Die Serienbrieffunktion verwenden

Writer-Handbuch
Kapitel 11
Die
Serienbrieffunktion
verwenden
Formbriefe, Adressaufkleber und
Briefumschläge
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Der Titel der Originaldokumentation ist „Writer-Handbuch, Kapitel 11, Die Serienbrieffunktion verwenden, Formbriefe, Adressaufkleber und Briefumschläge“.
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Autoren
Beitragende
Iain Roberts
Peter Kupfer
Agnes Belzunce
Alan Madden
Jean Hollis Weber
Dick Detwiler
Franz Jakob
Wilhelm Steven
Wolfgang Uhlig
Veröffentlichung und Softwareversion
Die englische Version wurde am 01.Februar 2007 veröffentlicht, die deutsche am 10.
April 2007. Das Dokument basiert auf der Version 2.2 von OpenOffice.org.
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Inhaltsverzeichnis
Copyright........................................................................................................................
.......ii
Copyright und Lizenzen.......................................................................................
........ii
Autoren...................................................................................................................
......ii
Beitragende.........................................................................................................
.........ii
Veröffentlichung und Softwareversion........................................................................ii
Serienbriefdokumente: Formbriefe, Adressetiketten und Briefumschläge........................4
Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne SerienbriefAssistenten........................................................................................................
....................4
Erstellen und Registrieren einer Datenquelle.................................................................5
Die Datenquelle erstellen............................................................................................5
Eine Datenquelle registrieren.....................................................................................6
Einen Formbrief erstellen................................................................................................9
Adressetiketten drucken............................................................................
....................11
Briefumschläge drucken................................................................................................14
Die Umschläge für den Druckvorgang einrichten....................................................14
Zusammenführen und Drucken der Umschläge.......................................................16
Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines
Serienbriefdokuments........................................................................................................
.17
Schritt 1: Wählen Sie das Ausgangsdokument..............................................................17
Schritt 2: Dokumenttyp wählen.....................................................................................18
Schritt 3: Adressblock einfügen................................................................................
.....19
Die Datenquelle auswählen (Adressenliste).............................................................19
Adressblock einfügen................................................................................................
.20
Die Felder zuordnen..................................................................................................21
Schritt 4: Eine persönliche Anrede erstellen................................................................22
Schritt 5: Layout anpassen............................................................................................23
Schritt 6: Das Dokument kontrollieren und zusätzliche Felder einfügen....................24
Schritt 7: Das Dokument personalisieren......................................................................26
Schritt 8: Speichern, Drucken oder Versenden.............................................................26
Drucken des Formbriefs............................................................................................26
Datei speichern..........................................................................................
................27
Eine gespeicherte Datei von Adressetiketten bearbeiten........................................28
Entfernen von Leerzeilen aus Adressen in Serienbriefdokumenten.................................29
Das Entfernen von Leerzeilen in Adressen von Formbriefen.......................................29
Das Entfernen von Leerzeilen in Etiketten ..............................................................30
Entfernen von Leerzeilen in Umschlagadressen...........................................................33
Die Serienbrieffunktion verwenden
iii
Serienbriefdokumente: Formbriefe, Adressetiketten und Briefumschläge
Serienbriefdokumente: Formbriefe,
Adressetiketten und Briefumschläge
Wenn man einen festen Text an eine große Anzahl von unterschiedlichen Adressen
versenden will (z. B. Mitgliederschreiben eines Vereins), ist das jeweilige Einsetzen
der Adresse per Hand ab einer bestimmten Adressatenanzahl zu aufwändig. Günstiger ist es, dies automatisch vom Writer mit der Serienbrieffunktion erledigen zu lassen. Der Writer verknüpft dabei eine feststehende Textdatei mit einer Datendatei,
aus der die variablen Daten wie z. B. Adresse und Anrede in die Textdatei eingelesen
werden.
OpenOffice.org (OOo) Writer bietet mit der Serienbrieffunktion eine sehr hilfreiche
Funktion, um
•
Kopien eines Dokuments zu erstellen und zu drucken, die an eine Liste von
Empfängern gesendet werden sollen (Formbriefe),
•
Adressetiketten zu erstellen und zu drucken,
•
Briefumschläge zu erstellen und zu drucken.
Dieses Kapitel beschreibt das komplette Vorgehen, einschließlich folgender Schritte:
1) Erstellen und Registrieren einer Datenquelle.
2) Erstellen und Drucken von Formbriefen, Adressetiketten und Umschlägen.
3) Verwendung des Serienbrief-Assistenten zum Speichern, Drucken und Versenden von Serienbriefdokumenten
4) Entfernen von Leerzeilen in Adressköpfen
Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten
und Briefumschlägen ohne SerienbriefAssistenten
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, mit dem Writer ein Serienbriefdokument zu erzeugen. Sie können
1) direkt im Serienbrief-Assistenten alle notwendigen Eingaben machen (siehe
Kapitel „Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines
Serienbriefdokuments auf Seite 17),
2) das Verknüpfen von Textdatei und Datendatei und das Ausdrucken der einzelnen Texte ohne den Serienbrief-Assistenten vornehmen. Dieses Verfahren
wird hier zuerst dargestellt.
