Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern
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Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern
LexisNexis® Whitepaper Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern Auf dem Weg zu einem einheitlichen Verfahren – So erfüllen Sie die Erwartungen der Aufsichtsbehörden Eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zum Thema. Mark Dunn, Segment Leader, Due Diligence, LexisNexis Business Information Solutions Veröffentlichung: Juni 2014 Business Information Solutions Die Herausforderung Die Einführung und Aufrechterhaltung robuster Due-Diligence- effektiver Drittpartei-Due-Diligence-Verfahren zur Verringerung und Screeningmaßnahmen sowie die Entwicklung entsprechen- des Bestechungs- und Korruptionsrisikos. Zu den betreffenden der Vorgaben werden immer wichtiger. Compliance-, Risiko Drittparteien gehören beispielsweise Handelsvertreter, Joint- management- und Rechtsabteilungen müssen sich laufend der Venture-Partner und Vertriebspartner. Herausforderung stellen, die sich ständig verändernden aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, welche strengen Kontrollen • Einhaltung von Sanktionen und Durchsetzungsmaßnahmen durch nationale und ausländische Notwendigkeit zur Sicherstellung der Einhaltung nationaler und Institutionen unterliegen. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, dass internationaler Sanktionen. Dieser Bereich des Screenings wird die Konkurrenzfähigkeit ihrer Unternehmen und deren Fähigkeit zur traditionell mit Finanzdienstleistungen in Verbindung gebracht, Entwicklung neuer Geschäftsmöglichkeiten in risikoreichen Schwel- betrifft aber zunehmend auch den Unternehmenssektor. lenländern nicht geschwächt werden. Trotz der großen Bedeutung dieser Faktoren wird erwartet, dass diese Anforderungen in einem unter Druck geraten und immer neue Möglichkeiten zur effektiveren Auf dem Weg zu einem einheitlichen Verfahren Gestaltung der Geschäftsprozesse gesucht werden. Aus genannten aufsichtsrechtlichen Faktoren ergeben sich die Umfeld erfüllt werden, in dem Budgets und Ressourcen immer mehr zunehmende Verschmelzung der Due-Diligence- und ScreeningAufsichtsrechtliche Themen rücken Due Diligence- und Screening- Verpflichtungen sowie die Möglichkeit zur Überprüfung bestehender maßnahmen verstärkt in den Fokus. Ressourcen. Dabei können sich überschneidende und unflexible Maßnahmen vermieden und gleichzeitig Effizienzsteigerungen und • Bekämpfung und Prävention von Geldwäsche Kosteneinsparungen erreicht werden. Seit Langem bestehende Verpflichtung zur Identifizierung und Verifizierung der Identität von Kunden sowie spezifische Due- Datenressourcen Diligence-Pflichten im Zusammenhang mit dem wirtschaftlich Die externen Datenressourcen, die bei der Durchführung von Due- Berechtigten und politisch exponierten Personen. Diligence- und Screeningmaßnahmen verwendet werden, umfassen ein ganzes Spektrum unterschiedlicher Inhalte, z. B. Watchlisten, • Bekämpfung und Prävention von Bestechung & Korruption PEP-Listen (politisch exponierte Personen), Pressequellen, Firmen- Erwartungen der Aufsichtsbehörden bezüglich der Einführung informationen und Rechtsverfahren. Seite 2 Watchlisten im Fokus Zu einem robusten Due-Diligence und Screeningprogramm gehört Zu den wichtigsten Sanktionslisten, die abgeglichen werden, gehören der Abgleich von Watchlisten der Regierung und anderer Institutio- die Listen des US Office of Foreign Assets Control (OFAC), der nen: Vereinten Nationen, der Europäischen Union, der britischen Finanz verwaltung (UK HM Treasury). Sanktionslisten Dabei handelt es sich häufig um