DigiAnalog 1/2012

Ausgabe 1/2012
DigiAnalog
Wissenswert
und
informativ
für Interessenten und
Geschäftspartner
unseres Hauses
ein bericht einmal anders:
AKTENEINLAGERUNG
Akteinlagerung, ein
nichtssagender Begriff mit
vermeintlich trivialer
Bedeutung. Ist dem so?
Beileibe nicht. Der Kunde
geht davon aus, dass seine
Unterlagen in sicheren
Händen sind, er sich vor
Verlust nicht fürchten
braucht und es im Fall der
Fälle eine Versicherung
gibt.
Die Praxis ist aber, versichert werden kann nur
das, was erfasst und nachweisbar ist. Beispielsweise
spricht die GoBS1 von
Vollständigkeit, landläufige
Meinung zu ‘vollständig’ =
100%. Unsinn - das ist
nicht machbar, zumindest
nicht unter wirtschaftlichen
Gesichtspunkten. Verantwortung für den Inhalt
(Content) kann schon gar
nicht übernommen
werden, auch dann nicht,
wenn jede Seite zuvor
erfasst wird, z. B. mit Hilfe
eines Paginierstempels. Der
tatsächliche Content bleibt
bei der Akteneinlagerung
immer außen vor. Denken
Sie nicht, da spricht ein
Nestbeschmutzer, nein, es
sind Erfahrung und
Realitätsbewusstsein.
sprechende Tinte, ohne
Eisenanteil). Bei 10 bis 20
Jahren sind die Fälle wie
Es wird viel mit klimatischen
Rahmenbedingungen
geworben, bei sachlicher
Betrachtung ist dies aber
sekundär. Papier, das im
Bereich des ‘Normalen’
gelagert wird, hält eine
Menge aus. Kurzzeitige
Schwankungen von
Temperatur und Luftfeuchte
führen nicht zum direkten
Verfall und zur Zerstörung.
Auch sollte man sich im
Klaren darüber sein, dass wir
Beginn der Einlagerung
hier nicht von einer AufVerlust (Diebstahl, Vandalisbewahrungsfrist von 200
mus), Wasserschäden, Feuer
Jahren reden (dafür würde
und mögliches menschliches
ich z. B. Buchseiten aus dem
Versagen wesentlicher. Hier
Leder von Ziegenembryonen
greifen das Lagerkonzept
empfehlen und entund die Versicherung.
1 Der Einfachheit halber wird gemeinhin verbindlich unterstellt, die GoBS gelte auch für Akten
und Dokumente. Dem Autor steht hierzu jedoch keine verbindliche Aussage zur Verfügung.
inhalt dieser ausgabe
* Akteneinlagerung von Ulshöfer IT (Seite 1 + 2)
* Aller Anfang ist schwer (Seite 2)
* Impressum (Seite 2)
* Anwenderbericht Sell GmbH (Seite 3)
* ULSHÖFER IT Nachrichten (Seite 4)
Bedenken Sie, der Versicherungsschutz bezieht sich
meist auf das gesamte Archiv.
Im Fall der Fälle ist dann die
Versicherungssumme u. U.
auf viele Unternehmen zu
verteilen, es bleibt also für
Ihre Akten nur noch ein
Bruchteil übrig. Sollte
allerdings eine Höchstschadensgrenze je Schadensereignis festgelegt sein, sieht
es wieder anders aus.
Entstehende Vermögensschäden werden mit einer
solchen Versicherung nicht
gedeckt, gemeint sind nur
die Kosten, die entstehen,
um die Dokumente bzw.
deren Inhalt zu rekonstruieren, sofern es Redundanzen (‘Kopien oder
Urbelege’) gibt, die dies
ermöglichen.
Was die Einlagerung
betrifft, lassen Sie sich das
Einlagerungskonzept,
meist mehrstufig, und die
Führung der Datenbank
(DB) erläutern. Es geht
nicht unbedingt darum,
dass Sie via Web auch
Einsicht haben, sondern
darum, wie sichergestellt
wird, dass die beim
Akteneingang aufgenommenen Daten, egal auf
welche Stufung man sich
zuvor geeinigt hat,
stimmen (Vieraugenprinzip) und ohne Fehler in
die DB übertragen wurden.
