Informationstechnische Möglichkeiten zur Pflege und Organisation

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Informationsmaterialien
Modul 3.4.1
IT-Unterstützung in Bildungsnetzwerken
Informationstechnische Möglichkeiten
zur Pflege und Organisation von Kontaktdaten
von Christian Böhme
Inhalte
1 Allgemeines
2 E-Mail-Programme und Adressbücher
3 Termin- und Kontaktplaner
4 Internetbasierte Gruppenmanagement-Software
5 Weiterführende Quellen und Links
ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme
21.10.2002
Bildungsnetzwerke betreiben – IT-Unterstützung in Bildungsnetzwerken – 3.4.1
1 Allgemeines
Für die Etablierung neuer Lerngruppen und die laufende Betreuung ist
eine funktionierende Kommunikation unabdingbar. Neben der klassischen Methode der Informationsübermittlung durch Brief oder Postkarte
stehen durch die zunehmende Vernetzung heutzutage eine ganze Reihe von Kommunikationsmedien zur Verfügung, die alle auf der Tatsache beruhen, dass immer mehr Menschen das Internet als Informationsquelle nutzen. Auch wenn für die erste Kontaktaufnahme in der Regel dem persönlichen Brief, der persönlichen Einladung der Vorzug
gewährt werden sollte, ist für aktuelle Informationen und die fortwährende Benachrichtigung der beteiligten Personen die Unterstützung
eines geeigneten „elektronischen Helfers” unerlässlich. Zudem bietet
die verwendete Lernplattform in der Regel entsprechende Werkzeuge
zur automatischen Benachrichtigung der Teilnehmer an. Bevor auf einzelne Beispiele näher eingegangen werden soll, zunächst ein kurzer
Überblick.
Das Softwareangebot, für die Verwaltung persönlicher Daten ist außerordentlich umfangreich. Grundsätzlich lässt es aufteilen in
•
Einfache Anwendungen wie Adressbücher und E–Mail-Programme
mit entsprechenden Funktionen
•
Integrierte Termin- und Kontaktplaner mit Adressbuch, E–MailProgramm und Aufgabenmanagement mit Anbindung an einen externen Server
•
Internetbasierte Gruppenmanagement-Software
Seite 2
2 E-Mail-Programme und Adressbücher
Einfache Adressbuch-Programme, bzw. E-Mail-Software mit entsprechender Funktionalität gibt es zahlreich und für jedes Betriebssystem.
Die Funktionalität der einzelnen Programme ist dabei sehr unterschiedlich. Eine kleine Übersicht von E-Mail-Programmen gibt die folgende
Tabelle:
Programm
Anbieter
Kurzbeschreibung
Systemvoraussetzungen
Eudora Light 5.1.1
Qualcom
www.eudora.com
Mac OS 8, 9, X
Win NT, 98, 2000, XP
Mail 1.2
Apple
www.apple.com
Kostenloses
E-Mail-Programm
(Englisch)
Bestandteil des
Betriebssystem
Mozilla Mail 1.1
Mozilla.org
www.mozilla.org
Einfacher E-MailClient, kostenlos
Mac OS 8,9, X
Win NT, 98, 2000, XP
Linux
Mac OS 8,9
Win NT, 98, 2000
Outlook Express 5.0.5 Microsoft
www.microsoft.com
Power Mail 4.0
CTM Development
www.ctmdev.com
Klassisches E-MailProgramm,
(Auslaufmodell)
Kostenpflichtiges
E-Mail-Programm
Mac OS X
Mac OS 8,9, X
Um für die Verwaltung einer Arbeitsgruppe und den damit verbundenen
E-Mail-Verkehr geeignet zu sein, sollte des Programm mindestens folgende Bedingungen erfüllen:
•
Anlegen von Gruppenordnern im Adressbuch
•
Speichern weiterer persönlicher Daten außer der E-Mail-Adresse,
wie Postanschrift und Telefon, Fax usw. (Foto wünschenswert)
•
Einrichten von eigenen Posteingangsordnern
•
Angeben von Regeln für das automatische Ablegen eingehender
Post
•
Verwalten mehrerer E-Mail-Konten
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Weitere Eigenschaften, wie sie von den aktuellen Produkten angeboten
werden, wie etwa der Zugriff auf Verzeichnisdienste z. B. über einen
LDAP-Server sind hilfreich, aber nicht unbedingt notwendig.
