Teil 3: Arbeiten mit Reports Handreichung zum - SVWS-NRW

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Teil 3: Arbeiten mit Reports
Handreichung zum Einsatz des Programms
in der internen Schulverwaltung
G-S-H-R-GY (SI)
Ministerium für Schule, Jugend und Kinder
des Landes Nordrhein-Westfalen
Autoren:
Peter Aarse
Max Bracht
Norbert Populoh
Copyright
Ministerium für Schule, Jugend und Kinder des Landes Nordrhein-Westfalen
Bezirksregierung Detmold - Bezirksregierung Düsseldorf
Diese Schulungsunterlagen dürfen als Ganzes oder in Auszügen kopiert werden, vorausgesetzt, dass sich der Copyright-Vermerk auf jeder Kopie befindet.
Redaktion: Max Bracht, Norbert Populoh
Über die Autoren
Wir - die Autoren - sind als Fachberater für den Einsatz von Schulverwaltungssoftware
bzw. als Moderatoren in der Schulleiterfortbildung bei den Bezirksregierungen Detmold
und Düsseldorf tätig, gehen also ständig mit dem Programm um und unterrichten auch
selber. Also haben wir diese Handreichung so ausgeformt, wie sie unserer Meinung nach
aussehen sollte: ein übersichtliches, lesefreundliches und in einzelnen komplexen Verwaltungsabläufen kleinschrittiges Handbuch. Viel Erfolg bei der Arbeit mit dem Programm
SchILD-NRW.
Ihr Autorenteam
Über dieses Handbuch
Der vorliegende Text ist der dritte Teil eines Handbuches zum Programmpaket SchILDNRW und befasst sich mit dem Report-Explorer und Reportdesigner, die dem Programm SchILD-NRW beigefügt sind. Schulen, die über die beigefügten Listen, Serienbriefe und Zeugnisformulare hinaus eigene datenbezogene Schreiben entwickeln
wollen, finden hier Anregungen und bekommen alle Funktionen dieses Werkzeugs zur
Formularentwicklung erläutert.
Der erste Teil bezieht sich auf die Einsatzmöglichkeiten des Programms im Rahmen der
Individualdaten- und Leistungsdatenverwaltung in den Schulstufen der Primar- und
Sekundarstufe I.
Ein zweiter Teil des Handbuches beschreibt die Programmteile von SchlLD-NRW, die in
Verbindung mit dem Programm Kurs 42 zur Unterstützung der Verwaltungsarbeiten in
der gymnasialen Oberstufe entwickelt wurden.
Alle Handbuchteile sind aufeinander abgestimmt, so dass nunmehr in Verbindung mit
den Programmen SchILD-NRW und Kurs 42 ein integriertes Programmpaket vorliegt.
Dieser dritte Handbuchteil gliedert sich im wesentlichen in fünf große Abschnitte:
In den Kapiteln 1 und 2 werden Ihnen der Aufbau des Report-Explorers und das erste
Anpassen und Nutzen der mitgelieferten Reports (=Formulare) übersichtlich vorgestellt.
In den Kapiteln 3-4 wird das Erstellen einfacher Reports mit und ohne Hilfe der im Reportdesigner enthaltenen Assistenten erläutert.
SchILD-NRW ist unabhängig von einer zusätzlichen Textverarbeitung; es setzt nicht
mehr voraus, dass die Benutzerinnen und Benutzer Word oder das Office-Programmpaket kennen und verwenden. Kapitel 5 gibt aber noch Hinweise zur Zusammenarbeit
von SchILD-NRW und Word.
In Kapitel 6 und 7 werden Beispiele für Fortgeschrittene vorgestellt, die es beispielsweise
ermöglichen, die SchILD-NRW-Datenbank gezielt und schnell für die Druckausgabe auszuwerten, Reports graphisch anspruchsvoll zu gestalten und ihren Standardinhalt eigenen, von den Schülerdaten abhängigen Vorgaben anzupassen.
Das achte Kapitel informiert tabellarisch über die wesentlichen Werkzeuge, die der Reportdesigner für die Reportgestaltung bietet.
Einige Lesehinweise zum Handbuch seien erlaubt:
Ein wirklich gutes Handbuch gibt es wahrscheinlich nicht, denn es fehlt mit Sicherheit
immer das, was man gerade ganz dringend braucht. Das gilt wohl leider auch für dieses
Handbuch:
• auch hier sind ausgerechnet die Beispiele ausgewählt, die Sie gerade nicht brauchen
....
• auch hier fehlt genau die Dokumentation eines Schrittes, der speziell für Ihre Schule
zutrifft ....
• auch hier ist gerade die Taste nicht erwähnt, die Sie soeben gedrückt hatten ....
Diese Aufzählung ließe sich beliebig fortsetzen, ohne jedoch das Problem zu lösen, ein
wirklich gutes Handbuch zu haben.
Kurz und gut: dieses Handbuch befreit Sie nicht von eigener Initiative und Lernwilligkeit.
Es kann Anstöße geben, es kann z.T. auch Problemlösungen liefern. Es kann sogar neue
Ideen initiieren.
Es kann aber nicht alles. Insbesondere kann das Handbuch nicht die konkrete Arbeit am
Rechner ersetzen, schon gar nicht vor dem Hintergrund, dass dieses Programm auch
nach dem Erscheinen dieser Unterlagen ständig weiterentwickelt wird. Beachten Sie daher bitte immer die Hinweise zu diesem Programm auf den entsprechenden Internetseiten und die Anweisungen auf dem Bildschirm!
Für die Erstellung dieser Handreichung lag die Programmversion SchILD-NRW 1.1.0.2
vor.
Inhalt
1
2
2.1
2.2
2.3
2.3.1
2.4
2.4.1
2.4.2
3
3.1
3.2
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.6.1
4.6.2
4.6.3
4.7
4.7.1
4.7.2
5
5.1
5.2
5.3
Einleitung................................................................................................1-1
Arbeiten mit Reports (Formularen) .........................................................2-1
Benutzen vorhandener Formulare: ein Beispiel ........................................... 2-1
Schulkopf vorbereiten ............................................................................. 2-1
Schulkopf abändern ................................................................................ 2-2
Neuen Schulkopf erstellen .................................................................. 2-3
Aufbau und Aufgaben des Report-Explorers................................................ 2-4
Reports verwalten............................................................................. 2-5
Reports importieren und exportieren ................................................... 2-5
Einfache Berichte in SchILD-NRW ...........................................................3-1
Erstellen einer einfachen Schülerliste mit Hilfe des Berichtsassistenten........... 3-1
Köpfe und Logos einbinden ...................................................................... 3-6
Einfache Listen ergänzen und aufarbeiten ..............................................4-1
Ergänzen weiterer Datenfelder mit Hilfe des Feldassistenten ......................... 4-1
Einfügen eines Datensatzzählers............................................................... 4-4
Sortierter Ausdruck von Formularen.......................................................... 4-6
Gruppierter Ausdruck von Formularen ....................................................... 4-7
Der Einbau von Systemvariablen ............................................................ 4-10
Verwenden von graphischen Elementen ................................................... 4-11
Linienelemente ............................................................................... 4-11
Formenelemente............................................................................. 4-12
Gitterelemente ............................................................................... 4-14
Bedingungen in Formulare einbauen ....................................................... 4-15
Ausgabe von m/w als Geschlechtsmerkmal......................................... 4-15
Angabe des aktuellen Schulhalbjahres ............................................... 4-17
SchILD-NRW und Office ..........................................................................5-1
Erzeugen der Datei datentra.doc .............................................................. 5-1
Erzeugen beliebiger Steuerdateien ............................................................ 5-2
Einbinden von Word-Formularen in SchILD-NRW......................................... 5-3
Das Inhaltsverzeichnis zu den Kapiteln 6 bis 8 finden Sie in der Datei
SchILD-NRW_Handbuch_Teil 3b.
