge unterbreitet" . Durch das Protokoll über die Zusammen2
3
http://ec.europa.eu/governance/impact/commission_guidelines/commission_guidelines_en.htm (nur EN).
COM(2001) 428, Absatz 3.1.
.../...
-9arbeit zwischen dem AdR und der Europäischen Kommission wird die Entwicklung einer solchen
aktiveren Rolle des AdR im Vorfeld des Handelns der EU gefördert, da dort die Ausarbeitung von
4
Prospektivstellungnahmen zu künftigen Gemeinschaftspolitiken vorgesehen ist .
3.2.4
Berichte
Da in Berichten bestimmte Politikbereiche eingehender untersucht werden, können sie zur Erarbeitung einer Initiativstellungnahme oder einer Prospektivstellungnahme bzw. zur Vorbereitung einer
Konferenz/eines Workshops dienen.
Berichte sind umfangreiche Dokumente, die in der Regel ca. 50-100 Seiten umfassen. Einige Berichte
werden auf der Grundlage der Ergebnisse einer Fragebogenaktion (Umfrage) erstellt, wobei der Auftragnehmer den Fragebogen mit Zustimmung des AdR erarbeitet und versendet. Soll eine vergleichende Analyse zwischen mehreren Mitgliedstaaten vorgenommen werden, muss zumindest die
Hälfte der Mitgliedstaaten untersucht werden; zudem müssen die Unterschiede hinsichtlich Größe und
geografischer Lage berücksichtigt werden.
Bei der Erstellung dieser Berichte stimmt sich der Auftragnehmer mit den Diensten des AdR ab. Dazu
muss der Bieter bei der Berechnung der Kosten für das Angebot eine Arbeitsbesprechung im Nachgang vorsehen.
Ferner ist anzumerken, dass Berichte stets eine Zusammenfassung, eine Einleitung sowie einen
Schlussfolgerungsteil enthalten und in den meisten Fällen in einer Sitzung der Fachkommission zu
erläutern sind. Die im Zusammenhang mit dieser Einladung anfallenden Reisekosten und Tagegelder
des Auftragnehmers werden auf der Grundlage der Bestimmungen der für Sachverständige und
Referenten geltenden Regelung des AdR erstattet und gehen nicht in die Angebotsberechnung ein.
Die Frist für die Abfassung eines Berichts wird je nach Dringlichkeit des Dossiers (gegebenenfalls ist
der interinstitutionelle Zeitplan zu berücksichtigen) und dessen Komplexität festgesetzt, wird aber im
Allgemeinen vier Monate nicht überschreiten.
In diesen Berichten sind ebenfalls die Aspekte der Subsidiarität und der Verhältnismäßigkeit zu
behandeln, insbesondere im Sinne des dem Vertrag über die Europäische Union beigefügten Protokolls über die Anwendung der Grundsätze der Subsidiarität und der Verhältnismäßigkeit (Protokoll
Nr. 2 im Anhang zu den Verträgen).
3.2.5
Beiträge zur Erstellung von Ex-post-Wirkungsberichten
In den Wirkungsberichten sollen die Auswirkungen der Umsetzung bestimmter Rechtsinstrumente auf lokaler und regionaler Ebene ex-post bewertet werden. Im Weißbuch zum Europäischen Regieren ist vorgesehen, dass der AdR die Auswirkungen bestimmter Richtlinien in
4
Siehe Ziffer 8 des Protokolls über die Zusammenarbeit.
.../...
- 10 5
den Bereichen Verkehr, Energie und Umwelt auf lokaler und regionaler Ebene prüft . Im
Protokoll über die Zusammenarbeit zwischen dem AdR und der Europäischen Kommission
ist vorgesehen, dass die Kommission den AdR auffordern kann, sich an der Erstellung solcher
6
Wirkungsberichte zu beteiligen . Des Weiteren ist in der Mitteilung über Intelligente Regulierung vorgesehen, Kosten und Nutzen von Rechtsakten mittels einer Ex-post-Bewertung und
7
so genannten Eignungstests eingehender zu untersuchen.
3.2.6
Veranstaltung von Workshops
Der Auftragnehmer kann Workshops im Einvernehmen mit dem AdR vorbereiten. Dazu gehören die
Vorauswahl und Einladung von Referenten, der Entwurf eines Programms, das Verfassen einer Einladung, die Auswahl und Einladung der Teilnehmer, die Bündelung von Teilnahmebestätigungen, die
Moderation der Debatten, das Schreiben eines Protokolls, eine Auswertung der Veranstaltung und das
Versenden von Dankesbriefen. Alle Aufgaben werden in enger Zusammenarbeit mit dem AdRSekretariat durchgeführt.
Außerdem sind schriftliche Beiträge (zum Beispiel Einsatz eines Fragebogens, von Folien oder
weiteren Mitteln zur Vorbereitung auf den Workshop) erforderlich. Des Weiteren wird ein
abschließendes Dokument (Entschließung, Schlussfolgerungen, Bewertung usw.) von dem Auftragnehmer nach Abschluss des Workshops erstellt.
Die Workshops müssen einen Meinungsaustausch zwischen den AdR-Mitgliedern, den Sachverständigen und weiteren Gästen, insbesondere aus anderen EU-Institutionen, ermöglichen.
Die Kosten werden auf der Grundlage des mehrjährigen Rahmenvertrags festgelegt. Die Reisekosten
und Tagegelder des Auftragnehmers und der geladenen Referenten werden auf der Grundlage der
Bestimmungen der für Sachverständige, Referenten und Forscher geltenden Regelung des AdR
(Anhang VI) erstattet und gehen nicht in die Angebotsberechnung ein. Auch die Kosten für das
Anmieten eines Saals, die Verdolmetschung und die im Zusammenhang mit der Teilnahme der
geladenen AdR-Mitglieder anfallenden Kosten fließen nicht in die Angebotsberechung ein.
3.3
Forschungsarbeiten mit hohem Qualitätsanspruch
3.3.1
Die Forschungsarbeiten sollen Antworten auf die Probleme der Gebietskörperschaften
sowie der politischen Entscheidungsträger auf lokaler und regionaler Ebene erbringen.
Als beratendes und politisches Organ muss sich der AdR auf Forschungsarbeiten stützen können, die
in erster Linie seine beratende Funktion als Vertreter der Interessen der Gebietskörperschaften im
Rahmen der Erarbeitung der Gemeinschaftspolitiken unterstützen. Um die Zweckmäßigkeit der
5
6
7
COM(2001) 428, Absatz 3.1 und CdR 103/2001, Ziffer 5.8 ff.
Siehe Ziffer 8 des Protokolls über die Zusammenarbeit.
COM (2010) 543 final.
.../...
- 11 Arbeiten zu gewährleisten, muss deren Schwerpunkt ständig auf diese Entscheidungsebene gelegt
werden; den lokalen und regionalen Verantwortlichen muss es außerdem ermöglicht werden, sinnvolle Schlussfolgerungen für ihre Arbeit zu ziehen.
3.3.2
Ansatz und Methode der Untersuchungen müssen gut durchdacht, entsprechend
begründet und konsequent angewandt werden.
Die Wahl einer formellen Methode (zum Beispiel quantitative Analyse) muss begründet sein und dem
gegebenen Problem entsprechen. Ist es nicht möglich, eine formelle Methode anzuwenden, muss der
analytische Ansatz erklärt werden.
3.3.3
Umsichtige Verwendung der Daten und Arbeit mit stichhaltigen Hypothesen
Die Datenquellen und die Methoden zur Datenerhebung müssen präzise und nachprüfbar sein. Die
Hypothesen müssen eindeutig dargelegt werden und begründet sein.
3.3.4
Die Schlussfolgerungen müssen nutzbringend sein und die Kenntnisse über regionale
und lokale Fragen erweitern.
Der Nutzen der Forschungsergebnisse für die politischen Entscheidungsträger und die interessierten
Bürger ergibt sich daraus, dass eine bestimmte Entscheidung empfohlen oder die laufende Diskussion
bereichert wird. Bezüglich des akademischen Beitrags müssen die Schlussfolgerungen die empirischen Kenntnisse zu den lokalen und regionalen Fragen erweitern.
3.3.5
Die Schlussfolgerungen und Empfehlungen müssen sich logisch aus den Arbeitsergebnissen ergeben und ausführlich erläutert werden.
Die Schlussfolgerungen und Empfehlungen, die sich aus den Arbeiten ergeben, dienen dazu, dass der
AdR seiner beratenden Funktion besser nachkommen kann. Diese Schlussfolgerungen und Empfehlungen können politische Entscheidungen auf lokaler und regionaler Ebene beeinflussen, vor allem im
Zusammenhang mit der Erarbeitung der Stellungnahmen. Diese Aufgabe kann nur gut gelöst werden,
wenn die Empfehlungen und Schlussfolgerungen auf präzisen und soliden logischen und wissenschaftlichen Grundlagen beruhen.
3.3.6
Die Darstellung muss präzise und verständlich sein.
Die Darstellung von Forschungsarbeiten muss in jeder Form und in allen (mündlichen, grafischen,
textlichen) Teilen präzise sein. Die Texte müssen in einem klaren und prägnanten Stil abgefasst sein
und den höchsten Standards für wissenschaftliche und politische Veröffentlichungen entsprechen.
.../...
- 12 3.3.7
Die Forschungsarbeiten müssen die bereits zuvor zum gleichen Thema durchgeführten
Untersuchungen berücksichtigen.
Zuvor durchgeführte Forschungen auf einem bestimmten Gebiet müssen im Hinblick auf die
Problematik, die Prüfung der Ergebnisse und die Empfehlungen berücksichtigt werden.
3.3.8
Die Forschungsarbeiten müssen objektiv, unabhängig und ausgewogen sein.
Bei Forschungsarbeiten zur Unterstützung von politischen Entscheidungen müssen die Erfordernisse
der geistigen Unabhängigkeit und der Unparteilichkeit streng eingehalten werden. Das Gleichgewicht
zwischen wissenschaftlicher und politischer Herangehensweise ist zu wahren.
4.
ART DER AUSSCHREIBUNG
Gegenstand dieser Ausschreibung sind Leistungen zur Unterstützung des AdR bei seinen Arbeiten zur
Kohäsions-, Verkehrs- und Stadtpolitik.
Es handelt sich hierbei um ein allgemeines offenes Ausschreibungsverfahren für den Abschluss eines
"Mehrfach-Dienstleistungsrahmenvertrags".
Mit "Mehrfach-Dienstleistungsrahmenvertrags" wird der Abschluss identischer Dienstleistungsrahmenverträge zwischen dem AdR und mehreren Dienstleistungserbringern bezeichnet, womit
sichergestellt werden soll, dass ein Auftrag auch dann ausgeführt werden kann, wenn einer der Auftragnehmer ausfällt, wobei mit dem bestplatzierten Auftragnehmer begonnen wird.
Der Vertrag wird mit den drei Bietern geschlossen, die bei der Bewertung der Angebote am besten
abgeschnitten haben. Auf Grundlage der in dieser Leistungsbeschreibung angegebenen Auswahlkriterien wird ein Verzeichnis mit Auftragnehmern in absteigender Reihenfolge erstellt. Kann der
erste Auftragnehmer die Arbeiten innerhalb der gesetzten Frist nicht durchführen, ergeht die Aufforderung zur Erbringung von Dienstleistungen automatisch an den nächsten Auftragnehmer auf dem
Verzeichnis. Wird ein Auftragsschein/Einzelvertrag während der Vertragserfüllung mehrfach nur teilweise bezahlt, so kann der AdR die folgenden Auftragsscheine/Einzelverträge an den nächsten
Auftragnehmer vom Verzeichnis der Auftragnehmer senden.
Der Vertrag wird anhand von Einzelverträgen oder Auftragsscheinen ausgeführt. Die Art der zu
erbringenden Leistungen und die jeweiligen Aufgaben werden in Teil 3 beschrieben.
Die Bieter werden darauf hingewiesen, dass der Vertrag kein Auftrag ist, sondern lediglich dazu dient,
rechtliche, finanzielle, technische und administrative Bestimmungen festzulegen, die das Verhältnis
zwischen den Vertragspartnern für die Dauer der Vertragslaufzeit regeln. Aufträge können ausschließlich mittels der Einzelverträge bzw. Auftragsscheine (s. Anhang III a zum Vertrag) vergeben werden.
.../...
- 13 Das Muster des für diese Ausschreibung geltenden Vertrags ist in Anhang I enthalten. Der Bieter
erkennt diesen Vertrag an und ist verpflichtet, ihn bei der Erstellung seines Angebots zu berücksichtigen.
Die Unterzeichnung des Vertrags verpflichtet den AdR nicht dazu, Einzelverträge zu schließen oder
Aufträge zu vergeben. Der Auftragnehmer erwirbt dadurch ferner kein ausschließliches Recht auf die
in dem Vertrag genannten Dienstleistungen. In jedem Falle behält sich der AdR das Recht vor, zu
einem beliebigen Zeitpunkt während der Vertragslaufzeit von der Vergabe weiterer Aufträge abzusehen, ohne dass der AdR dafür eine Entschädigung leisten müsste.
