SICONV - ELABORAÇÃO DE PROPOSTAS E PLANOS DE

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TRABALHO E SUA INCLUSÃO NO SISTEMA
TRABALHO E SUA INCLUSÃO NO SISTEMA
Palestrante:
Sérgio Pavan Margarido, economista formado pelo Instituto de Economia
da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), em Campinas (SP), e
mestre em Teoria Econômica pela UNICAMP. Foi Diretor Tributário e
Secretário de Fazenda da Prefeitura Municipal de Maringá (PR) e Supervisor
Departamental da Secretaria de Finanças da Prefeitura Municipal de
Campinas (SP).
Vem realizando programas de capacitação que abordam a captação de
recursos federais e a utilização do SICONV desde 2008, quando o sistema
foi criado. Seus cursos conquistaram posição de destaque no cenário
nacional, tendo sido frequentados por milhares de profissionais de órgãos
públicos, entidades privadas sem fins lucrativos, universidades e institutos
de pesquisa.
Entre em contato com o autor
Comentários, sugestões, correções e críticas relacionados a este trabalho
são bem recebidos. Envie-os para o [email protected].
PROMOÇÃO
REALIZAÇÃO
APOIO
SUMÁRIO
1.
TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS DE RECURSOS FEDERAIS
1
1.1.
TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS
1
1.1.1.
Transferências Voluntárias de Recursos Federais
1
1.1.2.
Convênio
1
1.1.3.
Contrato de Repasse
2
1.1.4.
Termo de Cooperação
2
1.1.5.
Termo de Parceria
2
1.2.
1.3.
2.
PLANO DE TRABALHO E PROPOSTA DE TRABALHO
2
1.2.1.
Plano de Trabalho
2
1.2.2.
Proposta de Trabalho
3
DECRETO Nº 6.170/2007 E PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 127/2008
OBJETO (PRODUTO), PROBLEMAS E OBJETIVOS ASSOCIADOS A UM PLANO DE TRABALHO
4
5
2.1.
O QUE É UM PROJETO?
5
2.2.
DEFINIÇÃO DO OBJETO (PRODUTO) DO PROJETO
5
2.2.1.
Objeto (Produto)
5
2.2.2.
Objetos de Programa de Transferência de Recursos
6
2.2.3.
Caracterização Detalhada do Objeto
6
2.2.4.
Caracterização Detalhada do Objeto e Especificações Técnicas
6
2.3.
2.4.
DEFINIÇÃO DO PROBLEMA
9
2.3.1.
Importância da Definição do Problema
9
2.3.2.
Definição do Problema em Projetos para Captação de Recursos
9
DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS
10
2.4.1.
Objetivos do Projeto
10
2.4.2.
Objetivos do Projeto e Objetivos do Programa de Transferência de Recursos
10
i
3.
CRONOGRAMA FÍSICO: DEFINIÇÃO DE METAS E ETAPAS
3.1.
DEFINIÇÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO
13
3.2.
DISCRIMINAÇÃO DE ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS
13
3.2.1.
Organização das Atividades em Níveis
13
3.2.2.
Objeto do Plano de Trabalho
13
3.2.3.
Metas
14
3.2.4.
Etapas
16
3.3.
4.
13
ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO
16
3.3.1.
Estrutura de Cronograma Físico
16
3.3.2.
Mensuração de Quantitativos de Metas e Etapas
19
3.3.3.
Definição de Prazos para Execução de Metas e Etapas
20
ORÇAMENTO DO PROJETO: PLANILHA DE CUSTOS E PLANO DE APLICAÇÃO
4.1.
ORÇAMENTO DO PROJETO
21
4.1.1.
Orçamento e Execução de Projeto
21
4.1.2.
Planilha de Custos
21
4.1.3.
Plano de Aplicação
22
4.1.4.
Obediência à Planilha de Custos e ao Plano de Aplicação durante
a Execução do Projeto
4.1.5.
4.3.
4.4.
22
Alteração da Planilha de Custos e do Plano de Aplicação durante a
Execução do Projeto
4.2.
21
23
PLANILHA DE CUSTOS
23
4.2.1.
Estrutura de Planilha de Custos
23
4.2.2.
Retenções de Tributos e Contribuições
23
4.2.3.
Tributo ou Contribuição Patronal
30
4.2.4.
Planilha de Custos no Caso de Obra ou Serviço de Engenharia
31
PLANO DE APLICAÇÃO
32
4.3.1.
Planilha de Custos e Plano de Aplicação
32
4.3.2.
Planilha de Custos e Plano de Aplicação no Caso de Obra ou Serviço de Engenharia
36
PLANILHA DE CUSTOS E CRONOGRAMA FÍSICO
36
ii
5.
FONTES DE RECURSOS DO PROJETO E CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
5.1.
FONTES DE RECURSOS E CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
37
5.2.
DEFINIÇÃO DAS FONTES DE RECURSOS PARA EXECUÇÃO DO PROJETO
37
5.2.1.
Repasse e Contrapartida
37
5.2.2.
Cálculo do Valor Mínimo da Contrapartida com base no Valor do Objeto
38
5.2.3.
Cálculo do Valor Mínimo da Contrapartida com base no Valor do Repasse
38
5.2.4.
Cálculo do Valor Mínimo da Contrapartida com base no Valor do Repasse
(no caso de desconto de taxa de administração de instituição mandatária)
5.3.
40
5.3.1.
Definição
40
5.3.2.
Apuração do Valor Máximo da Contrapartida em Bens e Serviços
40
5.3.3.
Inclusão de Contrapartida em Bens e Serviços na Planilha de Custos e
5.3.4.
5.4.
5.5.
5.6.
41
Apuração do Valor de Bens e Serviços Propostos como Contrapartida
Não Financeira
41
CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
42
5.4.1.
Definição
42
5.4.2.
Estrutura de um Cronograma de Desembolso
42
5.4.3.
Parcela de Cronograma de Desembolso
45
ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
45
5.5.1.
Roteiro
45
5.5.2.
Definição da Periodicidade de Desembolso de Recursos
46
5.5.3.
Preparação da Estrutura do Cronograma de Desembolso
46
5.5.4.
Alocação da Contrapartida e do Repasse por Meta(s) e Etapa(s)
48
CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO DE OBRA OU SERVIÇO DE ENGENHARIA E
55
5.6.1.
Cronograma Físico-Financeiro
55
5.6.2.
Cronograma Físico-Financeiro e Cronograma de Desembolso
57
SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS E CONTRATOS DE REPASSE (SICONV)
6.1.
39
CONTRAPARTIDA EM BENS E SERVIÇOS (CONTRAPARTIDA NÃO FINANCEIRA)
no Plano de Aplicação
6.
37
RECURSOS DISPONÍVEIS NO SICONV
61
61
iii
7.
6.2.
CREDENCIAMENTO E CADASTRAMENTO
62
6.3.
GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS
62
6.3.1.
Perfiis de Usuários do SICONV
62
6.3.2.
Acesso ao SICONV
64
6.3.3.
Gerenciamento de Usuários
65
INCLUSÃO DE PROPOSTA DE TRABALHO NO SICONV
7.1.
MENU “PROPOSTAS”
71
7.2.
INCLUSÃO DE PROPOSTA DE TRABALHO
72
7.2.1.
Identificação de Programa(s) para Transferência de Recursos
72
7.2.2.
Definição de Objeto(s) do Programa, da Contrapartida e dos
7.3.
8.
9.
71
Valores da Proposta ou do Plano
75
7.2.3.
Confirmação da Seleção de Programa(s)
76
7.2.4.
Registro das Demais Informações da Proposta de Trabalho
77
7.2.5.
Registro de Dados do(s) Repasse(s)
79
7.2.6.
Inclusão (Cadastramento) de Proposta de Trabalho
80
ABAS PARA INCLUSÃO DO PLANO DE TRABALHO
INCLUSÃO DE PARTICIPANTES NO SICONV
82
85
8.1.
PARTICIPANTES EM UM CONVÊNIO OU CONTRATO DE REPASSE
85
8.2.
INCLUSÃO DE PARTICIPANTE NO SICONV
86
8.2.1.
Aba “Participantes”
86
8.2.2.
Inclusão de Interveniente
86
INCLUSÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO NO SICONV
89
9.1.
CRONOGRAMA FÍSICO
89
9.2.
90
9.2.1.
Aba “Crono Físico”
90
9.2.2.
Inclusão de Metas e Etapas
90
iv
10. INCLUSÃO DE CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO NO SICONV
103
10.1. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
103
10.2. INCLUSÃO DE CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO NO SICONV
105
10.2.1. Aba “Crono Desembolso”
105
10.2.2. Inclusão de Cronograma de Desembolso
105
11. INCLUSÃO DE PLANO DE APLICAÇÃO NO SICONV
127
11.1. PLANO DE APLICAÇÃO
127
11.2. INCLUSÃO DE PLANO DE APLICAÇÃO NO SICONV
129
11.2.1. Aba “Plano de Aplicação Detalhado”
129
11.2.2. Inclusão de Bem ou Serviço no SICONV
129
11.3. CONSULTA DE PLANO DE APLICAÇÃO
12. INCLUSÃO DE ARQUIVOS ANEXOS NO SICONV
135
137
12.1. ANEXAÇÃO DE ARQUIVOS À PROPOSTA OU AO PLANO DE TRABALHO
137
12.2. ABA “ANEXOS”
137
12.3. ABA “PROJETO BÁSICO / TERMO DE REFERÊNCIA”
138
12.3.1. Projeto Básico e Termo de Referência
138
12.3.2. Anexação de Projeto Básico e Termo de Referência
139
13. GERENCIAMENTO DE PROPOSTAS E PLANOS DE TRABALHO NO SICONV
141
13.1. SITUAÇÃO DE UMA PROPOSTA OU DE UM PLANO DE TRABALHO
141
13.2. CONSULTA DE PROPOSTAS E PLANOS DE TRABALHO
143
13.3. ENVIO DE PROPOSTAS E PLANOS DE TRABALHO PARA ANÁLISE
148
13.4. PROPOSTA OU PLANO DE TRABALHO EM COMPLEMENTAÇÃO E CONSULTA DE PARECERES
148
v
1.
1
TRANSFERÊNCIAS
VOLUNTÁRIAS DE
RECURSOS FEDERAIS
1.1.
TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS
1.1.1. Transferências Voluntárias de Recursos Federais
Transferências voluntárias de recursos são realizadas pelo Governo Federal para órgãos e entidades
públicas ou privadas que estão mais próximas das populações assistidas ou atendidas por programas federais. Ao
transferir recursos para entes próximos ao público alvo destes programas, o Governo Federal tem o objetivo de
melhorar a sua gestão, potencializando seus efeitos positivos.
São realizadas por meio da assinatura de instrumentos jurídicos como convênios, contratos de repasse,
termos de cooperação e termos de parceria.
1.1.2. Convênio
Convênio é um acordo que:
•
disciplina a transferência de recursos financeiros dos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União;
•
visa a execução de programa de governo; e
•
envolve a realização de projeto, atividade, serviço ou evento de interesse recíproco, em regime de
mútua cooperação.
Participam de um convênio:
•
Concedente, que é o órgão ou entidade da administração pública federal direta ou indireta responsável
pela transferência dos recursos financeiros ou pela descentralização dos créditos orçamentários destinados à
execução do objeto do convênio; e
•
Convenente, que é o órgão ou entidade da administração pública direta e indireta, de qualquer esfera
de governo, assim como entidade privada sem fins lucrativos, com o qual a administração federal pactua a
1
execução de programa, projeto/atividade ou evento mediante a celebração de convênio.
1.1.3. Contrato de Repasse
Contrato de repasse é um acordo que:
•
disciplina a transferência de recursos financeiros dos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União,
sendo a transferência gerenciada por instituição ou agente financeiro público federal;
•
visa a execução de programa de governo; e
•
envolve a realização de projeto, atividade, serviço ou evento de interesse recíproco, em regime de
mútua cooperação.
Participam de um contrato de repasse:
•
Contratante, que é o órgão ou a entidade da administração pública federal direta ou indireta que pactua
a execução de programa, projeto, atividade ou evento por intermédio de instituição financeira federal
(mandatária) mediante a assinatura deste tipo de instrumento;
•
Contratado, que é o órgão ou entidade da administração pública direta e indireta, de qualquer esfera de
governo, assim como entidade privada sem fins lucrativos, com a qual a administração federal pactua a execução
de programa, projeto/atividade ou evento mediante a celebração de contrato de repasse; e
•
Instituição Mandatária, que é a instituição ou o agente financeiro público federal responsável pela
operacionalização da transferência de recursos, atuando em nome do órgão ou da entidade contratante.
1.1.4. Termo de Cooperação
Termo de cooperação é um acordo que disciplina a transferência de crédito orçamentário de um órgão ou
de uma entidade da administração pública federal direta para outro órgão ou entidade federal da mesma natureza
ou, ainda, para uma autarquia, fundação pública ou empresa estatal dependente.
1.1.5. Termo de Parceria
Termo de parceria é um instrumento jurídico utilizado para realizar a transferência de recursos federais
para organizações sociais de interesse público (OSCIPs), estando previsto na Lei nº 9.790, de 23 de março de 1999.
1.2.
PLANO DE TRABALHO E PROPOSTA DE TRABALHO
1.2.1. Plano de Trabalho
Plano de trabalho é o documento que deve ser enviado por um órgão ou uma entidade como requisito
prévio para receber transferências voluntárias de recursos do Governo Federal. A obrigatoriedade de envio de um
plano de trabalho é prevista na Lei nº 8.666/1993, que, em seu artigo 116, parágrafo 1º, determina que a
celebração de convênios e instrumentos congêneres por órgãos ou entidades da administração pública depende
de prévia aprovação de plano de trabalho proposto pelo órgão ou entidade que pretende receber recursos. O
2
mesmo parágrafo detalha os elementos que devem compor o plano:
•
identificação do objeto a ser executado;
•
definição das metas a serem atingidas;
•
descrição das etapas ou fases de execução;
•
plano de aplicação dos recursos financeiros, em que são detalhadas as despesas a serem realizadas,
assim como identificadas as origens dos recursos;
•
cronograma de desembolso;
•
previsão de início e fim da execução do objeto, bem como da conclusão das etapas ou fases
programadas; e
•
comprovação de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto estão devidamente
assegurados no caso de obras ou serviços de engenharia, exceto se o custo total do empreendimento recair sobre
o órgão ou a entidade que transfere os recursos.
1.2.2. Proposta de Trabalho
Proposta de trabalho é um documento que órgãos e entidades concedentes ou contratantes podem exigir
antes do envio do plano de trabalho, para que seja feita uma análise preliminar. Se aprovada a proposta, o órgão
ou a entidade solicita, em um segundo momento, o envio do plano de trabalho completo, a ser submetido à
análise final.
Comparada ao plano de trabalho, a proposta de trabalho é um documento menos detalhado, não tendo,
como regra geral, o cronograma físico, o cronograma de desembolso e o plano de aplicação. Segundo a Portaria
Interministerial nº 127/2008, artigo 15, uma proposta de trabalho deve conter, no mínimo, os seguintes pontos:
•
descrição do objeto a ser executado;
•
justificativa, que deve incluir:
•
-
a caracterização dos interesses recíprocos;
-
a relação entre a proposta e os objetivos e as diretrizes do programa federal;
-
a definição do público alvo;
-
a identificação do problema a ser resolvido; e
-
a descrição dos resultados esperados com a execução do programa.
estimativa dos recursos financeiros necessários, incluindo o repasse a ser feito pelo Governo Federal e a
contrapartida, especificando-se o valor de cada parcela;
1.3.
•
previsão de prazo para a execução; e
•
informações relativas à capacidade técnica e gerencial do proponente para a execução do objeto.
DECRETO Nº 6.170/2007 E PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 127/2008
O Decreto nº 6.170, publicado pelo Governo Federal em julho de 2007, e a Portaria Interministerial nº 127,
3
publicada em maio de 2008, estabeleceram um novo marco regulatório para a realização de transferências
voluntárias de recursos financeiros federais por meio de convênios, contratos de repasse, termos de cooperação,
termos de parceria e instrumentos afins. Em conjunto, o decreto e a portaria substituem a Instrução Normativa nº
1, de janeiro de 1997, publicada pela Secretaria do Tesouro Nacional, embora muitos de seus dispositivos tenham
sido reproduzidos na íntegra.
No centro deste novo marco regulatório, e como suas partes mais visíveis, estão o Portal dos Convênios e,
especialmente, o Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (SICONV). O SICONV é um sistema
informatizado utilizado na Internet em que órgãos ou entidades concedentes ou contratantes, de um lado, e
órgãos ou entidades convenentes ou contratadas, de outro, realizam os procedimentos necessários à
formalização, execução e prestação de contas de convênios, contratos de repasse e instrumentos congêneres. Sua
implantação teve como principais objetivos proporcionar maior agilidade à tramitação de solicitações de recursos
federais por órgãos públicos estaduais, distritais ou municipais e por entidades privadas sem fins lucrativos e
aumentar a capacidade de fiscalização do Governo Federal, da Controladoria-Geral da União (CGU) e do Tribunal
de Contas da União.
4
2
OBJETO (PRODUTO),
PROBLEMAS E OBJETIVOS
ASSOCIADOS A UM PROJETO
1.4.
O QUE É UM PROJETO?
Um projeto é um esforço temporário empreendido por uma organização que tem por objetivo de gerar um
determinado objeto (ou produto), permitindo, assim, solucionar problema(s) identificado(s) por esta organização.
1.5.
DEFINIÇÃO DO OBJETO (PRODUTO) DO PROJETO
1.5.1. Objeto (Produto)
O objeto ou o produto de um projeto é aquilo que se pretende gerar ao final da execução deste projeto.
“Aquilo” pode ser um produto, uma construção, um serviço, um treinamento, “algo” que permite ao órgão ou à
entidade atingir determinados objetivos expressos no projeto.
Alguns exemplos de objetos:
•
a ampliação de uma escola;
•
a capacitação de funcionários;
•
a aquisição de veículos;
•
a reforma de um ginásio de esportes;
•
o reequipamento de uma unidade básica de saúde;
•
a canalização de um córrego;
•
a aquisição de medicamentos; e
•
a realização de um evento.
5
1.5.2. Objetos de Programa de Transferência de Recursos
Como mencionado anteriormente, cada programa de transferência de recursos tem objetivos, requisitos,
exigências e critérios de seleção estabelecidos pelo órgão que transfere os recursos. Cada programa tem definidos
também os objetos que poderão ser executados com os recursos que vierem a ser transferidos.
1.5.3. Caracterização Detalhada do Objeto
A definição de objetos pouco detalhados é um dos problemas apontados em fiscalizações de convênios e
contratos de repasse realizadas pelo Tribunal de Contas da União (TCU) e pela Controladoria-Geral da União (CGU).
Um objeto deve ser plenamente caracterizado no projeto, com informações como o local onde vai ser executado,
o tipo de capacitação a ser realizado ou a finalidade a ser atribuída a veículos e equipamentos a serem adquiridos.
Utilizando os exemplos de objetos mencionados anteriormente, o detalhamento exige agregar informações como:
•
a construção de uma unidade básica de saúde no Bairro Vila Nova;
•
a capacitação de funcionários da Secretaria Municipal de Saúde envolvidos no combate à dengue;
•
a aquisição de veículos e equipamentos para o setor de manutenção de estradas rurais localizadas no
Município;
•
a reforma do Ginásio Municipal de Esportes;
•
o reequipamento da unidade de urgência e emergência do Bairro São Marcos;
•
a canalização do córrego Águas Rasas;
•
a aquisição de medicamentos para distribuição a diabéticos; e
•
a realização da XII Festa da Uva e do Vinho.
Caracterizar o objeto desta forma significa garantir ele seja único. Pode haver vários projetos cujo objeto é
a “construção de uma unidade básica de saúde”, no entanto, existe um único com o objeto “construção de uma
unidade básica de saúde no Bairro Vila Nova”. Da mesma forma, pode haver vários projetos com objetos
“aquisição de veículos e equipamentos”, no entanto, o projeto com objeto “aquisição de veículos e
equipamentos para o setor de manutenção de estradas rurais localizadas no Município” é único.
Garantir que o objeto seja único e bem claro é fundamental para garantir que, durante a execução do
projeto, esforços sejam realizados para gerar efetivamente esse objeto e não outro objeto que, por mais parecido
que seja, implicaria elaborar e executar outro projeto. Considerando as punições existentes nas normas brasileiras
no caso de haver a execução de um objeto distinto daquele previsto no projeto, esse detalhamento é fundamental
para se evitar esses desvios.
1.5.4. Caracterização Detalhada do Objeto e Especificações Técnicas
Caracterizar o objeto de forma detalhada não significa, no entanto, descrever suas especificações
técnicas. É comum encontrar casos em que consta na descrição do objeto a especificação técnica detalhada de um
veículo ou equipamento a ser adquirido ou de uma obra a ser realizada. Este tipo de detalhamento técnico é
6
desnecessário e, em muitos casos, pode gerar problemas. Definir o objeto significa dar uma idéia precisa do que o
projeto vai gerar de produto ao seu final, não definir suas características técnicas em detalhe. Isto pode ser visto
em dois exemplos. O primeiro, ilustrado na FIGURA 2.1. abaixo, trata de um projeto que pretende adquirir um
caminhão a ser utilizado na coleta de resíduos sólidos.
FIGURA 2.1.
Possibilidades
para Definição do
Objeto
(exemplo 1)
Possibilidade 1
aquisição de caminhão
Possibilidade 2
aquisição de caminhão para coleta de resíduos sólidos
Possibilidade 3
aquisição de caminhão para coleta de resíduos sólidos,
novo, 4X2 toco, fabricação nacional, com cabine
avançada, motor diesel turbo com no mínimo 6 cilindros,
potência mínima de 220V, equipado com gerenciamento
eletrônico de combustível, torque mínimo de 82 KGFM
(NM), embreagem hidráulica, direção hidráulica, tanque
de combustível com capacidade mínima de 275 litros,
capacidade máxima de carga de 16 000 KG S
elaboração:
O exemplo mostra três possibilidades para definir o objeto:
•
na primeira, a definição do objeto como “aquisição de um caminhão” é insuficiente, pois não permite
identificar de forma precisa o produto que será gerado ao final da execução do projeto; não se dá idéia da
finalidade da aquisição deste caminhão;
•
na segunda possibilidade, definir o objeto como “aquisição de caminhão para coleta de resíduos
sólidos” dá um grau maior de precisão: ao se especificar na definição a finalidade para aquisição do caminhão,
cria-se um elo com os problemas que levaram à elaboração do projeto e com os objetivos que esse projeto propõe
atingir; e
•
na terceira e última possibilidade, trazer para a definição do objeto a especificação técnica detalhada do
caminhão não trouxe nenhum benefício em termos de esclarecer a ligação entre o objeto, os problemas a serem
resolvidos e os objetivos do projeto; a especificação técnica não é necessária para isso, devendo ser feita na
planilha de custos e no plano de aplicação do projeto.
A inclusão da especificação técnica no objeto pode trazer problemas durante a execução do projeto. As
normas para a realização de transferências voluntárias de recursos vedam a alteração do objeto. Em muitos casos,
existe um longo período de tempo entre o momento em que um projeto é enviado para a análise do órgão
repassador dos recursos e o momento em que o convênio ou o contrato de repasse é assinado e o órgão ou a
entidade pode iniciar a execução do projeto. Durante este período, as especificações técnicas de veículos,
equipamentos ou outros materiais que constam no projeto podem sofrer alterações. Por exemplo, o veículo ou o
equipamento pode não estar mais sendo produzido, pode se tornar obsoleto ou pode ter seu preço reduzido,
passando a ser viável a aquisição de um veículo ou de um equipamento com especificação superior. Se a
especificação detalhada tiver sido feita no plano de aplicação, o órgão ou a entidade pode solicitar formalmente,
com justificativa, a sua alteração. Deve-se notar que, neste caso, o que está sendo solicitada é a alteração de
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especificação do objeto, não alteração do objeto. Se o veículo ou o equipamento tivesse sido especificado no
objeto, o órgão repassador dos recursos poderia considerar a solicitação como alteração de objeto, não de
especificação. Mesmo que o órgão aceitasse a solicitação de alteração, haveria ainda o risco de um órgão de
controle como o Tribunal de Contas da União ou a Controladoria-Geral da União fiscalizar a execução do convênio
ou contrato de repasse e considerar a alteração da especificação como alteração do objeto.
Como segundo exemplo relativo ao nível de detalhamento necessário na definição do objeto, pode-se
considerar o caso de um projeto que pretende realizar obra de pavimentação. Existem várias possibilidades de
definir o objeto, ilustrado na FIGURA 2.2. a seguir.
FIGURA 2.2.
Possibilidades
para Definição do
Objeto
(exemplo 2)
Possibilidade 1
pavimentação
Possibilidade 2
pavimentação de avenidas e ruas do município
Possibilidade 3
pavimentação de avenidas e ruas do Bairro Nova Lima
Possibilidade 4
pavimentação da Avenida Brasil e das ruas Santos Dumont e
Tiradentes
Possibilidade 5
pavimentação da Avenida Brasil (trecho entre as avenidas
Duque de Caxias e Dom Pedro I) e das ruas Santos Dumont
(trecho entre as avenidas São Paulo e Minas Gerais) e
Tiradentes (trecho entre as avenidas São Paulo e Minas
Gerais)
Possibilidade 6
pavimentação da Avenida Brasil (trecho entre as avenidas
Duque de Caxias e Dom Pedro I) e das ruas Santos Dumont
(trecho entre as avenidas São Paulo e Minas Gerais) e
Tiradentes (trecho entre as avenidas São Paulo e Minas
Gerais), com construção de sarjetas e guias
elaboração:
Neste exemplo em que o objeto é a pavimentação a definição do objeto torna-se mais complicada:
•
as três primeiras possibilidades resultam em uma definição bastante imprecisa do objeto, não se
identificando avenidas e ruas que serão submetidas à pavimentação;
•
na quarta possibilidade a definição do objeto é mais detalhada que nas três primeiras, identificando-se a
avenida e as ruas que serão pavimentadas; no entanto, ainda existe uma imprecisão decorrente do fato de não se
saber que trechos desta avenida e destas ruas serão pavimentados;
•
na quinta possibilidade a definição do objeto está bem precisa, identificando-se claramente o que será
pavimentado, trecho a trecho; e
•
na sexta e última possibilidade, o objeto tem na sua definição características técnicas da obra de
pavimentação, sendo descrita a construção de sarjetas e guias.
8
Destas possibilidades para definir o objeto, sugere-se utilizar a quinta ou a sexta, em que se define com
maior grau de precisão o que será pavimentado. As primeiras quatro possibilidades para definição do objeto são
muito pouco precisas, podendo gerar questionamentos de órgãos de controle.
1.6.
DEFINIÇÃO DO PROBLEMA
1.6.1. Importância da Definição do Problema
Um projeto é elaborado porque o órgão ou a entidade identificou problema(s) que deve(m) ser
solucionado(s).
No momento de caracterizar o(s) problema(s) que levam à organização a elaborar um projeto, é
fundamental realizar um diagnóstico detalhado da situação que se pretende alterar com a execução deste projeto,
com identificação precisa dos problemas que se pretende resolver. Em especial, no momento de se realizar este
diagnóstico, deve-se atentar para os seguintes pontos:
•
o programa do órgão federal que prevê a transferência de recursos identifica problemas que aquele
órgão pretende resolver ao transferir esses recursos para um órgão público estadual ou municipal ou para uma
entidade privada sem fins lucrativos; os problemas apontados no diagnóstico feito pelo órgão ou pela entidade
que está elaborando o projeto devem ser da mesma natureza daqueles que o órgão federal pretende resolver;
•
deve ser feito um levantamento de dados quantitativos que permitam caracterizar a relevância do
projeto para o qual estão sendo solicitados recursos, o que é fundamental quando se considera que este projeto
está competindo por recursos financeiros federais com centenas ou até milhares de projetos de outros órgãos e
entidades; não é suficiente identificar um problema como “inexistência de atendimento especializado na área de
ortopedia”, é necessário, se existirem dados, identificar quantas pessoas são prejudicadas por isso, assim o
problema seria melhor definido como: “inexistência de atendimento especializado na área de ortopedia, com
demanda não atendida de 250 pessoas por mês na área de atuação da unidade de saúde a ser ampliada”; e
•
é necessário avaliar de forma cuidados a viabilidade de se resolver, com a execução do projeto, cada
problema apontado; um problema para o qual não se prevê solução com a execução desse projeto não deve ser
especificado no diagnóstico.
1.6.2. Definição do Problema em Projetos para Captação de Recursos
Transferências voluntárias de recursos são realizadas por órgãos federais com o intuito de fazer suas ações
serem complementadas por ações realizadas por órgãos públicos estaduais e municipais e por entidades privadas
sem fins lucrativos que recebem esses recursos. Convênios e contratos de repasse são, neste sentido, um
instrumento de cooperação assinado entre um órgão que transfere recursos para execução de um projeto e um
órgão ou uma entidade que recebe esses recursos, ambos com interesses comuns.
Cada programa de transferência de recursos mantido por um órgão federal tem por objetivo solucionar
problemas de sua responsabilidade. Como mencionado na subseção anterior, órgãos e entidades que buscam
esses recursos devem analisar detalhadamente os objetivos, os requisitos, as exigências e os critérios de seleção
9
estabelecidos pelos órgãos que transferem recursos. Ambos têm que ter interesses comuns, recíprocos: resolver
determinado(s) problema(s) deve ser um objetivo de quem elabora o projeto para captar recursos e de quem
tem recursos para transferir.