© BR Detmold, BR Düsseldorf
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Seite 1
Einleitung
Arbeiten mit Reports
1
Einleitung
In SchILD-NRW werden Formulare (dort Reports genannt) mit Hilfe eines integrierten Reportdesigners gedruckt und erstellt. Damit ist das
Programm unabhängig von anderen Textverarbeitungsprogrammen und
insbesondere von Winword. Reports sind Datenbankformulare, die beim
Druck mit Inhalten aus einer Datenbank gefüllt werden.
Eine ganze Reihe von vorgefertigten Reports werden bei der Installation
auf Ihren Rechner kopiert und stehen Ihnen sofort für die Datenausgabe zur Verfügung. Sie decken alle Bereiche des Einsatzes von Schulformularen ab und können ohne weitere Modifikationen eingesetzt werden.
Weitere Formulare können Sie von anderen Schulen übernehmen oder
von den Serviceseiten des Ministeriums im Internet herunterladen (über
http://www.schule.nrw.de oder direkt über
die derzeitige Adresse
http://schulverwaltungsprogramme.mswwf.nrw.de/mswf_software/html
/formulare_schild_nrw.html). Es ist sehr leicht, fertige Formulare auszutauschen oder hinzuzufügen; das bei WinSchILD notwendige, oft
fehlerträchtige Einbinden entfällt.
Diese Handreichungen versetzen Sie in die Lage,
•
den Formularbereich von SchILD-NRW sachverständig zu nutzen,
•
fremde Formulare in Ihr SchILD-NRW zu importieren,
•
vorhandene Reports so abzuändern, dass Sie genau Ihrer Schule
oder Ihren Vorstellungen entsprechen,
•
einfache neue Reports zu gestalten,
•
sich mit Programmelementen des Reportdesigners und gängigen
Prozeduren, die für das Programmieren notwendig sind, vertraut zu
machen.
Hinweis: Der Reportdesigner von SchILD-NRW ist ein sehr mächtiges
Instrument. Alle in ihm enthaltenen Features zu vermitteln, ist im
Rahmen dieser Handreichung nicht möglich. Interessierten Anwendern
sei die Lektüre des Report_Builder-Kurses (in Deutsch) und/oder des
Report_Builder-Handbuches (in Englisch) empfohlen.
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Einfache Berichte in SchILD-NRW
2
Arbeiten mit Reports (Formularen)
2.1
Benutzen vorhandener Formulare: ein Beispiel
Sie wollen für die Klasse 06B eine Klassenliste im Querformat ausdrucken. Wie in WinSchILD wählen Sie immer zunächst die Menge
der Schüler und dann das auszugebende Formular. D.h.:
(a) Sie filtern zunächst aus der gesamten Schülermenge die Klasse 06B
aus.
(b) Sie wählen die Druckausgabe an und rufen den Report-Explorer
auf, in dem alle Formulare und Listen verwaltet werden.
(c) Sie wählen das passende Verzeichnis, in dem Ihr Formular abgespeichert ist, also für Ihre Klassenliste das Verzeichnis Listen.
(d) Sie markieren im Fenster Inhalt von Liste durch einfachen Mausklick
das gewünschte Formular, also Klassenliste_quer.
(e) Sie klicken auf die Schaltfläche Drucken. (Alternative für Schritte 4
und 5: Doppelklick auf den Eintrag Klassenliste_quer im Fenster Inhalt von Liste).
(f) Sie verlassen den Report-Explorer und schalten den Filter auf die
Klasse 06B aus.
2.2
Schulkopf vorbereiten
Anders als in WinSchILD müssen Sie in SchILD-NRW nicht unbedingt den
Schulkopf bearbeiten, wenn Sie nur die eingebauten Formulare und Listen
nutzen wollen.
Der Standardkopf in den meisten Formularen bindet für Ihre Schule passend
aus der Datenbank Schulname, Strasse, PLZ und Ort ein. Diesen Kopf sollten
Sie nicht verändern, und er sollte in
Reports, die Sie weitergeben wollen,
eingestellt sein, da sonst beim Aufruf der Reports die obenstehende Fehlermeldung erscheinen kann.
Ursache ist dann häufig, dass ein Schulkopf verwendet wurde, der auf Ihrem Rechner nicht vorhanden ist.
Wollen Sie den Standardkopf nicht benutzen, dann können Sie selbstverständlich auch eigene Köpfe entwerfen oder aber die vorgegebenen
Köpfe abändern.
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2.3
Schulkopf abändern
Wählen Sie Druckausgabe - Kopf- und Fußzeilen für Reports bearbeiten.
Der „Ministeriumskopf“ ist ein fester Textkopf. Sie können den Text im
Bearbeitungsfeld nach Belieben überschreiben (Achtung: und damit
durch Ihre Bearbeitung ersetzen).
(a) Markieren Sie dazu den kompletten Text und überschreiben Sie die
Eintragungen mit Ihrer Schulbezeichnung. Anschließend markieren Sie
die Bezeichnung durch zweimaliges Anklicken und geben Ihrem Kopf
einen passenden Namen. Der "Ministeriumskopf" ist damit nicht mehr
vorhanden.
Nach dem Schließen des Bearbeitungsfensters steht Ihnen der bearbeitete Kopf zum Einbinden in die Formulare zur Verfügung.
(b) Zu jedem einzelnen Kopf können Sie ein Logo definieren. Wählen Sie
dazu die Reiterkarte Logo.
Hinweis: Als anderes Logo können Sie jede Datei im jpg-, gifoder
bmp-Format verwenden.
Wenn Sie mit
Hilfe des obigen
Menüs ein Logo
In Datei speichern
wollen,
wird immer eine
bmp-Datei
angelegt.
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(c) Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das zunächst noch freie
weiße Feld. Wählen Sie im
Ausrollmenü die Option Aus
Datei laden... und im dann
folgenden Dialog die Bilddatei
aus, die als Logo verwendet
werden soll.
Mit dem Klick auf den 9Haken in der Bearbeitungsleiste speichern Sie Ihre
Änderungen.
Das Logo ist nun zugeordnet, muss aber später zur Verwendung noch
in die Formulare eingebaut werden.
Sie können auch das in einem
gelieferten Formular verwendete Logo
separat speichern. Dazu machen Sie auf
der Reiterkarte Logo einen Rechtsklick
und wählen In Datei speichern...,
gehen auf Ihrer Festplatte zu dem
Ordner Ihrer Wahl und speichern die Datei unter einem passenden Namen ab.
Hinweis: Vergessen Sie nicht, den Dateinamen mit Endung einzutragen,
also hier als Schullogo_3.bmp.
2.3.1 Neuen Schulkopf erstellen
Zusätzliche Köpfe werden mit Hilfe der Bearbeitungsleiste entwickelt,
nicht mehr gebrauchte Köpfe können mit ihr gelöscht werden. Ein Klick
auf das +-Zeichen legt einen neuen Kopf an. Nachher kann er durch
Klick auf den 9-Haken gespeichert werden.
Hinweis: Wie Sie Köpfe und Logos in vorhandene Formulare einbinden können, erfahren Sie in Kapitel 3.2.
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2.4
Aufbau und Aufgaben des Report-Explorers
Alle Formulare und Listen werden im Report-Explorer verwaltet.
Von SchILD-NRW aus rufen Sie mit Druckausgabe – Report-Explorer
die Formularverwaltung auf.
Hinweis: Wichtig ist, das Fenster des Report-Explorers auf Vollbild zu stellen, damit alle drei Abteilungen sichtbar sind.
Sie sehen in einer dem Windows-Explorer ähnelnden Darstellung von links
Ihre Formularverzeichnisse, dann die einzelnen Reports des aktuell markierten Verzeichnisses (hier: Liste) und rechts einen integrierten Zugang
zum Windows-Explorer, der als Hilfe beim Import und Export dient.