Wenn der AdR Leistungen gemäß dem Vertrag in Anspruch nehmen möchte, übermittelt er dem
Vertragspartner einen Einzelvertrag oder einen Auftragsschein unter Angabe der Ausführungsbedingungen, wobei der Preis und Fertigstellungstermine den im Vertrag genannten Bedingungen
entsprechen müssen.
Innerhalb von zehn Werktagen nach der Übermittlung eines Einzelvertrags oder eines Auftragsscheins
an den Vertragspartner muss dieser dieses Dokument ordnungsgemäß datiert und unterschrieben
zurückschicken. Dies gilt als Empfangsbestätigung des Auftrags und Annahme der Durchführungsbedingungen. Bei Aktenvermerken und fachlichen Unterlagen beträgt diese Frist fünf Werktage.
5.
TEILNAHME AN DER AUSSCHREIBUNG
5.1
Einleitung
Im Folgenden werden die Bedingungen für die Einreichung des Angebots dargelegt, d.h. die
Bedingungen, die die Bieter bei der Erstellung und Vorlage ihres Angebots einhalten müssen, damit
es angenommen werden kann und damit die mit der Bewertung beauftragten Mitarbeiter die
Informationen verstehen und besser einschätzen können.
Das Angebot wird unter Berücksichtigung der Bestimmungen der vorliegenden Leistungsbeschreibung erstellt.
Das Angebot muss präzise und kurz gefasst sein. Der Bieter wird nur auf der Grundlage des Inhalts
seines schriftlichen Angebots beurteilt. Aus diesem muss klar hervorgehen, dass er in der Lage ist, den
Anforderungen der Leistungsbeschreibung nachzukommen, und fähig ist, die Arbeit durchzuführen.
Das Angebot muss von dem/den bevollmächtigten Vertreter(n) des Bieters unterzeichnet werden. Es
muss in dreifacher Ausfertigung (ein Original und zwei Kopien des Originals) in einer der Amtssprachen der Europäischen Union vorgelegt werden.
Die Ausgaben im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Vorlage der Angebote können nicht
erstattet werden.
.../...
- 14 Auch wenn die Bedingungen der Ausschreibung erfüllt werden, ist der AdR keinesfalls verpflichtet, Aufträge zu erteilen.
Der AdR ist zu keinerlei Entschädigungszahlungen gegenüber den Bietern verpflichtet, deren Angebote
nicht berücksichtigt wurden. Dies gilt auch für den Fall, dass er überhaupt keinen Auftrag erteilt.
Alle von den Bietern vorgelegten Dokumente werden Eigentum des AdR. Die Dokumente werden
vertraulich behandelt.
5.2
Form und Inhalt des Angebots
Die Bieter müssen in ihren Angeboten unbedingt:
−
−
alle in der Leistungsbeschreibung geforderten Informationen und Dokumente zur Überprüfung
von Gründen für den Ausschluss vom Vergabeverfahren (siehe Ziffer 12), zur Analyse der
Fähigkeiten der Bieter auf der Grundlage der Auswahlkriterien (siehe Ziffer 13) und zur Bewertung der Angebote auf der Grundlage von Vergabekriterien (siehe Ziffer 14) in voneinander
getrennten Abschnitten übermitteln;
einen Koordinator für die Abwicklung und Überwachung der verschiedenen Aufgaben sowie für
die regelmäßigen Kontakte mit dem AdR benennen. Der Koordinator ist der alleinige Ansprechpartner für Anfragen des AdR. Er muss an den Arbeitsbesprechungen teilnehmen (siehe Ziffer 7.5). Der Koordinator schlägt dem AdR Antworten und Lösungen sowohl im Hinblick auf den
Vertragsgegenstand als auch in organisatorischer und verwaltungstechnischer Hinsicht vor
(einschließlich bei Fragen der Rechnungsstellung und der Zahlungen) und setzt diese nach der
Zustimmung des AdR um.
Das Angebot muss in zwei Teilen entsprechend dem folgenden Muster vorgelegt werden:
Erster Teil des Angebots: fachlicher Vorschlag
Der fachliche Vorschlag besteht aus allgemeinen Informationen und enthält vor allem sämtliche in der
Leistungsbeschreibung geforderten Informationen zur Prüfung von Gründen für den Ausschluss vom
Vergabeverfahren (siehe Punkt 12) und zur Analyse der Fähigkeiten der Bieter auf der Grundlage der
Auswahlkriterien (siehe Punkt 13).
Der fachliche Vorschlag muss außerdem den fachlichen Spezifikationen entsprechen und alle Informationen und Dokumente für die Bewertung der Angebote auf der Grundlage der Vergabekriterien
enthalten (siehe Punkt 14).
Die Bieter müssen ihren fachlichen Vorschlag ausführlich darlegen. Sie müssen für jedes im Rahmen
der Sachverständigentätigkeit genutzte Instrument die jeweils vorgeschlagenen Arbeitsmethoden
beschreiben und die personellen und technischen Ressourcen aufführen, über die sie verfügen, um auf
eine konkrete Anforderung zur Zusammenarbeit mit dem AdR schnell reagieren zu können.
.../...
- 15 -
In Bezug auf den spezifischen Tätigkeitsbereich geben die Bieter Folgendes an:
−
−
−
den theoretischen Rahmen (z.B. Wirtschaft, Recht, Politikwissenschaften), in dem sie sich bewegen;
die methodischen Ansätze für die Datenerhebung und -verarbeitung, die sie nutzen können
(z.B. institutionelle Analyse, quantitative Untersuchung);
die Datenerhebungs- und Datenverarbeitungskapazitäten, auf die sie zurückgreifen können
(z.B. Mitarbeiternetz, abgedeckte geografische Bereiche und Sprachräume, Datenbanken).
Der Vorschlag umfasst ferner eine Beschreibung der Verfahren zur Kontrolle, Planung und Abwicklung der Aufträge.
Auf jedem Dokument sollte das entsprechende Kriterium auf der jeweiligen Seite oben sowie im
Inhaltsverzeichnis erscheinen.
Zweiter Teil des Angebots: Preisgebot
Insbesondere müssen die Bieter bei der Vorlage ihrer Preisgebote gemäß Punkt 9 alle Informationen
in Bezug auf die Preise angeben und die Formulare im Anhang II verwenden.
Die Formulare in Anhang II für die Vorlage des Preisgebots müssen vollständig ausgefüllt und
dürfen in keiner Weise verändert werden. Alle unvollständigen oder geänderten Angebote
werden vom Bewertungsverfahren ausgeschlossen.
6.
LAUFZEIT UND ORT DER DURCHFÜHRUNG DES VERTRAGS
Die Laufzeit des Vertrags beträgt ein Jahr ab dem Zeitpunkt der Unterzeichnung durch den letzten der
Vertragspartner, wobei die Möglichkeit einer dreimaligen Verlängerung um jeweils höchstens ein
Jahr besteht.
Der AdR behält sich ausdrücklich das Recht vor, den Vertrag nicht zu verlängern.
In der Regel werden die den Auftragnehmern im Rahmen dieses Verfahrens übertragenen Aufgaben
in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers durchgeführt.
.../...
- 16 7.
FRISTEN - VORLAGE VON DOKUMENTEN ÜBER DIE SACHVERSTÄNDIGENTÄTIGKEIT - ARBEITSBESPRECHUNGEN
7.1
Zeitplan
Die Fristen für die Erbringung der Leistungen werden in jedem Einzelvertrag bzw. Auftragsschein
durch eine gesonderte Frist für die Abgabe festgelegt.
7.2
Vorlage von Dokumenten über die Sachverständigentätigkeit
Die Leistungen der Auftragnehmer in Ausführung bzw. Erfüllung der Auftragsscheine oder Einzelverträge werden in Dokumenten festgehalten, die dem AdR - soweit nicht anders angegeben –
elektronisch (per E-Mail) übermittelt werden. Eine Fassung des Berichts im Format Word (nicht als
PDF) ist außerdem stets per E-Mail an [email protected] und in Kopie an "das Team" zu senden.
Der Bieter kann zudem aufgefordert werden, diese Dokumente elektronisch oder per CD-ROM
und/oder auf einem anderen digitalen Speichermedium einer Art und in einem Format (Word, Excel
o.ä.) übermitteln, die vom AdR verarbeitet werden können.
7.3
Zwischenberichte
Ist laut Auftragsschein bzw. Einzelvertrag ein Zwischenbericht zu erstellen, so sind darin die in dem
jeweiligen Zeitraum durchgeführten Arbeiten und erzielten Ergebnisse bis zu dem für die Abgabe des
Berichts festgelegten Termin aufzuführen. Insbesondere sind eventuelle Rückwirkungen der erzielten
Ergebnisse auf alle Arbeiten gemäß dem Auftragsschein bzw. Einzelvertrag und auf die Planung der
Arbeiten anzugeben, die noch bis zu dem für die Abgabe des Abschlussberichts festgelegten Termin
vorgesehen sind.
Die Zwischenberichte sind dem AdR bis zu dem im Auftragsschein bzw. im Einzelvertrag festgelegten Termin zu übermitteln.
7.4
Abschlussdokument
In dem Abschlussdokument werden alle durchgeführten Arbeiten beschrieben und die bei der Ausführung des Auftragsscheins bzw. Einzelvertrags erzielten Ergebnisse aufgeführt. Es beinhaltet des
Weiteren eine Zusammenfassung der wichtigsten erzielten Ergebnisse. Das Abschlussdokument zu
den einzelnen, vom Auftragnehmer oder seinen Sachverständigen genutzten Instrumenten muss
jeweils von dem/den Sachverständigen unterzeichnet werden, der/die mit der Ausführung der Leistungen gemäß dieser Ausschreibung betraut war/waren.
Der Entwurf dieses Dokuments wird dem AdR spätestens zu dem im Auftragsschein genannten
Datum übermittelt. Daraufhin teilt der AdR dem Auftragnehmer innerhalb der in Artikel I.5.2 des
Vertrags genannten Frist seine Annahme bzw. seine Anmerkungen mit. Innerhalb der im Artikel I.5.2
des Vertrags genannten Frist übermittelt der Auftragnehmer dem AdR das Dokument in der endgültigen Fassung.
.../...
- 17 -
7.5
Arbeitsbesprechungen
In den unter Ziffer 3.2 vorgesehenen Fällen werden Arbeitsbesprechungen zwischen den Auftragnehmern und dem AdR über die Qualität der zu den Bedingungen dieser Verträge erbrachten Leistungen in den Räumlichkeiten des AdR in Brüssel durchgeführt. Diese Arbeitsbesprechungen ermöglichen eine Kontrolle der Einhaltung der folgenden vertraglichen Verpflichtungen:
−
−
−
−
−
8.
Einhaltung der Qualitätsstandards;
Schnelligkeit und Qualität der Reaktion auf Leistungsaufträge;
Einhaltung der Termine;
Qualität der verwaltungstechnischen Abwicklung des Vertrages;
Qualität der erbrachten Leistungen.
BESTIMMUNGEN BETREFFEND DIE ZAHLUNGSMODALITÄTEN, DIE
VERTRAGSERFÜLLUNG, INTERESSENKONFLIKTE UND VERTRAULICHKEIT
Für die Erstellung ihres Angebots werden die Bieter speziell auf die Bestimmungen des für die
Durchführung dieses Auftrags geltenden Vertrages in Anhang I hingewiesen, insbesondere auf
dessen Bestimmungen zu Preisen (siehe Artikel I.3), Zahlungen (siehe Artikel I.5), Interessenkonflikten (siehe Artikel II.3) und Vertraulichkeit (siehe Artikel II.9).
Die Auftragnehmer sind allein verantwortlich für die Einhaltung aller für sie geltenden Verpflichtungen, vor allem im Hinblick auf das Arbeits-, Steuer- und Sozialrecht.
Die Auftragnehmer müssen den Vertrag unter Einhaltung der in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Standards erfüllen. Die von den Auftragnehmern zur Erbringung der betreffenden Leistungen
für den AdR ausgewählten Mitarbeiter müssen den Mindestqualifikationen genügen, die in den gemäß
Anhang III vorgelegten Lebensläufen angegeben werden. Andernfalls ist der AdR berechtigt, von
den Auftragnehmern zu verlangen, dass der betreffende Mitarbeiter durch einen anderen mit der erforderlichen Qualifikation ersetzt wird.
Die Auftragnehmer dürfen den AdR weder vertreten, noch durch ihr Auftreten den Anschein
erwecken, dass dies der Fall sei. Die Auftragnehmer stellen Dritten gegenüber klar, dass sie nicht zum
europäischen öffentlichen Dienst gehören, sondern Aufgaben auf Rechnung des Ausschusses der
Regionen wahrnehmen.
Die Auftragnehmer achten darauf, dass die mit einem Projekt betrauten Mitarbeiter möglichst
während der gesamten Laufzeit des Projekts für die angebotenen Aufgaben zuständig bleiben.
.../...
- 18 9.
