Anleitung Installation und Bedienung

1stbp Message
Dokumentation Installation, Konfiguration und Verwendung
Vers.:
Autor:
2.7.36
First Businesspost GmbH
1
1.
INSTALLATION 1STBP MESSAGE (WINDOWS AB VERSION 2.7.36): ......................3
1.1.
DOWNLOAD DER SOFTWARE AUF IHREN COMPUTER...................................................................... 3
1.2.
INSTALLATION DES PROGRAMMS .................................................................................................. 3
1.3.
PORT KONFIGURIEREN ................................................................................................................ 8
1.4.
INSTALLATION DES PROGRAMMS ALS DIENST (NUR W INDOWS 2000, 2003, 2008 UND XP)--- ....... 10
1.5.
OPTIONAL: INSTALLATION WEITERER 1STBP DRUCKER --- ............................................................ 12
1.6.
GENERIEREN EINES SCHLÜSSELPAARES FÜR DIE ELEKTRONISCHE SIGNATUR UND
VERSCHLÜSSELUNG ............................................................................................................................... 13
2.
KONFIGURATION 1STBP MESSAGE: ........................................................................15
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
ARCHIV SERVER EINRICHTUNG (OPTIONAL) ................................................................................ 17
VERARBEITUNGSZENTRUM KONFIGURIEREN ................................................................................ 20
OPTIONAL: ÜBERGABE VON ASCII DRUCKDATEIEN ..................................................................... 22
OPTIONAL: ÜBERGABE VON STRUKTURIERTEN ASCII DATEIEN .................................................... 27
OPTIONAL: ÜBERGABE VON PCL DRUCKDATEIEN........................................................................ 28
OPTIONAL: ÜBERGABE VON PDF DATEIEN .................................................................................. 29
OPTIONAL: ÜBERGABE VON HTML DATEIEN ............................................................................... 31
OPTIONAL: PS AUFSPLITTUNG ................................................................................................... 33
OPTIONAL: DATEINAMEN ............................................................................................................ 36
AUTOMATISCHER AUSDRUCK DER BILDDATEIEN .......................................................................... 38
3.
WEITERE OPTIONEN ...................................................................................................39
4.
OPTIONAL: ANLAGEN ÜBERMITTELN ......................................................................40
4.1.
4.2.
MÖGLICHKEIT 1: INTERAKTIV ...................................................................................................... 40
MÖGLICHKEIT 2: AUTOMATISCHE ZUORDNUNG............................................................................ 42
5.
START DES PROGRAMMS ..........................................................................................43
6.
ARCHIV FUNKTION ......................................................................................................44
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.8.
6.9.
6.10.
ARCHIVANSICHT ........................................................................................................................ 44
STATUSMELDUNGEN .................................................................................................................. 44
STATUSTABELLE: ....................................................................................................................... 45
BESONDERHEIT BEI DER ÜBERGABE STRUKTURIERTER DATEIEN .................................................. 46
DETAILANZEIGE ......................................................................................................................... 47
MENÜPUNKT „DATEI“ ................................................................................................................. 48
MENÜPUNKT „ANSICHT“: ............................................................................................................ 48
MENÜPUNKT „TOOLS“: ............................................................................................................... 49
SUCHENFENSTER ...................................................................................................................... 49
IMPORT UND EXPORT VON DOKUMENTENDATEN .......................................................................... 50
7.
MEHRFACHNUTZUNG DES HAUPTPROGRAMMS (Z.B. 2 FIRMEN NUTZEN EINEN SERVER
GEMEINSAM) ..........................................................................................................................54
8.
ARCHIV VIEWER (CLIENT) ..........................................................................................56
9.
ÜBERPRÜFUNG DER PROGRAMMPAKETE .............................................................58
10.
AUFNAHME DES JAVA PFADES IN DIE UMGEBUNGSVARIABLEN ......................59
11.
ANPASSUNG DES DIENSTES (JAVA HEAP SPACE) ...............................................62
12. 1STBP MESSAGE HAUPTPROGRAMM AUF EINEN ANDEREN RECHNER
VERSCHIEBEN ........................................................................................................................63
13.
TIPPS UND FEHLERBEHANDLUNG ...........................................................................64
2
1.
Installation 1stbp Message (Windows ab Version 2.7.36):
1.1.
Download der Software auf Ihren Computer
Um Rechnungen mit der First Businesspost versenden zu können, müssen Sie sich in einem
ersten Schritt die Software auf Ihren Computer laden. Diese können Sie bei uns kostenfrei
downloaden unter:
http://www.first-businesspost.com/www/html/homepage.html
unter dem Menüpunkt „Service“.
Um die Unversehrtheit der downgeloadeten Datei bzw. der installieren Softwarekomponente zu
überprüfen siehe Seite 58.
1.2.
Installation des Programms
Führen Sie die heruntergeladene Datei mit einem Doppelklick aus. Die Installation erfolgt nun
wie gewohnt automatisch.
Die Setup-Datei enthält den 1stbp Druckertreiber und das 1stbp Message Programm zur
Übertragung der Druckdateien an das 1stbp-Verarbeitungszentrum. Zunächst wählen Sie bitte
die Sprache aus und klicken anschließend auf Installieren.
Es öffnet sich nun der 1stbp Message Setup Wizard, der Sie durch die Installation führt:
3
Wählen Sie bitte das Land, in dem die Software eingesetzt wird und betätigen Sie mit Weiter.
Bitte lesen Sie nun den Lizenzvertrag. Bevor Sie mit der Installation der Software fortfahren
können müssen Sie dem Lizenzvertrag zustimmen.
4
Bei der Installation können Sie zwischen der klassischen Serverinstallation für die Verarbeitung
von Druckdatenströmen und der „Data“ Option wählen.
Bei „Data“ werden nur die für den Versand strukturierter Ascii Dateien benötigten Komponenten
installiert.
Die Archiv Client Option installiert nur die, für die Statusabfrage benötigten Komponenten, auf
einem Client Rechner. Mit dem Archiv Client können Sie von mehreren Arbeitsplätzen den
Verarbeitungsstatus der verarbeiteten Dokumente abrufen. Es muss im Netzwerk mindestens
ein Server Hauptprogramm installiert sein.
Die Option Printer ist für Win95, Win98, WinMe oder zur direkten Installation des Druckers auf
einem Client gedacht.
5
6
Nach dieser Auswahl haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Installationsarten zu
wählen. Wählen Sie die „Standard“ Installationsoption (alles außer Dienst), wenn nicht wichtige
Gründe dagegen sprechen.
Sollten Sie eine ältere Version von Message installiert haben werden Sie darauf hingewiesen,
dass der Standard-Installationspfad geändert wurde. „Dateien in das neue Verzeichnis
verschieben“ ändert diesen Pfad automatisch. Jetzt kann die Installation gestartet werden. Bitte
achten Sie darauf, dass das Häkchen „Installation“ für alle Benutzer aktiviert ist, wenn mehrere
Benutzer auf diesem PC arbeiten.
7
1.3.
Port Konfigurieren
Das Fenster der Konfiguration des Drucker Ports funktioniert in einer Remote Installation nur in
einer Konsolensitzung, ansonsten wird die Installation rückgängig gemacht.
Der 1stbp Druckertreiber ist ein Treiber, wie Sie ihn bereits von Ihrem normalen Drucker her
kennen. Er wird nach der Installation, wie ein gewöhnlicher Drucker im Menü „Start“ –
„Einstellungen“ - „Drucker“ zu finden sein. Ein spezieller Druckerport lenkt jedoch die Ausdrucke
in ein zentrales Verzeichnis und steuert die Namensgebung.



Port Name: Mit dieser Option können Sie dem Druckertreiber einen Namen
zuweisen (Win9X: nicht mehr als 10 Zeichen!)
Gateway number: ist vom Empfänger abhängig. Bitte unbedingt angeben!
Output folder: In dieses Verzeichnis werden alle Druckdateien gespeichert. Bei
Netzwerkinstallationen geben Sie den Pfad aus Sicht des Druckers an. Es werden
die entsprechenden Rechte benötigt. Am besten wählen Sie das Verzeichnis über
den Button aus, falls der Ordner nicht vorhanden ist sollten Sie diesen vorher
erstellen.
Nach der Konfiguration des Druckerports bestätigen Sie bitte mit „OK“. Es werden nun einige
Sicherungsdateien wieder von Ihrem PC entfernt und die Installation wird fertiggestellt.
8
Beenden Sie bitte die Installation mit „Fertigstellen“
9
1.4.
Installation des Programms als Dienst (nur Windows 2000, 2003, 2008 und XP)--Wählen Sie die Installationsoption „Benutzerdefiniert“
Klicken Sie auf das „X“ bei 1stbpMessage Dienst und wählen Sie „Vom Arbeitsplatz starten“.