Hinweis: Die ersten beiden Drittel sind keine physikalische Verzeichnisstruktur auf Ihrer Festplatte, sondern eine Darstellung des Inhaltes der
Report-Datenbank (C:\...\SchILD-NRW\keytabs\reports.mdb), die außerhalb von SchILD-NRW nicht zu bearbeiten ist. Die einzelnen Reports sind in
dieser Datenbank als rtm-Dateien gespeichert.
Alle Formulare können von hier aus aufgerufen, bearbeitet und gedruckt werden.
Die vorgegebene Verzeichnisstruktur kann nach Belieben ergänzt oder
verändert werden. Löschen Sie ein Verzeichnis, so werden nach Rückfrage alle in ihm enthaltenen Formulare gelöscht und in das Verzeichnis
Papierkorb verschoben.
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Das Verzeichnis Standard spielt eine besondere Rolle: Er enthält Formulare und Listen, die Sie ähnlich dem Stammblatt und der Schulbescheinigung direkt aus SchILD-NRW aufrufen können, ohne vorher den ReportExplorer aufrufen zu müssen.
2.4.1 Reports verwalten
Mit dem Report-Explorer können Sie
fast so umgehen wie mit dem Windows-Explorer. Wenn Sie ein Formular
markieren und dann mit der rechten
Maustaste klicken, so öffnet sich ein
Ausrollmenü. Hier können Sie alle Operationen mit der angeklickten Datei ausführen. Dateien, die Sie löschen wollen,
werden zunächst einmal in das Verzeichnis Papierkorb verschoben.
Die beiden Standard-Formulare, die
auf Knopfdruck ausdruckbar sind, können Sie hier festlegen.
Hinweis: Ausschneiden und Kopieren ist nicht möglich: Beim Verschieben
würde immer die Ursprungsdatei (hier: "erste_eigene_Liste") gelöscht.
Stattdessen empfiehlt es sich, den ursprünglichen Report zu duplizieren.
Die dadurch im gleichen Verzeichnis angelegte "Kopie von erste_eigene_Liste" können sie umbenennen, z.B. in "Telefonliste_Standard"
und anschließend in das Verzeichnis Standard verschieben.
2.4.2 Reports importieren und exportieren
Importieren fremder Formulare
Hinweis: Siehe
nächste Seite! Üben Sie
den Import mit
drag-and-drop
mehrfach, bis
Sie mit dieser
besonderen
Bewegung vertraut sind!
Neben den mitgelieferten Formularen soll es möglich sein, später beim
MSJK entwickelte und im Internet angebotene Formulare zeitnah zu übernehmen, wenn diese für einen größeren Anwenderkreis als sinnvoll verwendbar erscheinen. Außerdem können Sie an anderen Schulen entwikkelte Formulare in SchILD-NRW einbinden und an Ihrer Schule verwenden.
Das Einbinden solcher Formulare geschieht auf komfortable, nur etwas
übungsbedürftige Art und Weise.
Importiert werden neue Reports, die als separate rtm-Datei in einem Verzeichnis Ihrer Festplatte oder auf einer Diskette im Laufwerk a: vorliegen
(hier: eine "Übersicht_Sprachenfolge"), fast genau so wie im WindowsExplorer: Sie stellen im rechten Drittel Ihres Report-Explorers das Diskettenlaufwerk oder den Quellordner Ihrer Festplatte (hier: Laufwerk a:) ein
und ziehen die Reportdatei mit drag–and-drop in das Zielverzeichnis (hier:
Verschiedenes).
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Hinweis: Auf
diesem Weg
speichern Sie
in
der
reports.mdb ab,
nicht aber separat auf Ihrer Festplatte.
Das geschieht
erst beim Exportieren
(siehe unten).
ACHTUNG: Ziehen Sie die Datei mit gedrückter linker Maustaste erst
nach oben oder nach rechts – Sie erkennen jetzt ein "Parkverbots"Zeichen und den grauen Schatten Ihrer Quelldatei – und dann über die
grauen Teilerleisten in Richtung auf den Zielordner (hier: Verschiedenes).
Wenn Sie die Datei auf direktem Wege nach links ziehen wollen, werden
Sie erfolglos bleiben und nur die Bewegung des Mauszeigers verfolgen
können.
Sie können natürlich auch mehrere (mit STRG+Mausklick) markierte Dateien auf einmal in den Zielordner importieren. Sie sehen dann nur nicht
die "Schatten" aller Quelldateien, sondern lediglich das kreisförmige Zeichen.
Ein alternativer Import ohne Mausbenutzung – der manuell leichter, aber
aufwändiger und langwieriger ist – ist wie folgt möglich:
(a) Wenn
Sie
den
Report-Explorer
aufgerufen haben, erzeugen Sie über
Datei – Neu – Bericht einen neuen
leeren Bericht.
(b) In diesen leeren Bericht laden Sie die
Inhalte des zu importierenden Formulars,
indem Sie die Funktion Aus Datei laden... auswählen.
(c) Wählen Sie nun das Laufwerk oder Verzeichnis aus, in dem sich die
Datei befindet, die Sie importieren möchten.
(d) Nach Klick auf Öffnen lädt SchILD-NRW die Inhalte des Formulars in
den neuen Bericht und Sie können diesen Bericht sofort verwenden.
(e) Zur späteren Verwendung speichern Sie den Bericht nun mit Datei –
Speichern unter am gewünschten Speicherort, d.h. in demjenigen
Verzeichnis innerhalb von SchILD-NRW ab, in dem das neue Formular von nun an aufgerufen werden soll.
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Hinweis: Auf diesem Weg speichern Sie in der reports.mdb ab, nicht aber
separat auf Ihrer Festplatte. Das geschieht erst beim Exportieren (siehe
unten).
Wenn Sie das Verzeichnis Standard wählen, dann können Sie auf dieses
Formular aus SchILD-NRW direkt zugreifen, ohne erst den Report-Explorer
aufzurufen.
Exportieren von Formularen
Exportiert werden Reports aus der reports.mdb (hier: eine "Kakaoliste")
fast genau so wie im Windows-Explorer: Sie stellen im rechten Drittel Ihres
Report-Explorers das Diskettenlaufwerk oder den gewünschten Zielordner
Ihrer Festplatte (hier: den Ordner Reports) ein und ziehen die Reportdatei
mit drag–and-drop in den Zielordner.
Dort ist er als rtm-Datei gespeichert. Die Original-Reportdatei (hier "Kakaoliste.rtm" im Verzeichnis Liste) bleibt erhalten.
Zweite Reportdatenbank nutzen
Eine zusätzliche Möglichkeit, viele Reports auszutauschen und zu verwalten, besteht im Nutzen einer zweiten Datenbank. Diese kann in beliebigen
Ordnern oder Laufwerken vorliegen und beliebige Namen haben.
Sie klicken im Menü Extras auf den Menüpunkt Zweite Reportdatenbank
öffnen, wählen die Datenbank (hier: reports2.mdb) durch Doppelklick aus
und verfahren weiter wie oben.
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3
3.1
Erstellen einer einfachen Schülerliste mit Hilfe des Berichtsassistenten
Alle Druckausgaben in SchILD-NRW
beziehen
sich jeweils auf
die
eingestellte
Schülermenge.
Das Erstellen einfacher Listen geschieht in SchILD-NRW schnell und zuverlässig mit Hilfe des sogenannten Berichtsassistenten.
(a) Zunächst rufen Sie nach dem Start des Programmes SchILD-NRW die
Funktion Druckausgabe in der Menüzeile auf.
Selektieren
Sie
deshalb vor dem
Erzeugen/Bearbeiten von Formularen und Listen eine eingeschränkte
Schülermenge, z.B. eine Klasse!
(b) Nun wählen Sie die Funktion Report-Explorer aufrufen.
(c) Im Fenster Formularverwaltung wählen Sie die Funktion Datei -Neu
- Bericht.
Sie erhalten die Standardansicht aller Reports in SchILD-NRW und befinden sich automatisch im Entwurf-Modus.