PREISE
Die Preise müssen in Euro auf der Grundlage der für die an der Wirtschafts- und Währungsunion
teilnehmenden Länder festgelegten Umrechnungskurse angegeben werden, bei den anderen Ländern
zu den Kursen, die in der Serie C des Amtsblatts der Europäischen Union am Tag der Veröffentlichung der Aufforderung zur Angebotsabgabe veröffentlicht wurden.
Die Preise müssen als Nettopreise ohne Steuern, Gebühren und Abgaben angegeben werden, da die
Europäische Union gemäß Artikel 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der
Europäischen Union davon befreit ist. Der Mehrwertsteuerbetrag muss getrennt aufgeführt werden.
Die Bieter haben für die in Anhang III aufgeführten beruflichen Profile Einheitspreise anzugeben.
Diese Einheitspreise sind Festpreise einschließlich aller Kosten (Informationsbeschaffung, Zugang zu
Datenbanken, Sekretariatsarbeiten, Qualitätskontrolle usw.), die dem Auftragnehmer bei der Erfüllung
der ihm übertragenen Aufgaben unmittelbar oder mittelbar entstehen.
Für die Berichte und Analysen, die eine Arbeitsbesprechung mit den Vertretern des AdR erforderlich
machen, berücksichtigt der Bieter die Reise- und Aufenthaltskosten bei der Preisberechnung für sein
Angebot und führt diese getrennt auf.
Gegebenenfalls berücksichtigt der Bieter bei der Preisberechnung für sein Angebot getrennt auch die
Ausgaben für die Übersetzung der Unterlagen in die in der vorliegenden Leistungsbeschreibung
geforderten Sprachen (Englisch oder Französisch).
Die Kosten für den Versand dieser Unterlagen (Papierform und E-Mail) sind ebenfalls in den Angebotspreis einzubeziehen.
Die Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers, die in der vorliegenden Leistungsbeschreibung nicht aufgeführt sind und durch eine Einberufung in den AdR entstehen, werden auf der
Grundlage der Bestimmungen der für Sachverständige, Referenten und Forscher geltenden Regelung (Anhang VI) sowie gemäß Artikel II.7 des Vertrags erstattet.
10.
BIETERKONSORTIEN
UNTERAUFTRÄGEN
ODER
-GEMEINSCHAFTEN
UND
VERGABE
VON
Die Bieter können gemeinsame Angebote oder Angebote von Konsortien unterbreiten. In diesen
Fällen muss ein Mitglied als federführend und hauptverantwortlich benannt werden.
Bei der Vorlage eines solchen Angebots müssen die in den nachstehenden Ziffern 12 und 13
genannten Dokumente bezüglich der Ausschluss- und Auswahlkriterien für jeden anbietenden Wirtschaftsbeteiligten übermittelt werden.
.../...
- 19 Die Bieter, die gemeinsame Angebote unterbreiten, müssen die Modalitäten beschreiben, nach denen
ihre Zusammenarbeit erfolgt, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen. Diese Modalitäten müssen
sowohl die fachlichen Aspekte als auch die administrativen und finanziellen Fragen abdecken. Zudem
muss eine alleinige Kontaktperson für die Verbindung zwischen dem AdR und allen Beteiligten
benannt werden.
Wurde ein Auftrag aufgrund der Vorlage eines gemeinsamen Angebots erteilt, kann der AdR von den
Bietern dieses Angebots verlangen, dass sie eine besondere Rechtsform wählen, die vor allem vorsieht, dass alle Mitglieder gemeinsam und gesamtschuldnerisch gegenüber dem AdR haften.
Angebote dieser Art werden genauso behandelt wie alle anderen Angebote, d.h. jedes Angebot wird
auf der Grundlage seines Werts anhand der Kriterien und des Bewertungsverfahrens gemäß der
vorliegenden Leistungsbeschreibung bewertet.
Der AdR kann dem Auftragnehmer gestatten, einen Teil des Auftrags an einen Unterauftragnehmer zu
vergeben. Eine Ablehnung durch den AdR ist nur dann gerechtfertigt, wenn Ausschlusskriterien
zutreffen bzw. wenn der vorgeschlagene Unterauftragnehmer die Auswahlkriterien nicht erfüllt.
Hierzu muss der Auftragnehmer dem AdR rechtzeitig sämtliche den/die Unterauftragnehmer betreffende Informationen und Dokumente übermitteln.
11.
BEWERTUNG DER BIETER UND DER ANGEBOTE
Die Bewertung der Bieter und der Angebote erfolgt in folgenden Etappen:
(1)
Ausschluss von Bietern auf der Grundlage der Ausschlusskriterien;
(2)
Auswahl der Bieter auf der Grundlage der Auswahlkriterien:
−
−
(3)
Bewertung der Angebote auf der Grundlage der Zuschlagskriterien:
−
−
(4)
wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit
fachliche Bewertung des Angebots
finanzielle Bewertung des Angebots
Zuschlagserteilung.
Um zur nächsten Etappe des Bewertungsverfahrens zugelassen zu werden, müssen die Angebote
den Anforderungen jeder der vorhergehenden Etappen genügen.
.../...
- 20 12.
AUSSCHLUSSKRITERIEN
Von der Teilnahme an der Ausschreibung ausgeschlossen werden Bieter,
12.1
die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in
einer vergleichbaren Lage befinden;
12.2
die durch ein rechtskräftiges Urteil aus Gründen bestraft worden sind, die ihre berufliche
Zuverlässigkeit in Frage stellen;
12.3
die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen haben, die vom
öffentlichen Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde;
12.4
die ihren Verpflichtungen zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen oder Steuern nach
den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen sind;
12.5
die rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Union gerichteten Handlung verurteilt
worden sind;
12.6
derzeit Gegenstand verwaltungsrechtlicher Sanktionen gemäß Artikel 96 Absatz 1 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung
für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 25 vom 30. Januar
2003, S. 1), in der durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1995/2006 vom 13. Dezember
8
2006 geänderten Fassung (ABl. L 390 vom 30. Dezember 2006) sind.
8
Artikel 96 Absatz 1 der Haushaltsordnung:
1. Der öffentliche Auftraggeber kann gegen folgende Personen verwaltungsrechtliche oder finanzielle Sanktionen verhängen:
a) Bewerber oder Bieter, auf die ein Ausschlussgrund gemäß Artikel 94 Buchstabe b zutrifft;
b) Auftragnehmer, bei denen im Zusammenhang mit einem aus dem Gemeinschaftshaushalt finanzierten Vertrag eine schwere
Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung ihrer Verpflichtungen festgestellt worden ist.
Der öffentliche Auftraggeber muss jedoch in allen Fällen der betreffenden Person zuvor Gelegenheit zur Äußerung geben.
Artikel 94 der Haushaltsordnung:
Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden Bewerber oder Bieter, die im Zeitpunkt des Vergabeverfahrens
(b) im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte
falsche Erklärungen abgegeben haben oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt haben.
.../...
- 21 Gründe für den Ausschluss von der Auftragsvergabe
Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen sind Bieter, die (sich) während des Vergabeverfahrens
1)
2)
3)
in Verbindung mit dem Auftrag in einem Interessenkonflikt befinden; ein Interessenkonflikt
kann sich insbesondere aus einem wirtschaftlichen Interesse, politischer Ausrichtung oder
nationalen Bindungen, familiären oder freundschaftlichen Beziehungen sowie aus sonstigen
Interessengemeinschaften oder gemeinsamen Interessenlagen ergeben;
im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben haben oder die verlangten
Auskünfte nicht erteilt haben.
in einer der unter 12.1 bis 12.6 genannten Situationen befinden, die zum Ausschluss vom
Vergabeverfahren führen.
Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert folgende Dokumente als ausreichenden Nachweis dafür, dass
keiner der unter 12.1 bis 12.6 genannten Fälle auf den Bieter zutrifft:
•
•
•
•
für die unter 12.1, 12.2 und 12.5 beschriebene Situationen einen Strafregisterauszug neueren
Datums oder in Ermangelung eines solchen eine gleichwertige Bescheinigung neueren Datums
einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Landes seiner Herkunft oder Niederlassung, aus der
hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Ist der Bieter eine juristische Person und
untersagen die Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter niedergelassen ist, die Ausstellung solcher Bescheinigungen für juristische Personen, sollten die Dokumente für natürliche
Personen wie Geschäftführer bzw. die Personen ausgestellt werden, die für den Bieter über eine
Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis verfügen.
für die unter 12.3 beschriebene Situation ist ein Dokument (z.B. eine Bescheinigung oder eine
einschlägige Erklärung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Landes seiner
Herkunft oder Niederlassung) erforderlich, aus dem hervorgeht, dass der Auftragnehmer im
Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen hat und dass bei ihm im
Zusammenhang mit einem anderen Auftrag oder einer Finanzhilfe aus dem Haushalt der Union
keine schwere Vertragsverletzung wegen Verstoßes gegen seine vertraglichen Verpflichtungen
festgestellt worden ist;
für die unter 12.4 beschriebene Situation sind Bescheinigungen oder Schreiben neueren Datums
der zuständigen Behörde des betreffenden Landes erforderlich. Mit diesen Dokumenten muss ein
Nachweis über die Entrichtung sämtlicher dem Bieter obliegenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge erbracht werden, einschließlich u.a. Mehrwertsteuer, Einkommenssteuer (nur
natürliche Personen), Unternehmenssteuer (nur juristische Personen) und Sozialversicherungsbeiträge;
Wird für eine der unter 12.1, 12.2, 12.4 und 12.5 beschriebenen Situationen eine in den beiden
vorstehenden Absätzen genannte Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so
kann sie durch eine eidesstattliche oder - in Ermangelung einer solchen - durch eine förmliche
Erklärung ersetzt werden, die der Auftragnehmer vor einer zuständigen Justiz- oder Verwal-
.../...
- 22 -
•
tungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation des Ursprungs- oder
Herkunftslandes abgibt;
Im Falle eines Bieterkonsortiums müssen die unterzeichnete ehrenwörtliche Erklärung sowie die
im Falle der Auftragserteilung übermittelten Dokumente und Informationen einzeln für jedes Mitglied der Gruppe vorgelegt werden.
Für Angebote, in denen die Vergabe von Unteraufträgen für einen Teil des Auftrags vorgesehen ist,
sind die oben genannten Unterlagen auch für den Unterauftragnehmer einzureichen.
Wird eine solche Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so kann sie durch eine
eidesstattliche Erklärung oder in Ermangelung einer solchen durch eine förmliche Erklärung ersetzt
werden, die der Auftragnehmer vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar
oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation des Landes seiner Herkunft oder Niederlassung
abgibt.
Mit der Angebotsabgabe unterschreiben die Bieter auch die Erklärung (siehe Muster in Anhang V)
sowie im Falle der Auftragserteilung auch eine Erklärung (siehe Muster in Anhang IV), um zu
bestätigen, dass keinerlei Interessenkonflikt vorliegt, der der unparteiischen Ausführung der Leistungen gemäß dem Vertrag bzw. Auftragsschein entgegensteht.
Gemäß den Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter niedergelassen ist, betreffen die vorstehend genannten Urkunden juristische und natürliche Personen, einschließlich, wenn der öffentliche
Auftraggeber es für erforderlich hält, der Unternehmensleiter oder bzw. der Personen, die in Bezug
auf den Bieter über eine Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis verfügen.
13.
AUSWAHLKRITERIEN
Anhand der Auswahlkriterien können die Fähigkeiten der Bieter hinsichtlich ihrer finanziellen, wirtschaftlichen, fachlichen und beruflichen Leistungsfähigkeit beurteilt werden.
Zu diesem Zweck müssen die Angebote zwingend folgende Angaben enthalten:
13.1
Allgemeines
(1)
Name/Firmenname der Organisation, Rechtsform, MwSt-Status, Anschrift/Firmensitz, Telefonund Faxnummer, Ansprechpartner, im Namen der Organisation zeichnungsberechtigte
Person, Bankverbindung;
(2)
gegebenenfalls Nachweis der Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister
gemäß den Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter ansässig ist.
.../...
- 23 13.2
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit kann durch folgende Nachweise belegt werden:
(1)
entsprechende Bankerklärungen oder Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung;
(2)
Bilanzen oder Bilanzauszüge mindestens der letzten beiden abgeschlossenen Geschäftsjahre,
falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Wirtschaftsteilnehmer ansässig ist,
gesetzlich vorgeschrieben ist;
(3)
eine Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz im auftragsrelevanten Tätigkeitsbereich während eines Zeitraums, der höchstens die letzten drei Geschäftsjahre umfasst.
sind die oben genannten Unterlagen auch für den Unterauftragnehmer einzureichen.
Kann ein Bieter wegen eines vom öffentlichen Auftraggeber anerkannten außergewöhnlichen
Grundes die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er den Nachweis seiner wirtschaftlichen
und finanziellen Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber für
geeignet erachteter Belege erbringen.
