Excel als InDesign-Motor

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Prepress
Publisher 3 · 2004
Adobe InDesign PageMaker Edition
Excel als InDesign-Motor
Die Plug-ins der PageMaker Edition von InDesign CS haben es in sich. Zu den stärksten
Erweiterungen gehört eine Schnittstelle für Database-Publishing auf Mausklick.
■ HAEME ULRICH In regelmässigen
Abständen werden wir gefragt, wie
man denn auf simple Weise InDesign
an eine Datenbank anbinden kann.
Bis anhin musste auf DrittherstellerSoftware verwiesen werden, sofern
sich der Benutzer nicht besonders gut
mit XML und Scripting auskannte.
Jetzt gehts einfacher. Dem Plug-inPack «PageMaker Edition», das Adobe
InDesign für PageMake-Umsteiger zugänglicher machen soll, liegt die Erweiterung «Datenzusammenführung» bei.
Von der Datenbank nach
InDesign
Das Plug-in «Datenzusammenführung»
bringt komma (csv)- oder tabulatorgetrennte Tabellen mit InDesign-Vorlagen
zusammen. Dabei sind sowohl Bild- wie
Textplatzhalter erlaubt.
Eine Tabelle besteht immer aus Datenfeldern und Datensätzen. Als Beispiel
ein klassischer Serienbrief: «Vorname»,
«Name», «Adresse» sind Felder. Sämtliche Felder eines Empfängers bilden
den Datensatz dieses Empfängers.
Als Datenquelle dient im Alltag wohl
häufig eine Excel-Tabelle, was letztlich nichts anderes ist als eine kleine
Datenbank. Der Kunde bringt die
Excel-Datei mit den Adressen für Visitenkarten oder Serienbriefe; die Gestaltung und Ausgabe ist Aufgabe des
Grafikdienstleisters. Genau hier setzt
die Adobe-Lösung an: Es sollen einfache Aufgaben gelöst werden. Komplexe Datenbankanbindungen bleiben
Sache spezialisierter Produkte; deren
Implementation geschieht weiterhin
durch Systemintegratoren.
Nehmen wir die Herstellung von Visitenkarten. Vom Auftraggeber erhalten
wir eine Excel-Datei mit 300 Adressen, einen Auszug aus seiner Datenbank. Die Visitenkarten sollen durch
persönliche Porträts der Mitarbeiter
einen speziellen Touch erhalten. Jetzt
heisst es aufgepasst, dass auch das
richtige Porträt zum rechten Namen
kommt. Dank der Automatisierung mit
«Datenzusammenführung» ist dies kein
Problem. Denn in einer Spalte der Excel-Datei stehen jeweils die Dateinamen der Porträts. Am besten einigt
man sich bei den Dateien auf eine einheitliche Schreibweise – vorname.pdf
zum Beispiel.
Damit bei der Zusammenführung der
Daten InDesign auch wirklich weiss,
dass es Bilder einzufügen hat, muss in
Spaltenbezeichnung ein at-Zeichen (@)
an den Anfang gestellt werden. Das
ist gar nicht einfach! Excel behauptet nämlich stur, dass in einer Formel
kein @-Zeichen stehen darf. Aber wir
wollen ja keine Formel schreiben, sondern bloss eine Spalte beschriften. Der
Trick zur Lösung steht in der Hilfe zum
Plug-in-Paket. Stellen Sie vor das @Zeichen einfach einen Apostroph (’),
damit Excel weiss, dass es gar nichts
zu wissen hat.
Für Bilder kann der ganze absolute
Pfad eingetragen werden. Dies ist vor
allem sinnvoll, wenn Bilder aus verschiedenen Verzeichnissen geladen
werden. Einfacher geht es, wenn man
in diese Spalte nur die eigentlichen Dateinamen schreibt und dann die exportierte Datei zusammen mit den Bildern
ins gleiche Verzeichnis legt.
Zuweisen der Platzhalter
Die Tabelle enthält also die Spalten
Firma, Vorname, Name, Adresse1,
Adresse2, Telefon, Fax, E-Mail, @foto.