Em projetos enviados para captação de recursos de órgãos federais, a definição do(s) problema(s) deve ser
feita na justificativa. A Portaria Interministerial nº 127/2008, que regulamenta a transferência de recursos
financeiros federais por meio de convênios e contratos de repasse, determina em seu artigo 15, inciso II, que deve
constar em qualquer projeto:
II - justificativa contendo a caracterização dos interesses recíprocos, a relação entre a proposta
apresentada e os objetivos e diretrizes do programa federal e a indicação do público alvo, do problema a ser
resolvido e dos resultados esperados;
1.7.
DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS
1.7.1. Objetivos do Projeto
Como visto, projetos são elaborados e executados para resolver um problema ou problemas idenficado(s)
por uma organização. O projeto prevê a geração de um objeto ou de um produto ao final de sua execução. Esse
objeto ou produto, espera-se, permitirá à organização atingir determinados objetivos relacionados à solução do(s)
problema(s) identificado(s). Objetivos são, portanto, resultados que se pretende atingir quando o projeto tiver
sido executado na íntegra e seu objeto ou produto tiver sido produzido, gerado ou entregue.
Quando são estabelecidos os objetivos de um projeto, deve-se fazer com que cada um deles:
•
esteja associado a um problema identificado no diagnóstico;
•
seja mensurável;
•
seja realista; e
•
seja limitado no tempo.
Na subseção 2.3.1. foi utilizado um exemplo em que foi identificado, na fase de diagnóstico, um problema
como “inexistência de atendimento especializado na área de ortopedia, com demanda não atendida de 250
pessoas por mês na área de atuação da unidade de saúde a ser ampliada”. A este problema deve corresponder,
na definição dos objetivos que se pretende atingir com a execução do projeto, algo como “criar atendimento
especializado na área de ortopedia, eliminando a demanda reprimida (250 pessoas por mês) na área de atuação
da unidade de saúde”. Definindo desta forma o objetivo, é possível:
•
associar o problema que se pretende resolver (“inexistência de atendimento especializado na área de
ortopedia”) ao benefício (“criar atendimento especializado na área de ortopedia”);
•
quantificar o benefício trazido pelo projeto (“250 pessoas”);
•
analisar a viabilidade de resolver o problema; e
•
estabelecer o prazo para que o benefício seja alcançado (ao final da obra de ampliação da unidade de
saúde).
10
1.7.2. Objetivos do Projeto e Objetivos do Programa de Transferência de Recursos
No caso de projetos para captação de recursos, a definição dos objetivos deve considerar, também, as
características próprias do programa de transferência de recursos. Os objetivos do projeto devem ser compatíveis
com o objetivo do órgão que dispõe de recursos para transferir. Deve-se lembrar que transferências voluntárias de
recursos são realizadas por órgãos federais com o interesse de fazer suas ações serem complementadas por ações
realizadas por órgãos públicos estaduais e municipais e por entidades privadas sem fins lucrativos de recursos que
recebem esses recursos. Os objetivos de ambos (quem transfere recursos e quem recebe) devem ser
complementares e compatíveis.
11
12
2.
3
CRONOGRAMA FÍSICO:
DEFINIÇÃO DE
METAS E ETAPAS
2.1.
DEFINIÇÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO
O cronograma físico é o documento do projeto que discrimina as atividades que devem ser realizadas
durante a execução do projeto, sendo necessário:
•
especificar de forma detalhada cada atividade a ser realizada;
•
estimar o tempo necessário para a realização de cada uma; e
•
estimar os custos envolvidos na sua realização.
Os dois primeiros tópicos são abordados neste capítulo. Estimar custos, no entanto, depende da elaboração
da planilha de custos, tópico que é abordado no próximo capítulo. Com base nas informações contidas na planilha
de custos é possível concluir a elaboração do cronograma físico.
2.2.
DISCRIMINAÇÃO DE ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS
2.2.1. Organização das Atividades em Níveis
As atividades previstas durante a execução de um projeto podem ser desdobradas em vários níveis. No caso
de projetos para captação de recursos financeiros federais, são utilizados dois níveis para detalhar as atividades a
serem executadas: metas e etapas, sendo estas uma subdivisão das metas.
2.2.2. Objeto do Plano de Trabalho
Entender o conceito de objeto é o primeiro passo para se entender as definições de meta e de etapa. O
objeto de um plano de trabalho, como visto no capítulo anterior, é o produto que se espera gerar com a sua
13
execução. São exemplos de objetos:
•
a “construção de escola municipal no bairro Presidente Vargas”;
•
a “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”; e
•
a “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho”.
Em cada exemplo espera-se entregar ao final da execução do projeto um determinado produto ou serviço à
sociedade, que é o objeto. Existem diferenças, no entanto, entre eles:
•
no caso da “construção de escola municipal no bairro Presidente Vargas”, a execução do projeto gera
uma única entrega: a construção da escola, que é o produto esperado, entregue ao final da obra;
•
nos dois outros exemplos, é possível identificar mais de uma entrega ao longo da execução do projeto:
-
no segundo exemplo (objeto definido como “aquisição de veículos para o setor de manutenção de
estradas rurais”), é possível identificar mais de uma entrega a ser realizada: cada veículo a ser
adquirido pode ser considerado uma sub-entrega que compõe o objeto: um caminhão e uma pá
carregadeira são, portanto, as duas sub-entregas ou os dois sub-produtos esperados; e
-
no terceiro exemplo, cujo objeto é a “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado
de trabalho”, pode-se ter várias sub-entregas, cada uma referente a um curso distinto: a “realização
de curso de capacitação em informática”, a “realização de curso de capacitação em manutenção de
equipamentos eletrônicos” e a “realização de curso de capacitação em panificação”.
2.2.3. Metas
Com base no conceito de objeto, pode-se definir uma meta como uma atividade que gera uma sub-entrega
final durante a execução do projeto. No primeiro exemplo discutido na subseção anterior, cujo objeto é a
“construção de escola municipal no bairro Presidente Vargas”, viu-se que o objeto é indivisível, isto é, não é
possível identificar mais de uma entrega ao longo da execução do plano de trabalho. A única entrega que se
espera é a entrega do próprio objeto – a escola construída - ao final da execução do projeto, quando a obra tiver
sido concluída. Desta forma, no momento de se elaborar o projeto, pode-se estabelecer um cronograma físico com
uma única meta, que é “executar a obra”. Pode-se observar esta situação de forma esquemática na FIGURA 3.1..
FIGURA 3.1.
Objeto e
Meta(s)
(exemplo 1)
elaboração:
OBJETO
CONSTRUÇÃO DE
ESCOLA MUNICIPAL NO
BAIRRO PRESIDENTE VARGAS
SUB-ENTREGA
CONSTRUÇÃO DE
ESCOLA MUNICIPAL NO
BAIRRO PRESIDENTE VARGAS
META
executar a obra
14
No segundo exemplo, cujo objeto é a “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas
rurais”, há mais de uma entrega prevista ao longo da execução do projeto, permitindo definir, desta forma, mais
de uma meta no cronograma físico. Por exemplo, pode-se ter as sub-entregas “aquisição de caminhão” e
“aquisição de pá carregadeira”. Podem ser estabelecidas duas metas: “adquirir um caminhão” e “adquirir uma pá
carregadeira”, que são as atividades necessárias para promover as sub-entregas, tal como ilustrado na FIGURA
3.2. abaixo.
FIGURA 3.2.
Objeto e
Meta(s)
(exemplo 2)
elaboração:
OBJETO
AQUISIÇÃO DE
VEÍCULOS PARA O SETOR DE
MANUTENÇÃO DE ESTRADAS RURAIS
SUB- ENTREGAS
AQUISIÇÃO DE
UM
CAMINHÃO
AQUISIÇÃO DE
UMA PÁ
CARREGADEIRA
METAS
adquirir um
caminhão
adquirir uma
pá carregadeira
Por fim, no terceiro exemplo, em que o objeto é a “realização de cursos de capacitação de jovens para o
mercado de trabalho”, pode-se identificar três sub-entregas, que são a “realização de curso de capacitação em
informática”, a “realização de curso de capacitação em manutenção de equipamentos eletrônicos” e a
“realização de curso de capacitação em panificação”. Neste caso, podem ser definidas três metas no cronograma
físico, isto é, três atividades a serem realizadas, cada qual relacionada à obtenção de uma sub-entrega: “realizar
curso de informática”, “realizar curso de manutenção de equipamentos eletrônicos” e “realizar curso de
panificação”. A situação está ilustrada na FIGURA 3.3..
FIGURA 3.3.
Objeto e
Meta(s)
(exemplo 3)
elaboração:
OBJETO
REALIZAÇÃO DE CURSOS DE CAPACITAÇÃO DE JOVENS PARA O MERCADO DE
TRABALHO
SUB- ENTREGAS
REALIZAÇÃO DE CURSO
DE CAPACITAÇÃO EM
INFORMÁTICA
DE CAPACITAÇÃO EM
MANUTENÇÃO DE
EQUIPAMENTOS
ELETRÔNICOS
DE CAPACITAÇÃO EM
PANIFICAÇÃO
METAS
realizar curso de
Informática
realizar curso de
manutenção de
equipamentos
eletrônicos
realizar curso de
panificação
15
2.2.4. Etapas
Tendo definido uma meta como uma atividade a ser executada para a obtenção de uma sub-entrega do
objeto, é possível definir uma etapa como uma sub-atividade em que se divide a meta. Em alguns casos, a
execução de uma meta implica a realização de uma única atividade, em outros casos é necessário realizar várias
atividades. Pode-se perceber isto utilizando os exemplos utilizados anteriormente:
•
no caso do objeto “construção da Escola Municipal Presidente Vargas”:
-
para obter a sub-entrega associada à meta “executar a obra” (a obra pronta), é necessário realizar
uma série de sub-atividades que são previstas no cronograma preparado pela engenharia, tais como
“executar serviços preliminares”, “construir a fundação”, “construir a cobertura”, “instalar a parte
elétrica”, “instalar a parte hidráulica” e “realizar acabamento”; deve-se observar que nas planilhas
de custos e nos cronogramas físico-financeiros de obras e serviços de engenharia, etapas costumam
ser denominadas “serviços”; e
-
estas atividades são necessárias para que seja realizada a sub-entrega (no caso, a única sub-entrega
que é a construção da escola).
•
para o objeto “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”, a cada meta
pode ser associada uma única etapa:
-
para obter a sub-entrega associada à meta “adquirir um caminhão” (o caminhão) é necessário
realizar uma única atividade, que é realizar a sua compra; assim, pode-se definir uma única etapa,
que pode, inclusive, ser denominada da mesma forma que a meta (“adquirir um caminhão”); e
-
para obter a sub-entrega associada à meta “adquirir uma pá carregadeira” (a pá carregadeira),
também é necessário realizar uma única atividade (etapa “adquirir uma pá carregadeira”).
•
no caso do objeto “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho”:
-
promover a sub-entrega de cada meta (“realizar curso de informática”, “realizar curso de
manutenção de equipamentos eletrônicos” e “realizar curso de panificação”) também envolve
realizar várias etapas; para cada meta pode-se estabelecer no cronograma físico etapas como:
“alugar sala para realização do curso”, “produzir material impresso para divulgação do curso”,
“contratar profissionais para ministrar o curso”, “adquirir material permanente a ser utilizado no
curso” e “adquirir material de consumo a ser utilizado no curso”; e
-
2.3.
a realização dessas etapas permite gerar as sub-entregas que são os três cursos.
ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO
2.3.1. Estrutura de Cronograma Físico
Após definir os conceitos de metas e etapas de um cronograma físico, pode-se montar sua estrutura
utilizando-se o modelo mostrado na FIGURA 3.4., na página ao lado. Na figura é utilizado como exemplo o objeto
“construção da Escola Municipal Presidente Vargas”, em que há uma meta e seis etapas.
16
FIGURA 3.4.
Estrutura de
Cronograma
Físico
(exemplo 1)
Meta / Etapa
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
Data de
Início
Data de
Término
Valor
Unitário (R$)
Valor
Total (R$)
Meta 01 Executar a obra
Etapa 01 Executar serviços
preliminares
Etapa 02 Construir a fundação
Etapa 03 Construir a cobertura
Etapa 04 Instalar a parte elétrica
Etapa 05 Instalar a parte
hidráulica
Etapa 06 Realizar acabamento
elaboração:
TOTAL
Cada meta e cada etapa devem ser caracterizadas com as seguintes informações:
•
“Unidade de Fornecimento”, que é unidade utilizada para medir a quantidade da meta ou da etapa;
•
“Quantidade”, que é quantidade de atividades a ser realizada;
•
“Data de Início”, que é a data em se pretende iniciar a execução da meta ou da etapa;
•
“Data de Término”, que é a data em que se pretende terminar a execução da meta ou da etapa;
•
“Valor Unitário (R$)”, que é o valor unitário estimado para executar a meta ou a etapa; e
•
“Valor Total (R$)”, que é o valor total estimado para executar a meta ou a etapa, que resulta da
multiplicação da “Quantidade” pelo “Valor Unitário (R$)”.
No segundo exemplo visto anteriormente, cujo objeto era a “aquisição de veículos para o setor de
manutenção de estradas rurais”, havia duas metas: “adquirir um caminhão” e “adquirir uma pá carregadeira”,
cada uma com uma etapa. O cronograma físico teria a estrutura como a reproduzida na FIGURA 3.5..
FIGURA 3.5.
Estrutura de
Cronograma
Físico
(exemplo 2)
Meta / Etapa
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
Data de
Início
Data de
Término
Valor
Unitário (R$)
Valor
Total (R$)
Meta 01 Adquirir um caminhão
Etapa 01 Adquirir um caminhão
Meta 02 Adquirir uma pá
carregadeira
Etapa 01 Adquirir uma pá
carregadeira
elaboração:
TOTAL
17
No último exemplo (objeto “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho”),
o cronograma físico teria uma estrutura como a que aparece na FIGURA 3.6..
FIGURA 3.6.
Meta / Etapa
Estrutura de
Cronograma
Físico
(exemplo 3)
elaboração:
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
Data de
Início
Data de
Término
Valor
Unitário (R$)
Valor
Total (R$)
Meta 01 Realizar curso de
informática
Etapa 01 Alugar sala para realização
do curso
Etapa 02 Produzir material impresso
para divulgação do curso
Etapa 03 Contratar profissionais
para ministrar o curso
Etapa 04 Adquirir material
permanente a ser utilizado
no curso
Etapa 05 Adquirir material de
consumo a ser utilizado no
curso
manutenção de
equipamentos eletrônicos
do curso
no curso
curso
panificação
do curso
no curso
curso
TOTAL
18
2.3.2. Mensuração de Quantitativos de Metas e Etapas
As duas primeiras informações que caracterizam cada meta e cada etapa do cronograma físico são as
colunas “Unidade de Fornecimento” e “Quantidade”. Indicar estas informações permite averiguar, após a
execução do projeto, se as metas e as etapas foram executadas conforme previsto. Na maior parte dos casos,
metas e etapas podem ser medidas simplesmente com a utilização da unidade de fornecimento “unidade”, sendo
a quantidade igual a “1”. Isto pode ser visto nos três exemplos que estão sendo utilizados neste capítulo:
•
no caso do objeto “construção da Escola Municipal Presidente Vargas” (FIGURA 3.4.):
-
a meta “executar a obra” consiste em entregar a obra, que é medida por “unidade”, com
quantidade “1”: existe uma atividade a ser realizada, que é a execução da obra; e
-
o mesmo acontece quando se analisa cada etapa desta meta (“executar serviços preliminares”,
“construir a fundação”, “construir a cobertura”, “instalar a parte elétrica”, “instalar a parte
hidráulica” e “realizar acabamento”), em que cada etapa deve ser realizada uma única vez, sendo
portanto medidas também por “unidade”: uma atividade relativa à execução de serviços
preliminares, uma atividade de construção de cobertura, e assim por diante.
•
no caso da “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais” (FIGURA 3.5.):
-
cada meta (“adquirir um caminhão” e “adquirir uma pá carregadeira”) também pode ser
mensurada pela palavra “unidade”: existem uma atividade relativa à aquisição de caminhão e outra
atividade de aquisição de pá carregadeira; e
-
da mesma forma, cada etapa (“adquirir um caminhão” e “adquirir uma pá carregadeira”) também
deve ser realizada uma vez.
•
no último caso, com objeto “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de
trabalho” (FIGURA 3.6.):
-
existe uma unidade de cada meta a ser executada (“realizar curso de informática”, “realizar curso
de manutenção de equipamentos eletrônicos” e “realizar curso de panificação”);
-
no caso das etapas, “alugar sala para realização do curso”, “produzir material impresso para
divulgação do curso”, “contratar profissionais para ministrar o curso”, “adquirir material
permanente a ser utilizado no curso” e “adquirir material de consumo a ser utilizado no curso”,
cada atividade prevista em determinada meta será executada uma vez: a locação de sala, a produção
de material impresso e assim por diante.
Deve-se alertar, por fim, que não se deve confundir atividades a serem executadas, que constituem metas e
etapas do cronograma físico, com bens a serem adquiridos e serviços a serem contratados, que devem ser
discriminados de forma detalhada na planilha de custos e no plano de aplicação. Como discutido no capítulo 4, na
planilha de custos e no plano de aplicação devem ser estabelecidos, para cada bem ou serviço:
•
a especificação detalhada;
•
a quantidade a ser adquirida ou contratada; e
•
o preço unitário estimado.
19
2.3.3. Definição de Prazos para Execução de Metas e Etapas
No cronograma físico também devem ser informadas as datas previstas de início e de término de execução
de metas e etapas. Por exemplo, a meta “executar a obra” envolve realizar uma série de atividades que aparecem
discriminadas na planilha de custos e no cronograma físico-financeiro preparados pela engenharia, tais como
“executar serviços preliminares”, “construir a fundação”, “construir a cobertura”, “instalar a parte elétrica”,
“instalar a parte hidráulica” e “realizar acabamento”. Cada etapa tem datas de início e de término definidas.
Outras atividades, no entanto, não são explicitadas na planilha de custos e no cronograma físico-financeiro
da obra, mas consomem tempo. Basicamente são atividades não diretamente associadas à execução da obra e que
têm uma natureza administrativa: “preparar o projeto básico da obra”, “elaborar o edital de licitação”, “publicar
a licitação”, “aguardar o prazo legal para realizar a licitação”, “licitar”, “receber e julgar recursos”, “emitir a
ordem de execução da obra”, “realizar as medições” e “realizar os pagamentos”. Os prazos necessários para
executar estas atividades devem ser somados aos prazos necessários para executar a obra em si, aquelas previstas
explicitamente no cronograma físico-financeiro.
O mesmo acontece em projetos que envolvem a aquisição de bens ou a contratação de serviços, em que
também há atividades de natureza administrativa que não aparecem no cronograma físico, mas cujos prazos
devem ser somados aos prazos necessários à execução.
20
3.
4
ORÇAMENTO DO PROJETO:
PLANILHA DE CUSTOS E
3.1.
ORÇAMENTO DO PROJETO
3.1.1. Orçamento e Execução de Projeto
Estimar o custo envolvido na execução de um determinado projeto é a parte mais importante do trabalho
de elaboração deste projeto. No caso específico de projetos elaborados para captar recursos financeiros federais,
dois tipos de documentos devem ser elaborados:
•
a planilha de custos; e
•
o plano de aplicação.
3.1.2. Planilha de Custos
A planilha de custos é o documento que contém a discriminação, para cada meta e para cada etapa do
cronograma físico, das despesas a serem realizadas para:
•
aquisição de bens;
•
contratação de serviços;
•
contratação de pessoas físicas;
•
pagamento de tarifas alfandegárias e outras incidentes sobre a importação de bens ou serviços;
•
pagamento de tributos e contribuições de outras naturezas, como contribuições previdenciárias (tópico
abordado particularmente nas subseções 4.2.2. e 4.2.3.); e
•
outras despesas decorrentes da execução do projeto.
21
Para cada despesa prevista na planilha deve haver informações sobre:
•
a quantidade;
•
o valor unitário estimado; e
•
o valor total estimado, que corresponde à multiplicação da quantidade pelo valor unitário estimado.
Além das despesas a serem realizadas, no caso de projetos elaborados com a finalidade de buscar recursos
federais devem ser discriminados, também, bens e serviços de propriedade do proponente que serão utilizados na
execução do projeto e que são computados como contrapartida não financeira.
Cada despesa discriminada na planilha de custos deve ser separada de acordo com a meta e a etapa devido
ao nível de detalhamento exigido na prestação de contas a ser feita no Sistema de Gestão de Convênios e
Contratos de Repasse (SICONV): no momento de registrar dados de uma nota fiscal ou documento equivalente
utilizado para pagar uma despesa (recibo, guia, etc.), o usuário do sistema deve informar, para cada item descrito
na nota ou documento, a(s) meta(s) e a(s) etapa(s) ao qual se refere essa despesa..
As informações contidas na planilha de custos são utilizadas na elaboração de três outros documentos do
projeto:
•
cronograma físico, documento que utiliza as informações sobre as despesas previstas totais a serem
realizadas em cada meta e em cada etapa;
•
plano de aplicação, documento que resume as informações sobre as despesas previstas na planilha de
custos; e
•
cronograma de desembolso, documento que também utiliza as informações sobre as despesas previstas
totais a serem realizadas em cada meta e em cada etapa.
3.1.3. Plano de Aplicação
O plano de aplicação é um documento derivado da planilha de custos que também contém a discriminação
das despesas a serem realizadas ao longo da execução do projeto, tendo como única diferença o fato de que não
detalha as despesas por meta e por etapa do cronograma físico. Ele é abordado na seção 4.3..
No caso de projetos elaborados para captar recursos financeiros federais, inclusive aqueles que devem ser
incluídos no SICONV, o documento que é exigido é o plano de aplicação. No entanto, devido ao mencionado
detalhamento exigido na prestação de contas, órgãos e entidades que buscam recursos devem elaborar ambos os
documentos, sendo a planilha de custos fundamental no momento de prestar contas.
3.1.4. Obediência à Planilha de Custos e ao Plano de Aplicação durante a Execução do Projeto
A principal fonte de problemas na execução de um projeto que recebe recursos federais encontra-se na
realização de despesas em condições diferentes das estabelecidas na planilha de custos e no plano de aplicação.
Deve-se lembrar que ambos os documentos foram submetidos à análise e à aprovação prévias do órgão federal
responsável pelo repasse dos recursos, em conjunto com os demais documentos e informações que compõem o
22
projeto (definição do objeto, justificativa, cronograma físico e cronograma de desembolso, entre outros). O órgão
federal e o órgão ou a entidade que receberá os recursos formalizam um convênio ou um contrato de repasse
estabelecendo as regras para utilização destes recursos. Entre estas regras está a rigorosa obediência ao que está
estabelecido no projeto, inclusive naquilo que se refere à obrigatoriedade de realização das despesas previstas.
Isto significa que:
•
devem ser realizadas apenas as despesas previstas na planilha de custos e no plano de aplicação;
•
na realização destas despesas devem ser respeitadas as especificações contidas nos dois documentos;
•
devem ser adquiridas, contratadas ou pagas exatamente as quantidades previstas; e
•
deve ser gasto, no máximo, o valor unitário estimado nos documentos.
3.1.5. Alteração da Planilha de Custos e do Plano de Aplicação durante a Execução do Projeto
Existe, no entanto, a possibilidade de que, ao iniciar a execução do projeto, o órgão ou a entidade avalie
como necessária a realização de alterações na planilha de custos e no plano de aplicação, tais como:
•
alteração na(s) especificação(ões) de despesa(s) prevista(s);
•
aumento e/ou redução na(s) quantidade(s) prevista(s);
•
exclusão de despesa(s) que não é (são) mais necessária(s);
•
inclusão de despesa(s) não prevista(s) inicialmente; e
•
realização de despesa(s) com valor(es) acima do(s) previsto(s).
Realizar estas alterações apenas é possível mediante formalização prévia de autorização para o órgão
federal responsável pela transferência de recursos financeiros. Apenas depois de receber autorização o órgão ou a
entidade executor(a) do projeto pode realizar as despesas de forma diferente ao que estava previsto inicialmente.
3.2.
PLANILHA DE CUSTOS
3.2.1. Estrutura de Planilha de Custos
Uma planilha de custos, como definido anteriormente, contém a discriminação detalhada de todas as
despesas a serem realizadas durante a execução do projeto, sendo necessário separar as despesas de acordo com
a meta e a etapa ao qual está associada sua realização. Como mencionado anteriormente, esta separação é
necessária devido ao nível de detalhamento exigido na prestação de contas a ser feita no Sistema de Gestão de
Convênios e Contratos de Repasse (SICONV): no momento de registrar dados de uma nota fiscal ou documento
semelhante, o usuário do sistema deve informar, para cada item descrito nesta nota ou neste documento, a meta
e a etapa ao qual ele se refere. A planilha de custos teria um estrutura como a reproduzida na FIGURA 4.1. na
página seguinte. Neste exemplo, a planilha toma por base o cronograma físico utilizado no capítulo 3 no caso do
objeto “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”, em que há duas metas e uma
etapa em cada uma.
23
Programa
Planilha de
Custos
(exemplo 1)
2200020100150
Meta /
Etapa
Bem / Serviço
elaboração:
Natureza de
Despesa
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
Preço Unitário
Preço Total
Meta 01 – Adquirir um caminhão
125.000,00
Etapa 01 – Adquirir um caminhão
125.000,00
Item 001 - caminhão
2200020100150
Natureza da Aquisição
recursos do convênio
unidade
1
125.000,00
125.000,00
Meta 02 – Adquirir uma pá carregadeira
80.000,00
Etapa 01 – Adquirir uma pá carregadeira
80.000,00
Item 002 – pá carregadeira
TOTAL
unidade
1
80.000,00
80.000,00
205.000,00
s
FIGURA 4.1.
Na planilha de custos que aparece na FIGURA 4.1. nota-se que:
•
metas e etapas estão discriminadas na segunda coluna (“Meta/Etapa”); como mencionado
anteriormente, a estrutura de metas e etapas da planilha de custos deve reproduzir a estrutura existente no
cronograma físico (no exemplo, duas metas, cada qual com uma etapa);
•
cada meta deve ser associada a um único programa para transferência de recursos de um determinado
órgão federal (no exemplo, ambas estão associadas ao programa com código “2200020100150”); esta associação é
necessária porque, em alguns casos, o órgão ou a entidade que está elaborando o plano de trabalho pode solicitar
recursos de mais de um programa do mesmo órgão federal, sendo necessário identificar, para cada meta, a origem
dos recursos;
•
as despesas a serem realizadas estão discriminados na terceira coluna (“Bem/Serviço”), sendo que:
-
se a despesa for relacionada à aquisição de bem ou à contratação de serviço, sua especificação deve
ser detalhada, próxima a que será utilizada no momento de se realizar a aquisição ou contratação
(na planilha, devido a limitações de espaço, a especificação está simplificada); e
-
se a despesa for relacionada ao pagamento de tarifas alfandegárias, tributos ou contribuições ou
outra, a especificação deve caracterizá-la perfeitamente, não deixando dúvida sobre o tipo de
despesa a ser realizada.
•
despesas devem ser separadas por meta e etapa às quais estão associadas:
-
o item “Item 001 - caminhão” está associado à “Etapa 01” da “Meta 01”; como mencionado, a
especificação da despesa na planilha está simplificada por razões de espaço, sendo que, em um caso
real, a planilha deve conter sua especificação detalhada (no exemplo, um caminhão); e
-
o item “Item 002 – pá carregadeira” está associado à “Etapa 01” da “Meta 02”.
Cada despesa discriminada na planilha deve ser caracterizada por seis informações:
•
“Natureza da Aquisição”, coluna em que é indicado se a despesa:
-
será paga com recursos financeiros (“recursos do convênio”, termo utilizado no SICONV), que
incluem recursos financeiros repassados pelo órgão federal e recursos da contrapartida financeira do
órgão ou entidade que está elaborando o projeto; ou
-
faz parte da contrapartida não financeira do órgão ou entidade convenente ou contratada
(“contrapartida em bens e serviços”).
•
“Natureza de Despesa”, coluna em que é informada a classificação orçamentária da despesa (não
preenchida na planilha);
•
“Unidade de Fornecimento”, coluna em que se indica a unidade utilizada para medir a quantidade,
como, por exemplo, “metros quadrados”, “metros cúbicos”, “unidade”, “tonelada”, etc.;
•
“Quantidade”, coluna em que é informada:
-
a quantidade de itens a serem adquiridos, contratados ou pagos (se houver previsão de desembolso
de recursos financeiros); ou
25
-
a quantidade do bem ou serviço que será alocada como contrapartida não financeira do órgão ou da
entidade que está elaborando o projeto.
•
“Preço Unitário”, coluna em que se informa:
-
o valor unitário estimado da despesa; ou
-
o valor unitário atribuído ao bem ou ao serviço quando ele faz parte da contrapartida em bens e
serviços; a apuração de seu valor depende das normas do órgão federal.
•
“Preço Total”, coluna que mostra:
-
o valor total estimado da despesa, multiplicando-se a quantidade pelo preço unitário estimado; ou
-
o valor total estimado atribuído ao bem ou ao serviço quando ele faz parte da contrapartida em bens
ou serviços, multiplicando-se a quantidade a ser utilizada deste bem ou serviço pelo seu preço
unitário estimado.
Outra planilha de custos é ilustrada na FIGURA 4.2., que utiliza como base o exemplo do capítulo 4 em que
o objeto do projeto é a “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho”. Neste
exemplo, existiam três metas (“realizar curso de informática”, “realizar curso de manutenção de equipamentos
eletrônicos” e “realizar curso de panificação”). Para facilitar a exposição, considera-se neste capítulo que o objeto
tem apenas as duas primeiras metas.