13.3
Fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit
Die Bieter müssen anhand ausführlicher Lebensläufe, Veröffentlichungen und sonstiger einschlägiger
Unterlagen den Nachweis erbringen über:
(1)
die fachliche Kompetenz der für die Ausführung der Leistung vorgesehenen Person(en),
d.h. ihren Kenntnisstand und ihr Fachwissen, ihre Fähigkeiten (vgl. Anhang III);
(2)
die Erfahrung der für die Ausführung der Leistung vorgesehenen Person(en) mit der Erbringung ähnlicher Leistungen; hierbei kann es sich beispielsweise um Beratertätigkeiten, die
Durchführung von Studien, die Veranstaltung von Workshops oder Projektmanagement
handeln (die Empfänger solcher Leistungen sind namentlich zu nennen, einschließlich Zeitpunkt/-raum der Leistungserbringung sowie Auftragsvolumen); und
(3)
die Fähigkeit der für die Ausführung der Leistung vorgesehenen Person(en), sämtliche geforderte Leistungen zu erbringen, sowie ihre Fähigkeit, sämtliche Bereiche abzudecken.
ist anzugeben, welchen Teil der Bieter möglicherweise an Dritte weiter zu vergeben beabsichtigt. Der
Bieter muss dem öffentlichen Auftraggeber Nachweise dafür vorlegen, dass er für die Ausführung des
Auftrags über die notwendigen Mittel verfügen wird, z. B. durch Beibringung der Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen. Unter den
.../...
- 24 gleichen Bedingungen kann auch ein Bieterkonsortium die Fähigkeiten von Mitgliedern des Konsortiums oder anderen Unternehmen in Anspruch nehmen.
Kann ein Bieter wegen eines vom öffentlichen Auftraggeber anerkannten außergewöhnlichen
Grundes die vom Auftraggeber geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er den Nachweis
seiner fachlichen und beruflichen Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen
Auftraggeber für geeignet erachteter Belege erbringen.
14.
VERGABEKRITERIEN
Anhand der Vergabekriterien kann der Inhalt der Angebote bewertet werden.
14.1
Fachliche Bewertung der Angebote
Der Auftrag wird an den Bieter vergeben, der das wirtschaftlich günstigste Angebot vorlegt. Der
Bewertung werden folgende Preis- und Qualitätskriterien zugrunde gelegt:
1. Zusammensetzung des Teams, insbesondere Zahl der erfahrenen Mitarbeiter(40%);
2. Effizienz, Qualität und Relevanz der Methodik (einschließlich der Datensammlung) und des
vorgeschlagenen Forschungsprojekts (40%);
3. Übereinstimmung zwischen Arbeitsplan und Zeitplan für die Auftragserfüllung (20%) (die Erfüllung dieses Kriteriums ist anhand folgender Szenarien zu belegen: ein Szenario für einen
zehnseitigen Vermerk, eins für einen fünfzigseitigen Bericht mit Fragebogen und eins für einen
9
eintägigen Workshop) .
Die in Klammern angegebenen Prozentsätze zeigen an, welche Höchstwerte jedem einzelnen
Kriterium zugeteilt werden. Bieter, die nicht wenigstens 50% des für jedes einzelne Kriterium zugeteilten Höchstwertes erzielen, werden ausgeschlossen.
Bieter, deren Gesamtergebnis weniger als 60% beträgt, werden ausgeschlossen.
14.2
Finanzielle Bewertung der Angebote
Das wirtschaftlich günstigste Angebot wird auf der Grundlage des Gesamtpreises des in Anhang II
genannten Bewertungsszenarios (Preisliste (4)) ermittelt.
Insbesondere werden für jedes Bewertungsszenario die Einheitspreise des anwendbaren Berufsprofils
zu Grunde gelegt und die Gesamtbewertung des jeweiligen Arbeitsvolumens berücksichtigt.
9
Es müssen keine spezifischen Bögen erstellt werden. Der Bieter kann frei entscheiden, wie er diese Szenarien am besten vorstellt.
.../...
- 25 Die Bieter werden darauf hingewiesen, dass die Formulare lediglich als gerechte und nicht
diskriminierende Vergleichsgrundlage für die Preisgebote dienen.
Demzufolge ist der AdR unter keinen Umständen auf Grund der ausgefüllten Formulare zur
Erteilung von Aufträgen für die betreffenden Leistungen und Mengen verpflichtet; die Formulare
können keinerlei Anspruch oder legitime Erwartung seitens des Bieters begründen.
Fehlende Preisangaben für die in Anhang II aufgeführten Leistungen führen zur Ungültigkeit des
Angebots.
Die Muster dürfen IN KEINER WEISE verändert werden.
15.
ZUSCHLAGSERTEILUNG
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot.
Dieses wird auf der Grundlage des Preises und der Qualität des Angebots auf der Grundlage folgender
Gewichtung ermittelt:

Qualität (70%) und
Preis (30%).
Die Rangfolge der Angebote wird anhand der folgenden Formel berechnet:
Gesamtpunktzahl
für
Angebot X
günstigster Preis
=
Preis von
Angebot X
*
100 *
Preisgewichtung (30/100)
+
GewichGesamtqualitätspunkttung der
zahl (von 100) des
* QualitätsAngebots X für alle
kriterien
Vergabekriterien
(70/100)
Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl.
16.
ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND
16.1
Dieser Vertrag unterliegt dem EU-Recht, bei Bedarf ergänzt um das belgische Recht.
16.2
Für Streitigkeiten der Parteien über die Auslegung oder Anwendung des Vertrags, die nicht
gütlich beigelegt werden können, sind die Gerichte der Stadt Brüssel zuständig.
*
*
*
.../...
- 26 ANHÄNGE:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Muster für Rahmenvertrag
Formulare, die für die Erstellung des Preisgebots zu verwenden sind
Beschreibung der Mindestanforderungen (Profil), die die mit der Ausführung der Aufgaben
betrauten Mitarbeiter erfüllen müssen
Erklärung, dass kein Interessenkonflikt besteht. Diese Erklärung müssen die Bieter ihrem
jeweiligen Angebot beifügen.
Ehrenwörtliche Erklärung über die Ausschlusskriterien und darüber, dass kein Interessenkonflikt besteht
A. Regelung Nr. 005 über die Erstattung von Beförderungskosten und die pauschale Vergütung für Reise- und Sitzungstage der an den Tätigkeiten des Ausschusses der Regionen mitwirkenden Sachverständigen, Referenten und Forscher
B. Regelung Nr. 003 über die Erstattung von Beförderungskosten und die Pauschalvergütung
für Reise- und Sitzungstage für die Mitglieder des Ausschusses der Regionen, einschließlich
des Beschlusses Nr. 326 über die Modalitäten für die Durchführung der Regelung
Nr. 003/2007 über die Erstattung von Beförderungskosten und über die Pauschalvergütung
für Reise- und Sitzungstage für die Mitglieder des Ausschusses der Regionen und ihre
Stellvertreter
*
*
NB:
*
Anhänge auf den nächsten Seiten.
.../...
- 27 ANHANG I
Muster für Rahmenvertrag
*
*
*
.../...
- 28 ANHANG II
Formulare, die für die Erstellung des Preisgebots zu verwenden sind
ALLGEMEINE BEMERKUNGEN
Der Bieter muss sein Preisgebot in Form von Tabellen (gemäß den beiliegenden Vorlagen) unterbreiten und dabei die Gesamtkosten für jede zu erbringende Leistung aufführen.
Die Gesamtkosten für die Aufgaben und Tätigkeiten, die der Bieter für notwendig erachtet, um die in
dieser Ausschreibung genannten Leistungen zu erbringen, müssen in den einzelnen Preislisten
(1 bis 4) aufgeführt werden.
Zusatzkosten, die nicht in den Preislisten aufgeführt sind, können vom AdR nicht erstattet werden, es
sei denn, es handelt sich um eine Sonderanforderung, die nicht als Aufgabe in den genannten Preislisten aufgeführt ist.
Im Preisgebot ist ebenfalls die Veranschlagung der Reise- und Aufenthaltskosten getrennt auszuweisen.
Das Gebot ist in Euro zu unterbreiten.
Die Preisliste (4) entspricht einem Bewertungsszenario. Sie enthält eine Auswahl der verschiedenen in dieser Ausschreibung vorgesehenen Aufgaben und dient nur zum Vergleich der
Preisgebote.
Die in den Preislisten (1) bis (3) genannten Preise sind bei der Preiserstellung für die einzelnen in
Liste (4) genannten Aufgaben zu verwenden.
Die Preislisten 1 bis 4 müssen in Papierform eingereicht werden. Der Bieter muss diese Dokumente
zudem elektronisch oder per CD-ROM und/oder auf einem anderen digitalen Speichermedium einer
Art und in einem Format (Word, Excel o.ä.) übermitteln, die vom AdR verarbeitet werden können.
.../...
- 29 PREISLISTE (1): Aktenvermerke und fachliche Unterlagen
ZU ERBRINGENDE LEISTUNGEN
ZAHL UND FUNKTION
PAUSCHAL-
PAUSCHAL-
PAUSCHAL-
DER EINZUSETZENDEN
PREIS FÜR CA.
PREIS FÜR CA.
PREIS FÜR CA.
MITARBEITER
5 SEITEN
10 SEITEN
20 SEITEN
Informationsbeschaffung
Konzeption und Abfassung des Dokuments
(A4 Format = 38 Zeilen à 60 Anschläge)
Gestaltung nach Standardformat
Übersetzung und Korrektur des Dokuments in Französisch oder Englisch
Sonstige Kosten (einzeln aufzuführen)
INSGESAMT
____________________
.../...
- 30 PREISLISTE (2a): Berichte ohne Fragebogen
ZAHL UND FUNKTION STÜCKPREIS
DER EINZUSETZENDEN CA. 50 SEITEN
MITARBEITER
FÜR
STÜCKPREIS
FÜR
CA. 100 SEITEN
Übersetzung und Korrektur des Dokuments in Französisch oder
Englisch
Reisekosten
INSGESAMT
____________________
.../...
- 31 PREISLISTE (2b): Berichte mit Fragebogen
ZAHL UND FUNKTION PAUSCHALPREIS
DER EINZUSETZENDEN FÜR CA. 50 SEITEN
MITARBEITER
PAUSCHALPREIS
FÜR CA. 100 SEITEN
(A4 Format = 38 Zeilen à 60 Anschläge
Übersetzung und Korrektur des Dokuments in
Französisch oder Englisch
Reisekosten
INSGESAMT
____________________
.../...
- 32 PREISLISTE (3): Veranstaltung von Workshops
1.
Vorbereitung des Workshops (z.B. Auswahl und Einladung der Teilnehmer, Programm, Auswertung und
Folgemaßnahmen)
2.
Mitwirkung am Workshop: Präsentation des Dokuments,
Leitung der Diskussionen
3.
Abfassung von Vordokumenten (z.B. Erarbeitung von
Handreichungen oder anderen Mitteln zur Vorbereitung
des Workshops) sowie Abfassung eines Schlussdokuments (Entschließung, Schlussfolgerungen, Bewertung,
Zusammenfassung usw.)
INSGESAMT
ZAHL UND FUNKTION DER
EINZUSETZENDEN MITARBEITER
PAUSCHALPREIS
OHNE REISEKOSTEN
________________________________
.../...
- 33 PREISLISTE (4): Arbeitshypothese - Bewertungsszenario
Diese Preisliste (4) entspricht einem Bewertungsszenario. Sie enthält eine Auswahl der
verschiedenen, in dieser Ausschreibung vorgesehenen Aufgaben und dient nur zum Vergleich
der Preisgebote.
PREISE
1.1
Aktenvermerke und fachliche Unterlagen – Pauschalpreis
für ca. 5 Seiten
(siehe Preisliste)
1.2
für ca. 10 Seiten
(siehe Preisliste)
1.3
für ca. 20 Seiten
(siehe Preisliste)
2.1
Berichte ohne Fragebogen – Pauschalpreis für ca.
50 Seiten (siehe Preisliste)
2.2
Berichte ohne Fragebogen – Pauschalpreis für ca.
100 Seiten
(siehe Preisliste)
Berichte mit Fragebogen – Pauschalpreis für ca. 50 Seiten
(siehe Preisliste)
3.1
3.2
Berichte - Pauschalpreis für ca. 100 Seiten
(siehe Preisliste)
4.
Veranstaltung von Workshops – pauschaler Gesamtpreis
(siehe Preisliste)
INSGESAMT
*
*
*
.../...
- 34 -
ANHANG III
Beschreibung der Mindestanforderungen, die jeder Sachverständige, der mit der Erbringung der
Leistungen gemäß dieser Ausschreibung beauftragt ist, erfüllen muss.
Ausbildung
¾ Universitätsabschluss oder gleichwertige Qualifikation in den
betreffenden Gebieten
Zuständigkeitsbereiche
¾ Sehr gute Kenntnis des Forschungsgebietes/der Forschungsgebiete im Zusammenhang mit den jeweiligen Themen; diese
Kenntnis ist anhand wissenschaftlicher Veröffentlichungen
oder sonstiger Nachweise wissenschaftlicher Kompetenz wie
Berichte oder noch nicht veröffentlichte Studien, durch die
Teilnahme an Konferenzen, Kolloquien, Forschungsnetzen
usw. zu belegen.