Diese sichert man als tabulatorgetrennte Textdatei.
Jetzt gehts um die Vorlagengestaltung
in Adobe InDesign CS mit PageMaker
Plug-in Pack. Wir erstellen eine neue
Datei mit den Massen der Visitenkarte.
Nun werden die Daten aus der Excel-Tabelle importiert. Dazu muss die Palette
«Datenzusammenführung» (Fenster >
Datenzusammenführung) aktiv sein.
Im Menü dieser Palette (Dreieck oben
rechts) klickt man Datenquelle auswählen… und gibt die aus Excel exportierte
Datei an. InDesign fragt nun, ob es sich
um komma- oder tabulatorgetrennten
So gibts das Plug-in Pack
Es gibt drei Möglicheiten, das PageMaker Plug-in Pack zu bekommen:
■ PageMaker-Anwender kaufen sich das Upgrade auf die Adobe
InDesign CS PageMaker Edition regulär beim Fachhändler oder online
über www.publisher.ch/shop für rund 800 Franken.
■ In der Adobe Creative Suite sind die Plug-ins ab Frühling 2004 enthalten. Wer die Suite vorher erstanden hat, kann über den Adobe Store
(Tel. 0800 55 14 58) die Plug-ins gegen einen Kaufnachweis kostenlos
anfordern.
■ Wer ein separates InDesign CS gekauft hat, kann die Plug-ins über
den Adobe Store erstehen und sein InDesign so zur PageMaker Edition
aufrüsten. Diese Variante kostet 115 Franken.
Excel-Daten als Basis für InDesign-Dokumente: PageMaker Plug-in Pack macht’s
möglich.
Die einzelnen Felder der Datenbank werden in InDesign als Platzhalter gesetzt und
können da auch formatiert werden.
Datenquellen können komma- oder tabulatorgetrennte Dateien sein. Pro Dokument
lässt sich jeweils eine Datenquelle angeben.
Für die Zusammenführung der
Daten stehen
umfangreiche
Optionen zur
Auswahl. Sogar
mehrere Nutzen
pro Seite sind
möglich.
Prepress
Datensätze. Tipp: Um die Bilder in voller Auflösung zu sehen, klicken Sie mit
rechter Maustaste (auf dem Mac mit
gedrückter Ctrl-Taste) auf das Bild und
wählen Anzeigeoptionen > Anzeige mit
hoher Qualität.
Noch immer haben wir es mit einer einzelnen Seite zu tun, verlinkt mit der Datenquelle. In diesem Modus lässt sich
nun die Karte intuitiv gestalten. Um
zu schauen, wie sich Änderungen an
Position und Grösse auf andere Karten
auswirken, springt man «per CD-Spieler» einfach zum nächsten Datensatz.
Der Platzhaltertext kann mit Absatzund Zeichenattributen versehen werden, natürlich ist auch die Zuweisung
von Formaten kein Problem.
Jetzt fehlen noch die festen Elemente,
die auf allen Karten gleich sind. Diese
baut man in gewohnter Manier in die
Karte ein.
Let’s go
Personalisierter Druck – jetzt möglich mit Adobe InDesign CS PageMaker Edition.
Text handelt. Wir wählen hier tabulatorgetrennt. In der Datenzusammenführungpalette werden jetzt die Felder
aus der Excel-Datei sichtbar.
Wir erstellen den Textrahmen für die
Adresse und setzen den Cursor da rein.
In der Reihenfolge, wie die Adressen
der einzelnen Personen später erscheinen soll, klicken wir auf die Feldnamen in der Palette – also «Vorname»,
«Name» etc. Dabei werden Platzhalter
der Felder eingefügt, umgeben von
doppelten eckigen Klammern.