Das Verfahren läuft in folgenden Schritten ab:
• Erstellen der Datenquelle
• Erstellen des Textdokuments
• Einfügen der Serienbrieffelder in das Textdokument
• Drucken der Serienbriefdokumente
Die Serienbrieffunktion verwenden
4
Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
Erstellen und Registrieren einer Datenquelle
Die Datenquelle erstellen
Obwohl Sie Adressetiketten und Umschläge auch ohne eine Datenquelle erstellen
und drucken können, ist in den meisten Fällen die Verwendung einer Datenquelle
die sinnvollste Möglichkeit. In diesem Kapitel wird von der Verwendung einer Datenquelle ausgegangen.
Eine Datenquelle kann entweder eine Datei, ein Tabellenblatt oder eine Datenbank
sein, die eine Liste mit Namen und Adressen enthält, an die jeweils ein Brief geschickt werden soll.
Für unser Beispiel erstellen wir zuerst eine Tabelle (z. B. OOo-Tabellendokument)
mit folgenden Spaltenüberschriften: Vorname, Nachname, Adresse 1, Adresse 2,
Postleitzahl, Wohnort, Bundesland, Land, Geschlecht, Punkte, Anrede Adresse, Anrede Text. Eine Beispiel-Datenquelle sehen Sie in Abbildung 1.
OOo unterstützt eine große Anzahl von Datenquellen, einschließlich Tabellenblättern, Textdateien und Datenbanken wie z. B. MySQL, Adabas und ODBC. Falls die Informationen, die in einem Serienbrief verwendet werden sollen, in keinem mit OOo
kompatiblen Format vorliegen, müssen Sie diese zuerst konvertieren z. B. durch den
Export in eine kommagetrennte Datei (CSV-Datei).
Sie können nun die Daten für Ihren Serienbrief in einem eigenen Schritt des
neuen Serienbrief-Assistenten eingeben. Wie auch immer, wenn Sie eine größere Menge an Datensätzen verwenden, sollten Sie auf alle Fälle eine externe
Datenquelle verwenden.
Abbildung 1: Tabellenblatt als Datenquelle
Eine Datenquelle registrieren
Bevor Sie ein Dokument in OOo als Datenquelle verwenden können, müssen Sie es
registrieren.
Um eine Datenquelle zu registrieren:
1) Klicken Sie auf Datei > Assistenten > Adress-Datenquelle.
2) Wählen Sie den Typ Ihres Adressbuchs (in unserem Fall andere externe Datenquelle), klicken Sie auf Weiter.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
Abbildung 2: Den Typ des Adressbuchs wählen
3) Im nächsten Schritt des Assistenten klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Einstellungen.
Abbildung 3: Mit den Einstellungen im Assistenten beginnen
4) Im Datenquellen-Eigenschafen-Dialog (Abbildung 4) wählen Sie den Datenbanktyp (in unserem Beispiel Tabellendokument). Klicken Sie dann auf Weiter.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
Abbildung 4: Den Datenbanktyp wählen
5) Im nächsten Schritt des Dialogs (Abbildung 5) klicken Sie auf Durchsuchen
und navigieren bis zu dem Speicherort, an dem sich das Tabellendokument befindet, das die Adressinformationen enthält. Markieren Sie das Tabellendokument und klicken Sie auf Öffnen. Kehren Sie zu diesem Schritt des Dialogs
zurück.
Abbildung 5: Das Tabellendokument wählen
6) Klicken Sie auf Fertigstellen.
7) Im nächsten Dialogschritt (Abbildung 6) klicken Sie auf Weiter und nicht auf
Feldzuordnung, da diese Funktion in diesem Fall nicht benötigt wird.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
Abbildung 6: Da dies eine Tabelle ist, klicken Sie NICHT
auf Feldzuordnung
8) Geben Sie der Datenquelle einen Namen. Standardmäßig ist dort ...Adressen.odb angegeben. Sie können den Namen aber ohne Weiteres ändern. Genauso können Sie auch den Namen im Namen des Adressbuch-Feldes ändern.
Für unser Beispiel haben wir hier beide Male „Adressen“ eingegeben.
9) Klicken Sie auf Fertigstellen (siehe Abbildung 7). Die Datenquelle ist nun registriert.
Abbildung 7: Name der Datenquelle und des Adressbuchs
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
Einen Formbrief erstellen
Beispiel: Senden Sie einen Brief an Ihre Stammkunden
Eine Versandfirma organisiert eine Kampagne, die ihren Kunden je nach
Wareneinkaufsmenge pro Jahr Kreditpunkte gutschreibt.
Am Jahresende möchte die Firma jedem Kunden einen Brief senden, um
ihm die Summe seiner gesammelten Kreditpunkte mitzuteilen.
Sie können den Serienbrief-Assistenten verwenden, um einen Formbrief zu erstellen,
oder Sie erstellen Ihren Brief manuell. Siehe auch „Die Verwendung des SerienbriefAssistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments“ auf Seite 17.
Dieser Abschnitt beschreibt die manuelle Erstellung eines Formbriefs:
1) Erstellen Sie ein neues Textdokument Datei > Neu > Textdokument.
2) Zeigen Sie die registrierte Datenquellen an: Ansicht > Datenquellen (oder
drücken Sie F4).
Abbildung 8: Datenquelle auswählen
3) Suchen Sie die Datenquelle, die Sie für Ihren Formbrief verwenden möchten,
in diesem Fall Adressen. Klicken Sie auf das +-Zeichen vor dem AdressenOrdner, dasselbe machen Sie bitte vor dem Tabellen-Ordner, wählen Sie dann
Tabelle 1. Die Datei wird angezeigt (siehe Abbildung 8). Erstellen Sie nun den
Formbrief, indem Sie den Text einschl. Satzzeichen, Zeilenumbrüchen usw.
eingeben und wenn nötig Felder einfügen, indem Sie die benötigten variablen
Ausdrücke aus den Spaltenköpfen der Tabelle in das Textdokument ziehen.
