Menüleisten in MS-Office

Gestalten eigener Menüleisten in MS-Office 97/2000/XP/2003
In MS-Office können eigene (benutzerdefinierte) Menüsysteme erstellt werden. Weiterhin existiert
natürlich auch die Möglichkeit in das existierende (integrierte) Menüsystem einzugreifen oder auch eigene
Menüs in Symbolleisten einzubinden.
Achtung:
Die vom Nutzer durchgeführten Änderungen an den Einstellungen des Menüsystems werden in
spezifischen Dateien gespeichert.
Diese Änderungen sind nach einer Neuinstallation der entsprechenden Programme (z.B. bei Absturz oder
bei Beschädigung des Programms) nicht mehr verfügbar.
Andererseits sind die benutzerdefinierten Einstellungen auf einem anderen PC natürlich nicht vorhanden.
Deshalb ist es notwendig den Ort (Dateien und Ordner) zu kennen, wo diese Einstellungen gesichert sind.
Außerdem sollte man auch andere Methoden zur Nutzung und Sicherung benutzerdefinierter
Einstellungen kennen.
Das soll aber nicht der Inhalt dieses Beitrages sein, sondern soll als eigenständiges Thema behandelt
werden.
Inhaltsverzeichnis
1
Aufbau eines Menüsystems
2
Mögliche Änderungen eines Menüsystems
2.1
Eingreifen in das integrierte Menüsystem
2.1.1
Arbeiten mit den Menüleisten
2.1.2
Arbeiten in den Menüleisten
2.1.3
Arbeiten in den Menüs
2.2
Ergänzen der integrierten Menüleisten durch eigene Menüleisten
2.2.1
Arbeiten mit den Menüleisten
2.2.2
Arbeiten in den Menüleisten
2.2.3
Arbeiten in den Menüs
3
Gestalten benutzerdefinierter Menüsysteme
3.1
Aufrufen des Dialogfeldes „Anpassen“
3.2
Erstellen benutzerdefinierter Menüsysteme mithilfe des Dialogfeldes „Anpassen“
3.2.1
Erstellen eines neuen Menüs/Untermenüs
3.2.2
Anbinden von Makros an Menüsystemelemente
3.2.3
Löschen von Menüsystemelementen
3.2.4
Wiederherstellen veränderter integrierter Menüsystemelemente
3.2.5
Erstellen benutzerdefinierter Menüleisten in MS-ACCESS
3.3
Gestalten von Menüsystemelementen
3.4
Beispiele benutzerdefinierter Menüsysteme
Fieting, Olaf
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1
Aufbau eines Menüsystems
Wenn man mit Menüsystemen arbeiten möchte, muss klar sein, dass sie hierarchisch aufgebaut sind. In
dieser Hierarchie steht die Menüleiste an höchster Stelle.
Diese bestehen aus einer bestimmten Anzahl von Menüs, die wiederum Menüs oder auch Befehle
enthalten können.
Dabei muss zwischen
unterschieden werden.
Standardmenüleisten
(integrierte)
und
benutzerdefinierte
Menüleisten
In Abhängigkeit von der entsprechenden Anwendung existieren unterschiedliche Standardmenüleisten (in
Anzahl als auch Aussehen).
Anwendung
Standard-Menüleisten
MS-Word
Menüleiste
MS-EXCEL
Arbeitsblatt-Menüleiste
Diagramm-Menüleiste
2
MS-ACCESS
Menüleiste
MS-PowerPoint
Menüleiste
Mögliche Änderungen eines Menüsystems
Nicht alle im weiteren aufgeführten Möglichkeiten können mit „normalen“ integrierten Menüleisten erstellt
werden.
In diesem Fall sind Kenntnisse in der Programmierung mit Visual Basic for Applications (VBA) notwendig.
Auch das soll nicht Inhalt dieser Darlegungen sein, sondern soll als eigenständiges Thema behandelt
werden.
2.1
Eingreifen in das integrierte Menüsystem
An dieser Stelle muss zwischen der Arbeit mit den Menüleisten, in den Menüleisten und der Arbeit in den
Menüs unterschieden werden.