Este exemplo permite identificar vários pontos importantes na elaboração da planilha de custos: O primeiro
ponto refere-se a existência de despesas iguais em mais de uma meta e etapa, como, por exemplo:
•
“item 002 – folder”, existindo previsão de adquirir “10.000” unidades para divulgar o “curso de
informática” (“Etapa 02” da “Meta 01”) e outras “10.000” unidades para divulgar o “curso de manutenção de
equipamentos eletrônicos” (“Etapa 02” da “Meta 02”);
•
“item 005 – computador”, existindo previsão de adquirir “20” unidades para realizar o “curso de
informática” (“Etapa 04” da “Meta 01”) e outras “2” unidades para realizar o “curso de manutenção de
equipamentos eletrônicos” (“Etapa 04” da “Meta 02”);
•
“item 006 – impressora”, existindo previsão de adquirir “2” unidades para realizar o “curso de
informática” (“Etapa 04” da “Meta 01”) e “1” unidade para realizar o “curso de manutenção de equipamentos
eletrônicos” (“Etapa 04” da “Meta 02”);
•
“item 007 – papel A4”, existindo previsão de adquirir “100” resmas para utilização no “curso de
informática” (“Etapa 05” da “Meta 01”) e outras “50” resmas para utilização no “curso de manutenção de
equipamentos eletrônicos” (“Etapa 05” da “Meta 02”); e
•
“item 008 – toner”, existindo previsão de adquirir “20” unidades para utilização no “curso de
informática” (“Etapa 05” da “Meta 01”) e outras “2” unidades para utilização no “curso de manutenção de
equipamentos eletrônicos” (“Etapa 05” da “Meta 02”).
Ainda que os itens sejam os mesmos, devem ser discriminados separadamente na planilha de custos, de
acordo com a meta e a etapa.
26
Outro ponto importante que aparece na planilha de custos reproduzida na FIGURA 4.2. é a existência de
despesas com itens semelhantes, mas com especificações e, especialmente, preços unitários estimados diferentes:
•
aluguel de salas, despesa prevista tanto na “Etapa 01” da “Meta 01” (“item 001”) quanto na “Etapa 01”
da “Meta 02”( “item 009”); no exemplo da planilha supõe-se que se tratam de salas com diferentes características:
-
o aluguel de uma sala (“item 001”) tem valor estimado de “R$ 4.800,00” durante todo o período de
duração do projeto (por exemplo, oito meses de aluguel a “R$ 600,00”); e
-
o aluguel de outra sala (“item 009”) tem valor estimado de “R$ 6.000,00” durante todo o período de
duração do projeto (por exemplo, oito meses de aluguel a “R$ 750,00”).
•
professor, despesa prevista na “Etapa 03” da “Meta 01” (“item 003”) e na “Etapa 03” da “Meta
02”(“item 010”); no exemplo que aparece na planilha supõe-se também que se tratam de professores diferentes:
-
a contratação de um professor para ministrar o “curso de informática” (“item 003”) tem valor
estimado de “R$ 12.000,00” durante todo o período de duração do projeto (por exemplo, oito meses
de salário bruto de “R$ 1.500,00”); e
-
a contratação de um professor para ministrar o “curso de manutenção de equipamentos
eletrônicos” (“item 010”) tem valor estimado de “R$ 8.000,00” durante todo o período de duração
do projeto (por exemplo, oito meses de salário bruto de “R$ 1.000,00”).
•
monitor, despesa prevista tanto na “Etapa 03” da “Meta 01” (“item 004”) quanto na “Etapa 03” da
“Meta 02”(“item 011”); no exemplo que aparece na planilha supõe-se que se tratam de monitores diferentes:
-
a contratação de dois monitores para auxiliarem o professor no “curso de informática” (“item 004”)
tem valor estimado de “R$ 8.000,00” durante todo o período de duração do projeto (por exemplo,
oito meses de salário bruto de “R$ 500,00” cada monitor); e
-
a contratação de um monitor para auxiliar o professor no “curso de manutenção de equipamentos
eletrônicos” (“item 011”) tem valor estimado de “R$ 3.000,00” durante todo o período de duração
do projeto (por exemplo, oito meses de salário bruto de “R$ 375,00”).
Apesar das semelhanças entre as despesas a serem realizadas na contratação destes itens (“aluguel de
sala”, “professor” e “monitor”), eles são, na realidade, itens diferentes e, assim, devem ser registrados
separadamente na planilha de custos.
O terceiro ponto importante que aparece na planilha de custos (ainda na FIGURA 4.2.), decorrente do
anterior, é o fato de que, quando está prevista a compra de bens ou a contratação de serviços semelhantes
(“aluguel de sala”, “professor” e “monitor”), torna-se ainda mais fundamental realizar o detalhamento cuidadoso
da despesa, para que fique nítida a diferença entre eles. Por exemplo:
•
no caso do aluguel de sala, deve haver duas especificações distintas: “item 001 – aluguel de sala
com 80 metros quadrados, com ar condicionado” e “item 009 – aluguel de sala com 120 metros
quadrados, com ar condicionado”; e
-
o mesmo deve acontecer no caso da contratação de professor e de monitor, devendo estar explícita
na planilha de custos e no plano de aplicação a diferença entre os profissionais.
27
Programa
Planilha de
Custos
(exemplo 2,
parte A)
3800020100050
Meta /
Etapa
Bem / Serviço
Natureza de
Despesa
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
Preço Unitário
Meta 01 - Realizar curso de informática
62.600,00
Etapa 01 - Alugar sala para realização do curso
Item 001 - aluguel de sala
4.800,00
unidade
1
4.800,00
Etapa 02 - Produzir material impresso para divulgação do curso
Item 002 - folder
4.800,00
1.000,00
unidade
10.000
0,10
Etapa 03 - Contratar profissionais para ministrar o curso
1.000,00
20.000,00
Item 003 - professor
unidade
1
12.000,00
12.000,00
Item 004 - monitor
unidade
2
4.000,00
8.000,00
Etapa 04 - Adquirir material permanente a ser utilizado no curso
31.600,00
Item 005 - computador
unidade
20
1.500,00
30.000,00
Item 006 - impressora
unidade
2
800,00
1.600,00
Etapa 05 - Adquirir material de consumo a ser utilizado no curso
elaboração:
Preço Total
5.200,00
Item 007 - papel A4
resma
100
12,00
1.200,00
Item 008 - toner
unidade
20
200,00
4.000,00
s
FIGURA 4.2.
Programa
Planilha de
Custos
(exemplo 2,
parte B)
3800020100050
Meta /
Etapa
Bem / Serviço
Natureza de
Despesa
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
Preço Unitário
Meta 02 - Realizar curso de manutenção de equipamentos eletrônicos
22.800,00
Etapa 01 - Alugar sala para realização do curso
6.000,00
unidade
1
6.000,00
Etapa 02 - Produzir material impresso para divulgação do curso
Item 002 - folder
6.000,00
1.000,00
unidade
10.000
0,10
Etapa 03 - Contratar profissionais para ministrar o curso
1.000,00
11.000,00
unidade
1
8.000,00
8.000,00
Item 011 - monitor
unidade
1
3.000,00
3.000,00
Etapa 04 - Adquirir material permanente a ser utilizado no curso
3.800,00
unidade
2
1.500,00
3.000,00
unidade
1
800,00
800,00
Etapa 05 - Adquirir material de consumo a ser utilizado no curso
elaboração:
Preço Total
1.000,00
Item 007 - papel A4
resma
50
12,00
600,00
Item 008 - toner
unidade
2
200,00
400,00
TOTAL
85.400,00
s
FIGURA 4.2.
3.2.2. Retenções de Tributos e Contribuições
Como visto anteriormente, na elaboração da planilha de custos e do plano de aplicação é necessário
identificar o valor estimado de cada despesa de responsabilidade do órgão ou da entidade que está elaborando o
projeto. Tributos e contribuições que são de responsabilidade do fornecedor ou do prestador de serviços e que
que terão que ser retidos do pagamento pelo órgão ou pela entidade que estão executando o projeto não devem
ser discriminados na planilha de custos e no plano de aplicação, pois não são despesas de sua responsabilidade.
Em relação a isso devem ser considerados os seguintes pontos:
•
o valor de um bem ou de um serviço que aparece na planilha de custos e no plano de aplicação
incorpora:
-
a remuneração do fornecedor ou prestador; e
-
os tributos e as contribuições que incidem sobre o valor do fornecimento do bem ou da prestação do
serviço.
•
tributos e contribuições que incidem sobre o valor do fornecimento de bens ou da prestação de serviços
podem ser pagos:
-
diretamente pelo próprio fornecedor ou prestador de serviços; e
-
pelo órgão ou pela entidade que está executando o projeto, caso existam normas federais, estaduais
e/ou municipais que o obriguem a:
 reter, do valor do pagamento, o valor correspondente aos tributos e às contribuições; e
 realizar o recolhimento dos tributos e das contribuições ao órgão competente, substituindo o
fornecedor ou prestador de serviço nesta obrigação.
•
ao realizar o recolhimento do valor do tributo ou da contribuição que foi retido do pagamento feito ao
fornecedor ou prestador de serviço, o órgão ou a entidade que está executando o projeto não está realizando uma
despesa de sua responsabilidade, mas apenas exercendo uma obrigação prevista em norma para que retenha e
pague o tributo ou a contribuição que é de responsabilidade do fornecedor ou do prestador de serviço.
3.2.3. Tributo ou Contribuição Patronal
A situação torna-se diferente quando o tributo ou a contribuição é de responsabilidade do órgão ou da
entidade que realiza a contratação do serviço. Neste caso, a despesa prevista para pagamento do tributo ou da
contribuição patronal deve constar explicitamente na planilha de custos e no plano de aplicação, caso contrário ela
não poderá ser realizada com recursos do convênio ou do contrato de repasse, tendo que ser paga com recursos
próprios do órgão ou da entidade.
Pode-se considerar a situação exposta na planilha de custos que aparece na FIGURA 4.2.. Existe previsão,
tanto na “Etapa 03 da Meta 01” quanto na “Etapa 03 da Meta 02”, apenas para a realização de despesas com a
contratação de professores e monitores, não existindo previsão específica para a realização de despesas com o
pagamento de contribuições de responsabilidade patronal. A planilha teria que ser reelaborada, com inclusão de
duas novas despesas (“pagamento de INSS patronal”), uma em cada etapa mencionada.
30
3.2.4. Planilha de Custos no Caso de Obra ou Serviço de Engenharia
No caso de projeto voltado à execução de obras ou de serviço de engenharia existe planilha de custos
própria. Um exemplo encontra-se na FIGURA 4.3.. O conceito de “serviço” equivale ao conceito de “etapa”.
FIGURA 4.3.
Planilha de
Custos de Obra
ou Serviço de
Engenharia
(exemplo)
Item
1.0
Código
Sinapi
Serviços
Unidade
Quantidade
Preço
Unitário
Preço Total
Serviços Preliminares
1.1
1.2
Total
2.0
Infra e Supra-Estrutura
2.1
2.2
Total
3.0
Alvenaria
3.1
3.2
Total
4.0
Cobertura
4.1
4.2
Total
5.0
Instalação Hidráulica
5.1
5.2
Total
6.0
Instalação Elétrica
6.1
6.2
Total
7.0
Acabamento
7.1
7.2
Total
TOTAL GERAL
elaboração:
BDI
TOTAL COM BDI
Neste exemplo aparecem sete serviços: “serviços preliminares”, “infra e supra-estrutura”, “alvenaria”,
“cobertura”, “instalação hidráulica”, “instalação elétrica” e “acabamento”.
Na planilha deve-se observar que:
•
cada serviço listado é numerado na primeira coluna, de “1.0” a “7.0”; dependendo do porte e da
31
complexidade da obra ou do serviço de engenharia a planilha pode ter uma quantidade maior ou menor de
serviços e, dentro de cada serviço, mais ou menos itens;
•
devem ser informados em cada serviço as despesas a serem realizadas na aquisição de materiais e na
contratação de serviços, discriminando-se:
-
o número sequencial da despesa, seguindo o número do serviço: por exemplo, despesas “1.1”, “1.2”,
“1.3”, etc., para o serviço “1.0”; despesas “2.1”, “2.2”, 2.3, etc., para o serviço “2.0”, e assim por
diante (primeira coluna da planilha);
-
o código SINAPI (Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil) (segunda
coluna);
•
-
a descrição do material a ser adquirido ou do serviço a ser contratado (terceira coluna);
-
a unidade de medida, como, por exemplo, metro quadrado, conjunto, quilo, etc. (quarta coluna);
-
a quantidade a ser adquirida ou contratada (quinta coluna);
-
o preço unitário (sexta-coluna); e
-
o preço total (última coluna).
na última linha de cada serviço deve ser informado o preço total do serviço, somando-se os preços
totais de todos os materiais e serviços discriminados no serviço; e
•
existem três linhas de totalização no final da planilha:
-
“Total Geral”, em que são somados os valores de cada serviço (os totais dos serviços “1.0”, “2.0”,
“3.0” em diante, até o serviço “7.0”);
-
“BDI” (Benefício e Despesas Indiretas), que é uma taxa percentual aplicada sobre os custos diretos
para execução dos serviços, que deve cobrir as despesas indiretas e o benefício (lucro) da empresa
que executar a obra; e
-
“Total com BDI”, que informa o custo da obra acrescido do BDI.
Em alguns casos, o cálculo do BDI é realizado para cada serviço, existindo duas colunas adicionais à direita
daquelas que aparecem na FIGURA 4.3.:
3.3.
•
uma coluna onde é informado o valor do BDI relativo a cada serviço; e
•
uma coluna em que é informado o valor total do serviço, já incluído o BDI.
3.3.1. Planilha de Custos e Plano de Aplicação
Como visto anteriormente, o plano de aplicação é um documento derivado da planilha de custos que
também discrimina despesas a serem realizadas. A diferença entre os dois reside no fato de que o plano de
aplicação não detalha as despesas por meta e por etapa do cronograma físico como é feito na planilha de custos.
Isto pode ser visto na próxima página comparando-se a planilha de custos contida na FIGURA 4.4. (já apresentada
anteriormente neste capítulo) com o plano de aplicação dela derivado que está na FIGURA 4.5..
32
FIGURA 4.4.
Programa
Planilha de
Custos
(exemplo 1)
2200020100150
Meta /
Etapa
Bem / Serviço
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
Preço Unitário
Preço Total
125.000,00
Etapa 01 - Adquirir um caminhão
125.000,00
unidade
1
125.000,00
125.000,00
Meta 02 - Adquirir uma pá carregadeira
80.000,00
Etapa 01 - Adquirir uma pá carregadeira
80.000,00
Item 002 - pá carregadeira
elaboração:
Natureza de
Despesa
Meta 01 - Adquirir um caminhão
2200020100150
unidade
1
80.000,00
205.000,00
s
TOTAL
80.000,00
FIGURA 4.5.
Plano de
Aplicação
(exemplo 1)
elaboração:
Programa
Bem / Serviço
Natureza de
Despesa
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
Preço Unitário
Preço Total
2200020100150
unidade
1
125.000,00
125.000,00
2200020100150
Item 002 - pá carregadeira
unidade
1
80.000,00
80.000,00
TOTAL
205.000,00
Outra planilha de custos discutida anteriormente neste capítulo refere-se um projeto que tinha como
objeto a “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho” (FIGURA 4.2.). Naquele
exemplo havia duas particularidades que foram destacadas. Em primeiro lugar, existiam despesas iguais em mais
de uma meta e etapa, que, na planilha de custos, apareciam separadas. No plano de aplicação as quantidades a
serem adquiridas ou contratadas são somadas. Isto pode ser visto na tabela que aparece na FIGURA 4.6. abaixo e
diretamente no plano de aplicação (FIGURA 4.7. na página ao lado).
FIGURA 4.6.
Planilha de
Custos e Plano de
Aplicação
Bem / Serviço
item 002 - folder
item 005 - computador
Item 007 - papel A4
elaboração:
Item 008 - toner
Planilha de Custos
10.000 unidades (“Etapa 02” da “Meta 01”)
10.000 unidades (“Etapa 02” da “Meta 02”)
20 unidades (“Etapa 04” da “Meta 01”)
1 unidade (“Etapa 04” da “Meta 02”)
100 resmas (“Etapa 05” da “Meta 01”)
50 resmas (“Etapa 05” da “Meta 02”)
Plano de Aplicação
20.000 unidades
22 unidades
3 unidades
150 resmas
22 unidades
Em segundo lugar, havia na planilha de custos despesas com itens semelhantes, mas com especificações e,
especialmente, preços unitários estimados diferentes. Estes itens aparecem separadamente no plano de aplicação:
•
existe previsão de realização de duas despesas diferentes com aluguel de salas:
-
o aluguel de uma sala (“item 001”) tem valor estimado de “R$ 4.800,00” durante todo o período de
duração do projeto (por exemplo, oito meses de aluguel a “R$ 600,00”); e
-
o aluguel de outra sala (“item 009”) tem valor estimado de “R$ 6.000,00” durante todo o período de
duração do projeto (por exemplo, oito meses de aluguel a “R$ 750,00”).
•
existe previsão de realização de duas despesas com contratação de professor:
-
uma despesa relativa ao “curso de informática” (“item 003”), com valor estimado de “R$ 12.000,00”
durante a duração do projeto (oito meses de salário de “R$ 1.500,00”); e
-
uma despesa relativa ao “curso de manutenção de equipamentos eletrônicos” (“item 010”), com
valor estimado de “R$ 8.000,00” (oito meses de salário de “R$ 1.000,00”).
•
existe previsão de realização de duas despesas com contratação de monitor:
-
uma despesa relativa ao “curso de informática” (“item 004”), com valor estimado de “R$ 8.000,00”
durante a duração do projeto (oito meses de salário bruto de “R$ 500,00” cada monitor); e
-
uma despesa relativa ao “curso de manutenção de equipamentos eletrônicos” (“item 011”), com
valor estimado de “R$ 3.000,00” (oito meses de salário bruto de “R$ 375,00”).
São seis despesas diferentes, lançadas uma a uma no plano de aplicação (FIGURA 4.7. na página ao lado).
34
Programa
Plano de
Aplicação
(exemplo 2)
elaboração:
Bem / Serviço
Natureza de
Despesa
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
3800020100050
unidade
1
3800020100050
Item 002 - folder
unidade
20.000
3800020100050
unidade
3800020100050
Item 004 - monitor
3800020100050
3800020100050
Preço Unitário
Preço Total
4.800,00
4.800,00
0,10
2.000,00
1
12.000,00
12.000,00
unidade
2
4.000,00
8.000,00
unidade
22
1.500,00
33.000,00
unidade
3
800,00
2.400,00
3800020100050
Item 007 - papel A4
resma
150
12,00
1.800,00
3800020100050
Item 008 - toner
unidade
22
200,00
4.400,00
3800020100050
unidade
1
6.000,00
6.000,00
3800020100050
unidade
1
8.000,00
8.000,00
3800020100050
Item 011 - monitor
unidade
1
3.000,00
3.000,00
TOTAL
85.400,00
s
FIGURA 4.7.
Ainda no que se refere ao exemplo de plano de aplicação ilustrado na FIGURA 4.7., deve-se lembrar neste
ponto a discussão anteriormente realizada sobre a necessidade de discriminar na planilha de custos e no plano de
aplicação as despesas que serão realizadas para pagamento de tributos e contribuições que são de
responsabilidade do órgão ou da entidade que elabora o projeto. No exemplo estas despesas não estão
discriminadas, o que significa que o órgão ou a entidade não poderá pagá-las com recursos do convênio ou do
contrato de repasse, mas, sim, com seus próprios recursos. Alternativamente, o órgão ou a entidade poderia ter
previsto duas novas despesas (“pagamento de INSS patronal”) na planilha de custos, uma em cada etapa onde
elas serão realizadas. No plano de aplicação poderia aparecer apenas um item de despesa.
3.3.2. Planilha de Custos e Plano de Aplicação no Caso de Obra ou Serviço de Engenharia
Existe uma diferença importante relativa ao plano de aplicação no caso de projetos que visam executar
obra ou serviço de engenharia. Na maior parte dos casos, órgãos e entidades que elaboram esses projetos definem
que a obra ou o serviço de engenharia será executado por empreitada global, cabendo à empresa contratada
realizar a aquisição de materiais e a contratação de serviços a serem utilizados. Estas despesas, portanto, são de
responsabilidade da empresa, não do órgão ou da entidade que elaborou o projeto, cabendo a este ou esta
realizar uma única despesa: a contratação da empresa responsável pela execução da obra ou do serviço de
engenharia. Desta forma, o plano de aplicação contém, na maior parte das situações, uma única despesa descrita,
que é a contratação da empresa por empreitada global. Nestas situações as despesas na aquisição de materiais e
na contratação de serviços que estão discriminadas na planilha de custos não devem aparecer no plano de
aplicação, pois não são despesas a serem realizadas pelo órgão ou pela entidade que está elaborando o projeto.
3.4.
PLANILHA DE CUSTOS E CRONOGRAMA FÍSICO
No capítulo anterior foram discutidos os passos necessários para definir as metas e as etapas que compõem
o cronograma físico. Para concluir a elaboração do cronograma faltava ainda definir os custos estimados para cada
meta e etapa. Como alertado naquele capítulo, estas informações estão disponíveis após ter sido elaborada a
planilha de custos, pois nesta se encontra a discriminação detalhada das despesas a serem realizadas em cada
meta e em cada etapa, assim como os valores totais de cada uma, informações que são necessárias no cronograma
físico.
36
4.
5
FONTES DE RECURSOS
DO PROJETO E
4.1.
FONTES DE RECURSOS E CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
A elaboração da planilha de custos permite ao órgão ou à entidade que está elaborando o projeto estimar o
custo total necessário para a sua execução. Os próximos passos na elaboração do projeto são:
4.2.
•
determinar as fontes de recursos a serem utilizadas no pagamento das despesas previstas; e
•
definir o cronograma de desembolso destes recursos.
DEFINIÇÃO DAS FONTES DE RECURSOS PARA EXECUÇÃO DO PROJETO
4.2.1. Repasse e Contrapartida
Como visto anteriormente, no caso de projetos elaborados para captação de recursos federais, existem
duas fontes de recursos que podem ser utilizados para pagamento das despesas previstas na planilha de custos e
no plano de aplicação:
•
recursos financeiros a serem transferidos pelo órgão federal (repasse); e
•
recursos financeiros a serem aportados pelo órgão ou pela entidade que está elaborando o projeto
como contrapartida.
Para determinar a composição das fontes de recursos a serem utilizados, o órgão ou a entidade que está
elaborando o projeto deve observar as regras específicas do órgão federal do qual estão sendo solicitados
recursos. Com base nestas informações calcula-se o valor da contrapartida, havendo três formas distintas de fazer
o cálculo, explicadas nas subseções seguintes.
37
4.2.2. Cálculo do Valor Mínimo da Contrapartida com base no Valor do Objeto
O caso mais simples para calcular o valor mínimo da contrapartida é aquele em que se conhece o valor
estimado do projeto, isto é, quando a planilha de custos já foi elaborada. O cálculo é feito com a multiplicação
deste valor pelo percentual mínimo de contrapartida:
VALOR MÍNIMO DA CONTRAPARTIDA = VALOR ESTIMADO DO PROJETO X PERCENTUAL MÍNIMO DE CONTRAPARTIDA
Como exemplo, pode-se considerar um projeto com valor estimado de “R$ 100.000,00”, existindo exigência
de contrapartida mínima de “2%”. A conta é direta:
VALOR MÍNIMO DA CONTRAPARTIDA = R$ 100.000,00 X 2%
VALOR MÍNIMO DA CONTRAPARTIDA = R$ 2.000,00
A contrapartida mínima de “R$ 2.000,00” pode ser decomposta em contrapartida financeira e contrapartida
em bens e serviços, conforme regras de cada órgão federal (ver subseção 5.3.).
4.2.3. Cálculo do Valor Mínimo da Contrapartida com base no Valor do Repasse
O cálculo do valor mínimo da contrapartida é diferente no caso do órgão ou da entidade receber uma
emenda parlamentar destinando um valor do orçamento de um órgão federal para a execução de um projeto.
Nesta situação não existe ainda uma planilha de custos estimando o valor total do projeto, o que impossibilita a
utilização da fórmula mostrada na subseção anterior. O cálculo deve ser feita com a utilização de duas fórmulas. A
primeira permite calcular o valor mínimo que o projeto deve ter considerando o valor do repasse:
VALOR MÍNIMO DO PROJETO =
VALOR DO REPASSE _ .
PERCENTUAL DO REPASSE
O percentual do repasse é o percentual do valor do projeto a ser coberto com recursos federais. Por
exemplo, se o programa para transferência de recursos prevê contrapartida mínima de “2%”, o percentual do
repasse é de “98%”. Se a contrapartida mínima é de “4%”, o percentual de repasse é de “96%”, e assim por diante.
Para fins de exemplo, considere-se uma emenda destinando “R$ 100.000,00” a um órgão ou a uma
entidade, sendo que o programa exige um mínimo de “8%” (ou “0,08”) de contrapartida. Neste caso, o percentual
de repasse é de “92%” (ou “0,92”). A conta inicial a ser feita destina-se a calcular o valor mínimo do projeto:
R$ 100.000,00
.
0,92
VALOR MÍNIMO DO PROJETO = R$ 108.695,65
38
O valor mínimo da contrapartida é calculado com a utilização de uma segunda fórmula:
VALOR MÍNIMO DA CONTRAPARTIDA = VALOR MÍNIMO DO PROJETO – VALOR DO REPASSE
O valor mínimo da contrapartida é, portanto, a diferença entre o valor mínimo do projeto (“R$ 108.695,65”
no exemplo contido na página anterior) e o valor do repasse a ser efetuado (“R$ 100.000,00”):
VALOR MÍNIMO DA CONTRAPARTIDA = R$ 108.695,65 – R$ 100.000,00
O órgão ou a entidade que recebeu a emenda deve propor, neste exemplo, um projeto com valor mínimo
de “R$ 108.695,65”, dos quais “R$ 100.000,00” serão provenientes do repasse a ser feito pelo órgão federal e os
restantes “R$ 8.695,65” são provenientes da sua contrapartida.
O orgão ou a entidade pode propor contrapartida superior ao mínimo se o valor somado do repasse e da
contrapartida for insuficiente para executar o projeto. Por exemplo, se forem necessários “R$ 115.000,00” para
executar o projeto, sendo “R$ 100.000,00” cobertos pelo órgão federal, o órgão ou a entidade teria que propor
contrapartida de “R$ 15.000,00”, superior ao mínimo de “R$ 8.695,65”.
4.2.4. Cálculo do Valor Mínimo da Contrapartida com base no Valor do Repasse (no caso de desconto de
taxa de administração de instituição mandatária)
A forma de apuração do valor mínimo da contrapartida muda quando a instituição mandatária que gerencia
o repasse de recursos em nome do órgão federal recebe um percentual do valor do repasse a título de taxa de
administração. Neste caso, o órgão ou a entidade que recebe a emenda parlamentar não recebe o valor integral
previsto, pois a remuneração da instituição mandatária será descontada deste valor. Por exemplo, se a taxa de
administração é de “2,5%” dos “R$ 100.000,00” do valor da emenda, “R$ 2.500,00” serão retidos e o órgão ou a
entidade receberá apenas “R$ 97.500,00”. É este valor a ser recebido (líquido da taxa de administração) que deve
ser utilizado para cálculo do valor mínimo da contrapartida.
Considerando o mesmo exemplo anterior, com percentual mínimo de contrapartida de “8%”, calcula-se
inicialmente o valor mínimo do projeto, utilizando-se a mesma fórmula utilizada na subseção anterior:
R$ 97.500,00
.
0,92
VALOR MÍNIMO DO PROJETO = R$ 105.978,27
Nota-se que o valor do repasse (“R$ 97.500,00”) utilizado na fórmula é inferior ao valor da emenda
parlamentar (“R$ 100.000,00”), pois parte deste valor será retido para pagamento da instituição mandatária.
39
O valor mínimo da contrapartida, como no caso anterior, é a diferença entre o valor mínimo do projeto (“R$
105.978,27”) e o valor do repasse a ser efetuado (“R$ 97.500,00”):
VALOR MÍNIMO DA CONTRAPARTIDA = VALOR MÍNIMO DO PROJETO – VALOR DO REPASSE
VALOR MÍNIMO DA CONTRAPARTIDA = R$ 105.978,27– R$ 97.500,00
4.3.
CONTRAPARTIDA EM BENS E SERVIÇOS (CONTRAPARTIDA NÃO FINANCEIRA)
4.3.1. Definição
Quando existe obrigação de aporte de uma contrapartida mínima, esta deve ser providenciada, em geral,
na forma de recursos financeiros do órgão ou da entidade que propôs o projeto, sendo que estes recursos, em
conjunto com os recursos financeiros do órgão federal, serão utilizados para pagar as despesas previstas na
planilha de custos e no plano de aplicação. Em alguns casos, no entanto, o órgão federal permite que o órgão ou a
entidade que elabora o projeto utilize bens e serviços de sua propriedade como contrapartida, o que substitui em
parte ou no todo a necessidade de desembolso de recursos financeiros. Esta contrapartida é denominada de
contrapartida em bens e serviços ou, mais simplesmente, de contrapartida não financeira.
A aceitação deste tipo de contrapartida varia muito entre os órgãos federais que disponibilizam recursos
para transferência e, às vezes, existem situações diferentes dentro de um mesmo órgão federal: alguns programas
por ele geridos aceitam contrapartida em bens e serviços, outros não. Estas informações aparecem na consulta de
programas disponibilizada no Portal dos Convênios, tal como descrito no capítulo 2.
