Effizienter und entspannter versenden mit FedEx Electronic Trade

Effizienter und entspannter versenden
®
mit FedEx Electronic Trade Documents
Inhalte
1. FedEx® Electronic Trade Documents
(ETD) und seine Vorteile
3. Voraussetzungen für den Einsatz
von FedEx® Electronic Trade
Documents (ETD)
2. Praxisbeispiel
4. FedEx Ship Manager™ at
fedex.com
a.
b.
c.
FedEx® ETD aktivieren
Individuelle Gestaltung von Dokumenten
Anlegen von Dokumentenprofilen
2
Was ist
®
FedEx
Electronic Trade Documents?
FedEx® Electronic Trade
Documents ist DIE Lösung, um
Zolldokumente effizient und
zuverlässig zu übermitteln!
Mit FedEx® Electronic Trade
Documents können Sie Ihre
Handelsdokumente elektronisch
übermitteln.
Dabei können Sie Ihre eigenen
Dokumente hochladen oder von
FedEx generieren lassen.
Mit dieser Versandlösung arbeiten
Sie effizienter, sparen Zeit und
Geld.
3
Ihre Vorteile
Vereinfachung des internationalen
Versandes durch elektronische
Übermittlung Ihrer Handelsdokumente
Geringeres Risiko einer Verzögerung
bei der Zollabfertigung
Mehr Automatisierung im
internationalen Versand bedeutet
höhere Betriebseffizienz, geringere
Kosten und weniger Stress bei der
Arbeit
4
Praxisbeispiel
Abwicklung eines Versandes mit
®
FedEx Electronic Trade Documents
•
Melden Sie sich
zunächst beim FedEx
Ship Manager™ at
fedex.com an und
bereiten Sie Ihre
Sendung wie gewohnt
anhand der Schritte 1 bis
6 vor.
6
•
Vervollständigen Sie die
Rubrik 7. Wareninformation
mit den Angaben zu Ihrer
Sendung.
•
In unserem Beispiel
versenden wir Bücher aus
Deutschland im Wert von
100 Euro in die USA.
7
•
Unter 8. Zolldokumente finden Sie
verschiedene Optionen zum
Hinzufügen von Zolldokumenten. Sie
können:
-
•
eine Handelsrechnung
hinzufügen,
eine Pro-forma-Rechnung
hinzufügen oder auch
zusätzliche von FedEx erstellte
Handelspapiere hinzufügen
sowie die Option
Personalisieren der von FedEx
erstellten Zollpapiere
auswählen.
Bitte beachten Sie, dass Sie
entweder eine Handelsrechnung
ODER eine Pro-forma-Rechnung
beilegen. Beides gleichzeitig ist nicht
möglich.
8
•
Nachdem Sie ein Dokument
ausgewählt haben – in unserem
Beispiel eine Handelsrechnung –
können Sie wählen zwischen:
-
-
-
Eigene verwenden: Fügen Sie
ein Dokument hinzu, das sie auf
Ihrem Computer gespeichert und
bereits für andere Sendungen
benutzt haben.
Vom Document Preparation
Centre anfügen: Verwenden Sie
ein Dokumenten-Profil, das sie
bereits im Dokumentenvorbereitungscenter angelegt haben.
Von FedEx generierte
verwenden: Nutzen Sie die
Dokumente, die automatisch
durch den FedEx Ship
Manager™ erstellt werden.
9
•
In unserem Fall wählen wir eine von
FedEx generierte Handelsrechnung.
•
Sie möchten weitere Dokumente
hinzufügen? Wählen Sie Zusätzliche
Handelspapiere Trade Documents
beifügen.
•
Danach können Sie auswählen
zwischen
- Eigene verwenden oder
- Vom Document Preparation
Centre anfügen.
•
Klicken Sie anschließend auf Versand.
10
•
Sie sehen zunächst noch einmal
eine Zusammenfassung Ihrer
Sendungsdetails.