Das „X“ wird nun durch das gleiche Symbol ersetzt, wie bei den anderen Komponenten
(Festplatte). Klicken Sie auf „Weiter“.
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Unter Start/Einstellungen/Systemsteuerung/Verwaltung/Dienste ist der Eintrag „1stbp Message“
hinzugefügt worden. Sie können den Dienst hier konfigurieren. Damit der Dienst starten kann,
sollten Sie in der Konfiguration der Software unter dem Reiter Optionen das Passwort
automatisch laden lassen.
Mit der Standardeinstellung wird der Dienst automatisch bei jedem Start gestartet. Die Option
„Datenaustausch zwischen Dienst und Desktop zulassen“ startet 1stbpMessage mit grafischer
Benutzeroberfläche, z.B. um die Einstellungen zu konfigurieren, oder wenn der Server in eine
Benutzeroberfläche startet.
Wenn Sie eine Domäne einsetzen, geben Sie bitte unter dem Punkt  Dieses Konto  ein
Benutzerkonto an, das die Rechte zum Start von Programmen besitzt.
11
1.5.
Optional: Installation weiterer 1stbp Drucker --Für jedes Verarbeitungszentrum, an das Sie Rechnungen verschicken, wird ein Drucker
benötigt. Wenn Sie von einem Empfänger darüber informiert werden, dass ein weiterer Drucker
benötigt wird, starten Sie die Anwendung „Drucker hinzufügen“ unter Start/Programme/First
Businesspost/1stbpMessage.
Wählen Sie den für Ihr Betriebssystem installierten „Generischen Postscript Drucker“.
Nach dem Hinzufügen des Druckers startet die Port Konfiguration.
Bitte definieren Sie für alle Druckertreiber das vorgesehene Druckverzeichnis!
Es muss dringend darauf geachtet werden, dass der Message Druckertreiber die Option
„Portabilität optimieren“ eingestellt hat.
Bei den Betriebssystemen Windows 2000 / XP erreichen Sie dieses Fenster über
das anklicken des Buttons „Start“  „Einstellungen“  „Drucker“, dort klicken Sie
den GenericPostScriptPrinter bzw. MessagePrinter mit der rechten Maustaste an
und klicken auf den Eintrag Eigenschaften.
In dem Fenster das sich öffnet klicken Sie im Reiter Allgemein, auf den Button
Druckeinstellungen.
Es öffnet sich wiederum ein Fenster in dem Sie auf den Button Erweitert klicken,
und schon sind Sie in den „Erweiterten Optionen“.
12
1.6.
Generieren eines Schlüsselpaares für die elektronische Signatur und
Verschlüsselung
Die Rechnungen werden elektronisch signiert und verschlüsselt. Dazu ist es notwendig ein
Schlüsselpaar zu generieren. Nach der Installation und Konfiguration des Druckertreibers
werden Sie dazu aufgefordert:
Bestätigen Sie diese Meldung mit OK.
Anschließend vergeben Sie bitte zum Schutz Ihres Schlüsselpaares ein Passwort.
Bei jedem Start von 1stbp Message müssen Sie dieses Passwort eingeben.
Nun tragen Sie die Informationen für das Zertifikat ein:




Vor- und Zuname des Zertifikat-Hauptnutzers
Abteilung des Hauptnutzers
Firmenbezeichnung
Länderkürzel (z.B. DE, AT, CH, CZ)
13
Erzeugen des Schlüsselpaares:
Durch Bewegung des Mauszeigers auf der Fläche des folgenden Fensters wird das
Schlüsselpaar erstellt. Bewegen Sie den Mauszeiger bitte solange, bis Sie den Button „Erzeuge
Zertifikat“ anklicken können.
Die Installationsroutine hat neben den 1stbp Message Programmdateien folgende
Hilfsprogramme installiert:

Java 1.6.0 runtime environment

Ghostscript zum Erzeugen der TIFF Dateien aus den Druckdateien
Nach dem Erzeugen des Schlüsselpaares öffnet sich das Konfigurationsfenster automatisch.
14
2.
Konfiguration 1stbp Message:
1stbp Message überträgt die in „output folder“ bzw. „Lokaler Pfad“ gespeicherten Dateien an
das entsprechende 1stbp Verarbeitungszentrum. Bitte lassen Sie sich bei Ihrer
Netzwerkadministration die Berechtigung geben, auf die Ihnen mitgeteilte IP Adresse mit dem
entsprechenden Port, HTTP Übertragungen zu starten.
Im Reiter „Lokale Konfiguration“ werden die LAN Einstellungen konfiguriert
Um die SenderID einzutragen klicken Sie bitte auf den Button
und es öffnet ein
Dialogfenster in dem Sie die Ihnen mitgeteilte Sender ID eintragen und mit dem OK Button
bestätigen.
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










Lokaler Pfad: Pfad, in dem die gedruckten Dateien für die jeweilige Sender ID liegen.
Entspricht „output folder“ des Druckertreibers. Siehe Seite 6.
Briefpapier: Geben Sie hier den Pfad zu einem TIFF Bild ein, das ein unbedrucktes
Briefpapier oder Rechnungsformular Ihres Unternehmens enthält. Dieses Briefpapier wird
bei jedem Rechnungsdruck als Hintergrund verwendet. Wenn Sie für die Folgeseiten ein
abweichendes Briefpapier benutzen, können sie dies als „Zweitseite“ hinterlegen.
Falls das Briefpapier von Ihrem Warenwirtschaftssystem übergeben wird, achten Sie bitte
auf eine kleine Auflösung des Farbigen Firmenlogos, da sonst das zu versendende
Postscript zu groß wird und der Upload entsprechend lange dauert und Ihr System belastet.
WICHTIG: das TIFF muss schwarz/weiß mit 300 DPI Auflösung und „CCITT Gruppe 4 Fax“
komprimiert sein und dem Format des Ausdrucks entsprechen!
Wasserzeichen: Als Wasserzeichen wird den erzeugten Rechnungen ein Eindruck
hinzugefügt, welches festlegt, dass die erzeugten Bilddateien keine Rechnung im Sinne des
UStG sind. Sie dienen lediglich der leichten Lesbarkeit.
Benutze Archiv: hier können Sie festlegen, von welcher SenderID die gesendeten Belege
Archiviert werden. Damit Sie den Status der gesendeten Belege prüfen können empfehlen
wir diesen Punkt zu aktivieren.
Starte alle: Hier kann das Zeitintervall eingestellt werden, in dem das System den lokalen
Pfad nach neuen Druckdateien durchsucht und ggf. die Datenverarbeitung startet.
Starte täglich um: Hier kann eine Uhrzeit eingestellt werden, zu der die Datenverarbeitung
täglich einmalig beginnen soll.
Archiv: Hier kann eingestellt werden, ob die Druckdateien nach der Übertragung gelöscht
oder zur Archivierung in ein anderes Verzeichnis verschoben werden. Ggf. hierzu bei
„Archiv“ einen Pfad eingeben. Für die archivierten Dateien kann vom Verarbeitungszentrum
ein Verarbeitungsstatus angefragt werden (siehe <Archiv>).
Sender ID und Receiver ID werden Ihnen mitgeteilt und können nur einmalig verwendet
werden, bei einer erneuten Installation verlangen Sie bitte eine neue Sender ID.
Protokolldatei: Pfad, in den pro Start/Tag eine Logdatei geschrieben wird
Automatischer Archivexport:Hier können Sie Archivbelege die den Staus Empfänger OK
besitzen Automatisch in ein vorbestimmtes Verzeichnis Exportieren lassen, und festlegen
wann die 1stbp Message Software dies durchführt.
16
2.1.
Archiv Server Einrichtung (optional)


Archiv Port: Definieren Sie hier den Port über den die Kommunikation mit den Archiv
Clients laufen soll
Um die Archivabfrage über den Rechnernamen/IP-Adresse zu definieren klicken Sie bitte
auf „Erlaubte Rechner“
Wählen Sie „Hinzufügen“ um neue Rechner zu definieren die auf das Archiv zugreifen
dürfen. Es können Rechnernamen oder IP Adressen definiert werden.
Die Benutzung von Netmasks ist Optional.
Im Feld Sender (Optional) werden die Zugriffe auf das Archivverzeichnis anhand der
Sender ID geregelt wenn auf Ihrem Server Zwei Sender IDs genutzt werden.
Im Feld Bemerkung können Sie zusätzliche Eintragungen vornehmen.
17
18

Um die Archivabfrage über Benutzername Passwort zu definieren setzen Sie bitte
hier ein Häkchen und klicken im Anschluss auf den Button Erlaubte Benutzer.
Es öffnet folgendes Fenster:

Wenn Sie auf
klicken, können Sie einen weiteren Benutzer hinzufügen.