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(d) Wählen Sie nun unter Datei den Menüpunkt Neu. Sie bekommen eine
Auswahl an Berichtsassistenten für verschiedene Zwecke.
(e) Durch einen Doppelklick auf Berichtsassistent wählen Sie diesen aus.
(f) Nun können Sie aus einer Datenquelle - voreingestellt Schueler durch einen Doppelklick beliebig viele Datenfelder für Ihre Liste auswählen.
Hinweis: Mit dem Berichtsassistenten kann man immer nur auf eine einzelne der zahlreichen SchILD-NRW-Datenquellen zugleich zugreifen. Für
ganz einfache Listen und Formulare reicht das aber in der Regel aus.
(g) Über die Pfeile/Doppelpfeile wählen Sie die Felder, die auf dem Formular ausgedruckt werden sollen. Felder, die Sie versehentlich ausgewählt haben, entfernen Sie mit Hilfe der Rückpfeile.
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(h) Die Reihenfolge der Felder kann durch Klick auf die Pfeiltasten nach
oben/unten auch nachträglich festgelegt werden.
(i) Mit Weiter erhalten Sie eine Übersicht über die von Ihnen gewählten
Felder. Sie dient zu Ihrer Information.
Hinweis: Eine mögliche Gruppierung in der Ausgabe des Formulares macht
an dieser Stelle keinen Sinn, dieser Vorgang wird an anderer Stelle aufgegriffen.
(j) Klicken Sie auf Weiter und legen Sie nun das Layout Ihres Berichtes
fest.
(k) Die Option Feldbreiten anpassen, so dass .... sollte in den meisten
Fällen angeklickt bleiben. Ggf. wählen Sie hier die Option Querformat.
(l) Nach der Entscheidung für Tabelle und Hochformat klicken Sie bitte
auf Weiter.
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(m) Nun kann noch ein Layoutstil ausgewählt werden und mit Weiter wird
eine Druckvorschau angeboten.
Hinweis: Die angebotenen Layoutstile sind sicherlich für den Schulgebrauch
nur bedingt brauchbar. Sie lassen sich allerdings im anschließenden Bearbeitungsmodus (siehe Kapitel 4) in jeder Form modifizieren.
Hinweis: Schon an dieser Stelle könnten Sie über Den Bericht abändern
in den Bearbeitungsmodus zurückwechseln und diesen Bericht in allen seinen Teilen wie Layout, Datenfelder etc. überarbeiten. Das macht aber nur
dann Sinn, wenn Sie sich bereits mit der Bearbeitungsweise des Reportdesigners näher vertraut gemacht haben.
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(n) Mit Fertigstellen wird der Bericht mit der ausgewählten Schülermenge gefüllt und kann über das Druckersymbol oder über das Menü Datei
– Drucken ausgedruckt werden.
(o) Über Datei – Speichern unter kann das Formular unter einem von
Ihnen gewählten Dateinamen in einem von Ihnen gewählten Verzeichnis abgespeichert werden.
Hinweis: Für alle oft oft bis täglich gebrauchten Formulare empfiehlt sich
als Speicherort das Verzeichnis Standard. Aus diesem Verzeichnis ist ein
Ausdruck ohne Aufruf des Reportdesigners direkt aus SchILD-NRW möglich.
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3.2
Köpfe und Füße
in SchILD-NRW
werden aufgrund
ihrer Reihenfolge
in der definierten Liste verwaltet.
Fügen
Sie deshalb neue
Köpfe und Füße
immer am Ende
an und löschen
Sie niemals die
standardmäßig
vorgegebenen
Köpfe.
Fremdformulare,
die auf einen
Kopf verweisen,
dessen Nummer
in Ihrem eigenen
SchILD-NRW
nicht mehr existiert, erzeugen
Fehlermeldungen wie „Memofeld zu groß..“
u.ä.
Köpfe und Logos einbinden
Nachdem wir zu Beginn verschiedene Köpfe und Füße bearbeitet, sowie
entsprechende Logos zugeordnet haben, müssen diese im Rahmen der Bearbeitung der Formulare noch eingebaut werden. Dies gilt nicht für die
mitgelieferten Formulare, die in der Regel mit dem Standardkopf verknüpft
sind und die Inhalte aus der Datenbank beziehen. Bei diesen müssen nur
noch, falls gewünscht, die Logos eingebaut werden.
(a) Rufen Sie im Report-Explorer das von Ihnen mit Hilfe des Berichtsassistenten erstellte Formular im Entwurfsmodus auf.
(b) Zumindest den Kopf dieses Formulares müssen Sie umgestalten. Sie
können dies tun, indem Sie die Bezeichnung „Neuer Bericht“ durch einen aussagekräftigeren Namen ersetzen. Beim Kopf dieses Berichtes
handelt es sich um ein statisches Textelement. Durch Anklicken dieses
Elementes wird das Eingabefenster frei und kann mit dem neuen Namen überschrieben werden.
(c) Besser ist es natürlich, wenn Sie an dieser Stelle einen der von Ihnen
vordefinierten Schulköpfe in das Formular einbinden. Löschen Sie deshalb im Kopfbereich die Bezeichnung Neuer Bericht durch Anklicken
und Entfernen des Textobjektes.
(d) Vergrößern Sie den Kopfbereich auf etwa das Maß, das Sie für den Kopf
benötigen.
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Hinweis: Sie können die einzelnen Arbeitsbereiches des Formulars in der
Größe beliebig anlegen. Fahren Sie dazu mit der Maus über das geöffnete
Formular im Entwurfs-Modus. Sowie Sie die graue Trennungszeile zwischen
den einzelnen Formularbereichen berühren, wandelt sich der Mauszeiger in
einen oben/unten-Pfeil und Sie können mit gedrückter Maustaste den entsprechenden Bereich nach unten vergrößern, bzw. nach oben verkleinern,
oder sogar unsichtbar machen.
Eine
Beschreibung
der einzelnen Objekte finden Sie in
Kapitel 8
(e) Wählen Sie in der Symbolleiste rechts das Symbol für RBDBRichTextFelder und klicken Sie dann in den freien Kopfbereich.
(f) Nachdem Sie das RBDBRichText-Feld auf die gewünschte Größe und
Position gebracht haben, wählen Sie in der Menüzeile die Option Bericht - Seitenkopf auswählen.
(g) Ordnen Sie nun den gewünschten Seitenkopf zu.
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(h) Links oberhalb des Formulars erscheint jetzt eine Liste der zur Verfügung stehenden Datentabellen. Wählen Sie die erste Tabelle Seitenkopf.
(i) Rechts daneben können Sie auswählen, welches Datenfeld aus der Tabelle Schulköpfe erscheinen soll. Wählen Sie das Feld Text.
(j) Markieren Sie jetzt das RBDBRichText-Feld, klicken Sie dann mit der
rechten Maustaste und wählen Sie die Option Properties.
(k) Im folgenden Fenster stellen Sie sicher, dass die Option Merge Enabled angekreuzt ist.
(l) Um das Logo einzubinden, wählen Sie nun in der Mitte der Symbolleiste
das Symbol für DBImage-Felder.
(m) Fügen Sie mit einem Klick in den Kopfbereich ein solches DBImageFeld ein, positionieren Sie es und bringen Sie es auf eine ungefähr
ausreichende Größe.
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Hinweis: Eine für Ihre Formulare sinnvolle Größe der einzubindenden Logos
sollten Sie schon bei deren Erstellung berücksichtigen. Logos in Wappenform etwa sollten 150x150 Pt. nicht überschreiten. Natürlich kann man
auch die Ausgabegröße in SchILD-NRW festlegen, riskiert dabei aber eine
Verschlechterung der Ausgabequalität.
(n) Wählen Sie nun aus der Tabelle Seitenkopf das Feld Logo.
(o) Wählen Sie die Vorschau und lassen Sie sich das Formular anzeigen.