2.1.1 Arbeiten mit den Menüleisten
Fieting, Olaf
(a)
Verändern integrierter Menüleisten
(b)
Wieder herstellen einer integrierten Menüleiste nach vorgenommenen Änderungen
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2.1.2 Arbeiten in den Menüleisten
(a)
Einfügen benutzerdefinierter Menüs
(b)
Löschen integrierter oder benutzerdefinierter Menüs
(c)
Wieder herstellen integrierter Menüs
(d)
Umbenennen integrierter und benutzerdefinierter Menüs
(e)
Deaktivieren/Aktivieren integrierter und benutzerdefinierter Menüs
2.1.3 Arbeiten in den Menüs
2.2
(a)
Einfügen benutzerdefinierter Untermenüs
(b)
Löschen integrierter oder benutzerdefinierter Untermenüs
(c)
Wieder herstellen integrierter Untermenüs
(d)
Umbenennen integrierter oder benutzerdefinierter Untermenüs
(e)
Deaktivieren/Aktivieren integrierter oder benutzerdefinierter Untermenüs
(f)
Löschen der Dateiliste
(g)
Löschen der Fensterliste
(h)
Markieren/Demarkieren benutzerdefinierter Untermenüs (Häkchen)
Ergänzen der integrierten Menüleisten durch eigene Menüleisten
Das Ergänzen von Menüleisten betrifft natürlich auch das Einschließen eigener Menüs und Befehle. Auch
hier muss zwischen der Arbeit in den Menüleisten, der Arbeit mit den Menüleisten der Arbeit in den Menüs
und Untermenüs unterschieden werden.
Benutzerdefinierte Menüleisten (mit Ausnahme
Programmierung in VBA realisiert werden.
von
MS-ACCESS)
können
nur
mithilfe
2.2.1 Arbeiten mit den Menüleisten
Fieting, Olaf
(a)
Menüleisten einfügen
(b)
Menüleisten anzeigen
(c)
Menüleisten löschen
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der
2.2.2 Arbeiten in den Menüleisten
(a)
Einfügen benutzerdefinierter Menüs
(b)
Löschen benutzerdefinierter Menüs
(c)
Umbenennen benutzerdefinierter Menüs
(d)
Deaktivieren/Aktivieren benutzerdefinierter Menüs
2.2.3 Arbeiten in den Menüs
3
(a)
Einfügen benutzerdefinierter oder integrierter Befehle
(b)
Löschen eingefügter Befehle
(c)
Umbenennen von Befehlen
(d)
Deaktivieren/Aktivieren von Befehlen
(e)
Markieren/Demarkieren von Befehlen
Gestalten benutzerdefinierter Menüsysteme
Da es nicht die Aufgabe dieses Beitrages ist, Menüsysteme mithilfe der Programmierung in VBA zu
erstellen, wird hier nur auf die Möglichkeit mittels des Dialogfeldes „Anpassen“ eingegangen.
Das sollte auch die Aufgabe der Nutzer sein, die sich nicht der Programmierung hingezogen fühlen. Also
eine Aufgabe für den ganz normalen Anwender. Diese haben zwar nur eingeschränkte Möglichkeiten,
doch dafür können diese relativ einfach umgesetzt werden.
3.1
Aufrufen des Dialogfeldes „Anpassen“
Zum Aufrufen des Menüs "Anpassen" stehen folgende Varianten zur Verfügung.
Fieting, Olaf
(a)
"Ansicht" – "Symbolleisten" – "Anpassen"
(b)
"Extras" – "Anpassen"
(c)
Klick mit der rechten Maustaste in den Symbolleistenbereich und Auswahl des
Menüs "Anpassen".
(d)
Klick mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste oder die Menüleiste mit
anschließender Auswahl des Menüs "Anpassen".
(e)
Doppelklick in den Symbolleistenbereich, wodurch es zum direkten Aufrauf des
Dialogfelds "Anpassen" kommt.
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(f)
In der Version Office 2000 anklicken der Schaltfläche "Weitere Schaltflächen", in
der Version Office XP der Schaltfläche "Optionen für Symbolleisten" (am Ende
der entsprechenden Symbolleiste) mit anschließender Auswahl der Schaltfläche
"Schaltflächen hinzufügen oder entfernen" und Aufrufen des Dialogfeldes
"Anpassen". Das gilt jedoch nicht für alle Symbolleisten.
