digitale personalakte

DIGITALE PERSONALAKTE
WENIGER AUFWAND
MEHR EFFIZIENZ
DIGITALE PERSONALAKTE
WENIGER AUFWAND – MEHR EFFIZIENZ
Für die Personalarbeit sind Dokumente und personenbezogene Daten – egal in welcher Form sie vorliegen – eine wichtige Grundlage: Angefangen von den Bewerbungsunterlagen über
Beurteilungen, Urlaubsanträge, bis hin zu Zeugnissen - kurz
sämtliche Informationen, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und im Zusammenhang mit dem
Arbeitsverhältnis stehen. Neben den Unterlagen, die die Vergangenheit des Mitarbeiters betreffen, kommen ständig neue Unterlagen
hinzu, so dass der Umfang der Akte kontinuierlich zunimmt.
Dank der MS Office Integration ermöglicht die Infoniqa
Digitale Personalakte die schnelle Erstellung von Dokumenten,
indem sie auf integrierte und individuell angepasste Standardvorlagen zugreift und Adressdaten automatisch in das Adressfeld
eingefügt. Um alle Änderungen eines Dokumentes nachzuvollziehen, werden diese in der sog. Dokumentengeschichte
versioniert, Zugriff und Änderungen werden protokolliert.
In der Infoniqa Digitale Personalakte (DPA) werden personenbezogene Dokumente und Daten - unabhängig von ihrer Form
– gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen
Server abgelegt, die papiergebundene Personalaktenhaltung wird
damit überflüssig. Dank einer indexbasierten Suche und einer
Volltextsuche können Dokumente schnell und einfach
recherchiert werden. Laut Expertenmeinungen lassen sich Zugriffs-,
Ablage-, Transport- und Suchzeiten durch eine Digitalisierung
und zentrale Ablage um 50 bis 95 % verkürzen. Ebenso entfallen
Wartezeiten, weil Dokumente gerade in Bearbeitung sind, sowie
ungewollte Kopien. Mit den zentral zur Verfügung gestellten
Dokumenten bzw. Daten können sich berechtigte Mitarbeiter einen
einfachen Überblick verschaffen und Handlungs- und Bewertungsmöglichkeiten in Bezug auf die Person und deren Tätigkeit ableiten.
Aber die Infoniqa Digitale Personalakte bietet mehr als nur
Ablage: Neben der Suche nach Dokumenten ist auch die Verwaltung und die Weiterverarbeitung zeit- und ressourcenintensiv.
Die Infoniqa Digitale Personalakte beschleunigt alle Aufgaben und
steigert die Effektivität von Arbeitsabläufen und –prozessen in Ihrer
Personalabteilung. Sie ist damit ein modernes Instrument für die
effiziente Verwaltung von Personalunterlagen.
MS Office Integration
Neue und abgeänderte Dokumente werden dann direkt in der
Infoniqa Digitale Personalakte gespeichert. Für die Weitergabe oder
-verarbeitung können die Belege mit Annotationen versehen
werden: Sie können berechtigungsgesteuert Notizen anbringen,
Passagen markieren oder verdecken und das Dokument mit selbst
definierten Stempeln versehen.
Aktendeckel
Änderungsprotokoll
Innerhalb der Infoniqa Digitale Personalakte sind mit dem
Aktendeckel alle relevanten Daten des Mitarbeiters inklusive
Bild zugriffsgesteuert sofort ersichtlich. Durch die Anbindung
aller führenden Personalabrechnungssysteme müssen Personalstammdaten nicht zeitaufwändig eingegeben werden, sondern
können automatisiert übernommen werden. Durch die
Benutzeroberfläche im Look and Feel von Microsoft® Office
erfolgt die Bedienung durch den Anwender intuitiv bzw. mit
geringem Schulungsaufwand.
DIGITALE PERSONALAKTE
Innerhalb des Aktendeckels werden die Dokumente vom Sachbearbeiter in vordefinierte oder individuell angelegte Verzeichnisse
– analog zu herkömmlichen Aktenordern – abgelegt. Um die Suche
nach Dokumenten zu erleichtern, können diese Register sowohl
sortiert als auch gruppiert werden.
DIGITALE PERSONALAKTE
Ein großer Vorteil der Infoniqa Digitale Personalakte ist – insbesondere für dezentral organisierte Unternehmen –die standortübergreifende Zugriffsmöglichkeit. Über den Web Client
(Web 2.0-Technologie) können berechtigte Mitarbeiter auf sämtliche Informationen zugreifen, ohne Installation der Applikation auf
ihrem Rechner und ohne zusätzlichen Administrationsaufwand.