•
Nach einem weiteren Klick auf
einen Button Versand werden
sie informiert, dass Ihre
Sendung mit den erforderlichen
Dokumenten erstellt wurde.
11
•
Abschließend wird das Shipping
Label angezeigt.
•
Gleichzeitig wurden Ihre
Handelsdokumente an FedEx
elektronisch übermittelt und von
dort an den Zoll weitergeleitet.
Der Zollabfertigung steht nun
nichts mehr im Weg.
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•
Ein großer Vorteil von FedEx® ETD:
In den meisten Fällen müssen Sie
keine Zolldokumente mehr
ausdrucken und beilegen.
•
In der weißen Box rechts von der
Label Option finden Sie eine Liste
aller hochgeladenen Dokumente.
Falls Sie eine elektronische Kopie
benötigen, klicken Sie auf Anzeigen
für das jeweilige Dokument. Dazu
benötigen Sie einen PDF-Reader.
•
Natürlich können Sie jederzeit die
Dokumente weiterhin ausdrucken,
z.B. für ihre Unterlagen.
13
•
Klicken Sie auf Drucken, um Ihr
Shipping Label wie gewohnt
auszudrucken und legen Sie es der
Sendung bei.
•
Auf dem Label weist das Kürzel
„ETD“ auf die elektronisch
vorliegenden Dokumente hin.
14
Wichtig
War der Upload der erstellen
Dokumente nicht möglich, druckt das
System neben dem Luftfrachtbrief
automatisch die benötigten
Dokumente aus. Diese müssen Sie
der Sendung beilegen. Auf dem
Luftfrachtbrief fehlt dann der Hinweis
„ETD“.
Alle elektronischen Zolldokumente
sind 14 Tage nach Versand online
verfügbar.
Die Sendung muss am gleichen Tag
in den Versand gehen.
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Voraussetzungen für den Einsatz von
®
FedEx Electronic Trade Documents
Technische Voraussetzungen
Systemvoraussetzungen
✓
✓
FedEx Ship Manager™ at fedex.com
Unterstützte FedEx Ship Manager™ Software (ab Version 5)
Formatvoraussetzungen
✓ Unterstützte Dateitypen:
.doc, .xls, .txt, .rtf, .gif, .bmp, .tif, .png, .pdf
MS Office 2010 Dokumente werden nicht unterstützt
>> Abspeichern als .pdf oder umwandeln in .doc oder .xls-Dateityp
✓ Dateiname < 30 Zeichen
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Service-Voraussetzungen
Wohin kann ich mit
FedEx® Electronic Trade
Documents versenden?
FedEx Services, bei denen
FedEx® ETD genutzt
werden kann:
• Eine detaillierte Liste aller
Länder finden Sie auf
fedex.com
✓FedEx International Priority®
✓FedEx International Economy®
✓FedEx International Priority®
Freight
✓FedEx International Economy®
Freight
✓FedEx International First®
FedEx Services, bei
denen FedEx® ETD nicht
angewendet werden
kann:
Gefahrgut (Dangerous Goods)
und Trockeneissendungen
(Dry Ice)
FedEx Europe First®
FedEx International Priority®
Distribution
FedEx International Economy®
Distribution
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Besonderheiten beim Versand mit
®
FedEx Electronic Trade Documents
1. Sendungen mit einem Wert über 1.000 Euro:
Es muss weiterhin das Ausfuhrbegleitdokument (ABD)
hochgeladen und der Sendung beigelegt werden.
2. Ausfuhren mit rechtlichen Besonderheiten:
wie z.B. Nichtgemeinschaftswaren (Zollgut),
genehmigungspflichtige Ausfuhrwaren, Erstattungswaren,
Kulturgüter etc. erfordern besondere Ausfuhrprozesse. Die
Unterlagen
• müssen die Sendung begleiten und
• sollten zusätzlich auch in FedEx® ETD hochgeladen werden
um etwaige Abfertigungsprobleme vorab zu vermeiden.