Nach dem Erscheinen des Dialogfeldes muss in die Registerkarte „Befehle“
umgeschaltet werden.
Fieting, Olaf
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3.2
Erstellen benutzerdefinierter Menüsysteme mithilfe des
Dialogfeldes „Anpassen“
Beim Erstellen eines Menüsystems sollte darauf geachtet werden, dass sich jedes Menü/Untermenü so
verhält, wie es für ein Windows-Menü üblich ist.
Darunter ist zu verstehen, dass es mit Tastenkombinationen/Shortcuts (Unterstrichener Buchstabe im
Menü oder auch mit zugewiesenen STRG-Buchstabe-Kombinationen) angesteuert werden kann. Der
Shortcut sollte eventuell im Menü ausgewiesen werden.
Weiter sollte darauf geachtet werden, dass ein Menü, das ein Dreieck enthält, auch wirklich Untermenüs
besitzt und nicht das abschließende Menü darstellen soll.
Wichtig ist auch, dass abschließende Menüs eine Aktion auslösen müssen. Das können in Office
vorgesehene Befehle oder auch Makros (Makros sind kleine Programme, die zur Automatisierung
komplexer oder sich ständig wiederholender Aufgaben dienen.) sein. Diese Makros können von anderen
zur Verfügung gestellt worden, aufgezeichnet oder bei Kenntnissen in VBA selbst geschrieben worden
sein.
Das Erstellen von Makros (Aufzeichnen mit dem Makrorekorder) soll an dieser Stelle nicht behandelt
werden. Das soll ebenfalls Bestandteil eines separaten Beitrags sein.
3.2.1 Erstellen eines neuen Menüs/Untermenüs
(1)
Aufrufen des Dialogfeldes „Anpassen“ und Wechsel in die Registerkarte „Befehle“
(2)
Auswahl der Kategorie „Neues Menü“
(3)
Auswahl des Befehls „Neues Menü“ und Ziehen (mit der linken Maustaste) des Eintrages
in die gewünschte Ebene der Menühierarchie oder in eine gewünschte Symbolleiste
(4)
Bearbeiten des neuen Menüs (Name vergeben, Aussehen gestalten usw.)
(5)
Schließen des Dialogfeldes „Anpassen“ nach Abschluss aller Arbeiten
3.2.2 Anbinden von Makros an Menüsystemelemente
MS-EXCEL
Fieting, Olaf
(1)
Aufrufen des Dialogfeldes „Anpassen“ und Wechsel in die Registerkarte „Befehle“
(2)
Auswahl der Kategorie "Makros"
(3)
Aus dem Bereich "Befehle" den Befehl "Benutzerdefiniertes Menüelement" in die
gewünschte Stufe der Menühierarchie ziehen.
(4)
Aufruf des Kontextmenüs zum Bearbeiten von Elementen mit Klick der rechten Maustaste
auf das neue Menüelement. Gestalten des Elementes.
(5)
Auswahl des Menüs "Makro zuweisen".
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(6)
Auswahl des gewünschten Makros.
(7)
Bestätigen mit "OK"
(8)
Schließen des Dialogfeldes „Anpassen“ nach Abschluss aller Arbeiten
MS-Word, MS-ACCESS und PowerPoint
(1)
Aufrufen des Dialogfeldes „Anpassen“ und Wechsel in die Registerkarte „Befehle“
(2)
Auswahl der Kategorie "Makros" ("Alle Makros" in MS-ACCESS)
(3)
Aus dem Bereich "Befehle" das gewünschte Makro auswählen und in die gewünschte
Stufe der Menühierarchie ziehen.
(4)
Aufruf des Kontextmenüs zum Bearbeiten von Elementen mit Klick der rechten Maustaste
auf das neue Menüelement. Gestalten des Elementes.