¾ Beherrschung des Englischen und/oder Französischen in Wort
und Schrift.
Erfahrung
¾ Mindestens 5 Jahre Erfahrung nach dem Studienabschluss in
dem Forschungsgebiet/den Forschungsgebieten im Zusammenhang mit den jeweiligen Themen.
*
*
*
.../...
- 35 ANHANG IV
Erklärung, dass kein Interessenkonflikt besteht. Diese muss dem Angebot beifügt werden.
Betrifft: Erklärung zur Bestätigung, dass kein Interessenkonflikt vorliegt
AZ:
Ich, der Unterzeichnende, Vertreter von [vollständige Bezeichnung des Bieters], Bieter für die Ausschreibung unter dem Aktenzeichen (__________) bestätige wie folgt:
−
Im Rahmen dieses Auftrags besteht für mich kein Interessenkonflikt. Ein Interessenkonflikt kann
sich insbesondere aus einem wirtschaftlichen Interesse, politischer Affinität oder nationalen
Bindungen, familiären oder freundschaftlichen Beziehungen sowie sonstigen Beziehungen bzw.
gemeinsamen Interessen gleich welcher Art ergeben.
−
Ich werde den Auftraggeber unverzüglich über Situationen informieren, die einen Interessenkonflikt darstellen oder Anlass zu einem Interessenkonflikt geben könnten;
−
Ich habe keinerlei Angebot gemacht, das zu einer Vorteilsnahme aus diesem Auftrag führen
könnte, und verpflichte mich, kein Angebot dieser Art zu machen.
−
Ich habe keiner Seite bzw. von keiner Seite einen finanziellen Vorteil oder Sachleistungen als
Anreiz bzw. Gegenleistung im Zusammenhang mit der Vergabe dieses Auftrags eingeräumt bzw.
angestrebt, zu erlangen versucht oder angenommen, was unmittelbar oder mittelbar als rechtswidriges Verhalten oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen wäre, und werde dies auch
in Zukunft nicht tun.
−
Mir ist klar, dass der AdR sich das Recht vorbehält, diese Informationen zu prüfen, und ich bin
mir der Konsequenzen bewusst, die sich aufgrund von Falschaussagen in Bezug auf die vom Auftraggeber für die Beteiligung am Auftrag geforderten Auskünfte ergeben können.
Unterschrift
*
*
*
.../...
- 36 ANHANG V
EHRENWÖRTLICHE ERKLÄRUNG ÜBER DIE AUSSCHLUSSKRITERIEN UND DARÜBER, DASS
KEIN INTERESSENKONFLIKT BESTEHT
Der Unterzeichnete(Wirtschaftsbeteiligter): .............................................................................................
Name der Firma oder Einrichtung: ...........................................................................................................
Vollständige offizielle Anschrift: ..............................................................................................................
...................................................................................................................................................................
10
Rechtsform : ............................................................................................................................................
11
Registernummer :.....................................................................................................................................
Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer: ..................................................................................................
Name des/der Unterzeichneten (bevollmächtigt, den Bieter bzw. Bewerber bei Verhandlungen mit
Dritten zu vertreten und für die vorstehend genannte Gesellschaft bzw. Organisation handelnd):
...................................................................................................................................................................
erklärt hiermit ehrenwörtlich, dass die vorstehend genannte Gesellschaft bzw. Organisation:
10
11
Entfällt, wenn es sich um eine natürliche Person oder eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt.
Entfällt, wenn es sich um eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt. Bei natürlichen Personen ist die Nummer des Personalausweises oder Reisepasses oder einer gleichwertigen Urkunde anzugeben.
.../...
- 37 Gründe für den Ausschluss von der Teilnahme an einer Ausschreibung:
a) sich nicht im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren
befindet oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt hat und sich nicht in einer vergleichbaren
Lage aufgrund eines Verfahrens dieser Art oder aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechtsund Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens befindet;
b) nicht aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden ist, die ihre berufliche
Zuverlässigkeit in Frage stellen;
c) nicht im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen hat, die vom
Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde;
d) ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben
nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Aufraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nachgekommen ist;
e) nicht rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder
einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Union gerichteten Handlung verurteilt worden
ist;
f) derzeit nicht Gegenstand verwaltungsrechtlicher Sanktionen gemäß Artikel 96 Absatz 1 der
Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsverordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 25 vom
30. Januar 2003, S. 1), in der durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1995/2006 vom
12
13. Dezember 2006 geänderten Fassung (ABl. L 390 vom 30. Dezember 2006) sind.
Gründe für den Ausschluss von der Auftragsvergabe
g) in keinem Interessenkonflikt im Zusammenhang mit dem Vertrag steht. Ein derartiger Interessenkonflikt kann sich insbesondere aus einem wirtschaftlichen Interesse, politischer Affinität oder
nationalen Bindungen, familiären oder freundschaftlichen Beziehungen sowie sonstigen Interessengemeinschaften ergeben;
dem öffentlichen Auftraggeber unverzüglich jeden Tatbestand mitteilen wird, der einen Interessenkonflikt darstellt bzw. zu einem Interessenkonflikt führen kann;
keine Angebote gleich welcher Art gemacht hat und auch in Zukunft nicht machen wird, aus
denen sich ein Vorteil im Rahmen des Vertrags ableiten lässt;
12
Artikel 96 Absatz 1 der Haushaltsordnung:
1. Der öffentliche Auftraggeber kann gegen folgende Personen verwaltungsrechtliche oder finanzielle Sanktionen verhängen:
a) Bieter oder Bieter, auf die ein Ausschlussgrund gemäß Artikel 94 Buchstabe b zutrifft;
b) Auftragnehmer, bei denen im Zusammenhang mit einem aus dem Gemeinschaftshaushalt finanzierten Vertrag eine schwere
Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung ihrer Verpflichtungen festgestellt worden ist.
Der öffentliche Auftraggeber muss jedoch in allen Fällen der betreffenden Person zuvor Gelegenheit zur Äußerung geben.
Artikel 94 der Haushaltsordnung:
Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden Bieter oder Bieter, die im Zeitpunkt des Vergabeverfahrens für diesen Auftrag
(b) im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte
falsche Erklärungen abgegeben haben oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt haben.
.../...
- 38 -
keiner Seite bzw. von keiner Seite einen finanziellen Vorteil oder Sachleistungen als Anreiz bzw.
Gegenleistung im Zusammenhang mit der Vergabe dieses Auftrags eingeräumt bzw. angestrebt,
zu erlangen versucht oder angenommen hat, was unmittelbar oder mittelbar als rechtswidriges
Verhalten oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen wäre, und dies auch in Zukunft nicht
tun wird;
h) im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte keine falsche Erklärung abgegeben oder die verlangten Auskünfte
nicht erteilt hat;
i) nicht in einer der unter a) bis f) genannten Situationen befindet, die zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
HINWEIS: Mit der Übermittlung dieses unterzeichneten Formulars erklärt der/die Unterzeichnete,
dass er/sie im Falle einer Auftragserteilung auf Anfrage des AdR innerhalb der vom
Auftraggeber schriftlich festgelegten Frist und vor Vertragsunterzeichnung folgende
Dokumente als Belege für seine ehrenwörtliche Erklärung beibringt:
Für die unter a), b) und e) beschriebenen Situationen ist ein Strafregisterauszug neueren
Datums oder – in Ermangelung eines solchen – eine gleichwertige Bescheinigung
neueren Datums einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungsoder Herkunftslandes erforderlich, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt
sind. Ist der Bieter eine juristische Person und untersagen die Rechtsvorschriften des
Landes, in dem der Bieter niedergelassen ist, die Ausstellung solcher Bescheinigungen
für juristische Personen, sollten die Dokumente für natürliche Personen wie Geschäftsführer bzw. die Personen ausgestellt werden, die für den Bieter über eine Vertretungs-,
Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis verfügen.
Für die unter c) beschriebene Situationen ist ein Dokument (z.B. eine Bescheinigung
oder eine einschlägige Erklärung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde
des Landes seiner Herkunft oder Niederlassung) erforderlich, aus dem hervorgeht, dass
der Auftragnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung
begangen hat und dass bei ihm im Zusammenhang mit einem anderen Auftrag oder einer
Finanzhilfe aus dem Haushalt der Union keine schwere Vertragsverletzung wegen
Verstoßes gegen seine vertraglichen Verpflichtungen festgestellt worden ist;
Für die unter d) beschriebene Situation sind Bescheinigungen neueren Datums der
zuständigen Behörde des betreffenden Landes erforderlich. Mit diesen Dokumenten
muss ein Nachweis über die Entrichtung sämtlicher dem Bieter obliegenden Steuern und
Sozialversicherungsbeiträge erbracht werden, einschließlich u.a. Mehrwertsteuer,
Einkommenssteuer (nur natürliche Personen), Unternehmenssteuer (nur juristische
Personen) und Sozialversicherungsbeiträge;
.../...
- 39 -
Wird für eine der unter a), b), d) oder e) beschriebenen Situationen eine solche Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so kann sie durch eine eidesstattliche oder – in Ermangelung einer solchen – durch eine förmliche Erklärung ersetzt
werden, die der Auftragnehmer vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde,
einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation des Ursprungs- oder
Herkunftslandes abgibt.
Im Falle eines Bieterkonsortiums müssen die unterzeichnete ehrenwörtliche Erklärung
sowie die im Falle der Auftragserteilung übermittelten Dokumente und Informationen
einzeln für jedes Mitglied der Gruppe vorgelegt werden.
Mit der Unterschrift erkennt der/die Unterzeichnete an, Kenntnis der unter Artikel 133 und Artikel 134 Buchstabe b) der Durchführungsbestimmungen (Verordnung Nr. 2342/2002 der Kommission
vom 23.12.2002) beschriebenen verwaltungsrechtlichen und finanziellen Sanktionen erlangt zu haben,
die zur Anwendung kommen können, wenn sich die abgegebenen Erklärungen oder Informationen als
falsch erweisen sollten.
Name, Vorname:
Datum
Unterschrift
*
*
*
.../...
- 40 Anhang VI A
EUROPÄISCHE UNION
Ausschuss der Regionen
REGELUNG Nr. 005
über die Erstattung von Beförderungskosten und die pauschale Vergütung
für Reise- und Sitzungstage für die an den Tätigkeiten des Ausschusses der Regionen
mitwirkenden Sachverständigen, Referenten und Forscher
DAS PRÄSIDIUM DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN –
AUFGRUND
der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002
über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen
13
Gemeinschaften (ABl. L 248 vom 16.9.2002) ,
sowie
der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom
23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zu der Verordnung (EG,
Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung
für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 357 vom
14
31.12.2002) ,
AUFGRUND
der Geschäftsordnung des Ausschusses der Regionen, insbesondere Artikel 35,
53, 60 und 63,
GESTÜTZT
auf die Regelung des Präsidiums des Ausschusses der Regionen Nr. 003/2007
vom 5. Juni 2007 über die Erstattung von Beförderungskosten und die
Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage für die Mitglieder des
Ausschusses der Regionen,
GESTÜTZT
auf die Regelung des Präsidiums des Ausschusses der Regionen Nr. 004/2007
vom 5. Juni 2007 über die Sitzungen der Arbeitsorgane, Fraktionen und
Mitglieder des Ausschusses der Regionen,
13
14
Geändert durch die Verordnung Nr. 1995/2006 des Rates vom 13. Dezember 2006 (ABl. L 390 vom 30.12.2006).
Zuletzt geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 478/2007 der Kommission vom 23. April 2007 (ABl. L 111 vom
28.4.2007).
.../...
DE
- 41 IN ERWÄGUNG
der notwendigen Vereinheitlichung der für die Mitwirkung von Sachverständigen, Referenten und Forschern an den Tätigkeiten und Arbeiten des Ausschusses der Regionen geltenden Finanzvorschriften,
LEGT
die Modalitäten und Bedingungen für die Erstattung der Beförderungskosten
und die pauschale Vergütung für Reise- und Sitzungstage für die an den Tätigkeiten und den Arbeiten des Ausschusses der Regionen mitwirkenden Sachverständigen, Referenten und Forscher IN FOLGENDER REGELUNG
FEST:
*
*
*
Artikel 1
Die Berichterstatter für die Stellungnahmen des Ausschusses können sich von einem Sachverständigen unterstützen lassen, der an den Sitzungen einer Fachkommission und denen ihrer Arbeitsgruppen,
an den Plenartagungen und an sonstigen vom Ausschuss der Regionen mitorganisierten Veranstaltungen teilnimmt. Die Sachverständigen sollen mit ihrem Wissen einen Beitrag zu den Diskussionen
bezüglich der Stellungnahme leisten, für die sie bestellt wurden.