(p) Speichern Sie im Entwurfsmodus das Formular in einem Verzeichnis
Ihrer Wahl ab.
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SchILD-NRW und Office
4
Einfache Listen ergänzen und aufarbeiten
4.1
Ergänzen weiterer Datenfelder mit Hilfe des Feldassistenten
Ein zweiter Weg beim Ergänzen und Bearbeiten einfacher Formulare und
Listen ist der sogenannte Feldassistent. Bei diesem Verfahren können Sie
im Gegensatz zum Berichtsassistenten Daten aus mehreren Datenquellen
im gleichen Formular verwenden!
Natürlich können Sie mit diesem Verfahren auch komplett neue Berichte
erstellen.
Ein Formular soll nun durch die sogenannte Notfallnummer ergänzt werden. Diese Nummer wird in SchILD-NRW in den Erzieherdaten vorgehalten
und steht deshalb über die Datenquelle Schueler nicht zur Verfügung.
(a) Öffnen Sie zunächst im Report-Explorer das gewünschte Formular.
(b) Um mit Hilfe des Feldassistenten Datenfelder einzufügen, wählen Sie
nun im Menüpunkt Ansicht - Werkzeugleiste die Option Feldassistent.
Hinweis: Praktischerweise blenden Sie unter Ansicht stets alle Möglichkeiten bis auf Berichtsbaum und Feldassistent ein. So stellen Sie sicher, dass
Sie immer alle Funktionsmöglichkeiten im Zugriff haben.
Zur Bedeutung der anderen Elemente in der Werkzeugleiste vgl. Kapitel 8.
Der Feldassistent - den Sie in der Abbildung unten sehen - bietet in seinem oberen Fenster alle in SchILD-NRW zur Verfügung stehenden Datenquellen an, die durch Klicken ausgewählt werden.
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Im unteren Fenster werden dann die jeweiligen Datenfelder angeboten.
Die Datenfelder können durch Anklicken und Verschieben in jeden Teilbereich des Formulars eingesetzt werden
Beim Einsetzen werden die Feldbezeichner übernommen, sie hängen am
Datenfeld. Nach dem Einfügen kann man Datenfeld und Bezeichner einzeln
positionieren.
(c) Fügen Sie nun mit Hilfe des Feldassistenten das Datenfeld AllgAdrTelefon1 aus der Datenquelle AllgemeineAdressen in den Datenbereich des neuen Formulars ein.
(d) Wählen Sie dazu zuerst im oberen Bereich des Feldassistenten die
Datenquelle und dann im unteren Bereich das Datenfeld.
(e) Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Datenfeld in den Detailbereich des Formulars.
(f) Trennen Sie nun Datenfeld und Bezeichner, indem Sie an eine beliebige
Stelle des Formulars klicken. Verschieben Sie dann den Feldbezeichner
AllgAdrTelefon1 in den Kopfbereich.
(g) Mit Hilfe der Formatierungsfunktionen können alle Elemente des
Formulars einzeln oder in Gruppen, auch bereichsübergreifend, angeordnet werden.
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Hinweis: Sollten diese Symbole bei Ihnen in der Menüleiste zunächst nicht
zur Verfügung stehen, so blenden Sie mit der Funktion Ansicht Werkzeugleiste alle Leisten mit Ausnahme des Feldassistenten und des Berichtsbaumes - diese beiden haben besondere Funktionen – ein.
(h) Ein Klick mit der rechten Maustaste auf ein Element des Formulars öffnet ein weiteres Auswahlmenü.
Über dieses Menü sind eine Reihe
von unterschiedlichen Funktionen
erreichbar.
Für unsere einfache Liste sind nur
einige Funktionen von Belang.
Position entscheidet über die
Lage und Größe des Elementes im
Formular.
Anzeigeformat ermöglicht eine
formatierte Anzeige, ist aber nur
in ganz bestimmten Fällen sinnvoll.
(i) Kontrollieren Sie mit Position die Höhe der einzelnen Elemente unserer Liste und gleichen sie ggf. an!
(j) Klicken Sie danach auf die Reiterkarte Vorschau.
(k) Sie erhalten nun eine Bildschirmausgabe des geänderten Formulars mit
den in SchILD-NRW ausgewählten Schülern
(l) Über Datei – Speichern unter kann das Formular im Entwurfsmodus
nun unter einem von Ihnen gewählten Dateinamen in einem von Ihnen
gewählten Verzeichnis abgespeichert werden.
02.05.2003 - Entwurf -
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4.2
Einfügen eines Datensatzzählers
Ein ganz wichtiges Element vieler Listen ist ein Datensatzzähler. Er ermöglicht eine nummerierte Ausgabe von Listen. Einen solchen Datensatzzähler
einzufügen, ist in SchILD-NRW kein großes Problem.
(a) Öffnen Sie mit dem Report-Explorer eine Liste, die Sie mit einem
Datensatzzähler ausrüsten möchten.
Im Datenbereich soll links ein Zähler eingefügt werden, im Kopfbereich
eine entsprechende Bezeichnung.
(b) Schaffen Sie zunächst Platz im Formular, indem Sie sowohl im Kopfwie im Detailbereich die vorhandenen Felder nach rechts verschieben.
Korrigieren Sie ggf. die Größe, bzw. löschen Sie nicht benötigte Felder.
(c) Klicken Sie nun mit der Maus auf das grüne Rechnersymbol in der
Mitte der Symbolleiste.
Damit wählen Sie für den Einbau in das Formular den Feldtyp DBCalc, der
aus dem Formular berechnete Ausgaben wie Zähler, Minimal- und Maximalwerte sowie Summen etc. ermöglicht.
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(d) Nun klicken Sie links neben dem ersten Datenfeld in den Datenbereich
hinein. Damit fügen Sie das DBCalc-Feld ein.
(e) Zunächst trägt diese Feld die Bezeichnung Summe. Lassen Sie es
markiert, und klicken Sie dann mit rechten Maustaste. Es öffnet sich
ein Ausrollmenü.
(f) Die dritte Option Berechnungen ermöglicht die Festlegung, welche Art
von Berechnung durchgeführt werden soll. Wählen Sie Laufender
Zähler und bestätigen Sie die Auswahl mit OK .
(g) Nun müssen Sie noch eine Spaltenüberschrift festlegen. Fügen Sie dazu ein Textlabel in den Kopfbereich ein und benennen Sie dieses mit
lfd.Nr.
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(h) Anschließend bringen Sie die neu eingefügten Felder lfd.Nr und laufender Zähler auf die richtige Größe und in die passende Position.
(i) Nun können Sie die Liste über den Reiter Vorschau oder das Vorschausymbol in der Symbolleiste mit Inhalten füllen und ausdrucken.
(j) Erfüllt die Liste Ihre Ansprüche, so speichern Sie sie ab.
4.3
Sortierter Ausdruck von Formularen
Gelegentlich ist es sinnvoll, eine Liste nach bestimmten Kriterien sortiert
ausdrucken zu lassen, um z.B. Mädchen und Jungen in der Liste voneinander abzusetzen.
Dies geschieht in SchILD-NRW durch eine Festlegung der Sortierreihenfolge
vor dem Ausdrucken.
(a) Klicken Sie in der Symbolleiste von SchILD-NRW auf das SortierSymbol.
(b) Sie bekommen ein Fenster angezeigt, mit dessen Hilfe Sie die Reihenfolge der Sortierung in SchILD-NRW festlegen können. Voreingestellt
ist die Sortierung nach Klasse, Name, Vorname.
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Hinweis: Diese Reihenfolge gilt solange, bis eine neue Reihenfolge festgelegt wird. Kontrollieren Sie deshalb zunächst immer die Sortierreihenfolge,
wenn Sie bei Ausdrucken von Listen überraschende Ergebnisse bekommen.
Im linken Teil des Fensters werden Ihnen die verfügbaren Felder angeboten, nach denen Sie sortieren können. Mit Pfeil oder Doppelpfeil können
einzeln oder alle Felder entweder ausgewählt oder zurückgestellt werden.