Hierzu klicken Sie auf einen Spaltenkopf und ziehen diesen mit gedrückter
Maustaste an die entsprechende Stelle im Brief (Siehe Abbildung 9).
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
Abbildung 9: Felder mit der Maus in den Text ziehen
4) Erstellen Sie so das komplette Dokument (siehe Abbildung 10).
Abbildung 10: Der Anfang des kompletten Serienbriefs
5) Das Dokument kann nun gedruckt werden Klicken Sie dazu auf Datei > Drucken.
6) Der folgende Dialog erscheint. Drücken Sie hier auf Ja. Aktivieren Sie bitte
nicht das Kontrollkästchen.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
7) Im Seriendruck-Dialog (Abbildung 11) können Sie wählen, ob Sie alle oder nur
bestimmte Datensätze drucken möchten. Um einzelne Datensätze zum Drucken auszuwählen, markieren Sie sie mit STRG+Klick. Für einen zusammenhängenden Bereich von Datensätzen markieren Sie den ersten Datensatz,
scrollen zum letzten Datensatz des Bereichs und klicken mit gedrückter Umschalt-Taste auf den letzten Datensatz.
Abbildung 11: Der Dialog Seriendruck
8) Klicken Sie auf OK um die Briefe direkt an den Drucker zu senden. Wenn Sie
die Briefe vor dem Ausdrucken kontrollieren möchten, finden Sie weitere Anweisungen im Kapitel „Datei speichern“ auf Seite 29.
Adressetiketten drucken
Bevor Sie damit beginnen, prüfen Sie bitte, welche Marke und Typ von Etiketten Sie verwenden möchten.
Um Adressetiketten zu drucken,
1) klicken Sie bitte auf Datei > Neu > Etiketten,
2) im Etiketten-Dialog gehen Sie auf die Registerkarte Zusätze und deaktivieren
die Option Inhalte synchronisieren, falls aktiviert (siehe Abbildung 12).
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
Abbildung 12: Synchronisieren deaktivieren
Anmerkung
Falls Sie in Ihren Etiketten Leerzeilen finden, sollten Sie den Abschnitt „Das
Entfernen von Leerzeilen in Adressen von Formbriefen“ auf Seite 31 lesen.
3) Auf dem Register Etiketten (siehe Abbildung 13) wählen Sie die Datenbank
und die Tabelle aus. Wählen Sie die Marke und den Typ der Etiketten, die Sie
verwenden wollen (z. B. Avery A4).
Abbildung 13: Datenbank, Tabelle, Etikettentyp und -hersteller wählen
4) Zum Auswählen der benötigten Datenfelder klicken Sie auf den DropdownPfeil neben dem Datenbankfeld. Wählen Sie das erste Feld, das auf Ihrem
Etikett verwendet werden soll (in unserem Beispiel Vorname). Klicken Sie auf
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
den Pfeil nach links um das Feld in das Aufschrift-Feld zu verschieben (siehe Abbildung 14).
Abbildung 14: Felder vom Datenbankfeld ins Etikettenfeld
bringen
Fügen Sie alle benötigten Felder sowie Satzzeichen, Leerzeichen und
Zeilenumbrüche ein, bis Ihr Etikett fertiggestellt ist.
5) Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument.
6) Klicken Sie auf Datei > Drucken. Der nachstehende Dialog wird angezeigt.
Klicken Sie hier auf Ja. Aktivieren Sie bitte nicht das Kontrollkästchen.
7) Im Serienbrief-Dialog (Abbildung 15) können Sie wählen, ob Sie alle Datensätze oder nur bestimmte Datensätze drucken möchten. Um einzelne Datensätze
zum Drucken auszuwählen, markieren Sie sie mit STRG+Klick. Für einen zusammenhängenden Bereich von Datensätzen markieren Sie den ersten Datensatz, scrollen zum letzten Datensatz des Bereichs und klicken mit gedrückter
Umschalt-Taste auf den letzten Datensatz.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
Abbildung 15: Der Dialog Seriendruck
8) Klicken Sie auf OK, um den Druckauftrag direkt an den Drucker zu senden.
Wenn Sie die Etiketten zuerst überprüfen möchten, speichern Sie sie zuerst
als Datei. Die Anleitung dafür finden Sie im Kapitel „Datei speichern“ auf Seite 29 dieser Anleitung.
Briefumschläge drucken
Anstatt Adressetiketten zu erstellen möchten Sie vielleicht die Adressen direkt auf
die Briefumschläge drucken. Das Drucken von Umschlägen erfordert zwei Schritte,
das Einrichten und das Drucken.
Die Umschläge für den Druckvorgang einrichten
Um die Umschläge für den Druckvorgang einzurichten:
1) Klicken Sie auf Einfügen > Briefumschlag in der Menüleiste.
2) In der Briefumschlag-Dialogbox (Abbildung 16) beginnen Sie mit der Registerkarte Umschlag. Ändern Sie ggf. die Informationen in der Empfänger- bzw.