Wenn Sie auf
klicken, wird der vorhandene Benutzer gelöscht.
Bitte beachten Sie, dass auch bei Benutzername die Groß Kleinschreibung zu beachten ist.
Im Feld Sender(Optional) können die Zugriffe auf das Archiv anhand
der Sender ID eingeschränkt werden, wenn mehrere Sender ID`s genutzt werden.
Im Feld Bemerkung können Sie zusätzliche Eintragungen vornehmen.
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2.2.
Verarbeitungszentrum konfigurieren
Im Reiter „Verarbeitungszentrum“ werden die Verbindungsdaten der Empfänger konfiguriert.
Für jedes Verarbeitungszentrum mit dem Sie zusammenarbeiten müssen die
Verbindungsdaten hinterlegt werden („Hinzufügen“). Die Datenübertragung erfolgt über HTTP.

ID Verarbeitungszentrum: wird Ihnen in der Regel per E-Mail mitgeteilt. Diese ID entspricht
der Gateway Nummer des Drucker Ports.
Verbindungsprotokoll


URL: Pfad zum HTTP Server des Verarbeitungszentrums. Dieser wird Ihnen i.d.R per EMail mitgeteilt.
Backup URL: Pfad zum Backup HTTP Server des Verarbeitungszentrums. Dieser wird
Ihnen bei Bedarf per E-Mail mitgeteilt.
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Das Schlüssel-Symbol zeigt an, ob der Austausch der öffentlichen Schlüssel mit dem
Verarbeitungszentrum erfolgt ist. Drücken Sie gegebenenfalls „Austausch öffentl. Schlüssel“ um dies
anzustoßen.
Verwenden Sie in Ihrem Netzwerk einen Proxy-Server, so geben Sie hier bitte die IP Adresse
und den entsprechenden Port (zweites Eingabefeld) an.
Wenn Ihr Proxy-Server eine separate Anmeldung erfordert können sie hier Benutzername und
Passwort eingeben.
Einige Firewalls erlauben nur eine bestimmte maximale Uploadgröße. Sollte es notwendig sein,
können Sie die Uploaddateien in 100 kb Stücke aufteilen lassen um diese Problematik zu umgehen.
Die Dateistücke werden im Verarbeitungszentrum dann wieder zusammengeführt.
Netzwerkeinstellungen: Wenn Sie eine Fehlermeldung der Zeitüberschreitung bei
Verbindungen oder beim Lesen erhalten können Sie die Anfragedauer
hier Konfigurieren.
21
2.3.
Optional: Übergabe von ASCII Druckdateien
Im Reiter Text Invoice erfolgt die Aufbereitung einer textbasierten Rechnung, wie sie von vielen
Warenwirtschaftssystemen für die Ausgabe auf Zeilendruckern ausgegeben werden. Die
Druckdatei muss durch Leerzeichen formatiert sein und darf außer Seitentrenner und
Rechnungstrenner keine druckerspezifischen Formatierungszeichen beinhalten.
Diese Textdateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis „Lokaler Pfad“ stehen
(sofern keine Einstellungen im Reiter „Dateinamen“ vorgenommen wurden):
ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.txt
z.B. 4900_12345.txt
Aktiviere „Text Invoice“:
Nur Vorschau:
Schaltet diese Option ein oder aus
Hilft bei der Erstdefinition des Seitenlayouts.
Die Datei im „Lokalen Pfad“ wird verarbeitet und das Ergebnis wird am
Bildschirm angezeigt. Es findet keine Übertragung an das
Verarbeitungszentrum statt. Dieser Vorgang dauert je nach Computer
bis zu einer Minute. Die „Vorschau-Option“ muss bei jedem Start von
1stbpMessage erneut gesetzt werden!
Tipp: Deaktivieren Sie in der Definitionsphase beide Optionen der
automatischen Datenübertragung!!!!
22
Unix -> ANSI konv.:
EBCIDIC -> ANSI konv.:
Page delimiter:
Invoice delimiter:
Convert LF to CR+LF:
Schriftart:
Schriftgröße:
Papiergröße:
Ausrichtung:
Maßeinheit:
Linker/rechter Rand:
Oberer/unterer Rand:
Zeilenabstand:
Button Speichern:
Button Laden:
Konvertiert den Zeichensatz der ASCII Datei zur richtigen Darstellung
vom Unix Zeichensatz nach ANSI
Konvertiert den Zeichensatz der ASCII Datei zur richtigen Darstellung
vom EBCIDIC Zeichensatz nach ANSI
Eindeutiges Seiten-Trennzeichen
(Hex Zeichen in Klammern z.B. <0c>)
Eindeutiges Rechnungs-Trennzeichen
(Hex Zeichen in Klammern z.B. <0c>)
Sollten mehrzeilige Trennungszeilen über Kopieren-/Einfügen definiert
werden, bitte hier durch einen Haken konvertieren
Schriftart des Rechnungsdrucks definieren
(bei textbasierten Rechnungen häufig „Courier“)
Schriftgröße des Rechnungsdrucks definieren
Papiergröße des Rechnungsdrucks
Definiert die Orientierung der zu druckenden Seite
Maßeinheit der folgenden Angaben. Durch Rundungsfehler entstehen
bei Millimeterangaben „krumme“ Werte. Dies hat keinen Einfluss auf
die Funktionalität.
Linker/rechter Rand des Druckbeginns
(kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden)
Oberer/unterer Rand des Druckbeginns
(kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden)
Hiermit werden die einzelnen Zeilen weiter auseinander gezogen. In
Point angegebener Wert, der dem üblichen Zeilenabstand
zugeschlagen werden soll.
Die Text - Settings können gespeichert werden.
Gespeicherte Text – Settings können geladen werden.
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Wenn Sie das Feld Indiv.Zeichensatz anklicken. können Sie über den Button
„Individuellen Zeichensatz“ aufrufen.
das Fenster
Dort können Sie z.B. Sonderzeichen herauslöschen oder ein Zeichen bzw. Zeichenkette durch ein
anderes Zeichen ersetzen lassen. Ein Zeilenvorschub bei mehrzeiligen Eingaben muss mit \r\n definiert
werden. Mit dieser Funktion lassen sich z.B. auch Leerzeilen einfügen. Klammern und andere
Sonderzeichen (()[]{}+*.?) müssen mit dem Backslash \  Maskiert werden(siehe Beispiel).
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Beispiel:
Schritt 1: Analyse der Spooldatei:
##- ist das Trennzeichen der Rechnung
<0c><0a> ist das Trennzeichen der Seite (mit Hex Editor anschauen)
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Schritt 2: Scannen und Hinterlegen des Rechnungsformulars
Schritt 3: Definition der Parameter in der „Text Invoice“ Ansicht (siehe oben)
Schritt 4: „Nur Vorschau“ wählen
Schritt 5: ASCII Datei mit einer oder zwei Rechnungen in das Verzeichnis „Lokaler Pfad“ kopieren
Schritt 6: „Starte jede“ auf 12 Stunden einstellen
Schritt 7: „Starte jetzt“ drücken
Nach einiger Rechenzeit erscheint das Vorschaufenster mit dem Ergebnis.
Für Änderungen einfach das Vorschaufenster schließen und in die „Text Invoice“ Ansicht wechseln.
Nach erfolgter Änderung erneut auf „Starte jetzt“ drücken.
26
2.4.
Optional: Übergabe von strukturierten ASCII Dateien
1stbp Message kann auch zum Versand von strukturierten Datensätzen verwendet werden. Hierbei
werden strukturierte Dateien im Senderformat übergeben und vom Verarbeitungszentrum in das
Empfängerformat importiert.
Die Verarbeitungsschritte von 1stbp Message sind hierbei:
-
Pollen des Verzeichnisses „Lokaler Pfad“
Verschlüsseln und Signieren der ASCII Dateien
Übertragung der verschlüsselten Daten per HTTP an das Verarbeitungszentrum
Sollte die ASCII Datei des Senders in einem Format vorliegen, das nicht standardmäßig unterstützt
wird, ist eine einmalige, kostenpflichtige Formatdefinition im Verarbeitungszentrum notwenig. Für
ein konkretes Angebot und zur Klärung der erforderlichen Informationen melden Sie sich bitte beim
Support des Verarbeitungszentrums.
Die Kontaktdaten finden Sie unter: www.first-businesspost.com/www/html/homepage.html
unter dem Menüpunkt „Kontakt“. Preise finden Sie unter dem Menüpunkt „Konditionen“.
Die strukturierten ASCII Daten müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis „Lokaler Pfad“
stehen (sofern keine Einstellungen im Reiter „Dateinamen“ vorgenommen wurden):
ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.asc
z.B. 4900_12345.asc
27
2.5.
