Enterprise Content Management

Transcrição

Vereon DMS-Seminarreihe 2005
Dokumentation zum Seminar
Dokumenten-Management-Systeme
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT
CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Hamburg 2005
Inhaltsverzeichnis
a)
Dokumentenmanagement
b)
Dokumenten-Technologien
c)
ECM
d)
Compliance
e)
Ausblick
f)
Marktübersicht
g)
Merger und Acquisitionen
h)
Foliensets
i)
Profil PROJECT CONSULT
j)
PROJECT CONSULT Newsletter 20050817
PROJECT
CONSULT
Hamburg 2005
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG
Abstract
Dokumentenmanagement dient zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer
Dokumente. Unter dem Begriff versteht man in Deutschland die Verwaltung von
ursprünglich meist papiergebundenen Dokumenten in elektronischen Systemen. Bei
der
Verwaltung
von
Papierdokumenten
spricht
man
dagegen
von
Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM
Elektronisches Dokumentenmanagement (Electronic Document Management)
verwendet. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und
wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im
Amerikanischen steht "Document Management" dagegen begrifflich eingeschränkter
für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen
Funktionen. Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des
übergreifenden ECM Enterprise Content Management.
Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinn
Da die Perzeption des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im
Amerikanischen gemeint, sich von der deutschen Begriffsfindung sehr stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen Dokumentenmanagement
im weiteren Sinn als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene
Dokumenten-Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem
klassischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden.
Dokumentenmanagement im engeren Sinn
Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn, sind
solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden
sind, Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dateibestände zur
Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man
•
Compound Document Management,
•
Electronic Filing und
•
dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente
vor der elektronischen Archivierung.
Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout,
Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Indizierung und
Suchtechnologien. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateisystem zur Verfügung stellt. Im Dateisystem
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Dokumentenmanagement.doc
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kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Größe oder
Änderungsdatum suchen. Beim Dokumentenmanagement stehen beliebige Felder
zur Verfügung wie bspw. Kundennummer, Auftragsnummer, Betreuer etc.
Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind
annähernd in der ISO-Norm DFR 10166 definiert, die jedoch keine Bedeutung
erlangte.
Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Document
Imaging, Workflow und Groupware spricht man auch häufig von CompoundDocument-Management-Lösungen. Sie werden z.B. zum Produktdatenmanagement
(vgl. Digital Asset Management) und Verwaltung von Office-Dokumenten eingesetzt.
Dokumentenmanagement im weiteren Sinn
Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn
verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie
•
Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s.o.),
•
Bürokommunikation,
•
Document Imaging,
•
Scannen,
•
COLD (Computer Output on Laserdisk),
•
Workflow,
•
Groupware und
•
elektronische Archivierung.
werden
Die unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Technologien sind in starkem Maße
voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im allgemeinen nicht ohne
den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist
gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten - gescannte Faksimiles,
Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. – datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung
großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und
Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich
Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten) unter
dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von
Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet.
Was ist ein elektronisches Dokument?
Dokument
Dokumentenmanagementsysteme dienen zur Verwaltung elektronischer Dokumente.
Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im
angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum
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Beispiel deutlich an der verwendeten Endung ”.doc” für Dateinamen von
Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung
von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits
digital erzeugten Texten unterschieden.
Im Deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu
papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein
Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden.
Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff
gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie
Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff
Dokumentenmanagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich
damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologien. Im angloamerikanischen
Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff
Record. Records Management wird daher dort auch nicht mit Document
Management gleichgesetzt.
Der Begriff ”elektronisches Dokument” bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von
unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als
Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital
übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm,
einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln.
Eine weitere Quelle für den Begriff Dokument in Zusammenhang mit
Dokumentenmanagement-Systemen ist die Bezeichnung ”Dokumentation”, die sich
auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Sachverhalt
bezieht. Einige ”klassische” Dokumenten-Management-Systeme verfolgen daher
auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unterschiedlichen
Versionen vorliegen können, zu einem definierten Zeitpunkt eine in sich
geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen.
Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich,
wie sich bei Anbietern und Anwendern Mißverständnisse hinsichtlich der
unterschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten. Wichtig ist daher zu ermitteln,
welche Dokumente in eine Dokumentenmanagement-Lösung überführt werden
sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend
für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente:
dynamische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und
langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden. Ein Dokument hat
daher in der Regel folgende Merkmale:
•
physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.),
•
formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.),
•
Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.),
•
Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.),
•
Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten u.ä.),
•
Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung u.ä.),
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•
Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor u.ä.),
•
Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.).
In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie
werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung
genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das
Dokumentenmanagementsystem.
Im folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus
unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer
Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.
Formen von Dokumenten
Dokumente
können
aus
verschiedenen
Dokumentenmanagementsystem gelangen:
Quellen
in
ein
•
von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel Druck- oder
Textdatei) oder Datensätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank),
•
analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles
(gescannte Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera
oder Mikrofon erfaßt werden.
Ein Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren Einzelobjekten wie
beispielsweise
•
Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,
•
Images, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos,
•
Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI),
•
COLD-Dokumente
Komponenten),
•
ASCII Textdokumente,
•
Video-Clips oder
•
Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview,
(Computer
Output
to
Laser
Disk;
siehe
ECM-
bestehen.
Entsprechend ihrer Komplexität können elementare Dokumente, Compound
Documents und Container-Dokumente unterschieden werden.
•
Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten
eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer
Objekte.
•
Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als
Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus
zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen
etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten
können.
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•
Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links, Metadaten
und interne Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in
Containern zusammengefasst werden.
Selbstbeschreibende elektronische Dokumente
Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt,
interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus
verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder über andere als das
erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen
werden, muß das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und
Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt,
bezeichnet man Dokumente als "selbstbeschreibend".
Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument besteht neben seinem Inhalt aus
Attributdaten (Metadaten), die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisierung
erlauben. Diese werden heute meisten in XML auf Basis einer DTD oder eines
Schema abgebildet. Im englischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als
”Selfcontained Document Object” bezeichnet. Im deutschen werden sie auch als
”selbstbeschreibende Informationsobjekte” bezeichnet. Sie setzen sich aus einer
beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u.ä.) und einem
vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen ”Header” zusammen. Die
Headerkomponente kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein.
Sie beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und
Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der
selbsterklärende Charakter der Dokumente.
Ein Header beinhaltet im allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zum
Dokument gehören:
•
Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität
Hierzu gehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute,
Attributnamen, Attributformate etc., heute meistens in XML definiert und extern
in einer DTD oder einem Schema referenziert
•
Eindeutige Identifizierung des Objektes
Dies wird in der Regel durch einen ”Unique Identifier”, einen eindeutigen
Schlüssel für die Identifizierung jedes Objektes gehandhabt. Für Unique
Identifier existieren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch
brancheninterne Festlegungen. Der Unique Identifier wird benutzt, um auf das
Objekt zuzugreifen und es als einmalig vorhandenes Dokument zu
identifizieren. In der Regel sind im Unique Identifier Entstehungsort und datum des Objektes mit Uhrzeit kodiert.
•
Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der
Inhaltskomponente
Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die nur aus
einem einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem
mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen
kann.
•
Formatinformationen
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Hierzu gehören beschreibende Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente.
Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet
(zum Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und Druck).
•
Nutzungsinformationen
Beispiele für Nutzungsinformationen sind Erzeuger, vorgesehene
Benutzergruppe, Status der Information oder Verknüpfung auf zulässige
Bearbeitungsoperationen.
•
Schutzinformationen
Hierzu gehören Prüfsummen, Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine
elektronische Signatur und andere Attribute.
•
Referenzinformationen
Referenzinformationen beinhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie
Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz anderer Dokumente durch
”logische Löschung”, Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund-Faksimile,
etc.
•
Inhaltliche Informationen
Hierunter sind beschreibende Attribute und Ordnungsmerkmale zu verstehen,
die in der Regel in der Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff benutzt
werden. Sie dienen im Header für Prüfungs-, Wiederherstellungs- und
Anzeigefunktionen.
Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank
nicht im Zugriff ist oder das Informationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des
erzeugenden Systems versandt wurde.
Verschiedene Dokumentarten
Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nach Art der Dokumente.
Technische Zeichnungen
In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen
werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar
Hunderttausende von oftmals großformatigen Zeichnungen handeln, die
typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen
heißen hier Zeichnungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das
Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung,
insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur
Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweisen, etwa geeignete
Maschinen, mit angegeben, Die Zeichnungen werden meist formatabhängig
abgespeichert.
Bibliotheken
Bibliotheken haben ihre Bücher in riesigen Arsenalen gespeichert, zu denen der
Besucher
üblicherweise
keinen
Zugang
hat.
Er
sucht
in
einem
Dokumentenmanagementsystem
am
Bildschirm,
ermittelt
die
Registraturbezeichnung und bestellt anhand dieser das Buch zur Ausleihe. Ein
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Beispiel hierfür findet sich auf den Seiten der Deutschen Bibliothek extern als OnlineKatalog OPAC.
Behördenakten
Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten
werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt und ggf. vom Beamten
angefordert. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des
Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde
verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr
aufgefunden werden. Ein Beispiel für die Aktenzeichenvergabe beim
Bundessozialgericht findet sich im dortigen Aktenplan.
Sonstige Unterlagen
Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser,
Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme
des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders
gelagert. So ist die Größenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es
ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten
verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr
unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer
Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die
Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes
Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch
nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob
sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf die
zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme
unterschiedlich ausgelegt werden.
Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements
Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement
•
Sicherstellen
der
leichten
Wiederauffindbarkeit
von
(Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger
Identifikatoren)
•
Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch
automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlose" Dateiformate
wie TIFF oder PDF)
•
Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
•
Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
•
Unterstützung
der
Dokumentenerstellung
(Vorlagenverwaltung,
Dokumentbeauftragungs-Workflow,
Lese-Schreib-Synchronisation
bei
Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, VerteilWorkflow, Archivierungs-Workflow)
•
Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
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Dokumenten
Dokumente-
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•
Sicherstellen eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit
und Datenschutz)
•
Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der
Weiterleitungen der Dokumente
•
Verhindern vermeidbarer Speicherplatzkosten, die oft durch Mehrfachablage
von Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungsund Benutzerlaufwerken)
•
Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und
Konflikten durch parallele Änderungen
•
Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage
Umfeld und Einsatzgebiete
Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme aus Datenbankservern
mit
den
Dokumentendaten,
File-Servern
auf
denen
Dokumente
im
Bearbeitungszustand gehalten werden (genannt "Vaults"), mehrstufigen
Archivierungssystemen auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden,
Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen und
Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf
Netzwerkprozessebene verwalten.
Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage von
Client-Server-Technologie oder neuerdings Web-Technologie, die dezentral auf den
Netzwerk-PCs der Benutzer letztere in deren Internet-Browser laufen, die
Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das
Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.
Aufgrund
dieser
komplexen
Technologie
sind
Hardwareanschaffungen,
Softwarelizenzen aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem
teuer. Nicht unterschätzt werden dürfen vor allem auch die hohen
Administrationsaufwände für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort-Wörterbüchern
(Klassifikationssysteme) u.ä.
Oftmals hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere
personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung,
zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten-Import
und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu 3
Level.
Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird
nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die
Aufstellung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme,
Thesaurus) und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern
von Dokumenten.
Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage
auf einfachen File-Servern im Firmennetzwerk mindestens um Faktor 2 langsamere
Ablage von Dokumenten verursacht Mehraufwände bei allen Mitarbeitern die ihre
Dokumente
mit
einem
Dokumentenmanagementsystem
ablegen.
Diese
Mehraufwände kommen durch eingesparte Suchaufwände wieder herein, wobei
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jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal
abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss.
Der eigentliche Mehrwert der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems
entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher
Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden
entsprechende finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein
Unternehmen erheblich sein können. Ein anderer Fall ist, dass durch das Auffinden
eines alten Dokumentes eine kostenintensive Doppelentwicklung vermieden werden
kann.
Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal
Rückstellungen treffen, ist der sog. Return-Of-Investment für den Einsatz von
Dokumentenmanagementsystemen kaufmännisch teils nur schwer vermittelbar.
Des weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende
Qualitätsvorteile, die vor allem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung
kommen.
Weitere betriebswirtschafliche Herausforderungen stellen die hohen Fix-Kosten für
Softwarelizenzen und Betrieb und Betreuung einerseits und die beträchtlichen
Kosten pro Anwender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfiguration, Training
und für das "interne Marketing" der Einführung der DokumentenmanagementAnwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar.
Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl stetig zunehmen, sinkt mit
steigender Systemanwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit
wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar
auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fix-Kosten jedoch
weiterhin erheblich und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein
Nutzen gegenüber.
Oftmals stoßen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen,
bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären "KofferPacken"- und "Synchronisations"-Funktionen mit z.B. projektweisen Kopien von
Dokumentenbeständen auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktionalität
dringend erforderlich.
Des weiteren bieten die meisten Dokumentenmanagementsysteme zwar die
Funktion an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im System abgelegten
Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular
zusammengebaute Dokumente, bei denen z.B. ein Dokument als Teil eines anderen
angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u.ä.).
Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenmanagementsystem
heraus geöffneten Dokumenten durch die entsprechende Applikation dann nicht
mehr auflösbar. Die Abhilfe mit der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige
Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die
der Einsatz von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll, nämlich
Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl.
der Aktualität solcher Mehrfachinstanzen.
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Ein weiteres wesentliches Problem stellt oftmals die Pflege und die Schulung der
Schlagwort-Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oder Thesauri genannt) dar.
Die für die Pflege des Thesaurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit den
inhaltlichen Bedeutungen der Schlagworte und damit mit der Sicherstellung von
Einordnungsrichtigkeit und Redundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb den
Anträgen auf neue Ablage-Begriffe zu leichtgebig nach. Andererseits überblicken die
Antragsteller aus den Geschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau der
Schlagwortstruktur. Die Folge ist dann sehr oft ein babylonisches Gewirr an
Schlagwortsystematiken und -redundanzen, das den Vorteil der leichten
Wiederauffindbarkeit von Dokumenten in einem EDM-System nach inhaltlichen
Kriterien schnell grundsätzlich in Frage stellen kann.
Selbstlernende Systeme mit Ähnlichkeitsvektoren und/oder neuronalen Netzen,
mindestens aber die Möglichkeit der Volltextsuche wären hier die Lösung. Solche
Technologien
werden
heute
aber
noch
nicht
bei
allen
Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw. führen bei einer zu großen
Menge von Dokumenten zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren
Beeinträchtigung der Performanz seiner Suchanfragen, weshalb solche
Möglichkeiten in der Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems oftmals
deaktiviert werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind.
Der Einsatz von Workflow-Management-Komponenten muss mit einem
entsprechenden konventionellen Ressourcen-Management einhergehen. Die
schnelle, elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte nützt nichts, wenn im
Prozess Flaschenhälse an Arbeitskapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zum
Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch Workflow-Protokolle die
Gelegenheit zum Auffinden solcher Flaschenhälse. Regelrechte berichtsmäßige
Auswertungen verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechende
Arbeitnehmerschutz-Vorschriften.
Bei höheren Geschäftsprozessen dürfen Workflows auf keinen Fall zu starr
programmiert werden, da sonst die konventionelle Abarbeitung z.B. per Klärungen
durch gemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch das
Dokumentenmanagementsystem nicht unterstützt werden kann.
Überhaupt ist es schwierig die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen
bei allen Anwendern durchzusetzen, das gilt für die Anwendung elektronischer
Workflows wie für die umständlichere Ablage von Dokumenten. In vielen
Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mitarbeiter durch Rationalisierungsmassnahmen
heute derart verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für administrative
Tätigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbar erscheinen.
Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte auch als zu offen
empfunden. Man kann durch Offenheit den Nutzen vergrößern, aber auch
verkleinern, wenn zu große Offenheit die Mitarbeiter abschreckt ihre Dokumente mit
dem Dokumentenmanagementsystem abzulegen.
Absolute Voraussetzung ist deshalb, dass das Unternehmensmanagement, d.h. die
Führungskräfte auf allen Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwendung
eines Dokumentenmanagementsystems mindestens für alle wesentlichen
Dokumente steht. Das Management muss sich der oben beschriebenen
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30.08.2005
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betriebswirtschaflichen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend
verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantreiben des Systemseinsatzes
durch die EDV-Abteilung allein reicht nicht aus.
Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements
Durch die Zusammenführung herkömmlicher Technologien des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) mit Internettechnologien, Web Content
Management und Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise Content
Management. Dokumentenmanagement gilt heute nur noch als eine integrierte
Komponente von übergreifenden Systemen mit Workflow, Collaboration, Records
Management,
elektronischer
Archivierung,
Inputmanagement
und
Outputmanagement. Übergreifend hat sich seit ca. dem Jahr 2000 der Begriff
Dokumenten-Technologien oder (engl.) DRT Document related Technologies
eingebürgert. ILM Information Lifecycle Management überlappt sich zunehmend mit
den traditionellen Funktionen von Dokumentenmanagement.
Literatur
•
Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke:
Dokumenten-Management. Dpunkt Verlag, 2004, 358 Seiten, ISBN 38986425-8-5
•
Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack-Zimmermann: DokumentenManagement. Springer, Berlin, 2002, 700 Seiten, ISBN 3-5404357-7-8
•
Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenmanagement. Grundlagen
und Zukunft. PROJECT CONSULT, Hamburg 1999, 321 Seiten, ISBN 39806756-0-2
•
Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?.
PROJECT CONSULT, Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5
•
Wolfgang Limper: Dokumenten-Management. DTV-Beck, 2001, 320 Seiten,
ISBN 3-4235023-6-3
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Content Management, BPM Business Process Management,
Knowledge Management und andere DRT Document Related
Technologies. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT
CONSULT International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden
aller Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und
Einführung
von
DRT-Lösungen.
Von
der
IT-Zeitschrift
ComputerWoche wurde er im Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten ITMachern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im Jahr
2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMSBranche gezählt.
Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband Organisations- und
Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für
Dokumenten-Management. Beim internationalen Dokumenten-Management-Anbieter
Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. Seit dem
Zusammenschluss des IMC und der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International, den
weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise Content
Management Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender
des European Board of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002 Mitglied des
internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM
Komitees.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission,
leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Barcelona 2002 und ist
einer der Direktoren des DLM-Network EEIG.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie
elektronische Archivierung, Records-Management, Dokumenten-Management, Workflow,
Rechtsfragen, Business Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf
zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als
Keynote-Sprecher mit.
Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best
Practice zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „Dokumentenmanagement –
Grundlagen und Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für
elektronisches Dokumenten-, Records- und Content Management für den öffentlichen Sektor
in Europa. Fachartikel in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in
führenden Zeitschriften veröffentlicht.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im
Umfeld des Workflow-, Dokumenten- und Records-Management. Er lehrt an der Universität
Kiel / MMC MultiMedia Campus zu Themen des Dokumenten-, Content- und
Wissensmanagement.
Kunde: Presse
Thema: DM
Datei:
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 14 von 14
PROJECT
CONSULT
Hamburg 2005
Dokumenten-Technologien ist die Übertragung des englischsprachigen Begriffes
DRT Document Related Technologies. Dokumenten-Technologien dienen zur
Erzeugung, Erfassung, Erschließung, Verwaltung, Aufbereitung, Bereitstellung,
Verteilung, Sicherung und Bewahrung von elektronischen Dokumenten.
Dokumenten-Technologien sind Dienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten
Nutzung elektronischer Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und
Erzeuger. Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und
rechtlichen Charakter und können in unterschiedlicher Form als strukturierte,
schwach strukturierte oder unstrukturierte digitale Information vorliegen.
Der Begriffsbestandteil Dokument (siehe auch Dokumentenmanagement) ist dabei
aus inhaltlicher und rechtlicher Sicht definiert. Er hat damit eine andere Qualität als
Daten, Information oder Content im Umfeld der Informationstechnik. Im Gegensatz
zu den Anbietern klassischer DM-Systeme oder ECM-Systeme positionieren sich
Anbieter von digitalen Drucksystemen, Outputmanagementlösungen und anderen
dokumentenorientierten Produkten eher unter dieser Klassifikation. Hier wird dieser
Begriff z.T. auch auf Verfahren und Technologien angewendet, die nicht auf
elektronischer Informationstechnik basieren, und sich am Begriff des
Papierdokumentes orientieren. Der Begriff Dokumenten-Technologien ist aus
technologischer
Sicht
geprägt
und
damit
im
Unterschied
zu
Dokumentenmanagement wesentlich weitergefaßt.
Beispiele
Beispiele für den weitgefaßten Anspruch von Dokumenten-Technologien sind
Content Management Systeme und Dokumentenmanagement, Methoden des
Informationsmanagement und der Dokumentation, beispielsweise in Bibliotheken und
Archiven. Dokumenten-Technologien stellen die Basisfunktionen für Enterprise
Content Management bereit.
Beispiele für die funktionalen Elemente und Komponenten von DokumentenTechnologien entsprechend der aufgeführten Begriffe in der Definition sind:
•
Erzeugung: z.B. Textverarbeitung, E-Mail
•
Erfassung: z.B. Scannen, Dateiimport
•
Erschließung: z.B. Indizierung, Kategorisierung, Klassifikation, Registratur
(Akten)
Kunde: Presse
Thema: Archivierung
Dokumenten-Technologien.doc
Datei:
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 2 von 5
•
Verwaltung: z.B. Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management,
Datenbank, Dateisystem
•
Aufbereitung: z.B. Konverter, OCR, PDF
•
Bereitstellung: z.B. Intranet, Portale, Webseiten, Druck, Elektronische
Publikation
•
Verteilung: z.B. Workflow, E-Mail, Groupware
•
Sicherung: z.B. elektronische Signatur, Datensicherung
•
Bewahrung: z.B.
Management
elektronische
Archivierung,
Information
Lifecycle
Literatur
•
Ulrich Kampffmeyer [1]: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?.
PROJECT CONSULT [2], Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5
160-seitiger Auszug als PDF aus dem Buch Dokumenten-Technologien:
Wohin geht die Reise?
•
Öghan Karakas: Document Related Technologies: Das Fundament für EBusiness. Hansebuch Verlag, Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07X
Kunde: Presse
Thema: Archivierung
Datei:
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
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D-20251 Hamburg
Tel.:
040 / 460 762 20
Fax:
040 / 460 762 29
Web:
D-20251 Hamburg
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E-Mail:
[email protected]
Web:
Profil
Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Jahrgang 1952, ist Gründer und Geschäftsführer der PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, eine der führenden produktund
Content Management, BPM Business Process Management, Knowledge
Management und andere DRT Document Related Technologies. Er ist
Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT International
Ltd., London.
Er beriet namhafte Kunden aller Branchen im In- und Ausland bei der
Konzeption und Einführung von DRT-Lösungen.
Von der IT-Zeitschrift Computerwoche wurde er im Jahr 2002 zu den 100
wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im
Jahr 2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMS-Branche gezählt.
Als Gründer und langjähriger Vorstandsvorsitzender des VOI Verband Organisations- und
Dokumenten-Management. Beim internationalen Dokumenten-Management-Anbieter-Fachverband
IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors.
Seit dem Zusammenschluss des IMC und der AIIM im Jahre 1999 hat er aktiv die AIIM International,
den weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise-Content-ManagementLösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender des European Board
of Directors der AIIM Europe, und von 2002 – 2004 Mitglied des internationalen Board der AIIM
International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM-Komitees.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission, leitete
das DLM Scientific Committee der DLM-Forum-Konferenz 2002 in Barcelona, und ist einer der
Geschäftsführer des DLM-Network EEIG.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie
elektronische
Archivierung,
Records-Management,
Dokumenten-Management,
Workflow,
Rechtsfragen, Business Re-Engineering, Wissensmanagement und Projektmanagement. Auf
zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als KeynoteSprecher mit.
Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best Practice
zur elektronischen Archivierung“, das Handbuch „Dokumentenmanagement – Grundlagen und
Zukunft“ sowie das aktuelle Buch „Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?“.
Er ist Herausgeber der sieben DLM/AIIM Industry White Papers für elektronisches Dokumenten-,
Records- und Content-Management für den öffentlichen Sektor in Europa. Fachartikel in mehreren
Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in führenden Zeitschriften veröffentlicht.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im Umfeld des
Workflow-, Dokumenten- und Records-Management.
www.PROJECT-CONSULT.com; [email protected]
©PROJECT CONSULT GmbH
2004
PROJECT
CONSULT
Hamburg 2005
Die Definition von ECM
Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im
Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den
Anspruch, auch Web Content Management mit einzuschließen. Der allgemeine
Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich und schließt seinerseits
Web Content Management, Content Syndication, Digital oder Media Asset
Management und natürlich
Enterprise Content Management ein. Dieser „circulosus virtuosus“ der Begriffe zeigt
denn auch Mangel an Klarheit bei den Marketingaussagen der Hersteller.
Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content Management eine
neue Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden
lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim ganzheitlichen
Anspruch von ECM Enterprise Content Management der Fall. Jedoch muss man
auch angesichts des allumfassenden Anspruch und der zahllosen Komponenten von
Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision,
Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene
Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM
gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Document
Lifecycle
Management
nur
als
eine
mögliche
zusammenfassende
Gruppenbezeichnung für die verschiedenste Technologien und Unternehmen
positionieren.
ECM – Enterprise Content Management
Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick nur eine Transformation
bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen - frei nach der
Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-Server
wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird ein ...".
Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren mehrfach neu interpretiert und mit
anderen Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich verwendete Begriffe wie
„Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 wurde ECM von der AIIM
noch wie folgt interpretiert: „The technologies used to capture, manage, store,
deliver, and preserve information to support business processes”.
Im Jahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider die Prozesskomponente in
der Definition zum Opfer fiel: “Enterprise Content Management is the technologies,
tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content
across an enterprise.“ Immerhin wurde BPM von der AIIM als wesentliche
Komponente in Whitepapern und Postern herausgestellt. Ins Deutsche übertragen
würde die Definition also somit lauten: „ECM sind Technologien und Methoden zur
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
ECM.doc
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
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Seite 2 von 27
Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung
von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.“
Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Definition von ECM gewesen sein. Die
AIIM Show & Conference 2005 in Philadelphia stand unter den Logo-Mottos „Capture
-:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“.
Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität
traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die
Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuiten
generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten
verbinden. Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens
ECM Enterprise Content Management. Damit soll deutlich gemacht werden, dass es
nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller
strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus
der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf
B2E, „business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen
neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische
Klassifikation, Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere.
Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen
zusammengefasst, die zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber
schwerpunktmäßig
auf
die
Inhouse-Informationsbereitstellung
zielen.
Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und
B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-,
Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig
umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen,
finden sich auch in dieser Kategorie wieder. ECM Enterprise Content Management
verfolgt dabei einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die notwendige
Infrastruktur für beliebige Anwendungen bereitstellt.
Merkmale des Enterprise Content Management
Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von
ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den
Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die
Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was
heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner
oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen,
auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für
die interne Informationsbereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content
Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche
Lösungen vom Web Content Management unterscheiden.
•
Enterprise Content Management als integrative Middleware
ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit
einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich
quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
ECM.doc
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
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Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die
Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise Application
Integration eine besondere Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil von
SOA Service-orientierten Architekturen.
•
Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste
ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der
benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst
bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden
kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität
jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante,
aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität
vermieden wird.
•
Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen
von Informationen
ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und
DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich
strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit
verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden.
Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab,
das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.
Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender
praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als
nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen.
ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein
Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur
Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM
Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen
Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM
erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als
universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.
Die ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in verschiedene Kategorien
einordnen, von der
•
Erfassung (Capture),
•
Verwaltung (Manage),
•
Speicherung (Store),
•
Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen
•
Sicherung (Preserve).
Die bisherigen Anwendungsfelder
•
DM Document Management (DMS, Dokumentenmanagement),
•
Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware),
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
ECM.doc
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 4 von 27
•
WCM Web Content Management (einschließlich Portale),
•
RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit
Langzeitspeichermedien) und
•
Workflow / BPM Business Process Management (Vergangsbearbeitung)
bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und
Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.
Während Document Management, Web Content Management, Collaboration,
Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des
Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records
Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. Während BPM
und Workflow als Rückrat von ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005
Manage-Komponenten wie E-Mail-Management und Digital-Asset-Management
sowie Schnittstellen, Content Integration und Enterprise-Application-Integration als
Verbindungskomponenten ergänzt. Über allem schwebt die Nutzung der Information,
sei durch eigenständige Clienten der ECM-System-Komponenten oder in Gestalt
eines „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität der ECMDienste und die gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die
Integration bestehender Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue
Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert.
Die fünf „C“ des Enterprise Content Management
Fünf wichtige Begriffe, die im angloamerikanischen
charakterisieren heute das Anwendungsumfeld von ECM.
mit
„C“
beginnen,
Content
Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst „Records“,
„Data“ und „Metadata“ ebenso wie Dokumente und Webseiten. Content steht heute
nicht mehr nur für schwach- oder unstrukturierte Informationen sondern schließt auch
strukturierte Daten, die in ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die Objekte in
einem ECM beschreiben, mit ein. Content wird entsprechend seiner Nutzung und
seinem Lebenszyklus unterschieden: dynamischer, noch veränderbarer Content
während der Bearbeitung; statischer, unveränderbarer Content, auch Fixed-Content
genannt, im Archiv. Ist Content aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig
werden aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, sicher zu
verwalten, zu erschließen und in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als
Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird hat Content einen inhärenten Wert.
Collaboration
ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, in dem es die benötigten
Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt. Zur Unterstützung
der Gruppenarbeit und Kommunikation kommen dabei verschiedene Ansätze zum
tragen:
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
ECM.doc
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 5 von 27
•
Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats, Foren, Instant
Messaging, White Boards, Video Conferencing und anderen Technologien.
•
Unterstützung des Bearbeitungszyklus
Bereitstellung in Prozessen.
•
Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen.
•
Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung,
Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Information.
von
Informationen
und
deren
Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der großen Herausforderungen
für effizientere Arbeit in der Bürowelt.
Compliance
Compliance ist einer der Markttreiber für den Einsatz von ECM. Die Einhaltung
rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation,
sichere Speicherung und Nahvollziehbarkeit der Transaktionen ist in allen
Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um die
Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die Nutzung der Informationen in den
eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die Umsetzung effizienterer
Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte, die man bei der Erfüllung der gesetzlichen
Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer nicht aus den
Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen Beitrag liefern, die notwendigen
Investitionen für Compliance auf wirtschaftlich nutzbar zu machen.
Continuity
Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung m Zusammenhang mit ECM
noch längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren
Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information. Die
Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert
hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei
zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zustellen, die Nachvollziehbarkeit der
Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie
intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen
elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und dese
gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten RecoveryWerkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu
stellen. ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere
operative Systeme, ohne die ein modernes Unternehmen nicht mehr arbeits- und
konkurrenzfähig ist.
Cost
Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau neuer Geschäftsfelder
ganz oben auf Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv,
besonders in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung von
Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung
der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
ECM.doc
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 6 von 27
Arbeitsweisen und –abläufen, und viele andere Potentiale lassen sich die
Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die notwendige Klammer um
Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu
kontrollieren. Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM
sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte
nicht der ROI im Vordergrund stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell
erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des Unternehmens. ECM ist
heute als notwendige Infrastruktur zu betrachten, um eine Unternehmen
wirtschaftlich führen zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es heute
keine Frage des „Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“.
Ein Haus für Enterprise Content
Die AIIM International und andere haben in den vergangenen Jahren eine Reihe von
Postern und Grafiken kreiert, die die Komplexität und den Funktionsumfang von
Enterprise Content Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 wurde das
„Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses Poster definierte nicht nur den Umfang von
ECM sondern diente auch als Grundlage für einen ECM-Kurs der AIIM international
mit 10 Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA werden gern mit dem Kürzel
„101“ (steht in Ausbildungsprogrammen für den einführende Grundlagenseminare)
bezeichnet und so hat sich auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“
eingebürgert.
Das ECM-Lifecycle-Modell
(AIIM International 2001)
Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete PROJECT CONSULT ihr Modell ab.
Neben dem Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch mit den dazugehörigen
Texten der Wikipedia.de zur Verfügung gestellt wurden und unter der GNU-Lizenz
inzwischen weite Verbreitung gefunden haben.
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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ECM.doc
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 7 von 27
Die ECM-Komponenten
(PROJECT CONSULT 2001)
Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue Poster, eines aus den USA und
eines von der AIIM Europe aus England. Das amerikanische Poster ging vom Ansatz
eines Puzzles aus, bei dem die einzelnen Komponenten von ECM beliebig zu einer
Gesamtlösung kombiniert werden können.
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 8 von 27
Das ECM-Puzzle
Die AIIM Europe wählte dagegen das Motiv einer Autobahn, die die Prozesse und
Verbindungen darstellt und auf denen sich die Informationen wie Fahrzeuge von
einer Station zur nächsten bewegen. Die Komponenten sind die gleichen wie im
ECM-Puzzle.
Die ECM-Autobahn
(AIIM Europe 2003)
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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ECM.doc
Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 9 von 27
Im Jahr 2005 kam ein neues Poster der AIIM heraus, in dem ECM als großes Haus,
mit Eingang und Ausgang von Information im Erdgeschoss und Business Process
Management als der verbindende Aufzug über alle Stockwerke, dargestellt ist. In
diesem neuen Modell sind eine Reihe weiterer Komponenten wie E-MailManagement,
Digital-Asset-Management,
Content-Integration und andere
hinzugekommen.
PROJECT CONSULT hat dieses Modell des Hauses für Enterprise Content in
vereinfachter Form übernommen und um weitere Komponenten ergänzt.
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
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Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
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Status: Fertig
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Seite 10 von 27
(PROJECT CONSULT 2005)
Usage
Web Content Management
Repositories
Digital Asset Management
Storage
E-Mail Management
Long-Term Archival
Business
Process
Management
SECURITY
SECURITY
Document Management
Indexing
Categorization
Workflow
Backup / Recovery
Migration
SECURITY
Records Management
SECURITY
MANAGE
Collaboration
CAPTURE
other Devices
STORE
Web Client
PRESERVE
Enabling
Content Integration
Search / Retrieval
Syndication
Localization
Recognition
Personalization
Forms Processing
DELIVER
Fat Client
Publish
EAI
Document Imaging
Electronic
Paper
Scanning
PKI
User Managment
Directory Service
Electronic
Signature
Entry
User Rights
Management
DRM
Firewall
Exit
Komponenten von ECM
Für ECM Enterprise Content Management Lösungen werden die unterschiedlichsten
Technologien und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige
Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar
sind.
Capture (Erfassung)
Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung,
Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen
Informationen. Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterschieden,
von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen
Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten
werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst.
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
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Datum:
Artikel
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30.08.2005
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Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 11 von 27
Manuell erzeugte und erfasste Informationen
Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen,
von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken,
MultiMedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm.
Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XMLDokumente,
kaufmännische
und
ERP-Anwendungen
oder
bestehende
Fachanwendungssysteme die Quelle für die Erfassung sein.
Technologien zur Be- und Verarbeitung erfasster Informationen
Zur
Verarbeitung
von
gescannten
Faksimiles
werden
Erkennungstechnologien (Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehören:
•
verschiedene
OCR (Optical Charakter Recognition)
Hierbei werden die Bildinformationen in maschinenlesbare Zeichen umgesetzt.
OCR wird für Maschinenschrift eingesetzt.
•
HCR (Handprint Charakter Recognition)
Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die
jedoch bei Fließtexten immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert.
Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch bereits sehr
sicher.
•
ICR (Intelligent Charakter Recognition)
ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der
ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge,
Abgleich mit Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhandene Stammdaten
verbessert.
•
OMR (Optical Mark Recognition)
OMR, zum Beispiel für Strichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle
Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich bei
Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken bewährt.
•
Barcode
Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim
Einlesen der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden.
Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur zur Anzeige von
gescannten Bildern sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für
die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten
Bildpunkten oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen
Vorlagen verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechnologien. DocumentImaging-Funktionen werden beim Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle
eingesetzt. Zunehmend haben elektronische Abbildung von Dokumenten denselben
rechtlichen Status wie Papierdokumente.
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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Datum:
Artikel
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Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von
Technologien unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der
Dokumente gleich sein kann.
•
Forms Processing (Vordruckverarbeitung)
Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung von industriell oder
individuell gedruckten Vordrucken mittels Scannen. Hierbei kommen
anschließend häufig Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut gestaltete
Vordrucke eine weitgehend automatische Verarbeitung ermöglichen. Viele der
heutigen industriellen Vordrucke sind strukturiert, aber auch die Bearbeitung
von unstrukturierten Vordrucken entwickelt sich immer weiter.
•
E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare)
Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatische
Verarbeitung möglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte dem
Erfassungssystem bekannt sind.
COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten
Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat
sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist.
Das Akronym ERM steht für Enterprise Report Management. In beiden Fällen geht
es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen
so aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert und an
eine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv
(Preserve) übergeben werden können.
Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben
verschiedener Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck
ist die Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus
unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die
Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.
Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfasster Informationen
Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den Systemen weitere
Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen
aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören:
•
Indexing (manuelle Indizierung)
Anders als im Deutschen beschränkt sich im Angloamerikansichen der Begriff
Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank
einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen
benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“,
„Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt.
•
Input Designs (Profile)
Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch
hinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. Solche Profile können
zum Beispiel Dokumentenklassen beschreiben, die die Anzahl der möglichen
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
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Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 13 von 27
Indexwerte beschränken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben.
Input Designs schließt auch die Eingabemasken und deren Logik bei der
manuellen Indizierung ein.
•
Taxonomy
Die taxonomische Verarbeitung ermöglicht eine formale Anordnung von
Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens. Hier
spielen Nomenklaturen, Thesaurus und Ablagesystematiken eine Rolle.
•
Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung)
Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCRgewandelte Faksimiles, Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen
Informationen können Programme zur automatischen Klassifikation
selbstständig Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren.
Solche Systeme können auf Basis vordefinierter Kriterien oder selbstlernend
Informationen auswerten.
Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur
Weiterbearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereitzustellen.
Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung)
Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der
Informationen. Sie besitzen hierfür
•
Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden sowie
•
Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz
von Informationen. Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden
Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document
Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und
Workflow / Business Process Management als Dienste bereitzustellen. Zur
Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über
standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der
Kommunikation zwischen den Komponenten verfügen.
DM Document Management (Dokumentenmanagement)
Unter Document Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung wie in
Deutschland zum Beispiel DMS zu verstehen, sondern eher die
Dokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die
Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der
Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document
Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
•
Checkin/Checkout
zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
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Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
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•
Versionsmanagement
zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen,
Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen
Format)
•
Suchen und Navigieren
zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten
•
Visualisierung
zur Anzeige von Informationen
Verzeichnissen und Übersichten
in
Strukturen
wie
virtuellen
Akten,
Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend
mit denen der andere „Manage“-Komponenten, der immer weiter ausgreifenden
Funktionalität von Office-Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Domino
und den Eigenschaften von „Library Services“ zur speichertechnischen Verwaltung
der Informationen.
Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, Groupware)
Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser
Lösungen, die sich aus der herkömmlichen Groupware entwickelt haben, geht jedoch
weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Knowledge Management mit ein.
Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen:
•
Gemeinsam nutzbare Informationsbasen
•
Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen
•
Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die
gemeinsame Bearbeitung von Informationen
•
Verwaltungskomponenten
wie
Whiteboards
Terminpläne, Projektmanagement und andere
•
Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing
•
Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der
gemeinsamen Informationsbearbeitung
für
Ideensammlungen,
E-Mail-Management (Verwaltung, Speicherung und Verteilung von E-Mails)
Der heutige Standard, bei dem E-Mails vom Server entfernt und in der Ablage
gespeichert werden, reicht nicht aus. E-Mails sollten stetig, wie jedes andere
Dokument auch, klassifiziert, gespeichert und vernichtet werden.
Digital Asset Management (Verwaltung, Speicherung und Nutzung von
multimedialen Inhalten)
Vergleichbar mit dem Dokumentenmanagement, konzentriert sich DAM auf die
Speicherung, die Verfolgung und das Gebrauchen von Rich Media Dokumenten, wie
z.B. Videos, Logos und Fotos.
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
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Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
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WCM Web Content Management
Enterprise Content Management erhebt den Anspruch Web Content Management zu
integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten Im Internet und Extranet oder auf einem
Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung
gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein.
Zum Web Content Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
•
Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem
kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess
•
Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation
•
Automatische
Konvertierung
für
unterschiedliche
personalisierte Anzeigen und Versionierung
Anzeigeformate,
•
Sichere Trennung
Informationen
nicht-öffentliche
•
Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung,
HTML, XML u.a.)
•
RM Records Management (Ablage- und Archivverwaltung)
des
Zugriffs
auf
öffentliche
und
Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records
Management (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung von
Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen
Informationen. Records Management ist Speichermedien-unabhängig und kann zum
Beispiel auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen
mitverwalten. Zum Web Records Management gehören unter anderem folgende
Funktionen:
•
Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur
geordneten Ablage von Informationen
•
Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von
Informationen
•
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
•
Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf
einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
•
Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit
standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung
der gespeicherten Informationen
(Retention
Schedules)
und
Wf Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)
Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch
den Begriff BPM Business Process Management eindeutig. BPM und Workflow
stellen eine wesentliche Verbindungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion im ECMModell dar. Sie sind daher im „Haus-Modell“ aus den Manage-Komponenten
herausgelöst und bilden den „Backbone“ von ECM.
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 16 von 27
Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so zum Beispiel den
•
„Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse
steuert und kontrolliert, und „den
•
ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des
Prozesses vorgibt.
Workflow-Lösungen können als
•
„Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit
dem Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer
•
„Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrund der Systeme den
Informations- und Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client
erforderlich ist.
Zum Workflow Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
•
Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen
•
Empfangen,
Verwalten,
Visualisieren
und
Weiterleiten
von
zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder
Daten
•
Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (zum
Fachanwendungen) und Dokumente (zum Beispiel Office-Produkte)
•
Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich
Mitzeichnung
•
Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität
•
Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und
Ergebnisse der Bearbeitung
•
Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen
Beispiel
Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung
aller notwendigen Ressourcen.
BPM Business Process Management geht in seinem Anspruch noch einen Schritt
weiter als Workflow. BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen
Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und
Zusammenführung aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter
anderem folgende Funktionen:
•
Vollständige Workflow-Funktionalität
•
Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene
•
EAI Enterprise
Anwendungen
•
BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration von
InformationWarehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit
unterstützenden Hilfsprogrammen
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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Application
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Datum:
Integration
Artikel
ECM
30.08.2005
zur
Verbindung
verschiedener
Autor:
Kff
Status: Fertig
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Seite 17 von 27
„Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als „Suite“ angeboten.
Sie beinhalten vielfach bereits die „Store“-Komponenten.
Store (Speichern)
Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen,
die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien
zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der
„Store“ von der „Preservation“ abgegrenzt. durch den Inhalt Im deutschen
Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ im Unterschied zum
„Archiv“ gleichzusetzen.
Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei
unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library
Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als
unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen InfrastrukturKomponenten, die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt
sind, gehören die Sicherheitstechnologien, die aber erst weiter unten im Abschnitt
„Deliver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließlich
des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu
betrachten.
Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)
Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auch kombiniert eingesetzt werden
können, gehören unter anderem:
•
Filesysestem
Das Filesystem wird vorrangig zur temporären Zwischenspeicherung, so. zum
Beispiel Eingangs- und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist es, das
Filesystem von Informationen zu entlasten und diese durch „Manage“-,
„Store“- und „Preservation“-Technologien allgemein verfügbar bereitzustellen.
•
Content Management System
An dieser Stelle ist das eigentliche Speichersystem für den Content gemeint,
bei dem es sich um eine Datenbank oder ein spezialisiertes eigenständigen
Speichersystem handeln kann.
•
Datenbanken
Zum einen dienen Datenbanken zur Verwaltung der Zugriffsinformationen. Sie
können aber auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Content oder
Media Assets benutzt werden.
•
Data Warehouses
Data Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die
Informationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren oder direkt
bereitstellen. Sie können auch mit einem globaleren Anspruch als Document
Warehouse oder Information Warehouse konzipiert sein.
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 18 von 27
Library Services (Informationsverwaltungsdienste)
Library Services haben nur im übertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sind
die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die
Informationen realisiert wird. Der Library Service ist letztlich für den Empfang und die
Speicherung der Informationen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten
verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die Speicherorte in der dynamischen
Ablage, dem eigentlichen „Store“, und im Langzeitarchiv, der Kategorie „Preserve“.
Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und
Klassenzugehörigkeit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library Service
arbeitet mit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusammen.
Hierdurch werden die notwendigen
•
Search (Suche) und
•
Retrieval (Wiederfinden, Wiederbereitstellen)
Funktionen bedient. Hierzu rechnet man heute auch Suchmaschinen,
Volltextdatenbanken, Agenten und andere Suchtechnologien. Während die
Datenbank keine Kenntnis über den physischen Speicherort eines Objektes hat,
verwaltet der Library Service
•
Online-Speicher
für Daten und Dokumente im direkten Zugriff,
•
Nearline-Speicher
für Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des
Laufwerks befindet, aber zum Beispiel erst durch eine Robotik eingelegt
werden muss
•
Offline-Speicher
für Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und
nicht im automatisierten Zugriff eines Systems befindet.
Sofern nicht ein übergelagertes Dokumenten oder Records-Management-System die
Funktionalität bereitstellt, muss der Library Service selbst die Funktionen
•
Versionsmanagement
zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der Information, und
•
Checkin/Checkout
für die kontrollierte Bereitstellung der Information
besitzen. Eine wichtige Funktion des Library Services ist die Erzeugung von
Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und über Veränderungen an
den Informationen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden.
Weitere Komponenten sind:
•
Content Integration
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
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Projekt:
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Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 19 von 27
ermöglicht verschiedenen Content aus unterschiedlichen Quellen wie ein
einzelnes Repository betrachten und Inhalte virtuell zusammenzuführen.
•
Syndication
ist die Verteilung von Content zur Wiederverwendung und Integration in
anderen Content.
•
Localization
ist die Anpassung von Content an die kulturellen und sprachlichen Bedürfnisse
verschiedener globaler Märkte.
Speicher-Technologien
Für die Speicherung der Informationen können je nach Anwendungszweck und
Systemumgebung sehr unterschiedliche Medien zum Einsatz kommen.
Mehrfach beschreibbare magnetische Online-Speicher
Hierzu gehören Festplatten als RAID (Redundant Array of Independent Disks)
Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als
Speicherinfrastruktur oder NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken
zugänglich gemachte Speicherbereiche.
•
Tape (Magnetbänder)
in automatisierten Speichereinheiten wie “Libraries” oder “Silos” mit Robotik
für den Zugriff dienen eher wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen der
Datensicherung und nicht zum Online-Zugriff.
•
Digital Optische Speichermedien)
wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrfach
beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto
Optical) und andere können zur Sicherung und zur Verteilung aber auch in
Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt
werden.
Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)
Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen langfristig stabilen, statischen und
unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. zur temporären
Speicherung
von
Informationen,
die
nicht
archivierungswürdig
oder
archivierungspflichtig sind. Im deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld
der elektronischen Archivierung. Letztere besitzt heute aber wesentlich mehr
Funktionalität als unter „Preserve“ subsummiert. Elektronische Archivsysteme sind
heute meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records
Management, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS
Information Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen.
Aber nicht nur elektronische Medien eigenen sich zur langfristigen Aufbewahrung.
Zur reinen Sicherung von Informationen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der
inzwischen
in
hybriden
Systemen
mit
elektronischen
Medien
und
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 1.0
Seite 20 von 27
datenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden kann. Entscheidend bei allen
Langfristspeichersystemen ist die rechtzeitige Einplanung und regelmäßige
Durchführung von Migrationen um die Information in sich verändernden technischen
Umgebungen verfügbar zu halten. Dieser kontinuierliche Prozess wird auch
Continuous Migration genannt. Zu den „Preserve“-Komponenten rechnet man unter
anderem:
•
WORM (Write Once Read Many)
rotierende digital optische Speichermedien zu denen die klassischen WORM
in einer Schutzhülle in 5 ¼“ oder 3 ½“ Technologie ebenso wie CD-R und
DVD-R gehören. Die Aufzeichnungstechniken der Medien, die in Jukeboxen
für einen Online- und automatisierten Nearline-Zugriff bereitgestellt werden,
sind unterschiedlich.
•
WORM-Tape (Magnetband mit WORM-Eigenschaften)
wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die mit besonders abgesicherten
Bändern bei ordnungsgemäßem Betrieb ähnliche Sicherheit wie ein
traditionelles WORM Medium erreichen können.
•
CAS (Content Adressed Storage) magnetische Festplattenspeicher
die durch spezielle Software gegen Überschreiben, Löschen und Verändern
wie ein WORM-Medium geschützt sind
•
NAS/SAN (Network Attached Storage / Storage Area Networks
können ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der
Revisionssicherheit mit unveränderbarer Speicherung, Schutz vor
Manipulationen und Löschen etc. erfüllen.
•
Mikrofilm
kann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationen nicht
mehr in der Nutzung sind und keine maschinelle Auswertbarkeit gefordert ist.
•
Papier
ist als Langzeitspeicher von Informationen ebenfalls weiterhin zu
berücksichtigen, da die Aufzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittel
gelesen werden kann. Ebenso wie beim Mikrofilm handelt es sich aber nur um
die Sicherung originär elektronischer Information.
Deliver (Liefern, bereitstellen. ausgeben)
Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen
aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch
Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (zum
Beispiel Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter
Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (zum Beispiel
Konvertierung oder Kompression) für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da
die Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht
als Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
Datei:
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Projekt:
Topic:
Datum:
Artikel
ECM
30.08.2005
Autor:
Kff
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Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch
als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff „Output Management“
zusammengefasst.
Die “Deliver“-Komponente umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien:
„Transformation Technologies“, „Security Technologies“ und „Distribution“.
Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und
sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen. Für die
„Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wichtig:
•
Layout/Design
mit Werkzeugen zur Gestaltung und Formatierung der Ausgaben und
•
Publishing
Anwendungen zur Bereitstellung der Informationen für die Distribution und
Publikation.
Transformation Technologies (Transformations-Technologien)
Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen.
Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender in
der Regel nicht zeigen. Zu den Transformation Technologien werden unter anderem
folgende gerechnet:
•
COLD / ERM
ist hier im Gegensatz zur „Capture“-Komponente als Aufbereitung von Daten
von Ausgaben für Verteilung, Druck und Übergabe an das Archiv zusehen.
Typische Anwendungen sind Listen und formatierter Output, zum Beispiel
individualisierte Kundenanschreiben. Zu diesen Technologien gehören auch
die Journale und Protokolle, die von den ECM-Komponenten erzeugt werden.
•
Personalization (Personalisierung)
ist nicht mehr nur eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern gilt für
alle ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhält der Nutzer nur
noch die Funktionalität und Informationen angeboten, die er benötigt.
•
XML (eXtended Markup Language)
ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen, Strukturen,
Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle
Technologie zur Beschreibung von Informationen durch.
•
PDF (Printable Document Format)
ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt
Informationen plattformunabhängig bereitzustellen. Im Gegensatz zu reinen
Bildformaten wie TIFF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt
und elektronische Signaturen eingebettet werden.
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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Artikel
ECM
30.08.2005
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•
Konverter und Viewer
dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche
Formate zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen
Formates wieder anzuzeigen und auszugeben.
•
Compression (Kompression, Komprimierung)
wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf für bildhafte Informationen zu
reduzieren. Für s/ wird hier auf das ITU-Verfahren (CCITT) für TIFF und für
Farbbilder auf JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“-Verfahren können auch
beliebige Dateien für die Datenübermittlung komprimiert werden.
•
Syndication
dient zur Bereitstellung von Content in unterschiedlichen Formaten,
Selektionen und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content Management.
Durch Syndication kann der gleiche Inhalt mehrfach in verschiedener Form
und für verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.
Security Technologies (Sicherheitstechnologien)
Die Sicherheitstechnologien gehören zu den Querschnittfunktionen, die allen ECMKomponenten als Dienste zur Verfügung stehen. So kommen elektronische
Signaturen nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern
können auch beim der Erfassung beim Scannen benötigt werden, um die
Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren. Dazu gehören PKI (Private Key
Infrastructure) als Basistechnologie für den Einsatz elektronischer Signaturen. Sie
verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft die Authentizität von Signaturen. Weiter
elektronische Signaturen, die dazu dienen, für Dokumente bei Übermittlungen die
Authentizität des Absenders und die Integrität der übermittelten Nachricht, das heißt,
die Unverändertheit und Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei
Formen der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualität und Sicherheit:
einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. In Deutschland ist die qualifizierte
elektronische Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesen gesetzlich verankert.
Und
drittens
Digital
Rights
Management/Watermark
(elektronische
Rechteverwaltung). Diese dient besonders bei der Content Syndication und in MAM
Media Asset Management der Verwaltung und Absicherung von Urherrechten und
CopyRights. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen
(Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zum Einsatz. Ziel
ist die Wahrung von Rechten und die Sicherung der Inhalte bei der Veröffentlichung
im Internet.
Distribution (Verteilung)
Alle zuvor erwähnten Technologien dienen im Wesentlichen dazu, die
unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf
unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktive
Komponenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern oder Rundschreiben ebenso
gehören wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich die
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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Datum:
Artikel
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30.08.2005
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Zielgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- und
Distributionsmedien können zum Einsatz kommen:
•
Internet, Extranet und Intranet
•
E-Business-Portale
•
E-Mail und Fax
•
Datenübermittlung mittels EDI, XML oder anderen Formaten
•
Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Kommunikator-Geräte und andere
•
Datenträger wie CD oder DVD
•
Digitales Fernsehen und andere Multimedia-Dienste
•
Papier
Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die Information immer für den
Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen und die Nutzung möglichst
zu kontrollieren.
Was ist eine ECM-Suite?
ECM ist ein Thema für Suiten. ECM beinhaltet, wie dargelegt, fünf große
Komponenten: Capture, Manage, Deliver, Store und Preservation. Manage beinhaltet
die die Teilkomponenten Collaboration, Records Management, Workflow/Business
Process Management, Document Management und Web Content Management.
ECM - eine „eierlegende Wollmilchsau“, die auch Trendthemen wie ILM Information
Lifecycle Management, DRT Document Related Technologies und in Teilbereichen
KM Knowledge Management abdecken will. Daher ist das Gesamtthema nur mit
Suiten abzudecken.
Werfen wir zunächst einmal ein Blick auf den Anspruch an eine Suite: Eine Suite ist
die Zusammenstellung verschiedener kompatibler Komponenten zur Lösung eines
Gesamtszenarios, bei dem die Komponenten auch einzeln und unabhängig
eingesetzt werden können.
Definition einer Suite
Folgende Eigenschaften machen den Produktcharakter einer Suite aus:
(1)
Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen Komponenten
(2)
Modular und komponentenweise erweiterbar
(3)
Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten und Ressourcen in
Bereichen wie Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen, Metadaten,
Speicherorte, Kommunikation etc.
(4)
Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle Komponenten der Suite
(5)
Plattform-Konformität, d.h. alle Komponenten sind auf allen Plattformen der
Gesamtsuite lauffähig
Kunde: Vereon
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(6)
Einheitliche Clienten, die die Nutzung des Gesamtportfolios der Suite möglich
machen
(7)
Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die Rolle als Bestandteil der
Suite, wobei sich die Komponenten als Dienste innerhalb einer gemeinsamen
Architektur positionieren
(8)
Gemeinsamer
Weiterentwicklungsplan,
der
die
Kompatibilität
Einzelkomponenten als auch der Suite selbst sicherstellt
(9)
Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung aller Komponenten die
üblicherweise zum Funktionsumfang gerechnet werden
(10)
Einhaltung von Standards, um Komponenten von Dritten ebenso konform
einbinden zu können wie die eigenen Komponenten der Suite
(11)
Gemeinsames, konsistentes Vertriebs- und Marketing-Konzept für die Suite
und alle ihre enthaltenen Komponenten einschließlich entsprechender
Preismodelle für Suite und Komponenten
der
Wenn man sich auf diese Eigenschaften als Kennzeichen einer Suite einigen kann,
ist es natürlich sehr schnell möglich, Suiten einzuschätzen und zu bewerten. Einige
Merkmale sind sofort ersichtlich, wie z.B. die Vollständigkeit oder das MarketingKonzept. Bei der Kompatibilitätsfrage auf den verschiedenen Ebenen muss man
häufig schon in Detail gehen und mit bohrenden Fragen an die Entwickler gehen. Da
Suiten durch die Veränderung des Marktes und neue Gruppierungen per
Definitionem nie vollständig sind, muss man auch auf die Pläne zur
Weiterentwicklung achten. Dies ist besonders im ECM-Umfeld bei der langzeitigen
Bewahrung und Verfügbarmachung der gespeicherten Informationen über
Jahrzehnte wichtig. Aufkäufe, neue Schlagworte, neue Trends oder neue
Unternehmensfokussierung ändern den Charakter von Suiten laufend.
Ausblick
Dokumenten-Technologien wie ECM Enterprise Content Management sind die
Ergänzung zur herkömmlichen Datenverarbeitung. Sie führen strukturierte,
schwachstrukturierte
und
unstrukturierte
Information
zusammen.
Jedes
Unternehmen, jede Behörde, jede Organisation muss sich heute mit dem Thema
auseinandersetzen. Auch wenn man nicht vorhat, selbst kurzfristig ein System
einzuführen, muss man sich mit dem beschäftigen, was man quasi mitgeliefert
bekommt – beim nächsten Update der Serverlizenzen, in der nächsten Office-Suite,
beim nächsten Datenbank- oder ERP-Upgrade. In vielen Unternehmen mit
heterogener IT-Landschaft ist bereits heute die Frage wichtiger, welche redundante
Funktionalität vorhandener Produkte man nicht einsetzt, als die Frage, ob man sich
ein neues Softwaresystem zusätzlich leistet. Die wichtigste Aufgabe ist, die
Informationen im Haus unter Kontrolle zu halten. Aktuelle Fragen: wo lässt man die
Abertausenden von E-Mails, was tue ich mit elektronisch signierten Handelsbriefen,
wo lasse ich meine steuerrelevanten Daten, wie überführe ich Informationen aus
dem unorganisierten Filesystem, wie konsolidiere ich Informationen in einem
gemeinsam nutzbaren Repository, wie bekomme ich einen Single-Login über alle
meine Systeme hin, wie erstelle ich einen einheitlichen Posteingangskorb für alle
Kunde: Vereon
Thema: Archivierung
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ECM
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Kff
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eingehende Information, wie kontrolliere ich, dass keine Information verloren geht
oder nicht bearbeitet wird, usw. usw. Bei allen diesen Fragen spielen DokumentenTechnologien
eine
wichtige
Rolle.
ECM-Lösungen
sind
notwendige
Basiskomponenten für viele Anwendungen.
Jeder potentielle Anwender wird natürlich seine individuellen Anforderungen prüfen.
Entscheidungen zu vertagen, ist jedoch nicht sinnvoll. Es wird jedes Jahr etwas
Neues, vermeintlich besseres, komfortableres geben. Mit dieser Einstellung wird man
jedoch nie etwas installieren. Mit jeder Vertagung einer Entscheidung wächst der
Berg unkontrollierter und ungenutzter Information – erkannte Probleme werden
meistens größer. Bei einer vernünftigen langfristigen Migrationsplanung verliert auch
der schnelle technologische Wechsel bei Produkten seinen Schrecken. DokumentenTechnologien sind in ihren Grundfunktionen ausgereift. Die meisten Produkte sind
verlässlich, stabil, sicher und zunehmend sogar preiswert. In manchen Branchen
entscheidet der Einsatz von Dokumenten-Technologien inzwischen über die
Wettbewerbsfähigkeit. ECM Enterprise Content Management gehört heute in jede
moderne IT-Infrastruktur.
(Quellen: AIIM international 2001 - 2005; AIIM Europe 2003; Doculabs „ECM 101“ 2003; Dr. Ulrich
Kampffmeyer in den PROJECT CONSULT Newsletter-Ausgaben 20010508, 20020305, 20031021,
20031117, 20031215, 20040903 und 20050404 sowie mehrere Zweitveröffentlichungen)
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der
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Compliance
Rechtliche und regulative Anforderungen
treiben den Markt für DokumentenTechnologien
Trends
PROJECT
CONSULT
Hamburg 2004
Compliance
Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den
Markt für Dokumenten-Technologien
Compliance
Abstract
Seit einem Jahr sorgt der Begriff Compliance für Furore. Zahlreiche Anbieter haben
sich unter der Fahne Compliance versammelt – nicht nur herkömmliche Anbieter von
DRT-Lösungen, sondern auch Hersteller von Speichersystemen, ManagementInformations-Programmen und ERP-Lösungen. Mit dem Begriff Compliance hat sich
zugleich ein neues Marktsegment gebildet. Compliance-Anforderungen sind auch für
den deutschen Markt relevant, auch wenn bisher dieser Begriff kaum benutzt wurde.
Rechtliche und regulative Vorgaben für Dokumentationspflichten nehmen zu, von
den GDPdU bis Basel II. Der Kunde hat nun die Wahl zwischen spezialisierten
Insellösungen zur Erfüllung bestimmter Compliance-Anforderungen oder übergreifenden Lösungen, die die Compliance-Anforderungen so quasi nebenbei mit
erledigen.
Was verbirgt sich hinter dem Begriff Compliance
Als gäbe es noch nicht genug schwer verständliche Begriffe aus den USA, zumindest
für deutsche Ohren. Nun ist es der Begriff „Compliance“. Es gibt für ihn keine
Übersetzung in nur einem Wort, man benötigt schon einen ganzen Satz:
Übereinstimmung mit und Erfüllung von
rechtlichen und regulativen Vorgaben.
Compliance-Anforderungen gab es schon immer, auch im Ursprungland des
Begriffes. Er hat jedoch durch die Skandale um ENRON und WorldCom eine neue
Brisanz erhalten: neue, strafbewehrte Anforderungen zur Aufbewahrung
geschäftsrelevanter elektronischer Informationen. Auch hier gab es in der
Vergangenheit schon eine Reihe von Anforderungen, Finanzbuchhaltungssoftware
musste schon immer Compliance-Standards erfüllen. Jedoch wurde durch wurde
durch den neuen Stellenwert von E-Mails der Ruf nach elektronischen Archiven
immer lauter.
Betrachtet man die einzelnen Komponenten der deutschen Definition
„Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben“,
dann werden unterschiedliche Aspekte von Compliance deutlich.
•
„Übereinstimmung“
Zum ersten wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle
Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist. Hier ist
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Compliance
„Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische
Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist. Dies ist auch sinnvoll, da
sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein
paar Jahren schon wieder obsolet ist.
•
„Erfüllung“
Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: Einmal, das die Anforderungen in einer
Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist,
keine einmalige Aktion. Das Unternehmen oder die Organisation muss
kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen. „Erfüllung“ geht
dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch
organisatorische und Management-Aspekte.
•
„Rechtliche Vorgaben“
Hierbei handelt es sich um Gesetze oder behördliche Verordnungen, die
bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils
aufgeführten Regelungen einzuhalten. Hier kann man sich auch nicht um die
Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und
Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum.
•
„Regulative Vorgaben“
Warum unterscheidet man hier noch zwischen „rechtlich“ und „regulativ“? Es gibt
eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen,
Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben. Diese
werden im Folgenden als „regulative Vorgaben“ abgegrenzt. Vielfach ergeben
sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen
und implizite Anforderungen für andere Fälle.
Der bindende Charakter einer Vorgabe kann aus den oben genannten Gründen sehr
unterschiedlich sein. Auch Steckdosen, Lebensmittel, Flugzeuge, elektrische Geräte,
Medikamente, Kindergärten, Bildschirme usw. müssen bestimmte ComplianceAnforderungen erfüllen. Nur haben diese Anforderungen, die sich z.B. in Prüfsiegeln
niederschlagen – ein Thema dem wir uns im Softwareumfeld noch gesondert widmen
müssen -, wenig zu tun mit dem, was heute unter dem Schlagwort „Compliance“ an
informationstechnologischen Lösungen assoziiert wird. Wir werden uns daher nur im
Folgenden nur noch mit der „Information Management Compliance“ beschäftigen.
Information Management Compliance
Die Compliance-Anforderungen der letzten Jahre vollziehen nur einen logischen
Schritt. Was bisher in einer physisch greifbaren Welt sich abspielte hat sich
zunehmend in die virtuelle elektronische Welt verlagert. Information Management
Compliance (auch hierfür gibt es schon ein Akronym: IMC) hat nicht nur mit Technik
zu tun. Sie muss sich im gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in
den Prozessen einer Organisation widerspiegeln. Sie hat mit Verantwortung von
Personen und deren Tätigkeit zu tun. Information Management Sie hat mit
Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun. Information Management
Compliance ist letztlich nur eine Abbildung all dieser Komponenten in elektronischen
Systemen. Diese Systeme beinhalten nicht nur Komponenten wie Records
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Management und Archivierung, wie es uns manche Anbieter suggerieren wollen,
sondern Datensicherung und Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und
andere Komponenten.
Gegenstand von Compliance Anforderungen sind in erster Linie Dokumente und
Dokumentationspflichten. Dies schließt den Zusammenhang von Dokumenten als
Bestandteile von Geschäftsvorgängen und elektronischen Akten ebenso ein wie die
Nachweise der Entstehung, Veränderung, Nutzung, Speicherung und Löschung auf
Basis von Journalen und Protokollen. Der Wert und Charakter eines Dokumentes
ergibt sich in der Regel erst durch diese inhaltlichen, prozessabhängigen, zeitlichen
oder fachlichen Zusammenhänge. Im englischsprachigen Raum spricht man von
Records. Ein Record ist entsprechend der ISO 15489-11 eine „Information, die
erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder
Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen
Handlung zu dienen.“ Ein Record definiert sich also wie ein Dokument durch seinen
Inhalt und seinen Rechtscharakter. Ein Record kann in elektronischer Form in
unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Es können Inhalte einer E-BusinessWebseite, ein elektronisches Fax, ein Attachment am E-Mail, ein Datensatz aus
einem ERP-System, eine ausgegebene Liste oder ein mit einer Textverarbeitung
erzeugter Brief sein. Lösungen zur Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten
müssen dabei unter anderem die
•
Authentizität,
•
Vollständigkeit,
•
Nachvollziehbarkeit,
•
Zugriffssicherheit,
•
Geordnetheit,
•
Integrität,
•
Auffindbarkeit,
•
Reproduzierbarkeit,
•
Unverändertheit,
•
Richtigkeit,
•
Prüfbarkeit,
•
Portabilität und
•
Vertrauenswürdigkeit
sicherstellen. Herausforderungen sind somit nicht nur schnelle technologische
Veränderungen. Noch schwieriger ist z.B. das inhaltliche Problem, zu erkennen,
wann ein Objekt wie eine E-Mail überhaupt den Charakter eines aufzubewahrenden
Record annimmt.
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29.03.2005
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Compliance
Vier Komponenten für Information Management Compliance
Die wesentlichen Anforderungen an Information Management Compliance kann man
in vier Punkten zusammenfassen:
1. Information Management Policy
Grundregeln und Verwaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und
Informationen, die sich in der „Corporate Governance“ niederschlagen. Dies
schließt die das Bewusstmachen, die Zuordnung der Verantwortung, und die
Verankerung der Policy im Management der Organisation ein. Das
Management trägt hier nicht nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung
der Regularien, sondern auch für Umsetzung im Unternehmen mit
Vorbildfunktion.
2. Delegation
Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den
nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von
Compliance-Regeln deutlich macht. Dies schlägt sich auch in den
Arbeitsprozessen, Arbeitsplatzbeschreibungen, Verträgen und Arbeitsanweisungen nieder. Auf den verschiedenen Ebenen einer Organisation muss
abhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine
Durchgängigkeit erzeugt werden.
3. Nachhaltung
Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu
gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Hierbei ist
auf eine ständige Verbesserung der Prozesse und auf die Nachführung der
Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen Wert zu legen.
4. Sichere Systeme
Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit
und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen.
Compliance beschränkt sich hier nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität
und das Dokumentenmanagement sondern schließt den gesamten Betrieb der
Lösung ein.
Obwohl Compliance sehr viel mit Dokumenten und Dokumentation zu tun, gilt es bei
den Anforderungen immer in Prozessen zu denken. Das Hauptproblem von
Compliance ist dabei, dass die Maßnahmen zunächst einmal viel Geld und
organisatorischen Aufwand kosten ohne dass hierdurch mehr Geschäft generiert
wird. Compliance ist daher meisten ein ungeliebtes Kind. Wenn man aber sein
Unternehmen konsequent und strukturiert organisiert, ist durch die Transparenz, die
Nachvollziehbarkeit und die integre Verfügbarkeit von Information ein hoher
qualitativer Nutzen gegeben, der sich auf längere Sicht auch betriebswirtschaftlich
auszahlt.
Wie der Hype begann
In den USA gab es schon sehr lange Compliance-Anforderungen an
Softwaresysteme. Bekannt sind z.B. die Regularien der FDA Federal Drug
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Administration, die bindend für die Herstellung von Lebensmitteln, Pharmazeutika
und Medikamenten sind. Allein für die Beantragung eines neuen Medikamentes mit
allen Testnachweisen und Produktionsverfahren hat sich in der Pharma-Branche die
Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems gelohnt. Die Erfüllung von
CFR 21, Part 11 ist unumgänglich.
Richtig Druck kam auf das Thema jedoch erst durch die Skandale um ENRON,
WorldCom und einige andere Unternehmen, die unter Zurücklassung von zahllosen
Arbeitslosen und riesigen Schulden insolvent wurden. Die Frage entzündete sich
dabei an den Zertifikaten der Wirtschaftsprüfer und den Berichten der Unternehmen.
Mehr oder weniger durch Zufall wurde dabei E-Mail als eine der möglichen
Nachweisquellen für ungesetzliches Handeln entdeckt. Dies führte im Jahr 2002 zu
SOX, dem Sarbanes-Oxley-Act. Typisch amerikanisch wurde es nach den beiden
Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben. SOX hat die
Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei
Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern.
Äquivalent wären in Deutschland die Steuerbehörden mit Steuerprüfung und
Steuerfahndung. SOX hat in den USA besonders auf Grund von Abschnitt 802
Bedeutung erlangt, weil hier empfindliche Strafen in der Strafgesetzgebung verankert
worden sind. Die Zerstörung oder Veränderung von aufbewahrungspflichtigen
Unterlagen kann mit bis zu 20 Jahren Gefängnis bestraft werden. Dieser Abschnitt
schreckte alle amerikanischen Unternehmensführer auf und machte den zur Zeit zu
beobachtenden Boom von Compliance-Lösungen erst möglich. Aber auch besonders
die Wirtschaftsprüfer legen in ihrer Beratung nunmehr sehr viel Wert auf Compliance,
da im Rahmen der Skandale große, namhafte Wirtschaftsberatungsfirmen wie
Andersen vom Markt verschwanden. Es ist aber nicht allein SOX, sondern aus den
CFR Code of Federal Regulations lassen sich inzwischen eine Vielzahl weiterer
Anforderungen für spezielle Branchen und Geschäftstätigkeiten ableiten. Ein Beispiel
ist der CFR 17, § 240, mit harten Regularien für Börsenmakler. SOX ist daher nur die
groß gedruckte Hauptaufschrift auf dem Compliance-Banner.
Auch in anderen Bereichen gibt es rechtliche und regulative Vorgaben. Besondere
Aufmerksamkeit verdient z.B. HIPAA, der Health Insurance and Accountability Act.
HIPAA zieht sowohl im Krankenhaus- als auch im Versicherungsbereich
Investitionen in Milliardenhöhe nach sich. Im Bereich der Fertigungsindustrie macht
sich inzwischen der Tread Act mit umfangreichen Anforderungen Produkt-, Qualitätsund Herstellungsdokumentation im Rahmen des Supply Chain Management
bemerkbar. Auch die EPA, Environmental Protection Agency, macht mit neuen
Dokumentationspflichten auf sich aufmerksam. Viele dieser Regelwerke beziehen
sich auf die neugefassten FSG, Federal Sentencing Guidelines von 2002, so dass
Verstöße mit erheblichen Strafen belegt werden können. Zu den regulativen
Vorgaben gehört in den USA z.B. die Richtlinie des Department of Defense, DoD
5015.2. Hierbei handelt es sich um eine Vorgabe für die Anbieter von
Dokumentenmanagement-Lösungen. Produkte ohne eine DOD 5015.2 Compliance
haben kaum eine Chance im öffentlichen Sektor in den USA platziert zu werden.
Man kann nun die Frage stellen, welche Auswirkungen haben all diese
amerikanischen Regularien. Wie bereits erwähnt kommt auch kein deutscher
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Pharma-Hersteller, der im Ausland seine Produkte vermarkten will, um die FDARegularien herum. Aber auch SOX besitzt eine erhebliche Bedeutung für
Unternehmen mit amerikanischer Muttergesellschaft oder mit Niederlassungen in
den USA. Und man darf eines nicht übersehen, die Regularien für die elektronische
Bereitstellung von Informationen sind unerlässlich, weil immer mehr Information
originär elektronisch entsteht und sich nicht mehr in Papier niederschlägt. Man kann
es in einem Satz fassen: ohne Information Management Compliance kann die
Informationsgesellschaft nicht funktionieren.
Gibt es Compliance-Anforderungen auch in Deutschland?
Natürlich, man nennt es nur nicht so. Einige Beispiele sollen dies verdeutlichen. Die
GDPdU Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen sind
ein typisches Beispiel. Zwar noch nicht strafbewehrt wie SOX, aber durch aus mit
anderen Anforderungen des SEC in den USA vergleichbar. Die Bereithaltung von
steuerlich relevanten Daten in auswertbarer Form ist eine Pflichtvorgabe. Die
GDPdU selbst ist eine Verordnung, die auf den Änderungen im
Steueränderungsgesetz und HGB Abgabenordnung basiert. Sie stellt eine Richtlinie
für das Vorgehen der Finanzbehörden bei Außenprüfungen dar. Die Unternehmen
müssen sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Daten identifiziert, unverändert und
vollständig und über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Auch bei den
GDPdU spielen inzwischen Dokumente und E-Mails neben den Daten aus ERP- und
Buchhaltungssystemen eine zunehmend wichtigere Rolle. In eine ähnliche Kerbe
schlägt auch das Gesetz zu den Dokumentationspflichten bei Verrechnungspreisen,
das anders als die GDPdU strafbewehrt ist.
Aber auch bereits vor den GDPdU gab es verbindliche Vorgaben. Es sei hier nur an
die GoBS erinnert, die die Aufbewahrung von kaufmännischen Unterlagen in
elektronischer Form regelt. Neben sicheren Systemen wird hier auf die Prozesse und
die Verfahrensdokumentation besonderes Augenmerk gelegt.
Ein gutes Beispiel für direkte und indirekte Auswirkungen der Gesetzgebung ist
Basel II. Auch wenn man in Bezug auf die Kreditvergabe und die Dokumentationspflichten hier zunächst nur an die Banken denkt, hat Basel II auch erhebliche
Auswirkungen auf alle Unternehmen. Kaum ein Unternehmen kommt ohne Kredite
der Banken aus. Da sich die Kreditnehmer einem Rating unterziehen müssen,
schlagen die Transparenzanforderungen von Basel II praktisch auf die Unternehmen
durch. Um einen Kredit überhaupt noch oder zu günstigen Konditionen zu erhalten,
müssen sich die Unternehmen neu aufstellen. Hinter Schlagworten wie Corporate
Governance, Enterprise Information Policy oder Records Management Policy und
Projekten zur Erarbeitung und Einführung solcher Regelwerke verbergen sich auch
viele Ansätze zum Thema Compliance.
Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen
Gesetzgebung. Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen
Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick
auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen. Bereits durch die
Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von
Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden. Erinnert sei hier nur an
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die elektronische Rechnung, die nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn sie
qualifiziert elektronisch signiert wurde. Auch eine europäische Variante von SOX wird
sich kaum vermeiden lassen. Der elektronische Geschäftsverkehr und die
Umstellung der öffentlichen Verwaltung auf elektronisch unterstütze Verfahren wird
weitere Compliance-Anforderungen nach sich ziehen. Auch deshalb ist es wichtig,
nicht nur auf eine Einzellösung für ein bestimmtes Problem zu schauen, sondern
eine IT-Strategie zu entwickeln, die mit einer Lösung möglichst viele ComplianceAnforderungen erfüllt und darüber hinaus für das Unternehmen auch im
Geschäftsbetrieb nutzbringend eingesetzt werden kann.
Compliance-Anforderungen treiben den Markt für DokumentenTechnologien
Die Anbieterschaft im Dokumentenmanagement-Marktsegment reibt sich angesichts
den vielen neuen Compliance-Anforderungen, die in nahezu allen Staaten wie Pilze
aus dem Boden schießen, die Hände. Fast alle amerikanischen ECM EnterpriseContent-Management-Anbieter haben jetzt Compliance-Angebote im Programm.
Umfang und Zielsetzung der angebotenen Software und Systeme sind aber sehr
unterschiedlich. Die größeren Anbieter setzen auf eine vollständige Kontrolle und
Dokumentation des Informationsflusses und beschränken sich nicht nur auf das
Thema Archivierung oder Records Management. Andere Anbieter preisen Lösungen
für E-Mail-Archivierung an und bringen damit die Anwender in die Gefahr, auf einer
Compliance-Insellösung sitzen zu bleiben. E-Mails und ihre Attachments gehören in
einen fachlichen Zusammenhang, in elektronische Kunden-, Produkt- oder
Vorgangsakten. E-Mails separat zu archivieren bringt mittelfristig mehr Probleme
denn Vorteile. Ähnlich ist es mit dem Ansatz, nur zur Erfüllung der Vorgaben der
GDPdU sich ein Archiv für steuerrelevante Daten anzuschaffen. Ziel sollte die
Einführung von Lösungen sein, die alle Informationen verwalten und bereitstellen –
und dabei die Anforderungen der GDPdU so „nebenbei“ erfüllen. Steuerrelevante
Daten sind nur ein kleiner Ausschnitt aus allen Daten und ihre Archivierung ist nur
schwer wirtschaftlich zu rechnen, wenn nur der Steuerprüfer alle paar Jahre mal ein
paar Daten sehen will.
