PC-Kaufmann 2014 One Click Datenübernahme zu GS-Office

PC-Kaufmann 2014
One Click Datenübernahme zu
GS-Office
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Inhaltsverzeichnis
1.0
2.0
2.1
2.2
2.3
2.4
Einführung
3
2.5
2.6
Vorbereitungen im PC-Kaufmann
Datenübernahme in maximalen Umfang
Datenübernahme in benutzerdefinierten Umfang
Datenvorbereitung / Protokoll
Meldungen der Datenprüfung kontrollieren und
bereinigen
Datenübernahme in GS-Office
Abschluss der Vorbereitungen
9
10
11
3.0
3.1
3.2
Datenübernahme in GS-Office
Die Installation von GS-Office
Datenübernahme aus dem PC-Kaufmann
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12
13
4.0
Fertig!
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1.0 Einführung
In diesem Dokument wird beschrieben, wie einfach Sie einen PC-Kaufmann Mandanten in
das Produkt GS-Office 2014 übernehmen können.
Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme:
PC-Kaufmann Finanzbuchhaltung PRO 2014 (17.00.018)
PC-Kaufmann Komplettpaket PRO Version 2014 (17.00.018)
PC-Kaufmann Komplettpaket Version 2014 (17.00.018)
PC-Kaufmann Startpaket Version 2014 (17.00.018)
Übernahme in die Versionen:
GS-Office ab Version 2014 (Standard, Comfort, Professional und Quantum)
Die nachfolgende Anleitung stellt die Vorgehensweise anhand des Beispiels vom PCKaufmann Komplettpaket Pro vor. Die Vorgehensweise in den weiteren aufgeführten
Programmversionen unterscheidet sich nicht von dieser Vorgehensweise.
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2.0 Vorbereitungen im PC-Kaufmann
Innerhalb des PC-Kaufmann wird an zwei Positionen eine Übernahme Ihrer Daten zu GSOffice angeboten. Zum einen finden Sie den Assistenten in der Verwaltungsebene des
PC-Kaufmann „FENSTER > ALLE SCHLIESSEN“ unter dem Menüpunkt „EXRAS“ /
„WECHSEL ZU GS-OFFICE“.
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Weiterhin wird Ihnen beim Beenden des Programms im Fenster „Wichtige Hinweise“
angeboten das Programm „GS-Office“ mit einer Datenübername aus dem PC-Kaufmann
zu testen.
Dieser Test ist unverbindlich und berührt die bereits vorhandenen Datensätze im PCKaufmann auf keinen Fall.
Hinweis: Es kann jederzeit mit den letzten Datenbestand im PC-Kaufmann
weitergearbeitet werden.
Mit dem Ausführen des Schalters „GS-Office jetzt testen“, starten Sie den
Übernahmeassistenten Ihrer Daten nach GS-Office.
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2.1
Datenübernahme in maximalen Umfang
Im Fenster „Datenvorbereitung – Einführung“ erhalten Sie eine Abfrage in welchen
Umfang Sie die Datenübernahme starten möchten. Der Punkt „in maximalen Umfang“
bezeichnet die Datenübernahme zum aktuellen Datum. Sie gelangen hiernach sofort zum
Datenübernahmeprotokoll.
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2.2
Datenübernahme in benutzerdefinierten Umfang
Im Gegensatz zur vollständigen Datenübernahme können Sie bei der
„Benutzerdefinierten“ den Zeitpunkt der Übernahme wie folgt festlegen.
Es folgen weiter Punkte wie die Berechnung der OP-Werte, die Berechnung der
Anlagenrestwerte sowie der Datenprüfung.
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2.3
Datenvorbereitung / Protokoll
Beide Arten der Übernahme erzeugen ein Protokoll.
Über den Schalter “Detail“ erhalten Sie ein Datenvorbereitungsprotokoll.
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2.4
Meldungen der Datenprüfung kontrollieren und bereinigen
Der Datenprüfassistent zeigt als Zusammenfassung vorab eine Übersicht von Meldungen
an, die über die Schaltfläche „Detail“ über einen Internetbrowser dargestellt werden
können.
In dieser Darstellung werden die Bereiche Finanzbuchhaltung und Auftrag/Bestellwesen
getrennt dargestellt.
Die Meldungen werden in der Art, der Meldung und einer möglichen Lösung aufgelistet.
Treten Meldungen mit der Art „Fehler“ auf, sind diese vor einer Übernahme unbedingt zu
bereinigen. Eine Übernahme von „fehlerhaften“ Daten kann nach der Übernahme zu
Problemen führen die nicht zu bereinigen sind.
Die Fehlerarten umfassen zum Beispiel:

Fehlende Konten in den Stammdaten

Kunden/Lieferantendaten sind unvollständig

Buchungsjahre sind nicht abgeschlossen

Konten ohne korrekte Auswertungskennzeichen

Artikel unvollständig (Mengeneinheiten fehlen)
Achten Sie hier auf den Lösungstext hinter einer „Warnung“ bzw. „Fehlermeldung“ um
bestehende Fehler vorab zu beseitigen.
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2.5
Datenübernahme in GS-Office
Nach der Überprüfung Ihres Protokolls können Sie festlegen in welchen Umfang die
Mandantendaten übernommen werden sollen.
Grundsätzlich werden die Mandanteneinstellungen, Personenkonten, Sachkonten und
Ihre Artikel übernommen.
Zu Ihren Offenen Posten haben Sie die Möglichkeit Ihre Kontenbestände, die
Lagerbestände und Inaktive Artikel zu übernehmen.
Wünschen Sie zum Beispiel nicht, dass Inaktive Artikel mit nach GS-Office übertragen
werden, haben Sie hier die Möglichkeit diese Position zu deaktivieren.
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2.6
Abschluss der Vorbereitungen
Nach Ihrer Auswahl sind die Vorbereitungen so gut wie beendet und Sie können mit dem
bestätigen auf den Schalter Datenübernahme den Übernahmeprozess starten.
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3.0 Datenübernahme in GS-Office
Um Ihre Daten in das Programm GS-Office zu übernehmen wird im weiteren Verlauf das
Programm auf Ihrem PC installiert.
3.1
Die Installation von GS-Office
Der Assistent versucht jetzt über eine Internetverbindung GS-Office herunterzuladen.
Nach dem Download im Hintergrund wird eine automatische Installation durchgeführt.
Die Installation von GS-Office meldet sich mit einem Dialog der anzeigt wo das Programm
installiert wird. Diese Installation richtet sich nach der bereits vorhandenen Konfiguration
des PC-Kaufmann.
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3.2
Datenübernahme aus dem PC-Kaufmann
Nach der Installation startet GS-Office direkt mit dem Datenübernahmeassistent und einer
kurzen Zusammenfassung der Einstellungen. Mit einem Klick auf „Weiter“ starten Sie die
automatische Konvertierung Ihrer Daten auf das neue Format der „SageDB“.
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Hinweis: Erfahrungsgemäß dauert die Übernahme von normalen Mandanten ca. 1- 2
Stunden.
Zum Abschluss der Konvertierung wird Ihnen ein Datenübernahmeprotokoll angezeigt. In
diesem Protokoll wird dargestellt, was übernommen wurde und wo eventuell noch
Änderung im Programm vorgenommen werden müssen.
Mit einem Klick auf „Weiter“ erhalten wir das letzte Fenster der Datenmigration.
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Mit dem Abschluss dieser Migration, öffnet GS-Office direkt Ihren Mandanten.
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4.0 Fertig!
Sie können nun GS-Office 2014 mit Ihren Daten aus dem PC-Kaufmann testen und sich
mit dem neuen Programm und deren Funktionen vertraut machen.
Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm
durch Druck auf die Taste „F1“ die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche ihnen
- immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt.
Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank,
welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank
im Internet unter der nachfolgenden Adresse: https://www.sage.de/ksp
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