4.3.2. Apuração do Valor Máximo da Contrapartida em Bens e Serviços
Se autorizar a utilização de contrapartida em bens e serviços, o órgão federal define um percentual máximo
da contrapartida que pode ser oferecida nesta forma. Para definir o valor máximo da contrapartida em bens e
serviços, deve-se fazer a conta a seguir:
VALOR MÁXIMO DA CONTRAPARTIDA EM BENS E SERVIÇOS =
VALOR DA CONTRAPARTIDA X PERCENTUAL MÁXIMO DA CONTRAPARTIDA EM BENS E SERVIÇOS
Pode-se tomar como exemplo um caso em que a contrapartida a ser aportada pelo órgão ou pela entidade
é de “R$ 10.000,00”. Se o órgão federal autoriza a utilização de contrapartida em bens e serviços com percentual
máximo de “50%”, o órgão ou a entidade que está elaborando o projeto pode oferecer em bens e serviços um
valor máximo de “R$ 5.000,00”, que corresponde à metade do valor da contrapartida. O restante (“R$ 5.000,00”)
deve ser, obrigatoriamente, aportado na forma financeira. Utilizando a fórmula acima, o cálculo é:
VALOR MÁXIMO DA CONTRAPARTIDA EM BENS E SERVIÇOS = R$ 10.000,00 x 50%
VALOR MÁXIMO DA CONTRAPARTIDA EM BENS E SERVIÇOS = R$ 5.000,00
40
4.3.3. Inclusão de Contrapartida em Bens e Serviços na Planilha de Custos e no Plano de Aplicação
A inclusão de bens e serviços como contrapartida não financeira deve ser feita tanto na planilha de custos
quanto no plano de aplicação. Um procedimento que facilita o processo consiste em elaborar inicialmente a
planilha de custos e o plano de aplicação e analisar depois as despesas discriminadas para identificar entre elas
aquelas que podem ser substituídas por bens e serviços de propriedade do órgão ou da entidade que está
elaborando o projeto. Pode-se utilizar como exemplo a planilha de custos que aparece na FIGURA 4.2. ou o plano
de aplicação dela derivado que aparece ilustrado na FIGURA 4.7., ambas no capítulo anterior. Algumas despesas
descritas em ambos os documentos podem ser substituídas por bens e serviços, tais como:
•
despesa a ser realizada com a aquisição de folders (“item 002”), que poderia ser substituída pelo
fornecimento de folders produzidos na gráfica do próprio órgão ou da própria entidade, se este(a) tiver uma
gráfica;
•
despesas a serem realizadas com as contratações de professores (“item 003” e “item “010”) e
monitores (“item 004” e “item “011”), que poderiam ser substituídas pela utilização de profissionais do quadro do
órgão ou da entidade, se este(a) tiver profissionais nas áreas necessárias; e
•
despesa a ser realizada com a aquisição de toners (“item 008”), que poderia ser substituída pelo
fornecimento de toners remanufaturados produzidos pelo próprio órgão ou pela própria entidade, se este(a) tiver
capacidade de produzi-los.
Duas outras possibilidades para se utilizar bens e serviços como contrapartida não financeira são:
•
a utilização de máquinas e equipamentos de propriedade do órgão ou da entidade que está elaborando
o projeto, o que eliminaria a necessidade de alugar estas máquinas de empresas e, portanto, a necessidade de
desembolsar recursos financeiros; e
•
a utilização de espaços de propriedade do órgão ou da entidade para a realização de eventos, como
auditórios ou teatros; ao utilizar estes espaços o órgão ou a entidade eliminaria a necessidade de pagar aluguéis
para utilizar auditórios ou teatros de propriedade de empresas ou clubes, por exemplo, eliminando, assim, a
necessidade de desembolsar recursos financeiros.
4.3.4. Apuração do Valor de Bens e Serviços Propostos como Contrapartida Não Financeira
A forma utilizada para apurar o valor de um bem ou de um serviço proposto como contrapartida não
financeira depende de normas e de procedimentos próprios de cada órgão federal. Para fins de ilustração podem
ser citados alguns exemplos:
•
no caso de se propor a produção de “20.000” folders em gráfica próprio do órgão ou da entidade, uma
forma possível de atribuir um valor à contrapartida em bens é solicitar orçamentos para a produção desta
quantidade de folders a três empresas e fazer uma média entre os preços obtidos, algo como:
VALOR DA CONTRAPARTIDA NÃO FINANCEIRA = PREÇO (EMPRESA 1) + PREÇO (EMPRESA 2) + PREÇO (EMPRESA 3)
3
41
•
no caso de se propor a utilização de um profissional do órgão ou da entidade como contrapartida não
financeira, pode-se calcular o valor utilizando-se informações sobre seu salário e a carga horária que dedicará ao
projeto; por exemplo, se o profissional recebe “R$ 4.000,00” brutos e houver previsão para que trabalhe “20 horas
semanais” (metade de sua carga horária normal) na execução do projeto por três meses, o valor da contrapartida
seria:
VALOR DA CONTRAPARTIDA NÃO FINANCEIRA = SALÁRIO X PERCENTUAL DA CARGA HORÁRIA X NÚMERO DE MESES
VALOR DA CONTRAPARTIDA NÃO FINANCEIRA = R$ 4.000,00 X 0,5 X 3
VALOR DA CONTRAPARTIDA NÃO FINANCEIRA = R$ 6.000,00
•
no caso de se prever no projeto a utilização de máquinas de propriedade do órgão ou da entidade,
pode-se atribuir um valor à contrapartida de forma semelhante à descrita no caso da produção de folders:
obtenção de três orçamentos contendo o preço da hora-máquina, por exemplo, calculando-se em seguida a média
entre os preços obtidos.
4.4.
4.4.1. Definição
O cronograma de desembolso é o documento que:
•
estima os depósitos mensais de recursos financeiros a serem realizados pelo órgão federal (repasse) e
pelo órgão ou pela entidade que está elaborando o projeto (contrapartida) na conta bancária específica em que
serão movimentados estes recursos; e
•
discrimina as metas e as etapas do cronograma físico em que serão utilizados os recursos.
Duas observações importantes devem ser feitas em relação a esta definição:
•
não se deve confundir a estimativa de datas de depósitos de recursos do repasse e da contrapartida
(cronograma de desembolso) com a estimativa de datas de pagamentos de despesas a serem feitas durante a
execução do projeto (cronograma de pagamento); e
•
como o cronograma de desembolso é um documento que contém a estimativa de desembolsos
financeiros a serem realizados durante a execução do projeto, não devem ser incluídos os valores atribuídos aos
bens e serviços que serão alocados como contrapartida não financeira, pois não haverá desembolso de recursos
financeiros na sua aquisição ou contratação; deve-se lembrar que estes bens e serviços são discriminados na
planilha de custos e no plano de aplicação.
4.4.2. Estrutura de um Cronograma de Desembolso
Um exemplo de cronograma de desembolso aparece na FIGURA 5.1.. Inicialmente deve-se notar que:
•
o cronograma tem três partes:
42
-
a parte superior exibe a previsão total de desembolso, com dados relativos ao valor total do projeto;
-
a parte do meio exibe a previsão de desembolso(s) a ser(em) realizado(s) pelo órgão federal
(repasse); e
-
a parte final da tabela exibe a previsão de desembolso(s) a ser(em) efetuado(s) pelo órgão ou pela
entidade que está elaborando o projeto (contrapartida financeira).
•
em cada uma das três partes do cronograma existem três colunas:
-
a primeira (“Meta/Etapa”) discrimina as metas e as etapas do cronograma físico;
-
a segunda exibe os valores estimados a serem desembolsados em um mês (“Mês 1”); se houver
previsão de realização de desembolsos em mais de um mês haveria uma coluna para cada mês; e
-
a terceira (“Desembolso”) exibe os valores estimados totais a serem desembolsados ao longo dos
meses; no exemplo, por haver previsão de desembolso em um único mês, os valores das colunas
“Mês 1” e “Desembolso” são iguais.
FIGURA 5.1.
Cronograma de
Desembolso
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
82.000,00
82.000,00
Etapa 01
64.000,00
64.000,00
Etapa 02
18.000,00
18.000,00
Meta 02
38.000,00
38.000,00
Etapa 01
38.000,00
38.000,00
Total
120.000,00
120.000,00
CONCEDENTE / CONTRATANTE
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
62.000,00
62.000,00
Etapa 01
44.000,00
44.000,00
Etapa 02
18.000,00
18.000,00
Meta 02
38.000,00
38.000,00
Etapa 01
38.000,00
38.000,00
Total
100.000,00
100.000,00
CONVENENTE / CONTRATADO
Meta / Etapa
elaboração:
Mês 1
Desembolso
Meta 01
20.000,00
20.000,00
Etapa 01
20.000,00
20.000,00
Etapa 02
0,00
0,00
Meta 02
0,00
0,00
Etapa 01
0,00
0,00
20.000,00
20.000,00
Total
43
É importante entender as informações contidas em cada parte do cronograma de desembolso:
•
na parte superior (“TOTAL”):
-
estão os dados relativos ao projeto, que tem valor estimado total de “R$ 120.000,00” (coluna
“Desembolso”, última linha);
-
está previsto um desembolso total de recursos de “R$ 120.000,00” (também coluna “Desembolso”,
última linha) para cobrir as despesas previstas no projeto;
-
do total de “R$ 120.000,00” de recursos a serem desembolsados:
 “R$ 82.000,00” destinam-se a cobrir despesas relativas à “Meta 01”, sendo “R$ 64.000,00”
relacionados às despesas da “Etapa 01” e “R$ 18.000,00” relacionados às despesas da “Etapa
02”; e
relacionados às despesas da única etapa desta meta (“Etapa 01”).
•
na parte do meio (“CONCEDENTE/CONTRATANTE”):
-
estão os dados relativos ao repasse de recursos a ser efetuado pelo órgão federal, que tem valor
estimado total de “R$ 100.000,00” (coluna “Desembolso”, última linha);
-
do total de “R$ 100.000,00” de recursos a serem desembolsados pelo órgão federal:
relacionados às despesas da “Etapa 01” e “R$ 18.000,00” relacionados às despesas da “Etapa
02”; e
relacionados às despesas da única etapa desta meta (“Etapa 01”).
•
na parte inferior (“CONVENENTE/CONTRATADO”):
-
estão os dados relativos à contrapartida a ser desembolsada pelo órgão ou pela entidade que está
elaborando o projeto, que tem valor estimado total de “R$ 20.000,00” (coluna “Desembolso”, última
linha); e
-
o total de “R$ 20.000,00” a ser desembolsado pelo órgão ou pela entidade como contrapartida será
integralmente utilizado para cobrir despesas relativas à “Etapa 01” da “Meta 01”.
Os dados contidos no cronograma de desembolso podem ser lidos de outra forma, pensando-se nas fontes
de recursos a serem utilizados para pagamento das despesas previstas em cada meta e em cada etapa. Por
exemplo, pode-se realizar a análise do ponto de vista de cada uma das duas metas:
•
•
no caso da “Meta 01”:
-
o valor estimado total das despesas a ela relacionadas é de “R$ 82.000,00” (parte de cima);
-
o valor das despesas a serem pagas com recursos federais é de “R$ 62.000,00” (parte do meio); e
-
o valor das despesas a serem pagas com a contrapartida é de “R$ 20.000,00” (parte de baixo).
no caso da “Meta 02”:
44
-
o valor estimado total das despesas a ela relacionadas é de “R$ 38.000,00” (parte de cima);
-
o valor das despesas será coberto integralmente com recursos repassados pelo órgão federal (parte
do meio); e
-
não há previsão de utilização de recursos da contrapartida para cobertura das despesas associadas a
esta meta (parte de baixo).
A mesma análise poderia ser feita para cada etapa do cronograma físico.
4.4.3. Parcela de Cronograma de Desembolso
Parcela de cronograma de desembolso é o montante previsto de recursos que deve ser desembolsado em
um determinado mês pelo órgão federal ou pelo órgão ou pela entidade que está elaborando o projeto, isto é, o
valor que deve ser depositado neste mês na conta corrente em que esses recursos serão movimentados.
No exemplo de cronograma visto anteriormente na FIGURA 5.1. existe previsão de desembolso de recursos
em duas parcelas, ou seja, devem ser feitos dois depósitos:
•
uma parcela de responsabilidade do órgão federal, no valor de “R$ 100.000,00”, com previsão de
desembolso (depósito na conta corrente) no “Mês 1” (a parcela pode ser vista na parte do meio do cronograma,
na última linha da coluna correspondente a este mês); e
•
uma parcela de responsabilidade do órgão ou da entidade que está elaborando o projeto, no valor de
“R$ 20.000,00”, também com previsão de desembolso (depósito na conta corrente) no “Mês 1” (a parcela pode
ser vista na parte de baixo do cronograma, na última linha da coluna correspondente a este mês).
4.5.
ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
4.5.1. Roteiro
Para facilitar a elaboração do cronograma de desembolso podem ser executados os seguintes passos:
•
identificar as fontes de recursos a serem utilizados no pagamento das despesas previstas na planilha de
custos e no plano de aplicação, tal como explicado na seção 5.2. deste capítulo;
•
estabelecer a periodicidade em que serão desembolsados os recursos do repasse e os da contrapartida;
•
preparar
a
estrutura
do
cronograma
de
desembolso
com
suas
três
partes
(“TOTAL”,
“CONCEDENTE/CONTRATANTE” e “CONVENENTE/CONTRATADO”), mantendo a estrutura de metas e etapas do
cronograma físico e com uma coluna para cada mês em que houver previsão de desembolso de recursos;
•
definir em que metas e etapas serão utilizados os recursos da contrapartida; e
•
definir em que metas e etapas serão utilizados os recursos do repasse.
45
4.5.2. Definição da Periodicidade de Desembolso de Recursos
Após definir o montante de recursos a serem repassados pelo órgão federal e o montante de recursos da
contrapartida (seção 5.2.), deve ser definida a periodicidade em que esses recursos serão desembolsados. No
momento de fazer esta definição devem ser avaliados dois pontos principais:
•
os procedimentos normalmente adotados pelo órgão federal no que se refere ao desembolso dos
recursos de sua responsabilidade; e
•
a capacidade financeira do órgão ou da entidade que está elaborando o projeto de cumprir a previsão
de desembolso de recursos de sua responsabilidade (contrapartida).
Embora haja grande variedade de opções na definição da periodicidade dos desembolsos de recursos,
pode-se observar dois pontos para fins de orientação:
•
são mais comuns, especialmente no caso de projetos que não envolvem a execução de obras ou de
serviços de engenharia, os casos em que os cronogramas de desembolso contêm previsão de desembolso de
apenas duas parcelas, uma de responsabilidade de cada órgão, em um mesmo mês, o que facilita:
•
-
a elaboração do cronograma de desembolso;
-
a liberação da parcela de recursos de responsabilidade do órgão federal; e
-
a prestação de contas.
não existe regra geral no caso de projetos voltados à execução de obras ou de serviços de engenharia,
observando-se duas situações distintas, dependendo da orientação do órgão federal e da instituição mandatária:
-
em alguns casos, sugere-se a elaboração de cronograma de desembolso com apenas duas parcelas,
como no item acima citado, mesmo se sabendo que, durante a execução do projeto, os desembolsos
serão realizados de acordo com a evolução da obra ou do serviço de engenharia; e
-
em outros casos, no entanto, sugere-se elaborar o cronograma de acordo com o cronograma físicofinanceiro da obra preparado pela engenharia, o que implica a existência de várias parcelas, sendo,
em geral, duas parcelas para cada etapa da execução da obra ou do serviço de engenharia.
4.5.3. Preparação da Estrutura do Cronograma de Desembolso
Tendo definido a periodicidade dos desembolsos, deve-se preparar em seguida a estrutura do cronograma
de desembolso. Para isto deve-se manter as metas e as etapas estabelecidas no cronograma físico.
Pode-se considerar como exemplo um caso mencionado nos capítulos anteriores em que:
•
o objeto do projeto é a “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”, com
valor total estimado em “R$ 205.000,00”;
•
há duas metas, “adquirir um caminhão”, com valor estimado em “R$ 125.000,00”, e “adquirir uma pá
carregadeira”, com valor estimado em “R$ 80.000,00”; e
•
cada meta tem uma única etapa, com a mesma denominação, respectivamente, “adquirir um
caminhão” e “adquirir uma pá carregadeira”.
46
Pode-se supor contrapartida de “10%”, equivalente a “R$ 20.500,00”, e um repasse de “R$ 184.500,00”.
Uma primeira possibilidade seria propor que o desembolso do repasse fosse feito em uma única parcela,
que seria de “R$ 184.500,00”, e o da contrapartida também em uma única parcela, de “R$ 20.500,00”, ambas a
serem depositadas no “Mês 1”. O cronograma de desembolso teria a estrutura reproduzida na FIGURA 5.2.. Com o
cronograma elaborado desta forma, falta definir ainda a origem dos recursos que serão utilizados para realizar o
pagamento das despesas previstas em cada meta e em cada etapa (como será visto na subseção 5.5.4.).
FIGURA 5.2.
Estrutura do
Cronograma de
Desembolso
(exemplo 1)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
125.000,00
125.000,00
Etapa 01
125.000,00
125.000,00
Meta 02
80.000,00
80.000,00
Etapa 01
80.000,00
80.000,00
Total
205.000,00
205.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
Etapa 01
Meta 02
Etapa 01
Total
184.500,00
184.500,00
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
Etapa 01
Meta 02
elaboração:
Etapa 01
Total
20.500,00
20.500,00
Outra alternativa é propor um cronograma de desembolso de recursos em que os recursos do governo
federal e os recursos do órgão ou da entidade que está elaborando o projeto são liberados em duas parcelas de
igual valor:
•
uma parte no primeiro mês, quando será necessária metade dos recursos para pagar as despesas
previstas nas duas metas; e
•
a outra parte no segundo mês, quando será necessária a outra metade dos recursos para pagar o
restante das despesas previstas nas metas.
O cronograma, neste caso, teria uma coluna a mais, à direita da coluna “Mês 1”, onde seriam registrados os
47
desembolsos a serem feitos no “Mês 2”, tal como ilustrado na FIGURA 5.3.. Existe previsão, portanto, de
desembolso de quatro parcelas:
•
duas parcelas de “R$ 92.250,00” de responsabilidade do órgão federal; e
•
duas parcelas de “R$ 10.250,00” do órgão ou da entidade que está elaborando o projeto.
FIGURA 5.3.
Estrutura do
Cronograma de
Desembolso
(exemplo 2)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
Desembolso
Meta 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Etapa 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Meta 02
40.000,00
40.000,00
80.000,00
Etapa 01
40.000,00
40.000,00
80.000,00
Total
102.500,00
102.500,00
205.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
92.250,00
92.250,00
Mês 1
Mês 2
10.250,00
10.250,00
Desembolso
Meta 01
Etapa 01
Meta 02
Etapa 01
Total
184.500,00
Meta / Etapa
Desembolso
Meta 01
Etapa 01
Meta 02
elaboração:
Etapa 01
Total
20.500,00
4.5.4. Alocação da Contrapartida e do Repasse por Meta(s) e Etapa(s)
Após estabelecer a estrutura de metas e de etapas do cronograma físico e a periodicidade de realização dos
desembolsos de recursos financeiros, deve-se definir a destinação dos recursos da contrapartida e do repasse de
acordo com as metas e as etapas do cronograma físico. O procedimento mais simples para realizar esta previsão
consiste em definir inicialmente em que metas e em que etapas serão utilizados os recursos da contrapartida e,
depois disto, definir as metas e as etapas em que serão utilizados os recursos do repasse.
No caso dos recursos da contrapartida, na maior parte dos projetos é preferível estabelecer que eles serão
utilizados para realizar pagamentos das despesas previstas em uma única etapa do cronograma físico, pois:
•
no caso de órgão público, fica simplificado o processo de indicação de fontes de recursos a serem
48
utilizados em compras realizadas com recursos do convênio ou do contrato de repasse: ao concentrar os recursos
da contrapartida em uma única etapa, será necessária indicar, na maioria das vezes, apenas uma fonte de recursos
(do órgão federal ou do órgão ou da entidade que executará o projeto), sendo necessário realizar apenas um
empenhamento; e
•
a prestação de contas no SICONV, especialmente no momento de registrar notas fiscais, torna-se mais
rápida: como deve(m) ser indicada(s) a(s) fonte(s) de recurso(s) utilizada(s) em cada despesa realizada, fica
reduzido o número de registros a ser feito no sistema, já que, como apontado no parágrafo anterior, a maior parte
das despesas será feita com uma única fonte de recursos.
Como exemplo considera-se novamente o projeto com objeto “aquisição de veículos para o setor de
manutenção de estradas rurais”, com valor de “R$ 205.000,00” (FIGURA 5.4.). Seguindo o critério proposto
anteriormente, a contrapartida de “R$ 20.500,00” foi alocada em uma única etapa: a “Etapa 01” da “Meta 01”.
FIGURA 5.4.
Alocação da
Contrapartida
(exemplo 1,
parte 1)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
125.000,00
125.000,00
Etapa 01
125.000,00
125.000,00
Meta 02
80.000,00
80.000,00
Etapa 01
80.000,00
80.000,00
Total
205.000,00
205.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
Etapa 01
Meta 02
Etapa 01
Total
184.500,00
184.500,00
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
Etapa 01
20.500,00
20.500,00
20.500,00
20.500,00
Meta 02
elaboração:
Etapa 01
Total
Como os recursos da contrapartida devem ser utilizados para pagar as despesas relativas à “Etapa 01” da
“Meta 01”, a alocação dos recursos do repasse do órgão federal fica facilitada, devendo seguir os passos abaixo:
•
inicialmente, deve ser completada a parte inferior do cronograma de desembolso, que contém
49
informações sobre a utilização dos recursos da contrapartida no “Mês 1” (segunda coluna):
-
como a íntegra dos recursos da contrapartida será utilizada na “Etapa 01” da “Meta 01”, não há mais
recursos desta fonte para utilização na “Etapa 01” da “Meta 02”, portanto, deve-se indicar “0,00” na
linha correspondente a esta etapa; e
-
com a alocação dos recursos da contrapartida entre as etapas tendo sido finalizada, pode-se
preencher as linhas contendo os totais de cada meta: “Meta 01”, em que serão alocados “R$
20.500,00”, e “Meta 2”, em que não serão utilizados recursos da contrapartida.
•
na sequência deve ser preenchida a coluna relativa ao total do desembolso de recursos da contrapartida
(“Desembolso”), que repete os dados do “Mês 1”, já que todo o desembolso será realizado em um único mês.
Neste ponto o cronograma de desembolso tem sua parte inferior completamente preenchida, tal como
aparece na FIGURA 5.5. abaixo.
FIGURA 5.5.
Alocação da
Contrapartida
(exemplo 1,
parte 2)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
125.000,00
125.000,00
Etapa 01
125.000,00
125.000,00
Meta 02
80.000,00
80.000,00
Etapa 01
80.000,00
80.000,00
Total
205.000,00
205.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
Etapa 01
Meta 02
Etapa 01
Total
184.500,00
184.500,00
Meta / Etapa
elaboração:
Mês 1
Desembolso
Meta 01
20.500,00
20.500,00
Etapa 01
20.500,00
20.500,00
Meta 02
0,00
0,00
Etapa 01
0,00
0,00
20.500,00
20.500,00
Total
Falta apenas alocar os recursos do repasse a ser realizado pelo órgão federal entre as metas e as etapas:
•
no caso da “Meta 01” (e de sua única etapa, a “Etapa 01”):
50
-
o valor total estimado das despesas a serem realizadas é de “R$ 125.000,00” (dado que está na parte
superior do cronograma);
-
parte destas despesas será paga com “R$ 20.500,00” da contrapartida (dado que está na parte
inferior); e
•
o restante das despesas (“R$ 104.500,00”) deve ser pago com recursos do repasse.
no caso da “Meta 02” (e de sua única etapa, a “Etapa 01”):
-
o valor total estimado das despesas a serem realizadas é de “R$ 80.000,00” (parte superior do
cronograma);
-
não serão utilizados recursos da contrapartida para realizar o pagamento de despesas associadas a
esta meta e à sua única etapa (parte inferior); e
-
portanto, a totalidade das despesas (“R$ 80.000,00”) deve ser paga com recursos do repasse.
O cronograma de desembolso pronto está ilustrado na FIGURA 5.6..
FIGURA 5.6.
Alocação da
Contrapartida
(exemplo 1,
parte 3)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
125.000,00
125.000,00
Etapa 01
125.000,00
125.000,00
Meta 02
80.000,00
80.000,00
Etapa 01
80.000,00
80.000,00
Total
205.000,00
205.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
104.500,00
104.500,00
Etapa 01
104.500,00
104.500,00
Meta 02
80.000,00
80.000,00
Etapa 01
80.000,00
80.000,00
Total
184.500,00
184.500,00
Meta / Etapa
elaboração:
Mês 1
Desembolso
Meta 01
20.500,00
20.500,00
Etapa 01
20.500,00
20.500,00
Meta 02
0,00
0,00
Etapa 01
0,00
0,00
20.500,00
20.500,00
Total
51
O procedimento anteriormente descrito para elaboração do cronograma de desembolso pode ser utilizado
também nos casos em que existe previsão de realização de desembolsos em mais de um mês. Na subseção
anterior foi exibido um exemplo em que se previa o desembolso de recursos em dois meses.
Deve ser utilizado o mesmo critério de alocação dos recursos da contrapartida sugerido nesta subseção: se
possível, esses recursos devem ser destinados a realizar pagamento das despesas relativas a uma única etapa. Para
preencher o cronograma de desembolso, supõe-se que esses recursos serão utilizados no pagamento das despesas
relativas à “Etapa 01” da “Meta 02”. Como a suposição é de liberação de recursos em dois meses, pode-se dividir
os recursos da contrapartida (“R$ 20.500,00” no total) em duas parcelas iguais de “R$ 10.250,00”, uma a ser
desembolsada no “Mês 1” e outra no “Mês 2”, conforme indicado nas duas últimas linhas (FIGURA 5.7.).
FIGURA 5.7.
Estrutura do
Cronograma de
Desembolso
(exemplo 2,
parte 1)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
Desembolso
Meta 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Etapa 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Meta 02
40.000,00
40.000,00
80.000,00
Etapa 01
40.000,00
40.000,00
80.000,00
Total
102.500,00
102.500,00
205.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
Desembolso
92.250,00
92.250,00
Mês 1
Mês 2
Etapa 01
10.250,00
10.250,00
20.500,00
Total
10.250,00
10.250,00
20.500,00
Meta 01
Etapa 01
Meta 02
Etapa 01
Total
184.500,00
Meta / Etapa
Desembolso
Meta 01
Etapa 01
Meta 02
elaboração:
Na sequência deve ser preenchido o restante da parte inferior do cronograma, relativa à destinação dos
recursos da contrapartida. Como estes foram concentrados apenas na “Etapa 01” da “Meta 02”, não há recursos
da contrapartida a serem utilizados na “Etapa 01” da “Meta 01”. Neste ponto o cronograma fica na forma
apresentada na FIGURA 5.8. na página seguinte.
52
FIGURA 5.8.
TOTAL
Estrutura do
Cronograma de
Desembolso
(exemplo 2,
parte 2)
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
Desembolso
Meta 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Etapa 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Meta 02
40.000,00
40.000,00
80.000,00
Etapa 01
40.000,00
40.000,00
80.000,00
Total
102.500,00
102.500,00
205.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
92.250,00
92.250,00
Mês 1
Mês 2
Desembolso
Meta 01
Etapa 01
Meta 02
Etapa 01
Total
184.500,00
Meta / Etapa
elaboração:
Desembolso
Meta 01
0,00
0,00
0,00
Etapa 01
0,00
0,00
0,00
Meta 02
10.250,00
10.250,00
20.500,00
Etapa 01
10.250,00
10.250,00
20.500,00
Total
10.250,00
10.250,00
20.500,00
O último passo consiste em alocar os recursos do repasse entre as metas e as etapas:
•
no caso da “Meta 01” e de sua “Etapa 01”:
-
o valor total estimado das despesas a serem realizadas em cada mês é de “R$ 62.500,00” (dado que
está na parte superior do cronograma);
-
não há previsão para utilização dos recursos da contrapartida nesta meta e nesta etapa (dado que
está na parte inferior); e
-
portanto, o total das despesas mensais relativas a esta meta e a esta etapa (“R$ 62.500,00”) deve ser
pago com recursos do repasse.
•
no caso da “Meta 02” e de sua “Etapa 01”:
-
o valor total estimado das despesas mensais a serem realizadas é de “R$ 40.000,00” (parte superior
do cronograma);
-
parte destas despesas mensais será paga com “R$ 10.250,00” da contrapartida (parte inferior); e
-
o restante das despesas mensais (“R$ 29.750,00”) deve ser pago com recursos do repasse.
O cronograma de desembolso pronto está ilustrado na FIGURA 5.9. na próxima página.
53
FIGURA 5.9.
Estrutura do
Cronograma de
Desembolso
(exemplo 2,
parte 3)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
Desembolso
Meta 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Etapa 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Meta 02
40.000,00
40.000,00
80.000,00
Etapa 01
40.000,00
40.000,00
80.000,00
Total
102.500,00
102.500,00
205.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
Desembolso
Meta 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Etapa 01
62.500,00
62.500,00
125.000,00
Meta 02
29.750,00
29.750,00
59.500,00
Etapa 01
29.750,00
29.750,00
59.500,00
Total
92.250,00
92.250,00
184.500,00
Mês 1
Mês 2
Meta / Etapa
elaboração:
Desembolso
Meta 01
0,00
0,00
0,00
Etapa 01
0,00
0,00
0,00
Meta 02
10.250,00
10.250,00
20.500,00
Etapa 01
10.250,00
10.250,00
20.500,00
Total
10.250,00
10.250,00
20.500,00
Nos dois exemplos anteriores, os cronogramas de desembolso (com previsão de desembolso em um e em
dois meses, respectivamente) foram elaborados a partir da previsão de que os recursos da contrapartida serão
aplicados no custeio das despesas de uma única etapa. Como mencionado, concentrar esses recursos em uma
única etapa facilita não apenas a elaboração do cronograma, como, também, torna mais simples os procedimentos
de indicação de fonte de recursos antes de licitar, de empenhamento de despesas e de prestação de contas.