Die in Informationen einer Adressdatei können z. B. in Form einer Visitenkarte gespeichert sein.
Abb. 1:
Visitenkarte
im Programm
„Adressbuch“
Am Beispiel des Programms „Adressbuch“ (Bestandteil des Mac OS X)
soll das Einrichten von Gruppen und Personen veranschaulicht werden.
Nach Klick auf den (+)-Button in der Spalte „Gruppe“ kann der neue
Gruppenname eingegeben werden:
Abb. 2:
Anlegen einer
neuen Gruppe
Seite 4
In entsprechender Weise wird eine neue Person angelegt:
Abb. 3:
Einrichten
einer neuen
Visitenkarte
Die neu angelegten Personen werden der Gruppe zugeordnet, die vorher ausgewählt wurde oder können per Drag and Drop aus der Spalte
„Name“ auf die gewünschte Gruppe gezogen werden.
E-Mail-Programme, die auf das Adressbuch zugreifen, können nun so
eingerichtet werden, das eingehende E-Mail automatisch in vorher bestimmte Ordner abgelegt werden. Dazu muss zunächst ein Eingangsordner oder Postfach erstellt werden. Handelt es sich bei dem verwendeten E-Mail-Account um einen IMAP-Server, kann das Postfach auch
auf dem Server angelegt werden. Das ist dann vorteilhaft, wenn man
von verschiedenen Rechnern seine E-Mail abruft, da die Daten immer
auf dem Server gespeichert werden. Bei einem POP-Account bleibt nur
die Möglichkeit, das Postfach lokal auf dem eigenen Rechner anzulegen.
Nach Abruf der E-Mail werden die Daten auf dem Server gelöscht.
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Am Beispiel des Programms „Mail“ soll das Anlegen eines Postfaches
(Ordner für den Posteingang) dargestellt werden.
Abb. 4:
Übersichtsfenster im
Programm
„Mail 1.2“
Nach Aufruf des Programms wird zunächst ein neues Postfach angelegt und ein Name vergeben.
Abb. 5:
Einrichten
eines neuen
Postfaches
Seite 6
Anschließend kann durch Angabe einer sogenannten Regel dafür gesorgt werden, das E-Mails von bestimmten Absendern direkt in dem
angelegten Postfach gespeichert werden.
Abb. 6:
Definition
einer Regel
In diesem Beispiel werden alle E-Mails der Arbeitsgruppe „Bildungsnetzwerk“ im Postfach gleichen Namens gespeichert. Der Verwaltungsaufwand für eine Arbeitsgruppe lässt sich auf diese Weise erheblich
vereinfachen. Ähnliches gilt entsprechend für ausgehende E-Mails.
Weitere Informationen zu Adressverwaltungsprogrammen findet man
unter den folgenden Links:
http://www.softguide.de/software/adressverwaltung.htm
http://www.shareload.com/html/adressenverwaltung.shtml
http://www.winsoftware.de
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3 Termin- und Kontaktplaner
Termin- und Kontaktplaner bieten neben der Adressverwaltung und der
E–Mail-Funktion im allgemeinen auch ein Aufgabenmanagement und
die Möglichkeit, Termine in einem integrierten Kalender zu verwalten.
Sofern das Programm als Netzwerklösung konzipiert ist und Zugriff auf
einen entsprechenden Server hat, ist auch die Abstimmung der Termine mit den anderen Teilnehmern möglich.
Beispiele für Einzelplatzlösungen
Programm
Anbieter
Kurzbeschreibung
Entourage 2001
Microsoft
www.microsoft.com
Kontaktdatenbank
Terminplaner
Aufgabenliste
E-Mail-Client
Mac OS 8, 9, X
Palm Desktop 4.0
Palm
www.palm.com
Mac OS 8, 9, X
Win NT, 98, 2000, XP
Lotus Organizer 6
IBM
www.lotus.de
iCal
Apple
www.apple.com
Kontaktdatenbank
Aufgabenverwaltung
Terminplaner
PDA-Abgleich
Kontaktdatenbank
Aufgabenverwaltung
Terminplaner
PDA-Abgleich
Web-Publishing
Terminplaner
Aufgabenliste
PDA-Abgleich
Web-Publishing
Entourage X
Teil des Office-Paket
arbeitet in Kombination
mit Mail und Adressbuch
Win NT, 98, 2000
Mac OS X
Einige der Einzelplatzlösungen bieten die Möglichkeit den Kalender im
Internet zu veröffentlichen, bzw. veröffentlichte Kalender zu abonnieren
(Web-Publishing). So lassen sich Termine untereinander abstimmen,
auch ohne einen speziellen Server zu verwenden. Im folgenden wird
Seite 8
die Verwendung der Kalenderfunktion für die Planung einer Gruppenbesprechung am Beispiel des Programms „iCal“ veranschaulicht.