Absender-Textbox. Sie können die Dropdownlisten auf der rechten Seite verwenden, um eine Datenbank oder Tabelle auszuwählen, aus der Sie die entsprechenden Informationen in den Empfängerangaben beziehen können. Verwenden Sie hierzu dieselbe Methode wie im vorstehenden Abschnitt “Einen
Formbrief erstellen” auf Seite 9 beschrieben (insbesondere Abbildung 9).
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
Abbildung 16: Adresse und Absender für Umschläge einrichten
3) Auf der Registerkarte Format (Abbildung 17) ändern oder bearbeiten Sie die
Position der Empfänger- bzw. Absenderangaben. Der Vorschaubereich rechts
unten zeigt Ihnen die Auswirkungen Ihrer vorgenommen Änderungen.
Um die Texte dieser Angaben zu ändern, klicken Sie bitte auf die Bearb.Schaltflächen auf der rechten Seite.
•
Im Menü Zeichen können Sie die Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe
usw. festlegen.
•
Im Menü Absatz können Sie Einzüge, Ausrichtung, Tabulatoren usw. einrichten.
Abbildung 17: Positionierung und Größe der Umschlagelemente
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
4) Im unteren Bereich der Registerkarte wählen Sie bitte das Umschlagformat
aus der Dropdownliste. Die Breite und Höhe des gewählten Umschlags wird
dann in den entsprechenden Textboxen angezeigt. Wenn Sie ein bereits existierendes Format gewählt haben, lassen Sie es bei diesen Angaben. Wenn Sie
jedoch ein benutzerdefiniertes Format aus der Liste gewählt haben, müssen
Sie diese Angaben entsprechend ändern.
5) Nach dem Formatieren wählen Sie die Registerkarte Drucker (Abbildung 18),
um die Druckoptionen wie z. B. Umschlagausrichtung usw. festzulegen. Sie
müssen vielleicht ein wenig herumprobieren, um herauszufinden, wie die besten Einstellungen für Ihren Drucker sind. Sie können auch einen anderen Drucker auswählen oder z. B. den Papierschacht auswählen, der die Umschläge
zum Bedrucken enthält.
6) Zum Einfügen des Briefumschlags in eine Datei wählen Sie entweder Neues
Dok. oder Einfügen > Neues Dok. Dies erstellt ein neues Dokument mit
dem Umschlag. Einfügen fügt den Briefumschlag vor der aktuellen Seite in
das existierende Dokument (aktuelles Fenster) ein. Der Briefumschlag wird
mit der Seitenvorlage Umschlag formatiert..
Sollten Ihnen die Umschläge nicht gefallen, klicken Sie auf Abbrechen oder
drücken Sie die ESC-Taste. Genauso können Sie auf Zurück klicken, um Ihre
Änderungen rückgängig zu machen und zu den Voreinstellungen zurückzukehren.
7) Um leere Zeilen aus Ihren Adressdaten zu löschen, verwenden Sie bitte die
Techniken, die in Schritt 1-5 des Abschnitts „Das Entfernen von Leerzeilen in
Adressen von Formbriefen“ auf Seite 31 beschrieben werden.
Abbildung 18: Druckeroptionen auswählen
Zusammenführen und Drucken der Umschläge
Um die Adressen einzufügen und die Umschläge auszudrucken:
1) Wählen Sie bitte Datei > Drucken. Der folgende Dialog erscheint. Klicken
Sie auf Ja. Das Kontrollkästchen sollten Sie nur dann aktivieren, wenn Sie mit
den Vorgehenweisen beim Seriendruck sehr vertraut sind.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten
2) Der Seriendruck-Dialog (Abbildung 11) wird angezeigt. Genauso wie bei den
Formbriefen und Adressetiketten können Sie hier wählen, ob Sie einen Umschlag oder mehrere Umschläge mit allen Adressen aus der Datenbank drucken möchten.
3) Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie dann auf OK um den Druckauftrag
direkt an den Drucker zu senden.
Die Verwendung des SerienbriefAssistenten bei der Erstellung eines
Serienbriefdokuments
Um den Serienbrief-Assistenten zu starten wählen Sie bitte Extras > SerienbriefAssistent.
Der Serienbrief-Assistent existiert erst ab der Version 2.0 von OOo. Wenn Sie
eine ältere Version verwenden, halten Sie sich bitte an die Instruktionen für
die Erstellung von Serienbriefen dieser Version.
Schritt 1: Wählen Sie das Ausgangsdokument
Der Assistent bietet Ihnen hier verschiedene Möglichkeiten, Ihr Ausgangsdokument
auszuwählen:
•
Das aktuelle Dokument verwenden.
•
Ein neues Dokument erstellen.
•
Eine Vorlage verwenden.
•
Ein bestehendes Dokument verwenden.
Sie können den Brief im Assistenten auch später erstellen, aber es ist einfacher, wenn Sie
einen bereits erstellten Entwurf verwenden. Für dieses Beispiel wählen Sie bitte Aktuelles
Dokument verwenden (z. B. eine leere Textdatei) und klicken auf Weiter.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 19: Startdokument auswählen
Schritt 2: Dokumenttyp wählen
Der Assistent kann Briefe oder, falls eine Java Mail-Verbindung existiert, auch
E-Mails erstellen. Diese Optionen können Sie in Abbildung 20 sehen. In unserem Beispiel wollen wir einen Brief erstellen, wählen Sie deshalb bitte Brief und klicken Sie
dann auf Weiter.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 20: Dokumenttyp wählen
Schritt 3: Adressblock einfügen
Das ist der umfangreichste Schritt im Assistenten (siehe Abbildung 21). In diesem
Schritt erledigen Sie drei Dinge:
1) Teilen Sie dem Assistenten mit, welche Datenquelle er verwenden soll. Die Datenquelle muss eine Datei sein, in unserem Fall ein Tabellendokument, das wir
vorher erstellt haben.