Optional: Übergabe von PCL Druckdateien
1stbp Message kann auch PCL Dateien verarbeiten. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung.
Nur Vorschau: Zeigt die konvertierte Datei an, ohne die Übertragung zu starten.
Konvertiere zu Text: Mit dieser Option werden die PCL Steuerzeichen eliminiert und die Daten als
reine Textdatei an die „Text Invoice“ Option weitergegeben. Hier erfolgt die endgültige Aufbereitung
und Konvertierung in das Postscript Format.
Konvertiere zu PDF: Die PCL Datei wird mit allen grafischen Attributen direkt in das Zielformat
konvertiert. Im PCL enthaltene Schriftarten müssen als TrueType Schriftart hinterlegt werden.
Durch die Vielzahl von unterschiedlichen PCL Attributen funktioniert diese Option nicht immer.
Die PCL Druckdateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis „Lokaler Pfad“ stehen
(sofern keine Einstellungen im Reiter „Dateinamen“ vorgenommen wurden):
ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.pcl
z.B. 4900_12345.pcl
Nutzen Sie diese Option nur, wenn Sie dazu aufgefordert werden!
28
2.6.
Optional: Übergabe von PDF Dateien
1stbp Message kann mit Hilfe eines externen Programms PDF Dateien direkt in Postscript Dateien
für die weitere Verarbeitung konvertieren.
Wählen Sie hierfür die Installationsart „Benutzerdefiniert“
Klicken Sie auf das „X“ bei XPdf 3.0 und wählen Sie „Vom Arbeitsplatz starten“. Das „X“ wird nun
durch das gleiche Symbol ersetzt, wie bei den anderen Komponenten (Festplatte). Klicken Sie auf
„Weiter“.
29
PDF Verarbeitung deaktivieren:
PDF unkonvertiert senden:
Schaltet diese Option aus.
Mit dieser Einstellung wird das PDF unkonvertiert an das
Verarbeitungszentrum geschickt und erst dort verarbeitet.
Nutzen Sie diese Option nur, wenn Sie dazu aufgefordert
werden!
PDF vor Versand in PS konvertieren: Schaltet diese Option an.
PDF zu PS für Vertiffung konvertieren: Mit dieser Option wird eine PDF Datei nicht direkt
konvertiert sondern zuerst in ein PS umgewandelt. Bei
manchen PDF Dateien ist die Vertiffung sonst nicht
möglich. Benutzen Sie diese Option nur, wenn Sie hierzu
aufgefordert werden, und für Anlagen im PDF Format.
Pfad zum PDF
zu PS Konverter: Das Programm XPdf wird bei der Installation in den Installationspfad kopiert.
Der Pfad muss das ausführbare Programm mit beinhalten (pdftops.exe).
XPdf existiert auch für andere Betriebssysteme. Der Download kann hier
erfolgen: http://www.foolabs.com/xpdf/download.html
Falls durch dieses Tool eine Fehlermeldung auftritt, verwenden Sie bitte das
Tool von dieser Seite: http://www.pstoedit.net/pstoedit
Die PDF Dateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis „Lokaler Pfad“ stehen
(sofern keine Einstellungen im Reiter „Dateinamen“ vorgenommen wurden):
ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.pdf
z.B. 2222_12345.pdf
30
2.7.
Optional: Übergabe von HTML Dateien
1stbp Message kann einige HTML Dateiformate direkt in das Postscript Format konvertieren.
Hierbei können Randeinstellungen und eine Standard Schriftart definiert werden.
Aktiviere HTML:
Nur Vorschau:
Standard Schriftart:
Papiergröße:
Ausrichtung:
Maßeinheit:
Schaltet diese Option an oder aus.
Hilft bei der Erstdefinition des Seitenlayouts.
Die Datei im „Lokalen Pfad“ wird verarbeitet und das Ergebnis wird am
Bildschirm angezeigt. Es findet keine Übertragung an das
Verarbeitungszentrum statt. Dieser Vorgang dauert je nach Computer
bis zu einer Minute. Die „Vorschau-Option“ muss bei jedem Start von
1stbpMessage erneut gesetzt werden!
Tipp: Deaktivieren Sie in der Definitionsphase beide Optionen der
automatischen Datenübertragung im Reiter „Lokale Konfiguration“!!!!
Definiert die verwendete Standard Schriftart. Diese Schriftart hat keine
Auswirkung auf Textelemente in „<pre>“ tags.
Papiergröße des Ausdrucks
Definiert die Orientierung der zu druckenden Seite
Maßeinheit der folgenden Angaben. Durch Rundungsfehler entstehen
bei Millimeterangaben „krumme“ Werte. Dies hat keinen Einfluss auf
die Funktionalität.
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Linker/rechter Rand:
Oberer/unterer Rand:
Linker/rechter Rand des Druckbeginns
(kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden)
Oberer/unterer Rand des Druckbeginns
(kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden)
Bei mehrseitigen HTML Dateien muss darauf geachtet werden, dass nach erfolgreicher
Formatierung eine Rechnungsseite jeweils einer Druckseite entspricht. Mit der Option „PS
Aufsplittung“ kann diese Datei dann in Einzeldateien aufgeteilt werden.
Die HTML Dateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis „Lokaler Pfad“ stehen
(sofern keine Einstellungen im Reiter „Dateinamen“ vorgenommen wurden):
ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.html
z.B. 4900_12345.html
32
2.8.
Optional: PS Aufsplittung
Im Reiter PS Aufsplittung können Sie Kriterien festlegen, nach denen eine Postscriptdatei, die
mehrere Dokumente beinhaltet, in Einzeldokumente aufgeteilt werden soll. Dieser Programmteil
kann auch mit den Optionen PDF, HTML, PCL und Text Invoice kombiniert werden.
Wählen Sie als Schlüsselwort einen Begriff, der ausschließlich entweder auf der Erstseite oder der
letzten Seite eines Dokuments zu finden ist. Die Position des Schlüsselworts auf der Seite ist egal.
Beachten Sie die Groß-/Kleinschreibung.
Schritt 1:
Schritt 2:
Erzeugen Sie eine mehrseitige Rechnung und kopieren Sie diese in das Verzeichnis
„lokaler Pfad“
Mit Drücken des „Test“ Buttons öffnet sich ein Fester in dem die reine Textinformation
angezeigt wird. Nur Worte, die hier angezeigt werden, können als Schlüsselworte
definiert werden
33
Schritt 3:
Mit Drücken des „Test“ Buttons wird das definierte Schlüsselwort auf die Postscriptdatei
im Verzeichnis „lokaler Pfad“ angewendet. Die aufgesplitteten Dateien liegen zur
Kontrolle dann auch in diesem Verzeichnis.
Ein Postscript Anzeigeprogramm kann gegebenenfalls downgeloaded werden unter:
http://www.cs.wisc.edu/~ghost/gsview/
34
Bei der Verwendung der PS Aufsplittungsoption muss dringend darauf geachtet
werden, dass der Postscript Druckertreiber die Option „Portabilität optimieren“
eingestellt hat.
Bei den Betriebssystemen Windows 2000 / XP erreichen Sie dieses Fenster über
das anklicken des Buttons „Start“  „Einstellungen“  „Drucker“, dort klicken Sie
den GenericPostScriptPrinter bzw. MessagePrinter mit der rechten Maustaste an
und klicken auf den Eintrag Eigenschaften.
In dem Fenster das sich öffnet klicken Sie im Reiter Allgemein, auf den Button
Druckeinstellungen.
Es öffnet sich wiederum ein Fenster in dem Sie auf den Button Erweitert klicken,
und schon sind Sie in den „Erweiterten Optionen“.
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2.9.
Optional: Dateinamen
Im Reiter Dateinamen kann die Nomenklatur der zu verarbeitenden Dateien definiert werden. Pro
definiertem Verarbeitungszentrum wird pro verarbeitbarem Dateityp ein Eintrag in die Tabelle
vorgenommen. Als Standardeinträge werden die ID des Verarbeitungszentrums mit einem „_“ und
eine ID für den Dateityp vorgenommen.
Wenn nur EIN Dateityp an EIN Verarbeitungszentrum geschickt wird, kann der Eintrag in „ID
Verarbeitungszentrum“ und „ID Dateityp“ gelöscht werden und die nicht benutzten Dateitypen
deaktiviert werden. Es wird dann JEDE Datei im lokalen Pfad verarbeitet, egal wie sie benannt ist.