Existem casos, no entanto, em que o órgão concedente (quando se prevê a transferência de recursos via
convênio) ou a instituição mandatária (quando há previsão de utilização de contrato de repasse) exige que o órgão
ou a entidade proponente distribua os recursos do repasse e da contrapartida de forma idêntica entre as etapas e
as metas do cronograma físico, conforme os percentuais totais previstos no plano de trabalho. Por exemplo, se o
plano de trabalho prevê que, dos recursos totais a serem gastos, 92% serão provenientes do repasse do órgão ou
da entidade concedente ou contratante e 8% serão provenientes do órgão ou da entidade convenente ou
contratada, estes percentuais devem ser mantidos em cada etapa e em cada meta. Desta forma, o cronograma de
desembolso tem uma estrutura como a que aparece na FIGURA 5.10. na página ao lado. No caso de órgão público,
esta proporção deverá ser observada durante a execução do convênio ou do contrato de repasse, quando forem
realizados o bloqueio das fontes de recursos e o empenhamento da despesa.
54
FIGURA 5.10.
TOTAL
Alocação da
Contrapartida
(exemplo 3)
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
125.000,00
125.000,00
Etapa 01
125.000,00
125.000,00
Meta 02
80.000,00
80.000,00
Etapa 01
80.000,00
80.000,00
Total
205.000,00
205.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
115.000,00
115.000,00
Etapa 01
115.000,00
115.000,00
Meta 02
73.600,00
73.600,00
Etapa 01
73.600,00
73.600,00
Total
188.600,00
188.600,00
Meta / Etapa
elaboração:
4.6.
Mês 1
Desembolso
Meta 01
10.000,00
10.000,00
Etapa 01
10.000,00
10.000,00
Meta 02
6.400,00
6.400,00
Etapa 01
6.400,00
6.400,00
Total
16.400,00
16.400,00
CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO DE OBRA OU SERVIÇO DE ENGENHARIA E CRONOGRAMA DE
DESEMBOLSO
4.6.1. Cronograma Físico-Financeiro
O cronograma físico-financeiro de uma obra ou de um serviço de engenharia detalha a previsão de prazos
para a execução dos serviços e a previsão de pagamentos a serem realizados em cada mês. Um modelo deste
cronograma está reproduzido na FIGURA 5.10. na próxima página. Observa-se que:
•
o cronograma tem três partes:
-
a parte de cima detalha a previsão de pagamentos totais a serem feitos (“TOTAL”);
-
a parte do meio mostra a previsão de pagamentos a serem feitos com recursos do repasse do órgão
federal (“CONCEDENTE/CONTRATANTE”); e
-
a parte de baixo detalha a previsão de pagamentos a serem feitos com recursos da contrapartida do
órgão ou da entidade que está elaborando o projeto (“CONVENENTE/CONTRATADO”).
55
•
os serviços a serem realizados são discriminados na segunda coluna;
•
o valor total estimado de cada serviço é informado na coluna “Valor”, já incluído o BDI;
•
os pagamentos previstos para cada serviço aparecem nas colunas “Mês 1”, “Mês 2”, “Mês 3” e “Mês 4”,
incluído o BDI, sendo a soma destes pagamentos igual ao valor total do serviço informado na coluna “Valor”;
FIGURA 5.11.
Cronograma
Físico-Financeiro
de Obra ou
Serviço de
Engenharia
TOTAL
Discriminação dos Serviços
Valor
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Mês 4
34.638,31
34.638,31
0,00
0,00
0,00
Infra-Estrutura
52.516,18
0,00
52.516,18
0,00
0,00
Piso
130.923,66
0,00
65.461,83
65.461,83
0,00
Estrutura Metálica
349.060,63
0,00
0,00
349.060,63
0,00
Fechamentos
101.388,29
0,00
0,00
0,00
101.388,29
26.059,26
0,00
0,00
0,00
26.059,26
26.613,74
0,00
0,00
0,00
26.613,74
Total
721.200,07
34.638,31
117.978,01
414.522,46
154.061,29
Acumulado
721.200,07
34.638,31
152.616,32
567.138,78
721.200,07
Valor
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Mês 4
28.819,07
28.819,07
0,00
0,00
0,00
Infra-Estrutura
43.693,46
0,00
43.693,46
0,00
0,00
Piso
108.928,48
0,00
54.464,24
54.464,24
0,00
Estrutura Metálica
290.418,44
0,00
0,00
290.418,44
0,00
Fechamentos
84.355,05
0,00
0,00
0,00
84.355,05
21.681,31
0,00
0,00
0,00
21.681,31
22.142,63
0,00
0,00
0,00
22.142,63
Total
600.038,46
28.819,07
98.157,71
344.882,68
128.178,99
Acumulado
600.038,46
28.819,07
126.976,78
471.859,46
600.038,46
elaboração:
Valor
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Mês 4
5.819,24
5.819,24
0,00
0,00
0,00
Infra-Estrutura
8.822,72
0,00
8.822,72
0,00
0,00
Piso
21.995,17
0,00
10.997,59
10.997,59
0,00
Estrutura Metálica
58.642,19
0,00
0,00
58.642,19
0,00
Fechamentos
17.033,23
0,00
0,00
0,00
17.033,23
4.377,96
0,00
0,00
0,00
4.377,96
4.471,11
0,00
0,00
0,00
4.471,11
Total
121.161,61
5.819,24
19.820,31
69.639,77
25.882,30
Acumulado
121.161,61
5.819,24
25.639,54
95.279,31
121.161,61
56
•
existem duas linhas de totais:
-
a linha “Total” mostra a previsão de pagamentos a serem realizados em cada mês, somando-se os
pagamentos previstos para cada serviço; e
-
a linha “Acumulado” mostra, a cada mês, o valor acumulado dos pagamentos previstos até o mês,
somando a previsão de pagamento no mês com a previsão de pagamentos nos meses anteriores;
por exemplo, no “Mês 3” esta linha exibe como resultado a soma da previsão de pagamento para
este mês com a previsão de pagamentos no “Mês 1” e no “Mês 2”.
Na parte superior (“TOTAL”) podem ser observadas as seguintes informações sobre a obra:
•
a estimativa do valor total é de “R$ 721.200,07” (coluna “Valor”, linha “Total”); deve-se notar que a
decomposição deste valor para cada um dos serviços aparece na coluna “Valor”; e
•
está prevista a realização de quatro pagamentos, um em cada um dos quatro meses:
-
pagamento de “R$ 34.638,31” no “Mês 1”;
-
pagamento de “R$ 117.978,01” no “Mês 2”;
-
pagamento de “R$ 414.522,46” no “Mês 3”; e
-
pagamento de “R$ 154.061,29” no “Mês 4”.
As partes “CONCEDENTE/CONTRATANTE” e “CONVENENTE/CONTRATADO” do cronograma são elaboradas
de forma simples, supondo-se que cada pagamento será feito com a utilização das duas fontes de recursos:
•
para calcular o montante a ser pago com recursos do órgão federal, são multiplicados os valores da
parte de cima do cronograma pelo percentual do repasse (“83,2%” no exemplo); e
•
para calcular o montante a ser pago com recursos da contrapartida do órgão ou da entidade que está
elaborando o projeto são multiplicados os valores da parte de cima do cronograma (“TOTAL”) pelo percentual
correspondente à contrapartida (“16,8%” no exemplo).
4.6.2. Cronograma Físico-Financeiro e Cronograma de Desembolso
O cronograma físico-financeiro, como mencionado, contém uma estimativa de pagamentos mensais a
serem realizados durante a execução da obra ou do serviço de engenharia. Resta definir, a partir destes dados, o
cronograma de desembolso de recursos do órgão federal (repasse) e do órgão ou da entidade que está elaborando
o projeto (contrapartida). Existem duas possibilidades para isso. A primeira é prever que os desembolsos de
recursos serão realizados em conformidade com os pagamentos previstos, ou seja, supõe-se que os recursos serão
liberados à medida que os pagamentos tenham que ser feitos. Como existem quatro pagamentos e, em cada um,
serão utilizadas as duas fontes de recursos, o cronograma de desembolso deve ter oito parcelas:
•
quatro parcelas de responsabilidade do órgão federal (parte do meio do cronograma):
-
“R$ 28.819,07” no “Mês 1”;
-
“R$ 98.157,71” no “Mês 2”;
-
“R$ 344.882,68” no “Mês 3”; e
-
“R$ 128.178,99” no “Mês 4”.
57
•
quatro parcelas do órgão ou da entidade que está elaborando o projeto (parte inferior):
-
“R$ 5.819,24” no “Mês 1”;
-
“R$ 19.820,31” no “Mês 2”;
-
“R$ 69.639,77” no “Mês 3”; e
-
“R$ 25.882,30” no “Mês 4”.
Chega-se a um cronograma de desembolso com a estrutura apresentada na FIGURA 5.12..
FIGURA 5.12.
Cronograma de
Desembolso de
Obra ou Serviço
de Engenharia
(exemplo 1)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Mês 4
Desembolso
Meta 01
34.638,31
117.978,01
414.522,46
154.061,29
721.200,07
Etapa 01
34.638,31
0,00
0,00
0,00
34.638,31
Etapa 02
0,00
52.516,18
0,00
0,00
52.516,18
Etapa 03
0,00
65.461,83
65.461,83
0,00
130.923,66
Etapa 04
0,00
0,00
349.060,63
0,00
349.060,63
Etapa 05
0,00
0,00
0,00
101.388,29
101.388,29
Etapa 06
0,00
0,00
0,00
26.059,26
26.059,26
Etapa 07
0,00
0,00
0,00
26.613,74
26.613,74
34.638,31
117.978,01
414.522,46
154.061,29
721.200,07
Mês 2
Mês 3
Mês 4
Total
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
28.819,07
98.157,71
344.882,68
128.178,99
600.038,46
Etapa 01
28.819,07
0,00
0,00
0,00
28.819,07
Etapa 02
0,00
43.693,46
0,00
0,00
43.693,46
Etapa 03
0,00
54.464,24
54.464,24
0,00
108.928,48
Etapa 04
0,00
0,00
290.418,44
0,00
290.418,44
Etapa 05
0,00
0,00
0,00
84.355,05
84.355,05
Etapa 06
0,00
0,00
0,00
21.681,31
21.681,31
Etapa 07
0,00
0,00
0,00
22.142,63
22.142,63
28.819,07
98.157,71
344.882,68
128.178,99
600.038,46
Mês 3
Mês 4
Total
Meta / Etapa
elaboração:
Mês 1
Mês 2
Desembolso
Meta 01
5.819,24
19.820,31
69.639,77
25.882,30
121.161,61
Etapa 01
5.819,24
0,00
0,00
0,00
5.819,24
Etapa 02
0,00
8.822,72
0,00
0,00
8.822,72
Etapa 03
0,00
10.997,59
10.997,59
0,00
21.995,17
Etapa 04
0,00
0,00
58.642,19
0,00
58.642,19
Etapa 05
0,00
0,00
0,00
17.033,23
17.033,23
Etapa 06
0,00
0,00
0,00
4.377,96
4.377,96
Etapa 07
0,00
0,00
0,00
4.471,11
4.471,11
5.819,24
19.820,31
69.639,77
25.882,30
121.161,61
Total
58
Existe uma segunda possibilidade para elaborar o cronograma de desembolso a partir do cronograma físicofinanceiro de uma obra ou de um serviço de engenharia: propor que o desembolso de recursos do órgão federal
(repasse) e do órgão ou da entidade que está elaborando o projeto (contrapartida) seja feito em um único mês.
Haveria, portanto, duas parcelas no cronograma de desembolso, uma de responsabilidade de cada órgão, tal como
ilustrado na FIGURA 5.13..
FIGURA 5.13.
Cronograma de
Desembolso de
Obra ou Serviço
de Engenharia
(exemplo 2)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
721.200,07
721.200,07
Etapa 01
34.638,31
34.638,31
Etapa 02
52.516,18
52.516,18
Etapa 03
130.923,66
130.923,66
Etapa 04
349.060,63
349.060,63
Etapa 05
101.388,29
101.388,29
Etapa 06
26.059,26
26.059,26
Etapa 07
26.613,74
26.613,74
Total
721.200,07
721.200,07
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
600.038,46
600.038,46
Etapa 01
28.819,07
28.819,07
Etapa 02
43.693,46
43.693,46
Etapa 03
108.928,48
108.928,48
Etapa 04
290.418,44
290.418,44
Etapa 05
84.355,05
84.355,05
Etapa 06
21.681,31
21.681,31
Etapa 07
22.142,63
22.142,63
Total
600.038,46
600.038,46
Meta / Etapa
elaboração:
Mês 1
Desembolso
Meta 01
121.161,61
121.161,61
Etapa 01
5.819,24
5.819,24
Etapa 02
8.822,72
8.822,72
Etapa 03
21.995,17
21.995,17
Etapa 04
58.642,19
58.642,19
Etapa 05
17.033,23
17.033,23
Etapa 06
4.377,96
4.377,96
Etapa 07
4.471,11
4.471,11
121.161,61
121.161,61
Total
59
Para finalizar a discussão relativa à utilização dos dados do cronograma físico-financeiro de obra ou de
serviço de engenharia para elaboração do cronograma de desembolso devem ser mencionados os problemas
recorrentes que surgem em função do arredondamento de valores que aparecem nas planilhas. Estes problemas
originam-se de duas fontes:
•
a planilha de custos de uma obra ou de um serviço de engenharia contém a estimativa de preços de
materiais e de serviços a serem utilizados, que, multiplicados pelas quantidades a serem adquiridas e contratadas,
geram números com mais de duas casas decimais; e
•
no cronograma de desembolso a indicação das fontes de recursos a serem utilizados, como visto nos
exemplos anteriores, é feita mediante a multiplicação dos valores estimados dos pagamentos pelos percentuais do
repasse e da contrapartida, gerando, também, números com mais de duas casas decimais.
Uma forma de resolver o problema é utilizar uma função chamada “ARRED” em planilhas eletrônicas como
o Microsoft Excel. Em outros casos, diante da dificuldade de resolver o problema de arredondamento de valores, o
órgão federal ou a instituição mandatária pode sugerir a simplificação do cronograma físico e do cronograma de
desembolso, mediante a eliminação do detalhamento das etapas. Neste caso, o cronograma físico teria apenas
uma meta (denominada “executar a obra”, por exemplo) e uma etapa (também denominada “executar a obra”).
O cronograma de desembolso, neste caso, ficaria resumido ao que aparece na FIGURA 5.14..
FIGURA 5.14.
Cronograma de
Desembolso de
Obra ou Serviço
de Engenharia
(exemplo 3)
TOTAL
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
721.200,07
721.200,07
Etapa 01
721.200,07
721.200,07
Total
721.200,07
721.200,07
Meta / Etapa
Mês 1
Desembolso
Meta 01
600.038,46
600.038,46
Etapa 01
600.038,46
600.038,46
Total
600.038,46
600.038,46
Meta / Etapa
elaboração:
Mês 1
Desembolso
Meta 01
121.161,61
121.161,61
Etapa 01
121.161,61
121.161,61
Total
121.161,61
121.161,61
60
5.
6
SISTEMA DE GESTÃO DE
CONVÊNIOS E CONTRATOS DE REPASSES
(SICONV)
5.1.
RECURSOS DISPONÍVEIS NO SICONV
O SICONV é um sistema em que órgãos ou entidades concedentes ou contratantes, de um lado, e órgãos ou
entidades convenentes ou contratadas, de outro, realizam a formalização, execução e prestação de contas de
convênios, contratos de repasse e instrumentos congêneres. Para aqueles que buscam recursos federais ou que
estão executando convênios e contratos de repasse, devem ser realizadas no SICONV as seguintes ações:
•
antes da formalização de convênio ou contrato de repasse:
-
inclusão (cadastramento) de proposta e/ou plano de trabalho;
-
envio de proposta e/ou plano de trabalho para o órgão ou entidade concedente ou contratante;
-
consulta de pareceres de técnicos de órgão ou entidade concedente ou contratante; e
-
alteração ou complementação de proposta e/ou plano de trabalho para atender pareceres de
técnicos de órgão ou entidade concedente ou contratante.
•
durante a execução de convênio e contrato de repasse:
-
envio de projeto básico ou termo de referência;
-
solicitação de alteração de plano de trabalho;
-
alteração de plano de trabalho;
-
inclusão de dados de compras e contratações realizadas;
-
inclusão de dados de contratos associados a convênio ou contrato de repasse;
-
inclusão de dados de documentos de liquidação (notas fiscais, guias de recolhimento, recibos, etc.)
associados a pagamentos realizados com recursos de convênio ou contrato de repasse; e
-
inclusão de dados de pagamentos relacionados a convênio ou contrato de repasse; e
-
inclusão de dados sobre as receitas da conta do convênio ou contrato de repasse.
61
•
5.2.
após a execução:
-
geração de relatórios para prestação de contas final;
-
envio de relatório de execução para órgão ou entidade concedente ou contratante; e
-
elaboração e envio da prestação de contas final.
CREDENCIAMENTO E CADASTRAMENTO
Para utilizar o SICONV órgãos públicos e entidades privadas sem fins lucrativos devem realizar o
credenciamento e o cadastramento:
•
o credenciamento é o registro das informações do órgão ou da entidade privada no SICONV, sendo
realizado no Portal dos Convênios;
•
o cadastramento é a validação das informações registradas no credenciamento; para fazê-lo, um
representante do órgão ou da entidade deve comparecer a uma unidade cadastradora do SICAF (Sistema de
1
Cadastramento Unificado de Fornecedores) munido dos documentos exigidos .
No caso de entes públicos vinculados, como fundações, autarquias e empresas estaduais ou municipais, o
ente que pretende enviar propostas e planos de trabalho e celebrar convênios e contratos de repasse deve fazer
credenciamento e cadastramento próprios, com seu CNPJ e não o do ente ao qual está vinculado.
5.3.
GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS
5.3.1. Perfis de Usuários do SICONV
Após realizar o credenciamento e o cadastramento, o órgão ou a entidade precisa definir as pessoas que
terão permissão para utilizar o SICONV e as atribuições que cada uma terá dentro do sistema. Para isso é
importante entender que o sistema trabalha com o conceito de perfil de usuário: a cada perfil corresponde um
conjunto de atribuições que o usuário tem.
Inicialmente, deve-se mencionar o perfil denominado “cadastrador de usuários do ente/entidade”. O perfil
é atribuído pelo funcionário da unidade cadastradora que realizou o cadastramento do órgão ou da entidade. Em
geral, quem recebe este perfil é a autoridade máxima do órgão ou entidade, em outros casos pode ser o
representante do órgão ou da entidade que compareceu à unidade cadastradora para realizar o cadastramento.
A FIGURA 6.1. detalha os diversos perfis de usuários existentes, com suas respectivas atribuições dentro do
sistema.
1
Informações detalhadas sobre o credenciamento e o cadastramento podem ser obtidas no Portal dos Convênios. Na página
inicial do Portal dos Convênios o usuário tem acesso a uma lista de unidades cadastradoras em arquivo “pdf”, logo abaixo de
“Acessar o SICONV”, na opção “Unidade Cadastradora”.
Na opção “Manuais”, também acessada no Portal dos Convênios, existem vários manuais preparados pelo Governo
Federal. Entre eles está o manual “Credenciamento de Proponentes”. No caso de entidades privadas sem fins lucrativos, os
processos de credenciamento e de cadastramento são mais detalhados que no caso de um órgão ou entidade da administração
pública, devido à exigência de um maior número de informações e de documentos. Por esta razão, deve-se consultar também o
manual “Cadastramento de Proponentes - Consórcio Público e EPSFL”.
62
FIGURA 6.1.
Perfil
Administração do Sistema
cadastrador de usuários do
ente ou entidade
responsável pelo
proponente
• incluir usuários no sistema
• definir perfis de usuários
• excluir usuários
cadastrador de proposta
• incluir propostas e planos
• cancelar propostas e planos
• consultar propostas e planos
gestor financeiro
cadastrador de prestação de
contas
Prestação de Contas
• enviar propostas e planos para
análise
comissão de licitação
Execução do Convênio ou Contrato
de Repasse
• incluir usuários no sistema
• definir perfis de usuários
• excluir usuários
dirigente ou representante
gestor de convênio do
convenente
elaboração:
Gestão de Propostas e Planos de
Trabalho
s
Perfis de
Usuários no
SICONV
Atribuições
• enviar propostas e planos para
análise
• registrar ingressos de recursos
• registrar contratos
• gerar relatórios de execução
• registrar compras e contratações
• registrar contratos
• registrar ingressos de recursos
• registrar documentos de
liquidação
• registrar pagamentos
• enviar prestação de contas para
análise
• enviar prestação de contas para
análise
• gerar prestação de contas
5.3.2. Acesso ao SICONV
O acesso ao SICONV é realizado no Portal dos Convênios. Ao clicar o link de acesso ao sistema (na FIGURA
6.1. na página 5), o usuário é levado à página em que informa seu CPF e sua senha (FIGURA 6.2. abaixo).
FIGURA 6.2.
Acesso ao
SICONV
reprodução:
Após informar seu CPF e sua senha, o usuário deve clicar o botão “OK”. O sistema exibe a página inicial do
SICONV, ilustrada na FIGURA 6.3. na página ao lado. O SICONV exibe neste exemplo oito opções para o usuário.
Em alguns casos pode haver menos opções, dependendo dos perfis atribuídos ao usuário. As opções são:
•
“Cadastramento”, opção com recursos para administração do sistema no órgão ou na entidade;
•
“Programas”, opção que dá acesso à pesquisa de programas de transferência de recursos disponíveis
em órgãos e entidades do Governo Federal; esta pesquisa é a mesma disponível no Portal dos Convênios;
•
“Propostas”, opção em que o usuário realiza as ações relacionadas à inclusão, alteração,
complementação e cancelamento de propostas e planos de trabalho;
•
“Execução”, opção que dá acesso à prestação de contas de convênios e contratos de repasse que é
realizada durante a execução, mediante inclusão de informações sobre compras e contratações, contratos,
64
documentos de liquidação, pagamentos e ingressos de recursos na conta do convênio ou do contrato de repasse;
•
“Inf. Gerenciais”, opção em que o usuário tem acesso a boletins do SICONV;
•
“Cadastros”, opção em que o usuário acessa informações cadastrais;
•
“Prestação de Contas”, opção para realizar a prestação final de contas; e
•
“Banco de Projetos”.
FIGURA 6.3.
Página Inicial do
SICONV
reprodução:
Como mencionado anteriormente, as opções podem variar de usuário para usuário, de acordo com o(s)
perfil(is) a ele atribuído(s). Cada opção, por sua vez, leva a um menu com novas opções.
5.3.3. Gerenciamento de Usuários
O acesso ao gerenciamento de usuários deve ser feito na opção “Cadastramento” (FIGURA 6.3. acima).
Como mencionado anteriormente, realizar este gerenciamento é prerrogativa do administrador do sistema no
órgão ou na entidade, que tem o perfil de usuário denominado “Cadastrador de Usuários do Ente/Entidade”.
Ao clicar a opção “Cadastramento”, o usuário acessa a página que aparece na FIGURA 6.4. na página
seguinte. Neste exemplo o menu principal tem apenas quatro opções. Aparece um menu secundário
“Cadastramento”, também com quatro opções no exemplo (pode haver menos opções dependendo do usuário):
•
“Consultar Adimplência dos Partícipes”, opção para consultar a adimplência de órgãos e de entidades
que podem figurar como executores ou intervenientes em um plano de trabalho;
•
“Consultar Proponente”, opção que permite consultar dados do(s) proponente(s); esta opção deve ser
utilizada quando o usuário utiliza o SICONV em mais de um órgão ou entidade e precisa, portanto, identificar o
órgão ou a entidade cujos dados quer consultar;
•
“Consultar Situação de Entidade Privada Sem Fins Lucrativos”, que permite consultar a situação de
entidade privada sem fins lucrativos; e
65
•
“Visualizar/Editar Dados do Cadastramento”, opção para consulta de dados do órgão ou da entidade e
para gerenciamento de usuários.
FIGURA 6.4.
Menu
“Cadastramento”
reprodução:
Ao clicar a quarta opção descrita, o usuário acessa a página que está reproduzida na FIGURA 6.5. na
próxima página. Antes de detalhar as opções disponíveis, deve-se notar dois elementos presentes na página:
•
abaixo da identificação da página (“Visualizar Cadastramento”, na faixa na cor azul) existem duas abas:
-
“Dados”, que é aba ativa, que aparece destacada em amarelo; e
-
“Membros”, que é aba onde é realizado o gerenciamento de usuários e que está inativa (na cor
azul).
No caso de entidade privada sem fins lucrativos, aparecem quatro abas adicionais (não ilustradas na figura)
que contêm informações incluídas no sistema durante o credenciamento e o cadastramento. São elas:
•
“Certidões”;
•
“Estatuto”;
•
“Dirigentes”; e
•
“Declarações”.
No caso de consórcio público intermunicipal aparecem as abas “Dados”, “Membros” e “Estatuto” (esta
última não está ilustrada na figura).
Na aba “Dados” que aparece na FIGURA 6.5. o usuário visualiza cinco conjuntos de informações:
•
“Dados do Proponente”, que são os dados registrados pelo representante do órgão ou da entidade no
credenciamento, validados posteriormente no cadastramento realizado em uma unidade cadastradora;
•
“Dados do Responsável pelo Proponente”, que são os dados da autoridade máxima do órgão ou da
entidade, também informados no ato do credenciamento e validados no cadastramento;
•
“Dados do Responsável em Exercício”, que incluem dados da pessoa que está exercendo
temporariamente a função de autoridade máxima do órgão ou da entidade, se for o caso;
66
•
“Dados do Usuário que realizou o credenciamento”, que incluem dados da pessoa que realizou na
Internet o credenciamento do órgão ou da entidade; e
•
“Dados do Cadastramento”, que incluem dados do processo de cadastramento do órgão ou da
entidade, realizado em uma unidade cadastradora.
No caso de consórcio público intermunicipal aparece ainda um sexto conjunto de informações (não
ilustrado na figura), que é uma lista com os CNPJs e os nomes dos órgãos que participam do consórcio.
FIGURA 6.5.
Visualização de
Dados do Órgão
ou da Entidade
(A)
reprodução:
67
Para realizar o gerenciamento de usuários, deve-se clicar a aba “Membros” ou, alternativamente, o botão
“Listar Usuários” (na FIGURA 6.5., na página anterior). O sistema abre na sequência a aba “Membros”, que
aparece agora na cor amarela (FIGURA 6.6. abaixo).
FIGURA 6.6.
Visualização de
Dados dos
Usuários do
Órgão ou da
Entidade
(B)
reprodução:
Os dados do proponente são exibidos na parte superior. No caso de consórcio público intermunicipal, além
dos dados do próprio consórcio, aparecem nesta página os dados detalhados de cada órgão que dele faz parte.
Na parte inferior da figura são exibidos os nomes dos usuários, assim como seus CPFs. À direita de cada um
dos três nomes localizam-se três botões:
•
“Ver Perfil”, botão que permite visualizar o(s) perfil(is) atribuído(s) ao usuário e, se necessário, alterá-
•
“Excluir”, botão que permite excluir o usuário; e
•
“Detalhar”, botão que permite detalhar os dados do usuário.
lo(s);
Para visualizar o(s) perfil(s) atual(is) do usuário e poder alterá-lo(s), deve-se clicar, portanto, o botão “Ver
Perfil” correspondente a esse usuário (FIGURA 6.6. acima). O sistema exibe na sequência a página que descreve os
dados do usuário e o(s) perfil(s) a ele associado(s) (FIGURA 6.7. no alto da página ao lado).
68
FIGURA 6.7.
Visualização de
Perfil de Usuário
reprodução:
Para alterar os perfis atribuídos a este usuário, deve-se clicar o botão “Alterar Perfil”. O sistema exibe a
página que aparece reproduzida na FIGURA 6.8. abaixo.
FIGURA 6.8.
Alteração de
Perfil de Usuário
reprodução:
69
Na FIGURA 6.8. (na página anterior) aparecem marcados com um “v” os perfis atualmente atribuídos ao
usuário. Pode-se:
•
adicionar um ou mais perfis, devendo ser clicado a caixa à esquerda do perfil a ser adicionado; e
•
retirar um perfil anteriormente associado ao usuário, devendo ser clicada a caixa atualmente marcada.
Depois de adicionar ou retirar perfis, deve-se clicar o botão “Salvar” (ainda na FIGURA 6.8.), para que as
alterações sejam gravadas no SICONV. O sistema confirma a alteração na página exibida na FIGURA 6.9., exibindo
a mensagem “Perfil do usuário atualizado com sucesso”.
FIGURA 6.9.
Confirmação de
Alteração de
Perfil de Usuário
reprodução:
Se não houver mais alterações a fazer, pode-se clicar o botão “Voltar”. O sistema carrega novamente a aba
“Membros”. É importante notar que se o usuário estiver alterando seu próprio perfil, é necessário sair do sistema
e entrar novamente com o seu login e a sua senha para que as alterações tenham efeito.
Além de alterar perfis de usuários já cadastrados no SICONV, é possível incluir novos usuários. Para isso,
deve-se clicar o botão “Incluir Usuário” na aba “Membros” (reproduzida anteriormente na FIGURA 6.6.). O
sistema solicita o número do CPF do usuário a ser cadastrado, seus dados pessoais e, finalmente, que seja(m)
definido(s) seu(s) perfil(is).