Die Compliance-Anforderungen zogen aber auch Verwerfungen nach sich und
kurbelten die Konsolidierung Marktes nach einer kurzen Periode der Ruhe wieder an.
Übernahmen waren in den letzten Monaten häufig zu vermelden, auch wenn hier
Ergänzungen des Portfolios in Bezug auf Compliance-Anforderungen häufig nur eine
Nebenrolle spielten. Gravierender war der Eintritt der Speichersystem-Anbieter in
diesen Markt. EMC lieferte hierfür mit Produkten wie Centera und Übernahmen wie
Legato und Documentum die Steilvorlage. Inzwischen haben alle Anbieter von
Storage Technologien nachgezogen und mit ILM Information Lifecycle Management
auch gleich ein eigenes Etikett etabliert. Die Speichersysteme werden um immer
mehr Software ergänzt und dringen damit in die traditionellen Heimstätten von
Records Management, Archivierung und Dokumentenmanagement vor. Entweder
man kaufte Unternehmen oder Produkte hinzu, entwickelte selbst oder schloss
Partnerschaften mit den traditionellen Anbietern. Der Markt für ComplianceLösungen bot die Chance, aus dem engen, hart umkämpften Hardwaresegment für
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Speicherlösungen ins Lösungsgeschäft auszubrechen. Da jedes Unternehmen sich
zur Zeit mit dem Thema Compliance in der einen oder anderen Form
auseinandersetzt, die Konsolidierung von IT-Plattformen ebenfalls auf den
Wunschlisten der CIOs steht, ist der Zeitpunkt gut gewählt. Der Markt für Document
Related Technologies hat zahlreiche neue Mitspieler erhalten und viele der
bekannten Namen, die ihn noch in den 90er Jahren bestimmten, sind heute
verschwunden.
Für den Anwender ist es sehr schwierig, sich zu orientieren. Dies liegt nicht nur an
den Anglizismen, den Akronymen und den immer neuen Begriffen. Die Anwender
wissen häufig selbst nicht, was sie wollen oder was sie tun müssen. Zu nebulös sind
viele der Vorgaben und die Werbeschlacht der Anbieter irritiert mehr als sie hilft. So
schaut sich der potentielle Kunde gerade im Umfeld von Compliance-Lösungen nach
Stempeln, Siegeln und Zertifikaten um, die ihm Sicherheit in seiner Entscheidung
geben sollen. Er geht vielfach davon aus, wenn es ein Gesetz mit Vorgaben gibt,
dann müsse es auch doch jemanden geben, der dies prüft, die Konformität feststellt
und den Produkten bestätigt. Weit gefehlt. Es gibt keine Zertifikate für Produkte wie
z.B. von Anbietern für GDPdU-konforme Lösungen suggeriert wird. Eine Lösung
kann auch nur im Zusammenhang mit den Prozessen und den eingesetzten
Verfahren im Unternehmen selbst geprüft werden. Solche Prüfungen erledigen die
Wirtschaftsprüfer. Sie sind jedoch keine generelle Aussage, ob ein Produkt auch
geeignet ist, denn es muss auch entsprechend den Vorgaben eingesetzt und
betrieben werden. Auch wenn es wünschenswert wäre, offizielle Zertifikate auf den
Verpackungen der Produkte zu finden, die Komplexität der Lösungen und die
Individualität des Einsatzes sprechen dagegen. So bleibt dem Anwender nur der
Rückzug auf Standards, Codes of Best Practice und Richtlinien, wie z.B. das
Grundschutzhandbuch des BSI, um zu einer sicheren Lösung zu kommen, die
technologisch die Compliance-Anforderungen abdeckt. Eines darf man aber in
keinem Fall vergessen: Compliance ist nicht nur ein Thema für
Dokumentenmanagement und Archivierung, Compliance zieht sich durch alle
Softwarekomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und
Dokumente entstehen und verwaltet werden.
Fazit
Fassen wir das Thema Compliance unter dem Gesichtspunkt Information
Management Compliance zum Schluss in einer Reihe von Merksätzen zusammen:
1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die die
Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben
2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie
3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine
Information Policy, die die Compliance-Anforderungen und die Lösung zur
Umsetzung der Anforderungen beinhaltet
4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um
wirksam zu sein
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Compliance
5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt,
sondern ein kontinuierlicher Prozess
6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach
definierten Verfahren überprüft werden
7. Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme
sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit
den Systemen
8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern
alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden
9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen
Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und
Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter
einzustellen.
10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar
verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche
Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind
Compliance-Anforderungen sind ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen
auseinandersetzen muss, wenn es Bestand im Informationszeitalter haben will.
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Profil des Autors
GmbH,
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CONSULT International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden aller
Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und Einführung von
DRT-Lösungen. Von der IT-Zeitschrift ComputerWoche wurde er im
Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von
der Fachzeitschrift DoQ im Jahr 2001 als einziger Berater zu den 25
wichtigsten Köpfen der DMS-Branche gezählt.
Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband
Organisations- und Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998
prägte er wesentlich den deutschen Markt für Dokumenten-Management. Beim internationalen
Dokumenten-Management-Anbieter Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of
Directors. Seit dem Zusammenschluss des IMC und der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International,
den weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise Content Management
Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender des European Board
of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002 Mitglied des internationalen Board der AIIM
International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM Komitees.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission, leitete das
DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Barcelona 2002 und wirkt als Mitglied im
Steering Committee des DLM-Network of Excellence mit.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische
Archivierung, Records-Management, Dokumenten-Management, Workflow, Rechtsfragen, Business
Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und
internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.
Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best Practice
zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „Dokumentenmanagement – Grundlagen und
Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für elektronisches
Dokumenten-, Records- und Content Management für den öffentlichen Sektor in Europa. Fachartikel
in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in führenden Zeitschriften
veröffentlicht.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im Umfeld des
Workflow-, Dokumenten- und Records-Management.
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Ausblick
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AusblickKeynote auf der DMS EXPO 2005
Informationsflut
„Drowned by the Flood“ – zunächst würde man heute hier an Flutkatastrophen in
Indonesien, am Yangtse oder am Ganges denken. Mit einer anderen Flut muss sich
derzeit jeder Anwender eines E-Mail-Postkorbes auseinandersetzen. Die
Geschwindigkeit, mit der Informationen elektronisch erstellt und verteilt werden,
steigt exponentiell. Inzwischen ist das Problem der Überführung von Papier in
elektronische Systeme fast nachrangig geworden. Diese Sturmflut der Informationen
trifft auf Lösungen, die für die Erschließung, Verwaltung und Bereitstellung von
großen Datenmengen kaum vorbereitet sind – auf hierarchische Dateimanager, EMail-Postkörbe, verlinkte URL-Strukturen. Zwar bieten Content-, Dokumenten-,
Records-, Media-Asset- und Archiv-Management-Systeme notwendige Komponenten an. Jedoch gehören diese noch lange nicht zur Basisausstattung der ITInfrastruktur. Sie fristen vielfach noch als Insellösungen ihr Dasein. „In den 80er
Jahren wurde ein Mangel an Information postuliert, der Entscheidungen
beeinträchtigt. Das Blatt hat sich gewendet: seit den 90er Jahren gilt es aus der Flut
von Information die entscheidungsrelevante herauszufiltern. „
Der Wert von Information, die Abhängigkeit von der ständigen Verfügbarkeit von
Information und die einfache Erschließbarkeit strukturierter wie auch unstrukturierter
Information sind immer noch nicht überall erkannt. Dokumenten-Technologien haben
häufig noch einen nachgeordneten, „Nice-to-Have“-Stellenwert. Es wird gern über
Wissensmanagement philosophiert – vor einigen Jahren hätte man auch noch die
Meinung vertreten können, man habe zu wenig Information – inzwischen haben sich
aber die Fronten gedreht. Der Anwender erstickt in Information. Die Ermittlung der
richtigen Information in der richtigen Qualität schluckt immer mehr Zeit. Auch die Idee
des Internets als öffentlich zugänglicher globaler, universeller Informationsspeicher
wird zunehmend in Frage gestellt – strukturierte, qualitätsgesicherte, zielgerichtete
Informationssammlungen, Verzeichnisse und Datenbanken sind wieder auf dem
Vormarsch. Die Anwender stellen sich sogar wieder darauf ein, dass Information
nicht mehr kostenfrei ist, sondern in Abhängigkeit ihres Wertes bezahlt werden muss.
Einerseits ertrinken wir in Information – und dürsten nach Wissen (um dieses Zitat zu
bringen) - andererseits treten die ersten digitalen Überlieferungslücken auf. Solange
nur irgendwelche Webseiten für immer verschwinden, war man bereit dieses in Kauf
zu nehmen. Anders ist dies bei wirtschaftlich, wissenschaftlich, rechtlich oder aber
historisch wichtigen Informationen. Allein auf Grund von Technologie- und FormatLücken sehen die End-70er und Anfangs-80er heute schon sehr düster aus.
Während uns die Systeme ständig nach dem Moore`schen Gesetz steigende
Kapazitäten bereitstellen werden, so kann die Bewahrung von Information und die
effiziente Verwaltung bereits heute kaum mehr Schritt halten.
Information Overload, Information Gap und Information Divide
Kunde: Vereon
Thema: Ausblick
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Vortrag
Handout
30.08.2005
Autor:
Kff
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„Wir erleben gleichzeitig einen ‚Information Overload’ und ein sich auftuendes
‚Information Gap’ während die ‚Information Divide’ zunehmend Wissende mit Zugang
zu Information von der Masse der Menschen trennt.“
Die organisatorische Dimension, die Frage der Bewertung und die Abhängigkeit von
der Verfügbarkeit werden eher komplexer und aufwendiger denn einfacher. Wir
können auch nicht mehr einfach „STOP“ sagen und uns zurücklehnen – eine
Nichtbeteiligung an der informations- und telekommunikationstechnologischen
Entwicklung würde uns schnell ins „Aus“ bringen. So erleben wir gegenwärtig quasi
gleichzeitig eine „Information Divide“, ein sich öffnendes „Information Gap“ und einen
„Information Overflow“. Dokumenten-Technologien müssen endlich ihren Platz in
globalen, nationalen, regionalen, unternehmensweiten und individuellen Sphären
finden. Die Informationsflut macht auch nicht mehr vor dem Privatmann halt.
Moderne Dokumenten-Technologie-Lösungen müssen daher nicht mehr nur auf den
sogenannten professionellen Be-nutzer im Büro, sondern auch auf Privatleute und
Menschen, die wenig mit IT zu tun haben, zugeschnitten werden. Das Problem der
Bewältigung der Informationsflut zieht damit immer größere Kreise und hat leider den
Nachteil, dass die einmal überschwemmten Gebiete nie wieder freigegeben werden.
Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von Information
In Herstellerpräsentationen von neuen Softwaresystemen werden immer die Vorteile,
die einfach zu bedienenden Oberflächen, der Nutzen für eine schnellere und
medienbruchfreie Bearbeitung von Informationen usw. in den Vordergrund gerückt.
Die potentiellen Anwender denken an neue Funktionalität, an die Steigerung des
Durchsatzes in der Antragsbearbeitung, bessere Integration, medienbruchfreie
Bereitstellung von Informationen in elektronischen Akten, intelligent unterstütztende
Vorgangsbearbeitungslösungen, Einsparung von Räumen und vieles mehr.
Eines wird jedoch häufig übersehen und wird mancherorts erst bemerkt, wenn die
Systeme einmal stehen. In dem Maße wie wir auf die Nutzung elektronischer
Systeme setzen, sind wir von ihrer ständigen Verfügbarkeit abhängig. Dies kann
bereits existentiell bedrohend sein. Beim letzten größeren Erdbeben in Kalifornien
haben ca. 10% der betroffenen Firmen die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebes
nicht hinbekommen – nicht etwa weil Lagerhallen eingestürzt waren – nein, weil sie
ihre DV- und Datenhaltungssysteme nicht rechtzeitig wieder in Betrieb nehmen
konnten.
Jeder Bank ist hinlänglich bekannt was passiert, wenn die operativen Systeme ein
paar Tage oder gar mehr als eine Woche still stehen, wenn der Zahlungsverkehr
nicht mehr abgewickelt werden kann, wenn der Broker keine elektronischen Order
mehr platziert, wenn Bewegungs- und Stammdaten korrupt werden ... das Geschäft
kommt sehr schnell zum Erliegen. Die Mitarbeiter kann man noch eine Zeitlang mit
der übergangsweisen Arbeit mit Papier beschäftigen – aber, was wenn man sich
entschlossen hat, ein elektronisches System mit früher Erfassung und Vernichtung
aller Papierunterlagen zu installieren? Wenn beide Systeme nicht mehr laufen,
kommt die produktive Arbeit innerhalb weniger Stunden zum Erliegen. Steht eines
Kunde: Vereon
Thema: Ausblick
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Handout
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Autor:
Kff
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der Systeme, dann entsteht ein Medienbruch, der langwieriges Nachführen und
Konsolidieren nach sich zieht.
Rechenzentren in größeren Betrieben und Verbünden haben das Problem der
Datensicherung und Hochverfügbarkeit im Griff - redundante Systemauslegungen,
automatisierte Sicherungen, regelmäßige Überprüfung der Systeme. Also warum
denn Panik? Die Frage ist, gilt dies auch für Dokumente in den Archiven, Daten im
Workflow, der unabhängig von der führenden operativen Anwendung läuft, für die
Massen von E-Mails, für die Inhalte der Portale?
Nichtverfügbarkeit und Verlust von Information sind existenzbedrohend
Die Verfügbarkeit von Informationen in DRT-Lösungen ist inzwischen als genauso
kritisch anzusehen wie die in den traditionellen Legacy-Systemen. Ein Hauch des
Erkennens zuckte in den Köpfen der Entscheider beim Anblick der Millionen
Dokumente, die am 11. September durch die Straßen New Yorks wehten. Für eine
kurze Zeit war dann „Desaster Recovery“ eines der brandheißen Themen auf
Kongressen und in Publikationen. An dieser Diskussion hat sich auch die DRTBranche mit konkreten Lösungsszenarien beteiligt. Doch die Erinnerung schwindet
beim Menschen schnell. Alle redeten von Sicherheit, umgesetzt wurde aber wenig.
Dabei bieten gerade Dokumenten-Management-Lösungen mit auslagerbaren
Medien, von denen einfach und billig Sicherheitskopien gefertigt werden können, die
Möglichkeit digitalisiertes Papier und originär elektronische Information kontrolliert in
beliebiger Menge bereitzustellen.
Jedes Unternehmen muss bei der Einführung einer IT-Lösung sich Klarheit darüber
verschaffen, in welche Abhängigkeit es sich begibt. Leider fehlen meistens in
Konzepten zur Einführung Risiko-Analysen und Fall-Back-Strategien. Ganz zu
schweigen, dass es in kaum einem Unternehmen eine „Records Management Policy“
gibt, die den Umgang mit aufbewahrenswerter Information und die Kriterien der
Sicherung der Verfügbarkeit beschreibt. Dabei müssen es nicht einmal Katastrophen
sein, die Informationsverfügbarkeit beeinträchtigen. Auch Nachlässigkeit z. B. beim
regelmäßigen Überprüfen der Lesbarkeit von Medien oder bei der Planung von
Systemwechseln kann zu irreparablen Informationsverlusten führen. So sind z. B.
heute die Magnetbänder der NASA-Mars-Expeditionen nicht mehr auswertbar. Ein
unersätzlicher wissenschaftlicher und monetärer Verlust.
Wir müssen uns zunehmend darauf einrichten, dass auch intentionell Angriffe auf
unsere Informationen durchgeführt werden. Das derzeitige Hacking von Webseiten
ist dabei nur ein kleiner Vorgeschmack zukünftiger Herausforderungen. Auch die
Stilllegung des gesamten Internets für ein paar Stunden lässt sich gerade eben noch
verkraften. Wenn jedoch die entscheidenden Informationsbestände vernichtet oder
verändert werden, wird aus dem Traum des Informationszeitalters ein lang
anhaltendes Trauma. Erste Beispiele, wo die aktuellen Pläne elektronisch beim
Wettbewerber liegen und im eigenen System nur geänderte, unbrauchbare Kopien
auffindbar sind (zumindest hiervor hätten Offline-aufbewahrte WORM-Medien
bewahren können) zeigen, dass dieses Problem alle angeht.
Dokumenten-Technologie-Lösungen müssen daher nicht nur an der vordersten Front
der technologischen Entwicklung „mitspielen“, sie müssen die Gewähr bieten, dass
der Wert der Information durch gesicherte langfristige Verfügbarkeit, Nutzbarkeit und
Kunde: Vereon
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Authentizität erhalten bleibt. Die Anbieter müssen Lösungen entwickeln, die die
Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen auf ein
Mindestmaß reduzieren. Dies ist auch eine Chance, ein neues eigenständiges Profil
zu entwickeln – als „Bewahrer der digitalen Überlieferung“.
Wirtschaftlichkeit einmal anders gesehen
In fast allen Projekten – ob sie nun unter der Titelzeile Dokumentenmanagement,
Archivierung,
Wissensmanagement,
Informationslebenszyklusverwaltung,
Contentmanagement oder Geschäftsprozessmanagement laufen – ist es immer das
gleiche Thema: der Nachweis der Wirtschaftlichkeit. Kosten-/Nutzenuntersuchungen,
finanzielle Ist- und Soll-Gegenüberstellungen, Abschätzung des zu erwartenden ROI
Return on Invest oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind vor der Investition in
Dokumenten-Technologien vom Team vorzulegen. Sie entscheiden häufig darüber,
ob das Projekt durchgeführt wird. Aber hat jemand schon einmal diese Fragen
ernsthaft bei der Investition in SAP, in neue Netzwerkkabel oder in das Update einer
populären Office-Software als Grundlage für eine Entscheidung darüber, ob man
etwas überhaupt tut, benutzt?
Meines Erachtens ist der bisherige Ansatz grundsätzlich falsch. Es geht beim
Anwender nicht darum einen Nachweis der Wirtschaftlichkeit für die Einführung einer
DRT-Lösung zu fordern sondern von der Unternehmensleitung, der Organisation,
den Kontrolleuren und anderen Entscheidern den Nachweis abzuverlangen, dass es
ohne den Einsatz von ECM-, DMS- KM- oder ILM-Technologien eine Chance für das
Überleben des Unternehmens gibt. Diese Technologien sind heute notwendige
Infrastrukturen!. Der Spiess muss also umgedreht werden. Wir wissen heute, dass
moderne DRT-Lösungen sicher und kostengünstig sind, dass wir ohne sie weder die
Compliance-Anforderungen, noch die Anforderungen an einen effizienten
Kundenservice erfüllen können, dass wir ohne sie hilflos von der Informationslawine
überrollt werden, dass wir ohne sie die Information in unserem Unternehmen nicht
als Wissen nutzen können, dass wir ohne den Einsatz dieser Lösungen im
Wettbewerb nicht bestehen können. Diese Erkenntnis, dass ECM genauso wichtig
wie CRM oder ERP ist, muss in die Entscheideretagen transportiert werden.
Besonders in einer Gesellschaft mit hohen Lohnkosten und hohen Ansprüchen an
den Lebensstandard, die über kaum natürliche Ressourcen verfügt, sind
Schnelligkeit, Innovation, Kundenservice und „Information at your Fingertips“
entscheidende Faktoren für die Wirtschaft und für das Überleben unserer
Unternehmen.
Wo liegen die größten Wirtschaftlichkeitspotentiale – nicht beim Sparen von
Raumkosten oder Organisationsmitteln, sondern in den Personalkosten, direkt und
indirekt. Schnellere Bearbeitung durch Prozessunterstützung, automatisierter
elektronischer Posteingang, vollständige virtuelle Aktensichten auf alle Informationen
zu Kunden, Produkten und Vorgängen, elektronische Archivierung aller Daten ...
weitere Positionen gibt es ohne Ende. Jedoch laufen sie alle auf das Gleiche hinaus
– Einsparung von Arbeitszeit, Einsparung von Personal. Auch wenn wir Mitarbeiter in
Deutschland nicht einfach auf die Straße setzen können, zielen alle Bestrebungen
zur Verbesserung der Ergebnisse, zur Straffung der Prozesse und zur Vermeidung
Kunde: Vereon
Thema: Ausblick
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Datum:
Vortrag
Handout
30.08.2005
Autor:
Kff
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von Kosten auf das Personal ab. Der Einsatz von Dokumenten-Technologien wie
Collaboration, Knowledge Management, Workflow und ähnlichen Lösungen
vernichtet Arbeitsplätze. Und in unserer Dienstleistungsgesellschaft gibt es wenig
Alternativen, wenn nun auch die Büros durchoptimiert werden.
Kunde: Vereon
Thema: Ausblick
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Breitenfelder 17
D-20251 Hamburg
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Fax:
040 / 460 762 29
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Kff
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Profil des Autors
GmbH,
Hamburg,
eine
der
führenden
produktund
Einführung
von
DRT-Lösungen.
Von
der
IT-Zeitschrift
Komitees.
Wissensmanagement.
Kunde: Vereon
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30.08.2005
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Archivista Version 5
DokuBit
X-Dokument Classifier
quickpage v 4.1
neXT 3.7
EMA
Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto
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Assetlink AG
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Produkt
workflowgen
Management
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Astoria CMS
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INFOConnect
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AuthorIT V4
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IDOL Server
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vivego - cms
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Site/Serverlizenz
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Enterprise Web Suite
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assyst
SDK for QR Code
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FormStar
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Enterprise Portal
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Bmedia 2.7
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BARR Print Server
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Rechnungsverarb.
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Management System
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Uniarchiv / Unides
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MIRAR
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Icr u.a.
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BISE - CMS
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BM windream
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BOGS CMS PRO 2.0
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S4EP
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Scanner
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SiteSupra VCS2 Pro DE
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Software
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Bricolage
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One-To-One Content
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BuddyW 1.0
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contelligent 1.8
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Impass
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Cactus CMS 1.2
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CadCap
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camindo CMS 3
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ScanFile
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Captaris
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KM SiG WF ILM
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20040617
19991112
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http://www.compris.com/
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e-marc
Cendris
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Net Intelligence
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RetrievalWare 8
Workgroup
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create!form
Advantage CMS
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cymanager
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TaskMaster
div.
dsScanCapture
Doku@Web
Day Communiqué 3.5
Decos Document
Questys Web
LaserSoft
multiDESK
Kofax Ascent Capture
DD-SmartCapture
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KM SiG WF ILM
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20010329
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Digital Check Corp.
Digital Collections GmbH
Digitech Systems Inc.
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DRT Marktübersicht
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PROJECT CONSULT
Unternehmen
SYNFOtec Informationssysteme GmbH
System Connect AG
Systemware Inc.
TDS Deutschland AG
Team Centric Software GmbH & Co. KG
Teamware
teamwork software
Technodat GmbH
Technotrans
The SSI Group Inc.
ThinkPHP GmbH
Thunderhead
Tibco Inc. (+ Staffware)
TIS Top Image Systems Ltd.
TMSSequoia Corp.
TNM GmbH
Tomorrow Focus AG
Tower Software
Transflow GmbH
Triade GmbH
Triaton GmbH
Tridion
tsa ADVET
T-Systems GmbH
Typo3
Ultimus
unicomputer GmbH
Uniplex GmbH
Unisys
Uptime AG
vectorworx
Veritas Corp. (+KVS)
Verity Inc. (+Cardiff Software)
Vignette Corp. (+Tower Technology)
Viking Software
Virtual Image Technology Inc.
Volera (Novell)
Vredenburg
W3 Solutions GmbH
Wausau Inc.
Webdynamix GmbH
Webfair AG
Webware
Werum AG
Wicks & Wilson Ltd.
DRT Marktübersicht
URL
http://www.synfotec.de
http://www.systemconnect.ch
http://www.systemware-inc.com
http://www.tds.de
http://www.tcs.de
http://www.teamware.com
http://www.teamwork.de
http://www.technodat.at
http://www.technotrans.de
http://www.thessigroup.com
http://www.thinkphp.de
http://www.thunderhead.com
http://www.tibco.com
http://www.topimagesystems.com
http://www.tmsinc.com
http://www.tnmsoft.com
http://www.tomorrow-focus-technologies.de
http://www.ustrim.com
http://www.transflow.com
http://www.triade.de
http://www.triaton.de
http://www.tridion.com/de
http://www.tsaadvet.co.uk
http://www.t-systems.com/imagemaster
http://typo3.org
http://www.ultimus.de
http://www.unicomputer.de
http://www.uniplex.de
http://www.unisys.com
http://www.uptime.ch
http://www.vectorworx.com
http://www.veritas.com
http://www.verity.com/de
http://www.vignette.com
http://www.vikingsoft.com
http://www.vimagetech.com
http://www.volera.com
http://www.vredenburg.com
http://www.w3solutions.de
http://www.wausaufs.com
http://www.dynamixcontent.com
http://www.webfair.com/
http://www.webwarecorp.com
http://www.werum.de
http://www.wwl.co.uk
Produkt
ZyIMAGE
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jump CMS
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xact
x
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modus-suite 4.x
x
Dynasite Universal CMS
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Pl@za 3.5
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teamwork/office
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x
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CIMgraph
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docuglobe
x
ClickON
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x
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Application Suite
x
Thunderhead
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ActiveEnterprise
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eFlow
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Formfix
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TNM:Community
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HPS cms
x
TrimContext
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COSA
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TriWSA
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Documents@Work
x
Tridion R5
x
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Falcon/DMS
x
x
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ImageMaster
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x
Typo3
x
Ultimus
MIAMI (mBL, CRM, etc.) x
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onGO-Serie
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InfoImage
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ARTS
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Slideshow
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Enterprise Vault
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x
Office
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x
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V7, Tower IDM
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x
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Viking Scanner Module
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Vital Access
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Content Controller
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HighView
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W3 DMS
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Optima IMS
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business
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KnowledgeNet
ActiveMedia
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KM-Systeme
div. Scanner
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KM SiG WF ILM
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20030903
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20040512
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PROJECT CONSULT
DRT Marktübersicht
URL
http://www.windfiretechnology.com
http://www.windream.de
http://www.workflowsystems.com
http://www.xendata.com
http://www.xerox.com
http://www.xyenterprise.com/
http://www.xythos.com
http://www.zeta-producer.de
http://www.zetvisions.com
http://www.zope.org
http://www.zylab.com
Produkt
xtorm Object Manager
windream
RAPID
Archive Series
DocuShare
Contant@
WFS
zeta producer 6.0
zetSmartPortal
Framework
ZyImage
Cap = Capture
Klas = Klassifikation
OCR = OCR/ICR/HCR/OMR/Barcode
ECM = Enterprise Content Management Suite
Arc = Archivierung
RM = Records Management
COLD = Computer Output on Laserdisc
DMS = Document Lifecycle Management
Coll = Colaboration
WCM = Web Content Management
Out = Output Management
Sto = Storage
KM = Knowledge Management
SiG = Elektronische Signatur
WF = Workflow
ILM = Information Lifecycle Management
Newsletter = Zuletzt behandelt im
PROJECT CONSULT Newsletter
Unternehmen
WindFire Technology
Windream GmbH
Workflow Systems LLC
XenData Software Limited
Xerox Corp.
XyEnterprise Inc.
Xythos Inc.
zeta software GbR
zetVisions AG
Zope
ZyLAB
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KM SiG WF ILM
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Legende:
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Dr. Ulrich Kampfmeyer
PROJECT
CONSULT
Hamburg 2005
Konsolidierung des DRT-Marktes (1)
Aus dem PROJECT CONSULT Newsletter 20031021
Der Markt für DRT Document Related Technologies befindet sich in einer massiven
Konsolidierungsphase. Mit IBM, EMC, OpenText und FileNet haben sich nunmehr
vier große Unternehmen gebildet, die mit dem Mission ECM den Markt zunächst
dominieren werden. Bei der Konsolidierung sind eine Reihe sehr unterschiedlicher
Entwicklungen zu beobachten. Zum einen wird die Liste der Anbieter länger,
andererseits verschwinden aber auch zunehmend Anbieter. Betrachten wir einmal
die unterschiedlichen Aspekte dieser Marktveränderungen:
Mehr Produkte, mehr Anbieter ?
Die Liste der Anbieter wird länger, weil immer mehr ursprünglich getrennte
Produktkategorien Bestandteil von DRT Document Related Technologies oder ECM
Enterprise Content Management oder BPM Business Process Management oder
DLM Document Life-cycle Management oder KM Knowledge Management oder,
oder, oder ... werden. Das eigenständige Profil der Branche verwischt sich immer
mehr, Dokumenten-Technologien werden zunehmend Bestandteil der IT-Infrastruktur
und Allgemeingut. Betrachtet man die klassischen Anbieter und Produkte aus dem
ursprünglichen DMS-Markt der 90er Jahre, so wird hier deutlich, dass immer mehr
Produkte und Unternehmen vom Markt verschwunden sind. Im klassischen Workflow
gibt es nur noch eine Handvoll Anbietern wie Staffware oder Transflow, die noch eine
eigenständige Workflow-Engine anbieten. Beim klassischen Dokumentmanagement
sieht es ähnlich aus, hier finden sich nur noch Firmen wie EMC/Documentum oder
Hummingbird wieder. Die Mehrzahl der klassischen Anbieter hat sich längst mit
Suiten oder neuen Produkten in Arenen wie BPM, Collaboration oder ECM
abgesetzt. Lediglich der Markt für elektronische Archivierung ist in Deutschland noch
mit zu vielen eigenständigen Produkten überbesetzt – lichtet sich aber auch
zusehends. Beim Records Management ist die Konsolidierung bereits fast
abgeschlossen – die klassischen Anbieter wie Tarian, TrueArc oder andere wurden
längst von größeren Anbietern übernommen. Ähnliches spielt sich auch im CaptureMarkt ab. Geht man von den traditionellen Marktsegmenten aus, ist die „Liste“
deutlich kürzer geworden. Aber auch bei den Unternehmen auf der „Liste“ ist eine
markante Veränderung zu beobachten: Eine Trennung
a) in Komponenten- und Subsystemlieferanten,
b) in Anbieter mit eigenen Produkten und zugehörigen Dienstleistungen und
c) Anbieter mit spezialisierten oder Branchenlösungen hat sich vollzogen.
Die Unternehmen auf solchen Listen sind daher nicht mehr direkt vergleichbar.
Kunde: Presse
Thema: Konsolidierung
Merger und Acquisitionen.doc
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Datum:
30.08.2005
Autor:
Kff
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Mergers & Acquisitions treiben die Konsolidierung
Der gesamte Markt für DRT ist nach der Flaute der letzten Jahre im Jahr 2003
wieder in Bewegung gekommen. Die Nachrichten, dass EMC zunächst Legato und
dann das führende Collaboration und Document Management Unternehmen
Documentum aufgekauft hat, und Open Text sich IXOS und SER eGovernment
zulegt, sind nur zwei Beispiele der massiven Veränderungen im Markt. Sie zeigen
deutlich, dass keines der mittelständischen Unternehmen eine ausreichende Größe
hat, um allein zu überleben - besonders wenn sich die großen
Standardsoftwareanbieter entschließen, konzentriert in diesen Markt einzusteigen
und zum Beispiel die notwendigen Komponenten einfach integriert mitzuliefern.
Dieses Problem haben auch, wie wir aktuell sehen, die größeren der Anbieter wie
FileNet, Banctec, IXOS oder Documentum. Man wird also zwei Trends beobachten
können. Die größeren der klassischen Anbieter, die bereits durch Mergers &
Acquisitions ihr Portfolio ergänzt haben, werden weiterhin im Rahmen ihrer
Möglichkeiten dazukaufen, um mehr Gewicht auf die Waage zu bringen. In der
Vergangenheit diente der Aufkauf von Firmen vorrangig zur Ergänzung des
Produktportfolios. Zukünftig wird es mehr um die Gewinnung von Marktanteilen und
Marktsegmenten gehen. Dies zeigt sich deutlich bei OpenText, die sich mit dem
IXOS-Portfolio, den Lösungen von SER eGovernment und der Gauss InterpriseProduktpalette massenweise Überschneidungen ins Haus geholt haben. Die
Technologie der aufgekauften Unternehmen bleibt bei dieser Strategie auf der
Strecke. Andererseits werden die großen IT- und Softwarehäuser ihrerseits nach
DRT-Anbietern Ausschau halten, um ihre Portfolios zu vervollständigen oder
Zusatzfunktionalität ihren bereits vorhanden Kunden nachverkaufen zu können. Die
kleineren Anbieter werden hierdurch zunehmend in die Aufgabe oder Nischen
gedrängt. Nahezu alle kleineren Anbieter suchen zur Zeit nach Kapital und
Partnerschaften.
Die wahren Gegner
Die Wettbewerber der klassischen DRT-Anbieter finden sich inzwischen außerhalb
des ursprünglichen DMS-Marktes. Im Umfeld der betriebssystemnahen Software:
drängt Microsoft immer mehr mit dem SPS Sharepoint Portal Server und anderen
zugehörigen Server in den Bereich der Intranets der Unternehmen vor, um dort
Portal-, Content-, Dokumenten- und Prozess-Management abzudecken. SAP als
klassischer
ERP-Anbieter
dehnt
sich
von
datenorientierten
zu
dokumentenorientierten Lösungen aus. Die derzeitigen integrierten Produkte wie
Records Management, Workflow und Portale sind nur der Einstieg. Oracle ergänzt
sein Portfolio kontinuierlich und greift damit inzwischen auch den klassischen DMSMarkt an. Aus dem Datenbank-Partner, dessen Datenbank man gern für die
Verwaltung der Indizes in einem klassischen DMS oder Archiv verwendet, entwickelt
sich ein gewichtiger Wettbewerber. IBM greift mit dem wohl umfassendsten ECMPortfolio neue Märkte an. Besonders WebSphere als Portalplattform wird immer
weiter ausgebaut. Mit Einstiegspaketen zu günstigen Preisen will IBM neue Märkte
erschließen. Storage-System-Anbieter ergänzen ihre Speicherlösungen um die
entsprechenden Verwaltungssysteme wie Dokumentenmanagement, siehe z.B.
EMC. Selbst Netzwerkinfrastrukturfirmen wie Cisco bewegen sich langsam über den
Storage-Bereich angreifend in das Gebiet des Content- und Document-Management.
Mit ILM Information Lifecycle Management haben StorageTek, HP, EMC und Hitachi
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Datum:
30.08.2005
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Kff
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einen neuen Trend ins Leben gerufen, der den klassischen DMS-Markt im Kern
angreift. Wo diese Großgewichte der Branche nicht selbst Produkte haben, wir
dazugekauft. Selbst bei dem neuen ECM-Schwergewicht OpenText ist es noch
fraglich, ob die kritische Größe mit 2100 Mitarbeitern und einem zu erwartenden
kombinierten Umsatz von ca. 370 Millionen US$ erreicht wurde, aber vielleicht ist ja
auch nach den Aufkäufen von IXOS und SER eGovernment noch Geld in der Kasse.
Preiskampf
Und was macht der Rest der Branche, die Vielzahl der Anbieter in Deutschland? Der
Trend der Vertikalisierung mit Branchenlösungen setzt sich fort – vom
Produktanbieter zum Lösungsanbieter oder Systemhaus. Einige suchen ihr Heil
jedoch darin, über den Preis ihren Marktanteil zu erhöhen. Der derzeit zu
beobachtende Preiskampf schadet jedoch allen. Die Dumping-Anbieter können mit
den Erlösen die langfristige Weiterentwicklung nicht sicher stellen geschweige denn
die Vielzahl der „gekauften“ Projekte professionell abwickeln. Die Strategie ist daher
nicht als Nachhaltig für die Unternehmensentwicklung zu sehen. Das Vordringen der
großen Anbieter setzt den Kleinen besonders bei der „Vertrauensfrage“ zu – wird das
Produkt, wird das Unternehmen überleben. Der Preiskampf ist offenbar das letzte
Aufbäumen der ursprünglichen DMS-Branche vor der Neuordnung des Marktes für
DRT- und ECM-Lösungen.
Konsolidierung des DRT-Marktes (2)
Aus dem PROJECT CONSULT Newsletter 20050530
Es wird viel darüber philosophiert, ob sich der Markt für Dokumenten-Technologien
konsolidiert oder nicht. PROJECT CONSULT ist der Auffassung, dass sich der Markt
konsolidiert, und zwar im Sinne der Konzentration auf einige große Anbieter, die in
ihre Suiten immer mehr Komponenten aufnehmen. Natürlich wachsen auch viele
kleinere, neue Firmen nach. Diese haben aber wenig Chancen noch einen
tragfähigen Marktanteil zu erreichen. Die guten, innovativen Newcomer werden im
Idealfall schnell aufgekauft. Der Mittelstand der Anbieter orientiert sich neu, da er den
Wettlauf um vollständige Suiten-Angebote nicht gewinnen kann. Spezialisierung oder
Lösungsgeschäft, Zusammenschlüsse und Aufkäufe, bestimmen hier die Szene.
Damit sich der Leser selbst ein Bild machen kann, haben wir in der folgenden
Übersicht eine Reihe von Mergern in der DRT-Branche zusammengestellt. Die Liste
erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie beginnt im Jahr 1999 mit dem ersten
Erscheinen des PROJECT CONSULT Newsletter. In der rechten Spalte finden Sie
die Links auf die entsprechenden Kommentierungen. Bei „Mergern unter
Gleichberechtigten“ haben wir diejenige Firma in der Spalte „Firma“ aufgeführt, die
sich anschließend noch am Markt befand, bzw. das Produkt übernommen hatte. In
der Spalte „Produkte“ finden sich die Produktschwerpunkte der übernommenen
Firma wieder, die das Portfolio der übernehmenden „Firma“ ergänzten. Die
Abkürzungen sind in der Legende am Ende der Tabelle aufgeführt.
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Firma
OpenText
Sun
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Hummingbird
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Lotus
Alpnet
Alpnet
IntraWare
Lernout & Hauspie
Seacrest
Macromedia
Vignette
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Dicom
Plasmon
ANACOMP
OpenText
Open Market
Interwoven
OpenText
TSI
Engage
Intranet Solutions
Razorfish
Cascade
Enigma
PSi
CE
Tumbleweed
TSC
Critical Path
Tibco
SER
EASY
Übernommene Firma
LAVA
iPlanet
GoLive
Sovreign Hill
Philips LMS
PC DOCS
Scribe
Texcel
Onestone
EP Electronic Publishing
Stork
Pro Urbis
BTG
Imagen
Elemental
Diffusion
Macrosoft
Kofax
Cygnet
Begin
PSSoftware
FutureTense
Lexington
Microstar
Novera
AdKnowledge
infoAccess
i-cube
MidSystem Technology
Inso
NSM Jukebox
TREEV
WorldTalk
CourseNet
DocSpace
Inconcert
CSE
Zeres
Produkte
Col
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Sto
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CM
DM
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Cap
Sto
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WF
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Firma
Thiel Logistik
Scansoft
Broadvision
CE
Übernommene Firma
Ley
Caere
Interleaf
BOO
Produkte
WF
Cap
CM
DM, Col
Newsletter
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Kunde: Presse
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Topic:
Datum:
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FlyPaper.com
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Gauss
Allaire
Hummingbird
Kleindienst
WebMethods
Vignette
Sun Microsystems
StarBase
Engage
Macro4
Macro4
Interwoven
Bluestone
Dicom
Critical Path
Intershop
Accrue
Tibco
Adobe
Ligos
HP
Interwoven
Interwoven
OpenText
Eastman Kodak
SoftSquad
Software AG
OpenText
eDoc
EIS
DataSage
CRR Datensysteme
Insiders IM
TeamSpace
Watershed
Magellan
Open Sesame
Diamond Head
DataSec
Active Software
OnDisplay
Forté
Genitor
MediaBridge
Viewpoint
ISI
Neonyoyo
Arjuna
PDS S.r.l.