Artikel 2
Im Rahmen der vom Präsidium beschlossenen Mittelaufteilung können der Präsident des Ausschusses,
die Vorsitzenden der Fachkommissionen und die Fraktionsvorsitzenden zudem weitere Personen zur
Teilnahme an Sitzungen des Ausschusses der Regionen oder an anderen vom Ausschuss (mit-)organisierten Veranstaltungen einladen, die sich als Sachverständige, Referenten oder Forscher äußern.
Artikel 3
Der Ausschuss der Regionen übernimmt die Erstattung ihrer Beförderungskosten und kann ihnen pauschale Reise- und Sitzungsvergütungen gemäß den Regelungen Nr. 003/2007 und Nr. 004/2007 des
Präsidiums des Ausschusses der Regionen vom 5. Juni 2007 gewähren.
.../...
- 42 Artikel 4
Mit dieser Regelung wird die Regelung Nr. 060/2003 des Präsidiums des Ausschusses der Regionen
vom 11. Februar 2003 betreffend die Erstattung von Beförderungskosten und die pauschale Vergütung für Reise- und Sitzungstage der an den Tätigkeiten des Ausschusses der Regionen mitwirkenden
Sachverständigen, Referenten und Forscher aufgehoben.
Diese Regelung tritt am 1. Juli 2007 in Kraft.
Brüssel, den 5. Juni 2007
Für das Präsidium des Ausschusses der Regionen
(gez.)
Michel DELEBARRE
Präsident
*
*
*
.../...
- 43 Anhang VI B
REGELUNG Nr. 003
über die Erstattung von Beförderungskosten und die Pauschalvergütung
für Reise- und Sitzungstage für die Mitglieder des Ausschusses der Regionen
und ihre Stellvertreter
DAS PRÄSIDIUM DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN GESTÜTZT
auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Union, insbesondere die Artikel 7,
263, 264 und 265,
GESTÜTZT
auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über
die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften
15
(ABl. L 248 vom 16.9.2002) und die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der
Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den
Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 357 vom
16
31.12.2002) ,
GESTÜTZT
auf die Geschäftsordnung des Ausschusses der Regionen, insbesondere die Artikel 35, 60, 63 und 69 –
HAT FOLGENDE REGELUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Grundsätze
1.
Die Mitglieder des Ausschusses der Regionen haben aufgrund ihrer Teilnahme an den
Plenartagungen, den Präsidiums-, Fachkommissions- und Arbeitsgruppensitzungen und den
Sitzungen der gemischten Ausschüsse Anspruch auf
•
•
•
Erstattung der Beförderungskosten,
eine Pauschalvergütung für Reisetage,
eine Pauschalvergütung für Sitzungstage,
berechnet entsprechend den nachfolgenden Vorschriften und Bedingungen.
15
16
Verordnung geändert durch Verordnung Nr. 1995/2006 des Rates vom 13. Dezember 2006 (ABl. L 390 vom 30.12.2006).
Verordnung zuletzt geändert durch Verordnung (EG, Euratom) Nr. 478/2007 der Kommission vom 23. April 2007 (ABl. L 111
vom 28. April 2007).
.../...
- 44 -
2.
Die Mitglieder des Ausschusses der Regionen haben aufgrund ihrer Teilnahme an der Sitzung
einer Fraktion oder des Vorstands einer Fraktion des Ausschusses der Regionen Anspruch auf
die in Artikel 1 Absatz 1 vorgesehene Erstattung der Beförderungskosten und Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage. Diese Erstattung bzw. Vergütung wird nicht gewährt,
wenn die Mitglieder an diesen Sitzungen teilnehmen, ohne der dazugehörigen Präsidiumssitzung oder Plenartagung beizuwohnen.
3.
Die Mitglieder des Ausschusses der Regionen haben aufgrund ihrer Teilnahme an Sitzungen,
Seminaren, Konferenzen, Kongressen usw., die für den AdR von besonderem Interesse sind,
Anspruch auf die in Artikel 1 Absatz 1 vorgesehene Erstattung der Beförderungskosten und
Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage, sofern sie Folgendes vorlegen können:
•
•
einen schriftlichen Antrag, dem die Einladung und/oder das Veranstaltungsprogramm beiliegen,
eine im Voraus erteilte schriftliche Genehmigung des zuständigen Anweisungsbefugten.
4.
Die Teilnahme von Mitgliedern des Ausschusses der Regionen an der Plenartagung und an
jeder weiteren Sitzung während der Plenartagung oder am Tag davor, ausgenommen die
Sitzungen des Präsidiums des AdR, begründet nur einen Anspruch auf eine einmalige Erstattung der Beförderungskosten, eine einmalige Pauschalvergütung für Reisetage und eine einmalige Pauschalvergütung für Sitzungstage je Kalendertag, entweder zu Gunsten des Mitgliedes oder zu Gunsten seines Stellvertreters.
5.
Die ordnungsgemäß bevollmächtigten Stellvertreter haben Anspruch auf Erstattung der
Beförderungskosten und die Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage unter den
gleichen Bedingungen wie die von ihnen vertretenen Mitglieder. Für jede Sitzung oder
Plenartagung erfolgt nur eine Erstattung der Beförderungskosten und Pauschalvergütung für
Reisetage, entweder zu Gunsten des Mitgliedes oder zu Gunsten seines Stellvertreters.
6.
Wird ein Stellvertreter zum Berichterstatter bestellt, hat er Anspruch auf Erstattung der
Beförderungskosten und die Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage, wenn die ihn
betreffende Stellungnahme auf der Tagesordnung steht. Diese Bestimmung gilt selbst dann,
wenn das Mitglied, dessen ständiger Stellvertreter er zum Zeitpunkt seiner Bestellung war,
ebenfalls an der betreffenden Sitzung teilnimmt.
Artikel 2
Angegebener offizieller Wohnort
1.
Sowohl bei der Erstattung der Beförderungskosten als auch bei der Berechnung der Pauschalvergütung für Reisetage wird die Entfernung zwischen dem vom Mitglied angegebenen
offiziellen Wohnort und dem Sitzungsort zu Grunde gelegt.
.../...
- 45 2.
Der Wohnort, den ein Mitglied bei seiner Ernennung dem Ausschuss der Regionen mitgeteilt
hat, gilt als angegebener offizieller Wohnort (Hauptwohnsitz). Jede Änderung des Wohnorts
ist dem Generalsekretär und der zuständigen Dienststelle mitzuteilen.
Übt das Mitglied die Tätigkeit, auf Grund derer es für den AdR nominiert wurde, an mehreren
Orten desselben Mitgliedstaates aus, kann es beim Generalsekretär beantragen, nach Vorlage
von Belegen diese Orte als offizielle Dienstorte anzuerkennen, von denen aus eine Reise
angetreten werden kann (gemäß Artikel 9 Absatz 1).
3.
Die Erstattung der Beförderungskosten erfolgt auf der Grundlage der direkten Verbindung
zwischen dem angegebenen offiziellen Wohnort und dem Sitzungsort.
Wählen Mitglieder eine von der direkten Anreise ab dem angegebenen offiziellen Wohnort
abweichende Reiseroute, so muss dafür beim Generalsekretär ein Antrag auf Genehmigung
(gemäß Artikel 9 Absatz 2) mit angemessener Begründung und Belegen über die Höhe der
entstehenden Kosten gestellt werden.
4.
Der Präsident und der Erste Vizepräsident des AdR sind berechtigt, sich die Kosten der
Reisen, die sie in Ausübung ihres Amtes unternehmen, auch dann erstatten zu lassen, wenn
sie eine von der direkten Anreise ab dem angegebenen Wohnort abweichende Reiseroute
wählen.
5.
Mitglieder, die die Modalitäten für ihre Rückreise in Bezug auf die Reiseroute bzw. den
benutzten Beförderungsausweis und die diesbezüglich gegenüber der zuständigen Dienststelle
abgegebene Erklärung ändern, sind verpflichtet, unmittelbar nach ihrer Rückkehr ein Schreiben an die zuständige Dienststelle zu richten, in dem die Änderung der Reisemodalitäten
beschrieben wird, und die entsprechenden Originalbelege beizufügen.
Artikel 3
Erstattung der Beförderungskosten
1.
Eisenbahn-, Bus- oder Schiffsreisen
Die für die Eisenbahn-, Bus- oder Schiffsreise tatsächlich verauslagten Kosten werden gegen
Vorlage entsprechender Originalbelege einschließlich der Zuschläge erstattet.
Die Verwaltung versieht den Originalfahrtausweis mit einem Stempelaufdruck, der als Nachweis dafür dient, dass der Fahrtausweis zum Zwecke der Kostenerstattung vorgelegt wurde.
2.
PKW-Reisen
Bei Benutzung eines PKW erhalten die Mitglieder eine anhand einer Kilometerpauschale
berechnete Vergütung. Diese Kilometerpauschale wird auf Beschluss des Generalsekretärs
festgelegt.
.../...
- 46 Die Zahl der erstattungsfähigen Kilometer zwischen Sitzungsort und angegebenem Wohnsitz
wird von der Verwaltung mittels eines Computerprogramms ermittelt. Die für die Benutzung
eines PKW erstatteten Kosten dürfen in keinem Fall über dem Bahnfahrpreis erster Klasse
liegen.
Benutzen zwei oder mehr Mitglieder ein und denselben PKW, so hat derjenige, welcher die
Fahrzeugkosten trägt, Anspruch auf die genannte Erstattung zuzüglich 20% für jede ihn
begleitende Person, die von ihm namentlich in der Kostenabrechnung bezeichnet wird. Die
begleitende(n) Person(en) hat (haben) infolgedessen für den betreffenden Teil der Reise keine
eigenen Erstattungsansprüche.
3.
Flugreise
Die für Flugreisen tatsächlich verauslagten Kosten werden gegen Vorlage des Originalflugscheins und der Bordkarte (zumindest für den Hinflug) bis zur Höhe eines unter dem Preis der
ersten Klasse liegenden Flugscheins erstattet. Die Verwaltung versieht den Flugschein mit
einem Stempelaufdruck, der als Nachweis dafür dient, dass der Schein zum Zwecke der Kostenerstattung vorgelegt wurde.
Der Präsident, der Erste Vizepräsident bzw. die sie vertretenden Vizepräsidenten haben
Anspruch auf Erstattung eines Flugscheins erster Klasse.
4.
Zusätzliche Anreisen
Entstehen Kosten für eine zweite Anreise während einer Plenartagung oder während zwei
Sitzungen an zwei aufeinanderfolgenden Tagen, die wegen außergewöhnlicher Gründe
erfolgt, so müssen die Mitglieder hierfür dem Generalsekretär einen Antrag auf Genehmigung
(gemäß Artikel 9 Absatz 2) mit angemessener Begründung und Belegen über die Höhe der
entstehenden Kosten vorlegen. Es werden in keinem Fall zusätzliche Anreisen für Strecken
unter 100 km (einfache Strecke) erstattet.
5.
Kosten für die Beförderung zwischen dem angegebenen offiziellen Wohnort bzw. dem Sitzungsort und dem jeweiligen Bahnhof, Flughafen oder Hafen
Die Bestimmungen des Artikels 3 finden Anwendung auf die Kosten für die Beförderung
zwischen dem angegebenen offiziellen Wohnort und dem jeweiligen Bahnhof, Flughafen oder
Hafen sowie zwischen dem Sitzungsort und dem jeweiligen Bahnhof, Flughafen oder Hafen.
Bei Sitzungen außerhalb Brüssels können Taxikosten für die Hin- und Rückfahrt zwischen
dem jeweiligen Bahnhof, Flughafen oder Hafen und dem Sitzungsort in Ausnahmefällen auf
Grund eines schriftlichen Antrags an den Generalsekretär erstattet werden. Der Antrag ist ordnungsgemäß zu begründen, entsprechende Originalbelege sind beizufügen (gemäß Artikel 9
Absatz 2).
.../...
- 47 Artikel 4
Pauschalvergütung für Reisetage
1.
Die Pauschalvergütung für Reisetage deckt alle während der verschiedenen Reiserouten
anfallenden Kosten ab.
2.
Die Pauschalvergütung für Reisetage wird auf Beschluss des Generalsekretärs pro Berechnungseinheit festgelegt.
3.
Ungeachtet des benutzten Verkehrsmittels wird die Vergütung für Reisetage anhand des nachstehenden Schemas nach Maßgabe der Entfernung zwischen dem Abreiseort, dem Sitzungsort
und dem Ankunftsort der Rückreise pauschal berechnet.
Reisestrecke
von 0 bis 200 km
von 201 bis 400 km
von 401 bis 1.000 km
von 1.001 bis 2.000 km
über 2.000 km
Zu vergütende Berechnungseinheiten
0
0,75
1
1,5
2
Bei Reisen in Drittstaaten, bei denen Entfernungen von über 6.000 km zurückgelegt werden,
erhalten die Mitglieder eine Pauschalvergütung für Reisetage in Höhe von vier Berechnungseinheiten.
4.
Bei Teilnahme an mehreren aufeinander folgenden Sitzungen, die an verschiedenen Orten
abgehalten werden, wird die Pauschalvergütung für Reisetage aufgrund der Entfernung
zwischen dem angegebenen offiziellen Wohnort und dem am weitesten entfernten Sitzungsort
berechnet.