2) Wählen Sie den Adressblock, der im Dokument verwendet werden soll. Das
bedeutet, dass Sie festlegen, welche Felder angezeigt werden sollen.
3) Stellen Sie sicher, dass alle Felder korrekt miteinander korrespondieren, das
ist sehr wichtig. Der Assistent enthält z. B. ein Feld <Nachname>. Falls Ihr
Tabellendokument eine Spalte namens „Familienname“ enthält, müssen Sie
dem Assistenten mitteilen, das <Nachname> und „Familienname“ sich entsprechen. Das wird im Abschnitt „Die Felder zuordnen“ auf Seite 22 beschrieben.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 21: Adressblock einfügen
Die Datenquelle auswählen (Adressenliste)
1) Klicken Sie auf die Schaltfläche Adressenliste auswählen im Abschnitt 1.
Damit wird der entsprechende Dialog geöffnet (siehe Abbildung 22), über den
Sie eine Datenquelle auswählen können.
2) Wenn Sie noch keine Adressenliste angelegt haben, klicken Sie auf Erstellen.
Wenn Sie jedoch (wie wir) bereits über eine Adressenliste verfügen, klicken
Sie bitte auf Hinzufügen und wählen die entsprechende Datei.
Abbildung 22: Empfängerliste auswählen
3) Markieren Sie das Tabellendokument und klicken Sie auf OK, um zum Schritt
3 des Assistenten zurückzugelangen.
Für unser Beispiel sind das alle notwendigen Schritte. Der Assistent kann jeDie Serienbrieffunktion verwenden
20
Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
doch auch nur bestimmte Datensätze berücksichtigen. Klicken Sie hierzu auf
Filtern, um die entsprechenden Datensätze auszuwählen.
Adressblock einfügen
1) Im Schritt 3 des Assistenten (siehe Abbildung 23) befindet sich im 2. Abschnitt
die Möglichkeit zur Auswahl des Adressblocks, wie er im Brief erscheinen soll.
Hier können Sie das Aussehen und die Felder, die enthalten sein sollen, festlegen. Die Hauptseite bietet Ihnen zwei Beispiele. Wenn Ihnen keines der beiden Beispiele zusagt, klicken Sie auf Neu um weitere Vorschläge zu erhalten.
Abbildung 23: Adressblock wählen
2) Der Dialog Adressblock wählen (Abbildung 23) bietet Ihnen 6 vorformatierte
Möglichkeiten für das Aussehen des Adressblocks an. Die sechs Formate unterstützen die meisten benötigten Adressformatierungen. Sollten diese Vorschläge nicht genau mit Ihren Wünschen übereinstimmen, wählen Sie bitte
den Adressblock, der Ihren Wünschen am ehesten entspricht und klicken dann
auf Bearbeiten, dadurch wird der Dialog Adressblock bearbeiten (Abbildung
24) aufgerufen.
3) Im Dialog Adressblock bearbeiten können Sie Adresselemente hinzufügen
oder löschen, indem Sie die Pfeilschaltflächen auf der linken Seite verwenden.
Um die Elemente umzustellen, verwenden Sie die Pfeilschaltflächen auf der
rechten Seite. Um zum Beispiel ein Leerzeichen zwischen dem Vor- und Nachnamen einzufügen, klicken Sie auf <Nachname> und dann auf den Pfeil nach
rechts.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 24: Adressblock bearbeiten
Die Felder zuordnen
Zum Schluss müssen nun noch die Felder des Assistenten den Feldern in unserem
Tabellendokument zugeordnet werden, sodass Einträge wie <Name> und „Nachname“ korrekt zusammenpassen.
1) Dies passiert im Assistenten im 3. Abschnitt unseres 3. Schrittes (zu sehen in
Abbildung 21 auf Seite 20). Die Vorschaubox am Ende zeigt einen Datensatz
unter Verwendung des gewählten Adressblockformats an. Verwenden Sie die
Pfeilschaltflächen, um durch die Adressen zu navigieren und das korrekte Aussehen zu überprüfen. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Datensätze korrekt
angezeigt werden, nur weil einer oder zwei das tun. Überprüfen Sie, wenn
möglich alle Datensätze.
2) Wenn die Adressen nicht korrekt angezeigt werden klicken Sie bitte auf Felder zuordnen. Der entsprechende Dialog wird aufgerufen (siehe Abbildung
25).
Die Serienbrieffunktion verwenden
22
Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 25: Der Dialog "Felder zuordnen"
Der Felder zuordnen-Dialog verfügt über 3 Spalten.
• Adresselement ist der Ausdruck, der vom Assistenten für jedes Feld verwendet wird, wie z. B. <Vorname> und <Name>.
• In der Spalte Zuordnung zu Feld kann man das entsprechende Datenfeld der
verknüpften Datenquelle (hier das Tabellendokument) auswählen. Die erlaubt
Ihnen die genaue Zuordnung der Adresselemente zu den Feldern der Datenquelle.
• Die Spalte Vorschau zeigt die entsprechenden Felder des Adressblocks an,
so können Sie gleich zweimal überprüfen ob der Datensatz korrekt ist.