Peer Logic
Subotnic
Pilot
Extensibility
Glassbook
Sequoia
Bluestone
Ajuba
Metacode
BlueBird
Bell & Howell
ADEi
SAGA
LeadingSide
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CM
DM
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DM
Arc
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Logica
CE
NextPage
Macromedia
Merant
March
GFT
Open Pages
divine
Übernommene Firma
pdv
Treev
NetLens
Allaire
NetObjects
MainSource
ACS Systemberatung
Viveca
SageMaker
Produkte
Arc
DM, Arc, WF
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Kunde: Presse
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Projekt:
Topic:
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Kff
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iSyndicate
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SAP
IBM
FOCUS Digital
SAP
EMC
Microsoft
Microsoft
OTG
CSC
Corel
Hummingbird
Intranet Solutions
OTG
Artesia
Cocomore
divine
eiStream
divine
IteSoft
daa
Netegrity
WebCom
Pitney Bowes
OpenShop
divine
windream
Documentum
InoData
TopicalNet
Adobe
Worldweb.net
Kurion
Netfish
OOC
SoftMatic
XML Solutions
Smart Storage
Toptier
Informix
HEXMAC
TopTier
FilePool
PlaceWare
Ncompass Labs
Smart Storage
RecordsCenter
SoftSquad
Peopledoc
RESoft
UniTree
TeamToolz
4Content
Open Market
ViewStar
Eprise
HRH Business
Technology
Autodigit
DataChannel
Compelis
Danka
USU
Eprise Corporation
A.I.S.
Bulldog
Isigen
TeraLytics
Fotiva
Firma
IBM
SDL
Documentum
Peoplesoft
Mediagrif
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Übernommene Firma
CrossWorlds
Language Partners
Boxcar
Annuncio
Flow Systems
Northern Light
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WCM
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DM, Arc, WF
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DM, Arc
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Kunde: Presse
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Datum:
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IBM
Avid
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Borland
Mobius
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IBM
Verity
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Vignette
Documentum
Translations.com
IBM
Kalepa Networks
Delano
Accelio
LuraTech
Clustra Systems
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eGrail
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Seco
OTG
Coreintellect
Insiders AG
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ActionPoint
Semio
Voquette
TrelliSoft
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eXcelon
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Inktomi
Weber Data Service
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Ixos
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Macromedia
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Obtree
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COSA-Produkt
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Topic:
Datum:
30.08.2005
Produkte
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Autor:
Kff
Status: fertig
Version: 1.0
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FileNet
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Kofax (Dicom)
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SDL
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IBM
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Hummingbird
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Hyperion
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Mercury
Stellent
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Xenos
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Kramer,Lee&Assoc.
Nimble
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Ixos
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Documentum
OpenText
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Vmware
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Stellent
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Col, DM
WCM, DM
DAM
Klass
DM, WF
DAM
DB
CM
CM
DM, WF
DM, Arc, WCM,
WF
ECM, RM, WCM,
DM, DAM
WF
Col
CM
20030710
20030710
20031215
20030903
20030807
20030929
20031021
20031021
20031117
20031021
20031021
DM
20040219
Produkte
DM, Arc, WF
Cap
Sto
RM
Newsletter
Cap
Coll, CM
20040219
2004
Monat
Jan
Feb
Kunde: Presse
Datei:
Projekt:
Topic:
Datum:
30.08.2005
20040121
20040219
20040121
Autor:
Kff
Status: fertig
Version: 1.0
Seite 9 von 14
Mrz
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
HP
eiStream
Seeburger
Documentum
Vignette
Beta Systems
Documentum
Click Commerce
IBM
Sybase
Mobius
TIBCO
Serena
Onyx
Microsoft
Thales
Adobe
Plasmon
Sohu.com
SunGard
Silkroad
Immedius
SAP
Microsoft
IBM
Veritas
Cisco
Veritas
Documentum
OpenText
Pitney Bowes
Interwoven
ATG
Optio
IBM
OpenText
Agfa
ArtiSoft
OpenText
Arbortext
Infotrieve
Captaris
IBM
EMC
Scanvec Amiable
Corel
Certina Holding
Kunde: Presse
Datei:
Triaton
Identitech
Freeformation
AskOnce
Tower Technologies
Kleindienst
AskOnce
Webridge
Trigo
Dejima
eManage
Staffware
Merant
Visuale
ActiveViews
Arisem
Q-Link
RaidTec
G. Feel
Octigon
Pendulab
Vektas
A2i
Lookout
AlphaBlox
Invio
Actona Technologies
KVS
Dolphin
Artesia
Group 1
Software Intelligence
Primus
VertiSoft
Venetica
Quest
ProImage
Vertical Networks
Vista-Plus
Advent
LabVelocity
IMR
Trigo
Dantz
Treved
Jasc
COI
Projekt:
Topic:
Datum:
30.08.2005
DM
BPM
Klass
DB
DM, Arc
Cap, Arc
DB
Portal
DB
DM, Arc, RM
WF
WCM, CM
BPM
Out
KM
BPM
Sto
WCM, DAM
WCM
DAM
KM
CM
DB
BPM
BPM
Sto
Arc
DM
DAM
Arc
RM
KM
Out
DM
Out
WF
KM
DB
CM
WCM
Cap, Arc, DM, WF
20040315
20040219
20040415
20040219
20040415
20040415
20040512
20040512
20040415
20040512
20040903
20040817
20040817
20040817
20040903
Sto
WF
DM, Arc, Klass,
WF
20041217
Autor:
Kff
Status: fertig
Version: 1.0
Seite 10 von 14
Dez
Dicom
SideScape
Xyleme
Adobe
Readsoft
i-flex
EMC
NeuraScript
Imidio
Novizio
OKYZ
Consit Development
SRA
Smarts
WF
Coll
CM
Firma
Pironet
Hyperion
Verity
Pironet
Autonomy
WebSideStory
Global 360
Agile
Microsoft
IBM
Apple
ASG
Carefree
ArchivesOne
Talisma
MediaSurface
Autonomy
Symantec
Adobe
Cisco
Tibco
VillageEDOCS
Captiva
Cisco
Sun
LionBridge
Hummingbird
SDL
Stellent
Netapps
SER Solutions
Sun
BrainTribe
Stratos
IBM
PTC
Microsoft
IBM
Übernommene Firma
Imperia
Razza Solutions
Dralasoft
Cataloom
Ncorp
Atomz
Cape Visions
Cimmetry
Groove
Ascential
SchemaSoft
Cypress
Arrow
Sterling
KnowledgeBase.net
Class-Act
eTalk
Veritas
Macromedia
TopSpin
ObjectStar
Resolutions
SWT
FineGround
StorageTek
Bowne
RedDot
TRADOS
e-Onehundred
Decru
Pylon (Schweiz)
SeeBeyond
Comprendium
Doxys
PureEdge Solutions
Arbortext
FrontBridge
DWL
Produkte
WCM
BPM
WF
DAM
Klass
WCM
BPM
Col
Col
DB
WF, DM
ILM, Sto
2005
Monat
Jan
Feb
Mrz
Apr
Mai
Juni
Juli
August
Kunde: Presse
Datei:
Projekt:
Topic:
Datum:
30.08.2005
Newsletter
20050125
WF
Out
RM
RM
KM
WCM
Sto, Arc, ILM
Sto
BPM
DM, Arc
Cap, DM
Sto
Sto, ILM
WCM, ECM, DM
RM
ILM
DM
BPM
ECM, DMS
DM, Arc
CM
DM, CM
RM
Autor:
Kff
Status: fertig
Version: 1.0
Seite 11 von 14
BEA
Legende:
Cap
Klass
OCR
ECM
Arc
RM
COLD
DMS
Coll
CM
WCM
Out
Sto
KM
SiG
WF
ILM
DB
Newsletter
Plumtree
Capture
Klassifikation
OCR/ICR/HCR/OMR/Barcode
Enterprise Content Management Suite
Archivierung
Records Management
Computer Output on Laserdisc
Document Lifecycle Management
Collaboration
Content Management allgemein
Output Management
Storage
Knowledge Management
Elektronische Signatur
Workflow
Information Lifecycle Management
Datenbank
Übernahme behandelt in PROJECT CONSULT Newsletter
Kunde: Presse
Datei:
Projekt:
Topic:
Datum:
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: fertig
Version: 1.0
Seite 12 von 14
Ausblick
Breitenfelder 17
D-20251 Hamburg
Tel.:
040 / 460 762 20
Fax:
040 / 460 762 29
Web:
Kunde: Presse
Datei:
Projekt:
Topic:
Datum:
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: fertig
Version: 1.0
Seite 13 von 14
Ausblick
Profil des Autors
GmbH,
Hamburg,
eine
der
führenden
produktund
Einführung
von
DRT-Lösungen.
Von
der
IT-Zeitschrift
Komitees.
Wissensmanagement.
Kunde: Presse
Datei:
Projekt:
Topic:
Datum:
30.08.2005
Autor:
Kff
Status: fertig
Version: 1.0
Seite 14 von 14
Was ist Dokumentenmanagement?
PROJECT
CONSULT
Was ist
Dokumentenmanagement?
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com
© PROJECT CONSULT 2005
1
Ein uraltes Thema
Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von
Jahren:
Wissensmanagement basierte zunächst auf
mündlicher Überlieferung
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
2
1
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
Ein uraltes Thema
Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren
wurde es möglich, Informationen und
Vereinbarungen zu überliefern:
Das Dokument war geboren
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
3
Ein uraltes Thema
Die Verwaltung der Dokumente,
modern Dokumentenmanagement genannt,
entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in den
frühen Kulturen
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
4
2
Ein altes Thema
Elektronisches Dokumentenmanagement existiert
seit ca. 25 Jahren.
Durch die elektronische Informationsverarbeitung
wird der Dokumentbegriff neu definiert:
Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles
Datenobjekt
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
5
Das herkömmliche Dokument
•
•
•
•
•
•
•
•
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
6
3
wichtig
unterschrieben
auf Papier
nahe am Urkundenbegriff
greifbar und taktil erfahrbar
ohne Hilfsmittel lesbar
auf dem Schreibtisch verstreubar
das war doch da oben in dem Ordner links, mit dem
blauen Rand
• beweisfähig
• eine Willensbekundung
•
© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulr ich Kampffmeyer
Die frühen Anfänge
Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den
Dokumentenbegriff nicht
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
7
Das elektronische Dokument
• Der Begriff Dokument wird für elektronische
Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in
einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei
oder Objekt vorliegen, verwendet
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
8
4
Papier ist längst nicht mehr das
Hauptproblem –
immer mehr Dokumente entstehen digital
und sind nicht mehr für eine physische
Repräsentation geeignet
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
9
Immer mehr Dokumente entstehen digital
und sind nicht mehr für eine physische
Repräsentation geeignet
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
10
5
Der neue Dokumenten-Begriff
Ein Dokument kann heute alles sein
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
11
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
gescannte Faksimiles
E-Mails mit Attachement
Office-Dateien
Host-Output
Web-E-Business-Formulare
Transaktionen
dynamische HTML-Seiten
digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen
dreidimensionale Vektorgebilde
Datensätze mit zugewiesener Struktur
elektronisch signierte Dateien
Container mit beliebigen digitalen Komponenten
etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ...
Elementar
Einseitiges
FAX
Komplex
Textdatei mit
Textdatei mit
Tabelle
eingebunden
Information 2
Einseitiges FAX
Information 3
Tabelle
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
6
Bild / Grafik
Audio
Textdatei
12
Vorgang
Information 1
Bild / Grafik
Was ist
Container
Gleichstellung
• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt
und sind nicht mehr für eine Präsentation in
Papierform ausgelegt
•
•
•
•
Was ist
Dynamische Dokumente
Elektronisch signierte Dokumente
Automatisch erzeugte Massendrucke
Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und
Formatinformationen erst zum Dokument werden
© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ul rich Kampffmeyer
• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und
elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten
Voraussetzungen für das Informationszeitalter
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
13
Ein aktuelles Thema
Elektronische Dokumente erhalten ein neue
Qualität:
Elektronisch signierte Dokumente erhalten die
gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche
Papierdokumente
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
14
7
Wege aus der babylonischen
Sprachverwirrung
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
15
Babylonische Sprachverwirrung
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
16
8
Document-Management
Document-Management
Scanning
Scanning
COLD
COLD
Content Management
Management
Portale
Intranet
Portale Web
Intranet Content
Workflow
Web Content
Content Management
Management
Workflow
Repository
DRT
Technologies
Repository
DRT Document
Document Related
Related
Technologies
ECM
MultiMedia-Datenbanken
ECM
MultiMedia-Datenbanken
EDRMS
ILM
EDRMS
ILM
EDM
Engineering
Document
Management
BPM
Digital
Rights
Management
EDM
Engineering
Document
Management
BPM
Digital
Rights
Management
Electronic
Document
-Management
Imaging
Electronic Document -Management
Imaging
EDM
EDM
Asset
Asset Management
Management
Enterprise
Management
Enterprise Content
Content
Management
Elektronische
Archivierung
Elektronische
Archivierung
DMS
DMS
Records
Management
Records
Business
Management
Process
E-Business
Business
Process Management
Management E-Business
UDM
UDM
Enterprise
Application
Enterprise Application
Optical
Filing
Optical
Filing
Digital
Signature
Digital
Signature
Integration
Integration
EAI
Collaborative
EAI
Collaborative Commerce
Commerce
Knowledge
Management
Document
Groupware
Document Warehouse
Warehouse
Groupware
ASP
ASP//DMCO
DMCO
Collaborative
Collaborative Commerce
Commerce
Die Hybris des Marktes
Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte
Trends:
• ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender,
verringern das Investitionsinteresse und lassen das
Bild der Branche verschwimmen
• die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue
Produkte zu kreieren,
Umetikettierung überwiegt
• der Spagat, immer das Neueste zu bieten und
gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit
zu garantieren, meistern nur wenige
Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
17
Was ist der Unterschied?
Document Management (DM)
DM
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
18
9
KM
ECM
Archival
Collaboration
Federated Repository
Groupw are
Groupw are
Collaboration
Workflow
Workflow
eProcess
Document Management
Document Management
Content Management
Intranet
Intranet
Intranet
Scanning
Capture
Capture
Auto-Categorization
Auto-Categorization
Auto-Categorization
Retrieval
Intelligent Retrieval
Search Engines
Document Warehouse
Data Mining
Document Warehouse
Records Management
Personalisation
Web-Content-Management
Portal
Portal
Knowledge Management (KM)
DM
Was ist
KM
ECM
Archival
Collaboration
Groupw are
Groupw are
Collaboration
Workflow
Workflow
eProcess
Document Management
Document Management
Content Management
Intranet
Intranet
Intranet
Scanning
Capture
Capture
Auto-Categorization
Auto-Categorization
Auto-Categorization
Retrieval
Search Engines
Document Warehouse
Data Mining
Document Warehouse
Records Management
Personalisation
Portal
Portal
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
19
Enterprise Content Management (ECM)
DM
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
20
10
KM
ECM
Archival
Collaboration
Groupw are
Groupw are
Collaboration
Workflow
Workflow
eProcess
Document Management
Document Management
Content Management
Intranet
Intranet
Intranet
Scanning
Capture
Capture
Auto-Categorization
Auto-Categorization
Auto-Categorization
Retrieval
Search Engines
Document Warehouse
Data Mining
Document Warehouse
Records Management
Personalisation
Portal
Portal
DM, KM & ECM
DM
Was ist
KM
ECM
Archival
Collaboration
Groupw are
Groupw are
Collaboration
Workflow
Workflow
eProcess
Document Management
Document Management
Content Management
Intranet
Intranet
Intranet
Scanning
Capture
Capture
Auto-Categorization
Auto-Categorization
Auto-Categorization
Retrieval
Search Engines
Document Warehouse
Data Mining
Document Warehouse
Records Management
Personalisation
Portal
Portal
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
21
DRT
Document Related Technologies
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
22
11
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Internet, Intranet & Extranet
Document, Workflow & Knowledge Management
eCommerce & Electronic Signature
Document Input, Distribution & Storage
OCR, ICR & Pattern Recognition
Datenbases, DataWarehouses & Retrieval
Imaging & Multimedia
Archival & Records Management
Secure Communication & Unified Messaging
Groupware & Office Automation Solutions
Forms & Output Management
Middleware & Componentware
Content Management, Syndication & Distribution
DRT
Document Related Technologies
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Internet, Intranet & Extranet
Document,
DRT
sindWorkflow & Knowledge Management
eCommerce & Electronic Signature
a)
Systeme, die auf die Verarbeitung
Document Input, Distribution & Storage
un-ICR
oder
schwachstrukturierter
OCR,
& Pattern
Recognition
Information
(„Dokumente“)
spezialisiert
Datenbases,
DataWarehouses
& Retrieval
Imaging
sind & Multimedia
Archival & Records Management
b)
Dokumentenorientierte
Funktionen,
Secure
Communication & Unified Messaging
die in beliebige
Anwendungen
Groupware
& Office Automation
Solutions und
Forms
& Output Management
IT-Infrastrukturen
integriert werden
Middleware & Componentware
Content Management, Syndication & Distribution
23
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Was ist
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
24
12
WebSite, Newsletter, Informationen ...
http://www.PROJECT-CONSULT.com
Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends
Anwenderanforderungen versus
Marketing-Trends
PROJECT
CONSULT
Anwenderanforderungen
versus Marketing-Trends
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
1
Trends aus Anwendersicht
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
2
1
(1)
• Rechtssichere Archivierung
Die Diskussion um die GDPdU hat nunmehr – mit fast zwei
Jahren Verspätung – auch die Anwenderunternehmen
erreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digital
aufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sich
der Druck.
• Virtuelle elektronische Akten
Als eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRMLösungen sollen alle Dokumente und Informationen eines
Kunden oder Vorganges zusammenhängend, strukturiert,
übersicht und beliebig konfigurierbar dargeboten werden.
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
3
(2)
• Die universelle Inbox
Nicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen,
sondern alle Eingangsinformationen aus den
unterschiedlichsten Quellen und in beliebigen Formaten in
einem einheitlichen Posteingangskorb zusammenführen und
in einen Workflow einspeisen.
• Entlastung für E-Mail und ERP
Weiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung von
überquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immer
größer und komplexer werdenden ERP-Systemen.
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
4
2
(3)
• Personal und Kosten sparen durch
Prozessunterstützung
Wieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen.
Bestehende Organisationen sind häufig bereits
durchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nur
durch Prozesssoftware erreicht werden können.
• Erschließung und Wiedernutzung
vorhandener Inhalte
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Das Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserung
der Informationsqualität, die Vermeidung redundanter
Aufbereitung von Content und die Erschließung von
Informationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassen
selbst das fast verschwundene Schlagwort
Wissensmanagement wieder aufleben.
5
(4)
• Effiziente Posteingangsverarbeitung
Systeme zur weitgehenden automatischen Erfassung von
Schriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und
gesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtiges
Effizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Auch wenn
mancher gleich von Rechnungen auf Papier abrückt und auf
einen vollständigen elektronischen Informationsaustausch
setzt.
• Elektronische Signatur
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
6
3
Zumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung
gewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die ersten
großen Vorhaben mit Einsatz der „Massensignatur“ beim
Scannen bahnen sich an.
(5)
• Ablösung von Inseln und proprietären
Systemen
Die Integration in die vorhandene IT-Landschaft, die
Einbettung von Dokumenten-Technologien in vorhandene
Anwendungen und die Abkehr von älteren Insellösungen
lassen das Thema Migration zum Dauerbrenner werden.
• Bereinigung der IT-Infrastruktur
Server-, Netzwerk- und Anwendungsarchitekturkonsolidierungen beschäftigen alle IT-Manager in großen
Unternehmen. Im Rahmen dieser Maßnahmen wird auch über
Information Lifecycle Management mit Vereinheitlichung der
Speichersysteme, Archive und Datenbanken nachgedacht.
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
7
Investitionsplanung
Geplante Investitionen 2004 / 2005 (US $)
USA
IRE
<$100.000
41
35
51
$100.000 - $200.000
17
15
$200.000 - $500.000
19
$500.000 - $1.000.000
>$1.000.000
(Quelle: AIIM 2003)
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
8
4
BRA GER
UK
CAN
37
40
59
21
20
14
6
15
11
16
15
12
12
9
3
8
10
0
11
26
14
18
21
24
•
•
•
•
•
Rechtssichere Archivierung
Virtuelle elektronische Akten
Die universelle Inbox
Entlastung für E-Mail und ERP
Personal und Kosten sparen durch
Prozessunterstützung
• Erschließung und Wiedernutzung
vorhandener Inhalte
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
• Effiziente Posteingangsverarbeitung
• Elektronische Signatur
• Ablösung von Inseln und proprietären
Systemen
• Bereinigung der IT-Infrastruktur
9
Marktanalysen
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
10
5
Nutzenerwartung bei Unternehmen ohne
ein DMS System
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Quelle: VOI-DMS Marktstudie
11
Gründe für DMS-Projektabbruch
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
12
6
Quelle: VOI-DMS Marktstudie
Deutschland im internationalen Vergleich –
Gründe für Investitionen in ECM
Wichtigster Grund für Investition in ECM Technologien (in %)
USA
IRE
BRA
D
UK
CAN
Effizienzsteigerung
5
6
6
5
10
6
Risk Management
4
3
3
3
4
13
Schnellere Reaktionsfähigkeit
9
6
8
5
4
13
Verbesserter Kundenservice
14
14
24
7
17
4
(Quelle: AIIM Oktober 2003)
PROJECT CONSULT
Compliance
17
9
3
2
13
21
Kostenreduzierung
18
19
10
31
15
10
Verbesserung der
Wettbewerbsfähigkeit
6
4
10
3
6
2
Höhere Gewinne,
bessere Performance
27
36
33
40
31
31
20251 Hamburg
13
Anwenderschwerpunkte
Geplante Projekte in 2004 und 2005 (in %)
(Quelle: AIIM 2003)
Prozessautomation/Workflow
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
14
7
USA
IRE
BRA
D
UK
CAN
22
27
45
16
26
23
Technisches Dokumentenmanagement
22
21
42
29
E-Mail-Management
22
28
30
20
30
33
Web-Publishing
24
31
31
14
33
38
25
29
41
14
36
33
Information Capture
27
30
33
18
38
35
Dokumentenkontrolle
34
40
57
22
50
44
Archivierung / Records
Management
44
34
53
14
46
48
Compliance
20
Formularverarbeitung
18
18
26
25
33
23
Business Continuity
23
CRM Costumer Service
29
Human Ressource
Management
Buchhaltung
eGovernment
34
33
28
14
28
Trends aus Marktsicht
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
15
Trends aus Marktsicht
Allgemeine Markterscheinungen
• Marktkonsolidierung
• Konvergenz
• Keine geschlossene DMS-Branche mehr
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
16
8
Lösungsanbieter im Wettbewerb
Collaboration
IBM, Microsoft, Oracle
SAP, Oracle, Sage
PROJECT CONSULT
e,
M
Ve icro
rit so
y ft
O
gr
ra
cl
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In
t,
in
Po
g
rin ure
ea nt
, B ce
n
C Ac
io
at
,I
BM
,
FS
Hardware
Xerox, Canon, Ricoh
ERP-Workflow/
Records Manag.
W
t
Be
C
Vi
M
gn
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St ett
or
el e,
ta
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l
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, R rw
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D en
ot ,
t
en
em
ag
IS
an
IS
tm
s,
m
pu
te
ut
ys
O
aS
Traditionelle ECM-Anbieter
EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,
FileNet, Banctec, etc.
Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,
ELO, Docuware, etc.
HP, Storagetek, EMC,
Hitachi, Veritas
at
D
a
ab
se
Storage/Archivierung
20251 Hamburg
17
Collaboration
SAP, Oracle, Sage
18
9
e,
M
Ve icro
rit so
y ft
O
gr
20251 Hamburg
ra
cl
te
In
t,
in
Po
g
rin ure
ea nt
, B ce
n
C Ac
io
at
PROJECT CONSULT
,I
BM
,
FS
Hitachi, Veritas
at
D
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Hardware
Xerox, Canon, Ricoh
ERP-Workflow/
Records Manag.
W
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em
ag
IS
an
IS
tm
s,
m
pu
te
ut
ys
O
aS
ELO, Docuware, etc.
Internationale Anbieter:
• EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,
Deutscher Mittelsstand:
• Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq, ELO,
Docuware, etc.
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
19
Collaboration
SAP, Oracle, Sage
20
10
e,
M
Ve icro
rit so
y ft
O
gr
20251 Hamburg
ra
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Po
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PROJECT CONSULT
,I
BM
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Hitachi, Veritas
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Hardware
Xerox, Canon, Ricoh
ERP-Workflow/
Records Manag.
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ELO, Docuware, etc.
Collaboration
SAP, Oracle, Sage
PROJECT CONSULT
e,
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Hardware
Xerox, Canon, Ricoh
ERP-Workflow/
Records Manag.
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ELO, Docuware, etc.
Hitachi, Veritas
at
D
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ab
se
20251 Hamburg
21
Collaboration
SAP, Oracle, Sage
22
11
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20251 Hamburg
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PROJECT CONSULT
,I
BM
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Hitachi, Veritas
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Xerox, Canon, Ricoh
ERP-Workflow/
Records Manag.
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ELO, Docuware, etc.
Collaboration
SAP, Oracle, Sage
PROJECT CONSULT
e,
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Hardware
Xerox, Canon, Ricoh
ERP-Workflow/
Records Manag.
W
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ut
ys
O
aS
ELO, Docuware, etc.
Hitachi, Veritas
at
D
a
ab
se
20251 Hamburg
23
Collaboration
SAP, Oracle, Sage
24
12
e,
M
Ve icro
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y ft
O
gr
20251 Hamburg
ra
cl
te
In
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PROJECT CONSULT
,I
BM
,
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Hitachi, Veritas
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Hardware
Xerox, Canon, Ricoh
ERP-Workflow/
Records Manag.
W
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em
ag
IS
an
IS
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ELO, Docuware, etc.
Collaboration
SAP, Oracle, Sage
e,
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ra
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Po
g
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PROJECT CONSULT
,I
BM
,
FS
Hitachi, Veritas
20251 Hamburg
25
Trends aus Marketingsicht
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
26
13
at
D
a
ab
se
Hardware
Xerox, Canon, Ricoh
ERP-Workflow/
Records Manag.
W
t
Be
C
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St ett
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el e,
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D en
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t
en
em
ag
IS
an
IS
tm
s,
m
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ys
O
aS
ELO, Docuware, etc.
Trends aus Marketingsicht
•
•
•
•
•
•
ECM Enterprise Content Management
RM Records Management
DAM Digital Asset Management
ILM Information Lifecycle Management
Capture
Compliance
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
27
ECM-Suiten
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
28
14
Definition Suiten (1)
• Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen
Komponenten
• Modular und komponentenweise erweiterbar
• Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten und Ressourcen in Bereichen wie
Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen,
Metadaten, Speicherorte, Kommunikation etc.
• Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle
Komponenten der Suite Plattform-Konformität, d.h.
alle Komponenten sind auf allen Plattformen der
Gesamtsuite lauffähig
• Einheitliche Clienten, die die Nutzung des
Gesamtportfolios der Suite möglich machen
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
29
Defintion Suiten (2)
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
30
15
• Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die
Rolle als Bestandteil der Suite, wobei sich die
Komponenten als Dienste innerhalb einer
gemeinsamen Architektur positionieren
• Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die
Kompatibilität der Einzelkomponenten als auch der
Suite selbst sicherstellt
• Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung
aller Komponenten die üblicherweise zum
Funktionsumfang gerechnet werden
• Einhaltung von Standards, um Komponenten von
Dritten ebenso konform einbinden zu können wie
die eigenen Komponenten der Suite
• Gemeinsames, konsistentes Vertriebs und
Marketing Konzept für die Suite und alle ihre
enthaltenen Komponenten einschließlich
entsprechender Preismodelle für Suite und
Komponenten
Was ist eine ECM-Suite?
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
• Anspruch an eine Suite: Eine Suite ist die
Zusammenstellung verschiedener kompatibler
Komponenten zur Lösung eines Gesamtszenarios,
bei dem die Komponenten auch einzeln und
unabhängig eingesetzt werden können
• ECM beinhaltet fünf große Komponenten Capture,
Manage, Deliver, Store und Preservation wobei
sich Manage in die Teilkomponenten Collaboration,
Records Management, Workflow/Business Process
Management, Document Management und Web
Content Management
• ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision, kein
einzelnes Produkt
31
Records Management
•
•
•
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
32
16
Records Management oder Electronic Records Management
bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und
Organisationskomponente zur Handhabung von
Aufzeichnungen
ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher
Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier
wiederfinden
ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM.
Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in
Deutschland und wird durch zahlreiche internationale
Standards gestützt
•
•
•
DAM Digital Asset Management, oder MAM Media Asset
Management, oder RMM Rich Media Management, oder ...
Vielfältigste Akronyme leiten bereits heute die nächste Welle
der Entwicklung ein, die sich versucht von CM Content
Management, WCM Web Content Management und ECM
Enterprise Content Management abzuheben
Noch bewegen sich die Anbieter nur im Randbereich von
DRT und sind im traditionellen Marktsegment noch nicht
richtig sichtbar geworden
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
33
•
•
•
•
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
34
17
•
•
Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher-Technologien
(Storage)
Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur
Verwaltung des Lebenszyklus von Daten
Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung,
Speicherorte und Aussonderung von Informationen
Weiterentwicklung des HSM hierarchischen
Speichermanagements in Richtung elektronische
Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise
Content Management
Betriebssystemnahe Infrastruktur
Wird zum Teil als Oberbegriff von ECM ... +...+... benutzt,
stellt sich aber auch als Store- und Preserve-Komponente
innerhalb von ECM dar
Capture
•
•
•
•
Unter der diesem Obergriff versammeln sich die Anbieter von
Erfassungs-, OCR/ICR- und Klassifikationslösungen
Dieser Unterbereich von ECM hat inzwischen ein
eigenständiges Profil gewonnen, obwohl die Komponenten
meistens nur als Subsysteme anderer DRT-Lösungen zum
Einsatz kommen
Rechungseingang
automatische Klassifikation der 2. Generation
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
35
Compliance
Die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von
rechtlichen und regulativen Vorgaben.
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
36
18
Rechtliche Anforderungen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sarbanes-Oxley
GDPdU
Verrechnungspreisdokumentation
GoBS
BASEL II
FDA
Kontrag
Elektronische Rechnung
HIPAA
...
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
37
Trends aus Technologiesicht
und Produktentwicklungssicht
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
38
19
Architekturen und Standards
• Dienste-Konzept
(Service-Oriented Architecture)
• Standards
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
39
Plattformen
• Linux
• Browser-basierte Clienten
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
40
20
Sprachen
• JAVA
• XML
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
41
Produktentwicklungen
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
42
21
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Branchenlösungen
E-Mail-Archivierung
Records Management
Workflow
Farbscannen
Rechnungseingangserfassung
Automatische Klassifikation
Portallösungen
ECM Suiten
Administrationstools
„Intelligente“ Speichersysteme
Output-Management
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
43
22
Nutzen und Einsatzgebiete
PROJECT
CONSULT
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
1
ROI Return of Invest
ROI
Return on Investment
in 6 Monaten, einem Jahr, usw.
zu kurz gesprungen ?
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
2
1
ROI ist nicht alles!
ROI betrachtet nur die Kostenseite!
Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit sind
bedeutsamer !
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
3
Nachhaltigkeit des DRT-Einsatzes
Nachhaltigkeit
ist nicht der projektbezogene Erfolg
und auch nicht der ROI
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
4
2
sondern der akzeptierte, effiziente und
langfristige Einsatz im Produktivbetrieb
Erfolg des DRT-Einsatzes
Erfolg ?!
Messgrößen fehlen meistens
• IST-Analyse mit ausreichender
Vollständigkeit
• Ziele mit überprüfbaren Ergebnissen
• Vergleichbarkeit von IST, SOLL und
späterer Entwicklung
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
5
Kosten-/Nutzenüberlegungen
Ermittlung und Bewertung der
quantifizierbaren Kriterien
Ermittlung und Bewertung der
nicht quantifizierbaren Kriterien
Kostengrößen
- einmalige Kosten
- laufende Kosten
Leistungsgrößen
- Einsparungen
Informationsangebot
Flexibilitätssteigerungen
Qualitätssteigerungen
Humankriterien
etc.
Wirtschaftlichkeitsrechnung
Arbeitssystemwert
Beurteilung des Entscheidungsproblems aus ganzheitlicher Sicht
Zusammenführung der Ergebnisse
- Wirtschaftlichkeitsrechnung
- Arbeitssystemwertermittlung
Abschätzung
- Restrisiko
- ev. Fehleinschätzung
PROJECT CONSULT
Entscheidungsgrundlage
20251 Hamburg
6
3
09020107
Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte
Relevante Kostenarten
Arbeitskosten für Archivierungs- und
Retrievalfunktionen
•
Dokumenteneingang und –ersterfassung,
Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport,
Kopierzeiten, Systempflege und –wartung,
Benutzerbetreuung
Sachkosten
•
Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,
Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten
Einführungskosten
•
PROJECT CONSULT
Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,
interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten,
Schulung, Qualifizierung
(gegebenenfalls externer Scanservice)
•
20251 Hamburg
Kapitalkosten
7
Rechenbarer Nutzen
•
•
•
•
•
•
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
8
4
•
•
•
•
•
Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit
und Ort
Vollständigkeit von Unterlagen
Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und
Sichten
Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen
Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten
Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen
Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche
Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen
Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung
Geringerer Raumbedarf für Archive
Sicherung vor Verlust und Verfälschung
Überwindung Medienbruch zwischen Papier und
elektronischen Daten
Qualitativer Nutzen
•
•
•
•
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
•
•
•
•
•
•
Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von
Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige
Informationsbereitstellung
Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst,
über das Internet, für Heimarbeit)
Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von
Informationen
Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung
modernerer Technologien als bisher
Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff
Verringerung der Informationsflut (Information Overload)
Entlastung von Routinetätigkeiten
Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher
Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)
Reduzierung geistiger Rüstzeiten
Kein „Verschwinden“ von Unterlagen
9
Nutzenpotenziale
Bewerteter Nutzen
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
10
5
Produktivitätssteigerung
Gestärkte Wettbewerbsposition
Raumkosten
verbesserte
Prozesse
Kundenzufriedenheit
Personalkosten
Informationsverfügbarkeit
Mitarbeitermotivation
techn. Ausstattung
z.B.:
Papierlogistik
Mikroverfilmung
Informationsschutz
neue Services/Produkte
administrativer Aufwand
Qualität der
Arbeitsergebnisse
verbesserte
Organisationsstruktur
Zu berücksichtigende Faktoren bei der
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
•
•
•
•
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
•
•
Zeitersparnis bei Erfassung, Recherche, Transport,
Bereitstellung
und Rücksortierung aus der Ist-Analyse multipliziert mit den
jeweiligen Stundensätzen der betroffenen Mitarbeiter
Ersparnis von Arbeits- und Archivmitteln sowie Archivräumen
aus der Ist-Analyse mit Berücksichtigung, daß bestehende
Papierarchive nicht sofort, sondern erst stufenweise aufgelöst
werden können
Ermittlung der Kosten für Hard- und Software des neu zu
beschaffenden Archivsystems auf Basis der ermittelten
Mengengerüste und benötigten Infrastruktur
Berücksichtigung des gegebenenfalls zusätzlich benötigten
Personals bzw. der zu schulenden und zu qualifizierenden
Mitarbeiter
Allgemeine Projekt- und Einführungskosten
Bewerteter qualitativer Nutzen
11
Zu berücksichtigende Faktoren bei der
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
•
•
•
•
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
12
6
•
•
Zeitersparnis bei Erfassung, Recherche, Transport,
Bereitstellung
und Rücksortierung aus der Ist-Analyse multipliziert mit den
jeweiligen Stundensätzen der betroffenen Mitarbeiter
Ersparnis von Arbeits- und Archivmitteln sowie Archivräumen
aus der Ist-Analyse mit Berücksichtigung, daß bestehende
Papierarchive nicht sofort, sondern erst stufenweise aufgelöst
werden können
Ermittlung der Kosten für Hard- und Software des neu zu
beschaffenden Archivsystems auf Basis der ermittelten
Mengengerüste und benötigten Infrastruktur
Berücksichtigung des gegebenenfalls zusätzlich benötigten
Personals bzw. der zu schulenden und zu qualifizierenden
Mitarbeiter
Allgemeine Projekt- und Einführungskosten
Bewerteter qualitativer Nutzen
Verfälschung von
Wirtschaftlichkeitsaussagen
PROJECT CONSULT
• Ansatz kalkulatorischer Kosten- und Erlösgrößen
anstatt Ausgaben- und Einnahmengrößen
• Vernachlässigung von Planungs-, Wartungs-,
Beratungs-, Vorsorge- und Umstellungsaufwänden
• Überbetonung der Hardwarekosten und zu
niedriger Ansatz der Software- und
Dienstleistungskosten
• Vernachlässigung der Leistungsseite
• Vernachlässigung langfristiger Folgewirkungen
• Vernachlässigung von Überwälzungseffekten durch
zu engen Betrachtungswinkel
20251 Hamburg
13
Ganzheitliche Wirtschaftlichkeitsanalyse
Ermittlung der
Kostenarten
Ermittlung der
Einsparungsarten
Analyse der
Leistungseffekte
Gesamtkostenübersicht
Gesamteinsparungsübersicht nach
Tätigkeiten
Gesamteinsparungsübersicht nach
Kostenarten
Berechnung der
Wirtschaftlichkeitskenngrößen
Berechnung
der Leistungsverbesserung
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
09010123
14
7
09010104
Wirtschaftlichkeit von datenbankgestützten
Dokumenten-Management-Systemen
Ablage
Rückgriff
•
•
Keine Falschablagen
Erhöhte Datensicherheit durch Backup
der Optical Discs
•
•
•
Schnelle Rückgriffe
Gleichzeitig durch mehrere Benutzer
Unterschiedliche und kombinierbare
Zugriffskriterien
Erhöhung Datenschutz durch
Zugriffsberechtigung
•
Qualität
•
•
Reproduzierbarkeit
Output-Qualität
PROJECT CONSULT
09010103
20251 Hamburg
15
0901010201
Wirtschaftlichkeitsbestimmung als
Kosten-Nutzen-Vergleich
Kosten
zusätzliche laufende
Kosten/Jahr
„Wirtschaftlichkeit“
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
16
8
InvestitionsVorhaben
Nutzen
jährliche
Kosteneinsparung
Leistungsverbesserung
Pro Jahr
Kosten-Nutzen-Bestimmung eines DRT-Szenarios
(Praxisbeispiel)
Kosten
DRTVorhaben
Nutzen
jährliche Kosteneinsparung
laufende Kosten
• Personalkosteneinsparung
ÉUR 233.000
• Systembetreuung (Org.-Service)
EUR 39.000
Investitionskosten
qualitative Leistungsverbesserung
• Jährlicher Abschreibungsbetrag
EUR 65.000
• Schnellerer Dokumentzugriff
• Reduktion von Mehrfachablagen
• Kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten
• Unterstützung bei der Erfüllung von
Aufbewahrungspflichten
• Unabhängigkeit von Personen
jährlicher Gewinn
EUR 129.000
+Leistungsverbesserungen
EUR 233.000
+ Leistungsverbesserungen
EUR 233.000
+ Leistungsverbesserungen
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
17
Kennwerte der Prozesse von Informationsarbeiten
nicht
Wert steigend
(„shadow
Functions“)
Liegezeiten
Bis zu 99,9 %
bis zu
75%
Transportzeiten
> 50%
Wert steigend
bis zu 50%
Bearbeitungszeit
Durchlaufzeit
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
18
9
Quelle: (u.a.) IOT, IAO, BIfOA
Vorbereitungen DMS
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
Ich weiß bereits so schon, was ich will
Für das bisschen Archivierung setze ich
mich eine halbe Stunde hin und schreib
das Konzept mal eben runter
Die ganzen Begriffe sind nur Marketing,
das wird das Produkt schon leisten
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
19
Vorbereitungen DMS
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
20
10
DMS ist kein geschäftskritisches System
Eine kleine kostengünstige Lösung für das
bisschen Archivieren und Recherchieren
reicht schon aus
Warum soll ich mir über eine Lösung für ein
paar Zehntausend DM große Gedanken
machen
Vorbereitungen DMS
Was muss vorbereitet werden?