Nach Aufruf des Programms wird zunächst ein neuer Kalender erstellt.
in dem alle Termine der Arbeitsgruppe eingetragen werden. Anschließend wird am entsprechenden Datum ein Ereignis hinzugefügt:
Abb. 7:
Anlegen eines
neuen Kalenders und Ereignisses
Dem Ereignis werden per Drag and Drop die Personen zugeordnet, die
an der Besprechung teilnehmen sollen:
Abb. 8:
Hinzufügen
der Teilnehmer
Seite 9
Über den Info-Button (unten rechts) lassen sich schließlich die beteiligten Personen automatisch per E-Mail einladen:
Abb. 9:
Einladen der
Teilnehmer
Die Netzwerklösungen der Kontakt- und Terminmanager zeichnen sich
dadurch aus, dass die Daten auf einem Server abgelegt und zwischen
den Teilnehmern abgeglichen werden können. Dabei ist es natürlich
notwendig, dass alle Gruppenmitglieder mit derselben Software arbeiten. Bei einigen der Programme ist darüber hinaus auch eine Resourcenverwaltung (Räume, Medien usw.) möglich. Im Wesentlichen verläuft die Planung der Gruppentermine ähnlich dem Vorgang bei den
Einzelplatzversionen mit dem Unterschied, dass die eingeladenen Personen direkt auf einen Terminvorschlag reagieren können, bzw. der
Planer die aktuellen Terminkalender der Teilnehmer einsehen und nach
freien Terminen suchen kann. Im Gegensatz zu den im Web veröffentlichten Kalendern sind bei den Netzwerklösungen höhere Sicherheitsbeschränkungen für den Zugriff realisierbar.
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Die folgende Tabelle zeigt einige Beispiele für netzwerkbasierte Termin- und Kontaktplanern:
Programm
Anbieter
Now Up-to-Date &
Contact 4.2 e
Kontaktdatenbank
Power On
Terminplaner
www.
poweronsoftware.com Dokumentenmanagem.
PDA-Abgleich
inkl. Server-Modul
Unicorn
Kontaktdatenbank
www.teamagenda.de Aufgabenverwaltung
Terminplaner
PDA-Abgleich
WAP-Schnittstelle
inkl. Server-Modul
Microsoft
Kontaktdatenbank
www.microsoft.com
Aufgabenverwaltung
Terminplaner
E-Mail-Client
Synchronisation mit
MS Exchange Server
Kontaktdatenbank
Meeting Maker
Aufgabenverwaltung
www.
Terminplaner
meetingmaker.com
PDA-Abgleich
inkl. Server-Modul
IBM
Kontaktdatenbank
www.lotus.de
Aufgabenverwaltung
Terminplaner
E-Mail-Client
PDA-Abgleich
TeamAgenda 4.1
Outlook 2001, 2002
Meeting Maker 7.1
Lotus Notes 5
Kurzbeschreibung
Mac OS X
Mac OS 8, 9, X
Win NT, 98, 2000, XP
Mac OS 8,9, X
Win NT, 98, 2000, XP
Mac OS 8,9, X
Win NT, 98, 2000
Win NT, 95, 98, 2000
Weitere Informationen zu Termin- und Kontaktplaner-Software findet
man unter den folgenden Links:
http://www.softguide.de/software/bueroorganisation.htm
http://www.shareload.com/html/personalverw.shtml
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4 Internetbasierte Gruppenmanagement-Software
Internetbasierte Systeme zum Management von Lerngruppen stellen
die modernste Form der Groupware dar. Sie setzen zwingend eine
Vernetzung aller Teilnehmer voraus, in der Regel eine Internetverbindung, da nur auf wenigen, entfernten Servern diese Systeme installiert
werden.