3) Wenn Sie alle Felder zugeordnet haben, klicken Sie bitte auf OK um zum 3.
Schritt des Assistenten zurückzugelangen. Nun sollten alle Datensätze korrekt
angezeigt werden. Falls nicht, gehen Sie bitte zurück und führen Sie die vorstehend geschilderten Schritte nochmals durch. Erst dann klicken Sie auf
Weiter.
Schritt 4: Eine persönliche Anrede erstellen
Die Anrede ist eine persönliche Begrüßungsform z. B. Sehr geehrter Herr Müller. Im
Schritt 4 wählen Sie nun die Anrede, die im Brief erscheinen soll.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 26: Die Briefanrede erstellen
Sie können eine nach Mann und Frau getrennte Grußformel verwenden. Um dies zu
bewerkstelligen, muss Writer eine Möglichkeit haben, zu unterscheiden, ob die Person männlich oder weiblich ist. Deshalb haben wir in unserem Tabellendokument
eine Spalte Geschlecht eingefügt. Im Abschnitt Adresslistenwert für einen weiblichen Empfänger wählen Sie als Feld Geschlecht mit dem Feldinhalt weiblich. Die
männliche Anrede wird dann für alle Männer gedruckt, die weibliche Anrede dann
für alle Frauen.
Anmerkung
Sie brauchen OOo nicht unbedingt mitzuteilen, wer männlichen Geschlechts
ist, da OOo davon ausgeht, das alle Datensätze, in denen der Adressat NICHT
weiblich ist, zu einem Mann gehören.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Wenn Sie die Option Personalisierte Briefanrede einfügen nicht markieren, können Sie eine allgemeinere Briefanrede formulieren. Wie im Schritt 3 und 4 des Assistenten existiert auch hier ein Vorschaufeld. Sie sollten , wenn möglich, alle Datensätze überprüfen.
Schritt 5: Layout anpassen
Im Schritt 5 können Sie die genaue Position des Adressblocks sowie der Grußformel
festlegen. Sie können den Adressblock irgendwo auf der Seite unterbringen. Die
Grußformel wird immer auf der linken Seite angezeigt, kann auf der Seite aber nach
oben oder unten verschoben werden. Verwenden Sie die Schaltflächen Oben und
Unten (siehe Abbildung 27), um die Elemente zu verschieben.
Abbildung 27: Layout anpassen
Schritt 6: Das Dokument kontrollieren und
zusätzliche Felder einfügen
Im 6. Schritt haben Sie andere Möglichkeiten, bestimmte Empfänger vom Seriendruck auszuschließen, wie in Abbildung 28 zu sehen.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 28: Das Dokument anpassen
Sie können auch den Text des Dokuments ändern. Wenn Sie mit einem leeren Dokument begonnen haben, können Sie in diesem Schritt das komplette Dokument erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten. Sie verkleinern dadurch den Assistenten und können Ihren Brief so leichter bearbeiten.
Sie können in diesem Schritt einen weiteren wichtigen Vorgang mit durchführen.
Der Assistent fügt nur Informationen aus den Namens- und Adressfeldern ein, aber
Sie benötigen eventuell noch zusätzliche Daten. Auf unser Beispiel bezogen möchten
wir jeder Person mitteilen, wie viele Punkte sie im Verlauf des Jahres gesammelt hat.
Diese Information befindet sich in unserem Tabellendokument.
1) Klicken Sie auf Dokument bearbeiten im Schritt 6 des Assistenten.
2) Wählen Sie dann Einfügen > Feldbefehl > Andere (Strg+F2). Der Dialog
Feldbefehle öffnet sich (Abbildung 29).
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 29: Seriendruck-Feld einfügen
3) Klicken Sie auf das Register Datenbank.
4) Markieren Sie auf der linken Seite Seriendruck-Feld.
5) Unter Datenbankdatei hinzufügen suchen Sie Ihre Datenquelle.
6) Klicken Sie unter Datenbankauswahl auf das Feld, das Sie einfügen möchten.
7) Wählen Sie unter Format Aus Datenbank.
8) Klicken Sie auf Schaltfläche Einfügen. Sie können jede Anzahl von Feldern jederzeit in Ihr Serienbriefdokument einfügen.
9) Klicken Sie auf Schließen wenn Sie fertig sind.
Anmerkung
Die Datenbankauswahl führt die Datenquellen auf, die Sie im Schritt 3 gewählt
haben. Alle Informationen, die Sie für Ihren Brief benötigen, müssen in dieser
Datenquelle enthalten sein.
Schritt 7: Das Dokument personalisieren
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 30: Das Dokument personalisieren
Im Schritt 7 erstellt OOo nun all Ihre Briefe, einen pro Empfänger. Der Klick auf die
Schaltfläche Individuelles Dokument bearbeiten hat dieselben Auswirkungen wie
der Klick auf die entsprechende Schaltfläche im Schritt 6. Im Unterschied dazu bearbeiten Sie nun eine Gesamtdatei (ein langes Dokument mit allen Briefen). Über Suchen können Sie im Schritt 7 des Serienbrief-Assistenten (siehe Abbildung 30) eine
Suche im ganzen Dokument durchführen.Genauso wie in Schritt 6 wird, wenn Sie
das Dokument bearbeiten, der Assistent verkleinert (siehe Seite 26). Klicken Sie auf
das Fenster, um den Assistenten wieder auf seine volle Größe zu bringen.