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Technische Rahmenbedingungen
Fachliche / organisatorische Anforderungen
Rechtliche Anforderungen
Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP
Lösungsarchitektur: Quellen, Repository,
Standards, Formate, Schichten, Integration...
Wirtschaftlichkeit...
21
Vorbereitungen DMS
Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?
Was muss vorbereitet werden?
Welche
Ressourcen
stehen zur
Ich
kenn einen
günstigen Anbieter,
reichtVerfügung?
das nicht?
Ist
eine Vorbereitung
überhaupt
nötig?
Welche
Kenntnisse
/ Erfahrungen
sind
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
22
11
vorhanden:
• Lösungsansätze
• Technische Spezifika
• Anbieter- / Produkt-Markt
Wie grenze ich Anforderungen/Komponenten
voneinander ab?
Vorbereitungen DMS
Welcher Partner kommt überhaupt in Frage?
Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?
Unser Softwarehouse für die AnwendungsWas muss vorbereitet werden?
lösung
Unser
Haus- undüberhaupt
Hofberater
Ist
eine Vorbereitung
nötig?
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
23
Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer
Die Top Ten der Consultinggesellschaften
Freie Berater aus der DMS-Branche
Beratungshäuser / Integratoren aus der
DMS-Branche
Vorbereitungen DMS
Wie sieht denn das mit den Kosten und Nutzen aus?
Rechenbarer Nutzen
PROJECT CONSULT
• Reduktion Personalkosten
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- keine Mehrfachablagen
- Telefonate / Fax
- Bearbeitungszeiten
- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
Eher gering
20251 Hamburg
24
12
Leistungs- und Qualitätsverbesserungen
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten
• direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren
Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige
Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis
• höhere Produktivität durch schnellere
Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für
mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit
• mehr Transparenz, bessere Steuerung
• keine Fehlablagen
• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte
Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht
weitestgehend dem Original) auch bei
Langzeitspeicherung
das weitaus
höhere
Potenzial
Wirtschaftlichkeit
Ist-Zustand vor ECM-Einführung
Kosten
Kostendifferenz
Leistungen
Wirtschaftlichkeit
Kosten
PROJECT CONSULT
Leistungsdifferenz
Leistungen
Soll-Zustand nach ECM-Einführung
20251 Hamburg
25
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
26
13
Dokumentenmanagement als Bestandteil von ECM
Dokumentenmanagement als Bestandteil
von ECM Enterprise Content Management
PROJECT
CONSULT
als Bestandteil von ECM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
1
Wesentliche Strategien und
Hauptkomponenten von ECM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
2
1
Integriertes ECM-System mit Einbindung
von WCM und Applikationen
Firewall
Portal
Interface
Präsentation
eBusinessTransaktionen
Portal
Intranet
Server
RedaktionsApplikation
Fachanwendung
Capture
Classification
Content
Knowledge
Management
Management
DMS
Workflow
GroupwareERP
Kommuni- Application
kation
Content
enabled
Content
enabled
Application
Server
Groupware
Server
ERP
Legacy
Groupware
Repository
ERP
Repository
EAI
Web
Server
Content
Repository
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Enterprise Records Management
(Archivierung)
3
ECM als Unternehmensinfrastruktur
Anforderungen
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
4
2
• Speicherung aller Arten von Informationen
• Speicherung dynamischer und unveränderlicher
Informationen
• Dienstekonzept
• Große und kleine Lösungen
• Eigener Client oder Einbindung in vorhandene
Anwendungen
• Zentrale und verteilte Datenbanken
• Konsistente Langzeitspeicherung
• Modular ausbaubar
• Verteilte Repositories
• Integration in vorhandene Systeme
Implementationsfragen
•
•
•
•
Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren
Import, Konvertierung, Migration
Plattformen, Datenbanken, Browser, Client
Desktop Integration, Integration von Anwendungen,
Back Office Integration
• Prozess- und Workflow-Modellierung
• Kulturelle Grenzen bei Online- versus Offline-Arbeit
• Wie werden die Komponenten vernetzt?
(EAI Enterprise Application Integration)
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
5
ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision,
kein einzelnes Produkt
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
6
3
ECM als integrative Middleware
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
7
AIIM International
E-Business
ERP
AP/AR
RM/A
CRM
HRM
EAI
Workflow
Data Warehousing
Mining
Domino
Enterprise
Applications
Integration
Collaboration
Web Content
Management
Exchange
RDMS
Doc Mgmt
Imaging
File
System
Enterprise
Content
Management
Infrastructure
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
8
4
Quelle: AIIM 2001 Industry Study
ECM Basisideen
Integrative Middleware
AIIM International
E-Business
ERP
AP/AR
RM/A
CRM
HRM
EAI
Enterprise
Applications
Integration
Basis Idee
Nr. 1
Collaboration
Workflow
Enterprise
Integrative
MiddlewareContent
Web Content Doc Mgmt
Management
Data Warehousing
Mining
Domino
Management
Exchange
RDMS
Imaging
File
System
Infrastructure
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
9
ECM Basisideen
Dienstekonzept
AIIM International
E-Business
ERP
AP/AR
RM/A
CRM
HRM
EAI
Enterprise
Applications
Integration
Basis Idee Nr. 2
Workflow
Collaboration
Unabhängige
Dienste Enterprise
Content
Data Warehousing
Web
Content Doc Mgmt
Management
für
alle
Anwendungen
Mining
Management
Imaging
Domino
Exchange
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
10
5
RDMS
File
System
Infrastructure
ECM Basisideen
Einheitlicher Speicherort
AIIM International
E-Business
ERP
AP/AR
RM/A
CRM
HRM
EAI Idee Nr. 3
Basis
Enterprise
Applications
Integration
Ein einheitliches,
übergreifendes
Workflow
Collaboration
Enterprise
Enterprise RepositoryContent
Data Warehousing Web Content Doc Mgmt
Management
Management
Imaging
Miningfür jeden
Informationstyp
Domino
Exchange
RDMS
File
System
Infrastructure
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
11
Komponenten des Enterprise Content
Management
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
12
6
AIIM Modell für ECM
MANAGE
Collab
DM
STORE
CAPTURE
WCM
WF/
BPM
RM
PROJECT CONSULT
PRESERVE
20251 Hamburg
13
CAPTURE
Human created
Recogniton
• Office Documents
• OCR
• Form
• HCR
• Rich Media
• ICR
• Microfilm
• OMR
Indexing
Input Designs
• Barcode
Application created
• ERP
Forms Processing
E-Forms/Web-Forms
• XML
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
14
7
• Finacial Applications
Aggregation
• E-Billing
COLD/ERM
Input
Categorization
DELIVER
MANAGE
Collab
DM
STORE
WCM
WF/
BPM
RM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
15
Document Management
Collab
DM
Document
Management
•
•
•
•
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
16
8
Checkin/Checkout
Versionsmanagement
Suchen und Navigieren
Visualisierung
STORE
WF/
BPM
RM
WCM
Document Management
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
• Checkin/Checkout
zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten
Informationen
• Versionsmanagement
zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher
Information mit Versionen, Revisionen und
Renditionen (gleiche Information in einem
unterschiedlichen Format)
• Suchen und Navigieren
zum Auffinden von Informationen und zugehörigen
Informationskontexten
• Visualisierung
zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie
virtuellen Akten, Verzeich-nissen und Übersichten
17
Collaboration
Collab
Collaboration
DM
STORE
WF/
BPM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
18
9
RM
WCM
•
•
•
•
•
Gemeinsames Editieren
Wissensbasen
Whiteboards
Videoconferencing
Informationszusammenführung
Collab
DM
Web Content
Management
STORE
WCM
•
•
•
•
•
WF/
BPM
RM
PROJECT CONSULT
Editieren und Gestalten
Publikationsprozess
Konvertierung
Sicherheit
Visualisierung
20251 Hamburg
19
Records Management
Collab
DM
STORE
WF/
BPM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
20
10
RM
WCM
• Ablagesystematik
• Indizierung und
Thesaurus
• Aufbewahrungsfristen
• Meta-Daten
• Archiverwaltung
Records
Management
Workflow /
Business Process Management
•
•
•
•
•
•
Ablauf- und Aufbauorganisation
Prozessdesign
Vorgangsbildung
Routen
Mitzeichnung
DM
Paralleles und
sequentielles Bearbeiten
• Wiedervorlage, Fristen
• Kontrolle
• Protokollierung
Workflow /
Business Process
Management
Collab
STORE
WF/
BPM
WCM
RM
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
21
STORE
Repositories
•
•
•
•
File Systems
Content Management Systems
Databases
Data Warehouses
•
•
•
•
Search/Retrieval
Version Control
Check In/Check Out
Audit Trail
•
•
•
•
•
SAN
NAS
Magneto Optical
DVD
CD-ROM
Library Services
Technologies
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
22
11
•
•
•
•
Tape
Magnetic Storage
RAID
Optical Disc
PRESERVE
•
•
•
•
•
•
Archive
Paper
Mikrofilm
NAS/SAN
CAS
WORM
WORM-TAPE
Aussonderung
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
23
DELIVER
Security as ECM Infrastructure
Transformation
Layout/Design
• COLD/ERM
Security
Technologies
• PKI
• Personalization
• XML
• PDF
Ditribution
• Internet, Intranet, Extranet
• E-Business-Portale
• Digital Rights
Management/
Watermark
• Email und Fax
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• Compression
• CD / DVD
• Syndication
Publishing
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
24
12
• Konverter
• Digital Signature
Viewer
• Digitales Fernsehen
• Papier
Output
ECM-Haus
Usage
Repositories
Storage
E-Mail Management
Long-Term Archival
Business
Process
Management
CAPTURE
Indexing
20251 Hamburg
Workflow
Migration
Content Integration
Search / Retrieval
Syndication
Localization
Recognition
Personalization
Forms Processing
Publish
Document Imaging
PROJECT CONSULT
SECURITY
SECURITY
Document Management
Backup / Recovery
SECURITY
Records Management
SECURITY
MANAGE
Collaboration
Categorization
other Devices
STORE
Web Client
PRESERVE
Enabling
DELIVER
Fat Client
EAI
Electronic
Paper
Scanning
PKI
Electronic
Signature
Entry
User Managment
Directory Service
User Rights
Management
DRM
Firewall
Exit
25
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
26
13
PROJECT
CONSULT
Unternehmensprofil
PROJECT CONSULT GmbH ist ein hersteller- und
produktunabhängiges Beratungsunternehmen für ITStrategie, Fachberatung, Planung und Organisation zu
Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen, Projektmanagement und Coaching für Projekte
der DRT Document Related Technologies wie
elektronische und E-Mail-Archivierung, Dokumenten-,
Enterprise-Content-, Information Lifecycle-Management
und Compliance.
2005
PROJECT
CONSULT
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................................ 02
Unternehmensdaten ........................................................................................................................ 03
Unternehmensgrundsätze ............................................................................................................... 04
Mission Statement............................................................................................................ 04
Arbeitsgebiete Projektmanagement, Informationstechnologie und Organisation ........... 04
Unabhängigkeit ................................................................................................................ 04
Transparenz ..................................................................................................................... 04
Qualität ............................................................................................................................. 05
Kommunikation ................................................................................................................ 05
Qualifikation unserer Mitarbeiter ...................................................................................... 05
Methoden, Werkzeuge und Philosophie der Zusammenarbeit ....................................................... 06
Beratungsfelder ............................................................................................................................... 08
Fachberatung .................................................................................................................................. 09
Strategie Informationstechnologie ................................................................................... 09
Analysen .......................................................................................................................... 09
Systemberatung ............................................................................................................... 09
Organisationsberatung..................................................................................................... 09
Projektberatung und -durchführung ................................................................................. 10
Qualifizierung und Schulungen ........................................................................................ 10
Gutachten......................................................................................................................... 10
Dokumentation ................................................................................................................. 10
Seminare ......................................................................................................................................... 11
Vorträge / Keynotes......................................................................................................................... 12
Kunden ............................................................................................................................................ 13
Banken und Finanzdienstleister....................................................................................... 13
Versicherungen und Rententräger................................................................................... 13
Fortsetzung Versicherungen und Rententräger .............................................................. 14
Industrie und Handel ........................................................................................................ 14
Pharma und Chemie ........................................................................................................ 14
Energie und Logistik ........................................................................................................ 14
Öffentliche Verwaltung ..................................................................................................... 15
Sonstige Branchen........................................................................................................... 15
Internationale Beratungsprojekte ..................................................................................... 15
Verbände, Gremien und Standardisierungsorganisationen ............................................................ 16
Mitgliedschaft ................................................................................................................... 16
Awards............................................................................................................................................. 18
Auszeichnungen für PROJECT-CONSULT-Kunden ....................................................... 18
Auszeichnungen für PROJECT-CONSULT-Mitarbeiter .................................................. 18
Einige Erläuterungen zu den Auszeichnungen................................................................ 18
Informationsportal............................................................................................................................ 19
www.PROJECT-CONSULT.com ..................................................................................... 19
Publikationen ................................................................................................................................... 20
PROJECT-CONSULT-Newsletter zu Document Related Technologies ......................... 20
Bücher .............................................................................................................................. 21
Studien ............................................................................................................................. 21
White Papers.................................................................................................................... 22
Artikel ............................................................................................................................... 22
Unternehmensprofil
2 von 22
PROJECT
CONSULT
Unternehmensdaten
Firma
PROJECT CONSULT
Abkürzung
PROJECT CONSULT GmbH
Sitz
20251 Hamburg
Deutschland
Kommunikation
Tel.: +49-40-46076220
Fax: +49-40-46076229
Website: www.project-consult.com
Geschäftsführung
Dr. Ulrich Kampffmeyer (Beratung)
Karin Begemann (kaufmännisch)
Handelsregister
AG Hamburg HRB 57970
USt.-IdNr.
DE 152199335
D-U-N-S® Nummer
34-492-5540
Verlagskennnummern
ISBN 3-9806756
ISBN 3-936534
ISSN 1349-0809
Stammkapital
€ 51.129,19
Gründung
01.07.1992
Bankverbindung
Hamburger Sparkasse
BLZ: 200 505 50
Kto.: 1009 245 455
IBAN: DE27 2005 0550 1009 2454 55
BIC: HASPDEHHXXX
Beteiligung
PCI PROJECT CONSULT
International Business Services Ltd., London
DLM Network EEIG, Worcester
Unternehmensprofil
3 von 22
PROJECT
CONSULT
Unternehmensgrundsätze
Mission Statement
PROJECT CONSULT berät und unterstützt ihre Kunden produktund herstellerneutral bei der ganzheitlichen Konzeption, optimalen Einführung und effizienten
Nutzung von modernen Informationstechnologien unter Berücksichtigung aller
Faktoren: Unternehmensstrategie, Mensch, Firmenkultur, Organisation, Wirtschaftlichkeit, Technik, Zukunftssicherheit und Projektarbeit.
Arbeitsgebiete Projektmanagement, Informationstechnologie und Organisation
Wir sind auf Projektmanagement-, Organisations- und InformationstechnologieBeratung in den Geschäftsfeldern Dokumenten-Management, Vorgangsbearbeitung,
elektronische Archivierung mit digitalen optischen Speichern und anderen „Document
Related Technologies“ spezialisiert und gelten als qualifizierter, anerkannter Partner.
Wir beraten und unterstützen Anwender ausschließlich in Arbeitsfeldern, in denen wir
über umfangreiches Spezialwissen und Erfahrung verfügen.
Konsequentes Qualitätsmanagement, ständige Weiterbildung, teamorientiertes
Arbeiten, internationale Verbindungen und „das Ohr am Markt“ garantieren unseren
Kunden optimale Lösungen.
Unabhängigkeit
PROJECT CONSULT berät herstellerunabhängig und produktneutral ausschließlich
Endanwender von DRT- und E-Business-Lösungen. Unsere Beratung ist immer individuell auf die spezifische Situation unserer Kunden ausgelegt.
Wir vertreiben keine Hard- und Software und führen keine Integrations- oder
Programmierarbeiten durch.
PROJECT CONSULT ist durch keinerlei Absprachen, Kooperationsverträge,
Vertriebspartnerschaften oder Provisionsvereinbarungen an Hersteller, Integratoren,
Softwarehäuser, Consulting-Unternehmen oder andere DRT-Anbieter gebunden.
Transparenz
Durch interdisziplinäre Ressourcen und ein übersichtliches Gesamtkonzept von der
Analyse über die Begleitung der Realisierung bis zur Abnahme bieten wir unseren
Kunden Transparenz im Projekt.
Wir arbeiten erfolgsorientiert allein im Interesse des Auftraggebers. Zielerreichung,
Nachvollziehbarkeit, Termintreue, Budgeteinhaltung und Vermeidung unnötiger Aufwände sind die Grundlagen unserer Beratungs- und Unterstützungstätigkeiten.
Unsere Unabhängigkeit sorgt gleichermaßen für zukunftssichere, praxistaugliche,
wirtschaftliche und bedarfsgerechte Lösungen.
Unternehmensprofil
4 von 22
PROJECT
CONSULT
Qualität
Wir arbeiten nach den Grundsätzen:
- ISO 8204 TQM Total Quality Management
- BDU Bund Deutscher Unternehmensberater e.V. und
- GPM Gesellschaft für Projektmanagement e.V.,
um zeitgerecht, strukturiert, effizient, nachprüfbar und wirtschaftlich unsere Kunden
bei ihren Aufgaben zu unterstützen.
Kommunikation
Gemeinsam sind wir stark.
Offenheit, Ehrlichkeit und Fairness sind unsere Grundprinzipien der Kommunikation.
Die neutrale Position an der Seite unserer Kunden, das Zusammenwirken im Team,
der Einsatz effizienter Projektmanagement- und Moderationstechniken, die faire Zusammenarbeit mit den Realisierungspartnern unserer Kunden, die Mitarbeit in Verbänden und Standardisierungsgremien und die Zusammenarbeit mit Informationsanbietern dienen zur Erreichung optimaler Ergebnisse in unseren Kundenprojekten.
Qualifikation unserer Mitarbeiter
Unsere Mitarbeiter setzen sich unternehmerisch, verantwortlich, offen und innovativ
zum Nutzen des Kunden ein.
Durch ständige Weiterbildung und Erfahrungsaustausch zwischen Teams und
Mitarbeitern hält PROJECT CONSULT einen hohen Qualitätsstandard.
Unsere Berater und Projektleiter sind nach ihren Erfahrungen eingruppiert und
werden ausschließlich entsprechend ihrer Qualifikation und ihrem Fachwissen
eingesetzt.
Unsere Seniorberater haben seit mehr als 10 Jahren als Experten im Umfeld
Dokumententechnologien Projekte nachgewiesen erfolgreich durchgeführt und
verfügen über exzellente Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen.
Sie sind z. B. zertifiziert nach
- CDIA+ Certified Document Imaging Architech
- PMI zertifizierter Project Management Professional (PMP)
- Interner Auditor ISO 9000ff
- u. a.
Unternehmensprofil
5 von 22
PROJECT
CONSULT
Methoden, Werkzeuge und Philosophie der
Zusammenarbeit
PROJECT CONSULT setzt eine Vielzahl von erprobten, problemorientierten
Methoden zur Sicherung des Beratungserfolges ein.
PROJECT CONSULT geht mit einer ganzheitlichen Betrachtungsweise vor, die
Strategie, Organisation, Mensch und Technik einschließt. Dabei gilt:
Strategie
•
Strategie vor Organisation, Mensch und Organisation vor Technik.
•
PROJECT CONSULT arbeitet gemäß den „Grundsätzen für die Berufsausübung
der Unternehmensberater“ (BDU Bundesverband Deutscher Unternehmensberater e.V.).
Projektarbeit
•
Projekte werden in Stufen oder Phasen mit definierten Ergebnissen und Reviews
der Ergebnisse durchgeführt.
•
Die Projektmanagement-Verfahren der PROJECT CONSULT basieren auf den
Empfehlungen der GPM Gesellschaft für Projektmanagement e.V., die für DRTProjekte angepasst wurden.
•
Die eingesetzten Projektmanagement-Techniken sorgen für die ständige Nachvollziehbarkeit und Transparenz jedes Projektes.
•
Ergebnisse, Durchführung und Status von Projekten werden in regelmäßigen
Abständen durch Qualitätsbeauftragte oder Qualitätssicherungsteams von
PROJECT CONSULT überprüft.
•
Know-how-Transfer und -Sicherung in allen Projektphasen erfolgen durch die
Zusammensetzung der Projektteams aus Projektmitarbeitern des Kunden sowie
PROJECT-CONSULT-Beratern.
•
Modularisierung der Arbeitspakete und Einbindung der Mitarbeiter des Kunden
ermöglichen die effiziente und wirtschaftliche Dimensionierung von Projekten.
Unternehmensprofil
6 von 22
PROJECT
CONSULT
Fachwissen
Nationale und internationale Trendforschung, Mitarbeit in Standardisierungsgremien
und Verbänden, die Erstellung von Studien sowie die systematische Auswertung aller
Marktinformationen in unseren Geschäftsfeldern garantieren hohe Qualitätsstandards
und die Berücksichtigung künftiger Anforderungen.
Kontinuierliche Aufbereitung von Fachinformationen und Projektergebnissen und
deren Bereitstellung in der PROJECT-CONSULT-KnowledgeBase zusammen mit
ständiger Weiterbildung und Erfahrungsaustausch im PROJECT-CONSULT-Team
sichern den Informationsvorsprung zum Vorteil der Kunden.
Programmgestützte Werkzeuge
Der Einsatz PROJECT-CONSULT-eigener Werkzeuge für Ausschreibungen,
Kriterienkatalogerstellung, Ist-Analysen, Bedarfsanalysen, Nomenklatur- und
Thesaurusaufbau sowie von BPR-Tools wie z. B. ARIS Toolset erhöhen die Effizienz
und beschleunigen die Projektarbeit.
Spezielle, für unsere Kunden erstellte Werkzeuge wie standardisierte
Erhebungsbögen oder datenbankgestützte Ist-Analyse-Tools, Nomenklatur- und
Ordnungssystematik-Verwaltungsprogramme und andere sichern die kontinuierliche
Nutzung von Projektergebnissen.
Bedarfsgerechte Lösungen
Empfehlungen werden nur auf Basis zuvor ermittelter Anforderungen und exakt auf
die Kundensituation zugeschnitten ausgesprochen.
PROJECT CONSULT garantiert die vollständige Unabhängigkeit von Herstellern,
Systemintegratoren und Produkten.
Unternehmensprofil
7 von 22
PROJECT
CONSULT
Beratungsfelder
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ablageorganisation
Application Service Providing (ASP)
Automatische Klassifikation
Betriebsorganisation
Business Process Re-engineering (BPR)
COLD (Computer Output on LaserDisk)
Collaborative und Groupware
Compliance
Content Management (CM)
Directory Services
Document Related Technologies (DRT)
Dokumentenmanagement (DM)
E-Business
Elektronische Archivierung und Records Management (s. u.)
Elektronische Formulare
Elektronische Signatur
E-Mail-Archivierung
Enterprise Content Management (ECM)
Geschäftsprozessoptimierung (GPO)
Imaging
Indizierung, Thesauri und Nomenklatur
Information Retrieval
XML
IT-Strategie und IT-Architektur
Knowledge Management (KM)
Migration
Multilinguale Informationssysteme
Multimediale Informationsverarbeitung
Output-Management
Portale
Posteingangserfassung
Qualitätsmanagement (QM, TQM)
Rechtliches Umfeld des Dokumenten-Managements
Records Management
Revisionssicherheit
Sicherheit
Standardisierung
System-Design
Test- und Prüfkriterien
Verfahrensdokumentation nach GoBS
Vordruckgestaltung und -optimierung
Web Content Management (WCM)
Workflow
Unternehmensprofil
8 von 22
PROJECT
CONSULT
Fachberatung
PROJECT CONSULT GmbH berät Unternehmen, Organisationen und Institutionen,
die moderne IT-, E-Business- und DRT-Lösungen konzeptionieren, auswählen,
einführen und betreiben wollen.
Beratungsformen
Bei ihrer Beratungstätigkeit unterscheidet PROJECT CONSULT:
•
•
•
•
Umfangreiche Projektarbeit auf Basis des „Gemischte-Teams-Konzepts“
Projektmanagement mit Übernahme von Projektleitungs- und Projektunterstützungsfunktionen
Coaching als individuelle Unterstützung für Projektleiter und Projektteams
Individuelle Workshops und Seminare als punktuelle Unterstützung der Projektarbeit
Strategie Informationstechnologie
Document Related Technologies und ihre Integration in Informationssysteme
•
•
•
Organisationsoptimierung
Einführungsstrategien
Marktentwicklung und Standards
Analysen
•
•
•
•
•
•
Bedarfs- und Organisationskonzepte
Ist-Analysen
Kosten-/Nutzenanalysen
Vorbereitung von Ausschreibungen; neutrale Empfehlung für Anbieterauswahl
Systemvorschlag und Detailangebot für anschließende Realisierung
Begutachtung von Systemdesign und Ablauforganisation
Systemberatung
•
•
•
•
•
Pflichten- und Lastenhefte, Detailkonzepte
Systemdesign
Testkonzeption und -durchführung
Qualitätsmanagement
Produktleistungsevaluation
Organisationsberatung
•
•
•
•
•
•
Organisationskonzepte
Prozessdefinition und -optimierung (BPR)
Berechtigungs- und Sicherheitskonzepte
Inhaltliche Erschließung von Informationen
Betriebskonzepte
Vertragsmanagement
Unternehmensprofil
9 von 22
PROJECT
CONSULT
Projektberatung und -durchführung
•
•
•
•
•
•
•
•
Projektmanagement: Organisation, Planung, Steuerung, Controlling und Begleitung
Coaching der Kunden-Projektteams
Konzeption, Einführung, Test und Abnahme
Review- und Lenkungsausschusstätigkeiten
Qualitätssicherung
Moderation und Konfliktmanagement
Anbieterkontrolle
Konzeptions- und Ergebniskontrolle
Qualifizierung und Schulungen
•
•
•
•
Bedarfsermittlung
Konzepte, Organisation und Durchführung
Personalkonzepte
Workshops, Coaching
Gutachten
•
•
•
•
•
•
Begutachtung von Konzepten und Lösungen
Zertifizierungsvorbereitung
Rechtliche Anerkennung von revisionssicheren Systemen
Abnahme
Schlichtung in Streitfällen
Dokumentation
•
•
•
Projektdokumentation
Fachliche Dokumentation und Konzepte
Vorbereitung von Publikationen und Präsentationen
Studien
•
•
•
•
•
Vorstudie
Machbarkeitsstudie
Wirtschaftlichkeitsstudie
Marktstudie
Potentialbewertung
Unternehmensprofil
10 von 22
PROJECT
CONSULT
Seminare
Die Bedeutung von Dokumenten-Technologien für Wirtschaft und Gesellschaft
wächst unaufhaltsam.
Wie erzielt man den richtigen Nutzen der Systeme, die Wettbewerbsvorteile, die Effizienzsteigerungen? Wie vermeidet man Fehler bei IT-Strategie, Projektmanagement,
Auswahl von Lösungs-Anbietern bei der Einführung oder Migration von DokumentenTechnologien? Wie plant man richtig im Spagat zwischen Kosten und Nutzen?
Welche gesetzlichen Vorgaben sind zu beachten?
Zur Aus- und Weiterbildung für IT-Professionals und Mitarbeiter bietet PROJECT
CONSULT Kurse und Seminare im Umfeld von DRT Document Related
Technologies an:
K 112
CDIA+ Zertifizierung: 4-tägiger Kurs mit Prüfung
zum CDIA+ Certified Document Imaging Architech
S 202
Aktuelle Dokumenten-Technologien: Lösungen, Trends
S 203
Compliance / ILM Information Lifecycle Management
S 301/302
Projektmanagement
S 101
Einführung von DRT-Lösungen
S 103
ECM Enterprise Content Management
S 113
Revisionssichere Archivierung
S 112
S 110
Test und Abnahme
Die Seminare und Kurse richten sich an Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter
aus den Bereichen Geschäftsführung, Bereichsleitung, betroffene Fachabteilungen,
Informationsmanagement, Organisation und Datenverarbeitung, Archiv- und
Dokumentenmanagement und Revision.
Sie werden von PROJECT-CONSULT-Seniorberatern durchgeführt, die als
Spezialisten in Theorie und Praxis bereits viele Projekte der Dokumententechnologien erfolgreich durchgeführt haben.
Weitere Informationen unter: http://www.project-consult.net/portal.asp?UR=53
Anfragen zum Seminarprogramm, Preisen und Terminen: [email protected]
Unternehmensprofil
11 von 22
PROJECT
CONSULT
Vorträge / Keynotes
Herr Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu
Themen wie elektronische Archivierung, Records Management, Dokumentenmanagement, Workflow, Rechtsfragen, Business Re-Engineering, Wissensmanagement und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalen
Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.
PROJECT CONSULT bietet Kongress- und Konferenzveranstaltern, Anbieter- und
Anwenderunternehmen für öffentliche und inhouse-Veranstaltungen an:
•
Standard-Vorträge: Sie sind weitgehend vorbereitet und werden nur auf die
spezielle Veranstaltung angepasst.
•
Individuelle Vorträge und Keynotes, die eigens im Auftrag erstellt werden. Diese
werden nach individuell nach Kundenanforderung angeboten (Inhalt, Honorar).
Die folgende Übersicht gibt die Themen (Auswahl) von Standard-Vorträgen wieder.
V 101
Die Dimensionen des Content Management
V 102
Document Related Technologies – aktuelle Trends
V 103
Einführungsstrategien für Dokumenten-Technologie-Lösungen
V 108
Konzeption und Durchführung von Ist-Analysen bei DRT-Einführungen
V 112
Elektronische Signatur und elektronische Archivierung
V 118
Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des
Informationszeitalters
V 119
Die GDPdU und die elektronische Archivierung
V 120
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Weitere Informationen unter: http://www.project-consult.net/portal.asp?UR=54
Eine Übersicht zu internationalen Keynotes mit dazugehörigen Texten und
Folienpräsentation siehe http://www.project-consult.net/portal.asp?SR=500
Anfragen zum Seminarprogramm, Preisen und Terminen: [email protected]
Unternehmensprofil
12 von 22
PROJECT
CONSULT
Kunden
Banken und Finanzdienstleister
Unternehmen
• ADIG Investment
• BHF Bank
• BLB Bayerische Landesbank
• Consors Discount Brokers
• Credit Suisse
• DSGV Deutscher Sparkassen- und Giroverband
• dvg Rechenzentrum der Sparkassenorganisation
• Fiducia Rechenzentrum der Volksbankengruppe
• Fondsdepot Bank
• Hamburgische Landesbank (aufgegangen in der HSH Nordbank)
• Kreditwerk
• Kreissparkasse Hannover
• LBBW Landesbank Baden-Württemberg
• LG Landesgirokasse (aufgegangen in der LBBW)
• IZB SOFT (IT-Dienstleister der bayerischen Sparkassen)
• Landesbank Sachsen
• Nassauische Sparkasse
• NORD/LB Norddeutsche Landesbank
• OSGV Ostdeutscher Sparkassen- und Giroverband
• SI Sparkassen Informatik (und Vorgänger-Rechenzentren)
•
•
•
•
•
•
•
•
SIZ Informatikzentrum der Sparkassenorganisation
Sparkasse Erlangen
Sparkasse Freiburg
Sparkasse Ludwigshafen
Stadtsparkasse Köln
Volksbank Freiburg
VW Financial Services / Volkswagen Bank
WestLB Westdeutsche Landesbank
Ort
München
Frankfurt
München
Nürnberg
Frankfurt
Berlin, Bonn
Hannover
Karlsruhe
Nürnberg
Hamburg
Hamburg
Hannover
Stuttgart
Stuttgart
München
Leipzig
Wiesbaden
Hannover
Berlin
Köln, Frankfurt,
Münster, Stuttgart
Bonn
Erlangen
Freiburg
Ludwigshafen
Köln
Freiburg
Braunschweig
Düsseldorf
Versicherungen und Rententräger
Unternehmen
• Albingia (aufgegangen in der AXA)
• AXA Colonia
• Bahn-Betriebskrankenkasse
• Basler Securitas Versicherungen
• BfA Bundesversicherungsanstalt für Angestellte
• Deutscher Ring
Unternehmensprofil
Ort
Hamburg
Köln
Frankfurt
Frankfurt
Berlin
Hamburg
13 von 22
PROJECT
CONSULT
•
Generali, Generali Lloyd
München, Wien
Fortsetzung Versicherungen und Rententräger
Unternehmen
• Generali Office-Service und Consulting
• LVA Landesversicherungsanstalt Rheinprovinz
• LVA Landesversicherungsanstalt Westfalen
• IKK Landesverband der Innungskrankenkassen Brandenburg und Berlin
• KZVK Kirchliche Zusatzversorgungskasse
• Münchener Rück
• Nürnberger Versicherung
• Swiss Life Schweizerische Lebensversicherungs- und Rentenanstalt
• TKK Techniker Krankenkasse
• Universa Versicherungen
Ort
Wien
Düsseldorf
Münster
Berlin
Köln
München
Nürnberg
Zürich
Hamburg
Nürnberg
Industrie und Handel
Unternehmen
• DaimlerChrysler
• Gardena
• Hochtief
• Kabeltrommel
• Mahle
• Pfeifer & Langen
• Robert Bosch
• Seele
• Tchibo
Ort
Stuttgart
Ulm
Essen
Köln
Stuttgart
Köln
Stuttgart
Gersthofen
Hamburg
Pharma und Chemie
Unternehmen
• Schering
• Wacker Chemie
Ort
Berlin
München
Energie und Logistik
Unternehmen
• E.DIS Aktiengesellschaft
• HEIN GAS (E.ON Hanse)
• Lufthansa Systems
• Minol (aufgegangen in elf)
• Ruhrgas (E.ON Ruhrgas)
• Rheinbraun (RWE Rheinbraun)
• RWE-DEA
• Stadtwerke Gießen
Unternehmensprofil
Ort
Fürstenwalde
Hamburg
Norderstedt
Berlin
Essen
Köln
Hamburg
Gießen
14 von 22
PROJECT
CONSULT
•
Vasa Energy (HEW / Vattenfall)
Hamburg
Öffentliche Verwaltung
Unternehmen
• Bundesamt für Finanzen
• Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung
• Bundesministerium der Verteidigung
• ISB Informatikstrategieorgan Bund
• LAROV Landesamt zur Regelung offener Vermögensfragen
• LIT Landesamt für Informationstechnik
• Senatsverwaltung für Bau- und Wohnungswesen
• Senatsverwaltung für Finanzen
• Service Information et Presse (Regierung Luxemburg)
• Stadt Köln
Ort
Bonn
Bonn
Bonn
Bern
Berlin
Berlin
Berlin
Berlin
Luxemburg
Köln
Sonstige Branchen
Unternehmen
• DB-Touristik
• DLR Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.
• Debitel
• DSV Deutscher Sparkassenverlag
• GAP German Academic Publishers
• MSG Media Service (Schwäbischer Verlag)
• SÜDOST WOBA
• wilhelm.tel
Ort
Kassel
Stuttgart
Stuttgart
Stuttgart
Hamburg
Leutkirch
Dresden
Norderstedt
Internationale Beratungsprojekte
Unternehmen
• DLM-Forum, Europäische Kommission
• ESA/ESRIN European Space Agency
• Generali
• ISB Informatikstrategieorgan Bund
• Service Information et Presse (Regierung Luxemburg)
• Swiss Life, Schweizerische Lebensversicherungs- und Rentenanstalt
• UNEP HEM, UNO Umweltorganisation
Unternehmensprofil
Ort
Brüssel
Frascati
Wien
Bern
Luxemburg
Bern
München, Nairobi
15 von 22
PROJECT
CONSULT
Verbände, Gremien und Standardisierungsorganisationen
Mitgliedschaft
AIIM
Association for Information and Image Management International, Silver Springs, USA.
Member of the Board of Directors, Vice Chair und Executive Director AIIM Europe:
Dr. Ulrich Kampffmeyer (1998 – 2004).
Mitarbeit in Standardisierungsgruppen, Industry White Papers, Durchführung von Veranstaltungen,
Vertretung der AIIM bei der Europäischen Kommission
AWV
Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., Eschborn.
Mitarbeit in Arbeitsgruppen zur Erstellung von Fachpublikationen im Umfeld DRT
BITKOM
Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., Berlin.
Mitglied des Vorstands des AK KEM „Knowledge Engineering und Management“:
Dr. Ulrich Kampffmeyer.
Mitarbeit in den Arbeitsgruppen Rechtsfragen, Knowledge Management u. a.
Programmkommitee der KnowTech 2001
DLM-Forum
Europäische Kommission, Brüssel.
Mitglied im DLM-Monitoring Committee und Vorsitzender der DLM/ICT-Working-Group:
Mitarbeit bei der Durchführung der DLM-Foren in Brüssel und Barcelona, Aufbau des DLMNetwork, Vertretung der ICT-Industrie
DGI
Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis e.V., Frankfurt.
Mitarbeit an Studien
GI
Gesellschaft für Informatik e. V., Darmstadt.
Mitarbeit in Arbeitskreisen zu Themen wie Workflow, Knowledge Management etc.
GPM
Gesellschaft für Projektmanagement e. V., München.