70
6.
7
INCLUSÃO DE
PROPOSTA DE TRABALHO NO
SICONV
6.1.
MENU “PROPOSTAS”
A FIGURA 7.1. abaixo reproduz o menu inicial do SICONV, onde o usuário deve iniciar a inclusão de
proposta ou de plano de trabalho. Como mencionado anteriormente, a quantidade de opções disponíveis no menu
para cada usuário depende do(s) perfil(s) a ele atribuído(s) pelo administrador do sistema dentro do órgão ou da
entidade.
FIGURA 7.1.
Página Inicial do
SICONV
reprodução:
A inclusão de propostas e de planos de trabalho é feita na opção “Propostas”. Ao clicá-la, o usuário visualiza
o menu mostrado na FIGURA 7.2. na página seguinte.
71
FIGURA 7.2.
Menu
“Propostas”
reprodução:
6.2.
INCLUSÃO DE PROPOSTA DE TRABALHO
6.2.1. Identificação de Programa(s) para Transferência de Recursos
Para realizar a inclusão de proposta ou de plano de trabalho no SICONV, o usuário deve clicar a opção
2
“Incluir Proposta” (FIGURA 7.2. acima). Ao fazê-lo, acessa a página reproduzida na FIGURA 7.3. .
FIGURA 7.3.
Identificação de
Programa(s) para
Transferência de
Recursos
(A)
reprodução:
2
Se o usuário estiver cadastrado no SICONV por mais de um órgão ou entidade, o sistema solicitará neste ponto que ele
identifique a pessoa jurídica para o qual ele está incluindo a proposta ou o plano de trabalho.
72
Existem nove campos que podem ser utilizados no formulário:
•
“Código do Órgão”;
•
“Qualificação da Proposta”, campo em que o usuário tem três opções:
-
“Proposta Voluntária”;
-
“Proposta de Proponente Específico do Concedente”; e
-
“Proposta de Proponente de Emenda Parlamentar”.
•
“Numero Emenda Parlamentar”;
•
“Ano do Programa”;
•
“Código do Programa”;
•
“Nome do Programa”;
•
“Descrição do Programa”;
•
“Objeto do Programa”; e
•
“Modalidade”.
Sugere-se ao usuário que utilize o formulário apenas após identificar o número do programa ou da emenda
parlamentar. Apesar de ser possível buscar programas, a busca mais fácil é realizada diretamente no Portal dos
Convênios, na aba “Acesso Livre”, como mostrado no capítulo 2. No formulário que aparece na FIGURA 7.3., na
página anterior, basta informar o número do programa ou da emenda parlamentar. Em seguida o usuário deve
clicar o botão “Buscar Programas para Seleção”. O sistema exibe o resultado da pesquisa (FIGURA 7.4. abaixo).
FIGURA 7.4.
Identificação de
Programa(s) para
Transferência de
Recursos
(B)
reprodução:
Aparece descrito o programa informado pelo usuário (“2011320100201”). Se tivesse optado anteriormente
por fazer a pesquisa de programas, ao invés de informar diretamente o número do programa ou da emenda
parlamentar, o usuário teria como resultado uma lista de vários programas e não apenas um como no exemplo.
Na sequência o usuário deve marcar o programa clicando o check box que aparece à esquerda do código e,
73
depois, clicar o botão “Selecionar”. O sistema abre então a página ilustrada na FIGURA 7.5. abaixo.
FIGURA 7.5.
Identificação de
Programa(s) para
Transferência de
Recursos
(C)
reprodução:
O programa selecionado é descrito nesta página, em que o usuário tem três opções:
•
iniciar o registro das informações sobre a proposta ou o plano de trabalho que está incluindo no
SICONV, incluindo a definição do(s) objeto(s) do programa para transferência de recursos e dos valores da
proposta ou plano de trabalho (valor total, valor do repasse e valor da contrapartida); para isto, deve clicar
“Selecionar Objetos/Preencher Valores”;
•
excluir o programa selecionado (no exemplo, o programa “2011320100201”), caso a seleção tenha sido
feita de modo equivocado; para fazê-lo, deve clicar o botão “Excluir Seleção”; e
•
adicionar mais programas à proposta ou ao plano de trabalho; para isto, deve preencher o formulário de
pesquisa (tal como descrito anteriormente) e selecionar outro programa do qual serão solicitados recursos dentro
da mesma proposta ou do mesmo plano de trabalho.
O botão “Finalizar Seleção” apenas deve ser utilizado depois do usuário utilizar a opção “Selecionar
Objetos/Preencher Valores”.
74
6.2.2. Definição de Objeto(s) do Programa, da Contrapartida e dos Valores da Proposta ou do Plano
Ao clicar “Selecionar Objetos/Preencher Valores”, o usuário acessa a página em que deve registrar as
informações iniciais da proposta ou do plano de trabalho que está incluindo no SICONV (FIGURA 7.6.).
FIGURA 7.6.
Informações
Iniciais da
Proposta ou
Plano de
Trabalho
reprodução:
Há três grupos de informações que devem ser registradas nesta página do SICONV:
•
“Objetos”, campo em que o usuário deve informar o(s) objeto(s) do programa;
•
“Regra de Contrapartida”, campo em que o usuário informa o enquadramento do órgão ou da entidade
75
proponente em uma das opções disponibilizadas pelo sistema, existindo em cada opção duas informações:
-
“Percentual Mínimo Contrapartida”, que é o percentual mínimo a ser alocado pelo proponente (ver
capítulo 5 para detalhamento da forma de cálculo da contrapartida mínima); e
-
“Percentual Máximo Contrapartida em Bens e Serviços”, que é o percentual máximo da
contrapartida que pode ser alocado mediante fornecimento de bens ou prestação de serviços (ver
capítulo 5 para detalhamento da forma de cálculo desta contrapartida).
•
quatro campos de valores:
-
“Valor Global (R$) do(s) Objeto(s) (R$)”, campo em que o usuário informa o valor monetário total
(em reais) da proposta ou do plano de trabalho;
-
“Contrapartida Financeira (R$)”, campo em que o usuário informa o valor monetário (em reais) da
contrapartida financeira;
-
“Contrapartida em Bens e Serviços (R$)”, campo em que é informado o valor monetário (em reais)
atribuído à contrapartida em bens e serviços; e
-
“Valor Repasse Voluntário (R$)”, campo em que deve ser informado o repasse a ser realizado pelo
órgão ou pela entidade concedente ou contratante.
Existem dois outros campos de valores que são calculados automaticamente pelo sistema com base nas
informações registradas pelo usuário, por isso estão ambos sombreados (FIGURA 7.6. na página anterior):
•
“Total de Contrapartida (R$)”, campo em que o sistema informa o valor monetário total (em reais) da
contrapartida; este valor corresponde à soma dos valores monetários (em reais) da contrapartida financeira e da
contrapartida em bens e serviços informados pelo usuário; e
•
“Valor de Repasse (R$)”, campo em que o sistema informa o valor monetário (em reais) do repasse a
ser realizado pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante, sendo o cálculo feito com base nos campos
“Valor Global (R$) do(s) Objeto(s) (R$)” e “Total de Contrapartida (R$)”.
6.2.3. Confirmação da Seleção de Programa(s)
Após preencher o formulário que aparece na FIGURA 7.6., conforme explicado nas subseções anteriores, o
usuário deve clicar o botão “Salvar”. O sistema exibe então a página ilustrada na FIGURA 7.7. na página ao lado.
Nesta página do sistema aparece listado o programa anteriormente selecionado pelo usuário (código
”2011320100201”), assim como o valor do objeto (“R$ 120.000,00”). O usuário tem quatro opções:
•
alterar o(s) objeto(s) do programa, a contrapartida e os valores da proposta e ou do plano de trabalho;
para isto, deve clicar “Selecionar Objetos/Preencher Valores” para retornar à página anterior (FIGURA 7.6.);
•
excluir o programa selecionado, devendo clicar o botão “Excluir Seleção”;
•
continuar a incluir informações da proposta ou do plano de trabalho, clicando “Finalizar Seleção”; e
•
adicionar mais programas à proposta ou ao plano, repetindo o procedimento realizado no caso do
primeiro programa (com código ”2011320100201”).
76
FIGURA 7.7.
Listagem de
Programa(s)
Selecionado(s)
reprodução:
6.2.4. Registro das Demais Informações da Proposta de Trabalho
Após clicar o botão “Finalizar Seleção” (FIGURA 7.7.), o usuário acessa a página em que deve incluir as
demais informações (FIGURA 7.8. na próxima página).
Os campos a serem preenchidos são:
•
“Proponente”, campo em que o sistema exibe os dados do órgão ou da entidade proponente;
•
“Programas”, campo contendo informações o(s) programa(s) de transferência de recursos selecionados;
•
“Modalidade”, campo que exibe o(s) tipo(s) de instrumento(s) jurídico(s) utilizado(s) na formalização da
transferência de recursos (convênio, contrato de repasse ou termo de cooperação); em geral, existe uma única
modalidade para cada programa, já definida pelo próprio sistema;
•
“Justificativa”, campo em que o usuário deve descrever os motivos que levam o órgão ou a entidade a
solicitar os recursos; deve incluir, entre outros elementos, a descrição dos problemas que se pretende resolver e a
identificação dos objetivos a serem atingidos; é importante consultar documentos de cada órgão ou entidade
concedente ou contratante para identificar as exigências em relação ao preenchimento deste campo;
•
“Objeto do Convênio”, campo em que deve ser descrito o produto final que se espera da execução do
plano de trabalho;
77
FIGURA 7.8.
Formulário para
Preenchimento
da Proposta de
Trabalho
reprodução:
78
•
“Capacidade Técnica e Gerencial”, campo que deve ser utilizado pelo usuário para descrever a
capacidade do órgão ou da entidade proponente executar o plano de trabalho; o preenchimento deste campo não
é obrigatório, depende dos critérios específicos utilizados pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante;
•
“Anexo Capacidade Técnica”, campo em que o usuário deve anexar documento(s) digitalizado(s)
comprovando a capacidade técnica e gerencial do órgão ou da entidade proponente, se forem solicitados pelo
órgão ou pela entidade concedente ou contratante; para anexá-los o usuário deve clicar o botão “Selecionar
Arquivo ...”, indicar o arquivo a ser enviado e clicar o botão “Anexar”;
•
“Arquivos Anexos – Capacidade Técnica e Gerencial”, campo que lista o(s) arquivo(s) incluído(s);
•
“Banco”, campo em que o usuário seleciona entre as opções disponíveis (Banco do Brasil, Caixa
Econômica Federal, Banco do Nordeste do Brasil e Banco da Amazônia) a instituição financeira onde o órgão ou a
entidade proponente pretende movimentar os recursos; em alguns casos, o órgão ou a entidade concedente ou
contratante define a instituição previamente, não havendo opções para o usuário;
•
“Agência”, campo em que deve ser informado o número da agência da instituição financeira; em alguns
casos, especialmente de contratos de repasse, a definição da agência é de responsabilidade da instituição
mandatária, não existindo escolha para o usuário;
•
“Data Início Vigência”, campo em que se informa a data estimada para início de execução do plano;
•
“Data Término Vigência”, campo em se informa a data estimada para término de execução;
•
“Valores”, campo em que são exibidos os valores da proposta ou do plano de trabalho;
•
“Ano do Repasse”: campo em que o usuário informa o ano em que deve ser feito o repasse de recursos
pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante; e
•
“Valor do Repasse”, campo em que se informa o valor do repasse no ano indicado no campo anterior.
6.2.5. Registro de Dados do(s) Repasse(s)
A inclusão das informações solicitadas nos dois últimos campos (“Ano do Repasse” e “Valor do Repasse”)
requer uma descrição mais detalhada. A FIGURA 7.9. a seguir mostra a parte inferior da página onde é feita a
inclusão da proposta de trabalho (mesma página anteriormente reproduzida na FIGURA 7.8.).
FIGURA 7.9.
Registro de
Repasses
(A)
reprodução:
79
Como exemplo, pode-se supor que a proposta ou o plano de trabalho tenha previsto repasse no ano de
“2010” de “R$ 100.000,00” Neste caso, o usuário deve preencher os campos na forma ilustrada na FIGURA 7.10..
FIGURA 7.10.
Registro de
Repasses
(B)
reprodução:
Após preencher os dados, o usuário deve clicar “Adicionar Repasse”. O sistema recarrega a página e exibe
as informações cadastradas (FIGURA 7.11.). Deve-se notar que, se o usuário clicar diretamente “Cadastrar
Proposta”, sem clicar “Adicionar Repasse” antes, as informações sobre o repasse não são gravadas.
FIGURA 7.11.
Registro de
Repasses
(C)
reprodução:
Para excluir a informação sobre o repasse recém cadastrado, deve-se clicar o botão “Remover Repasse”.
Há casos em que o cronograma de desembolso prevê repasses em mais de um ano. Por exemplo, pode-se
prever repasses em “2010” (“R$ 80.000,00”) e em “2011” (“R$ 20.000,00”). Neste caso, o usuário deve informar os
dados relativos a cada ano, um por vez, e lembrar de clicar “Adicionar Repasse” a cada novo repasse incluído.
6.2.6. Inclusão (Cadastramento) de Proposta de Trabalho
O usuário deve clicar o botão “Cadastrar Proposta” após preencher os dados solicitados na proposta de
trabalho. O sistema confirma a inclusão da proposta, exibindo a mensagem “Proposta cadastrada com sucesso”
80
(FIGURA 7.12.). No alto da página o sistema exibe duas informações importantes:
•
“Situação”, que, neste caso, é de “Proposta/Plano de Trabalho Cadastrados”; e
•
“Número da Proposta”, campo em que é exibido o número da proposta (“001968/2010” no exemplo),
atribuído automaticamente pelo sistema e que será utilizado em todas as fases durante a tramitação da proposta
e, posteriormente, do plano de trabalho.
FIGURA 7.12.
Confirmação de
Inclusão de
Proposta de
Trabalho
reprodução:
81
Na página em que o SICONV confirma o cadastramento da proposta o usuário pode utilizar cinco botões
que dão acesso a diferentes opções:
•
“Incluir/Alterar Repasses”, botão que dá acesso à página onde o usuário pode incluir dados de
repasse(s), caso tenha se esquecido de fazê-lo, ou alterar dados de repasse(s) já incluído(s);
6.3.
•
“Alterar”, botão que reabre a aba “Dados” para que os dados da proposta possam ser alterados;
•
“Cancelar Proposta”, botão que permite cancelar a proposta;
•
“Enviar para Análise”, botão que permite ao usuário enviar a proposta para análise; e
•
“Gerar Extrato da Proposta”, botão que permite gerar um arquivo contendo a proposta.
ABAS PARA INCLUSÃO DO PLANO DE TRABALHO
Com a confirmação da inclusão da proposta de trabalho no SICONV, o sistema passa a exibir abas em que
estão contidos os diversos componentes do plano de trabalho que devem ser preenchidos pelo usuário (FIGURA
7.12. na página anterior). Aparecem onze abas no exemplo ilustrado, dez delas diretamente associadas à
elaboração do plano de trabalho:
•
“Dados”, aba que contém os dados da proposta de trabalho incluída pelo usuário;
•
“Programas”, aba em que estão os dados iniciais incluídos pelo usuário: objeto(s) do programa,
contrapartida e valores da proposta ou plano de trabalho;
•
“Participantes”, aba em que o usuário deve incluir dados de participante(s) do plano de trabalho;
•
“Crono Físico”, aba em que o usuário deve incluir o cronograma físico;
•
“Crono Desembolso”, aba em que deve ser registrada a previsão de desembolso de recursos pelo órgão
ou pela entidade concedente ou contratante e pelo órgão ou pela entidade convenente ou contratada;
•
“Plano de Aplicação Detalhado”, aba em que devem ser incluídos dados de:
-
bens e serviços a serem adquiridos com recursos financeiros; e
-
bens e serviços que serão alocados pelo órgão ou pela entidade convenente ou contratada na forma
não financeira (contrapartida em bens e serviços).
•
“Plano de Aplicação Consolidado”, aba em que o sistema resume as informações incluídas na aba
“Plano de Aplicação Detalhado”;
•
“Anexos”, aba em que o usuário pode anexar arquivos digitalizados que complementam as informações
contidas no plano de trabalho, como, por exemplo, plantas de obras, fotos de terrenos onde serão realizadas
obras, laudos e pareceres técnicos, cotações e orçamentos;
•
“Projeto Básico/Termo de Referência”, aba em que o usuário anexa o projeto básico (no caso do plano
de trabalho prever a execução de obra) ou o termo de referência (no caso do plano de trabalho prever a aquisição
de bens ou serviços); e
•
“Pareceres”, aba em que o usuário pode consultar pareceres de técnicos do órgão ou da entidade
82
concedente ou contratante durante o período de análise da proposta ou do plano de trabalho.
O registro de informações em cada uma dessas abas é explicado nos capítulos 5 a 9. A consulta de
pareceres emitidos pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante é abordada no capítulo 10.
A aba “NEs” exibe dados do empenhamento, pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante, dos
recursos que serão transferidos ao órgão ou à entidade convenente ou contratada.
83
84
7.
8
INCLUSÃO DE
PARTICIPANTES NO
SICONV
7.1.
PARTICIPANTES EM UM CONVÊNIO OU CONTRATO DE REPASSE
Na maior parte dos casos, a execução de um convênio ou contrato de repasse envolve:
•
órgão ou entidade concedente ou contratante, que é responsável pela transferência dos recursos;
•
órgão ou entidade convenente ou contratada, que recebe os recursos; e
•
instituição mandatária, que é uma instituição financeira federal que gerencia a transferência de
recursos em nome do órgão ou da entidade contratante no caso específico de contratos de repasse.
A execução do objeto do convênio ou contrato de repasse, tipicamente, é de responsabilidade do órgão ou
da entidade convenente ou contratada, a quem cabe executar os procedimentos administrativos necessários à
realização das despesas previstas no plano de trabalho, acompanhar a execução do plano e realizar a prestação de
contas. Existem dois outros tipos de participantes que podem ser previstos em um plano de trabalho. São eles:
•
executor, que é um órgão ou entidade ao qual se atribui a responsabilidade de executar, em nome do
órgão ou da entidade convenente ou contratada, as atividades previstas no plano de trabalho, assim como realizar
as atividades de natureza administrativa; e
•
interveniente, que é um órgão ou entidade para o qual se atribui a responsabilidade de manifestar
consentimento ou de assumir obrigações em nome próprio; um interveniente pode assumir obrigações como:
-
o acompanhamento e a fiscalização da execução do plano de trabalho;
-
a cessão de recursos humanos;
-
o empréstimo ou a cessão definitiva de veículos, equipamentos e materiais; e
-
o desembolso de recursos financeiros necessários para cobrir parte das despesas previstas no plano
de trabalho.
85
7.2.
INCLUSÃO DE PARTICIPANTE NO SICONV
7.2.1. Aba “Participantes”
A inclusão de participante em um plano de trabalho é realizada na aba “Participantes”, que aparece
reproduzida na FIGURA 8.1..
FIGURA 8.1.
Aba
“Participantes”
reprodução:
Nesta aba aparecem dados do órgão proponente, incluindo seu responsável, e do órgão concedente. Logo
abaixo há um botão para inclusão de participantes: “Incluir Interveniente”. Deve-se notar que, inicialmente, o
SICONV exibia também uma opção “Incluir Executor”, agora não mais presente.
7.2.2. Inclusão de Interveniente
Para incluir um interveniente o usuário deve clicar o botão na página ilustrada na FIGURA 8.1. acima, que
dá acesso à página reproduzida na FIGURA 8.2. na página ao lado.
O usuário deve incluir as informações solicitadas nesta página:
•
“Tipo de Identificação”, campo em que deve informar o tipo de documento do órgão ou da entidade
participante: CNPJ ou documento alternativo (“Inscrição Genérica”);
•
“Identificação”, campo em que registra o número do CNPJ ou do documento equivalente (caso tenha
escolhido a opção “Inscrição Genérica” no campo “Tipo de Identificação”); e
•
“Digite os caracteres da figura”, campo em que deve copiar os caracteres (no exemplo, “C”, “E”, “N”,
“H”, “N”).
86
FIGURA 8.2.
Inclusão de
Interveniente
(A)
reprodução:
Após preencher os dados, o usuário deve clicar “Incluir”. O sistema confirma a inclusão (FIGURA 8.3.).
FIGURA 8.3.
Inclusão de
Interveniente
(B)
reprodução:
Para cada participante incluído, o usuário tem acesso a duas opções:
•
“Alterar Responsável”, botão que leva o usuário a uma nova página (FIGURA 8.4.) em que existem
87
nomes de outras pessoas físicas associadas ao interveniente que podem ser definidas como responsáveis; para
indicar novo responsável deve-se clicar seu nome na lista exibida; e
•
“Excluir”, botão que permite que o usuário exclua o participante do plano de trabalho.
FIGURA 8.4.
Inclusão de
Interveniente
(C)
reprodução:
88
8.
9
INCLUSÃO DE
CRONOGRAMA FÍSICO NO
SICONV
8.1.
CRONOGRAMA FÍSICO
Como discutido no capítulo 4, o cronograma físico é o documento do projeto que discrimina as atividades
que devem ser realizadas durante a execução do projeto, sendo necessário:
•
especificar de forma detalhada cada atividade a ser realizada;
•
estimar o tempo necessário para a realização de cada uma; e
•
estimar os custos envolvidos na sua realização.
Um exemplo de cronograma físico é mostrado na FIGURA 9.1..
FIGURA 9.1.
Cronograma
Físico
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
Data de
Início
Data de
Término
Valor
Unitário (R$)
unidade
1,00
01/03/10
30/07/10
82.000,00
82.000,00
Etapa 01
unidade
1,00
01/03/10
30/07/10
64.000,00
64.000,00
Etapa 02
unidade
1,00
01/03/10
30/07/10
18.000,00
18.000,00
unidade
1,00
01/03/10
30/06/10
38.000,00
38.000,00
Etapa 01
unidade
1,00
01/03/10
30/06/10
20.000,00
20.000,00
Etapa 02
unidade
1,00
01/03/10
30/06/10
18.000,00
18.000,00
Meta / Etapa
Meta 01
Meta 02
elaboração:
TOTAL
Valor
Total (R$)
120.000,00
Neste exemplo:
•
o objeto do plano de trabalho está decomposto em duas metas, denominadas simplesmente “Meta 01”
e “Meta 02” para facilitar a exposição;
89
•
a “Meta 01” está dividida em duas etapas, denominadas simplesmente “Etapa 01” e “Etapa 02”;
•
a “Meta 02” também está dividida em duas etapas, denominadas “Etapa 01” e “Etapa 02”; e
•
para cada meta e cada etapa do cronograma físico são exibidas seis informações:
-
“Unidade de Fornecimento”, que se refere à unidade de medida utilizada para medir a quantidade
da meta ou da etapa;
8.2.
-
“Quantidade”;
-
“Data de Início”, que é a data em se pretende iniciar a execução da meta ou da etapa;
-
“Data de Término”, que é a data em que se pretende terminar a execução da meta ou da etapa;
-
“Valor Unitário (R$)”; e
-
“Valor Total (R$)”.
8.2.1.
Aba “Crono Físico”
A inclusão de cronograma físico no SICONV é realizada na aba “Crono Físico” (FIGURA 9.2. abaixo).
FIGURA 9.2.
Aba
“Crono Físico”
reprodução:
8.2.2.
Inclusão de Metas e Etapas
Para incluir o cronograma físico utilizado como exemplo (FIGURA 9.1. na página anterior), o usuário deve
clicar “Incluir Meta” (FIGURA 9.2. acima).
O sistema exibe na sequência o formulário onde devem ser incluídos os dados de uma meta do cronograma
físico (FIGURA 9.3., reproduzida na próxima página).
90
FIGURA 9.3.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(A)
reprodução:
Devem ser registradas as seguintes informações para caracterizar a meta:
•
“Programa”, campo em que o usuário deve indicar o programa de transferência de recursos ao qual está
associada a meta; é importante notar que:
-
como visto no capítulo 8, o primeiro passo na inclusão de uma proposta ou de um plano de trabalho
consiste em indicar o(s) programa(s) do(s) qual(is) se prevê receber recursos; e
-
no caso do usuário ter selecionado mais de um programa, cada meta do cronograma físico pode
estar associada a um único programa, que deve ser selecionado neste campo.
•
“Especificação”, campo em que o usuário registra a especificação da meta;
•
“Unidade Fornecimento”, campo onde é indicada a unidade de medida; o usuário pode informar a
abreviação da unidade no campo à esquerda da lupa ou, se não conhecê-la, pode clicar a lupa para pesquisar;
•
“Valor Total (R$)”, campo em que o usuário informa o valor monetário total estimado para a meta;
•
“Quantidade”, campo em que o usuário indica a quantidade associada à meta;
•
“Valor Unitário (R$)”, campo preenchido automaticamente pelo sistema, que o calcula com base nos
91
campos “Valor Total (R$)” e “Quantidade”, informados pelo usuário;
•
“Data de Início”, campo em que o usuário informa a data prevista para início de execução da meta;
•
“Data de Término”, campo em que é informada a data prevista para término de execução da meta;
•
“UF”, campo em que o usuário indica a unidade da federação relacionada ao endereço onde será
executada a meta;
•
“Município”, campo em que o usuário indica o município onde será executada a meta;
•
“Endereço”, campo em que o usuário indica o endereço onde será executada a meta; e
•
“CEP”, campo em que o usuário indica o CEP associado ao endereço onde será executada a meta.
A FIGURA 9.4. exibe a página preenchida com os dados da primeira meta do cronograma físico que aparece
no início deste capítulo (FIGURA 9.1.).
FIGURA 9.4.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(B)
reprodução:
No preenchimento dos campos na FIGURA 9.4.:
•
no campo “Especificação”, optou-se para facilitar a exposição por descrever a meta simplesmente como
92
“Meta 01”; em um caso real, sugere-se descrever a meta em um formato como, por exemplo, “Meta 01 – adquirir
material permanente”, “Meta 02 – adquirir material de consumo” e assim por diante; e
•
também para simplificar a exposição, optou-se por não preencher os campos “UF”, “Município”,
Endereço” e “CEP”.
Depois de preencher os dados, o usuário deve clicar o botão “Incluir” (FIGURA 9.4. na página anterior). O
sistema exibe na sequência a página reproduzida na FIGURA 9.5. abaixo.
FIGURA 9.5.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(C)
reprodução:
Nesta página o sistema confirma a inclusão da meta, exibindo a mensagem “Meta incluída com sucesso!”.
O usuário tem duas opções:
•
registrar a meta seguinte do cronograma físico, preenchendo nesta mesma página os campos com os
dados da próxima meta e, em seguida, clicando o botão “Incluir”; se optar por este caminho, deve incluir todas as
93
metas, uma a uma, e, depois de finalizar esta ação, deve voltar a cada meta, uma a uma, e incluir as etapas a elas
associadas; e
•
clicar o botão “Incluir Etapa” para realizar a inclusão dos dados das etapas da “Meta 01” (no exemplo
utilizado neste capítulo, “Etapa 01” e “Etapa 02”); se optar por esta alternativa, o usuário deve, portanto, incluir
uma meta e, logo em seguida, suas etapas, e apenas depois incluir os dados da segunda meta e de suas etapas.
A primeira opção para incluir o cronograma físico leva mais tempo e gera maiores riscos, pois o usuário
pode se esquecer de registrar alguma informação. Desta forma, é preferível utilizar a segunda opção. Optando por
incluir as etapas da “Meta 01”, o usuário deve, portanto, clicar o botão “Incluir Etapa” (FIGURA 9.5. na página
anterior). O sistema exibe formulário para preenchimento de dados da etapa (FIGURA 9.6.).
FIGURA 9.6.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(D)
reprodução:
No alto da página são reproduzidos os dados da “Meta 01”. Abaixo deles existem vários campos onde
94
devem ser informados os dados da “Etapa 01” desta meta. O preenchimento dos dados da “Etapa 01” é mostrado
na FIGURA 9.7. a seguir.
FIGURA 9.7.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(E)
reprodução:
Devem ser feitas algumas observações:
•
no campo “Especificação”, optou-se por descrever a etapa como “Etapa 01”; em um caso real, sugere-
se descrever a etapa em um formato como “Etapa 01 – adquirir equipamentos de informática”, “Etapa 02 –
adquirir móveis” e assim por diante; e
•
não estão preenchidos os campos “UF”, “Município”, Endereço” e “CEP”.
Finalizado o preenchimento dos dados da “Etapa 01”, o usuário deve clicar o botão “Incluir Etapa”. O
sistema exibe em seguida uma página que confirma a inclusão da etapa com a mensagem “Etapa incluída com
sucesso!” (FIGURA 9.8. na próxima página).
95
FIGURA 9.8.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(F)
reprodução:
O usuário tem duas opções neste ponto:
•
se não houver mais etapas relativas à “Meta 01”, o usuário deve clicar “Voltar” para retornar à página
onde são incluídos os dados de uma meta; e
•
se houver mais etapas, como no exemplo que está sendo utilizado, em que existe ainda a “Etapa 02”, o
usuário deve preencher novamente o formulário, sem voltar à página anterior do SICONV.
O registro dos dados da “Etapa 02” está ilustrado na FIGURA 9.9. na página ao lado. É importante destacar
que, como o usuário utiliza o mesmo formulário para preencher os dados desta etapa, continua a aparecer a
mensagem “Etapa incluída com sucesso!”, exibida anteriormente para confirmar a inclusão da “Etapa 01”.