Schritt 8: Speichern, Drucken oder Versenden
Sie haben nun den Serienbriefprozess abgeschlossen. Im letzten Schritt, dem
8. Schritt, können Sie das Original-Gesamtdokument oder das zusammengeführte
Dokument speichern, die Briefe ausdrucken oder, falls Sie E-Mails erstellt haben,
können Sie diese nun versenden.
Drucken des Formbriefs
Sie können den Formbrief ausdrucken, ohne dass die Datei vorher gespeichert werden muss. Hierzu wählen Sie im Assistenten ( Abbildung 31) die Funktion Serienbriefdokument drucken.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 31: Speichern, Drucken und Versenden
Datei speichern
Sie können ein Serienbriefdokument (Formbrief, Adressetiketten oder Umschlag) als
Datei speichern, anstatt das Ergebnis auszudrucken. Das Speichern als Datei ist in
einigen Fällen sehr hilfreich, z. B. wenn Sie die Datei noch einmal kontrollieren
möchten, bevor Sie eine große Zahl von Formbriefen oder Adressetiketten ausdrucken, oder wenn Sie die Datei vorher noch bearbeiten oder formatieren möchten.
Um das Dokument als Datei zu speichern, anstatt es auszudrucken, markieren Sie
die Einstellung Serienbriefdokument speichern.
Im Bereich Optionen finden Sie nun verschiedene Möglichkeiten das Dokument zu
speichern. Im nachstehenden Beispiel wurde die Option Als einzelne Dokumente
speichern ausgewählt. Diese Option speichert das Serienbriefdokument als gesonderte Datei pro Empfänger. Die Dateinamen werden aus dem von Ihnen eingegebenen Namen gebildet, gefolgt von einem Unterstrich und der Nummer des aktuellen
Datensatzes.
Die Option Als ein Dokument speichern speichert das zusammengeführte Dokument in einer Datei.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Die Verwendung des Serienbrief-Assistenten bei der Erstellung eines Serienbriefdokuments
Abbildung 32: Speichern im Serienbrief-Assistenten, Schritt 8
Klicken Sie auf Dokumente speichern. Sie werden nun aufgefordert, dem Dokument
einen Namen zu geben. Sie kommen dann wieder zu vorstehendem Dialog zurück
und können weitere Optionen wählen oder Fertigstellen anklicken.
Eine gespeicherte Datei von Adressetiketten bearbeiten
Sie können individuelle Datensätze auf herkömmliche Art und Weise bearbeiten, indem Sie diese markieren und z. B. die Schriftart ändern. Sie können jedoch keine Änderungen am gesamten Dokument vornehmen.
Um globale Änderungen vorzunehmen, müssen Sie die Formatvorlage ändern:
1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf irgendein korrekt geschriebenes Wort im Aufkleber-Datensatz. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Absatzvorlage bearbeiten.
(Hinweis: Wenn Sie auf ein falsch geschriebenes Wort klicken, wird ein anderes Menü
geöffnet!)
2) Im folgenden Absatzvorlagendialog können
Sie nun die entsprechenden Änderungen an
Schrifttyp, Schriftgröße, Einzügen usw. vornehmen.
Die Serienbrieffunktion verwenden
30
Entfernen von Leerzeilen aus Adressen in Serienbriefdokumenten
Entfernen von Leerzeilen aus Adressen in
Serienbriefdokumenten
Eine immer wieder eintretende Situation ist, dass in einem Serienbriefdokument
nicht alle Adressfelder einen Eintrag besitzen. Beispielsweise, wenn ein Firmennamenfeld verwendet wird, in dem nicht immer ein Eintrag vorgenommen wird, oder
wenn in der Seriendruckadresse zwei Adressfelder vorkommen, von denen aber eines nicht immer benutzt wird. Wenn Sie nun einen Formbrief, Adressetiketten oder
Umschläge drucken, erscheint an der Stelle, an der kein Eintrag vorhanden ist, eine
leere Zeile im Dokument. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen wie Sie solche leeren Zeilen
vermeiden können.
Hinweis – Sehr wichtig!
Stellen Sie sicher, dass Ihre Feldnamen (Spaltenbeschriftungen in einem Tabellendokument) keine Leerzeichen enthalten, da an­
dernfalls die hier beschriebene Technik nicht funktioniert. Normalerweise schließen Sie einen Feldnamen in Anführungszei­
chen ein, wenn der Name ein Leerzeichen enthält. Ein String in Anführungszeichen ist jedoch im Feld Bedingung für einen ver­
steckten Bereich nicht zulässig (siehe Abbildung 34 und Abbil­
dung 37). Ein String ohne Anführungszeichen würde also zu ei­
nem Stopp am ersten Leerzeichen des Feldnamens führen und damit die Bedingung immer erfüllen. Das würde dazu führen, dass der Bereich immer versteckt wird, auch, wenn das Feld Daten ent­
hält!
Die in diesem Dokument verwendeten Bildschirmfotos sind dies­
bezüglich nicht korrekt! Das Entfernen von Leerzeilen in Adressen von
Formbriefen
Abbildung 33 zeigt einen typischen Adressblock mit markierten Feldern. Das Feld
<Bundesland> könnte, wenn kein Eintrag vorhanden ist, zu einer Leerzeile führen.
Deshalb möchten Sie, dass die gesamte Zeile ausgeblendet wird, wenn das Feld leer
ist.