Listen von Regierungen, auf de- Die Identifizierung eines Kunden oder einer Drittpartei auf einer nen natürliche und juristische Personen aufgeführt sind, die von Sanktionsliste führt häufig dazu, dass Geschäftstätigkeiten aus- nationalen und internationalen Sanktionsmaßnahmen betroffen gesetzt werden müssen, um einen Verstoß gegen Sanktionen zu sind. Sanktionen sind ein gängiges Mittel zur Einflussnahme auf verhindern. Unter bestimmten Umständen (z. B. aus humanitären Änderungen der Verhaltensweisen eines Landes (z. B. Verletzungen Gründen) kann jedoch bei der zuständigen Behörde eine Ausnahme von internationalem Recht oder Menschenrechten). Sanktionen genehmigung für die Durchführung bestimmter Transaktionen oder werden ebenfalls eingesetzt, um die Tätigkeiten von Einzelpersonen, sonstiger Tätigkeiten beantragt werden. Unternehmen und anderen juristischen Personen einzuschränken, wobei häufig der Zugang zu Finanzdienstleistungen oder anderen Regulatorische Listen Ressourcen verwehrt wird, um Terrorismus und andere kriminelle Zusätzlich zu Sanktionslisten werden regulatorische Listen auch von Machenschaften zu bekämpfen. Viele internationale Sanktionen globalen bzw. nationalen Aufsichtsbehörden bestimmter Branchen ergeben sich aus Resolutionen des UN-Sicherheitsrats und werden und sonstigen wichtigen Institutionen veröffentlicht. Regulatorische auf regierungseigenen Websites veröffentlicht. Es existieren jedoch Listen enthalten häufig Angaben zu Unternehmen und Einzel auch eigene regionale bzw. nationale Sanktionsregelungen. personen, denen Vollstreckungsmaßnahmen auferlegt wurden, z. B. Geldstrafen, Geschäftsbeschränkungen und Ausschlüsse. Beispiele für regulatorische Listen sind die Financial Crimes Enforcement Zu den gängigen Arten von Sanktionen zählen: Network List, World Bank List of Debarred/Ineligible Firms, Luxembourg CSSF. • Waffenembargos • Reiseverbote • Einfrieren von Vermögen Strafverfolgungslisten • Einschränkung diplomatischer Beziehungen Auch Listen von globalen und nationalen Strafverfolgungsbehörden • Einschränkung/Beendigung militärischer Beziehungen können durchsucht werden. In diesen Listen sind Informationen • Flugverbote zu den meistgesuchten Straftätern, bekannten Personen aus dem • Ausschluss aus internationalen Organisationen Bereich des organisierten Verbrechens und anderen natürlichen • Streichung von Hilfsmaßnahmen bzw. juristischen Personen enthalten, von denen ein Risiko ausgeht. • Handelsembargos Beispiele für Strafverfolgungslisten sind FBI Most Wanted Terrorists, • Einschränkung von Beziehungen im Bereich Kultur und Sport Interpol Most Wanted, US Marshals. ‟Einstellungen und Regeln automatisierter Systeme sollen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion regelmäßig überprüft werden.” Wirtschaftskriminalität – Ein Leitfaden für Unternehmen (Britische Finanzaufsichtsbehörde) Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern Seite 3 Politisch exponierte Personen im Fokus Diligence-Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass Politisch exponierte Personen (PEPs) sind Personen, bei denen das entsprechende Risiko effektiv verwaltet wird. aufgrund ihrer hochrangigen Funktion in der Regierung oder ihrer sonstigen einflussreichen Stellung davon ausgegangen werden kann, PEPs und die Bekämpfung von Bestechung und Korruption dass sie einem höheren Risiko im Hinblick auf Bestechung, Korrup- Die Durchführung von PEP-Überprüfungen wird zunehmend als Best tion, Geldwäsche und andere Vergehen im Bereich der Wirtschafts Practice im Bereich der Due-Diligence-Maßnahmen zur Bekämpfung kriminalität ausgesetzt sind. von Bestechung und