96
FIGURA 9.9.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(G)
reprodução:
Depois de preencher os dados, como no exemplo da figura, o usuário deve clicar o botão “Incluir Etapa”. A
confirmação da inclusão da “Etapa 02” é exibida na sequência (FIGURA 9.10. que aparece na próxima página). Os
dados desta etapa são mostrados na parte inferior da tela, assim como os dados da “Etapa 01” incluídos
anteriormente.
Ainda na página ilustrada na FIGURA 9.10., o sistema exibe a mensagem “Valor de etapas atingiu o valor da
meta”, indicando que o valor monetário somado das duas etapas (“R$ 64.000,00” e “R$ 18.000,00”,
respectivamente) é igual ao valor monetário da meta (“R$ 82.000,00”). Isto significa que não há mais etapas a
serem cadastradas. Se esta mensagem não aparecer ao final da inclusão das etapas desta meta, houve algum erro
no preenchimento dos valores.
97
FIGURA 9.10.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(H)
reprodução:
Ao finalizar a inclusão das duas etapas associadas à “Meta 01”, o usuário deve retornar à página de inclusão
de metas clicando “Voltar”. O sistema exibe a página que descreve os dados da “Meta 01”, incluindo os dados de
suas etapas (“Etapa 01” e “Etapa 02”), que aparecem na parte inferior (FIGURA 9.11. na página ao lado).
Para cada etapa da “Meta 01”, o usuário tem três opções, acessadas por meio dos botões na cor azul:
•
“Excluir”, botão que permite excluir a etapa;
•
“Detalhar Etapa”, botão que leva à página que contém a descrição detalhada dos dados da etapa; e
98
•
“Alterar”, botão que leva à pagina em que o usuário pode alterar os dados da etapa.
FIGURA 9.11.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(I)
reprodução:
Ainda nesta página, o usuário pode dar continuidade à inclusão da próxima meta do cronograma físico que
está sendo utilizado como exemplo (a “Meta 02”). Para fazê-lo, deve clicar o botão “Incluir Meta”. O
procedimento que se segue é idêntico ao explicado anteriormente no caso da inclusão da “Meta 01”, não sendo
necessário descrevê-lo novamente.
Depois de preencher os dados da “Meta 02” (não ilustrado), o usuário recebe a confirmação da inclusão, tal
como ilustrado na FIGURA 9.12., na página seguinte.
A página exibe duas mensagens:
•
a primeira confirma a inclusão da meta (“Meta incluída com sucesso!”); a meta recém incluída (“Meta
02”) aparece descrita no final da página, onde também são exibidos os dados da “Meta 01”, incluída
anteriormente; e
•
a segunda mensagem (“O valor total das metas atingiu o valor do convênio”) indica que o valor
monetário somado das duas metas (“R$ 82.000,00” e “R$ 38.000,00”) é igual ao valor monetário global do plano
de trabalho (“R$ 120.000,00”); se o usuário já tiver incluído todas as metas e o sistema não exibir esta mensagem,
houve algum erro na digitação dos valores.
99
FIGURA 9.12.
Inclusão de
Cronograma
Físico
(J)
reprodução:
Confirmada a inclusão da “Meta 02”, o usuário deve incluir as duas etapas a ela associadas, clicando para
isso o botão “Incluir Etapa”. O procedimento é idêntico ao realizado no caso da “Meta 01”, não sendo necessário,
também, repeti-lo em detalhes. Deve-se lembrar que, ao final da inclusão das etapas da “Meta 02”, o usuário deve
visualizar a mensagem “Valor de etapas atingiu o valor da meta”, como a que aparece no momento da inclusão
das etapas da “Meta 01”.
Depois de finalizar a inclusão da “Meta 02” e de suas etapas, o usuário pode visualizar o cronograma físico
completo incluído no SICONV. Deve clicar o botão “Voltar” na figura acima reproduzida. O sistema exibe a página
inicial da aba “Crono Físico”, tal como ilustrado na FIGURA 9.13., na página a seguir.
Para cada uma das duas metas do cronograma físico, o usuário tem três opções:
•
“Excluir”, botão que permite excluir a meta;
100
•
“Alterar”, botão que leva à pagina em que o usuário pode alterar os dados da meta; e
•
“Ver Etapas”, botão que leva à página que contém a descrição das etapas.
FIGURA 9.13.
Inclusão do
Cronograma
Físico
(K)
reprodução:
101
102
9.
10
INCLUSÃO DE
CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO NO
SICONV
9.1.
O cronograma de desembolso, discutido no capítulo 5, é o documento que estima os depósitos mensais de
recursos financeiros a serem realizados pelo Governo Federal (repasse) e pelo órgão ou pela entidade que está
elaborando o projeto (contrapartida) e discrimina as metas e as etapas do cronograma físico em que serão
utilizados os recursos. Um exemplo de cronograma de desembolso está ilustrado na FIGURA 10.1. na próxima
página. Pode-se notar os seguintes aspectos neste cronograma de desembolso:
•
está previsto um desembolso total de recursos de “R$ 120.000,00”, distribuídos em dois meses
distintos: “R$ 94.000,00” no “Mês 1” e “R$ 26.000,00” no “Mês 3”;
•
do total de “R$ 120.000,00” de recursos a serem desembolsados:
-
“R$ 82.000,00” destinam-se a cobrir despesas relativas à “Meta 01”, sendo “R$ 64.000,00”
relacionados às despesas da “Etapa 01” e “R$ 18.000,00” relacionados às despesas da “Etapa 02”
(informação obtida na última coluna da parte superior); e
-
“R$ 38.000,00” destinam-se a cobrir despesas relativas à “Meta 02”, sendo “R$ 20.000,00”
relacionados às despesas da “Etapa 01” e “R$ 18.000,00” relacionados às despesas da “Etapa 02”
(informação também obtida na última coluna da parte superior).
•
os recursos a serem desembolsados pelo órgão ou pela entidade convenente ou contratada como
contrapartida (“R$ 20.000,00”) devem ser utilizados para pagar parte das despesas da “Etapa 01” da “Meta 01”;
•
os recursos devem ser desembolsados em três parcelas, sendo:
-
uma parcela de “R$ 74.000,00” de responsabilidade do órgão ou da entidade concedente ou
contratante no “Mês 1”, como se vê na parte do meio;
-
uma parcela de “R$ 20.000,00” de responsabilidade do órgão ou da entidade convenente ou
103
contratada, também no “Mês 1”, como se vê na parte de baixo; e
-
uma parcela de “R$ 26.000,00” de responsabilidade do órgão ou da entidade concedente ou
contratante no “Mês 3”, como se vê na parte do meio.
FIGURA 10.1.
TOTAL
Cronograma de
Desembolso
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Desembolso
Meta 01
65.000,00
0,00
17.000,00
82.000,00
Etapa 01
56.000,00
0,00
8.000,00
64.000,00
Etapa 02
9.000,00
0,00
9.000,00
18.000,00
Meta 02
29.000,00
0,00
9.000,00
38.000,00
Etapa 01
20.000,00
0,00
0,00
20.000,00
Etapa 01
9.000,00
0,00
9.000,00
18.000,00
Total
94.000,00
0,00
26.000,00
120.000,00
Meta / Etapa
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Desembolso
Meta 01
45.000,00
0,00
17.000,00
62.000,00
Etapa 01
36.000,00
0,00
8.000,00
44.000,00
Etapa 02
9.000,00
0,00
9.000,00
18.000,00
Meta 02
29.000,00
0,00
9.000,00
38.000,00
Etapa 01
20.000,00
0,00
0,00
20.000,00
Etapa 02
9.000,00
0,00
9.000,00
18.000,00
Total
74.000,00
0,00
26.000,00
100.000,00
Meta / Etapa
elaboração:
•
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Desembolso
Meta 01
20.000,00
0,00
0,00
20.000,00
Etapa 01
20.000,00
0,00
0,00
20.000,00
Etapa 02
0,00
0,00
0,00
0,00
Meta 02
0,00
0,00
0,00
0,00
Etapa 01
0,00
0,00
0,00
0,00
Etapa 02
0,00
0,00
0,00
0,00
20.000,00
0,00
0,00
20.000,00
Total
dos recursos a serem repassados pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante, a parte do
meio do cronograma mostra que:
-
“R$ 62.000,00” destinam-se a cobrir despesas relativas à “Meta 01”, dos quais “R$ 44.000,00” para
pagar despesas relativas à “Etapa 01” e“R$ 18.000,00” para cobrir despesas da “Etapa 02”; e
-
“R$ 38.000,00” destinam-se a cobrir despesas relativas à “Meta 02”, dos quais “R$ 20.000,00” para
pagar despesas da “Etapa 01” e“R$ 18.000,00” para cobrir despesas da “Etapa 02”.
104
•
em relação aos recursos da contrapartida, a parte inferior do cronograma mostra que serão
integralmente utilizados (“R$ 20.000,00”) para cobrir despesas da “Meta 01” e de sua “Etapa 01”.
9.2.
INCLUSÃO DE CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO NO SICONV
9.2.1.
Aba “Crono Desembolso”
No SICONV, o cronograma de desembolso deve ser incluído na aba “Crono Desembolso” (FIGURA 10.2.).
FIGURA 10.2.
Aba
“Crono
Desembolso”
reprodução:
9.2.2.
Inclusão de Cronograma de Desembolso
Para incluir no SICONV o cronograma de desembolso que aparece na FIGURA 10.1., o usuário deve clicar o
botão “Incluir Parcela do Cronograma de Desembolso” (FIGURA 10.2. acima). O sistema exibe a página
reproduzida na FIGURA 10.3..
FIGURA 10.3.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(A)
reprodução:
105
O sistema solicita quatro informações do usuário para caracterizar a parcela do cronograma de desembolso
que está sendo cadastrada (FIGURA 10.3. na página anterior):
•
“Responsável”, campo em que o usuário deve selecionar o órgão ou a entidade responsável pela
realização do desembolso da parcela, escolhendo entre duas opções:
-
“Concedente”, no caso do repasse do órgão ou da entidade concedente ou contratante (repasse); e
-
“Convenente”, no caso da contrapartida do órgão ou da entidade convenente ou contratada.
•
“Mês”, campo em que o usuário deve selecionar o mês previsto para a realização do desembolso;
•
“Ano”, campo em que o usuário deve indicar o ano previsto para a realização do desembolso; e
•
“Valor da Parcela (R$)”, campo em que o usuário informa o valor previsto da parcela.
A FIGURA 10.4. abaixo mostra o preenchimento dos dados da primeira parcela do cronograma de
desembolso reproduzido na FIGURA 10.1.. Para fins de exemplo considera-se “Março de 2010” como “Mês 1”.
FIGURA 10.4.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(B)
reprodução:
Após preencher os campos o usuário deve clicar “Incluir Parcela” na FIGURA 10.4.. O sistema confirma a
inclusão exibindo a mensagem “Parcela inserida com sucesso. Associe as metas que serão contempladas por esta
parcela” (FIGURA 10.5. na página ao lado). Solicita também que sejam associadas metas à parcela, isto é, o usuário
deve indicar a destinação dos recursos da parcela. Aparecem dois campos em que o sistema solicita informações
sobre a(s) meta(s) na(s) qual(is) devem ser gastos os recursos financeiros desta parcela:
•
“Meta”, campo em que o usuário indica a meta onde devem ser gastos recursos da parcela; para isto,
deve clicar o botão localizado à direita do campo para que o sistema mostre as metas do cronograma físico com
seus valores: neste exemplo, são exibidas a “Meta 01” (“R$ 82.000,00”) e a “Meta 02” (“R$ 38.000,00”); e
•
“Valor da Meta (R$)”, campo em que o usuário deve indicar o montante da parcela de “R$ 74.000,00” a
ser gasto na meta indicada no campo anterior.
106
FIGURA 10.5.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(C)
reprodução:
Com base no cronograma de desembolso da FIGURA 10.1., sabe-se que a parcela de “R$ 74.000,00” deve
ter seus recursos gastos na “Meta 01” (“R$ 45.000,00”) e na “Meta 02” (“R$ 29.000,00”). No que se refere à
“Meta 01”, o preenchimento dos dados está ilustrado na FIGURA 10.6..
FIGURA 10.6.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(D)
reprodução:
107
Após selecionar “Meta 01” (FIGURA 10.6. na página anterior) e informar o valor que nela será gasto (“R$
45.000,00”), o usuário deve clicar “Associar Meta”. O sistema exibe na sequência a página reproduzida na FIGURA
10.7. a seguir, confirmando a associação realizada.
FIGURA 10.7.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(E)
reprodução:
reprodução:
Para excluir a associação, o usuário deve clicar o botão “Excluir” localizado à direita dos dados da “Meta
01”. Ainda nesta página, o usuário tem duas opções:
•
associar a outra meta do cronograma físico (“Meta 02”) que será contemplada com recursos da parcela
de “R$ 74.000,00”; para isto, o usuário deve, sem sair desta página, repetir o que fez no caso da “Meta 01”; e
•
iniciar a inclusão dos dados das duas etapas da “Meta 01” em que serão gastos recursos da parcela;
para fazê-lo, deve clicar “Associar Etapa”.
Recomenda-se adotar a segunda opção acima descrita. Nesse caso, o sistema exibe a página ilustrada na
FIGURA 10.8. na próxima página. Na parte superior da página estão os dados relativos à associação que foi
realizada entre a primeira parcela do órgão ou da entidade concedente ou contratante (parcela de “R$ 74.000,00”)
e a “Meta 01”, na qual serão gastos “R$ 45.000,00” da parcela. Na parte inferior aparecem listadas as duas etapas
da “Meta 01” do cronograma físico: “Etapa 01” e “Etapa 02”.
Para cada etapa, o sistema dá ao usuário duas opções:
•
associá-la à parcela (botão “Associar Valor”); e
•
excluir a associação que tenha sido realizada entre a etapa e a parcela (botão “Desassociar Valor”); no
exemplo, como não foi feita nenhuma associação até este ponto, não há como utilizar esta opção.
108
FIGURA 10.8.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(F)
reprodução:
O próximo passo, portanto, é associar as etapas à parcela, tomando por base, novamente, o cronograma de
desembolso ilustrado na FIGURA 10.1.. O usuário deve clicar o botão “Associar Valor” relativo à “Etapa 01”. O
sistema exibe a página abaixo reproduzida (FIGURA 10.9.).
FIGURA 10.9.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(G)
reprodução:
No cronograma de desembolso que está sendo utilizado, observa-se que a parcela de “R$ 74.000,00” deve
ser gasta na “Meta 01” (“R$ 45.000,00”) e na “Meta 02” (“R$ 29.000,00”). O usuário informou inicialmente apenas
os dados referentes à “Meta 01”. Associar as etapas desta meta significa informar quanto dos “R$ 45.000,00” deve
ser gasto na “Etapa 01” (“R$ 36.000,00” no cronograma utilizado como exemplo) e quanto deve ser gasto na
“Etapa 02” (“R$ 9.000,00”).
109
A FIGURA 10.10. a seguir mostra a inclusão do valor a ser gasto na “Etapa 01” (“R$ 36.000,00”), o que é
feito no campo “Valor a vincular”.
FIGURA 10.10.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(H)
reprodução:
Depois de incluir o valor, o usuário deve clicar o botão “Salvar”. O sistema confirma a associação com a
mensagem “Valor associado com sucesso à etapa.” (FIGURA 10.11.).
FIGURA 10.11.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(I)
reprodução:
110
Tendo finalizado a associação da “Etapa 01” da “Meta 01” à parcela, o usuário deve repetir o procedimento
para a “Etapa 02”. Para fazê-lo, deve clicar o botão “Associar Valor” relativo a esta etapa (FIGURA 10.11. na
página anterior). O sistema exibe nova página, reproduzida na FIGURA 10.12. abaixo.
FIGURA 10.12.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(J)
reprodução:
O usuário deve informar no campo “Valor a Vincular” o montante da parcela de “R$ 74.000,00” que será
gasto na “Etapa 02” da “Meta 01”, que é de “R$ 9.000,00”, tal como ilustrado na FIGURA 10.13..
FIGURA 10.13.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(K)
reprodução:
Após incluir o valor, o usuário deve clicar o botão “Salvar”. O sistema confirma a associação exibindo a
página reproduzida na FIGURA 10.14. na página a seguir.
111
FIGURA 10.14.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(L)
reprodução:
É importante recapitular os procedimentos realizados até este ponto:
•
o usuário incluiu inicialmente uma parcela de “R$ 74.000,00” a ser desembolsada pelo órgão ou pela
entidade concedente ou contratante no mês de “Março de 2010”;
•
depois, informou que, dos “R$ 74.000,00”, “R$ 45.000,00” devem ser gastos na “Meta 01”; o valor
restante da parcela (“R$ 29.000,00”) deve ser gasto na “Meta 02”, sendo que esta última informação ainda não foi
incluída no sistema; e
•
finalmente, o usuário informou que, dos “R$ 45.000,00” da parcela que devem ser gastos na “Meta 01”,
“R$ 36.000,00” devem ser gastos na “Etapa 01” e “R$ 9.000,00” na “Etapa 02”.
Deve-se notar que o total que deve ser gasto nas duas etapas da “Meta 01” (“Etapa 01” e “Etapa 02”) é de
“R$ 45.000,00”, valor igual ao valor da meta. Portanto, não há mais valores a associar no que se refere a esta meta
e às suas etapas. O usuário deve iniciar a inclusão dos dados relativos à associação da outra meta do cronograma
físico (“Meta 02”) à parcela de “R$ 74.000,00”. Para isto, deve clicar o botão “Voltar” na página reproduzida na
FIGURA 10.14. acima.
O sistema exibe novamente a página onde são associadas as metas às parcelas (FIGURA 10.15. na próxima
página). Na parte superior estão reproduzidos os dados da parcela de “R$ 74.000,00” e, na sua parte inferior, os
dados da meta já associada (“Meta 01”), onde serão gastos “R$ 45.000,00” desta parcela.
O restante do valor da parcela de “R$ 74.000,00” será gasto na “Meta 02” (“R$ 29.000,00”). O usuário deve
incluir esta informação repetindo o procedimento realizado anteriormente.
112
FIGURA 10.15.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(M)
reprodução:
O preenchimento dos campos está ilustrado abaixo na FIGURA 10.16..
FIGURA 10.16.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(N)
reprodução:
Nesta página o usuário deve selecionar “Meta 02” no campo “Meta” e informar o valor de “R$ 29.000,00”.
Depois deve clicar “Associar Meta”. O sistema confirma a associação da “Meta 02” à parcela de “R$ 74.000,00” na
FIGURA 10.17. (página seguinte), exibindo os dados das duas associações realizadas.
113
FIGURA 10.17.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(O)
reprodução:
A soma dos valores a serem gastos nas duas metas (“R$ 45.000,00” e “R$ 29.000,00”) iguala o valor da
parcela. Portanto, não há mais metas a serem associadas. O usuário deve então associar as etapas da “Meta 02” à
parcela, clicando o botão “Associar Etapa” relativo à “Meta 02”. O sistema exibe a página ilustrada na FIGURA
10.18..
FIGURA 10.18.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(P)
reprodução:
114
O próximo passo é associar as etapas da “Meta 02” à parcela. O usuário deve clicar o botão “Associar
Valor” relativo à “Etapa 01” desta meta (na FIGURA 10.18. no final da página anterior), o que o leva à página
abaixo ilustrada na FIGURA 10.19..
FIGURA 10.19.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(Q)
reprodução:
O preenchimento dos dados é mostrado na FIGURA 10.20. a seguir: são “R$ 20.000,00” a serem gastos
nesta etapa, de acordo com a informação contida no cronograma de desembolso contido na FIGURA 10.1..
FIGURA 10.20.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(R)
reprodução:
Após informar o valor, o usuário deve clicar o botão “Salvar”. O sistema confirma a associação na página
reproduzida na FIGURA 10.21. na próxima página.
115
FIGURA 10.21.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(S)
reprodução:
Depois de associar a “Etapa 01” da “Meta 02” à parcela, o usuário deve repetir o procedimento para a
“Etapa 02”. Para isso, deve clicar o botão “Associar Valor” relativo a esta etapa. O sistema exibe nova página
(FIGURA 10.22. a seguir).
FIGURA 10.22.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(T)
reprodução:
O preenchimento da informação solicitada é mostrado na FIGURA 10.23. no alto da página ao lado. Neste
caso o usuário informa que serão destinados “R$ 9.000,00” da parcela para cobrir despesas relativas à “Etapa 02”
da “Meta 02”.
116
FIGURA 10.23.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(U)
reprodução:
Na FIGURA 10.23. acima, depois de informar o valor a ser utilizado na “Etapa 02” (“R$ 9.000,00”), o usuário
deve clicar o botão “Salvar”. O sistema confirma a associação em seguida, exibindo a mensagem “Valor associado
com sucesso à etapa” (FIGURA 10.24. abaixo).
FIGURA 10.24.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(V)
reprodução:
Como o total que deve ser gasto nas duas etapas da “Meta 02” é de “R$ 29.000,00”, valor igual ao da meta,
não há mais valores a associar no que se refere a esta meta. O usuário deve voltar à página anterior clicando o
botão “Voltar” (ainda na FIGURA 10.24.), retornando ao formulário para associação de metas (FIGURA 10.25. no
alto da página seguinte).
117
FIGURA 10.25.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(W)
reprodução:
Nesta página o sistema exibe os dados da parcela de “R$ 74.000,00” de responsabilidade do órgão ou da
entidade concedente ou contratante, a ser desembolsada no mês de “Março de 2010”. Exibe, também,
informações sobre as duas metas onde devem ser gastos os recursos desta parcela (“Meta 01” e “Meta 02”).
É importante recapitular, novamente, os procedimentos realizados pelo usuário até chegar a este ponto:
•
o usuário incluiu inicialmente os dados da parcela de “R$ 74.000,00”;
•
depois informou que, dos “R$ 74.000,00” da parcela, “R$ 45.000,00” devem ser gastos na “Meta 01”;
•
na sequência, o usuário informou que, dos “R$ 45.000,00” a serem gastos na “Meta 01”, “R$ 36.000,00”
devem ser gastos na “Etapa 01” e “R$ 9.000,00” na “Etapa 02” desta meta;
•
após informar os valores da parcela a serem gastos na “Meta 01”, discriminando-os por suas duas
etapas, o usuário informou que, dos “R$ 74.000,00” da parcela, “R$ 29.000,00” devem ser gastos na “Meta 02”; e
•
por fim, o usuário informou que, dos “R$ 29.000,00” a serem gastos na “Meta 02”, “R$ 20.000,00”
devem ser gastos na “Etapa 01” e “R$ 9.000,00” na “Etapa 02” desta meta.
Nesta página, nota-se também que a soma dos valores das duas metas que foram associadas (“R$
45.000,00” e “R$ 29.000,00”) é igual ao valor da parcela (“R$ 74.000,00”). Portanto, não há mais metas a serem
associadas a esta parcela. O usuário deve clicar o botão “Voltar” para incluir a próxima parcela.
O sistema exibe na sequência a aba “Crono Desembolso” (FIGURA 10.26. na página ao lado), contendo a
listagem de parcelas. No exemplo, apenas uma parcela foi incluída até este ponto.
118
FIGURA 10.26.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(X)
reprodução:
Restam ainda duas parcelas do cronograma de desembolso a serem incluídas no SICONV:
•
uma parcela de responsabilidade do órgão ou da entidade convenente ou contratada, com valor
previsto de “R$ 20.000,00”, com previsão de desembolso no mês de “Março de 2010”; e
•
outra parcela de responsabilidade do órgão ou da entidade concedente ou contratante, no valor
previsto de “R$ 26.000,00”, com previsão de desembolso no mês de “Maio de 2010”.
Para incluir a próxima parcela o usuário deve clicar “Incluir Parcela do Cronograma de Desembolso” na
página reproduzida acima na FIGURA 10.26.. O sistema abre em seguida a página abaixo ilustrada (FIGURA 10.27.),
em que o usuário deve registrar as informações da parcela.
FIGURA 10.27.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(Y)
reprodução:
O registro dos dados desta parcela é mostrado na FIGURA 10.28. na página seguinte. Trata-se de parcela do
órgão ou da entidade convenente ou contratada, no valor de “R$ 20.000,00”, a ser desembolsada em “Março de
2010”.
119
FIGURA 10.28.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(Z)
reprodução:
Após informar os dados da parcela, o usuário deve clicar o botão “Incluir Parcela”. O sistema confirma a
inclusão (FIGURA 10.29. a seguir) e solicita que o usuário informe as metas que devem ser contempladas com
recursos desta parcela, ou seja, solicita que seja informado em que metas devem ser gastos os “R$ 20.000,00”
desta parcela.
FIGURA 10.29.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AA)
reprodução:
No cronograma de desembolso que está sendo utilizado como exemplo, consta que esta parcela de “R$
20.000,00” deve ser integralmente gasta na “Meta 01”. Esta informação deve ser registrada na forma reproduzida
na FIGURA 10.30. na página ao lado.
120
FIGURA 10.30.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AB)
reprodução:
Após informar o valor da parcela que será destinado a cobrir despesas da “Meta 01” (“R$ 20.000,00” na
FIGURA 10.30. acima), o usuário deve clicar o botão “Associar Meta”. O sistema confirma a associação (FIGURA
10.31. abaixo).
FIGURA 10.31.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AC)
reprodução:
121
Após associar a “Meta 01” à parcela de “R$ 20.000,00” a ser desembolsada pelo órgão ou pela entidade
convenente ou contratada, o usuário deve associar as etapas desta meta à parcela. Para fazê-lo, deve clicar o
botão “Associar Etapa” na FIGURA 10.31. na página anterior.
O sistema exibe então a página ilustrada na FIGURA 10.32..
FIGURA 10.32.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AD)
reprodução:
Observando-se o cronograma de desembolso, nota-se que os “R$ 20.000,00” que devem ser gastos nesta
meta são todos relativos à “Etapa 01”, não havendo previsão de gasto de recursos desta parcela na “Etapa 02”.
Para incluir esta informação, o usuário deve clicar o botão “Associar Valor” correspondente à “Etapa 01”. O
sistema abre a página abaixo ilustrada (FIGURA 10.33.).
FIGURA 10.33.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AE)
reprodução:
122
O usuário deve registrar o valor de “R$ 20.000,00” no campo “Valor a vincular” (FIGURA 10.34.).
FIGURA 10.34.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AF)
reprodução:
Depois de informar o valor a ser vinculado, o usuário deve clicar o botão “Salvar”. O sistema confirma a
associação do valor (“R$ 20.000,00”) à “Etapa 01” (FIGURA 10.35. abaixo).
FIGURA 10.35.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AG)
reprodução:
Recapitulando o procedimento relativo à inclusão da segunda parcela do cronograma de desembolso:
•
o usuário incluiu os dados de uma parcela de “R$ 20.000,00” a ser desembolsada em “Março de 2010”;
123
•
depois, informou que os “R$ 20.000,00” devem ser integralmente gastos na “Meta 01”; e
•
por fim, informou que os “R$ 20.000,00” a serem gastos na “Meta 01” devem ser gastos na “Etapa 01”.
O usuário deve retornar à página de inclusão de parcelas, clicando o botão “Voltar” que aparece na FIGURA
10.35. na página anterior. O sistema exibe os dados relativos à segunda parcela (FIGURA 10.36. abaixo).
FIGURA 10.36.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AH)
reprodução:
Como não há mais metas a associar a esta parcela, o usuário deve retornar à página de inclusão de parcelas,
clicando o botão “Voltar”. O sistema exibe a seguir a listagem de parcelas já incluídas (FIGURA 10.37.).
FIGURA 10.37.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AI)
reprodução:
124
As duas parcelas incluídas aparecem na parte inferior da tela (FIGURA 10.37. na página anterior):
•
a parcela de “R$ 74.000,00” de responsabilidade do órgão ou da entidade concedente ou contratante, a
ser desembolsada no mês de “Março de 2010”; e
•
a parcela de “R$ 20.000,00” de responsabilidade do órgão ou da entidade convenente ou contratada,
também a ser desembolsada no mês de “Março de 2010”.
O cronograma de desembolso tem uma terceira parcela a ser incluída no SICONV. Trata-se de mais uma
parcela de responsabilidade do órgão ou da entidade concedente ou contratante, no valor de “R$ 26.000,00”, com
previsão de desembolso no mês de “Maio de 2010”. Como pode ser observado no cronograma, esta parcela tem
as seguintes características:
•
desembolso total de “R$ 26.000,00”;
•
a parcela deve ser gasta nas duas metas do cronograma físico, da seguinte forma:
•
•
-
“Meta 01”: “R$ 17.000,00”; e
-
“Meta 02”: “R$ 9.000,00”.
os “R$ 17.000,00” da parcela que devem ser gastos na “Meta 01” serão gastos em suas duas etapas:
-
“Etapa 01”: “R$ 8.000,00”; e
-
“Etapa 02”: “R$ 9.000,00”.
os “R$ 9.000,00” da parcela que devem ser gastos na “Meta 02” devem ser gastos integralmente na
“Etapa 02” desta meta.
Os procedimentos necessários para a inclusão da parcela e para a associação de metas e etapas a ela são os
mesmos utilizados nos casos das duas primeiras parcelas. Torna-se desnecessário, portanto, repetir a explicação
do procedimento página por página. Após incluir a terceira parcela, pode-se ver a listagem completa de parcelas
na página inicial da aba “Crono Desembolso” (FIGURA 10.38. a seguir).
FIGURA 10.38.
Inclusão de
Cronograma de
Desembolso
(AJ)
reprodução:
125
126
10.
11
INCLUSÃO DE
PLANO DE APLICAÇÃO NO
SICONV
10.1. PLANO DE APLICAÇÃO
Como visto anteriormente, o plano de aplicação é um documento derivado da planilha de custos que
também discrimina despesas a serem realizadas. A diferença entre os dois reside no fato de que o plano de
aplicação não detalha as despesas por meta e por etapa do cronograma físico como é feito na planilha de custos.