3. Abholung der Sendung am gleichen Tag
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Fragen
Sie möchten wissen, ob Sie FedEx® Electronic Trade
Documents für die Ausfuhr Ihrer Sendung(en)
anwenden können?
Kontaktieren Sie unseren Kundendienst
per E-Mail an [email protected]
oder telefonisch unter 01806 111 800
(20 Ct./Anruf aus dem dt. Festnetz;
Mobilfunk höchstens 60 Ct./Anruf)
®
FedEx
Electronic Trade Documents aktivieren
•
Um FedEx® Electronic Trade
Documents nutzen zu können,
müssen Sie über eine FedEx
Kundennummer verfügen und sich
zuvor für den FedEx Ship Manager™
at fedex.com registriert haben. Wenn
Sie noch nicht registriert sind, klicken
Sie einfach auf Versenden auf
fedex.com und führen Sie die
Registrierung durch.
•
Sie möchten FedEx® Electronic
Trade Documents in Ihrer FedEx
Ship Manager Software verwenden
oder auf die aktuellste SoftwareVersion umstellen? Dann wenden Sie
sich bitte an unseren Kundendienst
oder an Ihren Verkaufsberater.
22
•
Um FedEx® Electronic
Trade Documents zu
aktivieren, gehen Sie auf
fedex.com und loggen
Sie sich mit Ihren
Zugangsdaten in den
FedEx Ship Manager™
ein.
23
•
Aktivieren Sie FedEx®
Electronic Trade Documents,
indem Sie sich beim
FedEx Ship Manager™ auf
fedex.com anmelden und
auf Einstellungen über
4. Rechnungsdetails klicken.
24
•
Scrollen Sie das Modul Einstellungen
nach unten. Auf der rechten Seite
finden Sie den Abschnitt
Präferenzen Zollfreigabe.
•
Markieren Sie das Kästchen
Electronic Trade Documents
aktivieren.
•
Überprüfen Sie die
Nutzungsbedingungen und klicken
Sie, indem Sie nach unten scrollen,
anschließend auf Ich akzeptiere.
•
Änderungen speichern – fertig!
•
Nach der Aktivierung wird FedEx®
ETD auf alle Sendungen
angewendet, kann aber
selbstverständlich jederzeit über
Einstellungen deaktiviert werden.
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Hochladen und
Verwenden
einer Signatur
•
Bei der Erstellung der Dokumente
können Sie entweder eigene Dokumente
hochladen oder von FedEx generierte
mit Ihrem Briefkopf oder Ihrer Signatur
individualisieren. Wir empfehlen Ihnen
die Verwendung individualisierter
Dokumente, denn einige Zollbehörden
verlangen einen Original-Briefkopf und Signatur anstelle einer neutralen
Dokumentenvorlage.
•
Um ein Signaturbild zu benutzen,
markieren Sie unter Präferenzen
Zollfreigabe die Option Hochgeladene
Unterschrift immer auf den geltenden
Zollpapieren drucken.
•
Klicken Sie anschließend auf Upload
(Hochladen).
•
Wichtig:
Das Signaturbild muss im GIF oder PNG
Format vorliegen und darf eine Größe
von 240 x 25 Pixel nicht überschreiten.
27
•
Wählen Sie in dem sich öffnenden
Dateimanager ihr gewünschtes Bild
zum Hochladen aus.
•
Ihr Signaturbild wird Ihnen
anschließend angezeigt. Danach
können Sie das Fenster schließen.
28
Einfügen eines Firmenbriefkopfs
•
Zusätzlich zum Einfügen einer
individuellen Signatur, ermöglicht
FedEx® ETD auch das Einfügen eines
eigenen Firmenbriefkopfs.