(5)
Schließen des Dialogfeldes „Anpassen“ nach Abschluss aller Arbeiten
3.2.3 Löschen von Menüsystemelementen
Mithilfe des Dialogfeldes "Anpassen"
Fieting, Olaf
(1)
Aufrufen des Dialogfeldes „Anpassen“
(2)
Auswahl des zu löschenden Menüs bzw. Befehls
(3)
Auswahl mit der linken Taste aus der Struktur des Menüsystems herausziehen
(4)
Schließen des Dialogfeldes "Anpassen"
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Mithilfe der Alt-Taste
(1)
Einblenden der gewünschten Symbol- oder Menüleiste
(2)
Bei gedrückter Alt-Taste das zu entfernende Menü anklicken und aus der Leiste
herausziehen
Achtung
Dieses Verfahren ist nur möglich für Menüs, die sich in der obersten Ebene der Struktur
des Systems (also direkt in einer Menüleiste oder Symbolleiste) befinden. Enthaltene
Untermenüs, Befehle usw. werden sofort mit entfernt.
3.2.4 Wieder herstellen veränderter integrierter Menüsystemelemente
Wieder herstellen einer integrierten Menüleiste
(1)
Aufrufen des Dialogfeldes "Anpassen"
(2)
Auswahl der entsprechenden Symbolleiste
(3)
Anklicken der Schaltfläche "Zurücksetzen" der Registerkarte Symbolleisten
(4)
Schließen des Dialogfeldes "Anpassen"
Wieder herstellen integrierter Menüs
(1)
Aufrufen des Dialogfeldes "Anpassen"
(2)
Auswahl des entsprechenden integrierten Menüelementes
(3)
Aufrufen des Kontextmenüs für dieses Element durch Klick mit der rechten Maustaste auf
das Element
(4)
Auswahl des Menüs "Zurücksetzen"
(5)
Schließen des Dialogfeldes
Achtung
Benutzerdefinierte Menüs können nicht zurückgesetzt werden.
3.2.5 Erstellen benutzerdefinierter Menüleisten in MS-ACCESS
In MS-ACCESS wird diese Möglichkeit zur Verfügung gestellt, da eine Datenbank doch eine komplexe
Lösung darstellt. Deshalb macht es Sinn anstelle der Standardmenüleiste eine benutzerdefinierte
Menüleistung beim Öffnen der entsprechenden Datenbank einzublenden.
Fieting, Olaf
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Zum Erstellen einer benutzerdefinierten Menüleiste ist in folgender Reihenfolge vorzugehen:
(1)
Erstellen der benutzerdefinierten Menüleiste
(a)
(b)
Aufrufen des Dialogfeldes "Anpassen"
Auswahl der Registerkarte "Symbolleiste"
(c)
(d)
Mithilfe der Schaltfläche "Neu" eine neue Symbolleiste anlegen
Festlegen des Namens der neuen Symbolleiste
(f)
Aufrufen des
Dialogfeldes "Symbolleisteneigenschaften" über die Schaltfläche
"Eigenschaften"
(g)
(h)
(i)
Im Dropdownfeld "Typ" die Auswahl "Menüleiste" tätigen
Das Dialogfeld "Symbolleisteneigenschaften" schließen
Belegen der erstellten benutzerdefinierten Menüleiste mit entsprechenden Schaltflächen
bzw. Befehlen und Festlegen der entsprechenden Eigenschaften
Schließen des Dialogfeldes "Anpassen"
(j)
Fieting, Olaf
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(2)
Festlegen der Starteigenschaften von MS-ACCESS
(a)
Aufrufen des Dialogfeldes "Start" über "Extra – Start"
(b)
Entfernen der Haken bei
-
Unbeschränkte Menüs anzeigen
-
Standard-Kontextmenüs zulassen
-
Eingebaute Symbolleisten zulassen
-
Symbolleisten- und Menüänderungen zulassen
-
Access-Spezialtasten verwenden
(c)
Im Dropdownfeld "Menüleiste" die erstellte benutzerdefinierte Menüleiste auswählen
(d)
Bestätigen der Einstellungen mit "OK"
Mit diesen unter (2) durchgeführten Handlungen wird erreicht, dass beim Neuaufruf der Datenbank nur
noch die benutzerdefinierte Menüleiste eingeblendet wird. Außerdem werden andere, sonst mögliche,
Aktionen zur Vermeidung von Änderungen der benutzerdefinierten Menüleiste unterbunden.