Weitere Beispiele:
Aktivierter
Dateityp
Textinvoice
Ascii
ID Verarbeitungszentrum
ID Dateityp Resultat
80
.lst
.dat
Alle Dateien, die mit 80 beginnen
und mit „.lst“ enden werden mit der
Textinvoice Option verarbeitet und
an das in dieser Zeile stehende
Verarbeitungszentrum geschickt
Alle Dateien mit der Endung „.dat“
werden als strukturierte AsciiDateien verarbeitet und an das in
dieser Zeile stehende
Verarbeitungszentrum geschickt
36
Aktivierter
Dateityp
PostScript
ID Verarbeitungszentrum
germany
ID Dateityp Resultat
Alle Dateien, die mit „germany“
beginnen werden mit als
PostScript Dateien verarbeitet und
an das in dieser Zeile stehende
Verarbeitungszentrum geschickt
37
2.10. Automatischer Ausdruck der Bilddateien
Im Reiter „Drucken“ kann definiert werden, ob die in den Übertragungsdaten enthaltenen TiffDateien sofort nach der Übertragung gedruckt werden sollen. Der gewünschte Drucker kann
definiert werden.
Der Ausdruck hat „Konzeptqualität“ da sonst unter Java sehr hohe Speicheranforderungen benötigt
werden.
Unter der Auswahl Exemplare können sie die Druckhäufigkeit einstellen.
38
3.
Weitere Optionen
Im Reiter „Optionen“ können weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Sprache:
Passwort
automatisch laden:
Ghostscript Fehler
bei der Tiff Erzeugung
ignorieren:
Unterverzeichnisse mit
berücksichtigen:
Hier kann die Sprache gewählt werden, in der das Programm angezeigt
werden soll. Der Sprachwechsel wird erst nach einem erneuten Start
des Programms sichtbar.
Das Passwort wird in die Konfigurationsdatei von 1stbp Message
geschrieben und beim Start automatisch geladen. Dies ist z.B.
notwendig, wenn 1stbp Message als Dienst automatisch gestartet
werden soll. Vorsicht: Dies kann ein Sicherheitsrisiko darstellen!
Es kann vorkommen, dass Ghostscript eine Fehlermeldung bei der TiffGenerierung ausgibt, das Ergebnis jedoch ok ist. Mit dieser Option wird
der Fehler ignoriert und die Verarbeitung wird nicht unterbrochen.
Wenn diese Option gewählt ist, werden die zu verarbeitenden Daten
auch in Unterverzeichnissen, welche im lokalen Pfad liegen, gesucht.
Anlagen Aktivieren:
Diese Funktion ermöglicht es, eingescannte Dateien als Anhang mit zu
versenden. Diese Option ist für Druckdatenströme und strukturierte
Daten verfügbar. Näheres siehe „Anlagen hinzufügen“ ab Seite 39
Pfad für Anlagen:
Pfad, in dem Anlagen abgelegt werden, die mit der Option „Anlagen
automatisch hinzufügen“ verarbeitet werden. Der Pfad wird aktiviert
durch den entsprechenden Eintrag im Reiter Optionen. Wenn die
Option „Unterverzeichnisse mit berücksichtigen“ gewählt ist, kann der
„Pfad für Anlagen“ nicht ausgewählt werden.
E-Mail an Administrator:
Wenn dieser Punkt aktiviert ist, bekommt der Administrator bei
Fehlermeldungen eine Benachrichtigung.
39
4.
Optional: Anlagen übermitteln
Grundsätzlich stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, rechnungsbegründende Anlagen
zu übermittlen. Ob und inwieweit diese Anlagen vom Empfänger verlangt werden, muss mit
diesem geklärt werden. Die Software Message stellt lediglich ein Framework zur Verfügung,
welches die Verknüpfung von Rechnungsabbild und korrespondierender Anlage techisch
herstellt. Die logische Zuordnung kann wie folgt vorgenommen werden:
Die nutzbaren Bildformate sind Tiff bzw. PDF.
Um PDF zu verwenden beachten Sie bitte Seite 29.
Das Tiff muss folgende Einstellungen haben:
 Farbe: Schwarzweiß (1bit)
 Komprimierung: CCITT Gruppe 4 (2d)-Fax
 Auflösung: x=300, y=300
 Größe: A4 (210x297mm)
4.1.
Möglichkeit 1: Interaktiv
Wie bei der manuellen Kuvertierung von Rechnung und Anlage in einen Briefumschlag, wird
bei der Option „interaktiv“ im linken Teil des Fensters der zu versendende Rechnungsbeleg
oder hier der Datensatz angezeigt. Über den Button „Hinzufügen“ kann dann entweder Datei
aus dem Filesystem (z.B. Excel-Liste.pdf oder vorab gescannter Stundenzettel) mit der
Rechnung verknüpft werden.
Während das Programm den Beleg versendet, und wenn bei „Anlagen hinzufügen“ Option
gewählt wurde öffnet sich ein Anlagenfenster. Durch den Button „Hinzufügen“ können dem
aktuellen Dokument Tiff bzw. PDF Dateien hinzugefügt werden.
Wählen Sie den Dateityp und die entsprechende Datei per Doppelklick oder „Öffnen“ aus.
40
Wenn Sie alle Anlagen eingefügt haben bestätigen Sie das Anlagenfenster mit „ok“.
Das im Ordner „lokaler Pfad“ gefundene Dokument wird durch aktivieren der „Starte jetzt“
Option oder bei erreichen der automatischen Datenübertragungszeit zuerst komplett verarbeitet
(z.B. PCL/PDF/html zu PS Konvertierung, Text invoice Option, Seiten- und
Dokumententrennung etc.). Das Briefpapier wird ggf. hinterlegt und die fertige Rechnung wird
dann in der linken Seite des Anlagen hinzufügen Fensters angezeigt.
Achtung: bei strukturierten Daten wird keine Dokumententrennung durchgeführt. Es muss hier
also pro Dokument eine Datendatei im Ordner lokaler Pfad liegen!
Über den Button Abrechen können Sie die Übertragung des Beleges Stoppen.
Über den Button Löschen können Sie den Angezeigten Beleg löschen lassen und dieser Beleg
wird nicht mehr übertragen.
41
4.2.
Möglichkeit 2: Automatische Zuordnung
Bei einer automatischen Zuordnung müssen entweder Rechnungs- und Anlagendatei jeweils
in einem Unterverzeichnis (1) liegen oder es muss eine Namensgleicheit von Rechnung und
Anlage gegeben sein (2).
(1) Pro Unterverzeichnis ein Dokument und Anlage(n): Wenn im Reiter „Optionen“ die Option
„Unterverzeichnisse mit berücksichtigen“ aktiviert ist, wird diese Option automatisch mit
ausgewählt.
Hier bei muss das zu verarbeitende Dokument (z.B. die Rechnung) den Konventionen
entsprechen, wie sie im Reiter „Dateinamen“ definiert wurden. Die darüber hinaus im Ordner
enthaltenen PDF und/oder Tiff Dateien werden als Anlage automatisch hinzugefügt.
(2) Anlagen suchen im „Anlagen Pfad“: Der im Reiter „lokale Konfiguration“ definierte Anlagen
Pfad wird nach TIFF und/oder PDF Dateien durchsucht und mit dem Dateinamen des zu
verarbeitenden Dokuments (z.B. Rechnung) verglichen.
Es kann festgelegt werden, ob hierbei der komplette Dateiname bis auf die Endung identisch ist
oder nur eine bestimmte Anzahl Zeichen gleich lautet.
Gleicher Name:
Rechnung im „lokalen Pfad“ heißt: 4711.ps,
die Anlage im „Anlagen Pfad heißt: 4711.tif,
oder bei mehreren Anlagen:
Rechnung im „lokalen Pfad“ heißt: 4711.pdf
die Anlagen im „Anlagen Pfad heißen: 4711.001.pdf und 4711.002.pdf
Erste 4 Zeichen müssen identisch sein:
Rechnung im „lokalen Pfad“ heißt: 4711.ps,
42
5.
Start des Programms
Mit der Installation des 1stbp Message Programms wird ein Programmsymbol auf den
Schreibtisch/Desktop mit einem Schlangensymbol und einem Briefumschlag erzeugt. Weiterhin
wird eine Programmgruppe „First Businesspost“ hinzugefügt. Mit beiden Varianten haben Sie
die Möglichkeit, 1stbp Message zu starten.
Geben Sie nun das Passwort für das Schlüsselpaar ein und bestätigen mit „Ja“
Danach startet 1stbp Message:
43
6.
Archiv Funktion
6.1.
Archivansicht
Wenn im Reiter „lokale Konfiguration“ die Archivfunktion aktiviert ist, wird jede verarbeitete
Datei in dieses Verzeichnis kopiert. Mit dem Archiv kann der Verarbeitungstand der Dokumente
abgefragt werden. Darüber hinaus werden erfasste Eckdaten der Dokumente vom
Verarbeitungszentrum zurück übertragen, um die Nachverfolgung zu vereinfachen.
6.2.
Statusmeldungen
Folgende Statusmeldungen sind möglich:
Unbekannt (das Dokument wurde übermittelt, es wurde noch kein Status erfragt!)