Die Serienbrieffunktion verwenden
31
Abbildung 33: Typischer Adressblock
1) Markieren Sie das Feld <Bundesland> und wählen Sie dann Einfügen > Bereich aus der Menüleiste.
2) Im Dialog Bereich einfügen aktivieren Sie die Ausblenden-Checkbox.
3) In der Textbox Mit Bedingung geben Sie den Feldnamen (in unserem Fall
Bundesland) und EQ "" ein (das ist die Formel für: ist gleich leere Zeichenkette).
4) Klicken Sie auf Einfügen.
Abbildung 34: Eine Bedingung für einen versteckten Bereich definieren
Zurück im Dokument sehen Sie (wenn Bereichsmarkierungen angezeigt werden
Strg+F8), dass „Bundesland“ nun zu einem Bereich gehört, dem Bereich 1, wie die
Statusleiste am unteren Rand des OOo Fensters zeigt.
Die Serienbrieffunktion verwenden
32
Abbildung 35: Bedingter Bereich, der das Land enthält
Wenn Sie nun einen Seriendruck durchführen, wird die Zeile in diesem Bereich ausgeblendet, wenn das Feld <Bundesland> leer ist.
Das Entfernen von Leerzeilen in Etiketten
Der Prozess zur Entfernung von Leerzeilen in Etiketten unterscheidet sich ein wenig:
1) Wenn Sie Ihre Etiketten einrichten (wie im Abschnitt „Adressetiketten drucken“ von Seite 11 an beschrieben), markieren Sie die Checkbox Inhalte synchronisieren auf der Registerkarte Optionen des Etiketten-Dialogs (siehe Abbildung 12). Machen Sie weiter, wie in jenem Abschnitt beschrieben.
2) Wenn Sie auf Neues Dokument klicken wird eine ganze Seite mit Aufklebern
angezeigt, in denen die Feldnamen angezeigt werden. Wenn Sie keine Absatzmarken angezeigt bekommen, sollten Sie sich diese bitte jetzt anzeigen lassen
(Klicken Sie auf das Symbol nicht druckbare Zeichen
). Wie Sie sehen, wird
in jedem Etikett nur eine Absatzmarke angezeigt, jeweils am Ende der letzten
Zeile (siehe Abbildung 36).
Abbildung 36: Etiketten zeigen nur eine Absatzmarke
3) Damit alles funktioniert, benötigen Sie aber an jedem Zeilenende eine Absatzmarke. Gehen Sie deshalb zum ersten Etikett (ganz oben links), setzen Sie Ihren Cursor ans Ende der ersten Zeile und drücken Sie Enter. Drücken Sie
dann Entfernen. Damit haben Sie am Ende der ersten Zeile eine Absatzmarke
eingefügt. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede vorhandene Zeile. Nehmen Sie diese Änderungen nur im ersten Etikett vor.
4) Klicken Sie auf die Schaltfläche Etiketten synchronisieren. Nun haben alle Etiketten die Absatzmarken erhalten.
5) Im ersten Etikett auf dieser Seite markieren Sie das Feld, das Sie verbergen
möchten. In unserem Beispiel also das Feld <Bundesland>. Klicken Sie auf
Einfügen > Bereich. Im Bereich einfügen-Dialog (siehe Abbildung 37)
markieren Sie die Checkbox Ausblenden. In der Textbox Mit Bedingung geDie Serienbrieffunktion verwenden
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ben Sie den Feldnamen ein (Bundesland in unserem Fall) und EQ "". Klicken
Sie auf Einfügen.
Abbildung 37: Bedingung für einen versteckten Bereich setzen
6) Klicken Sie auf Etiketten synchronisieren. Nun sollten alle Etiketten gleich
aussehen.
7) Wählen Sie nun Extras > Serienbrief-Assistent. Im ersten Schritt wählen
Sie bitte Aktuelles Dokument verwenden. Wählen Sie dann Schritt 8
(Speichern, Drucken oder Versenden). Ein Etikettendokument wird erstellt
und die letzte Seite des Serienbrief-Assistenten bleibt geöffnet (Abbildung 38).
Die Serienbrieffunktion verwenden
34
Abbildung 38: Das gerade erstellte Dokument speichern
8) Wählen Sie Ausgangsdokument speichern und klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgangsdokument speichern.
9) Der Dialog bleibt geöffnet. Wählen Sie Serienbriefdokument speichern und
Speichern als ein Dokument, oder wählen Sie Serienbrief-Dokument
drucken. Alle Seiten mit Etiketten werden gedruckt (siehe Abbildung 39).
Die Serienbrieffunktion verwenden
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Abbildung 39: Speichern oder drucken der Etiketten
Entfernen von Leerzeilen in Umschlagadressen
Nachdem Sie den Umschlag eingerichtet haben (siehe Briefumschläge drucken auf
Seite 14), verwenden Sie die Technik in Schritt 1 bis 5 wie im Abschnitt „Das Entfernen von Leerzeilen in Adressen von Formbriefen“ auf Seite 31, um die Leerzeilen zu
entfernen. Dann machen Sie mit dem Drucken der Umschläge weiter, wie dies im
Abschnitt „Zusammenführen und Drucken der Umschläge“ auf Seite 16 beschrieben
wurde.
TIPP
Personalisierte Anrede im Serienbrief lassen sich über „bedingten
Text“ realisieren. Mehr zu diesem Thema finden Sie im Kapitel 13
des Writer Handbuchs „Arbeiten mit Feldern“.
Die Serienbrieffunktion verwenden
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