5.
Wird aufgrund außergewöhnlicher Gründe gemäß Artikel 3 eine zweite Anreise während
einer Plenartagung oder zwischen zwei Sitzungen an zwei aufeinanderfolgenden Tagen
durchgeführt, so ist die Pauschalvergütung für Reisetage ein zweites Mal zu gewähren.
Artikel 5
Pauschalvergütung für Sitzungstage
1.
Das Tagegeld gilt als Pauschalvergütung für Ausgaben aller Art am Sitzungsort für einen
Kalendertag.
2.
Diese Pauschalvergütung wird auf Beschluss des Generalsekretärs auf festgelegt.
3.
Sie wird in folgenden Fällen gewährt:
a)
für jeden Tag der Teilnahme an einer Sitzung in den in Artikel 1 vorgesehenen Fällen;
.../...
- 48 b)
c)
für jeden zwischen zwei Sitzungen liegenden Tag, wenn das Mitglied nicht an den
von ihm angegebenen Wohnort zurückkehrt und wenn der Gesamtbetrag dieser
Tagegelder nicht höher ist als der Gesamtbetrag der Beförderungskosten und der
Vergütung für Reisetage, den es erhalten hätte, wenn es zwischenzeitlich an seinen
ursprünglichen Abreiseort zurückgekehrt wäre; das Mitglied muss diese Ersparnis
nachweisen; diese Vergütung darf in keinem Fall die Summe von zwei Tagegeldern
überschreiten;
für jeden infolge der Annullierung oder der Aussetzung von Sitzungen sitzungsfreien
Tag während einer Plenartagung, wenn das Mitglied an dem vorhergehenden und
folgenden Tag an Arbeiten des AdR oder seiner Arbeitsorgane teilnimmt und wenn es
in der Zwischenzeit nicht an den von ihm angegebenen Wohnort zurückkehrt.
Artikel 6
Offizielle Besuche
Bei einem nicht am Sitz der Institution stattfindenden offiziellen Besuch haben der Präsident und der
ihn vertretende Vizepräsident gemäß Artikel 3 und 4 Anspruch auf die Erstattung der Beförderungskosten in der ersten Klasse und die Pauschalvergütung für Reisetage. Darüber hinaus erhalten
sie für jeden Tag ihrer Teilnahme eine Pauschalvergütung für Sitzungstage in doppelter Höhe.
Artikel 7
Erstattungsverfahren
1.
Die Mitglieder sind verpflichtet, sich anlässlich jeder Sitzung und/oder jedes Sitzungstags in
die offizielle Anwesenheitsliste einzutragen.
2.
Die Kostenerklärungsformulare sind von den Mitgliedern während der Sitzung auszufüllen
und zu unterzeichnen. Erklärungen, die nicht binnen zwei Wochen nach dem Ende einer
Sitzung eingereicht wurden, werden nicht vorrangig bearbeitet. Erklärungen von Kosten,
deren Erstattung an die Vorlage von Beförderungsausweisen oder sonstigen Belegen gebunden ist, können ohne diese Unterlagen nicht berücksichtigt werden.
Allein die Bediensteten der zuständigen Dienststelle, die entsprechend befugten Saaldiener bzw.
die für die Sitzung Verantwortlichen sind berechtigt, die Belege entgegenzunehmen. In Fällen
der Abwesenheit eines entsprechend befugten Verantwortlichen der Verwaltung müssen die
Kostenerklärungen bei der zuständigen Dienststelle eingereicht werden. Den Erklärungen sind
die Beförderungsausweise im Original und die entsprechenden Belege beizufügen.
Artikel 8
Zahlungsmodalitäten für Vergütungen und die Erstattung der Beförderungskosten
1.
Die Abrechnungen der Vergütungen und Beförderungskosten lauten auf Euro.
.../...
- 49 2.
Die Auszahlung erfolgt nach Angabe der Mitglieder durch Überweisung auf ein Bank- oder
Postgirokonto. Änderungen der Bank- oder Postgiroverbindung sind dem Generalsekretär und
der zuständigen Dienststelle mit getrennter Post bekannt zu geben.
3.
Die Währungsumrechnungen für Länder außerhalb der Euro-Zone erfolgen zu dem monatlich
vom Rechnungsführer der Europäischen Kommission (INFOR-EURO) veröffentlichten Kurs.
Artikel 9
Befugnisse des Generalsekretärs
1.
Der Generalsekretär ist befugt, die Anträge auf Anerkennung eines oder mehrerer offizieller
Wohnsitze im Mitgliedstaat des Mitglieds gemäß Artikel 2 Absatz 2 zu prüfen und zu
genehmigen.
2.
Der Generalsekretär ist befugt, die Anträge auf Erstattungen gemäß Artikel 2 Absatz 3 und
Artikel 3 Absätze 4 und 5 zu prüfen und zu genehmigen.
3.
In anderen als den Fällen, die unter das in Artikel 10 Absatz 1 vorgesehene Berufungsverfahren
fallen, kann ein Mitglied, das mit der Anwendung dieser Regelung durch die Verwaltung in
einem konkreten, ihn betreffenden Fall nicht einverstanden ist, schriftlich Beschwerde beim
Generalsekretär einlegen. Diese Beschwerde muss binnen vier Wochen nach Kenntnisnahme
des beanstandeten Bescheids eingehen. Der Generalsekretär verfügt ebenfalls über eine Frist
von vier Wochen ab Eingang der schriftlichen Beschwerde, um diese zu beantworten.
Artikel 10
Berufungsverfahren und Ausnahmen bzw. nicht vorgesehene Fälle
1.
Ein Mitglied, dessen Antrag auf Anerkennung nach Artikel 9 Absätze 1 und 2 vom Generalsekretär nicht genehmigt wird, kann gegen diese Entscheidung beim Präsidenten Berufung
einlegen. Die Berufung ist dem Präsidenten spätestens eine Woche vor einer Reise vorzulegen,
für die gemäß Artikel 2 Absätze 2 und 3 oder Artikel 3 Absatz 4 eine vorherige Genehmigung
erforderlich ist, bzw. innerhalb eines Monats nach der Mitteilung der Entscheidung des
Generalsekretärs im Falle von Anträgen auf Erstattung zusätzlicher Kosten gemäß Artikel 3
Absatz 5.
2.
Ausnahmen bzw. in dieser Regelung nicht vorgesehene Fälle legt der Generalsekretär dem
Präsidenten zur Entscheidung vor.
.../...
- 50 Artikel 11
Durchführungsbestimmungen
1.
Der Generalsekretär ist mit der Durchführung dieser Regelung beauftragt.
2.
Die anhand einer Kilometerpauschale berechnete Vergütung bei PKW-Reisen, die Pauschalvergütung für Beförderungskosten pro Berechnungseinheit sowie die Pauschalvergütung für
Sitzungstage werden nach Maßgabe von Artikel 3 Absatz 2, Artikel 4 Absatz 2 und Artikel 5
Absatz 2 auf Beschluss des Generalsekretärs festgelegt.
Artikel 12
Schlussbestimmung
Mit diesem Beschluss wird der Beschluss Nr. 325/2004 des Präsidiums des Ausschusses der Regionen
über die Erstattung von Beförderungskosten und die Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage der
Mitglieder des Ausschusses der Regionen und ihre Stellvertreter aufgehoben.
Diese Regelung tritt am 1. Juli 2007 in Kraft.
Brüssel, den 5. Juni 2007
Für das Präsidium
des Ausschusses der Regionen
(gez.)
Michel DELEBARRE
Präsident
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BESCHLUSS Nr. 0254/2011
über die Modalitäten für die Durchführung der Regelung Nr. 003/2007 über die
Erstattung von Beförderungskosten und über die Pauschalvergütung für Reise- und
Sitzungstage für die Mitglieder des Ausschusses der Regionen und ihre Stellvertreter
DER GENERALSEKRETÄR
GESTÜTZT
auf Artikel 11 Absatz 1 der Regelung Nr. 003/2007 über die Erstattung von
Beförderungskosten und über die Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage
für die Mitglieder des Ausschusses der Regionen und ihre Stellvertreter;
IN ERWÄGUNG, dass die Modalitäten für die Durchführung der Regelung über die Erstattung von
Beförderungskosten und die Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage für
die Mitglieder des Ausschusses der Regionen und ihre Stellvertreter festzulegen
sind;
BESCHLIESST:
Artikel 1
Grundsätze
1.
Ein Stellvertreter kann auf Vorschlag des Präsidenten des AdR, des Vorsitzenden der jeweiligen Fachkommission oder des Vorsitzenden seiner Fraktion gemäß den in Artikel 1 Absatz 3
der Regelung 003/2007 festgelegten Bedingungen für die Genehmigung an Seminaren, Konferenzen, Kongressen usw. teilnehmen, die für den Ausschuss der Regionen von besonderem
Interesse sind. Er hat Anspruch auf die Erstattung der Beförderungskosten und die Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage, wenn er ordnungsgemäß beauftragt oder zum Berichterstatter für eine Stellungnahme zu einem auf dem Seminar oder der Konferenz behandelten
Themenbereich bestellt wurde.
2.
Die Teilnahme an der Plenartagung und an jeder weiteren Sitzung am Vortag oder während
der Plenartagung (ausgenommen die Sitzungen des Präsidiums des AdR) begründet den
Anspruch auf eine einmalige Erstattung der Beförderungskosten, eine einmalige Pauschalvergütung für Reisetage sowie eine einmalige Pauschalvergütung pro Sitzungstag entweder zu
Gunsten des Mitgliedes oder zu Gunsten seines Stellvertreters.
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Diese Erstattungen erfolgen zu Gunsten des Mitglieds, sofern das Mitglied nicht ausdrücklich
eine anders lautende Festlegung getroffen hat.
3.
Die Vollmachten für die Stellvertreter sind dem Generalsekretär spätestens am Vortag der
Sitzung über das elektronische System mitzuteilen. Ist das elektronische System vorübergehend nicht verfügbar, so übermittelt das Mitglied dem Generalsekretär spätestens am Vortag der Sitzung das unterzeichnete Dokument über die Stimmrechtsübertragung per E-Mail
oder Fax.
Artikel 2
Angegebener offizieller Wohnort
Wurde einem Begünstigten vom Generalsekretär ein anderer offizieller Wohnort anerkannt, so hat er
das Recht, die Reisen von diesem Wohnort aus anzutreten und dorthin zurückzukehren.
Wählt ein Begünstigter eine andere Reiseroute als die direkte Anreise von seinem angegebenen
offiziellen Wohnort zum Ort der Sitzung, so muss er seinen Antrag auf Genehmigung beim Generalsekretär begründen und den Preisunterschied gegenüber der direkten Anreise mitteilen. Als Nachweis
werden nur schriftliche Bescheinigungen von Reisebüros oder Fluggesellschaften anerkannt.
Artikel 3
Erstattung der Beförderungskosten
1.
Eisenbahn-, Bus- oder Schiffsreisen
Die für die Eisenbahn-, Bus- oder Schiffsreise tatsächlich verauslagten Kosten werden gegen
Vorlage entsprechender Originalbelege einschließlich der Zuschläge erstattet.
Gestützt auf diese Bestimmung können auch Kosten der Beförderung in Straßen- und
U-Bahnen erstattet werden.
Fahrscheine 1. Klasse werden erstattet.
Gegebenenfalls anfallende Kosten für die Anmietung einer Kabine in einem Schiff oder
einem Nachtzug sind bereits durch die Pauschalvergütung für Reisetage abgedeckt und
werden deshalb nicht erstattet.
Zeitkarten für die Eisenbahn für ein bestimmtes Jahr können im Januar des Folgejahres nach
Vorlage eines Nachweises über die Ausgabe erstattet werden, sofern die entsprechenden
Kosten nicht den Betrag übersteigen, der insgesamt für Einzelfahrkarten für Eisenbahnreisen
im Auftrag des Ausschusses in dem betreffenden Jahr angefallen wäre.
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- 53 Kosten für den Erwerb eines Ermäßigungsausweises können erstattet werden, sofern sie
geringer sind als die sich daraus ergebenden Einsparungen für den Ausschuss.
2.
Pkw-Reisen
Die Begünstigten sind verpflichtet, das amtliche Kennzeichen des benutzten Fahrzeugs auf
dem Erstattungsformular anzugeben.
Die Verwaltung überprüft die von den Begünstigten angegebenen Entfernungen mit Hilfe der
jeweils aktuellsten Version der Software Microsoft Autoroute, wobei die schnellste Strecke
zugrunde gelegt wird. Ist eine Berechnung mit Microsoft Autoroute nicht möglich, behält sich
die Verwaltung das Recht vor, die Entfernung auf andere geeignete Weise zu überprüfen.
Die Dienststelle Finanzen für die Mitglieder überprüft jährlich bei der SNCB/NMBS den
Preis der Fahrscheine für Eisenbahnfahrten zwischen den wichtigsten europäischen Städten
und Brüssel, um die Kosten für Pkw-Reisen auf den Fahrpreis für eine Eisenbahnfahrt in der
1. Klasse zu beschränken.
Die für die Benutzung eines Pkw erstatteten Kosten dürfen in keinem Fall über dem Eisenbahnfahrpreis 1. Klasse für die entsprechende Strecke liegen.