Mitarbeit in der Regionalgruppe Hamburg, Schulungen, Durchführung von Veranstaltungen
Unternehmensprofil
16 von 22
PROJECT
CONSULT
Aktive Mitarbeit in Standardisierungs- und Fachgremien
DIN
Deutsches Institut für Normung, Berlin.
Mitarbeit NABD 15 Archiv- und Schriftgutverwaltung: Felix v. Bredow (1999 – 2000)
DMA
Document Management Alliance (AIIM), Silver Springs.
Mitarbeit bei der Architekturdefinition: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1996 – 1998)
ISO
International Standardisation Organisation, New York.
Mitarbeit an der ISO 15489: Felix v. Bredow, Dr. Ulrich Kampffmeyer (2000)
Mitarbeit an der ISO 19005: Dr. Ulrich Kampffmeyer (2003 – 2004)
ODMA
Open Document Management API (AIIM), Silver Springs.
Mitarbeit Dr. Ulrich Kampffmeyer (1997 – 1998)
VOI
Verband Optische Informationssysteme e.V., Darmstadt.
Gründer und Vorstandsvorsitzender: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1991 – 1998)
Herausgabe VOI-Newsletter, Durchführung VOI-Rechtsinitiative, Autorenschaft und Mitarbeit von
PROJECT CONSULT an den Codes of Practice „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ und
„Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS“, Vorträge, Veranstaltungen
WfMC
Workflow Management Coalition (AIIM).
Mitarbeit: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1998 – 1999)
Unternehmensprofil
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PROJECT
CONSULT
Awards
Auszeichnungen für PROJECT-CONSULT-Kunden
Für die erfolgreiche Durchführung von Projekten zur Konzeption und Einführung von DRTLösungen erhielten folgende Kunden von PROJECT CONSULT internationale
Auszeichnungen:
Verband
IMC, USA
Auszeichnung
Award of Excellence
IMC, USA
Award of Excellence
AIIM,
Europe
Award of Excellence
Empfänger
Bernd Murst, LAROV, Berlin, für die
erfolgreiche Durchführung des VERADOKProjektes
Dieter R. Bartl, SIZ, Bonn, für die
Standardisierung von Archivsystemen für die
gesamte Sparkassen-Finanzgruppe
Dr. Wolfgang Klein, DSGV, Berlin/Bonn, für die
erfolgreiche Durchführung des EBK-Projektes
Jahr
1995
1997
2000
Auszeichnungen für PROJECT-CONSULT-Mitarbeiter
PROJECT-CONSULT-Mitarbeiter erhielten internationale Auszeichnungen für ihre
erfolgreiche Tätigkeit in der DRT-Branche:
Verband
IMC, USA
IMC, USA
IMC, USA
AIIM
International
AIIM
International
AIIM
Europe
Auszeichnung
Award of Excellence
Fellow of IMC Award
Fellow of Merit Award
Fellow of Merit of
AIIM Award
MIT Master of
Information
Technology
Award of Excellence
Empfänger
Jahr
1992
1994
1997
1999
2000
2002
2002
2000
Silvia Kunze-Kirschner
Einige Erläuterungen zu den Auszeichnungen
Verbände und offizielle Institutionen verleihen Auszeichnungen an verdiente Mitglieder und
für Innovationen, herausragende Lösungen oder Entwicklung von Standards.
Awards wie der „Master of Information Technology“ werden in der Regel auf Basis konkreter
Bewertungskriterien und Nachweise verliehen.
Bei allen Verbänden und Institutionen werden die Auszeichnungen in einem reglementierten
Nominierungs- und Vergabeverfahren verliehen. Die Nominierungsgremien werden für ein
oder zwei Jahre von den Mitgliedern gewählt und sind unabhängige Gremien.
Im Umfeld DRT Document Related Technologies sind die Awards der AIIM Association for
Information and Image Management International die begehrtesten. Der IMC International
Information Management Congress, eine reine DRT-Herstellervereinigung, wurde 1999 mit
der AIIM vereinigt. Seitdem werden keine IMC Awards mehr vergeben.
Unternehmensprofil
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PROJECT
CONSULT
Informationsportal
Das PROJECT-CONSULT-Informationsportal verfügt über folgende Hauptrubriken:
News
Projekte
Informationen zu PROJECT
CONSULT und AGB
Leistungen + Schwerpunkte
von PROJECT CONSULT
DRT: Programme, Termine,
Anmeldung
Branchen + Lösungen
Karriere
Stellenangebote
Webpartne
r
Presse
Interviews,
Pressemitteilungen, Recht
Unternehmen
Beratungsangebo
t
Seminarangebote
Unternehmensprofil
Wissen
Markt
Foren
Neuigkeiten aus unserem Haus
und der Branche
Informationen zu DRT mit
großem Downloadmaterial
Übersicht über Anbieter und
Produkte der DRT
Links zu wichtigen Foren der
DRT
Links zu Onlinepublikationen
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PROJECT
CONSULT
Publikationen
PROJECT-CONSULT-Newsletter zu Document Related Technologies
Der E-Mail-Newsletter von PROJECT CONSULT enthält Meldungen und
Kommentare zu Märkten & Trends, Unternehmen & Produkten, Informationen von
Verbänden usw. Er berichtet über Ergebnisse von international arbeitenden
Marktforschungsinstituten und bietet Hintergrundinformationen zu allen Themen von
Document Related Technologies (DRT).
Mit der durchgängigen Kombination von Meldung und Kommentar hat der Newsletter
einzigartigen Charakter in der deutschen IT-Presselandschaft. Die Kommentare
werden von Geschäftsführer Dr. Ulrich Kampffmeyer bzw. von den Experten
(Projektleiter) der jeweiligen Wissensgebiete erstellt.
Er erscheint alle drei bis vier Wochen mit 12 bis 14 Ausgaben im Jahr und wird im
Jahresabonnement per E-Mail am Erscheinungstag an die Abonnenten versendet.
Das Abonnement schließt auf Anfrage eine Kennung und ein Passwort für den
geschützten Bereich des Archivs ein.
Es stehen folgende Abonnements zur Auswahl:
•
Persönliches Einzelabonnement (keine Weitergabe gestattet)
•
Gruppenabonnement (Weitergabe in der Arbeitsgruppe an bis zu 10 weitere
Empfänger erlaubt; Verbreitung an andere Unternehmensteile, Partner oder Dritte
nicht gestattet)
•
Abteilungsabonnement (Weitergabe in der Abteilung oder dem Unternehmensbereich an bis zu 50 weitere Empfänger erlaubt; Verbreitung an andere
Unternehmensteile, Partner oder Dritte nicht gestattet)
•
Unternehmensabonnement (Weitergabe an die Mitarbeiter des bestellenden
Unternehmens und Einstellen in das Intranet des bestellenden Unternehmens
erlaubt; Verbreitung an andere Unternehmensteile, Partner oder Dritte nicht
gestattet)
Der Newsletter wird kostenfrei an PROJECT-CONSULT-Kunden (während der
jeweils aktuellen Projektlaufzeit) und an bei PROJECT CONSULT akkreditierte
Journalisten und Redaktionen versendet.
Die für die Webpublikation freigegebenen Ausgaben stehen auch als
recherchierfähiges Volltextarchiv (öffentlich zugängliche und recherchierbare
Datenbank; der aktuelle Newsletter jedoch nur mit Passwort) zur Verfügung.
Die Suchfunktion erfasst deutsche, englische, französische und spanische Texte.
(Die russischen Texte sind nicht recherchierfähig).
Unternehmensprofil
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PROJECT
CONSULT
Bücher
Titel / Autor
Dokumenten-Technologien:
Wohin geht die Reise ?
Ulrich Kampffmeyer
Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft
Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel
Grundsätze der Verfahrensdokumentationen
nach GoBS
VOI Code of Practice 2
(VOI-Kompendium 4)
Ulrich Kampffmeyer, Karl-Georg Henstorf, Jan
Prochnow et al.
(eine überarbeitete Neuauflage ist geplant)
Grundsätze der elektronischen Archivierung
VOI Code of Practice 1
(VOI-Kompendium 3)
Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla, et al.
(eine überarbeitete Neuauflage ist geplant)
Verlag
Jahr
PROJECT CONSULT
Libri Books (BoD)
ISBN 3-9806756-4-5
2003
PROJECT CONSULT
Libri Books (BoD)
ISBN 3-90806756-0-2
1999
VOI e.V. Eigenverlag
ISBN 3-932898-04-4
1999
VOI e.V. Eigenverlag
ISBN 3-932898-03-6
1997
Verlag
Jahr
PROJECT CONSULT
Eigenverlag
ISBN 3-9806756-1-0
2000
PROJECT CONSULT
Eigenverlag
ISBN 3-9806756-3-7
1999
Studien
Titel / Autor
Workflow & EAI Studie 2000
Von Business Process Management bis
eBusiness – Produkte und MiddlewareKomponenten (EAI)
Martin Fichter, Ulrich Kampffmeyer
Textband, Auswertungsband, CD
Workflow Studie 1999
Martin Fichter, Ulrich Kampffmeyer
Textband, Auswertungsband, CD
Single- und Multi-Client-Studien
auf Anfrage
Unternehmensprofil
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PROJECT
CONSULT
White Papers
PROJECT CONSULT ist Herausgeber der sieben DLM/AIIM Industry White Papers
für elektronisches Dokumenten-, Records- und Content-Management für den
öffentlichen Sektor in Europa.
Reihe / Titel / Autor
Verlag
AIIM Industry White Papers on Records,
Document and Enterprise Content
Management for the Public Sector
PROJECT CONSULT
ISBN 3-936534-00-4
Jahr
2002
Band 1: Capture, Indexing & Auto-Categorisation ISBN 3-936534-01-2
2002
Band 2: Conversion & Document Formats
ISBN 3-936534-02-0
2002
Band 3: Content Management
ISBN 3-936534-03-9
2002
Band 4: Access & Protection
ISBN 3-936534-04-7
2002
Band 5: Availability & Preservation
ISBN 3-936534-05-5
2002
Band 6: Education, Training & Operation
ISBN 3-936534-06-3
2002
Band 7: E-Learning & E-Term
ISBN 3-936534-08-X
2003
Alle Industry White Papers stehen kostenfrei im Downloadbereich der PROJECTCONSULT-Website.
Artikel
Es werden regelmäßig Fachartikel und ständige Kolumnen von Herrn Dr.
Kampffmeyer und Seniorberatern von PROJECT CONSULT in mehreren Sprachen
in Fach- und Branchenzeitschriften wie Bit, CIO, Computerwoche, Computerzeitung,
DoQ, GI Geldinstitute, Government Computing, Handelsblatt, impulse, information
week, IT Director, manage IT, Mittelstand IT u. a. veröffentlicht.
Eine Übersicht über Titel und Medien ist im Pressespiegel auf der PROJECTCONSULT-Homepage zu erhalten.
Unternehmensprofil
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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Inhalt
Unternehmen & Produkte ............................................... 1
Verity K2 Architektur .............................................................. 1
T-Systems & EMC: Partnerschaft für ILM............................. 1
Stellent präsentiert Version 7.5 ihrer ECM-Suite.................. 1
OCE Mail CENTER für die Postbearbeitung ........................ 2
Liskes Mirakel ........................................................................... 2
IBM akquiriert DWL ................................................................ 2
Hans Held stellt M.A.U.S. IQ vor ........................................... 3
Messen & Kongresse ........................................................ 3
DMS-Expo ................................................................................. 3
BPM/Compliance-Kongress ................................................... 3
In der Diskussion .............................................................. 4
Geschäftsprozesse..................................................................... 4
Marginalien ............................................................................... 5
Der elektronische Pass ............................................................. 5
Corporate Governance............................................................. 6
Normen & Standards ........................................................ 7
BPEL ........................................................................................... 7
Recht & Gesetz................................................................... 7
UMAG........................................................................................ 7
Artikel.................................................................................. 8
Scannen mit elektronischer Signatur ..................................... 8
GDPdU & Elektronische Archivierung (Teil 4) .................... 9
Leserbriefe ........................................................................ 19
PROJECT CONSULT News .......................................... 19
CDIA+ Zertifizierung für Document Management
Professionals ................................................................... 19
Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT
Beteiligung....................................................................... 19
Marlene’s WebLinks....................................................... 19
abaXX Technology, ABBYY, neeb & partner, Centric
Software, FileNet, Hyperion, SAP, Luratech,
MACH, Scanpoint Europe, Softwin, TIBCO
Software, Universe Software, Varial, Windream
Impressum ........................................................................ 21
Newsletter-Bestellformular ........................................... 21
Unternehmen & Produkte
Verity K2 Architektur
Darmstadt
Die
Verity
K2-Systeme
(http://www.verity.de) bestehen aus zwei Elementen,
dem K2-Broker, zur Entgegennahme und Verteilung
der Anfragen der Benutzer, und dem K2-Server, welcher die Suche ausführt. Durch diese Architektur soll
eine hohe Flexibilität geboten werden, weil die Last auf
das gesamte Netzwerk verteilt wird und so auch bei
starken Belastungen beständige Leistungen möglich
sind. Bei K2 handelt es sich um eine parallel arbeitende
Architektur, welche Suchanfragen über einen oder
mehrere Broker auf einen oder mehrere Suchserver
verteilt.
(CM)
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
20050817
PROJECT CONSULT Kommentar:
Verity, zuletzt behandelt im Newsletter 20050404, gilt als
eines der führenden Produkthäuser im Bereich Volltextdatenbanken, Suchmaschinen und Knowledge Management.
Die neue Architektur unterstützt nunmehr den Zugriff auf
verschiedene Repositories und Verteilung der Zugriffe entsprechend Last. Damit ist eine bessere Skalierbarkeit und
Integrationsfähigkeit der K2-Komponenten gegeben. Zahlreiche DMS-Anbieter benutzen K2 als integrale Komponente ihrer Systeme. Dort ergänzt K2 die traditionellen relationellen Datenbanken um einen direkteren Zugriff auf die Inhalte der Dokumente zu erreichen.
(Kff)
T-Systems & EMC: Partnerschaft für ILM
Frankfurt/Schwalbach - T-Systems (http://www.tsystems.de) und EMC (http://www.emc.de) knüpfen
eine internationale Partnerschaft. Zusammen wollen
sie ihren Kunden integrierte ICT- und Speicherdienste
als Produkt- und Service-Pakete anbieten. Auch im Bereich Information-Lifecycle-Management-Services planen die beiden Unternehmen Musterlösungen zu entwickeln und testen, welche dann nach kurzer Zeit für
T-Systems Kunden verfügbar sein könnten. Die Lösungen werden zunächst nur in Deutschland, Österreich und der Schweiz vertrieben.
(FH/CM)
Die Anbieter von Speichersystemen umwerben wieder verstärkt die großen Systemintegratoren. ILM Information Lifecycle Management mit seinen Softwarekomponenten und
den Anforderungen an kundenindividuelle Anpassungen ist
eben kein Produkt „out-of-the-box“. Entscheidend bei solchen Kooperationen ist immer, ob es nur um den Mitverkauf
von ein wenig Hardware geht – da lassen sich die großen
Integratoren entsprechend den Infrastrukturen ihrer Kunden mit allen Storageanbietern ein – oder ob sich dahinter
ein eigenständiges Kombi-Produkt verbirgt, wie es in diesem
Fall zu sein scheint. EMC, zuletzt behandelt im Newsletter
20050624, hat zwar selbst im Bereich Professional Services
einiges an Mitarbeitern, aber Unternehmen wie T-Systems
können doch sehr stark bei Vertrieb und Implementierung
unterstützen. Solche Unterstützung ist auch notwendig, da
der Kampf im Umfeld der Speichervirtualisierung, Information Lifecycle Management und Festplatten-basierter Archivierung immer härter wird. Der Wettbewerb hat nicht geschlafen.
(Kff)
Stellent präsentiert Version 7.5 ihrer ECM-Suite
München – Stellent (http://www.stellent.de) präsentiert auf der DMS EXPO zusammen mit seinen Partnern Benmark und biceph ihr neues Universal Content
Management 7.5 mit allen Funktionalitäten und
Einsatzmöglichkeiten der Enterprise Content Management Suite. Die neue Version sollte besonders die
Bedürfnisse größerer Unternehmen befriedigen. Sie ist
modular aufgebaut und beinhaltet alle wesentlichen
Funktionen einer ECM-Suite, sie basiert auf einer hoch
ISSN 1439-0809
Seite 1 von 21
20050817
skalierbaren und service-orientierten Architektur. Die
Erweiterungen der neuen Version sollen vor allem die
Produktivität von Autoren steigern.
(CM)
Stellent, zuletzt behandelt im Newsletter 20050624, hat in
letzter Zeit gute Noten von den Analysten bekommen und
ist im rechten, oberen Quadranten der Gartner Group gut
platziert. Die Seybold Group attestiert Stellent einen hervorragenden integrierten Ansatz, der über die bisherigen Produktversionen weit hinausgeht. Mit dem IMAP-Support
können jetzt auch E-Mails in das einheitliche, übergreifende
Repository integriert werden und auch die Collaboration-,
Records-Management- und Business-Rules-Komponenten
machen deutlich, dass Stellent zu den wichtigen ECMAnbietern gehört. Durch die Übernahme der ancept Technologien steht auch ein ansprechendes Digital Asset Management zur Verfügung. Mit Site Studio wird aber deutlich
gemacht, dass Stellent auch das herkömmliche Web Content
Management nicht vernachlässigt. Die Riege der führenden
ECM-Suiten-Anbieter erweitert sich durch die neue Positionierung von Stellent und schließt neben Anbietern wie IBM,
OpenText, Hummingbird, Documentum und FileNet nun
auch mehrere ehemalige Web-Content-Management- und
Portal-Anbieter wie Vignette und Interwoven ein. Weitere
Firmen werden in diese Oberliga vordringen, so dass ständig
in Bezug auf Funktionalität und Integrationsfähigkeit nachgelegt werden muss. Dies zeigt Stellent unter anderem mit
der Integration in Microsofts Sharepoint Portal Server. Mit
ihrem modernen Architekturansatz, basierend auf einem
konsequenten SOA Service-oriented-Archtitecture-Ansatz,
hat Stellent gute Chancen oben zu bleiben, zumindest in den
Analystenquadranten. In Anwenderkreisen ist die Positionierung von Stellent noch nicht so bekannt, dass man sich
schon zur Ruhe setzen könnte.
(Kff)
OCE Mail CENTER für die Postbearbeitung
PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Marketing-Gesichtspunkten denn eigenständige Produkte.
Jenseits des Marketings ist die Funktion der Übernahme von
Daten aus gescannten Dokumenten in Felder auf Mausklick
wirklich beachtenswert. „Single Click Entry“ stellt für alle
eine Alternative dar, die sich nicht gleich auf eine vollständige automatische Klassifikation einlassen wollen. Ob das
viele Klicken allerdings den Handgelenkssehnen bekommt,
ist eine andere Frage – aber wer leidet heute nicht schon an
Maus- und Tastatur-Problemen. Die Konfiguration neuer
Feldzuordnungen und Dokumentenklassen ist gut gelöst,
obwohl noch der eine oder andere Wunsch offen bleibt. In
Bezug auf die Architektur der Lösung bevorzugt OCE ein
geschlossenes OCE-Ensemble, kann sich aber auch mit BusSystemen von KOFAX oder Captiva anfreunden. Innerhalb
der Komponenten verbergen sich die altbekannten Produkte
DokuStar und RecoStar.
(Kff)
Liskes Mirakel
Magdeburg – Die Firma Liske Informationsmanagementsysteme (http://www.liske.de) stellt seine Lösung MIRAKEL als Client- Server- und/oder als Intranet-Anwendung zur Verfügung. Die Software dient
der Archivierung und Verwaltung von Text- und BildDateien und anderen, multimedialen Informationen,
wobei die Recherchefunktionen auf den Möglichkeiten
fehlertoleranter Textanalysen beruhen. Daten sollen
über die Scan- und Importfunktionen von MIRAKEL
automatisch in ein Archiv geschrieben werden können
und nach der Indizierung jedem Benutzer zur Verfügung stehen.
(FH)
Es gibt immer noch kleine deutsche Firmen, die sich mit eigenen Produkten im Markt für Dokumenten-Technologien
behaupten wollen. Liske gehört hierzu und produziert unter
dem Produktnamen „Mirakel“ inzwischen recht ansehnliche
kleine Lösungen, die das Leben mit den vielen Informationen
einfacher machen. Die Recherche- und Ordnungsfunktionalität ist selbst programmiert und bringt recht gute Ergebnisse. Benutzbarkeit und Integration könnten noch überpoliert
werden. Zielgruppe sind eher kleinere Unternehmen, die ohne großen Aufwand ihre Informationen zusammenführen
und hierfür sowohl einen Fat-Client im Windows-Umfeld
als auch einen Browser einsetzen wollen. So verfügt denn
„Mirakel“ über eine Auswahl von Funktionen großer ECMProdukte, ohne jedoch gleich allen „Overhead“ mitzuschleppen.
(Kff)
Konstanz
Océ
Document
Technologies
(http://www.odt-oce.com) bringt mit Mail CENTER
eine skalierbare und leicht anpassbare Posteingangslösung auf den Markt, um Anwendern einen stufenweisen Einstieg in die Postbearbeitung zu ermöglichen.
Das System wird künftig in den drei Konfigurationen
Mail CENTER personal, departmental und organizational erhältlich sein, die unabhängig voneinander eingesetzt, aber auch miteinander kombiniert werden
können. Bei jeder Version wird die Post bereits in der
Poststelle gescannt und dann digital weiterverarbeitet.
(FH)
IBM akquiriert DWL
OCE, zuletzt behandelt im Newsletter 20040817, hat eine
Reihe von neuen Modulen angekündigt, die letztlich alle auf
der gleichen Basis basieren. Was sie unterscheidet – Preis,
Name und Skalierung. Je nach Aufgabe kann man sich zwischen einer kleinen spezialisierten oder einer großen, alles
umfassenden Lösung entscheiden. Die Produktbezeichnungen sind also eher Diversifizierungen aus Vertriebs- und
Stuttgart/ Atlanta – IBM (http://www.ibm.de) hat die
Softwarefirma DWL (http://www.dwl.de) übernommen. Die finanziellen Einzelheiten der Akquisition
wurden darüber nicht preisgegeben. IBM will sich mit
der Übernahme in ihrem Information-ManagementSoftware-Portfolio verstärken, was eine wichtige Rolle
in der On-Demand-Strategie spielt. IBM bietet somit ab
sofort ein komplettes Paket an Masterdatenmanage-
ISSN 1439-0809
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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
ment-Lösungen, welches alle im Unternehmen gespeicherten Informationen verwalten soll und diese in
Echtzeit in den Geschäftsprozess einbinden kann. (CM)
Wenn man auf die amerikanische Webseite von IBM, zuletzt
behandelt im Newsletter 20050405, geht, hat man es schon
schwer: jeden Tag neue Ankündigungen, neue Pressemitteilungen, neue Analystenbriefings. Es ist schon schwierig herauszufinden, was alles wirklich für die DRT-Branche wichtig ist. Z.B. UIMA, Unstructured Information Management
Architecture - eine neue Architektur, für die gerade eine
Enterprise Search Engine angekündigt wurde (wohl in nicht
unerheblichen Teilen in Deutschland entstanden). UIMA
soll auch die Plattform für die Integration von Drittherstellerprodukten werden. Bleiben wir beim Thema Integration:
auch die Produkte von DWL spielen hier eine wichtige Rolle.
Ein zentrales Stammdatenrepository, das z.B. im Umfeld des
Business Process Management den Datenlieferanten spielen
soll. Wie zukünftig all diese neuen Ansätze zusammenspielen sollen, die in den verschiedenen Divisions des ITKollosses entwickelt werden, muss sich noch zeigen, denn
noch sind längst nicht alle der parallel laufenden Aktivitäten
im Umfeld von Websphere, DB2 oder Storagetechnologien
zusammengeführt. Aber vielleicht kommt ja etwas Neues
zur DMS EXPO.
(Kff)
Hans Held stellt M.A.U.S. IQ vor
Stuttgart - Die Hans Held GmbH (http://www.hansheld.de) hat auf Basis des bereits in kommunalen Behörden eingesetzten integrierten Informations- und
Schriftgutmanagementsystems Regisafe IQ. 2000 eine
Lösung für mittelständische und große Unternehmen
aus den Bereichen Industrie und Dienstleistung entwickelt. Bei der neuen Software M.A.U.S. IQ soll es sich
um ein mappenorientiertes Archivierungs- und Umlaufsystem für alle Firmen und Verwaltungen handeln.
Durch den flexibel einsetzbaren Aufbau der Organisationsstrukturen sollen sich die Kernfunktionen durch
zahlreiche Programm- Module, Ergänzungsprodukte,
Schnittstellen etc. aus den unterschiedlichsten Bereichen ergänzen lassen.
(FH)
M.A.U.S. hat sich weiter gemausert und ist um eine Reihe
von Funktionen ergänzt worden, die allerdings in einer Reihe von Wettbewerbsprodukten längst zum State-of-the-Art
gehören. Punkten tut das Produkt durch die Verbindung mit
RegiSafe. Wer also in strukturierten Aktenplänen denkt ist
hier nicht schlecht bedient. Ein bisschen von allen - Umlaufmappen, Versionierung, Archivierung und intelligente
Suche machen das Produkt in der neuen Version aus. Zielgruppe dürften in erster Linie kleinere Verwaltungen und
Kommunen sein, wo M.A.U.S. und RegiSafe bisher gut reüssieren konnten. Ob der Sprung in die gewünschten neuen
Zielmärkte gelingt? Das Basisprodukt M.A.U.S. stammt
übrigens von FPG, Frost & Partner, die erst kürzlich aus
den hohen Bergen nach Neu-Ulm umgezogen sind.
(Kff)
20050817
Messen & Kongresse
DMS-Expo
Köln / Essen - Vom 27. bis 29. September 2005 wird zum letzten Mal in Essen - die DMS-Expo
(http://www.dmsexpo.de) stattfinden, bevor sie 2006
nach Köln zieht. Hier einige Hinweise:
Konferenzprogramm: Neuer Termin für die Keynote
von Dr. Kampffmeyer
Dr. Kampffmeyer spricht statt Mittwoch, 28.09.2005,
von 10:00-10:45 Uhr erst am Donnerstag, 29. 09.2005,
von 10:00-10:45 Uhr. Das Thema seines Keynotevortrages lautet „Vom Wert der Information“.
GDPdU Roundtable
Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (http://www.voi.de) veranstaltet in seinem
Forum in der DMS EXPO Ausstellungshalle am Mittwoch 28.09.2005 von 15:15 bis 15:45 einen Roundtable
zum Thema GDPdU. Der Roundtable wird von Dr. Ulrich Kampffmeyer moderiert.
Best Practice Panels
Direkt in den Messehallen veranstalten die Kölnmesse
(http://www.koelnmesse.de) und PROJECT CONSULT gemeinsam an allen drei Messetagen jeweils von
13:00 bis 14:00 Uhr wiederum das DMS EXPO Best
Practice Panel (BPP). In diesen Panelveranstaltungen
werden wieder namhafte Aussteller ihre Produkte und
Visionen zu aktuellen Themenschwerpunkten, in einer
durch Dr. Ulrich Kampffmeyer moderierten Runde
darstellen. Themen dieses Jahr sind:
•
„Compliance & ILM“
Teilnehmer: ELO, EMC, Filenet und IBM.
•
„Enterprise Content Management Suiten“
Teilnehmer: d.velop, Documentum, ELO,
FileNet, IBM, RedDot und Stellent
Die White Paper der vorangegangenen BPPs aus den
Jahren 2003 und 2004 stehen bei PROJECT CONSULT
unter (http://www.project-consult.net) zur Verfügung.
(SKK)
BPM/Compliance-Kongress
Pfaffenhofen - Der BPM / Compliance Kongress 2005
der des IT-Verlags (http://www.uspmarcom.de) dsk
Beratungs-GmbH (http://www.dsk-beratung.de) findet am 9./10. November in München unter dem Motto „überraschend neu - erfrischend anders“ statt. Ein
spannungsreiches innovatives, dynamisches und abwechslungsreiches Programm moderiert von zwei
Top-Consultants (Dr. Ulrich Kampffmeyer und Renate
Karl) erwartet die Teilnehmer:
1. Tag: Business Process Management - Die Marktführer zeigen Liveszenarien
ISSN 1439-0809
Seite 3 von 21
20050817
2. Tag: Compliance - Welche rechtlichen Bestimmungen z.B. in Bezug auf geschäftliche Mails zu beachten
sind, ist u. a. Gegenstand einer live nachgestellten Gerichtsverhandlung eines authentischen Falles - ein Prozess-Schauspiel der Extraklasse. Weitere Informationen
unter.
(SKK)
In der Diskussion
Geschäftsprozesse
Business Process Management.
Geht man an die Wurzeln dieses Begriffes im Deutschen,
Geschäftsprozessmanagement, dann muss man feststellen,
dass dies bereits seit Urgedenken beim kleinen Handwerker
wie auch beim Großkonzern tägliche Praxis ist. Ohne das
Vorhandensein und die Abwicklung von Geschäften gäbe es
ja schließlich die Unternehmen nicht. Also meinen wir hier
eigentlich nur das durch Software unterstützte Business
Process Management. Dies sind einerseits Produkte und Lösungen, die uns von Anbietern angedient werden, andererseits aber organisatorische Aufgaben, die den Einsatz solcher
Lösungen erst möglich machen. Leider wird der Blick auf das
organisatorische Umfeld durch vermeintlich einfach einzuführende technische Lösungen häufig verstellt. Ähnliches
gilt für BPO, Business Process Optimzation, oder BPR, Business Process Re-organisation – zwei beliebte weitere Akronyme in diesem Zusammenhang.
Zwei wesentliche Ziele verfolgt BPM aus übergeordneter
Sicht: Einmal, Prozesse effizient, einfach anpassbar, kostengünstig und schnell durchführbar zu machen. Eine effizientere Organisation der Prozesse verspricht Kosteneinsparungen, besseren Kundenservice und schnellere Marktpräsenz.
Zum Zweiten sollen Prozesse nachvollziehbar und kontrollierbar werden. Neben den eigentlichen Geschäftsprozess legt
sich so ein zweiter Prozess, der die Qualität, die Ergebnisse,
die Nachvollziehbarkeit, die Überwachung und die Kontrolle
der Geschäftstätigkeit ermöglicht. Dieser begleitende Prozess
liegt im Interesse der Unternehmen, um bessere Transparenz zu erhalten, andererseits wird er durch den allgemeinen
Compliance-Trend forciert.
Beschränken wir uns also hier auf das Thema Business Process Management aus Sicht von technischen Lösungsangeboten. BPM selbst besitzt keine allgemeingültige und verbindliche Definition. Auch die im August 2000 gegründete
BPMI.ORG (Business Process Management Initiative)
bleibt eine einheitliche Definition ihrer Mitgliedsunternehmen schuldig. Die vorhandenen Definitionen, beispielsweise
von Gartner oder Hewlett Packard sind so unscharf, dass
sich sowohl alle organisatorischen Maßnahmen, als auch unterschiedliche Systemtechnologien darin wiederfinden können. Der bisher feststellbare einzige gemeinsame Nenner ist,
dass es um die Beherrschung komplexer Geschäftsprozesse
geht. Hierbei werden alle Phasen von der Prozessanalyse über die Konzeption, Modellierung und Simulation optimierter Prozesse, bis zur Schließung des Lifecycle-Prozesses
durch Auswertung der Laufzeitinformationen mit den Modelldaten eingeschlossen. Der Offenheit des Begriffs und der
PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Einbeziehung aller Phasen von der Untersuchung bis zur
Optimierung eines Prozesses entsprechend, tragen unterschiedliche Systemkomponenten dem BPM Rechnung. Sie
reichen von Tools zur Unterstützung der Analyse und Modellierung von Prozessen (GPO-Tools) über IntegrationServer, Messagingsysteme, WMS, Data WarehousingProdukte bis hin zu CRM-Systemen. Die Einsatzgebiete
betreffen sowohl die Unternehmen intern, als auch unternehmensübergreifende Ansätze. Neben den reinen Tools lassen sich somit in erster Linie Lösungen zur Integration heterogener Systemlandschaften, zur Steuerung von Datenflüssen, sowie von Geschäftsprozessen im Sinne von Business
Rules identifizieren. Vor diesem Hintergrund definiert
PROJECT CONSULT den technischen Ansatz von BPM
folgendermaßen:
„BPM kennzeichnet die Zusammenführung unterschiedlicher Systemkomponenten, die in ihrer Kombination eine
verbesserte unternehmensweite Prozess- und Datensteuerung ermöglichen“.
Wesentliche Komponenten von BPM sind daher Werkzeuge
zur Gestaltung von Prozessen, die eigentlichen Serverdienste, die die Prozesse durchführen wie z.B. Workflow-Engines,
integrative Komponenten, die Informationen aus verschiedenen Anwendungen zusammenführen, und Werkzeuge zur
Kontrolle der Prozesse. Hieraus ergibt sich, dass Workflow
eine wesentliche Komponente von BPM ist, BPM aber deutlich über Workflow hinausgeht. Ging es in den vergangenen
Jahren häufig nur darum, ob man aufwendigen „Production-Workflow“ oder nur einfachen „E-Mail-Workflow“ benötig,e so setzt heute modernes Business Process Management
auf eine ganzheitliche Betrachtungsweise, die die unterschiedlichen technologischen Ansätze zusammenführt. Im
Vordergrund steht der Anspruch prozessgesteuert jedem
Mitarbeiter unabhängig von Ort oder Zeit genau die richtige, benötigte Information zur Verfügung zu stellen und
Kontrolle über die Bearbeitung und das Ergebnis des Prozesses zu erhalten. Neuartige Prozesslösungen erlauben nicht
nur das effiziente Design von Geschäftsabläufen, sondern
nutzen die Daten der Verarbeitung und Nutzung im produktiven System um Optimierungsvorschläge wieder an die
Design-Komponente zurückzuspielen. Hierdurch wird nicht
nur der Bruch vom theoretischen Planen zum lauffertigen
System überwunden, sondern auch die kontinuierliche, automatisch angestoßene Verbesserung der Prozesse erreicht.
Durch moderne EAI Enterprise Applikationen Integration
Module und Dienste, ist BPM in der Lage auch Prozesse
über verschiedene Anwendungen, Plattformen und Standorte zu kontrollieren. Eine effiziente Prozesssteuerung bildet
hier im Gegensatz zum herkömmlichen Verbinden von Systemen das Rückgrat einer einheitlichen Systemlandschaft.
EAI- und Workflow-Technologien ergänzen sich.
BPM hat in den letzten Jahren als Thema wieder an Bedeutung gewonnen. Unternehmen, die bereits andere Bereiche,
z.B. im Umfeld der kaufmännischen oder der Produktionssteuerungssoftware optimiert haben, stellen fest, dass das
größte noch nicht erschlossene Potential in den Prozessen
der Verwaltung steckt. Durch Archivsysteme und elektronisches Dokumentenmanagement wurden bei der HandhaISSN 1439-0809
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bung der Informationen häufig bereits erhebliche Verbesserungen erzielt, so dass die Optimierung der Prozesse selbst
nun in den Fokus rückt: „Information hat nur dann einen
inhärenten Wert wenn sie auch in Prozessen zur Verfügung
gestellt wird.“ Genau hier setzt BPM an – Daten, Dokumente, Prozesse und Anwender situationsgerecht und automatisiert zusammenzubringen.
(Kff)
Literatur in Gutenberg.de zu verfrachten? Ein paar tausend
Scan- und Korrekturwillige müssten sich doch im deutschen
Bildungsbürgertum finden lassen. Ein bisschen and der Gestaltung und Findbarkeit der Bücher müsste man allerdings
dort auch tun. Oder soll die deutsche Schriftkultur dem Ansturm des Englischen (bevor bald Chinesisch die Weltherrschaft ergreift) klein beigeben? Und wie ist es um die Wissenschaft bestellt? Die Inhalte von Büchern sind häufig
schon überholt wenn sie aus der Druckerpresse kommen. Seriöse Wissenschaft auf Websites, vielleicht sogar in Wikis
und Blogs? In der Wissenschaft zählen heute neben der
Qualität und Seriösität Geschwindigkeit und Auffindbarkeit. Und wenn dann noch englischsprachige Plattformen
eine weitere Reichweite und größere Anerkennung verheißen
– wo bleibt da die deutsche Wissenschaft, die deutsche Sprache, die deutsche Kultur, die deutsche „Identität“? Ab ins –
digitale – Museum, den Platz gleich links neben den alten
Kelten?
Marginalien
Die Wikipedia lässt grüßen
Der Auftritt von Jimmy Wales wurde sehnsüchtig erwartet,
hatte doch der Begründer der Wikipedia angekündigt, die
zehn Informationsquellen zu nennen, die zukünftig frei sein
werden (oder sollen). Mit dem Begriff „frei“ rührt man natürlich an eines der Grundprobleme von „Open Access“ –
heißt frei auch kostenfrei. Wales meinte kostenfrei. Seine Liste umfasste
• Lexika
(oh ihr armen Lexikaverlage, die Wikipedia lässt grüßen),
• Wörterbücher
(hier gibt’s ja schon vieles elektronisch),
• Schul- und Lehrbücher
(oh arme Schulbuchverlage, ihr musstet doch erst die
Rechtschreibreform erdulden),
• Musik
(na, wenn das mal nicht einen Aufstand von Sony und
Co. gibt),
• Reproduktionen von Kunstwerken
(hier gibt es ja schon einiges an Museumsangeboten),
• Dateiformate
(sollte eine Selbstverständlichkeit sein),
• Landkarten
(wer bezahlt die Vermesser oder reichen Satellitenbilder
und Straßenkarten a la Google?),
• Produktcodes
(sinnvoll),
• Übersichten
über
das
Fernsehprogramm
(werden im Moment noch über den Verkauf von
Printprodukten finanziert)
• Communities
(die meisten der Business- und SchulfreundCommunities haben ja gerade erst Geschäftsmodelle entwickelt, die sollen wieder obsolet werden?)
Jeder stellt sich die Frage, wer bezahlt dies. Oder soll dies
alles nach dem Wikipedia/Open-Directory-Project-Modell
funktionieren? Von den Rechten einmal ganz zu schweigen.
Einige Dinge fehlten. Wie sieht es aus mit dem Zugriff auf
Archive der öffentlichen Hand, den wir im Prinzip mit dem
Informationsfreiheitsgesetz erhalten haben. Hier liegt noch
eine Herkulesaufgabe vor der Menschheit – angesichts des
Informationswachstum vielleicht eher sogar eine SisyphusAufgabe. Ach, übrigens fällt mir gerade ein, Google hat die
Erfassung der gesamten englischsprachigen Literatur erst
mal gestoppt (stoppen müssen; die Verlage und Urheber …).
Ist dies die lang ersehnte Chance, noch schnell alle deutsche
Bleibt die Frage, wer zahlt das alles, was „frei“ sein soll und
letztlich für bestimmte Gebiete auch frei sein muss? Umlage
aller Bürger in Gestalt durch Förderung mit öffentlichen
Mitteln? Eigeninitiative und Mäzenatentum? Das schlechte
Gewissen der Großverdiener aus dem IT- und Kommunikationsboom? Gebühren auch für „Open Access“? Werbung?