Die DB sollte natürlich
einem DV Sicherungskonzept unterliegen, siehe
z. B. entsprechende
Bereiche in der DIN EN ISO
9001. Auch gehören Dinge
des Datenschutzes personenbezogener Daten
gemäß BDSG dazu. Stellen
Sie vorher diese Fragen
und Ihre Revision wird es
1
Ihnen danken, allerdings Verantwortung können Sie so
nicht und auch sonst nicht
vollständig von sich auf den
Auftragnehmer verlagern.
Ergo, ohne gegenseitiges
Vertrauen und beiderseitiges
Bemühen, eventuelle
Probleme gemeinsam zu
bewältigen, geht es nicht.
Aktenlagerungs-Leistungen
von ULSHÖFER IT:
* Moderne, effiziente
Hochregal-Lagertechnik für
die Einlagerung Ihrer Akten
(siehe beigefügter Info-Flyer)
* Wir beraten Sie im Vorfeld
und informieren u. a. über
das Wareneingangsprozedere
und die Erfassung sowie das
damit verbundene DV-
Sicherungskonzept.
* Wir sprechen über
Versicherungsschutz (Papier
und elektronische Datenträger) während des
Transports, eine eventuelle
zuvorige Verarbeitung
(z. B. Scannen in den
Produktionsräumen) und
die Einlagerung
beteiligter Subunternehmer
wie beispielsweise ein
zertifiziertes Datenvernichtungsunternehmen.
* Ulshöfer IT verfügt über
einen beim Regierungspräsidium Darmstadt
gemeldeten Datenschutzbeauftragten und ist nach
DIN EN ISO 9001:2008
zertifiziert.
* Überwachung eventuell
Friedrich L. Walther
[email protected]
aller anfang ist schwer NEUES DIGITALISIERUNGSANGEBOT
‘Digitalisierung
von Kleinbildfilmen,
Mittelformatfilmen
und Dias’
zu erweitern.
Dies stellte uns vor die
Fragen:
- Welcher Scanner ist für die
Anforderung unserer Kunden
der geeignetste?
- Welche Qualitätsansprüche
müssen abgedeckt werden?
- Wie muss die Umgebung
beschaffen sein, um optimale
Ergebnisse zu erzielen?
- Wie lösen wir Probleme wie
Schmutzpartikel und Fussel
auf den Filmen?
Nach gründlicher Recherche
und Tests mit verschiedenen
Scansystemen entschieden
wir uns für Systeme von
Reflecta und Canon.
Die Arbeiten werden in
einem separaten, vollklimatisierten Produktionsraum
ohne Teppichboden ausgeführt. Hierdurch wird die
Staubbelastung in der Luft
minimiert und die Lagerbedingungen für das zu
verarbeitende Filmmaterial
verbessert.
Durch den Einsatz weiterer
Hilfsmittel wie Antistatikbürsten zum Reinigen der
Filmstreifen von Schmutzpartikeln und Fusseln,
Antistatikhandschuhen, um
Fingerabdrücke auf den
Filmstreifen zu vermeiden,
Antistatiktücher zum
Reinigen der Dias sowie die
Schulung der betreffenden
Mitarbeiter komplettierten
wir unser Equipment.
So ausgestattet starteten wir
mit Beginn des Jahres 2012
unseren ersten Großauftrag,
der mit höchsten Qualitätsansprüchen aufwartete.
Wider Erwarten - oder eher
doch wie zu erwarten ergaben sich weitere, neue
Probleme.
Wir hatten es mit stark
gewellten Filmstreifen zu
tun, welche aufgrund
mangelnder Planlage beim
Scanvorgang Unschärfe im
Randbereich verursachten.
Durch den Einbau von
speziellen Glasplatten
(durch unsere hauseigene
Technik), die den Film beim
Scanvorgang in die
gewünschte Planlage
bringen, konnten wir auch
diese Herausforderung
zufriedenstellend lösen.