Die Sortierung ist hierarchisch aufgebaut. Sie können deshalb mit den
Pfeilen unter dem Feld die Reihenfolge verändern.
Zudem können Sie die Sortierreihenfolge aufsteigend oder absteigend
festlegen.
(c) Entfernen Sie das Feld Vorname aus der Sortierreihenfolge. Wählen
Sie die Felder Klasse, Geschlecht und Name aus und lassen Sie die
Sortierung auf aufsteigend. Übernehmen Sie durch einen Klick diese
Auswahl.
(d) Rufen Sie nun eine beliebige Liste auf und lassen Sie die Vorschau
anzeigen.
4.4
Gruppierter Ausdruck von Formularen
In vielen Fällen ist es sinnvoll, einen Ausdruck nach Gruppierungsmerkmalen ausgeben zu können. Sollen Klassenlisten z.B. jeweils auf einem eigenem Blatt ausgedruckt werden, dann kann man das erreichen, indem man
in SchILD-NRW zunächst nach Klassen filtert. Eleganter ist es aber, dem
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Formular eine Eigenschaft zu geben, die automatisch einen Ausdruck nach
einer bestimmten Gruppierung hervorruft.
Mit Hilfe des Reportdesigners ist es sehr einfach, ein Formular so zu verändern, dass bei jeder neuen Klasse ein neues Blatt gedruckt wird.
(a) Öffnen Sie eine beliebige Klassenliste.
(b) Wählen Sie in der Menüzeile die Option Bericht und klicken Sie dann
auf Gruppen.
(c) Es öffnet sich das folgende Auswahlfenster.
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(d) In diesem Fenster können Sie zunächst einmal im oberen Bereich ein
Gruppierfeld auswählen. Wählen Sie in diesem Fall das Feld Schueler_Klasse. Dann legen Sie fest, dass ein Umbruch stattfinden soll,
wenn sich das Inhalt des Datenfeldes ändert, und dass der Umbruch zu
einem Seitenwechsel führen soll.
(e) Nun rufen Sie die Druckvorschau auf und Sie können feststellen, dass
immer dann ein neues Blatt gedruckt wird, wenn sich die Klasse ändert.
(f) Speichern Sie das Formular
nun ab und drucken Sie sie dann für
mehrere Klassen in der Vorschau aus.
(g) Sicher ist Ihnen aufgefallen., dass zwar für jede Klasse eine eigene
Liste gedruckt wird, die Nummerierung aber immer noch durchgeht.
(h) Wir müssen dazu dem DBCalc-Feld laufender Zähler eine zusätzliche
Eigenschaft geben. Wählen Sie die Entwurf-Ansicht und aktivieren
Sie das Feld laufender Zähler im Detailbereich. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste und öffnen Sie die Option Berechnungen.
(i) Da wir inzwischen das Formular als gruppiertes Formular definiert haben, bietet das Fenster eine weitere Option.
(j) Im unteren Auswahlbereich wählen Sie nun das Gruppenmerkmal
(0) Klasse aus, bei dessen Wechsel der Zähler zurückgesetzt werden
soll.
(k) Die Vorschau zeigt Ihnen an, dass ab sofort jede Klasse mit der
Nummerierung neu beginnt.
Hinweis: Anders als Sortiermerkmale werden Gruppenmerkmale im Formular gespeichert. Sortiermerkmale aus SchILD-NRW haben allerdings eine
höhere Priorität, was dazu führen kann, dass trotz korrekter Gruppierung
des Formulares keine vernünftige Gruppierung der Ausgabe erfolgt. In solchen Fällen immer zunächst die Sortierung in SchILD-NRW überprüfen!
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Seite 4-9
4.5
Der Einbau von Systemvariablen
Häufig werden in einem Formular Informationen benötigt, die aus dem System entnommen werden müssen. Das sind z.B. Angaben zum Erstellungszeitpunkt, Seitenzahlen u.ä. Einige dieser Variablen stehen im
SchILD-NRW-Reportdesigner auf Knopfdruck zur Verfügung und sind ganz
einfach einzubauen.
Systemvariable
(a) Öffnen Sie eine beliebige Liste, die noch keine Systemvariablen enthält.
(b) Im Fußbereich sollen das Erstellungsdatum sowie die Seitennummerierung angegeben werden.
(c) Wählen Sie nun durch Klick auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste eine Systemvariable aus und positionieren Sie diese im Fußbereich. Über die Auswahlliste entscheiden darüber, welche Systemvariable Sie einsetzen wollen.
Auswahlliste
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(d) Fügen Sie rechts die Seitenzahl und links das Druckdatum ein.
(e) Drucken Sie über die Vorschau das Dokument auf den Bildschirm aus.
4.6
Verwenden von graphischen Elementen
Beim Erstellen von einfachen Listen mit Hilfe des Berichtsassistenten sind
Ihnen verschiedene Layouttypen angeboten worden. Jeder Layouttyp basiert auf einer Reihe von Layoutelementen, die Sie natürlich auch einzeln
und nach eigenen Vorstellungen verwenden können. Im Folgenden werden
einige Möglichkeiten aufgezeigt.
4.6.1 Linienelemente
Die einfachste Art, Listen überschaulicher zu gestalten, ist die Verwendung
von Linienelementen zur optischen Abtrennung der einzelnen Datensätze.
Sie finden diese Elemente in der Menüleiste des Reportdesigners.
(a) Öffnen Sie eine Liste Ihrer Wahl.
Linienelemente
(b) Klicken Sie auf das Linienelement und aktivieren Sie es damit. Fügen
Sie es an der gewünschten Stelle in das Formular ein. In diesem Fall
empfiehlt sich die Position direkt unterhalb des Datensatzes
Linienelement
(c) Klicken Sie nun mit der
rechten Maustaste, während
das Linienelement noch
markiert ist. Es öffnet sich
ein weiteres Menü.
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(d) Wählen Sie hier den Punkt Breite der Stammkomponente. Damit
wird die Linie exakt so breit wie das Formular und Sie können den Effekt in der Vorschau überprüfen.
4.6.2 Formenelemente
Neben den Linienelementen sind die Formenelemente (Shapes) wichtige
Layoutmittel.
Formenelemente
Hier handelt es sich um verschiedene Grundformen wie Dreiecke, Rechtekke oder Kreise, die variabel in Form und Farbe zur Gestaltung der Formulare eingesetzt werden können. Wie bei allen anderen Elementen werden
die Formelemente durch Anklicken ausgewählt und dann platziert.
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Hat man ein Formelement im Formular platziert, so wird im Eingabefenster
ein Auswahlfenster aktiv, das die Auswahl verschiedener Formen ermöglicht.
(a) Wählen Sie ein beliebiges Formular, das Sie mit Formelementen optimieren wollen.
(b) Aktivieren Sie die Auswahl für Formelemente und fügen Sie ein solches
Element, z.B. ein gerundetes Rechteck im Kopfbereich, ein.
(c) Legen Sie nun das neue Formelement über das Textelement mit der
Bezeichnung „Neuer Bericht“. Drücken Sie anschließend die rechte
Maustaste und schieben Sie das Formelement in den Hintergrund.
(d) Dem Textelement geben Sie die z.B die Schriftfarbe weiss und dem
Formelement die Füllfarbe oliv.
(e) Über die Vorschau lassen Sie sich das Dokument anzeigen.
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4.6.3 Gitterelemente
Neben den Linien- und Formenelementen sind noch zwei weitere Layoutelemente für die Listengestaltung von Interesse. Dies sind Tabellenelemente, die es als feste und flexible Elemente gibt. Sie finden Sie in der Menüleiste.
flexibles Gitterelement
festes Gitterelement
Eine Liste, in die man Einträge vornehmen kann, z.B. eine Milchgeldliste,
zeigt eine einfache Anwendung solcher Elemente.