•
Um einen Firmenbriefkopf einzufügen
wählen Sie unter Präferenzen
Zollfreigabe die Option
Handelsrechnung/Pro-formaRechnung immer auf Papier mit
hochgeladenem Firmenbriefkopf
drucken.
•
Klicken Sie anschließend auf Upload
(Hochladen).
•
Wichtig:
Firmenbriefköpfe müssen im GIF oder
PNG Format vorliegen und dürfen
eine Größe von 700 x 50 Pixel nicht
überschreiten.
30
•
Wählen Sie im sich öffnenden
Dateimanager Ihren Briefkopf.
•
Auch dieser wird Ihnen nach dem
Hochladen angezeigt und Sie können
das Fenster dann schließen.
31
•
Sie sind jetzt wieder im Menü
Einstellungen.
•
Scrollen Sie anschließend nach
unten und vergessen Sie nicht Ihre
vorgenommenen Einstellungsänderungen zu speichern, indem sie
auf Änderungen speichern klicken.
•
Bei allen zukünftigen Zolldokumenten,
die Sie mit FedEx® ETD erstellen,
werden nun Ihre Individualisierungen
angezeigt. Eine Deaktivierung der
Einstellungen ist natürlich jederzeit
möglich.
32
Anlegen von
Dokumentenprofilen
•
Im FedEx Dokumentenvorbereitungscenter können Sie Zolldokumente an
einem Ort schnell und einfach
vorbereiten und aufbewahren. Dort
legen Sie mit wenigen Klicks verschiedene Profile für Ihre Dokumente
an, erstellen Vorlagen und sparen
damit wertvolle Zeit.
•
In das Dokumentenvorbereitungscenter gelangen Sie über den
Reiter Zollinfo:
-
Entweder direkt über das
Untermenü Dokumentenvorbereitungscenter oder
über den Unterpunkt
Länderprofile beim FedEx
Global Trade Manager.
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•
FedEx® Electronic Trade Documents
Dokumenten-Profile können in einer
der zwei Optionen erstellt werden:
-
-
My Document Profiles: Nutzen
Sie das Document Preparation
Centre, um ein Profil zu erstellen,
das ein oder mehrere Zolldokumente enthält. Es kann für
sich wiederholende Lieferungen
genutzt werden.
Upload Documents: Laden Sie
ein Dokument hoch, welches Sie
bereits benutzt haben und für eine
zukünftige Lieferung erneut
verwenden möchten.
35
•
In unserem Beispiel nutzen wir die
Option, Dokumente hochzuladen.
Klicken Sie dazu auf Upload
Documents.
•
Wichtig:
Für das Hochladen von Dokumenten
gelten bestimmte Voraussetzungen:
1MB oder 6 Seiten dürfen nicht
überschritten werden. Außerdem
müssen die Dokumente in den
aufgeführten Formaten vorliegen.
36
•
Wählen Sie das entsprechende
Zolldokument und laden Sie es hoch.
•
Legen Sie das Land des Absenders,
Shipper country, fest, in unserem Fall
Deutschland, Germany.
•
Und nun das Land des Empfängers,
Consignee country, in unserem
Beispiel USA, United States.
•
Entscheiden Sie sich für einen
Document type, in unserem Fall die
Handelsrechnung, Commercial
Invoice.
•
Fügen Sie über Document reference
eine Beschreibung hinzu.
•
Anschließend klicken Sie auf Upload
and save.
37
•
Sie können bis zu 5 Dokumente
gleichzeitig hochladen. Um weitere
Dokumente hinzuzufügen, klicken Sie
auf Add another File, wenn nötig.
•
Das Dokument kann nun für den
FedEx Ship Manager™ verwendet
werden.
38
Sie haben Fragen?
Unser FedEx Kundendienst steht Ihnen
gerne unter der Telefonnummer 01806 111 800
zur Verfügung.
(20 Ct./Anruf aus dem dt. Festnetz;
Mobilfunk höchstens 60 Ct./Anruf)
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