Anwenderbericht Volksbank Dortmund-Nordwest eG

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Outsourcing als Königsweg
in der Volksbank Dortmund-Nordwest eG //
Kernkompetenzen stärken durch den Personalabrechnungsservice von Ratiodata
„Wir wollen unsere Bank für die Zukunft
stets innovativ aufstellen“, so formuliert
Ralf Schildhauer, Leiter der Bereiche
Personal und Unternehmenssteuerung
bei der Volksbank Dortmund-Nordwest
eG, das Ziel seines Instituts. Seit dem
Frühjahr 2010 ist man der Zukunft wieder ein Stück näher gekommen: Durch
Nutzung des Personalabrechnungsservices der Ratiodata hat die Bank
ihre Abläufe in der Marktfolge deutlich
optimieren können. Personalprozesse
laufen heute besser, schneller und vor
allem kostengünstiger ab.
Die Arbeit mit dem Abrechnungssystem PAISY ist für die Beschäftigten der
Personalabteilung der Volksbank Dortmund-Nordwest eG wahrlich nichts
Neues. Viele Jahre lang bedienten sie
selbst die von der Ratiodata zur Verfü-
gung gestellte und im Rechenzentrum
der Ratiodata gehostete Lösung. Alles,
was ein Lohn- und Gehaltsbüro erledigt, übernahmen dabei die Personaler der Bank, vom Einpflegen bei Neueinstellungen oder Kündigungen über
Änderungen der Steuerklasse von Angestellten bis zur Anpassung an neue
Tarifvereinbarungen oder Gesetzesvorschriften.
Das Ganze lief nach dem 4-Augen-Prinzip ab: Eine Kollegin aus der Personalabteilung pflegte die Daten über
die Eingabefunktion ein, es wurde ein
Änderungsprotokoll in Listenform erstellt, welches Ralf Schildhauer nochmals über die Anzeigefunktion kontrollierte und mit den Eingabebelegen
abglich. Oft musste in unklaren Fällen auch noch der telefonische
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Support von Ratiodata bemüht werden, um zu klären, wie eine bestimmte
Eingabe zu tätigen oder eine neue Gesetzesvorschrift zu berücksichtigen
ist. Regelmäßige Besuche der PAISYSchulungsseminare der Ratiodata ergänzten die Aktivitäten der Angestellten im Personalbereich.
Prozesse im Personalbereich
optimiert
Im Zuge einer Neuausrichtung hat die
Volksbank die Prozesse im Bereich der
Personalverwaltung einer kritischen
Prüfung unterzogen. Der Schluss: Im
Bereich der Personalprozesse ist ein
Outsourcing auf jeden Fall vorteilhaft.
„Die Lohnsachbearbeitung gehört definitiv nicht zur Kernkompetenz einer
Bank“, sagt Ralf Schildhauer, „dies
sollte man getrost externen Spezialisten überlassen, die dies schneller,
besser und vor allem kostengünstiger
www.ratiodata.de
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Personalabrechnungsservice //
Outsourcing festzulegen. Eine Kollegin von Ratiodata kümmerte sich dann
vier Monate lang intensiv um die Betreuung der Bank. Ihr Arbeitseinsatz
und die fachkompetente Betreuung
überzeugten und so entschied man
sich zur Vertragsverlängerung auf unbestimmte Zeit.
Ralf Schildhauer, Bereichsleiter Personalund Unternehmenssteuerung, Volksbank
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erledigen können.“
So kam die Bank Ende November 2009
auf Ratiodata zu und bat um Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung.
„Für uns war es selbstverständlich,
als Mitglied der genossenschaftlichen
FinanzGruppe auch bei Ratiodata zu
bleiben. Schließlich hatten wir in den
Jahren zuvor bereits sehr gute Erfahrungen mit dem Dienstleister beim
Hosting und Support unseres PAISYSystems gemacht.“ Und Ratiodata,
so wusste man, bietet zudem einen
Personalabrechnungs-Service (P-Service) im Outsourcing-Betrieb an.
Dabei werden der Bank nicht nur Anwendung und Serverplatz zur Verfügung gestellt, sondern Ratiodata
er­
ledigt zusätzlich die komplette Abrechnung in PAISY. Der Vorteil für die
Personalmitarbeiter/innen in der Bank:
Das Vornehmen von Eingaben, Starten
der Gehaltsabrechnungsläufe und Aneignen des erweiterten und speziellen
Know-hows ist nicht mehr notwendig.
Outsourcing im temporären
Betrieb testen
Mitentscheidend für Ralf Schildhauer
war, dass er die Unterstützungsleistung zunächst temporär testen konnte, ohne sich gleich verbindlich auf ein
Heute gibt die Volksbank Dortmund-­
Nordwest eG alle das Personalwesen
betreffenden Unterlagen sofort an Ratiodata weiter – Gehaltsveränderungen
oder Lohnsteueränderungen per Fax
oder E-Mail. Bescheinigungen für die
Kranken- oder Familienkasse, welche
mit Angestellten-Daten aufgefüllt und
an den Versicherungsträger weitergegeben werden müssen, gehen per Post
an die externe Personalstelle. Das PService-Team übernimmt dann die anfallenden Routinearbeiten, trägt Lohn­
steuerkarten-Änderungen in PAISY ein,
legt neue Mitarbeiter an u. v. m.
Auch vertrackte Sozialversicherungsangelegenheiten kann der Ratiodata
P-Service schneller bearbeiten als die
Bank, weil seine Mitarbeiter die jeweils
aktuelle Gesetzeslage kennen. Sie wissen zum Beispiel ad hoc, wie die korrekte Verschlüsselung, d. h. Zuordnung
der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile der SV-Beiträge zu erfolgen hat.
Die Personalabteilung in der Bank hat
mit solchen Sachverhalten nicht ständig zu tun und müsste die Neuheiten
jeweils neu und umständlich recherchieren – ein zusätzlicher Zeitaufwand, der den Bereich unnötig belastet.
Die Volksbank selbst hat die von der
Ratiodata getätigten Eingaben über die
Anzeigefunktion in PAISY@web stetig
im Blick. Der Zugriff erfolgt über den
bank21-Arbeitsplatz, und somit über
das GAD-Netz, auf das bei der Ratiodata gehostete System.
„Der Aufwand im Personalbereich hat
sich für uns durch das Outsourcing
massiv verringert“, freut sich Ralf
Schildhauer.
Wir müssen uns mit der Pflege des Personalsystems überhaupt nicht mehr beschäftigen, gewinnen dadurch Zeit und
können uns besser um Kernaufgaben
kümmern wie etwa die Mitarbeiterbetreuung.“ 25 Prozent seiner Arbeitskraft
spart jeder bisher mit dem PAISY-System Beschäftigte der Volksbank durch
das Auslagern der Tätigkeiten ein“,
schätzt der Personalbereichsleiter.
Perspektivisch will die Volksbank auch
ihre bis jetzt noch in Papier geführten
Personalakten von Ratiodata digitalisieren lassen. Bislang werden in die Papierakten Kopien aller an den P-Service
verschickten Dokumente eingeheftet.
„Derzeit stehen noch andere Projekte
auf derTagesordnung, aber auch darum
werden wir uns schon bald kümmern“,
kündigt Ralf Schildhauer an und skizziert damit einen weiteren Schritt der
Volksbank Dortmund-Nordwest eG in
Richtung Zukunft.
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