Viele realistische Modelle für all die versprochenen freien
Inhalte, die ja auch noch eine hohe Qualität, Richtigkeit und
Aktualität aufweisen sollen, gibt es nicht. Aber vielleicht
wird es ja doch noch einmal zur Selbstverständlichkeit dass
in der Informationsgesellschaft Information als wesentliches
Gut auch einen Preis hat. Vieles muss frei sein, anderes hat
seinen Preis. Irgendwie zahlt der Consumer doch zum
Schluss, auf welchen Wegen auch immer.
(Kff)
Der elektronische Pass
Da ist er nun, der elektronische Pass – nein - der Pass mit
einem Datenchip, auf dem auslesbare, elektronische Informationen sind. Mit biometrischen Merkmalen, derer es noch
mehr werden. Nicht nur das Bild, sondern meine physische
Identität, mein reales Vorhandensein, sind nunmehr in dem
Dokument dokumentiert. Und wie wir alle wissen, dürfen
wir uns ja ins gelobte Land, äh, nach Amerika, nur mit diesem neuen Dokument wagen. Ansonsten blüht uns dort ja
gleich im Terminal die Erfassung in der Verbrecherdatei.
Nun ganz so schlimm ist es ja nicht, besonders wenn wir auf
der grünen Karte die richtigen Kreuzchen gemacht und erklärt haben, dass wir nicht in die Vereinigten Staaten zur
Verübung von Straftaten einreisen. Dennoch, vielleicht ist
diese Form des Ausweises sogar noch zu kurz gesprungen.
Es wird die Zeit kommen, wo wir selbst als Ausweis dienen,
die Iris gescannt, die Kopfform ausgemessen, der Gang beobachtet, der Schweiss auf der Stirn chemisch analysiert, die
Wellen des freundlichen „Guten Morgen“ interpretiert, die
elektrische Spannung des Astralleibs gemessen, die Rillen
des Daumens durchleuchtet oder das kleine RFID unter der
Haut ausgelesen – oder gleich auch alles zusammen. Den
„Strichcode auf der Stirn“ tragen wir schon längst. Es fehlt
nur an der Zuordnung und daran wird man arbeiten. Viele
neue Daten braucht man nicht dazu, es gibt genügend, die
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nur verknüpft werden müssen. Soviel zur realen Welt. Größer noch ist das Problem in der virtuellen Welt: der elektronische Pass. In der virtuellen Welt des Netzes nehmen wir
beliebig neue Namen, neue Initialen, neue Pseudonyme,
neue Identitäten an. Wo ist denn unsere offiziell beglaubigte
virtuelle Identität, unser Pass im Internet, ausgestellt von
der örtlichen Meldebehörde. Ja, ja, ich weiß – die elektronische Signatur. Aber wer hat sie schon. In dieser abendlichen
Stunde im Büro wiege ich mich in der Gewissheit, dass ich
der einzige Inhaber einer qualifizierten elektronischen Signatur im Umkreis von fünfhundert Metern bin, mindestens.
Nein, ich frage nach einer persönlichen ID in der virtuellen
Welt. Genau genommen nach einer persistenten persönlichen Identität - benutzen wir hier einmal ein neues Akronym – PPID – die mich mein Leben lang begleitet, wie mein
Pass oder in Amerika die Social Insurance ID (letztere haben
den Nachteil, dass man sie häufig nicht in einem Alter erlangt, wo man eine PPID braucht, die alle Rollen in allen
Adventurespielen übergreifend zu verwalten). Ach ja, die
PPID muss natürlich auch die Namensänderung auf dem
Standesamt und die Geschlechtsumwandlung überleben
können. Die Frage nach einer PPID wird immer wichtiger
werden, je mehr die elektronische Kommunikation und das
Internet in unsere privaten und geschäftlichen Universen
eindringen. Sie gehört dann natürlich auch auf den Chip in
meinen Pass – in der Hoffnung, dass sie so geschützt ist,
dass ich nicht ihrer beraubt werden kann. Die Übernahme
fremder Identitäten ist nicht nur das Problem der Passfälschung, sondern sie ist eine leicht durchzuführende und täglich vorkommende Situation im Internet. Hierdurch stellen
sich an eine PPID viel größere Sicherheitsanforderungen als
an einen herkömmlichen Pass. Es gibt noch viel zu tun. (Kff)
Corporate Governance
Unternehmensführung, aber eher mit dem Touch der verordneten Unternehmenskontrolle. Der Grundsatz lautet:
seid ehrliche Kaufleute, haltet euren Laden in Schuss, und
versucht nicht erst das Finanzamt oder eure Aktionäre übers
Ohr zu hauen. Ist dies so einfach? Skandale im Wirtschaftsleben gab es schon immer, nur sind sie inzwischen größer
(dank der Börse) und bekannter (dank CNN) geworden. Was
verbirgt sich hinter CG, Corporate Governance?
Genau genommen bezeichnet CG die rechtlichen und institutionellen Rahmenbedingungen, die mittelbar oder unmittelbar Einfluss auf die Führungsentscheidungen eines Unternehmens und somit auf den Unternehmenserfolg haben.
Der Ursprung für CG liegt bereits in den 30er Jahren, als
man sich verstärkt Gedanken über die Rechte der Aktionäre
machte (man erinnere sich an den Black Friday ’29). International wurden CG durch die OECD in Gestalt der „Principles of Corporate Governance“ (Achtung, häufig CGP abgekürzt) 1984 verankert und 2004 – offenbar aus gegebenem
Anlass - aktualisiert. Bereits 1975 hatten die Finanzdienstleister in Basel ihre eigene CG initiiert, deren jüngste
Ergänzung wir alle als „Basel II“ im Munde führen (Basel I
war übrigens 1988, hat also seit der Gründung des Basler
Ausschusses etwas gedauert). Ach ja, auch für die öffentliche Verwaltung (leider nicht für die Politik) gibt es seit 2005
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eine CG GG der OECD, die Governance Guideline for Public Institutions. Unter dem Eindruck der OECD-Novelle der
CG von 2004 (und natürlich die Amerikaner mit CoSo 1992
und CoSoERM 2004 sowie natürlich nicht zu vergessen,
dem Sarbanes-Oxley-Act, dem berüchtigten, von 2002) hat
sich dann die Europäische Kommission in 2004 bequemt, ein
European Corporate Governance Forum als Beratungsgremium einzurichten.
In den europäischen Nationalstaaten ist man schon weiter.
Deutschland: Bürokratisch wie immer gut gerüstet hat das
Bundesministerium der Justiz im Jahr 2002 den CorporateGovernance-Kodex veröffentlicht, der nicht für Transparenz
für ausländische Investoren sorgen (wer darf denn schon
ein großes deutsches Unternehmen kaufen …) sondern natürlich auch das Vertrauen in die Führungsriege der deutschen Wirtschaft stärken soll. Macht sich gut im Regal. Ach
ja, da gibt es ja auch Schriften wie KonTrag, UMAG, undund-und, die dem Ganzen noch etwas Gewicht verleihen.
Schweiz: Die Schwyzer handhaben das Thema etwas leichter, schließlich beharren sie ja auch noch auf dem Bankgeheimnis, und haben nur einen freiwilligen Swiss Code of
Best Practice im Jahr 2002 veröffentlicht.
Österreich: Unsere K&K-Nachbarn haben ihren ÖCGK ( ein
schönes Akronym für den österreichischen Corporate Governance Kodex), der im Jahr 2002 veröffentlicht wurde und
sich an den internationalen Vorgaben orientiert.
Großbritannien: Die Engländer haben ihre „Reports“ und
davon gleich vier: den Cadbury Report von 1992, den Greenbury Report von 1995, den Hampel Report von 1998 und ab
diesem Jahr noch für die börsennotierten Unternehmen den
Turnbull Report. Klingt von den Namen her alles ein wenig
verschlafen ländlich, wird aber ziemlich hart gesehen.
Frankreich: Bei den Franzosen ist es dann wieder gleich ein
richtiges Gesetz, das Loi de Sécurité Finacière (LSF) von
2003.
Belassen wir es dabei, in anderen Staaten ist man noch
längst nicht so weit. Und bei den meisten ist das Thema CG
auch noch in der Papierform steckengeblieben. Dies alles ist
viel Lesestoff, durch den sich die Studenten der Juristerei
und Betriebs- und Volkswirtschaftsle(e/h)re bitte durchquälen mögen. Bei der Umsetzung sind die großen internationalen, börsennotierten Konzerne naturgemäß am weitesten –
es gibt ja auch genug Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer, die darauf drängen. In einem Großunternehmen lässt
sich schnell ein kleines Heer von Zuständigen abstellen, ohne dass gleich der Gewinn einbricht. Aber welche Bedeutung
hat CG für mittlere und kleinere Unternehmen – Feierabendslektüre? Wir dürfen an dieser Stelle natürlich die Anbieter der MIS-, ECM-, DMS-, ILM- & usw.-Branche vergessen. Information Management Compliance als Bestandteil von Corporate Governance. Damit lässt sich Geld verdienen. Corporate Governance hat aber nur dann einen
Sinn, wenn sie Bestandteil der Unternehmenskultur, der
Unternehmensprozesse, des geschäftlichen Handelns wird,
wenn CG praktisch von Kopf bis Fuß, vom Vorstand bis
zum Portier, gelebt wird.
(Kff)
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20050817
Normen & Standards
Recht & Gesetz
BPEL
UMAG
Die im Jahr 2003 von IBM, BEA und Microsoft eingeführte Business Process Execution Language BPEL ist
eine XML-basierte Sprache zur Beschreibung von Geschäftsprozessen, deren einzelne Aktivitäten durch
Webservices implementiert sind. Ziel von BPEL soll es
sein, das Programmieren im Großen zu ermöglichen.
Berlin - Das Gesetz zur Unternehmensintegrität und
Modernisierung des Anfechtungsrechts (UMAG) wurde Anfang Juli vom Bundesrat gebilligt und tritt zum
1. November 2005 in Kraft.
Bis zur aktuellen Version 1.1, bei dem weitere Hersteller wie SAP und Siebel mitgewirkt haben, wird der
BPEL Standard BPEL4WS (Business Process Execution
Language for Web Services) genannt. Die neue Version
2.0 des Standards ist mit zahlreichen DetailVerbesserungen in Bearbeitung, wird jedoch inkompatibel zu den 1.x-Versionen sein. Bereits am 14. September 2004 wurde vom OASIS WS-BPEL Komitee beschlossen, die Spezifikation, im Einklang mit den anderen WS-Standards, WS-BPEL 2.0 zu nennen.
•
Die Haftungsklage, sprich die Schadensersatzklage
der Gesellschaft gegen Vorstände und Aufsichtsräte wegen Unredlichkeiten und groben Rechtsverstößen, wird in der Durchsetzung verbessert, da
Minderheitsaktionäre unter erleichterten Voraussetzungen die Klage erzwingen können.
•
Die Anfechtungsklage gegen Hauptversammlungsbeschlüsse wird vor missbräuchlicher Ausnutzung geschützt.
•
Das System der Anmeldung und Legitimation von
Aktionären zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsausübung wird modernisiert und auf internationale Gepflogenheiten
umgestellt.
Weitere
Informationen
können
http://www.ibm.com abgerufen werden.
unter
(FH)
Das Thema Standardisierung im Umfeld von BPM war in
den vergangenen Jahren ein chaotisches Schlachtfeld von unterschiedlichsten Initiativen, Akronymen und Versionen.
Wer sollte sich da noch durchfinden? Es ist immerhin positiv anzumerken, dass sich BPEL (mit welchem zusätzlichen
Namenskürzel auch immer) nun durchsetzt. Auch im Bereich Workflow hatte es mit XML-basierten Versionen der
Standards der WfMC Workflow Management Coalition
auch noch einen Anlauf gegeben, der in Richtung Business
Process Management zielte. Um dem Anspruch an BPM
gerecht zu werden, als integrative Kraft auch unterschiedliche Systeme verbinden zu können, ist ein einheitlicher Standard, an den sich „ausnahmsweise mal alle Hersteller“ unerlässlich. Ein Vorteil ist, dass BPEL und SOA Service Oriented Architecture perfekt zusammenpassen. Die serviceorientierte Architektur dient bietet Flexibilität bei Anpassungen
und Hinzufügung neuer Komponenten. Neue Anwendungen können wesentlich schneller entwickelt oder zusammengestellt werden, da man nicht alle Business-Funktionen neu
programmieren muss. Die Zusammenstellung von solchen
Service-Komponenten, die so genannte Orchestrierung, ist
eine der Kernaufgaben von BPEL. XML sorgt als Lingua
France für die Freiheit bei der Wahl der Werkzeuge. Eigentlich passt alles zusammen, um BPEL zu einem Erfolg zu
machen.
(Kff)
Folgende Kernanliegen des künftigen Rechts sind dabei hervorzuheben:
Weitere Informationen zum Gesetz finden sie unter:
http://www.bmj.bund.de/
(FH)
Für UMAG und KonTrag allein braucht man noch kein Enterprise Content Management – für die Gesamtheit aller
Compliance-Anforderungen schon. Die Nachvollziehbarkeit
von Entscheidungen und die damit verbundenen Haftungsregeln für das Management eines Unternehmens öffnen zumindest die Türen für das Thema Enterprise-ContentManagement. Was fehlt, ist häufig eine durchgehende Strategie und eine Information Management Compliance Policy.
Es geht nicht um Einzelschicksale einzelner Komponenten,
es geht um durchgängige Prozesse und deren Dokumentation über alle Systeme hinweg. Im Prinzip muss jede Tätigkeit
von einem Kontrollprozess begleitet sein. Dies gibt weder die
Standardsoftware noch der Geldbeutel her. Die Anbieter von
„Compliance“-Lösungen setzen auf das Geschäft mit der
Angst. Viel wichtiger ist jedoch für die Unternehmen, zunächst erstmal die Risiken zu bestimmen, bevor man einzelne Baustellen errichtet. Schließlich sind Unternehmen dazu
da, Geld zu erwirtschaften: Dokumentenmanagement ist
nicht Geschäftszweck sondern Unterstützung der Geschäftstätigkeit. Moderne Software muss so quasi nebenbei die
Compliance-Anforderungen mit erfüllen. Dies tut jedoch
nur der geringste Teil der Standardsoftwareprodukte. Hier
wittern die Anbietern von ECM- und BPM-Produkten ihre
Chance. Doch der Preis für die – vermeintliche – Sicherheit
ist hoch. Nicht die Lizenzen, die Hardware oder die Projekte
selbst, nein, die Unternehmen müssen umgebaut werden,
sich neu organisieren, um die durchgängige Nachvollziehbarkeit zu ermöglichen. Das UMAG ist so nur ein weiterer
Baustein im Gefüge der Compliance- und CorporateISSN 1439-0809
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Governance-Anforderungen. Die gute Botschaft ist, dass
man viele der Dokumentationspflichten zukünftig der Software überlassen kann, die Mitarbeiter werden entlastet und
können sich den produktiveren Aufgaben zur Erreichung
des Geschäftszweckes widmen. Hierfür muss die Softwareindustrie aber noch einige Klimmzüge machen.
(Kff)
Artikel
Scannen mit elektronischer Signatur
Das Archivprojekt der LVA Rheinprovinz
Von Stefan Meinhold, Senior-Berater bei der PROJECT
CONSULT Unternehmensberatung GmbH, E-Mail:
[email protected].
Eines der europaweit größten Archivierungsprojekte
zur Umstellung der Aktenführung von Papier auf elektronische Medien wurde in den vergangenen zwei
Jahren bei der LVA Rheinprovinz durchgeführt. Dieses
Projekt ist nicht nur wegen der Größenordnung sondern auch wegen technischen und rechtlichen Umsetzung bemerkenswert.
Die LVA Rheinprovinz ist mit ca. 7 Mio. Versicherten
einer der größten Rentenversicherungsträger und bearbeitet mit ca. 4.400 Mitarbeitern unter anderem pro
Jahr neben ca. 80.000 Renten und 32.000 Rehabilitationen mehr als 700.000 Auskünfte an Versicherte und
Behörden.
Den Anstoß zur Durchführung dieses Projektes gaben
Ende 2002 neben den immer knapper werdenden Archivkapazitäten zahlreiche Entwicklungen im Umfeld
wie z.B. BundOnline 2005 bzw. Deutschland online.
Daneben wurden auch in den Gremien der Rentenversicherungsträger, wie dem Akit (Arbeitskreis für Informationstechnologie der gesetzlichen Rentenversicherung), aktiv Projekte zur Schaffung einheitlicher
Standards für Archivierung und Workflow gearbeitet.
Im Akit sind alle LVAs, die Bundesknappschaft und
die Seekassen vertreten. Die Thematik und Problematik waren daher grundsätzlich präsent, jedoch benötigten einige besondere Themenstellungen eine separate
Berücksichtigung.
Die elektronischen Akten sollten nicht als totes Archiv
zur Verfügung stehen, sondern aktiv in der Sachbearbeitung verwendet werden können. Die papierlose Bearbeitung in den dezentralen Servicezentren konnte
nur durch eine unverzügliche Verfügbarkeit der Akten
auf den Bildschirmen ermöglicht werden. Diese Anforderung stellte besondere Anforderungen an die
Auslegung der Systemarchitektur, die im Rahmen der
Ausschreibungsvorbereitung zwischen der LVA und
PROJECT CONSULT vorgenommen wurde. Die besonderen Anforderungen an die Verfügbarkeit des
Systems bei rein elektronischer Bearbeitung waren entsprechend hoch. Ein Ausfall des Systems würde starke
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Einschränkungen in der Sachbearbeitung zur Folge
haben. Daher musste eine Architektur gesucht werden,
die neben einer hohen Ausfallsicherheit gleichzeitig
eine maximale Performance sicherstellen konnte. Herkömmliche optische Speichermedien für die Langzeitarchivierung schieden aufgrund der Zugriffszeiten
aus. Es wurde ein Konzept entwickelt, mit dem sichergestellt werden konnte, dass alle Daten und Dokumente online auf magnetischen Datenträgern zur Verfügung stehen. Lediglich aus Desaster Recovery Aspekten wurde eine zusätzliche Spiegelung der Dokumente
zu Auslagerungszwecken auf langsameren Langzeitmedien berücksichtigt. Aufgrund des notwendigen
Ausschreibungsverfahrens wurde von den Spezialisten
die Architektur so definiert, dass mehrere Anbieter die
Anforderungen erfüllten und der Wettbewerb aufrecht
erhalten werden konnte ohne auf eine garantierte Anzeigezeit von < 2 sec zu verzichten.
Eine weitere Besonderheit dieses Projektes besteht in
der Beurteilung der Rechtsqualität der Dokumente.
Die Überführung der Papierdokumente in elektronische Dokumente durfte zu keiner Verschlechterung
der Rechtsqualität führen. Daher wurde die Integration
der elektronischen Signatur schon in einem frühen Projektstadium berücksichtigt. Aufgrund der bereits vorhandenen Erfahrungen aus dem eService-Portal- Projekt, in dem die Versicherten in Zukunft nach Autorisierung durch eine Smartcard online Einsicht in das
Rentenkonto nehmen können, war schnell klar, dass
nur eine qualifizierte elektronische Signatur in Frage
kam. Diese ermöglicht die Vernichtung der Papierdokumente bei gleichzeitiger Beibehaltung der Rechtsqualität. Dabei war allen Beteiligten klar, dass das Verfahren umfangreicher Protokollierungen bedurfte und
durch eine umfassende und zertifizierte Verfahrensdokumentation zu beschreiben sei.
Neben den technischen Voraussetzungen waren aber
auch die fachlichen Anforderungen nicht zu unterschätzen. Der Bestand von ca. 1,3 Mio. Versichertenakten mit damals auf ca. 150 Mio. geschätzten Seiten sollte innerhalb eines Zeitraumes von 12 Monaten durch
einen externen Dienstleister gescannt und elektronisch
signiert werden. Alleine die logistischen Prozesse
hierzu waren bereits höchst anspruchsvoll.
Um den Sachbearbeitern einen einfachen Zugriff auf
die elektronische Akte zu ermöglichen, wurde eine
Kopplung zwischen bestandsführender Anwendung
und der Akte verlangt, die durch einfachen Knopfdruck aus den Bestandsdaten eines Versicherten die
Anzeige der zugehörigen elektronischen Akte ermöglichte.
Um die Dokumente auch im Rahmen des eServicePortals anzeigen zu können, wurde die Ablage im
PDF-Format mit qualifizierter Signatur festgelegt.
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20050817
Nach Durchführung und sorgfältiger Auswertung des
offenen Ausschreibungsverfahrens wurde einem Konsortium unter Leitung von T- Systems der Auftrag
zum Aufbau der entsprechenden Infrastruktur und für
die Digitalisierung und Signatur der Altaktenbestände
erteilt.
Dabei musste von den Spezialisten immer wieder darauf geachtet werden, dass die Lösung trotz der hohen
Anforderungen eng an Standards ausgelegt wurde
und projektspezifische Anpassungen vermieden wurden.
Die Infrastruktur basiert aus redundant ausgelegten
SUN Servern mit über Brocade Switches angeschlossenen hochverfügbaren Speichersubsystemen von Hitachi unter SAM-FS mit einer Kapazität von 15 TeraByte.
Diese Systeme sind für den schnellen Onlinezugriff aus
der Sachbearbeitung vorgesehen. Daneben werden die
Dokumente zur weiteren Absicherung gegen einen
Katastrophenfall auf Storagetek WORMTapes abgelegt. Die Verwaltung der Dokumente wird auf Basis
von IXOS- Software ( heute Opentext ) vorgenommen.
Für die Digitalisierung im späteren Eigenbetrieb wurde ein Scann- Center auf der Basis von Kodak- Hardware der 800er Serie in Verbindung mit einer Signaturlösung aus dem Hause Seccommerce eingesetzt.
Der Aufbau der Infrastruktur wurde anhand eines
sportlichen Terminplanes innerhalb von 4 Monaten geleistet, so dass fast plangemäß der Betrieb Anfang 2004
aufgenommen werden konnte und die vom
Dienstleister erzeugten Datenträger verarbeitet werden
konnten.
Die Infrastruktur und die Verfahren wurden im Rahmen einer BSI- Zertifizierung durch Pass Consulting
auditiert und somit die Ordnungsmäßigkeit und Revisionsicherheit bescheinigt.
Die Digitalisierung als Dienstleistung wurde von der
Postdirekt in Leipzig als Konsortialteilnehmer vorgenommen. Dabei wurden die Dokumente mit IBMLScannern der Firma foxray auf Basis einer identischen
Signaturinfrastruktur verarbeitet, um die Einheitlichkeit der Informationsobjekte sicherzustellen. Die geplanten Verarbeitungsmengen wurden nach einer Einschwingphase Anfang 2004 langsam auf Normmengen gesteigert. Der Datentransfer erfolgte über Datenträger mittels eines eigenen Kurierdienstes, der auch
die Dokumente von Düsseldorf in das Verarbeitungszentrum nach Leipzig transportierte.
Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projektes zeigt
einmal mehr, dass komplexe Anforderungen im ECMUmfeld nur von Anbieterkonsortien zu leisten sind
und auch von diesen einen hohen Einsatz fordern. Die
Vielzahl der Ansprechpartner erschwert häufig dem
Auftraggeber die zeit- und budgetgerechte Abwicklung seines Projektes und verlangt ein strenges Projektmanagement. Dabei muss im Rahmen des Projektes
zusätzliches spezifisches ECM- Knowhow im Hause
aufgebaut werden. Diese Problematik potenziert sich
in dem Augenblick, in dem der künftige Auftraggeber
zu einer Auftragsvergabe im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung verpflichtet ist. Alleine für die Definition der Ausschreibungsunterlagen und die Auswertungssystematik ist dieses Knowhow bereits vorher erforderlich.
GDPdU & Elektronische Archivierung
(Teil 4)
von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer und Chefberater
von
PROJECT
CONSULT,
E-Mail:
[email protected]. Der Artikel
ist das Skript und Handout des Vortrages von Dr.
Kampffmeyer auf der GDPdU Jahreskonferenz 2005. Die
Teile 1 bis 3 erschienen in den Newsletter Ausgaben
20050531, 20050624 und 20050720.
6. Funktionalität von Archivsystemen
6.1. Merkmale elektronischer Archivsysteme
Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch folgende eigenständige Merkmale aus:
• programmgestützer, direkter Zugriff auf einzelne
Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente
genannt, oder Informationskollektionen, z.B. Listen,
Container mit mehreren Objekten etc.
•
Unterstützung verschiedener Indizierungs- und
Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können
•
Die externe Digitalisierung wurde zeitgerecht abgeschlossen und das interne Scann- Center hat Anfang
2005 den Betrieb aufgenommen.
Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Word-Dateien bis hin zu komplexen XMLStrukturen, Listen oder ganzen Datenbankinhalten
•
Die Komplexität der realisierten Lösung liegt in der
Summe der Maximalforderungen (Ausfallsicherheit,
Performance, Rechtssicherheit, Datenvolumen, enger
Zeitplan, umfangreiche Dokumentationspflichten, BSIZertifizierung etc.), die es galt, gleichzeitig abzubilden.
Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal
beschreibbaren Medien einschließlich dem Zugriff
auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem
direkt befinden
•
Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten
Informationen über einen längeren Zeitraum, der
Jahrzehnte betragen kann
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Die Verarbeitungsqualität wurde stichprobenartig täglich in Bezug auf Dokumentenlesbarkeit, Signaturkonformität etc. kontrolliert.
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•
Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Clienten und mit Übergabe an andere Programme
•
Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von
Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis
•
Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen
Archivformaten und Viewer zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung
steht
•
•
Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information
Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z.B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung
der Informationen zu gewährleisten
•
Standardisierte Schnittstellen, um elektronische
Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können
•
Eigenständige
Widerherstellungsfunktionalität
(Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder
aufbauen zu können
•
Sichere Protokollierung von allen Veränderungen
an Strukturen und Informationsobjekten, die die
Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden
können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden
•
Unterstützung von Standards für die spezielle
Aufzeichnung von Informationen auf Speichern
mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende
Meta-Daten um eine langfristige Verfügbarkeit
und die Migrationssicherheit zu gewährleisten
•
Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren
Die Auflistung der wesentlichen Eigenschaften soll
deutlich machen, dass es nicht um hierarchisches Speichermanagement oder herkömmliche Datensicherung
geht. Elektronische Archivsysteme sind eine Klasse für
sich, die als nachgeordnete Dienste heute in jede ITInfrastruktur gehören.
6.2. Der Unterschied zwischen Datensicherung und
Archivierung
Auch im Umfeld der Datensicherung wird häufig von
Archivierung gesprochen, obwohl Zweck und Verfahren von einer datenbankgestützten Archivierung im
traditionellen Sinn deutlich unterscheidbar sind. Da© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
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tensicherungssysteme dienen im Allgemeinen ausschließlich zur Sicherung großer Datenmengen, auf die
nur im Notfall durch Spezialisten zur Rekonstruktion
des ursprünglichen Laufzeitsystems zugegriffen wird.
Kennzeichnend ist der Zugriff auf Dateien oder größere Datensets und nicht auf einzelne Daten oder Objekte. In diese Kategorie fallen auch Systeme, die für die
Auslagerung nicht mehr benötigter Daten eingesetzt
werden. Bei diesen Daten kann es sich um solche handeln, die nur aus Gründen der Aufbewahrungspflicht
gesichert werden. Wesentliche Charakteristika von Datensicherungssystemen sind daher:
•
Sicherung zum Zwecke der Wiederherstellung im
Störungs- oder Verlustfall für Daten aus Dateisystemen und operativen Anwendungen,
•
statisches, nur nach Entstehungsdatum der Informationen sortiertes, sequentielles Archiv ohne Änderungsdienst,
•
automatische Generierung zu archivierender Informationen durch die Systeme ohne Indizierung,
•
kein direkter Zugriff von Anwendern, sondern im
Bedarfsfall Zurückspielen in die ursprüngliche
Systemumgebung
•
Zugriff nur in Ausnahmesituationen und
•
nur gegebenenfalls Einsatz digitaler optischer
Speicher in WORM-Technologie.
Typische Anwendungen sind etwa die Sicherung von
Rechenzentren und vergleichbare Massendatenanwendungen. Auch COLD-Systeme, die nicht für die
individuelle Recherche an Sachbearbeiterplätzen genutzt werden, gehören in diese Kategorie (siehe unten). Ein weiteres Anwendungsgebiet sind Datensicherungssysteme, bei denen komplette Systemkonfigurationen ausgelagert werden. Datensicherungssysteme
gewinnen außerdem im Rahmen der Protokollierung
von Zugriffen und Veränderungen in Internet- und
Intranet-Systemen an Bedeutung. Hier können durch
den Einsatz von WORM-Speichern (siehe unten), die
Informationen unveränderbar archivieren, Art und
Umfang unberechtigter Zugriffe und Änderungen im
System nachvollzogen werden, ohne dass ein “Hacker”
die Möglichkeit hätte, seine Spuren im System zu verwischen.
Je nach Einsatzzweck eines Datensicherungssystems
kann dieses unterschiedlich ausgelegt sein. Bei der
Auslagerung von Datenbeständen aus Datenbanken
oder Anwendungssystemen werden die zu archivierenden Daten dem Sicherungssystem übergeben. Dies
kann entweder direkt oder im Rahmen eines hierarchischen Speichermanagementsystems (HSM) geschehen.
Aufgabe des Datensicherungssystems ist dann, die Informationen aufzubereiten und der Verwaltung des
Speichersystems zu übergeben. Da kein direkter DaISSN 1439-0809
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tenbankzugriff auf die Informationen notwendig ist,
reicht in der Regel eine Verweisstruktur mit neuem
Speicherort und Ursprungsanwendung inklusive Übergabebereich aus.
6.3. COLD-Archivierung
Viele dieser Systeme werden daher nicht auf den Einzelzugriff auf Dokumente oder Dateien ausgelegt,
sondern simulieren herkömmliche Medien wie sequentiell beschriebene Magnetbänder oder Magnetbandkassetten. Andere Lösungen bilden die herkömmliche
Struktur eines Dateisystems auf den optischen Medien
nach, so dass sich ein solches Datensicherungssystem
bruchlos als unterste Stufe in ein hierarchisches Speichermanagement einfügt. Anstelle des Zugriffs über
eine Datenbank tritt der übliche Weg des Zugriffs über
ein Dateiverwaltungssystem. Dies erlaubt auch bestehenden Anwendungen ohne Anpassung von ClientenProgrammen auf archivierte Dateien zuzugreifen und
diese wieder online zur Verfügung zu stellen.
Bei der Absicherung von Transaktionen oder der Online-Protokollierung werden Datensätze kontinuierlich
und ohne Zwischenspeicherung archiviert. Weitere
Anwendungen sind im Bereich der Massendatenerfassung wie zum Beispiel bei Umwelt- oder Weltraumdaten angesiedelt. Der Zugriff auf solche Informationen
erfolgt in der Regel sequentiell unter Benutzung des
mit gespeicherten Datums und der Uhrzeit.
Einen Sonderfall stellt die Archivierung von Dateiübermittlungen im EDI-Umfeld dar, bei der vor der
Umwandlung in ein verarbeitbares Format das übermittelte Ursprungsformat für Kontroll- und Nachweiszwecke unveränderbar archiviert wird.
Für alle genannten Arten von Datensicherungssystemen sind keine Verwaltungs- und Zugriffsdatenbanken erforderlich. Da keine Online-Zugriffe erfolgen,
können sie vollständig automatisiert und zeitgesteuert
im Hintergrundbetrieb ablaufen. Der Rückgriff erfolgt
nur mit speziellen Tools durch Personal der Systemadministration.
Im Gegensatz zu Datensicherungssystemen sind Archivsysteme für den Datenbank-gestützten, individuellen Zugriff auf einzelne Daten und Objekte ausgelegt.
Entscheidend ist der direkte Zugriff über Indexmerkmale mit der Datenbank im Unterschied zur Filesystem-orientierten Ablage im Rahmen einer Datensicherung. Es handelt sich bei Archivsystemen um eine
reine Endablage, die im Laufe der Zeit kontinuierlich
wächst, und auf die nur selten zugegriffen wird. Da
Informationen in Archivsystemen gewöhnlich auf
WORM-Medien, die nur einmal beschrieben werden
können, abgelegt werden, sind sie revisionssicher.
Datensicherungssysteme und hierarchisches Speichermanagement werden inzwischen zu ILM Information-Lifecycle-Management-Systemen ausgebaut (siehe
unten).
Das Hauptanwendungsgebiet der elektronischen Archivierung zur Speicherung steuerrelevanter Daten ist
das COLD-Verfahren, Computer Output on Laser Disk
Strukturierte Daten aus Anwednungssystemen werden
häufig in Gestalt von Reports und Listen ausgegeben.
COLD, bezeichnet unabhängig vom Medium die automatische, regelbasierte Aufbereitung, Indizierung
und Archivierung von strukturierten Ausgabedaten
aus Anwendungssystemen. COLD-Systeme unterstützen die Speicherung seitenorientierter ComputerAusgabedateien auf digitalen optischen Speichern und
erlauben eine komfortable Suche, Anzeige und Ausgabe der Daten. COLD-Systeme dienen damit zur Archivierung von Dateien (Datensätze oder Druckoutput)
aus operativen Anwendungen mit individuellen
Zugriffsmöglichkeiten auf einzelne Datensätze oder
Dokumente. Sie gehören in die Kategorie der Archivsysteme.
Es lassen sich zwei Strategien unterscheiden:
•
Satzweise Speicherung aus Datenbank- oder operativen Anwendungen mit Indizierung jedes Satzes. Bei dieser Strategie kann jedoch die Anzahl
der Indizes sehr groß werden und der Index kann
fast die Größe der Objekte erreichen.
•
Listenweise Speicherung aus operativen Anwendungen mit Indizierung der Liste (Sekundärindex).
Diese Strategie zieht zwar für eine Suche auf Satzebene eine aufwendigere Header- und Retrievalstrategie mit sich, bietet aber auf Grund der listenweisen Indizierung den Vorteil einer geringeren
Anzahl an Primärindizes.
Daneben besteht die Möglichkeit, beide Strategien zu
kombinieren und innerhalb einer Liste satzweise zu
indizieren, so dass ein Zugriff auf Satzebene möglich
ist und Reports je nach Bedarf ad hoc zusammengestellt werden können.
Das ursprüngliche COLD-Verfahren kann durch die
Verknüpfung der Daten mit eingescannten Blankoformularen oder Hintergrundlayouts erweitert werden.
Auf diese Weise kann zum Beispiel eine originaler
Vordruck jederzeit reproduziert werden. Dies ermöglicht eine speicherplatzsparende einmalige Archivierung von Hintergrundlayouts zur Verknüpfung mit
den eigentlichen Daten.
Probleme mit verschiedenen Layouts, die für bestimmte Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt Gültigkeit haben, können entstehen, wenn kein Versionsmanagement für die Hintergrundbilder vorliegt. Die Vorteile der Ausblendung des Hintergrundes liegen in der
großen Speicherplatzersparnis. Diese Reduzierung des
Speicherplatzes kann jedoch nur dann genutzt werden,
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wenn die Vordrucke für diesen Zweck entsprechend
gestaltet werden.
Die gemischte Archivierung strukturierter und unstrukturierter Daten und Dateien kann sowohl im
Druckformat als auch im Imageformat erfolgen. Die
Archivierung im Druckformat bietet den Vorteil, dass
die Reproduktion der “Originale” weitgehend sichergestellt ist und bestimmte Druckformate wie PDF auch
eine inhaltliche Suche gestatten.
Für die Archivierung im Bildformat existieren weltweit
gültige Standards (wie TIFF bzw. PDF-Archive für in
PDF gewandelte Dokumente) und Dokumente können
als „Images“ revisionssicher archiviert werden, da sie
1:1 wieder darstellbar und druckbar sind. Auf die Dokumente kann allerdings nur über den Primärindex
zugegriffen werden, eine inhaltliche Suche ist nicht
möglich. Zudem können die Dokumente nicht weiterverarbeitet werden. Solche Standards gibt es für COLD
nicht. Hier ist man von zahlreichen proprietären Herstellerformaten abhängig, die häufig eine Konvertierung vor der Archivierung erforderlich machen.
Für steuerrelevante Daten ist ein Bildformat wie PDFoder TIFF nicht zulässig. Die Speicherung im Bildformat kann daher nur zusätzlich erfolgen, wenn eine Visualisierung der Daten in der Form erforderlich ist, wie
sie z.B. an Kunden versendet wurde.
Bei der Archivierung im Imageformat ist nur ein
Zugriff über den Primärindex möglich, die Images
können zudem nicht weiterverarbeitet werden. Die
Images können in diesem Fall aber revisionssicher in
einem weltweiten Standard archiviert und auch 1:1 reproduziert werden. Leider ist dieses Verfahren für die
Archivierung von steuerrelevanten, originär digitalen
Daten nicht zulässig. Das COLD-Verfahren aber gestattet im Gegensatz zur Imagespeicherung die Bereitstellung von auswertbaren Daten.
6.4. Speichertechnologien für die elektronische
Archivierung
Bei den elektronischen Speichertechnologien muss
man heute eine Trennung zwischen der Verwaltungsund Ansteuerungssoftware einerseits und den eigentlichen Speichermedien andererseits machen. Herkömmliche magnetische Speichermedien gelten als nicht geeignet für die elektronische Archivierung, da die gespeicherten Informationen jederzeit geändert und überschrieben werden können. Dies betrifft im besonderen Maße Festplatten, die von Betriebssystemen dynamisch verwaltet werden. Magnetische Einflüsse,
„Head-Crashs“ und andere Risiken wiesen den Festplatten die Rolle der reinen Onlinespeicher zu. Bei
Magnetbändern kam neben der Löschbarkeit hinzu,
dass diese hohen Belastungen und Abnutzungen sowie
magnetischen Überlagerungen bei zu langer Aufbewahrung unterliegen. In den 80er Jahren wurden da© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
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her spezielle digital-optische Speichermedien entwickelt, die in ihrem Laufwerk mit einem Laser berührungsfrei nur einmal beschrieben werden können. Diese Speichertechnologie bezeichnet man als WORM
„Write Once, Read Many“. Die Speichermedien selbst
waren durch ihre physikalischen Eigenschaften gegen
Veränderungen geschützt und boten eine wesentliche
höhere Lebensdauer als die bis dahin bekannten magnetischen Medien.
In diese Kategorie von Speichermedien fallen heute
folgende Typen:
•
CD-WORM
Nur einmal beschreibbare Compact Disk Medien
mit ca. 650 MegaByte Speicherkapazität. Die Speicheroberfläche im Mediums wird beim Schreiben
irreversibel verändert. CD-Medien sind durch die
ISO 9660 standardisiert und kostengünstig. Die
Qualität mancher billiger Medien ist aber für eine
Langzeitarchivierung als nicht ausreichend zu erachten. Für Laufwerke und Medien gibt es zahlreiche Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerke
wird von den Betriebssystemen direkt unterstützt.