Die Kosten für Pkw-Reisen über Entfernungen von mehr als 2.000 km (Hin- und Rückfahrt),
die mit Hilfe der vom AdR verwendeten Software auf der Grundlage der schnellsten Strecke
berechnet werden, werden nur gegen Vorlage der entsprechenden Originalbelege wie Tankquittungen, Belege über Hotelkosten sowie Park- und Mautgebühren erstattet.
Die Höhe der Kilometerpauschale wird auf Beschluss des Generalsekretärs festgelegt.
Die Kosten von Mietwagenfahrten zum Sitzungsort können auf der Grundlage derselben
Kilometerpauschale nach Vorlage der Mietwagenrechnung erstattet werden.
Die Erstattung der Kosten für Reisen mit Dienstfahrzeugen kann auf ausdrücklichen Antrag
des Begünstigten zu Gunsten der Behörde genehmigt werden, der er angehört.
3.
Flugreise
Der Begünstigte muss die Bordkarten für die gesamte Strecke des Hinflugs vorlegen.
Wird die Original-Bordkarte für den Hinflug nicht vorgelegt, so akzeptiert die Verwaltung die
Original-Bordkarte des Rückflugs bzw. eine schriftliche Bestätigung durch die Fluggesellschaft.
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- 54 Benutzt der Begünstigte einen elektronischen Flugschein, so muss er die Original-Bordkarte
bzw. eine Bestätigung der Fluggesellschaft sowie den Beleg für die elektronische Reservierung vorlegen, auf dem der tatsächlich gezahlte Preis angegeben sein muss.
Die Benutzung eines Privatflugzeugs ist in Ausnahmefällen möglich, sofern die vorherige
Genehmigung des Generalsekretärs eingeholt wurde. In dem entsprechenden Antrag ist darzulegen, warum kein Linienflug in Anspruch genommen werden kann. Dem Antrag ist eine
Bescheinigung eines Reisebüros oder einer Fluggesellschaft beizufügen, in der der Preis eines
Flugscheins für einen Linienflug am Sitzungstag in der Klasse unterhalb der 1. Klasse angegeben ist.
Die Originalrechnung mit Angabe der Strecke, des Namens des Passagiers und des Preises
wird der Dienststelle Finanzen für die Mitglieder übermittelt. Der erstattete Betrag darf in
keinem Fall über dem Preis eines Flugscheins der Klasse unterhalb der 1. Klasse liegen.
4.
Kosten für die Beförderung zwischen dem angegebenen offiziellen Wohnort bzw. dem
Sitzungsort und dem jeweiligen Bahnhof, Flughafen oder Hafen
Begünstigte, die an einer Sitzung in Brüssel teilnehmen, erhalten eine Pauschalerstattung in
Höhe des Preises eines Eisenbahnfahrscheins 1. Klasse zwischen dem Flughafen Zaventem
und Brüssel, wenn sie mit dem Flugzeug anreisen. Die Verwaltung überprüft jährlich den entsprechenden Fahrpreis bei der SNCB/NMBS.
Für auswärtige Sitzungen können die Taxikosten in Ausnahmefällen gemäß Artikel 3
Absatz 5 der Regelung 003/2007 erstattet werden. Es können nur Fahrten zwischen dem Flughafen, dem Hafen oder Bahnhof und dem Sitzungsort bzw. dem Hotel und zurück berücksichtigt werden.
Als Ausnahmefälle gelten fehlende öffentliche Verkehrsmittel, Ankunft bzw. Abreise früh am
Morgen oder spät abends außerhalb der Betriebszeiten der öffentlichen Verkehrsmittel sowie
Fälle höherer Gewalt.
Taxifahrten zwischen dem vom Mitglied angegebenen offiziellen Wohnort und dem Flughafen, Bahnhof oder Hafen der Abreise können nicht erstattet werden, mit Ausnahme von
Kosten für einen kombinierten Taxi-Fährdienst, die Mitgliedern entstanden sind, deren
Wohnort auf einer Insel liegt, die nicht über einen Flughafen verfügt. Dabei wird die Entfernung zwischen dem Wohnort und dem Flughafen einer Nachbarinsel und zurück zugrunde
gelegt.
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- 55 5.
Sonstige Kosten
Die beim Erwerb von Fahrausweisen entstehenden Verwaltungskosten wie beispielsweise
Gebühren für die Reservierung eines Sitzplatzes, die Zahlung mit Kreditkarte, die Dienstleistung von Reisevermittlern sowie Lieferung, Stornierung oder Reservierung können auf
Vorlage der Rechnung des Reisebüros erstattet werden.
Die für Reisen außerhalb der EU anfallenden Visagebühren können nach vorheriger Genehmigung des Generalsekretärs erstattet werden.
Für Transfers anfallende Kosten (gemeinsame Taxifahrten mehrerer Personen) gelten als Aufwendungen für Busfahrten.
Mautgebühren für die Überquerung von Brücken sind anstelle von Kosten für eine Schiffspassage erstattungsfähig.
Da der Ausschuss eine Versicherung für Notfallhilfe und Versicherungsschutz auf Reisen für
die Mitglieder abgeschlossen hat, können Aufwendungen dieser Art nicht erstattet werden.
Artikel 4
Pauschale Reisekostenvergütung
Die Höhe der pauschalen Reisekostenvergütung wird durch Beschluss des Generalsekretärs festgelegt.
Die pauschale Reisekostenvergütung wird in allen Fällen nach der tatsächlich zurückgelegten Entfernung berechnet.
Wird die Sitzung annulliert und wurden die Mitglieder nicht rechtzeitig darüber unterrichtet, so
werden die Reisekosten entsprechend der durchgeführten Reise pauschal vergütet.
Konnte das Mitglied aufgrund unvorhergesehener Umstände nicht an einer Sitzung teilnehmen, so
begründet es seinen an den Generalsekretär gerichteten Antrag auf Erstattung. Dieser legt den Antrag
dem Präsidenten zur Entscheidung vor (Artikel 10 Absatz 2 der Regelung Nr. 003/2007).
Artikel 5
Pauschalvergütung für Sitzungstage
Die Höhe der Pauschalvergütung für Sitzungstage wird durch Beschluss des Generalsekretärs festgelegt.
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- 56 Artikel 6
Erstattungsverfahren
Haben die Begünstigten die offizielle Anwesenheitsliste nicht für jede Sitzung bzw. jeden Sitzungstag
unterzeichnet, so müssen sie der Dienststelle Finanzen für die Mitglieder eine ausreichend begründete
ehrenwörtliche Erklärung zukommen lassen, in der sie ihre Teilnahme an der betreffenden Sitzung
bestätigen. Jeder Antrag wird durch die Verwaltung geprüft und anschließend dem Generalsekretär
zur Entscheidung vorgelegt.
Im Falle einer Teilnahme einzelner Mitglieder an Veranstaltungen bzw. bei Abwesenheit eines entsprechend befugten Verantwortlichen der Verwaltung ist die Unterzeichnung der Anwesenheitsliste
nicht obligatorisch.
Artikel 7
Zahlungsmodalitäten für Vergütungen und die Erstattung der Beförderungskosten
1.
Abrechnungsschreiben
Die Abrechnungen der Pauschalvergütungen und der Beförderungskosten werden an eine vertrauliche E-Mail-Adresse übermittelt, die das Mitglied dem Ausschuss zuvor mitgeteilt hat.
Gleichzeitig wird die Bank angewiesen, die entsprechende Zahlung zu leisten.
2.
Zahlung der Vergütungen
Die Anweisungen zu den Zahlungen an Begünstigte, die eine Erstattung auf ein Bankkonto
oder Postscheckkonto in der Europäischen Union beantragt haben, werden mit folgendem
Vermerk übermittelt: "geteilte Bankgebühren". Der Begünstigte muss dem AdR das Formblatt
"Finanzangaben" mit den vollständigen Angaben zur Bankverbindung, dem Stempel und der
Unterschrift der Bank sowie der Unterschrift des Kontoinhabers übermitteln. Außerdem muss
der Begünstigte dem AdR das Formblatt "Rechtsträger – Natürliche Person" mit seinen
persönlichen Daten, seiner Unterschrift, einer leserlichen Kopie seines Reisepasses oder
nationalen Personalausweises (Vorder- und Rückseite) und ggf. eine amtliche Bescheinigung
über die Richtigkeit seiner MwSt.-Identifikationsnummer übermitteln.
Banküberweisungen können erst nach der Validierung dieser Daten in der von der Europäischen Kommission verwalteten Zentraldatei ausgeführt werden.
Die Überweisungen gelten nur dann als Inlandzahlungen, wenn der IBAN- und der BIC-Kode
angegeben werden.
Mitglieder, die Bankgebühren zu entrichten hatten, können beim Ausschuss nach Vorlage der
entsprechenden Belege jeweils zum Jahresbeginn die Erstattung dieser Gebühren beantragen.
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- 57 3.
Mitteilung der Bankverbindung
Angaben der Bankverbindung des Begünstigten und Änderungen dazu müssen stets auf dem
vom Ausschuss bereitgestellten "Formblatt Bankverbindung" erfolgen. Auf diesem Formblatt
ist die vollständige Bankverbindung anzugeben. Außerdem ist es mit der Unterschrift des
Kontoinhabers sowie der Unterschrift und dem Stempel der Bank zu versehen.
4.
Währungsumrechnung
Die Umrechnung der Währungen der nicht zum Euro-Währungsgebiet gehörenden Länder
erfolgt zu dem vom Rechnungsführer der Europäischen Kommission (Info-Euro) veröffentlichten Kurs, der zum Zeitpunkt der Sitzung galt, an der der Begünstigte teilgenommen hat.
Artikel 8
Schlussbestimmung
Mit diesem Beschluss wird der Beschluss Nr. 326/2007 über die Modalitäten für die Durchführung
der Regelung Nr. 003/2007 über die Erstattung von Beförderungskosten und über die Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage für die Mitglieder des Ausschusses der Regionen und ihre Stellvertreter aufgehoben.
Dieser Beschluss tritt am 1. September 2011 in Kraft.
Brüssel, den 28. Juli 2011
Der Generalsekretär
(gezeichnet)
Gerhard STAHL
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DE
AUSSCHUSS DER REGIONEN
ANTRAG AUF ERSTATTUNG VON BEFÖRDERUNGSKOSTEN
UND GEWÄHRUNG VON REISE- UND SITZUNGSVERGÜTUNGEN
(Die Angaben und vorgelegten Belege werden geprüft und können erforderlichenfalls einer späteren Nachprüfung unterzogen werden.)
Name:
Vorname:
Funktion: Mitglied / Beobachter Bewerberland / Sachverständiger / Redner / Wissenschaftler (Nichtzutreffendes
streichen)
Ordnungsgemäß bestellter Stellvertreter von
Sitzung:
Ort:
Datum:
BEFÖRDERUNGSKOSTEN (Artikel 3)
(GEGEN VORLAGE DER
ORIGINALFAHRAUSWEISE/FLUGSCHEINE + BORDKARTEN +
ETWAIGER ZUSÄTZLICHER BELEGE
Währung
BETRAG
1. PKW (Erstattung nach gefahrenen km, höchstens Fahrpreis Bahnfahrt 1. Klasse)
Nichtzutreffendes streichen
Dienstfahrzeug: Zulassungsnr.........................................
Privatfahrzeug: Zulassungsnr. ........................................
–
Wohnort – Flughafen / Bahnhof
Ort: ………………………
Strecke in km
(Hin- und Rückfahrt) …………
– Wohnort – Sitzungsort
Ort: ……………………… Strecke in km (Hin- und Rückfahrt) …………
2. EISENBAHN (höchstens Fahrpreis Bahnfahrt 1. Klasse für Hin- und Rückfahrt +
Zuschläge)
Fahrt von: ………………………………… nach: ………..………………………
Zuschlag (Art): ……………………………….….....................................................
3. FLUGZEUG (höchstens Business Class)
Vom Flughafen ………………………… zum Flughafen ………..………………
4. SONSTIGE
Art: ………..….…. Abreise: ……….…...….……… Ankunft: ……….……………..
Art: ………..….…. Abreise: ……….…...….……… Ankunft: ……….…………..…
PAUSCHALVERGÜTUNG FÜR SITZUNGSTAGE (Artikel 5)
Tage der Teilnahme an Arbeiten des AdR
Anzahl
Tage zwischen zwei Sitzungen ohne Rückkehr an den Wohnort
Ich erkläre, dass die in diesem Formular gemachten Angaben wahrheitsgemäß sind und die Beförderungskosten,
deren Erstattung ich beantrage, nicht Gegenstand einer anderweitigen Erstattung sind.
Unterschrift des Antragstellers:
Ort und Datum:
Von der Verwaltung auszufüllen – Pauschale Reisekostenvergütung (Artikel 4)
_____________
0,75
1
1,5
2