Im vorliegenden Beispiel sieht das Bild der benutzerdefinierten Menüleiste der geöffneten Datenbank wie
folgt aus:
Diese Einstellungen können zeitweilig, ohne Veränderungen der Einstellungen, aufgehoben werden. Das
ist notwendig, damit Fehler behoben oder andere notwendige Einstellungen vorgenommen werden
können.
Dazu ist beim Öffnen der Datenbank die "SHIFT-Taste" gedrückt zu halten.
Fieting, Olaf
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3.3
Gestalten von Menüsystemelementen
In allen drei Versionen gibt es die Möglichkeit die Einträge in den Symbolleisten, Menüleisten und Menüs
nach eigenen Wünschen zu gestalten. Dazu dienen die unten abgebildeten Kontext-Menüs der einzelnen
Versionen und Bestandteile von MS-Office.
Diese können mit einem Klick der rechten Maustaste (bei geöffnetem Dialogfeld "Anpassen") auf das zu
bearbeitende Element ausgelöst werden.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich die Kontextmenüs in den einzelnen Komponenten von MS-Office
und zwischen den Office-Versionen unterscheiden können, wobei nicht die grafische Gestaltung gemeint
sein soll.
Fieting, Olaf
EXCEL 97
EXCEL 2000/XP/2003
WORD /PowerPoint 97
Word/PowerPoint 2000/XP/2003
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Access 97
Fieting, Olaf
Access 2000/XP/2003
Befehl
Bedeutung
Zurücksetzen
Zurücksetzen
Schaltfläche.
Löschen
Löschen des Elementes.
Name
Ändern der Bezeichnung und der Tastenkombination zur Ansteuerung für das ausgewählte Element.
Schaltfläche kopieren
Kopieren der ausgewählten Schaltfläche mit allen
ihren Eigenschaften zum Einfügen in andere
Symbolleisten/Menüs.
Schaltfläche einfügen
Einfügen einer kopierten Schaltfläche anstelle
einer ausgewählten Schaltfläche.
Schaltfläche zurücksetzen
Zurücksetzen einer ausgewählten Schaltflächen
in den ursprünglichen Zustand.
Schaltfläche bearbeiten
Grafische Bearbeitung und Veränderung der
Lage des Symbols auf der Schaltfläche.
Schaltflächensymbol ändern
Zuordnen eines neuen Symbols aus einer
vorhandenen Auflistung zur Schaltfläche anstelle
des vorhandenen Symbols.
Standard
Der festgelegte Standard wird angezeigt. Das
kann nur Text, nur ein Symbol oder auch beides
sein.
Nur Text (immer)
Es wird nur der Text der Schaltfläche
(Beschreibung) angezeigt. Wirkt sich auf
Schaltflächen und Menüs aus.
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der
Veränderungen
einer
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3.4
Nur Text (in Menüs)
Es wird nur der Text der Schaltfläche
(Beschreibung) angezeigt. Wirkt sich nur auf
Menüs aus.
Schaltflächensymbol und Text
Es werden Symbol und Beschreibung angezeigt,
soweit beides vorhanden ist.
Gruppierung beginnen
Setzen
einer
senkrechten/waagerechten
Trennungslinie zur Gruppierung von Symbolen
mit zusammengehöriger Bedeutung.
Makro zuweisen
Anbinden eines aufgezeichneten oder eines
geschriebenen Makros an eine Schaltfläche oder
eines Menüs (Nur in EXCEL).
Hyperlink zuweisen
Anbinden eines Hyperlinks (z.B. URL) an eine
Schaltfläche
oder ein
Menü
(in
allen
Komponenten ab der Version MS-Office 2000).
Eigenschaften
Aufrufen der "Steuerelement-Eigenschaften" für
Datenbanken (nur in MS-Access).
Beispiel eines benutzerdefinierten Menüsystems
Als Beispiel soll folgendes Menüsystem gelten, dass aus dem Menü "Firma Liesewitz", und in die
Menüleiste einer EXCEL-Version eingebettet ist.
Dieses Menü besitzt drei untergeordnete Menüs, in denen sich entsprechende Befehle befinden. An diese
können Makros angebunden sein, die die entsprechenden Dokumente aufrufen.
Fieting, Olaf
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