Um exemplo é reproduzido na FIGURA 11.1. na página a seguir. Em relação aos exemplos exibidos no capítulo 5,
acrescentou-se a coluna “Tipo de Despesa” (terceira coluna), pois o SICONV solicita esta informação no início do
processo de cadastramento de um item, colocando como opções:
•
“bem”;
•
“serviço”;
•
“obra”;
•
“tributos”;
•
“outros”; e
•
“despesa administrativa”, opção que se aplica apenas a entidades privadas sem fins lucrativos, que, em
alguns programas para transferência de recursos, podem solicitar no plano de trabalho até um máximo de 15% do
seu valor para custeio de despesas administrativas.
O plano de aplicação é, portanto, uma lista de todas as despesas a serem realizadas, cada qual devendo ser
carcaterizada por várias informações:
•
“Programa”: coluna que identifica o programa para transferência de recursos de um determinado órgão
ou entidade concedente ou contratante (no exemplo, código “2011320100201”);
127
Plano de
Aplicação
elaboração:
Programa
Bem /
Serviço
Tipo de
Despesa
2011320100201
Item 001
bem
2011320100201
Item 002
2011320100201
Unidade de
Fornecimento
Quantidade
unidade
1
36.000,00
36.000,00
bem
unidade
2
8.000,00
16.000,00
Item 003
bem
unidade
1
12.000,00
12.000,00
2011320100201
Item 004
bem
unidade
20
800,00
16.000,00
2011320100201
Item 005
bem
unidade
20
1.000,00
20.000,00
2011320100201
Item 006
bem
caixa
10
500,00
5.000,00
2011320100201
Item 007
bem
unidade
1
15.000,00
15.000,00
Total
Natureza de
Despesa
Preço
Unitário
Preço
Total
120.000,00
s
FIGURA 11.1.
•
“Bem/Serviço”, coluna em que aparece a discriminação do item a ser adquirido; se possível, a
discriminação deve ser a mais próxima possível da discriminação que será utilizado no processo de compra;
•
“Natureza de Aquisição”, coluna em que é indicado se o bem ou serviço:
-
deve ser adquirido com recursos financeiros do órgão ou da entidade concedente ou contratante e
da contrapartida do órgão ou entidade convenente ou contratada (“recursos do convênio”); e
-
faz parte da contrapartida não financeira do órgão ou entidade convenente ou contratada
(“contrapartida em bens e serviços”).
•
“Natureza de Despesa”, coluna em que é informada a classificação orçamentária da despesa;
•
“Unidade de Fornecimento”, coluna em que se indica a unidade de medida;
•
“Quantidade”;
•
“Preço Unitário”, coluna em que se informa o valor unitário da despesa; e
•
“Preço Total”.
10.2. INCLUSÃO DE PLANO DE APLICAÇÃO NO SICONV
10.2.1. Aba “Plano de Aplicação Detalhado”
O plano de aplicação é incluído na aba “Plano de Aplicação Detalhado”, reproduzida na FIGURA 11.2..
FIGURA 11.2.
Aba
“Plano de
Aplicação
Detalhado”
reprodução:
10.2.2. Inclusão de Bem ou Serviço no SICONV
O usuário deve indicar nesta página do sistema o tipo de despesa que está sendo incluída, escolhendo, no
botão azul, uma das opções disponibilizadas pelo sistema: “bem”, “serviço”, “obra”, “tributos”, “outros” e
“despesa administrativa”. Após indicar o tipo de despesa, o usuário deve clicar o botão “Incluir” (ainda na FIGURA
11.2. na página anterior).
O sistema exibe na sequência o formulário para registro de dados da primeira despesa que consta no plano
de aplicação (FIGURA 11.3.).
FIGURA 11.3.
Inclusão de
Bem ou
Serviço
(A)
reprodução:
Os campos que aparecem no formulário são aqueles presentes no plano de aplicação (além de alguns
campos preenchidos pelo próprio sistema e de quatro campos relativos a endereço):
•
“Programa”, campo em se indica o programa de transferência de recursos, se houver mais de um;
•
“Tipo Despesa”, campo preenchido pelo sistema com base na informação registrada pelo usuário;
•
“Descrição Item”;
•
“Natureza Aquisição”, campo onde o usuário deve clicar o botão e escolher uma das duas opções já
explicadas:
•
-
“Recursos do convênio”; ou
-
“Contrapartida bens e serviços”.
“Código da Natureza de Despesa”, campo em que é registrado o código da despesa (com oito
algarismos); se o código informado não for aceito pelo sistema, pode-se fazer pesquisa clicando-se o botão com
uma lupa;
•
“Descrição da Natureza de Despesa”, campo preenchido automaticamente pelo sistema, com base no
código informado pelo usuário no campo anterior;
•
“Unidade Fornecimento”, campo em que deve ser informada a unidade utilizada para medir a
quantidade do bem ou serviço; o usuário tem duas opções para preenchê-lo:
-
digitar diretamente o código da unidade, no campo à esquerda do botão que tem um lupa
desenhada; ou
-
deve clicar o botão com uma lupa para escolher uma das opções de unidades de fornecimento que o
sistema disponibiliza.
•
“Valor Total (R$)”;
•
“Quantidade”;
•
“Valor Unitário (R$)”, campo informado pelo próprio sistema, que calcula o valor a partir das
informações que o usuário registra nos campos “Valor Total (R$)” e “Quantidade”;
•
“Recuperar Último Endereço Cadastrado”, campo em que o usuário pode clicar a opção “Sim” se quiser
que o sistema preencha automaticamente os dados do endereço com as mesmas informações do item anterior;
•
“Endereço de Localização”, campo em que é informado o endereço em que:
-
deve ser executada a obra, se a despesa relacionar-se à execução de uma obra;
-
deve ser entregue o bem adquirido, se a despesa estiver associada à aquisição de um bem; ou
-
deve ser prestado o serviço, se a despesa relacionar-se à contratação de um prestador de serviço.
•
“CEP”, campo em que deve ser informado o CEP correspondente ao endereço de localização;
•
“UF”, campo em que é informada a Unidade da Federação correspondente ao município;
•
“Código do Município”, campo em que é informado o município onde está o endereço de localização; e
•
“Observação”.
O preenchimento dos dados de uma despesa é ilustrado na FIGURA 11.4. na próxima página.
FIGURA 11.4.
Inclusão de
Bem ou
Serviço
(B)
reprodução:
A descrição do item (“item 001”) foi simplificada para fins de exposição. Na prática, como mencionado
anteriormente, a especificação do item deve ser detalhada, tanto na planilha, quanto no SICONV. O usuário deve
se preocupar em fazer a descrição mais próxima possível daquela que será utilizada no processo de compra.
O usuário deve clicar o botão “Incluir” assim que terminar de digitar os dados da despesa a ser realizada. Na
sequência, o sistema confirma a inclusão do bem ou serviço exibindo a mensagem “Bem/Serviço incluído com
sucesso” (FIGURA 11.5. na página ao lado). Os dados da despesa incluída aparecem discriminados no final do
formulário. Ao recarregar a página, o sistema deixa os campos novamente sem preenchimento, para que sejam
incluídos os dados de mais uma despesa, não havendo necessidade do usuário sair desta página para cadastrá-la.
FIGURA 11.5.
Inclusão de
Bem ou
Serviço
(C)
reprodução:
Para fins de simplificação, considera-se neste exemplo um plano de aplicação com apenas duas despesas.
Assim, o usuário deve registrar os dados da próxima despesa (“Item 002”) no mesmo formulário (FIGURA 11.5.
acima). O procedimento é idêntico ao utilizado no caso do “Item 001”. Não há necessidade de explicá-lo
novamente.
Assim que o usuário terminar de digitar os dados da última despesa ( “Item 002”) e clicar “Incluir”, o
sistema recarrega a página (FIGURA 11.6. na próxima página) e exibe a confirmação de inclusão (“Bem/Serviço
incluído com sucesso”).
FIGURA 11.6.
Inclusão de
Bem ou
Serviço
(D)
reprodução:
Na página aparece uma nova mensagem: “Valor total dos bens e serviços atingiu o valor total do objeto”.
A mensagem indica que a soma dos valores dos dois itens incluídos é igual ao valor global do plano de trabalho
(“R$ 120.000,00” no exemplo). Não há, portanto, mais itens a serem incluídos.
Se o usuário tiver finalizado o trabalho de inclusão de despesas e o sistema não exibir esta mensagem,
houve erro na digitação dos valores. Isto é muito comum quando a lista de despesas a serem cadastradas é muito
grande e envolve valores com casas decimais. Neste caso, é bastante útil para localizar o erro o recurso de
exportação que existe abaixo da lista de itens, no campo “Opções para Exportar” (ainda na FIGURA 11.6. na
página anterior). Exportar os dados para uma planilha permite ao usuário comparar os dados de seu plano de
aplicação original com os dados que foram digitados no SICONV.
Não havendo mais despesas para incluir, o usuário deve clicar o botão “Encerrar”. O sistema exibe a página
inicial da aba “Plano de Aplicação Detalhado”, resumindo os dados digitados pelo usuário. A aba aparece
reproduzida na FIGURA 11.7. abaixo.
FIGURA 11.7.
Aba
“Plano de
Aplicação
Detalhado”
reprodução:
Na aba aparece a descrição dos dois itens cadastrados no exemplo: “item 001” e “item 002”. Para cada
item o usuário tem duas opções, representadas nos botões na cor azul que aparecem à direita:
•
“Alterar”, se necessitar alterar informações sobre o item; e
•
“Excluir”, se necessitar excluir o item.
10.3. CONSULTA DE PLANO DE APLICAÇÃO
O resumo dos dados incluídos na aba “Plano de Aplicação Detalhado” aparece na aba “Plano de Aplicação
Consolidado”, reproduzida na FIGURA 11.8. na próxima página. Os dados são gerados automaticamente pelo
sistema com base nos dados digitados pelo usuário, sendo agregados de acordo com o código da natureza de
despesa.
FIGURA 11.8.
Aba
“Plano de
Aplicação
Consolidado”
reprodução:
11.
12
INCLUSÃO DE
ARQUIVOS ANEXOS
NO SICONV
11.1. ANEXAÇÃO DE ARQUIVOS À PROPOSTA OU AO PLANO DE TRABALHO
O SICONV tem três abas em que existem recursos destinados à anexação de arquivos digitais pelo usuário
de um órgão ou de uma entidade que está incluindo ou alterando uma proposta ou um plano de trabalho:
•
“Dados”, aba em que podem ser anexados arquivos relacionados à capacidade técnica e gerencial do
órgão ou da entidade proponente; este recurso do sistema foi discutido no capítulo 7;
•
“Anexos”, aba em que podem ser anexados arquivos que complementam ou comprovam as
informações contidas na proposta ou no plano de trabalho; este recurso será visto na seção 12.2 deste capítulo; e
•
“Projeto Básico / Termo de Referência”, aba em que devem ser anexados o projeto básico ou o termo
de referência, como será visto na seção 13.3. deste capítulo.
11.2. ABA “ANEXOS”
Na aba “Anexos” podem ser anexados arquivos contendo plantas de obras, fotos e vídeos exibindo a
situação atual de locais a serem reformados, ofícios de deputados informando a existência de emendas,
especificações e orçamentos de itens e quaisquer tipos de documentos que possam fortalecer a justificativa da
proposta ou do plano ou que comprovem informações incluídas nas demais abas do SICONV.
Ao clicar a aba, o usuário tem acesso à página reproduzida na FIGURA 12.1.. A aba tem dois campos:
•
“Arquivo”, campo que o usuário utiliza para localizar em seu computador o arquivo a ser enviado como
anexo da proposta ou do plano; e
•
“Descrição”, campo em que o usuário deve descrever o conteúdo do arquivo que está sendo anexado.
FIGURA 12.1.
Aba
“Anexos”
reprodução:
Para anexar um arquivo, o usuário deve clicar o botão “Selecionar Arquivo ...”, localizado à direita do
campo “Arquivo”. Ao fazê-lo, o sistema abre uma janela em que são exibidas as pastas do computador. O usuário
deve localizar nas pastas o arquivo que deseja enviar. O sistema admite o envio de arquivos com extensões “PDF”,
“JPG”, “GIF”, “PNG”, “MPEG”, “AVI” e “TXT”.
Após selecionar o arquivo e descrever seu conteúdo, o usuário deve clicar o botão “Anexar”. O sistema
exibe página confirmando a inclusão do arquivo. Outros arquivos podem ser anexados na sequência, se necessário.
11.3. ABA “PROJETO BÁSICO / TERMO DE REFERÊNCIA”
11.3.1. Projeto Básico e Termo de Referência
Antes de discutir a anexação de arquivos contendo o projeto básico e o termo de referência a um plano de
trabalho, deve-se definir ambos os documentos:
•
Projeto básico é o documento que o órgão ou a entidade convenente ou contratada deve apresentar ao
órgão ou à entidade concedente ou contratante para especificar os aspectos técnicos de uma obra ou de um
serviço de engenharia, se este for o objeto do plano de trabalho; o documento deve detalhar, entre outros pontos:
•
-
a viabilidade técnica da obra ou do serviço de engenharia;
-
o tratamento do seu impacto ambiental;
-
o custo da obra ou do serviço de engenharia;
-
a definição dos métodos de execução que serão empregados; e
-
a definição dos prazos de execução associados à obra ou ao serviço de engenharia.
Termo de referência é o documento que o órgão ou a entidade convenente ou contratada deve
apresentar ao órgão ou à entidade concedente ou contratante para especificar de forma detalhada a aquisição de
bens ou a contratação de serviços, quando for este o objeto do plano de trabalho; o documento deve conter:
-
a estimativa dos custos de aquisição ou contratação; e
-
a definição dos métodos de execução que serão empregados.
O artigo 23 da Portaria Interministerial nº 127/2008 prevê que nos convênios e contratos de repasse o
projeto básico ou o termo de referência, dependendo do objeto do plano de trabalho, deve ser apresentado antes
da liberação da primeira parcela dos recursos pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante. Neste caso,
o convênio ou o contrato de repasse fica sujeito a uma cláusula suspensiva enquanto o projeto básico ou o termo
de referência não tiver sido enviado pelo órgão ou pela entidade convenente ou contratada e aprovado pelo órgão
ou pela entidade concedente ou contratante. Se este último preferir, pode exigir a apresentação do documento
antes mesmo da celebração do instrumento.
Depois de entregue, o documento é analisado pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante.
Como resultado desta análise, o projeto básico ou o termo de referência pode:
•
não ser aceito, cabendo ao órgão ou à entidade concedente ou contratante promover a extinção do
convênio ou contrato de repasse, caso já tenha sido assinado;
•
necessitar de correções, cabendo ao órgão ou à entidade concedente ou contratante notificar o órgão
ou a entidade convenente ou contratada para fazê-las, estipulando prazo para isto; ou
•
ser aceito sem necessidade de correções; o órgão ou a entidade concedente ou contratante notifica a
aprovação ao órgão ou à entidade convenente ou contratada e o convênio ou contrato de repasse passa a vigorar,
caso já tenha sido assinado.
11.3.2. Anexação de Projeto Básico e Termo de Referência
A aba “Projeto Básico/Termo de Referência” é a página do SICONV onde o usuário deve enviar na forma
digital um dos dois documentos, em momento a ser definido pelo órgão ou pela entidade concedente ou
contratante. A FIGURA 12.2. abaixo reproduz a página inicial da aba.
FIGURA 12.2.
Aba “Projeto
Básico /
Termo de
Referência”
reprodução:
Para incluir um dos dois documentos, o usuário deve clicar o botão “Inclusão de Projeto Básico/Termo de
Referência”. O sistema exibe em seguida a página ilustrada na FIGURA 12.3. na próxima página.
FIGURA 12.3.
Inclusão de
Projeto Básico ou
Termo de
Referência
reprodução:
Nesta página existem vários campos:
•
“Descrição do documento”, campo em que o usuário deve descrever o conteúdo do documento que
está sendo anexado;
•
“Tipo”, campo em que o usuário deve selecionar o tipo de documento que está sendo anexado;
•
“Descrição para o arquivo”, campo em que o usuário deve fazer uma descrição do arquivo; e
•
“Arquivo”, campo em que o usuário deve informar o arquivo a ser enviado; para isso deve clicar o botão
“Enviar Arquivo ...”, localizar no computador o arquivo a ser enviado como anexo da proposta ou do plano e clicar
o nome do arquivo.
Depois de preencher os campos, o usuário deve clicar o botão “Inserir”. Em seguida, deve clicar o botão
“Voltar” para retornar à página inicial da aba (anteriormente reproduzida na FIGURA 12.2.). Nesta página deve
verificar se o sistema confirma que o documento está em análise.
12.
13
GERENCIAMENTO DE
PROPOSTAS E PLANOS DE TRABALHO NO
SICONV
12.1. SITUAÇÃO DE UMA PROPOSTA OU DE UM PLANO DE TRABALHO
O SICONV atribui a cada proposta ou plano de trabalho uma determinada situação, que reflete o estágio em
que ela (ele) se encontra. As principais situações são:
•
“Proposta/Plano de Trabalho Recebidos com Pendência”, situação que aponta que o orgão ou a
entidade proponente não enviou ainda todos os documentos e/ou as informações solicitadas pelo órgão ou pela
entidade concedente ou contratante para realizar a análise;
•
“Proposta/Plano de Trabalho Cadastrados”, situação atribuída à proposta e/ou a plano de trabalho
incluído(s) no SICONV pelo órgão ou pela entidade proponente, mas que ainda não enviado(s) ao órgão ou à
entidade concedente ou contratante para análise; nesta situação, é possível:
•
-
alterar a proposta e/ou o plano;
-
enviar a proposta e/ou o plano para análise; e
-
cancelar a proposta e/ou o plano.
“Proposta/Plano de Trabalho enviado para Análise”, situação que confirma que a proposta e/ou o
plano de trabalho foi(foram) enviado(s) pelo órgão ou pela entidade proponente para análise pelo órgão ou pela
entidade concedente ou contratante;
•
“Proposta/Plano de Trabalho em Análise”, situação de proposta e/ou plano de trabalho em estágio de
análise pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante; nesta situação:
-
ficam bloqueados a realização de alterações e o cancelamento da proposta e/ou do plano; e
-
se o órgão ou a entidade proponente necessitar realizar alguma alteração ou cancelar a proposta
e/ou o plano, deve entrar em contato com o órgão ou a entidade concedente ou contratante para
solicitar que a proposta e/ou o plano seja(m) colocado(s) em complementação, situação em que
volta a ser possível realizar alterações;
•
“Proposta/Plano de Trabalho em Complementação”, situação atribuída a proposta e/ou a plano:
-
já analisado(s) pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante; e
-
devolvido(s) ao órgão ou à entidade proponente para que sejam feitas alterações ou inclusões
(complementações), estando, assim, novamente liberados a realização de alterações e o
cancelamento da proposta e/ou do plano;
•
“Proposta/Plano de Trabalho complementado enviado para Análise”, situação em que a proposta e/ou
o plano:
•
-
foi(foram) complementado(s) pelo órgão ou pela entidade proponente; e
-
já foi devolvido por este/esta ao órgão ou à entidade concedente ou contratante para análise.
“Proposta Aprovada e Plano de Trabalho enviado para Análise”, situação em que:
-
a proposta de trabalho enviada inicialmente pelo órgão ou pela entidade proponente foi aprovada
pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante; e
-
o plano de trabalho foi incluído no SICONV e já foi enviado pelo órgão ou pela entidade proponente
para análise.
•
“Proposta Aprovada e Plano de Trabalho em Análise”, situação em que:
-
a proposta de trabalho enviada inicialmente pelo órgão ou pela entidade proponente foi aprovada; e
-
o plano de trabalho, depois de enviado por esse orgão ou essa entidade, entrou em fase de análise
pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante.
•
“Proposta Aprovada e Plano de Trabalho em Complementação”, situação em que:
-
a proposta de trabalho foi enviada pelo órgão ou pela entidade proponente e aprovada pelo órgão
ou pela entidade concedente ou contratante;
-
o plano de trabalho foi enviado pelo órgão ou pela entidade proponente para análise; e
-
o órgão ou a entidade concedente ou contratante analisou o plano de trabalho e o devolveu ao
órgão ou à entidade proponente para a realização de correções ou inclusão de documentos ou
informações adicionais.
•
“Proposta Aprovada e Plano de Trabalho Complementado enviado para Análise”, situação em que:
-
-
o plano de trabalho foi enviado pelo órgão ou pela entidade proponente para análise;
-
informações adicionais; e
-
o órgão ou a entidade proponente realizou as complementações solicitadas e reenviou o plano de
trabalho para análise pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante.
•
“Proposta Aprovada e Plano de Trabalho Complementado em Análise”, situação em que:
-
-
o plano de trabalho foi enviado pelo órgão ou pela entidade proponente para análise;
-
informações adicionais; e
-
o plano de trabalho já foi complementado pelo órgão ou pela entidade proponente e reenviado para
análise; e
-
o órgão ou a entidade concedente ou contratante está analisando o plano de trabalho reenviado
com as complementações.
•
“Proposta/Plano de Trabalho Aprovados”, situação em que a proposta e o plano de trabalho foram
aprovados pelo órgão ou pela entidade concedente ou contratante após análise de seus técnicos, sendo que estão
sendo efetuados os últimos trâmites necessários à sua formalização em convênio ou contrato de repasse;
•
“Proposta/Plano de Trabalho Rejeitados”, situação de proposta e/ou plano analisado(s) por técnicos do
órgão ou da entidade concedente ou contratante e que, tendo recebido parecer contrário, foi(ram) reprovado(s);
•
“Proposta/Plano de Trabalho Cancelados”, situação de proposta e/ou plano cancelado(s) pelo órgão ou
pela entidade proponente;
•
“Assinado”, situação atribuída a plano de trabalho aprovado, tendo sido assinado convênio ou contrato
de repasse;
•
“Em Execução”, situação de convênio ou contrato de repasse em vigência e em execução; e
•
“Aguardando Prestação de Contas”, situação de convênio ou contrato de repasse com vigência
encerrada, estando o órgão ou a entidade concedente ou contratante aguardando o envio da prestação de contas
final pelo órgão ou pela entidade convenente ou contratada.
12.2. CONSULTA DE PROPOSTAS E PLANOS DE TRABALHO
A consulta de propostas e planos de trabalho no SICONV é um passo necessário para:
•
alterar, incluir ou excluir dados e documentos anexos de propostas e/ou planos de trabalho ainda não
enviados para análise;
•
cancelar propostas e/ou planos de trabalho ainda não enviados para análise;
•
enviar propostas e/ou planos de trabalho para análise do órgão ou da entidade concedente ou
contratante;
•
consultar pareceres de técnicos do órgão ou da entidade concedente ou contratante; e
•
realizar as complementações na proposta e/ou no plano solicitadas pelo órgão ou pela entidade
concedente ou contratante.
A opção “Consultar Propostas” é acessada no menu inicial do SICONV, reproduzido na FIGURA 13.1. abaixo.
FIGURA 13.1.
Menu Inicial do
SICONV
reprodução:
O usuário deve clicar a opção “Propostas” para visualizar as opções, que aparecem na FIGURA 13.2..
FIGURA 13.2.
Menu
“Propostas”
reprodução:
O usuário deve clicar a opção “Consultar Propostas”. O sistema exibe página na sequência contendo
formulário de pesquisa (FIGURA 13.3. na página ao lado). O formulário contém vários campos:
•
“Número da Proposta”;
•
“Órgão da Proposta”;
•
“Situação”;
•
“Modalidade”;
•
“Código do Programa”;
•
“Código Parlamentar”;
•
“Número Emenda Parlamentar”;
•
“Nome do Proponente”
•
“Identificação do Proponente”;
•
“Tipo de Identificação do Proponente”;
•
“UF do Proponente”;
•
“Situação do Proponente”;
•
“CPF do Responsável”;
•
“Natureza Juríica”; e
•
“Período de Envio da Proposta para Análise”.
FIGURA 13.3.
Consulta de
Proposta e
Plano de
Trabalho
(A)
reprodução:
O formulário tem em seu final um item denominado “Campos para Exibir”, em que o usuário pode marcar
até quatro colunas para serem exibidas no resultado da pesquisa. Uma opção útil de pesquisa consistia em clicar as
duas primeiras opções “Órgão da Proposta” e “Situação”. Fazendo a pesquisa dessa forma, o usuário conseguia
visualizar todas as propostas e/ou os planos de trabalho de seu órgão ou de sua entidade que estão no SICONV,
sendo exibidas, para cada proposta e/ou plano, sua situação e o nome do órgão ou da entidade concedente ou
contratante. A partir do início do mês fevereiro de 2011, no entanto, o sistema passou a admitir apenas duas
formas de consulta: com indicação do número da proposta ou do plano ou com indicação do código do órgão no
campo “Órgão da Proposta”.
Depois de preencher o formulário (FIGURA 13.3. na página anterior), o usuário deve clicar o botão
“Consultar”. Na sequência o sistema exibe os resultados da pesquisa, tal como ilustrado na FIGURA 13.4. abaixo.
FIGURA 13.4.
Consulta de
Proposta e
Plano de
Trabalho
(B)
reprodução:
No exemplo são exibidos no resultado propostas e planos de mais de um órgão, opção que, como
mencionado, não pode mais ser utilizada desde fevereiro de 2011. Para fins de exposição, contudo, essa listagem
permite visualizar alguns aspectos interessantes da pesquisa:
•
são exibidos vinte resultados por página;
•
nesse exemplo há mais de dez páginas;
•
para cada proposta e/ou plano de trabalho que aparece na lista o sistema exibe informações sobre seu
número, a situação em que se encontra, o órgão ou a entidade concedente ou contratante e, por fim, a existência
ou não de parecer(es).
Para visualizar uma proposta ou um plano de trabalho que aparece na lista, deve-se clicar seu número. O
sistema exibe em seguida a página ilustrada na FIGURA 13.5.. Trata-se, neste exemplo, da proposta número
“001968/2010”, com situação “Proposta/Plano de Trabalho Cadastrados”.
FIGURA 13.5.
Consulta de
Proposta e
Plano de
Trabalho
(C)
reprodução:
O usuário tem à disposição cinco botões nesta página:
•
Incluir/Alterar Repasse, botão localizado acima e à esquerda dos quatro botões na cor laranja, sendo
utilizado para realizar alterações e/ou inclusões no cronograma do valor do repasse;
•
Alterar, botão que permite realizar alterações nas informações contidas na aba “Dados”;
•
Cancelar Proposta;
•
Enviar para Análise, opção discutida na próxima seção; e
•
Gerar Extrato da Proposta, que gera uma cópia da proposta e/ou do plano.
O usuário também pode consultar nesta página o(s) parecer(es) dados pelos técnicos do órgão ou da
entidade concedente ou contratante (penúltima aba na segunda linha de abas). Esta consulta é fundamental nos
casos em que a proposta e/ou o plano de trabalho foi(foram) colocado(s) em complementação, pois os pareceres
listam as mudanças exigidas por esses técnicos (ver seção 10.4. adiante).
12.3. ENVIO DE PROPOSTAS E PLANOS DE TRABALHO PARA ANÁLISE
Para enviar uma proposta e/ou um plano para análise, o usuário deve localizar seu número, como feito no
exemplo anterior e, depois de clicar o número e abrir a proposta e/ou o plano, clicar “Enviar para Análise”
(FIGURA 13.5. na página anterior). O sistema solicita que o usuário confirme o envio, com a mensagem “Tem
certeza que deseja enviar a proposta/plano de trabalho para análise?“ (FIGURA 13.6. abaixo).
FIGURA 13.6.
Envio de
Proposta ou
Plano de
Trabalho
para Análise
reprodução:
Clicando o botão “Sim”, o usuário recebe do sistema a mensagem “Proposta/Plano de Trabalho enviada(o)
para análise”(página não ilustrada neste material), caso não haja erros na proposta ou no plano. Se houver erros,
o sistema não realiza o envio e exibe uma lista de erros. O usuário deve retornar às abas em que for necessário
realizar as correções.
12.4. PROPOSTA OU PLANO DE TRABALHO EM COMPLEMENTAÇÃO E CONSULTA DE PARECERES
Depois de enviar uma proposta ou um plano de trabalho para análise, o usuário deve ficar atento aos
pareceres dos técnicos do órgão ou da entidade concedente ou contratante solicitando complementação, tais
como correções, alterações ou inclusões de novos documentos ou informações. Em alguns casos, os pareceres
indicam um prazo máximo para realização da complementação, às vezes em prazos tão curtos como um dia
apenas. Por esta razão, é recomendável realizar diariamente a consulta de propostas e de planos de trabalho
explicada na seção 14.2.
Assim que identificar na consulta uma proposta e/ou um plano na situação de complementação, o usuário
deve clicar o número da proposta e/ou do plano e consultar os pareceres dos técnicos. Para consultar os
pareceres, deve-se clicar a aba “Pareceres”. Nesta aba, que aparece reproduzida na FIGURA 13.7., são exibidos
separamente os pareceres relativos à proposta de trabalho e ao plano de trabalho.
FIGURA 13.7.
Aba
“Pareceres”
reprodução:
Para visualizar um parecer o usuário deve clicar o botão “Visualizar Parecer” correspondente. O passo
seguinte é realizar a complementação solicitada. Para isso o usuário deve voltar a cada uma das abas da proposta
e do plano de trabalho e fazer as correções, alterações e inclusões solicitadas nos pareceres. Assim que o trabalho
for finalizado, o usuário deve retornar à aba “Dados” e enviar a proposta e/ou o plano de trabalho
complementado(s) para análise.

SICONV - ELABORAÇÃO DE PROPOSTAS E PLANOS DE

Transcrição

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