Der Installations-, Administrations- und Kostenaufwand auf der Serverseite ist relativ hoch. Allerdings bieten sie dafür eine hohe Verfügbarkeit
und im Allgemeinen auch ein hohen Bedienungskomfort auf der Clientseite.
Durch Vergabe von Administrationsrechten sind die Nutzer eines solchen Groupware-Systems in der Lage, selbst Lerngruppen einzurichten
und zu verwalten. Die persönlichen Daten der Teilnehmer werden direkt
auf dem Server gespeichert, was die Organisation der Arbeit mit den
Beteiligten natürlich stark vereinfacht.
Da für den Zugang zur Lernplattform mindestens ein Benutzername
und ein Passwort eingetragen werden müssen, bietet es sich an, auch
weitere persönlich Daten zu erheben. Damit lassen sich dann Benachrichtigungen, Terminabstimmung usw. ebenfalls durchführen.
Die Funktionalität der Gruppenmanagement-Systeme reicht von der
Anlage einfacher Dokumentenmanagementsysteme über virtueller Arbeitsräume mit Chat-, E-Mail-Funktionen und Dokumentenablage bis zu
Video-Konferenzen in Verbindung mit Application-Sharing. Der Nutzer
benötigt außer dem Internetzugang und einem Browser im Allgemeinen
keine weitere Software. Die notwendige Hardware-Ausstattung der
Clients richtet sich nach dem Grad der gewünschten Funktionalität.
Auf der Grundlage solcher Systeme sind eine Reihe von Lern- und
Fortbildungsplattformen entstanden, von denen in der folgenden Tabelle ein kurzer Überblick dargestellt wird.
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Lernplattform
Kurzbeschreibung
teamlearn
Kontaktdatenbank
virtuelle Klassen- und Gruppenräume
Chat, Audio- und Videokonferenzen
Aufgabenverwaltung
Dokumentenmanagement
Terminplaner
E-Mail-Client
Kontaktdatenbank
Terminplaner
in Verbindung mit verschiedenen
Computerkonferenzprogrammen auch
synchrone Kommunikation möglich
kostenloser Zugang für Lehrer
kostenloser Serverbetrieb für Schulen
Kontaktdatenbank
virtuelle Klassen- und Gruppenräume
Forum und Chat
Aufgabenverwaltung
Terminplaner
E-Mail-Client
Hompage-Generator
kostenloser Zugang für Schüler und Lehrer
Lehrer mit Administratorrechten
Kontaktdatenbank
virtuelle Gruppenräume
Forum, Chat und Newsgroups
Aufgabenverwaltung
kostenpflichtiger Zugang
reine synchrone Lernplattform
Audio-Konferenz
Applicationsharing
kostenloser Zugang für Lehrer als
Teilnehmer und Tutoren
Win-Betriebssystem
Internetbrowser
Audio- und
Videoequipment
www.teamlearn.de
Telekooperation in der
beruflichen Bildung in NI
bbs-bscw.nibis.de
lo-net
www.lo-net.de
ibisacam
www.ibisacam.de
Fotbildung online
www.lernnetz-sh.de
Internetbrowser,
plattformunabhängig
Internetbrowser,
Internetbrowser,
Win-Betriebssystem
Internetbrowser
Interwise-Client
Audioequipment
Seite 13
Die Verwaltung der Teilnehmerdaten soll am Beispiel der Einrichtung
einer virtuellen Arbeitsgruppe, dem „Quickplace“, auf der Lernplattform
„teamlearn“ veranschaulicht werden.
Abb. 10:
Einen
Quickplace
erstellen
Nach Eingabe der erforderlichen Daten erhält man den Startbildschirm
des eingerichteten Raumes:
Abb. 11:
QuickplaceStartbildschirm
Der Zugang zu einem Quickplace ist nur möglich, wenn die Mitglieder
vorher durch einen Manager, also beispielsweise denjenigen, der den
Raum eingerichtet hat, alle Mitglieder vorher eingetragen hat. Dazu genügt der Benutzername und ein Passwort, das den Teilnehmern natür-
Seite 14
lich mitgeteilt werden muss, damit sie sich später selbst anmelden können. Die übrigen persönlichen Daten kann jedes Mitglied nach der
Anmeldung selbst vervollständigen.