Gateway erhalten (das Dokument befindet sich im Gateway)
Empfänger: Versandt (das Dokument wurde an den Empfänger weitergeleitet.)
Manuell exportiert (das Dokument wurde trotz fehlender Informationen oder manueller
Kontrolle an den Empfänger weitergeleitet)
Fehlerhaft zurück (das Dokument wurde aufgrund von fehlenden Informationen an den
Sender zurückgeschickt)
Aufgeteilt
44
6.3.
Statustabelle:
ID:
Status:
Dok. Nummer:
Übertragen:
Dokumentendatum:
Empfänger:
Gateway empfangen:
Gateway fertig:
Empfänger ok:
Aktualisiert:
Laufende Verarbeitungsnummer der Dokumente
Aktueller Verarbeitungsstatus
Die auf dem Dokument enthaltene Rechnungsnummer
Zeitpunkt der Datenübertragung
Das auf dem Dokument enthaltene Datum
Die vom Verarbeitungszentrum vergebene ID des ermittelten
Rechnungsempfängers
Datum, an dem das Dokument im Verarbeitungszentrum eingetroffen
ist
Datum, an dem das Dokument im Verarbeitungszentrum exportiert
wurde
Datum, an dem das Dokument beim Empfänger eingetroffen ist
Zeitpunkt der letzten Statusabfrage
Die Spaltenbreite kann den individuellen Bedürfnissen angepasst werden und wird beim
Verlassen gespeichert.
45
6.4.
Besonderheit bei der Übergabe strukturierter Dateien
Sofern die zur übergebenden ASCII-Dateien mehrere Dokumente beinhalten, dann werden
diese Dokumente werden erst im Verarbeitungszentrum in Einzeldokumente aufgeteilt. Das
gesendete Dokument wird unter der laufenden Nummer angezeigt und erhält bei der
Statusabfrage den Wert „Aufgeteilt“. Die darin enthaltenen Einzeldokumente werden mit einer
Unternummer versehen unter der auch der Verarbeitungsstatus übermittelt wird. In der
Dokumentanzeige wird immer das gesendete Dokument angezeigt.
46
6.5.
Detailanzeige
Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht. Hier werden die Eckdaten des
Dokuments und die bildhafte Darstellung bzw. der übergebene Datensatz angezeigt. Das Bild
kann gezoomt werden und es kann bei mehrseitigen Dokumenten innerhalb der Datei geblättert
werden.
47
6.6.
Menüpunkt „Datei“
Eintrag löschen:
Export:
Import:
6.7.
Löscht den aktivierten Datensatz
Startet die Exportfunktion
Startet die Importfunktion
Menüpunkt „Ansicht“:
Im „Details“ Fenster werden die erfassten Eckdaten des Dokuments angezeigt.
Im „Filter“ Fenster können Sie eine Filterfunktion einstellen, welche Dokumente aufgelistet werden
sollen.
Sie können dabei auf drei Auswahlmöglichkeiten zurückgreifen.
Sie wählen anhand der IDs, es werden alle Dokumente innerhalb der angegebenen IDs angezeigt
Sie wählen anhand des Datums, wobei Sie zusätzlich das Datumsfeld auswählen können, und
anhand eines Kalenders den Auswahltag festlegen, indem Sie auf den Button neben dem
Datumsfeld klicken.
Außerdem können Sie auch den Empfänger auswählen.
48
6.8.
Menüpunkt „Tools“:
Status anfordern:
Status abholen:
Erneut senden:
Aktualisieren:
6.9.
Eine Statusanfrage wird an das Verarbeitungszentrum geschickt.
Wenn schon eine Anfrage gestellt wurde, aber noch nicht abgeholt
wurde, ist dieser Menüpunkt deaktiviert.
Wird aktiv, wenn eine Statusanfrage versendet wurde.
Bitte warten Sie mit der Abholung des Status ca. 1 Minute.
Sollte noch kein Ergebnis der Statusabfrage verfügbar sein, erscheint
ein entsprechender Hinweis.
Wenn ein Dokument nach einer Statusabfrage immer noch den Status
„Unbekannt“ hat, kann es mit dieser Option erneut übertragen werden.
Diese Option ist auch durch drücken der rechten Maustaste direkt in
der Archivansicht verfügbar.
Die Statustabelle wird mit den übertragenen Daten neu aufgebaut.
Suchenfenster
Dok. Nummer:
Im diesem Feld können Sie direkt nach einer Dokumenten Nummer
suchen, indem Sie diese eintragen und dann die Enter Taste auf der
Tastatur betätigen.
Diese Funktion funktioniert nur bei Belegen bei denen die Spalte
Dokumentennummer schon gefüllt ist.
49
6.10. Import und Export von Dokumentendaten
Der Menüpunkt „Datei“ ermöglicht die Aktivierung der „Import“ und „Export“ Funktion.
Mit diesen Funktionen können Sie
 Dokumente aus der Archivansicht sichern (z.B. für ein externes Archivsystem)
 Dokumente mit dem sichern gleichzeitig entfernen (Monats-, Jahresabschluss etc)
 Exportierte Dokumente wieder Importieren
Die erzeugte Datei wird im Zip-Format abgelegt.
50
Eine Zip-Datei enthält:
Export.manifest:
Informationen zum Exportformat
Beispiel:
SenderID=0_0
ExportDate=18.08.2003-08:36
ExportVersion=Message 1.0
DateRange=01.08.2003-31.08.2003
Ein oder mehrere Unterverzeichnisse mit jeweils einem Dokument
Ein Dokumentenverzeichnis enthält ein Multipage Tiff und eine Ergebnisdatei. Wenn das
Dokument zum Zeitpunkt des Exports noch nicht im Verarbeitungszentrum angekommen war,
enthält es zusätzlich eine Postscriptdatei.
Achtung: Sie sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Ausgangsrechnungen über einen Zeitraum von
10 Jahren aufzubewahren. In der Zusammenarbeit mit der Dienstleistung der First
Businesspost bedeutet dies, dass Sie die im Verarbeitungszentrum erzeugten elektronischen
Rechnungen und ggf. elektronischen Signaturen aufbewahren müssen. Seit 01.07.2004 wird für
jeden "Sender" im Verarbeitungszentrum pro Jahr eine CD gebrannt und mit der
Jahresabrechnung des Packages verschickt. Sollte ein abweichender Archivierungszyklus
notwendig sein, kontaktieren Sie bitte den technischen Support. Die CD enthält alle
aufbewahrungspflichtigen Daten sowie eine Anwendung zur Anzeige der Daten.
51
Aufbau der Ergebnisdatei:
- <1stbp>
- <Document>
<DocumentID>256</DocumentID>
- <Status>
<StatusID>101011</StatusID>
<LastUpdate>14.08.2003 15:02:40</LastUpdate>
<GatewayReceived>14.08.2003</GatewayReceived>
<GatewayFinished>14.08.2003 09:24:31</GatewayFinished>
<DownloadDate />
<SentDate>14.08.2003</SentDate>
</Status>
- <Summary>
<DocumentNumber>21461123</DocumentNumber>
<DocumentDate>20011221</DocumentDate>
<Total>1197.98</Total>
<SubTotal>1032.74</SubTotal>
- <Taxes>
- <Tax>
<TaxAmount>165.24</TaxAmount>
<TaxPercent>16.0000</TaxPercent>
<TaxableAmount>1032.74</TaxableAmount>
</Tax>
</Taxes>
</Summary>
- <Receiver>
<ID>1111_1032</ID>
<Name>Name Ansprechpartner</Name>
<Company>Firmenname</Company>
<Address>Strasse</Address>
<City>Stadt</City>
<Phone>Telefonnummer</Phone>
<Zip>Postleitzahl</Zip>
</Receiver>
</Document>
</1stbp>
52
Stati:
"Not received" status = -1
"Processing" status = 2;
"Sent back" status = 24;
"Test sent to receiver" status = 25; final
"Sent to Test Gateway" status = 26;
"Sent Back Duplicate Document" status = 27; final
"Sent Back Webedi Document" status = 29; final
"Blocked Sender" status=32
"Disaggregated document" status = 99
"Sent" status = 1XX010; XX=00..14
-100010 SENT_BY_MAIL final
-101010 SENT_BY_DM final
-102010 SENT_BY_X400 final
-103010 SENT_BY_FAX final
-104010 SENT_BY_SAP final
-105010 SENT_BY_WEB (webedi) final
-106010 SENT_BY_OFTP final
-107010 SENT_BY_AS2 final
-108010 SENT_BY_BARCODE_MAIL final
-109010 SENT_BY_ROAMING final
-110010 SENT_BY_BARCODE_DM final
-111010 SENT_BY_ROAMING_AS2 final
-112010 SENT_BY_SPDF_EMAIL final
-113010 SENT_BY_PROTOCOL_DM final
-114010 SENT_BY_ROAMING_EMAIL final
"Sent Incomplete" status = 1XX011; XX=00..14
-100011 SENT_INCOMPLETE_BY_MAIL final
-101011 SENT_INCOMPLETE_BY_DM final
-102011 SENT_INCOMPLETE_BY_X400 final
-103011 SENT_INCOMPLETE_BY_FAX final
-104011 SENT_INCOMPLETE_BY_SAP final
-105011 SENT_INCOMPLETE_BY_WEB (webedi) final
-106011 SENT_INCOMPLETE_BY_OFTP final
-107011 SENT_INCOMPLETE_BY_AS2 final
-108011 SENT_INCOMPLETE_BY_BARCODE_MAIL final
-109011 SENT_INCOMPLETE_BY_ROAMING final
-110011 SENT_INCOMPLETE_BY_BARCODE_DM final
-111011 SENT_INCOMPLETE_BY_ROAMING_AS2 final
-112011 SENT_INCOMPLETE_BY_SPDF_EMAIL final
-113011 SENT_INCOMPLETE_BY_PROTOCOL_DM final
-114011 SENT_INCOMPLETE_BY_ROAMING_EMAIL final
"Converting" //status = 12;
"Converting Incomplete" //status = 13;
"FTP received" //status = 14;
"Waiting Reprocess" //status = 15;
"Waiting Receiver" //status = 16;
"Waiting Supervising" //status = 17;
"Incomplete" //status = 18;
"Processed" //status = 19;
"Error" status = 20;
"Finding receiver" //status = 21;
"Waiting process" //status = 22;
"Too many receivers" //status = 23;
"Sent back" status = 24;
"Test sent to receiver" status = 25;
"Sent to Test Gateway" status = 26;
"Sent Back Duplicate Document" status = 27;
"Receiver Incorrect Found"status = 28;
"Sent Back Webedi Document" status = 29;
"Sending To Help Gateway"status = 30;
"Waiting For Help Gateway"status = 31;
53
7.