Mittlerweile haben wir
diesen Großauftrag zur Hälfte
abgearbeitet und zur vollsten
Zufriedenheit unseres
Auftraggebers termingerecht
ausgeliefert.
Abschließend bleibt, wie
schon in der Überschrift
getitelt, zu sagen
“Aller Anfang ist schwer”
Wenn unsere neue Dienstleistung auch für Sie von
Interesse ist, so zögern Sie
nicht, sich mit dem Autor
dieses Artikels in Verbindung
zu setzen - wir beraten Sie
gerne!
Gerhard Rybacki
[email protected]
IMPRESSUM
Ende 2011 entschied
Ulshöfer IT, aufgrund
vermehrter Anfragen von
Bestandskunden wie auch
von Interessenten, seine
Produktpalette in der
Dienstleistung um den
Bereich
DigiAnalog
ULSHÖFER IT
GMBH + CO KG
Informationen
managen & bewahren
DIENSTLEISTUNGS- UND SYSTEMHAUS
FÜR INFORMATIONSTECHNOLOGIEN
BEARBEITEN-SCAN-MIKROFILM-DV
aber durch die Motivation
und das Engagement der
Mitarbeiter konnten alle
Anfangsprobleme gelöst
werden und Ulshöfer IT ist
dadurch in die Lage versetzt,
auch größere Mengen
innerhalb kürzester Zeit und
zu einem fairen Preis, getreu
der Firmenphilosophie
“Qualität mit Termin” zu
verarbeiten.
Raiffeisenstraße 17
61191 Rosbach v. d. Höhe
Postfach 12 61
61186 Rosbach v. d. Höhe
Fon (0 60 03) 91 23.0
Fax (0 60 03) 91 23.99
E-Mail: [email protected]
Web: www.ulshoefer.de
Herausgeber:
Geschäftsführung
ULSHÖFER IT GMBH + CO KG
Design: Susann Ulshöfer
© 2012
ULSHÖFER IT GMBH + CO KG
2
“einen tomatensaft mit salz und pfefferABER BITTE GUT GEKÜHLT!”
So oder ähnlich lauten die
Bestellungen, wenn nette
Flugbegleiterinnen und
ihre männlichen Kollegen
die Passagiere nach ihren
Wünschen fragen. Damit
der Tomatensaft auch
in 12.000 Metern Höhe
wohl temperiert beim
‘Verbraucher’ landet, wird
er im Kühlschrank der Bordküche auf die entsprechende
Trinktemperatur gebracht.
Ob Kühlschränke, Öfen,
Kaffeemaschinen oder
Wasserkocher - was immer
in einer ‘normalen’ Küche
Standard ist, muss heutzutage an Bord eines
Flugzeugs zum Wohl der
Passagiere ebenfalls verfügbar sein und auf meist
engem Raum untergebracht
werden.
Seit 1954 erarbeitet die SELL
GmbH in Herborn Lösungen
für den Flugzeuginnenausbau
und hier insbesondere für
Flugzeugküchen (‘Galleys’)
inklusive der entsprechenden
Innenausstattung (‘Inserts’).
SELL arbeitet in diesem
Bereich mit einer Vielzahl von
Fluggesellschaften aus aller
Welt zusammen.
Mit insgesamt rund 1.400
Mitarbeitern am Hauptsitz in
Herborn, in der Produktionsstätte in Burg sowie der
Außenstelle in Homberg/
Ohm ist die SELL GmbH
ein wichtiger Teil der
Zodiac Aerospace Group,
dem weltweit führenden
Unternehmen im
Flugzeuginnenausbau.
nungen und weitere zur
Galley angefallenen Dokumente gestaltete sich
zunehmend zeitintensiv,
was die Verantwortlichen
im Hause SELL dazu
veranlasste, die Digitali-
Innerhalb weniger Wochen
nach der Abholung wurden
die Belege aus ca. 1.200
Ordnern digitalisiert und
für den Import in das SAPDMS indexiert.