Die im Regelfall notwendige Übernahme Ihrer physischen
Alt-Personalakten in die DPA gehört ebenfalls zu unserem
Leistungsspektrum. Wir unterstützen unsere Kunden dabei in
vielfältiger Weise, von der einfachen Bereitstellung von Scanner
Hardware bis hin zur Vermittlung von spezialisierten Dienstleistern.
Dank der Integration von MS Outlook und Lotus Notes werden
elektronisch erzeugte Dokumente wie Emails ebenfalls direkt in der
Infoniqa Digitale Personalakte abgelegt, so dass alle, einen Mitarbeiter betreffende Informationen per Mausklick zur Verfügung
stehen. Durch die digitale Zusammenfassung aller – mit unterschiedlichen Medien erstellten – Informationen innerhalb der
Infoniqa Digitale Personalakte gehören Medienbrüche, die die
Informationsbeschaffung und –verarbeitung erschweren und
verlangsamen, der Vergangenheit an.
Direkter Email-Versand
Die Infoniqa Digitale Personalakte vereinfacht und optimiert
Ihre Prozesse in der Personalarbeit und erleichtert damit nicht nur die
Arbeit Ihrer Personalverantwortlichen, sondern senkt auch den
Verwaltungsaufwand und Kosten. Sie sichert die Effizienz Ihrer
Personalarbeit und ist die Basis für ein umfangreiches Personalinformationssystem.
Integration von MS Outlook
Mit Hilfe eines im Standard integrierten Workflow-Moduls werden
standardisierbare Abläufe automatisiert und dokumentenbasiert
abgebildet: Ein z.B. per Email gestellter Urlaubsantrag wird elektronisch bearbeitet, die Rückmeldung erfolgt ebenfalls elektronisch
an den Antragsteller und an die Personalabteilung, die diese dann
sofort bei den Mitarbeiterdaten verbucht. Neben vordefinierten
Prozessen können selbstverständlich weitere individuell erstellte
Prozesse frei definiert werden.
Ein rollen- und indexbasiertes Sicherheitskonzept regelt
sämtliche Zugriffsrechte und schützt die sensiblen personengebundenen Daten vor Missbrauch. Damit können beispielsweise
auch leitende Angestellte gezielt auf die für sie frei gegebenen
Mitarbeiterdaten zugreifen, ohne die Personalabteilung dafür in
Anspruch zu nehmen.
Das Leistungsspektrum der Infoniqa Digitale Personalakte wird
durch eine revisionssichere Langzeitarchivierung und einer
GDPdU-konformen Dokumentenspeicherung abgerundet.
DIGITALE PERSONALAKTE
LEISTUNGSMERKMALE
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Zentrale Verwaltung sämtlicher Personaldaten und Dokumente,
incl. Lohn- und Gehaltsabrechnung
Vordefinierte, aber jederzeit durch Sie individuell angelegte Ablagestruktur
Anbindung von führenden Personalabrechnungssystemen / Importmöglichkeit
von Personalstammdaten
Gleichzeitiger, zeit- und standordunabhängiger, digitaler Zugriff
Verwaltung von Dokumenten-Anmerkungen
Volltextsuche
Prozessstandardisierung und –automatisierung, kürzere Prozesszeiten
Aktenbearbeitung im Rahmen von frei definierbaren Workflows
Umfangreiches rollen- und indexbasiertes Sicherheitskonzept
Mandantenfähigkeit
Standardsoftware
Revisionssichere Archivierung, GDPdU-konforme Dokumentenspeicherung
Digitale Signatur und Dokumentenverschlüsselung (optional)
Reduzierung von Kosten, Zeit und Platz
Qualitative Verbesserung der Personalarbeit
Systemvoraussetzungen Infoniqa Digitale Personalakte
PC-Server-Hardware (mindestens)
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Intel Pentium 4 (größer 2 GHz)
•
2 Prozessoren
•
2 GB RAM
•
80 GB freier Festplattenspeicher
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optional ein WORM-Laufwerk für Langzeitarchvierung
Software
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MS Windows 2003 (Server)
•
MS SQL-Server 2005 (oder neuer)
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Microsoft®.Net Framework 2.0 und J# Framework (wird mitgeliefert)
•
Standard-Backup-Software
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Nur bei Web Client-Nutzung: IIS Version 6.0 (oder höher)
PC-Arbeitsplatz-Hardware
•
Intel Pentium 3 (1 GHz) oder höher
•
mind. 512 MB RAM
•
100 MB freier Festplattenspeicher
Software
•
Microsoft® Windows XP oder höher (Workstation)
•
Microsoft®.Net Framework 2.0 und J# Framework (wird mitgeliefert)
•
Nur bei Web Client-Nutzung: Silverlight Client V 3.0
(Systemanforderungen Silverlight unter http://www.microsoft.com/silverlight)
Infoniqa IT Solutions GmbH München
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