•
DVD-WORM
Ähnlich wie die CD wird bei der DVD-WORM die
Speicheroberflächen irreversibel im Medium verändert. DVD sind derzeit noch nicht einheitlich
genormt und bieten unterschiedliche Speicherkapazitäten zwischen 4 und 12 GigaByte. Beim Einsatz für die Archivierung ist daher darauf zu achten, das Laufwerk und Medien den Anforderungen der langzeitigen Verfügbarkeit gerecht werden. Es gibt auch hier zahlreiche Anbieter und die
meisten Laufwerke werden auch direkt von den
gängigen Betriebssystemen unterstützt.
•
5¼“ WORM
Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich
um die traditionelle Technologie, die speziell für
die elektronische Archivierung entwickelt wurde.
Die Medien befinden sich in einer Schutzhülle und
sind daher gegen Umwelteinflüsse besser gesichert, als CD und DVD, die für den ConsumerMarkt entwickelt wurden. Die Medien werden mit
einem Laser beschreiben und bieten eine äußerst
hohe Verfälschungssicherheit. Der derzeitige Stand
der Technik sind so genannte UDO-Medien, die
einen blauen Laser verwenden und eine Speicherkapazität von 50 GigaByte bieten. Zukünftig ist mit
noch deutlich höheren Kapazitäten je Medium zu
rechnen. Nachteilig ist, dass Medien der vorangegangenen Generationen von 5¼“-Medien in den
neuen Laufwerken nicht verwendet werden können. Von diesen sind noch mehrere verschiedene
Technologien am Markt verfügbar. Für den Anschluss von 5 ¼“-Laufwerken ist spezielle Treibersoftware notwendig.
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Für die Verwaltung und Nutzung der Medien sind so
genannte '''Jukeboxen''', Plattenwechselautomaten, gebräuchlich. Diese stellen softwaregestützt die benötigten Informationen von Medien bereit. Die Software
ermöglicht es in der Regel auch, Medien mit zu verwalten, die sich nicht mehr in der Jukebox befinden
und auf Anforderung manuell zugeführt werden müssen. Die Software zur Ansteuerung von Jukeboxen
wird direkt in die Archivsoftware integriert aber auch
als unabhängige Ansteuerungssoftware angeboten.
Zum Anschluss von Jukeboxen bedient man sich in der
Regel eigener Server, die auch die Verwaltung und das
Caching übernehmen. Inzwischen können solche Systeme aber auch als NAS Network attached Storage oder integriert in SAN Storage Area Networks genutzt
werden. Die Software ermöglicht dabei respektable
Zugriffs- und Bereitstellungszeiten, die im Regelfall ein
ausreichendes Antwortzeitverhalten garantieren.
6.5. Strategien zur Sicherstellung der Verfügbarkeit
archivierter Information
Neben diese klassischen Archivspeicher, die auf rotierenden, digital-optischen Wechselmedien basieren, treten inzwischen zwei weitere Technologien:
•
•
CAS Content Adressed Storage
Hierbei handelt es sich um Festplattensysteme, die
durch spezielle Software die gleichen Eigenschaften wie ein herkömmliches WORM-Medium erreichen. Ein Überschreiben oder der Ändern der Information auf dem Speichersystem wird durch die
Kodierung bei der Speicherung und die spezielle
Adressierung verhindert. Bei diesen Speichern
handelt es sich um abgeschlossene Subsysteme, die
allerdings nahezu wie herkömmliche Festplattensysteme direkt in die IT-Umgebung integriert werden können. Sie bieten Speicherkapazitäten mit
hoher Performance im TeraByte-Bereich.
WORM-Tapes
WORM-Tapes sind Magnetbänder, die durch mehrere kombinierte Eigenschaften ebenfalls die Anforderungen an ein herkömmliches WORMMedium erfüllen. Hierzu gehören spezielle Bandmedien sowie geschützte Kasetten und besondere
Laufwerke, die die Einmalbeschreibbarkeit sicherstellen. Besonders in Rechenzentren, in denen
Bandroboter und Librarysysteme bereits vorhanden sind, stellen die WORM-Tapes eine einfach zu
integrierende Komponente für die Langzeitarchivierung dar. Die vorhandene Steuersoftware kann
mit den Medien umgehen und auch entsprechendes Umkopieren und Sichern automatisieren.
Besonders für größere Verwaltungen und Rechenzentren stellen Festplatten- oder WORM-Tape-Archive eine
Option dar, da sie sich einfach in den laufenden Betrieb integrieren lassen.
Für die Aufbewahrung steuerrelevanter Daten sind
heute Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren vorgesehen. Dieser Zeitraum kann sich erheblich verlängern, wenn man die Risiken möglicher späterer Festsetzungen oder Rechtsstreitigkeiten mit einberechnet.
Es ist daher schon bei der Erstinstallation eines Systems davon auszugehen, dass während der Aufbewahrungsfrist eine oder mehrere Migrationen von Software, Systemkomponenten und Speichermedien erforderlich werden.
Für die Verfügbarhaltung von archivierten Informationen gibt es unterschiedliche Strategien, die bei der Planung eines Archivsystems bereits berücksichtigt werden müssen:
•
Standardisierung
Wesentliche Voraussetzung für die langfristige
Verfügbarmachung elektronischer Information ist
die Einhaltung von Standards. Zu berücksichtigen
sind Aufzeichnungsformate, Metadaten, Medien
und die Dateiformate der Informationsobjekte
selbst. Schon bei der Erzeugung von Daten sollte
die langfristige Speicherung berücksichtigt werden. Langzeitig stabile Formate sollten bevorzugt
verwendet werden. Eigenschaften eines solchen
Formats sollten eine weite Verbreitung, eine offene
Spezifikation (Norm) oder die spezielle Entwicklung als Format zur langfristigen Datenspeicherung sein. Beispiele sind XML-Dateien, TIFF und
PDF-Archive.
•
Migration
Eine Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit
ist die Migration von Information in eine neue Systemumgebung. Sie stellt unter Umständen ein Risiko dar, wenn die Informationen nicht nachweislich unverändert, vollständig und weiterhin uneingeschränkt wieder findbar von einer Systemlösung auf eine andere migriert werden. Originalität
und Authentizität können durch eine Migration in
Frage gestellt werden. Anderseits zwingt der technologische Wandel die Anwender auf neue Speicher- und Verwaltungskomponenten rechtzeitig zu
wechseln, um die Information verfügbar zu halten.
Die Migration ist daher bereits bei der Ersteinrichtung eines Archiv- und Speichersystems zu planen,
um ohne Risiko und Aufwand den Wechsel vollziehen zu können. Kontrollierte, verlustfreie, „kontinuierliche Migration“ ist zur Zeit die wichtigste
Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahrhunderte verfügbar zu halten. Das Thema Migration wurde durch die Veränderungen und die Konsolidierung des Dokumentenmanagement-Marktes
mit dem Verschwinden von zahlreichen Anbietern
häufig diskutiert. Der Wegfall einzelner Produkte
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zwingt zur Migration auf andere Formate,
manchmal mit Hilfe eines eigenen Migrationsprogramms. Wer ein Archivsystem einführt,
muss sich daher von Anbeginn an mit dem Thema
Migrationsplanung beschäftigen.
•
Emulation
In der wissenschaftlichen Welt wird noch ein zweites Modell ähnlich stark diskutiert: Emulation.
Emulation heißt, die Eigenschaften eines älteren
Systems so zu simulieren, dass damit auch Daten
dieses Systems mit neueren Computern und Betriebssystemen wieder genutzt werden können.
Beispiele gibt es einige, zum Beispiel bei Computerspielen oder Apple-Computern. Diese Lösungsstrategie wird im Bereich der langfristigen Datenspeicherung aber noch nicht in größerem Ausmaß
eingesetzt. Nachteile sind, dass der Aufwand künftiger Emulationsschritte nicht planbar ist und bei
einem zu großen Paradigmenwechsel eines Tages
vielleicht gar nicht mehr durchführbar ist. Diese
Nachteile gelten in ähnlicher Form auch für nicht
rechtzeitig durchgeführte Migrationen.
•
Kapselung
Als Vorbereitung für Emulation eignet sich insbesondere das Kapselung-Verfahren. Dabei werden
zusätzlich mit der zu bewahrenden Datei oder
dem Informationsobjekt auch noch die Software,
mit der man es visualisieren und reproduzieren
kann, sowie die zugehörigen Metadaten in einer
"Kapsel" gespeichert. Damit sind alle für die Nutzung notwendigen Informationen in Zukunft sofort zuzsammenhängend gespeichert. Durch diese
Methode können die zu speichernden Objekte sehr
groß werden, ohne dass jedoch vollständig sichergestellt ist, dass die mitarchivierte Software auch
in zukünftigen Betriebssystemumgebungen lauffähig ist.
•
Konversion zur Laufzeit
Lassen sich die Formate der zu speichernden Informationsobjekte nicht kontrollieren und auf wenige Langzeitformate einschränken, sind Konverter und Viewer systemseitig ständig vorzuhalten,
die ältere Formate in anzeigbare Formate beim
Aufruf der Objekte wandeln. Dies führt mittelfristig zu einer Vielzahl von bereitzuhaltenden Konvertern und Viewern, für die eine eigenständige
Verwaltung erforderlich ist, um zu einem älteren
Informationsobjekt den jeweils passenden, aktuellen Konverter aufrufen zu können. Die Konversion
zur Laufzeit unterscheidet sich von der Emulation
dadurch, dass nicht eine ältere Umgebung aufgerufen, sondern das Objekt für die aktuelle Umgebung gewandelt wird. Spezielle Eigenschaften von
Formaten, elektronische Signaturen und DigitalRights-Management-Komponenten können hier-
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bei, ebenso wie bei den anderen Verfahren, zu
Problemen führen.
Bei allen Verfahren ist die Unverändertheit und die Integrität der ursprünglichen Daten nachzuweisen. Veränderungen am System, die den Inhalt oder die Auswertbarkeit der Daten betreffen können, sind zu dokumentieren und es ist sicherzustellen, dass der ursprüngliche Zustand der Daten verlustfrei wiederherzustellen ist. Alle Verfahren sind daher im Vorwege
ausführlich zu testen und die Prozesse der verlustfreien Umsetzung nachvollziehbar zu dokumentieren.
6.6. Die Weiterentwicklung der elektronischen Archivierung
Entscheidend für den Einsatz von ArchivSpeichertechnologien ist inzwischen die Software geworden. Sie sichert unabhängig vom Medium die Unveränderbarkeit der Information, sie ermöglicht den
schnellen Zugriff und sie verwaltet gigantische Speichermengen. Bisher waren elektronische Archive eine
spezielle Domäne der Archivsystemanbieter. Nunmehr
wird aber die Speichertechnologie selbst immer intelligenter. Systemmanagement- und Speicherverwaltungssoftware verwalten inzwischen auch die elektronischen Archive. Zusätzlich kann immer noch ein herkömmliches Archiv-, Records-Management- oder Content-Management-System für die inhaltliche Strukturierung, die Ordnung, Erschließung und Bereitstellung
der Informationen eingesetzt werden. Die Speichersystemanbieter rüsten ihre Produkte mit immer weiteren
Komponenten auf. Ziel ist, Archivspeicher als Infrastruktur betriebssystemnah und für alle Anwendungen
gleich bereitzustellen: Dieser Trend wird seit 2003 ILM
Information Lifecycle Management genannt und soll
die elektronische Archivierung einschließen. Besonders
das Versprechen, das ILM Migrationen unnötig macht
oder automatisiert, weckt bei vielen Anwendern Interesse. Der Anspruch an ILM ist dabei deutlich jenseits
des herkömmlichen HSM, Hierarchisches-SpeicherManagement, angesiedelt. Es geht zunehmend um die
Software zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus
von Information anstelle von reiner Speicherhardware.
Elektronische Archivierung wird als nachgeordneter
Dienst eingesetzt, der in Enterprise-ContentManagement-Lösungen integriert wird, aber als Archivierungskomponente allen Anwendungen zur Verfügung steht, deren Informationen langfristig und sicher
aufbewahrt werden müssen.
7.
Grundsätze der elektronischen Archivierung
Die folgenden allgemeinen 10 Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung stammen von
Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
aus der Publikation „Code of Practice. Grundsätze der
elektronischen Archivierung“:
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1.
Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert
werden
2.
Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv
oder im Archiv selbst verloren gehen
Information gespeichert ist, Archivspeichersysteme
und die Speicherorte der Dokumente sind für ihn unerheblich.
3.
Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein
4.
Es muss genau das Dokument wiedergefunden
werden, das gesucht worden ist
5.
Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen
Lebenszeit zerstört werden können
6.
Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form,
wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können
7.
Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden
werden können
8.
Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in
der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung
des ursprünglichen Zustandes möglich ist
9.
Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit
bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG,
HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des
Archivs sicherzustellen
Zur Erfüllung dieser Vorgaben wurden Archivsysteme
bestehend aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen geschaffen, die in Deutschland von zahlreichen Herstellern und Systemintegratoren angeboten
werden. Diese Systeme basieren meistens auf dem Ansatz über eine Referenzdatenbank mit den Verwaltungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher
zu verweisen, in dem die Informationsobjekte gehalten
werden. Diese so genannte Referenz-DatenbankArchitektur war notwendig, um große Mengen von Informationen von den zwar schnellen aber teueren Online-Speichern in separate Archivspeicher auszulagern.
Die Datenbank erlaubt über den Index dabei jederzeit
das Dokument wieder zu finden und mit einem entsprechenden Anzeigeprogramm dem Anwender bereitzustellen. In den Frühzeiten dieser Technologie
handelte es sich meistens um sehr geschlossene, eigenständige Systeme, die praktisch zu „Inseln“ in der ITLandschaft führten. Heute gliedern sich Archivsysteme
als nachgeordnete Dienste in die IT-Infrastruktur ein,
werden direkt von Bürokommunikations- und Fachanwendungen bedient und stellen diesen Anwendungen auch die benötigten Informationen zur Verarbeitung und Anzeige wieder zur Verfügung. Für den
Anwender ist es dabei unerheblich, wo die benötigte
8.
Compliance als Markttreiber für die Archivierung
Der Begriff Compliance sorgt bei vielen Anwendern
für Verunsicherung. Zahlreiche Anbieter vermarkten
inzwischen Ihre Produkte unter dem Etikett „Compliance“ – nicht nur herkömmliche Anbieter von DMSund ECM-Lösungen, sondern auch Hersteller von
Speichersystemen,
Management-InformationsProgrammen und ERP-Lösungen. Mit dem Begriff
Compliance hat sich zugleich ein neues Marktsegment
gebildet. In Deutschland wird der englische Begriff
Compliance bisher nur selten verwendet. Rechtliche
und regulative Vorgaben für Dokumentationspflichten
nehmen aber, wenn man an Beispiele wie die GDPdU
denkt, stetig zu. Es liegt also am Kunden, sich zwischen spezialisierten Insellösungen zur Erfüllung bestimmter Compliance-Anforderungen oder übergreifenden
Lösungen,
die
auch
ComplianceAnforderungen mit abdecken, zu entscheiden.
8.1. Was verbirgt sich hinter dem Begriff Compliance
Zu den häufig, zumindest für deutsche Ohren, schwer
verständlichen Begriffen aus den USA muss auch der
Begriff „Compliance“ gezählt werden. Ein einzelnes
Wort reicht bei der Übersetzung nicht aus, man benötigt schon einen ganzen Satz:
•
Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.
Auch wenn es Compliance-Anforderungen schon immer, auch im Ursprungsland des Begriffes, den USA,
gab, so haben sie nach den Skandalen um ENRON und
WorldCom eine brisante Qualität erhalten: neue, strafbewehrte Anforderungen zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter elektronischer Informationen. In der
Vergangenheit gab es schon immer eine Reihe von
rechtlichen Anforderungen; so mussten z.B. Finanzbuchhaltungssoftware schon immer ComplianceStandards erfüllen. Mit dem steigendem Aufkommen
und der wachsenden Bedeutung von E-Mails und ECommerce gewann die Notwendigkeit der Dokumentation und elektronischen Archivierung von Geschäftsvorgängen immer mehr Bedeutung.
Betrachtet man die einzelnen Begriffe der deutschen
Übertragung der Definition von Compliance „Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben“, dann werden unterschiedliche
Aspekte von Compliance-Anforderungen deutlich.
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•
„Übereinstimmung“
Zur Erreichung der „Übereinstimmung“ wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist.
Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die
Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten,
wie die Anforderung umzusetzen ist. Dies ist auch
sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren
schon wieder obsolet ist.
Die Übereinstimmung ist der „statische Aspekt“ von
Compliance.
•
„Erfüllung“
Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: Einmal,
dass die Anforderungen in einer Lösung umgesetzt
werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion. Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen. „Erfüllung“ geht
dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte.
Die kontinuierliche Erfüllung ist der „dynamische Aspekt“ von Compliance.
•
„Rechtliche Vorgaben“
Hierbei handelt es sich um Gesetze oder behördliche
Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten. Hier kann man sich
auch nicht um die Erfüllung „drücken“, lediglich in
Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum.
•
„Regulative Vorgaben“
Warum unterscheidet man hier noch zwischen „rechtlich“ und „regulativ“? Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards, Codes of Best Practice von Branchen
oder andere Vorgaben. Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch
Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle. Diese werden als „regulative Vorgaben“ abgegrenzt.
Der bindende Charakter einer Vorgabe kann also sehr
unterschiedlich sein. Steckdosen, Lebensmittel, Flugzeuge, elektrische Geräte, Medikamente, Kindergärten,
Bildschirme usw. müssen auch bestimmte ComplianceAnforderungen erfüllen, die sich beispielsweise in
Prüfsiegeln wieder finden. Ein Vergleich dieser Anforderungen mit dem, was heute unter dem Schlagwort
„Compliance“ bei informationstechnologischen Lösungen verstanden wird, zeigt aber große Unterschiede. Daher scheint es sinnvoller, in diesem Fall konkreter von „Information Management Compliance“ zu
sprechen.
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8.2. Die USA: Ursprung des Compliance-Trends
In den USA gab es schon sehr lange ComplianceAnforderungen an Softwaresysteme. So ist die FDA
Federal Drug Administration, mit ihren bindenden
Regularien für die Herstellung von Lebensmitteln,
Pharmazeutika und Medikamenten auch über die
Grenzen der Vereinigten Staaten bekannt. Bei der Beantragung eines neuen Medikamentes, mit Vorlage
von allen Testnachweisen und Produktionsverfahren,
hat sich die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems meistens bereits gelohnt. Durch die
Skandale um ENRON, WorldCom und einige andere
Unternehmen, die unter Zurücklassung von zahllosen
Arbeits¬losen und riesigen Schulden insolvent wurden, rückte das Thema Compliance in den Mittelpunkt
des allgemeinen Interesses. Anlass waren „geschönte“
Prüfungen von Wirtschafts¬prüfern und die Geschäftsberichte der Unternehmen. E-Mail wurde dabei
als eine der möglichen Nachweisquellen für ungesetzliches Handeln entdeckt. Dies führte im Jahr 2002 zum
Sarbanes-Oxley-Act, allgemein SOA oder SOX abgekürzt. Typisch amerikanisch wurde es nach den beiden
Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben. SOA hat die Aufgabe, die Transparenz
und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern. Äquivalent wären in Deutschland die Steuer¬behörden mit Steuerprüfung und
Steuerfahndung. Das Gesetz findet Anwendung für
alle Unternehmen, die an der New York Stock Exchange gelistet sind. SOA hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen
bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange
Commission, zu verbessern. Unternehmen werden
verpflichtet, u. a. ein internes Kontrollsystem für die
Rechnungslegung zu unterhalten, die Wirksamkeit der
Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der Jahresund Quartalsberichte beglaubigen zu lassen.
SOA hat in den USA besonders auf Grund von Abschnitt 802 Bedeutung erlangt, weil hier empfindliche
Strafen in der Strafgesetzgebung verankert worden
sind. Die Zerstörung oder Veränderung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen kann mit bis zu 20
Jahren Gefängnis bestraft werden. Dieser Abschnitt
schreckte alle amerikanischen Unternehmensführer auf
und machte den zurzeit zu beobachtenden Boom von
Compliance-Lösungen erst möglich. Aber auch besonders die Wirtschaftsprüfer legen in ihrer Beratung
nunmehr sehr viel Wert auf Compliance, da im Rahmen der Skandale große, namhafte Wirtschaftsberatungsfirmen wie Andersen vom Markt verschwanden.
SOA besitzt eine erhebliche Bedeutung für Unternehmen mit amerikanischer Muttergesellschaft oder mit
Niederlassungen in den USA, da auch Unterlagen und
Daten außerhalb der USA einer Nachweispflicht nach
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amerikanischem Recht und einem möglichen Zugriff
amerikanischer Behörden unterliegen können. Für USFirmen wurde der SOA am 15. 11.2004 verbindlich.
Als gutes Beispiel für direkte und indirekte Auswirkungen der Gesetzgebung kann Basel II angeführt
werden. Finanzdienstleister müssen umso mehr Eigenkapital vorhalten, je höher das Risiko des Kreditnehmers ist. Auch wenn man in Bezug auf die Kreditvergabe und die Dokumentationspflichten hier zunächst nur an die Banken denkt, hat Basel II auch erhebliche Auswirkungen auf alle Unternehmen. Kaum
ein Unternehmen kommt ohne Kredite der Banken aus.
Da sich die Kreditnehmer einem Rating unterziehen
müssen, schlagen die Transparenzanforderungen von
Basel II praktisch auf die Unternehmen durch. Wenn
ein Unternehmen also einen Kredit haben will, sollte es
Geschäftsdokumente und alle Informationen, die für
die Kreditvergabe relevant sein können, gesichert abgelegt haben. Ohne die Vorhaltbarkeit der geforderten
Dokumente setzen sich Unternehmen dem Risiko aus,
einen Kredit nicht zu erhalten. Um einen Kredit überhaupt noch oder zu günstigen Konditionen zu erhalten, müssen sich die Unternehmen neu aufstellen.
Es ist aber nicht allein SOA, der den Druck im Umfeld
der Steuerprüfung und Steuerfahndung erhöht. Aus
den CFR Code of Federal Regulations lassen sich inzwischen eine Vielzahl weiterer Anforderungen für
spezielle Branchen und Geschäftstätigkeiten ableiten.
Ein Beispiel ist der CFR 17, § 240, mit harten Regu¬larien für Börsenmakler. Die Regeln der USBörsenaufsicht für Aktien-Broker SEC 17A-3 und SEC
17A-4 definieren exakt, welche Aufzeichnungen und
Belege bei einer Transaktion aufgehoben und auf welchem Medium sie gespeichert werden müssen. Bislang
waren ausschließlich optische Medien mit der so genannten WORM-Funktion (Write Once Read Many)
erlaubt. Seit vergangenem Jahr akzeptiert die SEC auch
magnetische Speichermedien, sofern sie WORMVerfahren unterstützen. Die Steuerfahndung der SEC
hat inzwischen erste harte Maßnahmen in Bezug auf
die Einhaltung ergriffen und es wurden bereits Unternehmen zu Geldstrafen verurteilt, weil sie ihre elektronische Dokumentation nicht in Ordnung gehalten hatten. Ähnliche Regeln für die Finanzwelt hat die National Association of Securities Dealers (NASD) entwickelt. NASD 3010 und NASD 3110 beispielsweise verlangen, dass Broker und Händler externe Transaktionen von registrierten Stellvertretern überwachen.
8.3. Internationale und
Anforderungen
europäische
Compliance-
In den Mitgliedstaaten der europäischen Union muss
jede Richtlinie der Europäischen Kommission früher
oder später in nationales Recht überführt werden.
Mittlerweile haben viele der neuen nationalen Vorgaben in Europa ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung, für zukünftige Entwicklungen ist ein Blick
auf die Entwicklungen und Richtlinien in Brüssel daher immer lohnend. Bereits durch die Richtlinien zum
E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in
Deutschland entstanden. Erinnert sei hier nur an die
elektronische Rechnung, die nur zum Vorsteuerabzug
berechtigt, wenn sie qualifiziert elektronisch signiert
wurde. Auch eine europäische Variante von SOA wird
sich kaum vermeiden lassen. Der elektronische Geschäftsverkehr und die Umstellung der öffentlichen
Verwaltung auf elektronisch unterstützte Verfahren
wird weitere Compliance-Anforderungen nach sich
ziehen. Auch deshalb ist es wichtig, nicht nur auf eine
Einzellösung für ein bestimmtes Problem zu schauen,
sondern eine IT-Strategie zu entwickeln, die mit einer
Lösung möglichst viele Compliance-Anforderungen
erfüllt und darüber hinaus für das Unternehmen auch
im Geschäftsbetrieb nutzbringend eingesetzt werden
kann.
Hinter Schlagworten wie Corporate Governance, Enterprise Information Policy oder Records Management
Policy und Projekten zur Erarbeitung und Einführung
solcher Regelwerke verbergen sich auch viele Ansätze
zur Lösung von Compliance-Anforderungen.
8.4. Compliance-Anforderungen in Deutschland
In Deutschland wird der Begriff „Compliance“ zwar
noch selten verwendet, folgende Beispiele sollen aber
verdeutlichen, dass es vergleichbare Anforderungen
schon längst gibt.
Die GDPdU, Grundsätze des Datenzugriffs und der
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, sind ein typisches
Beispiel für Compliance-Vorgaben. Zwar sind die
GDPdU noch nicht so hart strafbewehrt wie SOA, aber
durchaus mit anderen Anforderungen des SEC in den
USA vergleichbar. Die Bereithaltung von steuerlich relevanten Daten in auswertbarer Form ist eine Pflichtvorgabe, die alle Unternehmen in Deutschland erfüllen
müssen.
Aber auch bereits vor den GDPdU gab es verbindliche
Vorgaben. Es sei hier nur an die GoBS erinnert, die die
Aufbewahrung von kaufmännischen Unterlagen in elektronischer Form regelt. Neben sicheren Systemen
wird hier auf die Prozesse und die Verfahrensdokumentation besonderes Augenmerk gelegt. Bei diesen
Vorgaben geht es aber nicht darum, die Unternehmen
mit bürokratischen Auflagen zu behindern, sondern
die Voraussetzungen für E-Commerce und E-Business
und eine effektive elektronische Informationsverwaltung zu schaffen. In diesem Umfeld kommt der elektronischen Signatur eine besondere Bedeutung zu. Der
Einsatz der elektronischen Signatur findet sich inzwischen in nahezu allen neueren Gesetzen. So z.B. auch
bei der elektronischen Rechnung. Zum Vorsteuerabzug
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berechtigen den Empfänger nach § 14 Abs. 4 Satz 2
UStG nur elektronisch signierte Rechnungen. Da die
elektronische Rechnung das Original darstellt, ist es
auch elektronisch aufzubewahren. Hier greifen die
verschiedenen neuen Gesetze und Regelungen ineinander. Das Signaturgesetz und die Änderungen von
BGB Bürgerlichem Gesetzbuch und ZPO Zivilprozessordnung zur Verankerung der elektronischen Signatur
finden ihren Widerhall in der Handels- und Steuergesetzgebung. Die gesamte Gesetzgebung und Rechtsprechung befindet sich auf dem Weg ins Informationszeitalter und zieht damit automatisch immer mehr
Compliance-Anforderungen für das Management von
Informationen nach sich.
In eine ähnliche Kerbe wie die GDPdU schlägt auch
das Gesetz zu den Dokumentationspflichten bei Verrechnungspreisen, das anders als die GDPdU bereits
direkt strafbewehrt ist (Verordnung zu Art, Inhalt und
Umfang von Aufzeichnungen im Sinne des §90 Abs. 3
der Abgabenordnung (AO)). Sie legt fest, welche Unterlagen und Dokumentationen zu erstellen sind, wenn
Leistungen mit "nahe stehenden Personen und Unternehmen" verrechnet werden. Inhalt, Art und Umfang
der Dokumentationspflichten werden durch eine
Rechtsverordnung (GAufzV) näher bestimmt, die mit
Rückwirkung zum 30. Juni 2003 in Kraft getreten ist.
Auch hier ist es das Ziel analog zu den GDPdU, den
Nachweis einer ordnungsgemäßen, nachvollziehbaren
und prüfbaren Dokumentation aller steuerrelevanten
Daten zu ermöglichen. Die Vorgaben für die Anforderungen wie die Nachvollziehbarkeit, die Ordnungsmäßigkeit oder die Prüfbarkeit bestehen schon seit
langem und sind im Handelsgesetzbuch §§ 239 und
257 nachzulesen. Die Anforderungen, die sich ursprünglich an einer papiergebundenen Dokumentation
orientierten, sind in die elektronische Welt zu übertragen und dort gleichermaßen anzuwenden.
8.5. Information Management Compliance
Eines darf man aber in keinem Fall vergessen: Compliance ist nicht nur ein Thema für die elektronische Archivierung, Compliance zieht sich durch alle Softwarekomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente entstehen und
verwaltet werden. Deshalb sind auch übergreifende
Richtlinien erforderlich, die alle Quellen und alle Formen der Nutzung von Informationen berücksichtigen.
Basis für die Planung, Durchführung und kontinuierliche Umsetzung von Information Compliance Management (IMC) im Unternehmen ist eine so genannte
Information Compliance Policy. Die Inhalte einer solchen Richtlinie und ihrer Umsetzung kann man in vier
Punkten zusammenfassen:
PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
1.
Information Management Policy
Grundregeln und Verhaltensweisen für den
Umgang mit Prozessen und Informationen, die
sich in der „Corporate Governance“ niederschlagen. Dies schließt das Bewusstmachen, die
Zuordnung der Verantwortung und die Verankerung der Policy im Management der Organisation ein. Das Management trägt hier nicht nur
die eigene Verantwortung für die Einhaltung
der Regelwerke, sondern auch für die Umsetzung im Unternehmen mit Vorbildfunktion.
2.
Delegation
Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten
Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von
Compliance-Regeln deutlich macht. Dies schlägt
sich auch in den Arbeitsprozessen, Arbeitsplatzbeschreibungen, Verträgen und Arbeitsanweisungen nieder. Auf den verschiedenen Ebenen
einer Organisation muss abhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine
Durchgängigkeit erzeugt werden.
3.
Nachhaltung
Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Hierbei ist auf eine ständige Verbesserung der Prozesse und auf die Nachführung der Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen Wert
zu legen.
4.
Sichere Systeme
Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit
ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Compliance beschränkt sich hier
nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität
und das Dokumentenmanagement, sondern
schließt den gesamten Betrieb der Lösung ein.
Obwohl Compliance sehr viel mit Dokumenten und
Dokumentation zu tun, gilt es bei den Anforderungen
immer in Prozessen zu denken. Das Hauptproblem
von Compliance ist dabei, dass die Maßnahmen zunächst einmal viel Geld und organisatorischen Aufwand kosten, ohne dass hierdurch mehr Geschäft generiert wird. Compliance ist daher den meisten ein ungeliebtes Kind. Wenn man aber sein Unternehmen
konsequent und strukturiert organisiert, ist durch die
Transparenz, die Nachvollziehbarkeit und die integre
Verfügbarkeit von Information ein hoher qualitativer
Nutzen gegeben, der sich auf längere Sicht auch betriebswirtschaftlich auszahlt.
ISSN 1439-0809
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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Leserbriefe
Wir hatten seid längerem keine Zuschriften, Leserbriefe oder Kommentare. Wenn Ihnen etwas gefällt oder
Sie anderer Meinung sind – wir freuen uns über Ihre
Zuschriften.
(SKK/FH/CM)
PROJECT CONSULT News
CDIA+ Zertifizierung für
Document Management Professionals
Das CDIA+ Zertifikat (Certified Document Imaging
Architech) der CompTIA ist für IT-Professionals ein
internationaler Nachweis für hohe Fach- und Methodenkompetenz, Wissen und Professionalität in Bezug
auf Planen, Designen, Einführen und Ausbau von Dokumententechnologien
PROJECT CONSULT bietet das Zertifizierungsprogramm in den D, A, C, H -Ländern zusammen mit Optimila an. Der CDIA+ Kurs beinhaltet alle relevanten
Themen für Konzeption und Einführung von Document Related Technologies inklusive relevanten Themen zu Standards und Rechtsfragen. Er schließt mit
einem Computertest ab. Durch die Kombination englischsprachiger Lerneinheiten mit deutschen Erläuterungen eignet sich der Kurs auch für Profis, die ihre
Englischkenntnisse in diesem Umfeld verbessern
möchten.
Veranstalter
PROJECT CONSULT GmbH
Veranstaltung
Comptia CDIA+ 4-Tageskurs (K112)
Art
Kurs mit Zertifikat
Titel
CDIA+
Fachlicher Inhalt:
•
Kickoff
•
Strategie, Analyse
•
Begründung
und
Beantragung
eines
Vorhabens
•
Konzeptuelles Design
•
Entwurf, Konvertierung
•
Fachlicher Pilot
•
Implementierung
•
Übung, Beispieltest
Roundtable zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in Deutschland.
Zert. CDIA+ Trainer
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater
Themen
Referent
Datum
24. – 27.10.2005
weitere Termine, Orte und InhouseVeranstaltungen auf Anfrage
Uhrzeit
09:00 – 17:00 h / 19:00 h
Ort
Hamburg
URL
http://www.project-consult.com
20050817
Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT Beteiligung
Veranstalter
Vereon
Veranstaltung
BPM & Workflow Software-Forum
Art
Dialog und Kurzpräsentationen
Titel
Workflow und Business Process Management
Referenten
und
Moderation
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT
Renate Karl, dsk
Datum
15. September 2005 in Zürich
04. Oktober 2005 in München
11. Oktober 2005 in Stuttgart
20. Oktober 2005 in Köln
Uhrzeit
Orte
09:00 – 10:30 Uhr
Zürich, München, Stuttgart, Köln
URL
http://www.vereon.de
Veranstalter
Vereon
Veranstaltung
DMS Dokumentenmanagement Forum
Art
Dialog und Kurzpräsentationen
Titel
Referenten
und
Moderation
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT
Renate Karl, dsk
Datum
27.10.2005 in Zürich
08.11.2005 in Frankfurt
23.11.2005 in München
30.11.2004 in Hamburg
Uhrzeit
Orte
09:00 – 10:30 Uhr
Zürich, Frankfurt, München, Hamburg
URL
http://www.vereon.de
(SKK)
Marlene’s WebLinks
Die abaXX Technology AG, Stuttgart, entwickelt das erste
vollständige Web Content Management System, welches auf
einer flexiblen erweiterbaren Portalsoftware aufsetzt. Damit
schließt das Unternehmen mit dem aufwändigen Nebeneinander von Unternehmensportal und Web Content Management System ab.
http://www.abaxx.de
ABBYY, München, hat eine Kooperation mit neeb & partner,
Darmstadt, geschlossen, um so die Formularverarbeitungslösung FormReader in das Content Management System Documentum von EMC, Schwalbach, zu integrieren.
http://www.abbyy.de
http://www.n-p.de
http://www.emc.com
Team Centric Software, Seevetal, bringt neues Dynastie 7.0
Update heraus, es beinhaltet eine Vielzahl neuer Funktionen
und Detailverbesserungen.
http://www.tcs.de
ISSN 1439-0809
Seite 19 von 21
20050817
PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Auf der DMS EXPO will FileNet, Bad Homburg, unter anderem seine neue ECM-Plattform vorstellen, sowie das jüngste
Produkt der FileNet P8 Suite, den Email Manager.
http://www.filenet.de
Hyperion, Frankfurt am Main, und SAP, Walldorf, wollen
enger zusammen arbeiten, in diesem Zusammenhang hat
Hyperion im PartnerPort der SAP-Zentrale in Walldorf ein
„Center of Excellence for SAP Solutions“ eröffnet. So wollen
die Unternehmen in Zusammenarbeit hoch integrierte Lösungen schaffen.
http://www.hyperion.de
Luratech, Berlin, bringt neues Exportmodul auf den Markt,
Anwender können mit der neuen LuraDocument JPM/PDF
Kodak CS Exporter, die mittels der Kodak-Capture-Software
digitalisierten Dokumente entweder in das LuraDocument
JPM- oder das PDF-Format originalgetreu und hoch komprimiert exportieren.
http://www.luratech.de
Im September will MACH, Lübeck, die neue Version seiner
Software veröffentlichen, die zahlreiche Neuerungen und
mehr Web-Anwendungen aufweisen soll. So stehen Komponenten des Finanzmanagements, die bislang primär in
Client-Server-Technologie realisiert waren, in der neuen Version auch webbasiert zur Verfügung.
http://www.mach.de
Die Scanpoint Europe GmbH, Waldbronn, stellt auf der
DMS EXPO ihr neues Service-Angebot WebArchiv vor. Die
Lösung ist für die ausgelagerte, revisionssichere Archivierung von Dokumenten vorgesehen.
http://www.scanpoint.de
Um in Deutschland zu expandieren will die Softwin GmbH,
Tettnang, seine Mitarbeiterzahlen verdoppeln, um seine
Marktpräsenz in Europa weiter ausbauen zu können und
den Vertrieb seiner BitDefender-Sicherheitslösungen zu intensivieren
http://www.softwin.de
TIBCO Software, München, erneuert Partnerschaft mit Corticon(tm) Technologies. So will TIBCO seine Business Process
Management (BPM)-Lösung durch anspruchsvollere Funktionen für Geschäftsregeln erweitern.
http://www.tibco.de
Die Universe Software GmbH, Neuss, hat eine Lösung zur
Erstellung eines PDF Formulars in wenigen Handgriffen
entwickelt. Die Lösung pdf-Office wird nun in der neuen
Version 3.6 vom Neusser Softwarehaus vorgestellt.
http://www.universe-architecture.com
Die Varial Software AG, Siegen, hat die Archivlösung
windream der Windream GmbH, Bochum, für den Einsatz
mit der Varial-Software für Finanzwesen, Controlling und
Personalwirtschaft zertifiziert, wodurch Großunternehmen
und dem Mittelstand eine „GDPdU-konforme“ Archivlösung,
die auch den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht, geboten werden soll.
http://www.windream.de
http://www.varial.de
ISSN 1439-0809
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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
20050817
Impressum
Geschäftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Breitenfelder Straße 17, 20251 Hamburg,
Telefon 040-46 07 62-20.
http://www.project-consult.com
ISSN 1439-0809
Nächste Ausgabe
Der nächste Newsletter erscheint voraussichtlich am 06.09.2005
Bezugsbedingungen
Der PROJECT CONSULT Newsletter wird per eMail verschickt. Der
Versand erfolgt für PROJECT CONSULT Kunden mit aktuellen Projekten sowie für bei PROJECT CONSULT akkreditierte Fachjournalisten und Redaktionen kostenfrei. Interessenten können den Newsletter zum Bezugspreis von € 175,00 zzgl. MwSt. beziehen (persönliches Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben). Das Bestellformular
finden Sie auch auf unserer Webseite (http://www.projectconsult.com) unter der Rubrik „News/Newsletter“.
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(€ 350,00)
□
Variante 3: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 50 Mitarbeiter in meinem Bereich
(€ 525,00)
□
Variante 4: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters in meinem Unternehmen und Nutzung des
Newsletters im Intranet meines Unternehmens sowie fremdsprachliche Maschinenübersetzung
(€ 875,00)
€
Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.
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Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____.______ ___________________________________________
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