Diese Daten stehen den
SELL-Mitarbeitern seit
diesem Zeitpunkt elektronisch zur Verfügung. Die
Papierbelege wurden nach
Prüfung der gelieferten
Daten und Erteilung einer
entsprechenden Freigabe
datenschutzgerecht
vernichtet.
Die Unterlagen zu den
insgesamt mehr als 40.000
seit 1954 in Herborn produzierten Galleys wurden
bis 2011 in Ordnern
abgelegt und in mehreren
Teilarchiven, über das
Betriebsgelände in Herborn
verteilt, gelagert.
sierung der in den Jahren
2008 bis 2010 angefallenen
Belege im Rahmen eines
Pilotprojekts voranzutreiben.
Der Zugriff auf die digitalisierten Unterlagen sollte
hierbei über das im Hause
SELL eingesetzte SAP-DMS
realisiert werden.
Die Unterlagen zu den in
den Küchen verbauten
Geräten (Inserts) wurden
in der Produktionsstätte in
Burg archiviert. Der Zugriff
auf die dauerhaft aufzubewahrenden Prüfungsunterlagen, Bauzeich-
Als verantwortlicher Mitarbeiter für dieses Pilotprojekt führte Karsten
Weiser, Mitarbeiter der
Abteilung Produkt- und
Prozesssicherheit im Hause
SELL, zunächst eine Analyse
durch, in der die Kosten
für die interne und externe
Verarbeitung der Belege
gegenübergestellt
wurden.
Das Ergebnis sprach eindeutig für die externe
Vergabe der Leistungen
und nach Prüfung der
vorliegenden Angebote
verschiedener Scandienstleistungsunternehmen
wurde ULSHÖFER IT mit
der Umsetzung des in
Abstimmung mit SELL
erstellten Konzepts
beauftragt.
Im Rahmen der Auswertung
der Ergebnisse des Pilotprojekts ergab eine durchgeführte Mitarbeiterbefragung ausschließlich
positive Rückmeldungen.
Auch der Vergleich der
Kosten für die personalund platzintensive Belegarchivierung in Papierform
mit den Investitionen für die
digitale Lösung sprach voll
und ganz für die Fortführung der Digitalisierung.
Die Berechnungen von
Herrn Weiser ergaben
eine Armortisierung der
Investitionskosten für die
Belegdigitalisierung
innerhalb weniger Monate.
Auf Basis dieser durchweg
guten Auswertungsergebnisse erfolgte in 2012 die
Digitalisierung weiterer
Belegjahrgänge in weiteren
ca. 1.200 Aktenordnern.
Derzeit in Planung ist der
Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit Ulshöfer
IT, in der die Fortführung
und Erweiterung der
Dienstleistungen für die
SELL GmbH auf lange
Sicht geregelt werden soll.
Thomas Bauer
[email protected]
Herzlichen Dank an
Herrn Weiser und die SELL GmbH
für die Unterstützung und
Freigabe des Artikels!
3
ulshöfer it
NACHRICHTEN
verstärkung
IM VERTRIEB
compliance
Seit dem 1. Januar 2012 wird
unser Vertriebsteam durch
unseren langjährigen und
hochqualifizierten Mitarbeiter
Herrn Gerhard Rybacki
Ein Kunde, zugehörig den
systemrelevanten Häusern im
europäischen Fiskalverbund,
trat mit der Bitte zur Durchführung einer Compliance
Prüfung an uns heran.
verstärkt. Herr Rybacki
verfügt über fundiertes
Know-how in allen
Dienstleistungsbereichen
unseres Hauses und betreut
schwerpunktmäßig unsere
Stammkunden.
Grund: Ulshöfer IT erfüllt
‘wesentliche’ Aufgaben im
Outsourcing (vgl. z. B. KWG
§25a ff.). Also - es musste
sein. Mit der Durchführung
wurde ein externes, darauf
spezialisiertes Unternehmen
beauftragt.