Mehrfachnutzung des Hauptprogramms (z.B. 2 Firmen nutzen
einen Server gemeinsam)
1. Um die SenderID einzutragen klicken Sie bitte auf den Button Hinzufügen und es öffnet ein
Dialogfenster in dem Sie die übermittelte SenderID eintragen und mit dem OK Button bestätigen.
2. Es ist sehr wichtig, dass Sie für jeden Sender eine separate Sender-ID benutzen. Sie können diese
jederzeit anfordern unter Tel.: 089 / 427437-50
3. Jetzt können Sie für die zweite Sender ID den Lokalen Pfad und die benötigten Pfade für das
Briefpapier mit aufnehmen.
54
4. Drucker hinzufügen
Starten Sie das Programm „addMidsizeSenderPrinter.exe“. Dieses finden Sie im
Installationsverzeichnis der Message - Software.
C:\Programme\First Businesspost\1stbp Message\ addMidsizeSenderPrinter.exe
Bestätigen Sie die Erzeugung eines neuen Druckers (AdobePSGenericPostPrinter).
Konfigurieren Sie den Drucker:
Port name:
bezeichnet den Drucker, der Name kann beliebig vergeben werden.
Gateway number:
die Bezeichnung der Gateways
(Deutschland 4900; Österreich 4300; Schweiz 4100 etc.)
Output folder:
Verzeichnis in das die von Drucker erzeugten Postscript-Dateien gespeichert
werden sollen. Geben Sie hier das Verzeichnis der zweiten Installation ein!
Bitte auch für diesen Drucker die Einstellungen von Seite 32 beachten!
Wählen Sie die Option „Austausch öffentl. Schlüssel“ unter Konfiguration/Verarbeitungszentren.
Nun können Sie die zweite Sender ID nutzen.
55
8.
Archiv Viewer (Client)
Mit der Installation des 1stbp Message Archiv Client wird ein Programmsymbol auf den
Schreibtisch/Desktop mit einem Schlangensymbol und einem Briefumschlag erzeugt. Weiterhin
wird eine Programmgruppe „First Businesspost“ hinzugefügt. Mit beiden Varianten haben Sie
die Möglichkeit, den 1stbp Message Archiv Client zu starten.
Nach dem Start müssen Sie den Rechnernamen oder die IP Adresse des 1stbp Message
Servers und den Port über den die Kommunikation laufen soll eingeben. Die Werte werden
gespeichert und stehen beim nächsten Programmstart wieder zur Verfügung.
Wenn unter der angegebenen Adresse/Port kein 1stbp Message Server installiert ist oder der
Server nicht läuft erscheint eine Fehlermeldung.
Kommt eine Verbindung zustande, werden die Programmkomponenten überprüft und
gegebenenfalls aktualisiert. Sollte der Server mit einer neuen Version aktualisiert worden sein,
werden beim nächsten Programmstart die Clients auch aktualisiert.
56
Nach der Überprüfung der Programmkomponenten öffnet sich das Archivfenster. Es können
mehrere Rechner gleichzeitig auf das Archiv zugreifen.
57
9.
Überprüfung der Programmpakete
Um die Unversehrtheit des Downloads bzw. der installieren Softwarekomponente zu
überprüfen, sollten Sie folgendermaßen vorgehen:
Öffnen Sie unsere Homepage:
http://www.first-businesspost.com/www/html/homepage.html
Unter dem Punkt „Service“ finden Sie unter dem Programmdownload ein Verzeichnis der HashWerte (Link: Hash-Values). Um diese Hashwerte mit den lokalen Dateien zu vergleichen,
benötigen Sie ein Programm zur Hashwertberechnung. Sie können z.B. dieses Programm
verwenden: http://www.slavasoft.com/hashcalc/
Nach Installation und Start dieses Programms erhalten Sie folgendes Fenster
Dort klicken Sie bitte auf den Öffnen Button (...), in dem nächsten Fenster verweisen Sie bitte
auf die downloadete Datei (z.B. 1stbp_message_v2.3.1.exe) oder auf die Datei message.jar im
Installationspfad und aktivieren SHA1.
Nun können Sie den Hashwert durch einen Klick auf den Button „Calculate“ berechnen lassen
und mit dem Wert auf der Homepage vergleichen. Falls dieser Wert nicht übereinstimmt setzen
Sie sich bitte mit uns in Verbindung.
58
10.
Aufnahme des Java Pfades in die Umgebungsvariablen
Bitte klicken Sie in der Systemsteuerung auf das Icon System.
Wählen Sie den Reiter Erweitert.
59
Hier klicken Sie auf den Button Umgebungsvariablen.
60
dort wählen Sie bitte die Variable Path und klicken auf den Button Bearbeiten,
am Ende der Variablen fügen Sie bitte ein Semikolon und den Pfad zum Javaverzeichnis
ein z.B.: C:\Programme\Java\jre1.6.0\bin
61
11.
Anpassung des Dienstes (Java Heap Space)
Start /Ausführen -> im öffnenden Fenster „Regedit“ eintragen und mit „Enter“ bestätigen.
Es öffnet der Registrierungs-Editor. Bitte öffnen Sie in der Baumstruktur den Ordner
HKEY_LOCAL_MACHINE, dort den Ordner SYSTEM, hier den Ordner CurrentControlSet,
hier den Ordner Services, und hier den Ordner 1stbp Message und markieren dort den Ordner
Parameters (siehe Screenshot nächste Seite).
Den Wert in JVM Option Number 3 können Sie anpassen in dem Sie den Parameter mit einem
Doppelklick öffnen und den neuen Wert eintragen.
62
12.
1stbp Message Hauptprogramm auf einen anderen Rechner
verschieben
es gibt eine einfache Methode Message auf einen anderen Rechner zu verschieben. Man kann die
Konfiguration und den Schlüssel aus der ursprünglichen Installation mitnehmen. Hierbei spart man sich
die erneute Konfiguration und den Schlüsseltausch.
Bitte sichern Sie folgenden Dateien aus dem ursprünglichen Installationsverzeichnis (z.B.: C:\Program
Files\First Businesspost\1stbp Message):
ftp.properties (=Konfiguration) und keystore.jks (=Schlüssel)
Laden Sie neueste Version von 1stbp Message hier runter:
http://www.first-businesspost.com/www/html/homepage.html im Menüpunkt „Service“
Hier finden Sie die Installationsanleitung:
http://www.first-businesspost.com/www/html/produkte/How_To_1stbp_Message.pdf
Den Installationstyp: "Server - 1stbp Message Hauptprogramm" wählen.
Danach die Installationsvariante "Vollständig" auf dem Server oder "Benutzerdefiniert" auf dem Client.