Abb. 12:
Mitglieder der
Arbeitsgruppe
Der Manager entscheidet bei der Anmeldung der Mitglieder über die
Zugriffsrechte:
Abb. 13:
Zugriffsrechte
der Mitglieder
Erhält ein Mitglied des Quickplace ebenfalls Managerzugriff, erhält es
damit auch automatisch die Zugriffsrechte desjenigen, der den
Quickplace ursprünglich eingerichtet hat.
Seite 15
Im folgenden Beispiel erhalten die Mitglieder des Quickplace ausschließlich Leserechte:
Abb. 14:
Mitglieder mit
Lesezugriff
Sofern eine E-Mail-Adresse bereits eingetragen wurde, können die
neuen Mitglieder automatisch über ihren Benutzernamen und das
Kennwort benachrichtigt werden. Jeder Teilnehmer kann sich die gespeicherten Informationen über sich und die anderen Mitglieder des
Quickplace anzeigen lassen:
Abb. 15:
Mitgliederinformationen
Der Manager und der jeweilige Teilnehmer können die Mitgliedsinformationen auch bearbeiten.
Die Zugriffsrechte der einzelnen Teilnehmer können natürlich auch später noch verändert werden.
Seite 16
Sollen beispielsweise der Zugriff nachträglich zu Autorenrechten erweitert werden, müssen die entsprechenden Mitglieder lediglich aus der
Liste ausgewählt werden:
Abb. 16:
Zugriffsrechte
erweitern
Der Mitgliedsordner kann so eingerichtet werden, dass die Zugriffsrechte jedes Mitglied für alle anderen ebenfalls sichtbar sind.
Abb. 17:
Allgemeine
Einstellungen
ändern
Seite 17
Für diesen Fall erscheint im Mitgliedsordner der Zusatz „Sicherheit“,
über den die Anzeige der Zugriffsrechte erfolgt
Abb. 18:
Zugriffsrechte
der Mitglieder
Die Zugriffsrechte der Mitglieder eines Quickplace können bei Bedarf
noch wesentlich weiter untergliedert werden. Etwa durch das Einrichten
sogenannter Räume (Eigener Bereiche innerhalb des Quickplace). Die
Zugriffsrechte können dann für jeden eingerichteten Raum individuell
gesteuert werden, so dass eine sehr hohe Differenzierung der Arbeit
möglich ist.
Darüberhinaus können Gruppen eingerichtet werden, denen einzelne
Mitglieder zugeordnet werden können. So lassen gemeinsame Merkmale mehrerer Mitglieder des Quickplace, wie etwa Zugriffsrechte,
Raumzugehörigkeiten usw., besonders einfach und effizient zuweisen.
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Um gemeinsame Arbeitsgruppensitzungen zu planen, dient die Kalenderfunktion.
Abb. 19:
Kalender
Mitglieder, die mindestens Autorenrechten besitzen, können selbst Ereignisse zu einem bestimmten Termine eingeben.
Abb. 20:
Eingabe eines
Ereignisses
Dem Ereignis kann eine nähere Beschreibung hinzugefügt und Dateien
angehängt werden, die von den Teilnehmern heruntergeladen werden
können.
In ähnlicher Weise können durch Autoren oder Manager den Mitgliedern Aufgaben zugewiesen werden, die dann ebenfalls im Kalender
erscheinen.
Seite 19
Abb. 21:
Aufgabenseite
Auch hierbei können ausser einer näheren Beschreibung auch Dateien
angehängt werden.
Abb. 22:
Aufgabe
stellen
5 Weiterführende Quellen und Links
Hyperlinks zu den Programmen:
www.eudora.com
Seite 20
http://www.apple.com
http://www.mozilla.org
http://www.microsoft.com
http://www.ctmdev.com
http://www.palm.com
http://www.lotus.de
http://www.poweronsoftware.com
http:// www.teamagenda.de
http://www.meetingmaker.com
http://www.teamlearn.de
http://bbs-bscw.nibis.de
http://www.lo-net.de
http://www.ibisacam.de
http://www.lernnetz-sh.de
Hyperlinks zu den Programmübersichten:
http://www.softguide.de/software
http://www.shareload.com
Online-Hilfen der jeweiligen Programme
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Informationstechnische Möglichkeiten zur Pflege und Organisation

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