Korruption bei Drittparteien angesehen. Die Überprüfung der Direktoren, Nutznießer und sonstiger einfluss PEPs und die Bekämpfung von Geldwäsche reicher Personen von Drittparteien anhand von PEP-Listen unter- Nachdem eine Reihe von Gerichtsverfahren für großes Aufsehen stützt Unternehmen dabei, Risiken im Umgang mit ausländischen gesorgt haben, bei denen es darum ging, dass Gelder aus Korrupti- Amtsträgern und dem mit ihnen verbundenen potenziellen Korrup- onszahlungen an Regierungsstellen in Schwellenländern gewaschen tionsrisiko zu senken. und verschiedene Banken mit Wirtschaftskriminalität in Verbindung gebracht wurden, schreibt die Anti-Geldwäschegesetzgebung seit langem die Durchführung von PEP-Überprüfungen vor. Die Definition der Financial Action Task Force für politisch exponierte Personen lautet folgendermaßen: „Ausländische PEPs sind Einzelpersonen, die wichtige öffentliche Funktionen eines anderen Landes innehaben oder innehatten, z. B. Staatsoberhäupter, Regierungschefs, führende Politiker, hochrangige Regierungsbeamte, hochrangige juristische Amtsträger, hochrangige Militärangehörige, leitende Angestellte von staatlichen Unternehmen und wichtige Funktionäre politischer Parteien. Einheimische PEPs sind Einzelpersonen, die mit wichtigen öffentlichen Funktionen im Inland betraut sind oder waren, z. B. Staatsoberhäupter, Regierungschefs, führende Politiker, hochrangige Durch LexisNexis haben wir ‟Zugriff auf wichtige Firmendaten, PEP-, Watch- und Sanktionslisten, die wir ansonsten nicht durch nur einen Anbieter erhalten könnten. Die umfangreichen Datenbanken ermöglichen uns sorgfältige und intensive Recherchen. ” Regierungsbeamte, hochrangige juristische Amtsträger, hochrangige Militärbedienstete, leitende Angestellte von staatlichen Unterneh- Michael Alkalay, Unternehmensberater, AySEC Services AG men und wichtige Funktionäre politischer Parteien. Zu den Personen, die mit einer wichtigen Funktion in einer internationalen Organisation betraut sind oder waren, gehören Mitglieder der oberen Führungsebene, d. h. Direktoren, stellvertretende Zusätzliche Datenquellen im Fokus Direktoren, Vorstandsmitglieder bzw. Personen in vergleichbaren PEP-Überprüfungen und der Abgleich von Sanktions- und Watch- Positionen. listen werden häufig durch weitere Due-Diligence-Suchvorgänge in zusätzlichen Quellen ergänzt. Dazu gehören: Zu den politisch exponierten Personen gehören laut Definition keine Beamten aus den vorgenannten Kategorien in mittlerer oder nach- Unternehmensprofile geordneter Position.“ Unternehmensprofile und Berichte von öffentlichen und Privat unternehmen können über das Handelsregister und andere Quellen Die Identifizierung eines Kunden als PEP bedeutet nicht auto- bezogen werden, um Informationen über die Existenz des Unter- matisch, dass alle geschäftlichen Tätigkeiten eingestellt werden nehmens, die Unternehmensstruktur, den Umfang der Geschäfts- müssen. Diese Art von Geschäftsbeziehung wird jedoch häufig als tätigkeit, die Eigentumsverhältnisse sowie die Management- und stärker risikobehaftet angesehen und verlangt, dass erweiterte Due- Kontrollfunktionen zu verifizieren. Seite 4 Rechtsverfahren Einhaltung aufsichtsrechtlicher Bestimmungen nachgewiesen Informationen zu Gerichtsverfahren können Archivdatenbanken werden. und juristischen Publikationen entnommen werden, um Kenntnisse • Anpassung und Automatisierung über die Prozesshistorie von natürlichen und juristischen Personen Damit können Datentypen, Suchvorgänge nach Negativberich- zu erlangen. ten und Benutzerrechte maßgeschneidert werden, sodass sie perfekt zum risikobasierten Ansatz des Unternehmens passen. Nachrichten