Die Porträts kommen in eine separate
Box. Auch hier wird zuerst die Box erstellt und dann mit ausgewählter Box
der Feldname «foto» in der Palette an-
geklickt. Weil nicht alle Porträts die
genau gleichen Ausmasse haben, müssen sie in der Grösse vereinheitlicht
werden. Das überlassen wir aber auch
gleich InDesign. Im Menü der Datenzusammenführungspalette gibts die Optionen für Inhaltsplatzierung. Wählen
Sie hier Bilder proportional anpassen.
So passen sich die Bilder der Rahmengrösse an, ohne aber dabei verzogen
zu werden.
Jetzt wird es das erste Mal richtig spannend. Mit der Vorschautaste unten in
der Palette baut InDesign die «scharfen» Daten anstelle der Platzhalter ein.
Mit den Pfeilen klickt man sich wie
beim CD-Spieler durch die einzelnen
Ist die Karte fertig formatiert, überlässt
man die weitere Arbeit der Software.
InDesign erstellt von jedem Datensatz
eine Seite – in unserem Beispiel also
eine 300 Seiten starke InDesign-Datei,
auf Basis der Musterdatei. Doch auch
dies will gesteuert sein. Klicken Sie
hierfür unten in der Palette auf Zusammengeführtes Dokument erstellen.
Unter Datensätze kann man angeben,
welche Bereiche berücksichtigt werden sollen.
Datensätze pro Dokumentseite ermöglicht die Platzierung von meheren Datensätzen auf einer InDesign-Seite.
Dies kann für Adressetiketten sinnvoll
sein. Versatz und Layout von mehreren
Nutzen pro Seite lässt sich über Layout
mit mehreren Datensätzen steuern.
Rechts in der Palette unter Optionen
lässt sich noch mal in die Anpassung
der Bilder an die Bildrahmen eingreifen. Hier wird denn auch bestimmt, ob
Publisher 3 · 2004
Bilder verknüpft werden oder direkt in
die Datei eingebettet werden sollen.
Leerzeilen für leere Felder entfernen bewirkt, dass leere Felder im Textfluss ignoriert werden, damit keine Lücken im
Layout entstehen.
Mit einem Klick auf OK wird eine neue
InDesign-Datei nach den vorhin angegebenen Vorgaben aufgebaut. In aller
Regel pro Datensatz eine Seite. Dieses
neu erstellte InDesign-Dokument ist
nun nicht mehr abhängig von einer
Datenquelle. Das heisst, dass diese
Datei zum Beispiel problemlos an eine
Druckerei weitergegeben werden kann.
Der Empfänger merkt dabei nicht, dass
es sich da um eine automatisch produzierte Datei handelt.
Aktualisieren, bitte schön!
«Guten Tag. Wir haben nochmals 20
Adressen. Es sind Leute einer neuen
Abteilung, die brauchen auch noch
Visitenkarten» – der Alptraum in jeder
manuellen Produktion. Kein Problem
mit dem DatenzusammenführungsPlug-in, auch drei Minuten vor der
Belichtung.
Über das Menü oben rechts in der
Datenzusammenführungspalette kann
eine vorhandene Datenquelle aktualisiert werden. Es ist hier auch möglich,
eine andere Datenquelle anzugeben.
Der Einsatz des Tools
Leider lassen sich nicht mehrere Datenquellen gleichzeitig auslesen. Dies
zeigt denn auch gleich die Grenzen des
Plug-ins auf. Trotzdem – oder gerade
deshalb – ist dieses Plug-in für den
Alltag eine grosse Hilfe. Ohne lange
Konfigurationen und Lesen von dicken
Wälzern lassen sich damit schon etliche Arbeiten automatisieren. Oder
vielleicht ist es für einige auch einfach
ein gelungener Einstieg in die Welt des
Database-Publishing.
■
Der Autor
Haeme Ulrich, ulrich-media GmbH, ist bekannt
als InDesign-Crack der ersten Stunde. Schon früh
erkannte er die Stärken der Software und begann
mit seiner Firma, Seminare für den Umstieg auf
Adobe InDesign zu veranstalten. Heute gehört
ulrich-media GmbH zu den begehrtesten InDesignIntegratoren. Weitere Informationen und Kurse unter
www.ulrich-media.ch
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