(a) Rufen Sie eine beliebige Liste auf oder erstellen Sie eine neue Liste, die
nur Name und Vorname enthält.
(b) Wählen Sie aus der Menüleiste den Knopf für feste Gitterelemente
(SimpleGrid) und positionieren Sie ein solches Element in den Detailbereich.
(c) Über Position bringen Sie das Element auf die richtige Größe. Achten
Sie auf die gleiche Höhe wie bei den Textlabeln Vorname und Name.
(d) Die Funktion ColCount ermöglicht eine Angabe, in wieviele Spalten
dieses Feld aufgeteilt werden soll. Wählen Sie z.B. 10 Spalten.
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(e) Dehnen Sie anschließend durch Ziehen am mittleren rechten Begrenzer das Feld nach rechts bis zum Ende des Formulars.
(f) Nun können Sie dieses fertige Element über Kopieren – Einfügen in
der gleichen Größe und Anordnung in den Kopfbereich kopieren und
durch Einfügen von Textlabeln entsprechende Überschriften vergeben.
Hinweis: Bei den flexiblen Gitterelementen lassen sich zusätzlich die einzelnen Spaltenbreiten pixelweise definieren.
Insgesamt sind hier der Gestaltungsfreiheit kaum Grenzen gesetzt. Eine
wertvolle Hilfe in diesem Zusammenhang ist das in Deutsch mit dem Programm mitgelieferte Report-Builder-Training („Endbenützer-Anleitung für
das Erstellen von Berichten“), die Sie sich ausdrucken lassen können, wenn
Sie der optischen Gestaltung Ihrer Formulare gesteigerten Wert zukommen
lassen wollen.
4.7
Bedingungen in Formulare einbauen
Jetzt wird es etwas komplizierter. Grundsätzlich ist es in SchILD-NRW bei
der Reporterstellung möglich, Felder so zu programmieren, dass sie sich
gemäß einer Programmieranweisung verhalten. Es bedarf dazu allerdings
einer vertieften Kenntnis des Reportdesigners und eines Grundverständnisses an Programmiertechnik.
Wir beschränken uns deshalb an dieser Stelle auf einige ganz einfache Beispiele.
4.7.1 Ausgabe von m/w als Geschlechtsmerkmal
In vielen selbsterstellten Listen erscheinen bei der Ausgabe des Geschlechtes die Ziffern 3 für männlich und 4 für weiblich. Das kann und soll
so natürlich nicht bleiben.
(a) Öffnen Sie ein Formular, das im Detailbereich Angaben über das Geschlecht des Schülers enthält. (Ggf. entwerfen Sie ein solches Formular).
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(b) Merken Sie sich die Bezeichnung des Labels, das die Geschlechtsangabe enthält. (Diese Information finden Sie links unten im Reportdesigner, wenn das entsprechende Feld aktiviert ist.)
(c) Wählen Sie die Reiterkarte Berechnungen. Klicken Sie in der Menüzeile auf Ansicht und wählen Sie Ereignisse.
Hinweis:
Die
Bezeichnung
der Label wird
bei der Erstellung der Formulare
automatisiert vergeben.
Es kann also in
jedem Fall eine
andere Labelnummerierung
vorkommen.
Wichtig ist nur,
dass man das
richtige zu programmierende
Label auswählt.
Sie sehen nun ein mehrteiliges Fenster. Links oben werden die einzelnen
Elemente Ihres Berichtes angezeigt und rechts oben die Ereignisse, die
definiert werden können.
Links unten werden die Programmierbedingungen in der internen Programmiersprache eingegeben und rechts unten können sie verschiedene
Programmierelemente auswählen, um sie links einzufügen.
(d) Zunächst suchen Sie das Textlabel, das programmiert werden soll.
Klicken Sie im linken oberen Fenster auf DBText9 im Bereich Detail.
(e) Nun muss die Aktion ausgewählt werden. Klicken Sie im rechten oberen Fenster auf OnGetText.
(f) Klicken Sie nun in das linke untere Fenster. Es erscheint ein Programmiergerüst und das Feld oben neben OnGetText wird rot.
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(g) Die Definitionszeile der Prozedur wird je nach gewählter Aktion automatisch gebildet, ebenso begin und end. Zwischen begin und end
muss nun der Programmiercode eingetragen werden.
(h) Tragen Sie diesen Text zwischen begin und end ein. Danach klicken
Sie wieder in das rechte obere Fenster. Der Rechner überprüft den
Programmcode und färbt dann das Feld neben OnGetText grün, der
Code ist syntaktisch einwandfrei.
(i) Wählen Sie nun die Reiterkarte Vorschau und lassen Sie sich die Liste
anzeigen.
Dort, wo vorher eine Zahl als Geschlechtsmerkmal auftauchte, erscheint
nun das w, bzw. das m.
4.7.2 Angabe des aktuellen Schulhalbjahres
Weitere Beispiele
für fortgeschrittene
Formularentwicklung und Prozeduren finden Sie
in den Kapiteln 6
und 7
Die Angabe des jeweils aktuellen Schulhalbjahres ist ebenfalls eine oft benötigte Information bei der Ausgabe von Listen und Formularen. Die erforderliche Programmierbedingung ist schon relativ kompliziert und soll an
dieser Stelle nicht ausführlich erklärt werden.
Es ist aber möglich, mit Hilfe der Windows-Zwischenablage fertig programmierte Module mit einigen wenigen Mausclicks in ein Formular einzubauen. Zunächst benötigen Sie den entsprechenden Programmiercode.
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Hinweis: In vielen der mitgelieferten, aber noch mehr der im Internet bereitgestellten Formulare, finden Sie programmierte Label. Sie können den
Inhalt einer solchen Programmierbedingung über STRG+C kopieren und
über STRG+V in das Formular einbauen.
Das erspart das Eingeben der Programmierbedingung und minimiert die
damit verbundene Fehlerquelle in der Syntax, funktioniert allerdings nicht
mit kompletten Prozeduren, sondern nur mit deren Inhalt.
(a) Öffnen Sie ein Formular, das die Angabe des aktuellen Schulhalbjahres
enthält, z.B. das Formular „Hausaufgabenliste“
(b) Das Halbjahr ist in der Variablen1 abgelegt, gehen Sie in den Modus
Berechnungen und klicken Sie auf das Element Variable1, das als
programmiertes Element in grün dargestellt ist.
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(c) Kopieren Sie den Inhalt des unteren Fensters zwischen Var a... und
...end; mit Hilfe der Windows-Zwischenablage STRG+C.
(d) Öffnen Sie nun das Formular, in das Sie die Angabe des aktuellen
Schulhalbjahres einbauen wollen.
(e) Wählen Sie aus der Menüzeile ein Variablenelement aus und platzieren Sie es an geeigneter Stelle im Kopfbereich.
Variablenelement
(f) Gehen Sie in den Modus Berechnungen
riable1.
und aktivieren Sie die Va-
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(g) Wählen Sie unter Ereignisse im rechten oberen Fenster das Ereignis
OnGetText.
(h) Fügen Sie nun über die Zwischenablage mit STRG+V den Inhalt der
Programmieranweisung unterhalb der Prozedurvereinbarung ein.
(i) Gehen Sie in den Vorschaumodus und lassen Sie sich das Formular
mit dem aktuellen Schulhalbjahr anzeigen.
Hinweis: Dies waren einfache Programmierbedingungen. Auf ähnliche Art
und Weise können z.B. die Anrede nach Geschlecht, die Auswahl
Sohn/Tochter und ähnliches programmiert werden. Auch wesentlich komplexere Programmierbedingungen sind möglich und für viele Zwecke sogar
notwendig. Beispiele für solche Prozeduren finden Sie in Kapitel 7.