Aktuelle und Archivdatenbanken von nationalen und lokalen Zeitungen, Fachzeitschriften und Branchennewsletter, Zeitschrif- Top 10 im Kaufentscheidungsprozess ten, Nachrichtendienste, Blogs und Medientranskripte können zur Praktische Überlegungen beim Erwerb von Due-Diligence- und Durchführung von wichtigen Reputationsüberprüfungen und zur Screening-Tools: Verifizierung der Existenz von natürlichen und juristischen Personen hinzugezogen werden. Außerdem können mithilfe von Nachrichten- 1.Erwartungsmanagement quellen Frühwarnsignale eingerichtet werden, die helfen, mögliche Klare Anforderungen und Zielvorgaben für die Funktion der Risikopotentiale zu identifizieren. Screening- und Due-Diligence-Technologien festlegen, die im Einklang mit dem risikobasierten Ansatz Ihres Unternehmens stehen, um das Erwartungsmanagement zu unterstützen und Bereitstellungsoptionen Due-Diligence- und Screening-Softwareanwendungen bieten eine das angestrebte Renditeprofil festzulegen. 2. Erst testen, dann kaufen Reihe von Optionen. In Abhängigkeit von den verfügbaren lokalen Leistungen immer erst untersuchen, testen, vergleichen und IT-Ressourcen und den unternehmensspezifischen Anforderungen bewerten, um sicherzustellen, dass Inhalt und Funktionalität den kommen verschiedene Bereitstellungsmodelle in Frage: Anforderungen Ihres Unternehmens genau entsprechen, und außerdem feststellen, wo diese Leistungen vorhandene Ressourcen Extern: • Webbasiert: keine Software-Installation vor Ort erforderlich innerhalb Ihres Unternehmens ergänzen oder ersetzen können. 3. Langfristige Verwendung Für Unternehmen, die eine Screening-Software benötigen, die Berücksichtigung langfristiger Faktoren (neue aufsichtsrecht- schnell und einfach angewendet werden kann. liche Vorschriften, wachsende Geschäftsanforderungen) und Sicherstellung, dass die Due-Diligence- und Screening-Ressour- Intern: cen skalierbar, flexibel und anpassungsfähig im Hinblick auf ver- • Lokal: Software-Installation vor Ort erforderlich änderte Anforderungen sind (z. B. Option zur Ergänzung neuer Für Unternehmen, die für mehr Sicherheit die lokale Installation Module und Möglichkeit der spezifischen Budgetverwaltung). einer Software hinter der Firewall bevorzugen. • • 4. Anpassungsfähigkeit und Steuerungsfunktionen Unternehmensweit: Software-Installation vor Ort erforderlich Berücksichtigung der Verfügbarkeit von flexiblen Anpassungs- Für Unternehmen mit mehreren Verwaltungsstandorten, die und Verwaltungsfunktionen für Leistungen, die auf den risiko häufig eine maßgeschneiderte Konfiguration benötigen. basierten Ansatz Ihres Unternehmens und die eigene Firmen Komplett integrierte Bereitstellung: lokale IT-Ressourcen zur Konfiguration erforderlich politik zugeschnitten sind. 5. Umfang eigener IT-Ressourcen Für Unternehmen, die die wichtigsten Software-Tools benötigen, Auswahl des geeigneten Bereitstellungsmodells, welches zu den aber z. B. ihre eigene Benutzeroberfläche integrieren möchten. verfügbaren IT-Ressourcen des Unternehmens passt (z. B. Hosting durch den Provider oder durch das Unternehmen). Zu den weiteren Leistungsmerkmalen gehören: • Fähigkeit zur Anpassung und Verfeinerung von Due-DiligencePrüfungen Dadurch können nach Bedarf spezifische Suchvorgänge nach • 6.Lokalisierung Berücksichtigung der Unterstützung lokaler Sprachen (Schnittstellen, Inhalte, Übersetzungs-Tools usw.). 7. Schulungen und Support bestimmten Märkten und Risikostufen maßgeschneidert werden. Sicherstellung, dass ausreichend Schulungs- und Support Berichterstellung und Audit-Tools kapazitäten zur Verfügung stehen (kostenlos, Stundenzahl, Damit kann das Due-Diligence-Verfahren verschlankt und die Schulungsoptionen usw.). Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern Seite 5 8.Management-Intelligence-Informationen Berücksichtigung der Fähigkeit zur Erzeugung von Management- Geschäftspartner beschleunigen, ohne Kompromisse bei den notwendigen Kontrollen zu machen. Intelligence- und Prüfdaten, um dazu beizutragen, die aufsichtsrechtliche Compliance und das Renditeprofil nachzuverfolgen Permanentes Screening von Bestandskunden und zu belegen. Überwachen Sie Kunden und andere Drittparteien mit LexisNexis® 9. Regelmäßige unternehmerische Beurteilung Bridger Insight™ XG. Halten Sie aufsichtsrechtliche Vorschriften Integration von regelmäßigen Beurteilungen unternehmerischer ein und schützen Sie die Reputation Ihres Unternehmens durch die Aspekte, um sicherzustellen, dass die Technologie mit verän- regelmäßige Überwachung von Kunden mit hohem Risiko in Hinblick derten unternehmerischen und regulatorischen Anforderungen auf eventuelle Statusänderungen im Rahmen Ihres risikobasierten bzw. einem neuen risikobasierten Ansatz Schritt halten kann. Ansatzes. 10. Regelmäßige Überprüfungen des Providers Regelmäßige Überprüfungen des Providers und fortlaufende Laden Sie einfach alle zu überwachenden Kontakte in Information über neue Funktionen und Inhalte. LexisNexis® Bridger Insight™ XG hoch. Sie können je nach Bedarf in einem einzigen Durchlauf beliebig viele Unternehmen und Personen überprüfen. Die Liste wird mit unseren globalen Watch- und Wie LexisNexis Unternehmen bei der Einhaltung von Anti-Geldwäsche- und Due-Diligence-Bestimmungen unterstützt PEP-Listen abgeglichen. Sie erhalten daraufhin eine Datei mit den Risikolösungen von LexisNexis können in vielerlei Hinsicht zum einer weiteren Überprüfung mit Lexis® Diligence bedürfen. Unser Schutz Ihres Unternehmens beitragen. Sie vereinfachen Compliance- hochwertiger Fuzzy-Namensabgleich-Algorithmus sorgt für höhere Verfahren, reduzieren die damit verbundenen Kosten und ermögli- Trefferqualität und spart wertvolle Zeit und Geld, da Ihnen die chen einen effektiven risikobasierten Ansatz durch die Bereitstellung Überprüfung irrelevanter Ergebnisse erspart bleibt. Ergebnissen zur Ansicht. Alle Treffer werden deutlich hervor gehoben, sodass Sie entscheiden können, welche Warnhinweise der richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Unsere schnellen, intuitiv bedienbaren Lösungen erfordern keine zusätzlichen Überwachung von Kunden mit hohem Risiko in allen Medien IT-Investitionen oder Schulungsmaßnahmen. Alle Suchvorgänge Überwachen Sie mit Ihrem eigenen Frühwarnsystem wichtige Medi- werden mit Uhrzeit und Datum erfasst, sodass die von den Aufsichts- en auf Nachrichten zu Ihren Drittparteien mit hohem Risiko. Fuzzy- behörden geforderte Nachverfolgbarkeit gewährleistet wird. Matches werden nicht einbezogen, sodass Ihnen nur die relevanten Ergebnisse angezeigt werden. Dank der automatisierten Überwa- Management erweiterter Due-Diligence-Prüfungen neuer und bestehender Geschäftspartner chung können Sie finanzielle und reputationsbezogene Risiken zum Suchen Sie mit unserer Online-Due-Diligence-Lösung nach Informa- Verwendung einer einzigartigen Kombination aus verschiedenen tionen über ein Unternehmen, eine Einzelperson oder einen Staat. Methoden mehrsprachiger intelligenter Daten- und Sentiment Lexis® Diligence durchsucht internationale Nachrichten, Unterneh- analyse – ergänzt um das Know-how unserer internen Analysten mensinformationen, Sanktions- und PEP-Listen sowie Rechtsquel- – überwacht LexisNexis® Analytics die interne, Online- und Presse len und liefert sofort präzise und relevante Treffer. Die