Im Menu der benutzerdefiniert Installation "XPdf 3.0" auswählen. Hierzu auf das rote X bei "XPdf 3.0"
klicken und "vom Arbeitsplatz aus starten" wählen. Installation für alle Benutzer aktivieren und den
"Fertigstellen" Button klicken.
Jetzt die beiden gesicherten Dateien in das neue Installationsverzeichnis einfügen!
Vorsicht auf WinVista, Win7 und Win2008Server, je nach Konfiguration des Client bzw. Servers kann es
möglich sein, dass unter C:\Users\Public\First Businesspost\1stbp Message die beiden Dateien
abgelegt werden müssen!
Gegebenenfalls die Pfade zu den Verzeichnissen Print (lokaler Pfad), Archiv, Protokoll, (ggf. auch
Anlagen) in der lokalen Konfiguration anpassen. Hierzu auf Ihre Sender ID 4900_**** klicken, erst dann
erscheinen die Pfade.
63
13.
Tipps und Fehlerbehandlung
Beschreibung
Lösung
Die Installation bricht ab
Überprüfen Sie die Größe des Installationspakets. Es sollte der auf
(Fehler im Programmpaket...) der Downloadseite angegebenen Größe entsprechen.
Sollte das Problem weiter bestehen, laden Sie sich bitte die aktuelle
Version des Microsoft Installers herunter:
Windows NT:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&F
amilyID=889482fc-5f56-4a38-b838-de776fd4138c
Windows 9x/Me:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=cebbac
d8-c094-4255-b702-de3bb768148f&DisplayLang=en
Das Programm “hängt” bei
Überprüfen sie Möglichkeiten der Verschlüsselungsstärke Ihres
der Erzeugung des
Betriebssystems (z.B. Internet Explorer öffnen, „?“ wählen, Info
Schlüsselpaares
drücken). Die Verschlüsselungsstärke muss 128-Bit betragen. Sollte
dies nicht der Fall sein, installieren Sie bitte das Microsoft High
Encryption Pack für Ihr Betriebssystem und Ihre Version des Internet
Explorers:
http://www.microsoft.com/downloads/results.aspx?pr
oductID=&freetext=high+encryption+pack&DisplayLang
=en
Ich kann nach der Installation Rebooten Sie den Rechner (Win 9x/Me)
den Druckertreiber nicht
benutzen
Ich möchte, dass der 1stbp
Kopieren Sie die bei der Installation erzeugte Verknüpfung in die
Message Server bei jedem
Autostartgruppe. Damit die 1stbp Message Software starten
Rechnerstart automatisch
kann,sollten Sie in der Konfiguration der Software unter dem Reiter
gestartet wird
Optionen das Passwort automatisch laden lassen.
Nach dem Hinzufügen eines
Briefpapiers erscheint die
Fehlermeldung, dass das
Briefpapier:
 nicht die Größe des
Ausdrucks hat
 nicht die benötigte
Auflösung von 300x300
dpi hat
 das falsche Farbmodell
hat
Oder Sie Installieren Sie den Dienst.
Öffnen Sie das Briefpapier mit einem Bildbearbeitungsprogramm
(z.B. Imaging/Seite/Eigenschaften) und wählen Sie folgende
Einstellungen:
Farbe: Schwarzweiß (1bit)
Komprimierung: CCITT Gruppe 4 (2d)-Fax
Auflösung: x=300, y=300
Größe: A4 (210x297mm)
64
Beschreibung
Ich drucke meine Dokumente
im Querformat. Wie muss ich
das Briefpapier hinterlegen?
Nach dem Doppelklick auf
das Programmsymbol tut
sich nichts
Der Austausch des
öffentlichen Schlüssel klappt
nicht
Ich habe die „Data“ Option
installiert um möchte nun
doch Druckdateien
verarbeiten. Mit „ändern“
nachinstallierter Drucker und
GhostScript funktioniert
jedoch nicht.
Nach der Wahl einer anderen
Sprache tritt keine
Veränderung ein
PS Aufsplittung: Der
angezeigte Text im Fenster
„Text Extraktion“ enthält
keine zusammenhängenden
Wörter.
Lösung
Das Briefpapier muss immer im Hochformat vorliegen. Kippen Sie
gegebenenfalls das Briefpapier mit einem Bildbearbeitungsprogramm (z.B. Imaging/Seite/Seite drehen/links) um –90°. Das
Briefpapier muss links unten beginnen. Die Druckdateien werden
ganz normal im Querformat gedruckt.
Schließen/minimieren sie alle offenen Fenster. Manchmal kommt
das Fenster für die Passworteingabe nicht in den Vordergrund.
Prüfen Sie, ob Java installiert ist:
- Start/Ausführen
- cmd eingeben (es öffnet sich eine Dosbox)
- java –version eingeben
- die Meldung muss vergleichbar sein mit:
java version "1.6.0"
Java(TM) SE Runtime Environment, (build 1.6.0-b105)
Java HotSpot(TM) Client VM (build 1.6.0-b105, mixed
mode,sharing)
Evt. alte Java Version erneut installieren
Und dann eine java.exe aus einem anderen Verzeichnis
nutzen
- Prüfen Sie, ob eine Verbindung zum Internet besteht
- Prüfen Sie, ob Sie einen Proxyserver benutzen um die
Internetverbindung herzustellen
(z.B. Internet Explorer: Extras/Internetoptionen/Verbindung/
LAN-Einstellungen/Proxyserver für LAN verwenden)
Tragen Sie die hier hinterlegten Daten auch in die
Proxykonfiguration von 1stbp Message ein. Sollten Sie Benutzer
und Passwort beim Start einer Internetverbindung eingeben
müssen, so hinterlegen Sie diese unter „Anmeldung“
- Sollten weiterhin Probleme bestehen, gehen Sie bitte wie folgt
vor:
Editieren Sie die bei der Installation erzeugte Verknüpfung
(rechte Maustaste/Eigenschaften). Entfernen Sie die den
Buchstaben „w“ bei „javaw.exe“ unter „Ziel“. Starten Sie 1stbp
Message erneut. Nun erscheint zusätzlich eine Dosbox, in der
die Fehlermeldungen erscheinen. Sollten Sie Fragen zu diesen
Fehlermeldungen haben, setzen Sie sich bitte mit dem Support
in Verbindung.
Das Programm muss komplett deinstalliert und neu installiert
werden. Die „ändern“ Option funktioniert hier leider nicht.
Starten Sie nach der Wahl der Sprache das Programm neu
Der Druckertreiber hat nicht die Einstellung „Portabilität optimieren“.
Ändern Sie diese Einstellung und erzeugen Sie erneut eine
PostScript Datei zur Definition der Trennungsbegriffe..
65
Beschreibung
Bildschirmanzeigen flackern,
oder werden nicht korrekt
dargestellt, Blue Screen,
evt. Passiert nach dem
Doppelklick auf den Icon
(Verknüpfung auf dem
Desktop) nichts.
Lösung
Dies könnte durch einige Graphics Controller verursacht werden.
- Editieren Sie die Parameter mit denen das Programm
gestartet wird („Ziel“). Fügen Sie
-Dsun.java2d.noddraw=true
C:\Programme\Java\jre1.6.0\bin\javaw.exe Dgs.path="C:\Programme\GNUGhostscript7.05\gs7.05\bin" -cp
bcprov-jdk14119.jar;jai_codec.jar;jai_core.jar;jce.jar;message.jar;mail.jar
-Xms64m -Xmx256m com.vipersystems.message.Message de DE
mit einem Leerzeichen nach javaw.exe und vor
-Dgs.path="C:\Programme ein.
PC Monitorbild friert ein
Evt. Ist ein Virenscanner eingeschaltet , dann bitte deaktivieren für
die Installation
Wenn bei einer erneuten
Als erstes den Windows Dienst  Druckerwarteschlange (Print
Installation der Druckertreiber Spooler) anhalten dann die Deinstallation durchführen dann wieder
nicht den selben Namen
Installieren und den Dienst wieder Starten.
erhalten kann, der bereits
vergeben wurde
Java Heap Space
Die Ursache für diese Fehlermeldung könnte aus der
Arbeitspeichereinteilung des Betriebssystems resultieren.
- Editieren Sie die Parameter mit denen das Programm
gestartet wird („Ziel“). Erhöhen Sie den Wert in der Variablen
z.Bs.: von -Xmx256m auf -Xmx512m
C:\Programme\Java\jre1.6.0\bin\javaw.exe Dgs.path="C:\Programme\GNUGhostscript7.05\gs7.05\bin" -cp
bcprov-jdk14119.jar;jai_codec.jar;jai_core.jar;jce.jar;message.jar;mail.jar
-Xms64m -Xmx256m com.vipersystems.message.Message de DE
Wenn Sie das Programm mit dem Dienst Starten, muss dieser
wert auch in der Regestrie geändert werden. (siehe Seite 57)
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