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Werkzeugleisten
5
Obwohl SchILD-NRW vollkommen ohne ein zusätzliches Textverarbeitungsprogramm auskommt, lässt es doch eine Zusammenarbeit mit Officeprogrammen zu. Sie können z.B. mit Word erstellte Serienbriefe mit einer
Steuerdatei aus SchILD-NRW kombinieren, oder aber in Word erstellte
Briefe und Bescheinigungen komplett in SchILD-NRW integrieren.
5.1
Erzeugen der Datei datentra.doc
Im alten SchILD haben die meisten Formulare die Steuerdatei datentra.doc
benutzt. Wollen Sie diese alten Formulare weiterbenutzen, so können Sie
mit SchILD-NRW auf einfache Art und Weise eine solche Steuerdatei erzeugen.
(a) Wählen Sie: Druckausgabe / Report-Explorer aufrufen.
(b) Klicken Sie das Verzeichnis Verschiedenes an. Im rechten Fenster
klicken Sie auf erzeugt_datentra_doc .
(c) Klicken Sie nun auf das Drucksymbol.
(d) Aktivieren Sie In Datei drucken (Häkchen).
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Werkzeugleisten
(e) Klicken Sie auf die drei Punkte ... hinter Wohin: und wählen Sie das
Verzeichnis, in dem die Word-Steuerdatei liegen soll. Z.B.: C:\Eigene
Dateien. Klicken Sie dann auf OK.
Nun wird eine Datei erzeugt, die als Datenquelle für die Serienbrieffunktion
von Word benutzt werden kann. Diese können Sie mit den in Ihrem Textverarbeitungsprogramm üblichen Instrumenten als Steuerdatei einbinden.
Hinweis: Dieses Verfahren kann nur ein Hilfsverfahren sein. Zunächst einmal müssen Sie vor dem Erzeugen der datentra.doc eine Filterung nach der
für den Ausdruck vorgesehenen Klasse durchführen, da sonst der Ausgabevorgang sehr lange dauert. Zum zweiten ist die Steuerdatei natürlich nur
zum Zeitpunkt der Erzeugung aktuell, so dass sie jedesmal neu bereitgestellt werden muss.
5.2
Erzeugen beliebiger Steuerdateien
Wesentlich praktischer funktioniert eine andere Möglichkeit, Steuerdateien
für die Textverarbeitung zu erstellen, bzw. Schülerdaten für andere Officeprogramme zur Verfügung zu stellen.
(a) Wählen Sie in der Menüzeile die Option Datenaustausch und klicken
Sie dann auf Text-Dateien.
(b) Sie sehen ein recht umfangreiches Fenster, in dem verschiedene Optionen ausgewählt werden müssen.
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Werkzeugleisten
(c) Im oberen Auswahlfenster können Sie die Datenquelle einstellen.
Wählen Sie hier Schüler.
(d) Sie erhalten eine Liste der verfügbaren Datenfelder und können diese
einzeln oder in Gruppen in das rechte Auswahlfenster übernehmen.
Die Export-Optionen können Sie in der Regel so eingestellt lassen, es
sei denn, Ihr Officeprogramm erfordert andere Einstellungen. Setzen
Sie ein Häkchen am Feld Feldbeschreibung in erster ..., damit in der
Steuerdatei entsprechende Bezeichner vorhanden sind. Geben Sie einen Namen für die Steuerdatei ein und wählen Sie das passende Verzeichnis. Ein Klick auf Export starten legt die Datei an. So können Sie
auf einfache Weise z.B. Schülerdaten in eine Excel-Tabelle exportieren
oder als Steuerdatei für Ihr Textverarbeitungsprogramm nutzen.
(e) Mit Als Vorlage speichern können Sie die hier getroffenen Voreinstellungen für spätere Zwecke sichern. Diese Vorlagen können Sie natürlich zurückladen, indem Sie auf Vorlage klicken und die entsprechende Vorlage auswählen.
5.3
Einbinden von Word-Formularen in SchILD-NRW
Selbst fertige Word-Formulare lassen sich komplett nach SchILD-NRW
übernehmen. So können Sie einen Serienbrief, den Sie in Word erstellt haben, auch als Formular in SchILD-NRW übernehmen. Der Aufwand ist allerdings teilweise beträchtlich.
(a) Dokumente, die nach SchILD-NRW importiert werden sollen, müssen
im sog. RichTextFormat, also als rtf-Datei, vorliegen. Öffnen Sie also
zunächst das gewünschte Formular in Word und speichern sie es sofort
wieder als Dokumenttyp RichTextFormat ab.
(b) Wählen Sie nun den Reportdesigner und legen Sie einen neuen leeren
Bericht an.
(c) Deaktivieren Sie über Bericht die Optionen Kopf und Fuß und vergrößern Sie den Detailbereich so, dass er eine ganze Seite umfasst.
Hinweis: das Vergrößern des Detailbereiches kann etwas mühselig sein, da
man mehrfach den Scroll-Balken einsetzen muss. Achten Sie darauf, dass
die Ansicht Lineale eingeschaltet ist, damit auch die korrekte Seitenhöhe
eingestellt werden kann!
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Werkzeugleisten
Detailbereich mehrfach
vergrößern
Scrollbalken mehrfach einsetzen
(d) Nun fügen Sie ein RBRichText-Element mit Hilfe der Symbols aus dem
rechten Teil der Symbolleiste ein.
RBRichText-Feld
(e) Vergrößern Sie das RBRichText-Feld so, dass es das ganze Formular
einnimmt, abzüglich der gewünschten Seitenränder.
(f) Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in das Feld hinein. Es öffnet sich ein Ausrollmenü.
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Werkzeugleisten
(g) Nun klicken Sie mit der linken Maustaste auf Properties. Das RichText-Feld wird geöffnet und Sie könnten z.B. nun Text eintragen und
gemäß Ihren Vorstellungen formatieren.
(h) Statt Text einzutragen, wollen wir nun das Formular laden, das nach
SchILD-NRW übernehmen werden soll. Klicken Sie auf Load und wählen Sie im darauffolgenden Dialog die gewünschte Datei, z.B wie folgt,
aus.
Hinweis: Dieses Fenster ist leider untergelagert und kann deshalb unter
Umständen nicht bearbeitet werden. Verkleinern Sie bitte vorher das zuvor
angezeigte Fenster oder verschieben Sie es an den Rand des Bildschirms.
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Werkzeugleisten
(i) Der Inhalt der Datei wird formatiert in das RichText-Feld übernommen.
Nun müssen wir noch die Seriendruckfelder austauschen.
Hinweis: Die Feldbezeichnungen wie auch die Schreibweise der Datensatzfelder unterscheiden sich grundlegend von denen in WinSchILD.
(j) Markieren Sie das erste Seriendruckfeld Ihrer Vorlage , z.B. «ErzieherName» und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste. Wählen Sie
die Option Merge Field.
(k) Nun müssen Sie unter Data Pipeline die Datenquelle Erzieher auswählen und dann unter Field das entsprechende Datenfeld Name1. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
(l) Den gleichen Vorgang wiederholen Sie mit allen in der importierten
Vorlage vorkommenden Datenfeldern.
(m) Bestätigen Sie alle Änderungen durch einen Klick auf Commit Edits.
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Werkzeugleisten
(n) Bevor Sie das Formular ausdrucken können, muss noch eine weitere
Option eingestellt werden. Klicken Sie im Fenster RichText1 – Properties auf Other Properties und stellen Sie sicher, dass die Optionen Enabled, Merge Enabled und Show Merge Fields angeklickt
sind.
(o) Speichern Sie das Formular.
Hinweis: Sie stellen an dieser Stelle sicherlich fest, dass der Vorgang des
Übernehmens von Word-Formularen nach SchILD-NRW ziemlich arbeitsaufwändig ist. Außerdem werden über das rtf-Format nicht alle vorhandenen Formatierungen übernommen, sodass unter Umständen das Ergebnis
nicht vollständig den Erwartungen entspricht.
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Teil 3: Arbeiten mit Reports Handreichung zum - SVWS-NRW

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