Ergebnisse berichterstattung automatisch über eine einzige Schnittstelle. Schutz Ihres Unternehmens vorhersehen und verringern. Durch die können gespeichert oder ausgedruckt werden oder in einen Bericht einfließen, um eine fundierte Grundlage für eine Entscheidung über LexisNexis® Analytics kann auch zur Überwachung des Verhaltens die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung anzubieten. Sie von Wettbewerbern und der Reputation von Partnern sowie von können darauf vertrauen, dass Ihre Entscheidungen auf vertrauens wichtigen Kunden und Anbietern genutzt werden und Ihnen würdigen Inhalten basieren und sparen wertvolle Zeit bei Ihren Due- unschätzbare Einblicke gewähren. Diligence-Prüfungen. Vertrauen Sie LexisNexis den Schutz Ihres Unternehmens an Lexis Diligence wird von führenden Banken der Welt, internationa- LexisNexis genießt internationale Anerkennung dafür, Unternehmen len Blue-Chip-Unternehmen und zunehmend auch im Mittelstand mit kritischen Business Information Tools auszustatten. Seit über eingesetzt, um Tag für Tag Risiken zu senken. Sichern Sie sich einen 30 Jahren gehören wir zu den Pionieren in den Bereichen Risiko Wettbewerbsvorteil, indem Sie das Akzeptanzverfahren für Ihre management. ® Seite 6 ‟ Lexis® Diligence ist ein integraler Bestandteil der Third Party Due Diligence bei Rosenbauer. Die für einen solchen Prozess wesentlichen Elemente der Nachvollziehbarkeit und Dokumentation können durch Lexis® Diligence abgedeckt werden. Insgesamt unterstützt uns das Tool bei den solcherart durchgeführten Prüfungen und erlaubt es, die Beauftragung externer Prüfer auf ein Minimum zu reduzieren. ” Dr. Johannes Freiler, Group Compliance Officer, Rosenbauer International AG Rechercheaufwand vs. Risikolevel Risikopotenzial Externe Berater Datenbanken Einzelzugänge Freie Suchmaschinen Ressourcenaufwand Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern Seite 7 Sie wollen wissen, wie LexisNexis Ihrem Unternehmen helfen kann? Sprechen Sie uns an! LexisNexis GmbH | Heerdter Sandberg 30 | 40549 Düsseldorf Telefon: +49(0)211 417435-20 | Telefax: +49(0)211 417435-10 E-Mail: [email protected] | Internet: www.lexisnexis.de LexisNexis LexisNexis ist ein führender internationaler Anbieter von Informations- und Technologielösungen, mit denen Fachleute aus Unternehmen, Regierungen und gemeinnützigen Organisationen sowie Recht und Wissenschaft fundierte Entscheidungen treffen und bessere Geschäftsergebnisse erzielen. Stand: 06/2014 LexisNexis hat mit den Angeboten Lexis® und Nexis® als erstes Unternehmen Rechts- und Wirtschaftsinformationen online zur Verfügung gestellt und ist somit digitaler Pionier. Heute unterstützt LexisNexis Experten mit modernster Technologie und Informationen auf höchstem Niveau dabei, schneller, einfacher und effizienter zu arbeiten. LexisNexis arbeitet eng mit den Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass Unternehmen von den Vorteilen der Lösungen profitieren und Risiken abbauen, ihre Produktivität verbessern, ihre Rentabilität steigern und das Wachstum ihres Geschäfts vorantreiben. LexisNexis ist Teil des Konzerns Reed Elsevier. Mehr als 10.000 Mitarbeiter weltweit bedienen Kunden in über 100 Ländern. Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. LexisNexis gibt keine Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieses Dokuments. Soweit von Dritten erstellt, geben die Ansichten nicht notwendigerweise die Ansichten von LexisNexis wieder. LexisNexis and the Knowledge Burst logo are registered trademarks of Reed Elsevier Properties Inc., used under license, © 2014 LexisNexis, a division of Reed Elsevier Inc. All rights reserved.