Kontaktdaten:
Telefon: 0 60 03 - 91 23.28
eMail:
[email protected]
Ein Mitarbeiter des Hauses
zog quasi mehr oder weniger
fest bei uns ein und begann,
das umfangreiche Vertragswerk, zugehörige Prozesse
und sonstige Rahmenvereinbarungen bzw. bestehende
Rahmenbedingungen zu
prüfen und gegeneinander
abzuwägen. Dies als branchenfremder Spezialist, was
für die Insider (Betroffene im
Unternehmen) nicht ganz
ohne Aufwand vonstatten
ging, so dass sich das Ganze
natürlich recht zeitraubend
gestaltete.
din en iso 9001
QUALITÄTSMANAGEMENT
Das in 2011 nach DIN EN
ISO 9001:2008 rezertifizierte
ULSHÖFER IT Qualitätsmanagementssystem
bestand im Juni 2012 erneut
erfolgreich die Prüfung per
Überwachungsaudit,
durchgeführt vom TÜV
Hessen.
Wir bedanken uns bei
unseren Mitarbeitern, deren
Anwendung und Verinnerlichung der vielfältigen
Qualitätssicherungsmaßgaben einen solchen
Erfolg erst möglich machen.
PRÜFUNG 2012
Andererseits kam uns diese
‘nicht betriebsblinde’ Sichtweise auch zugute, denn die
persönlichen Eindrücke,
wohlgemerkt nicht falsch
oder vertragswidrig, sind oft
mit zu viel assoziativem Gedankengut behaftet. So
wurden beispielsweise qualitätssichernde Grundlagen
der Dienstleistung (z. B.
Mikrofilm-Normen) selbstverständlich angewandt, jedoch ohne dass sie im Vertragswerk Berücksichtigung
fanden. So etwas kann zum
Vorteil, aber auch nachteilig
sein, egal ob aus Sicht des
Kunden oder Ulshöfer IT.
Insofern ließ dann auch der
präsentierte Prüfbericht
keinen Zweifel an der ordnungsgemaßen Erbringung
der Dienstleistung, aber trotz
regelmäßigem Monitoring
sowie versionierter und
ständig angepasster Prozessdokumentation gab es
einigen Nachregelungsbedarf.
Im Zuge der Maßnahmeneinleitung, überwacht
durch den Prüfer, wurden
zusammen mit dem Kunden
Prozesse gestrafft, Verträge
konsolidiert und Abgrenzungen administrativer
und operativer Aufgaben
schärfer und eindeutiger
vorgenommen.
Stand August 2012 befinden
wir uns in der ‘Schlussrunde’:
Das mittlerweile auf ‘nur
noch’ fünf maßgebliche Dokumentationen konsolidierte
Vertragswerk wird einer
letzten Prüfung unterzogen.
Unser Kunde und Ulshöfer IT
haben gemeinsam zu weiterer Prozess-, aber auch
Rechtssicherheit beigetragen.
Nicht zuletzt, um die Akzeptanz durch in- und externe
Aufsichtsgremien weiter zu
erhöhen. An dieser Stelle
nochmals vielen Dank für die
gute und konstruktive
Zusammenarbeit aller
Beteiligten.
Für Ulshöfer IT hat sich die
Erfahrung - trotz erheblichen
Aufwands - gelohnt, speziell
die Aussage des Kunden “es
steht einer weiteren Zusammenarbeit nichts im Wege”
ist für uns Ansporn und Motivation. Von diesem hinzugewonnenen Know-how
werden Sie und zukünftige
Kunden des Hauses Ulshöfer
IT profitieren.
Susann Ulshöfer
Friedrich L. Walther
[email protected]
[email protected]
ulshöfer it
LEISTUNGSPALETTE
Consulting
Projektleitung
Dokumentenmanagement
Scandienstleistung
in Farbe und Schwarzweiß
Digitalisierung von Kleinbildfilmen,
Mittelformatfilmen und Dias
ULSHÖFER IT Lasertape
Mikroverfilmung
Daten-Management
Elektronische Archivierung
Akteneinlagerung
Outsourcing
Compliance
Prozessanalysen
Prozesserklärung
Bibliografische Anwendungen
Qualitätsmanagement
Know-how seit 1963
4